Presupuestos estados financieros

Unidad 9 Presupuesto de efectivo

Objetivos Al finalizar la unidad, el alumno: • desarrollará el procedimiento contable para elaborar los estados financieros presupuestados • desarrollará el procedimiento contable para elaborar el presupuesto anual de efectivo

Temario Unidad 9 Presupuesto de efectivo 9.1 Estados financieros presupuestados 9.1.1 Presupuesto de efectivo 9.1.2 Estado de resultados presupuestado 9.1.3 Balance general presupuestado 9.2 Aromatizantes de Occidente, S. A. 9.2.1 Presupuesto de efectivo: primer trimestre del aĂąo 9.2.2 Presupuesto anual de efectivo

Conceptos centrales

Presupuesto de ingresos

Presupuesto de gastos

ciclo de efectivo

ciclo contable

Presupuesto de efectivo

Estado de resultados presupuestado

Balance general presupuestado

Introducción E

l ciclo contable y el de efectivo difieren, fundamentalmente, por dos razones. En primer lugar, la contabilidad hace un reconocimiento de los ingresos y los gastos en forma independiente a los flujos de efectivo que se originen, por ejemplo, una venta se registra sin importar que el cobro se efectúe 90 días después; asimismo, la compra de mercancías se reconoce contablemente en el momento en que se reciben en el almacén, aun cuando se conozca de antemano que el proveedor nos otorga un plazo de 60 días para liquidarlos; también, en el caso de los pagos anticipados, aunque ya existe flujo de efectivo, posteriormente se reconoce el gasto respectivo. En segundo lugar, contablemente, se registran una serie de operaciones que no implican flujos de efectivo; entre las más relevantes están los cargos por depreciación de activos fijos y las amortizaciones de gastos.

Para Welsch, Hilton y Gordon: “el presupuesto de efectivo se enfoca exclusivamente en los importes y los tiempos de las entradas y las salidas de efectivo. En cambio, los demás presupuestos centran su atención en los tiempos de todas las transacciones (tanto de efectivo como las que no implican efectivo), a lo cual se le denomina la base contable de acumulación, en oposición con la base de efectivo”.1 Este desfasamiento hace necesario elaborar un presupuesto que tenga como objetivo primordial los flujos de efectivo, en lugar Mediante el ciclo contable, se determina la utilidad de la determinación de la utilidad contable. A este presupuesto se le de la empresa, mientras llama presupuesto de efectivo y es una herramienta de gran utilidad que, con el ciclo de efectivo, para el control de recursos monetarios; su creación corresponde se logra obtener el nivel al área de tesorería con el apoyo del resto de la información de liquidez con que cuenta la organización. presupuestal concentrada en la contraloría de la empresa. Por tanto, es responsabilidad de estas dos áreas la elaboración del presupuesto de efectivo.

9.1 Estados financieros presupuestados En esta unidad se presenta un ejemplo integrado de presupuestos, cuya finalidad es relacionar el presupuesto de efectivo con el resto de los presupuestos, es decir, a manera de síntesis se presenta lo que se ha analizado en el texto, de esta manera, tendrás un panorama completo de los presupuestos y del lugar que ocupa el presupuesto de efectivo. Posteriormente elaboraremos el presupuesto de efectivo de Aromatizantes de Occidente, S. A.

9.1.1 Presupuesto de efectivo El presupuesto de efectivo es el presupuesto básico por excelencia. Es posible que muchas empresas, sobre todo medianas y pequeñas, no cuenten con un sistema integral de presupuestos tal y como lo hemos visto en este texto, no obstante, estamos seguros que llevan a cabo un control estricto en el manejo del efectivo, efectúan planes semanales o mensuales relacionados con las

1

Welsch et al., Presupuestos-planificación y control de utilidades, 1990, p. 461.

254

presupuestos

entradas y salidas de dinero. En el hogar es todavía más evidente la planeación de las necesidades de efectivo, lo primordial para el responsable de las finanzas familiares son los gastos que se tienen que afrontar en la siguiente quincena, mes o trimestre. Un balance general o un estado de resultados familiar son, en la mayoría de los casos, desconocidos por la escasa utilidad práctica que tienen en la vida diaria.

De acuerdo con Welsch, Hilton y Gordon: “los principales propósitos del presupuesto de efectivo son: ¿Por qué una empresa elabora un presupuesto de efectivo?

1. Determinar la probable posición de caja al fin de cada periodo, como resultado de las operaciones planificadas.

2. Identificar los excedentes o déficit de efectivo por periodos.

3. Establecer la necesidad de financiamiento o la disponibilidad de efectivo ocioso para inversión.

4. Coordinar el efectivo con: a) el total de capital de trabajo, b) los ingresos por la venta, c) los gastos, d) las inversiones y e) los pasivos.

5. Establecer una base sólida para la vigilancia continua de la posición de caja.”2

En la tabla 9.1 se presentan los presupuestos de ingresos y gastos de Granos y Semillas, S. A., por el primer trimestre del año. Ésta es una empresa distribuidora que revende los granos y semillas; no tiene ningún proceso de transformación que le proporcione valor agregado a los productos.

Granos y Semillas, S. A. Presupuesto de ingresos y gastos para el primer trimestre del año X2 (miles de pesos)

Ventas Compras Gastos Salarios Renta Depreciación Servicios

Enero

Febrero

Marzo

$160 84

$140 60

$100 48

25 10 8 12

25 10 8 12

25 10 8 12

Tabla 9.1.

La política de la empresa es comprar en el mes anterior a la venta los inventarios de granos y semillas, los cuales liquida dos meses después de la compra, por ejemplo, la mercancía que estima vender en febrero la adquiere en enero y la paga en marzo. Por otra parte, el cobro de las ventas de un determinado mes se efectúa en la forma siguiente: 60% en el mes de la venta, 30% al mes siguiente y el resto a dos meses. La salida de efectivo por gastos se presenta en el mes en el cual se generan, exceptuando la depreciación que es un gasto virtual.

El balance general inicial al 31 de diciembre del año X1 se muestra en la tabla 9.2. Es necesario contar con esta información para proceder a elaborar el presupuesto de efectivo.

2

Idem.

unidad 9 presupuesto de efectivo

255

Granos y Semillas, S. A. Balance general al 31 de diciembre de X1 (miles de pesos) Activo Efectivo $10 Cuentas por cobrar 48 Inventarios 96

Pasivo y capital Proveedores Impuesto por pagar Préstamo bancario

Circulante Fijo

Pasivo Capital contable

Total activo

154 166 $320

$156 20 25 201 119

Total pasivo y capital $320

Tabla 9.2.

La venta de noviembre y diciembre del año X1, que fueron de $80 y $100, respectivamente, da origen a las cuentas por cobrar. De acuerdo con el procedimiento de cobranza de venta en noviembre queda pendiente de cobro 10% y de la venta de diciembre 40%. Si obtenemos las cifras de acuerdo con esos porcentajes, se comprende el saldo de $48 en cuentas por cobrar. Del mismo modo se procede con la cuenta de proveedores, la empresa se toma dos meses después de la compra para liquidar, por lo que las compras efectuadas en noviembre y diciembre del año X1 no han sido pagadas al 31 de diciembre. Las compras de noviembre fueron de $60 y las de diciembre de $96. En la tabla 9.1 se observa que las compras de un determinado mes representan 60% de ¿ Cuál es el costo venta del mes siguiente; este porcentaje representa el costo de venta. de venta del mes Contamos con toda la información necesaria para preparar el de febrero? presupuesto por el primer trimestre del año X2. En la tabla 9.3 se presenta el presupuesto de efectivo.

Granos y Semillas, S. A. Presupuesto de efectivo por el primer trimestre de X2 (miles de pesos) Enero Entradas de efectivo Cobro a clientes Ventas noviembre X1 Ventas diciembre X1 Ventas enero X2 Ventas febrero X2 Ventas marzo X2 Total cobro a clientes

$8 30 96

$134

Salidas de efectivo Pago a proveedores Compras noviembre X1 Compras diciembre X1 Compras enero X2 Total pago a proveedores Salarios Renta Servicios Impuesto Total salidas de efectivo

Febrero

$10 48 84 $142

Marzo

$16 42 60 $118

60 96 $60

$96

25 10 12

25 10 12

$107

$143

27 10 $37

(1) 37 $36

$37

$36

Entradas menos salidas de efectivo Saldo inicial de efectivo Saldo final de efectivo Préstamo bancario Saldo final con préstamo

Tabla 9.3.

84 $84 25 10 12 20 $151 (33) 36 $3 7 $10

256

presupuestos

Con respecto a las cifras que aparecen en el presupuesto de efectivo, los datos de cobro a clientes y de pago a proveedores se determinaron de acuerdo con patrones de cobranza y pago a proveedores indicados. La venta de noviembre de X1, fue de $80,000; 60% —$48,000—, se cobró ese mismo mes y 30% —$24,000— se cobró en diciembre; los $8,000 restantes se cobraron en enero de X2. Como el presupuesto de efectivo es por el primer trimestre del año X2, la única cifra que aparece son $8,000, que están pendientes de cobro; el mismo procedimiento se aplicó con el resto de la cobranza. Con respecto al pago de proveedores se liquidan dos meses después de la compra, las compras para respaldar la venta del mes de diciembre X1 se efectuaron en noviembre de X1, siendo el total de $60,000 ($100,000 × 0.60), que se liquidará dos meses después, en el mes de enero X2, como se observa en el presupuesto de efectivo. También es importante observar que los cobros y pagos relativos al año X1 corresponden, respectivamente, a los saldos de cuentas por cobrar y proveedores que se muestran en el balance general al 31 de diciembre de X1.

También es necesario decir que el gasto por depreciación no se incluye en el presupuesto porque no representa flujo de efectivo. El pasivo por impuesto al 31 de diciembre de X1 se liquidará el mes de marzo de X2, tal y como aparece en el presupuesto. Por último, la empresa tiene como política mantener un saldo mínimo de efectivo de $10,000 en todo momento, con el fin de hacer frente a cualquier situación de emergencia no prevista en el presupuesto. Ésta es la razón por la que se piensa obtener un incremento en el mes de marzo de X2, de $7,000 en los préstamos bancarios.

Ejercicio 1 A continuación se presentan las compras y ventas (en miles de pesos) de Granos y Semillas, S. A.; las preguntas del presente ejercicio, se basan en estos datos.

Noviembre X1 Diciembre X1 Enero X2 Febrero X2 Marzo X3

Ventas

Compras

$80 100 160 140 100

$60 96 84 60 48

Supón que el procedimiento de cobranza en el mes de la venta es 50%, al mes siguiente 30% y a los dos meses 20%. El patrón de pagos a proveedores es de 50% el mes de la compra y de 50% al siguiente mes.

Antes de contestar las preguntas se recomienda obtener, para el primer trimestre del año X2, los flujos de efectivo por la cobranza a clientes y por pago a proveedores.

1. La cobranza del mes de marzo de X2 es: a) b) c) d)

138,000 124,000 126,000 90,000

unidad 9 presupuesto de efectivo

257

2. El pago a proveedores en el mes de enero de X2 es: a) b) c) d)

54,000 72,000 90,000 124,000

3. El saldo de cuentas por cobrar al 31 de marzo de X2 es: a) b) c) d)

124,000 100,000 138,000 78,000

4. El saldo de proveedores al 31de marzo de X2 es: a) b) c) d)

24,000 54,000 48,000 72,000

5. La cobranza total del trimestre es: a) b) c) d)

400,000 388,000 340,000 216,000

6. El pago a proveedores durante el trimestre es: a) b) c) d)

192,000 240,000 340,000 216,000

9.1.2 Estado de resultados presupuestado Recuerda que la contabilidad se apoya en una ecuación, por tanto, es necesario proyectar los estados financieros al 31 de marzo de X2. Si mantienen el equilibrio postulado por la ecuación contable, quiere decir que el presupuesto de efectivo, en particular, y el sistema presupuestal, en lo general, están correctamente elaborados. Para obtener el balance general al final del primer trimestre es indispensable formular antes el estado de resultados. En la tabla 9.4 se presenta el estado de resultados presupuestado por el primer trimestre del año X2.

¿Cómo saber si el presupuesto de efectivo está elaborado correctamente?

258

presupuestos

Granos y Semillas, S. A. Estado de resultados presupuestado por el primer trimestre de X2 (miles de pesos) Ventas

$400

Costo de ventas

240

Utilidad bruta

160

Gasto

167.50

Pérdida neta

$(7.50)

Tabla 9.4.

La contabilidad registra como gastos una serie de operaciones que se presentan en un periodo determinado, sin importar que queden pendientes de pago o se hayan liquidado.

La cantidad de $400,000 es resultado de la venta de los meses presupuestados ($160,000, $140,000 y $100,000 para los meses de enero, febrero y marzo, respectivamente). El costo de venta es 60% de la venta ($400,000 × 0.6); los gastos mensuales presupuestados son de $55,000 (multiplicados por tres meses dan como resultado $165,000); los $2,500 restantes son intereses generados del préstamo bancario de $25,000; la tasa anual es 40% y los intereses se pagan semestralmente en los meses de junio y diciembre. Aunque los intereses no afectan el flujo de efectivo por no liquidarse hasta junio, si influyen en el estado de resultados al reconocerse contablemente como gasto del periodo.

Ejercicio 2 Para responder la siguiente serie de preguntas, se recomienda elaborar un estado de resultados presupuestado con los datos de la empresa Granos y Semillas, S. A. (tabla 9.1), por el primer bimestre del año X2 (enero y febrero). Si existe una utilidad, supón una tasa de impuesto de 40%.

1. El costo de ventas presupuestado es: a) b) c) d)

300,000 120,000 180,000 110,000

2. La utilidad bruta presupuestada es: a) b) c) d)

180,000 300,000 110,000 120,000

unidad 9 presupuesto de efectivo

259

3. El interés presupuestado es: a) b) c) d)

10,000 833.33 1,666.66 2,500

4. El impuesto presupuestado es: a) b) c) d)

3,333.33 1,666.66 8,333.33 5,000

5. La utilidad neta presupuestada (después de impuesto) es: a) b) c) d)

2,500 5,000 8,333.33 1,666.66

9.1.3 Balance general presupuestado Es necesario presupuestar primero el estado de resultados que el balance general; la razón es la utilidad del ejercicio. Uno de los conceptos que se incluyen en el balance general, concretamente en el capital contable, es la utilidad generada por la empresa. El estado de resultados es el que nos proporciona la utilidad o pérdida obtenida por la empresa en un determinado periodo. En la tabla 9.5 se presenta el balance general presupuestado al 31 de marzo de X2.

El primero de los estados inancieros que se elabora es el estado de resultados. Nos proporciona la utilidad alcanzada por la organización en un determinado periodo. El balance se elabora después, éste incorpora la utilidad obtenida en el estado de resultados.

Granos y Semillas, S. A. Balance general al 31 de marzo de X2 (miles de pesos) Activo Efectivo Cuentas por cobrar Inventarios Circulante Fijo (neto) Total activo

$10 54 48 112 142 $254

Pasivo y capital Proveedores $108 Impuesto por pagar 2.5 Préstamo bancario 32 Pasivo 142.5 Capital contable 111.5 Total pasivo y capital $254

Tabla 9.5.

260

presupuestos

Las cuentas por cobrar corresponden a la venta de febrero y marzo de X2. De la venta de febrero de X2, quedan pendiente de cobro $14,000 (10%) y de las ventas de marzo X2, no se han cobrado $40,000 (40%). Los inventarios —$48,000— son los productos que se adquirieron para solventar las ventas de abril de X2 y representan las compras efectuadas en el mes de marzo de X2. El activo fijo neto —$142,000— es resultado de restar el gasto por depreciación durante el primer trimestre del año, —$24,000— al saldo que tenían los activos fijos al inicio del periodo —$166,000—. El renglón de proveedores —$108,000— es la suma de las compras efectuadas durante los meses de febrero y marzo de X2 ($60,000 y $48,000, respectivamente). Recordemos que la política de la empresa es liquidar las compras dos meses después de recibida la mercancía.

El saldo del préstamo bancario —$32,000— se compone de $25,000 que se tenían al inicio del trimestre más un incremento —$7,000— ocurrido en marzo de X2. Por último, al saldo al 31 de diciembre de X1 del capital contable —$119,000— se le restó la pérdida del ejercicio trimestral —$7,500—, el resultado es $111,500, el cual aparece en el balance general al 31 de marzo de X2.

Ejercicio 3 Para responder la siguiente serie de preguntas se recomienda elaborar el balance general presupuestado al 28 de febrero de X2 de la empresa Granos y Semillas, S. A., puesto que en las cifras de este estado se basan las preguntas del presente ejercicio.

1. El saldo de efectivo presupuestado al 28 de febrero de X2 es: a) b) c) d)

10,000 36,000 37,000 7,000

2. El nivel de inventarios presupuestado al 28 de febrero X2 es: a) b) c) d)

60,000 48,000 84,000 80,000

3. El total de activos circulantes presupuestados al 28 de febrero X2 es: a) b) c) d)

108,000 132,000 150,000 168,000

4. El total de activo fijo neto presupuestado al 28 de febrero X2 es: a) b) c) d)

166,000 158,000 150,000 142,000

unidad 9 presupuesto de efectivo

5. El saldo presupuestado de la cuenta de proveedores al 28 de febrero X2 es: a) b) c) d)

180,000 108,000 144,000 60,000

6. El saldo presupuestado de impuesto por pagar al 28 de febrero X2 es: a) b) c) d)

23,333 20,000 3,333 16,666

7. El saldo presupuestado de intereses por pagar al 28 de febrero X2 es: a) b) c) d)

10,000 2,500 5,000 1,666

8. El pasivo total presupuestado al 28 de febrero X2 es: a) b) c) d)

169,000 194,000 192,333 189,000

9. El capital contable presupuestado al 28 de febrero del X2 es: a) b) c) d)

119,000 111,500 114,000 124,000

10. Los activos totales presupuestados al 28 de febrero X2 son: a) b) c) d)

318,000 334,000 293,000 292,000

261

262

presupuestos

9.2 Aromatizantes de Occidente, S. A. El siguiente proceso es preparar el presupuesto de efectivo que tiene por objetivo examinar la forma en que se desarrolla un presupuesto en la práctica. Más adelante, el objetivo será formular el balance general presupuestado.

Para preparar el presupuesto de efectivo procedemos por partes. En primer lugar, elaboraremos el presupuesto de efectivo por el primer trimestre del año, dividiendo el trimestre en meses, posteriormente formularemos el presupuesto de efectivo anual, tomando el trimestre como punto de apoyo. El periodo presupuestal más cercano, en este caso el primer trimestre del año, se elabora por meses, con el fin de tener una herramienta adecuada para controlar el efectivo; por ejemplo, una persona desea controlar mejor sus gastos, lo ideal es que los presupueste por día, porque valorará con precisión los primeros días del presupuesto por estar más cercanos a la fecha en la cual se elabora, sin embargo, en la medida que nos alejamos de la fecha de inicio, las cifras son más difíciles de estimar, por tanto, los valores se determinan por periodos semanales o mensuales. Sería poco confiable elaborar un presupuesto de gastos personales por día para periodos mayores a tres meses de la fecha de formulación del presupuesto. Lo mismo sucede en las empresas.

Una vez que transcurre el primer trimestre del año, el presupuesto del segundo trimestre se desglosa por meses y así sucesivamente con los dos trimestres siguientes, con el fin de ser utilizados como una herramienta de control. Algunas empresas, incluso, desglosan el mes presupuestal más próximo en semanas y la semana más cercana en días. El grado de detalle depende del tipo de empresa. Existen organizaciones cuyas operaciones permanecen estables durante el año, en cambio, existen otras con una gran volatilidad en sus flujos de efectivo. Entre más inestable sea el mercado en que opere la empresa, mayor será el grado de detalle que se requiera en el presupuesto de efectivo.

9.2.1 Presupuesto de efectivo: primer trimestre del año En primer lugar presupuestaremos las entradas de efectivo, Aromatizantes de Occidente, S. A., obtiene ingresos exclusivamente por la venta de sus productos. Para el periodo presupuestal del año 20X5 no se prevén ingresos por otro concepto. Posteriormente se presupuestarán las salidas de efectivo por la adquisición de los diferentes recursos que utiliza la empresa con el fin de alcanzar sus metas. Como parte final, se reúne la información para determinar los faltantes o sobrantes de efectivo durante los periodos en que se divide el presupuesto de efectivo.

Entradas de efectivo Para vender productos es necesario tener presentes las prácticas y costumbres existentes en el ramo de negocio en que opere la empresa: los plazos que se acostumbran, los descuentos que se otorgan, las rebajas por volumen, entre otras. Aromatizantes de Occidente, S. A., con base en su experiencia referente a la venta de sus productos, estima que 60% es cobrada en el mes en que se efectúa y el resto en el mes siguiente; no ofrece descuentos por pronto pago, ni otorga rebajas por volumen. En la tabla 9.6 se observa la venta presupuestada por producto. Esta información fue tomada de la cédula 2.2.

unidad 9 presupuesto de efectivo

263

Aromatizantes de Occidente, S. A. Ventas presupuestadas por producto para el año 20X5 (miles de pesos)

Enero

Aromas

Aroma-plus

Total

$375

$236.5

$611.5

Febrero

375

236.5

611.5

Marzo

375

236.5

611.5

1er. trimestre

1,125

709.5

1,834.5

2do. trimestre

1,125

709.5

1,834.5

3er. trimestre

1,125

709.5

1,834.5

4to. trimestre

1,125

709.5

1,834.5

Tabla 9.6.

La cédula 9.1 muestra los flujos de efectivo por la cobranza presupuestada de acuerdo con los porcentajes indicados.

Aromatizantes de Occidente, S. A. Cobranza presupuestada para el primer trimestre del año 20X5 (miles de pesos) Enero Saldo 31 de diciembre de 20X4 Ventas enero

Febrero

$200 366.9

366.9

Ventas marzo $566.9

1er. trimestre $200

$244.6

Ventas febrero Total cobranza

Marzo

$611.5

611.5 $244.6

611.5

366.9

366.9

$611.5

$1,789.9

Cédula 9.1.

Los $200,000 de la cédula 9.1 son cuentas pendientes de cobro al inicio del periodo presupuestal, es decir, es el saldo que aparece en el balance general al 31 de diciembre de 20X4, que no se ha presentado hasta el momento; se incluye en la unidad siguiente como punto de partida para obtener el balance general presupuestado al 31 de diciembre de 20X5. Por otra parte, los $366,900 que se muestran en enero representan 60% de venta que se cobra el mismo mes; el resto $244,600 —40%— se incluye dentro de la cobranza del mes de febrero. El mismo proceso se aplica para los otros datos.

Ejercicio 4 Para contestar las preguntas de este ejercicio, supón que el procedimiento de cobranza de Aromatizantes de Occidente, S. A., es 40% en el mes de la venta y el resto en el mes siguiente.

Antes de contestar se recomienda modificar la cédula 9.1, incorporando el cambio en el patrón de cobranza.

264

presupuestos

1. La cobranza en el mes de enero es: a) b) c) d)

200,000 566,900 611,500 444,600

2. La cobranza en el mes de febrero es: a) b) c) d)

444,600 200,000 611,500 566,900

3. La cobranza en marzo por venta del mismo mes es: a) b) c) d)

566,900 244,600 200,000 366,900

4. Las cuentas pendientes de cobro al final del primer trimestre por venta en marzo es: a) b) c) d)

366,900 566,900 244,600 611,500

5. El total cobrado durante el primer trimestre es: a) b) c) d)

1’745,300 1’789,900 1’667,600 1’623,000

Salidas de efectivo La adquisición de materia prima directa es la primera de las salidas de efectivo en presupuestar.

De acuerdo con la experiencia de la empresa, las compras de materia prima de un determinado mes se liquidan al mes siguiente. La tabla 9.7 muestra las compras de materia prima presupuestadas esta información se obtuvo de la cédula 4.5.

unidad 9 presupuesto de efectivo

265

Aromatizantes de Occidente, S. A. Compras presupuestadas de materia prima por año 20X5 (miles de pesos) Enero

$105.6

Febrero

105.6

Marzo

105.6

1er. trimestre

316.8

2do. trimestre

316.8

3er. trimestre

317.1

4to. trimestre

322.7

Tabla 9.7.

Al 31 de diciembre de 20X4 existe un saldo por pagar a proveedores de $90,000, por compras efectuadas durante el mismo mes y, de acuerdo con las políticas de la empresa y los plazos otorgados por los proveedores, la cantidad deberá ser liquidada en el mes de enero. En la cédula 9.2 se presenta el pago a proveedores presupuestado para el primer trimestre del año.

Aromatizantes de Occidente, S. A. Presupuesto de pago a proveedores para el primer trimestre del año 20X5 (miles de pesos) Enero Saldo 31 de diciembre de 20X4

Febrero

$90.0

Compras febrero $90.0

1er. trimestre $90.0

$105.6

Compras enero Total pagos a proveedores

Marzo

$105.6

105.6 $105.6

105.6

$105.6

$301.2

Cédula 9.2.

Nos falta el presupuesto de salidas de efectivo por los conceptos de gasto de fabricación, gasto de venta y gasto de administración. La erogación de todos estos gastos ocurre en el mes en que se generan, por lo que no existe disparidad entre el momento en que se registra el gasto y el momento en que se presenta el flujo de salida. En la cédula 9.3 se presenta el presupuesto por el primer trimestre del año para este tipo de gastos. Con relación a las cifras de esta cédula, el gasto por depreciación no se incluye en el gasto de fabricación ni en el de administración porque no es flujo de efectivo. Recuerda que se trata de un cargo virtual a gastos y esto no afecta el presupuesto de efectivo. El gasto de fabricación aparece en la cédula de la unidad 7.6, en una base anual, se dividió entre 12 para obtener su equivalente mensual. Por otra parte, los gastos de venta y administración se transfirieron tal y como se muestran en la cédula 8.1, por ser datos mensuales. Cabe mencionar que las salidas de efectivo por concepto de mano de obra directa —$26,000/mes—, de pago de intereses —$27,500— y por concepto de impuesto —$70,000— en el mes de marzo, también se tomarán en cuenta al momento de elaborar el presupuesto de efectivo por el primer trimestre del año.

266

presupuestos

Aromatizantes de Occidente, S. A. Salidas de efectivo presupuestadas por gastos de fabricación, venta y administración para el primer trimestre del año 20X5 (miles de pesos) Enero

Febrero

Marzo

1er. trimestre

Gastos de fabricación (cédula 7.6) Material indirecto Mano de obra indirecta Energía Seguros Total gasto de fabricación

$127.8 30.0 19.3 2.0 $179.1

$127.8 30.0 19.3 2.0 $179.1

$127.8 30.0 19.3 2.0 $179.1

$383.4 90.0 57.9 6.0 $537.3

Gastos de venta (cédula 8.1) Sueldos comisiones Promoción y publicidad Gastos de viaje Total gasto de venta

$50.0 51.0 35.4 35.0 $171.4

$50.0 51.0 35.4 35.0 $171.4

$50.0 51.0 35.4 35.0 $171.4

$150.0 153.0 106.2 105.0 $514.2

$65.0 15.1 2.5 1.5 $84.1

$65.0 15.1 2.5 1.5 $84.1

$65.0 15.1 2.5 1.5 $84.1

$195.0 45.3 7.5 4.5 $252.3

Gastos de administración (cédula 8.1) Sueldos Agua, luz y teléfono Seguros Papelería y artículos de oficina Total gasto de administración

Cédula 9.3.

Ejercicio 5 Las compras estimadas por los siguientes cinco meses de la Compañía de Transportes Regina, S. A., se muestran a continuación.

Noviembre X1 Diciembre X1 Enero X2 Febrero X2 Marzo X2

$90 $100 $150 $80 $60

La historia de la compañía muestra que 50% de las compras se liquidan en el mes en que se efectúan, 30% al siguiente mes y el resto al segundo mes.

1. El pago a proveedores en enero X2 es: a) b) c) d)

150 100 123 105

unidad 9 presupuesto de efectivo

267

2. El pago a proveedores en el mes de marzo X2 es: a) b) c) d)

123 84 60 105

3. ¿Cuánto se debe por las compras de febrero X2 al 31 de marzo de X2? a) b) c) d)

16 24 40 20

4. ¿Cuál es el saldo de la cuenta de proveedores al 31 de marzo de X2? a) b) c) d)

40 24 30 46

5. ¿Cuál es el saldo de la cuenta de proveedores al 31 de diciembre de X2? a) b) c) d)

18 50 68 45

Formulación del presupuesto de efectivo Hemos reunido las cifras necesarias para obtener el presupuesto de efectivo por el primer trimestre de 20X5. En la cédula 9.4 se muestra este presupuesto.

Al inicio del año presupuestal, se estima un saldo inicial de efectivo por $50,000 y se tiene un pasivo al favor del Fisco por $70,000, que vence en el mes de marzo. Al igual que con los saldos iniciales de cuentas por cobrar y de proveedores (los cuales se tomaron en cuenta para formular el presupuesto de efectivo), estas cifras forman parte del balance general de inicio de año, que se analizará en la siguiente unidad. Recordarás que en la unidad 8 se comentó que la empresa contaba con un pasivo por $500,000, generando intereses a una tasa de 22% anual, pagaderos trimestralmente en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre. Por tanto, el flujo de efectivo por intereses pagaderos en marzo se calcula: (500,000 × 0.22)/4 = $27,500, cifra que aparece en el presupuesto de efectivo.

268

presupuestos

Aromatizantes de Occidente, S. A. Presupuesto de efectivo para el primer trimestre del año 20X5 (miles de pesos) Enero

Febrero

Marzo

1er. trimestre

$566.9

$611.5

$611.5

$1,789.9

Pago a proveedores (cédula 9.2)

90.0

105.6

105.6

301.2

Mano de obra directa (cédula 7.4)

26.0

26.0

26.0

78.0

Gastos de fabricación (cédula 9.3)

179.1

179.1

179.1

537.3

Gastos de venta (cédula 9.3)

171.4

171.4

171.4

514.2

84.1

84.1

84.1

252.3

Gastos por pago de intereses

27.5

27.5

Gastos por pago de impuesto

70.0

70.0

$663.7

$1,780.5

Entradas de efectivo Cobro a clientes (cédula 9.1) Salidas de efectivo

Gastos de administración (cédula 9.3)

$550.6

$566.2

Entradas menos salidas

16.3

45.3

(52.2)

9.4

Saldo inicial de efectivo

50.0

66.3

111.6

50.0

$66.3

$111.6

$59.4

$59.4

Total salidas

Saldo final de efectivo

Cédula 9.4.

9.2.2 Presupuesto anual de efectivo El siguiente paso es elaborar el presupuesto por el periodo completo, es decir, por el año 20X5.

Se puede dividir por meses como se desarrolló el presupuesto del primer trimestre del año, pero sería un exceso para meses que están lejanos. Por tanto, el presupuesto anual estará dividido en periodos trimestrales, por ser el lapso que se ha utilizado desde que se formuló el presupuesto de venta, además, para los meses más cercanos se tiene un presupuesto mensual.

Nos referimos al primer trimestre del año y cuando se aproxime el segundo trimestre será el momento de subdividirlo por meses, ya que se contará con mejor información y se podrán hacer las adecuaciones y ajustes que se consideren necesarios en ese momento.

Entradas de efectivo Con la información de la tabla 9.1 se elaborará la cobranza presupuestada para el año 20X5. Es importante aclarar el procedimiento que sigue la cobranza cuando se toma un trimestre como base para presupuestar. De acuerdo con la experiencia de la empresa, 60% de la venta se cobra en el mes en que se efectúa y el resto el siguiente mes. Si se toma el trimestre como unidad de medida en lugar del mes los porcentajes utilizados cambian, las ventas del primer mes de un trimestre se cobran a 60% el primer mes y a 40% el segundo; las ventas del segundo mes del trimestre se cobran a 60% el segundo mes y a 40% el tercero; por último, las ventas del tercer mes sólo se cobran a 60%, el resto queda pendiente y se cobra hasta el cuarto mes, es decir, en el siguiente trimestre.

Por tanto, de 300% de ventas en un trimestre (100%, cada mes) se cobra 260% en el mismo y el

unidad 9 presupuesto de efectivo

269

resto en el siguiente trimestre. De aquí que la cobranza por venta efectuada durante el trimestre sea de 86.666% (260/300) y 13.333% (40/300), se cobran en el trimestre siguiente. Éstos son los porcentajes que utilizamos para elaborar la cédula 9.5, la cual se presenta a continuación.

Aromatizantes de Occidente, S. A. Cobranza presupuestada para el año 20X5 (miles de pesos) 1er. trimestre Saldo al 31 de diciembre de 20X4

$200.0

Ventas 1er. trimestre

1,589.9

2do. trimestre

$244.6 1,589.9

Ventas 2do. trimestre

3er. trimestre 4to. trimestre

$244.6 1,589.9

Ventas 3er. trimestre Total cobranza

$244.6 1,589.9

Ventas 4to. trimestre $1,789.9

$1,834.5

$1,834.5

$1,834.5

Cédula 9.5.

La venta trimestral es de $1’834,500, por tanto, 86.666% es cobrado en el trimestre de la venta, es decir, $1’589,900, el resto, 13.333% —$244,600— es cobrado en el trimestre siguiente.

Los $200,000 de saldo en cuentas por cobrar al inicio del periodo son cobrados en el primer trimestre, es decir, en enero (ver cédula 9.1).

Ejercicio 6 Las preguntas de este ejercicio se basan en los datos de Aromatizantes de Occidente, S. A. Supón que el procedimiento de cobranza es 40% en el mes de la venta y el resto en el mes siguiente (en lugar de 60% y 40%). Se recomienda modificar la cédula 9.5, incorporando el cambio en el patrón de cobranza para contestar las preguntas de este ejercicio.

1. Con un patrón de cobranza trimestral, los porcentajes para la cobranza en el trimestre de la venta y en el trimestre siguiente son: a ) 90 y 10 b ) 80 y 20 c ) 83.333 y 16.666 d ) 76.666 y 23.333 2. La cobranza total del primer trimestre es: a) b) c) d)

1’834,500 1’667,600 1’467,600 200,000

270

presupuestos

3. La cobranza en el segundo trimestre, por venta efectuada en el primer trimestre es: a) b) c) d)

1’834,500 1’467,600 366,900 1’667,600

4. La cobranza del tercer trimestre por venta efectuada durante el mismo trimestre es: a) b) c) d)

1’467,600 1’834,500 1’667,600 366,900

5. El saldo de cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 20X5 es: a) b) c) d)

1’834,500 1’467,600 1’667,600 366,900

Salidas de efectivo Al igual que con el presupuesto trimestral, primero se estimarán las salidas de efectivo por la compra de materias primas, para después presupuestar las salidas por otros costos y gastos que tiene la empresa. La razón es que con el pago a los proveedores de materia prima existe un intervalo de tiempo entre la compra y el pago de las mercancías. En cambio, en el resto de las erogaciones el gasto y las salidas de efectivo ocurren durante el mismo mes.

El procedimiento de la empresa es pagar las mercancías que adquiere al mes siguiente de la compra. Representándolo en porcentajes sería 0% en el mes de la compra y 100% en el mes siguiente, con un esquema trimestral se tendría 66.666% en el trimestre de la compra (200/300), y 33.333% en el trimestre siguiente (100/300). Con estos porcentajes y con base en la información de la tabla 9.2, se elabora la cédula 9.6.

Aromatizantes de Occidente, S. A. Presupuesto de pago a proveedores para el año 20X5 (miles de pesos) 1er. trimestre Saldo al 31 de diciembre de 20X4

$90.0

Compras 1er. trimestre

211.2

2do. trimestre

$105.6 211.2

Compras 2do. trimestre

3er. trimestre 4to. trimestre

Compras 3er. trimestre

$105.6 211.4

$105.7

$317.0

$320.8

215.1

Compras 4to. trimestre Total pago a proveedores

$301.2

Cédula 9.6.

$316.8

unidad 9 presupuesto de efectivo

271

Nos falta preparar el presupuesto de gastos de fabricación, venta y administración por trimestres para el año 20X5. En la cédula 9.7 se presenta dicho presupuesto.

Aromatizantes de Occidente, S. A. Salidas de efectivo presupuestadas por gastos de fabricación, venta y administración para el año 20X5 (miles de pesos) 1er. trimestre

2do. trimestre

3er. trimestre 4to. trimestre

Gastos de fabricación (cédula 7.6) Material indirecto Mano de obra indirecta Energía Seguros Total gastos de fabricación

$383.4 90.0 57.9 6.0 $537.3

$383.4 90.0 57.9 6.0 $537.3

$383.4 90.0 57.9 6.0 $537.3

$383.4 90.0 57.9 6.0 $537.3

Gastos de venta (cédula 8.1) Sueldos Comisiones Promoción y publicidad Gastos de viaje Total gastos de venta

$150.0 153.0 106.2 105.0 $514.2

$150.0 153.0 106.2 105.0 $514.2

$150.0 153.0 106.2 105.0 $514.2

$150.0 153.0 106.2 105.0 $514.2

Gastos de administración (cédula 8.1) Sueldos Agua, luz y teléfono Seguros Papelería y artículos de oficina Total gastos de administración

$195.0 45.3 7.5 4.5 $252.3

$195.0 45.3 7.5 4.5 $252.3

$195.0 45.3 7.5 4.5 $252.3

$195.0 45.3 7.5 4.5 $252.3

Cédula 9.7.

Los gastos de fabricación trimestrales se obtienen dividiendo entre 4 las cifras anuales que aparecen en la cédula 7.6. En cambio, los gastos de venta y de administración, se calculan multiplicando por 3 los montos mensuales que se muestran en la cédula 8.1.

Ejercicio 7 Este ejercicio consiste en transformar los porcentajes de un patrón de pago mensual a otro de periodos de tiempo mayores y viceversa.

1. Un patrón de flujo de 50% el primer mes y de 50% el segundo mes se transforma en uno trimestral equivalente a: a) b) c) d)

83.333%, 16.666% 60%, 40% 75%, 25% 90%, 10%

272

presupuestos

2. Un patrón de flujo de 20% el primer mes y de 80% el segundo mes se transforma en uno trimestral equivalente a: a) b) c) d)

90%, 10% 83.333%, 16.666% 73.333%, 26.666% 75%, 25%

3. Un patrón trimestral de flujo de 90%,10%, equivale a uno mensual de: a) b) c) d)

90%, 10% 80%, 20% 70%, 30% 60%, 40%

4. Un patrón de flujo trimestral de 70%, 30%, equivale a uno mensual de: a) b) c) d)

50%, 50% 40%, 60% 20%, 80% 10%, 90%

5. Un patrón de flujo mensual de 60%, 40%, equivale a uno bimestral: a) b) c) d)

60%, 40% 80%, 20% 50%, 50% 20%, 80%

Formulación del presupuesto anual de efectivo Existen dos importes relevantes en el presupuesto de efectivo que es importante tener presentes: los saldos iniciales y finales de la cuenta de caja y bancos que se registran en el balance general. Tanto el balance general de inicio como de final de año se presentan en la unidad 10. El saldo inicial es de $50,000 y es la cifra que se muestra en el balance general de inicios de año. El saldo final lo obtenemos mediante la elaboración del presupuesto de efectivo que aparece en el balance general de fin de año. La elaboración de los estados financieros se asemeja a un rompecabezas donde todas las piezas deben ir en su sitio. De aquí lo relevante de que el saldo final de efectivo sea el que logre mantener la ecuación contable en equilibrio al momento de elaborar el balance general de fin de año. En la cédula 9.8 se muestra el presupuesto de efectivo para el año 20X5.

unidad 9 presupuesto de efectivo

273

Aromatizantes de Occidente, S. A. Presupuesto de efectivo para el año 20X5 (miles de pesos) 1er. trimestre

2do. trimestre

3er. trimestre 4to. trimestre

$1,789.9

$1,834.5

$1,834.5

$1,834.5

Pago a proveedores (cédula 9.6)

301.2

316.8

317.0

320.8

Mano de obra directa (cédula 7.4)

78.0

78.0

78.0

78.0

Gastos de fabricación (cédula 9.7)

537.3

537.3

537.3

537.3

Gastos de venta (cédula 9.7)

514.2

514.2

514.2

514.2

Gastos de administración (cédula 9.7)

252.3

252.3

252.3

252.3

Gasto por pago de intereses

27.5

27.5

27.5

27.5

Gasto por pago de impuesto

70.0 $1,780.5

$1,726.1

$1,726.3

$1,730.1

Entradas menos salidas

9.4

108.4

108.2

104.4

Saldo inicial de efectivo

50.0

59.4

167.8

276.0

$59.4

$167.8

$276.0

$380.4

Entradas de efectivo Cobro a clientes (cédula 9.5) Salidas de efectivo

Total salidas

Saldo final de efectivo

Cédula 9.8.

Observa que la primera columna (primer trimestre) es igual que la última columna de la cédula 9.4, incluso el formato es similar, lo único que cambia es que en la cédula 9.4 se presenta el presupuesto de efectivo para el primer trimestre del año y en ésta se muestra para el año completo.

Resumen Al inicio de la unidad se explica la diferencia entre ciclo contable y ciclo efectivo. Mediante el primero se busca determinar la utilidad de la compañía, mientras que en el segundo pretende obtener el nivel de efectivo por operaciones realizadas en un periodo determinado.

Se elaboró el presupuesto de efectivo mediante un ejemplo. Al mismo tiempo se hace hincapié en la relación de equilibrio que guarda el presupuesto de efectivo con los estados financieros básicos, consecuentemente se obtiene el estado de resultados presupuestado y el balance general presupuestado.

Se muestra que la preparación del balance general inicia con el saldo final de efectivo del presupuesto de efectivo. Además, se incorpora al balance general la utilidad determinada en el estado de resultados presupuestado.

Actividades sugeridas 1. Visita el departamento de tesorería de una empresa y pide que te muestren el presupuesto de efectivo con que opera la empresa. Observa como está subdividido: semana, quincena, mes o trimestre. Pregunta los motivos de dicha subdivisión.

2. Pide que te muestren la forma en que estiman la cobranza de la empresa; pregunta por los plazos que otorgan a sus clientes y si son respetados.

274

presupuestos

3. Investiga las bases que toman en cuenta para estimar el pago de proveedores y cuáles son las prácticas en cuanto a plazos y descuentos.

4. Pregunta cómo determinan otras salidas de efectivo (sueldos, rentas, seguros, etc.) y con qué otras áreas de la empresa se coordinan para lograr un presupuesto de efectivo eficiente.

5. Finalmente, investiga si la empresa mantiene una línea de crédito bancaria para utilizarla como medio para lograr un presupuesto de efectivo eficiente; si es así, cómo la aplican.

Autoevaluación El presupuesto de operación por el segundo trimestre del año, así como el balance general al 31 de junio de la empresa Aleaciones y Metales, S. A., se presentan a continuación.

Aleaciones y Metales, S. A. Presupuesto de operación para el segundo trimestre del año (miles de pesos)

Ventas Compras Gastos Sueldos Renta Depreciación Servicios

Abril

Mayo

Junio

$360 195

$300 156

$240 260

40 20 15 5

40 20 15 5

40 20 15 5

Las compras corresponden a la mercancía que se venderá al mes siguiente. También en el mes siguiente se liquida a proveedores. De la cobranza se efectúa 30% en el mes de la venta, 50% al siguiente mes y el resto dos meses después. La venta de febrero y marzo fue $220,000 y $280,000, respectivamente.

Aleaciones y Metales, S. A. Balance general al 31 de marzo (miles de pesos) Activo Efectivo $10 Cuentas por cobrar 240 Inventarios 234 Circulante 484 Fijo (neto) 360 Total activo $844

Pasivo y capital Proveedores Impuesto por pagar Préstamo bancario Pasivo Capital contable Total pasivo y capital

$234 15 200 449 395 $844

El préstamo bancario tiene una tasa de interés de 30% anual; los intereses se pagan semestralmente los meses de junio y diciembre. El saldo de la cuenta intereses por pagar se refiere exclusivamente a los intereses generados por el préstamo bancario.

1. Elabora el estado de resultados presupuestado por el segundo trimestre del año con una tasa de 40% sobre utilidades. Los impuestos se pagan en el siguiente trimestre en el cual se generaron, es decir, los impuestos del segundo trimestre se liquidan en el tercero.

2. Elabora el presupuesto de efectivo por el segundo trimestre del año (abril, mayo y junio). Por política de la empresa el saldo mínimo de efectivo que admite la empresa es $10,000. En

unidad 9 presupuesto de efectivo

275

caso de que sea menor, de inmediato se acude a la línea de crédito con el fin de restituirlo al mínimo establecido. Por otra parte, si al final de cada trimestre existe un exceso de efectivo del mínimo establecido, se utiliza para reducir el pasivo bancario.

3. Prepara el balance general presupuestado al 30 de junio.

Respuestas de los ejercicios Ejercicio 1 1.

2.

3.

4.

5.

6.

b) c) d) a) b) d)

Ejercicio 2 1.

2.

3.

4.

5.

c) d) c) a) b)

Ejercicio 3 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

b) a) d) c) c) a) d) b) d) a)

Ejercicio 4 1.

2.

3.

4.

5.

d) c) b) a) c)

276

presupuestos

Ejercicio 5 1.

2.

3.

4.

5.

c) b) a) d) c)

Ejercicio 6 1.

2.

3.

4.

5.

b) b) c) a) d)

Ejercicio 7 1.

2.

3.

4.

5.

a) c) c) d) b)

Respuestas de la autoevaluación 1.

Aleaciones y Metales, S. A. Estado de resultados presupuestado por el segundo trimestre del año (miles de pesos) Ventas

$900

Costo de ventas*

585

Utilidad bruta

315

Gastos de operación Sueldos

$120

Renta

60

Depreciación

45

Servicios

15

240

Utilidad de operación

75

Intereses

15.35

Utilidad antes de impuesto

59.65

Impuesto Utilidad neta

23.86 $35.79

* Existen dos formas de calcular el costo de ventas.

unidad 9 presupuesto de efectivo

277

a) costo de ventas = 0.65 venta costo de ventas = 0.65 × 900 costo de ventas = 585

b) costo de ventas = inventario inicial + compras – inventario final costo de ventas = 234 + 611 – 260 costo de ventas = 585

2.

Aleaciones y Metales, S. A. Presupuesto de efectivo para el segundo trimestre del año (miles de pesos) Abril Entradas de efectivo Ventas febrero Ventas marzo Ventas abril Ventas mayo Ventas junio Cobranza total

$44 140 108

$292

Salidas de efectivo Compras marzo Compras abril Compras mayo Pago a proveedores

Mayo

$56 180 90

Junio

$72 150 72 $294

$326

$234 $195

Sueldos Renta Servicios Intereses Total salidas Entradas menos salidas Saldo inicial de efectivo Saldo final de efectivo Préstamo (pago) bancario Saldo final con préstamo (pago) bancario

$156 $156

$234

$195

$40 20 5

$40 20 5

$299

$260

$40 20 5 30.35* $251.35

$(7) 10 3 7 $10

$66 10 76 0 $76

$42.65 76 118.65 (108.65) $10

* El cálculo de los intereses es el siguiente: Seis meses: (200,000 × 0.30)/2 = 30,000 Dos meses: (7,000 × 0.30)/2 = ______ 350

Total

30,350

3.

Aleaciones y Metales, S. A. Balance general presupuestado al 30 de junio (miles de pesos) Pasivo y capital

Activo Efectivo

$10

Proveedores

Cuentas por cobrar

228

Impuesto por pagar

Inventarios

260

Préstamo bancario

Circulante

498

Pasivo

315

Capital contable

Fijo (neto) Total activo

$813

Total pasivo y capital

$260 23.86 98.35 382.21 430.79 $813