Office Vorlagen professionell managen.
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Gründe Kostensenkung Schnelle Massenänderungen Zeitersparnis für den Endanwender Offline-Verfügbarkeit International einsetzbar Konformität im Corporate Design Zukunftssichere Technologie
DOCUNIZE™
Office Vorlagen professionell managen. Mit DOCUNIZE™ Vorlagenmanagement betrifft fast alle im Unternehmen, ob Geschäftsführung, Anwender, Marketing, Qualitätsmanagement oder IT-Abteilung. Das professionelle VorlagenmanagementSystem DOCUNIZE reduziert den Zeitaufwand bei der Verwendung aller unternehmensspezifischen Office-Vorlagen und vereinfacht die Administration durch die Möglichkeit der zentralen Einbindung, Änderung und Steuerung der Vorlagen. Allen Mitarbeitern, egal an welchem Unternehmensstandort, werden automatisch die stets aktuellen und freigegebenen Dokumentvorlagen zum Zugriff bereit gestellt. So sorgt DOCUNIZE für die Einhaltung des Corporate Design und eine rechtssichere Verwendung der Dokumentvorlagen. TM
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SCHNELLES FINDEN
Features Vorlagen-Gruppierung, Vorlagen-Filter und Kategorisierung Favoritenliste Suchfunktion Persönliche Vorlagen Offline-Verfügbarkeit Profile, automatische Profil-Vorbelegung
EFFIZIENZ
Schnelles Finden, effizienteres Arbeiten Mit DOCUNIZE lassen sich Vorlagen beliebig nach Geschäftsbereichen, Abteilungen, Kategorien usw. ordnen und damit einfacher finden. Jeder Mitarbeiter bekommt eine personalisierte Vorauswahl an Vorlagen angezeigt, die für ihn relevant ist. Das erhöht die Übersichtlichkeit und minimiert gleichzeitig den Suchaufwand. TM
Mit DOCUNIZE werden einzelne Profilfelder oder Signaturdaten des Anwenders automatisch in die Vorlage gezogen. Der Anwender spart sich damit die wiederkehrende Eingabe von persönlichen Daten. TM
DOCUNIZE ist auch auf mobilen Clients jederzeit verfügbar. Vorlagen, die lokal auf den Notebooks liegen, lassen sich einfach updaten. Beim Einloggen ins Firmennetz synchronisieren sich die Vorlagen automatisch. TM
DOCUNIZE ist schnell implementiert, intuitiv im Handling und bedarf keiner speziellen Schulung für den Endanwender. TM
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CORPORATE DESIGN
„Garant“ für Corporate Design und Rechtssicherheit Die unternehmensweite Einhaltung von Corporate Design und gesetzlichen Vorgaben ist kein leichtes Unterfangen. Häufig greifen Mitarbeiter - statt auf aktuelle Vorlagen - auf bereits erstellte und damit veraltete Dokumente als Vorlagen zurück. Änderungen im Corporate Design werden damit ignoriert. Fehlerhafte Angaben in der Korrespondenz, z.B. bei der Angabe von Geschäftsführung und Aufsichtsratsvorsitzenden können sogar rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Mit DOCUNIZE können Änderungen in Echtzeit verteilt werden und stehen damit sofort allen Mitarbeitern zur Verfügung. In allen Niederlassungen, weltweit und in jeder Sprachversion. TM
Features Zentrale, weltweite Verteilung der Vorlagen Reporting-Optionen
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MARKETING
Marketing by DOCUNIZE
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Täglich verschicken Mitarbeiter Briefe, Faxe, Angebote, etc. oder Ihre Vertriebsmitarbeiter präsentieren auf Veranstaltungen und bei potenziellen Kunden. Ein enormes Potenzial für Marketing-Informationen – das jedoch meist ungenutzt bleibt. Mit DOCUNIZE können Sie diese Kanäle für Produktinformationen, Veranstaltungshinweise, Auszeichnungen usw. effizient nutzen. Durchgängig, geziehlt und ohne großen Aufwand. TM
Sie bauen in geeignete Vorlagen oder Outlook-Signaturen den entsprechenden Bild/Textbaustein ein und legen fest, bei welchen Abteilungen, Geschäftsbereichen etc. der Baustein beinhaltet ist.
Features Geschäftskorrespondenz und Mail-Signaturen gezielt für Marketing-Informationen nutzen Einbinden von Textbausteinen in Vorlagen bzw. E-Mail Signatur
MODULARISIERUNG
Features Modularer Vorlagen-Aufbau Dynamische Inhalte (Active Directory-, Profil-, Dokumenten-Felder) Vorgabe von Profil-Daten Flexible Vorlagen-Filter und Kategorisierung Vorlagen-Kennzeichnung mit Metadaten Active Directory-, MS Sharepointund Webservices-Schnittstelle Freischalten von Funktionen für die Clients Vorlagen-Life-Cycle-Management Vorlagen-Ablage in Datenbanken
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DYNAMISIERUNG
Weniger Administrationsaufwand, schnellere Änderungen Keine Flut an verschiedenen Versionen von Vorlagen! Vorlagen, Mail-Signaturen und Profil-Felder werden zentral eingebunden, aktualisiert und administriert. Redundante Vorlagen und Vorlagenteile, verschiedene Versionen werden somit automatisch vermieden. Dynamische und personalisierte Inhalte lassen sich beliebig in Vorlagen einbinden - ohne Programmierkenntnisse! DOCUNIZE reduziert den Administrationsaufwand durch modulare Vorlagen. Einfach, indem Sie Textbausteine – sogenannte „Snippets“ – definieren, die Sie dann in beliebig vielen Vorlagen wiederverwenden. So wird eine Fußzeile mit Unternehmens-Signatur nur einmal festgelegt. Bei Änderungen wird lediglich der Baustein aktualisiert und alle betroffenen Vorlagen sind sofort auf dem neuen Stand! TM
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MULTI-LANGUAGE
Multi-Language-Fähigkeit und globale Vorlagensteuerung DOCUNIZE ist ideal für international operierende Unternehmen. Dokument- und FrontendSprache lassen sich separat einstellen. Vorlagen lassen sich problemlos mehrsprachig vorbereiten. Einfach Text in beliebige Sprachen übersetzen und einbinden. Zusätzliche Sprachen für den Enduser-Client können vom Administrator selbst definiert werden. Und das alles ohne Entwickler-Know-how! TM
Features Multi-Language-Fähigkeit von Vorlagen Beliebige Sprachen für den Anwender einstellbar
Microsoft Office ab Version 2003 Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows 7 Microsoft .NET Framework ab Version 3.5 Microsoft SQL Server ab Version 2005 optional Terminalserver
COC AG Marktler StraĂ&#x;e 50 84489 Burghausen Germany +49 8677 9747-0 kontakt@coc-ag.de www.coc-ag.de
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