10 Bước để có 1 Slide hoàn hảo by colorME

LỜI MỞ ĐẦU Tại thời điểm bạn quyết định đọc cuốn Ebook này, hơn ai hết, bạn là người hiểu rõ nhất về độ quan trọng của một Slide tốt cho mỗi bài thuyết trình. Chúng ta thường được nghe rằng, Slide sẽ chỉ là phần bổ trợ cho bài nói, nội dung bài nói có tốt hay không, cốt tại khả năng thuyết trình. Đầu tiên phải nói, ý kiến này hoàn toàn không sai. Bản thân tôi cũng đã từng được lắng nghe/ xem những bài thuyết trình rất xuất sắc mà người nói không hề sử dụng đến Slide. Tuy nhiên, không phải ai cũng đủ khả năng, kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực diễn thuyết để có thể “thôi miên” khán giả trong một khoảng thời gian dài mà không làm họ thấy nhàm chán. Khi lắng nghe một bài thuyết trình, bộ não của chúng ta sẽ liên tục tiếp nhận và xử lý các thông tin nhận được. Có thể bạn chưa biết, não của chúng ta được chia ra thành 2 bán cầu. Bán cầu não trái chuyên được sử dụng để xử lý các thông tin dưới dạng văn bản, lời nói. Trong khi đó bán cầu não phải sẽ chuyên xử lý các thông tin dưới dạng hình ảnh.

Bán cầu não trái chuyên được sử dụng để xử lý các thông tin dưới dạng văn bản, lời nói. Trong khi đó bán cầu não phải sẽ chuyên xử lý các thông tin dưới dạng hình ảnh.

ĐỂ ĐỌC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ Tại thời điểm bạn quyết định đọc cuốn Ebook này, hơn ai hết, bạn là người hiểu rõ nhất về độ quan trọng của một Slide tốt cho mỗi bài thuyết trình. Chúng ta thường được nghe rằng, Slide sẽ chỉ là phần bổ trợ cho bài nói, nội dung bài nói có tốt hay không, cốt tại khả năng thuyết trình. Đầu tiên phải nói, ý kiến này hoàn toàn không sai. Bản thân tôi cũng đã từng được lắng nghe/ xem những bài thuyết trình rất xuất sắc mà người nói không hề sử dụng đến Slide. Tuy nhiên, không phải ai cũng đủ khả năng, kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực diễn thuyết để có thể “thôi miên” khán giả trong một khoảng thời gian dài mà không làm họ thấy nhàm chán. Khi lắng nghe một bài thuyết trình, bộ não của chúng ta sẽ liên tục tiếp nhận và xử lý các thông tin nhận được. Có thể bạn chưa biết, não của chúng ta được chia ra thành 2 bán cầu. Bán cầu não trái chuyên được sử dụng để xử lý các thông tin dưới dạng văn bản, lời nói. Trong khi đó bán cầu não phải sẽ chuyên xử lý các thông tin dưới dạng hình ảnh.

Điểm qua

Những kiến thức bạn nhận được trong cuốn sách

Mục lục Lời mở đầu Giới thiệu Bước 1 – Chuẩn bị nội dung Bước 2 – Chọn Concept Bước 3 – Chọn màu sắc Bước 4 – Tỉ lệ không gian Bước 5 – Typography Bước 6 – Layout Bước 7 – Icons Bước 8 – Hình ảnh Bước 9 – Biểu đồ Bước 10 – Lưu trữ & Đóng gói

COLORME

NGUYỄN VIỆT HÙNG

COLORME.VN FACEBOOK.COM/COLORME.HANOI

HUNG@COLORME.VN

Giới thiệu

Những thói quen sai lầm Những nhận định sai lầm 10 bước để có 1 slide hoàn hảo

NHỮNG THÓI QUEN SAI LẦM Để bắt đầu cuốn sách này, tôi sẽ đi thẳng trực tiếp vào những thói quen sai lầm của người đọc. Tiếp xúc với hơn 6000 bạn trẻ trong 3 năm qua, tôi nhận ra rằng phần lớn các bạn không có những kĩ năng cần thiết để có thể xây dựng được một Slide hiệu quả. Các bạn thường bắt đầu một cách nóng vội và từ bỏ một cách nhanh chóng. Hãy để tôi mô tả lại cách mà phần lớn các bạn trẻ thường xây dựng Slide nhé.

THÓI QUEN 1: L À M Đ Ế N Đ Â U N G H Ĩ Đ Ế N Đ ẤY

Đây là thói quen của phần lớn các bạn trẻ mà tôi tiếp xúc. Những người trẻ thường muốn nhìn thấy thành quả sớm và chán ghét sự chờ đợi. Càng không thích những tiến trình quá phức tạp. Vậy nên họ thường hình thành một thói quen xây dựng Slide như sau: • • •

•

Bước 1: Các bạn tưởng tượng qua về những gì mà Slide của mình sẽ nói về Bước 2: Các bạn bắt tay vào ngay Slide đầu tiên với những hình ảnh và tiêu đề ấn tượng Bước 3: Các bạn xây dựng từng Slide một, vừa suy nghĩ vừa tưởng tượng vừa làm cùng lúc. Một số bạn sẽ làm đến Slide nào xử lý Animation cho Slide ấy Bước 4: Các bạn lưu file và chờ đến giờ thuyết trình

Thứ tự trên rõ ràng là vẫn có thể giúp bạn xây dựng được 1 Slide hoàn chỉnh, nhưng chúng thường làm bạn tốn rất nhiều thời gian và tạo ra cho bạn cảm giác còn rất lâu mới hoàn thành tiến độ. Việc này nhanh chóng gây ra sự nhàm chán, khiến bạn muốn bỏ cuộc Lợi ích của cách làm này: Giúp bạn có cảm giác về những gì bạn đang làm, cho bạn cái nhìn chân thật nhất về kết quả mà bạn sẽ đạt được sau khi hoàn thành Slide. Tác hại: Cách làm này khiến cho việc xây dựng 1 Slide trở nên lâu, không có tiến trình rõ ràng, dễ khiến các bạn cảm thấy nhàm chán. Và quan trọng hơn cả, không thể để người khác vào xây dựng Slide cùng với bạn. Đây là lý do vì sao chúng ta thường thấy một team thuyết trình tại trường Đại Học sẽ chỉ có 1 người “cân team”. Đôi khi không phải là vì họ muốn như vậy. Chỉ là, họ không còn lựa chọn nào khác.

THÓI QUEN 2: Đ Ư A TẤT C Ả C H Ữ L Ê N POWERPOINT Không giống như những người trẻ, những người lớn tuổi mà tôi gặp thường sẽ có 1 kế hoạch rõ ràng hơn trong quá trình xây dựng 1 Slide. Họ thường có thói quen đưa hết nội dung lên 1 file Word, sau đó ném hết sang từng Slide một trong PowerPoint. Đây là những con người tạo ra những Slide khiến các bạn thực sự rất chán khi nhìn vào. Nó y hệt như việc họ bê toàn bộ giáo trình/ sách vở lên từng Slide một. Rõ ràng đây không phải là thứ mà người xem kì vọng. Vậy họ thường bắt đầu như thế nào? Dưới đây là thứ tự các bước thường thấy của nhóm người này: • • • •

Bước 1: Viết tất cả mọi thứ ra giấy hoặc Word, càng chi tiết càng tốt, tất cả các ý và các chữ mà họ nghĩ là cần thiết. Bước 2: Họ tạo 1 File PowerPoint, đưa từng ý từ nhỏ đến lớn trong từng phần vào Slide Bước 3: Nếu còn thời gian và họ thấy cần thiết, họ sẽ đưa thêm 1 số hình ảnh vào Bước 4: Họ lưu file và chờ đến giờ thuyết trình

Giờ thì hãy nhìn xem cách làm này có những lợi ích và những tác hại nào nhé Lợi ích của cách làm này: Nó khiến cho tốc độ làm Slide của bạn thực sự rất nhanh, bạn có thể sản xuất hàng chục Slide trong một ngày. Tác hại: Nó sẽ tạo ra những Slide thực sự rất nhàm chán và không đạt được hiệu quả thị giác cao nhất đến với khán thính giả.

THÓI QUEN 3: Q U Á L Ạ M D Ụ N G A N I M AT I O N

Chắc hẳn bạn đã từng gặp phải những bài thuyết trình trông như một… mớ hổ lốn. Khi có quá nhiều Animation và Transition. Bạn hầu như không thể cố gắng tập trung được vào người nói nữa, tất cả những gì bạn cảm nhận được là những vật thể đang bay tứ tung trên Slide. Đây là thói quen của những người mới bắt đầu làm Slide. Khó có thể trách họ, vì khi bạn đưa 1 túi kẹo cho một đứa trẻ, chúng sẽ không thể ngay lập tức biết ngay nên ăn loại nào với số lượng bao nhiêu. Điều đầu tiên mà chúng sẽ làm là thử từng viên kẹo một cho đến hết. Quy trình của những người mới bắt đầu này thường là như sau: • • • •

Bước 1: Họ thử đưa một số nội dung vào 1 Slide kèm với hình ảnh và text. Bước 2: Họ thử từng hiệu ứng một cho từng hình ảnh và text. Bước 3: Họ quay về bước 1 Bước 4: Sau khi đã thấy đầy đủ Slide, họ sẽ bắt đầu bài thuyết trình của mình.

Chắc các bạn sẽ phần nào thấy được hình ảnh của mình trong đó. Nhưng chúng ta sẽ không nói quá nhiều về vấn đề này nữa, một khi đã nhận thức được thế nào là thói quen không hiệu quả, chúng ta sẽ bắt đầu tìm cách thay đổi thói quen. Trước đó, hãy thử đá qua một lần cuối, tổng kết lại những gì chúng ta vừa đọc. Thử ngẫm và cảm nhận những nhận định sau đây, bạn sẽ biết vì sao chúng ta chưa thể tối ưu được quá trình làm Slide.

NHỮNG NHẬN ĐỊNH SAI LẦM Thói quen sai lầm đôi khi sinh ra từ những nhận định sai lầm trước đó. Hãy cùng tìm hiểu những nhận định mà những người mới bắt đầu làm Slide thường gặp phải nhé.

NHẬN ĐỊNH 1: SLIDE LÀ PHẢI CÓ C H U Y Ể N Đ Ộ N G ( A N I M AT I O N ) Thực sự mà nói, Slide chỉ mà một thứ đứng phía sau bạn, giúp bạn đưa các hình ảnh đến với tâm trí của người dùng. Nói về hình ảnh, chúng ta có ảnh tĩnh và ảnh động (cả ảnh thực tế ảo trong tương lai). Mỗi loại hình ảnh sẽ giúp chúng ta đưa đến khán giả những trải nghiệm khác nhau. Nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc bất cứ Slide nào cũng phải có chuyển động. Đôi khi Slide chỉ là 1 album ảnh, cũng đã giúp cho diễn giả cải thiện bài Slide hơn rất nhiều. Vậy nên để bắt đầu tư duy làm Slide, bạn cần đả thông tư tưởng, suy nghĩ đơn giản lại về thứ gọi là Slide. Khi đó bạn sẽ thấy, trong phần lớn trường hợp, bạn có thể đưa Animation/ Transition ra bước sau cùng, phòng trường hợp bạn không có đủ thời gian.

NHẬN ĐỊNH 2: S L I D E L À P H Ả I CÓ TOÀ N B Ộ PHẦN TEXT MÀ MÌNH NÓI Đây là nhận định sai lầm tiếp theo mà những người mới bắt đầu hay gặp phải. Nếu bạn đưa tất cả những gì mình định nói lên Slide, bài nói của bạn sẽ không còn ý nghĩa truyền tải thông tin nữa, vì người nghe hoàn toàn có thể nắm hết thông tin nếu họ đọc hết Slide của bạn. Trong quá trình tìm hiểu, tôi nhận ra rằng, những bài nói thành công nhất thường có Slide rất đơn giản. Có chăng họ sẽ chỉ đưa 1 số từ khoá lên Slide, phần còn lại họ chỉ dành cho không gian và hình ảnh. Khi đó, điều đọng lại sau cùng trong lòng khán giả khi bài nói kết thúc, sẽ là nội dung của bài nói đó, và cách mà diễn giả truyền tải đến cho họ. Để nhận thức được thế nào là từ khoá và cách để lược bỏ bớt nội dung, tôi sẽ trình bày cho bạn ở phần 2 của cuốn sách này. Bây giờ chúng ta sẽ cùng đến với nhận định sai lầm thứ 3.

NHẬN ĐỊNH 3: LÀM SLIDE LÀ CÔNG VIỆC CỦA MỘT NGƯỜI Sai quá sai, Slide là một sản phẩm. Đã là một sản phẩm thì chúng ta hoàn toàn có thể xây dựng quy trình để sản xuất nó và phân ra cho nhiều người làm. Các bạn có thể làm tiếp nối (mỗi người làm 1 bước) hoặc làm song song (tất cả cùng làm 1 lúc, mỗi người 1 phần của Slide). Tất nhiên, nếu Slide chỉ phục vụ bài nói của riêng bạn, thì bạn hoàn toàn có thể tự làm nó một mình, từ đầu đến cuối. Tôi được biết rằng, những diễn giả thành công, những nhà giới thiệu sản phẩm, những giám đốc, trưởng phòng, thường không cần trực tiếp tham gia vào quy trình xây dựng Slide. Họ chỉ đưa kịch bản và Keynote cho nhóm Designer hoặc Agency, việc còn lại sẽ là do những người khác lo. Cách làm này vẫn đảm bảo cho họ về độ hoàn chỉnh của bài nói.

NHẬN ĐỊNH 4: LÀM SLIDE LÀ MỘT CÔNG VIỆC KHÔNG CÓ QUY TRÌNH

Bất cứ công việc gì không có quy trình rõ ràng thường sẽ khó đem lại hiệu quả cao, và sẽ không thể hình thành được những thói quen cần thiết cho người làm. Thứ gì đo lường được thì có thể cải tiến được. Đây là điều mà bạn thực sự nên nhớ trong quá trình làm việc về sau. Bằng cách chia nhỏ quy trình của việc làm, bạn sẽ nhận ra được rằng phần nào là phần tốn nhiều thời gian nhất, hay đơn giản phần nào là phần bạn làm hiệu quả nhất. Làm Slide cũng vậy, nếu bạn tách nhỏ việc làm Slide thành từng bước, liên tục đo lường và kiểm định, bạn sẽ thấy được hiệu quả của quy trình mà tôi nêu ra trong cuốn sách này. Sẽ không làm mất thời gian của bạn nữa, bây giờ tôi sẽ tóm tắt ngay 10 bước để hoàn thiện 1 Slide. Mỗi khi bạn bắt đầu 1 Slide hay bài nói, hi vọng bạn sẽ nhớ được về những kiến thức này

10 BƯỚC ĐỂ X ÂY D Ự N G 1 SLIDE HOÀN HẢO Bây giờ tôi sẽ bắt đầu đi vào vấn đề quan trọng nhất của cuốn sách này. Vì sao lại cần đến 10 bước, và từng bước có ý nghĩa như thế nào trong quá trình hình thành và xây dựng Slide? Dưới đây là lời giải đáp.

BƯỚC 1 - CHUẨN BỊ NỘI DUNG Bạn cần phải biết chính xác là bạn và những diễn giả khác sẽ nói những gì. Việc chuẩn bị một khung xương nội dung vững chắc và một kịch bản nói (script) hợp lý sẽ giúp bạn xây dựng Slide hiệu quả hơn Ngay sau đó, bạn cần tìm cách phát hiện và phân vùng các từ khoá/ nội dung quan trọng cần phải đưa vào bài nói.

BƯỚC 2 – CHỌN CONCEPT Nếu bạn nói về công nghệ, Slide của bạn sẽ trông như thế nào? Nếu bạn nói về thời trang Vintage, Slide sẽ trông ra sao? Định hình rõ ràng về concept của Slide sẽ giúp bạn đưa được cảm xúc đến người nghe đúng và hợp lý hơn.

B Ư Ớ C 3 – X ÂY D Ự N G L AY O U T Layout của toàn bộ Slide và layout cục bộ của mỗi Slide. Việc nắm rõ cách hình thành toàn bộ Slide thế nào sẽ giúp bạn kiểm soát được thị giác của người xem và cách mà họ nhìn nhận về bài nói.

BƯỚC 4 – TÌM KIẾM HÌNH ẢNH Một hình ảnh bằng vạn lời nói. Làm sao để tìm ra được những hình ảnh và biểu đồ phù hợp, làm sao để tối ưu được kích thước hình ảnh với các bố cục có sẵn, tôi sẽ giải đáp kĩ càng cho bạn trong bước 4 này.

BƯỚC 5 – BỔ SUNG ICONS Chắc hẳn bạn từng nghe đến khái niệm Icons – những hình ảnh biểu trưng. Chúng không phải là một hình ảnh rõ ràng chi tiết, mà chỉ là một hình ảnh được lược giản để giúp người xem hình dung và tưởng tượng nhanh chóng. Cách sử dụng Icons như thế nào sẽ được mô tả chi tiết trong bước này.

BƯỚC 6 – TINH CHỈNH NỘI DUNG Trước khi đi quá xa, việc kiểm soát lại toàn bộ nội dung của Slide sẽ giúp bạn giảm thiểu rất nhiều rủi ro và những lỗi sai không đáng có. Ngay sau khi hoàn thành bước 6, bạn đã có thể sử dụng ngay Slide của mình. Tuy nhiên nếu có nhiều thời gian, sẽ không tệ nếu bạn sử dụng chúng để thực hiện thêm các bước sau đó.

BƯỚC 7 – TRANSITION Làm sao để hiệu ứng chuyển Slide diễn ra hiệu quả nhất. Có những quy luật gì đằng sau hay chăng? Tôi sẽ chia sẻ với bạn trong bước 7 này.

B Ư Ớ C 8 – A N I M AT I O N Nếu Transition là các hiệu ứng chuyển động khi thay đổi Slide, thì Animation chính là chuyển động của từng phần tử một bên trong Slide đó. Sử dụng Animation nhằm mục đích gì, như thế nào cho hiệu quả?

BƯỚC 9 – ĐÓNG GÓI Cần phải xuất ra các loại file nào, và sử dụng trong mỗi trường hợp ra sao, sẽ là một số kinh nghiệm được chia sẻ ở bước 9.

BƯỚC 10 – LƯU TRỮ Đã bao giờ bạn nghĩ rằng những gì bạn làm trong Slide hôm nay có thể được tận dụng về sau, hay đơn giản là để cho những người khác sử dụng cùng? Tôi sẽ chia sẻ cho bạn trong bước 10 này. Giới thiệu nhiêu đó là đủ, không để bạn chờ lâu nữa, tôi sẽ đi ngay vào bước 1

Bước 1

Chuẩn bị nội dung

Script là gì? Tìm từ khoá và ý chính Ứng dụng Mindmap Phân phối nội dung Content layout – một tính năng của PowerPoint

SCRIPT LÀ GÌ Thất bại trong sự chuẩn bị là chuẩn bị cho sự thất bại. Nếu như nội dung bài nói của bạn, từng câu từng chữ không được đầu tư trau chuốt đàng hoàng, thì toàn bộ thời gian bạn dành cho việc xây dựng Slide sẽ trở nên vô nghĩa. Nếu như bạn là một người mới bắt đầu tập thuyết trình hoặc mới có một số rất ít lần thuyết trình. Tôi khuyên bạn nên đầu tư thật kĩ lưỡng vào nội dung cho những bài nói đầu tiên. Trước tiên bạn chưa cần phải tập trung quá nhiều vào những yếu tố gây cười hay các ví dụ thú vị. Điều đầu tiên bạn cần tập trung là sự sáng rõ của nội dung bài nói. Nếu sau khi kết thúc bài thuyết trình, khán giả không thể khái quát lại bài nói của bạn, thì khả năng cao là bạn đã không đầu tư đủ nhiều cho khâu này.

SCRIPT LÀ THỨ NÊN ĐƯỢC Đ Ầ U T Ư N H I Ề U T H Ờ I G I A N N H ẤT

Nhưng thực ra lại là bước thường xuyên bị bỏ qua nhất. Các bạn thường vừa làm vừa nghĩ ra Script trong đầu. Hay nói cách khác, Script sinh ra SAU KHI bạn đã xây dựng Slide. Đây là một lựa chọn rất nguy hiểm. Nếu bạn không phải là một người có trí nhớ tốt và khả năng xử lý thông tin trong não bộ đủ nhanh, bạn sẽ y hệt một chú cá vàng liên tục nhìn lên Slide rồi nhìn xuống lại. Khi đó Slide không còn là một công cụ giúp bài thuyết trình của bạn trở nên sinh động hơn nữa, mà nó lại trở thành một công cụ “Nhắc bài” cho bạn. Việc nhìn lên nhìn xuống Slide trong khi đang thuyết trình khiến bạn trở nên lớ ngớ, thiếu tự tin và như một điều tất yếu, dẫn đến sự thiếu thuyết phục cho người nghe ngồi bên dưới. Vậy nên, tập thói quen ngồi xuống, viết kịch bản thật chi tiết trước, rồi hẵng bắt tay vào làm Slide. Hoặc tối thiểu, nếu bạn vốn là người hoạt ngôn và có ít nhiều kinh nghiệm trong việc thuyết trình, hãy ghi ra các gạch đầu dòng quan trọng của mỗi Slide và tiêu đề của chúng.

SCRIPT CÓ SẴN

Trong một số trường hợp, bạn sẽ được cung cấp sẵn nội dung của toàn bộ Slide. Ví dụ: • • • •

Thầy cô giao cho bạn thuyết trình về 1 chương/ 1 phần trong giáo trình Giám đốc đưa dữ liệu/ thông tin/ kịch bản thuyết trình cho bạn Bạn muốn kể về một thông tin có sẵn trên Wikipedia …

Trong những trường hợp như vậy, bạn sẽ không cần tốn quá nhiều thời gian để ngồi suy nghĩ và viết Script nữa. Khi đó bạn chỉ cần ngồi chỉnh sửa lại câu chữ cho phù hợp với văn phong thuyết trình của mình (nếu bài Slide phục vụ cho bài nói của riêng bạn).

SCRIPT KHÔNG CÓ SẴN

Nhưng thực ra trong phần lớn trường hợp, bạn sẽ phải ngồi thu thập thông tin và chuẩn bị toàn bộ Script cho bài nói của mình. Đặc biệt là khi càng ra thực tế, khi mà các bài nói của bạn nói lên góc nhìn của bạn về các vấn đề. Khi thế giới quan của bạn sẽ là thứ mà mọi người thực sự quan tâm trong bài nói. Bạn sẽ phải ngồi viết kịch bản. Tôi từng nhìn thấy rất nhiều nhóm học sinh/ sinh viên tranh cãi nảy lửa với nhau trong quá trình Brainstorm bài thuyết trình. Họ tranh cãi một cách lộn xộn, khi thì tranh cãi về bố cục của bài nói, khi lại tranh cãi về từng tiểu tiết, thậm chí là hình ảnh trong Slide. Tranh luận trong quá trình Brainstorm là tốt, tuy nhiên để có thể tiết kiệm thời gian, tôi khuyên các bạn nên xây dựng Script theo cấu trúc cây (treeview) . Khi đó các bạn sẽ biết chính xác mình đang tranh cãi phần nào, chiếm bao nhiêu nội dung của bài nói. Bây giờ tôi sẽ giới thiệu qua cho các bạn về 2 loại Script thường gặp

SCRIPT CÓ BỐ CỤC

Script có bố cục là những Script đi từ ý to đến ý nhỏ, có mục lớn mục bé rõ ràng, nó có thể giúp bạn có cái nhìn tổng quan về toàn bộ bài viết. Chưa kể, bạn có thể dễ dàng tóm tắt toàn bộ Script này lên trên 1 treeview hoặc mindmap. Các Script có bố cục còn giúp cho người thuyết trình nắm được dung lượng sơ bộ của từng phần trong bài nói. Từ đó tiết chế được thời gian và đầu tư nội dung phù hợp cho từng phần. Vì phần lớn các bài thuyết trình đều có những giới hạn nhất định về thời gian.

SCRIPT KHÔNG CÓ BỐ CỤC

Đây là loại Script sinh ra khi bạn “nghĩ đến đâu viết đến đấy”. Nó khiến cho toàn bộ kịch bản của bạn không có một cấu trúc rõ ràng. Và bạn biết rồi đấy, nếu bạn còn không thể nắm rõ được cấu trúc bài nói của mình, khán giả cũng sẽ như vậy. Tuy nhiên trong một số trường hợp, nếu phần nói của bạn quá ngắn (1-3 Slide). Bạn có thể xây dựng Script theo kiểu này. Vì khi đó, khả năng cao cấu trúc bài nói đã được phân chia bởi Leader cho phù hợp với từng cá nhân trong nhóm rồi.

TÌM TỪ KHOÁ VÀ Ý C H Í N H Chắc hẳn trong quá trình học tiếng Anh, bạn đã từng nghe đến khái niệm trọng âm. Trọng âm có 2 loại, là trọng âm từ và trọng âm câu. Hiểu một cách đơn giản, đó là phần được nhấn mạnh trong một câu nói.

T R Ọ N G Â M T Ừ VÀ T R Ọ N G Â M C Â U

Thống kê chỉ ra rằng, hơn 80% nội dung được tạo ra thường không thực sự có ý nghĩa. Dù là những cuốn sách, bài nói, bài thuyết trình… Phần lớn các câu chữ trong đó chỉ mang tính chất dẫn dắt đến những từ khoá và những ý quan trọng. Đây cũng là lý do mà nhiều người có thể đọc sách nhanh hơn người khác, vì họ chỉ tập trung vào việc nắm ý chính. Bạn cũng cần có thói quen như vậy. Trước mắt tôi sẽ hướng dẫn bạn cách để tìm ra các từ khoá quan trọng trong 1 câu. Lấy ví dụ câu sau:

Bitcoin là một loại tiền ảo, người dùng có thể giao dịch Bitcoin với nhau mà không thông qua một ngân hàng hay quản trị viên nào hết.

Thực sự mà nói, câu trên có 26 từ, và giờ chúng ta hãy thử tập trung vào những danh từ quan trọng trước nhé:

Bitcoin là một loại tiền ảo, người dùng có thể giao dịch Bitcoin với nhau mà không thông qua một ngân hàng hay quản trị viên nào hết.

Tiếp đó, tôi sẽ tìm đến những động từ quan trọng trong câu:

Bitcoin là một loại tiền ảo, người dùng có thể giao dịch Bitcoin với nhau mà không thông qua một ngân hàng hay quản trị viên nào hết.

Như vậy câu trên có thể tóm tắt lại là:

Bitcoin là tiền ảo, người dùng giao dịch không thông qua ngân hàng, quản trị viên.

Như vậy ý chính của câu nói được lược bỏ đi khá nhiều từ, nó vừa giúp bạn rút gọn được nội dung Script (trong khi thuyết trình, bạn vẫn có thể nói đầy đủ toàn bộ các từ bổ sung như câu ban đầu). Bây giờ tôi sẽ để cho bạn 1 vài câu nói, hãy tự thực hiện lại theo phương pháp trên để tìm ra những thành phần quan trọng nhất của câu nhé:

VÍ DỤ 1

Chim là một loài có tập tính sống bầy đàn. Chúng thường làm các công việc cùng nhau ví dụ như di chuyển, đi săn mồi cùng với nhau, và đôi lúc chúng còn tấn công kẻ thù theo đàn nữa.

Câu trên có thể tóm tắt lại thành:

Chim là loài sống bầy đàn, làm việc cùng nhau như di chuyển, săn mồi, tấn công.

Bạn có thể lược bỏ đến 1 nửa nội dung của câu nói mà vẫn có thể giữ trong đầu được những ý nghĩa quan trọng.

VÍ DỤ 1

Mạng xã hội là nơi mà mọi người có thể giao lưu, chia sẻ các suy nghĩ của mình, cùng nhau bình luận về các chủ đề đang nóng của xã hội.

Câu trên có thể tóm tắt lại thành:

Mạng xã hội là nơi mọi người giao lưu, chia sẻ, bình luận các chủ đề.

Tất nhiên tôi không khuyến khích việc các bạn nói những câu ngớ ngẩn và cụt lủn như thế này. Phương pháp này chỉ giúp bạn rút gọn nội dung cần tập trung. Từ đó chọn ra được những ví dụ, những câu chuyện phù hợp để đem đến cho người nghe nội dung hay nhất.

ĐIỂM NHẤN CỦA BÀI NÓI

Mỗi tác phẩm nghệ thuật đều có 1 điểm nhấn. Điệp khúc trong ca khúc, cao trào trong phim, chủ thể trong nhiếp ảnh. Điểm nhấn là nơi mà tất cả cảm xúc của khán thính giả được tập trung vào cao nhất. Một bài thuyết trình cũng không phải là ngoại lệ, để có được 1 bài thuyết trình tốt, không có nghĩa là bạn sẽ làm tất cả mọi thứ trở nên đồng đều, chỗ nào cũng như chỗ nào. Vì điểm nhấn chính là nơi mà người nghe sẽ lấy làm chuẩn để liên tưởng đến những phần nội dung còn lại của bài nói. Chúng ta đã học được về điểm nhấn của câu, vậy với một đoạn văn, làm sao để tìm ra câu quan trọng nhất, làm sao để tìm ra được điểm nhấn? Nếu từng học viết văn, chắc hẳn bạn đã từng nghe đến từ “luận điểm”. Luận điểm là ý tưởng sơ khai nhất của toàn bộ sự phát triển của đoạn văn/ bài văn. Khi có 1 luận điểm, 1 ý tưởng rõ ràng, bạn có thể mở rộng dần dần bài viết với các ví dụ/ luận cứ phù hợp. Một bài toán cũ, từ 1 đoạn văn/ bài văn, làm sao để tìm ra luận điểm? Làm sao để tìm ra điểm nhấn của đoạn văn đó? Từ đó rút gọn lại toàn bộ một văn bản dài thành 1 số ý chính/ đề mục. Những ý chính/ đề mục này cũng chính là tiêu đề của mỗi Slide mà bạn sẽ trình bày.

VÍ DỤ

Cách mạng Công nghiệp 4.0 sẽ diễn ra như thế nào? Nối tiếp từ định nghĩa của Klaus Schwab, Cách mạng Công nghiệp 4.0 sẽ diễn ra trên 3 lĩnh vực chính gồm Công nghệ sinh học, Kỹ thuật số và Vật lý. Những yếu tố cốt lõi của Kỹ thuật số trong CMCN 4.0 sẽ là: Trí tuệ nhân tạo (AI), Vạn vật kết nối - Internet of Things (IoT) và dữ liệu lớn (Big Data). Trên lĩnh vực công nghệ sinh học, Cách mạng Công nghiệp 4.0 tập trung vào nghiên cứu để tạo ra những bước nhảy vọt trong Nông nghiệp, Thủy sản, Y dược, chế biến thực phẩm, bảo vệ môi trường, năng lượng tái tạo, hóa học và vật liệu. Cuối cùng là lĩnh vực Vật lý với robot thế hệ mới, máy in 3D, xe tự lái, các vật liệu mới (graphene, skyrmions…) và công nghệ nano. Hiện Cách mạng Công nghiệp 4.0 đang diễn ra tại các nước phát triển như Mỹ, châu Âu, một phần châu Á. Bên cạnh những cơ hội mới, cách mạng công nghiệp 4.0 cũng đặt ra cho nhân loại nhiều thách thức phải đối mặt.

Với một đoạn văn dài thế này, thực sự sẽ rất khó để diễn giả có thể nhớ được chi tiết. Vậy nên chúng ta sẽ thực hiện việc lược bỏ các từ không quan trọng trước, để xem sẽ còn lại gì nhé:

Cách mạng Công nghiệp 4.0 sẽ diễn ra như thế nào? Cách mạng Công nghiệp 4.0 diễn ra 3 lĩnh vực gồm Công nghệ sinh học, Kỹ thuật số và Vật lý. Kỹ thuật số: Trí tuệ nhân tạo (AI), Vạn vật kết nối - Internet of Things (IoT) và dữ liệu lớn (Big Data). Công nghệ sinh học: Nông nghiệp, Thủy sản, Y dược, chế biến thực phẩm, bảo vệ môi trường, năng lượng tái tạo, hóa học và vật liệu. Vật lý với robot thế hệ mới, máy in 3D, xe tự lái, các vật liệu mới (graphene, skyrmions…) và công nghệ nano. Đang diễn ra tại nước phát triển Mỹ, châu Âu, một phần châu Á. Bên cạnh cơ hội mới, đặt ra cho nhân loại nhiều thách thức phải đối mặt.

Sau khi đã lượt bỏ các cụm từ thừa (các cụm từ mà bạn có thể tự bổ sung trong quá trình diễn thuyết, chúng ta chỉ còn lại 1 đoạn văn bản rất ngắn như trên). Dễ dàng nhận ra được câu nói chủ chốt của đoạn văn là:

Cách mạng Công nghiệp 4.0 diễn ra 3 lĩnh vực gồm Công nghệ sinh học, Kỹ thuật số và Vật lý. Tất cả các ý khác xây dựng ra để phục vụ cho luận điểm này. Vì vậy bạn sẽ cần tìm cách để người nghe tập trung và nhớ thật kĩ ý này.

SCAN CÁC TỪ KHOÁ QUAN TRỌNG

Khi học reading bất cứ một ngôn ngữ nào, chắc hẳn bạn đã nghe được rằng kĩ năng đọc được phân chia thành 3 giai đoạn để đẩy hiệu quả lên được cao nhất: • • •

Bước 1: Skimming – Đọc lướt, tìm cách để nắm được ý chính của văn bản Bước 2: Scanning – Đọc tìm từ khoá, các từ quan trọng Bước 3: Close Reading – Đọc kĩ các chi tiết của bài văn

Việc luyện kĩ năng Scanning sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc lọc và tìm ra những nội dung chủ chốt để đưa lên Slide. Không những thế, việc này còn giúp bạn nhớ tốt hơn nội dung bài nói, tránh quên trước quên sau. Trong phần tiếp theo, tôi sẽ hướng dẫn bạn tổ chức các từ mà bạn đã Scanning lên trên 1 số công cụ như Treeview và Mindmap.

Nối tiếp từ định nghĩa lĩnh vực chính gồm Côn

Những yếu tố cốt lõi của kết nối - Internet of Thi

Trên lĩnh vực công ngh để tạo ra những bước phẩm, bảo vệ môi trườn

Cuối cùng là lĩnh vực V (graphene, skyrmions…

Hiện Cách mạng Công n một phần châu Á. Bên cho nhân loại nhiều thá

của Klaus Schwab, Cách mạng Công nghiệp 4.0 sẽ diễn ra trên 3 ng nghệ sinh học, Kỹ thuật số và Vật lý.

a Kỹ thuật số trong CMCN 4.0 sẽ là: Trí tuệ nhân tạo (AI), Vạn vật ings (IoT) và dữ liệu lớn (Big Data).

hệ sinh học, Cách mạng Công nghiệp 4.0 tập trung vào nghiên cứu nhảy vọt trong Nông nghiệp, Thủy sản, Y dược, chế biến thực ng, năng lượng tái tạo, hóa học và vật liệu.

Vật lý với robot thế hệ mới, máy in 3D, xe tự lái, các vật liệu mới …) và công nghệ nano.

nghiệp 4.0 đang diễn ra tại các nước phát triển như Mỹ, châu Âu, cạnh những cơ hội mới, cách mạng công nghiệp 4.0 cũng đặt ra ách thức phải đối mặt.

ỨNG DỤNG MINDMAP

Khi dữ liệu có quá nhiều tầng và lớp khác nhau, nó tương tự như việc nhớ ý A lớn, đến 1 lớn, đến 1 nhỏ, đến a nhỏ, nó sẽ giảm dần hiệu quả trí nhớ xuống.

DỮ LIỆU CÓ CẤU TRÚC

Nếu tìm hiểu kĩ hơn về Data Science (Khoa học dữ liệu), bạn sẽ được biết rằng, dữ liệu có 2 loại: Dữ liệu có cấu trúc và dữ liệu không có cấu trúc. Thật may mắn vì phần lớn tất cả các đoạn văn/ Script của các bài thuyết trình đều có thể tổ chức lại bằng dữ liệu có cấu trúc. Trong trường hợp này là cấu trúc cha-con. Nghĩa là mỗi bài văn/ Script đều có thể đưa thành các ý lớn, bên trong các ý lớn sẽ có các ý nhỏ. Khoa học đã chứng minh rằng, não bộ chúng ta sẽ hoạt động tốt hơn với dữ liệu có cấu trúc, vì bộ nhớ có xu hướng liên kết các từ khoá/ kiến thức/ sự kiện với nhau. Với ví dụ của phần trước, chúng ta sẽ có thể có được một nhóm dữ liệu có cấu trúc như sau:

Cách mạng Công nghiệp 4.0

Kĩ thuật số

Công nghệ sinh học

Trí tuệ nhân tạo (AI) Vạn vật kết nối - Internet of Things (IoT) Dữ liệu lớn (Big Data).

Nông nghiệp Thủy sản Y dược Chế biến thực phẩm Bảo vệ môi trường Năng lượng tái tạo Hóa học và vật liệu.

Vật lý

Robot thế hệ mới Máy in 3D Xe tự lái Các vật liệu mới (graphene, skyrmions…) Công nghệ nano.

T R E E V I E W VÀ C Á C H B Ộ N H Ớ H O ẠT Đ Ộ N G

Treeview là một dạng biểu đồ, ở đó sẽ có nhiều thành phần cha, mỗi thành phần cha sẽ sở hữu một hoặc nhiều thành phần con, thành phần con sẽ sở hữu một hoặc nhiều thành phần cháu Từ đó, chúng ta có thể xây dựng ra một cây dữ liệu/ cây kiến thức để có thể tổ chức dữ liệu 1 cách khoa học hơn. Hãy hình dung một cách đơn giản, nếu mỗi đoạn văn có thể được đưa thành 1 cây nhỏ như thế này, chúng ta sẽ có thể đưa toàn bộ Script thành 1 cây lớn hơn nữa.

Cách mạng Công nghiệp 4.0

Kĩ thuật số

Trí tuệ nhân tạo (AI) Vạn vật kết nối - Internet of Things (IoT) Công nghệ sinh học

Nông nghiệp Thủy sản Y dược Chế biến thực phẩm Bảo vệ môi trường Năng lượng tái tạo Hóa học và vật liệu.

Vật lý

Robot thế hệ mới Máy in 3D Xe tự lái Các vật liệu mới (graphene, skyrmions…) Công nghệ nano.

MINDMAP MỘT HÌNH THỂ CỦA TREEVIEW

Tuy nhiên, khi dữ liệu có quá nhiều tầng và lớp khác nhau, nó tương tự như việc nhớ ý A lớn, đến 1 lớn, đến 1 nhỏ, đến a nhỏ, nó sẽ giảm dần hiệu quả trí nhớ xuống. Đó là lý do mà người ta nâng cấp Treeview lên thành 1 biến thể khác, có nhiều màu sắc và hình ảnh hơn, mà chúng ta thường được nghe với tên gọi Mindmap. Mindmap sử dụng các màu sắc để đánh dấu các ý, sử dụng các hình ảnh/ icon để đánh dấu các từ khoá quan trọng. Mindmap được sinh ra dựa trên ý tưởng rằng bộ nhớ con người sẽ lưu trữ những dữ liệu tốt hơn nếu có hình ảnh về những dữ liệu đó. Với Treeview kiến thức phía trên, tôi sẽ cho bạn 1 ví dụ nho nhỏ về Mindmap:

L U Y Ệ N TẬ P S Ử D Ụ N G M I N D M A P

Sau khi Mindmap bắt đầu được đề cập ở nhiều cuốn sách, bắt đầu xuất hiện rất nhiều các phần mềm để phục vụ việc xây dựng Mindmap trực tuyến. Bạn có thể tự Google với từ khoá “Mindmap Creator”. Tuy nhiên theo kinh nghiệm của mình, tôi nhận ra rằng việc xây dựng Mindmap bằng giấy và bút chì màu sẽ có hiệu quả lớn hơn rất nhiều lần so với việc ngồi gõ máy. Vậy nên nếu kiến thức mà bạn định diễn thuyết là một kiến thức cần được nhớ trong một thời gian dài sắp tới, đừng ngần ngại bắt đầu mọi thứ với bút màu và giấy nhé.

PHÂN PHỐI NỘI DUNG

Cách đơn giản để bạn có thể tự tin bàn giao công việc cho người khác hoặc tự mình làm một cách thoải mái là phân chia công việc lớn thành nhiều công việc nhỏ khác nhau và giải quyết lần lượt chúng. Quá trình làm Slide cũng vậy, sau khi bạn đã Scanning, Treeview (Mindmap) toàn bộ nội dung bài nói, việc quyết định đưa nội dung gì lên từng Slide một không còn là khó khăn nữa. Nếu như bạn bị giới hạn về số lượng Slide, bài toán này chỉ là một phép chia đơn giản (số ý/ số slide ~ số ý cần có trên mỗi Slide). Tuy nhiên nếu bạn không bị giới hạn về số lượng Slide, việc chia sẽ còn dễ dàng hơn nữa. Bây giờ tôi sẽ hướng dẫn bạn cách để xây dựng 1 khung phân phối nội dung cho các Slide: Quay lại với ví dụ trước, giả sử chúng ta đã có 1 Treeview hoàn chỉnh, các nội dung/ ý chính có thể dễ dàng được phân phối vào từng Slide một như sau:

Slide

Tiêu đề

Nội dung

Cách mạng công nghiệp 4.0

Giới thiệu bài nói

Kĩ thuật số

Trí tuệ nhân tạo (AI) Vạn vật kết nối - Internet of Things (IoT) Dữ liệu lớn (Big Data).

Công nghệ sinh học

Nông nghiệp Thủy sản Y dược Chế biến thực phẩm Bảo vệ môi trường Năng lượng tái tạo Hóa học và vật liệu.

Vậy lý

Robot thế hệ mới Máy in 3D Xe tự lái Các vật liệu mới (graphene, skyrmions…) Công nghệ nano.

Kết thúc bài nói

Kết luận

Đến thời điểm này, mọi thứ đã trở nên quá rõ ràng đối với bạn, bạn có thể lao ra bắt đầu xây dựng Slide ngay mà không lo sợ bị quá tải hay sai sót gì. Thậm chí trong quá trình đang xây Slide, bạn cần bổ sung một số ý, mọi thứ cũng không còn là quá khó nữa. Nếu là ý lớn, bạn có thể thêm hẳn 1 Slide, nếu là ý nhỏ, bạn chỉ cần đơn thuần đưa thêm ý đó vào Slide là được.

CÔNG VIỆC CÓ THỂ BÀN GIAO CHO TỪNG NGƯỜI

Không những thế, sau khi đã có bảng nội dung hoàn chỉnh phía trên, bạn có thể nhanh chóng giao nhiệm vụ cho từng người trong team xây dựng từng phần. Việc duy nhất bạn cần làm là thêm 1 đến 3 cột mô tả chi tiết hơn cho từng người biết là họ cần phải làm những gì, ví dụ như sau:

Và đó là cách mà chúng ta có thể xây dựng nội dung của một Slide cũng như phân chia rõ ràng công việc cho từng người trong nhóm. Như đã đề cập trước đó, việc này tốn không ít thời gian của từng người, tuy nhiên chắc chắn nó sẽ đáng công bỏ ra. Quan trọng hơn hết, kết quả cuối cùng mang lại chắc chắn sẽ tốt hơn với cách làm truyền thống.

Slide

Tiêu đề

Nội dung

Cách mạng công nghiệp 4.0

Giới thiệu b

Kĩ thuật số

Trí tuệ nhân Vạn vật kết Things (IoT Dữ liệu lớn

Công nghệ sinh học

Nông nghiệ Thủy sản Y dược Chế biến th Bảo vệ mô Năng lượn Hóa học và

Vậy lý

Robot thế h Máy in 3D Xe tự lái Các vật liệu skyrmions… Công nghệ

Kết thúc bài nói

Kết luận

Chi tiết

Hình ảnh

bài nói

Nối tiếp từ định nghĩa của Klaus Schwab, Cách mạng Công nghiệp 4.0 sẽ diễn ra trên 3 lĩnh vực chính gồm Công nghệ sinh học, Kỹ thuật số và Vật lý.

Mô tả hình ảnh Hùng cần có hoặc đưa trực tiếp URL của hình ảnh

n tạo (AI) t nối - Internet of T) n (Big Data).

Những yếu tố cốt lõi của Kỹ thuật số trong CMCN 4.0 sẽ là: Trí tuệ nhân tạo (AI), Vạn vật kết nối - Internet of Things (IoT) và dữ liệu lớn (Big Data).

Mô tả hình ảnh Hà cần có hoặc đưa trực tiếp URL của hình ảnh

ệp

Trên lĩnh vực công nghệ sinh học, Cách mạng Công nghiệp 4.0 tập trung vào nghiên cứu để tạo ra những bước nhảy vọt trong Nông nghiệp, Thủy sản, Y dược, chế biến thực phẩm, bảo vệ môi trường, năng lượng tái tạo, hóa học và vật liệu.

Mô tả hình ảnh Hải cần có hoặc đưa trực tiếp URL của hình ảnh

Cuối cùng là lĩnh vực Vật lý với robot thế hệ mới, máy in 3D, xe tự lái, các vật liệu mới (graphene, skyrmions…) và công nghệ nano

Mô tả hình ảnh Hoàng cần có hoặc đưa trực tiếp URL của hình ảnh

Hiện Cách mạng Công nghiệp 4.0 đang diễn ra tại các nước phát triển như Mỹ, châu Âu, một phần châu Á. Bên cạnh những cơ hội mới, cách mạng công nghiệp 4.0 cũng đặt ra cho nhân loại nhiều thách thức phải đối mặt.

Mô tả hình ảnh Hằng cần có hoặc đưa trực tiếp URL của hình ảnh

hực phẩm ôi trường ng tái tạo à vật liệu.

hệ mới

u mới (graphene, …) ệ nano.

Người thực hiện

OUTLINE VIEW

Có thể bạn chưa biết, PowerPoint cung cấp cho bạn một công cụ rất mạnh để điều phối nội dung ban đầu mà không làm ảnh hưởng đến Slide. Công cụ này có tên là Layout View. Sau khi bạn đã thực hiện được bảng phân chia nội dung như phần trước mà tôi đã đề cập, giờ đây bạn có thể đưa nội dung vào từng Slide một trong nháy mắt chỉ với 3 bước: • • •

Bươc 1: Chuyển chế độ View sang Outline View Bước 2: Đưa tiêu đề của từng Slide vào Bước 3: Đưa nội dung của từng Slide vào, với nội dung có nhiều dòng, Slide sẽ tự động được chia thành nhiều bullet point (gạch đầu dòng)

Với cách đưa nội dung vào bằng Outline View, bạn có thể chọn nhanh cho mình 1 template design có sẵn của PowerPoint mà có thể bảo đảm được toàn bộ định dạng thiết kế sẽ được giữ nguyên.

SLIDE NOTE

Tuy nhiên, như tôi đã đề cập trước đó, chúng ta sẽ không hành hạ người dùng với việc đưa hết toàn bộ nội dung bài nói lên Slide, trên Slide sẽ chỉ có 1 số từ khoá mà chúng ta đã Scan trước đó. Vậy liệu có nơi nào để chúng ta đưa Script chi tiết của từng Slide vào, đề phòng trường hợp người nói quên mất hoặc một thời gian sau chúng ta vào đọc lại Slide? Câu trả lời chính là Slide Note. Slide Note là một công cụ của PowerPoint, công cụ này giúp bạn đưa những nội dung dưới dạng văn bản mà bạn chỉ muốn người xây dựng/ sở hữu Slide mới đọc được, còn khán thính giả thì không. Slide Note thường nằm ngay bên dưới mỗi Slide nên việc bạn cần làm duy nhất là copy và paste.

Bước 2

Chọn Concept

Slide concept là gì? 4W&1H Who – Ai là người nghe? What – Chúng ta nói về điều gì? Where – Chúng ta sẽ diễn thuyết ở đâu? Why – Mục tiêu của buổi diễn thuyết là gì? How – Phương thức mà chúng ta sẽ diễn thuyết là thế nào?

SLIDE CONCEPT LÀ GÌ? Chắc hẳn bạn đã từng không ít lần nghe đến từ Concept. Concept đơn thuần là một phong cách, một cảm xúc mà bạn muốn khách hàng/ khán giả của bạn cảm nhận được. Chúng ta có vô số Concept có tên rõ ràng như Minimalism (phong cách tối giản), Retro (phong cách cổ điển), Maximalism, Futuristics… Và có những Concept chưa bao giờ được đặt tên, vì đơn thuần những Concept này được quá ít người biết đến. Khi định vị được toàn bộ Concept thiết kế, bạn sẽ giúp chính bản thân mình và những cộng sự có thể cùng nhau xây dựng chung Slide mà không sợ bị rời rạc. Sẽ có một số người sử dụng từ Design Language (ngôn ngữ thiết kế) thay cho Design Concept (phong cách thiết kế). Hiện tại chúng ta sẽ không đi sâu quá về vấn đề này. Trước mắt bạn chỉ cần nắm đơn giản, Slide Concept là một phong cách thiết kế/ thể hiện Slide.

CÁC Y Ế U TỐ Đ Ể Đ Ị N H DẠ N G M ỘT SLIDE CONCEPT

Bây giờ hãy ngẫm lại 1 tí, điều gì là thứ khiến chúng ta cảm nhận về một Slide? Đó có phải là một Slide nền tối với chữ màu neon đem lại cho ta cảm giác về sự hiện đại? Đó có phải là do những font chữ có chân cổ điển khiến ta có cảm giác xưa cũ? Hay chăng là những khoảng trắng lớn bao quanh những chủ thể ấn tượng tạo cho ta cảm giác thanh lịch trang nhã? Liệu có phải là do những hình ảnh 2D khiến ta cảm giác mọi thứ rất đơn giản? Câu trả lời là tất cả các ý trên. Để xác định rõ được một Slide Concept, bạn cần phải nói rõ được cho những đồng đội của mình về cảm giác mà bạn muốn đem lại, hệ thống màu sắc, không gian trống, font chữ, các nhóm hình ảnh và thậm chí là chuyển động.

MÀU SẮC KHÔNG GIAN TYPOGRAPHY HÌNH ẢNH CHUYỂN ĐỘNG

CẢM GIÁC

Trước bất cứ yếu tố nào khác, cảm giác phải là thứ được chú ý đến đầu tiên. Bạn muốn người xem cảm giác thế nào? Hiện đại, đơn giản, cổ điển, nhẹ nhàng, ấn tượng? Hãy chọn ra 1-2 từ khoá mà bạn thực sự thấy phù hợp, từ đó mới bắt đầu nghĩ đến các yếu tố xung quanh để tạo nên được cảm giác đó.

SIMPLE

SERIOUS

TECHNOLOGY

COLORFUL WA R M

DRAMA

ODERN

FAS H I O N MINIMAL FUNNY

4W & 1H Xác định đối tượng nghe Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng. Để bảo đảm Slide Concept của bạn đi đúng hướng và đạt được hiệu quả cao nhất. Có một việc bạn cần phải làm là xác định thật rõ mục tiêu đối tượng sẽ nghe và nhìn vào bài thuyết trình của bạn. Nó tương tự với Market Research trong Marketing. Để xác định được nhu cầu và insight khách hàng của mình, bạn sẽ cần nắm được một số thông tin cơ bản nhất định về thị trường mục tiêu. Cách đơn giản nhất là trả lời các câu hỏi sau. Trả lời các câu hỏi • • • • •

(Who) Ai là người nghe bài thuyết trình? (What) Bài thuyết trình sẽ nói về điều gì? (Where) Chúng ta sẽ diễn thuyết ở đâu? (Why) Mục tiêu của buổi diễn thuyết là gì? (How) Phương thức ta sẽ diễn thuyết?

Bây giờ chúng ta sẽ đi vào chi tiết từng câu hỏi để xem mỗi câu hỏi sẽ ảnh hưởng đến định hướng Slide Concept của chúng ta ra sao.

WHO? Đây gần như là câu hỏi quan trọng nhất trong tất cả các câu hỏi. Biết được chính xác người nghe của mình là ai sẽ giúp bạn định hình rõ ràng được Slide Concept của mình. Độ tuổi của họ ra sao? Bạn không thể có 1 Slide Concept với toàn meme và các hình ảnh chế nếu đối tượng nghe của bạn là các phụ huynh. Một Slide với phong cách quá cũ sẽ khó có thể thu hút được sự chú ý của những người trẻ. Mỗi một độ tuổi sẽ có những sự quan tâm và những tầm kiến thức nhất định. Sẽ có những ca sĩ, ngôi sao mà chỉ có 1 nhóm độ tuổi thực sự quan tâm. Sẽ có những vấn đề trong xã hội, những câu chuyện chỉ dành riêng cho một độ tuổi khác nhau. Sẽ không khó để phát hiện ra được đối tượng nghe của bạn ở độ tuổi trung bình từ bao nhiêu đến bao nhiêu. Đây sẽ là thứ bạn cần cân nhắc đầu tiên. Tính cách của họ như thế nào? Họ là người yêu thích sự đơn giản? Hay mới lạ là điều mà họ muốn? Nếu các Game thủ là người nghe thì sao? Để trả lợi được câu hỏi tính cách của họ như thế nào thực sự không phải là một điều dễ dàng. Trong một số trường hợp, bạn sẽ cần phải dự đoán và kì vọng về tính cách của họ nếu như không đủ thời gian để tìm hiểu. Họ kì vọng điều gì? Một buổi diễn thuyết có hàm lượng kiến thức cao? Một bài nói có nhiều câu chuyện thú vị? Hài hước có là điều mà họ mong đợi? Hãy tự vấn về những câu hỏi tương tự như vậy, bạn sẽ nhanh chóng tìm ra cảm xúc mà bài nói nên có, cũng như cách chọn hình ảnh, ví dụ minh hoạ.

W H AT ? Mỗi một bài thuyết trình sẽ chỉ là về 1 đến 2 chủ đề nhất định. Có thể là thời trang, công nghệ, lịch sử, địa lý, toán học, khoa học, chính trị, du lịch, giới thiệu sản phẩm… Lĩnh vực của bài nói gần như là một phần rất quan trọng để bạn định hình Slide Concept. Có thể là Concept mang cảm giác liên quan đến công nghệ, Concept Minimalism cho những bài nói về phong cách sống. Lĩnh vực của bài nói còn phần nào giúp bạn quyết định được các nhóm typeface mà chúng ta nên sử dụng (như có mô tả trước đó).

WHERE? Điều tiếp theo mà chúng ta cần xác định là nơi mà mình sẽ thuyết trình. Tưởng chừng như không ảnh hưởng nhiều, nhưng sẽ có những điều bạn không lường trước được nếu như không tìm hiểu kĩ. Không gian Bạn sẽ thuyết trình trước bao nhiêu người, nó là một buổi nói chuyện thân thiện hay là một bài diễn thuyết hùng hồn. Liệu rằng không gian có cho phép bạn di chuyển hay đứng yên 1 chỗ. Bạn có thể chỉ tay lên thẳng màn hình hay không? Độ lớn của màn hình Biết được độ lớn của màn hình sẽ giúp bạn quyết định được kích thước của font chữ phù hợp. Nếu như vô tình bạn để chữ nhỏ quá, sẽ khó có thể giúp cho người xem thấy được những gì bạn muốn trình bày. Ánh sáng Đây là điều mà rất ít người quan tâm. Nếu như chất lượng máy chiếu/màn hình của bạn không đủ tốt, chẳng hạn ánh sáng yếu và chiếu trong môi trường sáng. Với những trường hợp này, bạn sẽ cần hạn chế chọn những color palette có độ tương phản thấp, thay vào đó là những sự tương phản thực sự mãnh liệt như đen-trắng. Thậm chí là ảnh, nếu bức ảnh có màu đồng đều, các chi tiết sẽ biến mất hoàn toàn trên màn chiếu. Cẩn thận trường hợp khán giả không thấy được những thông tin bạn muốn truyền tải. Âm thanh Bài Slide của bạn có âm thanh đi kèm không? Đó là loa riêng hay loa có sẵn của máy chiếu? Liệu rằng âm thanh có giúp khán giả tăng thêm trải nghiệm?

WHY? Xác định rõ điều mình muốn Vì sao lại có bài thuyết trình này? Bạn bị ép làm? Bạn cần truyền thông tin, cảm hứng cho người khác? Bạn cần bán sản phẩm? Đây là những câu hỏi mà bạn cần quan tâm, vì rằng nếu bài nói cần truyền nhiều thông tin, thì việc tập trun tìm kiếm những hình ảnh truyền tải được thông tin tốt sẽ cần được chú tâm hơn nhiều. Trong khi đó các bài thuyết trình bán sản phẩm lại cần độ rõ ràng và chính xác của thông tin, cần có nhiều bảng biểu để giúp người nghe dễ dàng so sánh. Những hình ảnh tách nền và hình ảnh chụp thật của sản phẩm sẽ giúp bạn bán sản phẩm dễ hơn. Sắp xếp bố cục của bài nói Có những bài nói bạn có thể nói theo hứng của mình, đảo phần sau ra trước, nói những ý quan trọng đầu tiên. Nhưng lại có những bài nói cần có trình tự chính xác và rõ ràng, tránh trường hợp khiến khách hàng không tập trung được vào phần nội dung chính của bài nói. Thực ra mà nói, những phần này đôi khi bạn cần phải tự vấn trước khi lên cả Script, chứ không phải là Slide Concept.

HOW? Diễn thuyết đơn hay diễn thuyết nhóm? Bạn sẽ diễn thuyết từng người một, hay chỉ có 1 số người thuyết trình chính, những người còn lại hỗ trợ? Nếu chia phần thì nói tuần tự hay tiếp lời nhau liên tục? Vì trong trường hợp nói tiếp lời nhau liên tục thì các Animation của các phần tử trong Slide sẽ cần được tiết chế lại. Có người hỗ trợ kĩ thuật hay tự bấm Slide? Nếu như có người hỗ trợ kĩ thuật, trong trường hợp các bạn không có thời gian luyện tập, tuyệt nhiên không bổ sung quá nhiều Animation và Transition, tránh trường hợp người bấm “lỡ tay”, không kịp quay lại. Như vậy là tôi vừa hướng dẫn các bạn cách để suy ngẫm về việc chọn ra một Slide Concept phù hợp với từng đối tượng và trường hợp khác nhau. Sẽ thật là máy móc nếu như các bạn phải trả lời từng câu hỏi một phía trên trong mỗi lần làm Slide. Thực ra, chỉ cần đọc qua tất cả những kiến thức này trong một lượt, là bạn đã dần hình thành được ý thức và sự chú ý nhất định đến từng yếu tố/ vấn đề trong quá trình xây dựng Slide. Sau khi đã chuẩn bị xong Script và Concept cho Slide. Việc tiếp theo chúng ta sẽ bắt đầu đầu tư vào thiết kế cho từng Slide riêng rẽ.

B Ả N TÓ M L Ư ỢC CO N C E P T (CONCEPT BRIEF) Hãy hình dung đơn giản thế này, trong quá trình cộng tác giữa người xây dựng nội dung và người thiết kế, có thể là một người hoặc nhiều người, có thể là chính bạn làm hoặc bạn thuê một bên khác làm, những người tham gia vào quy trình làm việc đó sẽ cần nắm rõ ý tưởng mà người sử dụng Slide đưa ra. Đó là lý do mà bạn cần xây dựng một Concept Brief. Có 2 dạng Concept Brief thường gặp là Creative Brief và Frame Style. Creative Brief Creative Brief chính là tất cả những gì mà chúng ta vừa làm phía trên, trả lời lần lượt các câu hỏi về cảm giác, màu sắc, chữ, ảnh, chuyển động… Dưới đây là một bản mẫu của Brief, hãy đọc qua thử nhé:

Creative Brief trả lời cho người thiết kế tất cả những câu hỏi quan trọng, nhờ vậy mà người thiết kế sẽ hiểu chính xác là người sở hữu Slide muốn gì. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể đọc được Creative Brief. Đó là lý do mà chúng ta có thêm 1 dạng Brief khác, dễ hình dung hơn cho cả người sở hữu Slide lẫn người thiết kế. Nó được gọi là Frame Style.

STYLE FRAME

Nếu Creative Brief được mô tả bằng chữ thì Frame Style lại được mô tả bằng hình. Frame Style đơn giản là tập hợp của một loạt những hình ảnh demo, để người sở hữu Slide có thể trả lời được rằng đó có phải là thứ họ muốn hay không. Nhược điểm của loại Brief này là nó không dễ để xây dựng, nếu chỉ dựa vào việc tìm kiếm Google thì thực sự rất khó để biểu đạt. Hoặc nếu như người thiết kế có 1 thư viện template đủ lớn, may ra họ mới có thể đưa được Frame Style cho người sở hữu Slide xem thử. Dưới đây là một số minh hoạ về Frame Style:

Bước 3

Chọn màu sắc

Lý thuyết cơ bản Màu chủ đạo Color Palette

LÝ THUYẾT CƠ BẢN Trên thế giới có hàng tỉ màu sắc khác nhau, nhưng mắt thường của chúng ta chỉ có thể nhận ra 1 số màu tiêu biểu nhất. Tất cả các màu đều được sinh ra từ 1 thứ được gọi là vòng tròn màu (colorwheel) Để cấu thành vòng tròn màu, chúng ta cần 3 màu cơ bản đầu tiên, đây là 3 màu bậc 1, không thể pha trộn từ các màu khác, đó là: • • •

Vàng Đỏ Xanh Dương

Cứ 2 màu bất kì trong 3 màu trên trộn với nhau sẽ sinh ra 1 màu mới, gọi là màu bậc 2, đó là • • •

Cam Xanh lá Tím

Tương tự như vậy, cứ lấy 2 màu đã tồn tại đứng cạnh nhau trong vòng tròn màu trộn với nhau, ta sẽ có 1 màu mới.

MÀU CHỦ ĐẠO

Mỗi một Slide thường chỉ có 1 đến 3 màu chủ đạo. Càng có ít màu chủ đạo, chúng ta càng dễ làm chủ thiết kế khi mới tập làm quen. Trước mắt hãy nhìn thử qua các ví dụ sau, và cho tôi biết, bạn có cảm giác thế nào về màu sắc trong những Sldie này: Sau đó, hãy cho tôi biết, nếu phải chỉ ra 1 màu chủ đạo của mỗi bộ Slide, màu đó là gì?

COLOR PA L E T T E Một sai lầm rất lớn mà những người mới thiết kế thường mắc phải, đó là họ sẽ đưa tất cả màu sắc mà họ thích vào trong Slide. Việc đưa quá nhiều màu sắc mà không có chủ đích sẽ dễ dàng khiến Slide trở nên lộn xộn và thiếu chuyên nghiệp. Các chuyên gia cho rằng, chúng ta chỉ nên chọn 1 đến 2 màu chủ đạo (Main colors) và 2-3 màu bổ trợ (Complementary colors). Một hệ thống màu như vậy được gọi là 1 Color Palette. Sẽ không khó để bạn có thể tìm ra 1 Color Palette phù hợp cho bài thuyết trình của mình. Bây giờ hãy thử lên Google và tìm các từ khóa sau nhé: • • Neutral Color Palette • Retro Color Palette • Neon Color Palette • Modern Color Palette • Minimalism Color Palette • Pastel Color Palette Chỉ cần đưa từ khoá liên quan đến cảm giác mà bạn muốn có cho bài thuyết trình, sẽ có rất nhiều công cụ gợi ý cho bạn được rằng bạn nên dùng màu như thế nào. Tuy nhiên, sau khi quyết định được màu sắc chủ đạo cho bài thuyết trình xong, bạn không nên phủ hết toàn bộ Slide của mình bằng màu sắc đó. Màu chủ đạo được quy định là màu có nhiều nhất trong toàn bộ tác phẩm nếu không kể đến các sắc đen, trắng, xám. Ở Việt Nam chúng ta hay coi đen, trắng và các tông của xám là màu. Thực tế không phải vậy, chúng chỉ được gọi là sắc. Tôi sẽ cho bạn 1 số ví dụ về cách đưa màu chủ đạo vào trong Slide mà không làm Slide trở nên quá sặc sỡ:

Bước 4

Không gian

Không gian là gì? Tỉ lệ không gian

KHÔNG GIAN Đây là một yếu tố thường được coi nhẹ trong quá trình xác định Concept Slide, nhưng thực ra lại là một yếu tố rất quan trọng. Vấn đề tối quan trọng trong không gian mà bạn cần quan tâm chính là tỉ lệ các loại không gian. Vậy trong một Slide bất kì sẽ có những loại không gian nào? Trong ngôn ngữ thiết kế, người ta thường chia không gian ra làm 3 thành phần: • • •

Không gian trắng Không gian dương Không gian âm

Hiểu một cách đơn giản như sau. Không gian trắng là khoảng không gian mà bạn hoàn toàn không để bất cứ một nội dung gì lên đó, bất kể là hình ảnh/ chữ. Không gian dương là không gian được tạo ra bởi các hình ảnh/ chữ. Còn không gian âm là phần không gian nằm giữa các phần không gian dương. Tôi sẽ lấy cho bạn 1 số ví dụ:

KHÔNG GIAN ÂM KHÔNG GIAN DƯƠNG

KHÔNG GIAN TRẮNG

KHÔNG GIAN ÂM

KHÔNG GIAN DƯƠNG

KHÔNG GIAN TRẮNG

KHÔNG GIAN ÂM

KHÔNG GIAN DƯƠNG

KHÔNG GIAN TRẮNG

KHÔNG GIAN ÂM

KHÔNG GIAN DƯƠNG

KHÔNG GIAN TRẮNG

KHÔNG GIAN ÂM

KHÔNG GIAN DƯƠNG

Bước 5

Typography

Typography là gì? Phân loại typeface cơ bản

TYPOGRAPHY Yếu tố tiếp theo mà chúng ta cần quan tâm chính là Typography. Vậy Typography là gì? Hiểu một cách đơn giản, Typography chính là hệ thống chữ mà bạn sử dụng trong tác phẩm của mình. Số lượng typeface bạn sử dụng, các kích thước chữ nên sử dụng trong Slide là ra sao. Trước đó chúng ta sẽ cần đi qua 1 số khái niệm: • • •

Typeface Font Style

Typeface (mặt chữ, mẫu chữ) là thứ bạn thường hay nhầm lẫn với font. Khi bạn nói đến Arial, Helvetica, Calibri, Times New Roman, đây chính là các Typeface. Font – Với mỗi typeface bất kì, bạn có rất nhiều lựa chọn về kích thước, độ in đậm, in nghiêng. 1 Font là một chỉnh thể của typeface, ví dụ về font: • • •

Times New Roman 12pt Bold Arial 14pt Italic Helvetica 20px Regular

Trong ngôn ngữ thiết kế, Style là một mô tả chi tiết hơn của Font, bên cạnh kích thước và kiểu chữ, Style còn định nghĩa nhiều thứ xung quanh như màu sắc, khoảng cách dòng (leading), khoảng cách kí tự (tracking). Các công cụ thường gặp như PowerPoint hay Word đều có thể cho lưu và tạo Style một cách dễ dàng.

Primary Font

Montserrat A N a n

B O b o

C P c p

D Q d q

E F G H I J K L M R S T U V W X Y Z e f g h i j k l m r s t u v w x y z

A N a n

B O b o

C P c p

D Q d q

E R e r

F S f s

G H I T U V g h i t u v

J W j w

K X k x

L M Y Z l m y z

Bold

Ultralight

Montserrat

Designer : Julieta Ulanovsky The font The old posters and signs in the traditional neighborhood of Buenos Aires called Montserrat inspired me to design a typeface that rescues the beauty of urban typography from the first half of the twentieth century. The goal is to rescue what is in Montserrat and set it

! “ § $ % ¡ “ ¶ ¢ [ « ∑ € ® † æ œ @ ∆ º √ ~ µ ∞ …

(

) {

= }

; ¿ Ω ¨ ⁄ ø π • ± ª © ƒ ∂ ‚ å ¥ ≈ – ≤ < > ≥ ˘ › ‹ ]

≠

Figures

: ‘ ‘ ç ◊

Special Characters

PHÂN LOẠI T Y P E FAC E Việc nhìn và cảm nhận typeface theo thời gian sẽ giúp bạn nhanh chóng chọn ra được những typeface phù hợp với cảm xúc mà bạn muốn đem lại cho bài thuyết trình. Trước đó, tôi sẽ phân loại toàn bộ typeface trên thế giới thành một số nhóm chính để giúp bạn dễ dàng bắt đầu hơn trong quá trình lựa chọn typeface. Các nhóm font chính có thể kể đến: • • • •

Serif Sans Serif Script Decorative

SERFIF Serif là nhóm typeface có chân chữ. Hình ảnh bên dưới sẽ cho bạn hiểu rõ hơn thế nào là chân chữ. Nhóm font này thường đem lại cảm giác lịch thiệp, trang trọng, nghiêm túc. Phù hợp cho các nhóm ngành như • • • • •

Kinh tế Giáo dục Tài chính Chính trị ...

SANS SERFIF Sans Serif là nhóm typeface không có chân chữ. Nhóm font này lại đem lại cảm giác gọn gàng hơn. Nó phù hợp cho phần lớn các trường hợp. Đối với Slide mà nói, Sans Serif là một cứu cánh cho những người chưa có khả năng kết hợp font (font combination).

SCRIPT Script là nhóm font chữ viết tay. Nó tạo cho bạn cảm giác như thể vừa được viết ra bởi con người. Nhóm viết tay có rất nhiều nhóm nhỏ bên trong, nhìn chung nó có thể giúp bạn tạo ra cảm giác tự do phóng khoáng hơn. Nhưng thực sự rất khó để sử dụng nhóm font này trong Slide thuyết trình. Cá biệt nếu lạm dụng chúng sẽ tạo ra những cảm giác không mong muốn đến với khán giả.

D E C O R AT E Nhóm typeface còn lại, tạm gọi là Decorative, là nhóm không tuân thủ theo luật lệ nào của 3 nhóm trên. Nhóm font này đi vào việc tả thực các cảm xúc cho người xem. Hãy nhìn thử quá một số ví dụ:

HỆ THỐNG CHỮ CHO SLIDE Để xây dựng 1 hệ thống typography hoàn chỉnh cho 1 Slide, bạn sẽ cần chọn ra tối thiểu Style cho: • • • • •

Big Title – Tiêu đề lớn Title – Tiêu đề từng Slide Subtitle – Tiêu đề phụ (nếu có) Content – Nội dung Note – Các phần ghi chú nhỏ trong Slide

Công việc đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều nếu như bạn xây dựng xong hệ thống font chữ cho Slide. Hãy thử hình dung khi bạn biết chính xác tiêu đề sẽ có font chữ gì, kích thước bao nhiêu, nội dung sẽ trông như thế nào.

Bước 6

Layout

Layout là gì? Các thành phần thường có Các Layout thường dùng

L AY O U T L À G Ì ? Khung xương của Slide Nếu nội dung là da thịt của Slide thì Layout chính là khung xương của nó. Từ việc phân chia tỉ lệ lệ giữa hình ảnh và chữ, giữa lề và nội dung, đến khoảng cách của từng phần với nhau sẽ giúp bạn định hình rất nhanh xem nên đưa nội dung gì vào đâu. Layout mặc định Khi bạn không có quá nhiều lựa chọn Layout, PowerPoint sẽ thường mặc định tạo ra sẵn 1 layout bao gôm 1 tiêu đề lớn và 1 phần nội dung. Layout này không phải là tệ, nhưng nếu lặp đi lặp lại quá nhiều sẽ dễ tạo ra sự nhàm chán cho bài nói. Do đó, trong phần này tôi sẽ tập trung phân tích cho các bạn việc nên tạo ra các Layout như thế nào để thoải mái hơn trong việc xây dựng từng Slide. Trước đó có 1 số khái niệm nho nhỏ mà các bạn cần nắm vững. Kích thước Slide Với phiên bản Microsoft Office 2007 trở xuống, bạn thường sẽ có 1 Slide mặc định với tỉ lệ 3x4, còn từ phiên bản 2010 trở lên, bạn sẽ có 1 Slide mặc định với tỉ lệ 16x9. Đây là 2 tỉ lệ thường gặp ở Slide. Tuy nhiên đó không phải là tỉ lệ duy nhất, bạn có thể lựa chọn rất nhiều tỉ lệ khác, phụ thuộc vào màn hình chiếu mà bạn sẽ sử dụng.

M A R G I N & PA D D I N G Margin Margin hiểu đơn giản là khoảng cách giữa 1 vật thể đến 1 vật thể khác. Đó có thể là khoảng cách từ nội dung đến lề của Slide, đó có thể là khoảng cách giữa các hình ảnh, đó có thể là khoảng cách từ tiêu đề đến nội dung. Padding Nếu Margin là khoảng cách từ 1 vật đến những vật thể nằm bên ngoài nó, thì Padding là khoảng cách giữa 1 vật thể đến những vật thể nằm bên trong nó. Giả sử như là khoảng cách từ phần text nằm bên trong 1 hình chữ nhật đến hình chữ nhật đó. Khoảng cách từ lề của 1 ô trong table đến nội dung bên trong ô đó.

CÁC THÀNH PHẦN THƯỜNG CÓ Tiêu đề Tiêu đề là thành phần rất quan trọng của một Slide, như những phần trước tôi đã hướng dẫn. Bạn thường biết chính xác tiêu đề của từng Slide ngay trước khi bắt tay vào thiết kế cho Slide đó. Thông thường chúng ta sẽ gặp 1 tiêu đề thật lớn nằm ở trên cùng của Slide. Tuy nhiên trong 1 số trường hợp, bạn sẽ có tiêu đề lớn (Big Title) và tiêu đề thứ cấp (Subtitle). Tiêu đề giúp người đóng nắm được ý tưởng lớn của Slide mà bạn đang nói đến, vậy nên làm nổi bật tiêu đề sẽ giúp bạn đưa được bài nói vào đầu của người nghe dễ dàng hơn. Nội dung chữ Nội dung chữ không đơn thuần chỉ là những đoạn văn bản. Trong một số trường hợp, bạn sẽ còn gặp các dữ liệu dưới dạng bảng hoặc bảng so sánh. Nội dung chữ đem lại các thông tin ở mức chi tiết nhất, giúp người đọc có thể hình dung được một cách rõ ràng về tất cả những gì bạn đang nói đến. Nội dung hình ảnh Đối với nội dung hình ảnh, bạn sẽ có hình ảnh minh hoạ, ảnh nền. Nội dung hình ảnh thường nằm bên trong 1 khối hình xác định, như vuông, tròn, chữ nhật…

CÁC THÀNH PHẦN THƯỜNG CÓ Biểu đồ Đây là dạng thông tin khá mất thời gian để xây dựng. Khi mà dữ liệu từ bảng quá nhiều và khó thể hiện được tương quan, biểu đồ là một lựa chọn tuyệt vời để cho người xem thấy được điều mà bạn đang nói đến. Chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về biểu đồ ở bước sau. Đánh dấu trang Đây không phải là một lựa chọn bắt buộc. Tuy nhiên việc bạn đánh số Slide hoặc đánh dấu Slide đó nằm ở Section nào sẽ giúp đọc giả nắm rõ hơn rất nhiều việc họ đang đi đến phần nào của bài nói. Tư duy chia để trị Đây là một tư duy rất quan trọng để bạn có thể cùng những cộng sự của mình xây dựng Slide. Hãy coi một Slide sau khi được cung cấp nội dung là một bài toán lớn, bạn sẽ cần nghĩ đến việc giải dần từng phần của bài toán, cho đến khi xử lý xong hết. Sẽ có cách giải hay hơn, sẽ có cách giải tốt hơn. Nhưng điều quan trọng nhất là phải đi về được output cuối cùng của bài toán, chính là việc trả lời được các câu hỏi từ phần trước.

C Á C L AY O U T T H Ư Ờ N G D Ù N G Thành thật mà nói, chúng ta thường chỉ gặp 1 số Layout nhất định trong phần lớn các bài thuyết trình. Tuy nhiên Layout giống nhau chưa chắc đã tạo ra những Slide giống nhau, đôi khi chỉ cần thêm thắt 1 số chi tiết nho nhỏ có thể giúp bạn tạo ra những Slide rất ấn tượng từ Layout cơ bản. Vậy nên tôi sẽ lần lượt cho bạn thấy các Layout thường gặp và công dụng của chúng. Từ đó bạn sẽ có lựa chọn chính xác hơn trong quá trình xây dựng Layout cho Slide.

TITLE SLIDE Đây là Slide nhằm mục đích nói về chủ đề của toàn bộ bài Slide. Thường thì Slide này sẽ có 1 hình nền tràn viền với tiêu đề rất lớn. Mục tiêu của Slide này là cho khán giả sự hứng thú ban đầu đối với Slide cũng như mở ra cánh cửa để đến với các Slide còn lại. Đối với Slide này, độ tương phản giữa hình nền và chữ là rất quan trọng. Vậy nên bạn sẽ cần cẩn trọng trong quyết định của mình.

VIETCODE 2018

4.0 industrial revolution. SPEAKER: NGUYEN VIET HUNG

VIET CODE 2018

VIETCODE 2018 HOW ABOUT

THE PREVIOUS REVOLUTIONS?

INDUSTRY 1.0

INDUSTRY 3.0

• • •

• •

Mechanization Water Power Steam Power

Computer Automation

INDUSTRY 2.0

INDUSTRY 4.0

• • •

•

Mass production Assembly line Electricity

TITLE AND CONTENT Như có nói trước đó, đây là loại Slide phổ cập nhất, với 1 Tiêu đề lớn bên trên và một nội dung bên dưới. Đừng vội đánh giá thấp Layout này, vì nó vẫn được coi là Layout hiệu quả và đa năng nhất trong danh sách.

Cyber Physical Systems

SECTION HEADER Trong 1 số bài thuyết trình, bạn sẽ cần có nhiều phần lớn (Section) của bài nói. Mỗi Section sẽ có nhiều Slide. Vậy nên Slide dạng Section Header sẽ giúp người xem hiểu rằng họ vừa đi sang 1 “chương” mới của bài nói, kết thúc chương cũ trước đó. Section Header có nhiều điểm tương đồng với Title Slide.

WHAT SHOULD WE DO?

TWO CONTENT Đối với loại Layout này, bạn sẽ có khá nhiều lựa chọn trong việc phân chia diện tích của từng phần như thế nào. Bạn có thể cho phần hình chiếm 1 nửa, phần text chiếm 1 nửa. Hình có thể là tràn viền hoặc nằm gọn bên trong khung chứa nội dung. Sức sáng tạo nằm ở bạn.

VIETCODE 2018

Role of Big Data & Analytics

Connection

Community

sensor and networks

sharing & collaboration

Cyber model & memory

Cloud

Customization

computing and data on demand

personalization and value

Content/context meaning and correlation

VIET CODE 2018

C O M PA R I S O N Đôi lúc bạn sẽ cần đưa ra sự so sánh giữa 2 chủ thể nào đó. Đó có thể là cấu hình của 2 chiếc điện thoại, điểm mạnh và điểm yếu của cùng 1 vấn đề, các thông số giữa 2 quốc gia… Việc phân chia Slide thành 2 phần để so sánh từng thông số một sẽ giúp cho người xem thấu hiểu rõ ràng hơn về nội dung mà bạn đang nói đến.

TITLE ONLY Đôi lúc bạn chỉ muốn có 1 dòng chữ duy nhất trên màn hình. Có thể có hình nền, có thể không. Loại Slide này cho phép bạn “dừng” khán giả lại 1 tí để họ tập trung và 1 kết luận/ khẳng định của bạn. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rất ít người biết sử dụng nhóm Slide có Layout như thế này.

CONTENT WITH CAPTION Đây là 1 nhánh con của Layout Two Content. Bạn có thể sử dụng Layout này để đưa 1 phần nội dung vào một bên, bên còn lại giải thích về nội dung đó. Ví dụ như

How to design new logo

Design Logo for startup

New logo for startup

How to design logo for startup

How to start design a new logo

Startup logo

New logos of startups

Famous startup logo

New startup logos

Cheap Logo design

Startup money

Cheap Logo design

Save money for startup

Cheap Logo design HN

Why startup lose money

How to save money on designing logo

Startup money fail

How much a logo cost

Startup money on designing

What keywords would your users use to search on google?

COLOR ME

Logo for startup

Training Material of COLORME

Bảng Biểu đồ Ảnh

SUPRA PRESENTATION TEMPLATE

• • •

PA N O R A M I C P I C T U R E W I T H C A P T I O N Trong trường hợp bạn cần 1 ảnh toàn cảnh (Panoramic Picture) và 1 tiêu đề, bạn có thể sử dụng Layout này.

Company Profile Slide Lorem ipsum dolor sit amet, id congue sententiae mea, bonorum eruditi nominavi ut cum, has lucilius platonem ocurreret no. Ea duo probatus assentior, dolorem consectetuer in vix.

TITLE AND CAPTION Trong trường hợp bạn cần nhấn mạnh và tiêu đề, và vẫn cần 1 chú thích nho nhỏ, bạn có thể sử dụng Layout này.

What does a great salesman do? A great salesman spends most of his/her time doing the customer care. There are so many of them all over the world. The first thing they do in every morning is checking the status of their leads.

QUOTE WITH CAPTION Việc dẫn dắt một câu nói của ai đó trong bài thuyết trình của mình không còn là một việc lạ lẫm. Bạn sẽ cần có 1 Layout để phục vụ cho trường hợp này. Ảnh đại diện của người nói có thể có hoặc không.

3 COLUMNS Một số hiếm trường hợp, bạn sẽ cần đến 3 cột trong cùng 1 Layout. Đây thực ra lại là điều không thực sự được khuyến khích nếu nội dung của 3 cột quá phức tạp. Vì chúng sẽ rất dễ gây ra sự sao nhãng cho người xem.

Two Vertical Picture in Right Slide Lorem ipsum dolor sit amet, id congue sententiae mea, bonorum eruditi nominavi ut cum, has lucilius platonem ocurreret no. Ea duo probatus assentior, dolorem consectetuer in vix. Ne noster possim sed, nihil fastidii reformidans sea cu, odio audiam commodo et eum. Suas epicurei ius eu, ei probo praesent nam. Eius ancillae vix in, vis et consul inimicus, cu quo mutat soleat. Oblique vivendo lucilius est ei.

Bước 7

Icon

Icon là gì Tính đồng bộ hoá Nguồn Icon

ICON LÀ GÌ? Những hình ảnh biểu tượng Từ xa xưa, con người đã tìm cách để thể hiện những điều xung quanh mình bằng những hình ảnh cách điệu. Việc cách điệu hình ảnh giúp con người tiết kiệm thời gian trong việc mô tả và trao đổi thông tin với nhau. Ở hiện tại, khi mà nhịp sống của con người càng ngày càng nhanh, việc sử dụng những hình ảnh biểu trưng lại càng trở nên có giá trị. Icons có mặt ở mọi nơi, từ biển báo đường phố, icon của các ứng dụng, icon chỉ dẫn… Khi không có hình ảnh nào biểu đạt phù hợp Sẽ có những lúc mà bạn không thể nào tìm ra được 1 hình ảnh ưng ý thể hiện điều mà mình đang muốn nói. Trong trường hợp đó, icon là một cứu cánh tuyệt vời. Không gian bị giới hạn Chúng ta đã từng nói đến các trường hợp khi không gian bị bó buộc, số lượng Slide không được vượt quá một con số cho trước. Thì việc sử dụng Icons sẽ tỏ rõ được giá trị về không gian của nó. Rất nhiều Icon hoạt động tốt trên mọi kích thước, từ to đến nhỏ. Vậy nên bạn có thể tự tin hơn rất nhiều khi sử dụng Icon. Tránh việc nội dung bị tràn lan Bạn cần có một số hình ảnh minh hoạ cho 3 ý nhỏ của bài nói. Nếu sử dụng 3 hình ảnh thật trong trường hợp này thì thực sự sẽ khiến cho Slide trở nên vô cùng rối rắm và phức tạp, chưa kể việc khó đồng bộ hình ảnh với nhau để tạo ra cùng một cảm xúc mà chúng ta đang hướng đến.

TÍNH ĐỒNG BỘ HOÁ Ảnh hưởng của sự bất đồng bộ Tưởng chừng dùng Icon rất dễ, nhưng chỉ có 1 sai sót nho nhỏ, chúng ta có thể tạo ra 1 Slide thảm hoạ về mặt thị giác. Icon đơn giản, đó vừa là điểm mạnh, vừa là điểm yếu. Mạnh thì chúng ta đã nói đến trước đó, nhưng còn điểm yếu? Điểm yếu của Icon nằm ở chỗ nó rất dễ tạo ra sự bất đồng bộ.

MÀU CỦA ICON Màu là yếu tố đầu tiên rất dễ dàng tạo ra sự bất đồng bộ. Bạn cần tự trả lời 1 số câu hỏi sau để kiểm tra tính đồng bộ màu của Icons • • •

Icons đơn sắc hay đa sắc Icons có cùng màu không Icons có dùng Gradient không

Nếu như chúng đồng đều nhau về màu sắc, bạn có thể tập trung vào yếu tố tiếp theo.

VIỀN CỦA ICON Icon thường nằm dưới dạng viền hoặc khối định hình. Trong trường hợp viền thì những yếu tố bạn cần tập trung là: • •

Độ dày của viền có bằng nhau không Kết thúc của viền là bo tròn hay góc cạnh

Đ Ộ P H Ứ C TẠ P C Ủ A I C O N Yếu tố cuối cùng chính là độ phức tạp của Icon. Nếu bạn đặt 1 Icon có độ tinh giản quá cao bên cạnh 1 Icon có độ tinh giản thấp, bạn sẽ nhanh chóng thấy được sự sai khác.

NGUỒN ICON Nếu bạn lấy những Icon từ cùng 1 nguồn, cùng 1 package, việc bất đồng bộ sẽ khó xảy ra hơn. Dưới đây là một số nguồn Icon chất lượng dành cho bạn. Iconfinder. More than 600,000 icons available here. ... • • • • • • •

Flaticon Icons8 Graphic Burger Icons Behance Dribbble FreePik Web Design Freebies.

Bước 8

Hình ảnh

Vì sao cần hình ảnh Ảnh nền Chủ thể Ảnh tách nền Nguồn ảnh

VÌ SAO CẦN HÌNH ẢNH Đây là câu nói mà tôi đã nhắc rất nhiều lần, 1 hình ảnh hơn ngàn lời nói. Việc bổ sung hình ảnh vào bài nói sẽ giúp cho người xem không bị nhàm chán vì một nửa não bộ của họ không được sử dụng. Hình ảnh sẽ giúp cho người xem liên tưởng tốt hơn, từ đó có thể hình dung rõ ràng vấn đề đang được đề cập. Trước khi đi xa hơn, chúng ta sẽ cần tập trung vào việc phân loại các nhóm hình ảnh thường gặp trong bài thuyết trình và công dụng của chúng.

ẢNH NỀN Như tên gọi của nó, ảnh nền – Background, là nhóm ảnh thường được đặt phía sau của Slide, trong phần lớn trường hợp là tràn viền. Ảnh nền giúp cho Slide có thêm màu sắc và trong một số trường hợp sẽ tạo ra được cảm giác tốt hơn. Bạn có thể sử dụng 1 số hình ảnh có số 0-1 để mô phỏng 1 Background cho 1 Slide nói về Công nghệ thông tin. Hay một khu rừng để nói về vấn đề bảo vệ môi trường, bầu trời để nói về sự tự do, bông hoa cho lời cảm ơn… Ảnh nền thường không quá phức tạp về nội dung, tránh lấn át phần chữ (nếu có). Đôi khi bạn sẽ cần sử dụng 1 số Filter có sẵn của PowerPoint để dìm bớt màu sắc hoặc đưa màu sắc của hình nền về đúng với cảm xúc mà nó nên có.

CHỦ THỂ Trong quá trình trò chuyện với các học sinh của mình, tôi nhận ra rằng không nhiều bạn biết được khái niệm về chủ thể của một bức ảnh. Hiểu một cách đơn giản, mỗi bức ảnh chỉ nên nói về 1 điều gì đó. Đó có thể là một con người, một con vật. Đó có thể là một nụ cười hay một ánh mắt. Việc xác định rõ chủ thể của bức ảnh sẽ giúp bạn sử dụng hình ảnh đúng hơn.

Ả N H TÁ C H N Ề N Trong trường hợp bạn cần đơn giản hoá thông tin hình ảnh, không muốn hình ảnh có cấu trúc nền-chủ thể phức tạp, bạn có thể lựa chọn giải pháp sử dụng ảnh tách nền. Ảnh tách nền thường được lưu với định dạng file .png

NGUỒN ẢNH Bạn nên có cho mình một số nguồn ảnh đủ tốt, dưới đây tôi đã liệt kê cho bạn một số nguồn ảnh có bản quyền miễn phí: • • • • • • •

Pixabay Unsplash StockSnap Flickr Pexels Death to the Stock Photo Snapwire Snaps

Bước 9

Biểu đồ

Biểu đồ là gì? Các loại biểu đồ thường gặp

BIỂU ĐỒ LÀ GÌ? Đây không còn là một khái niệm quá mới lạ nữa. Chúng ta đều đã làm quen với khái niệm biểu đồ từ thời học cấp 2. Biểu đồ giúp chúng ta có cái nhìn trực quan hơn về dữ liệu. Với những màu sắc và hình dáng khác nhau, não bộ chúng ta sẽ nhận diện các tín hiệu so sánh dễ dàng và nhanh chóng hơn. Tính đến nay, chúng ta đã có đến hàng trăm loại biểu đồ khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp. Mỗi biểu đồ phục vụ cho một mục đích khác nhau. Nhưng không vì thế mà chúng ta tìm hiểu bằng hết toàn bộ những biểu đồ đó. Thời gian để chúng ta thuyết trình thường là không nhiều, thời gian để khán giả tiếp nhận thông tin từ Slide lại càng ít.

NHÓM BIỂU ĐỒ CỘT Biểu đồ cột sử dụng độ dài, độ lớn của các cột để tạo ra sự so sánh. Chúng ta có các loại biểu đồ cột thường gặp như: • • • •

Biểu đồ cột ngang Biểu đồ cột dọc Biểu đồ cột chồng Biểu đồ cột nhóm

Fu 14 12 10 8 6 4 2 0

ullscreen Progress Report Column Chart Slide

5 2 2.4

4.3

5/1/2017

2 3 4.4

1.8 3.5

2.5 6/1/2017 Method 1

2.8

7/1/2017 Method 2

Method 3

4.5

8/1/2017

NHÓM BIỂU ĐỒ ĐƯỜNG Biểu đồ đường thường tập trung vào thể hiện sự tăng trưởng hay giảm lùi của dữ liệu theo thời gian. Dưới đây là một số ví dụ

F 6

Fullscreen Progress Report Line Chart Slide

5/1/2017

6/1/2017

Project 1

7/1/2017

Project 2

Project 3

8/1/2017

BIỂU ĐỒ TRÒN Biểu đồ tròn lại tập trung vào việc so sánh từng phẩn của tổng thể một vấn đề. Giả sử như tỉ lệ học sinh giỏi/ khá/ trung bình. Tỉ lệ dinh dưỡng của cơ thể…

Eleme Chart

Lorem ipsum dolor s sententiae mea, bono cum, has lucilius pla duo probatus assenti in vix. Ne noster pos reformidans sea cu, eum. Suas epicurei i nam

ent of Project Slide

sit amet, id congue orum eruditi nominavi ut atonem ocurreret no. Ea ior, dolorem consectetuer ssim sed, nihil fastidii odio audiam commodo et ius eu, ei probo praesent

10%

58%

23%

Element 1

Element 2

Element 3

Element 4

N H Ó M B I Ể U Đ Ồ N H I Ệ T ( H E AT M A P ) Đây là một nhóm biểu đồ khá mới nhưng lại đang chứng minh được giá trị rất lớn. Biểu đồ nhiệt tập trung vào mô phỏng sự phân phối của dữ liệu.

Bước 10

Đóng gói và lưu trữ

Đóng gói Lưu trữ

ĐÓNG GÓI

Đầu tiên bạn sẽ cần làm quen với các khái niệm về các loại file thường gặp trong quá trình đóng gói và xuất bản file thuyết trình. Thông thường chúng ta sẽ có 2 loại file • •

File cứng: Chỉ có thể xem, không thể sửa được nữa File mềm: Có thể chỉnh sửa ở máy khác

Đối với file cứng, chúng ta thường có các lựa chọn xuất file • •

Xuất file ảnh - jpg Xuất file văn bản - pdf

Chú ý duy nhất đối với file mềm là bạn sẽ chỉ có thể chỉnh sửa file mềm tại máy có Microsoft Office cùng phiên bản hoặc lớn hơn phiên bản mà bạn sử dụng để tạo ra file PowerPoint Tuy nhiên, bạn có thể lựa chọn xuất file .ptt thay vì .pptx, để có thể giúp các phiên bản cũ hơn của Microsoft Office có thể đọc và chỉnh sửa được file.

LƯU TRỮ

Những chú ý trong quá trình lưu trữ file PowerPoint 1. 2.

Luôn lưu liên tục trong quá trình đang xây dựng Silde, tránh trường hợp mất toàn bộ file do đứng máy Bên cạnh lưu trữ trong máy tính của bạn, nên backup 1 bản vào các ổ nhớ và cloud, tránh trường hợp máy tính có vấn đề

Phụ lục

Câu chuyện về COLORME Các khoá học tại COLORME

CÂU CHUYỆN VỀ COLORME

Tên tôi là Hùng, thời điểm tôi viết cuốn sách này, tôi đang 23 tuổi. Năm 20 tuổi, tôi bắt đầu khởi nghiệp với việc mở ra trung tâm đào tạo thiết kế colorME, các bạn có thể xem thêm thông tin về colorME tại: Facebook.com/colorme.hanoi hoặc colorme.vn. Ước mơ duy nhất của tôi khi bắt đầu colorME, là có thể truyền được những kiến thức về thiết kế mà tôi có, đến càng nhiều bạn trẻ càng tốt. Sau hơn 3 năm hoạt động, colorME đã đào tạo thành công cho hơn 25000 học viên trên Việt Nam, có 4 cơ sở với hơn 50 giảng viên trợ giảng. Hiện mỗi tháng chúng tôi đang tiếp nhận hơn 500 học viên với đủ ngành nghề, độ tuổi khác nhau. Chúng tôi vẫn đang cố gắng từng ngày, để có thể giúp đỡ nhiều người hơn nữa. Tôi rất hi vọng, cuốn sách ngắn ngủi này, đã giúp bạn phần nào đó, tiếp cận được với thiết kế. Hãy chia sẻ thêm với tôi những cảm nhận của bạn qua email: colorme.idea@gmail.com nhé.

CẢM ƠN BẠN ĐÃ DÀNH THỜI GIAN C H O C U Ố N S Á C H N ÀY