Manual de calidad version 7 0 by Cristian V

Manual de Calidad

AN U VERSIĂ&#x201C;N 7.0

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1. NATURALEZA DE LA CONTRALORÍA 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA CONTRALORÍA 3. PLATAFORMA ESTRATEGICA 3.1

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

3.2

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

CALIDAD

3.2.1 MISIÓN 3.2.2 VISIÓN 3.2.3 PRINCIPIOS 3.2.4 VALORES 3.2.5 OBJETIVOS ESTRATEGICOS

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3.3

POLÍTICA DE CALIDAD

3.4

OBJETIVOS DE CALIDAD

MAPA DE PROCESOS

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

ANEXOS 6.1.

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS REGLAMENTARIOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS ISO 9001:2008 Y LA NTCGP 1000:2009

REQUERIDOS POR LA NORMA

6.2.

DOCUMENTOS REGLAMENTARIOS DE LA ORGANIZACIÓN

6.3.

EXCLUSIONES 6.3.1 6.3.2 6.3.3.

RESPONSABILIDAD DISTRIBUCIÓN CONTROL DE CAMBIOS

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INTRODUCCIÓN La Contraloría General de Caldas presenta, el Manual de Calidad Versión 7.0, este hace parte del proceso de mejora continua implementado a través del aporte que permanentemente realizan los líderes de los diferentes procesos. En el Manual se establece y describe el Sistema de Gestión de Calidad bajo los parámetros de la Norma ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009, el mismo, se ajusta a los requerimientos del Modelo Estándar de Control Interno MECI. Este Manual describe cómo operamos y hace la descripción general de Diez (10) procesos, su secuencia y la interacción entre procesos a través del mapa de procesos el cual se encuentran agrupado en cuatro (4) macroprocesos y/o niveles. Un primer nivel estratégico que se despliega en Dos (2) procesos: Planeación y Direccionamiento Gerencial y Comunicación Pública; un segundo nivel misional o de prestación del servicio con tres (3) procesos: Control Fiscal Micro, Control Fiscal Macro y Responsabilidad Fiscal; un tercer nivel de apoyo con Cuatro (4) procesos: Gestión Humana, Recursos Físicos y Financieros, Recursos Tecnológicos y Gestión Jurídica y un cuarto nivel de Control, Evaluación y Mejora; con un (1) proceso de Evaluación y Mejora. Los procesos se desagregan en subprocesos y de estos se derivan los diferentes procedimientos. De otro lado, se exponen la Política y los Objetivos de Calidad, así como también la Estructura Organizacional. La finalidad de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad es garantizar la calidad del servicio a la Comunidad en general y establecer un mejoramiento continuo en la Contraloría General de Caldas.

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El Manual de Calidad está compuesto por seis (6) secciones, algunas de las cuales están divididas en subsecciones: En la Sección uno (1),se presenta la naturaleza de la Contraloría; en la sección dos (2) la Estructura Organizacional de la Contraloría; en la sección tres (3) la Plataforma Estratégica; en la sección cuatro (4) el Mapa de Procesos; en la sección (5) la Descripción de los Procesos del SGC; y en la sección (6) los Anexos. En las mencionadas secciones se manifiesta el compromiso de la Contraloría General de Caldas para implementar los principios básicos de la norma, indicando para cada uno de ellos su objetivo y responsabilidad. El Sistema de Gestión de Calidad contenido en el presente Manual está adecuado a los requisitos establecidos en la Norma NTCGP 1000:2009 y la Norma ISO 9001:2008. Se cuenta con el compromiso y concurso de todos los funcionarios de la entidad, que una vez certificada, continuará con el mantenimiento del Sistema que hará factible su mejoramiento continuo y su permanencia como Organismo de Control en el ámbito Departamental.

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1. NATURALEZA DE LA CONTRALORÌA GENERAL DE CALDAS La Contraloría General de Caldas, es una entidad de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal, encargada de ejercer vigilancia a la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Departamento.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA CONTRALORÍA.

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PLATAFORMA ESTRATEGICA

3.1 Alcance del Sistema de Gestión de Calidad Vigilancia del patrimonio público Caldense.

3.2 Direccionamiento Estratégico Los principales propósitos de la Entidad se encuentran incluidos en la formulación de su Misión, Visión, Principios y Valores Institucionales contenidos en el Plan Estratégico. 3.2.1

Misión

Realizar un control efectivo en el manejo de los recursos públicos, verificando que estos se destinen al cumplimiento de los fines esenciales del estado social de derecho, con impacto en la comunidad. 3.2.2

Visión

Para el 2015 lograremos un posicionamiento y reconocimiento Nacional dentro de los Organismos que ejercen Control fiscal, por haber alcanzado a través de adecuadas prácticas de control, mecanismos de prevención y promoción de la participación ciudadana; la eficiencia en el manejo de los recursos públicos en el Departamento de Caldas.

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3.2.3

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Principios

En la CGC reconocemos y actuamos bajo los siguientes principios: -

EL Principal capital de la CGCD, es su recurso humano.

Los bienes públicos son sagrados

La gestión pública es democrática y participativa.

Todos los ciudadanos y los sujetos de control son iguales frente al ejercicio de la función fiscalizadora.

Los resultados del ejercicio del Control Fiscal son públicos.

El reconocimiento de los procesos y logros institucionales son fundamentales para el mejoramiento continuo.

3.2.4

Valores

Son enunciados que guían el pensamiento y la acción de las personas en una entidad, que se convierten en creencias arraigadas que definen comportamientos de las personas y les indica claramente pautas para la toma de decisiones. Estos valores agrupan posiciones éticas, de calidad y de seguridad, las cuales deben acompañarnos en el día a día de nuestro trabajo, entendiendo que éstos aseguran el éxito de la Contraloría General de Caldas según la intensidad con que se vivan.

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Teniendo en cuenta lo anterior, los valores que enmarcan la cultura de la Contraloría General de Caldas, son:  Ética Actuamos con profesionalismo bajo los principios de legalidad, moralidad y buena conducta en todas nuestras actividades y labores. Esto implica que: -

Hablamos y actuamos en términos que se honre nuestra fidelidad, confianza y convicción por los valores y principios de la Contraloría General de Caldas. Cumplimos, somos diligentes y sinceros y actuamos de forma que no se afecte la integridad de las demás personas, la propia o la de la Contraloría. Mantenemos una buena disposición para asumir y desarrollar los roles y objetivos de los procesos en que se participa. Unimos esfuerzos para el logro de los objetivos de la Contraloría, en un ambiente de confianza y comunicación permanente.

 Respeto Comprendemos, aceptamos y valoramos las cualidades y las condiciones inherentes a las personas, con derechos y deberes. Entendiendo que nuestra libertad llega hasta donde inicia la de los demás. Esto implica que: - Brindamos un trato amable, considerado y digno a todos los grupos de interés de la Contraloría. - Acogemos con objetividad las críticas y sugerencias.

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- Somos tolerantes y mantenemos una adecuada actitud frente a los demás. - Promovemos el fortalecimiento de la comunicación interna y externa, asegurando que el mensaje o información que se brinda sea entendido a cabalidad por los demás sin vicios de forma o excepción.  Responsabilidad Asumimos y cumplimos nuestros deberes y obligaciones conscientes de las consecuencias que ocasionará aquello que hagamos o dejemos de hacer para alcanzar los propósitos de la Contraloría. Esto implica que: -

Conocemos, cumplimos y hacemos cumplir las normas internas y externas que rigen la actividad de la Contraloría. Aceptamos las consecuencias de cada una de nuestras acciones, decisiones u omisiones. Damos buen uso de los recursos de información a la cual se tiene acceso en virtud de la labor que se desempeña. Identificamos los riesgos a los cuales se encuentra expuesta la Contraloría y que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Contraloría y los específicos de los procesos. - Aplicamos los controles adoptados para prevenir situaciones de riesgo que puedan afectar el desempeño de la Contraloría y diseñar los planes de mejoramiento que permitan fortalecer y desarrollar el sistema de control interno.  Honestidad Actuamos con rectitud, honorabilidad, transparencia y decoro, en concordancia con la verdad y la justicia entre lo que se piensa, se expresa y se hace.

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Esto implica que    

Damos adecuado uso a las herramientas tecnológicas y demás elementos de trabajo dispuestos para hacer más eficiente nuestras labores. Brindamos información sobre posibles infracciones y/o hechos susceptibles de ser investigados o que puedan generar conflictos de interés. Desarrollamos diligentemente las funciones y actividades inherentes al cargo desempeñado generando valor para la Contraloría. Aplicamos y compartimos nuestros conocimientos profesionales con los demás, en beneficio del mejoramiento continuo de la Contraloría.

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3.2.5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

OBJETIVO No .1 Mejorar la calidad y cobertura del control fiscal dinamizando estrategias que garanticen la efectividad en el control. OBJETIVO No .2 Establecer estrategias de prevención para mejorar la administración pública, orientada a la transparencia y eficiencia del manejo fiscal. OBJETIVO No .3 Elevar la eficiencia y oportunidad en los procesos de responsabilidad fiscal, proceso de Jurisdicción Coactiva y procesos administrativos sancionatorios. OBJETIVO No .4 Fortalecer el control ciudadano vinculando la comunidad al ejercicio del control fiscal.

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OBJETIVO No .5 Fortalecer el proceso de comunicación estableciendo mecanismos internos y externos en el logro de la visibilización de la gestión de la Contraloría General de Caldas. OBJETIVO No.6 Fortalecer el Talento Humano capacitación y especialización para los funcionarios. OBJETIVO No.7 Garantizar la evaluación independiente del Sistema de Control Interno y de Auditoría y la ejecución de las labores propias del proceso de planeación. OBJETIVO No.8 Administrar los recursos físicos, financieros y tecnológicos de manera eficiente.

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3.3 Política de Calidad Fortalecer el ejercicio del proceso auditor, el direccionamiento y articulación del proceso de responsabilidad fiscal y la participación ciudadana, con el fin de lograr una mayor efectividad en la fiscalización de los recursos públicos, apoyado en las tecnologías de la información y un adecuado Sistema de Gestión de Calidad.

3.4 Objetivos de Calidad -

Mejorar la calidad y cobertura del control fiscal, dinamizando estrategias que optimicen el proceso de evaluación. Establecer estrategias de prevención para mejorar la administración pública, orientada a la transparencia pública y eficiencia del manejo fiscal. Elevar la eficiencia y oportunidad de los procesos de responsabilidad fiscal. Control a la contratación publica en tiempo real. Fortalecer el control ciudadano, vinculando la comunidad al ejercicio del control fiscal. Implementar el control a los sistemas de información. Capacitar y especializar a los funcionarios. Liderar sinergias interinstitucionales con organismos de control, entidades públicas y privadas que propendan por un control fiscal eficiente. Realizar un control preventivo a través de funciones de advertencia

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4. MAPA DE PROCESOS La Contraloría General de Caldas, adoptó el “MAPA DE PROCESOS”, que integra los Diez (10) procesos de la Entidad y sus interacciones, de conformidad con los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 y Modelo Estándar de Control Interno: MECI 1000-2005.

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5. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD

Los Procesos de la entidad se describen en el Manual de Calidad, así:

5.1 PROCESO DE PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO GERENCIAL 5.1.1. Objetivo Establecer una plataforma de planeación orientando la gestión institucional hacia el cumplimiento de la misión y la proyección de la visión en el largo, mediano y corto plazo, mediante el diagnóstico, la formulación, ejecución y seguimiento de los planes y proyectos de la Contraloría General de Caldas.

5.1.2 Responsabilidad El Asesor de Planeación, quien fue designado como Representante de la Dirección, para generar una cultura de aseguramiento de la calidad y mejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos, verificando que se implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad.

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5.1.3. Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009. La Entidad para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos.

5.1.4. CARACTERIZACIÓN GERENCIAL OBJETIVO:

PROCESO

PLANEACIÓN

DIRECCIONAMIENTO

LIDER:

Establecer una plataforma de Asesor de Planeación planeación orientando la gestión institucional hacia el cumplimiento de la misión y la proyección de la visión en el largo, mediano y corto plazo, mediante el diagnóstico, la formulación, ejecución y seguimiento de los planes y proyectos de la Contraloría General de Caldas

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PROCESO PROVEEDOR:

Todos procesos

ENTRADA:

Documentos del sistema de los calidad Información resultante de la ejecución de los procesos Insumos de revisión por la dirección Necesidades estratégicas de las diferentes áreas

SALIDA:

PROCESO CLIENTE:

Plan estratégico Todos los procesos Planes de acción Hoja de vida de Indicadores Revisión por la dirección

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| REQUISITOS: NTCGP 1000 : 2009 4.1, 4.2, 8.1, 8.2.3, 8.4 y 8.5.2, 8.5.3 Específicos: 5.1, 5.2, 5.3, 5.4.2

RECURSOS:      

Red interna comunicaciones Personal de apoyo especializado y operativo. Presupuesto institucional Medios, suministros y equipos de oficina Red y página Web Proceso de Recursos Tecnológicos

DOCUMENTOS: Manual de Calidad Ley 152 de 1994,ley 272 de 2000, ley 330 de 1996, Ley 42 de 1993 Normas para la Planeación Institucional. Listado Maestro de Documentos Procedimiento de Planeación estratégica Procedimiento para la Gestión Ética Procedimiento Para la revisión por la dirección Procedimiento Función de Advertencia Resolución Orgánica 06 de 2008 AGR-Manual SIREL

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PROVEEDOR

ENTRADA

ETAPAS

Auditoría General de la República. Contraloría General de Caldas. Asesor de Planeación.

Ley 330 de 1996, Ley 272 de 2000. Ley 152 de1994,ley 610 de 2000, ley 42 de 1993 Objetivos Estratégicos Misión, Visión Lineamientos Generales ley 330 de 1996, Ley 272 de 2000 Decreto 152 de 1994 Objetivos estratégicos, Misión, Visión. Propuesta de modificación Lineamientos y metodologías

Revisión del Direccionamiento Estratégico.

Auditoría General de la República Contralor Profesionales Especializados Asesor de Planeación

Formulación del Plan Estratégico Institucional

RESPONSAB LE Contralor— Asesor de Planeación

SALIDA

Contralor – AsesoresProfesionales Especializados

Plan Estratégico Todas las dependencia institucional

Objetivos Estratégicos, Misión y Visión revisados y ajustados.

CLIENTE

Procesos de la Contraloría

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Comité Directivo Asesor de Planeación

Dependencias de la Contraloría. Asesor de Planeación.

Plan Estratégico Formulación del institucional Plan de acción anual

Planes de acción

Asesores Profesionales Especializados Asesores Profesionales Especializados

Planes de acción

Reporte planes

Todas las dependencias

Ejecución del Plan de acción anual

Dependencias de la Contraloría.

Reporte de planes

Revisión seguimiento indicadores operativos

y de

Asesor de Planeación

Indicadores de Gestión revisados y diligenciados

Todas las dependencias

Auditoría General de la República DAFP Contralor Profesionales Especializados Asesor de Planeación

Solicitud informes

Presentación de informes internos y presentación de informes externos a AGR-(SIREL)Función Pública (MECI) y Transparencia por

Asesores Profesionales Especializados

Informes diligenciados

AGR Contralor Control Interno Planeación

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Control Fiscal Ciudadanía Medios de Comunicación Gestión Jurídica

Denuncias, quejas, peticiones, noticias, visita fiscal, inspección

Colombia.-(ITR) Función de advertencia

Contralor

Exposición de argumentos Adopción acciones correctivas

Sujetos y puntos de control ciudadanía medios de comunicación

Otras actuaciones derivadas Dependencias de la Contraloría. Alta dirección

Contralor

Control Fiscal. Ciudadanía. Medios de

Directrices del Contralor Modelo MECI

Plan estratégico Identificación de procesos y procedimientos Mapa de riesgos de los sujetos de control

Construcción y ajuste de valores institucionales

Planificación SGC

Alta dirección

del

Planificación de la prestación del servicio

Planeación

Control Fiscal

Código de ética

manual calidad Política calidad Objetivos calidad

Todas las dependencias

de Todas las dependencias de de

Participación en la Elaboración del P. G. A.

Sujetos de control

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| Comunicación

Todos procesos

los

Representante de la Dirección

Resultados de las anteriores auditorias Denuncias de la comunidad Resultados de los procesos Resultados de Auditorías Internas Evaluación de la Satisfacción del Cliente Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y/o de mejora

Revisión por Dirección.

Representante de la Dirección.

Revisión del proceso Acta de Revisión por la dirección Compromisos líderes de proceso

Todos los procesos Contralor

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PARÁMETROS DE CONTROL: Documentos requeridos por la norma Documentación externa e interna actualizada y disponible Control De producto No conforme Seguimiento al Plan Estratégico Seguimiento al Plan de Acción ACPM de Indicadores Proceso de Evaluación y Mejora RIESGOS: MAPA DE RIESGOS CONTRALORÍA GENERAL DE CALDAS

MEDICIONES: INDICADORES DE GESTIÓN

DATOS Y REGISTROS: CONTROL DE REGISTROS

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora Auditorías Internas de Calidad

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5.2 PROCESO DE COMUNICACIÓN

PÚBLICA

5.2.1. Objetivo Mejorar los procesos de comunicación institucional, mediante su diagnostico, análisis y mejora, para incrementar la cultura de interlocución, visibilidad y transparencia en la CGC.

5.2.2. Responsabilidad El responsable del Proceso es el Subcontralor

5.2.3 Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos.

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5.2.4 CARACTERIZACIÓN PROCESO COMUNICACIÓN PUBLICA

OBJETIVO: Mejorar los procesos de comunicación institucional, mediante su diagnóstico, análisis y mejora, para incrementar la cultura de interlocución, visibilidad y transparencia en la CGC. Hacer visible el trabajo que realiza la Contraloría de General de Caldas, ante la comunidad en general, implementando herramientas útiles de participación para la difusión de la información

LIDER: Subcontralor

PROCESO PROVEEDOR: Líderes de proceso contralor.

SALIDA: -Comunicaciones a periodistas. -Convocatorias a ruedas de prensa. -Directrices del contralor, comunicación organizacional (Guía de comunicación organizacional).

ENTRADA: -Información de los procesos -Directrices del despacho. -Resultados de los procesos misionales, insumos, audiencia pública de rendición de cuentas, plan de acción.

PROCESO CLIENTE: -Todos los procesos de la Contraloría. -La comunidad. -Medios de comunicación

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| REQUISITOS: -Numeral 5.5.5 -Responsabilidad, autoridad y comunicación. -Numeral 5.5.3 -Comunicación Interna. DOCUMENTOS: Guía de comunicación Organizacional

RECURSOS: -Sistema de gestión de calidad. -Red interna comunicaciones. -Proceso de recursos tecnológicos.

PROVEEDOR Líderes de proceso

ENTRADA Información de los procesos misionales

ETAPAS Planificación de la comunicación

RESPONSABLE SALIDA Subcontralor Censo medios de Comunicación

CLIENTE Comunidad

Líderes de los procesos de Planeación, Comunicación, Control Fiscal Micro, Control Fiscal Macro, Responsabilidad Fiscal, Gestión Humana, Recursos Físicos y Financieros, Recursos Tecnológicos, Gestión Jurídica.

Información de todos los procesos según lo que se debe de comunicar de conformidad con la guía de comunicación organizacional.

-Comunicación informativa. -suministro de información a medios de comunicación.

Subcontralor

Medios de Comunicación.

Listado de suministro envío de información a los periodistas.

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Líderes de Control Fiscal, Micro y Macro, Responsabilidad Fiscal.

Resultados o adelantos de los procesos de auditorías.

Comunicación informativa, comunicaciones y ruedas de prensa.

Todos los procesos

Resultados de todos Comunicación los procesos. informativa, rendición pública de cuentas.

Subcontralor

Comunidad Proceso auditor y/o investigaciones fiscales, informes medios. Comunidad Informe a la comunidad

PARAMETROS DE CONTROL: Confirmación en la entrega de la información a los entes externos. 7. Seguimiento al plan de medios ( Evaluación de actividades) Proceso de evaluación y mejora.

MEDICIONES: INDICADORES DE GESTIÓN.

RIESGOS: MAPA DE RIESGOS CONTRALORÍA GENERAL DE CALDAS.

DATOS Y REGISTROS: LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.

MEJORA: Acciones correctivas, preventivas y de mejora. Auditorías internas de calidad.

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5.3. PROCESO DE CONTROL FISCAL MICRO

5.3.1 Objetivo Vigilar que los recursos de las entidades objeto de control por parte de la Contraloría General de Caldas, se para los fines esenciales del Estado.

destinen

5.3.2 Responsabilidad El responsable del Proceso es el profesional especializado de Control Fiscal. 5.3.3. Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos.

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5.3.4. CARACTERIZACIÓN PROCESO CONTROL FISCAL MICRO

OBJETIVO: Vigilar que los recursos de las entidades objeto de control por parte de la Contraloría General de Caldas, se destinen para los fines esenciales del Estado. PROCESO ENTRADA: PROVEEDOR: Criterios de Políticas del Selección de Contralor Sujetos a Auditar

LIDER: Profesional Especializado (División de Control Fiscal)

Comunidad, Asamblea Departamental de Caldas, sujetos de control y/o órganos de control, medios de comunicación

PQ Quejas

Respuesta de quejas

Estudios macroeconó micos

Respuesta a Participación Ciudadana

SALIDA:

PROCESO CLIENTE:

Informe de Auditoría

Sujetos de Control

Comunicaciones

Comunidad en general

Información recibida de los sujetos de control a través del aplicativo

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| SIA. RECURSOS: REQUISITOS: 4.2 Control de Documentos Software Especializado Aplicativo SIA 4.2.4 Control de registros Recurso Humano 7.0 Realización de producto o Proceso de Recursos Tecnológicos Prestación del Servicio 7.2 Planificación de la prestación del servicio 7.5 Producción y prestación del servicio 8.5 Mejora Continua DOCUMENTOS: Información recibida de los sujetos de control a través del aplicativo SIA Normograma Listado maestro de documentos

PROVEEDOR Contralor. Proceso de Responsabilidad Fiscal Proceso Control Fiscal Macro Subproceso de Participación Ciudadana. Subproceso de Auditorias

ENTRADA Políticas del Contralor, Procesos de Responsabilid ad Fiscal, Informe Financiero, Peticiones Quejas y Reclamos, resultados

ETAPAS

RESPONSABLE

Programaci Profesional ón anual del Especializado Plan General de Auditoría

SALIDA

CLIENTE

Plan Sujetos de Control General de Auditoría

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| Integrales.

auditorías anteriores

Profesional Especializado

Memorando de Ejecución Profesional Encargo recopilación Especializado de la información

Auditores

Papeles Trabajo ayudas memoria

Auditores, Profesional Especializado, Contralor

Informe

de Elaboración y de informe de

Auditores, Profesional Especializado, Contralor. Subcontralor

Planes de Sujeto de Control mejoramien to

Memorando Auditores de Sujetos de control Planeación y ejecución de la auditoría Informe Sujetos de Control y Comunidad en General

Plan de Sujetos Control, mejoramien Auditores, Profesional Especializado, Contralor to Oficio de aprobación

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PROVEEDOR ENTRADA Sujeto de Plan Control mejoramiento Oficio aprobación Comunidad, Otros Órganos de Control y Solicitudes Medios de Comunicación

ETAPAS de Seguimiento

RESPONSABLE Equipo Auditor

SALIDA CLIENTE Informes de Profesional Especializado seguimiento

de Recepción y Profesional Análisis de Universitario Quejas 02

Comunicació Comunidad en General, Medios de n, autos de Comunicación Sujetos de Control, Otros traslado o Órganos de Control autos de archivo

H Participación Ciudadana

Resultado del Trámites, análisis de la respuesta Queja directa: traslado por Comunicación competencias o traslado interno

Profesional Universitario Grado 02 Profesional Especializado

Comunicacio nes

Comunidad en General, Medios de Comunicación Sujetos de Control, Otros Órganos de Control, Proceso de Traslados a Responsabilidad Fiscal y Subproceso autoridades de Auditorías Integrales competentes

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PARÁMETROS DE CONTROL: MEDICIONES: Control de producto no conforme MATRIZ DE INDICADORES Seguimiento al Plan General de Auditoría Satisfacción del cliente Evaluación del sistema de peticiones quejas y denuncias Control de Quejas Proceso de Evaluación y Mejora RIESGOS: DATOS Y REGISTROS: MAPA DE RIESGOS CONTROL DE REGISTROS MEJORA: Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Auditorías Internas de Calidad

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5.4 PROCESO DE CONTROL FISCAL MACRO

5.4.1 Objetivo Generar estadísticas fiscales a partir de la evaluación de la ejecución de las políticas públicas, lo cual involucra el manejo de la deuda pública y el estado de los recursos naturales y del ambiente.

5.4.2. Responsabilidad El responsable del proceso es el profesional especializado de Economía y Finanzas Públicas

5.4.3 Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos.

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| OBJETIVO: Generar estadísticas fiscales a partir de la evaluación de la ejecución de las políticas públicas, lo cual involucra el manejo de la deuda pública y el estado de los recursos naturales y del ambiente. PROCESO ENTRADA: PROVEEDOR: Rendiciones de cuenta Sujetos de control Visitas Técnicas P Funcionarios de Auditorías Contraloría Proceso Control Fiscal Micro

LIDER: Profesional Especializado (División de economía y Finanzas Públicas)

SALIDA:

PROCESO CLIENTE:

Reporte a través del aplicativo AUDIBAL Auditoría al Balance Territorial. Informe Financiero y de Deuda Pública Departamento de Caldas. Informe sobre el Estado de los Recursos Naturales y del ambiente del Departamento de Caldas. Certificado de Registro de Deuda Pública. Informe Trimestral reporte SEUD.

Comunidad Sujetos de Control Contraloría General de la República. Asambleas Concejos

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REQUISITOS: 4.2 Control de Documentos 7. Realización del producto o Prestación del Servicio 7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio 7.2 Procesos relacionados con el Cliente 7.5 Producción y Prestación del Servicio 8. Medición Análisis y Mejora MECI DOCUMENTOS: NORMOGRAMA Procedimiento y/o Plan de Calidad del proceso MECI NTC GP 1000

PROVEEDOR

H Sujetos de control

ENTRADA Formatos del Aplicativo SIA (Información contable Presupuestal y financiera) Registros de

RECURSOS: Tic Recurso Humano competente Aplicativo SIA Proceso de Recursos Tecnológicos

ETAPA

RESPONSABLE

Análisis y evaluación información financiera de las diferentes entidades objeto

Profesional Especializado, Profesionales Universitario y Técnico

SALIDA

CLIENTE Comunidad Informe Asamblea Departamental Financiero y Concejos Municipales de Deuda Auditoría General de Pública República Departamento de Caldas.

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PROVEEDOR

Proceso control Fiscal Micro

deuda pública. Formato SEUD

de control y comportamiento de la Deuda Pública

ENTRADA

ETAPA Registro de los hallazgos de tipo contable, presupuestal, de control interno y la opinión sobre los estados contables, producto de las auditorías realizadas Chequeo de la información y expedición certificado Diligenciamiento formato SEUD y Matriz Plan de Desempeño Fiscal

Informes de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral

Sujetos de Control

Información requerida por la Contraloría

Sujetos de Control

Información requerida por la Contraloría

RESPONSABLE

Profesionales Especializados División Control Fiscal y Economía y Finanzas Públicas y Auditores Profesional Especializado y Universitario Profesionales Especializado y Universitario

SALIDA Captura de la información en el aplicativo AUDIBAL (externo)

Certificado Registro Deuda Pública Informe trimestral y Matriz de Desempeño Fiscal

CLIENTE

Contraloría República

General

Sujetos de Control. Contraloría General República.

Contraloría General de la República

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| Sujetos de Control Autoridades Externas Competentes Proceso Control Fiscal Micro

Formatos del Aplicativo SIA Informes de Auditoría Resultados de Visitas

Compilación y Consolidación información análisis de misma

PARÁMETROS DE CONTROL: Sujeción a los términos establecidos por ley Control de producto o servicio no conforme Proceso Evaluación y Mejora RIESGOS: MAPA DE RIESGOS

de y la

Profesional Universitario Grado 02 y Profesional Especializado

Informe sobre el Estado de los Recursos Naturales y del ambiente del Departamen to de Caldas.

Comunidad Asamblea Departamental Concejos Municipales Auditoría General de República

MEDICIONES: INDICADORES

DATOS Y REGISTROS: CONTROL DE REGISTROS

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora A Auditorías Internas de Calidad Satisfacción del cliente

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 |

FECHA: MAYO 10 DE 2013

5.5 PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

5.5.1 Objetivo Buscar el resarcimiento del detrimento causado al patrimonio público

5.5.2. Responsabilidad El responsable del proceso es el profesional especializado de responsabilidad Fiscal.

5.5.3 Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos.

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5.5.4. CARACTERIZACIÓN PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL OBJETIVO:

LIDER:

Buscar el resarcimiento del detrimento causado al Profesional Especializado patrimonio público. PROCESO PROVEEDOR:

ENTRADA:

SALIDA:

Denuncia Traslado de Hallazgos

Fallos con Comunidad Responsabilidad Fiscal Fallos sin Responsabilidad Fiscal Cobro Coactivo

Participación Ciudadana Control Fiscal Micro

REQUISITOS: 7.0 Producción y Prestación del servicio 4.2 Documentación 8.0 medición análisis y mejora

     

PROCESO CLIENTE:

RECURSOS: Red interna comunicaciones Capacitación. Personal de apoyo especializado y operativo. Información Proceso de Recursos Tecnológicos.

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| DOCUMENTOS: Manual de Calidad Normograma Procedimiento Investigaciones Fiscales Procedimiento Jurisdicción Coactiva.

PROVEEDOR Profesional Especializado Control Fiscal Micro

Profesionales Universitarios Grado 01Profesional Especializado División responsabilidad Fiscal

ENTRADA

ETAPAS

RESPONSABLE

Traslado de hallazgos denuncias

Análisis de los hallazgos, análisis de las denuncias.

Profesionales Universitarios Grado 1Profesional EspecializadoDivisión Responsabilidad Fiscal.

Registros

Instrucción del asunto.

Profesionales Universitarios Grado 01Profesional Especializado División Responsabilidad Fiscal

SALIDA

CLIENTE

Registros

Profesionales Universitarios Grado Y profesional Especializado- División Responsabilidad Fiscal

registros

Sujetos Procesales (investigados Compañía de seguridad) Profesional Universitario 01 de Jurisdicción coactiva.

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| Profesional EspecializadoRegistros Técnico División Responsabilidad Fiscal.

Jurisdicción Coactiva

PARAMETROS DE CONTROL V Auditoría General de la República Auditoría de Control Interno Control de Producto no conforme Proceso de Evaluación y Mejora RIESGOS MAPA DE RIESGOS CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS

Profesional Universitario 01- Registros Jurisdicción Reportes Coactiva profesional Especializado División Responsabilidad Fiscal.

Sujetos procesales (investigadosCompañía de seguros). Contraloría General de la República. Procuraduría General de la República.

MEDICIONES INDICADORES DE GESTIÓN

DATOS Y REGISTROS LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

MEJORA A Acciones correctivas, preventivas y de mejora Auditorías Internas de Calidad

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5.6 PROCESO GESTIÓN HUMANA

5.6.1 Objetivo Potenciar el talento humano, mediante la implementación de estrategias de selección, vinculación y permanencia para elevar los niveles de competencia en los puestos de trabajo.

5.6.2 Responsabilidad El responsable del proceso es el profesional especializado de la división Administrativa y Gestión Humana.

5.6.3. Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos.

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5.6.4. CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN HUMANA

OBJETIVO: Potenciar el talento humano, mediante la implementación de estrategias de selección, vinculación y permanencia para elevar los niveles de competencia en los puestos de trabajo.

LIDER: Profesional Especializado

PROCESO PROVEEDOR: Planeación Ley 909 y decretos reglamentarios Plan Nacional de capacitación Planeación y direccionamiento gerencial

ENTRADA: Plan Estratégico Políticas de gestión humana

SALIDA: Personal vinculado competente Capacitación y formación Administración de nómina Personal evaluado

Todos los procesos REQUISITOS:

Necesidades de personal.

Estructura organizacional

Numerales 4.2 Control de documentos y registros NTC GP1000:2009 6.2 Talento Humano 8.0 Medición Análisis y Mejora

PROCESO CLIENTE: Todos los procesos

RECURSOS: Talento humano competente (Especificado en la planta de personal.) Recursos financieros Sistemas de información Recursos físicos y tecnológicos Medios de comunicación

DOCUMENTOS: Normograma Procedimiento de Vinculación de Personal, Procedimiento para la Capacitación a los Funcionarios Manual de calidad Estructura orgánica, Plan estratégico, políticas de gestión humana, manual de funciones por competencias Legislación relacionada con la gestión del talento humano en las entidades públicas y Ordenanza 510 de 2005.

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PROVEEDOR

Planeación y Direccionamiento Gerencial Normatividad vigente Función Pública

Normatividad vigente, todos los procesos

Comisión Nacional

ENTRADA

Estructura Orgánica manual de funciones por competencias laborales Normatividad vigente Manual de funciones Disponibilidad presupuestal Planta de personal global Necesidades de personal Estructura orgánica (Organigrama) Programa de inducción y reinducción

Personal vinculado Sistema de capacitación (Formación capacitación, inducción y reinducción) Resultado evaluación del desempeño, resultado de la evaluación de control interno Normatividad interna Recursos logísticos y humanos

ETAPA Elaborar y actualizar manual de funciones por competencias laborales

Vinculación y retiro

Capacitación

RESPONSABLE

SALIDA

Líder del proceso y equipo de trabajo

Manual de funciones y requisitos por competencias laborales

CLIENTE Todos los procesos

Líder del proceso y equipo de trabajo

Persona competente vinculada

Personal con conocimiento institucional y entrenamiento en el desarrollo de las actividades propias del cargo Reinducción Plan institucional de capacitación.

Todos los procesos

Evaluación del

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

| del Servicio Civil Evaluación, control y mejora

Ley 909 Evaluación de control interno Funcionarios de carrera

desempeño

Líder del proceso y equipo de trabajo

Resultado de la evaluación del desempeño Programa de bienestar social.

Profesional Universitario 02

Personal de la organización., entidades bancarias , ARP, AFP

Diagnóstico clima organizacional Resultados evaluación de desempeño Ley 100

Manejo de situaciones administrativas Permisos, renuncia, licencias no remuneradas, vacaciones y certificaciones Novedades

Aplicación del sistema de estímulos

Líder del proceso y equipo de trabajo

Funcionarios de carrera Comisión de Personal Todo el personal de la organización

Programa de incentivos Programa de salud ocupacional.

Administración de personal y nomina

PARÁMETROS DE CONTROL: Evaluación de competencias comunes a los servidores públicos Seguimiento al PlC Perfiles claros en el manual de funciones Vinculación del personal cuando las necesidades lo requieren. En la afiliación del personal al sistema de seguridad social y cajas de compensación familiar y pago oportuno de los aportes.

Líder del proceso y equipo de trabajo

Actos administrativos constancias y certificados Reporte de nómina Planillas de autoliquidaciones

Profesional Universitario Área financiera

MEDICIONES: Matriz de indicadores

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| Participación de todas las partes interesada en la programación de la inducción y reinducción y las capacitaciones a los servidores de la Entidad. Recursos: Disponibilidad financiera y logística para la ejecución de eventos de capacitación. Que los eventos de capacitación programados correspondan con las necesidades de capacitación detectadas mediante diagnóstico. Que los eventos de capacitación programados se ejecuten oportunamente de acuerdo a la priorización efectuada. En la custodia de las hojas de vida laborales. En el reporte de las doceavas de cesantías causadas por las nóminas y la resolución de vacaciones. RIESGOS: Ver mapa de riesgos

DATOS Y REGISTROS: Control de registros

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora Auditorías Internas

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FECHA: MAYO 10 DE 2013

5.7. PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Y FÍSICOS

5.7.1. Objetivo Velar por el adecuado uso de los recursos físicos y financieros implementando los debidos controles y registros para garantizar el apoyo al cumplimiento de las funciones en cada puesto de trabajo

5.7.2. Responsabilidad El responsable del proceso es el profesional especializado administrativa y gestión humana, financiera y coordinador de almacén.

el coordinador del área

5.7.3. Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos.

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

5.7.4. CARACTERIZACIÓN PROCESO RECURSOS FISICOS Y FINANCIEROS OBJETIVO: Velar por el adecuado uso de los recursos físicos y financieros implementando los debidos controles y registros para garantizar el apoyo al cumplimiento de las funciones en cada puesto de trabajo

LIDER: Profesional Universitario 02

PROCESO PROVEEDOR:

SALIDA: Presupuesto de rentas y gastos aprobado. Informe de ejecución presupuestal. Estados financieros. Informes internos. Informes entes de control y otras entidades. Pagos. Proyecciones financieras y contables. Ejecución presupuestal

Todos los procesos

ENTRADA: Ordenanza aprobación del presupuesto de ingresos y gastos. Transferencias entes de control. Resolución de desagregación del presupuesto aprobado. Disponibilidad presupuestal. Inventarios y disposiciones reglamentarias. Solicitudes de bienes muebles y de consumo. Solicitudes de apoyo logístico a eventos. Plan de compras. Inventario de elementos devolutivos y de consumo Resoluciones internas de administración de inventarios y procedimiento de baja.

REQUISITOS: Capítulo 4.2, Capitulo 7.4 Capitulo 6 y 8 de la NTCGP 1000

PROCESO CLIENTE: Todos los procesos Asamblea Comunidad Contaduría General DIAN Entes de control

Recursos físicos de la entidad suministrados y mantenidos.

RECURSOS: Talento humano competente (Especificado en la planta Recursos financieros Sistemas de información Recursos físicos y tecnológicos

de personal.)

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| Medios de comunicación

DOCUMENTOS: Listado maestro de documentos Normograma Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación. Régimen de Contabilidad Pública. Estatuto Tributario. Ley 734 de 2004.Ley 1151 de 2007.Ley 617 de 2001. REPÚBLICA Ley 80 del 1993. Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública

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PROVEEDOR

Asamblea Contralor

ENTRADA Ordenanza de aprobación del presupuesto del departamento. Resolución de desagregación del presupuesto. Plan de compras Resoluciones de Modificaciones presupuestales Solicitudes de disponibilidad presupuestal Órdenes de compra de Servicio y de suministro.

ETAPA

Proyección , liquidación y ejecución presupuestal

RESPONSABLE

Contralor, Profesional Universitario 02,

Contaduría General de la Nación DIAN Contaduría General de la Nación Profesional Universitario 02 Asesora jurídica

Ejecución presupuestal Régimen contable Estatuto Tributario Informe de demandas Ley 80 de 1993

Gestión Contable

Profesional Universitario 02

Sujetos de control

Cuotas de fiscalización

PAC, Recaudos y Pagos.

Profesional Universitario 02

SALIDA

Presupuesto Certificados de disponibilidad Informes de ejecución de ingresos y egresos.

Estados Financieros Información exógeno Declaración de retención en la fuente Certificados de retención en la fuente e IVA.. Causación contable Comprobante de egreso. Rendición de cuentas a la Auditoría y a la Contaduría General de la Nación.

CLIENTE

Todos los procesos

Clientes externos , funcionarios de la Entidad

Registro de ingresos

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

| (Tesorero)

Todos los procesos

Resolución del Ministerio de Hacienda. Resolución interna Necesidades de Productos Plan de compras

Caja Menor

Adquisición y administración de bienes .

Secretaria carrera administrativa Profesional Universitario 02

PAC ejecutado Soportes de pago (Cheques, transferencias bancarias, desprendibles de pago), libranzas.

Contratistas, funcionarios y exfuncionarios y Sujetos de control,

Pagos realizados por caja menor

Internos y externos

Bienes devolutivos y de consumo adquiridos inventariados y mantenidos.

PARÁMETROS DE CONTROL: Arqueos de caja Inventarios Conciliaciones Seguimiento a la ejecución presupuestal Balance y estados de operaciones

MEDICIONES:

RIESGOS: Ver mapa de riesgos

DATOS Y REGISTROS:

Todos los procesos

Ver tabla de indicadores del proceso

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora. Auditorías Internas de calidad

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 |

FECHA: MAYO 10 DE 2013

5.8 PROCESO RECURSOS TECNOLOGICOS 5.8.1 Objetivo Fortalecer la infraestructura tecnológica, utilizando las TIC’s y consolidando el uso de los sistemas de información y administrar la documentación recibida y producida por la Contraloría

5.8.2 Responsable El responsable del proceso es el Ingeniero de Sistemas.

5.8.3 Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos.

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

5.8.4. CARACTERIZACIÓN PROCESO DE RECURSOS TECNOLOGICOS OBJETIVO: Fortalecer la infraestructura tecnológica, utilizando las TIC´S y consolidando el uso de los sistemas de información y administrar la documentación recibida y producida por la Contraloría

LIDER:

PROCESO PROVEEDOR:

SALIDA:

ENTRADA:

Profesional Universitario 02 Sistemas

PROCESO CLIENTE:

Planeación y Direccionamiento Gerencial

Plan Estratégico

Proyectos, Estrategias y Plan de Acción

Todos los procesos

Todos los Procesos

Necesidades de Hardware y Software y Salvaguarda de Información

Equipos disponibles para los procesos

Todos los procesos

Todos los Procesos

Necesidades de Información y/o documentación

Control Documentos y Registros

Todos los Procesos

REQUISITOS: o Ley 594 de 2000 o Numeral 4.2 NTCGP 1000:2004 Gestión Documental o Numeral 6.3 NTCGP 1000:2004 Infraestructura o Numeral 8 NTCGP 1000:2004 Medición, análisis y mejora

RECURSOS: Sistema de Gestión de Calidad, equipos de cómputo, software, página Web, red interna comunicaciones

DOCUMENTOS: o Manual de Calidad o Listado Maestro de Documentos

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

| o o o o

Procedimiento de Control de Documentos y Registros Guía para la aplicación de tablas de retención documental y transferencias documentales Políticas para el manejo de la ventanilla única Manuales de Usuario Aplicaciones.

PROVEEDOR Todos los procesos

ENTRADA Necesidades de documentación

ETAPA

RESPONSABLE

Elaboración de documentos

Cualquier funcionario

Revisión de documentos

Líderes de Procesos

Todos los procesos

Documento elaborado

Todos los procesos

Documento revisado

Aprobación de documentos

Líderes de Procesos

Archivo y todos los procesos Todos los procesos

Tablas de retención documental

Administración de Registros

Líder Gestión Documental

Todos los entes externos y la comunidad

Comunicaciones recibidas y producidas

Recepción y envío de documentación externa

Todos los procesos

Infraestructura Tecnológica (hardware y software) Necesidades de los usuarios

Administración de los Sistemas de información

Estado

Leyes, normas y decretos

PARÁMETROS DE CONTROL: Control de Registros Control de documentos

SALIDA Documento para revisión Documento Revisado Documento Aprobado y disponible (control de documentos) Registros Controlados

Responsable de Archivo

Recepción, radicación y distribución de documentos

Líder Gestión Documental

TIC disponibles para toda la organización

Asesora Jurídica

Normograma actualizado

Administración del Normograma

CLIENTE Líder de Proceso Líderes de procesos Todos los funcionarios

Todos los Procesos Todos los Procesos

Todos los Procesos Y sujetos de control Todos los procesos

MEDICIONES: Indicadores de Gestión

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 | Registros legibles, identificables y recuperables Disponibilidad recursos para manejo de informaci贸n Auditoria de Sistemas Proceso de Evaluaci贸n y Mejora RIESGOS: MAPA DE RIESGOS CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS

FECHA: MAYO 10 DE 2013

DATOS Y REGISTROS: LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS CONTROL DE REGISTROS

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora Auditor铆as Internas de Calidad

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 |

FECHA: MAYO 10 DE 2013

5.9 PROCESO DE GESTIÓN JURÍDICA

5.9.1 Objetivo Apoyar el ejercicio normativo y coadyuvar a la función fiscalizadora mediante el apoyo jurídico profesional oportuno a todos los procesos. 5.9.2 Responsabilidad El Responsable del proceso es el Asesor Jurídico.

5.9.3. Procedimientos Documentados Asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 en la Entidad, para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos.

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

5.9.4. CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTION JURIDICA

OBJETIVO:

LIDER:

Apoyar el ejercicio normativo y coadyuvar a la función fiscalizadora mediante el apoyo jurídico profesional oportuno a todos los procesos PROCESO PROVEEDOR: ENTRADA:

Asesora Jurídica

SALIDA:

PROCESO CLIENTE:

Responsabilidad fiscal Agentes externos Despacho Todas las dependencias

Respuesta a las demandas , grados de consulta y derechos de petición Representación judicial Contratación Procesos disciplinarios

Alta dirección administrativa Planeación y Direccionamiento gerencial Todos los procesos Agentes externos e internos

Demandas Derechos de petición Solicitud de conceptos Solicitudes De Las Diferentes Áreas Solicitud de disciplinarios Necesidades de Contratación

REQUISITOS: Numeral 4.2.3 de la NTCGP 1000:2009 Numeral 7.4 Numeral 8

RECURSOS: Legis Móvil Personal de apoyo Proceso de Recursos Tecnológicos

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

| DOCUMENTOS Normograma Procedimiento de contratación-Manual Evaluación técnica al proveedor (Instructivo) Registro de calificación del instructivo técnico

PROVEEDOR

Todas las dependencias

ENTRADA

ETAPAS

Proveedores Plan de compras Análisis de necesidades De contratación

RESPONSABLE

SALIDA

CLIENTE

Profesional Universitaria 2 en personal – Asesora Jurídica

Contratació n de bienes o servicios Actas de Liquidación de contratos

Todas las dependencias

Investigación Disciplinaria

Asesora Jurídica

Fallo

Todas las dependencias o agentes externos

Representación legal

Asesora Jurídica

sentencia

Contralor

Contratación

Queja o Falta H

Todas las dependencias y/o agentes externos

Contralor

Directrices contralor

del

Solicitud disciplinaria con base en la ley 734 Demanda Poder

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

Todas las dependencias Contralor

Control fiscal Responsabilidad fiscal

Consulta radicada y registrada Jurisprudencia actualizada Solicitudes internas Derecho de petición

Antecedentes de la posible sanción

Emisión de conceptos, Clasificación y consolidación de la información

Asesora jurídica Ayudante despacho Contralor

Administrativo sancionatorio

Asesora Jurídica

Concepto emitido Concepto radicado en correspond encia. Informació n

Todas las dependencias Contralor.

sanción

Contralor

PARAMETROS DE CONTROL: Términos legales Interventoría a contratos Visitas a tribunales SICE Proceso de Evaluación y Mejora

MEDICIONES: INDICADORES DE GESTIÓN

RIESGOS: MAPA DE RIESGOS CONTRALORÍA GENERAL DE CALDAS

DATOS Y REGISTROS: CONTROL DE REGISTROS

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 |

FECHA: MAYO 10 DE 2013

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora AuditorĂas Internas de Calidad

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 |

FECHA: MAYO 10 DE 2013

5.10. PROCESO DE EVALUACIÓN Y MEJORA 5.10.1. Objetivos Mejorar continuamente la eficacia, la eficiencia y la efectividad del sistema integrado de gestión. (MECI, NTCGP 1000:2009), a través de actividades de evaluación, control y mejora. 5.10.2. Responsabilidad El Responsable del proceso es el Jefe de la Oficina de Control Interno y todos los responsables de procesos en lo relativo a la mejora 5.10.3 Procedimientos documentados asociados Todos los Procedimientos documentados asociados a este proceso y los establecidos por la ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 para garantizar la adecuada Planeación, Ejecución, Operación y Control de los procesos y su contenido, no los incluimos en este manual, sino que hacemos referencia que su contenido está en el Manual de Procesos y Procedimientos debidamente codificados por procesos.

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

5.10.4. CARACTERIZACIÓN PROCESO EVALUACION Y MEJORA

OBJETIVO: Mejorar continuamente la eficacia, la eficiencia y la efectividad del sistema integrado de gestión. (MECI, NTCGP 1000:2009), a través de actividades de evaluación, control y mejora.

LIDER:

PROCESO PROVEEDOR:

ENTRADA:

SALIDA:

Todos los procesos.

Información todos procesos.

El gobierno departamental.

nacional

de los

Disposiciones legales.

Asesor de Control Interno

Mapa de Riesgos por Procesos.

Todos los procesos.

Autoevaluación del sistema de Control Interno.

La alta dirección

Evaluación Eventual Independiente. Planes de Mejoramiento

Ejercicios control REQUISITOS: 4.1 Requisitos Generales 4.2 gestión documental 5.6 revisión por la dirección 8 medición, análisis y mejora

PROCESO CLIENTE:

Asamblea Departamental de Caldas, Auditoria General de la República, Contraloría General de la Republica, Departamento Administrativo de la Función Pública y otros.

de RECURSOS: Proceso de Recursos Tecnológicos: -La RED CONTRALORÍA - Correo institucional - TICS Y OTRAS.

DOCUMENTOS: Manual de calidad, MECI, Normograma, procedimiento para administración del riesgo, Procedimiento para evaluación Independiente, Planes de mejoramiento, Procedimientos para la autoevaluación. NTC 19011, NTCGP 1000:2009

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

PROVEEDOR

Todos procesos

ENTRADA

los

Identificación riesgo

ETAPA

RESPONSA BLE Contralor

del

Valoración

Administr ación del riesgo

Lideres de procesos.

SALIDA Políticas administración riesgo.

CLIENTE de del

Todos los procesos Comité de Control Interno

Mapa de riesgos. ACPM de riesgos.

Líderes procesos H

Parámetros de control de los procesos Resultado de autoevaluaciones anteriores. MECI Caracterización de los procesos

Plan mejoramiento proceso. Autoevalu ación del Sistema de Control MECI y del Desempe ño.

de por

Informe Final.

Líderes procesos

Asesor de Control Interno Líderes de procesos Comité de Control Interno

Autoevaluación del Sistema de Control Interno MECI y del desempeño

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

Líderes procesos

Asesor de Control Interno Decreto 1599 de 2005

Datos e información de los procesos

Evaluació n eventual Independi ente

Asesor Control Interno

Planes mejoramiento procesos.

de de

Verificación del cierre de las ACPM de las AIC. MECI

Contralor Asesor de Control Interno Líderes de procesos Comité de Control Interno

Informe Final evaluación independiente.

Seguimiento a los planes de mejora.

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

Todos procesos

los

Resultados de la Auditoria Interna de Calidad: No conformidad mayor o menor. Observaciones

Planes de Mejoramie nto

Lideres de todos los procesos

Cumplimiento las metas objetivos de procesos institucionales. Cumplimiento planes mejoramiento.

de y los

Representante de la alta Dirección para Calidad. Comité de Control Interno. Comité de Calidad

ACPM cerradas Verificación del Cumplimiento de los planes de mejoramiento y del Cumplimiento ACPM’s cerradas por los auditores internos de Calidad.

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

PARÁMETROS DE CONTROL: Seguimiento a planes de mejoramiento.

MEDICIONES: INDICADORES DE GESTIÓN

Seguimiento a los indicadores

VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES DE MEJORA E INDICADORES DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

Verificación del cierre por los Auditores de Calidad a las ACPM

RIESGOS: MAPA DE RIESGOS GENERAL DE CALDAS

CONTRALORÍA

VERIFICACION DEL CIERRE DE LAS ACPM

DATOS Y REGISTROS: LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

MEJORA: Acciones Correctivas, preventivas y de mejora Auditorías Internas de Calidad

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 |

FECHA: MAYO 10 DE 2013

Compromiso en calidad del Representante Legal de la Entidad: 

Participar en las actividades que se adelanten en el proceso de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, en la Contraloría General de Caldas, con miras a obtener la Certificación de la Calidad de nuestros procesos bajo los estándares de la Norma ISO 9001:2008



Gestionar los recursos necesarios para el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad promoviendo nuestro accionar diario hacia el Servicio al Cliente y el incremento de su satisfacción, el mejoramiento continuo.



Liderar lo relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad en coordinación con el Comité de Calidad, para asegurar a la Contraloría General de Caldas, la adecuada implementación y seguimiento continuo de la aplicación del Manual de la Calidad.



En cumplimiento a la Norma ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009, he designado como Coordinador General y Representante de la dirección en lo relativo a la Calidad al Asesor de Planeación, para orientar y desarrollar las acciones necesarias que aseguren el mantenimiento, seguimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría General de Caldas.

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 |

FECHA: MAYO 10 DE 2013

6. ANEXOS 6.1. Procedimientos y documentos reglamentarios 6.1.1 Procedimientos documentados requeridos por la norma ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 -

Control de documentos Control de Registros Auditorias Internas de Calidad Control del producto no conforme Acción Correctiva Acción preventiva Planes de Mejoramiento

6.2. Documentos reglamentarios de la organización Con el objeto de evitar el uso de reglamentación obsoleta, se referencia la aplicable en la entidad: -

Constitución Política de 1991 Ley 42 de 1993, ―Sobre la Organización del Sistema del Control Fiscal Financiero y los Organismos que lo ejercen‖. Ley 190 de 1995, ―Por lo cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones para la erradicar la corrupción administrativa. Ley 734 de 2002, ―Por la cual de adopta el Código Disciplinario Único.‖

CODIGO: M100 MANUAL DE CALIDAD VERSION: 7.0 | -

FECHA: MAYO 10 DE 2013

Ley 610 de 2000, ―Por la cual se establece el tramite de los procesos de Responsabilidad Fiscal competencia de las Contralorías. Ley 80 de 1993, ‖Por la cual se expide estatuto general de contratación de la Administración Pública― Ley 617 de 2000, ―Por la cual de reforma parcialmente la ley 136 de 1994, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización y se dictan normas para la racionalización del Gasto Público. Resoluciones Reglamentarias de la Contraloría General de Caldas Manual de Procesos y Procedimientos de la CGC Decreto 1599 MECI 1000:2005

6.3. Exclusiones

No son aplicables a la Contraloría General de Caldas los siguientes requisitos ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009 -

El Requisito 7.3, ―Diseño y Desarrollo de Productos”, puesto que la Entidad no diseña ni desarrolla productos, debido a que ejerce control fiscal al Patrimonio Público Caldense.

El Requisito 7.5.2. “Validación de los Procesos de la Producción y de la Prestación del Servicio “, puesto que los resultados del control fiscal se plasman en informes y documentos que son verificados en su totalidad antes de su liberación, con lo que es posible asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos.

El Requisito 7.6. “Control de los Dispositivo de Seguimiento y Medición” puesto que la entidad no utiliza equipos de medición que deban calibrarse, ajustarse o protegerse.

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La Contraloría General de Caldas, adopta las siguientes disposiciones para la emisión, actualización, control, difusión y archivo del Manual de la Calidad, conforme en el ―Procedimiento Control de Documentos ―.

6.3.1 Responsabilidad La Oficina Asesora de Planeación realiza la revisión técnica del Manual de Calidad, el manual es aprobado en forma definitiva por el Contralor General de Caldas. La Responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para determinar su aprobación es del Comité de Calidad.

6.3.2. Distribución La Distribución del Manual de Calidad se efectuará de acuerdo con el ―Procedimiento Control de Documentos‖. Proceso Planeación Elabora: Asesor y Direccionamiento Planeación Gerencial

de Revisa: Asesor de Aprueba:Contralor Planeación

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| Proceso Comunicación Pública

Elabora: Subcontralor

Revisa: Asesor de Aprueba:Contralor Planeación

Proceso Control Elabora: Profesional Revisa: Asesor de Aprueba:Contralor Fiscal Micro Especializado Planeación

Proceso Control Elabora: Profesional Revisa: Asesor de Aprueba:Contralor Fiscal Macro Especializado Planeación

Proceso Responsabilidad Fiscal Proceso Gestión Humana

Elabora: Profesional Revisa: Asesor de Aprueba:Contralor Especializado Planeación Elabora: Profesional Revisa: Asesor de Aprueba:Contralor Especializado Planeación

Proceso Recursos Elabora: Profesional Revisa: Asesor de Aprueba:Contralor Físicos y Financieros Especializado Planeación Proceso Recursos Elabora: Profesional Revisa: Asesor de Aprueba:Contralor Tecnológicos Universitario 02 Planeación

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| Proceso Jurídica

Gestión Elabora: Asesor Jurídico

Proceso de Elabora: Asesor evaluación y mejora Control Interno

Revisa: Asesor de Aprueba:Contralor Planeación

de Revisa: Asesor de Aprueba:Contralor Planeación

6.3.3 Control de cambios El control de cambios describe las modificaciones realizadas al Manual de Calidad de la Contraloría General de Caldas. El actual control se describe en la siguiente tabla

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CONTROL DE CAMBIOS DE LA CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS  PLANEACION Y DIRECCIONAMIENTO GERENCIAL VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

3.0

Cambio en el nombre del Marzo 19 de 2010 procedimiento Control de advertencia y su respectivo formato Se involucra la interacción con Octubre 11 de 2010 recursos tecnológicos y evolución y mejora. Se involucran requisitos de la Febrero 15 de 2011 Norma

4.0

5.0

FECHA

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 COMUNICACIÓN PÚBLICA VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

4.0

Se involucra la interacción con Octubre 11 de 2010 recursos tecnológicos y evolución y mejora.

5.0

Se elimino la frase: encuestas de Mayo 30 de 2011 la rendición de cuentas en la casilla de entrada del proceso veedor, se cambio por insumos APRC Cambios en el contenido y en el logo. Mayo 10 de 2013

6.0

FECHA

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|  CONTROL FISCAL MICRO

VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

Se involucra la interacción con recursos tecnológicos y evolución y mejora.

4.0

Octubre 11 de 2010 Cambio de logo

 CONTROL FISCAL MACRO VERSIÓN

4.0

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

Se ajustaron los ciclos PHVA, se involucra la interacción con recursos tecnológicos y evolución y mejora. Octubre 11 de 2010 Cambio de logo

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 RESPONSABILIDAD FISCAL VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

4.0

Se involucra la interacción con recursos tecnológicos y evolución Octubre 11 de 2010 y mejora. Cambio de logo

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|  GESTIÓN HUMANA VERSIÓN

3.0

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

Se involucra la interacción con recursos tecnológicos y evolución y mejora.

Octubre 11 de 2010

Revisado y evaluado

Abril de 2013

Cambio de logo

Mayo 10 de 2013

 RECURSOS FISICOS Y FINANCIEROS VERSIÓN

4.0

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

Se involucra la interacción con recursos tecnológicos y evolución y mejora.

Octubre 11 de 2010

Modificación de responsables Cambio de logo

Mayo 10 de 2013

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|  RECURSOS TECNOLOGICOS

VERSIÓN

4.0

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

Se involucra la interacción con recursos tecnológicos y evolución y mejora.

Octubre 11 de 2010

Cambio de logo

Mayo 10 de 2013

 GESTIÓN JURIDICA

VERSIÓN

3.0

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

Se involucra la interacción con recursos tecnológicos y evolución y mejora.

Octubre 11 de 2010

Cambio de logo

Mayo 10 de 2013

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| 

EVALUACIÓN Y MEJORA

VERSIÓN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

FECHA

Se involucra la interacción con recursos tecnológicos y evolución y mejora.

Octubre 11 de 2010

Cambio de logo

Mayo 10 de 2013