välkommen till it-avdelningen

Sedan 7 februari 2022 är Ola Björkman IT-chef på

SweMaint, och än så länge basar han mest över sig själv eftersom det är bara han på it-avdelningen. En av de stora uppgifterna är att harmonisera arbetssätt och affärssystem. Allt för att uppnå en hållbar hantering av både arbetsordrar och medarbetare.

”Just nu är det bara jag på it-avdelningen , men jag tänker att vi långsiktigt ska hitta en samarbetspartner där vi kan få tillgång till servicepersonal runt om i landet, säger ola björkman, och fortsätter; ”på så sätt tror jag inte att vi behöver vara fler som jobbar specifikt med it, utan vi kan använda externa resurser, menar ola som ägnat sitt första halvår åt att göra en nulägesanalys och börja ta fram förslag på åtgärder.

Utifrån det ska en övergripande it-strategi tas fram, och ola sticker inte under stol med att det finns mycket som kan, och bör, digitaliseras på swemaint.

– det handlar mycket om informationsflödet runt omkring arbetet. den stora som jag ser är att ge slutanvändaren ute i verkstaden bättre it-stöd för att kunna ta upp arbetsordrar, återrapportera, titta på ritningar, dokumentation, underlag, hur ska vi göra ett visst arbetsmoment med mera.

Ett affärssystem för varje kund störst potential – och utmaning – ligger i att förändra arbetssättet kring arbetsorder, och hur man jobbar i affärssystemet, enligt ola björkman.

– idag har vi i princip ett affärssystem för varje större kund. vi använder kundens arbetsopera- tionskoder, artikelnummer och annat från verkstaden hela vägen ut till kundfakturan. det gör att väldigt mycket kompetens sitter i huvudet på enskilda medarbetare vilket gör det svårare att stödja varandra i olika roller. varje ort har också historiskt jobbat fram ett eget arbetssätt i affärssystemet. även om det är samma system i grunden finns det enormt många arbetskoder, berättar han. ola ser även ett behov av att digitalisera >>>

– det gör att montören ute i verkstan eller i fält har en oändlig mängd val för att skapa sin arbetsorder. därför måste uppdraget alltid passera en beredare. i framtiden är tanken att de mobila medarbetarna kan lägga upp sina egna arbetsorder från början och registrera dem komplett så att de kan gå direkt till fakturering. det här är inte minst en fråga som handlar om en hållbar arbetsmiljö för medarbetarna.

– idag är det ofta så att beredare sitter på en ort och är ensam om att veta hur man gör där. då blir beredaren oersättlig och måste alltid vara tillgänglig, även på semestern. med ett mer enhetligt arbetssätt kan vi plötsligt få tillgång till 15–20 beredare som blir ett team och kan hjälpa varandra, säger ola.

>>> mer av interaktionen med kunderna, även om andelen e-fakturor är väldigt hög, 98–99 procent.

– vi behöver titta på hela flödet med beställningar, bekräftelser, leveransuppdateringar, att göra det digitalt. mycket sådan information går i alla möjliga kanaler idag, från telefon till mejl till sms.

Minskad materialåtgång och färre transporter förutom att en bra it-struktur bidrar till en mer hållbar arbetssituation för medarbetarna kan det även minska miljö- och klimatpåverkan genom att minska materialåtgång och transporter.

– om vi gör mer rätt från början kan vi effektivare styra materialförsörjningen så att vi exempelvis inte behöver göra ett utskick för varje arbetsorder. genom en bra dokumentation kan vi se vilka mängder material vi behöver över ett antal veckor. då kan vi skicka större sändningar varje vecka istället för varje dag från vårt lager. med bättre planering kan vi även minska körningarna för de mobila arbetsgrupperna som kan färdigställa arbetet på en gång istället för att behöva göra vissa saker först, sedan åka och hämta andra delar och börja om, berättar ola och fortsätter:

– i slutändan innebär det att vi levererar en färdig vagn till vår kund snabbare och mer exakt. då behöver de i sin tur ha färre vagnar i buffert för att klara sina åtaganden.

I sitt jobb som it-chef räknar ola med att få god användning av sina erfarenheter inom framför allt affärssystem, samtidigt som han har en fot i det praktiska arbetet.

– det har varit en röd tråd att jobba med processer och hitta it-stöd till dem. bland annat var jag med och vidareutvecklade en logistiklös- koppling och uppdatering av leveranserna i realtid. så genom åren har jag jobbat mycket med det praktiska arbetet med att koppla it till arbetsprocesser och flöden, och det är också något jag tycker är intressant. det roligaste med jobbet tycker han är att få gifta ihop verkligheten med den digitala världen och skapa ett stöd för verksamheten. som chef är den första utmaningen att få ner alla bollar som flyger i luften och lägga dem i en struktur och tidslinje. ola uppfattar samtidigt att medarbetarna generellt sett välkomnar en viss digitalisering. när det finns bättre it-strukturer och arbetssätt på plats blir olas roll förhoppningsvis också en annan, som handlar mer om att utveckla och finslipa.

– det ska inte försvåra arbetet utan förenkla. att hitta ständiga förbättringar och trimma arbetssätt och processer.

– framför allt märks det när jag pratar med beredarsidan, det är de som mest har fått upp ögonen för att vi måste förändra sättet att jobba.

Självklart för nya generationer it-struktur och digitalisering är också viktigt att få på banan med tanke på kommande generationsskifte. hälften av beredarna går i pension de närmaste åren, vilket är en utmaning och samtidigt en möjlighet, enligt ola björkman.

– de nya som kommer in har lättare att hantera datorer och digitala verktyg, och förväntar sig förmodligen också en mer digitaliserad miljö. energibranschen som jag kommer från är en stor kontrast, där finns det knappt ett papper någonstans.

– då besöker jag verkstäderna mer utifrån ett utvecklingsperspektiv, vad gör vi bra? vad kan vi göra bättre? än så länge blandar jag brandsläckning och framåtriktat arbete. Jag brukar likna det vid att stå längst bak på en supertanker och försöka fiska upp allt som vi redan har passerat, samtidigt som jag ska stå i fören och peka ut en riktning dit vi ska. då kan det vara skönt att komma hem till något helt annat, som lammen hemma på gården i råby, som ola pysslar om under kvällar, helger och morgnar.

– Ja, när det blir mycket teoretiskt arbete är det skönt med den kontrasten, att jobba med något praktiskt som är helt väsensskilt från både järnväg och it. n

Fakta ola björkman

Ålder: 56 år.

Familj: fru och två barn på 18 och 20 år.

Bor: har en liten lantbruksfastighet i skånska råby där han även har lammuppfödning.

Utbildning: maskiningenjör med inriktning produktion och logistik, samt materialhantering kopplat till produktion.

Karriär i korthet: halkade in på it via produktionsstyrning och affärssystem 1996 och har sedan dess jobbat med it inom flera olika branscher men med fokus på tillvekande industri, senast på Kraftringen i lund.

Fritidsintressen: gården och lammproduktionen tar det mesta av fritiden i anspråk, på ett positivt sätt.

Vilka privata hållbarhetsåtgärder gör du? då vi bor på en lantbruksfastighet kan vi blanda komposterbart avfall med gödsel från får och höns för att berika markerna.

vi odlar egna grönsaker, plockar och lagrar frukt, planerar att sätta upp solpaneler och använder så mycket naturmaterial som möjligt vid renoveringar. n

Fakta Jonas liljeröd

Ålder: 58 år.

Familj: fru och två vuxna barn på 24 och 28 år.

Bor: villa i aröd norr om göteborg.

Utbildning: teknisk utbildning, därefter ett flertal interna utbildningar och utbildningar i ledarskap och projektledning.

Karriär i korthet: de 13 senaste åren på swemaint, dessförinnan 20 år på volvo lastvagnar i göteborg, som bland annat produktionstekniker, projektledare och kvalitetschef.

Vilka privata hållbarhetsåtgärder gör du? Jag är noga med hanteringen av sopor och avfall, slänger saker på rätt ställe och komposterar det som går. vi köper även mycket ekologist och hushållar med energi genom att inte låta vare sig värme eller lampor stå på i onödan. n

KommUniKation främsta verKtYget när