Proyecto de investigacion de access

CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLÓGICO AGROPECUARIO NO. 184 MODULO: DISEÑA Y GESTIONA BASE DE DATOS OFIMATICA SUBMODULO: GESTIONA INFORMACION MEDIANTE EL USO DE SISTEMAS MANEJADORES DE BASE DE DATOS

REPORTE DE INVESTIGACIÓN DE ACCESS DOCENTE: ing. Iván Hernández Altamirano INTEGRANTES DEL EQUIPO: Luis Manuel Torralba Vidal

Cortes Hernández Daniel

David Salvador Barragán Márquez

SEMESTRE: 5to

GRUPO: “A”

ESPECIALIDAD: T. Ofimática FECHA: 05/12/2016 CICLO ESCOLAR: Agosto2016- Enero 2017 Página 1 de 41

INDICE Contenido INTRODUCCION ........................................................................................................................ 4 OBJETIVO ....................................................................................................................................... 5 DEFINICIÓN DE DATOS ........................................................................................................... 5 DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN ............................................................................................. 6 DEFINICIÓN DE BD ................................................................................................................... 7 DEFINICIÓN DE MANEJADOR DE BASE DE DATOS .......................................................... 8 TIPOS DE BD .............................................................................................................................. 8 TIPOS DE USUARIOS PARA UNA BD .................................................................................. 13 DESCRIPCIÓN DE MICROSOFT ACCESS .......................................................................... 14 DEFINICIÓN DE MODELO ENTIDAD RELACIÓN................................................................ 14 DEFINICIÓN DE ENTIDAD ...................................................................................................... 15 DEFINICIÓN ATRIBUTOS ....................................................................................................... 16 DEFINICIÓN DE RELACIÓN ................................................................................................... 16 DEFINICIÓN DE CARDINALIDAD .......................................................................................... 16 MODELO RELACIONAL .......................................................................................................... 17 TABLA EN ACCESS ................................................................................................................. 17 CAMPOS DE ACCESS ............................................................................................................ 18 REGISTROS DE ACCESS ...................................................................................................... 20 TIPOS DE DATOS EN ACCESS ............................................................................................. 22 TIPOS DE CLAVES EN ACCESS ........................................................................................... 24 RELACIÓN EN ACCESS ......................................................................................................... 27 FORMATO PARA LOS CAMPOS EN ACCESS .................................................................... 28 MASCARAS DE ENTRADAS Y SALIDAS EN ACCESS ...................................................... 30 CAMPOS REQUERIDOS Y REGLAS DE VALIDACION ...................................................... 32 DEFINICIÓN DE CONSULTA EN ACCESS........................................................................... 33 TIPOS DE CONSULTA EN ACCESS ..................................................................................... 34 SENTENCIA EN SQL PARA CONSULTAS ........................................................................... 35 OPERADOR DE COMPARACIÓN PARA CONSULTAR ...................................................... 37 VISTA PARA UNA CONSULTA EN ACCESS ....................................................................... 39 Página 2 de 41

EJEMPLO DE UNA CONSULTA SENCILLA ......................................................................... 39 EJEMPLOS DE CONSULTAS UTILIZANDO OPERADORES DE COMPARACIÓN EN ACCESS .................................................................................................................................... 40 CONCLUSIÓN........................................................................................................................... 41

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INTRODUCCION Microsoft Access 2007 -2013 es un potente sistema de administración de bases de datos relacionales el cual permite la gestión de cualquier tipo de información. Este programa permite diseñar las estructuras para el almacenamiento de la información y los medios para su introducción y explotación. Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema o actividad específicos.

De esta forma se pueden utilizar bases de datos para gestionar y organizar cosas tan sencillas como el mantener un registro de una colección de objetos, como pueden ser discos de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa u organización.

Algunas de las ventajas de usar un sistema de bases de datos son: • Se evita la redundancia y la inconsistencia de datos.

• Se determinan ciertos requisitos para la adición y eliminación de datos.

• Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.

• Se mantiene la integridad entre los datos.

La información se puede definir como un conjunto de datos con cierta importancia, la cual debe ser apoyada por el sistema de base de datos. Por lo tanto, un sistema de base datos optimiza el manejo de la información.

Una base de datos relacional se refiere a una manera de organizar la información que contiene la base de datos. En los sistemas relacionales, la información se representa mediante tablas. Debido a este carácter relacional, Access es un sistema de gestión de bases de datos relacional.

Una tabla es una estructura de datos que contiene información común. Por ejemplo, una tabla llamada “hacienda” podría estar constituida por campos tales como: nombre del animal, raza, fecha de nacimiento, etc. Por otra parte una tabla llamada “cabaña” podría constituirse por campos tales como: nombre del animal, exposición, fecha de la exposición, puesto obtenido, etc. Las tablas pueden, a su vez, estar relacionadas entre sí, lo cual genera una visión completa del sistema. Otras tareas que se pueden realizar con las tablas son las siguientes: • Agregar y actualizar los datos en las tablas mediante formularios en línea.

• Buscar y recuperar solamente los datos que se necesiten mediante consultas.

• Analizar o imprimir los datos con el esquema deseado mediante informes.

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OBJETIVO Principalmente es dar a conocer las diferentes definiciones de una base datos para poder ejecutarlos de manera correcta y saber su significado de cada elemento que la conforman.

DEFINICIÓN DE DATOS

Un dato por sí mismo no constituye información, es el procesamiento de los datos lo que nos proporciona información.

Un dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, espacial, etc.) de un atributo o variable cuantitativa o cualitativa. Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades. Es un valor o referente que recibe el computador por diferentes medios, los datos representan la información que el programador manipula en la construcción de una solución o en el desarrollo de un algoritmo.

Los datos aisladamente pueden no contener información humanamente relevante. Solo cuando un conjunto de datos se examina conjuntamente a la luz de un enfoque, hipótesis o teoría se puede apreciar la información contenida en dichos datos. Los datos pueden consistir en números, estadísticas o proposiciones descriptivas. Los datos convenientemente agrupados, estructurados e interpretados se consideran que son la base de la información humanamente relevante que se pueden utilizar en la toma de decisiones, la reducción de la incertidumbre o la realización de cálculos. Es de empleo muy común en el ámbito informático y, en general, prácticamente en cualquier investigación científica.

En programación, un dato es la expresión general que describe las características de las entidades sobre las cuales opera un algoritmo.

En estructura de datos, es la parte mínima de la información.

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DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN La información es

un

conjunto

organizado

de datos procesados,

que

constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje. Existen diversos enfoques para el estudio de la información: 

En biología, la información se considera como estímulo sensorial que afecta al comportamiento de los individuos.



En computación y teoría de la información, como una medida de la complejidad de un conjunto de datos.



En comunicación social y periodismo, como un conjunto de mensajes intercambiados por individuos de una sociedad con fines organizativos concretos.

Los datos sensoriales una vez percibidos y procesados constituyen una

información que cambia el estado de conocimiento, eso permite a los individuos o sistemas que poseen dicho estado nuevo de conocimiento tomar decisiones pertinentes acordes a dicho conocimiento.

Desde el punto de vista de la ciencia de la computación, la información es un conocimiento explícito extraído por seres vivos o sistemas expertos como resultado de interacción con el entorno o percepciones sensibles del mismo entorno.

En principio la información, a diferencia de los datos o las percepciones sensibles, tienen estructura útil que modificará las sucesivas interacciones del que posee dicha información con su entorno.

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DEFINICIÓN DE BD Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto.

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, por tanto se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD (del inglés data base malajemente sistema o DBMS), que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas; También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran mutuamente protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en España, los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), en México por

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la Ley

Federal

de

Transparencia

y

Acceso

a

la

Información

Pública

Gubernamental y en Argentina la Ley de Protección de Datos Personales

DEFINICIÓN DE MANEJADOR DE BASE DE DATOS Un sistema manejador de bases de datos (SGBD, por sus siglas en inglés) o Data Base Management Sistema (DBMS) es una colección de software muy específico, cuya función es servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las distintas aplicaciones utilizadas.

Como su propio nombre indica, el objetivo de los sistemas manejadores de base de datos es precisamente el de manejar un conjunto de datos para convertirlos en información relevante para la organización, ya sea a nivel operativo o estratégico.

Lo hace mediante una serie de rutinas de software para permitir su uso de una manera segura, sencilla y ordenada. Se trata, en suma, de un conjunto de programas

que

realizan

tareas

de

forma

interrelacionada

para

facilitar

la construcción y manipulación de bases de datos, adoptando la forma de interfaz entre éstas, las aplicaciones y los mismos usuarios.

Su uso permite realizar un mejor control a los administradores de sistemas y, por otro lado, también obtener mejores resultados a la hora de realizar consultas que ayuden a la gestión empresarial mediante la generación de la tan perseguida ventaja competitiva.

TIPOS DE BD Bases De Datos Estáticas Estas son bases de datos de solo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el Página 8 de 41

comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.

Bases De Datos Dinámicas Estas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa.

Modelos De Bases De Datos Además de la clasificación por la función de las bases de datos, estas también se pueden clasificar de acuerdo a su modelo de administración de datos.

Un modelo de datos es básicamente una "descripción" de algo conocido como contenedor de datos (algo en donde se guarda la información), así como de los métodos para almacenar y recuperar información de esos contenedores. Los modelos de datos no son cosas físicas: son abstracciones que permiten la implementación de un sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a algoritmos, y conceptos matemáticos.

Bases De Datos Jerárquicas Éstas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su información en una estructura jerárquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de información puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas.

Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran volumen de información y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento.

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Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar eficientemente la redundancia de datos.

Base De Datos De Red Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico).

Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad que significa administrar la información en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por usuarios finales.

Bases De Datos Transaccionales Son bases de datos cuyo único fin es el envío y recepción de datos a grandes velocidades, estas bases son muy poco comunes y están dirigidas por lo general al entorno de análisis de calidad, datos de producción e industrial, es importante entender que su fin único es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad posible, por lo tanto la redundancia y duplicación de información no es un problema como con las demás bases de datos, por lo general para poderlas aprovechar al máximo permiten algún tipo de conectividad a bases de datos relacionales.

Bases De Datos Relacionales Éste es el modelo utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970, de los laboratorios IBM en San José, no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas". Pese a que ésta es la teoría de las bases de datos relacionales creadas por Codd, la mayoría de las veces se conceptualiza de una Página 10 de 41

manera más fácil de imaginar. Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (las columnas de una tabla).

En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información.

El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales.

Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como normalización de una base de datos Durante los años 80 la aparición de c produjo una revolución en los lenguajes de programación y sistemas de administración de datos. Aunque nunca debe olvidarse que DBASE no utilizaba SQL como lenguaje base para su gestión.

Bases De Datos Multidimensionales Son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como creación de cubos OLAP Básicamente no se diferencian demasiado de las bases de datos relacionales (una tabla en una base de datos relacional podría serlo también en una base de datos multidimensional), la diferencia está más bien a nivel conceptual; en las bases de datos multidimensionales los campos o atributos de una tabla pueden ser de dos tipos, o bien representan dimensiones de la tabla, o bien representan métricas que se desean estudiar.

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Bases De Datos Orientadas a Objetos Este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informáticos enfocado a objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento).

Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos importantes del paradigma de objetos: Encapsulación - Propiedad que permite ocultar la información al resto de los objetos, impidiendo así accesos incorrectos o conflictos.

Herencia- Propiedad a través de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de una jerarquía de clases.

Polimorfismo - Propiedad de una operación mediante la cual puede ser aplicada a distintos tipos de objetos.

En bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones sobre los datos como parte de la definición de la base de datos. Una operación (llamada función) se especifica en dos partes. La interfaz (o signatura) de una operación incluye el nombre de la operación y los tipos de datos de sus argumentos (o parámetros). La implementación (o método) de la operación se especifica separadamente y puede modificarse sin afectar la interfaz. Los programas de aplicación de los usuarios pueden operar sobre los datos invocando a dichas operaciones a través de sus nombres y argumentos, sea cual sea la forma en la que se han implementado. Esto podría denominarse independencia entre programas y operaciones.

Bases De Datos Documentales Permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas más potentes. Tesauros es un sistema de índices optimizado para este tipo de bases de datos.

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Bases De Datos Deductivas Un sistema de base de datos deductiva, es un sistema de base de datos pero con la diferencia de que permite hacer deducciones a través de inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la base de datos. Las bases de datos deductivas son también llamadas bases de datos lógicas, a raíz de que se basa en lógica matemática.

TIPOS DE USUARIOS PARA UNA BD Usuarios normales Son usuarios no sofisticados que interactúan con el sistema mediante un programa de aplicación con una interfaz de formularios, donde puede rellenar los campos apropiados del formulario. Estos usuarios pueden también simplemente leer informes generados de la base de datos.

Programadores de aplicaciones.

Son profesionales informáticos que escriben los programas de aplicación, utilizando herramientas para desarrollar interfaces de usuario, como las herramientas de desarrollo rápido de aplicaciones (DRA), que facilitan crear los formularios e informes sin escribir directamente el programa.

Usuarios sofisticados.

Interactúan con el sistema sin programas escritos, usando el lenguaje

de

consulta de base de datos para hacer sus consultas. Los analistas que envían las consultas para explorar los datos en la base de datos entran en esta categoría, usando ellos las herramientas de procesamiento analítico en línea (OLAP, OnLine Analytical Processing), o herramientas de recopilación de datos.

Usuarios especializados.

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Son usuarios sofisticados que escriben aplicaciones de bases de datos especializadas y adecuadas para el procesamiento de datos tradicional. Entre estas aplicaciones están los sistemas de diseño asistido por computadora, sistemas de base de conocimientos y sistemas expertos, sistemas que almacenan datos de tipos de datos complejos (como gráficos y de audio) y sistemas de modelado de entorno.

DESCRIPCIÓN DE MICROSOFT ACCESS Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft Office.

Access es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etcétera. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etcétera) y manejarlos por medio de las consultas e informes.

Utiliza los conceptos de bases de datos relacionales.

DEFINICIÓN DE MODELO ENTIDAD RELACIÓN Un diagrama o modelo entidad-relación (a veces denominado por sus siglas en inglés, E-R "Entity relationship", o del español DER "Diagrama de Entidad Relación") es una herramienta para el modelado de datos que permite representar las entidades relevantes de un sistema de información así como sus interrelaciones y propiedades.

El Modelo Entidad-Relación Se elabora el diagrama (o diagramas) entidad-relación.

Se completa el modelo con listas de atributos y una descripción de otras restricciones que no se pueden reflejar en el diagrama.

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El modelado de datos no acaba con el uso de esta técnica. Son necesarias otras técnicas para lograr un modelo directamente implementarle en una base de datos.

Brevemente: Permite mostrar resultados entre otras entidades pertenecientes a las existentes de manera que se encuentre la normatividad de archivos que se almacenarán Transformación de relaciones múltiples en binarias.

Normalización de una base de datos de relaciones (algunas relaciones pueden transformarse en atributos y viceversa).

Conversión en tablas (en caso de utilizar una base de datos relacional).

DEFINICIÓN DE ENTIDAD La entidad es cualquier clase de objeto o conjunto de elementos presentes o no, en un contexto determinado dado por el sistema de información o las funciones y procesos que se definen en un plan de automatización. Dicho de otra forma, las entidades las constituyen las tablas de la base de datos que permiten el almacenamiento de los ejemplares o registros del sistema, quedando recogidos bajo la denominación o título de la tabla o entidad. Por ejemplo, la entidad usuarios guarda los datos personales de los usuarios de la biblioteca, la entidad catalogo registra todos los libros catalogados, la entidad circulación todos los libros prestados y devueltos y así sucesivamente con todos los casos.

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DEFINICIÓN ATRIBUTOS Son las características, rasgos y propiedades de una entidad, que toman como valor una instancia particular. Es decir, los atributos de una tabla son en realidad sus campos descriptivos, el predicado que permite definir lo que decimos de un determinado sujeto. Por ejemplo de una entidad o tabla catálogo, se pueden determinar los atributos título, subtítulo, título paralelo, otras formas del título, autor principal, otras menciones de responsabilidad, edición, mención de edición, editorial, lugar de publicación, fecha de publicación,...

DEFINICIÓN DE RELACIÓN Vínculo que permite definir una dependencia entre los conjuntos de dos o más entidades. Esto es la relación entre la información contenida en los registros de varias tablas. Por ejemplo, los usuarios suelen clasificarse según una lista de tipos de usuarios, ya sean profesores, alumnos o investigadores. De esta forma es posible emitir la relación entre el usuario Jorge Martínez como alumno y Enrique Valtierra como profesor. Las relaciones son definidas de forma natural en un diagrama relacional para expresar un modelo cognitivo que dará lugar posteriormente a las interrelaciones de las entidades.

DEFINICIÓN DE CARDINALIDAD Otra de las características importantes que hay que tener en cuenta en este modelo es la cardinalidad de cada extremo en una relación. La cardinalidad expresa cuántas del conjunto de entidades de un extremo de la relación están relacionadas con cuántas entidades del conjunto del otro extremo. Pueden ser ``uno a uno'', ``uno a varios'' o ``varios a varios''. Por ejemplo, un artículo puede ser escrito por un solo autor o por varios, pero nunca por ninguno; un autor puede pertenecer a exactamente una institución (no para cero o varias); un artículo puede tener cero, uno o varios experimentos. Finalmente, un autor puede escribir muchos artículos, o ninguno. Observe que las cordialidades en algunos casos dependen de restricciones arbitrarias: se podría decidir aceptar sólo aquellos autores que han escrito al menos un artículo (y con esto cambiaría la última regla mencionada); Página 16 de 41

hemos decidido considerar sólo la institución primaria para la cual un determinado autor trabaja (y esto ha determinado nuestra segunda regla).

MODELO RELACIONAL El modelo relacional, para el modelado y la gestión de bases de datos, es un modelo de datos basado en la lógica de predicados y en la teoría de conjuntos.

Tras ser postuladas sus bases en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos.

Su idea fundamental es el uso de relaciones. Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados tuplas. Pese a que esta es la teoría de las bases de datos relacionales creadas por Codd, la mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil de imaginar, pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta por registros (cada fila de la tabla sería un registro o "tupla") y columnas (también llamadas "campos").

Es el modelo más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente.

TABLA EN ACCESS Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. En este artículo se ofrece información general sobre las tablas de las bases de datos de Access. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita. Si desea ver una introducción sobre cómo planear y diseñar una base de datos, consulte Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

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CAMPOS DE ACCESS Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la información con respecto a información de los empleados de una empresa, un registro sería la información relacionada a un solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número de seguridad social.

Consideraciones de tamaño Un campo es un segmento de la información que cuando se agrupa con otros segmentos relacionados, proporciona un registro detallado de un objeto específico.

Dividir la información en incrementos más pequeños hace que sea más fácil trabajar con los datos. Por ejemplo, es más fácil de crear letras y sus correspondientes etiquetas de correo si tienes tres campos para nombre, como "Señor" "John", "Smith" en lugar de agrupados como "Sr. John Smith", sobre todo si quieres el saludo de una carta para leer, "Querido John" y quieres dirigir la carta al "Sr. John Smith".

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Los campos mantienen los datos donde se espera En Microsoft Access los registros (grupos de campos) se muestran como filas y los campos individuales se muestran en columnas. El campo también designa e identifica la información exacta acerca de una persona o cosa. También indica a la base de datos donde se inicia cierta información y donde termina. Un campo etiquetado, "Nombre" identifica la información real (las letras que componen el nombre) y designa el punto en el que comienza el primer nombre y donde termina.

Los campos organizan tus datos Los campos proporcionan una manera de organizar y ordenar la información particular de una base de datos. Usando un nombre de empleado como un ejemplo, puede haber tres campos involucrados, y cada campo especifica dónde comienza el primer nombre y dónde termina, y lo separa del segundo nombre o apellido. En una base de datos Microsoft Access, puedes enumerar los nombres de los empleados sobre la base de criterios seleccionados para agrupar a todos los empleados que residen en un determinado estado, y luego recogen en los grupos por el apellido de la "A" a la "Z".

Diferenciación El campo también diferencia entre un registro de la información y otros. Recuerda que un registro es un conjunto de campos que contienen valores relacionados con un tema en particular, como un empleado nuevo. En la situación en la que hay un empleado con el mismo nombre y apellido, puede ser un tercer campo, como el nombre de sufijo (Jr., Esq., M.D.) que diferenciaría entre los dos nombres similares (John Smith, y John Smith, Jr.). Además, puede haber un campo creado en la base de datos que es para la "fecha de contratación". Este campo de fecha de contratación podría ser utilizado para llevar a cabo la clasificación, filtrado y selección de ciertos registros (empleados específicos) que cumplan con los criterios seleccionados específicos (fecha en que fueron contratados).

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Confusión de campos De vez en cuando, la gente puede hacer referencia al campo como un área de carga de datos en un formulario en línea. Esto no es totalmente exacto; sin embargo, debido a que el campo en sí es en realidad parte de una tabla subyacente en Microsoft Access, donde la información se almacena en la base de datos. El campo donde introduces los datos en el formulario es en realidad un método utilizado para recoger los datos para proporcionar valores para los campos en los registros individuales.

REGISTROS DE ACCESS Conceptos básicos de agregar registros Para escribir datos correcta y rápidamente en una base de datos de Access, resulta útil para entender algunos de los conceptos básicos sobre el funcionamiento de una base de datos. La información en las secciones siguientes explica algunos de los principios básicos de estructura y diseño que controlan cómo introducir datos.

Una base de datos de Access no es un archivo en el mismo sentido como un documento de Microsoft Office Word 2007 o un conjunto de diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2007. En su lugar, es una base de datos de Access una colección de objetos: tablas, formularios, informes, consultas y así sucesivamente, que debe trabajar conjuntamente para que una base de datos para que funcione correctamente.

Además, estos objetos deben cumplir una serie de principios de diseño o, de lo contrario, la base de datos tendrá deficiencias o errores de funcionamiento. A su vez, estos principios de diseño afectan al modo en que se escriben los datos. Tenga en cuenta las siguientes consideraciones relativas a los objetos de base de datos cuando empiece a trabajar. 

Access almacena todos los datos en una o más tablas. El número de tablas depende del diseño y la complejidad de la base de datos. Aunque puede ver datos en un Página 20 de 41

formulario, un informe, o en los resultados devueltos por una consulta, Access almacena los datos en las tablas y los objetos de la base de datos se crean encima de esas tablas. 

Cada tabla debe aceptar únicamente un tipo de datos. Por ejemplo, una tabla de información de contacto de la empresa no debe contener información de ventas. Si es así, puede resultar difícil, si no imposible encontrar la información correcta.



Normalmente, cada uno de los campos de una tabla acepta un solo tipo de datos. Por ejemplo, no puede almacenar notas en un campo definido para aceptar números. Si intenta escribir texto en ese campo, Access muestra un mensaje de error. Sin embargo, no es una regla de disco dura y rápida. Por ejemplo, puede almacenar números (como códigos postales) en un campo definido para el tipo de datos de texto, pero no puede realizar cálculos con los datos.



Con algunas excepciones, los campos de un registro deberían aceptar un único valor.

Por ejemplo, no puede escribir más de una dirección en un campo de dirección. Esto difiere Microsoft Office Excel 2007, que, de forma predeterminada, permite escribir cualquier número de nombres, direcciones o imágenes en una sola celda, a menos que establezca la celda de modo que acepte tipos limitados de datos.

Sin embargo, puede escribir una lista delimitada de elementos en los campos con el tipo de datos texto o Memo. Además, Office Access 2007 proporciona una nueva característica denominada campo multivalor. Campos multivalor sirven para adjuntar varios fragmentos de datos a un único registro y para crear listas que acepten varios valores. Por ejemplo, puede adjuntar Microsoft Office PowerPoint 2007 de diapositivas y cualquier número de imágenes a un registro en la base de datos.

También puede crear una lista de nombres y seleccionar tantos de esos nombres según sea necesario. El uso de campos multivalor parece infringe las reglas de diseño de base de datos puede almacenar más de un registro por campo de tabla, pero no es así, porque Access aplica las reglas "entre bastidores" al almacenar los datos en tablas ocultas especiales.



En versiones anteriores de Access, había que diseñar y crear al menos una tabla para poder escribir datos. Tenía decidir los campos que desea agregar a la tabla y, a Página 21 de 41

continuación, estableció los tipos de datos para cada campo. En Office Access 2007, ahora puede abrir una tabla en blanco y comenzar a escribir datos. Access deduce un tipo de datos para el campo en función de lo que escribe.

TIPOS DE DATOS EN ACCESS La siguiente tabla enumeran los tipos de datos disponibles en bases de datos de escritorio en Access 2016 y Access 2013.

Tipo de datos Texto

Tamaño

corto Datos alfanuméricos (nombres, Hasta 255 caracteres.

(anteriormente conocido

Uso

títulos, etc.)

como

"Texto") Texto

largo Grandes cantidades de datos Hasta

(anteriormente conocido

alfanuméricos:

como párrafos.

"Memo")

Para

oraciones obtener

1

gigabyte

y aproximadamente,

pero

(GB) los

más controles para mostrar un texto

información sobre los detalles de largo se limitan a los primeros texto largo, vea tipo de datos 64 000 caracteres.

Memo él ahora se llama "texto largo" .

Número

Datos numéricos.

1, 2, 4, 8 o 16 bytes.

Fecha y hora

Fechas y horas.

8 bytes.

Moneda

Datos monetarios, almacenados 8 bytes. con 4 posiciones decimales de precisión.

Autonumeración

Valor único generado por Access 4 bytes (16 bytes para el Id. de para cada registro nuevo.

Sí/no

Datos

replicación).

booleanos 1 byte.

(verdadero/falso);

Access

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Tipo de datos

Uso

Tamaño

almacena el valor numérico cero (0)

para

Falso

y

-1

para

Verdadero.

Objeto OLE

Imágenes, gráficos u otros objetos Hasta unos 2 GB. de ActiveX desde otra aplicación basada en Windows.

Hipervínculo

Una dirección de vínculo a un Hasta 8192 (cada parte de un documento o archivo en Internet, tipo

de

datos

Hipervínculo

en una intranet, en una red de puede contener un máximo de área local (LAN) o en el equipo 2048 caracteres). local Datos adjuntos

Puede adjuntar archivos, como Hasta unos 2 GB. imágenes, documentos, hojas de cálculo o gráficos; cada campo de datos adjuntos puede contener una cantidad ilimitada de datos adjuntos por registro, hasta el límite de almacenamiento del tamaño de un archivo de base de datos. Tenga en cuenta que el tipo de

datos

adjuntos

no

está

disponible en formatos de archivo de Microsoft ACCESS. Calculado

Puede crear una expresión que Depende del tipo de datos de la utilice datos de uno o más propiedad Tipo de resultado. El campos.

Puede

designar resultado de tipo de datos de

resultados diferentes tipos de texto corto puede tener hasta datos de la expresión. Tenga en 243 caracteres. Texto largo,

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Tipo de datos

Uso

Tamaño

cuenta que el tipo de datos número, Sí/No y la fecha y hora calculado no está disponible en debe

coincidir

con

sus

formatos de archivo de Microsoft respectivos tipos de datos.

ACCESS. Asistente búsquedas

para La entrada del Asistente para Depende del tipo de datos del búsquedas en la columna de tipo campo de búsqueda. de datos en la vista Diseño no es realmente un tipo de datos. Al elegir

esta entrada, inicie el

Asistente para ayudarle a definir un campo de búsqueda simple o complejo. Un campo de búsqueda simple usa el contenido de otra tabla o una lista de valores para validar el contenido de un único valor por fila. Un campo de búsqueda almacenar

compleja varios

permite

valores

del

mismo tipo de datos en cada fila.

TIPOS DE CLAVES EN ACCESS Al ser los registros información sobre los atributos de algo o alguien, para no confundirse entre sí se acostumbra a elegir uno de los campos (o a un conjunto de campos) como la clave primaria. Esta clave primaria es la que permite identificar de manera única e inequívoca un registro. La clave principal no puede contener valores duplicados, ni valores nulos (o en blanco).

Establecer la clave principal o llave principal de una tabla

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La clave o llave principal de una tabla, está compuesta por uno o varios campos que identifican en forma única cada registro almacenado.

Se utiliza como clave principal un campo que contenga valores que no se repitan para cada registro, por ejemplo, en la tabla Empleados el campo Núm. de Empleado, es la clave principal de esta tabla.

El uso de clave principal en una tabla trae las siguientes ventajas: Access crea automática mente un índice para el campo clave principal, esto permite acelerar las búsquedas sobre la tabla.

Cuando se observen los datos ya sea a través de la Hoja de datos o de un formulario, los registros se mostrarán ordenados según la clave principal.

Cuando se adicionen registros, Access no permitirá introducir valores repetidos ni nulos en el campo clave principal, asegurando de esta forma que cada registro sea identificado en forma única.

Se deben ejecutar los siguientes pasos para establecer la clave principal: 1. Hacer click en el campo que se va a establecer como clave principal. Si se va a crear una clave principal de varios campos, se oprime la tecla <CTRL> y haciendo click sobre cada campo se van seleccionando los campos.

2. Por el menú edición, elegir Establecer clave principal (o desde la barra de herramientas hacer click en el botón Establecer clave principal).

Access colocará un indicador de clave, a la izquierda del campo o campos señalados como clave principal.

Cambiar la clave principal Para cambiar la clave principal de una tabla, se debe:

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1. Dar click sobre el campo que se desee establecer como nueva clave principal.

2. Dar click sobre el botón en la barra de herramientas llamado Establecer clave principal.

Automáticamente, Access cambia la marca de clave principal hacia el nuevo campo.

Todo este proceso debe ser realizado estando en el modo Presentación Diseño de la tabla.

Eliminar la clave principal Para eliminar la clave principal, se debe: 1. Estando abierta la tabla en el modo Presentación Diseño, elegir del menú Ver, la opción índices (o en la barra de herramientas, hacer click en el botón índices).

Access mostrará la ventana índice. Si la tabla tiene clave principal, aparecerá en la columna Nombre del índice, el nombre de Clave principal (Primary key).

2. Dar click sobre el selector de fila a la izquierda del nombre del índice, y luego oprimir la tecla <SUPR>.

3. Cerrar la ventana índice, oprimiendo click sobre el botón índices en la barra de herramientas.

Cuando se guarda una tabla, si no se ha definido una clave principal, Access advertirá esta situación y sugerirá que se cree una. Si Access la crea, lo que hará será crear un campo tipo Contador, al cual se le asignará la clave principal. Una tabla puede almacenarse sin clave principal, pero si luego va a ser parte de una relación, ésta no podrá establecerse por la falta de ella.

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RELACIÓN EN ACCESS Existen tres tipos de relaciones de tabla: 

Una relación uno a varios Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos.

Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.



Una relación de varios a varios Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.

Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas Página 27 de 41

en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos. 

Una relación uno a uno En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

FORMATO PARA LOS CAMPOS EN ACCESS Microsoft Office Access 2007 ofrece varias opciones de formato predefinidos que puede utilizar para mejorar la apariencia de los datos en una tabla o formulario. En este artículo se describe los formatos predefinidos disponibles que puede elegir entre y explica cómo aplicar los formatos.

El formato predefinido, que puede seleccionar depende de la tipo de datos activada para un campo. Recuerde que la propiedad formato que se aplica solo afecta a cómo se muestran los datos y no cómo Access almacena los datos subyacentes de las tablas. Por ejemplo, si selecciona un formato que muestre solo dos posiciones decimales en un tipo de datos de moneda y el origen de datos contiene cuatro posiciones decimales, verá un valor redondeado muestra mientras los valores reales de la tabla sería diferentes.

Dado que Access tiene un formato predeterminado para cada tipo de datos, necesarias para cambiar el formato solo si desea cambiar la visualización predeterminada. Aplicar un formato específico puede ser útil si desea que a veces Página 28 de 41

datos para que se muestre con algunos detalles adicionales. Por ejemplo, en una tabla de orden de compra, para indicar que la cantidad de un producto sólo está disponible la caja, puede aplicar un formato personalizado para que se muestre el word & crate(s) cuando se especifica una cantidad de ese campo. Mostrar un tipo de cantidad, como crate(s), puede ayudar a evitar confusiones sobre la cantidad de pedido.

Agregar una cadena de texto como formato de presentación de un campo NOTA: La configuración regional de Microsoft Windows también influir en cómo los tipos de datos de fecha y hora, número y moneda se mostrarán cuando los usuarios aplicar opciones de formato. Windows admite varios idiomas, además de los formatos de moneda y de fecha y hora de los países o regiones que usan esos idiomas. Para obtener más información sobre la configuración regional de Windows, vea cambiar la configuración regional de Windows para modificar la apariencia de algunos tipos de datos.

Muchos tipos de datos tienen predefinidos opciones de formato de Access. Para los tipos de datos que no estén disponible un formato predefinido, puede especificar un formato personalizado introduciendo conjuntos de caracteres literales y marcadores de posición en un campo.

Deje que nosotros ahora Eche un vistazo a los formatos predefinidos disponibles y cómo aplicarlos.

Seleccione un formato predefinido Elija un formato para los tipos de datos número y moneda Si no elige un valor de propiedad formato específico para un campo o un control que muestra un número o un valor de moneda, Access muestra los valores numéricos en el formato de número General y los valores de moneda en el formato de moneda.

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MASCARAS DE ENTRADAS Y SALIDAS EN ACCESS Cuando varias personas escriben datos en la base de datos de Access, puede definir el modo en que los usuarios deben escribir los datos en campos específicos para ayudar a mantener la coherencia y para que la base de datos sea más fácil de administrar. Por ejemplo, puede establecer una máscara de entrada para un formulario de modo que los usuarios solo puedan escribir los números de teléfono en el formato usado en Suecia o las direcciones en el formato usado en Francia.

Puede establecer un formato específico para la máscara de entrada y seleccionar otro formato para que los mismos datos se muestren de una manera diferente.

En este artículo, encontrará más información acerca de las máscaras de entrada, cuándo usarlas y cómo crearlas.

Acerca de las máscaras de entrada

Comenzaremos por dónde y cuándo puede resultar conveniente usar máscaras de entrada. Puede agregar máscaras de entrada a campos de tabla, consultas y controles de informe y formulario.

Por ejemplo, se puede agregar una máscara de entrada a un campo de tipo Fecha y hora de una tabla, o bien, a un control de cuadro de texto en un formulario que se enlaza a un campo de tipo Fecha y hora. Se pueden agregar, asimismo, a los controles de formulario, como cuadros de texto, enlazados a campos de tabla con esos tipos de datos. Si no está familiarizado con los tipos de datos, vea el artículo Introducción a los tipos de datos y las propiedades de campo.

Las máscaras de entrada proporcionan un formato establecido para la entrada de datos en un campo mediante el uso de caracteres y símbolos. Al aplicar una máscara de entrada a un campo, las personas que escriban datos en ese campo deberán seguir el patrón específico definido por la máscara de entrada. Por ejemplo, si el usuario de la base de datos escribe un número de teléfono sin el código de área, en esta máscara en particular, (___) 555-0187 ext. ___, el usuario no podrá Página 30 de 41

guardar los datos hasta que agregue el código de área. El comportamiento exacto depende de cómo el diseñador de la base de datos haya configurado la máscara de entrada.

Las máscaras de entrada proporcionan una amplia validación de datos e impiden que los usuarios escriban datos no válidos (como un número de teléfono en un campo de fecha). Además, pueden ayudar a asegurar que los usuarios escriban los datos de manera coherente, para que resulte más fácil buscar datos y mantener la base de datos.

Recuerde que las máscaras de entrada se definen de modo que controlen el formato en que se escriben los datos en la base de datos, pero puede aplicar otro formato a los mismos datos para cambiar el modo en que estos se muestran. Por ejemplo, la máscara de entrada puede definir el formato de las fechas como AAAA.MM.DD, pero la fecha aparece como DD-MM-AAAA.

Las tres secciones de una máscara de entrada Las máscaras de entrada están compuestas de una sección obligatoria y dos secciones opcionales, y cada una de ellas se separa con punto y coma. El propósito de cada sección es el siguiente:

La primera sección es obligatoria. Incluye los caracteres o la cadena (serie de caracteres) de máscara junto con marcadores de posición y datos literales, como paréntesis, puntos y guiones.

La segunda sección es opcional y hace referencia a los caracteres de máscara incrustados y al modo en que se almacenan dentro del campo. Si la segunda sección se establece en 0, los caracteres se almacenan con los datos; si se establece en 1, los caracteres solo se muestran, pero no se almacenan. Si la segunda sección se establece en 1, puede ahorrarse espacio de almacenamiento en la base de datos.

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La tercera sección también es opcional e indica un solo carácter o espacio que se usa como marcador de posición. De forma predeterminada, Access usa el carácter de subrayado (_). Si desea usar otro carácter, escríbalo en la tercera sección de la máscara.

Por ejemplo, esta es una máscara de entrada para números de teléfono con formato de EE.UU.: (999) 000-000;0; -:

La máscara usa dos caracteres de marcador de posición: 9 y 0. El 9 indica un dígito opcional (que hace que sea opcional escribir el código de área) y el 0 indica un dígito obligatorio.

El 0 de la segunda sección de la máscara de entrada indica que los caracteres de máscara se almacenarán con los datos.

La tercera sección de la máscara de entrada especifica que se debe usar un guión (-) en vez del carácter de subrayado (_) como carácter de marcador de posición.

CAMPOS REQUERIDOS Y REGLAS DE VALIDACION

Hay dos formas básicas para obligar a especificar valores en un campo:

Configurar la propiedad Requerido del campo como Sí

Para ello, abra la tabla en

vista Diseño. Este método es sencillo y una buena opción si sólo desea cambiar un campo cada vez.

Utilizar una consulta de definición de datos que cree un índice que no permita valores nulos en el campo

Para ello, puede usar la vista SQL. Este método no es

tan fácil como usar la vista Diseño, pero tiene una ventaja: puede guardar la consulta Página 32 de 41

de definición de datos y utilizarla de nuevo más tarde. Esto es útil si elimina y vuelve a crear las tablas periódicamente y desea obligar a especificar valores en algunos de los campos.

Puede investigar o validar los datos en bases de datos de escritorio de Access escriba mediante reglas de validación. Existen tres tipos de reglas de validación en Access: Regla de validación de campo

Puede utilizar una regla de validación para

especificar un criterio que deben cumplir todos los valores de campo válido. Por ejemplo, un campo de fecha podría tener una regla de validación que no permita valores en el pasado.

Regla de validación de registro

Puede utilizar una regla de validación para

especificar una condición que deben cumplir todos los registros válidos. Por ejemplo, un registro con dos campos de fecha puede requerir que los valores de un campo preceden siempre los valores del otro campo (por ejemplo, StartDate es antes EndDate).

Validación en un formulario

Puede usar la propiedad Regla de validación de un

control en un formulario para especificar un criterio que deben cumplir todos los valores de entrada a dicho control. La propiedad de control de Regla de validación funciona como una regla de validación de campo.

NOTA: Este artículo no se hace extensivo a las aplicaciones de Access, el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea. Vea Crear una aplicación de Access para más información.

DEFINICIÓN DE CONSULTA EN ACCESS

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas. ¿Cómo se utilizan las consultas?

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Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

TIPOS DE CONSULTA EN ACCESS



Consultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones a muchos registros con una única operación. Existen cuatro tipos de consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de Creación de Tablas.



Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no únicamente determinados campos de su interior.



Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un 5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría laboral.



Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, Página 34 de 41

que se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes. 

Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más tablas.



Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que se desea insertar en un campo.



Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una misma tabla.

SENTENCIA EN SQL PARA CONSULTAS

Vistas de consulta Haz clic en el botón Ver para que puedas acceder a la lista desplegable que te mostrará las diferentes opciones de vista para las consultas.

Por ejemplo, la vista Hoja de datos, te permitirá ver los resultados de tu consulta en forma de tabla o la Vista Diseño, te permitirá modificar o configurar la consulta.

Botón ejecutar consulta Después de diseñar la consulta, haz clic en el botón Ejecutar para que puedas ver los resultados de tu búsqueda en una tabla.

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Consulta de datos Ahora nos vamos a centrar en la “R” de CRUD, es decir, en cómo recuperar la información que nos interesa de dentro de una base de datos, usando para ello el lenguaje de consulta o SQL. Ya nos preocuparemos luego de cómo llegamos a introducir los datos primeramente.

Para realizar consultas sobre las tablas de las bases de datos disponemos de la instrucción SELECT. Con ella podemos consultar una o varias tablas. Es sin duda el comando más versátil del lenguaje SQL. Existen muchas cláusulas asociadas a la sentencia SELECT (GROUP BY, ORDER, HAVING, UNION). También es una de las instrucciones en la que con más frecuencia los motores de bases de datos incorporan cláusulas adicionales al estándar, que es el que veremos aquí.

BONUS: Consigue tu ebook recopilatorio GRATIS >> Héroe en SQL: manual de iniciación Vamos a empezar viendo las consultas simples, basadas en una sola tabla.

Veremos cómo obtener filas y columnas de una tabla en el orden en que nos haga falta.

El resultado de una consulta SELECT nos devuelve una tabla lógica. Es decir, los resultados son una relación de datos, que tiene filas/registros, con una serie de campos/columnas. Igual que cualquier tabla de la base de datos. Sin embargo esta tabla está en memoria mientras la utilicemos, y luego se descarta. Cada vez que ejecutamos la consulta se vuelve a calcular el resultado.

La sintaxis básica de una consulta SELECT es la siguiente (los valores opcionales van entre corchetes):

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SELECT [ ALL / DISTINC ] [ * ] / [ListaColumnas_Expresiones] AS [Expresion] FROM Nombre_Tabla_Vista WHERE Condiciones ORDER BY ListaColumnas [ ASC / DESC ]

OPERADOR DE COMPARACIÓN PARA CONSULTAR Los operadores de comparación se usan con los datos de caracteres, numéricos o de fecha, y se pueden utilizar en las cláusulas WHERE o HAVING de una consulta.

Los operadores de comparación dan como resultado un tipo de datos booleano y devuelven TRUE o FALSE según el resultado de la condición probada.

Por ejemplo, para calcular una bonificación para aquellos empleados que han sido contratados

antes

del

15

de

marzo

de

1998,

el

cálculo

de

si

el

campo hire_date (fecha de contratación) de un empleado es menor o igual que 15 de marzo de 1998 proporcionará una lista de los empleados que deben recibir la bonificación.

Los operadores de comparación válidos son: 

> (mayor que)



< (menor que)



= (igual a)



<= (menor o igual que)



>= (mayor o igual que)



!= (no es igual a)



<> (no es igual a)



!< (no menor que)



!> (no mayor que)

Los operadores de comparación se pueden usar también en la lógica del programa para buscar una condición. Por ejemplo, si el valor de país o región es Reino Unido en lugar de España, puede que se apliquen distintas tarifas de envío. En este caso, se usan juntos una combinación de un operador de comparación, una expresión (el

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nombre de columna), un literal (‘Reino Unido’) y una palabra clave de programación de control de flujo (IF), para lograr este objetivo.

Cualquier persona que tenga acceso a los datos reales (para consultas) puede usar los operadores de comparación en consultas adicionales. En las instrucciones de modificación de datos, se recomienda utilizar solamente los operadores de comparación si sabe que dispone de los permisos adecuados y que sólo un pequeño grupo de personas podrá modificar los datos. Esto ayudará a mantener la integridad de los datos.

Las consultas usan también comparaciones de cadenas para comparar el valor de una variable local, cursor o columna con una constante. Por ejemplo, se deberían imprimir todas las filas de clientes si el país o región es el Reino Unido. En la siguiente tabla se muestran ejemplos de comparación de cadenas entre datos Unicode y no Unicode. ST1 es char y ST2 es nchar.

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VISTA PARA UNA CONSULTA EN ACCESS

Panel de relación de objeto Todas las tablas que decidas incluir en una consulta aparecerán como pequeñas ventanas en la parte superior de la pantalla, este espacio es conocido con el nombre de Panel de relación de objeto. Cada ventana contiene una lista con el nombre de todos los campos disponibles en tabla que seleccionaste.

Tabla para criterios de búsqueda En esta tabla podrás escribir los criterios que tendrá tu búsqueda. Verás que en la primera fila de esta tabla encontrarás el nombre de los campos que serán incluidos en

la consulta.

También

podrás

ver

a

que tabla pertenece

cada campo y ordenar la forma como quieres que aparezcan los resultados de lo que estás buscando.

EJEMPLO DE UNA CONSULTA SENCILLA En este ejercicio, creará la consulta de selección contactos de Londres. Puede crear esta consulta en la vista Diseño o mediante un asistente. Además, si está familiarizado con las instrucciones SQL, puede crear una consulta mientras trabaja en la vista SQL escribiendo una instrucción SELECT sencilla.

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Antes de comenzar, debe tener una tabla que contenga datos. A continuaciรณn, se proporcionan datos de ejemplo en forma de tabla HTML.

EJEMPLOS

DE

CONSULTAS

UTILIZANDO

COMPARACIร N EN ACCESS

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OPERADORES

DE

CONCLUSIÓN Al concluir este proyecto pude reafirmar mis conocimientos sobre los distintos tipos de computadoras, el uso de cada una, como se han desarrollado con el pasar de los años, que son muy útiles para desarrollar las diferentes actividades diarias y que para nuestra vida académica van a hacer un buen instrumento para seguir aprendiendo y buscar los softwares requeridos para cada computadora. Facilitando el trabajo que día a día realizamos con el uso de nuevas tecnologías como las pizarras electrónicas, las redes inalámbricas permiten establecer un aprendizaje más significativo, ya que desarrollamos distintas investigaciones de las cuales aplicamos habilidades y destrezas necesarias para aplicar lo te aprendimos en la vida cotidiana también conocimos las diferentes bases de datos y como aplicarlas en el entorno ya que es importante porque podemos ocupar otros programas como visual Basic y así conoces la base de datos en Access.

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