Gestión de actividades y procesos en un proyecto

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30-09-2020

GESTIÓN DE TIEMPOS. PLANEACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS MDU ING. CARLOS HÉRCULES Administración de Proyectos | SEPTIEMBRE 2020

"UN ASPECTO ESENCIAL DE LA CREATIVIDAD, ES NO TENER MIEDO AL FRACASO"

Agenda

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1. GESTIÓN DE TIEMPOS. PLANEACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS 2. QUE ES LA GESTION DEL TIEMPO 3. QUE ES GESTION EN LA PLANEACION 4. QUE ES GESTION EN CONTRO DE PROYECTOS 5. MONITOREO Y CONTROL DE PROYECTOS 6. PREGUNTAS

Administración de Proyectos | SEPTIEMBRE 2020

El tiempo es oro, aprende a gestionarlo como un profesional

La gestión del tiempo es un elemento importante en la gestión de proyectos para una correcta ejecución de las tareas del proyecto, e incluye una série de actividades que pasaremos a enumerar en la página siguiente.

Admón. Proyectos | Septiembre 2020

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Actividades a tener en cuenta en la gestiรณn del tiempo:

Definir y Ordenar las actividades dentro de un proyecto Determinar los recursos necesarios Determinar las duraciones de las actividades Desarrollar una planificaciรณn Controlar la planificaciรณn

¿Que es PERT? ¿Para que se utiliza y como se calcula?

Las Técnicas de Revisión y Evaluación de Proyectos, comúnmente abreviada como PERT (del inglés, Project Evaluation and Review Techniques), es un modelo para la administración y gestión de proyectos inventado en 1957 por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de Defensa de EE. UU. como parte del proyecto Polaris de misil balístico móvil lanzado desde submarino.

Estimación por 3 puntos (3 point estimate) Estimación basada en 3 valores para mejorar el resultado de la estimación final, aplicable tanto a coste como a duración, tomando en consideración los factores de riesgo y variabilidad asociados con el proceso de estimación. La estimación se lleva a cabo con los siguientes valores: O (Valor Optimista) P (Valor Pesimista) M (Valor más problable – «Most Likely»)

Hay dos maneras de llegar al resultado de duración estimada para una actividad basándonos en la técnica de estimación por 3 puntos: – Basado en la distribución Triangular también conocida como «Simple Average» (O+P+M)/3 – Basado en la distribución Beta también conocida como PERT (O+P+4M)/6 Está comprobado (con estudios basados en teorías de probabilidad y estadísticas) que una estimación PERT basada en un modelo de distribución Beta es más precisa y realista que la basada en el método triangular.

De Proyecto en Proyecto La gestión del tiempo en los proyectos es uno de los pilares fundamentales dentro del manejo de este tipo de esfuerzos, ya que de nuestro buen desempeño en esta área del conocimiento dependerá que el proyecto finalice en el momento esperado.

Según la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos o PMBOK, por sus siglas en inglés, para manejar el tiempo del proyecto, garantizando las buenas prácticas, es necesario que desarrollemos un conjunto de procesos.

Veamos cuáles son y en que consiste cada uno de ellos.

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Los procesos para gestionar el tiempo El PMBOK nos habla de seis procesos, cuyo desarrollo nos permitirá no tardarnos un día más de lo previsto y cumplir con nuestro cronograma.

Administración de Proyectos | SEPTIEMBRE 2020

1.- La definición de las actividades: consiste en identificar y documentar todas aquellas actividades que debemos realizar para lograr alcanzar los objetivos previstos por el proyecto. Para este proceso utilizamos lo que se conoce como la estructura desagregada de trabajo o EDT, que es la descripción de todo el trabajo necesario que debe realizarse durante el desarrollo del proyecto.

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2.- Establecer la secuencia de las actividades: este proceso consiste en ordenar todas las actividades según estas deban ser realizadas. Siguiendo con nuestro ejemplo: para vaciar el pastel es necesario que antes realicemos la mezcla.

Estos Procesos son: 3.- Estimación de los recursos de las actividades: este proceso consiste en determinar cuáles son los recursos (humanos y materiales) que utilizaremos para realizar cada una de las actividades, qué cantidad de ellos necesitaremos y en qué momento estarán a nuestra disposición para ser usados.

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4.- Estimación de la duración de las actividades: consiste en determinar cuánto tiempo ocuparemos realizando cada una de las actividades del proyecto. Por lo general para determinar este tiempo se recurre a lo que se conoce como “la opinión de expertos”.

5.- Desarrollo del cronograma: Una vez que hemos definido cuales son las actividades, las hemos caracterizado, estimado los recursos y sus duraciones procedemos entonces a desarrollar el cronograma. Este proceso consiste en determinar las fechas de inicio y fin de cada actividad.

Estos Procesos son: 6.- Control del cronograma: este proceso comprende varios elementos, en principio determinar el estado actual del cronograma, influir sobre los factores que crean cambios en él, determinar que el cronograma ha cambiado y gestionar los cambios a medida que van sucediendo.

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Planificar los tiempos de ejecución nos permitirá llevar a cabo las tareas en un tiempo concreto y poder determinar la fecha de inicio y fin de las actividades, así como llevar un control exhaustivo del avance.

Gestión en la planificación

Herramientas para la planificaciĂłn

Un mapa conceptual, tambiĂŠn conocido como mapa mental, recoge de manera interrelacionada todos los conceptos asociados a un concepto principal.

El mĂŠtodo de trabajo con estos mapas consiste en establecer una idea principal en el centro del diagrama y comenzar a construir hacia fuera generando una estructura creciente.

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En definitiva, se trata de una herramienta que ayuda a ordenar las ideas que van surgiendo como una tormenta de ideas; de esta manera, se van volcando las ideas pero en lugar de estar aisladas se relacionan unas con otras. El objetivo es ir ordenando los pensamientos alrededor de un concepto central y generar nuevas relaciones no previstas.

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Grupo de Procesos de Planificación Los procesos de planificación desarrollan el plan para la gestión/dirección del proyecto y los documentos del proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo. A medida que se recopilan o se comprenden más características o informaciones sobre el proyecto, puede ser necesaria una mayor planificación.

Los cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto generan la necesidad de reconsiderar uno o más de los procesos de planificación y, posiblemente, algunos de los procesos de inicio. Esta incorporación progresiva de detalles al plan para la dirección del proyecto recibe generalmente el nombre de “planificación gradual”, para indicar que la planificación y la documentación son procesos repetitivos y continuos.

ADMON. PROYECTOS | Septiembre 2020

MONITOREO Y CONTROL DEL TRABAJO DEL PROYECTO El monitoreo y control es un conjunto de actividades de gestión que permiten verificar si el proyecto va marchando según lo planificado.

SEGUIMIENTO.

CONTROL.

el conjunto de acciones que se llevarán a cabo para la comprobación de la correcta ejecución de las actividades del proyecto establecidas en la planificación del mismo.

El control de proyecto tiene como objetivo principal el mantener el proyecto alineado con sus objetivos

Target Market

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MONITOREO Y CONTROL DE PROYECTOS Consiste en monitorear, analizar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de

desempeĂąo definidos en el plan para la direcciĂłn del proyecto.

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Componentes del monitoreo y control:

Comparar el desempeño real contra el planeado.

Evaluar el desempeño para determinar la necesidad de una acción preventiva o correctiva.

Identificar nuevos riesgos y analizar revisar y monitorear los riesgos existentes.

Mantener durante la ejecución del proyecto una base de información precisa y oportuna respecto al producto.

Monitorear la implementación de cambios aprobados. Y Proporcionar proyecciones de costo y cronograma

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Proporcionar la información necesaria para sustentar el reporte de estado, la medición del avance y proyecciones.

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PREGUNTAS?

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