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Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotรก


Informe De gesti贸n 2015

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Informe De gesti贸n 2015

Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogot谩 5


Informe De gestión 2015

© 2016, Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá Todos los derechos reservados, este material no se puede reproducir por ningún medio sin previa autorización por escrito de la Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá. Carrera 31 No. 22B-15 PBX: (571) 2088700 Bogotá D.C., Colombia presidencia@cipb.net secrecon@cipb.net junta.vigilancia@cipb.net comunicaciones@cipb.net comiteducacion@cipb.net www.cipb.net Edición Adriana Rodríguez Gómez Comité de Comunicaciones Diseño & Diagramación Jenyffer Pérez Montaño Comité de Comunicaciones Impresión Editorial Edeco Ltda.

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Informe De gestión 2015

Informe DE GESTIÓN 2015

CONTENIDO INFORMES 2015 • Presidente del Consejo de Administración • Gerencia • Comité de Educación • Comité de Apelaciones • Comité de Solidaridad • Junta de Vigilancia • Revisoría Fiscal

P Á G. 11 13 17 21 23 27 31

E STA D O S F I NA N C I E R O S • Estados financieros • Notas a los estados financieros • Certificación de los estados financieros • Gráficas análisis de comportamiento

35 41 49 51

INFORMES ANEXOS • Comité de Comunicaciones • Sistemas Integrados de Calidad SIC • Comité de Cartera • Comité de Compras e Importaciones • Comité de Cupos de Crédito • Comité Financiero

55 59 63 65 69 71

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Informe De gestión 2015

Órganos de administración Consejo de Administración Principales

Suplentes

James Rubio Soto, Presidente Francisco Martínez,Vicepresidente Ana Beatriz Rojas Ricardo Riccardi G. José D. Caviedes Marlén Navarrete G. José Álvaro Camargo M.

Jaime López Mario Galvis Cecilia Martínez Jorge Alba

Secretaría General y Jurídica Consejo de Administración Kelly C. Gómez Gómez

Gerencia Jesús Alfredo Sánchez

Comités

Comité de Educación

Comité de Apelaciones

José D. Caviedes, Presidente Ismael Guevara Juan Carlos Beltrán José Enrique Álvarez, Sucesor Gonzalo Montes, Sucesor

Magnolia Buitrago, Presidenta Eliécer Gómez William Rueda Luis Eduardo Avella C.

Comité de Solidaridad José Álvaro Camargo M.

Comité Financiero Francisco Martínez, Coordinador Mario Galvis

Comité de Cartera de Créditos Ricardo Riccardi, Coordinador Santos Camacho

Comité de Compras e Importaciones James Rubio Soto, Coordinador Álvaro Camargo

Comité de Cupos de Crédito Ana Beatriz Rojas, Coordinadora Juan Carlos Beltrán

Coordinadora del Comité Adriana Rodríguez Gómez

Comité de Innovación Marlén Navarrete G., Líder Constanza Rozo Luis Eduardo Avella C. Magnolia Buitrago C. Esther Guzmán, Sucesora José Enrique Álvarez, Sucesor

Comité de Comunicaciones James Rubio Soto, Presidente José D. Caviedes Marlén Navarrete Ana Beatriz Rojas Jesús A. Sánchez R. Coordinadora del Comité Adriana Rodríguez Gómez

Órganos de Control

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Junta de Vigilancia

Revisoría Fiscal

Jaime Escobar, Presidente Gloria Fonseca,Vicepresidenta Juan Pablo López, Principal

Josué Fonseca González Kreston RM S.A.


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Informe De gesti贸n 2015

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Informe De gestión 2015

Informe

Consejo de administración

James

Rubio

Soto

Apreciados miembros de la Asamblea: Durante el año 2015 y de conformidad con las directrices emanadas de la planeación estratégica fijada en 2010, este Consejo de Administración con apoyo de un grupo experto realizó una exhaustiva revisión de los resultados y la prospectiva de la misión, la visión, los objetivos estratégicos, las políticas y las acciones desarrolladas por la Cooperativa. Al finalizar dicha revisión se concluyó que, considerando los excelentes resultados obtenidos durante los últimos años, no se requiere una reformulación de los objetivos estratégicos, y se fijaron algunos ajustes que nos permitirán la permanencia en el estado de logros positivos. Las exigencias del segundo objetivo estratégico relacionadas con el buen gobierno y el fortalecimiento del gobierno corporativo se lograron a lo largo del año, con la colaboración activa de todos los Comités: Educación, Crédito, Cartera, Innovación, Compras, Financiero, Solidaridad y Comunicaciones, cada uno de ellos coordinado por un consejero principal y con una permanente interacción con la Junta de Vigilancia. Igualmente se fijaron varios comités transitorios para coordinar aspectos tales como la evaluación de resultados de auditoria interna, un plan para implantación de las normas NIIF, definición del perfil de los Asociados por segmentos de compra y análisis de la estructura salarial de la administración, entre otros.

Bodega principal, Coimpresores Bogotá

El Consejo de Administración, por su parte, sesionó ordinariamente 12 veces y extraordinariamente otras 6, para un total de 108 horas por consejero durante el año 2015, además de las horas invertidas en los Comités antes mencionados y de la participación en otros encuentros. En cumplimiento de los reglamentos internos de cada Comité, se obtuvieron resultados de apoyo, que se relacionan en este documento y del cual resaltamos la labor realizada por el Comité de Comunicaciones, mediante el que se ha mejorado la imagen institucional.

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Informe De gestión 2015 Estas acciones llevaron al Consejo de Administración a direccionar y aprobar la implantación del sistema SAP para el manejo administrativo y financiero de los activos de la Cooperativa, la ampliación del parque automotor para el reparto de materiales, el acopio de papeles para enfrentar los problemas derivados de la volatilidad de la tasa de cambio, el mejoramiento de la imagen corporativa y de la presencia institucional en eventos de trascendencia nacional e internacional, y la creación y asignación presupuestal del Comité de Comunicaciones, entre muchas otras determinaciones administrativas.

consecutivo mejorar el flujo de caja y fortalecer nuestra posición negociadora con los proveedores nacionales y extranjeros, lo cual redunda en beneficios directos a través de descuentos comerciales a los Asociados.

En relación con la asignación de beneficios, se otorgaron auxilios para la participación en ferias internacionales, se asignó un valor de cien millones de pesos para la capacitación y asesoría en la implementación de las NIIF en las empresas de los Asociados, se actualizó el reglamento del Fondo de Recreación y Bienestar Social con traslados presupuestales de más de cuatrocientos millones de pesos, se aprobaron descuentos comerciales sobre las compras de los Asociados por valor cercano a cuatrocientos ochenta millones de pesos, se concedieron auxilios de solidaridad por calamidad doméstica y de enfermedad a trabajadores de la Cooperativa y se hizo una profunda revisión de las condiciones para otorgar beneficios a los Asociados, a través de la clasificación por niveles de ingreso y revisión del mínimo de compras en cada uno de ellos, lo cual permitirá un mayor acceso a los beneficios, preservando en todo momento la equidad cooperativa de acuerdo con el uso del servicio.

Podemos citar proyectos con estudios de factibilidad y prefactibilidad, tales como fabricación y distribución de la dotación de uniformes para los empleados de nuestras empresas, una ampliación del servicio de recolección de residuos peligrosos y el servicio de recolección del retal del papel generado en los procesos productivos.

El direccionamiento del Consejo permitió obtener importantes resultados económicos y financieros en el último año, entre los que se destaca un crecimiento de 9% en ingresos y siendo lo más significativo el aumento de participación de las compras los Asociados hasta llegar a representar un 68% en el total de los ingresos, mostrando un incremento del 3% en dichas compras con respecto al 2014. Estos resultados nos permiten consolidarnos en el segundo lugar de los distribuidores de papel a nivel regional, mejorando nuestros ingresos y apoyando el crecimiento de las empresas de nuestros Asociados y de su bienestar. De otra parte, el cuidadoso manejo y el seguimiento a las políticas implantadas en relación con los inventarios, el endeudamiento bancario, la volatilidad cambiaria y el manejo de cartera, nos permitió por cuarto año 12

Igualmente se dejaron bases fuertes para enfrentar las dificultades del año 2016 y se proyectaron diferentes servicios a través de nuevas unidades de negocio que nos permitirán diversificar los ingresos, integrar mayormente a nuestros Asociados y mejorar los márgenes de rentabilidad de la Cooperativa y de las empresas de Asociados.

Por su lado, el SIC prestó su concurso para mantener actualizados a nuestros Asociados en temas de nuevas normatividades laborales y sanitarias que impactan directamente la operación de nuestras empresas, tales como salud y seguridad en el trabajo y buenas prácticas de fabricación para empaques que están en contacto directo con alimentos, y también continuó ofreciendo su asesoría en temas de manejo ambiental, gestión de color y gestión de calidad. Terminado este ciclo del Consejo de Administración, la Cooperativa queda dotada con suficiencia en recursos financieros, comerciales, administrativos y técnicos que garantizan la solidez, la sostenibilidad y la continuidad de sus operaciones, aumentando el valor económico de nuestra institución. Quiero finalmente exaltar la colaboración de los trabajadores, de los integrantes de los Comités y de la Junta de Vigilancia y muy especialmente de todos ustedes, sin cuyo concurso no se hubieran podido obtener los resultados presentados. Cordialmente,

James Rubio Soto Presidente Consejo de Administración


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Informe Gerencia

Jesús

Alfredo

Sánchez

Rojas

Señoras y señores Asociados, cuadragésima primera Asamblea Coimpresores Bogotá: Es grato dirigirme a todos los presentes para darles a conocer el informe de gestión correspondiente al año 2015, reconociendo mi gratitud a los Asociados, órganos de administración y de vigilancia, comités asesores, revisoría fiscal y a nuestro recurso humano, de quienes recibí apoyo y colaboración para obtener los resultados que describo a continuación.

Situación económica Ventas Las ventas de 2015 fueron de $39.805 millones frente a $36.483 millones del año 2014, con un incremento del 9,1%, las cuales se distribuyeron de la siguiente manera:

Bodega principal, Coimpresores Bogotá

El 68% de las ventas fueron efectuadas a los Asociados y el 32% entre clientes y exasociados.

Inplant CTP

Punto de venta

El excedente del CTP fue de $39M, con un margen neto del 5%. Los invito a seguir utilizando este servicio. Estado de situación financiera de apertura, ESFA

Las ventas durante el año 2015 fueron de $1.864M, el excedente neto fue de $223, significando el 12% de rentabilidad.

Teniendo en cuenta la obligación de la Cooperativa frente a las normas internacionales de información 13


Informe De gestión 2015 financiera, en el mes de diciembre de 2015, se reportó a la Superintendencia de Economía Solidaria el ESFA a primero de enero de 2015, el cual nos produjo frente a los estados financieros a 2014, bajo norma colombiana, un valor por resultado acumulado por convergencia a NIIF de $394M.

Excedentes A continuación, explico los excedentes del año 2015.

Se logró con la colaboración de Ascoop que el Gobierno, por intermedio de la Supersolidaria, emitiera la circular externa 01 del 8 de febrero de 2016, que en su capítulo sexto dice textualmente: TRATAMIENTO DE LOS APORTES SOCIALES EN LAS ENTIDADES DE NATURALEZA SOLIDARIA. Artículo 1.1.4.6.1. Tratamiento de los aportes sociales. La preparación de los estados financieros individuales y separados, las organizaciones de naturaleza solidaria realizarán el tratamiento de los aportes sociales en los términos previstos en la Ley 79 de 1988 y sus modificatorios.

Indicador EVA

Como se observa en el análisis anterior,durante los últimos cinco años, el trabajo realizado por el grupo de Asociados, Directivos y la Administración ha significado una mayor riqueza en los Asociados con un EVA acumulado en $5.772M, siendo el porcentaje de rentabilidad del capital más que proporcional que el costo promedio de capital. Esta mayor riqueza se ha traducido en mayores beneficios a los Asociados, como a todos les consta.

Aspectos administrativos Asociados En el año 2015, se retiraron siete e ingresó uno, para un total de 93 Asociados.

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Convertidora, Coimpresores Bogotá

Sistemas A partir del 1 de julio de 2015 empezó a funcionar el nuevo ERP SAP. Gracias a esta aplicación los procesos de la Cooperativa son más controlados y seguros, lo que permite tener información financiera y operativa en tiempo real, además de mejorar la eficacia del resultado final. Con la inclusión del nuevo software se centralizan e integran todos los datos de la Cooperativa, como ventas, inventarios, compras, operaciones y finanzas, en un único sistema, eliminando así entrada de datos redundantes, errores y costos.


Informe De gestión 2015 Informe auditoría del Icontec en ISO 9001 V. 2008 En junio 17 y 18 de 2015, el Icontec realizó la auditoría de renovación del sistema de gestión de calidad, ciclo 11, con los siguientes objetivos: • Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de norma.

• Reestructuración organizacional del área comercial a fin de incluir indicadores propios para las actividades de mercadeo y publicidad, de manera que se cuente con elementos de juicio objetivos para evaluar su gestión y mejora.

Portal web

• Determinar la eficaz implementación y el mantenimiento del sistema de gestión.

Debido a que el ERP SAP se implementó a partir del 1 de julio de 2015, se está realizando una nueva actualización a la plataforma web, con la empresa Imaginamos y el aliado de SAP. Así, se están mejorando las características y funcionalidades del portal para que los Asociados puedan realizar online las siguientes consultas:

• Identificar oportunidades de mejora en el sistema.

• Cartera

• Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de las exigencias legales y reglamentarios aplicables al alcance del mismo y a la norma de requisitos de gestión.

Hallazgos que apoyaron la auditoría • Planeación estratégica. • Implementación del SAP. • Aumento de la capacidad de control de calidad de los materiales recibidos, con la adquisición de los equipos necesarios.

• Inventarios • Mercancía en tránsito • Reserva de inventarios • Historial de reservas • Chat

• Implementación de GPS en las seis rutas de distribución y la foto del conductor en las planillas de despachos. • Mejora radical en los resultados del indicador de tiempo de entrega. • Las capacitaciones se mantienen en un alto nivel de eficacia, aprovechando en muchos casos los servicios de los proveedores. • El comportamiento de las reclamaciones válidas presenta tendencia a disminuir significativamente en el periodo auditado. • El logro de los objetivos establecidos para el sistema de gestión de calidad y sus procesos se logra por el cumplimiento permanente de las disposiciones establecidas y las numerosas acciones de mejora ejecutadas.

Oportunidades de mejora • Ampliación del alcance de la certificación para incluir a mediano plazo las diferentes unidades de negocio que desarrolla la organización.

CTP, Filmadora de Planchas

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Situación jurídica Cartera La cartera al cierre del ejercicio es la siguiente: Cartera prejurídica con acuerdo de pago con la Gerencia (cifras en millones de pesos)

Cartera jurídica con acuerdo de pago con la Gerencia (cifras en millones de pesos)

Bodega principal, Coimpresores Bogotá

Nuevas unidades Como política de la planeación estratégica estructurada por el Consejo de Administración se está trabajando con asesores externos nuevas unidades de negocio, con el fin de mejorar en el futuro el costo del papel y los insumos.

*$485M tienen un respaldo de garantía real de un inmueble avaluado en el año 2010 por $467M, pendiente de que el juzgado elabore el oficio de embargo para ser radicado ante la oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Fusagasugá, y aportes sociales por $59M.

Propiedad intelectual La Cooperativa se ajusta a la Ley 603 de 2000, en cuanto a los requisitos del software.

Evolución del negocio Compras nacionales e importadas De acuerdo a la situación coyuntural que vivió el país en el año 2015, por la volatilidad del dólar que devaluó el peso en promedio un 37%, se realizaron reuniones con los proveedores nacionales y extranjeros con el fin de lograr rebajas por volumen, cubrimiento del dólar y descuentos por pronto pago, teniendo como resultado compras nacionales e importados por 50% cada una. Para el año 2016 se continuará con las mismas conversaciones con los diferentes proveedores, ya que según los nichos de mercado, los Asociados necesitan tanto producto nacional como importado. 16

Expreso mi agradecimiento, por el apoyo incondicional que recibimos de nuestros aliados estratégicos, como son: FedeGráfica y Ascoop, por su representación gremial; las entidades del sector financiero Bancolombia, Coopcentral, Banco de Bogotá, Banco de Crédito, Banco de Occidente y Banco Popular, por su respaldo y apoyo; a Seguros La Equidad por su protección y amparo; a nuestros proveedores nacionales Arclad, Cartones América, Carvajal Pulpa y Papel (Propal), Carvajal Educación, Digicoop, Disgracol, Sperling S.A., Smurfit Kappa Cartón de Colombia, Siegwerk Colombia Ltda., Supapel y Tintas S.A. SunChemical; y a nuestros proveedores extranjeros Cartulinas CMPC, Cosmo Films, International Paper, Pérez Trading, P.T. Pindo Deli Pulp and Papers, Resolute Forest Products, Sappi Deutschland GmbH y Smurfit Kappa; así como a los asesores jurídicos y financieros. Cordialmente,

Jesús Alfredo Sánchez Rojas Gerente


Informe De gestión 2015

Informe

Comité de Educación

José

D.

Caviedes

Las siguientes fueron las actividades realizadas por este Comité durante el año 2015.

Formación Curso básico de cooperativismo El Comité de Educación gestionó con Ascoop el curso básico de cooperativismo para el señor Gabriel A. Ramírez Chaparro, de Ramírez Impresores Ltda. De acuerdo a lo dispuesto, este curso debe realizarse antes de la aceptación como Asociado por parte de Coimpresores Bogotá. Cabe aclarar que se trató de un curso virtual, que cumple con el requisito de 20 horas de capacitación básica en cooperativismo y que tiene un costo de $41.000 por participante, suma cubierta en su totalidad por el Comité de Educación.

Seminarios de actualización laboral y tributaria Se realizaron con Legis S.A. y fueron dirigidos a gerentes, representantes legales, contadores, jefes de recursos humanos y personas que tienen a su cargo áreas contables de impuestos y personal. El seminario de actualización laboral contó con la participación de 37 personas vinculadas a 22 empresas de Asociados y a la Cooperativa. Por su parte, el seminario correspondiente a actualización tributaria tuvo 32 asistentes, entre personal proveniente de 19 empresas de Asociados y colaboradores de la Cooperativa.

Seminario de actualización laboral y tributaria

El costo total de esta actividad fue de 8,3 millones de pesos, de los cuales $5,4 millones fueron asumidos por el Comité de Educación. 17


Informe De gestión 2015 Diplomado en gerencia estratégica y habilidades directivas Fue realizado del 15 de septiembre al 15 de noviembre de 2015, tuvo la inscripción de 21 personas y se dirigió a Asociados, sucesores, gerentes, coordinadores y personas involucradas en los procesos administrativos y de toma de decisiones en las empresas. Su duración fue de 88 horas presenciales que fueron tomadas en las instalaciones de la Universidad EAN.

Cierre taller de buenas prácticas de fabricación

Taller de seguridad y salud en el trabajo Este evento, desarrollado por el SIC, comprendió una charla de sensibilización y un taller que se realizaron el 18 y el 26 de noviembre. Contó con una participación de 33 personas de 26 empresas de Asociados. El Comité de Educación invirtió 4,2 millones de pesos por concepto de auxilio por la participación de 30 personas. Cierre diplomado en gerencia estratégica y habilidades directivas

Clausura taller de seguridad y salud en el trabajo

Entrega de certificaciones diplomado en gerencia estratégica y habilidades directivas

El costo total del diplomado ascendió a $29.420.000, de los cuales $18.820.000 fueron asumidos por el Comité de Educación.

Taller de buenas prácticas de fabricación para la industria gráfica Se realizó a partir del 28 de mayo de 2015, cuando inició con una charla de sensibilización de tres horas académicas en la que participaron 55 personas de 25 empresas de Asociados. Posteriormente se realizó un seminario taller de 24 horas, en el que participaron 20 personas de 12 empresas. El Comité de Educación invirtió 7,9 millones de pesos por concepto de auxilio por participación en apoyo a esta actividad que fue ejecutada por el SIC. 18

Bienestar Día de la mujer El 6 de marzo del 2015, el Comité de Educación entregó un detalle para 110 Asociadas, esposas de Asociados y damas pertenecientes a entidades cercanas a la Cooperativa. La empresa Arte & Galletas fue la proveedora de los detalles, cuyo costo fue cercano a los $2 millones de pesos.

Día de la secretaria La celebración del día de la secretaria se llevó a cabo el 25 de abril en las instalaciones de la Sede Campestre Compensar, ubicada en el municipio de Cajicá, en donde nuestras colaboradoras tuvieron la oportunidad de pasar un día de recreación que incluyó actividades como show musical, almuerzo y show bartender, entre otros.


Informe De gestión 2015 Para la realización de este evento se efectuó el proceso de inscripción y cobro de $70.000 pesos por persona, contando con 54 personas inscritas. En la actividad se empleó un presupuesto cercano a los 11 millones de pesos, de los cuales $7,5 millones fueron cubiertos por el Comité de Educación.

Taller de cocina navideña

Día de la secretaria

Día de la madre El 15 de mayo de 2015, el Comité de Educación hizo entrega de un detalle para 93 madres entre Asociadas, esposas de Asociados y damas pertenecientes a entidades cercanas a la Cooperativa. El proveedor contratado fue Estibol S.A.S., que suministró un juego de porta tarjetas más un bolígrafo personalizado. Los costos de este detalle fueron de 8,7 millones de pesos.

Fiesta aniversario Coimpresores Bogotá

La planeación estuvo a cargo del Comité de Comunicaciones con el apoyo del Comité de Educación. Para el desarrollo del evento se contrataron diferentes proveedores como Creare Diseño,William Vargas Artistas, Motion Factory y Ponqués Gladys de Castañeda. El sitio escogido fue el Salón Britannia del Hotel Casa Dann Carlton.

Taller de cocina navideña Se realizó el 11 de noviembre y contó con la participación de 11 empresas de Asociados y la Cooperativa, en la Academia de Cocina Verde Oliva. Para la realización del evento se hizo un cobro por concepto de inscripción de $70.000. El costo total del evento fue de 3,1 millones de pesos, de los cuales $1,4 millones fueron asumidos por el Comité de Educación.

Fiesta de aniversario de la Cooperativa

Fiesta aniversario Coimpresores Bogotá

El 20 de noviembre de 2015 se llevó a cabo la celebración del cuadragésimo aniversario de Coimpresores Bogotá, en la cual se contó con la asistencia de aproximadamente 350 personas entre Asociados, clientes, proveedores, entidades aliadas, funcionarios de la Cooperativa e invitados especiales.

Durante la celebración los asistentes disfrutaron de la cena y del Show por ti se canta, que intercala presentaciones de música típica colombiana y mexicana. Para la celebración del aniversario de la Cooperativa se asignó un total de $92 millones de pesos más IVA. 19


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Deportes Torneo de bolos Los días 4, 5 y 12 de mayo de 2015 se realizó el torneo de bolos, en la Bolera del Centro Urbano de Recreación Compensar Av. 68, en donde se contó con la participación de 22 personas pertenecientes a 11 empresas de Asociados. Para la realización de este evento, el Comité de Educación aportó la suma de 4,6 millones de pesos.

empresas de Asociados y la Cooperativa, cada uno conformado por entre cuatro y cinco jugadores, por lo que en la competencia participaron 95 personas aproximadamente. El costo total del evento fue de 6,2 millones de pesos, de los cuales $4,9 millones fueron asumidos por el fondo del Comité de Educación.

Campeonato relámpago de tejo y minitejo

Integración Torneo de bolos

Torneo de fútbol 5 Tuvo lugar del 25 de julio al 5 de septiembre, en las instalaciones de Campín 5. En el certamen participaron 21 equipos pertenecientes a 16 empresas de Asociados, con un total de 220 jugadores aproximadamente. Cada equipo aportó $180.000 correspondientes a la inscripción al torneo. El costo total del evento fue de 16 millones de pesos, de los cuales el Comité de Educación aportó 10,6 millones de pesos.

Evento de sucesores La actividad de integración para sucesores se realizó en el Teatro Casa Ensamble y tuvo la participación de 67 personas que disfrutaron de una cena y, posteriormente, de la obra Las analfabetas. Este evento no tuvo costo para los participantes y la inversión total del Comité de Educación fue de 11,8 millones de pesos.

Evento de sucesores Torneo fútbol 5

Campeonato relámpago de tejo y minitejo El 4 y 18 de octubre se llevó a cabo este campeonato en el Club Deportivo el Sanjuanero. Contó con la participación de 19 equipos, provenientes de nueve 20

José D. Caviedes Presidente Comité de Educación


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Informe

Comité de Apelaciones

Magnolia

Buitrago

De conformidad con lo determinado en los Estatutos y por designación de la Asamblea General de Asociados, el Comité de Apelaciones se encuentra vigente y conformado por cuatro asociados.

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Apreciados Asambleístas:

El Comité de Apelaciones es un estamento institucional prescrito normativamente, que constituye un factor de garantía y estabilidad del desarrollo de la gestión de nuestra entidad solidaria. Además, es considerado como órgano máximo de apelación de las medidas disciplinarias originadas en las relaciones de la Cooperativa con los Asociados y de estos entre sí. Informamos a la Asamblea General de Asociados que durante el periodo no se registraron casos que requirieran nuestra intervención. Cordialmente,

Magnolia Buitrago Presidenta Comité de Apelaciones 21


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Informe De gestión 2015

Informe

Comité de Solidaridad

Álvaro

Camargo

El objeto de este Comité es la administración y utilización de los recursos asignados al Fondo de Solidaridad, en ayuda económica a los asociados activos, sus cónyuges o compañeros (as) permanentes y/o descendientes hasta el primer grado de consanguinidad, en circunstancias especiales tales como calamidad doméstica, originadas por eventos de fuerza mayor o caso fortuito que afecten a los beneficiarios o situaciones de particular dificultad, en las cuales se pueda hacer realidad la ayuda mutua entre aquellos.

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Respetados Asambleístas, reciban un solidario y fraternal saludo.

Molano

Durante la vigencia 2015, se atendieron dos solicitudes por calamidad doméstica que requirieron la atención de éste Comité. Es grato para la Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá, manifestarle a sus asociados que estamos trabajando para brindarles más y mejores servicios. Agradecemos a todos los Asociados la confianza y compromiso con nuestra Cooperativa. Cordialmente,

Álvaro Camargo Molano Coordinador Comité de Solidaridad

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Informe

Junta de Vigilancia

Jaime

Escobar

Reciban de la Junta de Vigilancia un cordial saludo. Para nuestro grupo de trabajo es satisfactorio presentarles el informe de la gestión realizada durante la vigencia 2015.

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Señores/as Asociados/as:

Este órgano de control, en las siguientes fechas, llevó a cabo las reuniones que establecen la Ley y los Estatutos para el cabal cumplimiento de la función de inspección y control ordenado por la Asamblea General: • Acta 260: 19 de diciembre de 2014 • Acta 261: 3 de febrero de 2015 • Acta 262: 4 de marzo de 2015 (extraordinaria) • Acta 263: 10 de abril de 2015 • Acta 264: 29 de mayo de 2015 • Acta 265: 30 de junio de 2015 • Acta 266: 3 de agosto de 2015 • Acta 267: 1 de septiembre de 2015 • Acta 268: 11 de septiembre de 2015 (extraordinaria) • Acta 269: 8 de octubre de 2015 • Acta 270: 4 de noviembre de 2015 • Acta 271: 10 de diciembre de 2015

En ejercicio de sus funciones, la Junta de Vigilancia llevó a cabo las siguientes gestiones: 1. Se realizó un estudio para la implementación del esquema o estructura para la ejecución del control social. Para esto se contó con la colaboración y asesoría del doctor Carlos Acero, con el fin de tener herramientas para el cabal logro del objetivo de un órgano de control y vigilancia y que este cumpla con las normas establecidas.

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2. Durante toda la vigencia 2015, hasta diciembre de ese año, se revisaron tanto las actas del Consejo de Administración como las actas de los diferentes Comités, tal como consta en el cuadro de Excel Revisión de Actas y Control de la Junta de Vigilancia, el cual se encuentra en la Secretaría General del Consejo de Administración. 3. Esta Junta de Vigilancia, haciendo control social, se ha enfocado en medir el nivel de satisfacción y asistencia de los Asociados a los diferentes eventos (celebración de 40 años, deportes, cocina, capacitaciones entre

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otros) que ha realizado Coimpresores Bogotá a través del Comité de Educación y Comunicaciones, con el fin de establecer la viabilidad de los programas o hacer propuestas de interés por los Asociados y así motivar su compromiso con la Cooperativa. Por lo anterior, se solicitó al Comité de Educación y Comunicaciones algunos informes que, para cada actividad realizada, reflejen la asistencia a tales eventos y la satisfacción de los asistentes. Es importante tener en cuenta que los costos que se generan se deben optimizar de la mejor manera y sugerimos que se realicen menos eventos deportivos y más eventos enfocados en educación.


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4. Se ha hecho un seguimiento constante al proyecto NIIF y su desarrollo, para lo cual informamos lo siguiente: • El Consejo de Administración, en Acta 669 del 20 de octubre de 2015, aprobó la distribución del auxilio por partes iguales para los Asociados inscritos en el proyecto que cumplan las condiciones impuestas y con el cronograma de la empresa asesora, condiciones que se les entregó en comunicación de fecha 12

de noviembre de 2015. El comité de este proyecto y la empresa asesora Baker Tilly Colombia, están trabajando para que los Asociados puedan cumplir con lo establecido, se trata de brindar el apoyo necesario para que todos los inscritos y/o los interesados en terminar satisfactoriamente el proyecto, alcancen el auxilio aprobado. 5. Este órgano de control, para atender las quejas o inquietudes de los Asociados, solicitó al Comité

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6. La planeación estratégica actual de Coimpresores Bogotá tiene seis años desde su implementación, pero debido al constante cambio en el mercado nacional e internacional al que nos enfrentamos todos los días, se hace necesario modificarla y actualizarla, adecuándola para poder enfrentar el desarrollo mercantil y las necesidades comerciales y sociales de nuestros Asociados. Al respecto, este órgano de control ha hecho seguimiento a la planeación estratégica y así ha identificado que debido a esta herramienta se han hecho cambios en el interior de la Cooperativa, con los que se han obtenido los resultados que hoy presenta la misma. 7. Se efectuó un constante seguimiento al proyecto de reforma y actualización del Acuerdo 032 de 2010, para controlar de manera eficiente el cumplimiento y compromiso estatutario y reglamentario de los Asociados con la Cooperativa. El Consejo aprobó reformar el mencionado acuerdo, implementando la nueva herramienta de clasificación por compras de los Asociados, y modificando también los requisitos para el ingreso de Asociados y las condiciones de entrega de beneficios. 8. En el año 2015 se retiraron siete Asociados de la Cooperativa e ingresó uno. A diciembre 31 de 2015 el total de Asociados es de 93. La Junta de Vigilancia efectuó a cabalidad el control social que le asiste dentro de sus funciones, vigilando las actuaciones, tareas y ejecución de las mismas por parte de la Administración, el Consejo de Administración y los distintos Comités. Cordialmente,

Jaime Escobar Presidente Junta de Vigilancia 30

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de Comunicaciones desarrollar un formato para socializar entre los Asociados, recordándoles que el conducto regular de presentación de sus inquietudes es el correo de la Junta de Vigilancia. De esta manera, quedan los soportes para hacer el control y seguimiento correspondiente. Sin embargo, a la fecha no se ha recibido ningún comentario.


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DICTAMEN

de la revisoría FISCAL

Josué

Dario

Fonseca

A. He examinado los Estados Financieros Básicos Certificados de que trata el artículo 22 del Decreto 2649 de 1993 de la Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá- Coimpresores al 31 de diciembre de 2015 y 2014 (balance general, estado de resultados, de cambios en el patrimonio, de cambios en la situación financiera y de flujos de efectivo) y las notas a los Estados Financieros mencionadas en el artículo 114 del mismo decreto. Los Estados Financieros certificados, que se adjuntan, son responsabilidad de la Administración, puesto que reflejan su gestión; dicha responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener el control interno relevante a la preparación y presentación de los Estados Financieros para que estén libres de errores de importancia relativa, seleccionar y aplicar políticas contables apropiadas y registrar estimaciones contables que sean razonables. Mi responsabilidad consiste en auditarlos y expresar una opinión sobre ellos.

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A LA ASAMBLEA GENERAL DE ASOCIADOS DE LA COOPERATIVA DE IMPRESORES Y PAPELEROS DE BOGOTÁ - COIMPRESORES

González

B. Los Estados Financieros del año 2014, que se presentan con fines comparativos, fueron dictaminados sin salvedades. C. Nuestra Firma fue ratificada para el cargo en Asamblea General de Asociados, según acta No 40 del 20 de marzo de 2015, quien a su vez me eligió para el cargo de Revisor Fiscal en la misma fecha. D. De acuerdo con la Ley 1314 de 2009, por medio de la cual se adoptaron en Colombia las Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF, las

cuales tienen aplicación de acuerdo con la clasificación establecida para cada compañía. Teniendo en cuenta dicha normatividad, la Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá- Coimpresores, se encuentra clasificada dentro del Grupo 2 para la convergencia a Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF y 31


Informe De gestión 2015 al 31 de diciembre de 2015 se encuentra realizando procedimientos para dar cumplimiento a dicha convergencia, con base en el artículo 3 del Decreto 3022 de 2013. E. Obtuve la información necesaria para cumplir con mis funciones de Revisor Fiscal y efectué mis exámenes de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia establecidas en la Ley 43 de 1990. La auditoría incluye, además de otras técnicas, el desarrollo de procedimientos con base en pruebas selectivas, el examen de la evidencia que respalda las cifras y las revelaciones que la Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá- Coimpresores consideró convenientes en los Estados Financieros. Incluye también el análisis de las normas contables utilizadas dentro del período para la expresión de sus Estados Financieros y de las estimaciones hechas por la Administración; así como la evaluación de la presentación de los Estados Financieros en conjunto y por lo tanto, considero, con base en el resultado satisfactorio de los procedimientos de auditoría que llevé a cabo, que me proporcionan una base razonable para la expresión de mi opinión y los conceptos emitidos más adelante en el párrafo pertinente. F. En mi opinión, los Estados Financieros antes mencionados, tomados de registros de contabilidad, presentan razonablemente la situación financiera de la Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá- Coimpresores al 31 de diciembre de 2015 y 2014, los resultados de sus operaciones, los cambios en el patrimonio, los cambios en su situación financiera y los flujos de efectivo por los años terminados a esas fechas, de conformidad con las disposiciones establecidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, uniformemente aplicados. G. Además conceptúo que durante dichos años, los registros se llevaron de acuerdo con las normas legales y la técnica contable, las operaciones registradas en los libros y los actos de la Administración, en su caso, se ajustaron a los Estatutos y a las decisiones de la Asamblea deAsociados y el Consejo deAdministración. La correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas se llevan y conservan debidamente.

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La Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá- Coimpresores observa las medidas adecuadas de control interno, de conservación y custodia de sus bienes y de los de terceros que están en su poder. Los comentarios y recomendaciones relacionados con el control interno y con el control de gestión y de resultados fueron comunicados en su debida oportunidad a la Administración a través de informes y reuniones de trabajo. H. De acuerdo con el resultado de pruebas selectivas realizadas sobre los documentos y registros de contabilidad, de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas, en mi opinión la Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá- Coimpresores se encuentra cumpliendo en forma adecuada y oportuna, con las obligaciones de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, mencionadas en el artículo 11 del Decreto Reglamentario 1406 de 1999. I. En el informe de gestión correspondiente al año 2015 se incluyen cifras globales coincidentes con los Estados Financieros examinados, y las actividades descritas en él y que generaron operaciones económicas fueron registradas contablemente y forman parte de los Estados Financieros Certificados. En dicho informe se menciona que de la Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá- Coimpresores al 31 de diciembre de 2015 se encuentra cumpliendo en forma adecuada, con lo dispuesto en la ley 603 de 2000 sobre propiedad intelectual y derechos de autor.

JOSUÉ DARIO FONSECA GONZÁLEZ Revisor Fiscal TP – 78.531 – T Por delegación de Kreston RM S.A. Bogotá, DC., 07 de marzo de 2016 DF – 008 – 15 Kreston R.M. S.A Consultores, Auditores, Asesores


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Informe De gestión 2015

JESÚS ALFREDO SÁNCHEZ ROJAS Gerente (Ver certificación adjunta)

JOSÉ JOAQUÍN LEÓN CARO Contador T.P. 75738-T (Ver certificación adjunta)

JOSUÉ DARIO FONSECA GONZÁLEZ Revisor Fiscal TP – 78.531 – T Miembro de Kreston RM S.A. (Ver DF-0008 adjunto) Calle 72 No. 10 - 07, Oficina 1103 Bogotá

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JESÚS ALFREDO SÁNCHEZ ROJAS Gerente (Ver certificación adjunta)

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JOSÉ JOAQUÍN LEÓN CARO Contador T.P. 75738-T (Ver certificación adjunta)

JOSUÉ DARIO FONSECA GONZÁLEZ Revisor Fiscal TP – 78.531 – T Miembro de Kreston RM S.A. (Ver DF-0008 adjunto) Calle 72 No. 10 - 07, Oficina 1103 Bogotá


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JESÚS ALFREDO SÁNCHEZ ROJAS Gerente (Ver certificación adjunta)

JOSÉ JOAQUÍN LEÓN CARO Contador T.P. 75738-T (Ver certificación adjunta)

JOSUÉ DARIO FONSECA GONZÁLEZ Revisor Fiscal TP – 78.531 – T Miembro de Kreston RM S.A. (Ver DF-0008 adjunto) Calle 72 No. 10 - 07, Oficina 1103 Bogotá

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JESÚS ALFREDO SÁNCHEZ ROJAS Gerente (Ver certificación adjunta)

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JOSÉ JOAQUÍN LEÓN CARO Contador T.P. 75738-T (Ver certificación adjunta)

JOSUÉ DARIO FONSECA GONZÁLEZ Revisor Fiscal TP – 78.531 – T Miembro de Kreston RM S.A. (Ver DF-0008 adjunto) Calle 72 No. 10 - 07, Oficina 1103 Bogotá


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JESÚS ALFREDO SÁNCHEZ ROJAS Gerente (Ver certificación adjunta)

JOSÉ JOAQUÍN LEÓN CARO Contador T.P. 75738-T (Ver certificación adjunta)

JOSUÉ DARIO FONSECA GONZÁLEZ Revisor Fiscal TP – 78.531 – T Miembro de Kreston RM S.A. (Ver DF-0008 adjunto) Calle 72 No. 10 - 07, Oficina 1103 Bogotá

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Notas

a los estados FInancieros a 31 de diciembre de 2015 y 2014

Nota 1: entidad reportante La Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá fue reconocida como entidad de derecho privado sin ánimo de lucro mediante Resolución Nro. 0101 del 6 de febrero de 1976, de la Superintendencia de la Economía Solidaria. En marzo de 1997, Coimpresores Bogotá se registró en la Cámara de Comercio de conformidad con el Decreto 2150 de 1995. La Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá actúa con responsabilidad limitada, número de Asociados y patrimonio variable e ilimitado, su duración es indefinida, tiene su domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., y su principal actividad es el suministro de materias primas y servicios relacionados con las actividades industriales y comerciales en el ramo de la papelería, la impresión y aquellas que contribuyan al bienestar de los Asociados y sus trabajadores.

Nota 2: principales políticas y prácticas contables La Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá lleva sus cuentas y prepara sus estados financieros de conformidad con normas e instrucciones contables de la Superintendencia de la Economía

Solidaria. Los estados financieros comparativos de los años 2015 y 2014 se clasificaron de acuerdo con la Resolución 1515 del 27 de noviembre de 2001, con las modificaciones introducidas en la Resolución 1230 del 3 de noviembre de 2003, atendiendo lo dispuesto en las circulares 13 del 30 de julio de 2003, la 21 del 16 de diciembre de 2003 y la 04 del 28 de agosto de 2008, normatividad expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria, y las normas establecidas por el Decreto 2649 de diciembre de 1993. A continuación se describen las principales prácticas y políticas de la Cooperativa en concordancia con lo anterior.

Provisión de cuentas por cobrar Se realiza la provisión por venta de bienes y servicios de acuerdo con el Decreto 2649 de 1993, Normas de Contabilidad generalmente aceptadas por Colombia artículo 62 y lo emanado en la Circular 21 del 16 de diciembre de 2003, modificada con la Circular 08 de octubre de 2004 y la 04 del 28 de agosto de 2008, expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Inventarios Los inventarios son registrados al costo, empleando el método de inventario permanente, el cual presenta

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Informe De gestión 2015 un reconocido valor técnico según Decreto 2649 de 1993. Se encuentran conformados por materia prima (papel), productos terminados y mercancías en tránsito.

Activos fijos Propiedades, planta, equipo y depreciación Las propiedades, planta y equipo se registraron al costo histórico. La depreciación de propiedades y equipo es calculada sobre los costos, usando el método de línea recta con base en la vida útil de los mismos, a las siguientes tasas anuales: • Edificaciones 5% • Maquinaria, muebles y equipo 10% • Herramientas 10% • Equipo de cómputo 20%

Gastos pagados por anticipado Los gastos pagados por anticipado, que incluyen seguros y programas de computador, se amortizan con base en su causación.

Provisión bienes recibidos en dación de pago Se efectuó la provisión de bienes recibidos en dación de pago de acuerdo con la Circular Básica Contable y Financiera 13 del 30 de julio de 2003, modificada con la Circular 21 del 16 de diciembre del mismo año y la 04 del 28 de agosto de 2008, expedidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Obligaciones laborales Las obligaciones laborales se provisionan mensualmente y se ajustan al fin de cada ejercicio con base en las disposiciones legales vigentes.

Impuesto sobre la renta La Cooperativa, por ser una entidad sin ánimo de lucro, se encuentra clasificada como Régimen Tributario Especial según se establece en el artículo 19 del Estatuto Tributario. Actualmente se encuentra exenta de renta por destinar el 20% de sus excedentes a financiar cupos y programas de 42

educación formal en instituciones autorizadas por el Ministerio de Educación. Con la Ley 1066 del 29 de julio de 2006, se adicionó al numeral 4º del artículo 19 que “el cálculo del beneficio neto o excedente” se realizará de acuerdo con lo que establezca la Ley y la normatividad cooperativa vigente.

Reservas y fondos Reserva para protección de aportes sociales Cuantía para proteger los aportes sociales, se constituye con el 20% o más de los excedentes cooperativos de cada ejercicio, con base en lo dispuesto en el artículo 54 de la Ley 79 de 1988 y el artículo 75 de los Estatutos de Coimpresores Bogotá.

Fondos de destinación específica Están constituidos por los recursos provenientes de los excedentes cooperativos de los años anteriores aprobados por la Asamblea, para generación de: • Reservas para protección de aportes • Reservas especiales • Fondos de infraestructura física • Fondos para amortización de aportes • Fondos para revalorización de aportes

Reconocimiento de ingresos, costos y gastos En cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos, costos y gastos se llevan a resultados por el sistema de causación.

Cuentas de orden Comprenden aquellas cuentas que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de la entidad. También incluyen las cuentas que se usan para ejercer un control interno para información total, real y transparente de la administración de todas las transacciones efectuadas por la entidad.


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Nota 3: cuentas por cobrar Asociados y otras El saldo de cuentas por cobrar Asociados y otras, a 31 de diciembre, incluye:

Nota 4: inventarios El saldo de inventarios, a 31 de diciembre, incluye:

Nota 5: propiedad, planta y equipo y depreciaci贸n El saldo de propiedad, planta y equipo y depreciaci贸n, a 31 de diciembre, incluye:

Nota 6: otros activos El saldo de otros activos, a 31 de diciembre, incluye:

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Nota 7: obligaciones financieras El saldo de obligaciones financieras, a 31 de diciembre, incluye:

Nota 8: cuentas por pagar El saldo de cuentas por pagar, a 31 de diciembre, incluye:

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Nota 9: capital social Están conformados por los derechos de los Asociados (aportes pagados y capitalización de aportes) y por los aportes readquiridos por la Cooperativa. Los aportes sociales, a 31 de diciembre, estaban conformados así:

Nota 10: reservas y fondos de destinación específica El saldo de reservas y fondos de destinación específica, a 31 de diciembre, están conformados así:

Nota 11: superávit por valorizaciones El saldo de valorizaciones, a 31 de diciembre, está conformado así:

Nota 12: ventas Los ingresos por ventas por el año terminado a 31 de diciembre incluyen:

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Nota 13: ingresos por servicios Los ingresos por servicios en el a単o terminado a 31 de diciembre incluyen:

Nota 14: costo de ventas El costo de ventas en el a単o terminado a 31 de diciembre incluye:

Nota 15: gastos generales Por el a単o terminado a 31 de diciembre, el rubro de gastos generales incluye:

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Nota 16: gastos financieros En el año terminado a 31 de diciembre, el rubro de gastos financieros incluye:

Nota 17: cuentas de orden Las cuentas de orden incluyen:

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Principales indicadores financieros

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CertifIcación de los estados FInancieros de la Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá, CIPB” Enero primero a diciembre 31 de 2015

Quienes suscribimos el presente documento, en calidad de Representante Legal y Contador Público Titulado, declaramos que hemos preparado los estados financieros básicos: balance general, estado de resultados, estados de cambio en el patrimonio, estados de cambio en la situación financiera, estado de flujo de efectivo y las notas a los estados financieros al 31 de diciembre de 2015 de la Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá, CIPB, con base en los principios contables generalmente aceptados en Colombia y las disposiciones establecidas en la circular básica contable y financiera 004 de 2008, expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria, aplicados uniformemente con el año inmediatamente anterior, aseverando que se presentan razonablemente las cifras al 31 de diciembre de 2015 y los resultados de sus operaciones, cambios en el patrimonio, cambios de posición financiera y de sus flujos de efectivo para el año 2015. Expresamos, además, que de acuerdo a nuestro leal saber y entender: • Las cifras incluidas son fielmente tomadas de los libros oficiales y auxiliares respectivos. • No hubo irregularidades que involucren a miembros de la administración o empleados que puedan tener efecto de importancia relativa sobre los estados financieros anunciados. • Aseguramos la existencia de activos y pasivos cuantificables, así como los derechos y obligaciones y con la acumulación y compensaciones de sus transacciones en el ejercicio de 2015 y avaluados bajo métodos de reconocido valor técnico.

• Confirmamos la integridad de la información proporcionada respecto a que todos los hechos económicos han sido reconocidos por ellos. • Los hechos económicos son registrados, descritos y revelados dentro de sus estados financieros básicos y las respectivas notas, incluyendo sus gravámenes, restricciones a los activos, pasivos reales y contingentes, como también las garantías que hemos recibido de terceros. • Certificamos que de acuerdo con el Decreto 1406 de julio de 1999, sobre la seguridad social y autoliquidación de aportes, la CIPB viene cumpliendo esta obligación con todos sus empleados vinculados laboralmente y se encuentra a paz y salvo con las entidades prestadoras de tales servicios. • Certificamos que el software utilizado por la CIPB, en cumplimiento de la protección sobre la propiedad intelectual y derechos de autor establecidos en la Ley 603 de 2001, posee su respectiva licencia. • No hubo hechos posteriores que al final del período requieran ajuste o revelación en los estados financieros o en las notas consecuentes. Dado en Bogotá D.C., a los 19 días del mes de febrero de 2016.

Jesús Alfredo Sánchez Rojas José Joaquín León Caro Contador Público Gerente General T.P. No. 75738-T

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GráFICAS ANÁLISIS DE COMPORTAMIENTO

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Informe

Comité de comunicaciones

Adriana

Rodríguez

Gómez

El Comité de Comunicaciones de Coimpresores Bogotá está conformado por James Rubio Soto, Presidente del Consejo de Administración; José Caviedes, Presidente del Comité de Educación; Marlén Navarrete, Líder del Comité de Innovación; Ana Beatriz Pontón, Coordinadora del Comité de Cupos de Crédito; Jesús Sánchez, Gerente; Jenyffer Pérez, Diseñadora Gráfica; y Adriana Rodríguez, Coordinadora de Comunicaciones. Este Comité se reunió 12 veces en lo corrido del 2015 y adelantó las acciones que a continuación se describen:

Andigráfica 2015

Organización del evento de aniversario, 40 años Coimpresores Bogotá

Video institucional Proveedor: Motion Factory Studios Valor presupuestado: $11.600.000 IVA incluido Valor total: $11.248.000 IVA incluido Duración: 5 minutos

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Requerimientos internos de diseño y comunicaciones • Desarrollo de piezas impresas con fines publicitarios, de reputación de marca y apoyo a actividades internas • Elaboración y corrección de estilo de documentos internos

Edición de la revista Registro número 54 1.000 ejemplares Distribución: Asociados, clientes, cooperativas, entidades aliadas, bancos, Sucesores, Jefes de Campaña Alcaldía de Bogotá, proveedores Ingresos por pauta proveedor: $5.313.000 Valor presupuestado (por dos ediciones de la revista): $9.280.000 IVA incluido Presupuesto (por una edición de la revista): $4.640.000 IVA incluido Gasto total: $4.228.900 IVA incluido (por una edición de la revista)

Medios del sector

Dos publicaciones en los medios institucionales de la Asociación Colombiana de Cooperativas y de Copidrogras, por el aniversario de Coimpresores Bogotá

Publirreportaje Proveedor: diario Portafolio

Fecha de publicación: viernes 20 de noviembre de 2015 Tamaño: 1 página Color: policromía Ubicación: página corriente Valor presupuestado: $16.240.000 IVA incluido Valor total: $11.838.270 IVA incluido 56


Informe De gestión 2015

Newsletter, boletín corto 6 boletines enviados 670 correos electrónicos 57,5% boletines leídos

Presencia en eventos gremiales y ferias Evento: Andigráfica 2015 Proveedor: Imagen Virtual

Ubicación: Corferias, pabellones 18-23, stand 2523A (18 m2) Valor presupuestado: $17.400.000 IVA incluido Total: $20.388.904 IVA incluido Ingresos por participación: $3.000.000 Costo total menos ingresos: $17.388.904 IVA incluido Visitas al stand: 48 Asociados 13 clientes activos 95 clientes a nivel Bogotá: • Distribuidores • Impresores • Agencias de publicidad • Impresión digital 66 Clientes nacionales: • Distribuidores • Impresores • Agencias de publicidad • Impresión digital 9 visitas internacionales 51 proveedores

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Portal Web

Cordialmente,

Adriana Rodr铆guez G贸mez Coordinadora Comit茅 de Comunicaciones 58


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Informe

SISTEMAS INTEGRADOS DE CALIDAD SIC

Claudia

Pensamiento

Gestión Asesoría Sistemas Integrados de Calidad asesoró en el año 2015 a 15 empresas, en las cuales realizó 120 visitas de consultoría.

Recolección de residuos peligrosos Durante el año 2015 se prestaron 200 servicios, en un total de 35 rutas a 64 empresas. De esa manera, se dispusieron: • 99.068 kilos de residuos peligrosos logrando triplicar la gestión del año 2014. • 35.440 kilos de residuos peligrosos sólidos • 63.626 kilos de residuos peligrosos líquidos

Eventos especiales Campaña posconsumo con Lumina Taller gratuito: se llevó a cabo el 19 de octubre de 2015, cuando se invitaron empresas de Asociados a Coimpresores Bogotá y clientes para explicarles las condiciones y requerimientos para su participación en la campaña. En el evento participaron 15 personas de 10 empresas. Jornadas de recolección: se llevaron a cabo el 30 de abril y el 22 de octubre de 2015. En estas se recibieron luminarias, equipos de cómputo, pilas y,

Campaña posconsumo, liderada por SIC

por primera vez, se incluyó el punto azul (que es para medicamentos vencidos). Los resultados de estas jornadas fueron: • En la primera jornada participaron 22 empresas (20 de Asociados y 2 clientes) que entregaron un total de 850.357 kilos (490,047 kilos de residuos especiales de cómputo, 8 kilos de pilas, 351 kilos de luminarias y 1.31 kilos de medicamentos vencidos). 59


Informe De gestión 2015

• La segunda jornada contó con la participación 24 empresas (20 de Asociados y 4 de otros sectores) que hicieron entrega de 1.621 kilos en total (equipos de cómputo, 923 kilos; luminarias, 513 kilos; pilas, 175 kilos; y medicamentos vencidos, 10 kilos).

Charla de inducción de Buenas Prácticas de Fabricación Con la intención de hacer conciencia entre los Asociados de Coimpresores Bogotá y empresarios del sector, en conjunto con el Comité de Educación de la Cooperativa, durante el mes de mayo se realizó un taller inicial sin costo para dar a conocer los decretos y requerimientos que se están haciendo a los empaques para productos alimenticios y que son también aplicables a empaques de farmacéuticos y cosméticos. A este taller asistieron 61 personas de 33 empresas de Asociados y clientes.

Taller de buenas prácticas de fabricación

tener un mayor posicionamiento en recolección de residuos peligrosos, Coimpresores Bogotá participó activamente desarrollando actividades de capacitación y mercadeo de nuestras actividades.

Taller de Buenas Prácticas de Fabricación Como resultado de la necesidad evidenciada en la charla de inducción sobre este tema, el SIC, en conjunto nuevamente con el Comité de Educación de Coimpresores Bogotá, llevó a cabo en el mes de julio un taller de 20 horas, donde los participantes de manera práctica tuvieron la oportunidad de conocer en detalle las necesidades de adecuación, producción y requerimientos en sus empresas, para poder dar cumplimiento a las normas establecidas y de esta manera participar como proveedores en los sectores alimenticio, cosmético y farmacéutico. Así mismo, en este taller se evidenció la necesidad de realizar un proyecto de implementación con la experta ingeniera Sandra Fajardo en cada una de las empresas.

Proyecto Buenas Prácticas de Recolección de Residuos En conjunto con la Cámara de Comercio de Bogotá, a través de su filial la Corporación Ambiental Empresarial (CAEM), se desarrolló un proyecto para 40 empresas en el que, como estrategia para

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Taller de buenas prácticas de fabricación

La iniciativa consistió en realizar visitas a las empresas por parte de CAEM, en las cuales se evaluó el estado en el manejo de los residuos, se estableció un plan de acción y se determinaron mejoras para cada organización. Este proyecto inició en agosto de 2015 con la participación de seis empresas de la Cooperativa y otras organizaciones como potenciales clientes del servicio de recolección de residuos peligrosos. Culminó en el mes de febrero de 2016 y siguió el modelo de intervención que a continuación se presenta.


Informe De gestión 2015

Asistencia técnica ambiental

Desarrollo de la cartilla Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST Conscientes de dar cumplimiento a nuestra razón de ser como unidad de negocios de Coimpresores Bogotá, dando información y conocimiento sobre los requerimientos reglamentarios a cumplir, se elaboró esta cartilla en el mes de junio con base en el Decreto 1443 de 2014. En ella se encuentran explicados los requisitos a cumplir respecto a esta exigencia del Ministerio de Trabajo y sus implicaciones para las empresas.

Cartilla SG-SST

Participación en la feria Andigráfica 2015 Del 3 al 5 de junio, el SIC participó en el stand de Coimpresores Bogotá dentro de cual se hicieron actividades de mercadeo, promoción y muestra de un empaque electroluminiscente desarrollado dentro del Proyecto de Transferencia Tecnológica, el cual tuvo un gran impacto dentro de los asistentes.

Empaque electro luminiscente

La exhibición de empaques producidos con tecnología electro luminiscente por AIDO España correspondió a los compromisos de transformación del sector y apoyo a la innovación, plasmados en el plan estratégico de la Cooperativa.

una entrevista de la revista Empaque, enfocada en la divulgación del Proyecto de Transferencia Tecnológica y sus resultados para la Cooperativa y en la cual se hizo énfasis en la muestra del empaque con tinta electroluminiscente que se exhibió en el stand.

En el trascurso de la feria, James Rubio, Presidente del Consejo de Administración de Coimpresores Bogotá, y Claudia Pensamiento, Directora del SIC, atendieron

Durante esta feria se lanzó la cartilla de Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, la que fue entregada a todos los visitantes al stand.

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Informe De gestión 2015 Charla sobre Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo Fue adelantada a fin de dar a conocer la normatividad del Ministerio de Trabajo mediante el Decreto 1072 de 2015, en el cual se establece como obligatoriedad para todas las empresas del país, la implementación del SG-SST (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo). Se desarrolló con la exposición de un experto que ilustró a los 47 participantes de 29 empresas de Asociados a la Cooperativa, sobre las implicaciones y requerimientos de dicho decreto. Esta actividad se realizó el 25 de agosto.

Proyectos Transferencia Tecnológica El proyecto se desarrolló dentro del cronograma establecido y cumpliendo todas las actividades, incluida una misión tecnológica efectuada en el mes de marzo de 2015. En el transcurso de esta iniciativa se realizaron tres interventorías de orden técnico y financiero, las cuales fueron superadas y en el mes de septiembre se obtuvo el concepto favorable de liquidación del 99,99% del proyecto. En diciembre se recibió el acta de liquidación y se legalizó para obtener el último desembolso en el mismo mes.

Proyectos Gestión de Color ISO12647 con PTP

Taller Sistema de Gestión de la Seguirdad y Salud en el Trabajo

De igual manera este proyecto concluyó con un resultado satisfactorio para Coimpresores Bogotá como proveedor de servicio para el Programa de Transformación Productiva (PTP). Se cumplieron a cabalidad todas las actividades y se aprobaron cinco empresas (tres en Bogotá y dos en Medellín), de las cuales se certificaron todas las de Bogotá (Printer Colombiana, Quadgraphics y Gráficas Jaiber) y una de Medellín (Multimpresos). El cierre del proyecto se hizo con un evento en el mes de julio de 2015.

Proyección 2016 • Implementación de Buenas Prácticas de Manufactura en 10 empresas.

Taller Sistema de Gestión de la Seguirdad y Salud en el Trabajo

Taller Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo Con una duración de 24 horas, en el mes de noviembre se realizó, en conjunto con el Comité de Educación de Coimpresores Bogotá, el taller a profundidad sobre el Decreto 1072 de 2015. Durante la jornada se contó con la participación de 26 empresas de Asociados a la Cooperativa que enviaron a 34 personas.Así, mediante ejercicios prácticos, presentaciones magistrales, trabajo en equipo y desarrollo de documentos, se dio entendimiento y dimensión de qué se debe realizar en las empresas para dar cumplimiento a esta norma. 62

• Desarrollo del proyecto de implementación del Decreto 1072 en empresas de Asociados de Coimpresores Bogotá. • Ampliar el servicio de residuos peligrosos a más clientes, para lo cual se cambió de proveedor a uno con más capacidad de transportar y mayor disposición frente al servicio. • Estructurar el proyecto de venta de retal de manera directa para un fabricante de papel higiénico, servilletas, etcétera. Cordialmente,

Claudia Pensamiento Directora SIC


Informe De gestión 2015

Informe

Comité de CARTERA

Ricardo

Riccardi

El comité se reunió en 11 fechas durante la vigencia 2015. Cada mes el Comité revisó la cartera de los Asociados y clientes. La última cartera con corte al 31 de diciembre de 2015 es la siguiente:

Cartera a cierre de año 2015

Cordialmente,

Ricardo Riccardi Coordinador Comité de Cartera 63


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Informe De gestión 2015

Informe

Compras e Importaciones

James

Rubio

Soto

El Comité se reunió en cinco fechas durante la vigencia 2015. Con base en las directrices que este Comité impartió, se hicieron las compras que se muestran a continuación.

Compras productos importados, 2015

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Compras productos nacionales, 2015

Compras por producto, 2015

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Origen de las compras, 2015

Cordialmente,

James Rubio Soto Coordinador Comit茅 de Compras e Importaciones

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Informe De gestión 2015

Informe

Cupos de Crédito

Ana

Beatriz

Rojas

Entre los temas relevantes que se abordaron en la gestión 2015 por parte de este Comité, se cuentan:

Freeimagenes.com

EL Comité se reunió en 11 fechas durante la vigencia 2015.

P.

• Se analizó el estado de la deuda de aportes de los Asociados y se le recomendó al Gerente hacer la gestión respectiva para que todos cumplan con este requisito y se pongan al día en sus aportes. Esta gestión fue realizada por la Gerencia, que así obtuvo pagos y acuerdos con algunos de los Asociados. • Se revisó el estado actual de las pólizas de vida deudores que se tiene con los Asociados y donde se pudo evidenciar que varios no están cubiertos en el total o lo están parcialmente, debido a que presentan preexistencias médicas, por lo que el Gerente informó a dichos Asociados para tomar los correctivos correspondientes.

Durante 2015 fueron estudiados por el Comité y aprobados por el Consejo de Administración, los siguientes cupos de crédito e ingreso de nuevos Asociados:

Cordialmente,

Ana Beatriz Rojas P. Coordinadora Comité de Cupos de Crédito 69


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Informe

Comité Financiero

Francisco

Martínez

El Comité se reunió en 11 fechas durante la vigencia 2015. En dichas reuniones se revisaron las cifras de los estados financieros presentados cada mes y además:

• Se adelantó una campaña de información a los Asociados respecto del Plan Contenedor.

• Se realizó un estudio de factibilidad sobre una nueva unidad de negocios de dotación de todos los elementos de protección para la seguridad del trabajador.

• Se hizo seguimiento al endeudamiento con los siguientes resultados que se muestran a continuación.

• Se establecieron controles al uso de la caja menor.

Endeudamiento, 2015

El endeudamiento refleja un mayor aprovisionamiento de inventarios. Cordialmente,

Francisco Martínez Coordinador Comité Financiero 71


Informe De gesti贸n 2015

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Informe de Gestión 2015 Cooperativa de Impresores y Papeleros de Bogotá  

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