Journal de bord À petits pas

DOCUMENTATION UTILISATEUR

CASIOPE Centre d’aide et de soutien aux intervenants et organismes en petite enfance

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TABLE DES MATIÈRES 1.

COMMENT VOUS RENDRE DANS À PETITS PAS ................................................................................................4 1.1 Réglage de votre appareil .................................................................................................................................4 1.2 Première connexion et création de compte.....................................................................................................4 1.3 Connexion dans À petits pas ............................................................................................................................8 1.4 En utilisant votre adresse courriel ................................................................................................................8 1.5 En utilisant votre compte Facebook .............................................................................................................8 1.6 En utilisant votre compte Google .................................................................................................................8

2.

VOUS ÊTES ÉDUCATRICE ....................................................................................................................................9 2.1 Écran d’accueil de l’éducatrice .........................................................................................................................9 2.2 Compléter le journal de bord quotidien d’un enfant .......................................................................................9 2.2.1 Saisir des observations et les associer à une ou des sphères de développement ..................................10 2.2.2 Compléter les éléments de la journée de l’enfant : repas, sieste, couche, biberon ...............................12 2.2.3 Consulter les pistes d’observation ..........................................................................................................14 2.3 Afficher l’aperçu de la journée de l’enfant.....................................................................................................15 2.4 Envoyer le journal de bord au(x) parent(s) ....................................................................................................16 2.5 Ajouter un commentaire/message dans le journal de bord de l’enfant ........................................................18 2.6 Envoyer un message au(x) parents) ...............................................................................................................19 2.7 Analyser les observations ...............................................................................................................................21 2.8 Filtrer les observations ...................................................................................................................................23 2.8.1 Filtre par enfant .......................................................................................................................................23 2.8.2 Filtre par date ..........................................................................................................................................23 2.8.3 Filtre par recherche textuelle ..................................................................................................................24 2.8.4 Filtre par sphère de développement .......................................................................................................24

3.

VOUS ÊTES RESPONSABLE D’UN MILIEU DE LA PETITE ENFANCE ..................................................................26 3.1 Créer une installation et un groupe d’enfants ...............................................................................................26 3.2 Créer un profil « Éducatrice » .........................................................................................................................27 3.3 Supprimer un profil « Éducatrice ».................................................................................................................28 3.4 Ajouter un enfant ...........................................................................................................................................30

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3.5 Modifier la fiche d’un enfant ..........................................................................................................................32 3.6 Rattacher un enfant à un groupe d’enfants ...................................................................................................33

4.

3.7

Analyser les observations .........................................................................................................................34

3.8

Envoyer un message au(x) parent(s) ........................................................................................................34

3.9

Gérer votre abonnement à l’application ..................................................................................................34

VOUS ÊTES PARENT..........................................................................................................................................35 4.1 Consulter le journal de bord de votre enfant .................................................................................................35 4.2 Communiquer avec l’éducatrice.....................................................................................................................35 4.3 Consulter les observations au sujet de votre enfant......................................................................................36

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1.

COMMENT VOUS RENDRE DANS À PETITS PAS

Si vous utilisez un appareil Apple, allez dans l’App Store et recherchez l’application « À petits pas ». Téléchargez l’application.

Si vous utilisez appareil Android, allez dans le Gogle Play Store et recherchez l’application « À petits pas ».

Téléchargez l’application.

Si vous utilisez un ordinateur équipé d’une connexion Internet, allez à l’adresse casiope.org/app Nous vous recommandons d’utiliser le navigateur Chrome ou Firefox. Évitez d’utiliser Internet Explorer. Certaines fonctionnalités de À petits pas pourraient ne pas s’afficher correctement depuis ce navigateur.

1.1 Réglage de votre appareil Pour que le(s) parents(s) puissent recevoir le journal de bord de l’enfant à la bonne date, nous vous conseillons de régler le fuseau horaire de votre appareil sur « GMT-04 :00 Heure avancées de l’Est » depuis le menu RÉGLAGES/PARAMÈTRES.

1.2 Première connexion et création de compte Si c’est la 1ère fois que vous vous connectez dans À petits pas et que vous avez déjà un compte dans Amisgest, utilisez la même adresse courriel et le même mot de passe que ceux que vous utilisez déjà : saisissez votre adresse courriel et votre mot de passe puis cliquez sur « connexion avec courriel ».

Si c’est la 1ère fois que vous vous connectez dans À petits pas et que vous n’avez pas de compte dans Amisgest, vous devez créer votre compte. Pour cela, ouvrez l’application À petits pas et cliquez sur « je souhaite créer un compte ».

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Saisissez votre adresse courriel et votre mot de passe.

Cliquez sur « Créer un compte ».

À petits pas vous informe qu’un courriel de confirmation vous a été envoyé.

Consultez vos courriels. Ouvrez le message dont l’objet est « Confirmation de votre courriel ».

Puis cliquez sur le lien d’activation du compte.

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Un écran apparait : cliquez sur le bouton « À petits pas!

Vous devez maintenant vous connecter à l’aide de votre adresse courriel et de votre mot de passe. Ensuite Cliquez sur « CONNEXION ».

La fenêtre suivante va s’affiche : remplissez les informations demandées puis cliquez sur « SUIVANT ».

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Remplissez les informations demandées puis cliquez sur « CRÉER »

Votre compte est maintenant créé et vous êtes connecté dans À petits pas.

Laissez-vous guider par les écrans de bienvenue, ils vous aideront dans votre utilisation de l’application.

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1.3 Connexion dans À petits pas Si vous vous êtes déjà connecté dans À petits pas ou dans Amisgest, vous avez 3 possibilités pour vous connecter dans À petits pas: - En utilisant votre adresse courriel - En utilisant votre compte Facebook - En utilisant votre compte Google

1.4 En utilisant votre adresse courriel 1/ Dans le champ « courriel » saisissez votre adresse courriel. Si vous utilisez déjà Amisgest, saisissez le courriel que vous utilisez déjà dans Amisgest.

2/ Cliquez sur « connexion avec courriel ».

3/ Une fenêtre apparait : saisissez votre mot de passe ou le mot de passe que vous utilisez déjà dans Amisgest.

4/ Cliquez sur « connexion ».

1.5 En utilisant votre compte Facebook Cliquez sur « connexion avec Facebook ».

Une fenêtre Facebook apparait : Dans le champ « email or phone » saisissez vos informations.

Dans le champ « password » saisissez votre mot de passe.

Cliquez sur « Log in ».

1.6 En utilisant votre compte Google Cliquez sur « connexion avec Google » Une fenêtre Google apparait : Dans le champ « adresse email ou numéro de téléphone » saisissez vos informations.

Cliquez sur « suivant ».

Dans le champ « saisissez votre mot de passe » saisissez votre mot de passe.

Cliquez sur « suivant ».

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2.

VOUS ÊTES ÉDUCATRICE

Pour que vous puissiez utiliser À petits pas, le Directeur de votre milieu doit d’abord vous inscrire dans l’application en tant qu’Éducatrice.

Assurez-vous auprès de votre Directeur, que votre nom figure bien parmi la liste des éducatrices et que votre adresse courriel soit correctement inscrite.

Consulter le chapitre « Vous êtes responsable d’un milieu de la petite enfance » / paragraphe « créer un profil Éducatrice ».

2.1 Écran d’accueil de l’éducatrice Sur cet écran s’affiche la liste des enfants de votre groupe.

Si c’est votre 1ère connexion dans l’application À petits pas, l’écran est vide.

2.2 Compléter le journal de bord quotidien d’un enfant À partir de l’écran d’accueil de l’application, cliquez sur « Journal de bord » ou bien sur le symbole des 4 sphères de développement.

Un nouvel écran apparaît, c’est le journal de bord de l’enfant.

Le journal de bord se compose de 3 onglets : OBSERVATIONS, ÉLÉMENTS DE LA JOURNÉE, APERCU

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2.2.1 Saisir des observations et les associer à une ou des sphères de développement Dans l’onglet OBSERVATTIONS, cliquer sur « + » au centre.

Les symboles des quatre sphères de développement apparaissent : langagier, cognitif, moteur, socioaffectif.

Saisissez le texte de votre choix dans la case centrale.

Pour associer le texte à la sphère de développement, cliquez sur la sphère de développement concernée, par exemple la sphère de développement Moteur.

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Celle-ci apparait alors en surbrillance.

Astuce : si vous voulez associer le texte à plusieurs sphères de développement, cliquez sur chacune des sphères désirées. Les sphères sélectionnées apparaissent alors en surbrillance.

Astuce : si vous avez sélectionné une sphère de développement et que vous souhaitez finalement en choisir une autre, cliquez à nouveau sur celle-ci pour la désélectionner.

Vous pourrez ensuite choisir une autre sphère de développement.

Vous pouvez ajouter une photo pour illustrer le texte et vos observations.

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Vous pouvez ajouter autant d’observations que vous souhaitez en cliquant sur le « + »

Si vous n’êtes pas satisfait de votre saisie, cliquez sur l’élément « corbeille » et recommencez :

2.2.2 Compléter les éléments de la journée de l’enfant : repas, sieste, couche, biberon Cliquez au bas de l’écran sur l’onglet « Éléments de la journée ».

Un nouvel écran affiche les éléments de la journée : repas, sieste, couche, biberon.

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Pour compléter un élément, par exemple le repas : Cliquez sur le « + » situé en-dessous de « Repas ».

Dans la case centrale, saisissez le texte de votre choix.

Pour indiquer la quantité de nourriture que l’enfant a mangé, cliquez autant de fois que souhaité sur l’icône « repas ».

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Astuce : Si vous souhaitez donner une indication plus précisément de la quantité de nourriture mangée par l’enfant, vous pouvez par exemple prendre pour référence « un clic sur le symbole de la pomme = une portion de nourriture mangée ».

Si vous n’êtes pas satisfait de votre saisie vous pouvez la supprimer en cliquant sur l’icône « corbeille ».

Si vous voulez ajouter un autre élément « repas », cliquez à nouveau sur « + » dans la case centrale et recommencez.

Pour compléter les autres éléments de la journée (sieste, couche, biberon) : procédez de la même façon que pour le repas.

2.2.3 Consulter les pistes d’observation Si vous vous questionnez sur quoi observer chez l’enfant, à quelle sphère de développement votre observation doit être associée en encore si vous vous demander quoi observer ou quoi écrire au sujet de l’enfant, vous pouvez consulter les pistes d’observations.

Pour cela, cliquez sur le symbole des sphères de développement tout en haut à droite de l’écran.

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Vous pouvez choisir les pistes d’observation selon l’âge de l’enfant. Pour cela, cliquez sur l’onglet « de la naissance à 18 mois » ou « de 18 à 60 mois ».

2.3 Afficher l’aperçu de la journée de l’enfant Cliquez sur l’onglet « Aperçu » au bas de l’écran. L’aperçu du journal de bord apparait.

Vous pouvez ensuite décider d’ajouter des informations complémentaires en cliquant sur les onglets « Observations » ou « éléments de la journée ».

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Astuce : il est possible que vous n’ayez pas chaque jour des observations à noter au sujet de l’enfant. Dans ce cas, vous avez la possibilité de renseigner uniquement les champs des Éléments de la journée.

Important : c’est dans l’aperçu du journal de bord de l’enfant que vous pouvez envoyer un message/commentaire au(x) parent(x) de l’enfant.

2.4 Envoyer le journal de bord au(x) parent(s) Quand vous êtes prête à envoyer le journal de bord, cliquez sur « Envoyer » en haut à droite de l’écran. Une notification sera alors envoyée au(x) destinataire(s) dont le nom figure dans la fiche de l’enfant.

Astuce : pour vous assurer que le(s) destinataire(s) reçoive(nt) bien le journal de bord, pensez à vérifier qu’une adresse courriel valide leur a été attribuée dans la section « Contacts autorisées » de la fiche de l’enfant.

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Dans de nombreux cas, les personnes identifiées dans la section « Contacts autorisés » de la fiche de l’enfant seront les parents. C’est à vous de le décider. Dans l’exemple ci-dessous, ce sont les noms des parents qui ont été saisis.

Astuce : vous pouvez ajouter la mention « père » ou « mère » par exemple, à la suite du nom de famille du contact.

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Astuce : pour que le(s) destinataire(s) puissent recevoir le journal de bord de l’enfant à la bonne date, nous vous conseillons de régler le fuseau horaire de votre appareil sur « GMT-04 :00 Heure avancées de l’Est » depuis la section RÉGLAGES/PARAMÈTRES de votre appareil.

2.5 Ajouter un commentaire/message dans le journal de bord de l’enfant Après avoir envoyé le journal de bord de l’enfant, vous pouvez ajouter un commentaire/message à destination de ses parents. Pour cela, allez dans le journal de bord de l’enfant puis dans l’onglet « Aperçu ». écrivez votre commentaire/message et cliquez sur la flèche symbolisant l’envoi.

Le commentaire sera communiqué par l’intermédiaire d’une notification à la personne dont l’adresse courriel figure dans la section « contacts autorisés » de la fiche de l’enfant.

Astuce : Pour vous assurer que la bonne personne recevra votre commentaire, pensez à vérifier qu’une adresse courriel valide ait a été attribuée dans la section « contacts autorisés » de la fiche de l’enfant.

Pour cela, allez dans la fiche de l’enfant et vérifiez les informations dans la section « Contacts autorisés ».

Le destinataire de votre message pourra vous répondre et vous serez informé par la présence de l’icône « enveloppe fermée » située en-dessous de la photo de l’enfant, à partir de votre écran d’accueil.

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2.6 Envoyer un message au(x) parents) Pour envoyer un message au(x) parent(s), vous devez vous rendre dans le journal de bord de l’enfant puis dans l’onglet « Aperçu ».

Le parent recevra le message par l’intermédiaire d’une notification. Il pourra vous répondre et vous serez informé par la présence de l’icône « enveloppe fermée » située en-dessous de la photo de l’enfant, à partir de votre écran d’accueil.

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Astuce : Le message que vous composez à l’attention des parents est envoyé à l’adresse courriel qui figure dans la section « contacts autorisés » de la fiche de l’enfant. Pour vous assurer que vous écrivez à la bonne personne, pensez à vérifier le nom, et l’adresse courriel qui figurent dans la section « contacts autorisés » de la fiche de l’enfant.

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2.7 Analyser les observations Vous pouvez consulter et trier les observations que vous avez saisies au sujet des enfants.

Pour consulter les observations, dans le menu de l’application, sélectionnez « Analyse des observations ».

Un nouvel écran apparait : En haut à gauche s’affichent les sphères d’observations que vous avez sélectionné durant vos 4 dernières saisies.

Sur la droite de l’écran s’affichent les dernières observations que vous avez saisies au sujet des enfants.

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Remarque : Si vous utilisez un appareil mobile, l’affichage de la section Analyse des observations diffère.

L’onglet « loupe » à droite de l’écran vous permet de paramétrer les filtres de votre recherche.

L’onglet « œil » à gauche de l’écran vous permet de visualiser les résultats de votre recherche par filtre.

Vous devrez naviguez d’un onglet à l’autre pour effectuer une recherche et visualiser les résultats.

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2.8 Filtrer les observations Vous pouvez filtrer les observations saisies au sujet des enfants selon différents critères : - par sphère de développement - par enfant - par date - par recherche sémantique

2.8.1 Filtre par enfant Utilisez la section « Filtrer par enfant » pour sélectionner un ou plusieurs enfants dans la liste.

Cliquez dans la zone « filtrer par enfant ». La liste des enfants apparait : sélectionnez un ou plusieurs enfants.

2.8.2 Filtre par date Utilisez la section « DATES » pour filtrer par date.

Vous pouvez choisir l’un items proposés comme par exemple « aujourd’hui » ou « la semaine dernière ».

Alternativement vous pouvez sélectionner une date de début de votre choix et une date de fin.

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2.8.3 Filtre par recherche textuelle Si vous recherchez une observation en particulier, vous pouvez saisir un mot ou une expression dans la zone de recherche située en haut de l’écran.

Remarque : vous devez saisir un mot strictement identique à votre saisie pour que le résultat de votre recherche soit pertinent. Par exemple, la recherche « riait aux éclats » ne donnera pas le même résultat de recherche que « rire aux éclats » ou « éclater de rire ».

2.8.4 Filtre par sphère de développement Utilisez l’un des symboles des sphères de développement en haut à gauche de votre écran pour filtre les observations selon la sphère de développement.

Par exemple : Dans l’onglet de recherche (symbole « loupe » en bas à droite de votre écran), cliquez sur la

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sphère de développement « langagier ».

Pour visualiser le résultat, cliquez sur l’onglet de visualisation des résultats (symbole « œil » en bas à gauche de votre écran). Les observations associées à la sphère de développement langagier s’affichent.

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3.

VOUS ÊTES RESPONSABLE D’UN MILIEU DE LA PETITE ENFANCE

En tant que Responsable, vous êtes « administrateur » du compte de votre milieu dans À petits pas.

Cela signifie : -

-

-

-

-

Que vous avez accès à toutes les fonctionnalités de À petits pas. Par exemple, vous pouvez modifier les informations de la fiche d’un enfant alors qu’une éducatrice peut seulement consulter ces informations mais elle ne peut pas les modifier.

Que vous devez créer les comptes des utilisateurs de votre milieu : création des fiches de vos éducatrices, création de vos installations, de vos groupes, des fiches des enfants, insertion des coordonnées des parents.

Que vous pouvez accorder plus de droits à certains utilisateurs. Par exemple, vous pouvez décider de nommer une éducatrice en tant qu’« administrateur ». De cette façon, elle aura les mêmes droits que vous dans l’application et pourra ainsi par exemple créer les fiches des autres éducatrices, créer les fiches des enfants etc.

Si vous êtes déjà client Amisgest ou Le Gestionnaire, vous devez aussi vous assurer de « synchroniser vos données avec Amisgest ». Par exemple, si vous effectuez des changements dans Amisgest, ou si À petits pas vous propose de « synchroniser vos données avec Amisgest » faites-le. Cela vous permettra de maintenir toutes vos informations à jour.

De façon générale, le rôle de l’administrateur est de gérer le compte du milieu de la petite enfance et de s’assurer que les informations sont à jour.

Important : Pour que les éducatrices puissent travailler avec l’application, vous devez leur créer un profil « Éducatrice ».

3.1 Créer une installation et un groupe d’enfants Pour créer une installation, en haut à gauche de l’écran, dans le menu de l’application, cliquez sur « Installations et groupes »

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Ensuite cliquez sur le bouton « + » pour ajouter une installation.

Saisissez le nom de l’installation puis cliquez sur « Ajouter ».

Une section « Groupes » apparait maintenant dans l’installation que vous avez créée. Cliquez sur le bouton « + » pour créer un groupe d’enfants dans cette installation.

Astuce : pour créer un groupe d’enfants, vous devez au préalable créer une installation. Vous pourrez ensuite créer des groupes d’enfants dans cette installation.

3.2 Créer un profil « Éducatrice » En haut à gauche de l’écran, dans le menu de l’application, cliquez sur « Éducatrices ».

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Ensuite cliquez sur le bouton « + » pour ajouter une éducatrice.

Une nouvelle fenêtre apparaît : remplissez les champs comme désiré puis cliquez sur « Ajouter » au bas de la fenêtre.

Important : assurez-vous de saisir au moins une adresse courriel pour chaque éducatrice.

Veillez à saisir correctement l’adresse courriel que l’éducatrice utilisera pour se connecter dans À petits pas.

Si l’adresse courriel mentionnée dans la fiche de l’éducatrice n’est pas identique à l’adresse courriel que la personne utilisera pour se connecter, la personne ne pourra pas accéder à l’application.

Si vos éducatrices utilisent déjà Amisgest, saisissez la même adresse courriel pour l’éducatrice que celle qui est utilisée dans Amisgest.

Astuce : le bouton ACTIF / INACTIF vous permet de gérer la présence ou l’absence prolongée d’une éducatrice.

Par exemple, dans le cas d’une éducatrice absente pour une longue période (congé de maternité par exemple) vous pouvez marquer cette éducatrice comme INACTIVE durant son absence.

3.3 Supprimer un profil « Éducatrice » En haut à gauche de l’écran, dans le menu de l’application, cliquez sur « Éducatrices ».

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La liste des éducatrices apparaît. Glissez un élément de la liste vers la gauche pour l’éffacer.

Confirmez que vous souhaitez effacer l’éducatrice sélectionnée en cliquant sur « Effacer ».

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3.4 Ajouter un enfant Dans le menu de l’application en haut à gauche de l’écran, cliquez sur « Enfants »

La liste des enfants de votre milieu s’affiche (il est possible que cette liste soit vide si c’est la 1ère fois que vous vous connectez dans À petits pas).

Cliquez sur « + » pour ajouter un enfant :

Une nouvelle fenêtre apparaît. Dans cette fenêtre complétez les champs pour créer la fiche de l’enfant puis cliquez sur « AJOUTER ».

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La fiche de l’enfant s’affiche.

Vous devez maintenant compléter les sections « contacts autorisés » et « groupes ».

Contacts autorisés : Les contacts autorisés sont les personnes à qui sera envoyé le journal de bord une fois complété par l’éducatrice. Inscrivez par exemple les informations des parents de l’enfant.

Important : assurez-vous que les adresses courriels soient correctement saisies.

Astuce : SI vous souhaitez indiquez par exemple le lien de parenté entre le contact et l’enfant, vous pouvez indiquer la mention « père » ou « mère » à la suite du nom de famille du contact.

Groupes : Dans la section « groupe », inscrivez le groupe d’enfants duquel l’enfant fait partie. Cela permettra à l’éducatrice de gérer plus facilement son groupe d’enfants.

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Astuce : si le bouton « + » ne fonctionne pas et que vous travaillez depuis un ordinateur, pensez à vérifier que vous utilisez un autre navigateur qu’Internet Exploreur. Nous recommandons plutôt d’utiliser Firefox ou Chrome par exemple.

3.5 Modifier la fiche d’un enfant Dans le menu de l’application en haut à gauche de l’écran, cliquez sur « Enfants ».

La liste des enfants de votre milieu s’affiche (il est possible que cette liste soit vide si vous n’avez pas encore saisi d’enfant).

Cliquez sur la photo de l’enfant ou bien sur le nom de l’enfant dont vous souhaitez modifier les informations.

La fiche de l’enfant s’affiche. Modifiez les informations souhaitées.

Si vous souhaitez modifier la photo de l’enfant : cliquez sur l’icône représentant la silhouette de l’enfant puis téléchargez une photo.

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3.6 Rattacher un enfant à un groupe d’enfants Pour rattacher un enfant à un groupe d’enfants il vous faut d’abord créer le groupe. Pour cela référez-vous au paragraphe « Créer une installation et un groupe d’enfants ».

Ensuite, dans le menu de l’application en haut à gauche de l’écran, cliquez sur « Enfants ».

La liste des enfants de votre milieu s’affiche.

Cliquez sur la photo ou le nom de l’enfant désiré.

La fiche de cet enfant apparaît.

Dans la section « Groupes » cliquez sur « + » :

Une nouvelle fenêtre apparait où sont affichés la liste des groupes créés.

Sélectionnez le (les) groupes au(x)quel(s) vous souhaitez rattacher l’enfant et cliquez sur « AJOUTER ».

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3.7 Analyser les observations Vous pouvez consulter les observations saisies par les éducatrices au sujet des enfants.

Consultez le chapitre « Vous êtes éducatrice » / paragraphe « Analyser les observations ».

3.8 Envoyer un message au(x) parent(s) Vous pouvez en envoyer un message au(x) parent(s) d’un enfant.

Pour cela, consultez le chapitre « Vous êtes éducatrice » / paragraphe « Envoyer un message aux parents ».

3.9 Gérer votre abonnement à l’application En haut à gauche de l’écran, dans le menu de l’application, cliquez sur « Abonnements ».

L’écran affiche votre abonnement en cours, la date de début et de fin.

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4.

VOUS ÊTES PARENT

4.1 Consulter le journal de bord de votre enfant Si le journal de bord de votre enfant a été complété en envoyé par l’éducatrice, vous serez informé par l’intermédiaire d’une notification ou d’un courriel.

Connectez-vous à l’application à l’aide de votre identifiant et de votre mot de passe.

Le journal de bord de votre enfant apparait.

4.2 Communiquer avec l’éducatrice Dans le bas du journal de bord de votre enfant, l’éducatrice aura peut-être ajouté un commentaire ou un message à votre attention.

Vous pouvez y répondre ou composer un message à l’attention de l’éducatrice en saisissant votre commentaire dans la section « Écrivez votre commentaire ici ».

Cliquez sur la flèche symbolisant l’envoi pour envoyer le message à l’éducatrice.

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4.3 Consulter les observations au sujet de votre enfant Allez dans le menu de À petits pas et cliquez sur « Enfants ».

Cliquez sur le nom de l’enfant souhaité. La fiche de l’enfant apparait.

Dans la section « Observations » cliquez sur « Plus » pour visualiser les observations saisies par l’éducatrice.

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