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Ausgabe 20

up2date Februar 2012

up2date up2date

www.coc-ag.de

COC Services und Produkte für den Arbeitsplatz der Zukunft

Travelling User Support für Geschäftsreisende HelpMatics™ Online COC-Studie

Der Arbeitsplatz der Zukunft kommt

Mehr Budget für ITSM Investitionen in 2012 und 2013

Cloud-Lösung bewährt sich beim AlzChem Service Desk


nha a l tl t i nih 02

C O C - S t u d i e – Mehr Budget

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IT-Support nach Maß: Hohe Flexibilität und echte Partnerschaft AlzChem setzt auf schnellen und verlässlichen Service Desk der COC

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für ITSM Investitionen in 2012 und 2013

HelpMatics™ Online –

Cloud-Lösung bewährt sich beim AlzChem Service Desk

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Der Arbeitsplatz der Zukunft kommt

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Tr a v e l l i n g U s e r S u p p o r t f ü r G e s c h ä f t s re i s e n d e

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…and the Unified Communications Oscar g o e s t o : ...Lync 2010

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C O C N e w s Te l e g r a m m

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Tr a d i t i o n b r a u c h t M o d e r n e – Freilichtmuseum arbeitet mit Microsoft Cloud Technologie

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„ Tr a u m h o c h z e i t –

Vorlagenmanagement und Dokumentenmanagement perfekt verbunden

H e l p M a t i c s ™ C M S E n t e rp r i s e – das Configuration Management System für große Umgebungen

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Gewinnspiel

impressum up2date ist eine Firmenzeitung für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter Herausgeber: COC AG, Marktler Straße 50, 84489 Burghausen Verantwortlich für den Inhalt: Monika Dallinger, Marketing und PR Kontakt: fon: +49 8677 9747-0 fax: +49 8677 97 47-199 eMail: up2date@coc-ag.de

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COC-Studie Mehr Budget für ITSM Investitionen in 2012 und 2013 Mehrheitlich sind Budgetsteigerungen geplant, jeder 6. EURO soll in IT Service Management fließen Die meisten IT-Organisationen wollen in den nächsten zwei Jahren ihre Ausgaben für ITIL®-nahe Dienstleistungen und Systeme steigern. Nach einer Erhebung der COC AG unter fast 150 Mittelstands- und Großunternehmen werden dann durchschnittlich rund 16 Prozent der jeweiligen IT-Budgets dafür verwendet. Im Mittelpunkt stehen Optimierungen der ITIL®-Landschaft sowie die Einführung von Service Management Systemen für die Prozesssteuerung und Prozessautomatisierung.

„Die ITIL®-Konjunktur zeigt unverändert eine sehr dynamische Entwicklung“, verweist COC Senior Consultant Hans-Peter Schernhammer auf die positiven Pers­pektiven in diesem Marktsegment. Dies resultiert in seinen Augen vor allem daraus, dass im IT Service Management vieler IT-Organisationen unverändert noch ein deutlicher Handlungsbedarf besteht. „Auch wenn in den letzten Jahren große Anstrengungen vollzogen wurden, haben die meisten Unternehmen noch keinen zufriedenstellenden Reifegrad erreicht“, weiß er aus seiner Beratungserfahrung. Schwerpunkt der Investitionen in den nächsten zwei Jahren liegt in der Prozessoptimierung und Tool-Einführung Diese Einschätzung wird durch die Erhebungsergebnisse bestätigt, da sich die IT Service Management Investitionen bei 45 Prozent der befragten Unternehmen in erster Linie auf eine Optimierung der ITIL®-Landschaft beziehen sollen. Dazu gehört meistens die gezieltere Ausrichtung der IT-Prozesse und -Services auf die Business-Anforderungen ebenso wie eine bessere Leistungssteuerung durch die Einführung oder Präzisie-

rung von Kennzahlensystemen. Der zweite Schwerpunkt in den ITIL®-bezogenen Investitionen bezieht sich auf den Einsatz von ITSM-Tools für das Leistungs­ management der IT Service-Prozesse. Die Einführung neuer Prozesse nach dem Regelwerk steht hingegen nur für jedes fünfte Unternehmen im Mittelpunkt der Investitionen, auch die Ausgaben für die Mitarbeiter­ schulung in Sachen ITIL® stellen lediglich in jedem siebten Fall einen wesentlichen Kern der geplanten Investitionen dar. Nach Ansicht des COC Senior Consultants Schernhammer bilden diese Schwerpunkte eine typische Entwicklung ab. „Zunächst wurden die grundsätzlichen Prozess-Strukturen geschaffen, aber in den nun folgenden Schritten stehen die fortlaufende Steigerung der Prozessreife und der Prozessqualität sowie eine gezieltere Ausrichtung an den Business-Prozessen stärker im Mittelpunkt“, betont er. Durchschnittlich sollen die Ausgaben in den kommenden zwei Jahren etwa 16 Prozent des jeweiligen IT-Budgets ausmachen, wenngleich es hier deutliche Unterschiede zwischen den befragten Unternehmen gibt. So plant ein Viertel lediglich ITIL®-Investitionen von weniger als 10 Prozent des IT-Budgets. Die größte Gruppe mit fast der Hälfte machen Firmen aus, deren Ausgabenplanungen einen Anteil zwischen 11 bis 20 Prozent der IT-Gesamtausgaben ausmachen. Alle anderen Unternehmen wollen laut der COCStudie demnächst sogar noch mehr Geld in das IT Service Management investieren. Hans-Peter Schernhammer, Senior Consultant COC AG

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03 IT-Support nach Maß: Hohe Flexibilität und echte Partnerschaft AlzChem setzt auf schnellen und verlässlichen Service Desk der COC Die Ausgangslage: Erfahrung und Flexibilität überzeugen Mit der Gründung der AlzChem und der damit verbundenen Abspaltung vom Evonik Konzern löste sich die AlzChem völlig vom zentralen Rechenzentrum der Evonik AG und begab sich auf die Suche nach einem geeigneten IT Outsourcing Partner. Der bisherige Service Desk sollte in eine eigenständige und kostengünstigere Lösung überführt werden. „Im Ausschreibungsprozess konnte sich die COC AG mit ihrem Preis-Leistungs-Angebot klar von den anderen Mitbewerbern absetzen. Die langjährige Bekanntheit am Markt sowie das individuell auf die Prozesse der AlzChem zugeschnittene Lösungskonzept haben uns überzeugt. Hinzu kamen die guten, bereits seit Jahren bestehenden Kundenbeziehungen im Trainingsbereich“, resümiert Walter Schön, Teamleiter Client & Server Operations der AlzChem Gruppe. Die Herausforderung: Kompletter Service Desk innerhalb eines Monats Die große Herausforderung bestand darin, innerhalb kürzester Zeit eine schlüsselfertige Support-Lösung zu konzipieren. Neben dem Service Desk für über 1.300 Mitarbeiter mussten die Bereitstellung und der eigenständige Betrieb eines Service Desk Tools sichergestellt sein. Außerdem sollte eine Schnittstelle zu dem zentral ein­ gesetzten Asset Management Tool geschaffen werden. Akzeptanz und Anwenderzufriedenheit sollten nachhaltig verbessert werden.

Die Lösung: COC punktet mit qualitativ hochwertigem Supportkonzept Nach nur 1 Monat Vorbereitungszeit konnte der Service Desk der COC als zentrale Kommunikationsschnittstelle für alle Anfragen rund um die IT bereitgestellt werden. Dabei wurde eine qualitativ hochwertige Servicelösung gemäß den ITIL® Standards und bestehenden Sicherheitsrichtlinien geschaffen, die eine hohe Erreichbarkeit und Erstlösungsrate beinhaltet. Kontinuierliches Reporting, umfassende Dokumentation und nachhaltiges Wissensmanagement sind die Eckpfeiler des Service Managements für die AlzChem Gruppe. Mit der Online-Version von HelpMatics™ wurde ein schnell einsatzbereites IT Service Management Tool breitgestellt, das die AlzChem von Betrieb und Wartung des Systems befreit. Auch der Schulungsaufwand war aufgrund der leicht erlernbaren und intelligenten Benutzerführung gering. Die Altdatenübernahme sowie die Schnittstellenanbindung zum verwendeten Asset Mana­ gement System konnten mühelos realisiert werden. Daumen hoch für den Service Desk: Schlüsselfertige, kostengünstige Lösung der COC überzeugt „Schon die Transitionphase hat ganz, ganz toll funktioniert. Der Service Desk der COC war gleich zu 100 % einsatzbereit. Der Pilotbetrieb entsprach dem Produktivgang“, betont Walter Schön. Hilfreich waren dabei der zeitweise Vor-Ort-Einsatz der COC Mitarbeiter, die sich so direkt mit der AlzChem-Umgebung vertraut machen konnten, die kurzen Abstimmungswege und die regionale sowie „sprachliche“ Nähe. Der engagierte, freundliche Support gepaart mit einer hohen Sofortlösungsrate sorgten für eine deutliche Steigerung der Anwenderzufriedenheit.

Die Zukunft: Gemeinsam Ideen entwickeln Die partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen der AlzChem und der COC wird in Zukunft noch weiter aus- und aufgebaut werden. Vor allem die Themen Wissensmanagement und internes Marketing werden zukünftig stärker fokussiert. In Planung befindet sich derzeit ein SelfHelp-Portal im Intranet, das den Anwendern Antworten/ Lösungen für häufig auftretende Fragen bietet. Leistungsprofil im Überblick: Service Desk – Single Point of Contact gemäß ITIL®-Prinzipien – 80 % telefonische Erreichbarkeit innerhalb von 30 Sek. – Erreichbarkeit über E-Mail, Fax, Web-Portal – 60 % Lösungsquote im Erstkontakt – Remote-Support – Reporting & Controlling – Wissenstransfer und -management Service Management System HelpMatics™ – Bereitstellung, Betrieb und Wartung – Virtualisierter Clientzugriff – Einfaches Schnittstellenmanagement Service Management – Monitoring – Teamleitung – Qualitätsmanagement – Continual Service Improvement – Synergie-Training – Tool – Service Desk Academy Das Fazit: „Der Umstieg zum Service Desk der COC AG gestaltete sich trotz geringer Vorlaufzeit völlig problemlos. Das COCTeam war bereits in kürzester Zeit mit unseren Gegebenheiten vertraut und konnte Anwender und IT-Mitarbeiter im Tagesge-

Walter Schön Leiter Client & Server Operations, AlzChem Gruppe:

schäft bestens unterstützen. Persönlich schätze ich die partnerschaftliche und unkomplizierte Zusammenarbeit vom Service Desk bis zur Geschäftsführung der COC.“

Über die AlzChem: Die AlzChem ist mit über 1.300 Mitarbeitern, rund 130 Auszubildenden und einem Umsatz von ca. 250 Mio. Euro ein traditionsreiches, internationales Chemieunternehmen mit mittelständischen Strukturen. Sitz der AlzChem AG ist das oberbayerische Trostberg, Landkreis Traunstein. Die AlzChem Gruppe setzt sich zusammen aus der AlzChem AG und deren Tochtergesellschaften NIGU Chemie GmbH, AlzChem International GmbH, AlzChem Stahltechnik GmbH und AlzChem LLC.

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Die Vorteile des COC-Support: – 20 Jahre Erfahrung – Partnerschaftliche und vertrauensvolle Beziehungen – Individuelle Betreuung und flexible Lösungen – Überzeugende Preis-/Leistungs-Konzepte durch skalierbare Services – Hoch qualifizierte und zertifizierte Service DeskMitarbeiter – Umfassende IT-Kompetenzen in Training, Consulting, Infrastruktur und Anwendungsentwicklung


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HelpMatics™ Online – Cloud-Lösung bewährt sich beim AlzChem Service Desk

Die Vorgeschichte: Mit der Gründung der AlzChem und der damit verbundenen Abspaltung vom Evonik Konzern löste sich das Unternehmen völlig vom zentralen Rechenzentrum der Evonik AG und begab sich auf die Suche nach einem geeigneten IT Outsourcing Partner. Voraussetzung bzw. Auflage war es, dass die Bereitstellung und der eigenständige Betrieb eines Service Desk Tools sichergestellt werden konnte. Gute Karten für die COC AG. Sie konnte nämlich mit HelpMatics™ ein selbstentwickeltes Service Management System in die Waagschale werfen, das sich bereits seit 10 Jahren in jeder Form der Supportumgebung bewährt hatte. Einziges Novum: Die Version, die hier zum Einsatz kommen sollte, war die HelpMatics™ Online Suite, also die Cloud-Variante. 1 1/2 Jahre danach – wir ziehen Bilanz: Wie arbeitet es sich denn nun mit der Cloud-Lösung? Dazu ein Interview mit Thomas Kaufmann, verantw. Leiter des Service Desks der AlzChem. Interviewer: Im Sommer 2010 übernahm die COC AG den Service Desk der AlzChem. Mit HelpMatics™ als zentralem Instrument für die Erfassung, Steuerung, Dokumentation und Reporting der Incidents. Wie verlief die Umstellung? Thomas Kaufmann: Es gab von Anfang an keine nennenswerten Probleme. Altdaten in Form von bestehenden Tickets etc. brauchten nicht übernommen zu werden. Durch den

Einsatz von HelpMatics™ als Ticketing-System gab es auch toolseitig keine Anlaufschwierigkeiten. Wir haben die AlzChem Umgebung vorher analysiert und das System entsprechend konfiguriert. Im laufenden Betrieb wurden dann noch kleinere Anpassungen zur Optimierung vorgenommen, z. B. durch die Entwicklung entsprechender Templates. Interviewer: Nun sind die COC-Mitarbeiter mit der Bedienoberfläche von HelpMatics™ seit Jahren vertraut. Wie sieht das aus, wenn sich jemand neu in HelpMatics™ einarbeiten muss. Thomas Kaufmann: Eine der größten Stärken von HelpMatics™ ist seine einfache, intuitive Bedienbarkeit und damit verbunden eine enorm kurze Einarbeitungszeit. 2 Tage sind hier absolut ausreichend. Das bestätigen auch die Mitarbeiter der AlzChem, die HelpMatics™ für ihr Change Management einsetzen. Interviewer: Die AlzChem setzt ein zentrales Asset Management Tool ein. Wie funktionierte die Anbindung an Help­ Matics™? Thomas Kaufmann Das Zusammenarbeiten mit Tools von Drittherstellern ist HelpMatics™ schon „gewöhnt“. Die Anbindung an das Asset Management System Arbis erfolgte mit Hilfe einer Schnittstelle, die vom Entwicklerteam der COC programmiert wurde. Interviewer: Welche ITIL-Prozesse deckt HelpMatics™ ab? Thomas Kaufmann Momentan werden das Incident und das Problem Management über die HelpMatics™ Online Suite unterstützt. Change-Prozesse (z. B. Bestellungen, Reparaturen) werden intern bei der AlzChem über das Change

Modul der HelpMatics™ Suite gesteuert. Das Configuration Management läuft über das Asset Management System Arbis, das wiederum über eine Schnittstelle an HelpMatics™ angekoppelt wurde. Interviewer: Ein paar Eckdaten: Wie viele User werden über das Service Desk „bedient“ und über HelpMatics™ „verwaltet“? Thomas Kaufmann: HelpMatics™ managt ca. 1300 Anwender an 3 Standorten in Deutschland. Die User verteilen sich auf die AlzChem in Trostberg/Schalchen und Hart a.d.Alz sowie die NIGU in Waldkraiburg. Dabei fallen derzeit monatlich ca. 250 Tickets im 1st und 2nd Level an. Bearbeitet und dokumentiert werden die Incidents von insgesamt 3 Service Desk Mitarbeitern. Interviewer: Wieso wurde für den Service Desk Betrieb der AlzChem HelpMatics™ Online – die Cloud-Variante der Help­ Matics™ Suite – gewählt? Thomas Kaufmann: HelpMatics™ ist ein Notes basiertes Service Management System und setzt in der On-Premise-Variante einen Lotus Notes Domino Server voraus. Mit der CloudLösung fällt diese technische Voraussetzung weg. Interviewer: Online statt On-Premise? Merkt der Kunde, der User was von dem Online-Status? Thomas Kaufmann: Wenn der Kunde über eine zuverlässige Internetverbindung verfügt, so ist der Unterschied beim einzelnen User nur noch marginal. Die HelpMatics™ Online Suite besitzt eine etwas andere Oberfläche, auch die Funktio­ nalitäten bzgl. Reporting und Administration sind etwas reduziert, für den einzelnen User hat das aber keinerlei Bedeutung.

Ein klarer Vorteil der Online-Version ist es, dass man HelpMatics™ völlig rechnerunabhängig nutzen kann, da lediglich der Web-Client benötigt wird. Interviewer: Wo sind die Grenzen erreicht im Einsatz der CloudLösung? Thomas Kaufmann: Für Reporting und Administration empfiehlt sich der Full Client. So wurde das auch für das Service Desk der AlzChem realisiert. Was die Größe der Umgebung bzw. die Anzahl der Incidents angeht, setzt HelpMatics™ Online keine Grenzen. Interviewer: Wie sieht es in punkto Datensicherheit aus? Und wo liegen die Daten? Thomas Kaufmann: Die Sicherheit der Daten hat für uns erste Priorität. Deshalb haben wir bereits im Vorfeld intensiv nach einem passenden Rechenzentrum gesucht, das uns eine geschützte Hosting-Umgebung, Performance und die nötige individuelle Netz-Architektur sicherstellen kann. Fündig geworden sind wir bei der WorNet AG in München. Im WorNet-Rechenzentrum betreiben wir nun auch die HelpMatics™ Online Suite. Die Übertragung der Daten erfolgt per SSL-Verschlüsselung. Interviewer: Von der rechtlichen Seite her betrachtet: Wem „gehören“ die Daten bzw. was passiert bei Ablauf des Service-Vertrages zwischen der COC AG und der AlzChem? Thomas Kaufmann: Das wurde bei Vertragsbeginn ganz klar geregelt. Die AlzChem hat HelpMatics™ und damit die Datenbank gekauft. Somit sind die Tickets sowie alle Daten Eigentum der AlzChem. Herr Kaufmann, vielen Dank für das Gespräch!


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Der Arbeitsplatz der Zukunft kommt… ... und damit geht die Ära der herkömmlichen Arbeitsplätze mit festem Arbeitsplatz, Telefon, Fax und PC zu Ende. So meinen zumindest Zukunftsforscher. Künftig arbeiten wir dort, wo gerade Platz ist – im Büro, beim Kunden, unterwegs oder zu Hause. Generation Y und Z stehen vor dem Eintritt ins Arbeits­leben und haben – dem Fachkräftemangel sei Dank – die Qual der Wahl, welchem künftigen Arbeitgeber sie ihre Zuneigung schenken werden. Auf „alt-bewährte“ Technik aus dem privaten Umfeld – sei es das trendige Smartphone, den ungehinderten Zugang zu sozialen Netzwerken und privaten Daten in der Cloud, die Kommunikation per Web- und Videomeetings mit dem Rest der Welt oder das private Tablet – wollen und werden sie jedoch nicht verzichten. Der Arbeitsplatz der Zukunft – einfach anders! Wie auch immer der Arbeitsplatz der Zukunft genau aussehen wird – eines ist sicher – er wird sich gewaltig von dem unterscheiden, den wir bisher gewohnt sind. Die mobile Arbeitswelt, anytime – anywhere – wann bzw. wo immer es Sinn macht, und Consumerization of IT bergen immenses Potenzial, haben aber auch erhebliche Auswirkungen auf die Organisation der Arbeitsprozesse und die IT-Infrastrukturen. Ob Hype oder Trend, diese Entwicklung wird sich nicht aufhalten lassen. Eine Anpassung an technische Entwicklungen, die stärkere Berücksichtigung der Bedürfnisse bestehender und künftiger Mitarbeiter und nicht zuletzt die Anforderungen der Kunden sind die kritischen Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Zukunft. Die Anwender fordern: – Flexibilität & Mobilität – Kommunikation & Kollaboration – Agilität & Innovation

Die IT muss sicherstellen: – Sicherheit & Datenkontrolle – Verfügbarkeit & Performance – Integration & Automatisierung

Mobilität

Cloud

Kollaboration

Kommunikation

Support Administration der Endgeräte Application Lifecycle Management Desktop Management Virtualisierung Server Hardware/Data Center Storage Sicherheit Netzwerk

Neue Herausforderungen – COC bietet passende Lösungen und Verfahren Die COC AG beschäftigt sich seit geraumer Zeit mit diesen neuen Technologien und hat Lösungen entwickelt, um Kunden zu helfen, diese Herausforderungen zu meistern. Eine passgenaue Kombination aus Terminaldiensten, Anwendungs- oder Desktopvirtualisierung, VDI, Cloudservices und On-Premise-Lösungen ist für diese Arbeitsplätze von morgen der entscheidende Faktor. Neue Verfahren der Anwendungsbereitstellung ermöglichen es den Mitarbeitern, die zentral zur Verfügung gestellten Applikationen und Services innerhalb oder außerhalb des Firmennetzes aktuell und schnell zur Verfügung zu stellen. Durch diese Vorgehensweise kann eine Vielfalt von Endgeräten – Smartphones, Tablet-PCs, Notebooks und klassische Desktops – zentral und einheitlich administriert und verwaltet werden. Selbst „private Endgeräte“ stellen keine Herausforderung mehr dar. Daten lassen sich sauber voneinander trennen, private und geschäftliche Applikationen können ohne großen Aufwand „gleichzeitig aber getrennt“ auf demselben Endgerät betrieben werden.

Die sichere Integration sowie die zentrale Administration von mobilen Endgeräten, Plattformen für Instant Messaging, Audio-, Video- und Webkonferenzen und Social Networking, sowie ein speziell auf die Bedürfnisse des „ortsunabhängigen Mitarbeiters“ ausgerichtetes Supportkonzept bilden weitere wichtige Bausteine in diesem Lösungs­ modell für den Arbeitsplatz der Zukunft. Mit dem durch die COC AG entwickelten Verfahren erhalten Sie einen klaren Überblick über Chancen, Risiken und Potenziale. Neben den technischen und wirtschaftlichen Aspekten betrachten wir vor allem die Effizienz und Flexibilität der möglichen Lösungen. Nur wenn Sie die für Ihr Unternehmen wirklich passenden Werkzeuge und Tools einsetzen, können Sie effektiv und schnell mit Kollegen, Partnern und Kunden zusammenarbeiten.

Travelling User Support für Geschäftsreisende

Die Arbeitswelt wird mobiler, Mitarbeiter arbeiten überall und von überall. Zur Unterstützung dieser Mitarbeiter hat die COC AG einen neuen Service aus der Taufe gehoben, den Travelling User Support (TUS). Dieser Service unterstützt Geschäftsreisende rund um die Uhr, auch an Wochenenden und Feiertagen, bei technischen Problemen ihres mobilen Equipments und der Kommunikation. Es wird dabei eine Reaktionszeit von maximal 15 Minuten gewährleistet. Wenn notwendig, dann bezieht das TUS-Team andere technische Dienstleister wie beispielsweise Mobilfunkprovider mit ein. „Die zunehmende Mobilität der Arbeitsplätze verlangt eine spezifische Form des Supports“, begründet Christoph Wuttig, Fachbereichsleiter Support Services bei der COC AG, das neue Serviceangebot. In der internen IT-Organisation der Unternehmen fehlen in der Regel die dafür notwendigen organisatorischen Strukturen, insbesondere wenn ein Support mit einer Rundum-die-Uhr-Unterstützung sichergestellt werden soll. Dieses Support-Angebot bezieht sich auf alle gängigen Mobile Devices. Dazu gehören die Notebooks und Tablet-PCs sowie Smartphones und Handys aller marktrelevanten Anbieter. Als Betriebssysteme werden Win XP, Win 7& MAC OS unterstützt, bei den Browsern sind es Internet Explorer, Firefox, Safari und Chrome. Die Einwahl-Software und Authentisierung kann nach Kundenwunsch definiert werden, hinsichtlich des WLAN-Zugangs und der Verschlüsselung sind alle aktuellen Technologien wie beispielsweise PSK, WPA, WPA2 etc. möglich. Auch beim Breitband-Internetzugang werden beim Travelling User Support alle gängigen Technologiestandards unterstützt.

Christoph Wuttig Fachbereichsleiter Support Services,COC AG


06 …and the Unified Communications Oscar goes to: Telekommunikation und IT verschmelzen in agilen Unternehmen aktuell immer stärker miteinander. Dieser Trend wird unter dem Begriff Unified Communications (UC) zusammengefasst. Microsoft stellt mit dem Lync Server 2010, dem Nachfolger von Office Communications Server (OCS), hierfür eine integrierte Plattform für Instant Messaging, Audio-, Video- und Webkonferenzen für Information Worker von heute und morgen bereit. „Link“ und „Sync“ Der Begriff Lync - designed aus „Link“ (verbinden) und „Sync“ (abgleichen) – steht für eine Vereinheitlichung der unternehmensweiten Kommunikationskanäle und gibt den klassischen Information Workern mehr Möglichkeiten, sich leichter untereinander auszutauschen. Was Lync wirklich innovativ macht, ist die runderneuerte Integration aller Kommunikationsdienste, darunter auch der herkömmlichen Telefonie, die nahtlose Integration in weitere Microsoft Technologien rund um

Office, Exchange und SharePoint sowie die zentrale Administration. So können Mitarbeiter beispielsweise an einer Telefonkonferenz teilnehmen und gleichzeitig dasselbe Word-Dokument bearbeiten. Integrierte Telefonanlage Mit dem neuen Typ von Gateway namens Survivable Branch Appliance (SBA) stehen autonome Kommunikationskanäle für Standorte bereit, sollte die WAN-Verbindung zum zentralen Lync-Server unterbrochen sein. Dann sorgt die SBA dafür, dass Telefongespräche über eine ISDN-Leitung statt über WAN laufen. Mit der SBA erhalten Unternehmen eine mit klassischen Telefonanlagen vergleichbare Sicherheit, ohne dass die Notwendigkeit besteht, in jeder Zweigstelle eine eigene Anlage installieren zu müssen. Zudem erfordert deren Betrieb keine lokale Administration und lässt sich somit einfach und bequem von der Zentrale aus verwalten. Dies war beim OCS noch nicht möglich. Dieser war auch eher als

C O C N e w s Te l e g ra m m ITIL V3 Foundation-Kurse in Burghausen, München und Hannover Die neuen ITIL V3 Foundation Termine für das 1. Halbjahr 2012 stehen fest. Die Kurse finden in Burghausen, München und Hannover in der jeweiligen COC-Niederlassung statt. Weitere Infos und Anmeldemöglichkeit unter http://www.coc-ag.de/de/itil/itil-trainings/itil-v3foundation. HelpMatics™ auf der CeBIT 2012, Halle 2, Stand B30 Die COC AG zeigt auf der diesjährigen CeBIT (06.–10.03.12) HelpMatics™ Online, die CloudVariante des bewährten Service Management Systems HelpMatics™. Weiteres Highlight: Help-

Matics™ CMS Enterprise. Zu sehen auf dem DNUG Gemeinschaftsstand, Halle 2, Stand B30. Terminvereinbarungen über monika.dallinger@coc-ag.de. DOCUNIZE™ auf der CeBIT 2012, Halle 3, Stand D34/1 Premiere: Das Vorlagenmanagement System DOCUNIZE™ wird auf der CeBIT 2012 erstmals nicht nur als Stand-Alone-Lösung, sondern gleichzeitig als integrierte Lösung zu sehen sein. Mithilfe einer Schnittstelle lässt sich DOCUNIZE™ als integrierter Bestandteil in dem Dokumentenmanagement-System lobodms nutzen. Die Lösung wird vorgestellt auf dem VOI Stand, Halle 3, Stand D34/1. Weitere Informationen und Terminvereinbarungen über monika. dallinger@coc-ag.de.

...Lync 2010 Ergänzung zu herkömmlichen PBX-Systemen (Private Branch Exchange) gedacht. Da die beste IP-TelefonieLösung wenig bringt, wenn die jeweiligen Endgeräte schlechte Sprachqualität liefern und hohe Latenzzeiten haben, hat Microsoft die Messlatte für Lync-zertifzierte Hardware-Endgeräte sehr hoch geschraubt, um mit auswählten Partnern wie Polycom oder Aastra passende Telefongeräte anzubieten. Die User-Infothek Der Lync-Client basiert auf Silverlight und zeichnet sich durch eine intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche aus, die schnellen Zugriff auf alle Kommunikations­ kanäle gewährleistet. Das zentrale Adressbuch synchronisiert die Kontaktdaten zwischen Lync-Client und Outlook 2010. Für jeden Eintrag lassen sich die relevanten

COC sponsert Mittelstandsprogramm 2011/2012 Auch 2011/2012 engagiert sich die COC AG wieder als Sponsor beim Mittelstandsprogramm. Der diesjährige Hauptförderpreis im Wert von EURO 3500.- beinhaltet 2 Trainingstage zum Thema „Umstieg auf Office 2010“ – wahlweise von Office 2007 oder von Office 2003. Die beiden Trainingstage können auf verschiedene Einzelschulungen – Einführung und Vertiefung – aufgeteilt werden. Bewerben können sich alle mittelständischen Unternehmen bis 22. März 2012 unter: http://www. mittelstandsprogramm.com/COC.php Neue Termine für IT Strategie Manager Kurs Der IT Strategie Manager, das bewährte Qualifizierungsprogramm für IT Verantwortliche wird auch 2012 wieder an unterschiedlichen Standorten in Deutschland

Kommunikationswege wie Instant Messaging, E-Mail oder Telefon einfach per Mausklick auswählen. Sogar eine Verknüpfung mit öffentlichen SofortnachrichtenNetzwerken wie Windows Live ist möglich. Um Informationen innerhalb der eigenen Unternehmens-Organisation leicht und schnell zu finden, verfügt der Lync-Client außerdem über eine integrierte Schlagwortsuche. Dafür braucht man zwar einen SharePoint-Server, bringt aber die Möglichkeit für Anwender gleichermaßen nach Kontakten und Themen zu suchen. Einschränkend ist sicherlich, dass der neue Client nicht abwärtskompatibel zu OCS 2007 R2 ist – der OCS-Client arbeitet hingegen problemlos mit dem Lync-Server 2010 zusammen. LYNC in der Wolke... Natürlich ist Lync neben den 2010-Versionen von Office, SharePoint und Exchange auch als Online-Variante innerhalb der Office 365 Suite verfügbar.

angeboten. Für 3 der insgesamt 6 Kursmodule stellt die COC AG die Referenten, ausnahmslos Experten in ihrem jeweiligen Bereich. An folgenden Standorten bieten die COC AG oder Partner in 2012 den IT Strategie Manager Kurs an: Burghausen, Hannover, München, Nürnberg und Passau. Weitere Informationen oder Anmeldeunterlagen können Sie wie folgt anfordern: Carsten Möller, Tel. 08031/9008102 oder Email: carsten.moeller@winwin-beratung.de Spende an die Kinderkrebshilfe BALU Statt Weihnachtsgeschenken spendete die COC AG einen Betrag von EURO 1500.– für die Kinderkrebshilfe BALU. Der Betrag wird zweckgebunden zur Hippotherapie (therapeutisches Reiten) für ein krebskrankes Mädchen eingesetzt.


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Tradition braucht Moderne Freilichtmuseum arbeitet mit Microsoft Cloud Technologie Herr Eichinger wurde auf eine Produktinformation zu Office 365, die neue Cloud-Lösung von Microsoft, aufmerksam. Insbesondere die Online-Version von Exchange 2010 schien für die Situation und die An­ forderungen in den Freichlichtmuseen optimal geeignet zu sein.

Denkt man an Freilichtmuseen, dann kommen einem Bilder von einer alten, vergangenen Zeit in den Sinn. Technik der modernsten Art würde man hier dagegen nicht vermuten. Ein Trugschluss. Denn auch Museen, die einem die gute alte Zeit nahebringen sollen, brauchen modernste Technik. Multimedia für die interaktive Präsentation der Informationen, aber auch zeitgemäße Technologien für Administration und interne Kommunikation. Die Niederbayerischen Freilichtmuseen Massing und Finsterau erfüllen die Aufgabe, das frühere Leben, Wirtschaften und Bauen der bäuerlichen Bevölkerung darzustellen. Bei der Gründung 1969 galt es als eines der ersten Museen dieser Art in Bayern. Die Vorgeschichte „Wir haben bisher eine standortbezogene Lösung eingesetzt, d. h. die beiden Museen in Massing und Finsterau waren nicht verbunden. Außerdem war unser System nur für 15-20 User ausgelegt, hätte für die Zukunft also keine Ausweitung mehr zugelassen. Hinzu kamen Probleme mit häufigen Abstürzen. Als nun auch unsere bisher eingesetzte Lösung von Herstellerseite nicht mehr weiterentwickelt wurde, war es Zeit für einen Wechsel. Wir waren ganz einfach aus dem alten System rausgewachsen“, so die Analyse von Hans Eichinger, EDV-Leiter bei den Freilichtmuseen.

Was für MS Exchange Online spricht: Kostengünstig und flexibel Herr Eichinger kalkulierte kurzerhand die beiden Alternativen – Server vor Ort oder Online-Lösung – detailliert durch. „Berücksichtigt man die Investitionskosten für die 2 Exchange-Server, den Wartungsaufwand, Kosten für Updates, für Datensicherung etc., dann gewinnt eindeutig die Online-Lösung. Hinzu kommt, dass diese Variante uns auch sehr viel mehr Flexibilität bietet und einfacher im Handling ist.“, begründet Herr Eichinger seine Entscheidung. Die COC AG – weit mehr als nur Implementierungspartner Auf die COC AG wurde Herr Eichinger über die Empfehlung eines langjährigen Geschäftspartners aufmerksam. Die COC AG ist für das Microsoft Cloud Essentials Programm zertifiziert und verfügt somit bei den neuen Cloud-Lösungen über fundiertes Produkt-Know-how. Die notwendige Unterstützung, was Beratung und Einrichtung von MS Exchange Online angeht, war nur der erste Teil der Leistung, den die COC AG für das Freilichtmuseum erbracht hat. Es stellte sich nämlich schnell heraus, dass effizientes Arbeiten mit der neuen Cloud-Lösung nur möglich ist, wenn die Anwender fit im Umgang mit Outlook 2010 sind. Deshalb wurden in Massing und in Finsterau kurzfristig zwei Outlook 2010 Trainings angesetzt.

„Begeistert hat mich auch die schnelle, pragmatische Lösung, die uns die COC bzgl. der Abrechnung ermög­ licht. Als Unternehmen des öffentlichen Dienstes ist die Erteilung einer Bankeinzugsermächtigung nicht ganz unproblematisch. Hier bietet uns die COC eine ganz unbürokratische Lösung. Microsoft rechnet über die COC AG ab und wir erhalten von der COC eine ganz normale Rechnung“, erklärt Hans Eichinger. Ausblick: Wie geht´s weiter Neben dem Einsatz der Exchange Online-Lösung könnten wir uns mittelfristig noch den Einsatz von SharePoint Online vorstellen. Damit wären dann die beiden Standorte Massing und Finsterau noch besser verbunden, gerade auch, was den Austausch von Dokumenten angeht. Einer der nächsten Schritte wird sicherlich auch die Umstellung auf Office 2010 über alle Accounts sein. Eine vertiefende Schulung zu Outlook 2010 steht für nächstes Jahr bereits auf dem Plan. Für entsprechende Schulungen werden wir sicherlich mit der COC AG sprechen, die uns ja hier auch in der Vergangenheit schon gut unterstützt hat.

Fazit Hans Eichinger, EDV- und Depotleiter Freilichtmuseum Massing und Finsterau: „Der Schritt in Exchange 2010 Online war 100% richtig für uns: Wir brauchen weder teure Investitionen tätigen, noch müssen wir uns um Updates, die Datensicherung oder generell um die Wartung kümmern, das System ist immer und von überall aus verfügbar. Für unsere 20 Accounts ist dieses Modell geradezu maßgeschneidert. Goldrichtig war auch die Entscheidung für die COC AG als Implementierungspartner. Kompetent, unkompliziert, pragmatisch. Zusammenarbeit ausbaufähig!“

„Traumhochzeit“ & Vorlagenmanagement und Dokumentenmanagement perfekt verbunden Vorlagenmanagement und Dokumentenmanagement gehen im Idealfall Hand in Hand. Das Vorlagenmanagement stellt den unternehmensweiten Zugriff auf die jeweils aktuelle, rechtssichere Vorlage sicher. Das DMS System sorgt für eine strukturierte und verschlagwortete Archivierung von erstellten Dokumenten. Diese Synergie bildete die Basis für eine Partnerschaft zwischen der DM Dokumenten Management GmbH und der COC AG. Durch eine Schnittstelle zwischen dem Archivierungssystem lobodms und dem Vorlagenmanagement-System DOCUNIZE™ lassen sich MS Office Vorlagen vollintegriert nutzen. So funktioniert´s: 1. Man verwende eine Vorlage aus DOCUNIZE™, beispielsweise eine Briefvorlage, 2. erstelle das entsprechende fertige Dokument, 3. füge die Indexdaten aus lobodms ein und 4. archiviere das Dokument in lobodms.

Abb. links: Erstellen eines Dokuments in lobodms Abb. rechts: Auswahl der lobodms-Felder Abb.: lobodms Feld in der DOCUNIZE™ Vorlage

Für den Anwender ist die Integration von DOCUNIZE™ in lobodms kaum erkennbar. Er arbeitet „bruchfrei“ mit dem System. Eben perfekt integriert!


08 das Configuration Management System für große Umgebungen Die „Urfassung“ von HelpMatics™ CMS wurde bereits 2008 auf den Markt gebracht. Damals als erstes Configuration Management System für IBM Lotus Domino und Notes, natürlich vollintegriert in die bestehende HelpMatics™ Suite der Version 5.5. Ein alter Hut also? Keineswegs! Denn seitdem wurden mehrere ReleaseStufen entwickelt. HelpMatics™ CMS Enterprise ist nun die konsequente Weiterentwicklung des Systems für große Kundenimplementierungen. Identisch zur Standard Variante integriert sich die HelpMatics™ CMS Enterprise vollständig in die bestehende HelpMatics™ Infrastruktur, die im Umfeld von IBM Lotus Domino/Notes betrieben wird. Neben einer Verbundanwendung (Composite Application) auf dem IBM Lotus

GEWINNSPIEL Reif für den Arbeitsplatz 2.0? Machen Sie den Test!

Arbeitsplatz 2.0 oder Arbeitsplatz der Zukunft. Die ganze Welt spricht davon. Wir übrigens auch (siehe Seite 5). Aber wie sieht unsere derzeitige Arbeitswelt heute aus? Wie wird sie sich mittelfristig entwickeln? Brauchen wir

Domino Server kommt ein Relationales Datenbank Management System zum Einsatz. In der aktuellen Fassung ist das Oracle Data­base 11g Release 2. Es wurde bei der Entwicklung Wert auf eine Austauschbarkeit des RDBMS (Relationales Datenbank Management System) gelegt. So kann mit minimalem Aufwand auf andere Systeme als Daten­speicher gewechselt werden. No Limits! Mit HelpMatics™ CMS Enterprise werden die bestehenden Limitierungen der HelpMatics™ CMS Standard aufgehoben. Somit sind beliebig viele Verlinkungen zwischen einzelnen Configuration Items möglich. Bei der Standard-Variante liegt die empfohlene Obergrenze bei ca. 5.000 CIs, wenn mit entsprechend vielen Verknüpfungen gearbeitet wird. Dies ist technisch bedingt, da die Linkinformationen direkt in den Notes-Dokumenten gespeichert werden. Neben der Aufhebung von Limitierungen wurden zusätzlich Funktionsverbesserungen vorgenommen: So gibt es zum Beispiel gerichtete Beziehungen zwischen beliebigen CI-Typen und eine verbesserte Visualisierung mit Zusatzfunktionen. Sowohl die Oberflächen als auch die Programmlogiken wurden vorwiegend in Java umgesetzt. Bei den Oberflächen kamen SWT, JFace und Swing zum Einsatz. Für die Kommunikation zwischen den Help­ Matics™ Modulen werden vorrangig Web Services verwendet.

innovativere Technologien oder „hinken“ die organisatorischen Prozesse hinterher? Wie sieht eigentlich speziell Ihre Situation aus? Sind Sie ein typischer „Information Worker“, dessen Ansprüche an die IT-Unterstützung ziemlich genau auf den Arbeitsplatz 2.0 zutreffen? Oder gehören Sie eher dem „Classic Worker“ Typ an, für den der Arbeitsplatz 2.0 erst in Zukunft interessant wird? Wir haben dazu einen kurzen Selbsteinstufungstest ausgearbeitet und auf unsere Website gestellt. Für den Test benötigen Sie maximal

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Integriert wurden alle Teile in Eclipse Plugins, die seit Version 8 von IBM Lotus Notes auch dort verwendet werden können. Die Installation und Aktualisierungen erfolgen über die Standard-Mechanismen für die Plugin-Ausbringung, also einer Updatesite- und einer Widget-Katalog-Datenbank. Beide existieren als Notes Datenbanken auf dem IBM Lotus Domino Server und enthalten die nötigen Plugin- bzw. Installations-Informationen.

Systemvoraussetzungen: Neben einer aktuellen IBM Lotus Domino Notes Umgebung wird lediglich ein RDBMS benötigt. Zunächst kann das auch eine kostenfreie Express Variante sein, z. B. Oracle Database Express Edition 11g Release 2. Live auf der CeBIT 2012 In der aktuell laufenden Weiterentwicklung liegt der Fokus sowohl auf Verbesserungen der Usability als auch auf Funktionserweiterungen, zum Beispiel im Bereich der Visualisierung. Dort werden neben zusätzlichen Filteroptionen auch erweiterte Bearbeitungsmöglichkeiten im Bereich der Verlinkungen geschaffen. Erste Eindrücke von den neuen Features gibt es auf der CeBIT (06.–10. 03.12) am Partnerstand der DNUG in Halle 2, Stand B30. Kommen Sie doch vorbei!

5 Minuten. Unmittelbar nach Abschluss des Tests erhalten Sie ein E-Mail mit der Auswertung. Hier der Link zum Test: http://selfservice.denkfabrik-group.com/arbeitsplatz-2-0 Schätzen Sie sich ein und gewinnen Sie – mit ein wenig Glück – das HTC 7 Pro Smartphone mit Touchscreen, ausschiebbarer Tastatur, 5-Mega-Pixel-Kamera, Blue­ tooth-Funkverbindung, Touchscreen-Display u.v.m. Die Aktion läuft bis einschließlich 16. April 2012. Viel Erfolg!

Hauptsitz Burghausen Marktler Straße 50, 84489 Burghausen fon: +49 8677 9747-0 fax: +49 8677 9747-199 Niederlassung Hamburg Stadthausbrücke 1–3, 20355 Hamburg fon: +49 40 37644919 fax: +49 40 37644500 Niederlassung Hannover Günther-Wagner-Allee 23, 30177 Hannover fon: +49 511 820797-0 fax: +49 511 820797-29 Niederlassung München Carl-Zeiss-Ring 10, 85737 Ismaning fon: +49 89 907785-0 fax: +49 89 907785-13 Niederlassung Salzburg Franz-Hinterholzer-Kai 2c, 5020 Salzburg Tel.: +43 662 890047-0 Fax: +43 662 890047-10


Up2date 02 2012