Proje Yönetim Derneği Proje Postası - Sayı 18

Proje

Postası

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Eylül 2015

Başlarken Merhaba, Proje Yöneticileri olarak projelerimizi planlarken, yönetirken ve izlerken birçok destek yazılımı kullanıyoruz. Projelerin kaynak yönetimi, bütçe planlaması, takvim kurgusu, işlem maddesi takibi gibi işlerimizi hep bu araçları kullanarak yapıyoruz. İçlerinde pek çoğumuzun aşina olduğu Oracle Primavera, SAP PS, MS Project gibi büyük ve entegre araçlar da var, bazılarımızın pek tanımadığı Producteev, Trello, Wiggio da. Kurumlar olarak bu araçlara her yıl binlerce dolar bütçe ayırıyoruz. Biz de 18.sayımızı Proje Yönetim Yazılımları’na ayırdık. Bu sayımızda irili-ufaklı birçok proje yönetim yazılımı hakkında bilgiler bulabileceksiniz.

Günümüz projeleri eskilere oranla artık daha büyük ve daha karmaşık. Sn. Serdar DURGUN, karmaşıklığı yönetebilmenin yolu olan “Entegre Proje Yönetimi” ile projeleri başarılı kılan faktörleri anlatıyor. Önceki sayılarımızda TÜBİTAK destekleri hakkında genel bilgiler vermiştik. Bu sayımızda ise özel konu başlığı olarak TÜBİTAK 1007 programı hakkında detaylı bilgilere ulaşabilirsiniz.

17. sayımızda ilkini yayınladığımız Delegasyon Sanatı başlıklı yazımıza ikinci bölüm ile devam ediyoruz.

Başarılı delegasyon için atılması gereken adımlar bölümü her yönetici için önemli öneriler sunuyor.

Rekabet halindeki ve ürünleri gittikçe birbirlerine benzeyen firmalardan bir adım öne çıkanlar müşteriler tarafından tercih edilir oluyorlar. Yenilikçilik,inovasyon gibi kavramları sıkça konuştuğumuz şu günlerde kurumların en büyük sermayeleri olan ve farklılığı oluş-

İÇİNDEKİLER 1. Başkandan 2. Proje Yönetim Araçları (Cüneyt KARACAN) 6. Görev Yönetimi Yazılımı Nasıl Seçilir? (Cenk TEKİN) 8. Proje Yönetim Araçlarından PRİMAVERA (Nilgün Dinçarslan ERGEL) 11. SAP PRİMAVERA (Alper AYDOĞAN) 16. Project Libre İncelemesi (Cenk TEKİN) 18. Microsoft PPM (Yeliz TURUNÇ) 21. Entegre Proje Yönetimi ile Başarılı Projeleri Hedefleyelim (Serdar Durgun) 24. Fark Ettiniz Mi? (Şebnem TEZCAN) 25. Delegasyon Sanatı – II (Cenk TEKİN) 28. Kamu Kurumları Araştırma ve Geliştirme Projelerini Destekleme Programı (Ayça KARAÖMEROĞLU) 30. Ekranlı Araçlarla Çalışmalarda Aranacak Asgari Gerekler 2/3 (Kutay ÖZER) 35. Kitap Tanıtımı (Cenk TEKİN) 37. Etkinlikler ve PYD Hakkında

turan çalışanlarının, kendi farkındalıklarına varmaları, hayattan beklentilerini açıkça tanımlayabilmeleri, bulundukları kuruma ne tip katkılar sağlayabileceklerini düşünüp çalışma hayatlarına anlam katmaları önem taşıyor.

Sn. Şebnem Dönmez’in yazısını tüm yöneticilerin ve yönetici adaylarının ilgiyle okuyacaklarını düşünüyorum.

Her sayımızda olduğu gibi bu sayımızda da İş Sağlığı ve Güvenliği’ne dair makalemizi okuyabilirsiniz. Ülkemiz 7 Haziran seçimlerinin ardından uzun bir süredir unuttuğu acımasız terör sarmalı içerisine yeniden girmiş görünüyor. Proje Yönetim Derneği olarak terörün son bulması ve kalıcı barışın bir an önce sağlanması umuduyla terörün her türlüsünü lanetliyor, şehit ailelerine baş sağlığı diliyoruz.

Saygılarımla, Sadık NAZİK, PMP Proje Yönetim Derneği Ynt.Krl.Bşk.

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Proje Yönetim Araçları

Cüneyt KARACAN

Proje Yönetim Araçları Neden Önemli…

Proje Yönetim Araçları proje yönetiminde kullanılan ve gibi temel konularının yönetimini içeren ve çeşitli raporlar üretilerek proje yönetimine katkı İş bölümünün düzenli olarak sağlanması ve yapılan işlerin takip edilmesi için bu araçlar oldukça

2001 yılında Gazi Üniversitesi Elektrik Elektronik Mühendisliği bölümünde lisans, 2004 yılında ODTÜ Elektrik Elektronik Mühendisliği bölümünde yüksek lisansını tamamlamıştır.

Lisans sonrasında Üniversitede Araştırma Görevlisi ve Savunma Sanayiinde çeşitli firmalarda Sistem Mühendisi ve Proje Yöneticisi olarak çalışmış olup PMP sertifikasına sahiptir.

etkilidir. Tek tek herkese mail yazarak ya da sözlü olarak görev vermek yerine, bu araçlar kullanılarak farklı kişilere farklı işler atanabilmesi proje yöneticilerinin işini kolaylaştırır.

Projedeki ekibi yaptıkları işlerin tamamlanma oranlarını düzenli olarak güncelleyerek projenin ne durumda olduğunu ya da ne kadar sürede tamamlanacağını üst yöneticilere gösterebilirler. Bu projeler yapılırken, işin kaç dakika/saat sürdüğünün de notu alınabildiği için benzer projelerin ne kadar sürede hazırlanabileceğinin tahmini yapılarak, benzer projeler için tamamlanma sürelerinin tahmininde kullanılabilecek somut veriler elde edilebileceği gibi proje ekibinin hangi işe ne kadar zaman harcadığı bilgisi çalışanların performanslarının da değerlendirilmesinde kullanılabilir.

Ayrıca proje ile ilgili yapılan işler bir panel üzerinden gerçek

2- Proje Yönetimi

zamanlı olarak takip edilerek gerekli yerlerde geri bildirimler

 Takvim oluşturma

ile proje ekibinin kendi içinde anlık iletişimi de sağlanabilir.

 Kritik yol analizi  Projeler arası bağımlılıkların takibi

Bu

amaçlar

kullanabilecek

doğrultusunda ücretli

ve

proje

ücretsiz

yönetimlerinde online

araçlar

bulunmaktadır. Online araçlar internet bağlantısı olan

 Sorun yönetimi  Kilometretaşlarının takibi  Portfolyo yönetimi

herhangi bir yerden bu projeye erişilebildiği için iş bilgisayarı taşıma zorunluluğunu ortadan kaldırmakta ve özellikle mobil uygulamaya sahip olanlar ile projeler akıllı

 Uyarlanmış raporlar  Kaynak kullanım/takip raporları

Proje Yönetim Araçlarından Ne Bekliyoruz…

Proje yöneticisinin ve ekibinin işlerini kolaylaştırmak için kullanılan proje yönetim araçlarından temel olarak beklenen fonksiyonları şöyle listeleyebiliriz;

kalemleri

için

tahmini

 Görev/zaman raporları 4- Kaynak Yönetimi  Kaynaklara göre uyarlanmış çalışma takvimleri  Kaynaklar için rol atamaları

 Proje bütçesinin oluşturulması ve takibi İş

 Finansal Raporların oluşturulması  Müşteri / Yönetim Raporları

cihazlar üzerinden de takip edilebilmektedir.



3- Raporlama

ve

gerçek

maliyetlerin

girilmesi/takibi  Harcama isteklerinin girilmesi ve yönetici onayları

 Kaynak kullanım takibi 5- Görev Yönetimi  Görev tanımlama, kaynak atama ve edit

 Harcama takibinin yapılması

 Görevler arası bağımlılıklar oluşturulması

 Finansal durum takibi (finansal göstergeler)

 Tekrarlanan görevlerin oluşturulması

 İşçilik oranları ile maliyet hesaplama

 Görevlerden alt görevler oluşturulması  Görevlere süre atamalarının yapılması  Görev durumları ve ilerleme bilgisi

2

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

6- E-mail entegrasyonu  E-mail ile görevler yaratılabilmesi  Proje durumları ile ilgili otomatikleştirilmiş e-mail raporları alınması 7- Zaman Çizelgesi oluşturma  Deadline oluşturma  Gantt Chart 8- Takım Çalışması  Tartışma alanları  Uyarılar  Dosya oluşturma ve paylaşma 9- Dosya Yönetimi  Görevlere dosyalar eklenebilmesi  Versiyon kontrolü Hangi Araçları Kullanabiliriz…

Proje yönetiminde kullanılabilecek ücretli/ücretsiz birçok araç bulunmaktadır. Bu araçlar, basit bir görev yönetimi aracından kapsamlı bir portfolyo yönetimi aracına kadar farklı içerik ve fonksiyonlara sahip olabilirler. Bu amaçla kullanılan araçlara birkaç örnek vermek gerekirse;  Basecamp Proje yönetim araçları arasında en bilinenlerinden biri olan Basecamp üzerinde tüm projelerinizi, verilerinizi ve kişilerinizi tek bir yerde tutabiliyorsunuz. Farklı projeler için farklı To-Do listeleri hazırlarken, tek bir takvim üzerinden tüm kullanıcıların aktivitelerini takip edebilirsiniz.

 Wiggio Bir diğer ücretsiz proje yönetim uygulaması ise Wiggio. To-Do listeleri hazırlayıp, projedeki farklı kişilere atayabildiğiniz uygulama üzerinden ek olarak dosya yükleyip bu dosyaları diğer kullanıcılarla paylaşabilirsiniz. Sesli mesajlar da yollayabildiğiniz gibi konferans konuşmaları da organize edebilirsiniz.  Asana Hibrid bir görev ve proje yönetim aracı olarak geçiyor.

Asana’nın iOS ve Android uygulamaları bulunmakta.  Tuleap Sadece bir proje yönetim aracı değil aynı zamanda ömür döngüsü yönetim aracıdır.  Celoxis Projenin bütün yönleriyle yönetilebilmesi için gerekli araçları bünyesinde barındıran bir proje yönetim aracıdır.  Clarizen Özellikle kaynak ve finansal yönetim araçları sunan güçlü bir proje yönetim aracıdır. Microsoft Share Point tabanlı online proje yönetim aracıdır ve diğer Microsoft ürünleri ile de çalışabilir.  EPMLive Bu araçlardan bazılarının kabiliyet ve kullanım alanlarına daha detaylı bakacak olursak; Basecamp…

 Conceptboard Görsel çalışmaları olan takımlar için ideal olan Conceptboard, sanal bir beyaz tahta üzerinden ekibin çalışmasını sağlıyor. Her çalışanın tahtada kendine ait bir yeri oluyor ve herkes çalışmaları görebiliyor. Word, Excel, PDF ve Photoshop ile uyumlu olan aracı Google Drive hesabınızla da ilişkilendirebiliyorsunuz.

Proje yönetim araçları içerisinde en bilinenlerinden biri olan basecamp ile farklı projeler için farklı görevler (To-Do listeleri) hazırlarken, tek bir takvim üzerinden tüm kullanıcıların aktiviteleri takip edilebilir. Ortak çalışmaya, e-mail entegrasyonuna, dosya paylaşımına, kilometretaşı kontrolüne ve görev yönetimine imkân verir. Basecamp maliyet hesabı, kaynak kullanımı, zamanlama fonksiyonları içermemektedir.

 Produkteev Şirketler için sosyal bir görev yönetim paneli sunan Produkteev üzerinde dilediğiniz kadar proje yaratıp, istediğiniz kadar kişiyi bu projelere ekleyebiliyorsunuz.

Kişilere atanan görevlerin zamanlarını belirleyip, etiketlendirebilir ve notlar ekleyebilirsiniz ve anlık akış ile kullanıcılar projeler hakkında güncel bilgilere sahip olabilir.

Her Proje için;  Proje ile ilgili bilgilerin, konuların paylaşıldığı ve tartışıldığı “Tartışma Alanı” (Discussions)  Kişilere projeler bazında ayrı ayrı görevlerin atandığı ve kişiye göre veya zamana göre yapılacakların listelenmesi sağlanabildiği “Yapılacaklar Listesi” (To-Dos).  Proje ile ilgili dosyaların yüklendiği “Dosyalar Listesi” (Files)  Proje ile ilgili tüm girişlerin bir tarih ile ilişkilendirildiği, tarihe dayalı planlamaların yapılabileceği “Dates”  Proje ilerleyişinin takip edilebileceği “Progress” tabları mevcuttur.

 Trello Kartlarınızı oluşturarak projedeki ilerlemenizi belirleyebildiğiniz Trello üzerinde görevlerin bitiş tarihlerini ve ekstra bilgiler görevlere ekleyebilir, yorumları ve tamamlanan görevleri görebilirsiniz. Diğer kullanıcıların yaptıkları değişiklikler anında size de bildirim olarak gösteriliyor. Mobil uygulamaları da olan programı ücretsiz olarak kullanabiliyorsunuz  Teambox Teambox üzerinden ekipler kolay bir şekilde organize edilebiliyor. Anlık olarak proje üzerinde ne kadar ilerlendiği görülebiliyor ve kullanıcılar bir proje üzerinde paylaşım yapıp aynı anda çalışabiliyor. Dropbox ve Google Drive ile entegre olarak da çalışan Teambox, ekran paylaşımı ve HD video konferans özelliğine de sahip.

E-mail entegrasyonu ile proje durum ve ilerleyişi ile günlük bilgilerin mail yoluyla otomatik olarak iletilmesi sağlanabilir ve e-mail üzerinden yeni görevler yaratılabilir. Projelerde kullanıcılar için erişim hakkı tanımlanabilmesi kullanıcı yönetimini de sağlar.

Asana…

Kullanımı kolay bir kullanıcı arayüzüne sahip olan Asana da girişimlerin faydalanabileceği proje yönetim araçlarından bir diğeridir ve bu araç kullanılarak çok sayıda proje takip edilebilmektedir.

3

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Projelerin düzenlemesinin yanı sıra anlık bildirimlerle beraber proje üzerinde çalışanlar son güncellemelerden haberdar olurlar. Kullanıcılar diğer çalışanların görevlerini görebilir ve Asana üzerinden birbirleriyle iletişime geçerek hızlı bir şekilde tek bir panel üzerinden işlerini yürütebilirler. Dashboard üzerinden proje takibi yapılabilmesi e-mail trafiğini ve toplantı sıklığını azaltan unsurlardır.

Her proje için hedefler ve kilometretaşları belirlenebilir.

Belirlenen bu hedefler ve kilometretaşları için başlangıç bitiş zamanları ve aralarında bağımlılıklar oluşturulabilir.

Ayrıca bu hedefler ve kilometretaşları için notlar, yorumlar ve linkler de oluşturulabilir.

ASANA her ne kadar bir proje yönetim aracı olarak geçse de asıl işlevselliği görev yönetimi üzerinde kuruludur. Çok sayıda departman içeren büyük şirketler için kullanımı uygun değildir, genellikle küçük kompakt firmalar için uygundur. Tüm bir projenin proje yönetim süreçleri dâhilinde idare edilmesinden çok küçük iş parçacıklarının yönetilmesine odaklanmış bir araçtır.

Producteev… Şirketler için sosyal bir görev yönetim paneli sunan ve mobil uygulamaları da olan Produkteev üzerinde istenildiği kadar proje yaratıp, istenildiği kadar kişiyi bu projelere ekleyebiliyoruz. Kişilere atanan görevlerin zamanlarını belirleyip, etiketlendirebilir ve notlar eklenebilir ve anlık akış ile kullanıcılar projeler hakkında güncel bilgilere sahip olabilir.

Uygulama içerisin de görevler ve bunlara ait alt görevler oluşturmanız, bu görevlere ya da projelere kişileri ilişkilendirmeniz, ekip arasında dosya/belge gönderimi yapmanız sağlanıyor.

Görev odaklı bir proje yönetim aracı olan Produkteev ile görevler oluşturularak;  Önemlerine göre önceliklendirme yapılabilir  Alt görevlere bölünebilir  Tamamlanma tarihleri belirlenerek takip edilebilir  Bir veya daha çok kaynak ataması yapılabilir  Takipçiler oluşturularak belirli kişilerin görevlerle ilgili uyarı/bilgilendirme almaları sağlanabilir  Dosyalar eklenebilir  Tamamlanma tarihleri yaklaşan görevler için hatırlatıcılar oluşturulabilir  Zaman içerisinde gerçekleşen aktiviteler izlenebilir  Proje, kişi, öncelik, tamamlanma zamanı vb. filtrelemeler ile görevler listelenebilir

Risk tanımlamaları ve riskler için proaktif bir şekilde öteleme planları oluşturulmasını sağlar Müşteri ve/veya yönetime sunulmak üzere ihtiyaçlara göre uyarlanabilir raporlar üretilmesini sağlar. Sağlamış olduğu rapor taslaklarının yanı sıra, yazılım tarafından üretilen veriler kullanılarak yeni rapor formatları oluşturulabilir. Oluşturulan raporlar MS Excele export edilerek veya mail üzerinden proje ekibine gönderilerek paylaşılabilir Görevler en baştan oluşturulabileceği gibi var olan görevlerin şablon olarak kullanılması ile de oluşturulabilir. Oluşturulan görevlere süre, kaynak/kaynaklar atanabilir. Görevler arası bağımlılıklar kurulabilir. Kaynakların nasıl kullanıldığı ve üzerindeki iş yükü takip edilebilir.

Birden çok projenin yönetilmesine imkân veren yazılım projeler arası bağımlılıklar oluşturulmasını da sağlar ve projelerin birbirlerini etkilemeleri takip edilebilir. Çoğu ücretsiz olan birçok uygulama ile Clarizen’in kabiliyetleri artırılabilir.

Kaynakların kendilerine atanan işlere ne kadar zaman harcadıklarını girebilmelerine imkân veren araçları ile kaynağın proje işlerine ne kadar zaman harcadığı ve ne kadarını tamamladığı bilgileri toplanır ve raporlanabilir Gerçekleşen maliyetlerin ve gelirlerin takibini sağlayarak proje bütçesinin izlenebilmesine imkân verir. Proje ekibi harcama istekleri ve bu isteklere yönetici onayları gerçekleştirilebilir.

En basit uygulamalarda dahi yapılabildiği düşünülürse dashboardun uyarlanmasına izin vermemesi, Clarizen için önemli bir eksikliktir.

Celoxis…

Bir projenin tüm yönleriyle yönetilmesi için gerekli fonksiyonları içeren kapsamlı ve kullanımı kolay bir araçtır.

Geleneksel proje yönetimi metodolojilerini takip etmesinin yansıra firma ihtiyaçlarına göre de uyarlanabilmektedir. e-mail entegrasyonu ile projenin bazı özelliklerinin takibi (yeni görevler, tartışmalar, ilerleme durumları) e-mail ile yapılabilir (log-on olmaya gerek kalmadan proje ilerleyişi ile ilgili bilgi sahibi olunabilir). Projede iş kalemleri/görevler ile ilgili uyarılar oluşturarak bunlarla ilgili güncellemelerin e-mail yolu ile gelmesi sağlanabildiği gibi dashboard kullanılarak proje ilerlemesi proje ekibi tarafından anlık olarak takip edilebilir.

Sahip olduğu interaktif Gantt Chart özelliği de takvim, görevler, kaynak atamaları, bağımlılıklar ve proje durumundaki değişikliklerin anlık olarak takip edilmesi için kullanılabilir.

Clarizen…

Birden fazla projenin kaynakları, iş yükü ve bütçesinin yönetilmesini ve kontrol edilmesini sağlayan bir portfolyo yönetim aracıdır.

Doküman yönetimi içinde ortam sağlar. Tüm dosyaların proje, görev, tartışma grupları ile linklenerek merkezi bir yerde kontrolünü sağlar ve değişikliklerin yönetilmesi ve izlenmesi için de fonksiyonlar sunar.

Toplanan veriler dâhilinde ihtiyaç duyulan format ve içerikte raporlar hazırlanabilmektedir.

Proje görevlerine ne kadar zaman harcandığı bilgisinin tutulmasını ve harcanan zamanın takibini sağlayan ve kullanımı kolay bir timesheet fonksiyonu barındırmakta olup mobil erişim ile timesheet doldurulabilmekte ve yöneticiler tarafından onaylanması sağlanabiliyor.

4

Proje

Postası

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Eylül 2015

Kaynak atamaları ve kaynakların yetki erişimleri kontrol edilebilir Projeler arası bağımlılıklar kurularak projelerin birbirlerine olan etkileri takip edilebilir. Bu araç kullanılarak paylaşılan dosyaların versiyon kontrolleri de gerçekleştirilebiliyor. Aynı zamanda doküman üzerinde yapılan değişiklikler uyarı şeklinde belirlenen kullanıcılara iletiliyor.

EPM Live… Çoğunluğu ücretsiz olan 3. Parti eklentiler/yazılımlar kullanılarak kabiliyetleri artırılabilen ve diğer Microsoft ürünleri ile de çalışabilecek share-point tabanlı bir proje yönetim aracıdır.

Varsayımsal modelleme (What-if modelling) yapılmasına olanak tanır. Projeler arası bağımlılıklar kullanılarak yeni başlayacak proje için varsayımsal kilometretaşları ve kaynak atamaları yapılarak hâlihazırda yürüyen projelere yeni projelerin etkisi modellenebilir.

Kaynak atama, kaynakların üzerindeki yüklerin takibi sağlanabilir Timesheet araçları, çalışma loglarının tutulması ve çalışma logları yazılım tarafından sağlanan özellikler arasındadır. İş kalemleri/görevler için harcanan zaman takip edilerek harcanan zaman belirlenebilir (Timesheet) proje için harcanan zaman girilerek yönetici onayına gönderilebilir Ekip üyeleri arasında iletişimi ve birbirlerini takip etmelerini sağlayan fonksiyonlara sahiptir.

Yazılım dashboard üzerinden ilerleme ve durum takibi yapılabilir. Doküman versiyon kontrolü de yazılımın bir parçasıdır Temelde bir görev yönetim aracı olan Basecamp, Produkteev ve Asana gibi araçlar küçük girişimler ve projeler için uygundur.

Birçok kurumsal firma tarafından da kullanılan ve bir projenin tüm yönleri ile yönetilmesi için kullanılabilecek olan Clarizen, Celoxis ve EPMLive yazının girişinde bahsedilen ve bir Proje Yönetim aracında bulunması beklenen  Finans / Bütçe Yönetimi  Proje Yönetimi  Raporlama  Kaynak Yönetimi  Görev Yönetimi  E-mail entegrasyonu  Zaman Çizelgesi oluşturma  Takım Çalışması  Dosya Yönetimi fonksiyonlarının birçoğunu içeren kapsamlı proje yönetim araçları olarak göze çarpmaktadır.

5

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Görev Yönetim Yazılımı Nasıl Seçilir?

Cenk TEKİN

Takımınızın kullanımına uygun doğru proje yönetim araçlarını seçebilmek için bazı kriterler oluşturmanız ve bunlar üzerinde düşünmeniz uygun olacaktır. Bunu Halihazırda HAVELSAN A.Ş.’de Siber, Bilişim ve Güvenlik Teknolojileri Grup Başkanlığında Proje Yöneticisi olarak görev almaktadır. Temel ilgi alanı sağlık bilişimi, askeri sağlık sistemleri, bilgi sistemleri ve proje yönetimi uygulamalarıdır. 2007 yılında Project Management Professional (PMP) sertifikasyonuna hak kazanmış olup, Türkiye’de ve yurtdışında uzmanlığı ile ilgili sivil toplum örgütlerinde görev almakta, Proje Yönetim Derneği’nde yönetim Kurulu Üyesi ve Başkan Yardımcılığı görevini sürdürmektedir.

sağlayabilmek için aşağıda 5 adımda siz değerli okuyucularımıza bazı bilgiler vermek istedik; 1. Kriterlerinizi Belirleyin ve Önceliklendirin Yapılacak ilk şey, bir proje yönetim yazılımında sizin için önemli olan hangi özelliklerin olması gerektiğini ortaya koymanızdır. Bunu yapmanın da en kolay yolu olması gereken kriterleri içeren bir listeyi hazırlamanızdır. Başlangıç olarak aşağıdaki

listeyi

kullanabilir

ve

sonrasında

kendi

kriterlerini

ekleyerek

geliştirebilirsiniz; ●

Görev yönetimi: Projedeki görevlerinizi yöneteceğiniz basit bir araca mı ya da yoksa projenizin içeriğine göre karmaşık görev yönetimi özelliklerine sahip bir yazılıma mı ihtiyacınız var öncelikle bunu belirleyin,

●

Zaman izleme özellikleri mutlaka olsun, böylelikle planlamanıza ne kadar uygun gittiğinizi izleyebilirsiniz.

●

●

●

●

●

Projenizin özelliklerine ve şirket politikalarınıza uygun

Ürünü tedarik etmeden önce mutlaka ama mutlaka ürünü

olarak ekibinizin görevlerine her yerden erişebilecekleri

kullanacak olan ekip üyeleri ile konuşmayı unutmayın. Bu

bir program olmasını tercih edin.

konuşmalar size onlar için neyin önemli olduğu hakkında çok

Eğer ekibiniz ve siz, ofis dışında fazlaca zaman

yararlı bilgiler verecektir.

geçirecek iseniz programınızın mobil uyumlu olması,

Listeniz son haline geldikten sonra ekibiniz ile birlikte

siz

önceliklendirin.

veya

ekibiniz

ofis

dışındayken

işlerinizi

yönetebilmenizi sağlayacaktır.

2. Dashboard ve Proje Verilere Erişim

Ekip içerisinde iş birliğini arttıracak olan etkileşimli

Listenizi şekillendirdikten sonra, yeni devreye alacağınız proje

özellikler olmasını tercih edin

yönetimi yazılımından hangi verileri ne şekilde alabileceğiniz

Verilerinizin güven altında olduğuna emin olacağınız

üzerinde düşünmeye başlamanız faydalı olacaktır. Bunu

güvenlik özelliklerini sorgulayın

yaparken;

Şirket politikanız gereği kullanmakta olduğunuz bütün

●

ürünler ile uyumluluk olması işlerinizi daha hızlı

değerlerini de içerecek şekilde size istediğiniz verileri

yapmanızı sağlayacaktır. ●

●

Raporlar: Bir veya daha fazla proje için anlık olarak ölçüm sağlamalıdır.

Ekibinizin yazılımın kurulumundan sonra kısa bir

●

Dashboard: Bu tek bir ekranda size projenizin sağlık

zamanda kullanmaya başlayacağı şekilde kolay ve

durumu hakkında bilgi verecek, birden fazla ölçümü

kullanıcı dostu olmasını tercih edin.

gerçek zamanlı olarak yapmanızı sağlayacaktır.

Ve tabi ki belirlediğiniz bütçenize uygun olsun

Eğer sizin ve ekibinizin kullanımı için gerekli olan farklı özellikler var ise, bunları da bu listeye ekleyin.

Verileri ne şekilde kullanacağınızı ve bunları kimler ile paylaşacağınızı da bu aşamada düşünmeniz faydalı olacaktır.

6

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Projenin genel görünümünü göstermek için, kolaylıkla yaratacağınız dinamik ekranların bulunması proje yöneticisi için çok değerli bir özelliktir. Sonuçta raporların her zaman üretilebilmesi (rapor üretme süreçlerini otomatikleştirmek en iyisidir) ve diğer paydaşlarla bilgi paylaşımı yapabilecek imkanlar sağlaması hem projenin gidişatını incelemek açısından siz hem de ekip üyeleriniz için kritik önem taşımaktadır.

Buradaki entegrasyon kavramı bir API aracılığı ile bir uygulamaya görev listesini aktarmakla başlayabilir, seçeceğiniz yazılımın içinde bulunan her türlü bilgiyi mobil bir uygulamaya entegre etmeye kadar gidebilir.

Burada ne istediğinizi iyi belirlemeniz, entegre olmanız gereken yazılımları da bu aşamada belirlemeniz ve ilgili uzmanlarla iletişime geçmeniz gerekiyor.

3. İş Akışı ve Kaynak Yönetimi Proje ekibiniz yazılımı ne şekilde kullanacaklar? Bu aşamada ihtiyacınız olan iş akışlarını da belirlemeniz faydanıza olacaktır.

Belirleyeceğiniz iş akışları, bir görevde eğer bir onay gerektiriyorsa veya birden fazla kişinin işlem yapmasını gerektiriyorsa bu özelliklerin yazılım içerisinde bulunması hayatınızı kolaylaştıracaktır.

Kaynak yönetimi özellikleri size işleri ekibiniz arasında hakkaniyetli olarak paylaştırmanıza, onların görevlere harcadıkları zamanı bilmenize ve hızlıca işleri delege etmenize izin verecektir.

6. Sonuç Buradaki çok genel olarak bir yazılım seçiminde dikkat etmeniz gereken adımları bildirmeye çalıştık. Bu adımları uyguladığınız zaman size büyük esneklik sağlayacak, projenizi, ekibinizi ve işlerinizi izlemenizi kolaylaştıracak proje yönetim yazılımına kavuşabilirsiniz. Ancak son olarak belirtmek isteriz ki yazılım seçimini ekip olarak yapmanız hem seçim, hem devreye alma, hem de yazılımın benimsenmesi ve aktif olarak kullanılması sürelerini çok kısaltacaktır. Hepinize bu süreçte kolaylıklar diliyoruz.

4. Eğitim

Ekibinizin yeni bir aracı ne kadar zamanda öğreneceğini ve aktif olarak kullanacağını da çok önemlidir.

Bunu yaparken eğitim ile ilgili geçireceğiniz zamanı da belirleyin, yazılımı kullanmaya başlayarak görev başındaki ekibinizin öğrenme eğrisine göre bunu yapabilir veya ekibinize sınıf ortamında bir eğitim serisi verdirebilirsiniz. Yazılımın sezgisel bir görünüme sahip ve kullanımı basit olan bir program olması, eğitim giderlerinizi düşürerek ekibinizin yazılımı bir an önce efektif olarak kullanmasını sağlayacaktır.

5. Entegrasyonlar Sizin seçeceğiniz proje yönetim aracı ekibinizin etkin bir şekilde çalışması için imkân ve kabiliyetlerini arttıracak, bunun için de kullandığınız diğer araçlar ile entegre olması, bu süreci daha da kısaltacaktır.

7

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Proje Yönetim Araçlarından PRİMAVERA

Nilgün Dinçarslan ERGEL

Primavera Proje Yöneticisinin Proje Yönetimi yaşam döngüsü aşamalarını takip

edebilmesi,

gerçekleşmelerini

alabilmesi

ve

performansını

değerlendirebilmesi için kullanılan araçlardan bir tanesidir.

2004 yılında Çankaya Üniversitesi Endüstri ve Bilgisayar Mühendisliği (Burslu) bölümlerinden mezun olan Ergel, 2014 yılında Kara Harp Okulu Savunma Bilimleri Enstitüsü Harekat Araştırması (Yöneylem Araştırması) Bölümünden yüksek lisans derecesini almıştır. Yüksek Lisans tez çalışmasını Risk Yönetimi üzerine yapmış, bu kapsamda Risk Yönetiminde Analitik Bir Model önerisinde bulunarak Savunma Sanayii’nde pilot uygulama gerçekleştirmiştir. İş hayatına 2004 yılında başlayan ve yaklaşık 2 yıl Oracle ERP projesinde yer alan Ergel 2006 yılından günümüze METEKSAN Savunma’da Proje yönetim süreçlerinin yerleştirilmesi, Proje Yönetim Ofisi (PYO) kurulumu, proje performans değerlendirme süreçlerinin oluşturulması, projeler kapsamında proje yönetim süreçlerinin uygulanması, ISO 9001 Kalite iç tetkiklerinin yapılması, CMMI Seviye 3 olgunluk seviyesi süreçlerinin oluşturulması ve tetkiklerinin yapılması, TÜBİTAK TEYDEB ve 1007 proje takiplerinin yapılması, primavera programının şirket içerisine yerleştirilmesi, projeler tarafında aktif bir şekilde kullanımının sağlanması ve idame ettirilmesi, şirket ihtiyaçları doğrultusunda gerekli raporların alınması ve ilgili birimlere raporlanması, proje portallerinin güncel tutularak Yönetim Kurulu raporlarının oluşturulması için güncel proje verilerinin sağlanması görevlerinde yer almıştır. Şuan Veri Yönetimi Müdürlüğü bünyesinde Primavera programı sistem yöneticiliği görevi ve SAP ERP projesi kapsamında METEKSAN süreçlerinin sisteme aktarılması ERP ekibi tarafından gerçekleştirilen uyarlamaların test edilmesi ve sistemin devreye alınabilmesi için süreç yerleştirme çalışmalarına devam etmektedir.

Proje takviminin tanımlanması için ihtiyaç duyulan gerçek organizasyon yapısının sistem içerisinde oluşturulması gerekir. Primavera da bu yapı, veri yapıları ile kurulur. Veri yapıları sayesinde veri girişi ve raporlamalar da kolay yapılır. Örneğin bütünleşik proje yapısı (Enterprise Project Structure (EPS)) ile

organizasyonunuzun

seviyelerde

proje

proje

yapılanmasını

performansınızı

takip

tanımlayarak

edebilir

istediğiniz

raporlayabilirsiniz.

Organizasyon kırılım ağacı yapısı (Organizational Breakdown Structure (OBS)) ile Proje Yönetimi organizasyon yapınızı tanımlayarak sistem üzerinde de bu yapınızı koruyabilirsiniz. Diğer bütünleşik yapılar, İş Dağılım Ağacı (IDA) (Work Breakdown Structure (WBS)), Kaynak Kırılım Ağacı (Resource Breakdown Structure (RBS)), roller, maliyet hesapları gibi.. yapılardır. Kaynak kırılım ağacı sayesinde tüm projelerin kullandığı kaynak havuzu hiyerarşik olarak tanımlanabilir. Bu yapı içerisinde önceden tanımlanmış

olan

ve

sonrasında

ayrılan

personellerin

gerçekleşen

işçiliklerinin kaybolmaması için bu kaynaklar sistem içerisinde silinmez inaktif statüsüne getirilir.

Primavera

içerisinde

çeşitli

raporlama

ve

gruplamalar

sırasında

kullanabilmek için proje kodları, kaynak kodları ve aktivite kodları ihtiyaca göre tanımlanarak proje, kaynak ve aktiviteler için ek bilgiler saklanabilir.

Ayrıca gruplama ve filtreleme özelliklerinde de kullanılabilir. Bu alanlar haricinde ihtiyaç duyulabilecek alanlar için kullanıcı tanımlı (user defined) alanlarda oluşturulabilir.

Organizasyon içerisinde kullanılan IDA şablonu primaveranın sağladığı yöntem yönetim(methodology management) modülü kullanılarak sistem içerisinde oluşturulur. Bu sayede organizasyon içerisinde kullanılan IDA şablonu ile projelerde belli bir seviyeye kadar standart bir yapının kullanılması sağlanır. IDA projede yapılacak işlerin hiyerarşisini ifade eder.

IDA’nın en üstteki seviyesi proje iken, bunun altındaki seviyeler iş paketlerini ifade eder. Her proje mutlaka bir IDA yapısı içerir. IDA seviyelerindeki iş paketleri için OBS’den seçilen ve projeninkinden farklı olabilen sorumlular atanabilir.

8

Proje Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

IDA şablonu kullanılarak oluşturulan yapı üzerine projeye özel IDA ve aktivitelerin istenilen aktivite tipleri (task dependent, resource dependent, start milestone, finish milestone veya level of effort) bazında eklenmesi, aktivite sürelerinin istenilen süre tipleri (Fixed Duration & Units, Fixed Duration & Units/Time, Fixed Units, Fixed Units/Time) bazında girilmesi, gerekli öncül ardıl ilişkilerin kurulması, kaynak atamalarının yapılması, kullanılacak kaynaklar için gerekli olan iş gücünün belirtilmesi ile proje takviminin Primavera üzerinde oluşturulması sağlanır (Şekil 1 Çizelgeleme ve Kaynak Dengeleme, İlk Planlama aşaması). Kurulmuş olan bu yapı ile aktivite ve IDA zamanlarının dolayısıyla proje başlangıç ve bitiş zamanının hesaplanabilmesi için projenin çizelgelenmesi ve verilen bilgiler doğrultusunda doğru zamanları hesaplaması sağlanır. Çizelgeleme yapılırken Primavera içerisinde tanımlı global takvim kullanılır, bu takvim içerisinde çalışılmayan günlerin belirtilmesi mümkündür. Ayrıca kaynaklar için tanımlanan kaynak takvimleri (global takvimden ayrı çalışma zamanları olan kaynaklar için, örneğin yarı zamanlı çalışan danışmanlar için, kaynak takvimlerinin tanımlanması mümkündür, ayrıca projelere özgü proje takvimlerinin de tanımlanması mümkündür) de çizelgeleme yapılırken dikkate alınır. Kaynak planlaması yapılırken kaynak kırılım ağacı içerisinde yer almayan, daha sonra istihdam edilmesi planlanan kaynaklar için rol ataması yapılarak bu kaynaklar istihdam edildiğinde kaynakların bu roller ile yer değiştirmesi ve bu rolün işgücü planını alması sağlanır. Primavera, üzerinde çalışılan planlama aşamasındaki projenin proje bilgilerinin, kullanıcıların zaman girişleri ekranında yanlış giriş yapmalarını engellemek için inaktif statüde çalışmalarına olanak sağlar.

İlk planlama aşaması bittikten sonra projenin ilk plan versiyonu alınarak baz plan (baseline) olarak kaydedilir ve projeye bu baz planın ataması yapılır.

Postası Eylül 2015

Primavera istenilen sayıda baz plan alınabilir, alınan baz planlarından herhangi birinin projeye atanarak anlık olarak proje performans değerlerinin (Kazanılmış değer analizi değerleri SPI, CPI, EV gibi..) görülmesini sağlar, ayrıca baz plan güncellemesi ve hatta baz planların projeden ayrılarak ayrıca bir proje gibi EPS yapısı içerisine çıkarılmasını ve üzerinde gerekli güncellemelerin yapılmasına da olanak sağlar.

Projenin başlaması ile aktif statüsüne getirilen projeler için proje ekibi tarafından zaman çizelgeleri (timesheet) doldurularak gerçekleşen işçilikler istenilen zaman aralıkları ile toplanır. Zaman çizelge aralıkları rastgele iki tarih arasında olabileceği gibi, haftalık, iki haftalık, aylık gibi zaman dilimleri bazında da tanımlanabilir.

Tanımlanan zaman çizelgeleri için 3 alternatif onay mekanizması mümkündür:  Otomatik onay  Tek kademeli onay: Kaynak yöneticisi onayı  İki kademeli onay: Proje yöneticisi ve kaynak yöneticisi onayı. Burada proje yöneticisi onayının önce yapılması zorunlu hale getirilebilmektedir.

Primavera kaynak atamaları ve harcama kayıtlarında kullanılabilmesi için hiyerarşik bir maliyet hesap yapısı da içerir.

Maliyet hesapları özellikle harcamaların raporlanması için kullanılır. Referans doküman özelliği ile projelerle ilgili tüm dokümanların kayıt altına alınması ve izlenmesi sağlanır. Bu dokümanlar; ilgili prosedür ve standartlar, yazışmalar, hesap tabloları, çizimler olabilir.

Doküman, bir aktiviteye bağlanarak aktivite ile ilgili standart veya yöntemler belirtilebilir. İlgili dokümanlar aktivitelerin çıktıları da olabilir. Dokümanlar tanımlarken fiziksel olarak bulundukları yerler de özel (private) ve genel (public) olarak girilebilir. Özel yer sadece primavera da Proje yönetimi modülü içerisinden görülürken, genel yeri zaman çizelgesi kullanıcıları da görebilir. Referans dokümanlar, çıktı veya referans kaynağı olarak, aktivitelere ve IDA elemanlarına atanabilir.

Bütünleşik proje yapısı seviyesindeki proje bilgileri dinamik değildir, özetleme işlemi ile yenilenir. Bu işlem sistem üzerinde ciddi bir performans avantajı sağlar.

Organizasyonun, gerçekleşen verileri takip etme sıklığına göre kaynaklardan gelen gerçekleşen zaman çizelgelerinin onaylanması sonrasında sırasıyla gerçekleşen verilerin projelere yazılması (apply actual), aktiviteler üzerine ilerlemelerin (ilerleme özelliği “fiziksel ilerleme” olarak seçilen aktiviteler için ilerlemeler el ile girilir, “süresel ilerleme” olarak seçilen aktivitelerin ilerlemeleri aktivitenin planlanan süresi ve kalan süre baz alınarak sistem tarafından otomatik olarak hesaplanır) işlenmesi, kalan işçilik ve kalan sürelerin güncellenmesi, çizelgeleme, özetleme ve projelere özel web sitesinin yayınlanması işlemleri yapılır (Şekil 1 Çizelgeleme ve Kaynak Dengeleme, İlerlemelerin Güncellenmesi Aşaması).

9

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Bu işlemlerin yapılmasından sonra proje performansının değerlendirilebilmesi için gerekli parametre kontrolleri yapılır.  Zaman, kaynak ve maliyetler için gerçekleşenler planlanan değerler ile karşılaştırılabilir.  Kazanılmış değer analizi tekniği ile ilerleme ve muhtemel proje bitiş değerleri değerlendirilebilir.

Parametre kontrolleri yapılırken Project Manager içerisindeki görünümler (layout) kullanılabilir (Şekil 2 Örnek Primavera Görünümleri). Aktiviteler için oluşturulan bu görünümler proje çizelgesi, kaynak grupları iş yükleri, planlanana karşı gerçekleşen iş yükü analizi ve kalan işçilikler olarak görülebilir. Görünümler tüm kullanıcılara açık olabileceği gibi belli kullanıcılara özel olarak da saklanabilir.

Şekil 3 Yayınlanan Proje Bilgileri

Şekil 4 Proje Web Sayfasında Yayınlanan Bilgi Başlıkları

Şekil 2 Örnek Primavera Görünümleri

Primavera web, yöneticilere özet proje ve portföy bilgilerine ulaşma imkanı sağlar. Projelerin özetlenmiş verilerini gösterdiği için raporlama performansı yüksektir.

Proje Yöneticileri tarafından raporlama amacıyla kullanılan bir diğer yöntem Project Manager modülünde hazırlanan raporlardır. Rapor editörü sayesinde raporlama sihirbazı da içeren yapısı ile görünümlerden elde edilemeyen çıktıları almak mümkündür. Raporlar genel veya projeye özel olarak oluşturulabilir ve rapor grupları ile gruplanabilir.

Primavera da proje verilerini raporlamanın bir yolu da proje özet verilerinden oluşan proje web sayfası oluşturmaktır. Proje web sayfası belli bir yapı ve kullanıcı tarafından tercih edilen içerikle Primavera tarafından otomatik olarak oluşturulur. Proje web sayfası tercihe bağlı olarak başlıkların yanında görünümleri (Activities ve Tracking) ve raporları içerebilir. Bir projenin web sitesini güncellemek için her ay zaman çizelgelerinin onaylanması sonrasında sırasıyla gerçekleşen verilerin projelere yazılması (apply actual), özetleme ve projelere özel web sitesinin yayınlanması işlemleri yapılır. Web sayfası yayınlanırken aşağıdaki parametreler kullanılabilir (Şekil 3 Yayınlanan Proje Bilgileri, Şekil 4 Proje Web Sayfasında Yayınlanan Bilgi Başlıkları).

Projeler kapanma aşamasına geldiğinde proje verileri de güncel aktif veriler içerisinden çıkartılmalı ve arşivlenmelidir. Kapatılan projeler inaktif durumuna getirilmelidir. Bu durumdaki projelerin aktif projelerden kolayca ayrılması ve aktivitelerin zaman çizelgesi kullanıcıları tarafından değiştirilememesi sağlanır. Projelerin durumu “inaktif” duruma getirilmeden önce Proje Yöneticisi tarafından verileri denetlenmeli, gerçekleşen verilerin doğruluğundan ve kalan miktar ve maliyet olmadığından emin olunmalıdır. Kapatılan projeler, içerdikleri verilerin raporlanabilmesi için bir süre daha Primavera Enterprise veri tabanında saklanmalıdır. Bu projelerin EPS içerisinde Kapanan Projeler EPS’si içerisine aktarılması uygun olacaktır. Aktif projelerin bulunduğu EPS seviyelerinden çıkarmak proje verilerinin güvenliği ve proje listesinin kısa tutulması açısından da önemlidir. Zamanla veri hacminin artması sistemde performans sorunlarına neden olacağı için, belli bir süre sonunda projeler .xer formatı ile dışarı aktarılarak (export) veri tabanından silinebilir. Aktarılan dosyalar güvenli bir yerde saklanarak gerektiğinde sistemde tekrar içeri alınarak (import) kullanılabilir.

Primavera çok kullanıcılı bir ortam sağladığı için çok seviyeli bir güvenlik yapısı gerektirir. Sistemin tüm bileşenleri ortak bir kullanıcı listesini paylaşır. Proje erişimi ve genel erişim için farklı kullanıcı profilleri oluşturulur. Profiller sistemde tanımlı erişim haklarının bileşiminden oluşur. Primavera EPS, Proje ve IDA’ların OBS atamalarını kullanarak proje verilerinin güvenliğini sağlar. OBS seviyeleri de kullanıcılara atanarak kullanıcıların hangi projeleri görebileceği belirlenir. Zaman çizelgelerine erişimi RBS içeriğinden belirlenir. RBS’de tanımlı kaynaklar kullanıcı isimleriyle eşleştirilerek hangi kullanıcının hangi kaynağın aktivitelerini göreceği belirlenir.

Zaman çizelgeleri ile ilgili diğer sınırlamalar proje seviyesinde belirlenir.

Belirlenebilecek diğer sınırlamalar arasında kaynağın kendisini bir projenin aktivitelerine atayabilmesi, birincil kaynakların (primary resource) aktiviteleri “tamamlandı” olarak işaretleyebilmesi gibi seçenekler de yer alır.

Bu yazı ile genel olarak Primavera programı yeteneklerinden bahsedilmiştir.

Daha fazla bilgi ve yardım için için (nildincarslan@gmail.com) adresinden ulaşabilirsiniz.

10

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

SAP Proje Sistemi (PS)

Alper AYDOĞAN 2000 yılında Bilkent Üniversitesi Endüstri Mühendisliği’nden mezun olmuştur. İş hayatında Kurumsal Kaynak Yönetimi alanında çeşitli şirketlerde çalıştıktan sonra 2003 yılında HAVELSAN’da SAP Uzmanı olarak göreve başlamıştır.

HAVELSAN’da SAP Proje Yönetimi, Bakım Onarım, Konfigürasyon Yönetimi ve Üretim gibi çeşitli modüllerde 10 yıl boyunca görev yaptıktan sonra 3 yıldır Simülasyon, Eğitim ve Test Sistemlerinde Proje Müdürü olarak devam etmektedir. 2013 yılında PMP sertifikası sahibi olmuştur.

Kurumsal kaynak yönetimi (KKY, ERP) işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır. [1] ERP kavramı ilk olarak üretim çevrelerinde kullanılmaya başlansa da; günümüzde ERP sistemleri çok daha geniş bir alanda kullanılmaktadır. ERP sistemleri, bir işletmenin tüm temel işlemlerini kendi yapısı altında toplayabilir. İşletmenler, devlet kurumları, silahlı kuvvetler, eğitim kurumları, hastaneler, kâr amacı olmayan kuruluşlar, vakıflar, hükümetler veya diğer varlıklar ERP sistemlerini kullanabilirler.

[2] ERP pazarında direk ve dolaylı yollardan 500'ün üzerinde yazılım üreten firma rekabet etmektedir. ERP piyasasında birinci sırada rol oynayan firmalar, SAP, Baan, Oracle ve PeopleSoft iken ikinci sırada rol oynayan firmalar J.D.Edwards, Lawson ve QAD'dir. (Bingi, M.K.Sharma, J.K. Godla,1999) Pek çok pazar araştırma şirketinin dünya çapında açıkladığı listelerdeki tek ortak özellik; tüm sıralamalarda SAP ve Oracle firmalarının ilk 5 içinde olduğu bilgisidir. [3] SAP, dünya çapında 53.000’den fazla çalışanı, 50’den fazla ülkede satış ve geliştirme noktası, önde gelen ürün ve servisleri ile her ölçekte ve endüstride faaliyet gösteren gelişmiş bir ERP yazılımıdır. [5] SAP’ nin uygulama ve servisleri bugün 120’den fazla ülkede bulunan 197,000’den fazla firmaya katkı sağlamaktadır.

SAP’nin iş yazılımları alanındaki liderliğini Türkiye’de de devam ettiren SAP Türkiye, dünyada şirketin 65. ülke ofisi olarak 2001 yılında kuruldu. SAP’nin dünya genelindeki yaygın kullanımına paralel olarak Türkiye’de yıllık ciroya göre

SAP’nin tarihçesine hızlı bir biçimde bakacak olursak; SAP

en büyük 10 şirketin 8’i iş süreçlerini SAP çözümleri ile kontrol

1972 yılında beş eski IBM çalışanı tarafından Almanya’nın

etmektedir. Türkiye’de neredeyse her evde SAP sistemi

Mannheim kentinde SAP (Systeme, Anwendung Und

üzerinde üretilen 10 ürün bulunduğu tahmin edilmektedir.

Produkte) firması kuruldu. SAP nin gelişimini kısaca özetleyecek olursak; 1972 yılında muhasebe programı

SAP temel olarak, işletmelerin farklı fonksiyonlarının ve

olarak kullanılmaya başlayan SAP, 1996 yılına kadar SAP,

departmanlarının kullandığı bilgiyi entegre ederek tek bir

SAP R/2 gibi isimlerle anıldı. 1997 – 2004 yılları arasında

kontrol

şirketin ana ürünü olan SAP R/3 olarak adlandırıldı. SAP

süreçlerinin

R/3′deki “R” gerçek zamanlı (“Realtime”) veri işleme

güçlendirilmesi; bilgi paylaşımının artırılması; tüm işleyişe

özelliğini, 3 rakamı ise veritabanı, uygulama sunucusu ve

izlenebilirlik ve şeffaflık kazandırılması; tüm birimlerin ortak

istemciden

bilgiye

oluşan

üç

seviyeli

uygulama

mimarisini

simgeler. 2004 yılından sonra ise SAP ECC (ERP Core

sistemine ve

erişimi;

çevirir. Temel tüm

ortak

hedefi, işletmelerin

operasyonlarının

dil

kullanımı;

her

iş

yönüyle

karar

verme

mekanizmalarına katkı sağlanması olarak özetlenebilir.

Components) kullanılmaya başlanmıştır. [4]

11

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Her seviyede işin, tek bir sistem üzerinde yürütüldüğü SAP ECC (ERP Core Components) sayesinde sorunlar önceden görülerek, gereken önlemler zamanında alınabilmektedir. Herhangi bir noktada alınacak bir kararın işletmenin bütününe etkileri görülebilmekte; bir yöntem değişikliğinin, işletmenin küresel performansına etkisi değerlendirilebilmektedir.

Her SAP ECC kullanan şirketin SAP PS kullanması da uygun değildir. SAP PS her ne kadar SAP ECC yazılımı ile birlikte tüm süreçlere bütünleşmiş bir şekilde yer alsa da, kullanımı için ciddi bir gerçekten ihtiyaç olması ve bu ihtiyaç sonucunda ciddi bir analiz ve uyarlama faaliyeti gerektirir.

SAP ECC (ERP Core Components) sistemi modüllerden oluşmaktadır. SAP ECC ana modülleri:

 Karmaşık,  Benzersiz,  Yüksek risk taşıyan,  Süre, masraf ve kapasite sınırı olan birçok departmanın yer aldığı,  Projelerin yürütülmesi için proje adımlarında ihtiyaç duyulan faaliyetlerin planlı bir şekilde yürütülmesinin amaçlandığı ihtiyaç ortamında kullanılmalıdır.

 Finans o Mali Muhasebe (FI) o Maliyet Muhasebesi ve Kontrol (CO) o Nakit Yönetimi ve Tahmini (FI/TR) o Yatırım Yönetimi (FI/IM)  İnsan Kaynakları o Personel Yönetimi o Personel Gelişimi  Lojistik o Malzeme Yönetimi (MM) o Satış Dağıtım (SD) o Üretim Planlama (PP) o Bakım ve Onarım (PM) o Kalite Yönetimi (QM) o Depo Yönetimi (WM) o Müşteri Hizmetleri (CS) o Proje Sistemi (PS) İşletmeler SAP kullanmaya başladıklarında yukarıda yer alan modüller yazılım ile birlikte (eğer bir kısıtlama yapılmadı ise) gelmektedir. İşletmenin ihtiyacına göre yukarıda verilen modüllerin kullanımları çeşitlik arz edebilir.

SAP PS;

SAP Proje Sistemi bir projede yürütebilecek tüm görevlerin planlı bir biçimde yapılmasını sağlar. Proje yönetim sistemi ihtiyaç duyulan proje adımlarındaki tüm fonksiyonları içerir.

Proje birçok adımdan oluşur. Büyük ve karmaşık projeleri planlarken projenin kapsamı, adımları, adımlar arasındaki ilişkiler, başlangıç ve bitiş tarihleri, maliyetler, kullanılacak kaynaklar büyük bir titizlikle tanımlanmış olmalıdır.

Yukarıdaki ihtiyaçların tam olarak sağlanmadığı, ihtiyacın kullanıcı tarafından tam olarak hissedilmediği ortamlarda kullanımı; kullanıcı için angarya olarak algılanabilir.

SAP Proje Yönetim Sistemi aşağıdaki fonksiyonel alt gruplarla tanımlanmaktadır:  Proje Yapısı Oluşturma İşlevleri  Proje Planlama İşlevleri  Proje Uygulama işlevleri  Raporlama İşlevleri

Yazımızın asıl konusu olan SAP PS (SAP Proje Sistemi) modülüne bakacak olursak; SAP PS modülü SAP ECC içinde diğer modüller ile entegre çalışan bir proje yönetim modülüdür. Bu modülün başarılı bir şekilde kullanımı ilgili modülün işletme ihtiyaçlarına göre doğru biçimde uyarlanması ve diğer modüllerle entegre bir biçimde kullanılması ile doğrudan ilişkilidir.

SAP PS kullanımı diğer proje yönetim araçları gibi bağımsız kullanılabilen bir araç değildir. ERP çözümlerinin temel amacı işletmelerin farklı fonksiyonlarının ve departmanlarının kullandığı bilgiyi entegre ederek tek bir kontrol sisteminde her türlü bilgi ve raporu sağlamak olduğundan, SAP PS de tek başına kullanılan bir araç olmaktan çok birçok sistem/modül ile entegre, birçok işlev ve fonksiyona sahip bir modüldür. Bu yönüyle sadece projeyi diğer sistemlerden (Finans, İnsan Kaynakları, Lojistik) kendisini yönetmek için SAP PS kullanılmaz, projenin etkilendiği ve etkilediği tüm alanlar/ modüller ile bütünleşmiş bir biçimde proje yönetmek için SAP PS kullanılmalıdır.

12

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Hızlı bir biçimde göz atmak için; SAP PS ana işlevleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:  Proje Yapısı Oluşturma İşlevleri o Şablon oluşturma: Benzer yapılara sahip projelerin ana verisi oluşturulurken belli bir proje şablonunun devralınmasını sağlar. Kullanıcının aynı ana veriyi tekrar oluşturmasını önler. o PYP (WBS) öğesi yaratma: Projenin genel adımları ve adımların detayları PYP öğesi (iş dağılım ağacı) olarak yaratılır. PYP öğesinde proje adımlarına özgü alanlar girilir. o İşlem yaratma: Proje adımlarında yapılması gereken faaliyetler işlem olarak oluşturulur. İşlemlerde faaliyetin yapılması için gerekli olan süre, işlem süresi, kaynak, işyeri gibi bilgiler girilir.

 Proje Uygulama İşlevleri o Teyit verilmesi (Confirmation): Proje uygulaması sırasında işlemlere ve PYP öğelerine fiili olarak işin gerçekleşmesi ile ilgili teyitler verilir. o Proje bazında MİP (Malzeme İhtiyaç Planlama) çalıştırma: Proje bazında MİP çalıştırması ile proje için tüketilmesi planlanan bileşenler ve ilgili rezervasyonlar oluşur. Bu rezervasyonlar satın alma veya üretim süreçlerini tetikler.

 Proje Planlama İşlevleri

o Proje simülasyonu: Projenin simülasyonları oluşturularak projenin çeşitli versiyonları üzerinde deneme çalışmaları yapılabilir.

o Takvim planlama: Projenin ve adımlarının detaylı bir biçimde zaman planlaması yapılır. o Maliyet planlama: Proje ve adımlarının masraf planlaması; işlem, PYP öğesi ve proje başlığı bazında yapılır. o İşgücü planlama: İşlemlerde girilen işgücü ihtiyacı ve kapasite planlaması ve takvim planlama ile entegre biçimde yapılır. o Bütçe planlama: Projelere ve proje adımlarına planlama nesnesi olarak bütçe verilir ve bu bütçe proje adımlarına detaylı bir biçimde dağıtılır. o Simülasyon: Projede uygulanabilecek değişikliklerin projeyi nasıl etkilediğini görmek için projenin simülasyonu alınır ve değişiklikler bu simülasyona uygulanır.

Simülasyonlarda yapılan değişikliklerden etkin proje etkilenmez.

Simülasyon sonunda istenen proje simülasyonu, etkin projeye dönüştürülebilir.

13

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

 Proje Raporlama ve Kapatma İşlevleri o Genel proje yapısı raporları: Proje ve proje ile ilişkili nesneler hiyerarşik bir biçimde çeşitli formatlarda raporlanabilir. o Gantt Diyagramı: Proje ile ilgili takvim planlama görüntüsü Gantt diyagramı olarak görüntülenir. o Zaman planlaması raporları: Proje zaman planlaması ile ilgili raporlar alınabilir. o Maliyet raporları: Proje masraf planlaması ile ilgili raporlar alınabilir. o Tedarik raporları: Projeye yönelik tedarik ile ilgili bilgiler proje proman ekranlarından görüntülenebilir. o Bütçe raporları: Proje ve adımlarına ait bütçe plan ve gerçekleşme bilgileri rapor olarak alınabilir. o Kapasite raporları: İşgücü ve makine kapasite planlamasına ait bilgiler rapor olarak alınabilir. o Malzeme kullanabilirlik kontrolü: Projeye bir bileşen eklendiğinde bileşenin stoklarda olmaması durumunda sistem tarafından otomatik olarak tespit edilir ve bu proje ile ilgili eksik malzeme listesi rapor olarak alınabilir. o Proje tamamlama: Projenin tamamı veya belirli adımları fiili olarak tamamlandığında ilgili adımların masrafları yüklenir.

Masraflar yüklendikten sonra ilgili adımın kapatılması için teknik olarak tamamlanması gerekir. o Proje kapatma: Projeler dönemsel olarak masraf yükleme ile dönem sonlarında ve proje takviminin sonunda kapatılabilir.

Proje yönetim sistemi aşağıdaki modüllerle entegre bir biçimde çalışır:  Mali Muhasebe (FI)  Maliyet Muhasebesi ve Kontrol (CO)  Yatırım Yönetimi (FI/IM)  İnsan Kaynakları  Malzeme Yönetimi (MM)  Satış Dağıtım (SD)  Üretim Planlama (PP)  Bakım ve Onarım (PM)  Kalite Yönetimi (QM)  Depo Yönetimi (WM)

Proje yönetimi modülünün yukarıda verilen entegre çalıştığı modül listesini incelersek neredeyse bir işletmenin yaptığı tüm faaliyetlerle entegre çalışabildiği görülür. Bu durum da zaten SAP PS modülünün diğer proje yönetim araçlarından ayıran en önemli özelliktir.

SAP ECC sisteminde bir veya birden çok işlemi gerçekleşmek için işlem kodları (transaction) kullanılır. SAP PS modülünün entegre kullanılması için yaklaşık 250 işlem koduna ihtiyaç vardır ve bu işlem kodları tüm SAP ECC sistemi ile uyumlu bütünleşik bir biçimde kullanılabilir. SAP PS modülünde tüm bu işlem kodlarının işlevlerini tek bir ekrandan kullanılabilmesi için tasarlanmış entegre bir kokpit ekranı da mevcuttur (CJ20N). Yaklaşık 250 işlem kodunun işlevleri bu ekran vasıtası ile görülebilir.

Yukarıda ifade edilen entegrasyonun gerçek anlamda sağlanması sonucunda ise bir ERP yazılım aracının amacı; işletmenin tüm kaynaklarının birleştirilip, verimli olarak kullanılması hedefine ulaşılmış olacaktır.

SAP PS kullanımının sonucunda ise oluşan bilgi birikimi yaklaşık 200 farklı rapordan Kullanıya özgü olarak ayarlanabilen raporlar ile görüntülenebilir. Bu raporlar da yine aynı şekilde yukarıda listesi verilen modüllerle entegre bir biçimde alınabilir.

SAP ECC sisteminin ana modülleri ile entegre bir biçimde SAP PS kullanımı tabiî ki emek ve özveri gerektirir. Entegrasyonun sağlayacağı yararlardan faydalanabilmek için alt yapının buna elverişli olması, bilgi girişinin sürekli sağlanıyor olması ve bunları gerçekleştirmek için uzman personel desteğine ihtiyaç duyulmaktadır. Entegre modüllerdeki halkalardan birinin eksikliği ya da tam anlamda destek olmaması sistemin tamamının verimini etkileyeceğinden; SAP PS entegrasyonundan sağlanacak faydanın azalmasına neden olabilecektir. Bu yüzden SAP PS kullanımı için ilgili işletmede kullanacak uzman personelin yazılıma hâkimiyeti ve kullanma konusunda azimli olması çok önemlidir.

Yeterince eğitim almamış, uzmanlaşmamış ve proje yönetim süreçlerinin önemini kavrayamamış bir kullanıcı ile entegre bir biçimde SAP PS kullanımı oldukça zordur ve genellikle sürecin sonunda SAP PS kullanımı başarısızlıkla sonuçlanmaktadır. Her ne kadar SAP ECC genel arayüzü ilk başta, diğer yazılım çözüm araçların arayüzü ile karşılaştırıldığında; kullanıcı için sempatik ve kolay kullanılabilir görünmese de; kullanıma ve genel mantığa alıştıktan sonra diğer araçları kullanmaktan pek farkı kalmamaktadır. Kullanıcının bu aşamaya gelebilmesi için işletmenin yönetsel desteğine ve kullanıcıya sağlanacak uzman danışman desteğine oldukça ihtiyaç duyulmaktadır.

14

Proje

Postası

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Eylül 2015

Kısaca özetleyecek olursak SAP PS kullanımının avantajları:  Diğer modüllerle entegrasyon  İşletmenin diğer kısımlarında yer alan süreçlere tek proje ekranından yönetim imkanı  Simülasyon yaparak projede deneme imkânları  200 den fazla rapor ekranı  Diğer proje yönetim araçları ile entegrasyon SAP PS kullanımının dezavantajları:  Yüksek lisans ücretleri  Karmaşık ve büyük projeler dışında kullanımı kolay değil  Entegrasyondan kaynaklanan karmaşık ekranlar  Kullanıcı arayüzünden kaynaklanan zorluklar  Eğitim ve uzman desteğine ihtiyacın diğer araçlara göre fazla olması SAP PS kullanımı bir işletmenin vereceği önemli kararlardan birisidir. Bu kararın ardın önemli bir karar da SAP PS kullanım kararıdır. Entegrasyon ihtiyacı yüksek, proje bazlı, çalışan işletmelerde SAP PS kullanımı verimli olabilir. Fakat proje bazlı çalışmayan şirketlerde kullanım kararı için yukarıda ifade edilen avantaj ve dezavantajlar değerlendirilebilir.

[1] http://www.erp.web.tr/erp-nedir-mrp-nedir-crm-nedir/ [2] http://www.kodfab.com/projeler2.html [3] http://erp-turk.blogspot.com.tr/p/blog-page.html [4] http://korkmazsuleyman.blogcu.com/sap-nedir/5980952 [5] http://global.sap.com/turkey/news-reader/index.epx?pressid=15150

15

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Cenk

Project Libre

TEKİN

ProjectLibre, açık kaynak kodlu olarak yayınlanan ve temel amacı Microsoft Project'in yerine kullanabileceğiniz bir program. Project Libre InfoWorld tarafından gerçekleştirilen derecelendirmede “En İyi Açık Kaynaklı Yazılım” ve yine Opensource.com'da da “2013 yılının en iyi 10 açık kaynaklı projesi” listesinde yer

Halihazırda HAVELSAN A.Ş.’de Siber, Bilişim ve Güvenlik Teknolojileri Grup Başkanlığında Proje Yöneticisi olarak görev almaktadır. Temel ilgi alanı sağlık bilişimi, askeri sağlık sistemleri, bilgi sistemleri ve proje yönetimi uygulamalarıdır. 2007 yılında Project Management Professional (PMP) sertifikasyonuna hak kazanmış olup, Türkiye’de ve yurtdışında uzmanlığı ile ilgili sivil toplum örgütlerinde görev almakta, Proje Yönetim Derneği’nde yönetim Kurulu Üyesi ve Başkan Yardımcılığı görevini sürdürmektedir.

aldı. Hali hazırda 210 ülkede 1.750.000'un üzerinde indirilmiş olduğunu da belirtmiş olalım.

Geliştirme Takımı Marc O'Brien ve Laurent Chretienneau tarafından yönlendiriliyor.

Ekibin pek çok endüstride deneyimli olduğunu, mainframe sistemler ve ilk web tabanlı proje yönetimi yazılımını da yazdığını biliyoruz. ProjectLibre'nin açık kaynak kodlu çözümü, dünyada proje yönetim yazılımı kullanımını arttıracaktır. Bununla birlikte Portfolio yönetimine yönelik PPMLibre ve kurumsal kullanıcılar için bulut tabanlı çözümler sunacak olan ProjectLibre Enterprse ürünlerinin en geç sonbaharda sürüleceği söyleniyor.

ProjectLibre’ninöne çıkan bazı özellikleri:

●

MS Project 2003, 2007 ve 2010 versiyonları ile uyumu,

●

Sürekli geliştirilen/ iyileştirilen kullanıcı arayüzü,

●

Gantt/Pert/Ağ görünümlerinin mevcut olması,

●

Kazanılmış Değer Analizi yapılmasının mümkün olması.

Malum açık kaynaklı dünyada Windows ortamında çalışan her programı aynı işlevsellikle bulmak kolay değil. Ben de Linux

kullanmaya

başladığımda

özellikle

Windows

ortamında yaratmış olduğum MS Project dosyalarını açamadığımı gördüğümde gerçekten kara kara düşünmeye

ProjectLibre hem Mac OS X, hem Windows hem Linux ortamında

başlamıştım. Bu dosyaları açmak için hangi programı

çalışabiliyor. Java tabanlı olan bu ücretsiz yazılım içerisinde

kullanmam gerektiğini araştırmaya karar verdiğimde (bu

takvim, kaynak yönetimi, görev yönetimi ve maliyet yönetimi gibi

vesile ile http://alternativeto.net/ sitesini de tanıtmış olayım)

özellikleri de barındırıyor. ProjectLibre aslında yine açık kaynaklı

http://alternativeto.net/

bir ürün olan OpenProj yazılımının geliştirilmiş hali.

sitesinde

girmiş

olduğunuz

programların alternatiflerini hem de platform filtreleyerek

indirmek

listeleyebildiğimi gördüm. Microsoft Project'in 134 adet

Download linki yerine tavsiyem Files menüsüne tıklamanız ve son

alternatifinin olduğunu görmek beni gerçekten şaşırtmıştı.

versiyonun bulunduğu klasörün içerisine girerek hangi platformda

Ancak iş Linux'a geldiği zaman alternatif sayısı 26'ya, .mpp

kurulum yapacak iseniz ona uygun dosyayı indirmeniz olacaktır.

dosyaları

Linux kullananlar için Fedora/RedHat Enterprise/Oracle/Centos,

düşüyordu.

açmaya

gelince

ise

bir

elin

parmaklarına

için

http://www.projectlibre.org/

openSUSE/SLES/SLED,

adresinde

Programı bulunan

Mageia/Mandriva/PCLinuxOS:

kullananlar için projectlibre-1.6.1-1.rpm – Ubuntu/Mint/Debian kullananlar projectlibre-1.6.1-1.deb - Slackware and burada yer almayan rpm veya deb kullanmayan dağıtımlar için projectlibre1.6.1.tar.gz dosyası indirilmelidir.

16

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

12 MB olan kurulum dosyasını indirdikten sonra özellikle belirtmek istediğim bir konu, yazılımın maalesef sisteminizin dilinde kuruluyor olması, yani Türkçe dilinde bir dağıtım kullanıyor iseniz ProjectLibre de Türkçe olarak kurulacaktır.

Bunun üstesinden gelmek için UserDir/.projectlibre/openproj.conf dosyasına locale=EN satırını eklemeniz gerekiyor. Çünkü yine maalesef yazılımın Türkçe versiyonunu kullanmak gerçekten oldukça zorlayıcı olabiliyor, bunun üzerine çevrilmeyen kısımlarını da eklediğiniz tamamen İngilizce kullanmak faydalı olabilir. Tercih sizin tabi ki.

Programı açtığınızda aşağıdaki ekranla karşılaşacaksınız. Burada Yeni bir proje yaratabilir veya mevcut bir proje dosyasını açabilirsiniz.

Bu yazı için örnek olarak hazırladığım bir Proje dosyasının görüntüsünü aşağıda bulabilirsiniz. Burada işlerin süresini, başlangıç bitiş tarihlerini, işler arasındaki ilişkileri, kullanılan kaynakları ve grafiksel olarak Gantt Şemasını görebiliyoruz.

Bunun dışında Network menüsünden görebilirsiniz.

Diagram'ını

da

View

Eğer görevlerin detaylarını görmek isterseniz yine menüsünden Task Usage'a tıklamanız yeterli olacaktır.

View

Projede kullanılan Kaynaklar ile ilgili işlemleri ise Resource menüsünden yapabilirsiniz. Özellikle Resource Usage oldukça faydalandığım bir özellik.

ProjectLibre oldukça sade, kullanımı kolay bir program. Açık kaynaklı bir yazılım olması nedeniyle fazlaca tercih ediliyor, kişisel kullanım için oldukça yeterli gelebilir. Ancak sonbaharda çıkacak olan yeni sürümleri ile birlikte daha fazla kullanıma geçeceğini düşünüyorum.

17

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Microsoft PPM

Yeliz TURUNÇ

Günümüz rekabet şartlarında güçlü bir şekilde varlığını sürdürebilen şirketlerin, süregelen operasyonel işlerinin yanı sıra araştırma - geliştirme ve inovasyona kafa yoran ve bu faaliyetlerin sonucunda ortaya çıkan yeni fikirlerin hayata geçirilmesine

Yeliz Turunç, 1999 Boğaziçi Üniversitesi Bilgisayar Mühendisliği bölümünden mezun olup, sırasıyla Doğan Online, Koç.net ve Koçsistem ‘de, teknik ve yönetim kademelerinde görevler almıştır.

Toplam 12 sene boyunca sırasıyla sistem uzmanlığı, teknik danışmanlık, proje ve süreç yöneticiliği, grup yöneticiliği rollerini üstlenmiştir. 2006 yılında PMP sertifikasına sahip olmuş ve çalıştığı kurumlarda büyük ölçekli çok sayıda proje ve programların yönetimini yapmıştır. 2008 yılında Koç Üniversitesi İŞletme Yüksek Lisansını tamamlayan Yeliz Turunç , 2013 yılından beri Microsoft ‘ta çalışmaktadır. Temmuz 2015 itibarıyle , Microsoft Proje ve Portföy Yönetimi çözüm ailesinin Orta Doğu ve Afrika bölgesinde yaygınlaştırılması ve etkin kullanımının sağlanmasından sorumlu olarak bölgede çeşitli faaliyetler gerçekleştirmektedir.

kaynak ayıran şirketler olduğunu görüyoruz. Şirketlerin bu anlamda olgunluk seviyeleri arttıkça, kurum içinde yürütülen günlük işlerin yanında nispeten uzun süren ve farklı kaynakların ortak kullanımını gerektiren projelerin sayısı da doğal olarak artış gösteriyor. Aynı anda 20-30 ve üzeri projenin devam ettiği kurumlarda bir Proje ve Portföy Yönetimi süreci kurgusuna ihtiyaç duyulmaya başlanıyor ki tam da bu noktada PPM (Proje ve Portföy Yönetimi)

yazılımlarından bahsetmeye

başlıyoruz. PPM yazılımları özetle , aynı anda yürütülen birden fazla projenin , kısıtlı bütçe,

zaman

ve

genellikle

paylaşılan

kaynaklarla

belirlenen

kapsamı

gerçekleştirmesini sağlamak üzere kurgulanan Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) araçları olarak tanımlanabilir.

Kurumsal Kaynak Planlama araçları, adreslemesi gereken ihtiyaca göre kurumun kaynaklarını optimize etmesi beklenen araçlar iken, pek çok kurumda bu araçların implementasyonunun başlı başına uzun soluklu ve yüksek maliyetli projelere dönüştüğü ve PPM’in bir araç olmaktan ziyade bir amaç haline geldiği de ne yazık ki sıkça karşılaşılan bir gerçek. Yüzbinlerce dolar ve aylarca adam/gün eforu harcanarak devreye alınan yazılımların çoğu kez şirketlerin iş süreçlerine entegre olmakta zorlandığını, bu yazılımların kullanımında ciddi bir dirençle karşılaşıldığını ve kullanılamayıp , kısıtlı bir çalışan kitlesi tarafından atıl bir şekilde idame etmeye zorlandığını gözlemliyoruz. İşte Microsoft PPM çözümümüz tam da bu noktada önemli bir fark yaratıyor.

Microsoft PPM, özellikle 2013 versiyonundan itibaren kurumların %90’ından fazlası tarafından halihazırda kullanılmakta olan Microsoft Üretkenlik Platformlarının üzerinde çalışan bir uygulamaya dönüştü.

Bu şu demek:

Microsoft PPM , veritabanı

katmanında SQL , orta katmanda SharePoint ‘in tüm portal, doküman yönetimi, arama ve iş akışları yeteneklerini kullanan ve MS Exchange , Skype for Business, OneNote, Yammer, Visio gibi iletişim araçlarına tam olarak entegre olabilen, raporlama ve iş zekası tarafında Excel ve PowerBI ‘ın gücünden faydalanabilen çok güçlü bir yazılım haline geldi. Kurumların içinde zaten var olan SQL, SharePoint, Excel yetkinlikleriyle ve son kullanıcılara çok tanıdık gelen SharePoint tabanlı arayüzlerle, Microsoft PPM’in kurum içindeki adaptasyonu diye bir sorun yok.

18

Proje Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Microsoft PPM çözümünün en güçlü yönlerinden bir diğeri, istemci bacağında kullanılan MS Project uygulaması ile 100% entegre çalışabilmesi. MS Project’in dünyada en çok kullanılan Proje Planlama uygulaması olduğunu herhalde söylemeye gerek yok ; her 20 saniyede bir dünyada yeni bir MS Project lisansı satıliyor  PPM çözümünün rakip yazılımlardan biri olduğu kurumlarda bile, Proje Yöneticilerinin tüm planlamalarını MS Project ile yaptığını ve bunu kendi platformlarına “import” ettiklerini görüyoruz.

Sunucu tarafında kurumun mevcut platformlarına tam entegre çalışan MS PPM çözümü ise, istemci tarafında da “import/export” gibi asenkron yöntemler yerine, çevrim içi, çevrim dışı otomatik senkronizasyon yöntemini kullanıyor.

Bu yetenek, internet bağlantısı yeterince hızlı olmayan ortamlarda bile (örn: şantiyeler ) , sunucu kurma ihtiyacını ortadan kaldırıyor ve proje yöneticilerinin her an her yerden üretmeye devam etmesine olanak tanıyor.

Postası Eylül 2015

Strateji ve Portföy Yönetimi: Kurum içindeki projelerin henüz fikir aşamasındayken toplanıp, çeşitli onay mekanizmalarından geçtikten sonra , kurumun iş öncelikleri, kaynak ve bütçe kısıtları da dikkate alınarak proje portföyünün seçilmesi sürecini içerir.(Bkz. Şekil 4) Portföy seçimi ile ilgili analizler , çeşitli simülasyonlar çalıştırmaya ve bunları birbiriyle kıyaslamaya olanak tanıyan hazır uygulama arayüzleri içerirken, o aşamaya gelene kadarki tüm süreç , altyapıda SharePoint listeleri ve iş akışları kullanıldığından, özelleştirilebilir ve kurum ihtiyaçlarına uyarlanabilir özelliktedir.

Microsoft olarak Proje Yönetimi Çözümümüzü bir metodoloji aracı olarak değil, bir üretkenlik aracı olarak konumlandırdığımızdan bahsetmiştim. Bununla birlikte kabul görmüş ve geçerliliğini ispat etmiş proje yönetimi metodlarının (PMI gibi) gereksinimlerini de tabii ki dikkate alıyoruz.

Microsoft PPM çözümünün uygulamadaki kurgusunu 4 ana başlıkta toplayabiliriz:

Proje Yönetimi: Proje Portföyünün belirlenmesiyle birlikte her proje için otomatik olarak ve daha önce belirlenmiş şablonlar ve kurallar çerçevesinde ayrı bir Proje Sitesi oluşur. Her proje kendi içinde tüm girdileri çıktılarını barındıran ve proje ekibine ortak çalışma imkanı sunan bir platformdur (Bkz. Şekil 5).

Takım üyeleri tüm aktivitelerini MS PPM platformunun portal arayüzünden (PWA: Project Web Application) herhangi bir cihaz kullanarak gerçekleştirebilirler.

Risk Yönetimi, sorunların kayıt altına alınması , proje doküman şablonları ve tüm iş akışları SharePoint bazlı listeler ve iş akışları kullanılarak rahatlıkla özelleştirilebilir. Daha detay analiz, özelleştirme ve planlama ihtiyacı olan proje çalışanları (örn: proje yöneticileri) ise tüm aktivitelerini MS Project (Professional) ile gerçekleştirebilirler. (Bkz. Şekil 6)

19

Proje Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Postası Eylül 2015

Kaynak Yönetimi: Bir projede kullanılacak insan kaynağı ve diğer kaynakların kapasitelerinin ihtiyaca göre proaktif olarak planlanmasına olanak tanıyan kurgu, iş akışları ve analizleri içerir. (Bkz. Şekil 7)

Microsoft PPM, kurumların kendi altyapılarına kurulabileceği gibi, 2013 ‘ten bu yana Microsoft Veri Merkezleri’nden bir uygulama servisi olarak da sunulmaktadır. Project Online, Microsoft PPM bulut servisinin adı olup, daha detaylı bilgiye şuradan erişilebilir: https://products.office.com/tr-tr/project/project-onlineportfolio-management

Ortak Çalışma: Microsoft PPM’in Proje ve Portföy Yönetimi için özelleştirilmiş bir SharePoint uygulaması olduğundan bahsetmiştim. Bir projeye ait tüm çıktılar , tartışmalar, toplantı noktaların toplandığı Proje Sitelerinin her biri birer SharePoint sitesi olduğu için, uçtan uca özelleştirmeye çok açıktır. Bunun yanısıra, Microsoft Üretkenlik Çözüm Ailesinin tüm bileşenlerine kolaylıkla ve doğal olarak entegre olması , raporlamaların yine excel bazlı olması, Power BI entegrasyonu ile hayal gücü ile sınırlı raporlar üretebilme kabiliyeti Microsoft PPM’I ortak çalışma açısından da benzersiz bir ürün haline getirmektedir. (Bkz Şekil 8 , Şekil 9)

20

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Serdar DURGUN

Entegre Proje Yönetimi ile Başarılı Projeleri Hedefleyelim Projecilik, modern iş dünyasının vazgeçilmez sonuç odaklı iş yapış şeklidir.

Projecilik ismi konulmadan ancak günümüz projecilik kavramlarına uygun olarak

Endüstri Yük. Mühendisi Serdar DURGUN, 19 yıllık iş hayatı boyunca; havacılık, savunma sanayi, teknoloji & ar-ge, bilişim, borsalar, mentorlukeğitim sektörlerinde +20 projede farklı yetkilerle görev aldı. 2003 yılından beri ODTÜ ve TOBB ETÜ’de (tamamlandı); “Proje ve TeknolojiSistem Yönetimi” konulu yüksek lisans dersini vermektedir.

ortaya çıkarılmış tarihimizde halen de ayakta duran pekçok yapıtlar ve ürünler,

Şirket Müdürü, Genel Sekreter Müşaviri, Şirket Teknokent Kurucu Şube Müdürü, Grup Müdürü, Genel Müdür Danışmanı, İç Denetçi, Proje Uzman Mühendisi ve Planlama Mühendisi unvanlarıyla; Entegre Program-Proje Yönetimi, Organizasyon Geliştirme, Planlama (Proje, Üretim, Malzeme, Bütçe, Bakım), Analizler, Kontrat Yönetimi, Teknoloji & Teknoloji Transfer Yönetimi, Ar-Ge & Teknoloji Yatırım Destekleri konularında çalışmıştır.

Kurucusu olduğu EYDEM Entegre Yönetim Danışmanlık Eğitim Merkezi’nde (www.eydem.com); Entegre Program-Proje Yönetimi & Teknoloji Yönetimi Mentoru (inovasyon/ar-ge, teknoloji tranferi, destekler-hibeler, teknoloji-proje envanteri/ PESTEL analizleri) olarak çalışmakta, danışmanlık ve uygulamalı eğitim hizmetleri sunmaktadır.

muhakkak ki projeciliğin izleri vardır.

Türkiye’nin teknolojik seviyesinin yükseltilmesi; sistem dinamiği modellemesi konulu yüksek lisans tezi 2002-2006 yılları arasında 6 uluslararası konferanstan kabul almış, kitap olarak yayınlanması talep edilmiştir. Çeşitli ortamlarda tecrübe ve bilgi alanları ile ilgili dönem dönem yazıları yayınlanmaktadır. M. Serdar DURGUN, uluslararası ve ulusal sertifikalara sahiptir.

gerçekleştirilmiş damga vurmuş çok sayıda olaylar mevcuttur. Tarihte hangilerinin proje

olarak

adlandırıldığı

bilinmez

ama;

yapıldıkları

(inşa/üretim)

veya

gerçekleştirildikleri (düzenlendikleri) dönemde hepsinin belli bir zaman zarfında ve belli kaynaklar, finansal metalar kullanılarak belli bir amaç doğrultusunda organize çaba harcanarak hayata geçirildikleri aşikardır. Esasen; Çin Seddinden, Mısır-Maya Piramitlerine, Coğrafi Keşiflerden, Çağ Açıp Çağ Kapayan Zaferlere, icat edilen basit el aletlerinden komplike sanayi makinalarına kadar tüm tarihsel dönemlerde

Frederick Taylor (1856-1915), 1909 yılında Bilimsel Yönetimin 4 prensibini anlattığı “Bilimsel Yönetimin Prensipleri” adlı kitabı ile başlayan süreçte Bilimsel Yönetimin Öncüsü olarak kabul edilirken; Bilimsel Yönetimi benimseyen Henry Gantt’ da (1861–1919), 1917 yılında geliştirdiği Gantt Şeması ile modern proje planlamanın hatta Modern Proje Yönetiminin Babası olarak kabul edilir.

Pekçok modern teknik yönetim disiplinlerinde (yöneylem araştırması, sistem mühendisliği, konfigürasyon yönetimi, teknoloji yönetimi) olduğu gibi; ABD ve ağırlıklı olarak İngiltere’nin öncü olduğu Batı-Orta Avrupa’da askeri alanlarda, savunma ve ağır sanayinde yoğun olarak kullanılması ile Proje Yönetimi Metodları günden güne gelişmiştir. O dönemde Proje Yönetimi ağırlıklı olarak donanma gemisi ve yeni silah sistemleri ile ağır sanayi yatırımları inşaatlarında uygulandı. Atom Bombası’nın yapımını amaçlayan Manhattan Projesi (1942-1946) ile modern proje dünyasının ilk en büyük proje gerçekleştirilmiş oldu. Bu projede 130.000 kişi çalışmış 2015 yılı mali değerine göre 25 Milyar ABD Doları harcanmıştır.

Modern İş Dünyası’nın, Proje Yönetimi’ne olan ihtiyacı ve kullanım alanları her geçen yıl artmıştır. Sanayi ve Teknoloji devrimleri ile ürünler/çıktılar daha karmaşık, hizmetler/olaylar (events) daha yaygın ve zor yönetilir hal almaya başlamıştır.

Bunun sonucu olarak; ilk dönemlerde yapılacak olan işlerin zaman, bütçe ve insan/kaynak boyutlarının planlaması ve idaresini sağlayan proje yönetimi yaklaşımına daha yeni boyutlar eklenmiş; proje yönetimin alt yönetim bileşenleri (bilgi alanları – knowledge areas) oluşmaya başlamıştır.

Günümüzde Modern Proje Yönetimi; entegrasyon, kapsam, zaman, maliyet, kalite, IK, iletişim, risk, tedarik ve hissedarlar olarak 10 alt yönetim bileşeninden oluşmaktadır. Proje Yönetiminde bir veya birkaç alt yönetimin etkin ve verimli bir şekilde uygulanması artık komplike ve entegre projelerin başarısı için yeterli olmamaktadır.

21

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Teknolojinin de yatsınamayan etkisi ile özellikle Teknoloji İçerikli Modern Projelerin; proje çıktıları daha karmaşık, coğrafyası daha dağınık, hissedarları daha çeşitli, bütçeleri daha büyük ancak küçük marjlara sahip, bileşenleri daha fazla ve gerçekleştirme süreleri daha dardır. Gelişen Teknolojilerle Çıktı/Sistem/Ürün/Hizmet Yaşam Döngüleri de her geçen gün kısalmakta; bununla birlikte benzer son çıktıların çeşidi ve sayıları da her geçen gün daha fazla artmaktadır. Bütün bu gelişmeler ve etkenler; projelerin çok daha bütünsel olarak etkin-verimli ve mümkün olduğunca kapsam, bütçe, zaman, kalite ve teknik hedeflerden taviz vermeden yönetilmesini gerekli kılmaktadır. Projelerin bütünsel, etkin ve verimli yönetilmesini garanti eden günümüzün modern yönetim disiplini “Entegre Proje Yönetimi”dir.

Proje Bazlı Yapılanmış Orta-Büyük Ölçekli Bir Şirkette Entegre Proje Yönetimi’nin Kurumsal İşleyiş Şeklinin İlişkisel Şeması (ŞEMA-A) aşağıda verilmiştir. ŞEMA-A’yı Siz okuyucular incelerken, ben de en iç daireden dışa doğru özetlenerek Entegre Proje Yönetimi’ni anlatayım. İlişkisel Şema; Entegre Proje Yönetimi’ni şirketlerine yerleştirmek isteyen veya hali hazır Proje Yönetim yapılarını üst seviyeye taşıma niyetindeki Orta-Büyük Şirketler için yol gösterici niteliktedir. Şema-A: Entegre Proje Yönetiminin Kurumsal İşleyiş Şeklinin İlişkisel Şeması

Entegre Proje Yönetimi’nin ilk uygulandığı alanlar Amerikan Savunma Projeleri’dir ve ilk tanımlamalar DoD (Department of Defense) dokumanlarında yapılmıştır.

Entegre Proje Yönetimi yurtdışında özellikle askeri alanda, savunma sanayi, otomotiv, ağır sanayi ve bilişim/IT alanlarında uygulanmaktadır. Ülkemizde de özellikle savunma sanayi ve ilişkili sanayilerde, büyük hacimli entegrasyon ve askeri yazılım bilişim/IT projelerinde ve yatırım projelerinde projelerin özelliklerine göre uygulanmaktadır. Özellikle Büyük Sistem, Savunma ve Yatırım Projelerinin yönetiminde Entegre Proje Yönetimi, projelerin başarısı ve son çıktının garanti edilmesi için tek seçenektir.

Entegre Proje Yönetimi; proje ile ilgili farklı alt yönetimleri entegre eden sistematik bütünsel bir yönetim yaklaşımı olup; proje yönetim grubunun(larının), projeyi gerçekleştiren organik yapının, müşteri(ler)nin, tedarikçilerin ve tüm proje hissedarlarının beklenti, niyet ve çabalarını öngörerek projelerin planlamadan, gerçekleştirmeye kadar istenen kapsam, hedeflenen bütçe, süre, kalite ve teknik isterler dahilinde sürdürülmesini ve nihayetinde çıktı odaklı tamamlanmasını sağlar.

Bir organizasyonda/şirkette “Entegre Proje Yönetimin Uyarlanabilmesi” için; ● Projeye özgü olarak organizasyonel proseslerin ve iş akış şekillerinin terzi işi şekillendirilmesi, ● Projede uygulanacak olan tüm proje alt yönetim disiplinlere ait planların birbirleri ile entegre olarak hazırlanması ve gerektiğinde revize edilmesi, ● Proje gruplarının yeterli sayıda ilgili profesyonellerden oluşturulması ve gerektiğinde organizasyon yapılarının projenin aşamalarına göre revize edilmesi, ● Projenin metriksler ve performans kriterleri (metrics and KPIs) ile kilometre taşları ve ara çıktılar bazında yönetilmesi, proje gerçekleşme, durum ve ilerleme raporlamalarının yapılması, ● Projede konfigürasyon yönetimi ile arşivdokümantasyon-veri bankası, çıkartılan dersler, yapılacaklar (to-do list) ve kontrol listeleri (checklist) yönetiminin yapılması, ● Beklentiler ve niyetler ararsındaki farklılıkların giderilmesi amacıyla proje hissedarları, tedarikçiler, dış çevre ve projeyi gerçekleştiren organizasyon için farklı yapıda ve seviyelerde iletişim kanallarının oluşturulması gerekir

●

Proje - Program - Portfolio

Proje bazlı yapılanmış olan şirket için projeler çekirdek yapıyı oluşturur. Şirketin her daim yürütmekte olduğu birden fazla proje vardır. Bu projelerin bir kısmı bir programın birbirini tamamlayan parçaları olabileceği gibi birbirlerinden farklı projelerde olabilir.

Bilindiği gibi projeler bütünü programları, projelerin ve program(ların)ın bütünü Portfolio’yu oluşturur.

Vizyon – Misyon – Proje Kapsamı - WBS Projeler ve Program(lar) halen 10 alt yönetim bileşeni ile yönetilen proje süreçlerine tabidir. Proje Süreçlerinin projelerin yönetimi süresince kurum kültürü / kurum süreçleri ile uyumlu olması Projelerin ve Program(lar)ın başarılı olabilmesi için son derece önemlidir. Bir başka değişle; kurumun vizyonu, misyonu, değerleri ve kilit kabiliyetleri (core capabilities) ile projelerin/program(lar)ın kapsamları (scope) ve iş dağılım yapıları (WBS) uyumlu olmalıdır, yani kurumun vizyon, misyon, değer ve kilit kabiliyetleri bunları kapsamalıdır. Entegratör misyonunda olmayan, bir yazılım projesinin tüm süreçlerini gerçekleştirebilecek-yönetebilecek kilit kabiliyetlere/kaynaklara sahip olmayan bir yazılım şirketi, entegre sistem projesinde entegratör / ana yüklenici ünvanı ile yeralmamalıdır. Özet olarak şirketin kurum kültürü, projelerin / program(lar)ın süreçlerini kucaklayabilmeli ve sarabilmelidir. ●

22

Proje Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

●

Postası Eylül 2015

Proje Grupları & Fonksiyonel Bölümler

Projelerin yönetimi süresince Proje Grupları birbirleriyle ve Fonksiyonel Bölümlerle aynı bakış açısına sahip olmalı, ahenkli bir şekilde aynı yöne akmalıdır. Projelerin süreçleri içerisinde Proje Gruplarının birbirleri ile ve Şirketin Fonksiyonel Bölümleri ile çatışma içinde olmaları Projelerin / Program(lar)ın başarısını olumsuz yönde etkileyecektir. Projelerde benzer süreçlerde ihtiyaç olacak özellikle tecrübeli personel bir havuz dahilinde olmalı ve birden fazla projede görev alabilmelidir. Bu yaklaşım, proje IK maliyetlerini düşürebileceği gibi, proje personelinin döenm dönem atıl kalması sonucu iş tatminsizliği ile şirketten ayrılmasını da engellemiş olacaktır. ●

Kontrat / Sözleşme Yönetimi – Proje Alt Yönetim Planları

Şayet projeler veya program(lar) kontratlar/sözleşmeler ile yönetiliyorsa; muhakkak iş geliştirme/kontrat bölümünden devir alınan kontratlar/sözleşmeler başta proje yöneticileri ve proje gruplarınca çok iyi irdelenmeli ve ilgili Yönetimin, Müşteri(ler)nin, Proje Hissedarlarının, Tedarikçilerin ve Dış Çevrenin detayı çıkarılmalıdır. Projelerde birden fazla (çok katmanlı sahiplik veya gizli müşteri) olup olmadığı netlik kazanmalıdır. Bu safhada proje bilgi yönetiminin (dokumantasyon ve veri yönetimi) ve proje iletişim planlarının oluşturulması çok önemlidir. Kontrat/Sözleşme gerekliliklerine göre proje süreçlerinde uygulanması için proje alt yönetimlerinin proje planları hazırlanmalıdır, gerektiğinde muhakkak güncellenmeli ve ilgili proje grupları ve şirket bölümleri ile paylaşılmalıdır. ●

Proje Yönetimi

Projelerin idamesi-yönetimi süresince Proje Yönetimlerinin, Müşterilerin, Proje Hissedarlarının, Tedarikçilerin ve Proje ile ilgili Dış Çevrenin beklentilerinin, niyetlerinin ve isteklerinin Kontratlar/ Sözleşmeler ile uyumlu olduğunun, bunların Kontratlar/Sözleşmeler kapsamında olduğunun takibi için şemada yeralan mavi kutu ile kırmızı kutunun eşleştirilmesi yapılmalıdır. Değişiklikler ilgili alt yönetim planlarına yansıtılarak proje süreçlerine uygulanmalıdır. Konfigürasyon Yönetimi ile değişikliklerin ve revizyonların takibi, Projelerde / Program(lar)da izlenebilirliği ve sürdürülebilirliği (tracibility and sustainability) kolaylaştıracaktır. ●

Kilometre Taşları – Ara Çıktılar – KPIs

Proje Süreçleri ve Proje Aşamaları; kilometre taşları, ara çıktılar ve başarı/performans kriterleri takip edilmeli, proje gerçekleşme, durum ve ilerleme raporlamaları hazırlanmalıdır.Projelerimizin yönetim kolaylığı, sonuç odaklılığı, izlenebilirliği ve sürdürülebilirliği ve nihayetinde başarı seviyesi Entegre Proje Yönetimi’ni ne kadar güçlü şirketimize adapte edebildiğimiz ile doğru orantılıdır. Başarılı Projeleri Hedefliyorsak; “Entegre Proje Yönetimi” Şirket Disiplinimiz olmalıdır.

Başarı Dolu Projeli Günler Dilekleri ile; Saygılar ve Sevgiler….

23

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Şebnem TEZCAN

Farketmediğiniz Şeyler Sizi Yönetir! (1) Her birimizin, en azından hayatımızın bir döneminde, daha yaratıcı bir şekilde düşünme becerisine sahip olmayı dilediğimize eminim. Peki, nasıl oluyor da birileri

Mimar Sinan Üniversitesi Arkeoloji ve Sanat Tarihi bölümünü bitirmiş.

Formasyonunu Yıldız Teknik Üniversitesi Eğitim Bilimleri Fakültesinde tamamlamıştır. 15 yıldır, TÜBİTAK-TÜSSİDE, TURKCELL Akademi, İstanbul Valiliği, Milli Eğitim Bakanlığı'nin da aralarında olduğu pek çok kuruma eğitmen ve danışman olarak hizmet vermektedir. tezcansebnem@gmail.com www.trapezdanismanlık.com

“hayattan aldıkları onca yaşa!” rağmen hala hayal güçlerini kullanmaya devam edebiliyor da diğerlerimiz önceden kuralları konmuş oyunların içinde süregiden bir yaşam sürüyoruz?

Bu insanlar bizim geçtiğimiz yollardan geçip, bizim baktığımız yöne doğru ilerliyorken nasıl oluyor da “kırk yıl düşünsem aklıma gelmez!” dememize neden olan o şeyleri kolaylık ve başarıyla hayata geçiriyorlar?

Pek çok uzman, bilgiyle donatılmanın en kolay şey hale geldiği çağımızda, bireylerin, edindiği bu bilgiyle neler yapabileceğini “farketmekten”; sahip olduğu bilgilerle ihtiyaç duydukları çözümler arasında yaratıcı bir şekilde ilişki kurmayı becermekten giderek uzaklaştığı konusunda hemfikir.

Artık müşteri de sadece talebinin yerine getirilmesiyle tatmin olmuyor. Her birimiz, her işimiz için “Alanında Uzman” olan kişilerle çalışmak istiyoruz. Evimizi en titiz kişi temizlesin, çocuğumuz en iyi okulun en iyi sınıfında, okulun en iyi öğretmeninden eğitim alsın, en iyi garson, en iyi hemşire, en donanımlı satış temsilcisi, en harika doktor bizimle ilgilensin, hasılı nereye gidersek gidelim karşımıza hep işinin en iyisi çıksın istiyoruz.

Peki bu kişileri “en” yapan ne? Başlangıçta aynı eğitimi alarak çıktıkları bu yolda nasıl oluyor da sürüden ayrılıp “onu istiyorum” diye ısrar etmemize, onlarla çalıştığımızda kendimizi daha “iyi” ve “güvende” hissetmemize neden oluyorlar? Diğerleriyle aynı şeyi söyledikleri halde neden onlar söylediğinde “ikna” oluyoruz da başkaları bizi “tatmin” etmiyor?Uzun bir zamandır pek çok kurumla eğitim çalışmaları yürütüyorum, deneyimlerinden yola çıkarak, sektörü ne olursa olsun her bir kurumun bu temelden kaynaklanan sorulara yanıt aradığını söyleyebilirim. Maalesef, kurumların beklentisinin aksine, bunun tek ve standart bir yanıtı yok. Ancak şu da kesin ki, buna uygun yanıtı verebilen, dahası bu yanıtın yaşaması için şirketlerinde uygun bir eko-sistem kurmayı başaran şirketler kendi sektörlerinde hizmet veren diğer kurumlara göre açıkça farklı bir noktaya oturuyorlar. Çalışanların öncelikle “birey” olarak kendilerinin farkına varmalarına ihtiyacımız var. “Ben kimim?”, “Bu hayattan beklentim nedir?”, “Ne yapmak istiyorum, neye ihtiyacım var?”, “Çalıştığım kurumun benim için olumlu yanları neler?”, “Neden buradayım?” sorularının yanıtını veremeyen, dahası belki de bu soruları kendisine hiç sormamış olan kişilerin; ne yaptıkları işin, ne de onun nasıl yapılırsa “fark yaratabileceğinin” farkında olmaları beklenemez. Fakat müşteri bizden tam da bu “farkı yaratmamızı” bekliyor.

Farkındalık konusunun günümüzde bu kadar sıklıkla gündeme getiriliyor olmasının en temel nedeni de bu. Farkındalık; etrafınızda ve içinizde, bedeninizde, kalbinizde ve zihninizde olanlara, bilerek tam bir dikkat göstermektir. Farkındalık eleştirisiz ve yargısız bir bilinçlilik içinde olmaktır.

Ancak bu sayede etrafımızda “gerçekten” neler olduğunu görür ve “fark yaratmak” için bir şans elde ederiz. Karşımıza çıkan sorunları kalıcı bir şekilde çözebilmenin yolu, kendimizi, birlikte çalıştığımız insanları ve çalıştığımız kurumu iyi tanımaktan geçiyor. Yani şirketlerde, bahsettiğimiz ekosistemin kurulması için öncelikle çalışanların “bireysel farkındalık” edinmeleri, kurumsal aidiyet hissetmeleri ve özellikle çalışanlar arasında etkili ve olumlu bir iletişim ortamının oluşması olanaklı kılınmalıdır.

Bir sonraki yazıda bu konuyu kurcalamaya devam edelim…

24

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Cenk

Delegasyon Sanatı - II

TEKİN

Yeniden merhaba, geçen sayımızda Delegasyon Sanatının tanımı ile birlikte etkin bir delegasyonun avantajlarından, yöneticilerin ve çalışanların neden delegasyondan çekindiklerinden bahsetmiştik. Bu sayımızda ise “Ne Tür İşler Delege Edilmelidir?”, “Hangi Ekip Üyesine Delege Edilecektir?”, “Başarılı Delegasyon İçin Adımlar”

Halihazırda HAVELSAN A.Ş.’de Siber, Bilişim ve Güvenlik Teknolojileri Grup Başkanlığında Proje Yöneticisi olarak görev almaktadır. Temel ilgi alanı sağlık bilişimi, askeri sağlık sistemleri, bilgi sistemleri ve proje yönetimi uygulamalarıdır. 2007 yılında Project Management Professional (PMP) sertifikasyonuna hak kazanmış olup, Türkiye’de ve yurtdışında uzmanlığı ile ilgili sivil toplum örgütlerinde görev almakta, Proje Yönetim Derneği’nde yönetim Kurulu Üyesi ve Başkan Yardımcılığı görevini sürdürmektedir.

konularına değineceğiz. Şimdiden iyi okumalar diliyorum.

Ne Tür İşler Delege Edilmelidir?

Delegasyonun temel amacı yönetimi paylaşarak çalışanın katkısını arttırmak, şirket kültürü oluşturmak ve yönetici olarak asli görevlerinizi daha verimli ve kaliteli yapmanızı sağlamak ise sizin uygun göreceğiniz bütün görevlerle ilgili olarak delegasyon

yani

yetkilendirme

çalışmasını

yapmanızı

öneririz.

Böylece

çekmecenizdeki ağrı kesici ilaçları başkalarının çekmecelerine paylaştırmanız mümkün olacaktır. Günümüz şirketleri “daha çok değil daha akıllı” çalışan Proje Yöneticilerine gereksinim duymaktadır. Yetki devri yapabileceğimiz işleri aşağıdaki kapsamda örneklendirebiliriz;

Hangi Personele Delege Edilecektir?

Herkes hata yapar. Siz de yapmıştınız. Size fırsat tanındı ve yükseldiniz. O halde siz de projedeki personellerinize fırsat tanımalısınız. Bu aynı zamanda daha da yükselmenizin onurlu yoludur. Her bir personelin gelişiminden sorumlu olduğunuz için her bir personelinize yetki delege edebilmelisiniz. Burada dikkat edilecek olan konu önceliği iyi belirlemektir. Bu konuda bazı tavsiyelerimiz olacaktır ancak sizler bunu yaşayarak test edecek ve doğrusunu bulacaksınız.  Rutin işlerle ilgili kararlar, projede çalışan personelin

 Başarma arzusu ve kapasitesi yüksek olan elemandan başlayın.

yetkinlikleri arttıkça da kritik kararlar,

 Daima ile kademe personelinize delege edin. İkinci kademeye

 Başkalarının kendisi kadar olmasa bile yaparak

değil.

gelişeceğine inandığı yetki alanlar,

 Daime en yetenekliye, en iş bitiriciye işleri vermeyin. Bu projede

 Başkalarının kendisinden daha iyi yapacağına emin

çalışan personeller arasında hoş karşılanmayacak ve o personelin

olduğu görevler,

kayrıldığı hissini yaratacaktır.



Projede

çalışan

personelin

kişiselbecerilerini,

 İlk öne çıkan gönüllülere delege etme konusunu iki kere

uzmanlıklarını kullanabileceği görevler,

düşünün. Siz kahramanlık değil, iş istemektesiniz.

 Projede çalışan personelin gelişmelerine, yetenek ve

 Zaman sıkıntısı çekmeyenlere (işin kritikliği düşük ise) öncelik

potansiyellerini denemeye yarayacak faaliyetler

verin.

 Devamlı ve önemli olmayan ayrıntılar,

 Terfisi için önereceğiniz kişileri test etmek için o kişilere işi

 Yerine aday hazırlayabilmek için söz konusu kişiye

delege edin.

verilecek yönetsel kararlarla ilgili görevler,

 Yeteneğini test etmek istediğiniz kişiye delege edin.

 Proje paydaşlarına karşı yani üçüncü kişi ve kurumlara karşı temsil edilmesi ile ilgili görevler

25

Proje

Postası

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Eylül 2015

Liderlik Tarzları ve Delegasyon

Yukarıdaki şekle bakıldığında delegasyonun “yok”tan, “tam”a doğru arttığı görülmektedir. Bunun nedenini anlayabilmek için aşağıdaki şemaya bakmalıyız. Dikkat edin ok çift yönlüdür ve delegasyon konusunda ne tarafa giderseniz liderlik tarzınız da ona göre değişecektir.

Bu tarzlara sahip yöneticilerin söylemi aşağıdaki gibi olacaktır.

Bu tablo çerçevesinde yöneticinin proje ekibindeki kişilerle ilgili kanaati aşağıdaki gibi olacaktır.

26

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Liderlik Tarzları ve Delegasyon Şemamız yöneticinin tarzının, elemanın yetkinliği ve onu ne ölçüde kararlara katacağı ile delegasyonun yakın bir ilgisi olacağını göstermektedir. Dikkat ederseniz delegasyon okumuz aynı zamanda durumsallık modeli ile de tam bir uyum içindedir.

Projedeki personellerin yetkinliği arttıkça yöneticinin tarzı değiştiği gibi (değişmek zorunda olduğu gibi) delegasyon (yetkilendirme) davranışının da arttığı görülmektedir.

Başarılı Delegasyon İçin Adımlar Delegasyonla ilgili olarak pratik yaparak kazanılacak (kazanılmış) yaklaşımlar vardır. Etkili bir gözetim ve geliştirmenin bel kemiği olan delegasyonu başarabilmek için izlenmesi gereken tavsiyeler aşağıda yer almaktadır; 1. Görevi tam olarak tek bir kişiye delege et: Bu, o kişiye sorumluluk verir ve motivasyonunu arttırır. Görevi bölme durumunda kalırsanız çatışma olasılığına dikkat edin. İşleri çakıştırmayın ki çatışma çıkmasın.

2. Doğru insanı seç: Projedeki personellerinin beceri ve kapasitesini değerlendir ve en (daha) uygun olan(lar)a görevi devret.

3. Beklediğin sonucu açıkça belirt: Ne, niçin, ne zaman, kim, nerede ve nasıl? Tüm bunlarla ilgili bilgiyi yazılı olarak kendisine ver.

4. Sorumluluk ve yetkiyi delege et: Görevi ver metodu değil! Süreyi belirt, gerekli bilgiyi ve veriyi sağla ve görevi tamamlaması için serbest bırak.

5. Çalışmasını özetlemesini isteyin: Görevi ve sizin istediğiniz (tercih ettiğiniz)sonuçla ile ilgili ne düşündüğünü ve duygularını ondan isteyin (öğrenin).

6. Görevine müdahale etmeden geri besleme alın: Bunu haftalık ve yazılı olarak istemek en iyi sonucu verir. Rapor, geçen hafta ne yapıldığını ve gelecek haftanın yapılacak işlerin neler olduğunu kapsamalıdır. Düzenli toplantılar da bu tür geri beslemeleri destekler.

7. İletişimde tam ve açık kanallar kullanın: Proje personelinin üzerinde bir baskı izlenimi vermeden siz neler yapıldığını hissetmeye çalışın ve onları çeşitli şekillerde (araçlarla) destekleyin.

8. Gelişimle ilgili tatminkâr değilseniz, görevi geri almak için acele etmeyin: Görevi ve sorumluluklarını tam algıladıklarından emin olun ve projedeki personelle çalışmayı sürdürün.

9. Performansı değerlendirin ve ödüllendirin: Metotları değil, sonuçları değerlendirin. Başarıyı mutlaka ama mutlaka ödüllendirin.

27

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Ayça KARAÖMEROĞLU ISSD Bilişim Elektronik’te Direktör olarak çalışmalarına devam eden Ayça Karaömeroğlu birçok projede proje yürütücüsü ve proje sorumlusu olarak görev almaktadır. Görev aldığı projelerin ilgili kurum/kuruluşlara ( TÜBİTAK, KOSGEB, Kalkınma Ajansları ve Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı) yönelik proje önerilerini hazırlayıp başvuru sürecini yürütmektedir. Bununla birlikte, proje süresince projenin ilerleme durumunu belirten dönem raporlarını da kurum/kuruluşlara sunmaktadır.

Hacettepe Üniversitesi’nde MBA yapan Ayça Karaömeroğlu aynı zamanda Teknogirişim Derneğinde de aktif olarak çalışmaktadır. Bu kapsamda şirket kurmak isteyen, iş fikri olan ya da proje geliştirmek isteyen kişi ve firmalara danışmanlık vermektedir.

1007-Kamu Kurumları Araştırma ve Geliştirme Projelerini Destekleme Programı TÜBİTAK, tarafından sunulan 1007 Kamu Kurumları Araştırma ve Geliştirme Projelerinin Desteklenmesi Programı ile Kamu Kurumlarının AR-GE faaliyetleri ile giderilebilecek

ihtiyaçlarının

karşılanmasını

ya

da

sorunlarının

çözümünü

amaçlanmaktadır. Bunun yanı sıra;  Ar-Ge’ye dayalı tedarik yöntemi,  Teknolojik nitelikli ürün/sistem tedariğinin ulusal kaynaklardan sağlanması,  Teknolojik nitelikli ürün/sistem ithalatı için yurtdışına aktarılan kaynakların daha az maliyetle yurtiçinde üretime aktarılması, Hedeflenmektedir.

Kamu kurumlarının Ar-Ge nitelikli ihtiyaçlarını giderme öncelikli hedefi yanında;  Kamu, özel kuruluş ve üniversite işbirliği teşvik edilmekte,  Üniversitelerde yapılan temel ve uygulamalı araştırmaların sonuçları ürün geliştirmede kullanılarak, bilgi ve yüksek teknolojiye dayalı sanayi üretimi hedeflenmekte,  Ülkemizdeki ar-ge personeli istihdamına katkı sağlanmaktadır.

1007 Programında Kimler Müşteri Kurum Olabilir?

Cumhurbaşkanlığı, TBMM Başkanlığı, Başbakanlık ve Bakanlıklar ile bağlı, ilgili ve ilişkili kurum/kuruluşları Müşteri Kurum olabilirken bu kuruluşların ana hizmet birimleri Müşteri Kurum olamaz.

Kimler Proje Yürütücüsü Kuruluş (PYK) Olabilir? Üniversiteler, kamu Ar-Ge birimleri, özel kuruluşlar veya bunların oluşturduğu konsorsiyumlar tarafından proje başvuruları yapılabilir.

MK İhtiyaçlarının Belirlenmesi Ve Çağrıya Çıkma MK, Ar-Ge nitelikli ihtiyaçlarını, Esaslarda belirtilen usullere göre belirleyerek TÜBİTAK’a sunar. Üniversiteler, kamu Ar-Ge birimleri ve/veya özel kuruluşlar birlikte ya da tek başına PYK olarak projede yer alabilirler. Ancak kamu Ar-Ge birimleri bağlı bulundukları kurumlarının MK olarak yer aldığı projelerde, PYK olarak tek başlarına yer alamazlar. TÜBİTAK, çağrı alanları ile ilgili ihtiyaçların araştırılması, projelerin yapılabilirliğinin ön tespiti, teknik risklerin belirlenmesi gibi konularda gerekli gördüğü durumlarda, fizibilite, kavram ispatı çalışması, alan araştırması ve analiz çalışmalarını yapabilir veya yaptırabilir.

28

Proje

Postası

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Eylül 2015

Proje Maliyet Unsurları Projede; projenin gerektirdiği aşağıdaki kalemler masraf kabul edilir; 1) Alet, teçhizat, yazılım ve yayın alım giderleri, 2) Malzeme ve sarf malzemesi alım giderleri, 3) Danışmanlık ve hizmet alımı giderleri, 4) Proje kapsamında kullanılan cihazların bakım ve onarım giderleri, 5) Yurt içi ve yurt dışı seyahat giderleri, 6) Posta ve nakliye giderleri, 7) Proje ekibi giderleri, 8) Proje destekleme sözleşmesi ile kabul edilmiş diğer giderler, 9) Proje ile doğrudan ilgisi olan diğer giderler.

Ayrıca, proje yürütme ve sonuçlandırma aşamasında PYÖK/PYK imkanlarından faydalanılması karşılığı proje bütçesine Esaslarda belirtilen şekilde kurum hissesi eklenebilir.

Proje Destek Kapsamına Alınmayan Gider Kalemleri Projede aşağıdaki kalemler masraf kabul edilmez; 1) Proje önerisi hazırlama giderleri, 2) Projenin sonuçlarının üretimi, kullanımı ve yaygınlaştırılması aşamasında yapılacak masraflar, 3) Pazarlama ve ticari amaçlı reklam giderleri, 4) Proje çalışmaları kapsamında olduğu ölçülemeyen ısıtma ve aydınlatma amaçlı giderler, 5) Proje çalışmaları kapsamında olduğu ölçülemeyen haberleşme ve iletişim amaçlı giderler, 6) Altyapıya yönelik inşaat giderleri, 7) Proje ile doğrudan ilgisi olmayan diğer giderler.

29

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Kutay ÖZER

Ekranlı Araçlarla Çalışmalarda Aranacak Asgari Gerekler (2/3) Bir önceki yazımızda “Ekranlı Araçlarla Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında

İş Güvenliği Uzmanı, A-Sınıfı Kutay Özer, 1975 yılında Ankara’da doğdu. 1993 yılında Ankara Anadolu Lisesi Almanca Bölümü’nü bitirdikten sonra Şubat 1998 tarihinde ODTÜ Makina Mühendisliği Üretim Yan Dal programını tamamlamış, Haziran 1998 tarihinde de ODTÜ Fizik Bölümü’nden Lisans derecesiyle mezun olmuştur.

Aralık 2002 tarihinde ODTÜ Makina Mühendisliği’nde Yüksek Lisans derecesini almıştır. 1998 – 1999 yılları arasında MİKYAS Ölçme ve Takım Teknolojileri adlı firmada, 1999 – 2003 yılları arasında ROKETSAN A.Ş.’de Yapısal-Mekanik-Termal Tasarım Takımı’nda ve Silah Sistemleri Müdürlüğü’nde mühendis olarak çalışmıştır.

2003 yılında kısa dönem Erbaş olarak askerlik görevini tamamladıktan sonra 2004 yılında HAVELSAN A.Ş.’de göreve başlamış, Simülatör, Eğitim ve Test Sistemleri Genel Müdür Yardımcılığı bünyesinde Mekanik Tasarım Takımı’nda ve Alt Yüklenici Destek Takımı’nda çalışmıştır. 2004 yılında İş Sağlığı ve Güvenliği Kurul Üyeliği ile İş Sağlığı ve Güvenliği ile ilgilenmeye başlamış, 2006 yılında İş Güvenliği Uzmanlığı görevini ikiz görev olarak üstlenmiştir. 2013 yılından beridir Baş Mühendis kadrosu ile tam zamanlı olarak HAVELSAN A.Ş.’de İş Güvenliği Uzmanlığı görevini sürdürmektedir.

Yönetmelik”te

geçen

tanımlara

bakmış,

işveren

yükümlülüklerini

öğrenmiş, ofis ortamındaki risk faktörlerine ve ekranlı araçlarla çalışmalarda sağlık risklerinin neler olduğuna bakmıştık. Bu yazımızda da

ekranlı araçlarla

çalışmalarda aranacak asgari gerekleri belirtecek, monitör, klavye/fare, çalışma masası ve çalışma yüzeyinin özelliklerini inceleyeceğiz.

Ekranlı araçlarla çalışmalarda aranacak asgari gerekler 3 ana başlık altında toplanabilir:

Monitör (Ekran): • Ekran, ayrı bir kaide veya ayarlanabilir bir masa üzerinde kullanılabilir olmalıdır.

• Ekran, operatörün/çalışanın ihtiyacına göre kolaylıkla her yöne döndürülebilmelidir.

• Ekran, operatörün/çalışanın çalışma pozisyonuna uygun mesafede ve göz hizasında olmalıdır (Şekil 1).

30

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

• Gözler uzak mesafelere bakılarak veya kapatılarak vb. gibi hareketlerle ara sıra dinlendirilmelidir.

• Ekranda görünen karakterler, kolayca seçilir şekil ve formda, uygun büyüklükte olmalı, satır ve karakterler arasında yeterli boşluk bulunmalıdır.

• Ekran görüntüsü stabil olmalı, görüntü flu (belirsiz, keskin ve net olmayan) olmamalı, görüntü titrememeli ve benzeri olumsuzluklar bulunmamalıdır.

• Ekranda kullanıcıyı rahatsız edebilecek yansıma ve parlama olmamalıdır.

• Parlaklık ve karakterler ile arka plan arasındaki kontrast, operatör/çalışan

tarafından kolaylıkla ayarlanabilmelidir. Obje ile

obje fonu arasında maksimum kontrast olmalıdır (Şekil 2).

31

Proje

Postası

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Eylül 2015

Klavye ve Fare: • Klavye, operatörün el ve kollarının yorulmaması ve rahatça çalışabilmesi için ekrandan ayrı ve hareketli olmalıdır (Şekil 3).

• Operatörün elleri ve kolları için klavyenin önünde yeterli boşluk olmalıdır.

• Klavyenin rengi mat olmalı ve ışığı yansıtmamalıdır. Kullanım kolaylığı için aydınlatmalı klavye kullanılabilir. (Şekil-4)

• Klavye karakterlerinin yerleri kullanımı kolaylaştıracak şekilde düzenlenmiş olmalıdır.(Örnek: F Klavye) • Tuşlar üzerindeki semboller kolaylıkla seçilebilecek, düzgün ve okunaklı olacaktır.

• Klavyenin ön tarafına, operatörün bileklerini dayayabileceği özel destek kullanılmalıdır. Yumuşak destekli ergonomik mousepad’ler kullanılabilir (Şekil 5).

• Doğru bir el-fare yerleşimi için klavye ve fare aynı yükseklikte olmalıdır.

• Fare klavyenin yanında olmalıdır.

32

Proje Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Postası Eylül 2015

33

Proje Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Postası Eylül 2015

Önümüzdeki sayıda çalışma sandalyesi, doğru oturma ve çalışma şekli, çalışma ortamı gereklerini inceleyinceye kadar ağrısız, sızısız, meslek hastalıksız güzel bir iş yaşamı geçirmeniz dileğiyle.

34

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Kitap Tanıtımı

Cenk TEKİN

Proje Yapabilsem – Müjgan Çetin Bu proje kitap yönetim danışmanı, endüstri mühendisi Müjgan Halihazırda HAVELSAN A.Ş.’de Siber, Bilişim ve Güvenlik Teknolojileri Grup Başkanlığında Proje Yöneticisi olarak görev almaktadır. Temel ilgi alanı sağlık bilişimi, askeri sağlık sistemleri, bilgi sistemleri ve proje yönetimi uygulamalarıdır. 2007 yılında Project Management Professional (PMP) sertifikasyonuna hak kazanmış olup, Türkiye’de ve yurtdışında uzmanlığı ile ilgili sivil toplum örgütlerinde görev almakta, Proje Yönetim Derneği’nde yönetim Kurulu Üyesi ve Başkan Yardımcılığı görevini sürdürmektedir.

Çetin'in liderliği ile Milli Eğitim Bakanlığı'na bağlı özel ve üstün yetenekli ilk ve orta öğretim öğrencilerinin devam ettiği Bilim ve Sanat Merkezi İstanbul Bilsem'in öğrenci ve mentorlarının etkinlikleri sonucu oluştu.

Bu sadece bir projenin hazırlanıp gerçekleştirilmesinin öyküsü değil. Aynı zamanda proje hazırlamayla ilgili temel bilgileri aktarıyor. Ve kitap çocukların proje yaparken eleştirel düşünme, problem çözme, araştırma yapma, akıl yürütme, iletişim kurma, ekip olma, özgüven geliştirme ve sorumluluk alma gibi değerleri nasıl kazandıklarını kanıtlıyor. Çocuklarımızın gelişiminde ve hayata hazırlanmasında, bir şeyi yaparak ve uygulayarak öğrenmenin yollarını arıyoruz. Bu kitap bu konudaki açıklardan birini doldurma yolunda önemli bir kazanç. Hem çocuklarımıza, hem de eğitimcilerimize neşeli ve etkili bir öğrenme imkânı sunacağını düşünüyorum. Kolay okunur ve uygulanabilir olması çok faydalı. Müjgan Çetin'i emekleri için tebrik ediyorum.

İşine Aşık Ol – Dale Carnegie Her birimiz hayatın farklı alanlarında, farklı roller üstleniriz. Hayatımızı hak ettiğimiz şekilde sürdürebilmek için uğraşırız. Ancak hak ettiğimize inandığımız şeyleri elde edebilmek için de çalışmak, üretime katılmak zorundayız.

Peki, çalışırken de hayatın güzelliklerini yaşayabilir, işimizi eğlenceli hale getirebilir miyiz?

Dale Carnegie'nin öğretilerinden yola çıkılarak hazırlanan bu kitap, tam da bu sorunun yanıtını veriyor. İşimizi, iş yerimizi nasıl çalışmaktan zevk alacağımız hale getireceğimiz konusunda öneriler sunuyor.

Okuyacağınız her öneri, sizi gerçekliğe ve huzura biraz daha yaklaştıracak. (Tanıtım Bülteninden)

Her Şeyi Değiştiren Tek Şey – GÜVEN Stephen M.R.COVEY – Rebecca R. Merrill Bu kitap, güvenin yeni küresel ekonominin anahtar liderlik yeterliliği haline geldiğini hatırlatarak, özel ve kamusal kurumlardaki liderlere tüm paydaşlarının güvenini hızlı ve kalıcı bir biçimde nasıl kazanacaklarını gösteriyor. Güvenin performansı hızlandırdığını ve maliyetleri düşünerek, yazarın kendi tabiri ile “güven temettüsü” ürettiğini; güvensizliğin ise bir tür “güven vergisi” yüklediğini vurguluyor.

Güven bütün kuyuları besleyen yeraltındaki büyük su havuzu gibidir. İş ve özel yaşamımızda bu kuyular genelde yenilikçilik, tamamlayıcı ekipler, işbirliği, yetkilendirme, Altı Sigma olarak veya Toplam Kalite Yönetimini'nin diğer ifadeleriyle, marka sadakati ya da stratejik girişimler diye adlandırılır. İnsan ilişkilerinin, ticaretin ve iş anlaşmalarının derelerini ve nehirlerini bunlar besler.

Aile ilişkileri, bölümler arası ilişkiler, tedarikçi ve müşterileriyle günlük ilişkiler dahil, bütün ilişkilere, hatta sürdürülebilir bir katkı yaratacak her türlü çabaya destekleyici bir yaşam kalitesi verirler.

35

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Okuyacağınız bu kitap, yaşadığınız bu yeni “düz dünya”da çok güncel bir konuya anlaşılabilir, uygulanabilir ve pragmatik bir yaklaşım getiriyor. Sadece hikayelere ve kişisel deneyimlere değil, güvenin hızının bütün kurumların ve ilişkilerin içindeki matematiğe nasıl yerleştirilebileceğini gösteren deneysel araştırmalara da dayanıyor. Bu malzemeyi bu kadar somut, uygulanabilir ve güvenilir kılan şey ise ölçülebilirliğidir.

Kitabın arkada sayfasında Boyner Holding'in CEO'su Cem Boyner “Tüm ilişkilerimizde güveni tesis etmek ve geliştirmenin şart olduğunu biliyorum. 1987'de Koşulsuz Müşteri Mutluluğu ilkelerini belirlerken, sürekli çok genç arkadaşlarımıza önemli görevler teslim ederken, yeni kanal ve yöntemlerle müşterilerimize ulaşırken, hep güvendim. Kendimize, ekibimize, müşterilerimize.. Bizim güvenimiz müşteriye sirayetetti. Zamanla 'güven', emek kadar, sermaye kadar, know-how kadar, neredeyse elle tutulur, gözle görülür bir faktör oldu. Her Şeyi Değiştiren Tek Şey – Güven kitabını bütünü yöneticilerimize dağıtıyoruz” diyor.

Herkese iyi okumalar ve güven dolu bir iş/özel hayat diliyorum.

Şirketi Yeniden Güçlendirmek - Jonas Ridderstrale - Mark Wilcox Değişim imkansız bir rüya değildir. Gerçekleştirilebilir. Dünya değişiyor. Artık yeni kurallar koymalısınız. Batmak – ya da batma tehdidi- her yerde. Her şeye dokunuyor. Rekabet baskısı kaynama noktasına ulaşıyor. Ya hızlı olacağız ya unutulacağız. Vasatlığı alt etmek için ilk amacımız yeni bir liderlik yaklaşımı dergilemek ve piyasayı nasıl yeneceğimizi öğrenmek. Yeni bir liderlik yaklaşımıyla işimizin kalp atışlarını belirleyebiliriz. Gerçek tutkularımızın farkına varmamız, onlara ulaşmak için başlangıç noktamız olacaktır.

Yönetim düşünürlerini derecelendirme konusunda dünyanın en tanınmış kuruluşu olan Thinkers50, yukarıdaki satırların yazarlarından Jonas Ridderstrale'yi 2007 dünya sıralamasında 13. ve Avrupa'da da 1. sıraya yerleştirdi. Şirketi yeniden güçlendirmek, kuruluşları ataletten kurtarmayı amaçlayan üç temel sürece odaklanıyor. Değişim “neden“ gerekiyor? Daha önemlisi “nasıl” gerçekleştirilecek?

Değişimi kendi kuruluşunuza nasıl taşıyabilirsiniz.

Spor dünyasının onur listesinde hala bir efsane olan Muhammed Ali, “Eğer çöpçü olaydım dünyadaki en iyi çöpçü, en muhteşemi olurdum” demişti. Onun söylediklerini tekrarlıyoruz. Eğer liderliğe adım atacaksanız en muhteşemi hedefleyin. Lider, kuruluşun kalp atışını belirler.

Yönetimde emir komuta dönemi geçmişte kaldı. Başarılı kuruluşlar ile sadece vasati bir performansı yönetenler arasındaki gerçek fark, enerji yenileyici liderliktir. Çalışanlar içlerinde saklı yaratıcı potansiyelin açığa çıkarılması, enerjilerinin yenilenmesi için liderlere ihtiyaç duyuyorlar.

Kurumlarındaki enerjiyi yenileyen girişimci liderler, iyi bahçıvanlara benzer. Büyüttüğü ağaçların meyvelerinden para kazanırken, zaman içinde, bu ağaçların köklerini de beslemeyi bilirler. Başarılı olmak için günümüz iş dünyası liderlerin yüzleşeceği yeni meydan okuma, şirketin enerjisini yenilemek -daha iyi bir gelecek yaratmanın sorumluluğunu kabul etmek olacaktır.

36

Proje Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Postası Eylül 2015

ETKİNLİKLER

37

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

ETKİNLİKLER

Destekçileri arasında Derneğimizin de bulunduğu, "Çocuklarda ve Gençlerde Liderlik Eğitimi" ana temalı Ulusal Liderlik Eğitimi Konferansı 10 Ekim 2015 tarihinde Yıldırım Beyazıt Üniversitesi'nde gerçekleştirilecektir.

Konferans programına ve diğer detaylara aşağıdaki linkten ulaşılabilir.http://www.ulek.org/

2 Kasım 2015 tarihinde Türkiye'de 4 ilde eşzamanlı olarak kutlanacak “Uluslararası Proje Yönetimi Günü” organizasyonunda görüşmek üzere 38

Proje

Postası Eylül 2015

Proje Yönetim Derneği Yayını – Sayı 18

Proje Yönetim Derneği Proje Yönetim Derneği kısa adıyla PYD, 06-050-037 dernek numarası ile 23 Ekim 1995 günü Ankara’da kurulmuştur.

Genel Amaç Türkiye’de kamu ve özel sektör kuruluşlarında proje yönetim anlayışının temellerinin yerleşmesine, gelişmesine ve bu anlayışın uygulanmasına katkıda bulunmaktır.

●

●

●

●

●

●

●

●

Proje Yönetim Derneği hakkında daha fazla bilgi için bizimle iletişim kurun www.pyd.org.tr

Özel Amaçlar ●

Bize Başvurun

Ulusal düzeyde ve yasaların aradığı şartları sağlamak kaydıyla uluslararası düzeyde, ilgili dernek, vakıf, kamu ve özel araştırma kurum ve kuruluşlarıyla, özel ve tüzel kişilerle işbirliği yapmak ve müşterek çalışmak, gerekirse derneklere üye olmak, Kamuya yararlı dernek statüsünü kazanabilmek, diğer şehirlerde şubeler kurarak kuruluş amacına uygun çalışmalar yapmak, “Proje Yönetimi” alanında üniversitelerde lisans üstü çalışma programlarının düzenlenmesini ve uluslararası “Proje Yöneticisi” (kısaca PY) belgelendirmesinin Türkiye'de yapılmasını koordine etmek, ulusal PY Sertifikası belgelendirme çalışmalarını yapmak, Dernek amaçlarının elde edilmesine katkı sağlamak üzere ticari işletme kurmak, dernek üyeleri ile talep eden kurum ve kuruluşlara danışmanlık ve eğitim hizmeti vermek, Avrupa Birliği Proje Yönetim Standartlarına uyum sağlayıcı çalışmalar yapmak, yönlendirmek ve ilgili mevzuatın hazırlanmasına katkıda bulunmak, Proje Yönetiminde kabul görmüş kavramların Türkçe karşılıklarını önermek, tanımlamak ve Türkçe Proje Yönetim Terminolojisi oluşturmak, Forum, sempozyum, toplantı ve seminerler düzenlemek, Özel İlgi Kurulları oluşturarak belirli konularda çözümler önermek, yönetim modelleri üretmek, Proje yönetiminin değişik alanlarındaki gelişmelerini izlemek, araştırma yapmak, yayınlarla üyelerini bilgilendirmek, Eğitim verme ve proje yönetimi ile ilgili konularda yayın faaliyetlerinin daha düzenli yürütülebilmesini sağlamak için İktisadi İşletme kurmak ve faaliyetlerini kontrol etmek. Üyeler arasındaki bilgi akışını, yardımlaşma, sosyal ve kültürel dayanışmayı sağlamak amacıyla Lokal açmak ve faaliyetini sürdürmektir.

Katkı ve önerileriniz için pyd-yonetim@pyd.org.tr

@ProjeYonetimDer

Proje Yönetim Derneği

Proje Yönetim Derneği

Editor : Cenk TEKİN, PMP (PYD Üye No:180)

BİZİM HAYATIMIZ PROJE, YA SİZİNKİ?

Her ne kadar sadece profesyonel iş hayatlarınızda projelerin içerisinde yer alsanız da, aslında hayatınızın her anında farkında olsanız da olmasanız da sürekli projeleri hayata geçiriyorsunuz. Tatil planı yapmıyor musunuz?

Ya çocuğunuzun doğum gününün mükemmel bir anı olarak kalması için yaptıklarınız? Yeni aldığınız evinizin dekorasyonu için yaptığınız planlar? Sizi mutlu bir hayata taşıyacak olan evlilik telaşları? Hanginiz bunları yaşamıyorsunuz?

Hayatınızın “

PROJE YÖNETİCİSİ”

olarak hepsinin yönetimi “

SİZDE“

RİSK” almadan kendinize yapacağınız basit bir yatırımla, “PROJE YÖNETİM DERNEĞİ” üyesi olabilirsiniz.

Nasıl mı? Üyelik “SÖZLEŞME”sinde yer alan alanları doldurduktan sonra günde 27 kuruşluk bir “MALİYET”e katlanarak ”KALİTE” anlayışınıza uygun ve seçkin kişilerle “ZAMAN”ınınızı geçirebilir, “KAPSAM”ı dopdolu olan etkinliklerimize katılabilir, çevrenizi genişletebilir, bu sayede “İLETİŞİM” yeteneklerinizi arttırabilir, “PAYDAŞ” olmanın zevkini yaşayabilir, bilgi dolu ve saygın bir ortama “ENTEGRASYON”unuzu sağlayabilirsiniz.

Hiçbir şekilde “

Kuveyt Caddesi 28/5 Aşağı Ayrancı 06540 ANKARA Tel 0312 468 09 01 Faks 312 426 70 13 www.pyd.org.tr

Unutmayın, hayat denilen projenizin başarısı SİZİN elinizde..

Hayatına sahip çıkan SİZİN gibi değerli kişileri aramızda görmekten gurur duyacağız.

“Bu davet PYD-İAK tarafından tarafından hazırlanmıştır”