Dentro de cada uma das pastas, para menor dispersão, aconselhamos o arquivamento do documento autenticado conjuntamente com os restantes documentos que o instruem e que têm, obrigatoriamente, de ficar arquivados. Para o efeito, dever-se-á usar uma “micra” ou outro recipiente que seja prático (no fundo, uma subpasta por cada DPA). Aconselhável será, também, inserir, como capa de cada um dos documentos, uma folha a indicar o respetivo número, o tipo de ato, a data, o número de processo de depósito e respetivo PIN, a chave de acesso ao depósito, o nome dos intervenientes, bem como os documentos arquivados. Cada solicitador poderá ainda mencionar quaisquer outras indicações que considere convenientes. O documento terá, obviamente, uma numeração. No nosso escritório utilizamos uma numeração simples e, em tudo, semelhanteà indicada para os Maços. Exemplo: D014/11 será o décimo quarto documento particular autenticado no ano de 2011; D001/12 será o primeiro autenticado no ano de 2012. Se tivermos dois escritórios, poderemos utilizar em, cada um deles,iniciais próprias. Exemplo: A001/11 é o primeiro documento autenticado no escritório de Alcobaça; P004/11 é o quarto documento autenticado no escritório de Pataias. Nada mais simples a nosso ver, parecendo-nos assim refutada a questão de que o arquivo por livros é o único possível para uma boa e imediata consulta dos documentos. Com efeito, julgamos ser tão fácil consultar o documento arquivado a folhas 733 do Livro 14, como consultar o documento arquivado sob o número A001/11 do Maço P001/11, acrescendo que junto ao DPA podemos consultar, sem mais buscas, todos os documentos que ficaram arquivados. Resta-nos, agora, a impressão do próprio documento particular autenticado. No nosso escritório, optámos por utilizar papel previamente impresso (podendo sê-lo, folha a folha, no próprio momento da impressão do documento particular), no canto superior direito, como na imagem junta, ou utilizando um pequeno carimbo, para definir a folha, o número do documentoe o maço ou pasta onde fica arquivado. É, no entanto, sempre necessário utilizar o carimbo para os casos (emborapouco habituais) em que as partes nos apresentem um documento particular por elas elaborado em papel próprio, sob pena de, nesse caso, produzirmos um conjunto diferente daquele que normalmente utilizamos. A numeração das folhas é aqui feita em função do próprio documento, na frente de cada uma delas, servindo para o delimitare não permitir introdução de quaisquer outras folhas, não tendo, neste caso, a função de definir a sua situação no arquivo, o que, como ficou dito, é feito pela numeração do documentoe do próprio maço. Inútil será acrescentar que, para buscas futuras, é de toda a importância fazer e manter atualizado um ficheiro de todos os documentos em suporte informático (eventualmente também em papel).
Resta-nos lembrar a todos que, nos documentos particulares autenticados, não é necessário o registo no ROAS, de acordo com n.º 2 do art. 6.º da Portaria n.º 1535/2008. A prática habitual, por parte de alguns colegas, de proceder, neste caso, ao registo no ROAS não passa de uma duplicação absolutamente inútil já que se está a registar apenas alguns dados da totalidade de um documento já depositado. No entanto, não deve ser esquecida a utilização do selo de autenticação e do selo branco, para aqueles que o possuam. Embora a ajuda que deixamos possa não acrescentar muito aos hábitos e conhecimentos já adquiridos por boa parte dos colegas, supomos que possa ainda ser útil a boa parte dos restantes e uma achega ao estudo da uniformização de procedimentos entre os solicitadores. : :
Sollicitare 55