Momentos e fatores críticos na implementação de sistemas de certificação –
ferramentas de gestão no dia a dia; Não ter o cuidado de não mudar o que está correto (a implementação do Sistema só faz sentido, se acrescentar valor ao sistema existente desde que funcional).
Assim: 1. PARA AS EMPRESAS
robótica
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ESPAÇO QUALIDADE
Pedro Vale vale.pedro@gmail.com
Atualmente muitas organizações implementam sistemas de gestão que abrangem várias disciplinas, por exemplo, Qualidade (ISO 9001), Ambiente (ISO 14001), Saúde e Segurança Ocupacional (OHSAS 18001), Segurança da Informação (ISO 27000), entre outros. No entanto nem sempre têm previstas as dificuldades reais da implementação dos Sistemas, cometendo alguns erros nomeadamente; – Não construir o Sistema a partir de quem executa as tarefas; – Criarem Sistemas paralelos, isto é, que não funcionam como efetivas
Motivações ligeiras Quando se decide enveredar pela certificação, sem a necessária reflexão, nomeadamente ao nível das mudanças organizacionais, das práticas instaladas, da definição clara de objetivos e se segue simplesmente a tendência dos incentivos financeiros, ou das exigências de clientes corre-se o risco de entrar na via do “facilitismo”. Tende-se a construir uma estrutura sem conteúdo sustentado, visando apenas obter um certificado ao mais baixo custo, rapidamente, e muitas vezes sem a afetação dos necessários meios e recursos. Deve refletir-se com algum cuidado, de modo a tomar a decisão enquadrada nos objetivos estratégicos da empresa de forma a construir um sistema sólido e robusto.
Na Tabela seguinte podem verificar-se exemplos de situações que geralmente se traduzem em dificuldades.
Para as Empresas
Para os Auditores
Motivações ligeiras
Decisões da empresa, “faz de conta” para auditor ver
Excessiva burocracia
Auditoria encarada como uma “inspeção”, como um “exame”
Mudanças superficiais Tendência à acomodação Hierarquias, responsabilidades, definições e organização departamental excessiva ou mal definida Falta de empenho efetivo da gestão de topo e das chefias intermédias Pouco envolvimento os colaboradores Reduzida utilização de ferramentas da qualidade e práticas estatísticas A ideia da complexidade das normas Pouca persistência A euforia após Auditoria
Excessiva burocracia Grande parte das entidades que se certificam, queixam-se que um processo desta natureza implica muita burocracia. Na realidade não precisa de ser assim, pretendem-se sistemas “documentados” e não “sistemas documentais”. É importante perceber que não são as normas em si mesmas que obrigam a criar suportes documentais muito pesados, só se justificando manter essa estrutura se for útil, por exemplo: - Processos especiais (soldaduras, entre outros); - Planos de inspeção e ensaios para procedimentos operativos complexos (máquinas de controlo numérico, rábulas, e outros). Pode recorrer-se à aplicação de software de gestão documental, a fim de agilizar a gestão da documentação, ou ter como orientação a NP 4433/2005. Mudanças superficiais Muitas vezes a pressão para cumprimento de prazos traduz-se na inadequada implementação, ou em alterações superficiais, no modo de estar de cada um dentro da organização. Corre-se assim o sério risco de quase tudo ficar na mesma, podendo haver uma ou outra mudança de fachada mas contudo pouco significativas. Geralmente a qualidade é considerada como um estado de espírito, como uma forma de identificar, estudar e acima de tudo de melhorar processos relevantes tendo em conta perspetivas e opiniões diferentes. O desempenho económico e financeiro deve ser tido em conta. Tendência à acomodação Não tanto pelos referenciais em si mesmos como já referido, mas muitas vezes por leituras menos atentas que deles são feitos, a certificação em alguns casos tem