DE BIJBEL - organiseren 2011-2012

DE BIJBEL ORGANISATIE

HANDLEIDING VOOR DE PRAKTISCHE ORGANISATIE VAN EEN CURSUS

versie 2011-2012

p. 1 van 57

WELGEKOMEN! De commissie Vorming, als ervaringsdeskundige in het organiseren van cursussen, heeft een instrument – lees: cursusbijbel – ontwikkeld dat je hopelijk van vele vragen verlost en met een gerust gevoel op cursus laat vertrekken.

Ook deze bijbel is opgesplitst in 2 delen: het testament over ORGANISATIE en het testament over COACHING. Bij organisatie vind je onder andere een checklist over wat je niet mag vergeten, hoe je promotie kunt maken, tips om de cursusblokken voor te bereiden, afspraken met de Chirohuizen, hulp bij de administratieve rompslomp, financiën, suggesties over leefregels, enz. We proberen je zo volledig mogelijk te voorzien van alle nodige info en tips.

Het deel over coaching behandelt het wel een wee van een begeleidingsploeg: hoe zoek je begeleiding, op welke manier kun je begeleidingsduo’s vormen, wat is ‘begeleiding coachen’, hoe kunnen we aan ploegvorming doen, waarom coaching meer uit je begeleidingsploeg kan halen, enz.

Ook tijdens de cursus kun je momenten voorzien om elkaar te coachen als begeleiding. Je kunt hierbij uitwisselen, feedback en tips geven aan elkaar.

En waarom zou dat allemaal zinvol kunnen zijn?

We zijn ervan overtuigd dat de taak van een cursustrekker ruimer is dan het organisatorische. Als trekker ben je een figuur waar de begeleiding vaak gemakkelijker naartoe stapt. Het organisatorische krijgt vaak prioriteit boven het opvolgen van begeleiding en daarom willen we ook eens een ander licht op zaak werpen.

We weten ook wel dat het niet realistisch is om ook nog eens de taak van coach op te nemen wanneer je een cursus in je eentje trekt. Het voordeel is wel dat coachen geen voltijdse job is op een cursus, dus kun je dat bijvoorbeeld opvangen door de coach ook logistieke taken te laten opnemen.

Alvast veel succes en geniet van je cursus!

p. 2 van 57

OPGEPAST: ENKELE AANDACHTSPUNTEN! • • • • • • • • •

• •

De verantwoordelijkheid om de deelnemersvoorwaarden (leeftijd, aantal jaar in leiding) na te gaan, ligt bij de cursusbegeleiding. Nooit vergeten even na te gaan.

Facturen die je laat opmaken voor materiaal of huur van cursusplaatsen, zijn altijd op naam avn Chirojeugd Vlaanderen vzw, kipdorp 30, 2000 Antwerpen.

Communiceer duidelijkop je deelnemersbrief dat deelnemers altijd aanwezig moeten zijn. Gaan voetballen of de kat eten gaan geven zijn geen geldige reden. Als je een attest wil, moet je een aantal vormingsuren achter de rug hebben.

Vanaf nu is het ook mogelijk om je cursusaanvraag (geel papier) via de kadersite in te vullen. Zo geraken de gegevens heels nel terug op het nationale secretariaat.

In de cursuszending vind je ook een enveloppe. De postzegel op deze enveloppe wordt betaald door Chirojeugd Vlaanderen. In de enveloppe stuur je dan het roze verslagformulier en de oranje deelnemerslijst op. Zo komt alles hier snel toe op het secretariaat.

We hebben een nieuwe bijlage bijgevoegd over privacy van gegevens op cursus. Goed nalezen dus.

De Banier leent spelenkoffers uit aan Chirogroepen die op cursus gaan. Op tijd een mailtje naar Jo.Sels@Debanier.be zal volstaan om deze te bestellen.

De Cel Communicatie beschikt ook over een publicatiekoffer, met daarin een aantal boeken (Afdelingsboeken, Groepsleidingsboek, etc…). Met deze koffer kan je boeken te koop aanbieden aan onze cursusdeelnemers. Meer info: communicatie@chiro.be Het valt ons op dat er vaak mensen mee gaan koken of begeleiden op cursus die wel veel ervaring hebben in onze beweging maar die om één of andere reden niet aangesloten zijn bij onze verzekeringspolis. Als cursustrekker ga je best eens na of iedereen correct verzekerd is. Alle info hieromtrent vind je bij het nationaal secretariaat op Kipdorp en op de website.

Het is dus niet de bedoeling dat je als cursusploeg de prijs hoger legt om winst te maken op je drankverkoop Het hele systeem over de kosten van een cursus gaat ervan uit dat er per 5 deelnemers 1 begeleid(st)er meegaat. Daarom: probeer je eraan te houden; geen extra begeleiding meenemen als dat eigenlijk niet nodig is.

p. 3 van 57

INHOUD VISIE OP VORMING…………………………………………………………………………………………………………7 WELGEKOMEN! .....................................................................................................................................................2 OPGepast: enkele aandachtspunten!...................................................................................................................3 INHOUD....................................................................................................................................................................4 VISIE OP VORMING................................................................................................................................................5 Waarom organiseren we vorming in de Chiro?....................................................................................................6 Goede Chirovorming is trouw aan de Chiromethoden.........................................................................................7 Een goede ChirobegeLEID(ST)ER......................................................................................................................9 CHECKLIST BIJ HET ORGANISEREN VAN EEN CHIROCURSUS....................................................................10 De planning........................................................................................................................................................11 Vier maanden voor de cursus............................................................................................................................11 Drie maanden voor de cursus............................................................................................................................11 Twee maanden voor de cursus..........................................................................................................................12 De laatste veertien dagen..................................................................................................................................12 Na de cursus......................................................................................................................................................13 PROMOTIE.............................................................................................................................................................14 Een kwestie van tijd............................................................................................................................................14 U bedoelt?..........................................................................................................................................................14 Mensen maken beweging..................................................................................................................................15 De geheimen van de RECLAMEWERELD........................................................................................................16 Aan de slag.........................................................................................................................................................16 VOORBEREIDING VAN DE CURSUSBLOKKEN................................................................................................19 Doelstellingen.....................................................................................................................................................19 Methodiek...........................................................................................................................................................19 Evaluatie van werkvormen.................................................................................................................................20 TOt SLOT...........................................................................................................................................................20 PLOEGVORMING BEGELEIDING........................................................................................................................23 Waarom zou je daar nu tijd en energie in steken?.............................................................................................23 Hoe ga je te werk?..............................................................................................................................................23 DE ADMINISTRATIEVE ROMPSLOMP................................................................................................................25 1. De aanvraag om erkenning bij de Afdeling Jeugd.........................................................................................25 2. De deelnemerslijst.........................................................................................................................................25 3. Het cursusverslag..........................................................................................................................................26 4. Sociale promotie en vrijstelling van stempelcontrole.....................................................................................27 5. Bewijs van deelname.....................................................................................................................................27 ATTESTEN.............................................................................................................................................................28 1. Vormingsaanbod...........................................................................................................................................28 2. Aanvraag voor een attest in het jeugdwerk...................................................................................................30 3. ATTESTEN WEIGEREN?.............................................................................................................................30 In het hoofdstuk ‘Samenleven Op Cursus’ vind je ook nog wat info over het weigeren van attesten. Even nalezen is de boodschap!....................................................................................................................................30 FINANCIËN VAN EEN CURSUS...........................................................................................................................31 1. Wat mag dat kosten?....................................................................................................................................31 2. Een begroting................................................................................................................................................33 3. Formulieren...................................................................................................................................................33 4. Hoe afrekenen, vraagt een mens zich dan af................................................................................................34 OH MY GOD, INSPECTIE?!..................................................................................................................................35 Waarom is dat nu zo belangrijk?........................................................................................................................35 SAMENLEVEN OP CURSUS................................................................................................................................36 In dit hoofdstuk hebben we geprobeerd een overzicht te geven van leefregels waar alle verbondelijke en nationale ploegen het over eens kunnen zijn. Daarnaast hebben we telkens geprobeerd de vraag

p. 4 van 57

“waarom doen we dat?” te beantwoorden. Zo wordt het geheel aan regels beter beargumenteerbaar.

Ook beseffen we als Chiro dat regels maar al te vaak overtreden worden. We willen met deze tekst ook handvaten aanbieden om dan te kunnen reageren. Tot slot stippen we aan dat deze tekst praktisch vertaald is in een ‘Checklist leefregels en sancties’ (zie bijlage). Dat instrument zou je moeten helpen om met de cursusploeg praktisch aan de slag te gaan met deze tekst. Bespreek het en zorg voor afspraken die gedragen zijn door heel de begeleidingsploeg...........................................................................................47 WAT MAAKT EEN CURSUS TOT EEN CHIROCURSUS?..................................................................................48 Waarom..............................................................................................................................................................48 Vormgeving........................................................................................................................................................48 Rust....................................................................................................................................................................49 Chirostijl..............................................................................................................................................................49 EEN GOEDE CURSUSPLAATS............................................................................................................................50 Waar vind je goede cursushuizen?....................................................................................................................50 De jeugdverblijfscentra van de Chiro.................................................................................................................50 Kunnen we daar terecht voor IK en SB?............................................................................................................51 Zijn er voor de Chiro speciale prijsafspraken?...................................................................................................51 Kun je in die Chirohuizen ook in de zelfkookformule terecht (bivakken bv.)?....................................................51 NUTTIGE LINKS....................................................................................................................................................52 Veiligheid op cursus...........................................................................................................................................52 METHODIEKENdatabank..................................................................................................................................52 Cursusinhoud.....................................................................................................................................................52 BIJLAGEn..............................................................................................................................................................53 Privacy en gegevensverzameling voor cursusbegeleiding.............................................................................54 Een andere diverse organisatie mee op cursus? Enkele aandachtspunten..................................................56

VISIE OP VORMING WAT BEDOELEN WE MET “VORMING”?

Chiro beleven vormt je altijd De Chiro vormt je sowieso. Wie Chiro beleeft op zondag en op kamp steekt heel wat op en ontwikkelt zijn of haar persoonlijkheid. Maar met vorming in deze tekst bedoelen we doelbewuste, methodisch georganiseerde groepsmomenten van vorming, of meer bepaald: kadervorming.

We bedoelen eigenlijk ‘kadervorming’ én preleidingsvorming Volgens de definitie uit het decreet Landelijk Jeugdwerk gaat het hier eigenlijk over ‘kadervorming’: vorming voor de leden van de organisatie die verantwoordelijkheid dragen. In ons geval gaat dat over leiding en over gewest-, verbonds- en nationale kadermedewerk(st)ers. Toch spreken we in de Chiro over ‘vorming’ en niet over ‘kadervorming’. We doen dat om verwarring te vermijden, aangezien we onze ondersteuningsstructuur ook kader noemen.

Aspitrant is volgens de Vlaamse definitie geen kadervorming, want aspi’s staan nog niet in leiding. Nochtans willen we ook ons grote preleidingsvormingsaanbod (Aspitrant en Aspibivak) opnemen in de Chirovisie op vorming. Die preleidingsvorming heeft immers tot doel ‘nadenken over en activeren tot leidingsengagement’. Ze bereidt met andere woorden voor op en sluit zeer nauw aan bij het aspect van verantwoordelijkheid nemen.

De Chirovisie gaat dus over:  Aspibivak en Aspitrant  Alle meerdaagse cursussen  Startdagen  Methodiekendagen

 

Inhoudelijke gewest- en verbondsavonden en -dagen (bv. een IK-speldag) Krinkel

Het gaat NIET over:

p. 5 van 57

   

Het spontane proces van leren in de Chiro Begeleiding aan huis De +12-methodieken van Spoor ZeS Een spel met inhoud voor keti’s

WAAROM ORGANISEREN WE VORMING IN DE CHIRO? We kiezen voor vorming in de Chiro als een middel om te werken aan de Chirodroom. Met die vorming willen we een aantal zaken bereiken, onze doelstellingen:  Beweging maken door ontmoeting, uitwisseling en verdieping in de Chirowerking  Leiding de kans geven zich inzichten, vaardigheden en houdingen van leiding eigen te maken  Kaderleiding de kans geven zich inzichten, vaardigheden en houdingen van kaderleiding eigen te maken

   

Leiding intern motiveren en activeren om zichzelf, hun leidingsploeg en hun Chirogroep verder te ontplooien Kaderleiding intern motiveren en activeren om zichzelf, hun kaderploeg en -taak verder te ontplooien.

Meer kwaliteit nastreven in de Chirowerking, op zondag en daarbuiten Meer kwaliteit nastreven in de kaderwerking

p. 6 van 57

GOEDE CHIROVORMING IS TROUW AAN DE CHIROMETHODEN 1. HET ‘METHODISCH KADER’ VAN DE CHIRO OPGEFRIST De Chirodroom is een manier van leven die vervat zit in drie waarden: Graag Zien, Rechtvaardigheid en Innerlijkheid. We willen die droom realiseren door actief bezig te zijn en sterke ervaringen te beleven. In de Chiro zorgen we voor belevende activiteiten die gemeenschapsgericht, participatief en intuïtief zijn ERVARINGEN BE’LEVEN’ IN DE CHIRO via ACTIEF BEZIG ZIJN volgens de Chiromethoden (weg waarlangs): GEMEENSCHAPSGERICHT

PARTICIPATIEF

INTUÏTIEF

1.1. CHIROVORMING IS ACTIEF EN ERVARINGSGERICHT Actie Vorming in de Chiro is nooit passief. Net zoals deelnemen aan Chirowerking zelf is deelnemen aan een Chirovorming actief bezig zijn. Dat mag niet louter fysiek worden bekeken, het kan ook in de vorm van bv. een groepsgesprek. Actief bezig zijn eist wel betrokkenheid van de deelnemer: ze vertrekt vanuit interesse of wekt die op. De activiteit trekt je aandacht, je wordt erbij betrokken en ze laat je niet onverschillig. Spel en speelse methodieken zijn daarbij een belangrijke werkvormen.

Ervaringsgericht Reflecteren op ervaringen Chirovorming vertrekt altijd vanuit de ervaringen van de deelnemers. Ze grijpt in op concrete situaties die voorkomen in de praktijk van het (kader)leid(st)er zijn, van het ‘in leiding staan’. Werken met die concrete ervaringen verhoogt de betrokkenheid en versterkt het leerproces. Confrontatie van de verschillende individuele ervaringen verdiept en verruimt de ervaring.

Leren door ervaringen te beleven Een Chirocursus staat bol van de belevende activiteiten. In wezen is een goede activiteit een belevenis, een ervaring. Vertrekken vanuit de betrokkenheid van alle deelnemers is een eerste vereiste. Een tweede vereiste is jongeren aanspreken in hun totaliteit. Een ervaring voel je met al je zintuigen, doet je denken en doen. De ervaring geeft je de mogelijkheid je eigen kwaliteiten en talenten te leren kennen en ontplooien. Ze confronteert je ook met je beperkingen, maar daagt je uit om die te compenseren of af te bouwen.

Aan de slag met de ervaringen Het proces van vorming stopt niet wanneer de cursus eindigt. Tijdens Chirovorming geven we de deelnemers individuele, concrete en toekomstgerichte aanknopingspunten mee. De deelnemers worden via (zelf)reflectie geactiveerd om met die concrete werkpunten aan de slag te gaan in hun leidings- of kaderploeg.

1.2. CHIROVORMING IS GEMEENSCHAPSGERICHT Chirovorming vindt plaats in groep, een groep met openheid intern en naar buiten toe.

Leefgroep Ervaringen beleven en erop reflecteren in groep verruimt de ervaring en versterkt het leerproces. De groep doorloopt gedurende de vorming een proces waarbij verbondenheid ontstaat en vertrouwen groeit. Zo kunnen persoonlijker ervaringen uitgewisseld en verdiept worden. Op verhaal komen, elkaar bevragen en zoeken naar antwoorden gebeurt in groep. Samen formuleren we sterkere antwoorden dan alleen. In Chirovorming hanteren we hiervoor vaak het concept van een leefgroep.

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

7

Diversiteit troef We kiezen voor diverse leefgroepen omdat we geloven in de meerwaarde van diversiteit. Vanuit een waaier aan ervaringen en inzichten kan maximaal geleerd worden.

Met die diverse samenstelling stimuleren we ook de interne openheid van de groep. We verruimen het beeld dat deelnemers hebben van wat Chirowerking is en hoe het concreet ingevuld kan worden. We verkiezen daarom werkvormen die niet zuiver focussen op individuele reflectie maar die zorgen dat deelnemers van elkaar kunnen leren. Uitwisseling staat daarbij centraal.

We gaan actief om met diverse groepen op onze vormingsinitiatieven. Er moet een plaats zijn voor diversiteit.

Vragen van deelnemers die meewillen op cursus, ook al zijn ze geen lid van Chirojeugd Vlaanderen worden steeds bekeken. We gaan op zoek naar samenwerkingsverbanden met andere organisaties om een meer divers publiek te kunnen bedienen. We houden hierbij niet halsstarrig vast aan oude gewoontes en sturen bij waar nodig.

Ontmoeting in de grote groep Op Chirovorming is er ruimte voor vrijblijvende ontmoeting. Er zijn ontmoetingskansen tijdens vrije momenten, in groepsspelen, aan tafel en in de slaapkamer. Je hebt als deelnemer de kans veel mensen en ploegen te leren kennen. De vorming moet op die manier netwerkversterkend en blikverruimend zijn, ook buiten de leefgroep om.

Gemeenschap vormen met de grote groep We voelen ons ook verbonden met de grote groep deelnemers. Je hoeft niet iedere deelnemer individueel te leren kennen om je toch verbonden te kunnen voelen op Chirovorming. Daarom zijn er ook activiteiten in grote groep voorzien. We eten samen, houden samen een openings- en slotmoment, doen een fantastisch groepsspel of een opzwepende zangstonde. We proberen als grote groep een en ander te beleven. We geloven dat die ervaring rijker is dan wat je alleen beleeft.

Chiro(vorming) is geen eiland op zich We willen ons engageren als een open gemeenschap. Daarom zijn we ook tijdens onze cursussen niet blind voor wat er in de wereld gebeurt. In ons actief bezig zijn komen daarom regelmatig actuele thema’s aan bod, zowel in leefgroep als in grote groep.

1.3. CHIROVORMING IS PARTICIPATIEF Op Chirovorming is er ruimte voor inspraak en staat samen verantwoordelijkheid nemen centraal.

Ook de voorbereiding is groepswerk Chirovorming wordt voorbereid door begeleidingsploegen. Begeleid(st)ers zijn geen loutere uitvoerders van een vastliggend programma. Ze hebben eigen inbreng en kunnen gezamenlijk de Chirovorming sturen. De eindverantwoordelijkheid voor een Chirocursus ligt bij de begeleidingsploeg.

Deelnemers staan mee in voor de inhoud Chirovorming wordt niet geleid maar begeleid. We reiken werkvormen aan waarbij deelnemers een grote inbreng hebben, zelf op zoek moeten gaan naar oplossingen of zelf inhoud aanreiken. Daarbij zorgen we dat iedereen aan bod komt, of althans daartoe voldoende kansen krijgt. Werkvormen en inhouden worden voorbereid en mogelijk bijgestuurd op basis van de doelgroep. Op vraag van de leefgroep bestaat de vrijheid om het programma aan te passen. En geen Chirovorming zonder evaluatie met de deelnemers.

Deelnemers nemen verantwoordelijkheid Op een Chirocursus neemt iedere begeleid(st)er en iedere deelnemer verantwoordelijkheid op voor zichzelf, voor de groep en voor het concept van de Chirovorming. Er gelden geen regels maar we maken gedragen en sterk geduide afspraken, waarbij inspraak mogelijk is. We verwachten van alle deelnemers een geëngageerde houding, aanwezigheid en betrokkenheid bij het hele programma en de naleving van de gemaakte afspraken.

8

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

1.4. CHIROVORMING IS INTUÏTIEF Indrukken en ervaringen op een Chirocursus zorgen voor een persoonlijke en gemeenschappelijke meerwaarde.

Ze versterken de interne motivatie en activeren. We beogen een ‘boost’ bij de deelnemers. Die boost is minstens zo belangrijk als de inhoud van de vorming.

Plezier maken staat centraal Was een Chirocursus niet plezant? Dan was het geen goede Chirovorming. Plezierbeleving, spel en speelse omgang zorgen voor een goed en ontspannen gevoel bij de deelnemers. Ondanks de vele fysieke en psychische prikkels mag Chirovorming niet aanvoelen als inspanning. Op Chirovorming ben je graag: je voelt je er op je gemak en het is er plezant.

Chirosfeer, symbolen en rituelen Chirovorming straalt Chirosfeer uit. We gebruiken rituelen en symbolen die als Chiro herkenbaar zijn, en dat zonder halsstarrig te zijn of uit te sluiten. Onze inkleding is verzorgd en creatief, ook bij korte vormingsmomenten zoals een gewestavond. Duidings- en tafelmomenten fleuren de vorming op. Een goede zangstonde, een groot spel, een warm onthaal en een ontroerend slot: het zijn dingen die ons doen voelen wie of wat we zijn, wat Chiro is en betekent.

De kern van de zaak Op Chirovorming is er plaats voor verzorgde duidings- en tafelmomenten die af en toe naar de kern van de zaak gaan: de Chirodroom, de manier van leven. Aanvoelen waar het omdraait is het belangrijkste. Die elementen versterken het Chirovlammetje in iedere deelnemer. Op cursussen werken we niet alleen aan de competenties die maken dat gemotiveerde deelnemers blijvend en succesvol aan de slag kunnen gaan in hun Chiroploeg, maar we werken ook aan de motivatie en overtuiging zelf.

EEN GOEDE CHIROBEGELEID(ST)ER Chirovorming wordt bij voorkeur begeleid door jonge mensen:  die zelf Chiro-ervaringen hebben  die geloven in de waarde van een sterke Chirowerking  die de leefwereld van de deelnemers kennen en er nog dicht bij staan  die niet zichzelf centraal zetten maar zich ten dienste stellen van de groep  die oog hebben voor het groepsproces en voor psychische en fysieke veiligheid  die mee vorming maken door verantwoordelijkheid op te nemen in de voorbereiding, op ieder moment tijdens de vorming en bij de evaluatie

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

9

CHECKLIST BIJ HET ORGANISEREN VAN EEN CHIROCURSUS  De coachingsbundel aan de juiste persoon bezorgen (of zelf gebruiken)  Namen van cursustrekkers doorgeven aan het nationaal secretariaat (cursus@chiro.be)  Cursusaanvraag afdeling Jeugdwerk (ten laatste 1 maand vóór de cursus!)  Begeleidingsploeg samenstellen  Begeleidingsploeg verzekeren (indien niet meer aangesloten bij Chirojeugd Vlaanderen VZW)  Kookploeg samenstellen  Externe workshops vastleggen  Uitleendienst: materiaal reserveren  Chiromateriaal reserveren (promokoffer, Spiritkoffer, cursuskoffer, spelkoffer)  Vergaderdata vastleggen  Evaluatie vorig jaar checken  Leefregels bespreken  Leefgroepbegeleiding verdelen  Promotie  Dagklapper  Materiaallijst  Aandenkens deelnemers  Bedanking begeleiding  Deelnemersbundel kopiëren  EHBO-koffer + ongevalsaangiften  Deelnemersbrief  Vervoer materiaal  Evaluatievergadering plannen  Verslag + deelnemerslijst Afdeling Jeugdwerk (ten laatste 2 weken na de cursus!)  Financieel verslag  Bewijzen van deelname (voor de deelnemer)  ..................................................................................................  ..................................................................................................

10

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

HET EINDE IS HET BEGIN Na een cursus begin je eigenlijk al aan de volgende cursus te werken. De evaluatie die je samen met je begeleiding plant, is namelijk pas nuttig als ze erop gericht is om het volgend jaar nog beter te doen. Zo zijn er begeleidingsploegen die ervoor kiezen om meteen na de evaluatie al blokken te herwerken, omdat het dan nog fris in het geheugen zit en omdat je de problemen bij dat blok dan nog heel goed kunt benoemen.

Na de evaluatie leg je best ook meteen een cursushuis vast voor het volgende jaar. Als je cursushuis goed was, dan kun je zeker hetzelfde contacteren. Werd het niet zo goed geëvalueerd, dan ga je best met een paar mensen op zoek naar een beter. De Chirohuizen zijn hierbij zeker een aanrader. Ze zijn heel geschikt voor cursussen en je krijgt er bovendien een fikse korting.

DE PLANNING   

Bij de planning van het nieuwe werkjaar worden er in elke ploeg taken verdeeld. Op dat moment bekijk je best ook wie de trekker(s) en eventueel coach(es) van jullie cursus worden.

Die namen geef je zo snel mogelijk door aan het nationaal secretariaat (cursus@chiro.be), samen met de plaats en de datum van de cursus.

Je kunt ook al eens nadenken over het profiel van een begeleid(st)er en de manier waarop je hen gaat zoeken. Hierover lees je meer op p. 5 van de coachingsbijbel.

VIER MAANDEN VOOR DE CURSUS     

Vier maanden op voorhand stel je best je begeleidingsploeg definitief samen.

Als je een kookploeg nodig hebt, zoek je die ook best rond die tijd.

Als je met externe sprekers werkt, moet je hen zo snel mogelijk vragen.

Uitleendiensten weten graag lang op voorhand wat je van hen verwacht. Contacteer hen dus nu al voor wat je zeker nodig hebt.

Ga na of je cursus een ‘open cursus’ is of niet. Sommige cursussen staan namelijk ook open voor andere jeugdbewegingen. Omdat dat niet elk jaar hetzelfde aanbod is, kun je dat het beste nagaan op het nationaal secretariaat. Je kunt hiervoor mailen naar vorming@chiro.be of bel het nummer 03-231 07 95.

DRIE MAANDEN VOOR DE CURSUS 





Voor de eerste vergadering bepaal je zelf een datum waarvan je denkt of weet dat de meesten op dat moment kunnen.  Op diezelfde vergadering moet je natuurlijk een leuke kennismaking doen, verdere data plannen, het schema van de cursus toelichten, doelstellingen bespreken, de evaluatie van vorig jaar doornemen en een aantal dingen meegeven in een mapje voor de begeleiding.  Daarnaast kun je ook het voorstel doen om samen op voorbereidingsweekend te gaan.

Argumenten om hier werk van te maken vind je op p. 12.  Vergeet zeker niet om adressen en telefoonnummers uit te wisselen!

De tweede vergadering kun je bekijken hoe je de opsplitsing in leefgroepen gaat doen (per afdeling, per leeftijd, per aantal jaar ervaring, willekeurig, enz.).

Verder kun je de promotie onder de loep nemen, uitnodigingen maken, een aantal praktische taken verdelen en allerhande werkgroepjes samenstellen. Hier bedoelen we zowel de werkgroepjes om de cursusblokken na te kijken (p. 12) als de ‘randelementen’. Spreek meteen deadlines af, anders geraak je in de problemen.

De trekkers plannen de inhoud van de volgende vergaderingen. Wat daar zeker nog aan bod moet komen, is:  De leefregels. We raden aan om hiervoor de checklist te gebruiken. Het is vooral handig en je leert er elkaars visie op leefregels door kennen. Als je alle vragen behandeld hebt zou je de noodzakelijke afspraken moeten hebben vastliggen om jullie cursus te doen lukken.  Bespreking van wat er in de werkgroepjes is uitgewerkt.

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

11

    

Verdeling van de leefgroepbegeleiding. Op p. 7 van de coachingsbijbel proberen we je hier alvast wat bij te helpen.

Afspraken over materiaal: wie heeft wat nodig, wie kan waarvoor zorgen, wie kijkt het materiaal dat in het materiaalkot ligt na, enz.?

Spreek eventueel ook een knutseldag af.

Een aandenken voor de deelnemers Een deelnemersmap maken.

De Banier creëerde speciaal een cursuskortingpas, waarmee je extra korting krijgt op aankopen voor gewestelijke, verbondelijke en nationale cursussen.

Door een extra korting van 20% boven op de al bestaande kortingen (20% op Creamix en 10% op andere knutselmaterialen) wil de Chiro de vrijwilligers en beroepskrachten die verantwoordelijk zijn voor cursussen aanmoedigen om het gebruiksmateriaal (bv. scharen en penselen) en verbruiksmateriaal (bv. lijm en papier) aan te kopen in hun eigen winkel, nl. De Banier, de Chirowinkel.

Per cursusaanvraag vraagt het secretariaat een klantnummer aan bij De Banier. De Chiro maakt op basis daarvan twee Cursuskortingpassen. Die zijn geldig van 3 maanden voor tot twee weken na de cursus. Daana annuleert De Banier dat klantnummer.

Je krijgt je Cursuskortingpas automatisch toegestuurd wanneer we de cursusaanvraag van de Afdeling Jeugdwerk (geel A3-formulier) ontvangen hebben.

TWEE MAANDEN VOOR DE CURSUS    

Zo’n twee maanden op voorhand kun je best het cursushuis opnieuw contacteren. Het is ook leuk om daar één van de vergaderingen te doen.

Ook op administratief vlak moet je nu in actie schieten. Op p. 18 wordt van naaldje tot draadje uitgelegd wat jullie moeten doen. De cursusaanvraag stuur je rond die tijd zeker door naar het nationale of je regionale secretariaat. Bij de bijlagen van deze bundel zitten er voorbeeldformulieren.

Bekijk ook best wat je allemaal te doen staat op boekhoudkundig vlak. Meer uitleg daarover vind je op p. 23.

De meeste provincies geven subsidies voor vorming. Vergeet niet de formulieren daarvoor op tijd in te vullen en op te sturen.

DE LAATSTE VEERTIEN DAGEN  

 

12

Op de laatste vergadering voor de cursus kun je best een datum vastleggen voor een evaluatievergadering.

Een tweetal weken voor de cursus moet je het materiaal (o.a. EHBO) controleren. Je hebt dan zeker zicht op wat je zoal nodig zal hebben en je hebt nog voldoende tijd om op zoek te gaan naar het ontbrekende. In De Banier vind je meestal wel de klassieke dingen, en met de Chirolidkaart in de hand kom je door het hele land!

Lees rond die tijd ook zelf de inhoud, doelstelling, methodische opbouw, enz. van de cursus nog eens door, zodat je de begeleiding vlak voor en tijdens de cursus goed kunt coachen en eventuele inspectie van antwoord kunt dienen.

De vooropgestelde einddatum van de inschrijvingen en het opsturen van een brief aan de deelnemers zijn beide gepland op twee weken voor de cursus.

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL



Maak op de laatste vergadering ook goede praktische afspraken. Wie kan er mee opbouwen? Wie zorgt er voor vervoer van materiaal, zowel bij het opstellen als bij het afbreken? Enz.

! Het is de verantwoordelijkheid van de cursusploeg om na te gaan of de deelnemers uiteindelijk aan de deelnemersvoorwaarden voldoen. Je secretariaat kan je hierbij helpen wanneer de inschrijvingen bij hen binnenkomen, maar de uiteindelijke verantwoordelijkheid ligt bij de cursusploeg. Hou daar dus zeker rekening mee.

NA DE CURSUS  

Bereid je evaluatie goed voor en maak niet enkel tijd om de praktische kant van de cursus te evalueren: bespreek ook hoe alles is verlopen en hoe de sfeer was in de begeleidingsploeg, maak ruimte voor feedback, enz.

Het cursusverslag voor de Afdeling Jeugdwerk (roze A3-formulier) moet samen met de deelnemerslijst (oranje A3-formulier) ten laatste 2 weken na de cursus binnen zijn.

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

13

PROMOTIE EEN KWESTIE VAN TIJD Promotie en tijd, het is vaak een worsteling. Goeie promotie vraagt veel tijd en begint op tijd – en dat op het ogenblik dat je altijd nog een boel andere dingen te doen hebt om je cursus goed voor te bereiden!

We proberen je een richting mee te geven, maar je zult voor elke cursus opnieuw moeten bekijken hoe je het aanpakt.

EEN VAAG IDEE, EEN VAGE DATUM Voor mensen die weten wat Chirocursussen zijn, welke er zijn en welke ze graag eens zouden volgen, is het goed dat ze bij het begin van het werkjaar weten wat er wanneer valt. Voor de anderen is het goed dat ze al een eerste idee hebben van wanneer een cursus ongeveer plaatsvindt (bv. een IK in november, voor SB kan ik kiezen tussen krokus- en paasvakantie).

Dat is een eenvoudige stap: elk jaar zit er bij de Grasduiner een vormingskalender, in de Kadergrasduiner staat het vormingsaanbod voor kadermensen, op www.chiro.be/cursuskalender vind je bij het begin van elk werkjaar alle algemene info over Chirocursussen.

NIET TE VROEG, NIET TE LAAT De volgende stap is een pak moeilijker. Wanneer begin je met actieve promotie? Vroeg genoeg, zodat agenda’s niet volgeboekt zijn en er eventueel vervangleiding gezocht kan worden. Maar niet té vroeg, want dan vergeten ze het.

Lijkt 2 maanden voor de cursus je wat? Zou kunnen, maar het ideale moment om je promotie te starten is altijd afhankelijk van:  je doelpubliek: zijn het werkende mensen die vakantie moeten nemen? Studenten met een thesis, stages, blok, tweede zit en een rustig najaar? Aspi’s met vaste schoolvakanties?  de periode: wanneer valt de cursus? Wanneer in het Chirojaar? Op het einde van de grote vakantie is anders dan in het begin. Moet je wachten tot de groepen weer opstarten? Zit er een examenperiode vlak voor je cursus?  de duur van de cursus: het spreekt voor zich dat mensen voor een vijfdaagse cursus langer vooraf op de hoogte moeten zijn dan voor een weekend of een dag.

DE KRACHT VAN DE HERHALING We gaan uit van het principe: ‘t is erger dat mensen het nooit te horen krijgen, dan dat ze het 10 keer horen!

Door herhaling (op een toffe manier, natuurlijk) gaan mensen er nog eens over nadenken, krijgen ze het gevoel dat het niet ‘zomaar iets’ is, wordt het iets herkenbaars.

En bovendien hou je zo rekening met het voorgaande: het ideale moment om promotie over een cursus te krijgen, verschilt van persoon tot persoon.

DE LAATSTE TWEE WEKEN Dan is het te laat om promotie te maken. Deelnemers moeten namelijk minstens 14 dagen op voorhand ingeschreven zijn. Wie later inschrijft dan die deadline betaalt € 7,50 extra voor de administratiekosten. Nog later promotie maken zorgt dus alleen voor verwarring. Als er om de één of andere reden heel weinig inschrijvingen zijn en je wilt nog snel een blitzactie doen, doe je dat dus best 3 weken voor de cursus.

Wat je de laatste twee weken wel nog kunt doen, is de mensen die ingeschreven zijn enthousiasmerende en duidelijke informatie geven over de cursus.

U BEDOELT? Promotiefoldertjes, oproepen, acties, artikels en affiches hebben minstens één ding gemeen: ze zijn vluchtig.

Mensen lezen ze snel, horen het even, bekijken het en leggen het weer weg, gaan eraan voorbij, enz. Met een beetje geluk nemen sommige echte Chirofanaten het achteraf nog eens vast (als ze besloten hebben om mee te gaan en ze een adres zoeken om in te schrijven).

14

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

Wat je dus in je promotiemateriaal zet, moet direct duidelijk zijn.     

Stuur de juiste info naar de juiste mensen: wat sturen we naar mogelijke deelnemers, welke info moet de groepsleid(st)er krijgen, welke info is voor meters en peters van groepen?

Geef niet te veel info in één keer: weeg af wat nodig is en wat niet. Wat moeten ze bij de eerste kennismaking weten en onthouden? Wat als ze om meer info vragen? Wat als ze ingeschreven zijn?

Hoe meer ze in één keer moeten lezen, hoe minder je promotiemateriaal gelezen wordt.

Gebruik herkenbare dingen: een vast logo voor een cursus, het logo of een envelop van het gewest of het verbond, het Chirologo, de Chirohuisstijl, enz.

Maak de inhouden en de opzet van de cursus duidelijk. Deelnemers moeten weten waarvoor ze kiezen. Dat geldt zeker voor minder gekende cursussen (bv. voortgezette vorming).

Zorg ervoor dat het duidelijk is welke actie er van je doelgroep verwacht wordt: moeten ze inschrijven?

Op welke manier? Moeten ze het foldertje goed bijhouden? Moeten ze surfen naar een website?

Moeten ze bij hun inschrijving een raadsel oplossen? Hoe moeten ze betalen? Enz.

MENSEN MAKEN BEWEGING Dat mensen in de Chiro centraal staan, wist je waarschijnlijk wel. Dat ‘mensen centraal’ ook een goed promotieprincipe is, wist je misschien nog niet? In dat geval overtuigen we je even!

DEELNEMERS: WIE ZIJN ZE? WAT DOEN ZE? WAT BEWEEGT HEN? Om mensen op je cursus te krijgen, moet je weten waarvoor ze zouden willen komen. Je moet argumenten aanhalen die voor hen belangrijk zijn, die hen kunnen overtuigen. Je moet ze als het ware ‘te pakken krijgen’.

Aan de hand van de onderstaande vragen kun je proberen je publiek in te schatten.  Wat kan een eerstejaars leid(st)er, die al jaren in de Chiro zit, die de Chiro kent en aanvoelt, die al massa’s spelletjes gespeeld heeft en grootse activiteiten heeft meegemaakt, nog bijleren over Chiro?  Wat kun je ervaren leiding nog bieden? Met welke concrete vragen over Chiro zitten zij?  Wat verwacht een zestien- of zeventienjarige van een cursus vol jong Chirovolk?  Waarop zit iemand van twintig of ouder te wachten in de Chiro?  Wat is voor Chiroleiding aantrekkelijk aan een weekend of vijf dagen weg te zijn met veel onbekenden?

Weg van de plaatselijke groep, weg van hun vrienden, van hun werk, van school, van fuiven in hun dorp?  Wat zijn noden van leidingsploegen uit je gewest of verbond?  Waarmee was je zelf vroeger als beginnend leid(st)er te overtuigen om op cursus te gaan?  Waarmee was je zelf te overtuigen als meer ervaren leid(st)er?  Waarvan was je zelf het meeste bang?  Welke klanken heb je de laatste jaren gehoord van plaatselijke leiding over ‘op cursus gaan’?

DE MENS: EEN WANDELENDE RECLAMEMACHINE Naast de deelnemende mens is de reclamemakende mens onontbeerlijk in een goede promotie-actie.

Mond-tot-mondreclame werkt! Tenminste: als je op een paar dingen let.  Als de reclame komt van iemand die je kent, werkt ze beter dan wanneer ze van een onbekende komt.  Informele gesprekken werken beter dan georganiseerde babbels of acties.  Mensen zullen maar mond-tot-mond-reclame maken als ze de cursus echt goed vinden. Kwaliteit leveren is dus de boodschap.

Gekende personen hebben meer impact dan onbekenden. Meters en peters van groepen of oud-leiding zijn bijvoorbeeld goed geplaatste personen hiervoor.

Maar ook groepsleiding speelt hierin een belangrijke rol. Misschien een onderwerp voor een groepsleidingsbijeenkomst?

En dan zijn er de ex-cursisten. Vaak leven er in groepen heel wat vooroordelen over cursussen: “saai, theoretisch, zweverig, enz.”. Mensen moeten meegaan om te ontdekken dat die vooroordelen niet kloppen. Als

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

15

deelnemers tevreden zijn, kun je hen expliciet vragen om verder te vertellen dat Chirocursussen plezant en de moeite zijn. Zij kunnen het weten, ze hebben het meegemaakt!

Informele babbels op een fuif, tijdens een lavertje op IK of op een gewestavond hebben vaak meer impact dan een georganiseerde reclamesketch als tafelmoment of opening. Die laatste zijn misschien goede openers, maar ga daarna niet lopen! Dan begint het pas. Zet je bij mensen aan tafel of drink samen iets zodat je wat kunt vertellen en vragen beantwoorden, namen opschrijven van geïnteresseerden, enz.

En tot slot: je kunt ex-deelnemers maar vragen om reclame te maken als de cursus echt goed was, als ze er zelf veel deugd aan beleefd hebben. Alleen op het ogenblik dat de deelnemers zeggen: “Het was hier geweldig!”, kun je hen antwoorden: “Vertel het verder!”

DE GEHEIMEN VAN DE RECLAMEWERELD Het hele promogebeuren heeft uiteindelijk maar één doel: zoveel mogelijk Chiromensen warm maken om mee te gaan op cursus.

Je wilt – net zoals in de reclamewereld – de aandacht trekken van je doelpubliek. Hoe doe je dat? Door op een originele en aangepaste wijze promotie te maken!  

  

Voor een promotie-actie rond de paasvakantie kun je de uitnodiging of bekendmaking in een paasei stoppen. Er zijn al Chiro-minded bakkers in het Vlaamse land gesignaleerd die zo’n gek idee hielpen uitvoeren!

Heb je een thema voor je cursus, probeer dan de vorm aan te passen aan dat thema. Heeft je thema bijvoorbeeld met water of de zee te maken, stop je uitnodiging dan in een lege fles of kleef een etiket met de tekst naar het glas van de fles toe zodat je het flesje moet leegdrinken om te lezen wat er op de uitnodiging staat.

Vraag aan gewestmedewerk(st)ers wie pas groepsleid(st)er werd (voor het Groepsleidingsweekend) of wie afdelingsfanaat is (voor het Afdelingsbivak, natuurlijk) en stuur hen een uitnodiging op naam.

Reik een kwaliteitslabel uit aan groepen waar ze alle nieuwe leiding meekregen op IK. Voor nationale cursussen kun je misschien verbonden aanspreken om reclame te maken op hun website.

Kortom: wees creatief met je promo. Een traditionele brief kan alleen al door hem in een leuk vormpje te plooien het verschil maken. Voor meer tips kan je terecht in de Brochure: “Pie Aaargh, een handleiding communicatie en Public Relations voor Chirogroepen.”

Bijkomende tips voor een creatieve en originele uitnodiging of promo-actie:  Licht een tipje van de sluier op, maar niet meer dan dat, want het mysterieuze blijft langer hangen dan het gekende.  Zorg dat je potentiële deelnemer zich persoonlijk aangesproken voelt, door bv. ‘Hallo -persoonnaamenz. ’ te schrijven i.p.v. ‘hallo Chirovrienden’.  In de mate van het mogelijke: bezorg de uitnodiging live aan de potentiële deelnemer (bv. aanbellen, iets aan de deur hangen en weglopen, enz.)  Een vleugje humor scoort ook meteen, bv. geestig prentje, kort stripje, grappig citaat, regionale insider, enz.

AAN DE SLAG Een kant-en-klare keuzelijst met promotie-ideeën in deze Bijbel zetten heeft weinig zin. Ten eerste is het, zoals je hierboven kon lezen, belangrijk om promotie op maat van je doelpubliek te maken, dus daar denk je best over na voor je een idee kiest of uitwerkt. Bovendien is de kracht van goede promo de kracht van de verrassing, en is het hier wel belangrijk om telkens het warm water uit te vinden.

16

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

We helpen je wel een eind op weg om een goede promotieactie uit te werken. Want je cursusploeg bestaat waarschijnlijk niet uit een team doorwinterde reclamejongens. Hieronder vind je een brainstormtechniek die je op één van de eerste vergaderingen kunt toepassen met je ploeg.

MATERIAAL  Post-its (in twee verschillende kleuren)  Schrijfgerief  Eventueel een paar tijdschriften of kranten als inspiratie DE TECHNIEK Geef iedereen een aantal post-its van beide kleuren.

Geef de ploeg de opdracht om op de eerste kleur allerlei media te schrijven die bruikbaar zijn voor een cursusploeg. Dit mag verder gaan dan mail en post, en ze mogen onrealiseerbaar lijken, maar best wel realiseerbaar zijn. De regionale televisiezender is misschien nog het overwegen waard, nadenken over een vliegtuigje met een luchtaffiche is waarschijnlijk tijdverspilling.

Plak alle post-its op een wand van het lokaal.

Daarna mag iedereen op het tweede hoopje post-its allerlei ‘psychologische technieken’ schrijven die een deelnemer kunnen overtuigen om deel te nemen aan een cursus. Deze post-its hang je aan een andere wand.

Elke begeleider neemt nu willekeurig twee post-its van de wand, één van elke kleur, en probeert met de combinatie van een medium, een psychologische techniek en het thema van je cursus een leuke promo-techniek te bedenken. Zo ga je door tot de post-its op zijn.

Iedereen stelt nu zijn technieken voor, en je kiest er met de ploeg één of een paar bruikbare uit. Die ideeën werk je uit in een viertal stappen, zodat je het promotieplan mee kan opnemen in je cursusplanning.

UITGETEST We hebben dit techniekje zelf eens met een ploeg getest, en helpen je op weg met het resultaat van onze brainstorm. Deze lijst moet je niet doorgeven aan je ploeg bij het begin van de brainstorm, want te veel ideeën remt de creativiteit, maar je kan de begeleiders er wel mee op weg helpen als het niet meteen wil vlotten. Als je weinig tijd hebt kan je de lijst met media en psychologische technieken wel gebruiken om meteen over te gaan naar het verzinnen van acties, passend in jullie thema.

MEDIA kettingbrief – verbond, gewest en peter of meter – verrassingsactie op het terrein van de groep, bijvoorbeeld een patroon uitgemaaid in het gazon – mail als herinnering – verbonds- of gewestkrantje – filmpje op YouTube – iets met kledij – teasers, niet meteen duidelijk maken dat het over een cursus gaat – posters – telefoon – website – gadgets – een spel of wedstrijd – Chirokanalen zoals Dubbelpunt – postkaart – mond-aan-mond – een internetforum – lokale printmedia zoals het Parochieblad of de Streekkrant – gsm of sms – flyers – iets laten drukken op een origineel voorwerp – liedje – reclamespot – stempels – audioboodschap – badge doorgeefdingen PSYCHOLOGISCHE TECHNIEKEN (wat overtuigt deelnemers om naar een cursus te komen?) een sterk merk verkoopt altijd – professionele omkadering – gezelligheid en vrienden – een goede slogan en een goed concept – humor – de uitdaging, de ‘kick’ – feest en fuif, drank – bekendheid – verhalen van anderen – persoonlijk aangesproken worden – gewillige vrouwen – drie troeven sterk in de verf zetten – samenhorigheid – must have, stoer, uniek, de moeite om na te vertellen – over grenzen gaan en choqueren – de deelnemer moet zich in het concept herkennen – het gevoel van ‘dit moet je gedaan hebben’ – persoonlijke banden – het moet er hip en fris uitzien – weten waar je aan toe bent, geen te grote mysteries, de drempel mag niet te hoog zijn – voordelen verbonden aan de cursus in de verf zetten, niet de cursus zelf

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

17

VOORBEELDEN (in verschillende cursusthema’s) telefoon – must have, stoer, uniek, de moeite om na te vertellen (thema maffia) Mogelijke cursisten krijgen een telefoontje van een hese persoonlijkheid, die een mysterieuze boodschap geeft over een geheimzinnige samenkomst. gewillige vrouwen - audio-boodschap De leden van de potentiële deelnemende leiding worden geïnterviewd over hun leiding. De leiding krijgt dat bandje via mail. bekendheid – teasers (thema exodus) Gedurende één week krijgen potentiële deelnemers elke dag een foto van een ontploffing toegestuurd per mail.

Elke dag is er iets dichter ingezoomd, zodat op de laatste dag de promotekst leesbaar is. een goede slogan en een goed concept - kettingmail Stuur een kettingmail naar potentiële deelnemers met de boodschap: “stuur naar vijf leiding die je kent een leuk spelletje en krijg er zesendertig terug.” Onderaan de mail staat promo over afdelingsbivak, waar je nog meer spelletjes leert.

Verrassingsactie ter plaatse - sterk merk Schilder het logo “SB is sexy” met glasverf op de ruit van het Chiroheem.

Mond aan mond – voordelen van cursus in de verf zetten Herinner oud-deelnemers van de cursus aan anekdotes, dingen die ze op cursus hebben geleerd, … en stuur hen op pad om jongere leiding warm te maken. Dit kan persoonlijk, maar ook via mail: vraag elke ouddeelnemers om twee nieuwe deelnemers warm te maken.

Iets met kledij – feest en fuif, drank Schilder t-shirts waarop je geen promo maakt voor de cursus zelf, maar voor de fuif die je ’s avonds geeft. Ga daarmee op promo-tour, en promoot de cursus als iets ‘dat aan dat feestje vasthangt’.

Humor – doorgeefdingen Ga langs de LK en geef elke leid(st)er een proefbuisje met badschuim. Bij het buisje hoort een kaartje met een profiel, wat er in zit moet doorgaan voor het sperma van een Chiroleider. Je moet je sperma met zo veel mogelijk anderen mengen om de ideale Chiroleider samen te stellen. Wie met jou mengt noteert zijn profielnaam op het profielkaartje, wie tegen het IK met het meest mensen heeft gemengd heeft het sperma van de ideale leider.

Gezelligheid/vrienden – mail als herinnering In het herinneringsmail voor het IK stuur je niet alleen een wervende tekst, maar ook een foto van een tof moment van een vroegere editie. De foto spreekt aan en geeft mensen zin om hetzelfde te proberen.

Website – over grenzen durven gaan/shockeren Potentiële deelnemers krijgen een link naar een website doorgemaild. Op de site staat een lijst met uitdagingen voor de begeleiding of themafiguren. De deelnemers kunnen op de site gokken of de uitdagingen zullen lukken of niet.

Drukken op een origineel voorwerp – de deelnemer moet zich in het concept herkennen Deel handspiegeltjes uit aan potentiële deelnemers waarop staat “deze bink/babe gaat mee op SB”.

Verhalen van anderen – filmpje op YouTube Film een deelnemer van een vorige editie uit elke groep. Maak hem semi-onherkenbaar (bijvoorbeeld met een balkje over de ogen dat hij zelf moet vasthouden) en laat hem aarzelend getuigen over “ik ben meegeweest op IK en ik heb er eigenlijk nog iets geleerd ook”. Stuur het filmpje naar de nieuwe leiding uit elke groep.

18

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

VOORBEREIDING VAN DE CURSUSBLOKKEN DOELSTELLINGEN      

Iedereen moet de lijn van de cursus doorheen de blokken kennen.

Het is ook belangrijk dat de lijn t.o.v. andere cursussen gekend is. Zo waakt het verbond er bijvoorbeeld over dat de inhoud van het SB daar terechtkomt en niet op de IK (maar ook niet omgekeerd).

De inhoudelijke context van elk blok moet gekend zijn en begrepen. Het is dan ook de inhoud die moet overkomen bij de deelnemers. Het is belangrijk dat de inhoud niet verwatert door de methodiek.

Als de methodiek mislukt, moet je als leefgroepbegeleiding kunnen terugvallen op het inhoudelijke. Je moet weten waar je mee bezig bent. Je moet niet alleen spelen om te spelen.

Let wel: wij zijn voor methodieken die speels en plezant zijn. Kijk maar naar de Chiromethoden.

Daarnaast moet natuurlijk elke gebruikte werkvorm gekend zijn.

Een getuigenis: “Het blok waar ik me het best bij voelde, was eigenlijk misschien wel één van de moeilijkste blokken qua inhoud en methodiek: dat over Chirovisie, dat aan de hand van scherpe stellingen een discussie moet uitlokken bij de deelnemers.

Misschien wel omdat ‘dé Chirovisie’ niet bestaat en omdat het – hoe ervaren je ook mag zijn in het begeleiden – voor iedereen verrijkend is om meningen uit te wisselen. Daarom hebben we dat blok op voorbereidingsweekend met de begeleidingsploeg zelf gedaan. Als onervaren begeleidster kreeg ik zo de nodige bagage om bepaalde stellingen te argumenteren, te weerleggen en andere visies te leren kennen, zodat ik me goed ondersteund voelde bij het begeleiden van dit blok.”

METHODIEK DE LIJN VAN JE CURSUS EN HET VERSCHIL MET ANDERE CURSUSSEN  De nieuwe mensen kun je een eerste keer wat vroeger laten komen om de inhoud van de cursus toe te lichten.

DE INHOUD VAN IEDER BLOK KENNEN  Elk uitgewerkt blok begint met het formuleren van de doelstelling van dat blok: niet alleen als geheugensteuntje voor de leefgroepbegeleiding, maar ook om er de uitwerkers tijdens hun creatieve werkvergaderingen aan te herinneren wat de bedoeling is.  De doelstellingen van de cursus vind je in de begeleidingsbundel. Het is belangrijk dat alle begeleidingsploegen zich daaraan houden zodat iedereen in de Chiro dezelfde basisvorming krijgt.  De evaluatie moet gebeuren vanuit de doelstellingen van elk blok. Pas daarna moeten we de methodiek bekijken. Anders kan het gebeuren dat je als enige opmerking over een belangrijk blok iets krijgt als: “Er waren te weinig tikkers.”

ZORGEN VOOR VARIATIE IN DE WERKVORMEN  Bekijken de werkvormen vanuit de evaluatie van vorig jaar. Zit er voldoende variatie in de verschillende methodieken? Is er elke dag voldoende spel? Wat moet er eventueel nog veranderen?  Herwerk de blokken waar dat nodig is, en met het oog op wat er nog ontbreekt (bv. te weinig actie).  Elk blok moeten door iemand thuis nog eens bekeken worden, ook als het niet verandert. Diegene brengt dat blok ook naar voren en zorgt voor de praktische uitwerking (bv. kaartjes voor Pictionary).  We moeten blokken volledig durven veranderen. Ga eens naar je collega’s van de andere verbonden of gewesten om daar je mosterd te halen.

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

19







Er moet een duidelijke opdracht mee naar huis gegeven worden. Vooraf brainstormen met de ploeg maakt de thuisopdracht gemakkelijker. Dat voorkomt ook dat je dezelfde werkvormen meermaals ziet terugkomen. Spreek een duidelijke tijdslimiet af wanneer de blokken voorgesteld moeten worden. Zorg wel dat er daarna nog tijd is voor eventuele aanpassingen.

Een blok inoefenen, zorgt ervoor dat je begeleiding de methodiek volledig begrijpt en er ook de valkuilen en sterke punten van ondervindt. Je hoeft daarom niet het hele blok van begin tot eind uit te voeren, maar als je de essentie doorneemt, kun je zelfs tijd winnen bij je voorbereidingen (in plaats van ze allemaal tekstueel te overlopen op de vergaderingen).

Wanneer je nieuwe methodieken, spelen of blokken uitwerkt, hou dan ook rekening met onze Chirostijl: in alle spelen die we als Chiro aanbieden, kan eten enkel gebruikt worden als het een meerwaarde biedt én niet verspild wordt.

EVALUATIE VAN WERKVORMEN Als je na de cursus je inhoudelijke blokken wilt evalueren, kun je het formulier op de volgende bladzijden gebruiken. Je mag die methodiek zeker gebruiken om ons te laten weten wat je goed en niet goed vond. Met de commissie Vorming buigen we ons dan graag over verbeteringen.

TOT SLOT Zorg dat iedereen op de eerste vergadering een begeleidingsmapje krijgt.

Wat zit erin?  Het schema met de doelstellingen (en de eventuele ‘groeilijn’ doorheen de cursus)  De evaluatie van vorig jaar  Adressen en telefoonnummers van de begeleiding  Planning van de vergaderingen

20

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

21

22

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

PLOEGVORMING BEGELEIDING WAAROM ZOU JE DAAR NU TIJD EN ENERGIE IN STEKEN? Omgekeerd: waarom zou de L van TIL-werking niet gelden voor een begeleidingsploeg? De tips die gelden om het leven in een kaderploeg te bevorderen, gelden dus zeker ook voor je cursusteam.

Bovendien is één van de Chiromethoden het gemeenschapsgericht werken. Tijdens de voorbereiding van je cursus ben je een hele periode intensief bezig met Chiro. Je kunt er dus eigenlijk niet omheen.

Vaak is het de eerste keer dat de mensen in het begeleidingsteam met elkaar werken. Sommigen zijn nog wat onzeker. Een goede ploeggeest zal iedereen een beter gevoel geven en dat komt je cursus alleen maar ten goede.

Als je erin slaagt om een toffe sfeer in de begeleidingsgroep te krijgen, zullen de mensen achteraf ook veel sneller weer willen meehelpen bij een volgende activiteit.

Zo vertelt ons een beginnende begeleider: Zelf voel ik me vlug thuis in Chirogezelschap, zo ook in mijn eigen leefgroepploegje. Maar dat had beslist te maken met mijn medebegeleider.

Als je elkaar goed aanvoelt, dan voel je je veel sterker in je schoenen staan en dat heeft zeker een positieve invloed op de sfeer in de groep.

HOE GA JE TE WERK? EEN AANTAL ACTIVITEITEN ZIJN EXPLICIET GROEPSBEVORDEREND:  Een goede kennismaking  Elke vergadering beginnen met een leuke opening  Pauze tijdens de vergadering  De vergadering op tijd stoppen zodat er achteraf ook nog tijd is om samen een pint of twee te pakken  Ontbijtvergadering, eventueel gekoppeld aan een bezoek aan je cursushuis  Samen op weekend gaan: tijd maken voor de groepsvorming, tijd maken om echt dingen te doen en door te praten. Een aantal verbonden gingen al enkele keren voor het SB op weekend.

Een voorbereidend weekend is – denken we – één van de beste manieren om zin te krijgen in je eigen cursus.

Daar is echt tijd en ruimte om sfeer op te bouwen. Nogal een contrast met de enkele minuten voor de vergaderingen of tijdens de schamele minuten pauze, om nog niet te spreken over de rush nadat een vergadering alweer een half uur te laat werd afgesloten.

Voorbereidende weekends voor een verbondelijke of nationale cursus worden als volgt betaald:  De kosten eigen aan de cursus worden aangerekend aan de cursus: knutselmateriaal, bundel voor begeleiding, enz.  De kosten voor de huur van de cursusplaats worden vergoed door het verbond voor een verbondelijke cursus of door Chirojeugd Vlaanderen voor een nationale cursus.  De kosten voor voeding en ontspanning worden gedragen door de deelnemers aan het voorbereidingsweekend.

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

23

Als derde vergadering zijn wij op voorbereidingsweekend geweest. Tijdens dat weekend hebben we de leefregels besproken. We speelden de inhoudelijke blokken zoals ze op onze cursus zelf worden gedaan, gevolgd door een grondige nabespreking. Hierdoor voelde de begeleiding zich zekerder.

Op zo’n weekend is de ontspanning ook belangrijk voor de ploegvorming. Zo zijn we met z’n allen op café geweest. Tussendoor speelden we enkele kleine spelletjes (waarin soms een beetje kennismaking verweven zat).

Als slot hebben we dit jaar de nieuwe stagemethodiek van de basisvorming gespeeld. Dat was voor de ploeg zeer leerzaam, maar ook voor jezelf. Een voorbereidingsweekend is zeker een aanrader!

Maak tijdens de laatste vergadering even tijd voor de vraag: “Voelt iedereen zich klaar om op cursus te vertrekken?”

MAAR OOK ANDERE ZAKEN KUNNEN DE SFEER IN DE PLOEG POSITIEF BEÏNVLOEDEN: Als trekker en als coach ben je mee verantwoordelijk voor de groepsvorming via de vergaderingen. Daarom neem je een bepaalde houding aan.  Sta open voor nieuwe ideeën.  Bel nieuwe mensen op na een gemiste vergadering en maak duidelijk dat ze op de vergaderingen verwacht worden en welkom zijn.  Leef je in in hoe nieuwe mensen naar de cursus toe leven.  Stuur een plezante uitnodiging voor de eerste vergadering.  Vraag eerste indrukken na een vergadering.

Ik herinner me nog goed mijn eerste SB-vergadering. Blijkbaar wilden ze eens vanaf de diepste kern beginnen. Ik was iets te laat en daardoor kwam ik binnen midden in een discussie over de zin en onzin van een thema op SB en wat een thema dan wel zou moeten bijdragen tot de cursus. Ik vond het nogal hoogdravend en durfde me zeker niet mengen in de discussie.

24

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

DE ADMINISTRATIEVE ROMPSLOMP Bij elke cursus komt heel wat administratie kijken, maar bij de ene cursus al meer dan bij de andere. Het is heel belangrijk voor de deelnemers én voor de beweging dat die dingen correct, zorgvuldig en op tijd gedaan worden.

Een warme oproep, dus!

Maar opgelet! Sinds er een nieuw subsidiëringssysteem is voor jeugdbewegingen (sinds 2002) is er één en ander veranderd. Er is nu namelijk een verschil tussen cursussen waar een attest aan verbonden is (bv. IK, SB, KIC, Afdelingsboost, Tochtenbivak, Hoofdanimatorweekend, Groepsleidingsweekend, Workshopweekend enz.) en cursussen zonder attest (Startdagen, VB-dag, Techniekendag, vormingsweekend voor DAA- of DArtAmensen, enz.). Cursussen zonder attest moeten NIET meer aangevraagd worden, deelnemers moeten geen oranje papier meer invullen en ondertekenen, en je hoeft geen verslag meer op te sturen naar de Afdeling Jeugd.

Wat hieronder volgt, is dus enkel voor cursussen waar een attest aan verbonden is.

1. DE AANVRAAG OM ERKENNING BIJ DE AFDELING JEUGD De aanvraag om erkenning van kadervorming gebeurt door het gele formulier van de Afdeling Jeugd (Lees: Het Ministerie) in te vullen en dat ten laatste één maand op voorhand te bezorgen aan het regionaal Chirosecretariaat, met als bijlage een aankondiging (uit Dubbelpunt, een tekstje van de website met de datum, uit de Kaderbrief, enz.)! Zonder die aankondiging wordt de cursus niet erkend.

Achteraan in deze bijbel kun je zien hoe je zo’n formulier moet invullen.

ERKENNING GEWEIGERD? In een enkel geval wordt de erkenning geweigerd. Er kunnen dan geen geldige attesten uitgereikt worden.

De voornaamste reden is flagrante laattijdigheid bij het indienen van het aanvraagformulier. Het kan echter ook zijn dat de doelgroep niet voldoet aan de gestelde eisen of dat de aanvraag onvolledig blijft, bv. de aankondiging blijft achterwege.

Een goede raad: als je een IK organiseert, bezorg dan altijd op tijd het gele aanvraagformulier op het regionaal Chirosecretariaat, mét de aankondiging. Vul het formulier volledig en duidelijk in. Zijn er nog onzekerheden, laat dat dan weten in een begeleidende brief. Zijn er veranderingen, deel dat dan dadelijk mee aan het nationaal secretariaat: Kipdorp 30 – 2000 Antwerpen, tel. 03-231 07 95 of cursus@chiro.be.

Wordt een cursus afgelast, geef dat dan ook op hetzelfde adres door. Wij maken de annulering bekend bij het ministerie.

2. DE DEELNEMERSLIJST De deelnemerslijst is het oranje formulier van de Afdeling Jeugd. Het wordt ingevuld tijdens de cursus en wordt ten laatste twee weken na de cursus als bijlage bij het cursusverslag (het roze formulier) bezorgd op het nationaal Chirosecretariaat.

Alle deelnemers moeten hun handtekening achter hun naam zetten. Elke morgen paraferen is niet meer nodig.

Noteer wel duidelijk per deelnemer het aankomstuur bij het begin van de cursus en het vertrekuur op het einde van de cursus.

Achteraan in deze bijbel kun je zien hoe je zo’n formulier moet invullen.

DE EERSTE BLADZIJDE Let er vooral op dat de cursusverantwoordelijk (links onderaan in te vullen) dezelfde is als diegene die werd vermeld op het gele formulier!

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

25

DE MIDDENBLADZIJDEN: BESTEMD VOOR DE DEELNEMERS Bij de aanvang van de cursus plaatsen de deelnemers (30 per formulier) op de middenbladzijden hun naam, voornaam, geboortedatum en handtekening. Onder ‘aankomst’ op de eerste dag schrijven zij het uur van aankomst; onder ‘vertrek’ schrijven zij op de laatste dag het uur van vertrek.

En bij ‘paraf.’ komt telkens een paraaf te staan, uiteraard.

Zeer belangrijk: kijk goed na of echt iedere deelnemer op de deelnemerslijst vermeld is. Leid(st)ers die door welke reden dan ook niet op de lijst staan, kunnen geen attest behalen. Vergeet daarom ook op het einde van de lijn de handtekening niet, anders was die deelnemer ‘niet officieel aanwezig’!

OP DE RUGZIJDE: BESTEMD VOOR DE CURSUSLEIDING De cursusbegeleiding noteert hier hun naam, dag en uur van aankomst en vertrek en plaatst hun handtekening.

De cursusverantwoordelijke plaatst zijn of haar handtekening achteraan op ELKE deelnemerslijst: dat is de ‘voor echt’-verklaring.

3. HET CURSUSVERSLAG Het cursusverslag komt op het roze formulier van de Afdeling Jeugd en wordt ten laatste twee weken na de cursus bezorgd op het nationaal Chirosecretariaat, met als bijlage de deelnemerslijst (het oranje formulier).

Die roze-oranje combinatie is het administratieve sluitstuk voor de aanvaarding van de cursus door de Afdeling Jeugd: volledig en op tijd!

Achteraan in deze bijbel kun je zien hoe je zo’n formulier moet invullen.

OP DE EERSTE BLADZIJDE ‘Beknopte evaluatie’: Daaronder geef je weer waar je aan je cursus nog wat moet bijschaven. Dat toont voor de Afdeling Jeugdwerk aan dat je als ploeg bereid bent om ernaar te blijven zoeken hoe het nog beter kan.

OP DE MIDDENBLADZIJDEN Steek er geen programmaoverzicht bij, zoals opgesteld vóór de cursus. Dat aanvaarden ze niet zomaar.

Houd bij het invullen van de middenpagina’s de volgende zaken voor ogen:  Bovenaan schrijf je: “Algemene doelstelling: jonge leiding leren kinderen en jongeren te begeleiden en te animeren, op een speelse manier.”  Vul het programma van de cursus in. Omschrijf hoe je iets vanuit een bepaalde doelstelling aanpakt, bv. “Via een groot inleefspel met nabespreking wilden we de deelnemers laten ervaren hoe je een maatschappelijke inhoud in spel kunt verwerken. Ook gaven we via dat spel de visie van de Chiro op multicultureel samenleven weer.”  Grote specificaties over bv. rolverdelingen bij een bepaald spel zijn NIET relevant voor de Afdeling Jeugd. De globale aanpak van elk cursusonderdeel wel. Probeer dus telkens duidelijk te formuleren waarom je iets doet op cursus.  Tafelmomenten, slotmomenten of ontbijturen invullen hoeft ook niet.  Probeer op een correcte manier de werkelijke vormingsuren weer te geven. Die komen wellicht niet altijd overeen met het precies geplande uur. Zorg er wel voor dat je aan voldoende vormingsuren komt, nl. een IK 16 uur, een SB 44 uur, Afdelingsbivak 30 uur en op de andere voorgezette vormingsinitiatieven moet je minstens 15 uur vorming plannen.  Je kunt een voorbeeldverslag aanvragen via vorming@chiro.be.

OP DE RUGZIJDE De ‘cursusverantwoordelijke ter plaatse’ schrijft hier zijn of haar naam en voornaam, samen met de datum van het opstellen van het verslag, en plaatst daaronder zijn of haar handtekening: de ‘voor echt’-verklaring.

Twee weken na de cursus is alles – prima ingevuld – goed en wel op het Chirosecretariaat.

Voor cursussen in december – we denken hierbij vooral aan de kerstvakantie – is de uiterste limiet van inzending: 10 januari!

26

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

Belangrijk! In je cursuszending vind je een enveloppe waarvan de port door Chirojeugd Vlaanderen al betaald is.

Je gebruikt deze om ervoor et zorgen dat zowel het roze als oranje papier zo snel mogelijk op het nationaal secretariaat aankomt.

4. SOCIALE PROMOTIE EN VRIJSTELLING VAN STEMPELCONTROLE Elke werkende jongere kan aan de werkgever verlof aanvragen om deel te nemen aan vormingsinitiatieven die door het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap erkend werden als ‘cursussen voor sociale promotie’ (enkel vijfdaagse cursussen). De werkgever is niet verplicht de sociale promotie toe te staan, maar als hij of zij meewerkt, krijg je voor de cursus 'extra verlofdagen', zij het zonder loon. Je krijgt in de plaats een (beperkte) vergoeding van de overheid.

Als deelnemers van jouw cursus sociale promotie aanvragen (dan kunnen ze doen via cursus@chiro.be) en ze krijgen dat ook van hun werkgever, dan zal iemand van het secretariaat jullie voor de cursus contacteren. Zij of hij vertelt je dan welke papieren jullie hiervoor extra in orde moeten maken.

Bij de VDAB kun je vrijstelling van stempelcontrole krijgen om de cursussen mee te maken. Ook hiervoor zijn er formulieren beschikbaar (ook weer cursus@chiro.be). De werkloosheidsvergoeding wordt gewoon doorbetaald.

5. BEWIJS VAN DEELNAME Geef op het einde van de cursus aan iedereen een bewijs van deelname mee. Wie dat formulier indient bij de gemeente kan de inschrijvingsprijs geheel of gedeeltelijk terugbetaald krijgen.

Wanneer je om wat voor reden ook zou weigeren of uitstellen om iemand zijn of haar attest te geven, neem dan onmiddellijk contact op met de nationale cursusverantwoordelijk op 03-231 07 95 of via cursus@chiro.be.

Let wel: er is een verschil tussen een ‘bewijs van deelname’ (daardoor kan de deelnemer de inschrijvingsprijs terugbetaald krijgen) en een attest weigeren (dan wordt zijn of haar naam van op de oranje deelnemerslijst niet doorgegeven aan de Afdeling Jeugd).

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

27

ATTESTEN 1. VORMINGSAANBOD

28

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

29

2. AANVRAAG VOOR EEN ATTEST IN HET JEUGDWERK Elke deelnemer die meeging op SB krijgt een tijdje later een ‘aanvraag tot het behalen van attest van animator’ toegestuurd. De gegevens van de stage moeten dan nog aangevuld worden en de aanvraag moet teruggestuurd worden naar het nationaal secretariaat. Enkele maanden later krijgt de deelnemer een definitief attest toegestuurd. Voor meer details neem je best eens een kijkje in de bundel “Basisvorming deel 2: SBbegeleidingsbundel” (www.chiro.be/kader).

Voor het behalen van een attest van hoofdanimator start de stageperiode altijd na het Hoofdanimatorweekend, ook al heeft de deelnemer nog geen themacursus gevolgd. De deelnemer formuleert op het einde van het weekend enkele werkpunten, waarna de begeleiding nog feedback geeft. De boekjes worden een tweetal weken na het weekend naar de deelnemers opgestuurd.

Na een stageperiode (30 uur) houdt de deelnemer een evaluatiegesprek met de zelf gekozen stagebegeleid(st)er en vult hij of zij de opgegeven werkpunten aan. De deelnemer moet dat stageboekje zelf terugsturen naar het nationaal secretariaat. Het attest volgt automatisch als de deelnemer ook een themacursus gevolgd heeft.

Voor het attest van instructeur (de KIC’s) is het KIC3-weekend automatisch de stage en moet er dus niets meer administratief vervolledigd worden. Dat wordt automatisch op het nationaal secretariaat bijgehouden.

Voor het attest hoofdinstructeur ligt het iets anders. Op de cursus Voortgezette Kadervorming krijg je alle nodig informatie mee. Je kan met al je vragen ook terecht bij vorming@chiro.be.

Jongeren leren heel wat bij op een cursus. Maar daarmee is de kous niet af. In de praktijk met kinderen gaat de vorming gewoon verder. Het attest zegt dat iemand een basisvorming achter de rug heeft. Het is een beginpunt. De deelnemers hebben een goed gevulde rugzak meegekregen, en daarmee trekken ze op stap. Hoe ze zelf omgaan met hun bagage, wat ze eruithalen of er gaandeweg bij stoppen, dat ligt enerzijds aan de jongeren zelf en anderzijds aan de prikkels van de organisaties waarin ze terechtkomen.

3. ATTESTEN WEIGEREN? We moeten niet lichtzinnig omspringen met attesten, maar weet wel dat een attest geen eindbeoordeling is over de capaciteiten die een cursusdeelnemer al dan niet bezit.

Wat is het dan wel? We vinden het eerder een erkenning dat die deelnemer op een positieve manier deelnam aan een cursus en de opgedane ervaringen in de praktijk heeft uitgetest en uitgewerkt. Het evaluatiegesprek (dat bij de stages hoort) is een gesprek waarin de stagiair stilstaat bij zichzelf als leid(st)er en kijkt waar hij of zij staat in het leerproces.

Er bestaan redenen om iemand een attest te weigeren, maar die worden bij voorkeur gemaakt aan de hand van het leerproces dat de cursist aflegde en niet aan de hand van de interpretatie van mogelijke eindtermen.

Het is steeds de begeleidingsploeg die hierover beslist, omdat zij het vormingsmoment van dichtbij en persoonlijk hebben gevolgd.

In het hoofdstuk ‘Samenleven Op Cursus’ vind je ook nog wat info over het weigeren van attesten. Even nalezen is de boodschap!

30

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

FINANCIËN VAN EEN CURSUS 1. WAT MAG DAT KOSTEN? In de zomer van 2009 werden er nieuwe prijzen vastgelegd voor verschillende cursussen. Verder werd ook onderzocht welke richtbedragen nuttig zijn voor het opmaken van de begroting van een cursus. Uit de doorlichting van de resultaten van cursussen uit voorgaande jaren blijkt immers dat er heel wat verschillen zitten tussen dezelfde cursussen onderling, maar nog meer tussen verschillende cursussen. De hogere prijzen compenseren maar ten dele de kosten voor de vorming.

RICHTPRIJZEN VAN CHIROCURSUSSEN  IK: € 35  Andere weekendcursussen: € 38,5  Vijfdaagse cursussen: € 80  Aspitrant: € 77  Tochtenbivak: € 115  Afdelingsboost: € 64  Dagcursus (VB-dag, Techniekendag,…): € 10 Begeleiding betaalt de helft van de cursusprijs. We vragen wel te streven naar een verhouding van 1 begeleid(st)er per 5 deelnemers.

LATE-INSCHRIJVERSBIJDRAGE Voor nationale en verbondelijke cursussen geldt de afspraak dat wie te laat inschrijft (minder dan twee weken voor de cursus) € 7,50 extra betaalt. Als iedereen die afspraak strikt nakomt, kan dat een ‘ingeburgerde regel’ worden. Dat wil dus ook zeggen dat begeleidingsploegen die omwille van weinig inschrijvingen nog een blitzactie willen doen, dat best drie weken voor de cursus doen.

Gewesten raden we aan om ook die afspraak te volgen. Door mensen te stimuleren om op tijd in te schrijven, maak je het immers jezelf, de hele begeleidngsploeg en de kookploeg een pak gemakkelijker. Je moet er dan wel voor zorgen dat de leiding de bekendmaking van je cursus op tijd krijgt.

HOE BETALEN ONZE DEELNEMERS HUN BIJDRAGE? IK’s regelen die betaling zelf. Voor nationale cursussen en SB’s krijgen de deelnemers een individuele factuur toegestuurd. Enkel voor grote initiatieven als Krinkel en Startdag wordt er met groepsfacturen gewerkt.

De automatisering van de facturatie houdt in dat de € 7,50 voor late inschrijvers strikt aangerekend wordt. Wie later dan twee weken voor de cursus inschrijft, betaalt per definitie dat extraatje.

Voor begeleidingsploegen geldt dat niet. Je begeleidingsploeg wordt automatisch ingeschreven ná de cursus, wanneer je de oranje deelnemerslijst terugstuurt (achteraan heb je alle begeleiding laten ondertekenen). Zo krijgen gegarandeerd de juiste mensen een factuur gelijk aan de helft van de cursusprijs toegestuurd.

In die regeling is het niet handig om ter plaatse met de begeleiding het financiële te vereffenen. Het eenvoudigste is om ook de begeleiding haar factuur te laten betalen en hun kostennota’s op hun rekening terug te storten. Wie toch ter plaatse een aantal zaken vereffent, schrijft dat duidelijk per individueel geval in het verslag zodat dat op die manier in de boekhouding ingebracht kan worden.

Ingeschreven afwezigen krijgen hun cursusbedrag teruggestort - € 7,50 als ze hun afwezigheid kunnen wettigen en bewijzen. Ziekte, werksituaties en sterfgevallen worden als wettige afwezigheden beschouwd. De andere afwezigen krijgen de helft van hun bedrag terug of (als ze nog niet betaald hadden) een factuur voor 50% van de cursusprijs met een max. van € 25.

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

31

WAARDEBONS Op een weekendcursus kunnen deelnemers voor een maximum van € 5 waardebons indienen. Op een vijdaagse cursus kunnen ze voor € 8 waardebons gebruiken.

KM-VERGOEDINGEN VOOR DEELNEMERS VAN VERBONDELIJKE EN NATIONALE CURSUSSEN Openbaar vervoer: alle kosten boven € 5 worden terugbetaald.

Met de wagen: we bekijken de heen- en terugrit, waarop ze een forfaitvergoeding krijgen.  Minder dan 200 km: niets  Tussen 200 en 300 km: een forfait van € 5  Tussen 300 en 400 km: een forfait van € 10  Tussen 400 en 500 km: een forfait van € 15 Begeleiding van die cursussen schrijft alle vervoersonkosten op een kostennota, zij krijgen dus wel een volledige terugbetaling: € 0,15 per gereden kilometer of het bedrag van trein-, tram- of bustickets.

DRANKPRIJZEN VOOR HET LAVERTJE Het is de bedoeling dat de drankprijzen in al onze Chirohuizen gelijk liggen. Het is te gek dat in hetzelfde cursushuis een pintje € 1 kost tijdens een IK en op het SB twee maanden later € 1,50.

Op die manier willen we de cursusuitgaven van de deelnemers beperkt houden.

Het is dus niet de bedoeling dat je als cursusploeg de prijs hoger legt om winst te maken op je drankverkoop.

Vaste prijzen Frisdrank (ook Cola Light) Ice-Tea, fruitsap Fruitsap Oxfam Pils

€ 0,60 € 0,80 € 0,80 € 0,80

Hoegaarden, Kriek (25cl) Leffe, Trappist, Palm (33cl) Tripel Wijn (per fles)

€ 1,00 € 1,20 € 1,30 € 5,00

WAAROM DIE PRIJSAFSPRAKEN?  Om overal dezelfde prijzen te kunnen hanteren: een IK in gewest X hoeft niet duurder te zijn dan in buurgewest Y als dat even lang duurt  Om voor de financieel verantwoordelijken een richtlijn te hebben die haalbaar is  Om de kost voor de deelnemers haalbaar te houden (rekening houdend met gemeentelijke subsidies) WAT MOET ER MET DE DEELNAMEPRIJS BETAALD WORDEN? In het verleden stelden we voorop dat cursussen zelfbedruipend moeten zijn. We merken echter dat dat niet altijd het geval is. Integendeel, de Chiro investeert jaarlijks een aanzienlijk bedrag in vorming en dan nog zonder de werkuren van de beroepskrachten mee te rekenen. Toch willen we dat zoveel mogelijk kosten van vervoer, overnachtingen, eten, materiaal en sprekers met het geld van de deelnemers betaald kunnen worden.

Met de huizen van de Chiro is een afspraak gemaakt over een vaste cursusprijs. Dat heeft als voordeel dat je op voorhand weet hoeveel een cursus in een Chirohuis je per deelnemer zal kosten. In die vaste prijs zit ook het eten van het lavertje vervat.

Voor een IK deden de Chirohuizen een extra inspanning: voor € 29 per deelnemer kun je een heel weekend in degelijke accommodatie verblijven. Het eten van een lavertje is inbegrepen in die prijs.

Voor andere weekendcursussen is dat € 31 per persoon. Voor vijfdaagse cursussen (ook Aspitranten) bedraagt de vaste prijs € 62 per persoon.

TEKORT OP IK Bij een tekort voor een IK kunnen de gewesten een toelage aanvragen. Die wordt gegeven als:  de IK plaatsvond in volpension in een Chirohuis;  de deelnemersprijs € 35 bedraagt;  de begeleiding € 17,50 betaalde;  de financiële afrekening correct werd ingediend.

32

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

De toelage bedraagt maximaal € 10 per deelnemer. Het groene aanvraagformulier voor die extra toelage vind je achteraan in deze organisatiebijbel.

2. EEN BEGROTING Het uitgangspunt is eenvoudig: een cursus brengt best zoveel op als hij kost. Een klein schema maakt veel duidelijk.

Aantal deenemers x  35 euro (IK)  38 euro (andere weekendcursus)  80 euro (vijfdaagse cursus)  77 euro (Aspitrant) Aantal begeleid(st)ers x  helft deelnemersprijs Inkomsten lavertje Totaal inkomsten Verblijf in Chirohuizen:  29 euro per deelnemer voor IK  31 euro per deelnemer voor andere weekendcursussen  62 euro voor vijfdaagse cursussen  72 euro voor Aspitrant Kosten lavertje (drank) Kosten cursusbundel Reiskosten begeleiding Voorbereidingsweekend Huur (vrachtwagen, decor, geluidsinstallatie, spelmateriaal, enz.)

Aankoop didactisch materaal Promotie en uitnodigingen Diverse kosten Totaal kosten

€ ............. € ............. € ............. € .............

€ ............. € ............. € ............. € ............. € ............. € ............. € ............. € ............. € ............. € .............

Het totaal aan inkomsten en het totaal aan kosten moeten in evenwicht zijn.

Uit de doorlichting van de resultaten van cursussen in het verleden blijkt dat er een soort ‘richtgetallen’ af te leiden zijn voor andere kosten.  Voor IK’s blijkt dat er ongeveer € 6 kosten gemaakt worden per deelnemer. De kosten en inkomsten voor de drank van het lavertje moeten ook in evenwicht zijn.  Voor andere weekends blijken die kosten € 8 à € 10 per deelnemer te bedragen, de verplaatsingskosten van de begeleidingsploeg buiten beschouwing gelaten.  Voor vijfdaagse cursussen stellen we een richtgetal voor van € 14 à € 16 per deelnemer aan andere kosten (niet transport begeleiding).  Aspitranten blijken iets goedkoper. Een richtbedrag om daarvoor de kosten onder controle te houden is ongeveer € 11 à € 13 per deelnemer.

Bij die richtbedragen voor kosten gaan we ervan uit dat er per 5 deelnemers 1 begeleid(st)er meegaat.

Ploegen die hierover graag meer uitleg krijgen, mogen Hans Bouwen (hans.bouwen@chiro.be) contacteren op het nationaal secretariaat.

3. FORMULIEREN Blauw formulier (factuur voor huur en verblijfskosten) Te gebruiken als je geen officiële verblijfsfactuur of huurfactuur krijgt die aan Chirojeugd Vlaanderen gericht is.

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

33

Bruin formulier (terugbetaling van waardebons) In te vullen om terugbetaling van waardebons te ontvangen van Chirojeugd Vlaanderen.

Dat is enkel van toepassing voor IK’s.

Paars formulier (kasverslag of financieel verslag) Dat gebruik je om een overzicht van alle inkomsten en uitgaven te maken.

Voor IK’s: financieel verslag Voor alle andere cursussen: kasverslag

4. HOE AFREKENEN, VRAAGT EEN MENS ZICH DAN AF VOOR IK’S Wanneer je alle facturen en formulieren verzameld en betaald hebt, vul je al die gegevens in op het paarse formulier.

Het financiële dossier moet je samen met de originele bewijsstukken binnen de 2 maanden na de IK (en ten laatste op 31/12) bezorgen aan het regionaal secretariaat (let op: de oranje deelnemerslijst moet vroeger binnen zijn!).

Het totale bedrag aan waardebons krijg je terug van Chirojeugd Vlaanderen nadat je het bruine papier Terugbetaling van Waardebons ingevuld en samen met de waardebons opgestuurd hebt naar je regionaal secretariaat.

Regio Oost-Vlaanderen ........................................................................ Hoefslagstraatje 1 , 9000 Gent Regio West-Vlaanderen .............................................................. Delaerestraat 16-18, 8800 Roeselare Regio Limburg .......................................................................................... Vaartstraat 14, 3500 Hasselt Regio Antwerpen en regio Brabant ........................................................ Kipdorp 30, 2000 Antwerpen VOOR VERBONDELIJKE EN NATIONALE CURSUSSEN Het is heel belangrijk dat elke kost via een factuur of kostennota aan Chirojeugd Vlaanderen gericht wordt.

Alle facturen van de verhuur van de cursusplaats of van materiaal, staat dus altijd op naam van Chirojeugd Vlaanderen vzw; nooit op de persoonlijke naam van de cursustrekker.

Aan die kostennota’s maak je de kasticketjes vast, liefst genummerd en in volgorde.

Aankopen die tijdens de cursus uit de kas gebeuren, moet je op een aparte kostennota bijhouden.

Op het einde van de cursus bundel je al die kostennota's, waardebons en reiskosten van de deelnemers samen met de drankinkomsten. Al die gegevens noteer je op het kasverslag (paars formulier).

Het eindbedrag zit dus in je kas en reken je af op de boekhouding.

34

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

OH MY GOD, INSPECTIE?!

Wanneer de cursus begint, steek je deze kaart in het rechterbovenzakje van je Chirohemd, dat je vanaf dan altijd – dag en nacht – aanhoudt :-) Wanneer je een vreemde ziet van wie je denkt dat hij of zij inspecteur van de Afdeling Jeugd kan zijn, lees je puntje één van die kaart. Waarschijnlijk antwoordt hij of zij toch ja op je vraag, en kun je de rest nog eens snel nalezen terwijl je iets om te drinken gaat halen. En voilà, je bent klaar om alle netelige vragen te beantwoorden.

Blijf beleefd! (Vraag bv.: “Drinkt u graag iets?”)

Antwoord op zijn of haar vragen. Die zullen in principe behalve over de oranje deelnemerslijsten altijd over de inhoud van de cursus gaan.

Inspecteurs komen controleren of wat wij op dat moment doen, past binnen datgene wat in het decreet op het landelijk jeugdwerk wordt omschreven als kadervorming. De volgende punten zijn hierbij van belang:  Onze SB’s en IK’s richten zich naar Chiroleiding die verbonden is aan de Chiro als landelijke jeugdorganisatie. Zij hebben allemaal een verantwoordelijkheid en een begeleidingsopdracht binnen hun plaatselijke groep.  Je moet de cursus ook kunnen kaderen als persoonlijke ontwikkeling, binnen het kader van de Chiro (afdeling, leidingsploeg en groep op zich) en dat alles binnen de context van onze samenleving (de Chiro is geen eiland, weet je wel).

Zorg er gewoon voor dat je de inhoud van je cursus heel goed beheerst, zodat je alle vragen kunt beantwoorden, vanuit de aandachtspunten die we hierboven geschetst hebben.

WAAROM IS DAT NU ZO BELANGRIJK? 1) Omdat de brevettering van je deelnemers hiervan afhangt.

2) Omdat er eigenlijk ook veel geld aan vasthangt. Dat komt de gewest- en verbondswerking ten goede, door de subsidie die beide kunnen aanvragen en door de ondersteuning door beroepskrachten die hierdoor mogelijk wordt.

Met verdere vragen kun je altijd terecht bij Simon Kenens op het gekende telefoonnummer: 03-231 07 95.

Als je inspectie gekregen hebt, is Simon sowieso graag op de hoogte van jullie ontvangen bezoek.

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

35

SAMENLEVEN OP CURSUS In de Chiro willen we dat iedereen zich thuisvoelt in de groep. Zonder een minimaal aantal afspraken of leefregels is dat niet mogelijk.

We verwachten zowel van onze deelnemers als van begeleiding dat ze samen verantwoordelijkheid opnemen voor het slagen van een cursus. We vinden het – als Chiro – zeer belangrijk dat ook de begeleiding zich houdt aan de leefregels. Je hebt ze als ploeg samen afgesproken en je moet ze vanuit je voorbeeldfunctie volgen.

Leefregels scheppen een kader waarin iedereen zich kan bewegen zonder anderen te storen. Want Chiro maak je samen, niet alleen. Cursusdeelnemers die zich niet achter dat idee kunnen scharen, zorgen vaak voor moeilijkheden. Een consequente en duidelijke aanpak daarvan, daar willen we voor gaan. De afspraken hebben enkel nut als het niet naleven ervan gevolgen heeft. Daarom formuleren we in dit document enkele mogelijke sancties voor wanneer het misloopt op cursus. Maar we vergeten hierbij nooit dat de Chiro bovenal een plaats is om ervaringen op te doen, waar we niet altijd moeten oordelen en waar je van je fouten kan en mag leren.

Met dit document willen we ook onszelf in vraag stellen. We beantwoorden graag aan de vraag naar ‘nationale’ leefregels. Toch zijn we ervan overtuigd dat leefregels die voortspruiten uit een denkproces van een begeleidingsploeg een groter draagvlak hebben op een cursus. Dit document dient dan ook als referentie, een aanzet voor discussie. Leefregels bespreek je het best op voorhand met de ploeg. Er zitten al een aantal toepasselijke methodieken in de methodiekendatabank (‘Het Leef-Gelijk-Spel’ en ‘Afspraken en regels op IK)’.

1. DEELNEMERS OP DE HOOGTE BRENGEN VAN LEEFREGELS De manier van aanpakken en het taalgebruik van de begeleid(st)er is belangrijker dan we soms beseffen. Te vaak trappen we in de val om de deelnemers met het vingertje te wijzen wanneer we het hebben over de leefregels. Let op dat je deelnemers niet als kinderen behandelt: het zijn volwassen leid(st)ers die zelf verantwoordelijk zijn voor hun gedrag.

Leefregels kunnen op verschillende manieren aangebracht worden: kort en krachtig, of ludiek door middel van een toneeltje. Beide hebben hun voordelen. Kort vermelden en er even de aandacht op vestigen, is voor sommige cursussen vaak voldoende. Gevolgd door de verdeling van de leefgroepen als luchtig momentje geeft dat een geslaagd onthaalwoordje. Toch moet je soms wat langer stilstaan bij wat je zegt, vooral meerdaagse cursussen verdienen wat meer aandacht. Een ludiek momentje, waarin enkele situaties ten tonele worden gebracht, zegt al veel meer – maar laat het ludieke niet in de weg staan van de boodschap die je wilt overbrengen.

Neem je leefregels al op in je deelnemersbrief. Som kort op wat kan en wat niet en ga er niet van uit dat alles logisch is. Op cursus zelf overloop je de leefregels best zo vroeg mogelijk, met de hele groep. Ga op dat moment niet in discussie met deelnemers – dat kan later in de leefgroep of in een gesprek met de cursustrekkers gebeuren.

2. OVER HET BELANG VAN PRATEN AANPAK: PRATEN WERKT We gaan ervan uit dat je eerst een gesprek aangaat wanneer een leefregel overtreden wordt. Praten werkt veel beter dan straffen. Als de overtreder de fout erkent en daarbij aantoont dat hij of zij het groepsproces niet meer wil verstoren, is een tweede kans geven altijd een goede keuze. Hieronder enkele gesprekstips: • Wees kordaat, maar zonder aan te vallen.

• Wijs de deelnemers op het feit dat we in de Chiro kansen geven.

36

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

• •

Probeer in het gesprek niet aan te vallen, maar voorzie voldoende ruimte voor dialoog.

Maak er ook geen persoonlijke strijd van: als je het pragmatisch bekijkt, zijn de regels gewoon overtreden en daar horen gevolgen bij. Het is niet ‘ik versus jij’ maar ‘dit zijn de regels van onze Chirocursus’.

• Zorg bij je gesprek altijd voor rugdekking. Laat m.a.w. je collega-cursustrekker weten dat je iemand gaat aanspreken.

• Als je het niet ziet zitten om dat alleen te doen, vraag dan hulp aan anderen om het eventueel met z’n tweeën aan te pakken.

• Zo’n gesprek verloopt vaak moeilijk. Bespreek vooraf met de begeleidingsploeg wie dat kan en wil doen.

Als de overtreding te ernstig wordt, als een deelnemer zich meer dan eens niet aan de afspraken houdt of als er met iemand niet meer te praten valt, dan moet je het natuurlijk anders aanpakken.

VOORBEREIDING: PRATEN MOET Voor de cursus voorzie je altijd wat tijd om de leefregels door te nemen. Wat kan er voor de begeleiding en wat niet? Probeer het kort en bondig te houden, maar zorg ervoor dat iedereen zich achter de afspraken kan scharen. Zet op voorhand op papier hoe je als begeleidingsploeg reageert op deelnemers die te veel gedronken hebben, of duidelijk onder invloed zijn. Bepaal wie het gesprek zal voeren, wie de sancties geeft en of je mensen naar huis stuurt. Als je éénsgezind achter de leefregels staat kan je dit ook zo aan de deelnemers communiceren en is er geen discussie mogelijk.

Ook met de technische of kookploeg moet je afspraken durven maken. Het kan niet zijn dat zij in het zicht van deelnemers tijdens activiteiten alcohol drinken. Tijdens de laver kan dat natuurlijk wel.

NAZORG: PRATEN LEERT Het is nuttig om na de feiten de deelnemer nog eens aan te spreken over het voorval. Hoe heeft hij of zij de ingreep van de begeleiding ervaren? Snapt de deelnemer dat er regels moeten zijn? Dat we in de Chiro zo moeten werken? Hierdoor reflecteert de deelnemer over haar of zijn eigen gedrag, wat al een hele prestatie is.

Ook de andere deelnemers hebben het recht om te weten wat er nu juist gebeurd is. Je kunt de situatie terugkoppelen tijdens een gemeenschappelijk momentje: vertel zonder namen te noemen wat de situatie was, hoe de babbel verliep en wat de gevolgen zijn. De andere deelnemers zullen die eerlijkheid best wel kunnen appreciëren, zolang je het maar goed overbrengt.

Als gewest of verbond is het je taak om een beetje te voelen wat er leeft bij de groepen. Als je merkt dat er meer en meer problemen zijn met het naleven van regels op cursus, meld dat dan aan je verbond of aan de commissie Vorming. Zo weten we wanneer er echte problemen geweest zijn en kunnen we ingrijpen.

Daarnaast is het niet onlogisch dat deelnemers de regels te streng kunnen vinden. Durf de discussie aangaan en vertel dat cursussen geëvalueerd en de regels vaak aangepast worden. Als er echt veel deelnemers moeite hebben met de leefregels, geef dat dan door aan de commissie Vorming.

3. HOE GA JE OM MET OVERTREDINGEN? ALCOHOL Tijdens je cursusblokken moet je de deelnemers iets leren. Dat lukt niet als zij (of jij!) onder invloed zijn van alcohol. Daarom drinken deelnemers en begeleiding geen alcohol tijdens cursusblokken of vrije momenten.

Tijdens de laver kan dat wel. We proberen wel te voorkomen dat mensen te veel drinken.

-

Leefregels waar we het over eens zijn (Doc 277 NR 06/07):

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

37

1. Deelnemers mogen geen alcohol meebrengen op cursus. Dat lezen ze voorhand in de deelnemersbrief. We verwachten dat ze nuchter deelnemen aan de cursus.

2. Deelnemers krijgen aan het begin van de cursus de kans om alcohol af te geven.

3. Op de cursus zelf is er tijdens de laver een bepaalde hoeveelheid alcohol voorzien. Dat spreek je af met de cursusbegeleiding. Een richtlijn kan zijn:  Keti’s (-16j) krijgen geen alcohol (strafbaar).  Aspi’s: 3 pintjes  Leiding: 4 pintjes 4. De begeleidingsploeg waakt erover dat het alcoholverbruik binnen de perken blijft. We proberen van de laver geen moment voor binge-drinking te maken.

5. Deelnemers die te veel gedronken hebben, geef je geen alcohol meer.

6. We schenken geen sterkedrank op cursus. Sterke drank is drank met een alcoholgehalte van boven de 20°. Ook alcoholpops en breezers horen hierbij.

7. Alcohol schenken aan -16-jarigen is bij wet verboden.

Tips en handvaten

• • • • • • • • • • • • • • • • • •

Vertel in je leefregels wat het lavertje is.

Stop de laver/het barmoment op een vastgelegd uur.

Het ‘1 leeg voor 1 vol’-principe: geef enkel een pintje als deelnemers een leeg flesje terugbrengen.

Voorzie aantrekkelijke en goedkope niet-alcoholische alternatieven.

Voorkom hamsteren: ontkurk de flesjes bij verkoop.

Verkoop drankkaarten. Zo bouw je een buffer in. Een drankkaart lijkt altijd duurder dan nog snel een pintje of een wijntje.

Voorzie altijd gratis kannen met water.

Zorg voor een hapje. Zo drinken deelnemers minder en wordt de alcohol minder snel in het bloed opgenomen.

Frisdrank maak je altijd goedkoper dan de alcohol. Alcohol maak je ook niet extreem duur om zo dronkenschap te voorkomen, zo straf je namelijk diegenen die rustig van een alcoholisch drankje willen genieten.

Probeer niet elke avond een fuif te organiseren.

Wek nooit de indruk dat je te weinig drank hebt. Zo voorkom je dat mensen snelsnel nog veel drinken om niet zonder te zitten.

Een grote verpakking (karton wijn) geeft sneller de indruk dat er genoeg drank zal zijn dan een paar flessen.

Je voorziet best een niet te groot assortiment alcoholische dranken. Mensen die ‘mengen’ worden sneller dronken.

Bied meer aan dan enkel een bar. Als mensen dansen, spelen en zich amuseren, drinken ze minder.

Voorzie eventueel de laatste avond iets meer.

Haal de andere alcoholische dranken weg als het bier op is.

Overweeg een alcoholvrije avond, of een alcoholarme.

Minstens één van de verantwoordelijken blijft altijd nuchter, maar ook de anderen hebben een voorbeeldfunctie.

Wat als het niet loopt zoals verwacht?

Denk met je begeleidingsploeg op voorhand na over onderstaande situaties. Bespreek hoe jullie ze zullen aanpakken. Voor bepaalde situaties kom je misschien niet direct tot een eensgezind standpunt, discussieer hierover tot wanneer je een compromis bereikt. Belangrijk is dat je tot een standpunt komt waar elk lid van je begeleidingsploeg in zich kan vinden en dit ook zal verdedigen tegenover de deelnemers.

38

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

Je hebt een vermoeden dat de deelnemers drank mee hebben in hun bagage of auto’s.

Over het doorzoeken van bagage en auto’s kunnen we heel kort zijn. Dat mag niet. Wegens de wet op de privacy mag dat alleen door politiepersoneel gebeuren en dan nog alleen als deel van een onderzoek. Alle controles die niet aan die voorwaarden voldoen, zijn bij wet verboden – zelfs als iemand je de toestemming geeft. Alleen de politie is bevoegd.

Toch willen we een bedenking meegegeven. Als je heel sterke vermoedens hebt – je kunt de flessen drank zien of horen – blijven we ons als Chiro het recht voorbehouden om deelnemers te weigeren. Als die deelnemers echt willen meegaan op cursus, zullen ze hun rugzak netjes uitladen en tonen dat ze al dan niet drank bijhebben. Staan ze dat niet toe en je blijft bij je vermoeden, dan mag je hen vragen te vertrekken. Anders brengen ze de andere cursusdeelnemers en zichzelf in gevaar en dat wil je als organisator niet op je geweten hebben (je begaat immers een organisatiefout). Je reageert dan als goede huisvader – je beschermt hiermee je andere deelnemers – en dat kan justitie nog meer appreciëren dan de privacywetgeving.

-

Hoe kun je dit dan wel ontmoedigen?

Des te verder de auto’s van de deelnemers staan, des te moeilijker is het om hun meegenomen drank te gaan halen.

• Een parkingwachter kan meer in het oog houden dan het verkeer alleen.

• We proberen een sfeer te creëren waardoor het voor deelnemers niet nodig is om drank uit hun auto te halen. Als deelnemers zich amuseren, hebben ze er minder nood aan om stiekem alcohol te nuttigen. Je kan in de deelnemersbrief ook gerust meedelen dat er ’s avonds een laver zal worden gehouden en dat er pintjes zullen worden voorzien en dat eigen drank voorzien niet nodig is.

• Door de afspraken nog eens te herhalen. ‘Per ongeluk’ meegenomen drank mag je altijd in bewaring geven bij de begeleiding. Ze wordt zonder uitzondering teruggegeven aan de deelnemer na de cursus. Let wel: die kans krijgen ze enkel bij het begin van de cursus.

•

Een deelnemer heeft toch ongemerkt eigen drank meegenomen.

Je merkt dat een deelnemer eigen drank mee heeft. Hoe reageer je? Het liefste reageer je allemaal gelijk. Bespreek daarom op voorhand wat je zult doen als je iemand betrapt met drank.

Sancties kunnen maar doeltreffend zijn als iedereen zich achter de afspraak kan scharen. Een sanctie kan gaan van de fles leeggieten tot vragen aan groepsleiding of VB om de deelnemer te komen ophalen.

-

De volgende zaken moet je zeker in overweging nemen: • We komen op cursus om bij te leren. De pedagogische relevantie van overmatig drankgebruik moet nog bewezen worden.

• Bij jonge deelnemers (IK en SB) kan het liggen aan hun drang tot experimenteren. Ze kennen het concept cursus niet goed en willen testen hoe ver ze kunnen gaan.

• Consequent reageren moet, daarbij goed communiceren moet ook, maar sancties moeten altijd in verhouding zijn. Is het de eerste keer? Lopen ze maar mee met hun ‘vrienden’?

Zien ze hun fout in? Willen ze verder met de cursus? Dat zijn heel degelijke verzachtende omstandigheden.

• Je geeft iedereen een tweede kans. Chiro doet dat systematisch en we zijn daar trots op.

• We geven iedereen op voorhand de kans om hun drank af te geven, en na de cursus krijgen ze alles terug. Worden ze daarna betrapt, dan is het logisch dat ze niet meer diezelfde kans krijgen.

• Neem nooit zelf drank af. Niet alleen komt dat bedreigend over, je begaat daardoor eigenlijk een juridische fout. Het zou wel eens als diefstal gezien kunnen worden. Je oefent een

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

39

•

•

dwangmaatregel uit waarvoor je als begeleiding niet bevoegd bent. Vraag de deelnemer om de fles in bewaring te geven of ze onder jouw toezicht leeg te gieten in het toilet.

Wanneer je toch een sanctie wilt opleggen, moet die bovenal consequent gebruikt worden voor iedereen. Het moet ook duidelijk zijn waarom die persoon een sanctie kreeg. Het mag nooit vernederend worden, en denk er tot slot aan dat je vaak met meerderjarigen en nog altijd gemotiveerde Chiroleiding te maken hebt.

Stuur je iemand naar huis, dan krijgt hij of zij geen bewijs van deelname.

Een deelnemer of een groepje deelnemers komt dronken aan.

Hoe reageer je? Je hebt immers in de deelnemersbrief laten weten dat ze nuchter moeten zijn en dat je geen meegenomen drank tolereert. Ga ervan uit dat ze je willen testen. Openlijk dronken aankomen, is in feite uitdagen. Dat maakt de zaken net iets anders dan wanneer ze stiekem drank mee hebben.

• Stel jezelf de vraag hoeveel energie je hierin wilt steken.

• Wijs hen duidelijk op de afspraken en geef hen de kans om zich te herpakken.

• Is hun gedrag storend of zelfs agressief, wijs hen er dan op.

• Ook kun je hen vragen om hun rugzak uit te laden en alles open op tafel te leggen. Meer bier en meer drank? Afgeven is de boodschap. Geen zin in afgeven? Vertrekken is de boodschap.

Het komt er vaak op neer dat je moet beslissen of de deelnemers nog langer welkom zijn. Dat is volledig jullie beslissing, hopelijk hebben jullie het er al over gehad op voorhand.

We sommen even de do’s en don’ts op.

 Als je beslist hen naar huis te sturen • Veiligheid boven alles. Als je duidelijk merkt dat de deelnemers niet meer in staat zijn om met de auto te rijden, de bus te nemen, terug te fietsen of de ene voet voor de andere te plaatsen, stuur hen dan niet zomaar terug het verkeer in. Je zet hen voor een mogelijk gevaar en je begaat een misdrijf. Als hen op de weg terug iets overkomt en je wist dat ze dronken waren, dan kun je verantwoordelijk gesteld worden.

• Geef hen de kans te ontnuchteren. Geef hen voldoende water en laat hen in de buitenlucht zitten.

• Gaan ze hun boekje te buiten, dan bel je hun groepsleiding of VB. Leg het probleem uit en vraag om de leiding te komen ophalen. Wil hij of zij dat niet doen, bel pas dan naar de ouders.

• Een Chirocursus is altijd een groeiproces. Een deel van de inhoud in de basisvorming gaat er juist over dat zulke dingen niet kunnen. Door hen uit te sluiten van de cursus kunnen ze dat niet leren. Maak hoe dan ook samen duidelijke afspraken.

• Ook hier heb je een ‘nazorgtaak’: Maak duidelijk dat de deelnemer welkom blijft op een Chirocursus, maar niet op deze manier. Breng achteraf ook het gewest van de betreffende Chirogroep op de hoogte. * Telefoonnummers en contactgegevens van ouders worden niet gevraagd wanneer een deelnemer zich inschrijft. Toch kun je vragen aan de educatief medewerk(st)er van je verbond om die gegevens mee te geven. Zo zou je groepsleiding en VB van elke deelnemende Chirogroep moeten kunnen bereiken.

Als je cursusploeg dringend nood heeft aan ondersteuning, kun je altijd de weekendpermanentie inschakelen. Slechts één nummer: 03-231 07 95.

 Als je beslist hen niet naar huis te sturen • Je hebt duidelijk aangehaald dat dronken een cursus aanvangen niet kan, en de deelnemers aanvaarden dat, dan kunnen ze eventueel toch blijven. Je roept hen zo op om hun verantwoordelijkheid op te nemen.

40

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

• •

Geef hen hoe dan ook geen alcohol meer tijdens de laver van die eerste avond. Eventueel spreek je af dat ze de hele cursus geen alcohol meer drinken.

Maak afspraken voor het verdere verloop van de cursus: wat je verwacht van hen en hoe horen ze zich te gedragen?

Een deelnemer is duidelijk dronken tijdens de laver.

Waarschijnlijk komt de gemiddelde cursustrekker dit nog het meeste tegen in zijn of haar carrière.

Tips en handvaten • De wet is hier heel duidelijk in. Je pleegt een strafbaar feit als je overduidelijk dronken mensen nog meer alcohol schenkt.

• Laat de deelnemer ontnuchteren. Geef hem of haar water en zorg dat hij of zij gaat slapen.

Cola, koude douches of andere ‘wondermiddelen’ helpen niet om sneller nuchter te worden.

De deelnemers worden er enkel zieker van.

• Spreek de volgende dag de deelnemer aan op zijn of haar gedrag. Neem sancties als je het nodig vindt. Een verbod op alcohol de volgende dag(en) is een goed voorbeeld. Maar waarom zou je de deelnemer eens niet een creatievere opdracht laten doen?

• Mogelijke tussenkomst bij te veel alcohol: “Ik zie dat het minder met je gaat. Wil je fruitsap of een glas water?” of “Ik maak me zorgen. Je kunt misschien best iets anders drinken het volgende half uur?”.

• Pas je tussenkomsten aan aan je doelpubliek. Ervaren stoere leiders reageren anders dan naïeve jonge leidsters.

• Misschien nog het belangrijkste: zonder je als begeleidingsploeg niet af, maar plaats je tussen de deelnemers. Als je hun vertrouwen hebt, is het gemakkelijker om hen een aantal zaken duidelijk te maken en hen eventuele sancties op te leggen. Geef dan natuurlijk ook het goede voorbeeld en beperk je drankgebruik.

• En tot slot: maak je cursus goed. Zo zul je zo veel meer krediet krijgen van je deelnemers.

ROKEN Roken in een openbare ruimte is wettelijk verboden. Jeugdlokalen zijn openbare ruimte.

• Rook dus enkel buiten, op de aangeduide rookplaatsen.

• In de Chirohuizen hebben we aangeduide plaatsen waar je kunt roken. Daar zijn er rokersvuilnisbakken.

• Stel met je begeleidingsploeg afspraken op over rookmomenten en netheid rond de rookplaatsen.

Zorg voor peukenpotjes met zand in zodat de rokers hun peuk ergens kwijt kunnen.

• We raden aan om enkel in de vrije momenten te roken, tenzij met de begeleiding anders is afgesproken. Roken tijdens cursusblokken is uit den boze.

Wat als het niet loopt zoals verwacht?

• De rookdetectoren kunnen afgaan. Eventuele kosten die hiermee gepaard gaan, worden verhaald op degenen die binnen gerookt hebben. Het is daarom belangrijk dat je dat op voorhand meedeelt.

Doe dat ook tijdens het overlopen van de leefregels.

DRUGS Onze visie is hier heel duidelijk over. Drugs horen niet thuis in de Chiro, net zoals we vinden dat alcohol niet overal en altijd moet kunnen. We zijn daarbij niet naïef: alcohol en drugs zijn aanwezig in de Chiro.

Maar alle drugs zijn per definitie illegaal, dus ook cannabis*. We veroordelen het gebruik ervan tijdens activiteiten en cursussen en tegelijk willen we onze vrijwilligers tips geven over ermee omgaan.

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

41

• •

•

• • • •

• • •

Begin bij het begin. Drugs zijn verboden op cursus. Schrijf het ook zo in de deelnemersbrief.

Deelnemers mogen ze niet gebruiken op cursus, maar ook niet bijhebben. Vermeld zo mogelijk al wat de sancties zijn.

“Meerderjarigen worden meestal niet gestraft als ze een beperkte hoeveelheid cannabis op zak hebben. Waarom mag je dat dan niet bijhebben?” zal een snuggere deelnemer misschien opwerpen. In dat geval kun je antwoorden dat openlijk bezit in een openbare plaats (zoals Chirohuizen en Chirolokalen) een verstoring is van de openbare orde en dus wel degelijk strafbaar is.

Net als voor alcohol geef je deelnemers de kans om drugs aan te geven voor de start van de cursus. Je maakt je als cursusbegeleid(st)er dan wel schuldig aan drugsbezit als je ze in bewaring houdt. Het is het beste om te zeggen dat de deelnemers ze kunnen vernietigen. Willen ze dat niet, dan kunnen ze naar huis vertrekken. Bij het vernietigen ben je altijd met z’n tweeën aanwezig. Zo dek je elkaar in wanneer de deelnemer je om de één of andere reden later probeert te beschuldigen.

Je hebt één aangeduide rookplaats op cursus. Merk je dat deelnemers ergens anders gaan roken, dan kijk je best eens na waarom ze zich afzijdig willen houden.

Vermoed je dat iemand drugs bijheeft? Vraag het. Begin niet te fouilleren of bagage te doorzoeken, dat is een taak van de politie.

Als je iemand betrapt, reageer er dan op. Je hebt hier met de cursusploeg afspraken over gemaakt. Pas ze dan ook consequent toe. Negeren is toestemmen.

Je verwacht in je afgesproken sanctie dat de deelnemer het boeltje vernietigt? Ook hierbij moet je oppassen. Zorg dat je altijd met z’n tweeën bent om dit probleem op te lossen. Zo heb je altijd een getuige. Een deelnemer kan immers beweren dat hij of zij twee zakjes cannabis overhandigd heeft, en dat de cursusbegeleiding er maar één vernietigde. Wie heeft er dan gelijk?

Laat de deelnemer de drugs vernietigen door ze door het toilet te spoelen of te verbranden. Raak in geen geval de drugs aan, anders kun je mee beschuldigd worden van drugsbezit.

In geen geval neem je drugs af onder dwang. Alleen de politie mag dat.

Wie meegebrachte drugs niet wil vernietigen, stuur je naar huis. Belangrijk hierbij is dat je ze niet stoned laat vertrekken. Net als bij alcohol kun je aansprakelijk gesteld worden als hen onderweg iets overkomt. Willen ze niet vertrekken, praat dan op hen in en probeer hen te overtuigen. Je kunt in het ergste geval ook de politie bellen.

* Over illegale drugs en de wet Het is volgens de wet nog altijd verboden om illegale genotsmiddelen zoals cannabis, xtc, cocaïne, speed of lsd in je bezit te hebben of te verhandelen. Op cursus is het bezit van die producten dus ook verboden. Aan het bezit van cannabis voor eigen gebruik wordt sinds 2005 de laagste vervolgingsprioriteit gegeven . Dat wil zeggen dat een meerderjarige die drie gram cannabis of één plant in bezit heeft, niet strafrechtelijk vervolgd zal worden. Toch willen we nog eens aanstippen dat ook cannabisbezit voor eigen gebruik op een Chirocursus wettelijk verboden is. Drugs bezitten tijdens een Chirocursus kan namelijk gezien worden als verstoring van de openbare orde, en dat geldt als een verzwarende omstandigheid.

Nazorg: Binnen Chirojeugd Vlaanderen vinden we druggebruik tijdens cursussen en activiteiten een groot probleem.

We vragen dan ook om elk geval van druggebruik te melden via vorming@chiro.be, via het verbond, of via je regionale educatief medewerk(st)er. Ook als gewest en verbond heb je een taak hierin. Neem na de cursus contact op met de groep en volg de problemen op. Verder is het belangrijk om weten dat je het probleem van die Chirogroep zelf mág oplossen, maar dat je het niet altijd per definitie kúnt oplossen.

Neem daarom altijd contact op met een vormingsverantwoordelijke en ga eens luisteren bij de regionale educatief medewerk(st)er.

Voor de duidelijkheid geven we nog mee dat we als Chiro niet kunnen toelaten dat een minderjarige illegale drugs gebruikt. Dat is nog altijd een zwaar strafbaar feit. Bij meerderjarigen is dat ook zo maar zijn we niet verplicht om aangifte te doen bij de politie. Daarvoor hebben we zoiets als een vertrouwensrelatie. Toch

42

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

meld je druggebruik altijd aan de koepel. Ook wij proberen die problemen bij specifieke Chirogroepen op te lossen.

Over ouders op de hoogte brengen Ben je op de hoogte van gevaarlijk druggebruik en je licht de ouders niet in? Als er iets ernstigs gebeurt met de betrokkene riskeer je dat de ouders je aanklagen wegens onachtzaamheid. Ook gaan we ervan uit dat ouders het graag weten wanneer hun zoon of dochter drugs gebruikt. Toch vragen we jullie hier omzichtig mee om te springen. Als je beslist iemand naar huis te sturen, bel je misschien best eerst de groepsleiding of VB op. Zij kunnen beter inschatten welke gevolgen het verwittigen van de ouders heeft op de deelnemer.

GSM Een ingeburgerd iets als de gsm willen we niet onnodig stigmatiseren. Het is er, het blijft en het is verdomd handig. Toch raden we aan om enkel in de vrije momenten gsm-gebruik toe te laten, tenzij met de begeleiding anders is afgesproken. Het ‘tandenborstelgebruik’ vinden we een achterhaald begrip. Gsm’s zijn zo ingeburgerd dat we moeilijk kunnen vragen om ze niet op zak te hebben. Ze worden immers ook gebruikt als horloge, bijvoorbeeld wanneer iemand wil weten hoe lang dat gigantisch leuke spelblok nog duurt. Hij of zij kan zelfs leuke foto’s van de cursus op facebook zwieren; Goede reclame en toch alleen maar leuk zeker?

Stel net als voor andere zaken leefregels op met je begeleidingsploeg. Zorg er wel voor dat je geen regels afspreekt die moeilijk na te leven of te controleren zijn. De nadruk moet gewoon liggen op het groepsproces niet storen. Als een deelnemer voortdurend naar haar of zijn gsm grijpt, kun je uitleggen dat het groepsproces belangrijk is en hoe het gsm-gebruik daarbij stoort.

SLAPEN/NACHTRUST Chirocursussen zijn vermoeiend. Non-stop spelen, feesten en praten: je bent steevast kapot van zo’n vorming. Daarom vinden we het belangrijk dat diegenen die willen slapen, kúnnen slapen. Het is hun recht om voldoende te kunnen slapen.

• • • • • • •

Van 22 tot 7 uur is het buiten rustig – er bestaat nog zoiets als een wet op nachtlawaai. Hou ook de mensen die tussen die uren buiten roken stil.

Zodra het barmoment begint, mogen deelnemers gaan slapen. Vanaf dan blijft het dus rustig in en rond de slaapkamers. Cursusbegeleiding bewaakt dat best.

De begeleidingsploeg spreekt een stilte-uur af. Op dat moment leg je de muziek stil, haal je de drank weg en voorzie je voldoende water.

Als begeleiding een einduur voor ogen heeft, moeten ze dat op voorhand met elkaar bespreken zodat iedereen erachter staat. Zeker voor IK en SB is een einduur afspreken een goed idee.

Het einde van de avond is sowieso ten laatste als de laatste van de begeleiding gaat slapen. Het liefste vind je met meer dan één begeleid(st)er de energie om tot het laatste wakker te blijven.

Een rustige avond op meerdaagse cursussen geeft vaak de kans om vermoeidheid te voelen en tot het inzicht te komen dat slapen nodig is.

Breng de deelnemers goed op de hoogte van de regelingen. Vertel op voorhand wanneer het feest voorbij is en hou je daar ook aan. Stop dus ook niet vroeger dan de afspraak was. Als je de deelnemers dan nog een half uurtje geeft om te bekomen, kunnen ze nog tot rust komen voor ze gaan slapen. Gedraag je als begeleiding niet te streng, zeker niet als je zelf ook al wat gedronken hebt. Allemaal leiding, allemaal Chiro. Even gaan zitten en wat praten heeft dikwijls sneller én beter resultaat dan roepen en discussiëren. Trekken en duwen doe je zéker niet.

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

43

• • •

Deelnemers hebben de verantwoordelijkheid om uitgerust aan de ontbijttafel te arriveren. De begeleiding draagt hiertoe haar steentje bij.

Samen ontbijten geeft de mogelijkheid om de groep toe te spreken. Daarbij kun je ineens zien hoe het zit met frisheid van de deelnemers. Daarom vinden we een instapontbijt echt geen goed idee.

Misschien kan een extra slotmoment de achtergebleven deelnemers zin doen krijgen in hun bedje?

Doe je kleertjes uit en je pyjamaatje aan ...

RELATIES EN SEKSUALITEIT Chirocursussen zijn de plaats bij uitstek om een nieuw lief te vinden. We maken gemengde leefgroepen: niet om het aantal Chirokoppels nog meer de hoogte in te krijgen, maar omdat we diversiteit belangrijk vinden. In een gemengde leefgroep kun je met meer verschillen tussen groepen en personen te maken krijgen dan in niet-gemengde.

Het is mooi als er een relatie ontstaat tijdens een cursus, maar dat mag het cursusgebeuren niet storen.

Twee mensen die zich voortdurend afzonderen, dat roept altijd weerstand op bij de rest van de groep. Best vervelend wanneer het koppeltje hun eigen eilandje bouwt en geen aandacht meer heeft voor anderen.

We leggen bewust geen regels op over gemengd slapen. We geven iedereen (jongens en meisjes) de kans om een kamer te delen met wie ze willen – zolang samen slapen maar met respect voor elkaar gebeurt en iedereen in hun eigen bed slaapt.

Speciale kamerindelingen zijn leuk, maar denk eraan dat dat voor velen een grote drempel kan zijn.

Mensen verplichten om gemengd te slapen doen we dus zeker niet. Zo mogelijk voorzie je best een aparte kamer voor jongens en meisjes.

Al een tijd doen we extra inspanningen om cursisten uit stedelijke groepen mee te krijgen. Dat betekent dat er meer mensen met een andere culturele en/of religieuze achtergrond meegaan. Voor hen (of hun omgeving) is samen slapen soms een grote drempel om mee te gaan. Hou hier dus zeker rekening mee.

Wanneer we met minderjarigen te maken hebben, zoals op ketiweekends en Aspitrant, ligt het anders. In de Chiro moet het mogelijk zijn om op een plezante, speelse manier over seks te praten, ook met minderjarigen. We kiezen daar ook bewust voor, door een activiteitenaanbod te voorzien over dat thema.

Er zijn wel mogelijke problemen, en daarom sommen we hieronder de do’s en don’ts bij minderjarigen even op.

Over samen slapen •

Als Chiro vinden we het geen goed idee om keti's gemengd te laten slapen. De begeleidingsploeg is verantwoordelijk voor de deelnemers op een ketiweekend. Als twee -16-jarigen seks hebben met elkaar plegen ze een strafbaar feit. De begeleidingsploeg kan hiervoor verantwoordelijk gesteld worden als ze de jongeren samen hebben laten slapen of niet verhinderden dat de twee 's nachts bij elkaar konden kruipen. Dek jezelf dus in en voorzie verschillende slaapruimtes voor kerels en tiptiens.

•

Voor aspi's zien we in het samen slapen geen wettelijke problemen. Hier is het vooral belangrijk dat je als begeleidingsploeg een gedragen afspraak maakt. Als je een voor iedereen toegankelijk Aspibivak wilt organiseren, voorzie je toch best gescheiden slaapplaatsen.

Over relaties •

•

44

Het is vaak niet meer dan normaal dat twee jongeren elkaar vinden op een ketiweekend of een Aspibivak. Dat lijkt ons ook niet iets dat we moeten veroordelen. Wat we níét willen, is dat twee mensen zich constant afzonderen en geen aandacht meer hebben voor anderen. Chiromomenten beleef je in groep en zo hoort het.

Het is mogelijk dat je als leefgroepbegeleiding een boontje hebt voor een aspi in je groep. Dat is leuk als het wederzijds is, maar je moet er wel mee opletten. Je hebt als begeleiding de taak om je

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

aandacht over al je leefgroepdeelnemers te spreiden. Eén iemand speciale aandacht geven, kan eigenlijk niet.

Over seksuele contacten en de wet • • •

De wettelijke leeftijd om seksueel contact te hebben, is zestien jaar.

Elke meerderjarige die een seksuele relatie heeft met iemand jonger dan zestien pleegt dus een strafbaar feit. Ook relaties tussen minderjarigen zijn bij wet verboden als minstens één van beiden nog geen zestien jaar is.

En als er iemand toestemming gegeven heeft? Dat speelt voor de wet niet mee. Sowieso is seks zonder toestemming not done, maar zelfs mét toestemming is seks onder de zestien strafbaar. De wetgever gaat er namelijk van uit dat je dan nog niet zelf kunt oordelen of je nu wel of niet seks wilt.

AANWEZIGHEID Een cursus bevat een aantal uren vorming die we moeten geven aan de deelnemers, dat is wettelijk vastgelegd. Missen ze een deel van die uren, dan hebben ze eigenlijk geen recht op het bewijs van deelname en het eventuele attest. Uiteraard kunnen we wel flexibel zijn creatieve oplossingen vinden voor de gemiste blokken.

Daarnaast verwachten we dat deelnemers de volledige cursus meemaken om het vormingstraject tot zijn recht te laten komen en om het groepsproces alle kansen te geven. We verlangen ook van onze deelnemers dat ze het terrein niet verlaten tenzij het in het kader van een spel/activiteit/methodiek is.

Met die twee argumenten kunnen we verantwoorden dat we iemand een bewijs van deelname en/of een attest weigeren. Je kunt dat dus gebruiken als stok achter de deur om te helpen garanderen dat iedereen de volledige cursus aanwezig is.

Wat moet je daarvoor doen?

• In de deelnemersbrief vermeld je duidelijk het begin- en einduur van de cursus en de regel dat ze heel de cursus aanwezig moeten zijn.

• Als een deelnemer vraagt om een uitzondering, vraag dan naar de reden. Zomaar een blok missen, mag niet kunnen, maar naar gegronde redenen hebben we wel oor. Als er dergelijke vragen binnenkomen bij een Chirosecretariaat neemt de vormingsverantwoordelijke altijd contact op met de cursustrekker om samen een beslissing te kunnen nemen.

• Soms zijn er gegronde redenen om een deel van de cursus te missen. Iemand die op zondag naar de mis wil of die naar een begrafenis moet, weigeren we geen attest. Zo zijn er nog wel gegronde redenen te bedenken. Een goede afspraak tussen educatief medewerk(st)er, cursustrekker en begeleiding is hierbij essentieel.

• Als de cursus volzet is, krijgen deelnemers die een hele cursus mee kunnen voorrang op de anderen. Wie laat weten dat ze een deel van de cursus zullen missen, wordt daarvan op de hoogte gebracht.

Wat als het niet loopt zoals verwacht?

Als we echt strikt willen zijn: laatkomers missen vaak ook een deel van de vormingsuren. Als ze op voorhand meedelen dat ze te laat gaan zijn, moet je hen laten weten wat de gevolgen zijn. Als acht uur half elf wordt, missen ze een aanzienlijk deel van de cursus en kunnen ze eigenlijk geen aanspraak maken op een attest.

Soms weten ze niet op voorhand dat ze te laat zullen zijn. Als deelnemers in de file zaten, is dat een geval van overmacht. Als ze onderweg gestopt zijn voor een pintje is dat iets anders. Spijtig genoeg vertellen ze dat niet allemaal.

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

45

Een moeilijk geval, maar toch geven we enkele tips.

• Je moet het hele plaatje bekijken. Zijn ze te laat omdat ze op café gezeten hebben? Dat merk je.

Hebben ze op de koop toe nog drank bij en gedragen ze zich niet, dan heb je wel wat meer argumenten dan gemiste vormingsuren.

• Wat mist de deelnemer precies? Er is een verschil tussen een echt vormingsblok en een spel.

Cursussen worden ook zo opgebouwd: er is eerst een onthaal, daarna een kennismaking en pas dan begin je aan de eigenlijke vorming. Als je de kennismaking mist, is dat spijtig maar niet onoverkomelijk.

• Je kunt creatief naar oplossingen zoeken om een gemiste boodschap toch nog mee te geven.

Tijdens het ontbijt, het barmoment of de opruim kun je ook nog belangrijke zaken doorgeven aan degenen die iets misten.

• Als begeleiding en trekkers bekijk je dit geval per geval en het beste nog eens samen.

• Als je achteraf vragen hebt, of je voelt je niet echt goed bij de genomen beslissing, contacteer dan gerust de vormingsverantwoordelijke.

GEDRAG We verwachten van deelnemers dat ze naar de cursus komen om gevormd te worden. In ruil daarvoor bieden we uitdagende spelen en leuke gesprekken. Toch vinden niet alle deelnemers onze cursussen een succes en draait hun verveling soms uit op een ongepaste houding.

• We verwachten nog altijd dat de deelnemers actief de cursus volgen.

• We verwachten nog altijd dat ze zich aan de leefregels houden.

• Daarnaast geloven we als Chiro in kansen geven en in het leerproces dat een deelnemer doormaakt tijdens de cursus.

Wat als het niet loopt zoals verwacht?

Bij storend gedrag: • We gaan voor een pragmatische aanpak. Wat heeft de persoon fout gedaan? Welke feiten omschrijft de cursusbegeleiding als storend gedrag? Val daarbij geen personen aan, maar spreek over het gedrag dat je veroordeelt.

• Een simpele babbel over het hoe en waarom van het storend gedrag zal al veel opleveren.

Verveling zou een grote oorzaak kunnen zijn. Soms kunnen de vormingsblokken te saai zijn voor de deelnemer. Praat hierover en vertel wat er nog van actieve zaken te doen zijn op cursus.

• We blijven kansen geven, maar maken afspraken over wat niet meer kan.

• Als het storend gedrag van de deelnemer blijft en er is geen hoop op verbetering na een gesprek, dan kun je hem of haar toch nog naar huis sturen. Verwittig in dat geval de groepsleiding of VB. • Heb hier ook oog voor de nazorg van het conflict: communiceer met de andere deelnemers, het gewest, de Chirogroep zelf en hun groepsleiding en VB in het bijzonder.

Bij vandalisme: • informeer je altijd de resident en betrek je hem of haar wanneer nodig in het gesprek over het afhandelen van de kosten.

• pak je het probleem pragmatisch aan, veroordeel je het gedrag en de actie van die persoon, en sla je een babbel over het waarom.

• geef je de dader wanneer mogelijk de kans om de fout/schade zelf te herstellen, anders worden de kosten door hem of haar vergoed.

• is nazorg ook belangrijk.

• is het zeker not done om de hele groep te straffen.

Wanneer er schade is door onbekenden, spreek je best de hele groep toe. Daarbij hoef je niet belerend te zijn maar speel je wel in op de verwachting van verantwoordelijkheid: “We verwachten

46

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

dat je zaken komt melden als je ergens van op de hoogte bent.” Soms moet je ook een beetje rekenen op de sociale druk van anderen.

Over attesten weigeren •

•

•

•

Een attest is geen eindbeoordeling over de capaciteiten die een cursusdeelnemer al dan niet bezit.

Wat is het dan wel? We vinden het eerder een erkenning dat die deelnemer op een positieve manier deelnam aan een cursus en de opgedane ervaringen in de praktijk heeft uitgetest en uitgewerkt. Er bestaan redenen om iemand een attest te weigeren, maar die beslissing wordt bij voorkeur gemaakt aan de hand van het leerproces dat de cursist aflegde.

Uit de blijvende besluiten: Het al dan niet weigeren van attesten en de opvolging ervan nadien ligt in handen van de begeleidingsploeg van een cursus. Zij zijn hierin eindverantwoordelijke. Wanneer ze een attest weigeren, moet dat duidelijk doorgegeven worden aan de nationale medewerk(st)er voor vorming.

Het weigeren van een attest ligt bijgevolg volledig in jullie handen. Toch willen we aanstippen dat deelnemers altijd recht hebben op een attest wanneer ze de cursus op een positieve manier beëindigd hebben. Leren is hierbij het belangrijkste criterium. Misschien is de deelnemer niet de sterkste in spelen uitwerken en begeleiden, maar de wil om te leren is belangrijker. Ook al zijn er zaken gebeurd die niet kunnen: als de deelnemer hieruit leert en zijn of haar fouten erkent, vinden we dat als Chiro voldoende. En beslis je dan toch om attesten te weigeren (niet willen meewerken, afspraken over drank en/of drugs negeren, negatief tegenover begeleiding), dan is het vooral belangrijk om te oordelen over de concrete situaties waarbij de deelnemer niet aan de verwachting voldeed. Het algemeen beeld dat de begeleiding heeft van die persoon is niet voldoende als argument.

Uitsluiten van een cursus betekent automatisch dat de deelnemer geen attest of bewijs van deelname zal ontvangen.

4. BESLUIT In dit hoofdstuk hebben we geprobeerd een overzicht te geven van leefregels waar alle verbondelijke en nationale ploegen het over eens kunnen zijn. Daarnaast hebben we telkens geprobeerd de vraag “waarom doen we dat?” te beantwoorden. Zo wordt het geheel aan regels beter beargumenteerbaar. Ook beseffen we als Chiro dat regels maar al te vaak overtreden worden. We willen met deze tekst ook handvaten aanbieden om dan te kunnen reageren. Tot slot stippen we aan dat deze tekst praktisch vertaald is in een ‘Checklist leefregels en sancties’ (zie bijlage). Dat instrument zou je moeten helpen om met de cursusploeg praktisch aan de slag te gaan met deze tekst. Bespreek het en zorg voor afspraken die gedragen zijn door heel de begeleidingsploeg.

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

47

WAT MAAKT EEN CURSUS TOT EEN CHIROCURSUS? WAAROM Waarom vind je het belangrijk om een aantal randelementen te voorzien op cursus? Praat er met je ploeg over!

Wil je ‘een voorbeeld zijn’ voor de deelnemers, doe je het voor de sfeer, vind je de cursus anders te serieus, enz.?

VORMGEVING Hierboven beantwoordde je met de ploeg de waaromvraag. We geven een aantal aanzetten mee.

Begin zeker met een brainstorm binnen je begeleidingsploeg over plezante dingen die op cursus kunnen gebeuren.

Hou wel in je achterhoofd dat de verpakking niet belangrijker mag worden dan de inhoud. Zorg ook dat je leefgroepmomenten er niet bij inschieten.

ALGEMEEN  Een grote spelkoffer voor tijdens de pauzes  Iemand met een speelbroek aan die geregeld spelmateriaal uitdeelt  Verwerk je thema ook in je wekmomenten, tafelmomenten, slotmomenten, enz. (als een groepje mensen ze allemaal opstelt, vermijd je herhaling of gelijkenissen of vergeten of enz. )  De lokalen inkleden in het thema  Veel verkleedmateriaal en ander materiaal meebrengen voor momenten wanneer de deelnemers dat nodig hebben  Je kunt de lavertjes inkleden met telkens een andere soort muziek, een andere soort drank, een andere soort versnapering, enz.  Een evenwicht zoeken tussen actief zijn in de leefgroep en in de grote groep  Een laatsteavondactiviteit die een nog grotere inzet vraagt van de deelnemers.  Enz. Zorg voor een open sfeer, waardoor deelnemers aanzetten krijgen om zelf ook wat in te brengen.

LEEFGROEP  Afdelingsmateriaal in de afdelingsleefgroepen  Spelmateriaal ter afwisseling, waarmee deelnemers zelf spelen kunnen verzinnen  Het lokaal samen met de deelnemers inrichten als afdelingslokaal  Alles wat je maakt, hang je ook op zodat je een eindresultaat hebt  Boeken met spelen meenemen, Dubbelpunten ter inzage leggen, enz.  Enz.

48

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

RUST Je hoeft niet heel de tijd actief te zijn. Deelnemers hebben soms nood aan wat rust.

CHIROSTIJL

        

Waarom vinden we Chirostijl belangrijk? Zeker omdat we op cursus een voorbeeld willen zijn en geven.

We willen daarmee ook aantonen dat ons samenleven daarom niet zomaar een samenleven is, maar één dat ervan uitgaat dat we respect hebben voor elkaar, voor onze omgeving en voor onszelf. Dat uit zich in de zorg die we aan een aantal dingen geven, aan elkaar, onze omgeving en onszelf. Die stijl maakt ook dat veel Chiromensen zich direct thuis voelen op een cursus, omdat het hen iets zegt over hoe we Chiro zien.

We vinden Chirostijl dus heel belangrijk, maar hoe laten we dat zien aan de deelnemers of aan mensen uit de buurt?

We kunnen erover praten, maar we kunnen ook dingen doen zoals: Momenten van ‘samen opruimen’, zodat het lokaal geregeld netjes is Momenten waarin de Chirokleren een plaats krijgen (bv. tijdens een bezinning of duiding) Wanneer en waar is lawaai, muziek, drank, enz. geoorloofd?

Samen duiden Samen aan tafel en wachten tot iedereen klaar is met eten Verzorgde decorstukken Een Krinkellavertje (een lavertje waar iedereen het aanbod van drank en eten met elkaar deelt) Een stand van de Wereldwinkel bij het lavertje Enz.

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

49

EEN GOEDE CURSUSPLAATS De voorbereiding van een cursus begint meestal met het vastleggen van een cursusplaats. Een goede cursusplaats kan in grote mate bijdragen tot het welslagen van een cursus. We denken dat de volgende punten belangrijk zijn.

• • • • • •

Een geschikte ruimte-accommodatie: voldoende grote werk- en vergaderruimten voor de leefgroepen Een grote verzamelruimte voor alle deelnemers samen Ook buiten in de onmiddellijke omgeving spelterreinen die aan de verschillende leefgroepen de gelegenheid geven om afzonderlijk en ongestoord hun ding te kunnen doen Een eetzaal met degelijke tafels, stevige stoelen, eenvormig en onbeschadigd eetgerei, en daarbij aansluitend een goed ingerichte en verzorgde keuken Ruime slaapgelegenheid met voldoende en zindelijk sanitair. Liever verschillende kleinere slaapzalen dan één grote. De deelnemers moeten een goede nachtrust hebben.

De cursusplaats moet alleszins voldoen aan alle veiligheidsnormen.

WAAR VIND JE GOEDE CURSUSHUIZEN? De Chirohuizen zijn zeer geschikte cursusplaatsen. Meer info vind je verder op deze pagina.

Verder kun je ook een beroep doen op de uitgave ‘Repertorium Kampeercentra’ (te koop in De Banier) of het Centrum voor Jeugdtoerisme (09-231 86 76).

Voor verblijfscentra in Vlaanderen kun je www.jeugdverblijven.be raadplegen.

Waalse accommodatie staat gegroepeerd op www.kampeercentra.be.

DE JEUGDVERBLIJFSCENTRA VAN DE CHIRO De Chiro heeft 4 eigen jeugdverblijfscentra, de Chirohuizen Heibrand in Westmalle Wijngaardstraat 30 2390 Westmalle Tel.: 03-312 05 60 Fax: 03-311 52 77 E-mail: Heibrand@Chiro.be www.heibrand.be Verantwoordelijke: Wendy Wilmssen Heidepark in Waasmunster Ommegangsdreef 63 9250 Waasmunster Tel.: 052-46 00 73 Fax: 052-46 33 65 E-mail: Heidepark@Chiro.be www.heidepark.be Verantwoordelijke: Toon Scheirlinck De Karmel in Brugge Torhoutsesteenweg 406 8200 Brugge Tel.: 050-38 04 84 Fax: 050-40 40 32 E-mail: DeKarmel@Chiro.be www.dekarmel.be

50

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

Verantwoordelijke: Frederik De Clercq De Kalei in Dilsen-Stokkem Lieve Moenssenslaan 1 3650 Dilsen-Stokkem Tel.: 089-75 52 83 Fax: 089-75 52 83 E-mail: DeKalei@Chiro.be www.dekalei.be Verantwoordelijke: Ann Thielemans

KUNNEN WE DAAR TERECHT VOOR IK EN SB? De Chirohuizen zijn daar speciaal voor aangekocht en ingericht.

Als begeleiding kun je er een kwalitatief hoogstaande cursus geven binnen een aangepaste accommodatie. De zorg voor menu en koken wordt door het huis overgenomen.

De prijs valt uitermate mee omdat er speciale kortingen zijn voor gesubsidieerde cursussen (zie p. 28).

Alleen wanneer er veel cursussen zijn op hetzelfde moment (bv. bij Aspitranten) hebben we niet genoeg aan onze eigen 4 huizen en moeten we uitwijken naar elders.

ZIJN ER VOOR DE CHIRO SPECIALE PRIJSAFSPRAKEN? Alle Chiroboekingen in onze eigen Chirohuizen krijgen een korting van 15% van het huis zelf!

Voor de kadervormingscursussen (SB, KIC, enz.) waarvoor er kadervormingssubsidies aangevraagd werden, komt er bovenop de 15% nog eens 25% korting vanuit Chirojeugd Vlaanderen als de cursus plaatsvindt in één van de 4 Chirohuizen: een korting van 40%, dus.

Hiervoor krijg je ontbijt, middagmaal, vieruurtje en avondmaal en een zeer goede accommodatie met bedden, douches, cursuslokalen, proper sanitair, enzovoort.

Bovendien worden de Chirohuizen tot 15 maart vrijgehouden voor Chiroweekends in oktober en november voor het volgende werkjaar. Pas na 15 maart zulen die weekends verhuurd worden aan andere groepen. ! Er is ook een speciale IK-prijs: € 29/persoon/weekend. En daar bovenop krijg je – wanneer je toch nog verlies maakt met je IK – nog een tegemoetkoming van maximaal € 10 per deelnemer.

KUN JE IN DIE CHIROHUIZEN OOK IN DE ZELFKOOKFORMULE TERECHT (BIVAKKEN BV.)?

In De Karmel is er het Koetshuis voor ca. 60 personen.

In Heibrand de Remise voor ca. 23 personen.

In Heidepark kun je vanaf 60 personen het gebouw afhuren.

In De Kalei kun je in Kalei 1 met 108 en in Kalei 2 met 70 personen in de zelfkookformule verblijven. Ook voor de zelfkokers gelden er speciale Chiroprijzen!

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

51

NUTTIGE LINKS VEILIGHEID OP CURSUS   

De Chiro beschikt over veiligheidsfiches. Wat kan en wat kan niet? Hoe kook, speel, fiets je op een veilige manier? Neem ze zeker door op de website http://www.chiro.be/info-voor-leiding/veiligheid Geef je een blok EHBO op SB? Misschien kan je de veiligheidsfiches aanvragen op het secretariaat en zo gericht uitdelen?

De brochure ‘Vast en verzekering’: aan te vragen op het nationaal secretariaat of te vinden op www.chiro.be/verzekeringen

METHODIEKENDATABANK We zijn volop bezig met de heropbouw van de methodiekendatabank. Als je zelf een methodiek of workshop uitwerkt, mag die er zeker in. Je kan een kijkje nemen op www.chiro.be/methodiekendatabank of kader.chiro.be/databanken. Daar krijg je meer info en kan je een login aanvragen. Neem gerust eens een kijkje en ontdek welke methodieken al beschikbaar zijn. Je kan je methodieken of workshops ook doorsturen naar simon.kenens@chiro.be. Zeker doen, je helpt er de Chiro en je mede-cursustrekkers enorm mee vooruit.

CURSUSINHOUD   

52

De begeleidingsbundel van je cursus De IK-speldag van je verbond Andere gewesten/verbonden/nationale ploegen: vind je niet direct goede werkvormen voor bepaalde inhouden, wil je eens iets helemaal anders proberen, heb je wilde verhalen gehoord van een andere cursus, enz.? Neem dan eens contact op met andere cursusbegeleid(st)ers,. Misschien (of zelfs hoogstwaarschijnlijk) kun je methodieken, thema-aanbrengen, tafelmomentjes of knotsgekke spelen uitwisselen.

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

BIJLAGEN 1. CHECKLIST LEEFREGELS EN SANCTIES ALGEMEEN • • •

Wat staat er zeker in de deelnemersbrief? o Zeker: o Wat jullie zelf nog willen meegeven: Wie overloopt de leefregels na/tijdens het onthaal?

Jullie sturen deelnemers naar huis? o Wie contacteert groepsleiding? o Wie zorgt voor een lijst met contactgegevens?

ALCOHOL • Wat doen jullie om van de laver geen ‘zatlappenfestijn’ te maken? o Acties: • Wat doen jullie als je deelnemers betrapt met drank in de auto? o Afspraak: o Sanctie: • Wat doen jullie als je deelnemers betrapt die eigen drank meehebben? o Afspraak: o Sanctie: • Wat doen jullie als deelnemers dronken aankomen? o Afspraak: o Sanctie: DRUGS • Wat doe je als een deelnemer wordt betrapt op het bezit van drugs? o Afspraak: o Sanctie: • Wat doe je als een deelnemer wordt betrapt op het gebruik van drugs? o Sanctie: SLAPEN/NACHTRUST • Wat is het stilte-uur?

• Vanaf wanneer verwachten jullie dat iedereen naar zijn/haar bed gaat?

• Wie van jullie blijft er tot dan wakker?

RELATIES/SEKSUALITEIT • Als we onze deelnemers bekijken, richten we dan ook een aparte jongens- en meisjeskamer in? o Ja, en wel om deze reden.

GEDRAG • Een deelnemer gedraagt zich niet zoals jullie dit verwachten? o Wie praat met hem/haar?

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

53

PRIVACY EN GEGEVENSVERZAMELING VOOR CURSUSBEGELEIDING Cursusploegen kunnen persoonsgegevens opvragen bij Chirojeugd Vlaanderen als die enkel worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze verzameld zijn én waarvoor ze door de betrokken ploeg opgevraagd worden.

Persoonsgegevens mogen niet doorgegeven worden aan derden. De afspraken, opgesteld door de cel Documentatie, worden met de nodige concrete voorbeelden, meegegeven met de gegevens.”

Wat betekent dat nu?

Het betekent dat je de gegevens mag gebruiken voor de administratie van je cursus (wie is er mee?

Deelnemerslijst doorgeven voor attesten) en voor communicatie. Wat je niet mag doen is de lijst van gegevens van alle (mogelijke) deelnemers doorgeven aan iemand anders dan je begeleidingsploeg, als dat niet strikt noodzakelijk is voor de organisatie van je cursus. We geven een paar voorbeelden.  











Mag ik een belronde organiseren?

Ja, dat behoort tot de normale communicatie, en daarvoor mag je de gegevens gebruiken.

Mag ik een lijst met de namen en adressen van alle deelnemers vanachter in de deelnemersbundel stoppen?

Nee, dat mag niet. De deelnemers hebben je daar geen toestemming voor gegeven. Als ze elkaars gegevens willen, dan mogen ze die zelf uitwisselen. Of je geeft een blad rond waarop alle deelnemers die dat willen hun gegevens noteren. Op die manier kiezen ze zelf of ze hun gegevens delen of niet.

Mag ik een lijst van alle deelnemers sturen zodat ze kunnen carpoolen?

Eigenlijk niet. Je kunt wel werken met vb. google docs, en iedereen toegang geven tot een document waarin ze zelf hun gegevens invullen. Of je stelt de vraag: wie wil/kan er carpoolen? En je bezorgt hen enkel elkaars contactgegevens.

Mag ik alle aspileiding selecteren om hen een brief te sturen over Aspitrant?

Ja, dat behoort tot de communicatie. Maar let op: als je dat wil doen, heb je toestemming nodig van de Pedagogische Leiding. Zij bewaren het overzicht op alle zendingen van de Chiro.

Mag ik een brief sturen naar alle aspi’s in Vlaanderen om reclame te maken voor Aspitrant?

Ja, dat behoort tot de communicatie. Maar let op: als je dat wil doen, heb je toestemming nodig van de Pedagogische Leiding. Zij bewaren het overzicht op alle zendingen van de Chiro.

Mag ik een lijst van alle deelnemers aan het cursushuis bezorgen?

Ja, maar enkel die gegevens die nodig zijn om de administratie in orde te brengen. Bijvoorbeeld om een lijst van namen te hebben in geval van brand, moet je geen geboortedatum en e-mailadres doorgeven.

Mag ik een brief sturen naar alle leiding die nog nooit meeging op IK? Ja, dat behoort tot de communicatie.

Een paar afspraken  Ook al kun je aan de gegevens, geef geen persoonsgegevens door aan derden. Enkel groepsgegevens, eventueel met de contactpersoon (GG1)  Je gebruikt de persoonsgegevens enkel voor de doeleinden waarvoor ze verzameld zijn.  Kan wel: mensen opbellen op basis van hun profiel voor bijvoorbeeld een cursus of commissie. Dat behoort tot de gewone verwerking.

Kan niet: massaal mails sturen. Dat is spam, en dat is nog een andere wetgeving. Wil je een bericht naar alle leiding sturen, gebruik dan de snelleberichtenlijsten. Alle educatieve medewerkers kunnen daar berichten naar sturen.

54

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

   

Geef nooit gsm-nummers door als de eigenaar daar geen toestemming voor gegeven heeft. Ook niet van beroepskrachten (tenzij ze een werk-gsm hebben).

Als je mails stuurt naar meerdere personen tegelijk die elkaar niet kennen, doe je dat altijd met BCC. Anders verspreid je ongevraagd het e-mailadres van mensen.

Als je foto’s maakt met een bepaald doel, vraag dan altijd schriftelijke toestemming. Zonder toestemming mag je ze niet publiceren.

Let op met het verspreiden van foto’s op het internet. Zeker als het gaat om afbeeldingen die voor problemen kunnen zorgen, vb. bij potentiële werkgevers.

Als je twijfelt of iets wel kan: neem contact op met de cel Documentatie. 03-231 07 95 of documentatie@chiro.be.

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

55

EEN ANDERE DIVERSE ORGANISATIE MEE OP CURSUS? ENKELE AANDACHTSPUNTEN. Chiro wil vormingen aanbieden die openstaan voor een divers publiek. Dit wil zeggen, dat als we een vraag krijgen van een groep mensen die samen met ons een leuke cursus wil organiseren, we hiervoor openstaan.

Alles goed en wel, natuurlijk. Maar hoe begin je daar nu aan? We geven je enkele tips mee.

•

• • • • •

• • • •

• •

•

56

Goeie afspraken maken goeie vrienden Dit zowel tussen de organisaties als naar de deelnemers. Belangrijke zaken om af te spreken zijn: kostprijs, informatie bezorgen, vervoer van en naar de bivakplaats, eventueel al eens een contact voordien, ...

Dagklapper en leefgroepensysteem Chirogasten geraken hier vlug weg mee. Maar het is zeker niet slecht om een duidelijk kader te schetsen naar alle deelnemers.

Onthaal Externe deelnemers vertrekken niet in groep naar de bivakplaats. Dit kan al een eerste drempel zijn.

Zorg dat deze drempel weggewerkt wordt en de deelnemers goed opgevangen worden.

Financieel Er zijn mogelijkheden via het solidariteitsfonds. Hou er rekening mee dat er ook wat zakgeld nodig is en dat de deelnemer of de organisatie dit best vooraf weten.

Begeleiding Kan je zorgen voor een link tussen de deelnmers van de twee organisaties, dan is dit een serieuze drempelverlaging. Bijvoorbeeld een begeleider die mee is van de organisatie.

Kleine irritaties Soms kunnen kleine dingen irritatie opwekken. Bijvoorbeeld het slapen in tenten kan gevoelig liggen.

Belangrijk is dat je dit serieus neemt maar hoe de groep hiermee omgaat is ook van belang. De groep kan heel makkelijk iemand overtuigen.

Steek niet enkel Chirokledij in je rugzak.

Op Chiroactiviteiten loopt iedereen voortdurend in Chirokledij rond. Op Divak letten we erop om, vooral in het begin, niet één grote groep wandelende Chirokledij te vormen tegenover enkelingen.

Niets doen is oké!

Een Chirodagklapper staat altijd eivol. Op SB kunnen we ook momenten 'niets-doen' inplannen. We bieden wel een aanbod aan: Viking Cubb, circuskoffer, muziek om op te dansen ...

Begeleiden is babbelen.

En aandacht geven, natuurlijk. Lees het opnieuw, beste lezer, want deze tip is belangrijk.

Geef ruimte.

Redeneer niet alles vanuit 'en we gaan nu allemaal samen ...'. Het is oké als er eens iemand langs de kant zit tijdens een spel. Meteen een uitgelezen moment om 'begeleiden is babbelen' in de praktijk te brengen. Ook keuzeactiviteiten zorgen voor een cursus-op-maat.

Vaarwel laver, welkom barmoment!

Let op met Chirotermen. Als er voortdurend over Aspitrant verteld wordt, dan weten enkel aspi's waarover het gaat ...

Groepsdynamica bestáát.

Een tocht is ideaal om mensen met elkaar te doen omgaan. Groepsopdrachten onder mannen/vrouwen zorgen voor, wel, groepssfeer. In een kleine leefgroep voel je je rapper thuis. Groepsdynamica bestaat: maak er gebruik van.

Wees groot in iets kleins Soms krijg je te horen: is het wel de moeite om iets dergelijks op poten te zetten voor maar 15 deelnemers of minder? Het antwoord is een overduidelijke 'JA' want met Chiro zijn we groot in iets kleins.

praktische organisatie van een cursus l DE BIJBEL

• •

Durf Chiro te blijven. We hoeven heel onze werking niet omver te gooien om anderen te overtuigen.

De manier waarop we een cursus organiseren is één van onze sterke punten. Daarom: maak van je cursus een echte Chirocursus. Zorg dus voor Chirosfeer!

Op zoek naar goede voorbeelden? Verbond West-Vlaanderen gaat samen met Lejo vzw op Divak, en Verbond Brussel nam al enkele keren enkele meisjes van de BINT-werking mee op SB. Leg zeker ook daar je oor te luisteren.

DE BIJBEL l praktische organisatie van een cursus

57