Implementando la Publicación de Datos Eduardo Poggi Comencemos el análisis de la Implementación de la Publicación de Datos con dos ejercicios simples de procesos institucionales de gestión de información.
1 Análisis de casos Hay mucha bibliografía sobre como debe ser la publicación de datos y muchas exigencias que sobre esto se discuten, tratemos ahora de hacer un ejercicio que nos permita pensar más en la implementación y percibir los detalles y la complejidad que esto genera. Hay datos sobre los cuales es relativamente fáciles de resolver si son publicables o no, por ejemplo: el resultado de censos o encuestas, estadísticas, presupuestos y estados contables de los organismos, resultados de investigaciones ya publicados, etc.; son todos datos que salvo por algún tema muy específico son fácilmente publicables y difícilmente haya oposiciones. Otros pueden ser un poco más difíciles de resolver por que requieren de un análisis específico sobre la posibilidad de publicación. Ejercicio 1 – gestión de documentos Por ejemplo en cualquier organismo público existen una serie de documentos que luego de algún tratamiento pasan por una etapa de formalización claramente establecida, tanto para normas generales como para normativas internas. Estos procesos de formalización convierten a los documentos en resoluciones, decretos, dictámenes, ordenanzas, etc., que reciben una variedad de nombres dependiendo del nivel que tiene y de cada sistema administrativo. Salvo casos específicos donde el contenido del documento este protegido por algún tipo de secreto, todos los demás documentos formalizados deberían ser publicados y abiertos a la sociedad. Desde el punto de vista operativo, cualquier organismo razonablemente informatizado debería tener digitalizado el proceso de elaboración de estos documentos y su versión formalizada debería estar publicado en una Intranet. Es probable también, que aquellos que el organismo considere con algún nivel de secreto, ya esté protegida su publicación en la red Interna. Por lo tanto, es estos casos los documentos publicados internamente deberían ser publicados también en forma externa. La situación parece simple pero se deberían aplicar algunas consideraciones: •
Los documentos deben estar digitales y ser parte de un sistema de workflow o tracking que permita su fácil identificación y tratamiento. De no ser así, el tratamiento para lograr su publicación sería artesanal y poco sustentable.
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Es necesario poder distinguir automáticamente entre los documentos públicos y los que no lo son. Por lo tanto, el sistema de gestión debería gestionar algún tipo de reglas o permisos que permitan tal clasificación.
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Salvo que el organismo cuente con algún proceso de formalización digital, basado en firma electrónica por ejemplo, la publicación tradicional exigiría que la versión final del documento se imprimiera en papel, se firmara y sellara manualmente y luego se digitalizara para poder publicarlo. Para cumplir con los principios, esta versión digitalizada debería estar acompañada por su correspondiente versión digital editable, por lo menos para el contenido. Lo cual implica administrar el flujo de los documentos para poder asegurar que ambos contenidos coinciden. En un entorno más sofisticado se podría implementar el documento firmado digitalmente. Habría que resolver en este caso, quién en nombre del organismo, es el responsable de firmarlo.
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Cuando los documentos se gestionan en una Intranet se tienen en cuenta una serie de condiciones propias del entorno (acceso por empleados autenticados, con compromisos contractuales, con normas de seguridad, etc.) que no se cumplen en un sitio público. Habría que verificar como afecta el cambio de estas condiciones a la gestión de Intranet.