¿A qué se refiere?
La opción de almacenar documentos de tal manera que exista seguridad es importante para cada usuario, pues desde el momento que se decide guardar es porque se utilizará en un futuro y el riesgo de perderlo siempre está latente
La opción más relevante en la actualidad tiene que ver con el término “La nube” que viene a ofrecer un complemento de los medios tradicionales para almacenar y compartir información.
Características
importantes de las herramientas de almacenamiento en la nube
1. SINCRONIZACIÓN AUTOMÁTICA
Las actualizaciones en tiempo real son básicas para que los archivos reflejen los cambios que se realizan en ellos. No todos los servicios disponen de esta funcionalidad de sincronización, y esto podría ser un problema importante si nos olvidamos de sincronizar los archivos antes del próximo viaje de negocios.
Con la sincronización automática, usted puede estar tranquilo sabiendo que sus datos estén siempre actualizados. Los mejores servicios de almacenamiento en la nube también permiten a los usuarios programar copias de seguridad permanentes en una unidad externa que se produzca en intervalos de tiempo especificados.
Si disponemos de unos archivos completamente actualizados, podemos compartirlos entre nuestros compañeros de trabajo y para ello necesitamos unas herramientas colaborativas que nos permitan compartir archivos con un usuario autorizado en cualquier dispositivo de múltiples maneras.
Entre las características a primar estaría bien que incluyeran diversos roles de usuario para los accesos, protección con contraseña, distintos niveles de carpetas y subcarpetas, y compartir también por enlace directo o correo electrónico.
3. SEGURIDAD
La seguridad es una de las principales preocupaciones de las empresas, respecto a la nube. Los datos privados de su empresa podrían verse comprometidos si el servicio que utiliza carece de las características adecuadas.
Debe tener la capacidad de proteger sus archivos con una contraseña, en particular cuando se accede a ellos desde un dispositivo móvil, así como la capacidad para establecer diferentes niveles de acceso para diferentes empleados. Pero además de esto, es conveniente elegir un servicio que encripte los datos, e incluso que le permita elegir su propia clave de cifrado, de modo que ni siquiera los empleados de su empresa puedan ver sus archivos.
2. HERRAMIENTA COLABORATIVA
OTRAS CARACTERISTICAS
• Mejora los recursos tecnológicos.
• Los costos se reducen.
• Acceso a los documentos casi a tiempo real, sin necesidad de cargas de alta duración.
• Permite compartir recursos con independencia del dispositivo y la ubicación.
• Se optimiza su uso de manera automática.
• La seguridad es igual o mejor que otros sistemas convencionales.
• No requiere instalación ni mantenimiento ya que cada usuario accede desde diferentes lugares.