Coleção Adobe InDesign CS5 - Automação de Tarefas & Produtividade

Ricardo Minoru Horie & Ana Cristina Pedrozo

Ano: 2012 2011 2010 Edição: 7 6 5 4 3 2 1

Autores:

Ricardo Minoru Horie e Ana Cristina Pedrozo

Editora:

Bytes & Types Com. e Serv. Ltda.

Edição:

2010 - 1a edição

Revisão técnica:

Juliana Midori Horie

Projeto gráfico:

Ricardo Minoru Horie e Ana Cristina Pedrozo

Diagramação:

Ricardo Minoru Horie e Ana Cristina Pedrozo

Capa:

Juliana Midori Horie

Sobre os autores Ricardo Minoru Horie Atua há mais de 20 anos na indústria gráfica no segmento de pré-impressão com treinamentos e consultorias técnicas para empresas, além de ministrar regularmente seminários, palestras, oficinas e cursos pelo País.

Autor de mais de 30 livros técnicos na área de editoração eletrônica, dentre eles: “Acrobat Pro e Pro Extended para uso gráfico”, “PitStop Pro – Análise e edição avançada de PDFs”, “Dicas, Truques & Macetes – Adobe InDesign”, “Arte-Finalização – Preparação e Fechamento de Arquivos PDF”, “Catálogo de Fontes do Font Folio“, “Utilizando o Photoshop” e “Utilizando o InDesign”.

Foi pioneiro como autor de livros eletrônicos para o segmento gráfico no Brasil. É beta tester de vários produtos tais como InDesign, Acrobat e PitStop.

Por 11 anos colaborou com a edição brasileira da revista Publish, tendo atuado como colunista e editor executivo. Desde 2007 passou a compor a equipe de colunistas, palestrantes e consultores da revista Desktop. Também é membro das comissões de estudos de Pré-Impressão Eletrônica e Impressão Digital da ONS 27/ABTG. Foi colunista do jornal “O Estado de São Paulo” e docente do curso superior de tecnologia gráfica do Senai “Theobaldo De Nigris”, considerado e reconhecido internacionalmente como o mais importante centro de aprendizado gráfico na América Latina. É sócio/diretor junto com André Borges Lopes na Bytes & Types (www.bytestypes.com.br), empresa especializada em consultorias técnicas e treinamentos na área gráfica.

Ana Cristina Pedrozo de Oliveira Designer e técnica em produção visual gráfica pelo Senai “Theobaldo De Nigris”. Atua desde 1989 em agências, birôs de pré-impressão e gráficas desenvolvendo projetos gráficos da criação até o acabamento e acompanhando todas as fases de produção.

Atualmente é produtora gráfica da Fábrica de Ideias Comunicações.

Especialista em Produção Gráfica e aplicativos como InDesign, Illustrator, CorelDRAW e Photoshop, ministra treinamentos em instituições como GraphWork, Senac, Senai e ABTG, além de prestar consultoria em empresas da área gráfica em São Paulo e em outros estados do Brasil.

Prefácio Na elaboração de publicações complexas, com grande quantidade de textos e imagens, é comum que o diagramador use várias tarefas repetitivas que demandam tempo de execução e que quando precisam ser editadas, tornam o trabalho cansativo e enfadonho, muito propenso à erros.

No InDesign muitas tarefas podem ser automatizadas, elevando não só a qualidade do projeto final, mas principalmente reduzindo o tempo na diagramação, o que leva a um aumento da produtividade.

Com os recursos de automatização, toda vez que for necessário refazer ou editar um determinado item da publicação, como um sumário, um índice remissivo ou mesmo uma numeração de parágrafos, por exemplo, serão executados com simplicidade e precisão.

Venha conhecer as automações de tarefas disponíveis no InDesign CS5 e aumente sua produtividade no momento da diagramação.

Os autores

Sobre este livro Este livro tem como objetivo explicar os recursos do Adobe InDesign e como ele pode ajudar especificamente os profissionais da indústria gráfica – designers e funcionários de birôs, gráficas e editoras – de maneira geral a produzir, diagramar, editar, arte-finalizar e gerar arquivos PDF, com mais eficiência, para a produção de impressos comerciais, promocionais, editoriais etc.

Ele foi estruturado de forma pedagógica e didática, para que o leitor, independente do seu nível de informação nos processos e aplicativos de editoração eletrônica, possa aprender ou atualizar seus conhecimentos.

Os recursos e comandos foram agrupados em capítulos que acompanham o processo de diagramação, arte-finalização e geração de PDFs. O conteúdo do livro foi dividido em vários volumes sendo que o primeiro trata dos recursos de layout e diagramação; o segundo dos recursos de edição e formatação de textos; o terceiro dos recursos de automação e produtividade; e o quarto dos cuidados com a arte-finalização, preflight e geração dos arquivos PDF. Para facilitar o aprendizado, existem vários exemplos práticos passo-a-passo e os procedimentos são extensivamente ilustrados.

Além disso, existem dezenas de valiosas dicas, truques, e principalmente avisos, recomendações espalhadas pelos capítulos e volumes.

Os autores procuraram inserir neste material boa parte da sua experiência na construção de arquivos para DTP, de maneira a minimizar e até eliminar os problemas na fase de pré-impressão, impressão convencional ou digital, assim como todas as formas para evitar e resolver os “pepinos e abacaxis” que porventura possam aparecer.

As sugestões e recomendações de configurações e ajustes nas opções, comandos e recursos foram meticulosamente estudadas para a realidade de quem precisa obter fotolitos ou chapas de impressão offset, ou mesmo impressos a partir das modernas e tão exigentes quanto, impressoras digitais comerciais.

Como utilizar esta coleção de livros Para melhor compreensão do modus operandi do Adobe InDesign e seus recursos, o conteúdo da coleção foi dividido em volumes e capítulos cujos nomes definem de forma clara os assuntos tratados.

Isso permite ao leitor que quer aprender ou está enfrentando algum problema específico, ou mesmo possui alguma dúvida, ir diretamente para o volume e o capítulo que trata do assunto.

A coleção foi projetada para que os capítulos sejam completos e independentes, mas, ao mesmo tempo, que a obra possa ser lida sequen­cialmente, o que é recomendável, sobretudo em relação aos primeiros volumes e capítulos.

Volume 1 - InDesign CS5 - Layout & Diagramação Este volume trata dos recursos básicos de operação do InDesign tais como ferramentas, frames, edição de elementos de página, trabalho com paths, importação de elementos externos, gerenciamento de vínculos e paginação.

Volume 2 - InDesign CS5 - Textos O segundo volume da coleção trata dos recursos de edição e formatação de textos tais como importação, seleção, atributos de caracter, de parágrafo, correção ortográfica, além de explicar o processo de confecção e importação de tabelas.

Volume 3 - InDesign CS5 - Automação de Tarefas & Produtividade O terceiro volume da coleção trata dos recursos de automação de tarefas e de produtividade do InDesign tais como estilos de parágrafo, caracter, objetos e tabelas, Book, confecção de sumários, índices remissivos, textos variáveis e condicionais, referências cruzadas, notas de rodapé etc. O destaque são os novos recursos de revisão baseados no Acrobat.com.

Volume 4 - InDesign CS5 - Arte-Final, Preflight e Geração de PDFs O quarto volume da coleção trata dos cuidados com a arte-finalização de projetos gráficos, com as fontes tipográficas, cores e preenchimentos, além de explicar os recursos de preflight visual e eletrônico.

O destaque deste volume é o capítulo que mostra passo-a-passo os processos mais confiáveis para geração de arquivos PDF para envio para empresas gráficas.

Convenções usadas A seguir serão detalhadas algumas convenções usadas nessa coleção de livros.

O Adobe InDesign O Adobe InDesign CS5 é comercializado isoladamente, mas também está inserido em vários pacotes Adobe Creative Suite: ■

Adobe Creative Suite Design Premium CS5.

■

Adobe Creative Master Collection CS5.

Sistemas operacionais usados Para a confecção deste livro nos baseamos no Windows XP com Service Pack 2 e o Mac OS X (10.5.8).

O InDesign com raríssimas exceções é virtualmente idêntico nas duas plataformas. Quando houver diferenças, elas serão devidamente destacadas.

Ícones Mesmo usuários experientes podem desconhecer e deixar escapar pequenos e grandes recursos ou armadilhas escondidas nos aplicativos do pacote ou mesmo, descobrir novas formas de se realizar tarefas. Por isso identificamos estas dicas e armadilhas com um ícone.

SAIBA

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As novidades referentes a versão CS5, as referências cruzadas e as sugestões de uso dos comandos e ferramentas também serão indicados com ícones durante o processo de aprendizado e leitura do livro.

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Os parágrafos indicados com o ícone “Fique de Olho” são lembretes de utilização do aplicativo e/ou formas alternativas ou mais fáceis de se realizar uma mesma tarefa. Podem também identificar itens ou processos que originam resultados diferentes ou indesejados ou que requerem uma atenção especial, pois o uso de um determinado comando, opção ou configuração oferece risco de problemas sérios com consequências onerosas.

O ícone “Saiba Mais” identifica referências cruzadas com o assunto que está sendo estudado. Caso você queira se aprofundar em determinado tópico, será indicado o capítulo, página e volume para continuar sua pesquisa.

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A “Coleção Adobe InDesign CS5” contempla as principais alterações realizadas na versão CS5. Por isso, caso você queira verificar somente as novidades da versão, o ícone “Novidade” indicará os recursos que sofreram alterações e foram colocados próximo aos assuntos correlatos.

No final dos principais capítulos, existe uma proposta de experimentação dos comandos estudados, que são indicados pelo ícone “Faça um Experimento”, convidando você a testar os conhecimentos adquiridos.

Sumário

Estilos

17

Formatação automática de textos...................................................17 Estilos de formatação de texto - procedimentos básicos...............17 Estilos de formatação de texto - procedimentos passo-a-passo......................................................................................18 Estilos de parágrafo.............................................................................18 Estilos de caracter................................................................................21 Estilos aninhados..................................................................................24 Estilo utilizando metacaracter (GREP)...............................................26 Tipos de metacaracter ........................................................................30 Formatação automática de objetos..................................................31 Formatação automática de tabelas..................................................32

Book

35

Gerenciamento de vários arquivos para formação de uma única publicação................................................................................35 Book - procedimentos básicos...........................................................35 Book - procedimentos passo-a-passo...............................................36

Bullets e numeração automáticos

41

Bullets e numeração automáticos de textos...................................41 Bullets e numeração - procedimentos passo-a-passo....................41

13

Sumários e índices remissivos

45

Sumários............................................................................................45 Sumários - procedimentos básicos....................................................45 Sumários - procedimentos passo-a-passo.......................................46 Automação de índices remissivos....................................................49 Índices remissivos - procedimentos básicos....................................49 Índices remissivos - passo-a-passo...................................................49 Referências (“Consulte” ou “Consulte também”)...........................56

Textos variáveis e condicionais

59

Textos com variações automáticas..................................................59 Textos variáveis - procedimentos passo-a-passo...........................59 Utilização do mesmo layout com versões diferentes......................60 Textos condicionais - procedimentos básicos..................................60 Textos condicionais - procedimentos passo-a-passo......................60

Referências cruzadas

65

Referências com localização determinada.......................................65 Referências cruzadas - procedimentos básicos...............................65 Referências cruzadas - procedimentos passo-a-passo...................66

Bibliotecas de elementos

73

Criação de bibliotecas de elementos...............................................73 Libraries - procedimentos passo-a-passo.........................................73 Snippets - procedimentos passo-a-passo........................................75 Mini Bridge - procedimentos passo-a-passo...................................76

Notas de rodapé

79

Criação e gerenciamento de notas de rodapé.................................79 Notas de rodapé - procedimentos passo-a-passo..........................79

Dados variáveis

85

Criação de layouts com conteúdos variáveis...................................85 Dados variáveis - procedimentos básicos.........................................85 Dados variáveis - procedimentos passo-a-passo............................86

Fluxos de revisão

93

Monitoramento de alterações..........................................................93 Track Changes - procedimentos passo-a-passo..............................93 Notas de comentários - procedimentos passo-a-passo.................95 Fluxo de revisão on-line...................................................................97 CS Review - procedimentos básicos..................................................97 Diagramador.........................................................................................97 Revisores...............................................................................................97 Diagramador.........................................................................................97 CS Review - procedimentos passo-a-passo.....................................98 Upload para o Acrobat.com................................................................98 Organização da área compartilhada e aviso para os revisores............................................................................... 102 Acesso da área compartilhada por parte dos revisores............... 106 Rastreamento das alterações e a aplicação no arquivo de InDesign ....................................................................................... 111 Background tasks . .........................................................................115

Tarefas em segundo plano

115

Background tasks - procedimentos passo-a-passo...................... 115

Scripts

117

Automatização de tarefas por meio de Scripts . ...........................117 Scripts - procedimentos passo-a-passo......................................... 117

Índice remissivo

119

Outros títulos da “Coleção InDesign CS5”

121

Layout & Diagramação....................................................................121 Textos..............................................................................................122 Arte-Final, Preflight e Geração de PDFs.........................................123

Outros títulos da editora

124

Estilos

Formatação automática de textos Na diagramação de projetos gráficos mais elaborados é comum o uso de múltiplas fontes, com corpos, alinhamentos e características específicas dependendo do peso e da importância de cada bloco de texto nas páginas da publicação.

A formatação desses itens pode ser feita por meio de paletas e barras de opções, mas demanda uma sequência de comandos e cliques que podem diminuir a produtividade no momento da diagramação e fazer com que os textos fiquem sem uniformidade.

Para automatizar essa tarefa, é altamente recomendável que se trabalhe com estilos de formatação, ou seja, configurações prévias de textos resumidas em duas paletas (uma de características de parágrafos e outra de caracteres) que permitem aplicar características variadas aos textos com um clique apenas.

Estilos de formatação de texto - procedimentos básicos Os estilos de parágrafo e de caracter devem ser criados separadamente por meio das paletas correspondentes, ficando disponíveis para uso em textos selecionados.

Uma das formas de se trabalhar com estilos é aproveitar os estilos criados no MS Word quando o texto for importado para o InDesign.

Depois é possível editar os estilos para implementar as características do projeto gráfico.

Uma outra possibilidade é fazer a associação de estilos do Word com os do InDesign no momento da importação.

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SAIBA

Veja mais informações sobre esse assunto no capítulo “Importação de textos” na página 17 do volume “Coleção InDesign CS5 - Textos”.

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Estilos de formatação de texto - procedimentos passo-a-passo Estilos de parágrafo Esses estilos estão relacionados com configurações que serão aplicadas em parágrafos, por isso não há necessidade de selecionar o texto para utilizá-lo, apenas o uso do cursor sobre qualquer lugar do parágrafo indica onde o estilo será aplicado.

Para trabalhar com os estilos de parágrafo acesse a paleta Paragraph Style pelo menu Window > Styles > Paragraph Styles e disponível também no menu Type > Paragraph Styles.

2.

A paleta Paragraph Styles lista os estilos disponíveis para a publicação e oferece os comandos relacionados com a criação e edição de estilos.

3.

Para criar um novo estilo, é necessário clicar no ícone que criará na paleta um estilo denominado “Paragraph Style” e surgirá uma janela com opções de configuração. Se preferir utilize o comando New Paragraph Style disponível no submenu da paleta.

4.

Para editar este estilo é necessário clicar duas vezes no nome do estilo para exibir o quadro de diálogo.

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1.

O estilo “Basic Paragraph” é fixo dentro da paleta podendo ser editado a qualquer momento dependendo das necessidades de diagramação, porém não é possível removê-lo da paleta nem alterar seu nome.

Coleção Adobe InDesign CS5 - Automação de Tarefas & Produtividade

Book

Gerenciamento de vários arquivos para formação de uma única publicação O recurso Book, ou livro, permite agrupar vários arquivos independentes, que formarão uma única publicação. Esses arquivos podem compartilhar estilos, páginas-mestre, cores, referências cruzadas, entre outros itens e pode fornecer informações para construção de sumários e índices automáticos.

Book - procedimentos básicos O Book é um arquivo com extensão .indb, que independe dos documentos da publicação, mas que deve ser criado e salvo normalmente.

Após abrir um Book é preciso adicionar os documentos que formarão a publicação e, se necessário, fazer o gerenciamento e sincronização destes documentos.

A partir desse momento a impressão e o fechamento de arquivo da publicação deverá ser realizada pela paleta Book.

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Book - procedimentos passo-a-passo Para criar um Book escolha o comando Book no menu File > New. Note que o InDesign direciona para um folder (pasta) onde será gravado o arquivo.

2.

Uma paleta surgirá com a denominação escolhida no momento da gravação.

3.

A paleta Book possui um submenu que contém os comandos relacionados com as opções de gerenciamento dos arquivos.

4.

Para agrupar os arquivos que serão gerenciados, crie uma lista desses arquivos, adicionando-os a paleta. Para isso utilize o submenu da paleta e escolha o comando Add Document.

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1.

É possível adicionar vários documentos de uma vez. Utilize a tecla Shift e escolha os documentos que fazem parte do Book. Certifique-se de que estejam na mesma pasta.

Coleção Adobe InDesign CS5 - Automação de Tarefas & Produtividade

BuLLETS E NuMERAÇÃO AuTOMáTICOS

Bullets e numeração automáticos de textos O uso de bullets e numeração são bem-vindos sempre que queremos listar tópicos, o que torna a leitura mais clara e objetiva o que pode ser feito de forma automatizada no InDesign.

Bullets e numeração - procedimentos passo-a-passo Uma maneira simples de se colocar bullets e numeração nos textos é utilizar as opções disponíveis no menu Type > Bulleted & Numbered Lists.

2.

As opções são Apply Bullets para bullets no formato de bolinha ou Apply Numbers para numeração automática dos parágrafos.

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1.

Entre o bullet ou o número, e o começo do parágrafo, o programa coloca um espaço TAB que pode ser ajustado por meio do comando Tabs do menu Type.

Remove Bullets ou Remove Numbers: Retira os bullets ou números do parágrafo. O comando interage com o usuário e alterna os comandos conforme a necessidade, alternando entre Apply Bullets e Apply Numbers.

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Restart/Continue Numbering: Reinicia ou continua a numeração de um bloco de texto.

Convert Bullets and Numbering to Text: Ao inserir os bullets ou números de forma automática, esses elementos serão vinculados ao texto, não sendo possível edições nas cores ou corpos, por exemplo, de forma individual. A edição estará sempre vinculada com a edição do texto dos itens, se houver necessidade de edição individual, será preciso converter os bullets ou números, em texto.

3. O uso de bullets e numeração também podem ser acessados por meio do comando Bullets and Numbering disponível no submenu da paleta Paragraph.

4. Configure sua lista conforme as especificações descritas a seguir: List Type: Permite escolher entre marcador (Bullets) ou numeração (Numbers). Nesse caso a escolha a ser feita seria Numbers.

List: Cria a sequência do modo como a numeração será realizada, podendo ser numerada no próximo frame de texto (Continue Numbers across Story) ou dando continuidade em arquivos que formam Book (Continue Numbers from Previous Document in Book).

Level: Define o nível de numeração em textos com listas em subitens.

Format: Formato do número em arábico, romano ou letras.

Number: Permite inserir metacaracter relacionado com o tipo de numeração. No submenu é possível escolher caracteres especiais que estão disponíveis automaticamente (Insert Special Character) e permite escolher o nível da numeração quando é definida em subitens (Insert Number Placeholder).

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Coleção Adobe InDesign CS5 - Automação de Tarefas & Produtividade

Sumários e índices remissivos

Sumários Criar sumários manualmente é uma tarefa bastante trabalhosa, que requer muita atenção e disciplina. Por isso, o InDesign permite construir automaticamente o sumário da publicação, sendo formada por um único documento ou por meio do recurso Book.

Por meio da geração do sumário, também é possível criar hiperlinks dos itens relacionados com as páginas em arquivos digitais utilizados para consulta, conhecidos como bookmarks.

O importante, porém, é que para a automatização dessa tarefa, é obrigatório que todos os itens que irão compor o sumário, estejam com estilos de parágrafos aplicados.

Sumários - procedimentos básicos Para utilizar o recurso de sumário automático, será necessário fazer uma escolha prévia dos itens que serão listados, e verificar se os estilos de parágrafo estão devidamente aplicados.

O comando irá rastrear os estilos e com as configurações definidas, irá compor o sumário como um texto comum, podendo ser editado e atualizado a qualquer momento.

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Sumários - procedimentos passo-a-passo 1. Diagrame sua publicação e aplique estilos nos itens que irão compor o sumário.

2. Acesse o comando Table of Contents, localizado no menu Layout.

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Coleção Adobe InDesign CS5 - Automação de Tarefas & Produtividade

TEXTOS VARIáVEIS E CONDICIONAIS

Textos com variações automáticas O InDesign permite colocar textos que se modificam conforme configurações previamente definidas, o que automatiza o processo de numeração de capítulos, inserção de data entre outras opções.

Textos variáveis - procedimentos passo-a-passo Coloque o cursor do mouse no local onde se quer inserir o texto variável.

2.

Clique no menu Type > Text Variables.

3.

Escolha qual o tipo de texto que deseja inserir, por exemplo, número de capítulo (Chapter Number).

4.

Repita o procedimento em outro arquivo.

5.

Inclua os dois arquivos em um Book e note que os números dos capítulos serão atualizados e gerenciados conforme sua posição na paleta Book.

UE DE O IQ

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1.

Você pode escolher os estilos dos números (arábico, romano, etc) para a numeração dos capítulos, através dos campos disponíveis em Numbering & Section Options, localizado no submenu da paleta Pages.

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SAIBA

6.

Veja mais informações sobre esse assunto em “Numeração automática” na página 28, do volume “Coleção InDesign – Layout & Diagramação”.

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Experimente incluir data da última modificação (Modification Date) ou nome do arquivo (File Name) em um arquivo sem nome. Depois salve esse arquivo e veja os dados se atualizarem automaticamente.

Utilização do mesmo layout com versões diferentes Podem existir situações em que uma publicação deverá ser confeccionada com o mesmo layout, mas com versões diferentes.

Por exemplo, uma revista que será publicada em português e também em espanhol ou um catálogo de produtos que possui variações de preços dependendo da região em que será distribuído.

Nesse caso podemos criar um único arquivo com um projeto gráfico e fazer as variações de conteúdo baseados em configurações estabelecidas pela paleta do comando Conditional Text.

Textos condicionais - procedimentos básicos

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É importante fazer um planejamento do modo de trabalho para não criar arquivos confusos em que o texto condicional não aparece da forma desejada, o que dificulta a edição e manipulação do procedimento.

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Comece estabelecendo quantas versões serão necessárias e identifique as variações no projeto gráfico. Dessa maneira fica mais fácil estabelecer as variações e diminuir os erros durante o processo.

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Lembre sempre que se os textos condicionais forem de tamanhos diferentes, a diagramação irá recorrer, sendo necessário um ajuste final.

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O uso de textos condicionais está relacionado com variações no conteúdo. Por isso será necessário digitar todas as variações no layout e pela paleta do comando, separar esses textos e estabelecer em que condição serão inseridos.

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Textos condicionais - procedimentos passo-a-passo

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Coleção Adobe InDesign CS5 - Automação de Tarefas & Produtividade

Referências cruzadas

Referências com localização determinada Nas publicações com grande quantidade de texto é interessante que existam itens que se relacionam e complementam o conteúdo, de forma a auxiliar o leitor na compreensão do conteúdo. É necessário então, realizar nos arquivos da publicação uma interrelação entre os conteúdos correlatos.

O InDesign possui uma ferramenta que estabelece essa relação e permite a edição e atualização de forma automática, minimizando os erros de referência e diminuindo o tempo dispensado para a execução dessa tarefa.

Referências cruzadas - procedimentos básicos Para a criação das referências será necessário que o autor ou editor determine quais são os itens que irão se cruzar na publicação.

No parágrafo que precisa de uma referência cruzada escreva qual a frase que identifica essa referência. Pode ser “Veja mais informações” ou “Para mais informações” ou se preferir, uma frase criada especificamente para a sua publicação.

Depois é necessário inserir a referência através de um comando e configurar as opções para o resultado esperado. O programa irá atualizar automaticamente as referências cruzadas, se mudarem de página.

Dessa maneira, o gerenciamento das referências se torna preciso e fácil.

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Referências cruzadas - procedimentos passo-a-passo Para construir uma referência cruzada posicione o cursor do mouse na posição em que aparecerá no texto. É preciso digitar um texto adicional , por exemplo, “Veja também...” ou “Para mais informações consulte...”.

2.

Na imagem a seguir, um exemplo da frase.

3.

Acesse o comando Cross-reference, localizado no menu Window > Types & Tables. Será preciso localizar os itens por meio de estilos de parágrafos e determinar o que aparecerá nessa referência.

4.

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1.

As opções da referência cruzada podem ser editadas e manipuladas a qualquer momento, além de estar disponíveis como hiperlink no arquivo PDF, gerado por meio do arquivo de InDesign da publicação.

A paleta para inserção das referências cruzadas é a mesma utilizada para geração de hiperlinks.

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Bibliotecas de elementos

Criação de bibliotecas de elementos O uso de conjuntos de elementos que reúnam vários itens que podem ser resgatados durante o processo de diagramação, facilita e aumenta a produtividade do criativo e é chamado de biblioteca.

As bibliotecas podem ser organizadas em: ■■

Libraries

■■

Snippets

■■

Mini Bridge

Libraries - procedimentos passo-a-passo Uma library ou biblioteca é um repositório na forma de paleta que facilita a importação de elementos de páginas que precisam ser importados com frequência.

1. Para criar uma nova library é necessário utilizar o menu File > New > Library. O comando irá direcionar para uma janela que permite escolher o local onde a biblioteca será salva. Aparecerá então uma paleta que irá possibilitar a visualização e gerenciamento dos elementos que estarão disponíveis.

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2. Para adicionar um elemento qualquer (objeto, texto, tabela, páginas inteiras etc.), basta selecionar o item e arrastá-lo para a paleta.

3. Se preferir, clique duas vezes sobre o elemento que está na paleta e aparecerá uma janela que contém informações editáveis, para melhor organização do gerenciamento dos itens que estão na biblioteca.

4. Em Show Subset, localizado no submenu da paleta Library, é possível determinar quais elementos irão aparecer na paleta, segundo alguns parâmetros como data de criação, tipo de objeto e descrição.

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Coleção Adobe InDesign CS5 - Automação de Tarefas & Produtividade

NOTAS DE RODAPÉ

Criação e gerenciamento de notas de rodapé Nos projetos com grande quantidade de textos como livros e manuais, muitas vezes se faz necessário incluir notas de rodapé, que são informações extras para complementar o texto e melhorar o entendimento do conteúdo.

SAIBA

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Quando as notas de rodapé estão presente no arquivo de Word, elas podem ser importadas e depois manipuladas no InDesign.

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Veja mais informações sobre esse assunto no capítulo “Importação de textos” na página 17 do volume “Coleção InDesign CS5 - Textos”.

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O InDesign possui recursos de gerenciamento de notas de rodapé que permite criar esses tópicos, para que acompanhem o trecho de texto, mesmo quando mudam de página.

Notas de rodapé - procedimentos passo-a-passo 1.

Para inserir uma nota de rodapé é necessário colocar o cursor do mouse na ferramenta texto, ao lado da palavra que será referência para a nota de rodapé.

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3.

Digite o conteúdo da nota no frame que aparece ao pé da página.

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Para que o programa mantenha referência da palavra com a nota, não se deve apagar a numeração que o InDesign coloca na nota.

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Entre o número e o descritivo da nota, o programa aplica automaticamente um espaço Tab que pode ser editado utilizando o comando Tabs no menu Type, ou utilizando um estilo específico para as notas de rodapé de sua publicação.

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4.

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Escolha o comando Insert Footnotes, localizada no menu Type.

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2.

Caso o trecho de referência mude de página, a nota também irá acompanhar a mudança se posicionando no final da nova página. A numeração das notas também é automática. Quando se apaga uma nota ou se acrescenta uma outra, a numeração é refeita com a nova sequência.

Coleção Adobe InDesign CS5 - Automação de Tarefas & Produtividade

Dados variáveis

Criação de layouts com conteúdos variáveis O uso de elementos variáveis em publicações produzidas por meio de impressão digital, é um procedimento que valoriza os projetos gráficos e têm se tornado cada vez mais comum.

O InDesign possui um comando que possibilita o uso desse recurso, embora seja indicado para projetos de conteúdo variável mais simples.

Dados variáveis - procedimentos básicos O uso de mesclagem de dados no InDesign é baseado na criação de um layout de página, cujos elementos (textos e imagens) podem ser alterados automaticamente se referenciados a bancos de dados, construídos, por exemplo, em um aplicativo de edição de planilhas, como o Microsoft Excel.

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Dados variáveis - procedimentos passo-a-passo Será necessário criar uma página no InDesign, que será a base para inserção dos dados variáveis.

2.

Crie uma planilha com os textos que serão variáveis e na coluna das imagens, coloque o caminho de localização e o nome das mesmas.

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1.

Lembre-se que se estiver utilizando a plataforma Windows, utilize barras (/) entre as separações das pastas. Se utilizar Mac OS, utilize dois pontos (:).

3.

Será necessário colocar um sinal de arroba (@) antes das palavras que identificam a coluna das imagens. Se fizer isso na planilha, o Excel emitirá uma mensagem de função inexistente, por isso será necessário converter a categoria do formato destas linhas de células em texto. Selecione a linha, clique com o botão direito do mouse e escolha Formatar célula.

4.

Na janela que aparece clique na opção Texto.

Coleção Adobe InDesign CS5 - Automação de Tarefas & Produtividade

5. Agora ĂŠ possĂ­vel acrescentar o sinal de arroba (@) antes do nome da coluna de imagens.

Dados variĂĄveis

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FLuXOS DE REVISÃO

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Monitoramento de alterações O InDesign permite fazer um monitoramento nas alterações relacionadas com o texto, como adição ou remoção, por uma marcação no editor de matéria (Edit in Story Editor, localizado no menu Edit).

O gerenciamento das alterações é realizado pela paleta Track Changes.

Track Changes - procedimentos passo-a-passo 1.

Acesse a paleta Track Changes, localizada no menu Window > Editorial > Track Changes.

Alteração posterior Alteração anterior Mostrar as alterações Ligar a visualização

Aceitar alteração Recusar alteração Aceitar todas as alterações Recusar todas as alterações

Usuário Data e hora da alteração

Tipo de alteração

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2. Note que o nome do usuário, além da data e hora da alteração, aparecem na paleta.

3. Configure o modo como as alterações serão mostradas no editor de matéria. As opções são: cor do texto, cor do fundo e marcação como tachado (Strikethrough), sublinhado (Underline) ou contorno (Outline). Os ajustes são para texto adicionado (Added Text), texto apagado (Deleted Text) e texto movido (Moved Text).

4. Acesse o editor de matéria pelo comando Edit in Story Editor, localizado no menu Edit.

5. Faça alterações no texto e observe as cores e marcações que aparecem no editor de matéria.

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Coleção Adobe InDesign CS5 - Automação de Tarefas & Produtividade

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TAREFAS EM SEGuNDO PLANO

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Background tasks Esse recurso permite que se continue o trabalho no InDesign enquanto se exporta um arquivo no formato PDF (e IDML também).

Background tasks - procedimentos passo-a-passo 1.

Gerencie as exportações por meio da paleta Background Tasks, localizada no menu Window > Utilities > Background Tasks.

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2. Exporte vários arquivos em PDF pelo comando Export no menu File.

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3. Note que a paleta Background Tasks permite visualizar o andamento da exportação enquanto você continua a exportar outros arquivos ou realizar outras tarefas quaisquer no InDesign.

Experimente exportar vários arquivos para PDF, continue efetuando ações no programa e veja como funciona as tarefas em segundo plano no InDesign.

Coleção Adobe InDesign CS5 - Automação de Tarefas & Produtividade

Scripts

Automatização de tarefas por meio de Scripts O InDesign possui um modo de automação realizado por meio de programações prévias denominadas Scripts.

Trabalhar com Scripts é uma excelente forma de automatizar diversas tarefas, que de outra forma teriam de ser realizadas manualmente o que demandaria um tempo considerável.

O InDesign já tráz consigo alguns que são gerenciados pela paleta Scripts.

Scripts - procedimentos passo-a-passo 1. Para abrir a paleta, escolha o comando Scripts, no menu Window > Utilities.

117

Escolha um Script de sua preferência.

3.

Clique em Run Script no submenu da paleta.

4.

Note que as ações serão realizadas automaticamente.

FAÇ

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118

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F

2.

Existem vários Scripts disponíveis para download gratuito no site da Adobe (http://www.adobe.com/cfusion/ exchange/index.cfm?s=5&from=1&o=desc&cat=224&l=1&event=productHome&exc=19).

Experimente alguns scripts disponíveis para download e veja como algumas tarefas ficam automatizadas com esse comando.

Coleção Adobe InDesign CS5 - Automação de Tarefas & Produtividade

Índice remissivo

A Add Document - 36 Adobe Bridge - 76 Apply Bullets - 41 Apply Numbers - 41 Automatically Update Page & Section Numbers - 40

B Background tasks - 115 Based On - 20 Basic Paragraph - 18 Bibliotecas - 73 Book - 35 Book Page Numbering Options - 39 Bullet or Number Position - 43 Bullets - 41, 42 Bullets and Numbering - 42

C Cell Style - 32 Células - 33 Chapter Number - 59 Character Styles - 21 Clear Overrides - 19 Conditional Text - 61

Continue Numbering - 42 Convert Bullets and Numbering to Text - 42 Create Merged Document - 90 Create PDF Bookmarks - 48 Cross-reference - 55, 56, 66 CS Review - 97

D Dados variáveis - 85 Data Merge - 88 Drop Caps and Nested Styles - 24

E Edit in Story Editor - 94 Estilos aninhados - 24 Estilos de caracter - 21 Estilos de parágrafo - 18 Export Book for Digital Editions - 38 Export Selected Document to PDF - 38

F Fluxo de revisão on-line - 97

G Generate Index - 54

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H

R

Hiperlinks - 67

Reference - 50 Referências (“Consulte” ou “Consulte também”) - 56 Referências cruzadas - 65 Remove Bullets - 41 Remove Numbers - 41 Replace Existing Index - 54 Replace Existing Table of Contents - 48 Run-In - 48

I Include Book Documents - 48, 55 Include Empty Index Sections - 55 Include Entries on Hidden Layers - 55 Include Index Section Headings - 55 Include Text on Hidden Layers - 49 indb - 35 Index - 50 Índices remissivos - 49 Insert Blank Page - 40 Insert Footnotes - 80 Insert Number Placeholder - 42

S

Level - 42 Library - 73 List Type - 42

Save Book - 38 Scripts - 117 Select Data Source - 89 Smart Match Style Groups - 39 Snippets - 75 Sort Entries in Alphabetical Order - 47 Sumário - 45 Synchronise Options - 38 Synchronise Selected Documents - 38

M

T

Metacaracter - 26, 30, 42 Mini Bridge - 76 Monitoramento de alterações - 93

Table of Contents - 46 Table Style - 32 Tarefas em segundo plano - 115 Textos condicionais - 60 Textos variáveis - 59 Text Variables - 59 TOC Style - 47 Topic - 50 Track Changes - 93

L

N Nested Styles - 24 New Page Reference - 50 Next Style - 20 Notas de comentários - 95 Notas de rodapé - 79 Number Style Override - 53 Numeração - 37, 39, 40, 41, 42, 43, 49, 59, 68, 80, 81

O Object Styles - 31

P Paragraph Styles - 18

U Update All Cross-References - 39 Update Page & Section Numbers - 39 Updating Numbering - 39

W Word - 17, 49, 79

OUTROS TÍTULOS DA “COLEÇÃO INDESIGN CS5” Layout & Diagramação O primeiro volume da coleção trata dos recursos básicos de operação do InDesign tais como ferramentas, frames, edição de elementos de página, trabalho com paths, importação de elementos externos, gerenciamento de vínculos e paginação.

Um arquivo PDF com amostras do livro pode ser baixado do link www.bytestypes.com. br/livros ou solicitado diretamente ao autor (minoru@bytestypes.com.br).

Este volume, assim como outros livros, podem ser adquirido na loja virtual da Bytes & Types, e enviado para qualquer local do País (frete não incluso).

Resumo Esta coleção trata do mais renomado e versátil ■ Autores: Ricardo Minoru Horie aplicativo de paginação disponível no mercaAna Cristina Pedrozo do, e largamente utilizado por designers e cria■ Qtd. de Páginas: 102 tivos em todo o mundo.

■ Formato: 148 X 210 mm

O objetivo é explicar de forma simples e objetiva, as várias ferramentas, comandos e recur- ■ Peso: 220 g sos do InDesign CS5 para tornar o processo de diagramação de projetos gráficos tais como materiais publicitários, promocionais e editoriais, muito mais fácil e eficiente.

A coleção é composta por diversos volumes que concentram os recursos correlatos para a www.bytestypes.com.br diagramação, arte-finalização e geração de arlivros@bytestypes.com.br quivos PDF, além das novidades incorporadas na versão CS5.

Para facilitar o aprendizado, existem exemplos práticos passo-a-passo e os procedimentos são extensivamente ilustrados. Além disso, existem dezenas de valiosas dicas, truques, e principalmente avisos, recomendações e armadilhas espalhadas pelas páginas dos capítulos.

OUTROS TÍTULOS DA “COLEÇÃO ADOBE INDESIGN CS5” Textos O segundo volume da coleção trata dos recursos de edição e formatação de textos tais como importação, seleção, atributos de caracter, atributos de parágrafo, correção ortográfica, além de explicar o processo de confecção e importação de tabelas.

Um arquivo PDF com amostras do livro pode ser baixado do link www.bytestypes.com. br/livros ou solicitado diretamente ao autor (minoru@bytestypes.com.br).

Este volume, assim como outros livros, podem ser adquirido na loja virtual da Bytes & Types, e enviado para qualquer local do País (frete não incluso).

Resumo Esta coleção trata do mais renomado e versátil ■ Autores: Ricardo Minoru Horie aplicativo de paginação disponível no mercaAna Cristina Pedrozo do, e largamente utilizado por designers e cria■ Qtd. de Páginas: 78 tivos em todo o mundo.

■ Formato: 148 X 210 mm

O objetivo é explicar de forma simples e objetiva as várias ferramentas, comandos e recur- ■ Peso: 160 g sos do InDesign CS5 para tornar o processo de diagramação de projetos gráficos tais como materiais publicitários, promocionais e editoriais, muito mais fácil e eficiente.

A coleção é composta por quatro volumes que concentram os recursos correlatos para a dia- www.bytestypes.com.br gramação, arte-finalização e geração de arquilivros@bytestypes.com.br vos PDF, além das novidades incorporadas na versão CS5.

Para facilitar o aprendizado, existem exemplos passo-a-passo e os procedimentos são extensivamente ilustrados. Além disso, existem dezenas de valiosas dicas, truques, e principalmente avisos, recomendações espalhadas pelas páginas dos capítulos.

OUTROS TÍTULOS DA “COLEÇÃO ADOBE INDESIGN CS5” Arte-Final, Preflight e Geração de PDFs O quarto volume da coleção trata dos cuidados com a arte-finalização de projetos gráficos, com as fontes tipográficas, cores e preenchimentos; além de explicar os recursos de preflight visual e eletrônico. O destaque deste volume é o capítulo que mostra passo-a-passo os processos mais confiáveis para geração de arquivos PDF para envio para empresas gráficas.

Um arquivo PDF com amostras do livro pode ser baixado do link www.bytestypes.com. br/livros ou solicitado diretamente ao autor (minoru@bytestypes.com.br).

Este volume, assim como outros livros, podem ser adquirido na loja virtual da Bytes & Types, e enviado para qualquer local do País (frete não incluso).

Esta coleção trata do mais renomado e versátil aplicativo de paginação disponível no merca- Resumo do, e largamente utilizado por designers e cria■ Autores: Ricardo Minoru Horie tivos em todo o mundo.

Ana Cristina Pedrozo

O objetivo é explicar de forma simples e obje- ■ Qtd. de Páginas: 106 tiva, as várias ferramentas, comandos e recur- ■ Formato: 148 X 210 mm sos do InDesign CS5 para tornar o processo de diagramação de projetos gráficos tais como ■ Peso: 220 g materiais publicitários, promocionais e editoriais, muito mais fácil e eficiente.

A coleção é composta por diversos volumes que concentram os recursos correlatos para a diagramação, arte-finalização e geração de arquivos PDF, além das novidades incorporadas www.bytestypes.com.br na versão CS5. livros@bytestypes.com.br Para facilitar o aprendizado, existem exemplos práticos passo-a-passo e os procedimentos são extensivamente ilustrados. Além disso, existem dezenas de valiosas dicas, truques, e principalmente avisos, recomendações e armadilhas espalhadas pelas páginas dos capítulos.

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