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PROCEDIMIENTO PARA EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN A LOS MEDIOS

CODIGO: PR.4-110.02 VERSION: 4.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

1. OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios para suministrar información de algún tema específico a los medios de comunicación que la requieran para su desempeño laboral. 2. ALCANCE: Inicia desde el momento en se decepciona la solicitud de información de los medios de comunicación sobre algún tema específico, bien sea telefónicamente o por escrito y termina cuando se le suministra la correspondiente respuesta. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS: Ley 610 artículo 20 en lo relacionado con la reserva y expedición de copias. Decreto 1599 de mayo de 2005 “MECI 1000:2005” 4. ABREVIATURAS N.A 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: ACTIVIDAD 1 Recepción de la solicitud de información de los medios de comunicación sobre algún tema específico bien sea telefónicamente o por escrito. Una vez diligenciado se tenga la solicitud de información a periodistas de los diferentes medios de comunicación se determina si la información solicitada se puede proporcionar de manera inmediata llamado a la dependencia o si es necesario elaborar un memorando requiriendo la información, para proporcionar la respectiva respuesta, una vez se tenga el visto bueno del Contralor. Responsable: Profesional Universitario 01 ACTIVIDAD 2 Tramita solicitud de información y elabora el comunicado o documenta la información hacer suministrada a los medios de comunicación. Responsable: Profesional universitario 01 ACTIVIDAD 3 Tramita citas con los medios de comunicación. Cuando el periodista de algún medio de comunicación solicite una cita bien sea con el Contralor o funcionario de algún proceso para consultar sobre un tema realizar una entrevista, se prepara la agenda con el documento de apoyo y prepara la cita con fecha y hora previa autorización del contralor General de Caldas. Responsable: Profesional universitario 01


PROCEDIMIENTO PARA EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN A LOS MEDIOS

CODIGO: PR.4-110.02 VERSION: 4.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013

ACTIVIDAD 4 Se comunica con el periodista interesado, bien sea telefónicamente o por escrito, y suministra la respuesta a la inquietud formulada, que puede ser la entrega del documento con la información previamente aprobada elaborada a la fecha, hora y sitio de la entrevista con el Contralor o el funcionario respectivo cuando de una cita se trate. Responsable: Profesional universitario 01 6. FORMATOS/ REGISTROS Formato para el “Suministro de información a periodistas de los diferentes medios de comunicación”. 7. GLOSARIO Reserva: Guarda de una cosa o prevención que se hace de ella para algún fin. Suministro: Proveer a alguien de lo que necesita. Elaboró: Carlos Mauricio Velásquez y Maria Angélica Villa

Revisó: Daliris Arias Marin

Aprobó: Jorge Eber Wheeler Arcila

Cargo: Cargo: Subcontralor y profesional Asesor de planeación 01

Cargo: Contralor

Firma:

Firma:

Firma:

CONTROL DE CAMBIOS: VERSIÓN: ORIGEN DE LOS CAMBIOS 2.0 Cambio en el manual de funciones y competencias. 3.0 4.0

Cambio en el responsable del procedimiento. Eliminación de formatos

FECHA DICIEMBRE 7 DEL 2009

MAYO 30 DE 2011 MAYO 10 DE 2013


Procedimiento para el suministro de información a los medios