N óg efficiënter werken
Wat staat er in de Een meeting hier, een afspraak daar en voordat je het weet, ben je de draad kwijt. Alles goed inplannen is dan de oplossing. Dat lukt het best met een online-agenda, zoals die van Google. We hebben een aantal tips en trucs verzameld om nog efficiënter met Google Agenda aan de slag te gaan. Tekst Toon van Daele
Met deze tool kun je tussen Outlook en Google Agenda twee richtingen op synchroniseren.
E
en online-agenda biedt best veel voordelen. Niet alleen kun je die bijna overal (via desktop of mobiele apparaat) inkijken en bewerken; het is ook mogelijk die met familie, vrienden of collega’s te delen. Zo kun je makkelijker met elkaar een datum prikken. Een van de populairste agenda’s is ongetwijfeld die van Google. De agenda is beschikbaar vanuit de browser (https://calendar.google.com), na aanmelding met je Google-account, en als mobiele app voor Android en iOS. In principe is het werken met zo’n agenda niet ingewikkeld. Je tikt een datum aan, geeft een gebeurtenisnaam, tijdstip, duur en locatie op en stelt eventueel een herinnering in. In dit artikel gaan we kijken naar uiteenlopende technieken om nog meer uit je Google Agenda te halen.
Desktop-synchronisatie Heb je de webapplicatie van Google Agenda liever op je bureaublad, dan kun je eenvoudig een snelkoppeling maken. We nemen Chrome als uitgangspunt. Surf naar Google Agenda, druk op het knopje met de drie puntjes en kies Meer hulpprogramma’s / Snelle link maken. Geef de snelkoppeling een naam, plaats (eventueel) een vinkje bij Openen als venster en bevestig met Maken. Het blijft natuurlijk een webapp en misschien vind je een heuse desktopapplicatie wel handiger. Je kunt Google
Liever een desktopapplicatie? Windows Agenda kan perfect met Google Agenda overweg.
1
Agenda dan openen in de standaardapp Windows Agenda. Start de app op en klik linksonder op het tandwielpictogram. Kies Accounts beheren / + Account toevoegen / Google en meld je aan met je Google-account. Bevestig met Toestaan: even later is de koppeling een feit en kun je ook vanuit deze app je Google-agenda beheren. Klik op het knopje met de drie puntjes en kies Synchroniseren om alles meteen op elkaar af te stemmen (afbeelding 1).
Outlook-synchronisatie Werk je standaard met Microsoft Outlook, maar wil je ook een of meer Google-agenda’s importeren? Open dan het hoofdmenu van Google Agenda en klik op het knopje met de drie puntjes naast de agen2 da die je wilt exporteren. Kies Instellingen en delen. Scrol tot bij Agenda integreren en klik op het icoontje Kopiëren naar klembord bij Geheim adres in iCal-indeling. Gewapend met dit adres open je Outlook en open je Bestand / Accountinstellingen / Accountinstellingen. Ga naar het tabblad Internetagenda’s, klik op Nieuw en plak het adres in het veld. Druk op Toevoegen, geef een geschikte mapnaam op en bevestig met OK: de agenda wordt nu aan Outlook toegevoegd. Let wel, in tegenstelling tot de oplossing hierboven (met Windows Agenda) werkt deze methode slechts in één richting: wijzigingen in Google zetten zich door in Outlook, maar niet omgekeerd. Heb je liever toch een synchronisatie die beide kanten opgaat, dan kun je het gratis Outlook Google Calendar Sync overwegen (www.bit.ly/ogcsync). Op het tabblad Settings leg je alle opties voor configuratie vast (afbeelding 2). Op het tabblad Sync vind je de knop Start Sync terug en kun je alle operaties mooi volgen.
Site-inbedding Ben je bijvoorbeeld secretaris van een vereniging en wil je de leden op de hoogte brengen van allerlei gebeurtenissen, dan kun je de agenda ook op de clubsite plaatsen. Klik weer op het knopje met de drie puntjes naast de beoogde agenda en kies Instellingen en delen. Scrol tot bij Agenda integreren en klik op Aanpassen. Selecteer de gewenste items, kleur, venstergrootte en weergaves en druk vervolgens op het kopieerknopje rechtsboven zodat er een code naar het klembord wordt gekopieerd. Nu hoef je deze code alleen nog maar ergens in de html-code van de webpagina te plakken. Dit kun je trouwens ook lokaal snel testen door met het kladblok het tekstbestand agenda.html te creëren met de volgende code:
40
18 | 2021