Tarea 4 analisis y sistemas de la información i

Tarea 4 PARTE 1: DICCIONARIO DE DATOS

TRABAJO PRESENTADO POR: CLAUDIA EUGENIA VACCA VARGAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA, QUINDÍO 2015

Tarea 4 PARTE 1: DICCIONARIO DE DATOS

TRABAJO PRESENTADO POR: CLAUDIA EUGENIA VACCA VARGAS

PRESENTADO A: ANDRY JOHAN MORENO GARZÓN Ingeniero de Sistemas CIDBA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA, QUINDÍO 2015

TABLA DE CONTENIDO Pag. Introducción………………………………………………..…………..…………….… 4 Objetivos…………………………………………………………………………………..5 Desarrollo actividad……………………………………………………………..………..6 1. Seleccione un área de trabajo, puede ser de la empresa o institución donde labora o alguna donde tenga fácil acceso a la información, utilice técnicas de las vistas en la Unidad II como las entrevistas y/o cuestionarios para identificar el sistema de información existente, y realice cada uno de los siguientes puntos: a. Identifique los procesos que se realizan en el área (flujo de información). b. Identifique cual es la finalidad de cada una de las actividades. c. Qué pasos se siguen para llevarla a cabo. d. Donde se realizan estos pasos. e. Cuanto tiempo tardan en efectuarlos. f. Con qué frecuencia la realizan. g. Quienes emplean, donde se realizan estos pasos (información). h. Identifique la utilidad y beneficio del sistema de información existente, así como los posibles fallos encontrados y sus posibles soluciones. i. Especifique qué técnica se utilizó y adjunte soportes.

2. Elabore el Diagrama de Flujo de Datos que describa uno de los procedimientos realizados en el área de trabajo de la empresa.

3. Realice un diccionario de datos basándose en el Diagrama de Flujo de Datos realizado en el punto anterior, en el diccionario de datos se debe identificar: a. Descripción de flujo de datos (Describir uno). b. Descripción de estructuras de datos (Describir uno). c. Descripción de elementos de datos (Describir uno). d. Descripción de almacenes de datos (Describir uno). e. Descripción de procesos (Describir uno).

Conclusiones………………………………………………………………………..15 Webgrafía……………………………………………………………………………16

INTRODUCCIÓN

Este trabajo pretende dar a conocer los diferentes conceptos vistos en la unidad cuatro los cuales están relacionados con el tema “Diccionario de Datos”, el cual contribuye al análisis de la información al interior de una organización, entidad o institución; como también facilita la comprensión y descripción de los elementos que componen el flujo de datos, a través del cual podremos evidenciar como se lleva a cabo el manejo de la información, detectar los posibles fallas o cuellos de botella, demoras en los procesos, entre otros aspectos relevantes para la optimización de los servicios que presta dicha entidad.

Para desarrollar la actividad propuesta se ha tomado como referencia la Corporación Autónoma Regional de Boyacá “Corpoboyacá” y la dependencia de Gestión Documental adscrita a la Secretaria General de la Corporación

OBJETIVOS

GENERAL  Aplicar los conceptos vistos sobre Diccionarios de Datos a una unidad de información de una entidad, y mediante dicho diccionario determinar los procesos y procedimientos que maneja la corporación en la dependencia de Gestión Documental

ESPECÍFICOS  Conocer los elementos que componen los diccionarios de datos, su funcionalidad y aplicabilidad como herramienta útil para la optimización de los sistemas de información existentes en una entidad, empresa, organización o institución.  Comprender la importancia del uso de los diccionarios de datos en la actualización de la información  Estar en la capacidad de definir los procesos y procedimientos existentes en una entidad mediante la aplicación de los diccionarios de datos  Realizar el diagrama de flujo respectivo de la unidad objeto de investigación

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

1. Seleccione un área de trabajo, puede ser de la empresa o institución donde labora o alguna donde tenga fácil acceso a la información, utilice técnicas de las vistas en la Unidad II como las entrevistas y/o cuestionarios para identificar el sistema de información existente, y realice cada uno de los siguientes puntos:

La

entidad seleccionada para el desarrollo de la actividad propuesta fue la

Corporación Autónoma Regional de Boyacá “Corpoboyacá”, la dependencia seleccionada “Gestión documental”, adscrita a la Secretaria General y Jurídica.

a. Identifique los procesos que se realizan en el área (flujo de información).

RTA: Los procesos que se realizan en la unidad seleccionada “Gestión Documental” son entre otros los siguientes: PGD-01 Archivo de Gestión PGD-02 Transferencias, Préstamo y Descarte Documental PGD-03 Radicación Comunicaciones Oficiales PGD-04 Control Documentos PGD-05 Reconstrucción de Documentos

b. Identifique cual es la finalidad de cada una de las actividades.

PGD-01 ARCHIVO DE GESTIÓN  OBJETIVO: establecer las actividades a seguir para la organización de los Archivos de Gestión en cada una de las dependencias de la Corporación Autónoma Regional de Boyacá – Corpoboyacá, con el fin de conservar la documentación para la consulta administrativa y acceso a los usuarios internos y externos que lo soliciten:  ALCANCE: Se inicia el proce4dimiento con la producción o recepción y finaliza con el almacenamiento y retención en el archivo de oficina

 CAMBIOS EFECTUADOS AL PROCEDIMIENTO: A la fecha se ha realizado 8 cambios al procedimiento, por consiguiente la versión del PGD-01 es la No. 8 de fecha 17/06/15 y la anterior se había realizado el 30/11/2012.

PGD-02 TRANSFERENCIAS, PRÉSTAMO Y DESCARTE DOCUMENTAL  OBJETIVO: Establecer las actividades a seguir para la organización de los documentos que conforman el Archivo Central de la Corporación Autónoma Regional de Boyacá – Corpoboyacá, de acuerdo al ciclo vital y la fase de formación de los archivos  ALCANCE: Éste proceso inicia con la transferencia de los documentos al Archivo central y finaliza con la disposición final de los documentos  CAMBIOS EFECTUADOS: A la fecha se ha realizado 6 cambios al procedimiento, por consiguiente la versión del PGD-02 es la No. 6 de fecha 17/06/15 y la anterior se había realizado el 30/11/2012.

PGD-03 RADICACIÓN COMUNICACIONES OFICIALES  OBJETIVO: Establecer los lineamientos que permitan a la unidad de correspondencia, cumplir con la función de recepción, revisión, radicación, envío, conservación y consulta de los documentos  ALCANCE: Aplica para comunicaciones oficiales radicadas en la sede de Tunja y en las Oficinas Territoriales. Inicia con el registro, radicación y direccionamiento de las comunicaciones oficiales presentadas de manera personal por los diferentes usuarios o mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, u otros que faciliten la atención de las diferentes comunicaciones y termina con el envío de la respuesta (cuando aplique) y el almacenamiento en el consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas  CAMBIOS EFECTUADOS: Actualmente el procedimiento ha sido cambiado 16 veces, por lo cual la última versión del PGD-03 es la No.

16 de fecha 17/06/15 y la anterior se había realizada el 22/07/2014.

PGD-04 CONTROL DOCUMENTOS  OBJETIVO: Establecer la metodología para crear, actualizar, anular, aprobar y difundir documentos del sistema Integrado de Gestión de la Calidad

en

la

Corporación

Autónoma

Regional

de

Boyacá

–

Corpoboyacá.  ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los responsables, profesionales asignados por cada proceso y usuarios de procesos que originan, revisan y aprueban documentos del sistema Integrado de la Calidad. Los parámetros establecidos en este procedimiento se deben utilizar cuando se requiera documentar. Se inicia con la necesidad de crear, actualizar o anular documentos generados internamente, termina con su almacenamiento en soporte magnético, físico y su respectiva socialización  CAMBIOS EFECUTADOS: Actualmente el procedimiento ha sido ajustado 21 veces, por lo cual la última versión del PGD-04 es la No. 21 de fecha 17/06/15 y la anterior se había realizada el 31/03/2014.

PGD-05 RECONSTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS  OBJETIVO:

Definir

las

actuaciones

a

seguir

en

los

eventos

reconstrucción de documentos de archivo por extravió o pérdida parcial o total de la información, con el objeto de salvaguardar la integridad de la información para asegurar su recuperación.  ALCANCE: Inicia con el reporte por correo electrónico para que se adelante la búsqueda de la documentación extraviada y termina con la investigación preliminar para determinar el respectivo procedimiento disciplinario que corresponda.  CAMBIOS EFECTUADOS: Este procedimiento actualmente cuanta con la versión 1 de fecha 22-07/2014 y la versión 0 (emitida para prueba) fue de fecha 25/11/2011.

c. Qué pasos se siguen para llevarla a cabo.

Teniendo en cuenta que son varios los procedimientos que se llevan a cabo en la Dependencia de Gestión Documental, se tomó como referencia el PGD-03 Radicación comunicaciones Oficiales, y para llevar a cabo las actividades los pasos son los siguientes:

d. Donde se realizan estos pasos.

Los pasos inician en la ventanilla de radicación dispuesta por la Corporación Autónoma Regional de Boyacá-Corpoboyacá, el responsable del proceso es Gestión Documental liderado por una Profesional Especializado, y la dependencia está adscrita a la Secretaria General y Jurídica.

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

RESPONSABLE /CARGO/ROL

01

Inicio

02

Recibe los documentos y revisa la comunicación: fechas, datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, firmas al original presentado, dirección, anexos (Verificar la cantidad de anexos que acompañan la comunicación y de no ser exacto el número de anexos, dejar la constancia correspondiente en el documento y en el registro del sistema, verificar que los anexos estén debidamente foliados); si carece de algún dato le solicita la información al usuario Registra en aplicativo SYSMAN formulario “Correspondencia recibida”: Datos básicos (registro, procedencia, destino, NIT, correo electrónico: dependencia y serie documental según Tabla de Retención Documental), Asunto, Pase A (cuando aplique) Registra en cada comunicado los datos del radicado generado por el aplicativo Imprime la planilla o registro de Correspondencia Recibida; entrega las comunicaciones oficiales, dejando constancia de su recibido. Ordena y almacena las planillas de acuerdo a la serie que corresponda en Tabla de Retención Documental. Si la comunicación corresponde a solicitudes de servicios de licencias, permisos, atención de quejas por infracciones ambientales, denuncias, tramites de cuentas o derechos de petición, anexa y diligencia el formato de registro correspondiente (control de tiempos- control de tramites).

03

04 05

Técnico administrativo, asistenciales (radicación)

Técnico administrativo, asistenciales (radicación)

Técnico administrativo, asistenciales (radicación) Técnico administrativo, asistenciales (radicación)

06 07 08

09

10 11

12

13

14

15

16

Verifica las comunicaciones oficiales que recibe, ingresa al aplicativo y efectúa los pases de cada comunicación Elabora la comunicación oficial y de ser necesario los sobres, teniendo en cuenta el Instructivo IGD – 01 Normalización en la Producción Documental.

Entrega en radicación un original y dos copias de la comunicación a enviar teniendo en cuenta los anexos correspondientes si se contemplan. El original va para el destinatario persona natural o jurídica; la 1ª copia para la serie, subserie de la oficina productora, la 2ª copia para almacenar en la serie de radicación: Consecutivo Comunicaciones Oficiales, subserie Consecutivo de comunicaciones enviadas. Cuando una dependencia en razón de sus funciones remite una comunicación de carácter masivo, debe anexar a la copia, el listado de la totalidad de los destinatarios en medio físico Revisa cada comunicación oficial a enviar, de tal forma que cumpla con lo dispuesto en el IGD-01 Normalización en la producción documental y registra en el Aplicativo SYSMAN Administración de Documentos la información que requiere el formulario CORRESPONDENCIA ENVIADA: Datos básicos/ Asunto/Descargue. Imprime etiqueta o registra numero de consecutivo y fecha de envío según aplique.

Entrega una de las copias debidamente radicada, para que sea almacenada en la serie documental respectiva en la oficina que genera el documento Almacena la copia de cada comunicado en la serie Consecutivo de Comunicaciones Enviadas. Para el caso de las Oficinas Territoriales solicita la copia y hace seguimiento para asegurar su consecutivo y almacenamiento.

Relaciona cada comunicación a enviar en hoja Excel la ingresa al aplicativo SIPOST 472. Imprime las guías y se adhieren a cada comunicado; luego imprime la Orden de servicio y legaliza su envío.

PC. Recibe las comunicaciones oficiales devueltas por el correo, verifica el motivo de devolución, si la causal no es lo suficientemente clara la devuelve al correo; en caso contrario las relaciona en el formato FGD-12 Devolución de Comunicaciones Oficiales Enviadas y procede a la entrega de las mismas a quien corresponda.

Revisa la comunicación oficial devuelta, ajusta lo pertinente, la envía de nuevo o cuando aplique la notifica por aviso a través de la pagina web, según corresponda.

Recibe por parte del correo las órdenes de servicio SIPOST las cuales registran el sello de recepción por parte de la oficina de correo y las dispone en la serie documental correspondiente para su posterior consulta cuando se requiera.

Fin

Técnico administrativo, asistenciales (radicación) Profesional/ técnico /asistencial

Profesional/ /asistencial

técnico

Asistenciales (radicación)

Asistencial (radicación) Asistencial (radicación)

Asistencial (radicación)

Asistencial (radicación)

Profesionales, /asistencial

técnico

Asistencial (radicación)

GLOSARIO: Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Derecho de petición: Comunicación oficial por medio de la cual se presentan peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular.

Documento de descargos: Medio de contradicción, solicitud y aporte de pruebas que tiene un presunto infractor ambiental a la formulación de cargos que hace la Corporación, por medio de Acto Administrativo.

Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Producción Documental: Comprende aspectos de origen, creación de documentos, en razón del desarrollo de las funciones propias de cada dependencia.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Recepción documental: Conjunto de operaciones de verificación y control que se deben realizar para la admisión de documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Recurso de reposición: Documento por medio del cual el usuario solicita la aclaración, modificación o revocatoria de un acto administrativo, que ya le ha sido notificado.

Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas.

Software Sysman Aplicación para Administración de documentos: Ingreso de datos básicos y asuntos que permite el proceso de registro de comunicaciones oficiales.

e. Cuanto tiempo tardan en efectuarlos.  La actividad se realiza diariamente, y el tiempo de duración es relativo a la cantidad de documentos que presente el usuro para radicar, más sin embargo el promedio de tiempo oscila entre 3 a 4 minutos por documento o comunicación radicada  Los documentos una vez se les coloca el sello, el consecutivo y la fecha respectiva, tarda más o menos de 1 a 2 minutos  El reparto o distribución de las comunicaciones oficiales que ingresan a la entidad se realiza al día siguiente debido a que a diario se reciben muchísimas comunicaciones más o menos entre 200 a 300 radicados, para este reparto las asistenciales de cada dependencia recogen las comunicaciones a las 8 de la mañana, firman las planillas respectivas y ellas se encargan de la distribución a los jefes, los profesionales, o los técnicos según aplique.  Si las comunicaciones ameritan respuesta, los profesionales, técnicos o quienes hayan recibido la comunicación serán los responsables directos de proyectar la respuesta y presentarla al jefe de la subdirección para la revisión y firma, y luego es entregada en el módulo de radicación de comunicaciones oficiales de salida donde igualmente es ingresada al software sysman, se la asigna número de radicado y fecha, se cierra en el sistema y se envía por correo certificado al destinatario.

f. Con qué frecuencia la realizan.

La actividad se realiza de lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 6:00 pm

g. Quienes emplean, donde se realizan estos pasos (información).

Los usuarios externos son quienes emplean este procedimiento de acuerdo a la necesidad de radicar documentos bien sea para solicitar algún permiso, licenciamiento, o porque ha sido requerido por la Corporación. De igual manera los funcionarios y contratistas de la entidad hacen uso del procedimiento en el evento en el que deben dar respuesta a comunicaciones oficiales recibidas,

para solicitar información a otras entidades, o en su defecto para requerir a los usuarios que tienen expedientes con la entidad.

Para el caso de las comunicaciones oficiales que radican los usuarios externos se efectúan en la ventanilla de radicación comunicaciones oficiales recibidas y para los funcionarios y contratistas de la corporación en la ventanilla de comunicaciones oficiales de salida.

h. Identifique la utilidad y beneficio del sistema de información existente, así como los posibles fallos encontrados y sus posibles soluciones.

El software Sysman que tiene la Corpoboyacá para dar cumplimiento al procedimiento PGD-03 establecido, es un sistema que optimiza el proceso de radicación, ya que permite controlar los tiempos de respuesta de cada comunicación oficial, permite direccionar y efectuar los pases de la comunicaciones a los directamente responsables de proyectar las respuestas a las mismas, se puede controlar las comunicaciones han sido cerradas oportunamente o si por el contrario se vencieron, genera un rótulo que indica la fecha, el número de radicado, la cantidad de anexos si los tiene, el número de folios. Por otra parte cada una de las personas que manejan dicho software „pueden controlar y verificar las comunicaciones que le han sido cargadas en el sistema, las comunicaciones pendientes de vencer, las comunicaciones vencidas, y la comunicaciones pendientes por cerrar lo cual facilita el control de las mismas, permite hacer seguimientos en los tiempos de respuesta, redireccionarlas

cuando

han

sido

cargadas

equivocadamente

o

por

competencia no corresponde o si por el contrario la respuesta deben darla funcionarios que pertenecen a dos o más dependencias.

En si es un buen sistema, pero desafortunadamente el volumen documental se ha incrementado muchísimo lo que ha ocasionado traumas porque ya hay muchos terceros creados lo que llevo a que el software colapsara, y actualmente dicho sistema está en proceso de ajustes y actualización, razón por la cual el procedimiento se está llevando a cabo manualmente lo que retrasa las actividades.

Algunos de los beneficios del sistema de información que manejan son los siguientes:

Características: Manejo y administración de comunicaciones oficiales tanto recibidas como enviadas Permite generar reportes Genera rótulo para pegar a cada comunicación Facilita el control de las comunicaciones y los tiempos de respuesta

Desventajas  Debido al gran volumen documental hace que el sistema se haga lento y colapse pro falta de capacidad  El radicado se hace manualmente debido a que no está en funcionamiento el sistema de rótulo impreso o generado por el mismo Sysman lo cual demora un poco el proceso y los usuarios deben esperar  Cuando la señal del internet está lento, el sistema igualmente se vuelve lento  Al no tener dentro de la entidad un servidor con gran capacidad, en ocasiones el sistema se hace lento también.

i. Especifique qué técnica se utilizó y adjunte soportes.

Para la realización del presente trabajo se utilizaron herramientas como la entrevista personal con las funcionarias que laboran en las ventanillas, previa autorización del responsable del proceso de Gestión Documental para la toma de fotos en el momento en el cual estaba radicando una comunicación, la observación, el acceso a algunos documentos pero de estos no fue posible obtener evidencia por políticas de la entidad y gestión de calidad.

2. Elabore el Diagrama de Flujo de Datos que describa uno de los procedimientos realizados en el área de trabajo de la empresa.

3. Realice un diccionario de datos basándose en el Diagrama de Flujo de Datos realizado en el punto anterior, en el diccionario de datos se debe identificar:

a. Descripción de flujo de datos: Nombre del flujo de datos: Radicación de comunicaciones oficiales Descripción: Recibe al usuario la comunicación, se verifica los datos del remitente, nombre del remitente, se ingresan en el software Sysman módulo de comunicaciones recibidas.

Proviene del proceso: 1.Recepción de la comunicación o los documentos objeto de radicación

Para el proceso: Verificación de datos de la comunicación

b. Descripción de estructuras de datos Ingreso o registro de datos de la comunicación o documentos a radicar en el software Sysman

Elementos datos de recibo  Fecha  Hora  Número de radicación  Nombre del remitente  Cédula de ciudadanía o NIT  Dirección  Teléfono  Correo electrónico  Número de anexos  Asunto  Tipo de trámite  Dependencia

c. Descripción de elementos de datos Radicado de la comunicación= Fecha de recibo + Hora + Nombre del remitente + Dirección + Teléfono + Correo electrónico + Número de anexos + Asunto + tipo de trámite + Dependencia

Fecha y hora de recibo: Fecha: Formato DD/MM/AAAA. Ej: 23 de septiembre de 2015 Tiempo: Hora + minutos formato 11:25 am Número de radicado: Se refiere al número consecutivo compuesto por 6 dígitos, asignado por el sistema, en este caso las funcionarias llevan el consecutivo puesto que se hace de manera manual Ej. 013177 Nombre del remitente: Nombres completos del remitente que puede ser persona natural o jurídica + número de cédula de ciudadanía + Dirección + teléfono

Cédula de ciudadanía: Se registra el número de cédula de la persona natural o el número de NIT si es persona jurídica

Dirección y teléfono del remitente: Se registra en el sistema la dirección completa del remitente (Ciudad, Barrio, Vereda), y el número del teléfono de ser posible para efectos de que la empresa pueda comunicarse con él si así lo dispone.

Correo electrónico: En el caso de que el remitente tenga correo electrónico, se registra para enviar respuesta o cualquier comunicación con el remitente.

Número de anexos:

Se verifica si la comunicación contiene anexos y se

procede a efectuar el registro o la anotación respetiva en el sistema, para este caso la funcionaria escriba debajo del sello de radicado el numero de anexos (otros documentos, CD´S, DVD´s, planos, fotos, etc.)

Asunto: Si la comunicación contiene asunto o referencia se registra en el sistema, sino la funcionaria hará un resumen sobre el tema principal de la

comunicación, lo cual es importante para su futura recuperación y/o consulta o seguimiento.

Tipo de trámite: Para tal fin se tendrá en cuenta el asunto de la comunicación y se procede a clasificarlo según el trámite que amerite.

Dependencia: Teniendo en cuenta el trámite requerido se registra en el sysman la dependencia para la cual va dicha comunicación.

Volumen: Este volumen es muy relativo pero en promedio se reciben al día 300 a 500 comunicaciones

d. Descripción de almacenes de datos (Describir uno).

Almacenes de datos: Radicación comunicaciones oficiales Descripción: Se registran en el software Sysman los datos concernientes a la comunicación tales como: datos del remitente, dependencia a la cual se direcciona la comunicación, y el tipo de trámite.

Flujo de datos recibidos: Recepción de la comunicación al usuario o remitente

Flujo de datos proporcionados: Hace referencia a los datos del usuario que entrega la comunicación en la ventanilla de comunicaciones oficiales recibida

Descripción de datos: Datos del usuario o remitente Fecha y hora de radicación Número de radicación de la comunicación Nombre de la dependencia a la cual se le asigna el trámite Anexos de la comunicación

Volumen: En promedio se reciben de 300 a 500 comunicaciones al día aunque es relativo.

Acceso: Al software sysman se puede acceder a través de la clave asignada y se pueden hacer consultas por cualquiera de los datos proporcionados o elementos de la comunicación oficial, los cuales están definidos en el proceso de radicación de comunicaciones oficiales (fecha, número de radicado, remitente, asunto).

e. Descripción de procesos:

Proceso: Radicación comunicaciones oficiales Número de proceso: PGD-03 RADICACIÓN COMUNICACIONES OFICIALES

Descripción: Se radica la comunicación, se asigna el número consecutivo correspondiente, y la dependencia a la cual se direcciona o la cual asumirá el trámite o respuesta.

Entrada: Datos de quien firma o remite la comunicación Asunto de la comunicación

Salida: Número de radicado asignado Dependencia a la cual se direcciona la comunicación

Resumen de la lógica: Recibir la o las comunicaciones al usuario, verificar los datos, registrarlos en el software Sysman de Correspondencia recibida, asignar el número de radicado correspondiente, lo cual permite llevar la trazabilidad de la comunicación por parte de la

entidad, determinar o direccionar a la

dependencia competente y responsable de dar trámite oportuno a la comunicación recibida.

CONCLUSIONES

Con el desarrollo de la presente actividad se aplican los conceptos vistos en la unidad, lo cual permite poner en práctica e identificar las actividades que se realizan diariamente dentro del proceso de radicación de comunicaciones oficiales al interior de la dependencia Gestión documental adscrita a la Secretaria General y Jurídica de la Corporación Autónoma Regional de Boyacá-Corpoboyacá.

Mediante el Diagrama de flujo de datos y los diccionarios de datos se pudo avanzar un poco más puesto que dejan ver o reflejan la funcionalidad de un proceso basado en las ejecuciones del mismo proceso. Esto permite igualmente determinar si se están realizando o llevando a cabo todas las actividades, o si por el contrario se están omitiendo o se están realizando actividades que no corresponden y en lugar de optimizar los servicios, los hacen más dispendiosos para los usuarios.

Es fundamental para la entidades y para nosotros como futuros profesionales en CIDBA conocer, entender, comprender y aplicar todas estas herramientas tecnológicas que nos permiten implementar un sistema de información que redundará en la optimización de los diferentes procesos que se llevan a cabo al interior de las entidades, publicas, y privadas que cumplen funciones públicas, como también de cualquier empresa, institución, organización, ya que esto facilita evaluar los procesos con calidad y determinar si son realmente efectivos o ameritan rediseños o ajustes.

WEBGRAFÍA

Unidad temática No. IV: Diccionario de Datos. recuperado el 23 del 09 de 2015 de: http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/18200/mod_resource/content/1/ Unidad%20Tem%C3%A1tica%20IV.pdf

Diccionario de Datos. Recuperado el 23 del 09 de 2015 de: file:///C:/Users/PC/Downloads/Diccionario%20de%20datos.pdf

Diccionario de Datos del Sistema de Atención de Solicitudes. Recuperado el 23 de l 09 de 2015 de: file:///C:/Users/PC/Downloads/Diccionario%20de%20datos%20del%20sistema%20de% 20atenci%C3%B3n%20de%20solicitudes.pdf