Skab værdi med mobile processer i topledelsen

Skab værdi med mobile processer i topledelsen Researchnotat om mobil sagsbehandling med cBrain F2

Mobilitet er lige nu den stærkeste drivkraft i forandringerne af den måde organisationer bruger informationsteknologi. Dette researchnotat er baseret på interviews med nøglemedarbejdere i tre ministerier: •

Klima-, Energi- og Bygningsministeriet.

•

Social-, Børne- og Integrationsministeriet.

•

Miljøministeriet.

Notatet beskriver, hvordan anvendelsen af cBrain F2 Manager og cBrain F2 Minister iPad app gør det muligt for ministeriernes ledere at udføre mobil sagsbehandling på cBrain F2 Platformen.

Indhold Optimering af arbejdsprocesser gennem mobilitet .......................................................................................... 2 Mere effektiv sagsgang i sagsstyringsenheden ............................................................................................... 2 Papirløse møder i koncerndirektionen ........................................................................................................... 3 Mobile erfaringer fra en topchef ................................................................................................................... 4 I gang med F2 Manager .............................................................................................................................. 5 Sikkerhed på højeste niveau........................................................................................................................ 5 Fordele med mobil sagsbehandling på F2 Platformen ...................................................................................... 6

Optimering af arbejdsprocesser gennem mobilitet Mobilitet er den stærkeste drivkraft i

Platformen i stand til at gøre sager og akter

informationsteknologi lige nu. Sammenligner man

tilgængelige i F2 Manager app-en på iPad. Ledere er

analyser fra de førende analysehuse står det klar, at

herefter i stand til at arbejde med sager både formelt

adgang til data når som helst og hvor som helst er

og uformelt, når som helst og hvor som helst. App-en

godt på vej til at blive en topprioritet i mange

F2 Minister er skabt specielt til en ministers daglige

organisationer. Mobiliteten optimerer arbejdsprocesser

arbejde med akter og forelæggelser på iPad.

og skaber dermed mere tid for de mobile medarbejdere til at fokusere på kerne aktiviteter eller løse nye opgaver.

Siden Apple introducerede iPhone i 2007 og den helt nye formfaktor iPad i 2010, er den mobile tendens blevet drevet både af organisationernes strategiske ønsker om optimering såvel som brugernes efterspørgsel. iPad bliver også i stadig stigende grad valgt som formfaktor, når arbejdsprocesser skal gøres mobile, fordi en iPad er intuitiv at anvende, har en nem brugergrænseflade for app’s og høj sikkerhed.

Det er også elementer i den mobile strategi for cBrain F2 Platformen. F2 Manager gør brugerne af cBrain F2

Mere effektiv sagsgang i sagsstyringsenheden Klima-, Energi- og Bygningsministeriet har

det var de fysiske dokumenter, der blev forelagt

implementeret cBrain F2 Minister og cBrain F2

ministeren.

Manager for at gøre det muligt for ministeren og

I den traditionelle sagsbehandling skal dokumenterne

ministeriets topembedsmænd at udføre arbejdsopgaver på iPad. På overfladen en tilføjelse til organisationens cBrain F2 Platform i realiteten en

printes inden ministeren kan læse, notere og godkende eller afvise en sag. Akterne i sagerne skal printes, samles og bringes til forelæggelse hos

afgørende ændring i arbejdsprocesserne for

ministeren og retur til videre behandling i ministeriet.

sagsstyringsenheden i Klima-, Energi- og Bygningsministeriet og for ministeriets chefer.

Med F2 Manager og F2 Minister er ministeriets medarbejdere i stand til at forelægge sagerne med alle

Implementeringen af F2 Minister har ført til mere

relevante dokumenter på iPad. Ministeriets chefer og

effektive sagsgange, og i ministeriets sagsstyringsenhed skønnes det, at muligheden for at bruge iPad til arbejdsopgaverne har betydet en

ministeren har så adgang fra deres iPad til alle dokumenter i en sag, hvor de kan skrive personlige noter og godkende eller afvise en forelagt sag. På

reduktion på 70 procent i den tid, der skal bruges i sagsstyringsenheden efter forelæggelsesprocesserne i topledelsen. Forelæggelsen af sager foregår nu kontinuerligt i stedet for som tidligere i klumper, hvor

rejser eller udenfor kontoret kan topledelsen få adgang til alle sagens akter på F2 Platformen og starte en online diskussion med andre chefer, sekretærer og medarbejdere i deres team, mens de arbejder med de forelagte sager på iPad.

OKTOBER

2013

SIDE 2 AF 6

Papirløse møder i koncerndirektionen I Social-, Børne- og Integrationsministeriet er møderne

denne strategi, selvom ønsket om mobile løsninger i

i koncerndirektionen nu papirløse. Alle de akter fra

organisationen er drevet ligeså meget af brugerne i

cBrain F2 Platformen, der skal bruges til

organisationen, som den er initieret af ønsket om et

direktionsmøderne, har direktørerne adgang til via F2

optimeret afkast af investeringen i cBrain F2

Manager på deres iPad.

Platformen.

F2 Manager bruges til topchefernes mødemateriale og

Et af de næste skridt i arbejdet med cBrain F2

dagsmapper i Social-, Børne- og

Manager i Social-, Børne og Integrationsministeriet

Integrationsministeriet. Den komplekse organisation

bliver at teste afstemningsfunktionen.

omfatter en lang række styrelser og kontorer, som er

Afstemningsfunktionen gør det muligt at indikere

ansvarlige for kerneaktiviteter i velfærdsstaten og er

enighed eller uenighed i for eksempel en indstilling,

afhængig af, at der dagligt bliver truffet en lang række

som er lavet til en sag.

beslutninger og godkendelser. Selv en lille detalje kan ændre beslutningsgrundlaget og dermed være afgørende for udfaldet af en beslutning. Med adgang til alle akter fra cBrain F2 Platformen organiseret i sager i dagsmappen er direktørerne hele tiden opdateret med de seneste ændringer i en sag uden at skulle vente på, at nye dokumenter bliver fremskaffet og transporteret til et møde.

Udover at indikere enighed eller uenighed kan direktørerne skrive kommentarer til holdningen.

Afstemningsfunktionen i F2 Manager kan for eksempel erstatte diskussioner, som hidtil er foregået pr. mail mellem topcheferne og dermed afgøre om en sag bør komme på dagsordenen til et direktionsmøde. På sigt kan afstemningsfunktionen helt ændre den måde som mødeledere arbejder på. Med mødedeltagernes

I Social-, Børne- og Integrationsministeriet er mobilitet

tilkendegivelser om enighed eller uenighed i en

en del af strategien om ”smart” forvaltning. cBrain F2

indstilling samt kommentarer kan mødelederen bedre

Manager og cBrain F2 Minister er vigtige elementer i

vurdere tidsforbruget på dagsordenspunkterne eller helt udlade en diskussion, hvor alle på forhånd er enige.

Dokumenter gøres tilgængelige i F2 Manager app-en direkte fra F2 klienten og kan anvendes både online og offline på iPad. F2 Manager app-en synkroniserer de seneste ændringer, når den er online og gør det muligt at arbejde videre offline.

Mobile erfaringer fra en topchef Jesper Brask Fischer er koncerndirektør for

kommer ikke til at forlægge en sagsmappe eller flere;

Koncernstyring, Strategi og Internationale forhold i

jeg kan selvfølgelig glemme min iPad og så er jeg

departementet hos Social-, Børne- og

alvorligt på den.”

Integrationsministeriet. Han fortalte på et møde i

Jesper Brask Fischer er dog ikke mere på den, end den

rækken af ”Morgenmad Med Mening” hos cBrain i

tid det tager at skaffe en ny iPad og få synkroniseret

oktober 2013 om erfaringerne med de papirløse

med F2 Platformen. Data på en iPad er nemlig

direktionsmøder.

hardwarekrypteret, og kan ikke tilgås uden et gyldigt

1400 medarbejdere er ansat i Social-, Børne- og

password.

Integrationsministeriets koncern, der udover departementet består af tre styrelser. Målet for Jesper Brask Fischer er at sikre en optimeret og effektiv

Sammen med krypterede forbindelser og synkronisering med F2 platformen bag en firewall, gør det den mobile sagsbehandling sikker.

organisation, der har en klar administrativ kultur.

Koncerndirektionen er øverste administrative ledelse i ministeriet og mødes to timer hver anden onsdag fra

”Der er også økonomi i det. Det bliver nemmere for medarbejderne at arbejde med materialet før og efter

09.00 til 11.00 uden papirer – kun med iPad.

møderne,” sagde koncerndirektøren i Social-, Børneog Integrationsministeriet. Udfordringerne ser Jesper

”Arbejdsspørgsmålet til mig i dag var jo, hvad der

Brask Fischer først og fremmest i formfaktoren iPad.

sker, når man slipper ledelsen fri på en iPad?” sagde Jesper Brask Fischer og fortsatte med tre eksempler på effekten af at gøre topcheferne mobile med cBrain F2 Manager.

”Jeg kunne godt tænke mig, at Apple lavede en iPad i A4-størrelse. Det bliver lidt småt i længden.”

Til dagligt arbejder Jesper Brask Fischer fra

”Tid. Økonomi. Fleksibilitet.”

henholdsvis en stationær pc på kontoret, en iPad og en

”Vi sparer tid. Den akademiske medarbejder, som står for at forberede dagsordenspunkterne til direktionsmøderne afleverer materialet direkte i F2

Microsoft Surface. Men det er hans iPad med F2 Manager, der kommer med overalt. ”Den anden store udfordring med mobil

Manager og dermed på min iPad, så snart punktet er

sagsbehandling er så den totale afhængighed af

forberedt. Der er ikke brug for yderligere

teknikken,” sagde Jesper Brask Fischer og

administrative ressourcer til at forberede mødet, og jeg kan arbejde med forberedelsen med det samme.”

Jesper Brask Fischer fortsatte med at fortælle om

understregede vigtigheden af både oppetid og intuitiv anvendelse i den mobile sagsbehandling. ”Koncerndirektionen går ikke på kursus i iPad.

fleksibiliteten ved sagsbehandlingen på iPad.

Dagsmappen med mødemateriale er et

Koncerndirektøren oplever det som en stor lettelse

arbejdsredskab, som topcheferne kender og mestrer,

ikke at skulle tjekke både fysiske og digitale

så når det bliver digitalt, så skal det bare virke med

postkasser for at få styr på alt mødematerialet.

Topchefernes iPad synkroniseres med F2 Platformen i Social-, Børne- og Integrationsministeriet, når den er

integrerede annoteringer, som det er nu. Der skal næsten ingenting til, før en topleder vælger noget fra.”

online, så dokumenter, akter og sager altid er opdateret.

Koncerndirektør Jesper Brask Fischer talte på mødet ”Jeg kan arbejde overalt og bladre i hele historikken,

”Morgenmad Med Meninger” om mobil forvaltning, der

når jeg lige skal tjekke detaljerne i en sag. Og jeg

fandt sted 11. oktober 2013.

OKTOBER

2013

SIDE 4 AF 6

I gang med F2 Manager Miljøministeriet har for nylig taget F2 Manager i brug

de senest opdaterede versioner. På møderne er det

til mobil sagsbehandling. Introduktionen sker gradvist

muligt at finde de relaterede dokumenter uden et stort

for at sikre cheferne den nødvendige tid til overgangen

arbejde med at lede i papirbunker, og endelig bliver

fra papir til skærm i sagsbehandlingen.

uddelegering af opgaver fra mødet integreret i arbejdsprocessen i forbindelse med mødet.

De første reaktioner fra organisationens chefer har været, at de nu altid har de rigtige dokumenter, altså

Sikkerhed på højeste niveau F2 Manager er godkendt af danske

Desuden er en iPad udstyret med en lås, der er

sikkerhedsmyndigheder til digital forvaltning på

designet til at holde børn og andre nysgerrige sjæle

allerhøjeste niveau i den danske regering. Når alle

væk fra data på maskinen.

sikkerhedsfunktioner bruges er iPad den mest sikre

Sikker datatrafik er et tredje element i den den

mobile klient.

avancerede sikkerhedsmodel i F2 Manager. Endelig er

På en iPad er der to vigtige sikkerhedsforanstaltninger

godekendelsen af F2 Manager til mobil forvaltning på

for F2 Manager. Data på en iPad er nemlig

iPad afhængig af kryptede forbindelser, og at

hardwarekrypteret, og kan ikke tilgås uden et gyldigt

synkronisering med F2 Platformen finder sted bag en

password.

firewall.

Dagsmappen med mødemateriale er et af de vigtigste arbejdsredskaber for topchefer i den offentlige forvaltning. Med F2 Manager er alle dagens møder med dagsordner og bilag lige ved hånden i kalendervisningen.

Fra en iPad kan chefen arbejde med hele forelæggelsen og gå i dialog med kolleger og medarbejdere ved hjælp af chatfunktionen.

OKTOBER

2013

SIDE 5 AF 6

Fordele med mobil sagsbehandling på F2 Platformen Optimerer arbejdsprocesserne: Sagsbehandlingen sker løbende hvor som helst og når som helst. Det skaber en bedre løbende sagsbehandling, også i resten af organisationen.

Minimimerer ressourceforbrug: Minimerer ressourceforbruget til indsamling, print, transport og efterbehandling af forelagte sager.

Social og Samarbejde: F2 Manager engagerer brugerne i online dialog med andre ledere og medarbejdere gennem den indbyggede chat funktion. Afstemningsfunktionen skaber mere effektive beslutningsprocesser ved at registere brugernes holdninger før mødet.

Opdaterede dokumenter: Ændringer i dokumenterne eller nye dokumenter i en sag bliver leveret direkte til F2 Manager – ingen ventetid på print og transport.

Annoteringer i F2 Manager app: App-en har indbygget annotering, der gør det muligt at lave annoteringer direkte i F2 Manager og synkronisere dem med forelægelser og alle andre dokumenter i F2.

Sikkerhed: F2 Manager har en avanceret sikkerhedsmodel, som understøtter de højeste sikkerheds krav på regeringsniveau. Når alle sikkerhedsfunktioner bruges er iPad-en den mest sikre mobile klient.

cBrain F2 – Digital transformation cBrain F2 er en avanceret digitaliseringsplatform som understøtter væg-til-væg digitalisering af sags- og vidensprocesser. cBrain F2 er et standardsystem, som kan sættes i drift uden individuelle tilretninger og kan defor meget hurtigt tages i brug med målbare resultater: Otte danske ministerier , herunder Statsministeriet og Udenrigsministeriet, har valgt F2 Platformen til digital forvaltning.

Flere oplysninger på www.cbrain.dk eller hos cBrain Research: jho@cbrain.com

OKTOBER

2013

SIDE 6 AF 6