E-book collection management in UK university libraries: focus groups report

E-book collections management in UK universities: focus group report Information Automation Limited

Chris Armstrong and Ray Lonsdale

Final Report, November 2009

Funded by JISC, JISC Collections provides its members with a catalogue of free and subscription-based online resources such as e-journals, e-books, full text databases, digital images, online film and geospatial data. Core to the service provided by JISC Collections is the quality evaluation of online resources, the expert negotiation process and the efficient national licensing undertaken for each online resource. JISC Collections always strives to widen accessibility to online resources, save its members time and money and to evolve licensing in line with members needs and the digital environment. www.jisc-collections.ac.uk

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For the JISC national e-book observatory project

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E-books collection management report Chris Armstrong & Ray Lonsdale

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Note to reader................................................................................................................iv!

Executive Summary ......................................................................................................iv!

1.! Introduction...........................................................................................................1!

1.1! Background .....................................................................................................1!

1.2! Aims and objectives ........................................................................................1!

1.3! Methodology ...................................................................................................2!

1.4! Structure and context of findings ....................................................................3!

1.5! "#$%&'()*+),)%-. ............................................................................................4!

2.! Selection and demand ...........................................................................................4!

2.1! Subject coverage .............................................................................................4!

2.2! Process of selection and nature of demand .....................................................5!

2.2.1! Role of librarians......................................................................................5!

2.2.2! Role of academic staff .............................................................................6!

2.2.3! Role of students........................................................................................8!

2.3! Library factors influencing demand ................................................................9!

2.4! The status of print and electronic textbooks..................................................11!

2.5! The impact of the JISC e-books on collection management .........................12!

2.5.1! Size and relevancy of collection titles ...................................................13!

2.5.2! Editions ..................................................................................................14!

2.5.3! Sustainability..........................................................................................16!

2.6! Conclusion.....................................................................................................16!

3.! Licensing and pricing models .............................................................................16!

3.1 ! Pricing models...............................................................................................16!

3.1.1! Consultation ...........................................................................................16!

3.1.2! Complexity of models............................................................................17!

3.1.3! Pricing model preferences......................................................................18!

3.1.4! Budgeting and pricing models ...............................................................19!

3.1.5! Bundling.................................................................................................20!

3.1.6! High costs of e-books.............................................................................21!

3.1.7! VAT .......................................................................................................22!

3.1.8! Aggregatorsâ&#x20AC;&#x2122; position between the library and the publisher ................23!

3.1.9! Continuity of access ...............................................................................23!

3.1.10! The e-journal versus the e-book constructs ...........................................24!

3.2! Nature of Licences ........................................................................................24!

3.2.1! Negotiation.............................................................................................25!

3.2.2! The JISC Model Licence .......................................................................26!

3.2.3! Users ......................................................................................................27!

3.2.4! Details in licences ..................................................................................28!

3.2.5! Licences to students ...............................................................................29!

3.3! Licensing administration ...............................................................................29!

3.4! Licensing compliance....................................................................................30!

3.5! Licensing and archiving ................................................................................32!

4.! Cataloguing and MARC .....................................................................................33!

4.1! Importing MARC records .............................................................................33!

4.2! Overheads of cataloguing e-books ................................................................37!

5.! Access routes ......................................................................................................38!

5.1! OPACs...........................................................................................................38!

5.2! OPAC versus federated searching.................................................................40!

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5.3! Federated searching.......................................................................................41!

5.4! Search engines...............................................................................................41!

5.5! VLEs..............................................................................................................42!

6.! Promotion............................................................................................................44!

6.1! Methods of promotion used by the library ....................................................45!

6.1.1! E-mail.....................................................................................................46!

6.1.2! Training..................................................................................................46!

6.1.3! Websites .................................................................................................47!

6.1.4! Social networking ..................................................................................48!

6.1.5! Constraints .............................................................................................49!

6.1.6 ! Positive impact of Observatory Project .................................................50!

6.1.7! Strategy ..................................................................................................51!

6.2! The role of academics in promotion..............................................................51!

6.3! The role of publishers and aggregators .........................................................52!

6.3.1! Trials for libraries ..................................................................................52!

6.3.2! Provision of promotional materials to libraries .....................................52!

6.3.3! Direct marketing to academic departments............................................53!

6.4! The role of JISC Collections .........................................................................53!

7.! Evaluation of use.................................................................................................53!

7.1! Nature of evaluation ......................................................................................53!

7.2! Weeding and de-selection .............................................................................56!

8.! Software interfaces..............................................................................................56!

8.1! Appearance....................................................................................................57!

8.2! Navigation .....................................................................................................57!

8.3! Printing and downloading .............................................................................58!

8.4! Citation ..........................................................................................................59!

8.5! Bookmarking, highlighting and note taking..................................................60!

8.6! Accessibility ..................................................................................................60!

8.7! Browsing error...............................................................................................61!

8.8! Taylor & Francis platform.............................................................................61!

9.! Concluding remarks and indicative recommendations .......................................62!

10.! References...........................................................................................................63!

11.! Appendices..........................................................................................................65!

11.1!

Library Instrument .....................................................................................65!

11.2!

Headlines of Report for JISC Conference, 24th March 2009.....................69!

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Institution 1 Library blog; faculty newsletter; library and department websites; training; e-resource newsletter; handouts; posters Institution 2 Newsletter; library website; training; lunchtime briefings; short-loan area notices; trials Institution 3 Posters; bookmarks; newsletters; student newspaper; library website; email; training; academic one-to-one discussions; display screens; about to try Facebook Institution 4 Training; learning and teaching committee; school boards Institution 5 OPAC; library website; training; workshops; e-mail; supplier profiling for academics; supplier gifts Institution 6 Workshops; training; posters; flyers; display screens; library website; notice-boards; demonstration handouts; supplier gifts; staff and student portals Institution 7 Through committees; e-mail; flyers; newsletters; display screens Institution 8 Through committees; library blog + RSS feed; e-mail; word of mouth; training; log-on announcements; VLE (via academics); Facebook; posters Panel I: List of promotional activities !

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