Informe de gestión Junta Directiva, segundo cuatrimestre 2017

Castillo Country Club

Informe de Gestiรณn

Junta Directiva II Cuatrimestre 2017

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MENSAJE DE PRESIDENCIA

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PROYECTOS FINALIZADOS Y ACTUALMENTE EN DESARROLLO • Mejora en las instalaciones (Ley 7600).

• Proyecto virtualización de tiquetes.

• Nueva cubierta y mejora de canchas de tenis.

• Campaña “Cero plásticos”, por un Club Sostenible.

• Proyecto Piscina Semi-Olímpica.

• Planta de tratamiento de aguas residuales.

• Planes de emergencia y temas de Salud Ocupacional.

• Mantenimiento de cocinas en todos los puntos de venta.

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NOTA FINANCIERA • Resumen al 31 de julio.

NOTA DE AUDITORÍA INTERNA • Valor agregado de la Auditoría Interna a la Gestión de Proyectos.

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MENSAJE DE PRESIDENCIA

¡ACCESIBILIDAD Y SEGURIDAD PARA TODOS! Estimados socios y socias: Les presentamos el segundo Informe Cuatrimestral de Labores de la Junta Directiva y nos sentimos complacidos porque todas y cada una de las acciones ejecutadas cuentan con el beneplácito de nuestra comunidad, según notas, felicitaciones y comentarios que nos hacen llegar por cada nuevo servicio o mejora que realizamos.

Nuestro norte tendrá siempre presente la necesidad de la accesibilidad y seguridad para toda la membresía, la protección al ambiente y la innovación en la calidad y cantidad de servicios.

Como lo informamos en el segundo Informe Cuatrimestral de Labores del 2016, uno de los ejes principales del Club, para su funcionamiento diario, es ofrecer un ambiente seguro y en este informe conocerán las mejoras realizadas en las áreas de accesibilidad y protocolos desarrollados para la atención de usuarios en casos de emergencia (evacuación).

En la parte ambiental, la Bandera Azul Ecológica, con el máximo número de estrellas, sigue ondeando en las instalaciones del Castillo Country Club, dando fe de los esfuerzos que hacemos para proteger nuestros recursos naturales, pensando siempre en el legado que debemos dejar a las futuras generaciones.

Por lo anterior, los invitamos a formar parte del proyecto “Cero plástico” para que contribuyan con el Club en su intención de reducir este material que causa perjuicio a nuestra gran casa, nuestro planeta. También, otra iniciativa, en pro del ambiente, es la construcción de la planta de tratamiento de aguas residuales -PTAR-. En el interior de este informe podrán conocer el avance de este proyecto.

Para concluir mi mensaje, agradecerles de nuevo su apoyo para el desarrollo del proyecto Piscina Semi-olímpica, el cual está en fase de tramitología y pronto será un servicio de calidad y otra obra que viene a acrecentar nuestro patrimonio.

Un saludo afectuoso para la gran familia del Castillo Country Club.

Óscar Marín Sáenz PRESIDENTE

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PROYECTOS FINALIZADOS

Y ACTUALMENTE EN DESARROLLO

Mejora en las instalaciones (Ley 7600) En el pasado mes de julio, se concluyó la primera etapa de un proyecto que tiene por objetivo garantizar los accesos para personas con capacidades diferenciadas y movilidad limitada (Ley 7600), además de las mejoras concernientes a las rutas de evacuación en las diferentes edificaciones del Club.

Como parte de estas obras se realizaron mejoras en las siguientes áreas: • Ampliación de la acera que conduce de la Capilla a la Casa Club.

• Construcción de acera contiguo al salón El Fortín para salir, en caso de emergencia, hacia el punto de reunión localizado detrás de la Pista de Hielo.

• Ensanchamiento y mejora de la rampa que conduce de sala de juegos infantiles (Estancia) hacia la rotonda de la entrada principal de la Casa Club.

• Mejora de la rampa localizada en la rotonda para facilitar el acceso al pasillo principal.

• En proceso, construcción de rampa en el parqueo número cuatro para facilitar el desplazamiento hacia el restaurante La Pollera.

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El costo de esta primera etapa alcanza los ¢15 millones de colones, incluidos en el presupuesto extraordinario, aprobado en el mes de febrero pasado, para el Área de Mantenimiento.

Los trabajos que se realizan para mejorar la accesibilidad y las rutas de evacuación constituyen un proyecto integral, según la visión estratégica del Club y concluirán en el año 2018, con una serie de obras dirigidas a cumplir con dicho objetivo.

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Proyecto virtualización de tiquetes.

Desde agosto pasado, se inició el proceso de virtualización de los “tiquetes de invitado”, para áreas verdes y zonas restringidas.

Este proyecto permitirá contar con múltiples beneficios, tales como: •

Mayor agilidad en el ingreso en días de alto tránsito.

•

Mayor control y posibilidad de administrar los tiquetes de invitados de forma personalizada.

•

Transferencia de tiquetes entre socios y beneficiarios, sin necesidad de papeleo o trámites adicionales.

•

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Descartar el uso de talonarios o tiquetes que pueden mojarse, perderse u olvidarse.

Este cambio de modalidad, de tiquete impreso a digital, genera un aporte importante en materia ambiental, porque se dejarán de producir aproximadamente 162.400 tiquetes de papel por año.

El proyecto ha tenido buena acogida entre los socios, quienes desde el mes de agosto iniciaron el cambio virtual de sus tiquetes, vigentes y vencidos, formando parte de esta nueva iniciativa que contribuye con el objetivo de hacer del Castillo Country Club un Club sostenible.

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Nueva cubierta y mejora de canchas de tenis En el mes de julio pasado, finalizó el proyecto de cambio de cubierta de las canchas de tenis, que consistió en colocar material aislante, mejorar la iluminación y mantenimiento de las canchas de tenis 1 y 2, con un costo cercano a los ¢35 millones de colones.

Como se mencionó en el Informe de Labores anterior, esta obra tenía el objetivo de subsanar los problemas de goteras y condensación, producto de la humedad y la filtración de agua, causado por el mal estado del techo y antiguos problemas de su instalación original.

Algunos de los trabajos realizados en este inmueble son:

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•

Desinstalación e instalación de una nueva cubierta, con una protección de aislante térmico tipo PRODEX, eliminándose en más de un 90% el problema de la alta condensación provocada por los cambios de temperatura.

•

Mantenimiento a toda la estructura metálica del inmueble (corrosión y pintura).

•

Cambio completo del cerramiento en sarán.

Las renovadas canchas se reinauguraron con un convivio entre los tenistas y actualmente se encuentran disponibles para el servicio de clases y usuarios individuales.

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Campaña “Cero plásticos”, por un Club Sostenible El Club se caracteriza por sus acciones e iniciativas que buscan convertirlo en un Club Sostenible.

A través del tiempo se han implementado gestiones orientadas a ese fin, entre ellas, la participación en el Programa Bandera Azul Ecológica, manteniendo el máximo galardón de 5 estrellas, por cinco años consecutivos.

En la actualidad, se desarrollan importantes proyectos en el área del reciclaje y el uso de residuos sólidos y orgánicos. Recibimos bonos por servicios ambientales que se conceden a empresas que buscan reducir los gases de efecto invernadero, producción de Bio-Diesel, que se deriva de los aceites desechados en las cocinas del Club, entre otros.

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En el mes de agosto, iniciamos un ambicioso proyecto en materia de sostenibilidad. “Cero plásticos” es el nuevo programa que busca reducir, al mínimo, el uso de plásticos contaminantes en el Club, el que se divide en 4 aspectos principales: •

Utilización de vajillas biodegradables en puntos de venta.

•

Disminución en el uso de bolsas plásticas en todo el Club, principalmente en áreas húmedas (piscina, vapores y saunas).

•

Reducción del uso de pajillas (gran contaminante de ríos y océanos).

•

Disminución en el uso de botellas de plástico desechables.

Esta iniciativa busca concientizar a la comunidad societaria de hacer la diferencia, para reducir o eliminar el uso del plástico. Los colaboradores del Club, por medio de programas de capacitación, son parte fundamental del proceso.

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Proyecto Piscina Semi-Olímpica En el mes de mayo del presente año, se inició el proceso para elegir la empresa encargada de elaborar los planos constructivos de la Piscina Semi olímpica. Se realizó un concurso, el que contó con varias etapas, en las que participaron, además de la Administración, la Comisión de Obras, Auditoría Interna, Junta de Vigilancia y Junta Directiva.

Las etapas del concurso se dividieron de la siguiente forma: •

Elaboración del cartel de licitación, con asesoría de la empresa Nexos Arquitectura (diseñador del anteproyecto).

•

Invitación a 10 empresas para participar en el concurso.

•

Entrega de requerimientos y establecimiento de fechas de entrega.

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•

Recepción de oferta, en sobre sellado, en fecha previamente establecida.

•

Evaluación de ofertas (7 empresas), según matriz de decisión.

•

Elaboración de terna finalista.

•

Visita a empresas finalistas para calificación adicional.

•

Selección de ganador del concurso, basado en la matriz de decisión.

La empresa ganadora del proceso y responsable de la elaboración de los planos constructivos fue Incopoás S.A., la que, a la fecha, cuenta con avances importantes en el trabajo encomendado.

De igual forma, y para acelerar el cumplimiento de requerimientos para obtener los permisos respectivos, se contrató a la empresa Ecomorfósis, como asesores y responsables de presentar y realizar los trámites ambientales ante SETENA, entidad que autoriza la viabilidad ambiental.

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Planta de tratamiento de aguas residuales En el Informe Cuatrimestral anterior, se mencionó el inicio de las gestiones realizadas para construir una Planta de Tratamiento de Aguas Residuales -PTAR- con tecnología BIONEST, ya la obra cuenta hoy con los permisos municipales respectivos.

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La disposición de las aguas tratadas será por medio de “Re-uso de Tipo 1 – Irrigación”, que hace que se descarguen en el tanque de riego, para su disposición.

Dicha planta, por su tecnología, opera automáticamente, lo que implica que está diseñada para generar muy bajos costos de operación. Los accesorios y tanques se encuentren instalados y conectados entre sí, siendo necesario solamente el encendido de los equipos eléctricos.

De acuerdo con lo proyectado, se espera que, a más tardar en el mes de diciembre, la planta de tratamiento esté funcionando a plena capacidad.

El sistema de tratamiento que se instalará, recolecta la totalidad de las aguas residuales que se generan en el Club: aguas grises y negras de baños y cocinas, además de las aguas pre-tratadas de las trampas de grasa. Las aguas se conducen por medio de tuberías y cajas de registro a un tanque séptico y, posteriormente a un bio-reactor, encargado final de tratar los líquidos.

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Planes de emergencia y Salud Ocupacional.

La Junta Directiva, por medio de las Comisiones de Sostenibilidad y de Obras, se ha preocupado por evaluar y proponer proyectos que mejoren las condiciones para atender emergencias y, principalmente aspectos de Salud Ocupacional, tanto en instalaciones como en procesos de producción y servicios.

de equipo. El pasado 25 agosto, se realizó un simulacro en el ámbito general del Club, con resultados muy satisfactorios, que permitieron detectar fortalezas y oportunidades de mejora. Para este evento se contó con el apoyo de la Cruz Roja y del Cuerpo de Bomberos, además de visores externos, quienes brindaron asesoría previa y durante el ejercicio.

Se ha trabajado intensamente en generar las condiciones necesarias para que, en un potencial evento, que provoque una situación de emergencia (sismo o incendio), estar preparados para atenderlo y minimizar los riesgos de afectación humana.

Mantenimiento de cocinas en todos los puntos de venta.

En los meses de junio y julio del presente año, se efectuaron trabajos de mantenimiento en las instalaciones del Área de Alimentos y Bebidas, principalmente en las cocinas de los diferentes puntos de venta.

Durante el transcurso del año se prepararon una serie de actividades de capacitación y de manejo

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Con la ayuda de proveedores especializados se ejecutaron trabajos en infraestructura y equipos, incluyendo el control de plagas. Se espera repetirlo al menos 2 veces al año durante el 2018, con el fin de fortalecer las condiciones de seguridad alimentaria y garantizar que el servicio se brinda en óptimas condiciones (inocuidad alimentaria).

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NOTA FINANCIERA Resumen al 31 de julio, 2017

Todos los proyectos y acciones mencionados en este informe, requieren evidentemente de sustento financiero para su culminación exitosa, por esa razón, como Junta Directiva hemos entendido la importancia que ha tenido el desarrollo perseverante del modelo de gestión a través de instrumentos técnicos de planificación financiera, como el presupuesto y las proyecciones de efectivo, logrando así llevar a cabo las inversiones en nuevos proyectos, el mejoramiento en la calidad de los servicios ofrecidos a toda la población de socios y cumplir con el mantenimiento que requieren año con año las instalaciones del Club, de tal manera que se garantice una sana gestión financiera de los recursos.

El apoyo de la herramienta del Flujo de Efectivo nos ha permitido, no solo proyectar todos los flujos de efectivo del Club, para ir monitoreando su disponibilidad; sino que adicionalmente nos ha facultado para garantizar el correcto uso de los fondos de acuerdo a su propósito: 1) fondos operativos para hacer frente a los egresos provenientes del servicio y mantenimiento, 2) fondos para inversión con los que contamos para la ejecución de proyectos, y para este periodo, 3) fondos aportados para el proyecto de Piscina Semi olímpica aprobado por la Asamblea de diciembre pasado. De acuerdo con esto, los fondos al 31 de Julio quedaron de la siguiente forma: Resumen de Flujos

al 31 julio 2017

Flujo de efectivo operativo

¢145 millones

Flujo de efectivo inversión

¢239 millones

Flujo para Piscina Semi olímpica

¢188 millones ¢572 millones

Flujo de efectivo total acumulado

El apoyo de la herramienta del Flujo de Efectivo también nos permite proyectar la disponibilidad de todos los flujos de efectivo, para ir vigilando su uso de acuerdo con los requerimientos planteados.

Durante este año 2017, las obras a realizar están ajustadas a los fondos de inversión disponibles al 30 de setiembre, y destinadas a mejorar servicios actuales, para lograr mantener una adecuada operación, mediante el uso eficiente de todos los flujos generados, tal y como se muestra en la siguiente estimación: Estimación de efectivo:

jul-17

Flujo de Operación

ago-17

sep-17

¢145

¢139

¢121

Flujo de Inversión

¢239

¢197

¢170

Flujo de Piscina

¢188

¢220

¢217

Total, efectivo y equivalentes

¢572

¢556

¢508

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Estas proyecciones financieras vienen a facilitar, entender y comunicar el ambiente y realidad económica del Club, con una perspectiva más global y de largo plazo, orientando el correcto registro de los recursos generados por cada área o actividad, de modo que nos permita evaluar, con seguridad, su estado financiero, facilitando un apropiado y oportuno análisis que venga a apoyar la gestión estratégica.

En este sentido, el adecuado seguimiento a las actividades económicas, mediante herramientas de planificación financiera como el presupuesto operativo, ha sido de mucha importancia, tal y como se muestra en los resultados económicos para este primer semestre del periodo fiscal 2017: ESTADO DE RESULTADOS al 31 de julio, 2017 vs ejecución presupuestaria

(expresado en millones de colones)

2.771 Ingresos reales

2.782 Ingresos presupuestados

-11 Variación

332

338

-7

Costos Reales

Costos Presupuestados

Variación

2.437

2.466

-28

Gastos Reales

Gastos Presupuestados

Variación

2 Neto real

-22 Neto presupuestados

-0.4%

-2.0%

-1.1%

24 Variación

Se observa en el estado de resultados acumulado al 31 de julio del año en curso, como se cumple razonablemente el presupuesto aprobado por Junta Directiva para el actual periodo fiscal. La diferencia negativa en los gastos, se debe principalmente a ahorros alcanzados, y algunos rubros del Plan de Mantenimiento que se estarán concluyendo al final del presente periodo. No hay duda que pasamos por un buen momento económico, háblese de inversiones, de nuevos proyectos, de mantenimiento y mejoramiento en la calidad de los servicios ofrecidos, y por supuesto, seguiremos por ese rumbo.

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•

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• Actividades (servicios brindados como: música, conciertos, bailes, días festivos, obras).

En esta misma línea de pensamiento, es muy importante medir cómo invertimos la “cuota de mantenimiento”. Los recursos generados por la cuota de mantenimiento, han sido medidos de acuerdo con la naturaleza de su uso en seis áreas principales: •

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• Recreación y deportes (saunas, piscina, tenis, patinaje sobre hielo, fútbol, clases, cursos, torneos, etc.).

Mantenimiento de Instalaciones y Equipo (razón principal de ser de las cuotas de mantenimiento).

• Seguridad (seguros, vigilancia).

Atención al Socio (Servicio al cliente, administración).

• Gobierno Corporativo (Asambleas, Comisiones, Tribunales, Juntas).

salud

ocupacional,

Distribución de la Cuota de Mantenimiento

¢49,400 De octubre a julio (10 meses) AYB

-1% ¢500

GOBIERNO SEGURIDAD CORPORATIVO

6%

7%

¢3,400

¢3,000

ATENCIÓN AL SOCIO

32%

INSTALACIONES

35%

¢16,000

¢17,200

RECREACIÓN

ACTIVIDADES

¢6,600

¢3,700

13%

7%

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A sólo 2 meses de concluir el periodo fiscal 2017, puede observarse, cómo el mayor porcentaje de la cuota de mantenimiento está destinado al cuidado y mantenimiento de las instalaciones; así como a los servicios de atención a los socios. Importante mencionar que el área de servicios de alimentos y bebidas no genera un costo desde el punto de vista de la cuota de mantenimiento que cancelan los socios. Al contrario, realiza un aporte a los ingresos netos equivalente al 1%, que permiten utilizarlos, principalmente, en el área de mantenimiento.

Al medir el uso de la “cuota de mantenimiento” de esta forma, estableciendo una analogía entre los recursos generados y los servicios en los que se reinvierte, comprendemos su composición financiera, en relación con los servicios demandados por los socios, y al mismo tiempo, simplificar el análisis financiero para priorizar lo importante.

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NOTA DE AUDITORÍA INTERNA Valor agregado de la Auditoría Interna a la Gestión de Proyectos Con el propósito de fiscalizar y coadyuvar con el cumplimiento de los objetivos y metas trazados, Auditoría formuló su Plan Anual de Trabajo para el período 2016-2017, teniendo como uno de los insumos más importantes, los objetivos planteados por la Junta Directiva en su Plan Estratégico, de los cuales son parte fundamental los proyectos de infraestructura.

A continuación, se muestra matriz la que detalla en resumen las actividades desarrolladas en diferentes momentos para cada proyecto, cuyos resultados se vienen presentando y evaluando periódicamente en las Comisiones de Obras y de Asuntos Económicos, así como en los informes trimestrales a Junta Directiva.

PROYECTOS CARTELES PARA SOLICITAR OFERENTES

Piscina Semi Planta de olímpica Tratamiento

Diseño de planos para construcción.

Obra Ley 7600

Mejoras en canchas de tenis techadas

N/A

N/A

Validación de envío de correos electrónicos invitando a empresas a participar a ofertar en la confección de planos para construcción.

N/A

N/A

N/A

Participación en reunión de entrega de cartel a empresas que acudieron a la invitación realizada por la Administración.

N/A

N/A

N/A

Revisión de matriz para la evaluación de las ofertas y selección del proveedor.

N/A

Visita de campo a las instalaciones del proveedor seleccionado.

N/A

N/A

N/A

Obra Ley 7600

Mejoras en canchas de tenis techadas

Obra Ley 7600

Mejoras en canchas de tenis techadas

N/A

N/A

N/A

N/A

Obra Ley 7600

Mejoras en canchas de tenis techadas

N/A

N/A

VERIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN

Piscina Semi Planta de olímpica Tratamiento

Cantidad de tres cotizaciones como mínimo.

N/A

Matriz de decisión con selección del proveedor debidamente razonada y aprobada.

N/A

Estudio de la conformación de las JD de los proveedores con el objetivo de verificar parentescos previendo un posible conflicto de intereses con los señores Directores y la Alta Gerencia del Club.

N/A

EVALUACIÓN DE CONTRATOS PREVIA A SU FIRMA

Piscina Semi Planta de olímpica Tratamiento

Trámite de viabilidad ambiental ante SETENA.

N/A

Diseño de Planos para Construcción.

Realización de Obras.

VALIDACIÓN DE APORTE DE GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO Diseño de Planos para Construcción.

N/A

N/A

Piscina Semi Planta de olímpica Tratamiento

N/A

Nota: Todas las revisiones realizadas, se concluyen con resultado satisfactorio.

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CASTILLO COUNTRY CLUB Central telefónica 2267-7111 www.castillo.cr CastilloCountryClub

JUNTA DIRECTIVA PRESIDENTE Sr. Óscar Marín Sáenz VICEPRESIDENTE Sr. Jorge Isaac Gutiérrez Campos SECRETARIA Sra. Mayela Víquez Quesada VICESECRETARIO Sr. Alejandro Salazar Vargas TESORERO Sr. Julián Ramírez Oconitrillo VICETESORERO Sr. Oscar Hernández Villalobos VOCAL Sr. Marvin Fernández Alfaro

JUNTA DE VIGILANCIA Sr. Óscar Ramos Brenes Sr. William Solano Zamora Sr. Jorge Gutiérrez Rojas