event360 - case

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Estudo de caso software para planejamento e execução de eventos corporativos e cálculo de retorno sobre inverstimento

IDEAL COSTUMER PROFILE

Empresas de grande porte com carteira de eventos estabelecida Segmento de atuação Ideal: Software Porte da empresa: Grande porte (a partir de 600 funcionários) Localização da empresa ideal: Capitais do Brasil

ESTRUTURA DA EQUIPE

PRESIDENTE

diretor comercial

gerente de vendas

vendedores

gerente de marketing

auxiliar de marketing

diretor administrativo

gerente de operações

serviço técnico

diretor de produção

gerente de contratos

gerente de cobrança

gerente de produção

auxiliar de contratos

auxiliar de cobrança

auxiliar de produção

caixa

• Maturidade do negócio: Em crescimento • Ciclo de vendas: Prospecção > Abordagem > Sondagem ou Identificação do Perfil da Demanda > Elaboração de Propostas > Argumentação > Fechamento da Venda.

• Ticket médio: R$ 4.500,00

gerente de compras

auxiliar de compras

Gerencia Funcional da área de Sistemas

Supervisão de Software

Líder do Projeto do Software A

Líder do Projeto do Software B

Supervisão de Sistema 1

Líder do Projeto do Software C

Líder do Projeto do Software “n”

Gerente do Programa A

Gerente do Programa B Gerente do Programa “n”

Maturidade do negócio: Em crescimento Ciclo de vendas: Prospecção > Abordagem > Sondagem ou Identificação do Perfil da Demanda > Elaboração de Propostas > Argumentação > Fechamento da Venda.

Ticket médio: R$ 4.500,00

Supervisão de Sistema “n”

DEFINIÇÃO DA PERSONA

ANDREIA FERREIRA Gerente de Marketing

Empresa: Trabalha em uma empresa de grande porte, que utiliza eventos como estratégia de marketing, mas faz o controle deles Empresa:através Trabalha uma empresa de grande porte, que utiliza eventos como deem planilhas no Excel. estratégia de marketing, mas faz o controle deles através de planilhas no Excel.

Idade: 35 anos

Idade: 35 anos

Genêro: Feminino Genêro: Feminino Educação: Ensino superior

Educação: Ensino superior

Mídias: Ela usa o Facebook, Instagram e Linkedin. Lê portais de informações e revistas online com conteúdos sobre marketing e além de assistir vídeos no Youtube. e revistaseventos, online com conteúdos sobre marketing e eventos, além de assistir Mídias: Ela usa o Facebook, Instagram e Linkedin. Lê portais de informações

vídeos no Youtube.

Objetivos: Ela quer poder mensurar de forma confiável os resultados

para assim poder apresentá-los para a diretoria da Objetivos:dos Elaeventos, quer poder mensurar de forma confiável os resultados dos eventos, para empresa, e também para investir sua verba de marketing de forma

assim poder para a diretoria dadisso, empresa, e também investir sua queapresentá-los traga o melhor retorno.

Além ela quer tornarpara o processo deverba

organização um evento mais retorno. eficiente, evitando gasto detornar tempo de marketing de formade que traga o melhor Além disso, ela quer o processo desnecessário.

de organização de um evento mais eficiente, evitando gasto de tempo desnecessário.

As informações sobredesde o evento, desde informações sobre até Desafios:Desafios: As informações sobre o evento, informações sobre o planejamento o planejamento até as sobre o pós, estão dispersas em diversas

as sobre planilhas o pós, estão em diversas de Excel entre e sistemas que não dedispersas Excel e sistemas queplanilhas não conversam si. Muitas

partes são envolvidas em um evento, tornando difícil controlar todas

conversam si. Muitas partes sãoprazos, envolvidas em umque evento, tornando difícil controlar as entre atividades necessárias, e garantir todas estejam todas as alinhadas. atividades necessárias, prazos, e garantir que todas estejam alinhadas.

Como minha empresa pode ajudá-la: Através de um software de organização que contemple fases de Como minha empresa deeventos, pode ajudá-la: Através de umas software de planejamento organização dedo evento, execução do mesmo, e pós evento com a mensuração dos eventos, resultados que contemple as fases de planejamento dode evento, do mesmo, e pós alcançados, apresentando-os formaexecução clara e didática. evento com a mensuração dos resultados alcançados, apresentando-os de forma clara e didática.

ESTUDO DE MERCADO

Eventos Empresariais A interação entre empresa, clientes, parceiros e fornecedores é de extrema importância para o bom andamento da organização. Logo, por que não promover eventos para firmar essas relações?

Um evento, além de uma experiência, é uma estratégia de marketing e divulgação do seu negócio. Atualmente, com a força das redes sociais, o evento tem potencializado a sua força com a massificação do seu alcance e networking.

O evento deixou de ser uma mera formalidade entre as empresas e seus clientes. Mais do que nunca é um gerador de porcentagens significativas de retorno financeiro.

Além disso, hoje ele proporciona: conexões entre stakeholders; Alinhamento organizacional; Ações de marketing; Promoção da marca e atração de novos clientes.

Em uma recente pesquisa promovida pela Harvard Business Review com a Splash, é possível dizer que 1 terço das grandes empresas já investem mais de 20% do orçamento de marketing em eventos.

O mercado de Eventos no Brasil hoje, vem crescendo consideravelmente; grande parte por estar vendo o alcance que empresas globais vem tendo através deles.

Atualmente, o marketing de mais de 739 marcas corporativas trabalham com eventos, das quais 50% geram mais de US $ 1 bilhão em receita.

Segue alguns comentários dos nossos gigantes globais: “As interações face a face nesses eventos são incrivelmente importantes e poderosas e criam conexões muito significativas para nós.”

Julie Hogan, Diretora Global de Marketing Face a Face no Facebook | Instagram

“Gostamos de nos concentrar na quantidade de pipeline que é gerada pelos nossos eventos e rastrear o pipeline até as vendas reais.”

Eric Stahl, vice-presidente sênior de marketing de produtos, Salesforce Integration Cloud

No mercado, possuímos ferramentas altamente tecnológicas para mensuração do retorno de seus eventos, tais como: Bizzabo, InEvent e Moblee.

PESQUISA COM USUÁRIO

CONTEXTUALIZANDO A pesquisa foi realizada com base no cliente ideal (ICP) e personas, ao qual ocupam cargos como analistas e gestores de marketing no segmento MICE (Meeting, Incentives, Conventions and Exhibitions) e que procuram por soluções inovadoras ao organizarem eventos.

ROTEIRO DE PERGUNTAS Nome?

Idade?

Onde trabalha? Com qual função?

Você já organizou eventos? Área de atuação? conferência/congresso/shows/festa/casamento/cursos/workshop. Outro, qual?

Com qual frequência você organiza eventos?

Qual foi seu último evento (ou o mais relevante)?

Qual era o propósito? O que significaria sucesso para o seu evento e empresa?

Seu evento atingiu seu propósito?

Qual era o tamanho do público?

(0-50)(50-100)(100-500)(500-2000)(2.000-10.000)(mais de 10.000) 6000 Quantas pessoas participaram da organização? Como se dividiam?

Quais atividades desempenharam?

Quais ferramentas vocês utilizaram?

Quais foram as dificuldades?

PRÉ-EVENTO

DURANTE EVENTO

PÓS-EVENTO

organização

execução

desempenho

Quais as métricas utilizadas para medir desempenho do evento? Ele atingiu seu propósito?

DADOS COLHIDOS

Entre as dores mais relatadas pelos usuários foram: falta de engajamento em

Dentre as ferramentas usadas para organização, gestão das equipes, eventos e

realizar cálculos de retorno, resistência no

conversões as mais citadas foram: Excel,

uso de novas ferramentas organizacionais e

Asana, Trello, papel e caneta, SalesForce.

alinhamento entre as áreas, obstáculos em encontrar fornecedores e dificuldade em

Os principais objetivos dos eventos eram

usar métricas.

venda de produtos, prospecção de novos clientes e exposição de marca.

O engajamento entre a equipe e colher feedbacks do público atendido foram os maiores aprendizados que os entrevistados tiveram durante todo processo.

Ocorreram nove entrevistas das quais todos os participantes relataram não fazer cálculo de retorno do investimento (ROI).

Durante o planejamento, muitos processos travam por não haver tarefas que dependem de terceiros para serem concluídas, os quais muitas vezes não com a mesma motivação da equipe em concluir tarefas.

BENCHMARKING

“Empresa de tecnologia que integra todas as partes envolvidas na organização de eventos profissionais, buscando gerenciar, medir e desenvolver”.

Escritório em Israel e Nova York https://www.bizzabo.com/ Possível integração com mais de 750 outras plataformas, incluindo Sales force, Folgae, Mailchimp, Slack, entre outros.

Integração ao LinkedIn para criar perfis de participantes. Mensagens individualizadas, marcação de leads, pesquisas ao vivo e registros de sessão.

Interface com métricas O Bizzabo Events Cloud coleta dados de todas as etapas do processo de planejamento de eventos para fornecimento de insights.

ALL-IN-ONE Oferecem comunidades de redes para reunir as pessoas antes, durante e depois dos eventos. Podendo acessar um conjunto de ferramentas que normalmente seriam armazenadas em diferentes plataformas.

Possível solicitar demonstração em: https://welcome. bizzabo.com/request-demo-v4

PLANOS OFERECIDOS 1. PLANEJADOR Eventos de tamanho médio • Construtor de sites • Ticketing e gerenciamento de registro • Agenda Builder • Relatórios em tempo real • Campanhas de email • Gerenciamento de contatos • Integração de gateway de pagamento ilimitado • Suite de marketing de eventos • Integração Zapier e Slack • Certificados SSL • Check-in e registro básico no local • E-mails de marca branca • Aplicativo para dispositivos móveis para eventos • Site de domínio de marca branca • Gerenciamento de registro de sessão • Gerente de sucesso do cliente dedicado • Pacote de marca • Análise de eventos cruzados • Acesso à API de dados do Bizzabo • Integração do Salesforce 2. PRÓ Para empresas com carteira de eventos estabelecida • Construtor de sites • Ticketing e gerenciamento de registro • Agenda Builder • Relatórios em tempo real • Campanhas de email • Gerenciamento de contatos • Integração de gateway de pagamento ilimitado • Suite de marketing de eventos • Integração Zapier e Slack • Certificados SSL • Check-in e registro básico no local • E-mails de marca branca • Aplicativo para dispositivos móveis para eventos • Site de domínio de marca branca • Gerenciamento de registro de sessão • Gerente de sucesso do cliente dedicado • Pacote de marca • Análise de eventos cruzados • Acesso à API de dados do Bizzabo • Integração do Salesforce

3.ELITE Ideal para organizações empresariais • Construtor de sites • Ticketing e gerenciamento de registro • Agenda Builder • Relatórios em tempo real • Campanhas de email • Gerenciamento de contatos • Integração de gateway de pagamento ilimitado • Suite de marketing de eventos • Integração Zapier e Slack • Certificados SSL • Check-in e registro básico no local • E-mails de marca branca • Aplicativo para dispositivos móveis para eventos • Site de domínio de marca branca • Gerenciamento de registro de sessão • Gerente de sucesso do cliente dedicado • Pacote de marca • Análise de eventos cruzados • Acesso à API de dados do Bizzabo • Integração do Salesforce

BENCHMARKING

Quem são A empresa InEvent é uma empresa que faz eventos corporativos amparados com tecnologia digital.

Eles trazem soluções de marketing para os eventos simplificando o gerenciamento de treinamentos, eventos e viagens.

Ferramentas de gestão; Com ferramentas de gestão, registro on-line, ferramentas de marketing, QR Codes e integrações com Marketo e Salesforce, a InEvent dá poderes ao seu CRM integrado de eventos. Cada etapa de sua experiência corporativa é gerenciada por produtos web e mobile que conectam seus stakeholders em uma plataforma segura, automatizada e personalizada.

Escritorio em 2711 Centerville Rd Ste 400 Wilmington – De 19808, USA https://inevent.us/pt/inicio.php Gerenciamento de Informações de Dados Plataforma Sua plataforma dá a possibilidade de cada cliente criar novas comunicações para cada evento com recursos personalizados. Cada evento que o cliente for fazer, pode reutilizar moldes estruturais dos eventos anterios, fazendo um reutilização dos mesmo sem precisar recomeçar todo o projeto do zero.

Cada administrador pode por meio de nuvem ter acesso a mais 60 opçoes de ferramentas, que otimizar o precesso de cada evento. Nesse processo o ADM poderá selecionar quais conteudos podem se importados, quais canais seram utilizados..etc.

Varios idiomas ja existem na plataforma, outros podem ser adicionados conforme vontade e necessidade do administrador.

Controle de Identidade Pode se fazer um controle de acesso a plataforma, conforme o parametro definido pelo administrador, a origem do acesso pode ser diversas como CRM, Redes Sociais, Marketo, E-mail, Usuarios, Telefone Etc. Gerenciamento de cada participante dentro do evento com relatorios disponiveis.

Acesso móvel pode ser fonenecido para eventos com interações ao vivo e com dinamicas.

Upload de planilhas com os dados de cada participante na plataforma.

Gerenciamento de Informações de Dados Participante com campos personalizados Todos o participantes podem ser gerenciados em um só lugar, podendo gerenciar informações de seus participantes tais como engajamento e tais como downloads ou uso das pulseiras NFC. Dentre essas informações é possivel selecionar vencedores com base nos filtros disponiveis na plataforma.

Campos personalizados, podem ser criados a vontade e quanto o administrador quiser, tais como controle de identidade e outros medidores.

Compliance, Briefing e Budget Centralização das informações financeiras, sendo elas despesas e custo tais como receitas total de eventos, podendo gerir relatorios gerencias como o ROI. Pode-se gerenciar todos os fatores com os fornecedores, entregas e finalização de processos.

Gestão dos participantes por CRM onde terá outros processos de negocios, de forma especial a área de negocios que poderá adicionar local do evento, publico etc.

Fluxos personalizados Fluxo de captação de participantes podendo juntar diferentes modulos de forma automatizada.

Ambiente para envio de ingressos, com autorização do administrador.

Assinaturas eletronicas, na aquisição do ingresso podem ser utilizadas.

Hotsites Dinâmicos Cada evento pode ter seu proprio site exclusivo, podendo sincronizar automaticamente as atualizações com a plataforma. Trazendo sincronização em informações de participante, ingresso etc.

Formularios Poderosos Captura informações usando formularios mobile e web com as devidas integrações.

Tecnologia mobile para impressão do cracha do seu evento.

Check-in, Self - Service e Controle.z

FEATURES DO SOFTWARE

WEBSITE PERSONALIZADO Templates de websites pronto podendo ser customizados, mudar as disposições de forma simples e intuitiva. Uma ferramenta personalizável para se adaptar às necessidades da empresa como cor, inclusão de logos e imagens, etc. Essa ferramenta terá integração com plataformas de vendas de ingressos.

APP DO EVENTO O app vai conter informações para os participantes se atualizarem sobre a programação, palestrantes, horários e todo o cronograma do evento. Durante o evento o app será utilizado também para conexão entre os participantes e palestrantes, terá a funcionalidade de troca de mensagens e informações como contatos pessoais e Linkedin. Além de comentários e perguntas sobre o que está acontecendo em tempo real. Com possibilidade de começar no evento e ainda durar uma semana "pós evento".

BUDGET O seu controle de custo é centralizado no software que vai ter integração com o excel e permitir que os usuários façam todo um planejamento financeiro e estimativa das receitas, de despesas e dos investimentos que a empresa está fazendo no evento. Além de serviços terceirizados poderem acessar a plataforma de forma limitada para imputar esse tipo de informação para a empresa contratante. Desta forma, é possível prever o ROI do seu evento e ao final, extrair o valor exato e os níveis de desempenho.

FEATURES DO SOFTWARE

CRONOGRAMA DE ATIVIDADES O cronograma do evento é centralizado em um calendário com as atividades que os participantes vão fazer em cada dia do evento, possibilitando uma visão mais abrangente do evento como um todo e das atividades escolhidas. O software mostrará pop-ups para o usuário para lembrá-lo das tarefas não completas cujos prazos estão se aproximando.

DASHBOARD DE TAREFAS O software vai permitir que o organizador do evento demande tarefas e entre em contato com fornecedores, patrocinadores, ou pessoas do time diretamente da plataforma, que terá integração com o Gmail e Outlook.

O acompanhamento das tarefas por dashboard é uma maneira ágil de unir todas as pessoas envolvidas no evento em um só lugar, possibilitando escrever um email na própria plataforma, taguear as pessoas, demonstrar quando alguém do processo/time está precisando que uma tarefa seja liberada para evolução do projeto.

LISTA DE CONTATOS Dentro do software o usuário tem as informações de contato de agências, palestrantes, fornecedores e também poderá avaliá-los de acordo com o valor e desempenho de cada um, assim em eventos futuros, a empresa terá informações para decidir qual a melhor opção para eles.

FEATURES DO SOFTWARE

LEVANTAMENTO DE CUSTOS Através do software, a empresa consegue encontrar fornecedores que atendam suas necessidades e enviar uma notificação ao fornecedor solicitando um orçamento.

A compra não será feita na nossa plataforma. A plataforma é apenas uma forma de conectar empresa e fornecedor.

CHECK IN COM QR CODE A plataforma tem a opção de check in com QR Code integrado ao software que vai facilitar os organizadores na hora de saber quais pessoas estiveram presentes no seu evento/stand.

DISPARO DE MENSAGENS O software possui uma plataforma integrada de disparo de mensagens via sms ou whatsapp que podem ser utilizada durante o evento para que os participantes interajam e avaliarem a experiência em tempo real.

Possibilitando identificar se quem passou pelo stand tem interesse em marcar reuniões e fechar negócios.

TERMÔMETRO O software traz mostra através de escalas como está o engajamento/interesse naquela determinada parte do evento e no evento “em geral", permitindo assim ter uma visão mais abrangente. Então se o seu evento dura mais que um dia, por exemplo, com essa visão por dia e por momento, é possível fazer ajustes durante o próprio evento e engajar mais o público.

FEATURES DO SOFTWARE

PAINEL MÍDIAS SOCIAIS O painel demonstra as métricas de desempenho do evento para conteúdos publicados nas redes sociais, número como citações da empresa ou hashtag do evento, número de compartilhamentos, pageviews entre outras métricas.

PAINEL INTEGRADO AO SITE O painel é integrado ao site e permite que seja avaliado o interesse do público através dos número de acessos ao site, indicando o aumento de interesse nos produtos/empresa durante ou depois depois da divulgação em um evento.

RELATÓRIO O software sugere ao usuário uma estrutura de relatório adequada para o seu evento. Essa estrutura é dividida em quadros onde o usuário pode customizar o seu próprio relatório ou seguir o sugerido pelo software. Cada quadro tem uma funcionalidade. Entenda um pouco de cada uma delas: - Gráfico cronológico (ROI x Investimento, ROAS x investimento e CAC x investimento) – Do momento que o usuário contrata a plataforma até o dia de encerramento a plataforma calcula esses valores. .

Esse encerramento fica a critério de cada empresa , porém o período é mais . ou menos até 4 meses após o evento.

FEATURES DO SOFTWARE

Na atual versão do software os top 3 comentários devem ser imputados pelo usuário, porém a event360 está planejando uma versão futura em que os comentários de cada gráfico sejam gerados pelo próprio software com os principais pontos daquele resultado de ROI, ROAS e CAC.

- Ranking de fornecedores – Serão atribuídas notas de 0 a 10 para cada fornecedor do evento de acordo com as entregas que eles forem tendo. Após será gerada uma nota geral que vai mostrar o top 3 fornecedores e a nota que o software gerou para cada um deles.

- Ranking de palestrantes - – Serão atribuídas notas de 0 a 10 para cada palestrante do evento de acordo com o índice de satisfação dos participantes do evento. Após será gerada uma nota geral que vai mostrar o top 3 palestrantes e a nota que o software gerou para cada um deles.

- Highlights execução – De todos os features da fase de execução, o relatório vai apontar quais foram as 3 features que mais contribuíram para que a execução tivesse uma alta performance. Isso será medido através de uma nota de 0 a 10 de quão eficiente foi aquela feature.

- Highlights de planejamento - De todos os features da fase de planejamento, o relatório vai apontar quais foram as 3 features que mais contribuíram para que o planejamento fosse bem executado. Isso será medido através de uma nota de 0 a 10 de quão eficiente foi aquela feature.

- Melhores práticas – O organizador do evento imputa as três práticas que mais contribuíram para o sucesso do evento.

- Pontos de melhoria – O organizador do evento imputa os três pontos que deram errado no evento e que poderia melhorar para o próximo evento.

FEATURES DO SOFTWARE

- NPS – É a régua de satisfação do evento.

- Régua do evento – Faz o cálculo de desempenho do seu evento x todos os eventos que estão na plataforma do Event360, sem dar maiores informações sobre os concorrentes.

Cada feature vai ter um quadro, que fará um rankeamento identificando sempre o top 3 daquele feature, sempre indicando notas de 0 a 10.

Alocação de investimento – Demonstra a porcentagem de cada investimento do evento, o quanto foi gasto e quanto isso representa no ROI, ROAS e CAC.

Outros quadros estão sendo testados e validados pela equipe técnica da Event360 para que possa fornecer ao usuários os inputs mais relevantes.

Planejamento dor principal: Durante o planejamento, muitos processos travam por não haver tarefas que dependem de terceiros para serem concluídas, os quais muitas vezes não com a mesma motivação da equipe em concluir tarefas.

Planejamento solução: feature “dashboard de tarefas” Visualização de modo integrado das tarefas e como terceiros dependem da conclusão delas para realizar outras. A ferramenta possibilita que haja um rápido contato entre a equipe, bem como organização dos arquivos trocados por ela.

Planejamento dor principal: Tempo gasto em pesquisar fornecedores, pedir orçamentos e avaliar cotaçþes.

Planejamento solução: feature “Levantamento de Custos” Através do software, a empresa consegue encontrar fornecedores que atendam suas necessidades e enviar uma notificação ao fornecedor solicitando um orçamento. A compra não será feita na nossa plataforma. A plataforma é apenas uma forma de conectar empresa e fornecedor.

Execução e análise dor principal: Falta de medição por métricas, dependência de registro de crachá no stand para coletar leads

Planejamento solução: feature “mapa de calor ”

Planejamento dor principal: Todos os entrevistados não utilizavam métricas para cálculo de ROI, dificultando a avaliação sobre os investimentos gastos com marketing e eventos.

Planejamento solução: feature “gráfico de ROI, ROASS e CAC ” Por tempo e automatizado com input pela planilha de investimentos em marketing e eventos e funil de venda, o gráfico gera insights utilizando filtros para isolar eventos diferentes para entender melhor seus resultados.

Gama Academy #14 grupo colabora

Abgail Gouveia (Hipster) Amarílis Rocha (Hyper) Anna Melo (Hyper) Carolina Miki Ojima (Hipster) Décio Silva (Hacker) Gabriela Araújo (Hyper) Marco Santiago (Hyper) Maria Luiza T. Souza (Hipster) Mariana Cruz (Hyper) Paola Martins (Hyper) Rafaela Bucci (Hyper) Renan Silva (Hacker) Rogério Tadeu (Hustler) Tainá Leão (Hustler) Thiago Nóbrega (Hacker) Victor Bernardo (Hustler) Vinicius LIma (Hustler)