Bestyrelsesmøde og dagsorden den 8 December 2016 | MOVIA

Politisk dokument uden resume Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3339206 Bestyrelsen 8. december 2016 Michael Skov

01 Dagsorden for bestyrelsesmøde 8. december 2016 klokken 9.30-12.00

Temadrøftelse: Flextrafik

Dagsorden og meddelelser: 1.

Godkendelse af dagsordenen

2.

3.

Meddelelser fra formandskabet Meddelelser fra direktionen

Sager til beslutning: 4.

LUKKET PUNKT

5.

Status for forsøg med Flextur og beslutning om flexturforsøg i Næstved og Ring-

6.

sted Kommune LUKKET PUNKT

7.

8.

LUKKET PUNKT Godkendelse af udvidet forvaltningsrevision

9.

10.

Forslag til revision af Movias regnskabsregulativ Godkendelse af DOT aktivitetsplan og budget for 2017

11.

Godkendelse af trafikinformationsindsats i 2017

12.

Godkendelse af forslag til dagsorden for repræsentantskabsmøde 9. marts 2017

Trafikselskabet Movia Direktionssekretariatet, Movia

1/2

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3339206

Sager til orientering/drøftelse: 13.

14.

Orientering om status Takst Sjælland Orientering om Trafikbestillingsgrundlag 2018

15.

16.

Orientering om Flextrafiks brugerundersøgelse 2016 LUKKET PUNKT

17.

18.

Orientering om partikeludledning fra busserne på linje 5A Eventuelt

2/2

Politisk dokument uden resume Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3360273 Bestyrelsen 8. december 2016 Camilla Struckmann

05 Status for forsøg med Flextur og beslutning om flexturforsøg i Næstved og Ringsted Kommune Indstilling: Administrationen indstiller, •

at bestyrelsen tager orientering om status på effekt af nye takster i Flextur implementeret januar 2016 til efterretning

•

at forsøg med begrænsning af Flextur i Næstved Kommune forlænges til medio 2018, og at forsøget evalueres i efteråret 2017 sammen med forsøg med dobbelttakst i byer

•

at bestyrelsen tager orientering om status på forsøg med dobbelttakst i byer til efterretning

•

at forsøg med begrænsning af Flextur i Ringsted Kommune afsluttes med årets udgang som ønsket af Ringsted Kommune.

Beslutning:

Sagsfremstilling: Kommunerne har efterspurgt instrumenter til i højere grad at regulere udgifterne til Flextur, blandt andet ved at borgerne ikke bruger Flextur i byerne, hvis der findes et brugbart bustilbud.

For at imødekomme kommunernes behov for tilpasninger af produktet, har bestyrelsen besluttet en række ændringer og forsøg, som til sammen skal give erfaring med løsninger, der kan forbedre Flextur-ordningen generelt og fastholde Flextur som et så ensartet og genkendelig produkt som muligt på tværs af kommunegrænser.

Trafikselskabet Movia Direktionssekretariatet, Movia

1/8

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3360273

Følgende er besluttet:

Tabel 1. Igangværende eller besluttede forsøg i Flextur Prisregulering

Ikrafttrædelse

Status

Grundtakst hæves fra 24 kr. inkl. 5 km til Fra januar 2016 36 kr. inkl. 10 km, ledsagerrabat afskaffes, og aldersgrænse for rabat til børn hæves til under 16 år)

Implementeret

Grundtakst for flexture på tværs af kommunegrænser hæves fra 6 til 12 kr. pr. ekstra km efter 20 km)

Fra januar 2017

Besluttet

Lukning for Flextur i 9 byer i Næstved Kommune

Fra juli 2015

Næstved Kommune ønsker at bibeholde forsøget

Lukning for flextur i Ringsted by

Fra februar 2016

Ringsted Kommune ønsker at afslutte forsøget i årsskiftet 2016/2017, da ordningen har vist sig at ramme mobilitetssvage borgergrupper i uønsket grad.

Dobbelttakst i byer

Fra medio 2016

Forsøg igangsat (Lolland, Kalundborg, Vordingborg og Guldborgsund Kommune)

Fra juli 2016

Forsøg igangsat

Fra maj 2016

Besluttet

Geografisk regulering

Øvrige ændringer Medtagelse af barnevogn i flextur i Ringsted Kommune Lukning af flextur til Københavns Lufthavn

2/8

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3360273

Forsøg skal efter planen fortsætte frem til medio 2018 jf. bestyrelsens beslutning 10. december 2015 undtaget forsøget i Ringsted Kommune, som afsluttes efter et år, mens der ikke er fastsat et sluttidspunkt for forsøget i Næstved Kommune. Derfor er der behov for at drøfte, rækkevidden af forsøgene i Ringsted og Næstved Kommune.

Status på effekt af nye takster i Flextur implementeret januar 2016 Taksten blev ændret i januar 2016, så kommunerne i dag kan vælge mellem grundtakst og kommunetakst. Grundtaksten udgør 36 kr. inkl. 10 km og 6 kr. pr. ekstra km, mens kommunetaksten udgør 24 kr. inkl. 10 km og 6 kr. pr. ekstra km. Da taksten blev ændret valgte 18 kommuner at beholde kommunetaksten, mens 5 kommuner beholdt grundtaksten. 9 kommuner valgte at gå fra kommunetakst til grundtakst, mens kun én kommune gik fra grundtakst til kommunetakst. Samlet var der ved takstskiftet 14 kommuner på grundtakst og 19 kommuner på kommunetakst. Siden har 3 kommuner valgt at ændre taksten igen og Greve Kommune har lukket for Flextur 1. oktober 2016.

Administrationen har analyseret på effekten af takstændringen ved at sammenligne august 2016 med samme måned året før. Ringsted og Lolland Kommune indgår ikke i opgørelsen, idet begge kommuner i perioden har indført forsøg, der påvirker antallet af ture og kommunens udgifter.

Effekten af ændret takst er forskellig alt efter, hvilken takst kommunen havde før januar 2016 og efter. De kommuner, der har fastholdt kommunetaksten, har oplevet den største stigning i antallet af ture og udgifter til Flextur. Mens de kommuner, der er gået fra kommunetakst til grundtakst, har oplevet den største reduktion i antallet af ture og udgifter til Flextur. Det viser, at der er en sammenhæng mellem størrelsen af brugerbetalingen og efterspørgslen efter Flextur. I tabel 2 angives udviklingen i antallet af ture og kommunale udgifter.

Tabel 2. Ringsted Kommune Udvikling i antallet af flexture Fastholdt kommunetaksten

August 2015 August 2016

Udvikling

Udvikling (pct.)

10.073

13.257

3.184

32 pct.

Fra kommunetakst til grundtakst

8.864

8.587

-277

-3 pct.

Fastholdt grundtaksten

3.353

3.598

245

7 pct.

Fra grundtakst til kommunetakst

1.248

1.440

192

15 pct.

3/8

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3360273

Udvikling i udgiften til Flextur

August 2015 August 2016 (DKK) (DKK)

Udvikling (DKK)

Udvikling (pct.)

Fastholdt kommunetaksten

1.429.877

1.745.454

315.577

22 pct.

Fra kommunetakst til grundtakst

1.242.844

1.082.490

-160.354

-13 pct.

Fastholdt grundtaksten

399.054

416.923

17.869

4 pct.

Fra grundtakst til kommunetakst

152.318

175.821

23.503

15 pct.

Status for forsøg med begrænsning af Flextur i Ringsted Kommune Siden 11. februar 2016 har det ikke været muligt at tage en flextur internt i Ringsted by (inkl.

Benløse). Effekten af forsøget er undersøgt ved at sammenligne antallet af flexture i martsaugust 2016 med marts-august 2015.

Konklusionen er, at forsøget har medført en reduktion i antallet af ture og kommunens udgifter til Flextur, men at flere borgere er blevet visiteret til andre ordninger, herunder særligt Flexhandicap, som er en dyrere ordning for kommunen end flextur, f.eks. som følge af ressourcer til visitering, højere serviceniveau og mindre brugerbetaling specielt de lange ture.

Tabel 3. Ringsted Kommune, Antal ture i marts-august 2015 og 2016 Antal flexture

Udgifter (DKK)

2015 (marts-august)

3.723

546.361

2016 (marts-august)

3.521

501.275

-202

-45.085

-5 pct.

-8 pct.

Udvikling Udvikling i procent

I andet halvår 2016 udgjorde de interne flexture i Ringsted by 20 pct. af kommunens flexture, men da antallet af øvrige flexture samtidig er steget, er effekten af forsøget således mindre end 20 pct. Ringsted Kommune har bekræftet, at flere er blevet visiteret til Flexhandicap på grund af begrænsningen af Flextur i byinterne områder. Antallet af handicapture og kommunens udgifter til disse er således steget:

4/8

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3360273

Tabel 4. Ringsted Kommune, Udvikling i handicapture, Antal ture i marts-august 2015 og 2016 Antal handicapture

Udgifter (DKK)

2015 (marts-august)

1.554

399.770

2016 (marts-august)

1.857

421.861

303

22.091

19 pct.

6 pct.

Udvikling Udvikling i procent

Det bemærkes, at antallet af handicapture generelt er steget i alle kommuner med i gennemsnit knap 20 pct. i 2016 (januar-september), forventeligt båret af, at Flexhandicap siden 1. marts 2016 har kunnet anvendes til alle turformål.

I Ringsted Kommune er antallet af handicapture primært steget i forhold til de interne ture i Ringsted by. Administrationen har ikke haft mulighed for at afdække, om dette også gør sig gældende i andre kommuner, hvor der har været vækst i handicapkørslen. Men meget tyder på, at begrænsningen af Flextur i Ringsted by i højere grad har haft betydning for ældre og kunder med behov for hjælpemidler, fordi andelen af disse kunder er højere på ture i byen end på de øvrige ture. Det indikerer, at begrænsningen af Flextur kan have bidraget til det øgede antal visiterede handicapkunder og det øgede antal handicapture.

Byrådet i Ringsted Kommune har 14. november 2016 besluttet, at afslutte forsøg med begrænsning af Flextur fra årsskiftet så Flextur igen kan anvendes til interne ture i Ringsted by til kommunetaksten.

Status for forsøg med begrænsning af Flextur i Næstved Kommune I Næstved Kommune har det ikke siden 1. juli 2015 været muligt at tage en flextur i og mellem ni byer. Desuden kan der kun rejses mellem oplandet og udvalgte Flextur-stoppesteder i byerne. Effekten af forsøget er undersøgt ved at sammenligne 1. halvår 2016 med 1. halvår 2015.

Overordnet har forsøget resulteret i en reduktion i antallet af ture og kommunens udgifter til Flextur:

5/8

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3360273

Tabel 5. Næstved Kommune Antal flexture

Udgifter (DKK)

2015 (januar-juni)

17.971

2.531.036

2016 (januar-juni)

4.834

649.022

Udvikling

-13.137

-1.882.014

Udvikling i procent

-73 pct.

-74 pct.

I 1. halvår 2015 udgjorde flexturene i og mellem byerne 53 pct. af kommunens samlede flexture. Effekten af forsøget er, at antallet af ture er faldet med 73 pct. Effekten af forsøget er sandsynligvis højere, fordi Flextur kun kan anvendes til/fra Flextur-stoppesteder i byerne, og fordi Næstved Kommune skiftede fra kommunetaksten til grundtaksten i januar 2016, hvilket kan have reduceret antallet af flexture yderligere.

Begrænsningen af Flextur internt i og til og fra byerne kan være årsag til, at der er blevet visiteret flere borgere til Flexhandicap i Næstved Kommune. Dette er dog ikke en tendens, som kommunen kan bekræfte. Men antallet af handicapture og kommunens udgifter hertil er steget:

Tabel 6. Næstved Kommune, Udvikling i handicapture, Antal ture i marts-august 2015 og 2016 Antal handicapture

Udgifter [kr.]

2015 (januar-juni)

5.828

1.478.114

2016 (januar-juni)

7.408

1.859.055

Udvikling

1.580

380.940

27 pct.

22 pct.

Udvikling i procent

Generelt er antallet af handicapture i alle kommuner som nævnt steget med gennemsnitligt knap 20 pct. I Næstved Kommune er det øgede antal handicapture primært orienteret om ture i og mellem byerne. Effekten er således den samme som i Ringsted Kommune, hvor det i særlig grad er de ældre og kunder med behov for hjælpemidler, der er berørt af begrænsningen af Flextur i byen.

Teknisk Udvalg i Næstved Kommune har 10. august 2016 tilkendegivet, at de ønsker at bibeholde begrænsningen af Flextur.

6/8

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3360273

Status for forsøg med dobbelttakst i byer Fire kommuner har valgt at indføre dobbelttakst i byer (Lolland, Kalundborg, Guldborgsund og Vordingborg Kommune). Dobbelttakst betyder, at brugerbetalingen for interne ture i byen som minimum er den dobbelte af den takst kommunen har valgt. Er der kommunetakst udgør brugerbetalingen minimum 48 kr. (2 x 24 kr.), hvis der er grundtakst udgør brugerbetalingen minimum 72 kr. (2 x 36 kr.).

Lolland Kommune indførte dobbelttakst for byinterne ture 1. juni 2016 i Maribo og Nakskov by. Brugerbetalingen i de to byer er herefter minimum 72 kr. Effekten af at indføre dobbelttakt for byinterne ture har været et stort fald i udgifterne til disse. I oktober 2015 var udgiften 37.297 til byinterne ture og i 2016 var den i samme måned 3.431 kr.

Kalundborg Kommune har indført dobbelttakst i Kalundborg by fra 1. september 2016, hvor brugerbetalingen for de interne ture som minimum er 48 kr. Effekten for Flextur i byen er som på Lolland et fald i udgifterne. I oktober 2015 var udgiften 24.690 til byinterne ture og i 2016 var den i samme måned 10.362 kr. At faldet i udgifterne ikke er så stort som på Lolland hænger formentlig sammen med den markant højere pris for byinterne ture på Lolland.

Guldborgsund og Vordingborg Kommune har indført dobbelttakst 1. oktober 2016 i henholdsvis Nykøbing Falster by og Vordingborg by inkl. Nyråd og Ørslev. Brugerbetalingen i begge kommuner er som minimum 48 kr. Det bemærkes, at begge kommuner valgte at gå tilbage til kommunetaksten, samtidig med at forsøg med dobbelttakst blev implementeret. Da begge forsøg er blevet indført for nyligt, er det endnu for tidligt, at sige noget om effekten heraf i disse kommuner. Ved evalueringen af forsøg med dobbelttakst vil der blive set nærmere på effekten for økonomien og vandring mellem ordninger, på samme måde som det er gjort for forsøgene i Ringsted og Næstved Kommune.

Status for forsøg med barnevogne i Flextur i Ringsted Kommune Siden 1. juli 2016 har det som forsøg været muligt at medbringe en barnevogn i Flextur, på de interne flexture i Ringsted Kommune. Der er ingen kunder, der endnu har benyttet sig af muligheden Forsøget er fastsat til at fortsætte frem til 1. juli 2018.

Økonomiske konsekvenser: Ingen konsekvenser.

Kundemæssige konsekvenser: Ingen konsekvenser.

7/8

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3360273

Miljømæssige konsekvenser: Ingen konsekvenser.

Åbent/lukket punkt: Åbent punkt.

Kommunikation: Ringsted og Næstved Kommune orienteres om bestyrelsens beslutning.

8/8

Politisk dokument uden resume Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3358941 Bestyrelsen 8. december 2016 Christian Kierkegaard

08 Godkendelse af udvidet forvaltningsrevision Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender rapporteringen om udvidet forvaltningsrevision.

Beslutning:

Sagsfremstilling: I den udvidede revision (forvaltningsrevision) har Movias eksterne revision (EY) gennemgået kontroller og forretningsgange på udvalgte områder i dybden. I dialog mellem administrationen og revisionen er følgende emner udvalgt til årets forvaltningsrevision: •

Gennemgang af forretningsgange og kontroller for godkendelse af udgifter i Movias faktureringssystem efter overgangen fra det gamle økonomisystem Axapta til det nye økonomisystem Navision, samt

•

Gennemgang af forretningsgange, kontroller og systemer til håndtering af opkrævede kontrolafgifter vedrørende manglende gyldig rejsehjemmel.

Revisionen har ingen kritiske bemærkninger til forvaltningsrevision 2016. Revisionen er kommet med en række anbefalinger, jf. vedlagte bilag 08.1, og oplyser, at de vil anvende forvaltningsrevisionen i forbindelse med udarbejdelse af regnskab 2016. Disse anbefalinger omfatter •

indførelse af systemmæssig indskrænkning i den enkelte medarbejders mulighed for at kontere omkostninger for at undgå risiko for fejlkontering,

Trafikselskabet Movia Økonomi, Center for Ressourcer og Service

1/3

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3358941

•

systemmæssig begrænsning af medarbejderes mulighed for at godkende og betale beløb under medarbejderens beløbsmæssige godkendelsesgrænse, for at sikre reel dobbeltgodkendelsesprocedure,

•

Gennemgang af sikkerheden i det system, Sitra, hvor kontrolafgifter udstedes i, fordi systemet indeholder personfølsomme oplysninger,

•

Indførelse af kontrolprocedurer for at sikre, at alle udstedte kontrolafgifter i Sitra også de facto overdrages til det nye økonomisystem, Navision, med henblik på efterfølgende opkrævning og indgåelse i den administrative proces, som indbefatter rykkerprocedurer m.v.

•

Genoptagelse af procedure for løbende rykkerudsendelse i forlængelse af indførelse af nyt økonomisystem samt stillingtagen til, hvornår opkrævning af kontrolafgifter overdrages til inddrivelse hos SKAT, så længe integrationen mellem Navision og SKAT ikke fungerer.

Administrationen ser revisionens anbefalinger som værdifulde værktøjer i udviklingen af Movias økonomistyring, og vil bruge anbefalingerne i det videre arbejde i et tæt samspil mellem de berørte fagområder og revisionen.

Økonomi: Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser for Movia.

Kundemæssige konsekvenser: Ingen.

Miljømæssige konsekvenser: Ingen.

Åbent/lukket punkt: Åbent.

Kommunikation: Sagsdokumentet offentliggøres på Movias hjemmeside.

2/3

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3358941

Bilag: 1. EY-notat om udvidet forvaltning vedrørende godkendelsesprocedurer i Document Capture og gennemgang af forretningsgange for opkrÌvning af afgifter.

3/3

Bestyrelsesmøde 8. december 2016 / Punkt 08 / Bilag 1

Politisk dokument uden resume Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3353557 Bestyrelsen 8. december 2016 Mads Lund Larsen

09 Forslag til ændret regnskabsregulativ for Movia Indstilling: Administrationen indstiller, •

At det foreliggende forslag til opdateret regnskabsregulativ godkendes

•

At nyt bilag 4 Indkøbspolitik tages til efterretning

•

At gammelt bilag 2. Movias IT-politik udgår

•

At gammelt bilag 3 Retningslinjer for økonomirapportering udgår

•

At gammelt bilag 4. Økonomisystemer og deres anvendelse udgår

•

At der er fire bilag til regnskabsregulativet, hvor beslutningskompetencen er følgende: •

Bilag 1: Revisionsregulativ. Godkendes af bestyrelsen.

•

Bilag 2: Retningslinjer for afskrivning af uerholdelige fordringer. Godkendes af bestyrelsen.

•

Bilag 3: Retningslinjer for finansiel politik. Godkendes af bestyrelsen.

•

Bilag 4: Indkøbspolitik. Godkendes af den administrerende direktør.

Beslutning:

Sagsfremstilling: Baggrund Det hører til bestyrelsens lovfastsatte opgaver at træffe beslutning om et kasse- og regnskabsregulativ samt revisionsregulativ. Movias kasse- og regnskabsregulativ, herefter regnskabsregulativ, blev senest opdateret i september 2012, og regulativet er derfor blevet gennemgået med henblik på at sikre overensstemmelse med eventuel ændret praksis, ændrede

Trafikselskabet Movia Center for Ressourcer og Service, Movia

1/5

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3353557

governance bestemmelser på regnskabsvæsenets område, og eventuelle øvrige ændrede regler. Eftersynet omfatter også et sprogligt tjek, sletning af overflødige bestemmelser og formuleringer, samt en gennemgang af bilagene.

De nuværende otte bilag, foreslås reduceret til fire, jf. nedenfor: •

Bilag 1 Revisionsregulativ

•

Bilag 2 Retningslinjer for afskrivning af uerholdelige fordringer

•

Bilag 3 Retningslinjer for finansiel politik

•

Bilag 4 Indkøbspolitik.

Bilag 1 vil blive forelagt på bestyrelsesmødet i april 2017, mens bilag 3 vil blive forelagt på bestyrelsesmødet i juni 2017, indtil da gælder de nuværende bilag 1 og 3.

Nedenfor gennemgås forslagene til de indholdsmæssige ændringer. I nedenstående gennemgang refererer paragrafnumrene til det nuværende kasse- og regnskabsregulativ.

Forslag til indholdsmæssige ændringer § 1.3 Bilag Den nuværende bestemmelse om, at den administrerende direktør er bemyndiget til at godkende bilag, med mindre andet er aftalt, vurderes at være upræcis og foreslås ændret til, at den administrerende direktør indstiller til bestyrelsen, om bilag og ændringer heri godkendes af bestyrelsen eller den administrerende direktør.

§2.5 Anvendelse af IT Der indsættes en generel henvisning til Movias informationssikkerhedsstrategi og informationssikkerhedspolitik. Derved bliver en række detaljerede formuleringer overflødige, ligesom nuværende bilag om it-politik ligeledes er overflødigt. Informationssikkerhedsstrategien og informationssikkerhedspolitikken er godkendt af bestyrelsen XXX

§ 3.5 Økonomirapportering Nuværende detaljerede bestemmelser om antal estimater om året, estimat- og tabelindhold foreslås at udgå. Den administrerende direktør forelægger estimater for bestyrelsen i henhold til det med bestyrelsen aftalte årshjul.

2/5

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3353557

§ 3.6 Årsbudgettets offentlighed Den nuværende reference til Movias kommunikationspolitik vurderes ikke relevant i et kasseog regnskabsregulativ og foreslås at udgå.

§ 4.1 Disponeringsbeføjelser og tegningsregler Tegningsreglen jf. vedtægten foreslås indføjet.

Det foreslås præciseret, at udgifter relateret til medarbejdere altid skal godkendes af nærmeste chef.

§ 4.2 Regler for indkøb, ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse De nuværende to bilag vedrørende indkøb, fælles regler for ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse af indkøb og overordnet indkøbspolitik er delvis sammenfaldende og foreslås sammenskrevet i ét bilag. Der foreslås en generel henvisning hertil.

Det bemærkes, at den nuværende regel om, at alle indkøb over 100.000 kr. skal markedsprøves, blev indført i 2012 i forbindelse med generelle opstramninger af administrative procedurer Administrationen vurderer på baggrund af de høstede erfaringer, at beløbsgrænsen kan hæves til 250.000 kr.. Det er administrationens erfaring at leverandørerne synes at 100.000 kr. er lavt for at udarbejde tilbud i konkurrence.

Kommunerne har en forskellig praksis på området. Movias administration har været i dialog med 5 kommuner, hvoraf 2 kommuner har en udbudsgrænse på 0,1 mio. kr., mens de tre øvrige kommuner bruger tærskelværdier i Udbudsloven.; hvor kommunerne første gang rammer en grænse ved ca. 1,5 mio. kr. årligt eller totalt over 48 måneder/kontraktperioden. Er det konkrete indkøb under tærskelværdien vurderer de tre kommuner om der skal ske en markedsefterprøvning. I bemærkningerne til Udbudslovens § 193 arbejdes der med en nedre grænse for markedsafprøvning på 500.000 kr.

§ 4.5 Postbog Reglen om at der skal føres postbog over de forsendelser, der indeholder checks eller andre værdier, foreslås at udgå som følge af, at danske banker ophæver checksamarbejdet ved årsskiftet, hvorved checks i praksis udgår som betalingsmiddel.

Afsnit 5 Forretningsgange og særlige områder Afsnittet foreslås at udgå, idet det væsentligste indhold er beskrevet andre steder.

3/5

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3353557

§ 6.2 Krav til regnskabssystemet Det gældende bilag 9.04 om væsentlige økonomisystemer foreslås at udgå, fordi det genererer unødvendige ændringer af regnskabsregulativet.

§ 6.4 Afgivelse af årsregnskabet til revisionen Sproglig tilretning i første afsnit om revisionens afgivelse af protokol til årsregnskab og påtegning af årsregnskab. Unødvendig sætning i sidste afsnit om overholdelse af tilsynsmyndighedens tidsfrist udgår.

§ 7.1 Kassefunktioner Kassefunktioner eksisterer ikke længere i Movia, hvorfor bestemmelsen kan udgå.

§ 7.2 Adskillelse mellem kasse og bogholderi Foreslås at udgå jf. ovenfor.

§7.4 Afstemning af beholdninger ved hovedkassen Foreslås at udgå, idet normale kassefunktioner ikke længere eksisterer i Movia.

§ 7.5 Kassekontrol Foreslås at udgå jf. ovenfor.

§ 7.6 Udlægskasser Det indskrives i bestemmelsen, at den nuværende begrænsning for, hvilke personer, der kan have et kreditkort, ophæves, idet den administrerende direktør godkender, hvilke medarbejdere der kan have et hævekort eller kreditkort. Hævekort og kreditkort vil alene kunne tildeles i de tilfælde, hvor der vurderes at være et særskilt funktionelt behov herfor.

Afsnit 9 Bilag De nuværende otte bilag til Kasse- og regnskabsregulativet foreslås, jf. ovenstående gennemgang af de enkelte bestemmelser nedbragt til fire, som er følgende:

4/5

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3353557

1. Revisionsregulativ. Godkendes af bestyrelsen.

2. Retningslinjer for afskrivning af uerholdelige fordringer. Godkendes af bestyrelsen.

3. Retningslinjer for finansiel politik. Godkendes af bestyrelsen.

4. Indkøbspolitik. Godkendes af den administrerende direktør.

Revisionens bemærkninger Forslaget til opdatering af kasse- og regnskabsregulativet har i udkast været forelagt revisionen, hvis bemærkninger er indarbejdet i det foreliggende forslag.

Økonomiske konsekvenser: Ingen.

Kundemæssige konsekvenser: Ingen.

Miljømæssige konsekvenser: Ingen.

Åbent/lukket punkt: Åbent.

Kommunikation: Ingen særskilt kommunikation.

Bilag: 1. Nuværende kasse- og regnskabsregulativ 2. Forslag til opdateret kasse- og regnskabsregulativ 3. Indkøbspolitik

5/5

Bestyrelsesmøde 8. december 2016 /Punkt 09 / Bilag 1

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3361994 Sagsbehandler CST Direkte +45 36 13 18 83 Fax cst@moviatrafik.dk CVR nr: 29 89 65 69 EAN nr: 5798000016798

12. november 2016

09.1 Regnskabsregulativ for Trafikselskabet Movia (Bilag 1)

1. Indledning Trafikselskabet Movias bestyrelse fastsætter i dette regnskabsregulativ de overordnede retningslinjer for den økonomiske forvaltning af den virksomhed, som udføres i henhold til Lov om Trafikselskaber. Trafikselskabet Movia benævnes i det følgende ”Movia”.

1.1 Lovgivning og andet regelgrundlag Bestyrelsen fastsætter i regnskabsregulativet de nærmere regler for indretningen af Movias regnskabsvæsen, økonomistyring og tilgrænsende administrative forretningsgange.

Følgende love, regler og bekendtgørelser ligger til grund for regulativet: •

Lov om trafikselskaber

•

Lov om kommunernes styrelse

•

Lov om regioner og om nedlæggelse af amtskommunerne, Hovedstadens Udviklingsråd og Hovedstadens Sygehusfællesskab

• •

Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision mv.

Social- og Indenrigsministeriets budget- og regnskabssystemer for kommuner og regioner

•

Bekendtgørelse om vedtægter for organisering af trafikselskaber (standardvedtægt)

•

Vedtægt for Trafikselskabet Movia

•

Lånebekendtgørelserne for regioner og kommuner

Trafikselskabet Movia Direktionssekretariatet, Movia

1/8

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3361994

1.2 Formål Formålet med regulativet er at sikre effektive og betryggende forretningsgange og korrekt administration inden for Movias regnskabsvæsen og økonomistyring.

I den forbindelse indeholder regulativet en række bestemmelser, som fastlægger ansvar og kompetence inden for de områder, der er omfattet af regnskabsvæsen og økonomistyring.

1.3 Bilag Der kan udarbejdes yderligere bilag, såfremt der er behov herfor. Den administrerende direktør forelægger bilag og ændringer heri til bestyrelsens beslutning. Godkendte bilag fremgår af afsnit 8.

2. Generelle bestemmelser 2.1 Bestyrelsen Bestyrelsen har det overordnede ansvar for selskabets administration, herunder varetagelse af en økonomisk forsvarlig drift og i øvrigt anliggender, der vedrører Movias kasse- og regnskabsvæsen. Bestyrelsen fører tilsyn med, at forvaltningen af de økonomiske midler sker i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger.

2.2 Den administrerende direktør Den administrerende direktør varetager med ansvar over for bestyrelsen den daglige ledelse af Movias administration.

2.3 Områdechefer Områdechefer sikrer, at der findes og vedligeholdes tilstrækkelige forretningsgange og arbejdsbeskrivelser inden for deres ansvarsområder, og at forretningsgangene overholdes.

Områdechefer sikrer, at interne kontroller fokuseres om specifikke områder, hvor konsekvenser af fejl og mangler skønnes at være væsentlige, eller hvor risiko for fejl og mangler skønnes at være stor.

2/8

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3361994

2.4 Revisionen Revisionen skal udføres i overensstemmelse med gældende lovgivning. Bestyrelsen fastsætter derudover nærmere præciseringer og krav i ”Revisionsregulativ for Trafikselskabet Movia”, jf. Movias vedtægt.

Se bilag 1 til regnskabsregulativet.

2.5 Anvendelse af IT For anvendelse af it i opgaver med relation til kasse- og regnskabsvæsenet gælder reglerne, der er fastsat i Movias informationssikkerhedsstrategi og informationssikkerhedspolitik.

3. Budgetforhold 3.1 Budgetprocedure Den overordnede budgetproces tilrettelægges, så den overholder gældende regler.

3.2 Budgetniveau Budgetniveauet er nettotilskudsbehov inden for hvert af udgiftsområderne •

Bus

•

Flextrafik: o Flexhandicap o o

Flextur Flexkommune

o o

Flexpatient Flexpatientbus

o

Flexrute

•

Lokaltog

•

Fællesudgifter

Budgettet angiver hver kommunes og regions tilskud for hvert udgiftsområde.

3.3. Budgetansvar og det ledelsesmæssige tilsyn Den administrerende direktør har ansvar for at der udarbejdes et forslag til budget til bestyrelsens godkendelse, og at der sker en opfølgning på budgettet. Den administrerende direktør er ansvarlig for delegering af budgetansvar til de enkelte områder og centre.

3/8

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3361994

Økonomichefen kontrollerer at det ledelsesmæssige tilsyn i centrene og områderne udføres tilfredsstillende.

3.4 Økonomirapportering Den administrerende direktør forelægger estimater for bestyrelsen i henhold til det med bestyrelsen aftalte årshjul.

3.5 Årsbudgettets offentlighed Det vedtagne årsbudget med tre overslagsår offentliggøres.

4. Indkøbs- og disponeringsregler 4.1 Tegningsregler og disponeringsbeføjelser Selskabet tegnes af bestyrelsesformanden eller næstformanden i forening med den administrerende direktør eller af den samlede bestyrelse.

Den administrerende direktør har disponerings- og anvisningsbeføjelse for samtlige indkøb og tjenesteydelser og samtlige indtægter og udgifter, som er omfattet af det godkendte budget for Movia.

Undtagelser fremgår af Lov om kommunernes styrelse § 32: ”Dokumenter vedrørende kommunernes (her Movias) køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser, skal underskrives af kommunalbestyrelsens formand eller næstformand (for Movia er det formanden for bestyrelsen) og en person, der er bemyndiget dertil af kommunalbestyrelsen (bestyrelsen)”.

Disponeringsbeføjelsen kan delegeres og videredelegeres helt eller delvist i organisationen.

Bemyndigelsen skal relateres til konkrete stillinger. Delegering af beføjelser fritager ikke delegaten for ansvar.

Ved delegering af beføjelser påhviler det delegaten at sikre, at dokumentation for tildeling af beføjelser til medarbejderne, herunder for eventuelle begrænsninger eller særlige forhold, udarbejdes. Delegeringen kan være tidsbegrænset.

Bilag vedrørende forhold, som omfatter medarbejdere f.eks. rejseudgifter, kurser, udgifter til repræsentation, anskaffelse af udstyr mv., kan ikke godkendes af de berørte medarbejdere, men altid skal godkendes af nærmeste chef (princippet om én over én).

4/8

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3361994

4.2 Regler for indkøb, ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse Movias indkøbspolitik fastlægger regler for indkøb, udbud og kontraktindgåelse. Indkøbspolitikken fremgår af bilag 4 til regnskabsregulativet.

4.3 Grundlag Movias regnskab skal føres på grundlag af:

• • •

Elektronisk bogføring og betaling Oplysninger transmitteret fra andre systemer til økonomisystemet Originale regnskabsbilag.

4.4 Betaling Det påhviler den administrerende direktør at påse, at Movias indtægter indgår, og udgifter betales til rette tid, og at eventuelle tilgodehavender inddrives.

Alle udbetalinger skal være godkendt af en dispositionsbemyndiget.

Som hovedregel må der ikke være personsammenfald mellem kreditorbogholderiet og de bankbemyndigede i bogholderiet. Personsammenfald kan dog accepteres i forbindelse med sygemeldinger og afholdelse af ferie.

4.5 Oprettelse og disponering af konti i pengeinstitutter Alle Movias bankkonti skal oprettes af Movias økonomiområde i Movias navn.

Movias økonomiområde er berettiget til at oprette og ophæve konti i pengeinstitutter vedrørende tids- og aftaleindskud under økonomichefens ansvar.

5. Regnskabsaflæggelse 5.1 Aflæggelse af årsregnskab Den administrerende direktør godkender hvert år en procedure for regnskabsafslutningen, der sikrer, at årsregnskabet kan forelægges for bestyrelsen i rette tid.

5/8

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3361994

5.2 Krav til regnskabssystemet Regnskabsføringen skal kunne generere en oversigt over, hvordan Movias midler er forvaltet. Det skal fremgå af årsregnskabet, hvorvidt forvaltningen er i overensstemmelse med lovgivningen, årsbudgettet og bestyrelsens øvrige beslutninger.

5.3 Regnskabsprincipper Regnskabsprincipperne vedtages af bestyrelsen og fremgår af årsrapporten.

5.4 Afgivelse af årsregnskabet til revisionen Revisionen afgiver protokol om revision af årsregnskabet til bestyrelsen i henhold til den frist, der er fastsat i revisionsregulativet.

Bestyrelsens beslutninger og bemærkninger på baggrund af revisionsprotokollen meddeles revisionen.

Revisionen forsyner årsregnskabet med en påtegning.

Movias årsregnskab med revisionspåtegning indsendes til tilsynsmyndigheden.

5.5 Afskrivning Bestyrelsen fastsætter retningslinjer for afskrivning af uerholdelige fordringer, jf. bilag 2 til regulativet.

6. Forvaltning af værdier 6.1 Anbringelse af værdier Bestyrelsen godkender en finansiel politik, herunder retningslinjer for anbringelse af værdier, omsætningspapirer og likviditet samt fastlægger kompetencen til at disponere, jf. bilag 3 til regulativet om den finansielle politik.

6.2 Hævekort og kreditkort Der kan udstedes hævekort og kreditkort til Movias konti. Den administrerende direktør godkender, hvilke medarbejdere der kan have et hævekort eller kreditkort. Økonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes retningslinjer for administration af udlæg og for hævekort og kreditkort.

6/8

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3361994

7. Andre bestemmelser 7.1 Sikkerhedsstillelse, transporter, udlæg mv.

Den administrerende direktør sikrer, at der udarbejdes overordnede retningslinjer for, at sikkerhedsstillelse, transporter, deponering vedrørende bankgarantier, kontanter, udlæg og øvrige effekter mv. er registreret i Movia.

7.2 Aftaler, kontrakter m.m.

Områdechefen er ansvarlig for, at Movias aftaler, kontrakter og andre regnskabsrelevante dokumenter indenfor eget område, opbevares forsvarligt, og at der føres nødvendige fortegnelser.

7.3 Fortegnelser Den administrerende direktør har overfor bestyrelsen det overordnede ansvar for, at der fastsættes nødvendige regler for registrering og kontrol af lagerbeholdninger, maskiner, inventar mv.

Områdechefen udarbejder retningslinjer for så vidt angår eget ansvarsområde.

Områdechefen er ansvarlig for at sikre registrering af alle væsentlige aktiver således, at Movia i tilfælde af brand, tyveri, hærværk og lignende er i stand til at præstere den fornødne dokumentation i forhold til forsikringsselskaber.

7.4 Administration af leasing og forsikring Den administrerende direktør fastsætter retningslinjer for indgåelse af aftaler om og administration af leasing og forsikring.

7.5 Opbevaring og kassation af Movias arkivalier Centerchefen for ressourcecenteret skal sikre, at elektroniske arkivalier, bilag, kontoudskrifter mv. opbevares på en hensigtsmæssig og forsvarlig måde.

Opbevaring skal mindst ske i det antal år, der kræves i lovgivningen.

7.6 Ikrafttræden Regnskabsregulativet er behandlet og godkendt af bestyrelsen den 05/06 2007.

7/8

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3361994

Regnskabsregulativet er ajourført og godkendt af bestyrelsen den 13/09 2012.

Regnskabsregulativet er ændret og godkendt af bestyrelsen 8. december 12 2016.

8. Bilag

Bilagsoversigt:

Bilagstitel

Bilagsnr.

Godkendes af

Revisionsregulativ for Trafikselskabet Movia

1

Bestyrelsen

Retningslinjer for afskrivning af uerholdelige poster

2

Bestyrelsen

Retningslinjer for finansiel politik (anbringelse af

3

Bestyrelsen

4

Administrerende di-

værdier, omsætningspapirer og likvider samt dispositionskompetence) Fælles regler for ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse af indkøb

rektør

8/8

Bestyrelsesmøde 8. december 2016 /Punkt 09 / Bilag 2

Notat

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3364795 Sagsbehandler CKI Direkte +45 36 13 15 74 Fax cki@moviatrafik.dk CVR nr: 29 89 65 69 EAN nr: 5798000016798

17. november 2016

09.2 Regnskabsregulativ - Sammenligning af gammel og ny (Bilag 2) Dette notat sammenholder Movias eksisterende kasse- og regnskabsregulativ med det ny regnskabsregulativ, jf. dagsordenspunkt 9.

Trafikselskabet Movia Ă˜konomi, Center for Ressourcer og Service

1/22

Bestyrelsesmøde 8. december 2016 /Punkt 09 / Bilag 2

Notat

Eksisterende udgave

Ny udgave

Bemærkninger

1. Indledning

1. Indledning

Sproglig korrektion.

Trafikselskabet Movias bestyrelse fastsætter i dette kasse- og regnskabsregulativ administrative

Trafikselskabet Movias bestyrelse fastsætter i dette regnskabsregulativ de overordnede ret-

Citater fra loven er unødvendige.

retningslinjer for den virksomhed, som udføres i henhold til Lov om Trafikselskaber. Trafikselska-

ningslinjer for den økonomiske forvaltning af den virksomhed, som udføres i henhold til Lov om

bet Movia benævnes i det følgende ”Movia”.

Trafikselskaber. Trafikselskabet Movia benæv-

Movias opgaver følger af § 5 i Lov om trafikselskaber:

nes i det følgende ”Movia”.

”§ 5. Et trafikselskab varetager følgende opgaver inden for trafikselskabets geografiske område: 1) Offentlig servicetrafik i form af almindelig rutekørsel, 2) Fastsættelse af takster og billetteringssystemer, 3) Koordinering og planlægning af offentlig servicetrafik, 4) Individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede og 5) Privatbaner Stk. 3. Trafikselskabet kan efter aftale med en kommune eller en region varetage opgaver vedrørende indkøb af trafik, som kommunen eller regionen skal varetage efter anden lovgivning.

Trafikselskabet Movia Økonomi, Center for Ressourcer og Service

2/22

Eksisterende udgave

Ny udgave

Bemærkninger

1.1 Lovgivning og andet regelgrundlag

Sproglig korrektion. Ministeriums benævnelse

Stk. 4. Trafikselskabet kan endvidere efter aftale med en kommune varetage opgaver vedrørende driften af en færgerute på kommunens vegne.

Endelig skal Movia samarbejde med tilgrænsende trafikselskaber om grænseoverskridende individuel handicapkørsel (bemærkningerne til loven)

1.1 Forholdet til lovgivningen og vedtægt

Bestyrelsen fastsætter i kasse- og regnskabsregu- Bestyrelsen fastsætter i regnskabsregulativet de lativet de nærmere regler for indretningen af Monærmere regler for indretningen af Movias regnvias kasse- og regnskabsvæsen, økonomistyring og tilgrænsende administrative forretningsgange.

skabsvæsen, økonomistyring og tilgrænsende administrative forretningsgange.

Følgende love, regler og bekendtgørelser ligger til grund for regulativet:

Følgende love, regler og bekendtgørelser ligger til grund for regulativet:

• • •

• • • • •

Lov om trafikselskaber Lov om kommunernes styrelse Lov om regioner og om nedlæggelse af amtskommunerne, Hovedstadens Udviklingsråd og Hovedstadens Sygehusfællesskab Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision mv.

Indenrigsministeriets budget- og regnskabssystemer for kommuner og regioner Bekendtgørelse om vedtægter for organisering af trafikselskaber (standardvedtægt) Vedtægt for Trafikselskabet Movia Lånebekendtgørelsen for regioner, hhv. kommuner

• • •

• • • • •

Lov om trafikselskaber Lov om kommunernes styrelse Lov om regioner og om nedlæggelse af amtskommunerne, Hovedstadens Udviklingsråd og Hovedstadens Sygehusfællesskab Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision mv.

Social- og Indenrigsministeriets budgetog regnskabssystemer for kommuner og regioner Bekendtgørelse om vedtægter for organisering af trafikselskaber (standardvedtægt) Vedtægt for Trafikselskabet Movia Lånebekendtgørelserne for regioner og kommuner

Eksisterende udgave

Ny udgave

Bemærkninger

1.2 Formål

1.2 Formål

Sproglig korrektion

Formålet med regulativet er at sikre en korrekt ad- Formålet med regulativet er at sikre effektive og ministration og fastlægge forskrifter for fornuftige betryggende forretningsgange og korrekt adminiog betryggende forretningsgange inden for Movias stration inden for Movias regnskabsvæsen og regnskabsvæsen og økonomistyring.

økonomistyring.

I den forbindelse indeholder regulativet en række

I den forbindelse indeholder regulativet en

bestemmelser, som fastlægger ansvar og kompetence inden for de områder, der er omfattet af

række bestemmelser, som fastlægger ansvar og kompetence inden for de områder, der er omfat-

regnskabsvæsen og økonomistyring.

tet af regnskabsvæsen og økonomistyring.

1.3 Bilag

1.3 Bilag

Der kan udarbejdes yderligere bilag, såfremt der

Der kan udarbejdes yderligere bilag, såfremt der

er behov for uddybning af regulativets bestemmel- er behov herfor. Den administrerende direktør ser. forelægger bilag og ændringer heri til bestyrelDen administrerende direktør er bemyndiget til at

Præcisering at adm. dir. forelægger til bestyrelsens beslutning og på hvilket niveau bilag skal godkendes af bestyrelsen eller den administrerende direktør.

sens beslutning.

godkende bilag til regulativet, medmindre andet er Godkendte bilag fremgår af afsnit 8. aftalt.

Godkendte bilag fremgår af afsnit 9.

2. Generelle bestemmelser

2. Generelle bestemmelser

2.1 Bestyrelsen

2.1 Bestyrelsen

Bestyrelsen har det overordnede ansvar for selBestyrelsen har det overordnede ansvar for selskabets administration. Bestyrelsen varetager den skabets administration, herunder varetagelse af umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrø- en økonomisk forsvarlig drift og i øvrigt anliggenrer Movias kasse- og regnskabsvæsen samt har der, der vedrører Movias kasse- og regnskabsindsigt med de finansielle og forvaltningsmæssige

væsen.

Bestyrelsen fører tilsyn med, at forvaltningen af

Sproglig korrektion. Modernisering

Eksisterende udgave

Ny udgave

Bemærkninger

forhold inden for alle Movias administrationsområ- de økonomiske midler sker i overensstemmelse der. med bestyrelsens beslutninger.

Bestyrelsen fører tilsyn med, at forvaltningen af de økonomiske midler sker i overensstemmelse med bestyrelsens beslutninger på en forsvarlig måde.

2.2 Den administrerende direktør

2.2 Den administrerende direktør

Den administrerende direktør har med ansvar

Den administrerende direktør varetager med an-

Sproglig korrektion

over for bestyrelsen den daglige ledelse af Movias svar over for bestyrelsen den daglige ledelse af administration.

Movias administration.

2.3 Områdechefer

2.3 Områdechefer

Områdechefer skal sikre, at der findes forretnings- Områdechefer sikrer, at der findes og vedligegange og/eller vejledninger inden for deres anholdes tilstrækkelige forretningsgange og arsvarsområder.

Områdechefer skal ligeledes sikre, at forretningsgangene overholdes, og at forretningsgangene ajourføres, når der skønnes behov herfor.

Områdechefer skal sikre, at den fornødne dokumentation for forretningsgange er til stede i form af forretningsgangsbeskrivelser, beskrivelse af ar-

Sproglig justering samt præcisering, at fokus er på de områder, hvor risiko for og konsekvens af fejl er størst.

bejdsbeskrivelser inden for deres ansvarsområder, og at forretningsgangene overholdes.

Områdechefer sikrer, at interne kontroller fokuseres om specifikke områder, hvor konsekvenser af fejl og mangler skønnes at være væsentlige, eller hvor risiko for fejl og mangler skønnes at være stor.

bejdsprocedurer eller lignende.

Områdechefer skal sikre, at interne kontroller er designet på en effektiv måde, at de fungerer optimalt, og at de understøtter selskabets risikoprofil.

Der henvises til afsnit 5.1.

2.4 Revisionen

2.4 Revisionen

Bilagets benævnelse

Eksisterende udgave

Ny udgave

Revisionen skal udføres i overensstemmelse med de krav, der følger af lovgivningen.

Revisionen skal udføres i overensstemmelse med gældende lovgivning. Bestyrelsen fastsæt-

Bemærkninger

ter derudover nærmere præciseringer og krav i Bestyrelsen fastsætter derudover nærmere præci”Revisionsregulativ for Trafikselskabet Movia”, jf. seringer og krav i ”Revisionsregulativ for TrafikselMovias vedtægt. skabet Movia”.

Se bilag 1 til regnskabsregulativet.

Se bilag 9.01 til Kasse- og regnskabsregulativet 2.5 Anvendelse af IT

2.5 Anvendelse af IT

For anvendelse af IT i opgaver med relation til kasse- og regnskabsvæsenet gælder nedenstå-

For anvendelse af it i opgaver med relation til kasse- og regnskabsvæsenet gælder reglerne,

ende regler. Etablering af Movias IT-systemer skal der er fastsat i Movias informationssikkerhedsgodkendes af den administrerende direktør, der er strategi og informationssikkerhedspolitik. øverste sikkerhedsansvarlige. Se bilag 9.02 til Kasse- og regnskabsregulativet. Øverste ansvarlige Det overordnede ansvar for IT-politikken er placeret hos den administrerende direktør, der er ansvarlig for opfølgning og kontrol. Den administrerende direktør godkender den årlige sikkerhedsrapport. Ændringer til Movias IT-politik skal godkendes af den administrerende direktør.

Områdechefer Enhver Områdechef er ansvarlig for den daglige overholdelse af IT-politikken inden for eget ansvarsområde.

Sproglig justering og tilpasning den gældende organisering og governance på it-området.

Eksisterende udgave Systemejer Et gennemgående begreb i Movias IT-politik er systemejer. For alle IT-systemer skal der identificeres en systemejer. Denne tildeles ansvaret for, at der i forbindelse med anvendelsen af systemerne varetages en hensigtsmæssig sikkerhed. Områdecheferne er som udgangspunkt systemejere.

Systemejernes opgaver og ansvar fremgår af ITpolitikken. For hvert system stilles der krav om, at der skal være: • Forretningsgange • Brugervejledning • Systemdokumentation • Udviklings-, drifts- og serviceaftaler • Backupaftaler

Økonomichefen godkender retningslinjer for drift af økonomisystemer, der omfatter den økonomiske styring.

Systemejerne følger op på, at den aftalte datakvalitet, er i orden. Systemejerne skal i forbindelse med anvendelse af de data, der modtages, fødes eller beregnes i systemet, tilvejebringe en hensigtsmæssig sikkerhed og kvalitetskontrol. Den relevante Områdechef har det overordnede ansvar.

Ny udgave

Bemærkninger

Eksisterende udgave

Ny udgave

Bemærkninger

3. Budgetforhold

3. Budgetforhold

Sproglig forenkling.

3.1 Budgetprocedure

3.1 Budgetprocedure

Citater fra lov og vedtægter er ikke relevante.

Bestyrelsen træffer beslutning om årsbudget og flerårige budgetoverslag.

Den overordnede budgetproces tilrettelægges så den overholder gældende regler.

Systemejerne er ansvarlige for anmeldelser til Datatilsynet. Systemejerne koordinerer behandling af henvendelser fra kunder, brugere og myndigheder i forbindelse med videregivelse, indsigtsret og indsigelsesret.

IT-chefen er ansvarlig for udarbejdelse af Movias IT-politik samt de tilhørende kontrolprocedurer til sikring af, at den gældende politik efterleves.

Autorisation af brugere sker efter særlige retningslinjer udarbejdet for hvert IT-system. Systemejerne har ansvaret for, at disse retningslinier er beskrevet.

Den administrerende direktør udarbejder til bestyrelsens beslutning forslag til årsbudget for det kommende regnskabsår og budgetoverslag for de tre efterfølgende år. Som grundlag herfor indhentes ønsker fra kommunalbestyrelserne og regionsrådene om det kommende års trafikruter, herunder ønsker til linjeføring og frekvenser m.v.

3.2 Budgetbehandling og underretning til andre

Udgår

Unødvendig

Eksisterende udgave

Ny udgave

Bemærkninger

3.3 Budgetniveau

3.2 Budgetniveau

Sproglig rettelse så flexordninger har ny benæv-

Budgetniveauet er nettotilskudsbehov inden for hvert af udgiftsområderne

Budgetniveauet er nettotilskudsbehov inden for hvert af udgiftsområderne

Bestyrelsen behandler budgettet to gange. Første gang i juni og anden gang med vedtagelse senest den 15. september.

Senest 5 uger før budgettets vedtagelse sendes budgetforslaget og budgetoverslagene til de deltagende kommuner og regioner.

• •

• •

Busdrift Flextrafik o Flextur o Handicapkørsel o Patientkørsel o Rute o Kommunale ordninger Lokalbaner Fællesudgifter

Budgettet angiver hver kommunes og regions tilskud for hvert udgiftsområde.

• •

• • •

nelse.

Bus Flextrafik: o Flexhandicap o

Flextur

o o

Flexkommune Flexpatient

o

Flexpatientbus

Flexrute Lokaltog Fællesudgifter

Budgettet angiver hver kommunes og regions tilskud for hvert udgiftsområde.

3.4. Budgetansvar og det ledelsesmæssige tilsyn

3.3 Budgetansvar og det ledelsesmæssige tilsyn Præcisering af at det er adm. direktør som har

Den administrerende direktør har over for bestyrelsen ansvar for udmøntning af det vedtagne

Den administrerende direktør har ansvar for at der udarbejdes et forslag til budget til bestyrel-

budget og er ansvarlig for delegering af budgetan- sens godkendelse, og at der sker en opfølgning svar til de enkelte områder. på budgettet. Den administrerende direktør er ansvarlig for delegering af budgetansvar til de

ansvar for at der udarbejdes budgetforslag samt at det er bestyrelsen som godkender budgettet Sproglig tilpasning

Eksisterende udgave

Ny udgave

Bemærkninger

Områdechefen er ansvarlig for udførelse af det le- enkelte områder og centre. delsesmæssige tilsyn i henseende til områdets Økonomichefen kontrollerer at det ledelsesmæsbudget. Herunder at budgettet overholdes og retsige tilsyn i centrene og områderne udføres tilningslinjerne i bilag 9.07 overholdes. fredsstillende. Økonomichefen kontrollerer - med reference til Centerchefen for Ressourcecentret - at det ledelsesmæssige tilsyn i afdelingerne udføres tilfredsstillende.

3.5 Økonomirapportering

3.4 Økonomirapportering

De detaljerede regler er ikke hensigtsmæssige

Den administrerende direktør forelægger en økonomirapport for bestyrelsen mindst 3 gange om

idet de kan give anledning til hyppige ændringer Den administrerende direktør forelægger estimaaf regulativet. ter for bestyrelsen i henhold til det med bestyrel-

året. Bestyrelsen angiver de nærmere retningslin-

sen aftalte årshjul.

Bilag 9.03 til KRR indeholder retningslinjer, som

jer herfor i et bilag til regulativet. Bestyrelsen fastsætter retningslinjer for økonomirapportering til

er forældede. Da fremstillingen i den økonomiske rapportering ændres jævnligt, giver det ikke

kommuner og regioner.

mening at have faste retningslinjer for økonomirapporteringen.

Se bilag 9.03 til Kasse- og regnskabsregulativet.

3.6 Årsbudgettets offentlighed

3.5 Årsbudgettets offentlighed

Det vedtagne årsbudget og treårige budgetoverslag offentliggøres i overensstemmelse med be-

Det vedtagne årsbudget med tre overslagsår offentliggøres.

Henvisningen til lovgrundlag og Movias kommunikationspolitik er ikke relevant.

stemmelserne om offentlighed i Lov om kommunernes styrelse og Movias kommunikationspolitik.

4. Indkøbs- og disponeringsregler

4. Indkøbs- og disponeringsregler

Tegningsreglen er indsat.

4.1 Disponeringsbeføjelser og tegningsregler

4.1 Tegningsregler og disponeringsbeføjelser

Det præciseres, at udgifter relateret til medarbejdere altid skal godkendes af nærmeste chef.

Den administrerende direktør har disponerings- og Selskabet tegnes af bestyrelsesformanden eller

Eksisterende udgave

Ny udgave

anvisningsbeføjelse for samtlige indkøb og tjenesteydelser, samtlige indtægter og udgifter, omfat-

næstformanden i forening med den administrerende direktør eller af den samlede bestyrelse.

tet af det godkendte budget for Movia.

Den administrerende direktør har disponeringsUndtagelser fremgår af Lov om kommunernes sty- og anvisningsbeføjelse for samtlige indkøb og relse § 32, som bestemmer, at ”Dokumenter vedrørende kommunernes (her Movias) køb og salg

tjenesteydelser, samtlige indtægter og udgifter, omfattet af det godkendte budget for Movia.

af fast ejendom, optagelse af lån og påtagelse af

Undtagelser fremgår af Lov om kommunernes

garantiforpligtelser, skal underskrives af kommunalbestyrelsens formand eller næstformand (for

styrelse § 32: ”Dokumenter vedrørende kommunernes (her Movias) køb og salg af fast ejen-

Movia er det formanden for bestyrelsen) og en person, der er bemyndiget dertil af kommunalbe-

dom, optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtelser, skal underskrives af kommunalbesty-

styrelsen (bestyrelsen)”. Disponeringsbeføjelsen relsens formand eller næstformand (for Movia er kan delegeres og videredelegeres helt eller delvist det formanden for bestyrelsen) og en person, i organisationen.

Bemyndigelsen skal relateres til konkrete stillinger. Delegering af beføjelser fritager ikke delega-

der er bemyndiget dertil af kommunalbestyrelsen (bestyrelsen)”.

Disponeringsbeføjelsen kan delegeres og vide-

ten for ansvar.

redelegeres helt eller delvist i organisationen.

Ved delegering af beføjelser påhviler det delega-

Bemyndigelsen skal relateres til konkrete stillin-

ten at sikre, at dokumentation for tildeling af beføjelser til medarbejderne, herunder for eventuelle

ger. Delegering af beføjelser fritager ikke delegaten for ansvar.

begrænsninger eller særlige forhold, udarbejdes.

Delegeringen kan være tidsbegrænset.

Det påhviler Centerchefen for Ressourcecenteret

Ved delegering af beføjelser påhviler det delegaten at sikre, at dokumentation for tildeling af beføjelser til medarbejderne, herunder for eventu-

at sikre, at der er godkendte retningslinjer for udelle begrænsninger eller særlige forhold, udarmøntning af dispositionsregler – relateret til de ad- bejdes. Delegeringen kan være tidsbegrænset. ministrative rutiner.

Den dispositionsbemyndigede er ansvarlig for le-

Bilag vedrørende forhold, som omfatter medarbejdere fx rejseudgifter, kurser, udgifter til re-

delsestilsyn inden for eget budgetansvarsområde

præsentation, anskaffelse af udstyr mv., kan

Bemærkninger

Eksisterende udgave

Ny udgave

(budgetkontrol og –opfølgning).

ikke godkendes af de berørte medarbejdere, men altid skal godkendes af nærmeste chef

Alle kontante og elektroniske udbetalinger til en dispositionsberettiget skal godkendes af nærmeste chef.

Bemærkninger

(princippet om én over én).

Ligeledes gælder, at bilag vedrørende forhold, som omfatter medarbejdere f.eks. rejseudgifter, kurser, udgifter til repræsentation, anskaffelse af udstyr m.v., ikke kan godkendes af de berørte medarbejdere, men altid skal godkendes af nærmeste chef (princippet om én over én).

4.2 Regler for ordreafgivelse, modtagelse samt

4.2 Regler for indkøb, ordreafgivelse, modta-

godkendelse af indkøb

gelse samt godkendelse

Hensigtsmæssigt at henvise til bilaget.

Bilaget er nu sammenskrevet af to bilag om ind-

Movias indkøbspolitik skal fastlægge regler for ud- Movias indkøbspolitik fastlægger regler for indkøb, som delvist var overlappende bud og kontraktindgåelse. Indkøbspolitikken er ud- køb, udbud og kontraktindgåelse. Indkøbspolitikarbejdet som bilag 9.08 til kasse- og regnskabsre- ken fremgår af bilag 4 til regnskabsregulativet. gulativet.

Indkøbspolitikken fastsætter følgende hovedregler for indkøb: •

Køb kan kun foretages, når det er godkendt af budgetejer (Centerchef/Områdechef)

•

Underskrivelse af kontrakter skal ske i henhold til gældende fuldmagt

•

Overholdelse af udbudsregler (EUdirektiv nr. 2004/17/EF)

Eksisterende udgave

Ny udgave

Bemærkninger

4.2 Grundlag

4.3 Grundlag

Inden betaling skal alle transaktioner være god-

Movias regnskab skal føres på grundlag af:

Sprogligt moderniseret op opdatering til nuværende forhold

Regler for ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse af indkøb er udarbejdet i bilag 9.07

kendt af en budgetansvarlig/ dispositionsberettiget medarbejder.

Movias regnskab kan føres på grundlag af: • Elektronisk bogføring og betaling.

• Elektronisk bogføring og betaling.

• Oplysninger transmitteret fra andre systemer til økonomisystemet.

• Originale regnskabsbilag.

• Oplysninger modtaget via elektronisk datainformation.

• Oplysninger transmitteret fra andre systemer til økonomisystemet.

• Originale regnskabsbilag. Økonomichefen udarbejder retningslinjer for afstemninger og kontrolforanstaltninger vedrørende de registrerende og bogførende enheder.

4.3 Betaling

4.4 Betaling

Det påhviler den administrerende direktør at påse, Det påhviler den administrerende direktør at at Movias indtægter indgår, og udgifter betales til påse, at Movias indtægter indgår, og udgifter berette tid, og at eventuelle tilgodehavender inddrives.

tales til rette tid, og at eventuelle tilgodehavender inddrives.

Alle udbetalinger skal være godkendt af en dispositionsbemyndiget.

Alle udbetalinger skal være godkendt af en dispositionsbemyndiget.

Eksisterende udgave

Ny udgave

Som hovedregel må der ikke være personsammenfald mellem kreditorbogholderiet og de bank-

Som hovedregel må der ikke være personsammenfald mellem kreditorbogholderiet og de

bemyndigede i bogholderiet. Personsammenfald kan dog acceptere ifm. sygemeldinger og afhol-

bankbemyndigede i bogholderiet. Personsammenfald kan dog accepteres ifm. sygemeldinger

delse af ferie.

og afholdelse af ferie.

4.4 Oprettelse og disponering af konti i pengeinsti- 4.5 Oprettelse og disponering af konti i pengeintutter stitutter

Bemærkninger

Sproglig forenkling

Alle Movias bankkonti skal oprettes i Movias navn. Alle Movias bankkonti skal oprettes af Movias økonomiområde i Movias navn.

Alle bankkonti skal oprettes af Movias økonomiafdeling.

Movias økonomiafdeling er berettiget til at oprette og ophæve konti i pengeinstitutter vedrørende tids- og aftaleindskud under økonomichefens ansvar.

4.5 Postbog

Movias økonomiområde er berettiget til at oprette og ophæve konti i pengeinstitutter vedrørende tids- og aftaleindskud under økonomichefens ansvar.

Udgår

Der føres postbog over de postforsendelser, der

Det kasse- og regnskabsmæssige behov for en postbog er ikke længere til stede, når checks udgår

modtages i Movia, og som indeholder kontante beløb, checks eller andre værdier. Økonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes en skriftlig forretningsgang.

5. Forretningsgange og særlige områder 5.1 Forretningsgange og interne kontroller Områdechefen udarbejder beskrivelser af forretningsgange og interne kontroller for forretningsprocesser med væsentlig økonomisk betydning for

Udgår

Det væsentligste indhold er allerede beskrevet og resten er indholdsløst

Eksisterende udgave

Ny udgave

Bemærkninger

6. Regnskabsaflæggelse

5. Regnskabsaflæggelse

Omskrevet til dagens situation

6.1 Aflæggelse af årsregnskab

5.1 Aflæggelse af årsregnskab

Den administrerende direktør godkender hvert år en procedure for regnskabsafslutningen, der sik-

Økonomichefen udarbejder hvert år en proces for regnskabsafslutningen, der sikrer, at årsregn-

rer, at årsregnskabet kan forelægges for bestyrel-

skabet kan forelægges for bestyrelsen i rette tid.

det/de forretningsområder, som er pågældendes ansvar.

Forretningsgangene skal beskrive det samlede handlingsforløb – på tværs af organisationen – fra en transaktion igangsættes, til transaktionen er bogført, og den underliggende dokumentation er arkiveret.

De interne kontroller skal koncentreres om specifikke områder, hvor fejl og mangler skønnes at være væsentlige, eller hvor risiko for fejl og mangler skønnes at være stor, således at de interne kontroller understøtter selskabets risikoprofil.

De interne kontroller skal designes på en effektiv måde og skal fungere optimalt.

sen i rette tid.

6.2 Krav til regnskabssystemet

5.2 Krav til regnskabssystemet

Regnskabsføringen skal kunne generere en oversigt over, hvordan Movias midler er forvaltet.

misystemer foreslås at udgå, fordi det genererer Regnskabsføringen skal kunne generere en unødvendige ændringer af KRR. oversigt over, hvordan Movias midler er forvaltet.

Det skal fremgå af årsregnskabet, hvorvidt forvalt- Det skal fremgå af årsregnskabet, hvorvidt forningen er i overensstemmelse med lovgivningen,

Det gældende bilag 9.04 om væsentlige økono-

Eksisterende udgave

Ny udgave

årsbudgettet og bestyrelsens øvrige beslutninger.

valtningen er i overensstemmelse med lovgivningen, årsbudgettet og bestyrelsens øvrige beslut-

Som bilag 9.04 til Kasse- og regnskabsregulativet, er udarbejdet en beskrivelse af de væsentlige økonomisystemer, med angivelse af ansvarlighed

Bemærkninger

ninger.

samt en kort beskrivelse af systemernes anvendelse.

6.3 Regnskabsprincipper

5.3 Regnskabsprincipper

Modernisering

Regnskabet udarbejdes i henhold til Økonomi- og Regnskabsprincipperne vedtages af bestyrelsen indenrigsministeriets budget- og regnskabssystem og fremgår af årsrapporten. for kommuner.

6.4 Afgivelse af årsregnskabet til revisionen

5.4 Afgivelse af årsregnskabet til revisionen

Årsregnskabet afgives til revisionen i overens-

Revisionen afgiver protokol om revision af års-

stemmelse med den godkendte regnskabsprocedure herfor. Revisionen afgiver protokol om revi-

regnskabet til bestyrelsen i henhold til den frist, der er fastsat i revisionsregulativet. Bestyrelsens

sion af årsregnskabet til bestyrelsen i henhold til den i revisionsregulativet fastsatte frist. Bestyrel-

beslutninger og bemærkninger på baggrund af revisionsprotokollen meddeles revisionen.

sens beslutninger og bemærkninger på baggrund af revisionsprotokollen meddeles revisionen.

Første og sidste afsnit unødvendige.

Revisionen forsyner årsregnskabet med en på-

tegning. Movias årsregnskab med revisionspåRevisionen forsyner årsregnskabet med en påteg- tegning indsendes til tilsynsmyndigheden. ning. Movias årsregnskab med revisionspåtegning indsendes til tilsynsmyndigheden i overensstemmelse med den af ministeriet fastsatte frist.

6.5 Afskrivning

5.5 Afskrivning

Bestyrelsen fastsætter retningslinjer for afskriv-

Bestyrelsen fastsætter retningslinjer for afskriv-

Bilagsnummer

Eksisterende udgave

Ny udgave

ning af uerholdelige fordringer, jf. bilag til regulativet.

ning af uerholdelige fordringer, jf. bilag 2 til regulativet.

Bemærkninger

Se bilag 9.05 til Kasse- og regnskabsregulativet.

7. Forvaltning af værdier

6. Forvaltning af værdier

7.1 Kassefunktioner

Udgår

Alle kontante ind- og udbetalinger skal effektueres ved Hovedkassen eller ved øvrige kasser med særlig bemyndigelse til at foretage bogføring og betaling. Økonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes retningslinier for kassefunktioner i Movia.

7.2 Adskillelse mellem kasse og bogholderi Økonomichefen skal, hvor det er muligt, tilstræbe, at den samme person ikke udøver funktioner på flere niveauer i en betalingstransaktion/formidling.

Der skal som hovedregel etableres en personalemæssig adskillelse mellem kasse og bogholderi.

Hvor adskillelse ikke er mulig, skal Centerchefen for Ressourcecenteret sikre, at pågældende områdechef udarbejder administrative retningslinjer, som sikrer en effektiv kontrol med kasse- og bogholderibevægelser baseret på en konkret vurdering af væsentlighed og risiko.

Udgår

Normale kassefunktioner er nedlagt.

Eksisterende udgave

Ny udgave

Bemærkninger

7.3 Anbringelse af værdier

6.1 Anbringelse af værdier

Bestyrelsen godkender en finansiel politik, herun-

Bestyrelsen godkender en finansiel politik, her-

Andet afsnit er overflødigt, da det er dækket af bilaget.

der retningslinjer for anbringelse af værdier, omunder retningslinjer for anbringelse af værdier, sætningspapirer og likviditet samt fastlægger kom- omsætningspapirer og likviditet samt fastlægger petencen til at disponere, jf. et bilag til regulativet om den finansielle politik. Se bilag 9.06 til Kasse-

kompetencen til at disponere, jf. bilag 3 til regulativet om den finansielle politik.

og regnskabsregulativet.

De af Movias værdier, der af hensyn til de daglige forretninger ikke skal foreligge kontant, indsættes på konto i pengeinstitut i Movias navn, eller anbringes i obligationer og/eller investeringsbeviser, iht. den finansielle politik bilag 9.06.

7.4 Afstemning af beholdninger ved hovedkassen

Udgår

Normale kassefunktioner er nedlagt

Udgår

Normale kassefunktioner er nedlagt

Områdechefen skal sikre, at der løbende foretages registrering af samtlige ind- og udbetalinger på baggrund af fornøden dokumentation.

Der skal foretages løbende afstemning af kasseog bankkonti. Økonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes forretningsgange herfor.

7.5 Kassekontrol For såvel hovedkassen som udlægskasser skal der tilrettelægges en kassekontrol.

Kassekontrollen skal være personmæssigt adskilt fra kassererfunktionen. Økonomichefen er ansvarlig for at udarbejde en

Eksisterende udgave

Ny udgave

Bemærkninger

7.6 Udlægskasser

6.2 Hævekort og kreditkort

Tilpasning til at områdechefer kan få kreditkort

Der er som hovedregel ikke områdevise udlægs-

Der kan udstedes hævekort og kreditkort til Mo-

kasser på Movias hovedkontor. Den administrerende direktør kan bestemme, at der ved en afde-

vias konti. Den administrerende direktør godkender, hvilke medarbejdere der kan have et hæve-

ling etableres en udlægskasse. Økonomichefen

kort eller kreditkort.

beskrivelse af forretningsgang for kassebetjening og kassekontrol, herunder bestemmelser om kassevirksomhedens omfang, afregningsforhold, betalings- og kvitteringssystemer eller andre forhold af kontrolmæssig betydning, således at delegation og ansvarsplacering i den daglige administration fastlægges.

fastsætter størrelsen på udlægskassens beholdning, dog kan Områdechefen godkende evt. mid-

Økonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes retningslinjer for administration af udlæg og

lertidige reguleringer i op- eller nedadgående retfor hævekort og kreditkort. ning, i forbindelse med særlige forhold, sommerferie, mm. Der kan udstedes dankort/hævekort samt kreditkort til Trafikselskabet Movias konti. Der kan udstedes dankort/hævekort samt kreditkort til den administrerende direktør, centerchefer og til områdechefen for indkøbsområdet. Desuden tillades dankort/hævekort til testformål til udvalgte testpersoner efter godkendelse fra den administrerende direktør. Økonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes retningslinjer for administration af udlægskasser og for dankort/hævekort samt kreditkort.

Eksisterende udgave

Ny udgave

Bemærkninger

8. Andre bestemmelser

7. Andre bestemmelser

Ingen ændringer

8.1 Sikkerhedsstillelse, transporter, udlæg mv.

7.1 Sikkerhedsstillelse, transporter, udlæg mv.

Den administrerende direktør sikrer, at der udarbejdes overordnede retningslinjer for, at sikker-

Den administrerende direktør sikrer, at der udarbejdes overordnede retningslinjer for, at sikker-

hedsstillelse, transporter, deponering vedrørende hedsstillelse, transporter, deponering vedrøbankgarantier, kontanter, udlæg og øvrige effekter rende bankgarantier, kontanter, udlæg og øvrige mv. er registreret i Movia.

effekter mv. er registreret i Movia.

8.2 Adkomstpapirer, kontrakter mm

7.2 Aftaler, kontrakter m.m.

Områdechefen er ansvarlig for, at Movias ad-

Områdechefen er ansvarlig for, at Movias afta-

Ingen ændringer

komstpapirer, kontrakter og andre dokumenter op- ler, kontrakter og andre regnskabsrelevante dobevares forsvarligt, og at der føres nødvendige kumenter indenfor eget område, opbevares forfortegnelser

svarligt, og at der føres nødvendige fortegnelser.

8.3 Fortegnelser

7.3 Fortegnelser

Ingen ændringer

Den administrerende direktør har overfor bestyrel- Den administrerende direktør har overfor bestysen det overordnede ansvar for, at der fastsættes nødvendige regler for registrering og kontrol af la-

relsen det overordnede ansvar for, at der fastsættes nødvendige regler for registrering og

gerbeholdninger, maskiner, inventar mv. Område-

kontrol af lagerbeholdninger, maskiner, inventar

chefen udarbejder retningslinjer for så vidt angår eget ansvarsområde. Områdechefen er ansvarlig

mv. Områdechefen udarbejder retningslinjer for så vidt angår eget ansvarsområde. Områdeche-

for at sikre registrering af alle væsentlige aktiver således, at Movia i tilfælde af brand, tyveri, hær-

fen er ansvarlig for at sikre registrering af alle væsentlige aktiver således, at Movia i tilfælde af

værk og lignende er i stand til at præstere den for- brand, tyveri, hærværk og lignende er i stand til nødne dokumentation i forhold til forsikringsselat præstere den fornødne dokumentation i forskaber.

hold til forsikringsselskaber.

8.4 Administration af leasing og forsikring

7.4 Administration af leasing og forsikring

Ingen ændringer

Eksisterende udgave

Ny udgave

Bemærkninger

Den administrerende direktør fastsætter retningslinjer for indgåelse af aftaler om og administration

Den administrerende direktør fastsætter retningslinjer for indgåelse af aftaler om og admini-

af leasing og forsikring.

stration af leasing og forsikring.

8.5 Opbevaring og kassation af Movias arkivalier

7.5 Opbevaring og kassation af Movias arkivalier Ingen ændringer

Centerchefen for ressourcecenteret skal sikre, at

Centerchefen for ressourcecenteret skal sikre, at

elektroniske arkivalier, bilag, kontoudskrifter mv. opbevares på en hensigtsmæssig og forsvarlig

elektroniske arkivalier, bilag, kontoudskrifter mv. opbevares på en hensigtsmæssig og forsvarlig

måde. Opbevaring skal mindst ske i det antal år, der kræves i lovgivningen.

måde. Opbevaring skal mindst ske i det antal år, der kræves i lovgivningen.

8.6 Ikrafttræden

7.6 Ikrafttræden

Kasse- og regnskabsregulativet er behandlet og godkendt af bestyrelsen den 05/06 2007.

Kasse- og regnskabsregulativet er behandlet og godkendt af bestyrelsen den 05/06 2007.

Kasse- og regnskabsregulativet er ajourført og godkendt af bestyrelsen den 13/09 2012.

Kasse- og regnskabsregulativet er ajourført og godkendt af bestyrelsen den 13/09 2012.

Regnskabsregulativet er ajourført og godkendt af bestyrelsen 8. december 2016.

9. Bilag

8. Bilag

1. Revisionsregulativ for Trafikselskabet Movia

1. Revisionsregulativ for Trafikselskabet Movia

2. Movias IT-politik

Udgår

3. Retningslinjer for økonomirapportering

Udgår

4. Økonomisystemer og deres anvendelse

Udgår

Erstattes af Movias informationssikkerhedsstrategi og informationssikkerhedspolitik

Eksisterende udgave

Ny udgave

Bemærkninger

5. Retningslinjer for afskrivning af uerholdelige for- 2. Retningslinjer for afskrivning af uerholdelige dringer fordringer 6. Retningslinjer for finansiel politik (anbringelse af 3. Retningslinjer for finansiel politik (anbringelse værdier, omsætningspapirer og likvider samt diaf værdier, omsætningspapirer og likvider samt spositionskompetence)

dispositionskompetence

7. Fælles regler for ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse af indkøb

4. Indkøbspolitik

8. Overordnet indkøbspolitik

4. Indkøbspolitik

Gammelt bilag 7 og 8 er skrevet sammen i nyt bilag 4

Bestyrelsesmøde 8. december 2016 / Punkt 09 / Bilag 3

09.3 Indkøbspolitik (Bilag 3)

Formål med centraliseret indkøb Formålet med centraliseret indkøb er at optimere pris, kvalitet, service og leverandørvalg ved indkøb af varer og tjenesteydelser. Indkøbsfunktionen er ansvarlig for at koordinere og indhente tilbud ved indkøb af varer og tjenesteydelser.

Hovedregler for køb: •

Køb kan kun foretages når det er godkendt af budgetejer (Centerchef/Områdechef)

•

Underskrivelse af kontrakter skal ske i henhold til gældende regler

•

Eksterne og interne udbudsregler overholdes.

CSR Movia har besluttet en CSR politik, som skal overholdes, når Movia køber ind. Movias CSR politik tager udgangspunkt i principperne i FNs Global Compact. Global Compact bygger på principper, som er baseret på internationalt vedtagne konventioner om menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljøbeskyttelse og korruptionsbekæmpelse. Leverandøren skal desuden leve op til ILO konventionen nr. 94.

I Movias CSR politik fremgår det derover, at der til være tilfælde, hvor en leverandør ikke kan overholde rammerne i Movias CSR-politik på grund af leverandørens manglende dokumentation i egen leverandørkæde. Det vil i disse tilfælde være acceptabelt at handle med leverandøren, så længe leverandøren garanterer, at alle gældende nationale love og aftaler til enhver tid overholdes Køb i henhold til eksisterende aftale: •

Såfremt køb ikke afviger fra betingelser i eksisterende aftaler, hvad angår priser, produktspecifikationer, leverings- og betalingsbetingelser mv. kan købet foretages, når det er godkendt af budgetejer.

Køb uden eller udover eksisterende aftale: Køb under DKK 250.000 inkl. moms: Køb kan foretages hos valgfri leverandør, under forudsætning af: •

Handlen er i overensstemmelse med Movias standard betalings- og faktureringsbetingelser Områderne kan selv konkurrenceudsætte indkøb af varer og tjenester

•

Områderne kan anmode indkøbsfunktionen om bistand med indhentning af tilbud

Køb over DKK 250.000 inkl. moms: •

Indkøbsfunktionen kontaktes altid inden der tages kontakt til leverandøren

•

Indkøbsfunktionens involveringsgrad i det enkelte indkøbsprojekt vil variere efter aftale

•

Udfyld en indkøbsrekvisition for forhåndsgodkendelse af køb hos budgetansvarlig områdechef

•

Køb over DKK 250.000 inkl. moms som ikke er dækket af gældende aftaler eller afviger herfra skal altid konkurrenceudsættes ved indhentning af tilbud fra minimum 3 leverandører og overholde gældende regler for offentlige indkøb af varer og tjenester

Den administrerende direktør kan, hvor særlige omstændigheder tilsiger det, dispensere for ovennævnte regler.

Procedurer for indkøb og varemodtagelse 1. Ordreafgivelse - bestilling af varer og ydelser Afgivelse af ordrer skal ske i overensstemmelse med Movias indkøbspolitik, og skal som udgangspunkt være dokumenteret skriftligt. Det er et krav, at alle ordrer over 15.000 kr. inkl. moms er dokumenteret skriftligt med en e-mail, ordreseddel eller lign. Denne skriftlighed har til formål at sikre klarhed hos køber og sælger om ordrens indhold.

Budgetejer eller den, til hvem indkøbsbemyndigelse i henhold til skriftlig fuldmagt er givet, skal påse at: a. Der er et behov for pågældende ydelse/vare b. Der er budgetmæssig dækning forud for afgivelse af bestilling c.

Ordre/bestilling sker i henhold til gældende indkøbspolitik/praksis

2. Modtagelse af varer/ydelse Rekvirenten skal påse, at leverancen er i overensstemmelse med den afgivne ordre for så vidt angår a. Antal enheder b. Aftalt pris c.

Aftalt ydelse

d. Aftalt kvalitet Dokumentation for korrekt modtagelse af varer i form af påtegnet følgeseddel mv. skal opbevares på lige fod med andet regnskabsmateriale. For varer, hvor der er fastsat regler om beholdningskontrol, skal den budgetansvarlige sikre, at der sker registrering i henhold til denne kontrol.

3. Godkendelse Budgetejer – eller den, til hvem indkøbsbemyndigelsen er delegeret – skal sikre, at a. Den gældende indkøbspolitik overholdes b. Kontrol af pris, antal og kvalitet er gennemført

Godkendelse foretages af en anden person end varemodtager og som hovedregel på et højere organisationsniveau end modtagelse. Centerchefer kan godkende leverancer på samme niveau. Den administrerende direktør kan dispensere fra ovenstående.

Godkendelse sker via Movias elektroniske faktureringssystem i henhold til attestationsbemyndigelsen.

4. Implementering Det påhviler de enkelte områdechefer at sikre, at ovennævnte regler er udmøntet i eget område.

Betaling Betaling af fakturaer skal ske i overensstemmelse med de gældende regler.

1. Ved afgivelse af bestilling skal oplyses EAN-nummer, navn og afdeling.

2. Leverandøren skal fremsende fakturaen til Movia som elektronisk fakturering, påført afdeling og navn på bestiller.

3. Betalingsfristen for Movia er som hovedregel 30 dage netto.

Kontrakter Indkøbsfunktionen skal altid underrettes per mail om tiltag i forbindelse med: •

Nye kontrakter over 250.000 kr.

•

Forlængelse af eksisterende kontrakter

•

Opsigelse af kontrakter

SKI Movia er medlem af Statens og Kommunernes Indkøbs service A/S (SKI). Denne organisation forhandler rabatter hos alle slags leverandører og informerer direkte om disse rabatter til deres medlemmer. Movia kan generelt med fordel benytte disse aftaler, men er ikke tvunget til at anvende dem. Movia kan benytte SKI aftaler for at afløfte EU udbud.

EU-udbud EU-direktiv nr. 2014/25 angiver en tærskelværdi over hvilken et indkøb af varer og tjenesteydelser skal i EUudbud. Det vil sige, at Movia skal gå i EU-udbud, hvis en kontrakt inden for en fireårig periode overstiger tærskelværdien.

Igangsættelse af udbud Det er Indkøbsfunktionen, der i samarbejde med projektgruppen, identificerer områder, hvor det samlede indkøb overstiger tærskelværdierne. Hvis der ikke kan anvendes eksisterende rammekontrakter, skal udbuddet igangsættes.

Gennemførelse af udbuddet skal ske i samarbejde mellem Indkøb, den relevante projektgruppe og Movias jurister. Indkøbsfunktionen skal som udgangspunkt altid underrettes om tiltag vedr. udbud. Undtaget er buskørsel under kontrakter.

Valg af leverandør Leverandører vælges ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud men ikke nødvendigvis laveste pris.

Andre kriterier som kvalitet, levering og miljø kan indgå i evalueringen. Indkøbsfunktionen og projektgruppen definerer i samarbejde disse kriterier.

Grønt indkøb Movias indkøbspolitik indebærer, at hensynet til miljøet skal indgå sammen med økonomi og kvalitet ved indkøb.

Der skal købes grønt ind: •

Når de miljøvenlige varer har ligeså høj kvalitet og ikke er dyrere end andre varer.

•

Hvis det besluttes, at man inden for en bestemt produktgruppe skal foretrække de mest miljøvenlige produkter, selv om de er dyrere.

Hensynet til miljøet vil normalt medføre, at der bør vælges produkter, som er godkendt i henhold til en af de officielle miljømærkeordninger.

Fortrolighed Movia prioriterer at have et forhold til sine leverandører, der er præget af gensidig tillid og respekt.

I henhold til bestemmelser fra Social- og Indenrigsministeriet er der, efter lov om offentlighed i forvaltningen, aktindsigt om kommunale myndigheders indkøbsaftaler. Dette betyder, at alle indkøbsaftaler er offentligt tilgængelige.

Ikrafttræden

Politisk dokument uden resume Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3363785 Bestyrelsen 8. december 2016 Petra Monika Thorgaard

10 Godkendelse af DOTs aktivitetsplan og budget 2017 Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender DOTs aktivitetsplan for 2017 samt Movias bidrag til DOTs budget 2017.

Beslutning:

Sagsfremstilling:

Baggrund Movias bestyrelse tiltrådte 21. april 2016 DOTs vedtægter indeholdende en finansieringsmodel, som baserer sig på en række fordelingsnøgler. Movias andel af det samlede DOT budget kan udgøre op til 42 pct. og 26 mio. kr. 15. september 2016 gav bestyrelsen administrationen mandat til at arbejde videre med anbefalinger til aktiviteter i 2017 indenfor ovennævnte ramme.

DOT etableres som interessentskab primo december 2016. Det er i forbindelse med selskabets stiftelse aftalt, at der skal udarbejdes en flerårig strategi for DOTs arbejde med henblik på vedtagelse ved ordinært interessentskabsmøde forår 2017.

Der er aftalt aktivitetsplan for 2017 samt budget. Movias andel af budgettet er 34 pct. og udgiften er 27,3 mio. kr. Overskridelsen på 1,3 mio. kr. skyldes at delvis momsfradrag ikke er mulig for de fleste budgetposter i DOT som interessentskab samt udgifter til drift og udvikling af Facebook. Samlet set er Facebook-opgaven ikke en merudgift for kommuner og regioner, da Movias fællesudgifter til facebookopgaven tilsvarende er nedskrevet med 0,6

Trafikselskabet Movia Center for Drift, Operatører og Kunder, Movia

1/5

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3363785

mio. kr.

Aktiviteter i 2017 Siden lanceringen af DOT 7. januar 2015 er samarbejdet udviklet indenfor de såkaldte skalopgaver: Billetsalg, kundeservice, hittegodsadministration, rejseregler, trafikinformation, markedsføring og kommunikation.

Parterne i DOT fortsætter samarbejdet i 2017 med at udarbejde en flerårig strategi for DOT samt med at udvide DOT-samarbejdet i bredden og i dybden. I bredden ved at flytte yderligere kundevendte aktiviteter ind i DOT – f.eks. ved etablering af en fælles DOTfacebookside i første kvartal 2017 – og i dybden, som det f.eks. er sket med det interne arbejdsredskab, Klar Besked portalen, hvor ambitionen er, at den tværgående trafikinformation fortsat skal udvides, så kunderne bliver hjulpet bedre undervejs på rejsen. Arbejdet med at skabe en indgang for kunderne til den kollektive transport vil således fortsætte i 2017. Den seneste måling af kendskabet til DOT fra august 2016 viser da også, at kunderne i stadigt højere grad oplever, at de handler med DOT og i mindre grad hos de enkelte selskaber.

Implementering af Takst Sjælland og pendlerprodukter på Rejsekort, som begge håndteres i regi af DOT, er ressourcekrævende opgaver. Værdien af at løfte den største reform af priserne i den kollektive transport siden 1970erne overstiger langt værdien for kunderne af det arbejde, som i øvrigt udføres i DOT. Samtidig medvirker det til at øge samarbejdet og tilliden mellem selskaberne i DOT. Som følge af det betydelige arbejde med implementering af takstreformen, herunder udviklingen af en DOT-app, der kan understøtte Takst Sjælland og nye produkter på rejsekortet, er etablering af en fælles Facebook side eneste nye udviklingsaktivitet i DOT i 2017. Øvrige opgaver i 2017 vil således være en videreførelse af allerede igangværende aktiviteter. Der henvises til tabellen nedenfor.

I sidste halvdel af 2016 blev det muligt for kunderne at efterlyse hittegods direkte fra DOTs hjemmeside uden at skulle linkes videre til selskabernes hjemmesider. For togkunder (s-tog og regionaltog) håndteres hittegods centralt fra Hovedbanegården. Metro har ligeledes central håndtering af hittegods hos Metro Service. Lokaltogkunder betjenes decentralt fra en af stationerne på banerne, og buskunder betjenes ligeledes decentralt.

Med Takst Sjælland, som understøttes af pendlerprodukter på rejseskort og en ny DOT billetkøbsapp, får DOT en yderligere vigtig opgave for fællesskabet og bliver endnu mere synlig for kunderne.

Det forventes, at DOT-strategien fokuserer på optimering af salgskanaler og billetprodukter med henblik på at samle billetsalget på færre kanaler, og gøre det mere gennemsigtigt for kunderne, hvor de kan købe billetter til den kollektive transport.

2/5

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3363785

I DOT-strategien vil også indgå fælles kommunikations- og markedsføring.

Tabel 1. DOT aktiviteter 2015-2017 Aktivitetsplan for 2017 med estimerede tidspunkt for aktiviteterne Implementering af Takst Sjælland og pendlerprodukter på Rejsekort

Første halvår

Tilpasning af DOT App til Takst Sjælland

Første kvartal

Koordinere fælles presseindsats bl.a. ifm. Takst Sjælland

Første kvartal

Optimering af salgskanaler og billetprodukter

Tredje til fjerde kvartal

Etablering og opstart af DOT sekretariat

Første kvartal

Flerårig strategi for DOT med fokus på yderlig integration af opgaver og bedre service til kunderne på tværs af transportformerne

Første kvartal

Udvikling og drift af fælles Facebook side

Første kvartal

Fortsat udbredelse af DOT skilte og skærme på knudepunktsstationer

Henover hele året

Diverse markedsføringskampagner

Henover hele året

Fælles markedsføringsstrategi

Tredje til fjerde kvartal

Lovpligtig rejsehjemmelundersøgelse

Første og tredje kvartal

Salg af erhvervsprodukter

Henover hele året

Aktivitetsplan for 2016

Status

Ny fælles App til billetkøb

Tilgængelig for passagerne fra januar måned

3/5

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3363785

Opsætning af informationsskærme og vejvisningsskilte

Opsat på Roskilde, Nykøbing Falster, Næstved stationer samt på Københavns Hovedbanegård.

Informationsportalen Klar Besked, hvor DOT og

Sat i drift primo 2016 og anvendes på tværs af de tre trafikselskaber og sikrer bedre koordinering på tværs ved driftsforstyrrelser til gavn for passagererne.

samarbejdsparterne udveksler information om driftsforstyrrelser

Diverse kampagner

Byens net (forår og efterår), mobilperiodekort (forår og efterår), diverse eventbilletkampagner (primært sommer), turistprodukter (maj), rejsekort (maj), adfærd i kollektiv transport (forår og efterår), kulturnat (oktober), julekampagne (november) og kendskabsmåling (maj/juni)

Etablering af DOT (vedtægter, finansieringsnøgle, etablering af sekretariat m.m.)

Udkast til vedtægter er udarbejdet og forventes endeligt godkendt af Statsforvaltningen primo december.

Udvikling af ”breaking news” undertekster på informationsskærme

Forventes gennemført andet halvår 2017

Fælles Facebook side

Aktiviteten er udsat til 2017

Fælles hittegodsskabelon på hjemmesiden

Lanceret primo fjerde kvartal

Aktivitetsplan for 2015

Status

Fælles telefonnummer og mail til kundeservice

Var på plads da DOT blev lanceret januar 2015

Fælles permanent hjemmeside

Lanceret december 2015

Udbredelse af DOT logo på billetter

Udbredt til alle billettyper efterhånden som eksisterende lager blev opbrugt.

Opsætning af informationsskilte og skærme på knudepunktsstationer

Informationsskilte og skærme opsat på fem knudepunktsstationer

Samarbejde om tværgående trafikinformation

Udvidelse af TUS-samarbejdet til at omfatte hele Sjælland.

4/5

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3363785

Fælles markedsføringskampagner for den kollektive transport på Sjælland, markedsføringskampagner for DOT og kendskabsmålinger af DOT

Produktkommunikation (bl.a. Rejsekort, mobilperiodekort, turistprodukter) (henover hele året) DOT kendskab (henover hele året) Diverse eventbilletkampager (primært sommer) Kulturnat (oktober) Julekampagne (november) God adfærd i bus, tog og metro (forår og efterår)

Etablering af DOT (vedtægter, finansieringsnøgle, etablering af sekretariat m.m.)

Drøftelser om stiftelsesgrundlag mellem de involverede parter.

Økonomiske konsekvenser: Movias andel af DOTs samlede budget 2017 er 34 pct., svarende til 27,3 mio. kr. Bestyrelsesmandatet til DOT er en andel på 42 pct. og 26 mio. kr. Det bemærkes, at Movias Fællesudgifter som følge af etablering af en fælles Facebook side i DOT i 2017 reduceres med 0,6 mio. kr.

Kundemæssige konsekvenser: Ingen kundemæssige konsekvenser.

Miljømæssige konsekvenser: Ingen miljømæssige konsekvenser.

Åbent/lukket punkt: Åbent punkt.

Kommunikation: Der skal ikke kommunikeres om dette punkt.

5/5

Politisk dokument uden resume Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3359681 Bestyrelsen 8. december 2016 Pernille Jørgensen

11 Godkendelse af trafikinformationsindsatser i 2017 Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager status for arbejdet med digitalisering af Movias trafikinformation i 2016 til efterretning og godkender aktiviteterne for 2017.

Beslutning:

Sagsfremstilling: Bestyrelsen godkendte 10. december 2015 rammerne for digitalisering af Movias trafikinformation for årene 2016-18 samt aktiviteter for arbejdet i 2016. Rammerne for indsatsen sigtede på at øge passagernes brug af digital information, der kan opdateres her-og-nu, og mindske brug af analog, trykt information.

Movias trafikinformationsindsats har taget afsæt i at forbedre den kollektive trafiks markedsandel af pendlerture og øge omfanget af tilfredse og meget tilfredse kunder, således som det fremgår af Movias forretningsplan for 2014-2017. Movias seneste kundeanalyse, Kundeanalyse 2015, viser, at indsatsen omkring trafikinformation bør fastholdes.

DOTs seneste kundeanalyse fra juli 2016 viser fremgang på flere parametre vedrørende trafikinformation. Men undersøgelsen viser også, at der er områder, som stadig kan forbedres – ikke mindst informationen ved forsinkelser, som vurderes lavest (5,2 i skemaet på næste side)

Trafikselskabet Movia Marketing og Trafikinformation, Drift, Operatører og Kunder

1/6

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3359681

Spørgsmålene er besvaret på en skala fra 1-10.

Movias rolle ud mod kunderne i forhold til kundevendte løsninger er ændret med ikrafttrædelsen af arbejdet i DOT. Blandt andet har Movia i juni 2016 lukket for MitMovia, som indeholdt målrettet information til især pendlerne om ændringer på busserne. MitMovia er erstattet af en ny løsning via rejseplanen (følg rejse). Dette har givet kunderne en bedre løsning, som fungerer på tværs af transportformerne. Da ”Følg rejse” først blev kommunikeret til kunderne i maj og kundeundersøgelsen blev gennemført i juli, kan effekten af det nye tiltag ikke aflæses i undersøgelsen.

Movia har herefter opmærksomhed rettet mod at levere grundinformation og data til rejseplanen og DOT-løsningerne, samt at være drivkraft i udviklingen af de fælles, kundevendte løsninger og sætte fokus på trafikinformationen i busser og ved stoppesteder.

Aktiviteter i 2017 Indsatsen i 2017 sigter fortsat på at øge passagernes brug af digital information, der kan opdateres her-og-nu, og mindske brug af analog, trykt information. I 2017 vil administrationen begynde at se på yderligere analoge elementer i stoppestedsmiljøet, det kunne fx være zonekortene.

De aktiviteter, som administrationen indstiller til godkendelse, og som anbefales gennemført i 2017, er følgende:

2/6

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3359681

•

Realtid i busser i Hovedstadsområdet Planen er, at alle busser i hovedstadsområdet er overgået til nyt system for realtid ved udgangen af 2017. Der er ikke tale om en serviceforbedring for passagerne, men om at busserne i H får samme system som busserne i V og S. Bestyrelsen har godkendt dette på bestyrelsesmødet 21. april 2016.

•

Infotainment Infotainment er skærme i busser, som viser trafikinformation, underholdning, nyheder og reklamer.

Målet for 2017 er en fortsat udvikling, ensretning og drift af infotainment som primær trafikinformationskanal i Movias busser. Administrationen forelægger på bestyrelsesmøde i februar 2017 en udviklingsplan for Infotainment.

•

Evaluering af digitale linjefriser Evaluering af de nye digitale linjefriser på 5C med henblik på eventuelt udbredelse til øvrige busser.

•

Forsøg med udfasning af analog køreplaner på stoppesteder Der gennemføres forsøg i Ballerup og Rudersdal kommune fra 30. januar 2017 til køreplanskiftet i påsken april 2017 med erstatning af de nuværende køreplanstavler med information om brug af digitale løsninger. Der forberedes en informationsindsats i forbindelse med forsøget. Forsøget evalueres, og et forslag til fremtidig løsning og implementering vil blive forelagt Movias bestyrelse ultimo 2017.

•

DOT – Strategi og nye, fælles initiativer I 2017 gennemføres arbejdet med udvikling af en digital strategi for DOT.

•

DOT – Trafikinformation i terminaler

I 2017 opdateres følgende terminaler med vejvisning og digitale trafikinformationsskærme: Helsingør Station, Ny Ellebjerg Station, Slagelse Station og Holbæk Station.

Status på Movias trafikinformationsindsats i 2016 • Undervisning af kommunale medarbejdere og frivillige, der hjælper it-usikre borgere I 2016 er der sammenlagt kontaktet cirka 160 kommunale institutioner, foreninger og kommuner med et tilbud om undervisning i digitale tjenester. Fra efteråret er undervisningspakken om brug af digitale tjenester udvidet med information om Takst Sjælland.

Der har ikke været stor efterspørgsel på undervisning, da mange borgerservice og biblioteker allerede modtog undervisning i 2015 og føler sig godt klædt på. Der er derfor samlet

3/6

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3359681

set kun afholdt fire kurser i 2016. Tidligere kursusdeltagere har modtaget tre nyhedsmails med information om opdatering af materialer. Besøgstal for trafikkurser.dk viser, at materialerne benyttes løbende af de tidligere kursister i deres funktion med undervisning af ITusikre borgere (mellem 70-200 besøgende om måneden).

• Realtid i alle busser i Syd og Vest forventes implementeret i 1. kvartal 2017 Alle operatører i Syd og Vest er i gang med forberedelser til udrulningen af realtid. På nuværende tidspunkt er det vurderingen, at ca. 135 busser ud af 350 busser når at få implementeret løsningen for realtid før nytår. De resterende busser forventes at få implementeret løsningen i 1. kvartal 2017, hvorefter alle passagerer i Syd og Vest får adgang til digital realtidstrafikinformation i busser, på udvalgte stoppesteder og i rejseplanen.

• Situationsbestemt trafikinformation Passagerernes behov og forventninger til trafikinformation hænger sammen med, om passageren foretager en vant eller uvant rejse, og om rejsen foregår som planlagt, eller om der er driftsforstyrrelser.

For at imødekomme behovet for såkaldt situationsbestemt trafikinformation er der i 2016 videreudviklet på Movias IT-systemer for at optimere udsendelse af bedre trafikinformation ved driftsforstyrrelser. Blandt andet så trafikinformation kan vises som tekstbeskeder på skærme i busser og på knudepunkter. De mest benyttede tekstskabeloner til benyttelse ved driftsforstyrrelser vil være klar ved udgangen af 2016. De resterende skabeloner samt idriftsættelse gennemføres i 1. kvartal 2017.

Infotainment (skærme i busserne med trafikinformation, nyheder og reklamer) er tilsvarende klargjort til situationsbestemt trafikinformation, således at den ”erfarne” passager via infotainment bekræftes i, at driften forløber planmæssigt, og ”den uvante” passager får mere detaljerede oplysninger om rute og de næste stop. Infotainment kan nu informere forskelligt efter, om der er normal drift eller større uregelmæssigheder i trafikken.

• Udvikling af infotainment I slutningen af 2016 opgraderes infotainment systemerne i de fleste busser i Hovedstadsområdet. Opgraderingen betyder at skærmvisningen bliver ensartet.

Med opgraderingen vises korrespondancemuligheder ved kommende stoppested, de tre næste stop (kun i busser med dobbeltskærme), og der gives mulighed for tekstbeskeder.

Desuden gøres visningen af indholdet mere brugervenligt. Den seneste kundeundersøgelse vider, at passagerne giver udtryk for en positiv opfattelse af infotainmentskærmene og tillid til den information, der gives. De mest værdsatte informationer er næste stop, de næste tre stop og klokken. Visning af korrespondancemuligheder er ikke nødvendigvis en relevant information for alle.

4/6

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3359681

I år opgraderes 273 ud af 435 busser, prioriteret blandt andet ud fra passagertal. Det betyder, at cirka 75 pct. af de passagerer, som har adgang til information på skærme i busserne, omfattes. Indsatsen fortsætter i 2017.

• Udvikling af digitale linjefriser til linje 5C En digital linjefrise viser bussens aktuelle position på linjens samlede rute, og kendes også fra f.eks. S-tog. På den digitale linjefrise vises samtlige stoppesteder med dertil hørende skiftemuligheder. Informationen vises på en aflang digital skærm placeret over sæderne i venstre side mellem chaufførplads og midterdøre. Konceptet for en digital linjefrise til linje 5C implementeres i forbindelse med lanceringen af linje 5C i april 2017.

• Digital strategi for DOT – og nye, fælles initiativer Grundet Takst Sjælland er arbejdet med en digital strategi for DOT udsat til 2017, idet ressourcerne er brugt på at klargøre de nuværende digitale løsninger til implementering af takstreformen.

• DOT – Information på tværs af selskaber (klar besked portalen) Klar besked portalen er et internt styringsredskab mellem DSB, Metroselskabet og Movia, som bruges af trafikinformationsmedarbejdere i de respektive selskaber som værktøj til at give god trafikinformation til passagererne på tværs af selskaber og transportformer. Via portalen udveksles information om akutte driftsforstyrrelser så passagerne bliver orienteret om ændringer i de andre transportformer, som kan påvirke den samlede rejse. Lokaltog A/S kom med på portalen 1. marts 2016.

Der er fastlagt retningslinjer for, hvornår der skal informeres på tværs, f.eks. ved forsinkelser på mere end 20 min. eller flere på hinanden følgende aflysninger. Retningslinjerne foreskriver også, hvilke samarbejdspartnere, der skal informeres direkte om hvilke ændringer. Informationen sendes, så den kan bruges direkte over for kunderne i de andre selskabers informationssystemer og –kanaler. Ambitionen er, at informationen skal videreformidles til kunderne inden for 5 minutter. Erfaringerne fra dette arbejde indgår endvidere i arbejdet med at forbedre trafikinformationen ved planlagte ændringer på tværs af selskaber.

• DOT – Forbedret køreplansvisning på DOTs hjemmeside Arbejdet med at udvikle en ny køreplansvisning er indledt i 4. kvartal 2016. Den forbedrede køreplansvisning forventes implementeret 1. kvartal 2017 på DOTs hjemmeside.

Formålet hermed er, at levere en mere brugervenlig og detaljeret køreplansløsning for samtlige buslinjer. Løsningen indeholder blandt andet mulighed for kortvisning, er kompatibel med mobile enheder og hvis brugeren har aktiveret sin GPS, tilpasses visningen af køreplanen således ud fra, hvor brugeren står.

5/6

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3359681

• DOT – Trafikinformation i terminaler I 2016 er terminalerne ved Østerport Station, Nykøbing Falster Station, Næstved Station, Roskilde Station og Lufthavnens Terminal 3 opdateret med fælles DOT udtryk for vejvisning og digitale informationsskærme.

Økonomiske konsekvenser: Gennemførelsen af aktiviteter under trafikinformationsstrategien i 2017 er indeholdt i det administrative budget samt rutespecifikke udgifter.

Kundemæssige konsekvenser: Aktiviteterne vil betyde, at passagererne oplever bedre og mere aktuel information. De bidrager således til Movias målsætning om flere og mere tilfredse kunder.

Miljømæssige konsekvenser: Ingen.

Åbent/lukket punkt: Åbent.

Kommunikation: Der udarbejdes konkrete kommunikationsplaner i sammenhæng med gennemførelsen af de enkelte aktiviteter.

6/6

Politisk dokument uden resume Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3365335 Bestyrelsen 8. december 2016 Camilla Struckmann

12 Godkendelse af forslag til dagsorden for repræsentantskabsmøde 9. marts 2017 Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender nedenstående forslag til dagsorden for ordinært møde i Movias repræsentantskab marts 2017.

Beslutning:

Sagsfremstilling: Der afholdes møde i Movias repræsentantskab 9. marts 2017. Mødet er i overensstemmelse med beslutning på bestyrelsesmødet i april 2016 placeret et par uger efter bestyrelsesmødet i februar, således at det godkendte regnskab og revisionsprotokollat kan udsendes med dagsordenen. Der serveres sandwich, kaffe, frugt m.v.

Forslag til dagsorden/program: Der vil inden repræsentantskabsmødet være mulighed for at besigtige en af de i alt 37 turkise, 18,75 meter lange ledbusser, som fra 23. april 2017 indsættes på +way-strækningen linje 5C mellem Københavns Lufthavn og Herlev Hospital. +Way er Movias BRT-inspirerede produkt.

Kl. 13.00

Valg af mødeleder

Kl. 13.05

Konstatering af fremmødte v/Thomas Gyldal Petersen

Trafikselskabet Movia Direktionssekretariatet, Movia

1/3

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3365335

Kl. 13.10 – 13.30

Direktionens beretning v/Dorthe Nøhr Pedersen Fokus på, hvordan det er gået med implementering af takstharmonisering, herunder kundereaktioner, udvikling i passagertal, salgskanaler mv. Der vil også blive orienteret om udviklingen på rejsekortet, arbejdet med DOT, og fremdriften i arbejdet med at udmønte Movias forretningsplan.

Kl. 13.30 – 14.00

Orientering om Movias Årsregnskab for 2015 v/områdechef Christian Kierkegaard og revisor Carsten Kjær Punktet omfatter også revisionens arbejde og bemærkninger til regnskabet.

Kl. 14.00 – 15.00

Arbejdet med at implementere Trafikplan 2016 og tilpasning til Cityringen v/Per Gellert Movias Trafikplan 2016 har været i politisk høring, og er i februar 2017 tiltrådt af bestyrelsen. På repræsentantskabsmødet orienteres om resultatet af den politiske proces, og det fremadrettede arbejde med at implementere de vedtagne målsætninger. Det indebærer blandt andet fokus på, hvordan vi kan arbejde med at sikre den grønne omstilling, flow i A-busser i hovedstaden og det økonomiske potentiale, som kommunebussen rummer for en lang række kommuner.

Der lægges op til korte oplæg på respektive emner med god mulighed for efterfølgende drøftelse i repræsentantskabet. Erfaringerne fra debatten vil kunne indgå i det videre arbejde med at realisere målsætningerne i Trafikplan 2016.

Kl. 15.00 – 15.30

Status på forsøg med Flextur Der orienteres om effekt af de allerede iværksatte forsøg og besluttede tiltag. Der orienteres også om indsatsen med at føre kontrol med, at vilkår i Movias kontrakter overholdes. Debatten skal give input til bestyrelsens beslutning vedrørende den permanente flexturordning senere på året.

Kl. 15.30 – 15.45

Forslag fra medlemmerne af repræsentantskabet

2/3

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3365335

Kl. 15.45

Eventuelt

Økonomiske konsekvenser: Ingen.

Kundemæssige konsekvenser: Ingen.

Miljømæssige konsekvenser: Ingen.

Åbent/lukket punkt: Åbent.

Kommunikation: Ingen særskilt kommunikation.

3/3

Politisk dokument uden resume Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3379117 Bestyrelsen 8. december 2016 Eskil Thuesen

13 Status Takst Sjælland Indstilling: Administrationen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

Beslutning:

Sagsfremstilling: Der er nu betydelig pressemæssig aktivitet med næsten daglige svar på læserbreve og kommentarer til artikler i lokal-, regional- og dagspresse. Hertil kommer deltagelse i DR Magasinet Penge 30. november 2016, DR Kontant 8. december 2016 samt flere interviews til TV2 Lorry. Administrationen svarer på alle spørgsmål herunder også fra politiske partier og særlige interessegrupper. Alle spørgsmål og svar offentliggøres på hjemmesiden. Der er til gengæld få henvendelser om Takst Sjælland i Movias kundeservice: På telefonen er der dagligt henvendelser, skriftligt har der været to henvendelser i september og fire i oktober og tre i november, ligesom der har været enkelte opslag via Facebook. Der forventes dog stigende aktivitet, jo tættere vi kommer på 15. januar 2017.

Parterne bag Takst Sjælland har tilendebragt arbejdet med at prissætte de lange rejserelationer på 9 zoner og derover, herunder at fastlægge hvilke zoner, der hører til hver enkelt rejserelation. For lange pendlerrejser vil det være muligt at rejse alle naturlige rejseveje. Det betyder eksempelvis, at en kunde fra Køge kan vælge, om en rejse til København skal gå langs Køge Bugt eller via Roskilde. Tilsvarende vil en pendler fra Helsingør kunne vælge mellem Kystbanen og en rejse via Hillerød. Samlet set er der beregnet cirka 20.000 rejserelationer på Sjælland, og de nødvendige data blev indmeldt til rejsekort 9. november 2016.

Trafikselskabet Movia Direktionssekretariatet, Movia

1/2

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3379117

Næste trin har været at stille oplysningerne til rådighed for kunderne. 28. november 2016 er etableret en funktion på DOTs hjemmeside, hvor kunderne via et kort vil kunne vælge en rejse, og se prisen herfor efter reformen er gennemført. Samme oplysninger vil være til rådighed i Rejseplanen, men af tekniske grunde først når Takst Sjælland træder i kraft 15. januar 2017.

Indførelsen af pendlerkort på rejsekort går som planlagt. Pr. 28. november er der solgt 883 pendlerkort på rejsekort (1417 på landsplan). DSB, Metro og Movia har påbegyndt planlægningen af det kombinerede kort, der samler pendlerprodukt og traditionelt rejsekort på ét kort.

Det er forventningen, at det vil kunne markedsføres medio 2017.

Økonomiske konsekvenser: Ingen.

Kundemæssige konsekvenser: Ingen.

Miljømæssige konsekvenser: Ingen.

Åbent/lukket punkt: Åbent.

Kommunikation: Ingen særskilt kommunikation.

2/2

Politisk dokument uden resume Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3379904 Bestyrelsen 8. december 2016 Frank Sjøgreen Kyhnauv

14 Orientering om trafikbestillingsgrundlag 2018 Indstilling: Administrationen indstiller, at orienteringen om trafikbestillingsgrundlag 2018 tages til efterretning.

Beslutning:

Sagsfremstilling: Trafikbestillingsgrundlaget udarbejdes hvert år som hjælp til kommunernes og regionernes bestilling af bus- og banedrift, og omfatter ikke Flextrafik. Trafikbestillingsgrundlaget tager udgangspunkt i en fremskrivning af budget 2017, idet forventningerne til priser og indtægter i 2018 indregnes.

Trafikbestillingsgrundlaget kan ikke betragtes som et budget Trafikbestillingsgrundlaget er en tidlig fremskrivning af økonomien for 2018, hvorfor det ikke kan betragtes som et budget. Der kan således ske mange ændringer i budgettet for 2018 i perioden fra trafikbestillingsgrundlaget bliver udarbejdet (november 2016) til budgettet vedtages endeligt i september 2017.

Historisk set er udsving på 5 pct. ikke unormale, og forskellen mellem trafikbestillingsgrundlag og det endelige budget kan blive større i den enkelte kommune og region, hvis der lokalt ændres i den trafikbestilling, som dette trafikbestillingsgrundlag bygger på. For at tydeliggøre usikkerheden, er trafikbestillingsgrundlaget til den enkelte kommune og

Trafikselskabet Movia Direktionssekretariatet, Movia

1/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3379904

region derfor opgjort i intervaller med +/- 5 pct.

Usikkerheder knyttet til Trafikbestillingsgrundlag 2018 Takst Sjælland 15. januar 2017 indføres et fælles takstsystem – Takst Sjælland – for hele Movias område, hvor rejsekort altid er billigere end enkeltbillet, og hvor alle passagerer får adgang til et periodekort for daglige rejsende. Ændringerne er samlet set provenuneutrale for Movia.

Takst Sjælland indebærer blandt andet, at taksten pr. zone falder i det nuværende Takstområde Syd, mens der samtidig indføres 11 nye zoner i området. Der introduceres også nye billetprodukter i form af periodekort, pensionistperiodekort og ændret rabat på rejsekort. Forventningen er, at ændringerne samlet set vil være provenuneutrale i det tidligere takstområde Syd, men ikke nødvendigvis jævnt fordelt for kommuner og region i Takstområde Syd. Hvilken effekt flere zoner, ændrede takster og produkter vil have på passageradfærden er vanskeligt at estimere på kommune- og regionsniveau. Kommuner og region i syd blev i juni 2016 tilbudt en overgangsordning, som ville indfase den økonomiske effekt af Takst Sjælland over flere år. Der var enighed blandt kommuner og region om, at en overgangsordning ikke er nødvendig.

Indeks Indeks for blandt andet løn, rente og diesel bruges til at regulere operatørbetalingen, og er fastsat ud fra Nationalbankens prognoser. Indeks for diesel og rente er på et historisk lavt niveau. Der er risiko for, at disse indeks stiger mere i 2018 end Nationalbankens prognoser siger. Eksempelvis vil alene en ændring på 16 pct. i forbrugerpriserne på dieselolie betyde en gennemsnitlig ændring i tilskudsbehovet på 5 pct. En sådan ændring i dieselpriserne er selv på kortere sigt ikke unormal. Fra februar 2016 til juni 2016 steg dieselprisen således med 12 pct.

Indtægter Indførelse af et nyt økonomisystem pr. januar 2016 betyder, at visse billetindtægter, herunder især indtægter fra periodekort i Takstområde Vest, er estimeret med større usikkerhed end normalt. Når regnskabstal for indtægter i 2016 foreligger afstemt undersøges det om indtægtsforudsætningerne i trafikbestillingsgrundlag 2018 bør justeres. Er det – mod forventning – tilfældet formidles et justeret trafikbestillingsgrundlag direkte til pågældende kommuner/region senest ved udgangen af uge 4 i 2017.

2/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3379904

Udbud A15 Der er i trafikbestillingsgrundlag 2018 ikke indregnet eventuelle prisændringer på baggrund af udbud A15, hvorefter en række linjer i Hovedstadsområdet og Vestsjælland skifter kontrakt i december 2017. Det skyldes, at udbudsprocessen ved udarbejdelsen af trafikbestillingsgrundlaget ikke langt nok fremme til, at administrationen kan indregne effekt af nye kontraktpriser. Kommuner og regioner vil i 2017 blive orienteret løbende om konsekvensen af de indkomne tilbud. Af bilag 1 fremgår, hvor meget drift i de enkelte kommuner og regioner, der er berørt af udbuddet.

Forventet udvikling i tilskud, indeks fra Budget 2017 til Trafikbestillingsgrundlag 2018 Som det fremgår af tabel 1 nedenfor, forventes det samlede tilskudsbehov til bus at være 33,2 mio. kr. lavere end forudsat i budget 2017, svarende til et fald på 2 pct. Målt i faste priser svarer faldet til 4,2 pct. Operatørudgifterne forventes at være 16,4 mio. kr. lavere, svarende til en reduktion på 0,5 pct.

3/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3379904

Tabel 1. Udvikling i tilskud for bus, lokalbaner og fællesudgifter B2017 - TBG 2018 - - - - - - - - - - - - - - Mio. kr. - - - - - - - - - - - - -

Pct.

Bus Indtægter

-1.710,0

-1.724,6

-14,6

0,9

3.119,5

3.103,2

-16,4

-0,5

212,9

210,7

-2,2

-1,0

1.622,5

1.589,3

-33,2

-2,0

-174,2

-174,7

-0,5

0,3

480,6

491,7

11,1

2,3

0,0

0,0

0,0

0,0

306,5

317,0

10,6

3,4

310,8

311,2

0,5

0,2

Pensioner

20,7

22,4

1,7

8,1

Renter

-1,4

-1,4

0,0

0,0

Ydelse rejsekortlån

44,0

44,0

0,0

0,0

Fællesudgifter i alt

374,1

376,3

2,2

0,6

Tilskudsbehov i alt

2.303,0

2.282,5

-20,5

-0,9

Operatørudgifter Øvrige busdriftsudgifter Bus i alt

Lokalbaner Indtægter Udgifter til togdrift Anlæg Lokalbaner i alt

Fællesudgifter Adm. og pers.

TBG = Trafikbestillingsgrundlaget

Udviklingen i tilskudsbehov for budget 2017 til trafikbestillingsgrundlag 2018 er hovedsageligt båret af: •

En stigning i prisindeks fra 2017 til 2018 på 1,7 pct.

•

1,7 pct. færre bustimer. Ændringer i bustimer pr. kommune og region, fremgår af bilag 1.

•

Udgifterne til i realtid i busserne er væsentligt mindre i 2018 i forhold til 2017, hvilket reducerer operatørudgifterne med 0,6 pct.

4/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3379904

Busindtægterne forventes at stige med 0,9 pct. Udviklingen er hovedsageligt sammensat af: •

En estimeret takststigning fra 2017 til 2018 på 0,5 pct.

•

Passagertallet er 1,2 pct. lavere end i budget 2017. Årsagen til faldet er det reducerede driftsomfang, samt udviklingen i passagertællingerne siden udarbejdelsen af budget 2017.

•

Endelig er der indregnet en stigning i indtægt pr. passager på 1,9 pct. Stigningen er baseret på udviklingen siden udarbejdelsen af budget 2017.

•

Udviklingen for lokalbanerne er fremskrevet efter samme principper som for busdrift.

Fællesudgifterne tager udgangspunkt i budgetoverslagsår 2018 fra budget 2017, hvilket blandt andet betyder, at udgifter til administration og personale er fremskrevet fra 2017 til 2018 med 2,2 pct., svarende til KL´s forventning til pris- og lønstigninger. Der er tillige indarbejdet en besparelse på 2 pct. i henhold til den økonomiske politik. Reduceret drift i blandt andet Region Hovedstaden bevirker, at fællesudgiften pr. time stiger fra 53,80 kr. til 55,10 kr. (2,5 pct.) i Region Hovedstaden og for kommunerne indenfor hovedstadsregionen, svarende til nogenlunde uændret prisniveau, når der korrigeres for pris- og lønstigninger. I Region Sjælland stiger udgiften fra 63,50 til 64,10 kr./time (0,9 pct.).

Udvikling i indeks Movias kontrakter med operatørerne inden for bus og bane er indeksreguleret. Movias indeksforventninger er baseret på prognoser fra Nationalbanken, og tabel 2 viser forventningerne til den overordnede udvikling i indeks.

Tabel 2. Forventninger til udvikling i indeks B2017

TBG 2018

Vækst B2017 - TBG 2018 Pct.

Diesel forbrugerpris

141

144

3,0

2,2

Lønninger

189

195

5,1

2,7

Forbrugerpriser CIBOR 3 md. rente Gns. Rente Indekseffekt på produkter Bus Lokalbaner

134

136

1,6

1,2

0,15%

0,33%

0,18 %point

113,8

1,3%

0,9%

-0,4 %point

-30,8

Mio. kr.

Pct.

52

1,7

9

2,5

5/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3379904

Indeks for bus forventes at stige med 1,7 pct. i 2018 i forhold til budget 2017, hvilket giver en forventet udgiftsstigning på 52 mio. kr. Stigningen skyldes hovedsageligt en forventning om stigende lønninger fra 2017 til 2018. For lokalbanerne er effekten en stigning på 9 mio. kr. svarende til 2,5 pct.

Øvrige busdriftsudgifter Øvrige busdriftsudgifter er udgifter, der er specifikke for de enkelte busruter eller en gruppe af busruter, og som Movia afholder ud over operatørudgiften. I trafikbestillingsgrundlag 2018 tager øvrige busdriftsudgifter udgangspunkt i budgetoverslagsår 2018 fra budget 2017 tillagt en pris- og lønstigning på 2,2 pct. Det bemærkes, at den økonomiske politik for øvrige busdriftsudgifter er indarbejdet i budgetoverslagsår 2018 fra budget 2017, og indgår derfor også i trafikbestillingsgrundlaget.

Lokalbaner For lokalbanerne er der fremskrevet efter samme principper som for busdriften. Det vil sige at udviklingen i passagertal og indtægt pr. passager er sammensat af den seneste udvikling i passagertal pr. linje (strækning) og vækst fra 2017 til 2018.

I indtægterne er der som for busserne indregnet en takststigning på 0,5 pct., og samlet stiger indtægterne med 0,5 mio. kr.

På udgiftssiden er indeks opdateret, og forudsætninger fra budgetoverslagsår 2018 i budget 2017 er benyttet. Udgifterne forventes at stige med 11,1 mio. kr., heraf øger forventningerne til indeks udgifterne med 9,3 mio. kr. Øgede baneafgifter til Banedanmarkstrækninger påvirker udgifterne med 1 mio. kr., og nye gebyrer for arbejdsmiljøledelse og obligatorisk energieftersyn medfører udgifter for 0,5 mio. kr. Der er afsat 0,4 mio. kr. til kontroltællinger af tælletog i Syd og Vest for at sikre, at der stadig tælles på et korrekt grundlag.

Yderligere materiale om Trafikbestillingsgrundlag 2018 Bilag 1 viser kommunernes og regionernes nye trafikbestillinger i forhold til budget 2017, som er indarbejdet i trafikbestillingsgrundlag 2018. Bilag 1 viser også hvor meget drift, der er berørt af udbud A15 i de enkelte kommuner og regioner.

Tilskudsbehov pr. kommune og region kan ses på moviatrafik.dk.

6/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3379904

Økonomiske konsekvenser: Se sagsfremstilling.

Kundemæssige konsekvenser: Ingen.

Miljømæssige konsekvenser: Ingen.

Åbent/lukket punkt: Åbent.

Kommunikation: Specifikation af budget pr. buslinje pr. kommune/region vil være tilgængeligt fra Movias hjemmeside.

Bilag: 1. Indarbejdede ændringer i busdriften og driftsomfang i udbud A15.

7/7

Bestyrelsesmøde 8. december 2016 / Punkt 14 / Bilag 1

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3359553 Sagsbehandler FKY Direkte +45 36 13 15 55 Fax 36 13 18 96 fky@moviatrafik.dk CVR nr: 29 89 65 69 EAN nr: 5798000016798

14.1 Driftsændringer i kommuner og regioner samt drift i udbud A15 (Bilag 1)

Indarbejdede ændringer i forhold til budget 2017 Herunder er ændringer i busdriften i forhold til budget 2017 beskrevet. Effekten af linjer, som i budget 2017 havde driftsstart i 2017, og derfor har helårseffekt i 2018, er ikke nævnt.

•

Region Hovedstaden har bestilt væsentlige reduktioner i busdriften. Der er derfor 55.000 færre bustimer i trafikbestillingsgrundlag 2018 i forhold til budget 2017. Ændringerne består af nedlæggelse eller reduktion af en række natbuslinjer, samt overførsel af natbetjening til andre linjer. Hertil kommer reduceret drift på en række linjer, hovedsageligt uden for myldretiderne.

•

I Københavns Kommune er indarbejdet forlængelse af linje 166 til Nordhavn for at betjene Den internationale skole, samt forlængelse af linje 9A til Refshaleøen. Linje 14 er omlagt, så den som tidligere kører ad Nørregade.

•

I Egedal og Ballerup er der indarbejdet mere drift på den nye linje 163 i forhold til den bestilte drift i budget 2017.

Ikke indarbejdede ændringer i forhold til budget 2017 Region Sjælland har besluttet at gennemføre besparelser på to hidtil regionalt finansierede linjer fra 2018 ved at indskrænke den regionale finansiering til delstrækninger. Region Sjællands beslutning medfører, at Kalundborg, Slagelse og Sorø Kommuner fra 2018 skal stå for betjeningen – og dermed finansieringen - af de strækninger af linjerne, som Region Sjælland ikke længere ønsker at finansiere.

De berørte kommuner har ikke haft mulighed for at behandle konsekvenserne af Region Sjællands beslutning, hvorfor de økonomiske konsekvenser ikke er indregnet i trafikbestillingsgrundlaget, hverken for Region Sjælland eller de tre kommuner.

Trafikselskabet Movia Økonomi, Center for Ressourcer og Service

1/2

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3359553

Gladsaxe kommune har besluttet at finansiere, at linje 200S fortsat skal køre til Buddinge Station i stedet for at blive afkortet til Gladsaxe trafikplads, som Region Hovedstaden har bestilt. Aftalen om forlængelse af linje 200S til Buddinge Station var ikke på plads ved udarbejdelsen af Trafikbestillingsgrundlag 2018, hvorfor effekten ikke er indarbejdet.

Udbud A15 Der er i trafikbestillingsgrundlag 2018 ikke indregnet prisændringer på baggrund af udbud A15.

I december 2017 skifter en række linjer kontrakt i forbindelse med udbud A15. Udbudsprocessen er ved udarbejdelsen af trafikbestillingsgrundlaget ikke langt nok fremme til, at Movia kan indregne effekten af nye kontraktpriser.

Kommuner og regioner vil blive orienteret løbende i 2017 om konsekvensen af de indkomne tilbud.

Af tabel 1 fremgår hvor meget drift som er berørt af udbuddene i de enkelte kommuner.

Tabel 1. Drift omfattet af udbud A15 pr. kommune/region Antal driftstimer i

Udbudt driftsomfang i forhold til

udbud A15

Kommunens/regionens samlede drift i pct.

København

66.893

6,1

Slagelse

28.256

33,8

Holbæk

26.579

49,0

Frederiksberg

21.124

12,7

Ringsted

12.814

32,7

Hvidovre

8.881

13,9

Kalundborg

6.308

10,6

Region Hovedstaden

4.228

0,6

Ballerup

1.298

2,9

Køge

867

1,0

Sorø

180

0,8

Total

177.428

7,4

Kommune/region

I budget 2018, 1. behandling forventes de endelige priser fra udbud A15 at være kendte og indarbejdet.

2/2

Politisk dokument uden resume Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3365182 Bestyrelsen 8. december 2016 Per Gellert

15 Orientering om Flextrafik brugerundersøgelse 2016 Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen om Flextrafik brugerundersøgelse 2016 til efterretning.

Beslutning:

Sagsfremstilling: Movia gennemfører hvert år en analyse af kundetilfredsheden i Flextrafikken. Analysefirmaet Megafon har forestået kundeanalysen og kunderne er blevet kontaktet i oktober 2016. Resultaterne er igen i år tilfredsstillende. Samlet set er 88 pct. af kunderne generelt tilfredse/meget tilfredse med Flextrafik.

Der scores højt på de forhold, der er vigtige for kunderne, hvilket særligt er driftsforhold som tryg og sikker rejse, kørsel til tiden og serviceorienterede chauffører.

Udvikling fra 2015 til 2016 På de fleste områder, der indgår i kundetilfredshedsundersøgelsen, viser undersøgelsen det samme i 2016 som i 2015. Der kan dog nævnes enkelte områder, hvor der er sket en positiv eller negativ udvikling. Der er eksempelvis sket en positiv udvikling i: •

Antallet af Flexrute-kunder, der generelt er tilfredse med Flextrafik er steget fra 72 pct. tilfredse/meget tilfredse i 2015 til 83 pct. i 2016.

Trafikselskabet Movia Center for Trafik og Plan, Movia

1/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3365182

•

Der er også flere Flextur-kunder, der har bestilt tur over internettet (34 pct. i 2015 mod 49 pct. i 2016).

•

Endelig synes flere Flexrute-kunder, at vognmanden er god til at hjælpe, hvis bilen bliver forsinket eller udebliver (49 pct. i høj grad/meget høj grad i 2015 mod 63 pct. i 2016).

Modsat er der sket en negativ udvikling i: •

Antallet af Flextur-kunder, der oplever at få gentaget prisen i slutningen af telefonsamtalen fra 25 pct. hver gang/for det meste i 2015 til 14 pct. i 2016.

•

Desuden ved færre brugere af Flexhandicap, at de skal ringe til Driftsvagten i tilfælde af forsinkelser eller udeblivelser (96 pct. i 2015 mod 91 pct. i 2016). Dog er andelen, der ved de skal ringe til driftsvagten generelt fortsat meget høj.

Der er plads til forbedring på en række områder Trods de generelt flotte resultater er der nogle forhold, hvor der ikke leves op til det ønskede niveau. For Flexhandicap er der en større andel af kunder, som ikke mener, at det er nemt og fleksibelt at bestille ture hos Movia. ”Kun” 69 pct. finder, at det i høj/meget høj grad er nemt og fleksibelt at bestille ture.

Blandt respondenter, som har oplevet, at bilen bliver forsinket/udebliver, mener kun en lille andel af brugerne af alle kørselsordninger, at Flextrafik/Movia/Vognmand er gode til at hjælpe, hvis bilen er forsinket/udebliver (mellem 64 pct. for Flexkommune og 76 pct. for Flexpatient i Region Hovedstaden svarer i høj grad/i meget høj grad). Svarerne adskiller sig ikke signifikant fra 2015.

Endelig leves der i Flexhandicap og Flextur ikke op til målsætningen om, at gentage pris, adresse og tidspunkt for afhentning i slutningen af bestillingssamtalen (mellem 14 pct. og 88 pct. af brugerne af Flexhandicap og Flextur oplever dette hver gang/for det meste).

Faktorer som god service ved bestilling af ture, at det er nemt og fleksibelt at bestille ture, samt selve betingelserne for bestillingen af ture er vigtigst i forhold til kundernes overordnede tilfredshed med Flextrafik. Derimod kan det eksempelvis ved nærmere analyse ses, at gentagelse af pris, adresse og afhentningstidspunkt i slutningen af en samtale ikke er nær så vigtig for kunderne. Sidstnævnte er imidlertid vigtig for Movias driftsafvikling, da gentagelse af sted og tidspunkt forhindrer forgæves ture, hvor kunde og kundecenter har misforstået hinanden.

Turformål i Flextur og Flexhandicap Tidligere har viden om kundernes turformål været begrænset. Viden omkring turformål er dog vigtig, når værdien af Flextur eksempelvis diskuteres. Derfor er der som noget nyt i årets

2/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3365182

kundeundersøgelse spurgt ind til kundernes turformål, når de anvender Flextur og Flexhandicap. Her viser det sig, at mange kunder anvender kørslen til: •

besøg hos familie og venner

•

behandling hos læger

•

indkøb

•

genoptræning og aktivitetscenter (særligt for Flextur)

•

kulturelle formål (særligt Flexhandicap).

Omvendt anvender respondenterne i de to ordninger kun i begrænset omfang kørsel til uddannelse, tilbringer til anden kollektiv transport, personlig pleje og restaurant.

Vurderinger, foretaget alene på adresserne, der rejses imellem, har resulteret i, at Movia tidligere har skønnet, at antallet af Flextur-rejser til familie og venner var større end kundeundersøgelsen viser. Det er også ny viden, at både Flextur og Flexhandicap i udpræget grad anvendes til behandling hos læge. Tidligere har handicapkunderne kun kunnet anvende Flexhandicap til fritidsformål. Fra 1. marts 2016 blev der åbnet for, at ordningen kan anvendes til alle turformål. Kundeundersøgelsen viser, at der har været behov for dette.

3/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3365182

Figur 1. Kundernes turformål i Flextrafik

Besøg hos familie og venner 33% 34%

Læge (Behandling hos læge og speciallæger) 14% 13%

Indkøb Genoptræning (Behandling hos physioterapuet m.m.

Aktivitetscenter

67%

42%

4% 12% 5% 10%

Sport (Aktiv deltagelse i forskellige aktiviteter)

3% 7%

Arbejde

1% 6%

Kultur (Teater, biograf, bibliotek, kirke m.m.)

13% 5%

Uddannelse (Folkeskole, gymnasium m.m.)

0% 3%

Tilbringer til anden kollektiv transport

0% 3%

Personlig pleje (Frisør m.m.)

7% 2%

Restaurant og overnatning

2% 0%

Andet:

4% 7%

0%

10%

Flexhandicap

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Flextur

Onlinebestilling i Flextur og Flexhandicap Hvordan kunderne bestiller turene er interessant fordi Movia sparer udgifterne til modtagelse af bestillinger i kundecenteret når kunderne selvbetjener sig. 37 pct. af Flextur-kunderne har svaret, at de har bestilt en flextur online. Det samme har 14 pct. af Flexhandicap-kunderne.

Tallene stemmer nogenlunde overens med vores egne målinger. Tallene for september var hhv. 31 og 12 pct. Besparelsen kommer de kommuner direkte til gode, hvis borgere anvender selvbetjening som besluttet af bestyrelsen 21. april 2016.

Forskellen på de kunder, der bestiller online, og dem der ikke gør, er undersøgt nærmere, for at identificere nogle forklaringer på hvorfor flere ikke bestiller online. Først og fremmest er det de ældre, der ringer og bestiller ture. I både Flextur og Flexhandicap, er 82 pct. af dem der telefonbestiller 70 år eller derover.

4/7

80%

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3365182

En stor udvidelse af de onlinebestilte tures andel er derfor afhængig af en stor indsats overfor denne gruppe, der er svær at flytte, fordi en stor procentdel ikke har en computer eller synes internetbestilling er for svær at bruge.

Der bemærkes, at der er en forskel i de turformål, som de to kundegrupper anvender henholdsvis Flextur og Flexhandicap til, som sandsynligvis hænger sammen med aldersfordelingen. De, der bestiller online, anvender i højere grad Flextur til kultur, genoptræning, sport, arbejde og undervisning, mens de, der ringer, i højere grad bruger Flextur til besøg hos familie og venner, behandling hos læge, indkøb og aktivitetscenter.

I Flexhandicap tager de, der bestiller online, i højere grad på besøg hos venner og familie, indkøb, kultur, personlig pleje, arbejde og undervisning. De, der ringer, bruger i højere grad Flexhandicap til behandling hos læge og restaurant.

Alternativer til Flextur Alternativerne til Flextur fortæller noget om, hvordan Flextur indgår i den øvrige kollektive transport. Kunderne svarer primært, at de vil tage en taxa (38 pct.), at de ikke vil have foretaget rejserne (27 pct.) og at de vil have taget almindelig bus (14 pct.). Andelen, der har svaret taxa, var i 2015 31 pct. og 37 pct. i 2014. Ændringen fra 2015 til 2016 er dog ikke statistisk signifikant.

Forskellen på de kunder, der ser taxa som et alternativ, og de der ikke gør, er undersøgt nærmere. Det er interessant at identificere om de kunder, der ser taxa som alternativ, reelt har andre valg.

Det viser sig, at 74 pct. af dem, der ser taxa som et alternativ, er 70 år eller derover. Og de ser taxa som et alternativ til Flextur, fordi de anser gangafstanden til almindelig bus som for lang, ligesom de efterspørger den adressebasserede kørsel. Omvendt har de kunder, der ikke ser taxa som et alternativ en større andel under 70 år. De anvender først og fremmest Flextur, fordi der ikke er busser i nærheden eller fordi busserne ikke kører på de tidspunkter, kunderne har behov for transport. Sammenfattende ser det ud til, at de der ser taxa som et alternativ, primært gør det, fordi de ikke har andre valg.

Tiltag, der skal forbedre forholdene samt højne niveauet af viden Det er vigtigt for kundetilfredsheden, at turene afvikles som aftalt. I kundeundersøgelsen spørges der derfor ind til om kunderne får gentaget pris, adresse og tidspunkt for afhentning i slutningen af bestillingssamtalen så sandsynligheden for misforståelser mindskes. På grund af at der scores lavt på dette område, vil Movias bestillingsmodtagelse sætte fokus på, at

5/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3365182

kunderne altid får gentaget pris, adresse og tidspunkt for afhentning i slutningen af bestillingssamtalen, da det som tidligere nævnt reducerer antallet af forgæves ture.

Movia sparer udgifterne til modtagelse af bestillinger i kundecenteret når kunderne selvbetjener sig. Der vil derfor blive arbejdet på at flytte flere kunder over på selvbetjening. Specielt kunder, der bestiller handicapture, kunne i højere grad anvende selvbetjening af bestilling.

Der vil generelt for begge ordninger blive gennemført kampagner, hvor kunderne, der ringer til Movias kundecenter, vil få oplyst muligheden for onlinebestilling. Her vil muligheden for Flexupdate for onlinekunderne også indgå. Når kunderne bestiller online, kan de tilmelde sig Flex-Update, hvor kunderne modtager påmindelser som SMS-besked om bestilte ture 24 timer og 10 minutter inden det oplyste afhentningstidspunkt.

Når en bil er forsinket eller udebliver, at det vigtigt, at Movia og vognmanden er gode til at hjælpe kunden. Det er på nuværende tidspunkt ikke afklaret hvori den lave tilfredshed med indsatsen i forbindelse med forsinkelser/udeblivelser i 2016 bunder. Movias administration vil undersøge dette nærmere og udvælge nogle indsatsområder, der sikrer, at kunden oplever, at han/hun kan få hjælp. Der skal være ekstra fokus på at øge tilfredsheden med dette i 2017.

Som noget nyt, er der i år spurgt ind til kundernes turformål, når de anvender Flexhandicap og Flextur. Dette er vigtig viden, når værdien af Flextur diskuteres. Administrationen planlægger at opbygge mere viden om kundernes turformål, så de politiske beslutningstagere i kommunerne og Movias bestyrelse får et endnu bedre grundlag at træffe beslutninger ud fra.

Derfor vil muligheden for at spørge kunderne om formålet med turen, når de bestiller deres Flextur eller handicaptur, blive undersøgt.

Økonomiske konsekvenser: Ingen konsekvenser.

Kundemæssige konsekvenser: Ingen væsentlige konsekvenser.

Miljømæssige konsekvenser: Ingen konsekvenser.

6/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3365182

Åbent/lukket punkt: Åbent.

Kommunikation: Resultatet af Flextrafik kundeundersøgelsen offentliggøres på Movias hjemmeside og sendes til orientering hos regionerne, kommunerne, Movias tilgængelighedsforum og vognmænd/chauffører.

7/7

Politisk dokument uden resume UDKAST

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3369048 Bestyrelsen 8. december 2016 Frank Sjøgreen Kyhnauv

15 Orientering om trafikbestillingsgrundlag 2018 Indstilling: Administrationen indstiller, at orienteringen om trafikbestillingsgrundlag 2018 tages til efterretning.

Beslutning:

Sagsfremstilling: Trafikbestillingsgrundlaget udarbejdes hvert år som hjælp til kommunernes og regionernes bestilling af bus- og banedrift, og omfatter ikke Flextrafik. Trafikbestillingsgrundlaget tager udgangspunkt i en fremskrivning af budget 2017, idet forventningerne til priser og indtægter i 2018 indregnes.

Trafikbestillingsgrundlaget kan ikke betragtes som et budget Trafikbestillingsgrundlaget er en tidlig fremskrivning af økonomien for 2018, hvorfor det ikke kan betragtes som et budget. Der kan således ske mange ændringer i budgettet for 2018 i perioden fra trafikbestillingsgrundlaget bliver udarbejdet (november 2016) til budgettet vedtages endeligt i september 2017.

Historisk set er udsving på 5 pct. ikke unormale, og forskellen mellem trafikbestillingsgrundlag og det endelige budget kan blive større i den enkelte kommune og region, hvis der lokalt ændres i den trafikbestilling, som dette trafikbestillingsgrundlag bygger på. For at tydeliggøre usikkerheden, er trafikbestillingsgrundlaget til den enkelte kommune og

Trafikselskabet Movia Direktionssekretariatet, Movia

1/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3369048

region derfor opgjort i intervaller med +/- 5 pct.

Usikkerheder knyttet til Trafikbestillingsgrundlag 2018 Takst Sjælland 15. januar 2017 indføres et fælles takstsystem – Takst Sjælland – for hele Movias område, hvor rejsekort altid er billigere end enkeltbillet, og hvor alle passagerer får adgang til et periodekort for daglige rejsende. Ændringerne er samlet set provenuneutrale for Movia.

Takst Sjælland indebærer blandt andet, at taksten pr. zone falder i det nuværende Takstområde Syd, mens der samtidig indføres 11 nye zoner i området. Der introduceres også nye billetprodukter i form af periodekort, pensionistperiodekort og ændret rabat på rejsekort. Forventningen er, at ændringerne samlet set vil være provenuneutrale i det tidligere takstområde Syd, men ikke nødvendigvis jævnt fordelt for kommuner og region i Takstområde Syd. Hvilken effekt flere zoner, ændrede takster og produkter vil have på passageradfærden er vanskeligt at estimere på kommune- og regionsniveau. Kommuner og region i syd blev i juni 2016 tilbudt en overgangsordning, som ville indfase den økonomiske effekt af Takst Sjælland over flere år. Der var enighed blandt kommuner og region om, at en overgangsordning ikke er nødvendig.

Indeks Indeks for blandt andet løn, rente og diesel bruges til at regulere operatørbetalingen, og er fastsat ud fra Nationalbankens prognoser. Indeks for diesel og rente er på et historisk lavt niveau. Der er risiko for, at disse indeks stiger mere i 2018 end Nationalbankens prognoser siger. Eksempelvis vil alene en ændring på 16 pct. i forbrugerpriserne på dieselolie betyde en gennemsnitlig ændring i tilskudsbehovet på 5 pct. En sådan ændring i dieselpriserne er selv på kortere sigt ikke unormal. Fra februar 2016 til juni 2016 steg dieselprisen således med 12 pct.

Indtægter Indførelse af et nyt økonomisystem pr. januar 2016 betyder, at visse billetindtægter, herunder især indtægter fra periodekort i Takstområde Vest, er estimeret med større usikkerhed end normalt. Når regnskabstal for indtægter i 2016 foreligger afstemt undersøges det om indtægtsforudsætningerne i trafikbestillingsgrundlag 2018 bør justeres. Er det – mod forventning – tilfældet formidles et justeret trafikbestillingsgrundlag direkte til pågældende kommuner/region senest ved udgangen af uge 4 i 2017.

2/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3369048

Udbud A15 Der er i trafikbestillingsgrundlag 2018 ikke indregnet eventuelle prisændringer på baggrund af udbud A15, hvorefter en række linjer i Hovedstadsområdet og Vestsjælland skifter kontrakt i december 2017. Det skyldes, at udbudsprocessen ved udarbejdelsen af trafikbestillingsgrundlaget ikke langt nok fremme til, at administrationen kan indregne effekt af nye kontraktpriser. Kommuner og regioner vil i 2017 blive orienteret løbende om konsekvensen af de indkomne tilbud. Af bilag 1 fremgår, hvor meget drift i de enkelte kommuner og regioner, der er berørt af udbuddet.

Forventet udvikling i tilskud, indeks fra Budget 2017 til Trafikbestillingsgrundlag 2018 Som det fremgår af tabel 1 nedenfor, forventes det samlede tilskudsbehov til bus at være 33,2 mio. kr. lavere end forudsat i budget 2017, svarende til et fald på 2 pct. Målt i faste priser svarer faldet til 4,2 pct. Operatørudgifterne forventes at være 16,4 mio. kr. lavere, svarende til en reduktion på 0,5 pct.

3/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3369048

Tabel 1. Udvikling i tilskud for bus, lokalbaner og fællesudgifter B2017 - TBG 2018 - - - - - - - - - - - - - - Mio. kr. - - - - - - - - - - - - -

Pct.

Bus Indtægter

-1.710,0

-1.724,6

-14,6

0,9

3.119,5

3.103,2

-16,4

-0,5

212,9

210,7

-2,2

-1,0

1.622,5

1.589,3

-33,2

-2,0

-174,2

-174,7

-0,5

0,3

480,6

491,7

11,1

2,3

0,0

0,0

0,0

0,0

306,5

317,0

10,6

3,4

310,8

311,2

0,5

0,2

Pensioner

20,7

22,4

1,7

8,1

Renter

-1,4

-1,4

0,0

0,0

Ydelse rejsekortlån

44,0

44,0

0,0

0,0

Fællesudgifter i alt

374,1

376,3

2,2

0,6

Tilskudsbehov i alt

2.303,0

2.282,5

-20,5

-0,9

Operatørudgifter Øvrige busdriftsudgifter Bus i alt

Lokalbaner Indtægter Udgifter til togdrift Anlæg Lokalbaner i alt

Fællesudgifter Adm. og pers.

TBG = Trafikbestillingsgrundlaget

Udviklingen i tilskudsbehov for budget 2017 til trafikbestillingsgrundlag 2018 er hovedsageligt båret af: •

En stigning i prisindeks fra 2017 til 2018 på 1,7 pct.

•

1,7 pct. færre bustimer. Ændringer i bustimer pr. kommune og region, fremgår af bilag 1.

•

Udgifterne til i realtid i busserne er væsentligt mindre i 2018 i forhold til 2017, hvilket reducerer operatørudgifterne med 0,6 pct.

4/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3369048

Busindtægterne forventes at stige med 0,9 pct. Udviklingen er hovedsageligt sammensat af: •

En estimeret takststigning fra 2017 til 2018 på 0,5 pct.

•

Passagertallet er 1,2 pct. lavere end i budget 2017. Årsagen til faldet er det reducerede driftsomfang, samt udviklingen i passagertællingerne siden udarbejdelsen af budget 2017.

•

Endelig er der indregnet en stigning i indtægt pr. passager på 1,9 pct. Stigningen er baseret på udviklingen siden udarbejdelsen af budget 2017.

•

Udviklingen for lokalbanerne er fremskrevet efter samme principper som for busdrift.

Fællesudgifterne tager udgangspunkt i budgetoverslagsår 2018 fra budget 2017, hvilket blandt andet betyder, at udgifter til administration og personale er fremskrevet fra 2017 til 2018 med 2,2 pct., svarende til KL´s forventning til pris- og lønstigninger. Der er tillige indarbejdet en besparelse på 2 pct. i henhold til den økonomiske politik. Reduceret drift i blandt andet Region Hovedstaden bevirker, at fællesudgiften pr. time stiger fra 53,80 kr. til 55,10 kr. (2,5 pct.) i Region Hovedstaden og for kommunerne indenfor hovedstadsregionen, svarende til nogenlunde uændret prisniveau, når der korrigeres for pris- og lønstigninger. I Region Sjælland stiger udgiften fra 63,50 til 64,10 kr./time (0,9 pct.).

Udvikling i indeks Movias kontrakter med operatørerne inden for bus og bane er indeksreguleret. Movias indeksforventninger er baseret på prognoser fra Nationalbanken, og tabel 2 viser forventningerne til den overordnede udvikling i indeks.

Tabel 2. Forventninger til udvikling i indeks B2017

TBG 2018

Vækst B2017 - TBG 2018 Pct.

Diesel forbrugerpris

141

144

3,0

2,2

Lønninger

189

195

5,1

2,7

Forbrugerpriser CIBOR 3 md. rente Gns. Rente Indekseffekt på produkter Bus Lokalbaner

134

136

1,6

1,2

0,15%

0,33%

0,18 %point

113,8

1,3%

0,9%

-0,4 %point

-30,8

Mio. kr.

Pct.

52

1,7

9

2,5

5/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3369048

Indeks for bus forventes at stige med 1,7 pct. i 2018 i forhold til budget 2017, hvilket giver en forventet udgiftsstigning på 52 mio. kr. Stigningen skyldes hovedsageligt en forventning om stigende lønninger fra 2017 til 2018. For lokalbanerne er effekten en stigning på 9 mio. kr. svarende til 2,5 pct.

Øvrige busdriftsudgifter Øvrige busdriftsudgifter er udgifter, der er specifikke for de enkelte busruter eller en gruppe af busruter, og som Movia afholder ud over operatørudgiften. I trafikbestillingsgrundlag 2018 tager øvrige busdriftsudgifter udgangspunkt i budgetoverslagsår 2018 fra budget 2017 tillagt en pris- og lønstigning på 2,2 pct. Det bemærkes, at den økonomiske politik for øvrige busdriftsudgifter er indarbejdet i budgetoverslagsår 2018 fra budget 2017, og indgår derfor også i trafikbestillingsgrundlaget.

Lokalbaner For lokalbanerne er der fremskrevet efter samme principper som for busdriften. Det vil sige at udviklingen i passagertal og indtægt pr. passager er sammensat af den seneste udvikling i passagertal pr. linje (strækning) og vækst fra 2017 til 2018.

I indtægterne er der som for busserne indregnet en takststigning på 0,5 pct., og samlet stiger indtægterne med 0,5 mio. kr.

På udgiftssiden er indeks opdateret, og forudsætninger fra budgetoverslagsår 2018 i budget 2017 er benyttet. Udgifterne forventes at stige med 11,1 mio. kr., heraf øger forventningerne til indeks udgifterne med 9,3 mio. kr. Øgede baneafgifter til Banedanmarkstrækninger påvirker udgifterne med 1 mio. kr., og nye gebyrer for arbejdsmiljøledelse og obligatorisk energieftersyn medfører udgifter for 0,5 mio. kr. Der er afsat 0,4 mio. kr. til kontroltællinger af tælletog i Syd og Vest for at sikre, at der stadig tælles på et korrekt grundlag.

Yderligere materiale om Trafikbestillingsgrundlag 2018 Bilag 1 viser kommunernes og regionernes nye trafikbestillinger i forhold til budget 2017, som er indarbejdet i trafikbestillingsgrundlag 2018. Bilag 1 viser også hvor meget drift, der er berørt af udbud A15 i de enkelte kommuner og regioner.

Tilskudsbehov pr. kommune og region kan ses på moviatrafik.dk.

6/7

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3369048

Økonomiske konsekvenser: Se sagsfremstilling.

Kundemæssige konsekvenser: Ingen.

Miljømæssige konsekvenser: Ingen.

Åbent/lukket punkt: Åbent.

Kommunikation: Specifikation af budget pr. buslinje pr. kommune/region vil være tilgængeligt fra Movias hjemmeside.

Bilag: 1. Indarbejdede ændringer i busdriften og driftsomfang i udbud A15.

7/7

Politisk dokument uden resume Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3379616 Bestyrelsen 8. december 2016 Camilla Struckmann

17 Orientering om partikeludledning fra busserne på linje 5A Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

Beslutning:

Sagsfremstilling: MetroXpress har 28. november 2016 bragt en artikel om partikeludledning fra de eksisterende busser på linje 5A. TV Lorry har også bragt indslag herom.

Det fremgår af pressedækningen, at der er gennemført partikeludledningsmålinger af 5Abusserne, som skulle vise, at busserne på 5A udgør en alvorlig sundhedsfare, idet de udleder høje koncentrationer af ultrafine partikler, som kan være kræftfremkaldende. Resultaterne i den citerede undersøgelse minder om den undersøgelse, som BT havde anvendt i forbindelse med artikler bragt ultimo september i år for så vidt angik busser monteret med filtre omfattet af Luftpakken. På baggrund af omtalen i BT blev Movia anmodet om at udarbejde en redegørelse til Københavns Kommune. Bestyrelsen er orienteret om redegørelsen på bestyrelsesmødet i oktober i år.

Der er fra bestyrelsesmedlem Niels Bjerrum stillet følgende spørgsmål på grund af den fornyede presseomtale: •

Har Movia ikke netop tidligere bevilget penge til gamle busser, så de fik nye filtre mod forurening?

•

Flere eksperter udtaler, at det er langt over grænseværdierne - er Movia enig/uenig i

Trafikselskabet Movia Direktionssekretariatet, Movia

1/5

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3379616

dette?

•

Hvad kan Movia gøre for at løse problemet frem mod april 2017, hvor nye CO2-neutrale busser indsættes på linjen?

Baggrund NGOen Miljøpunkt Indre By – Christianshavn har i forbindelse med Christianshavnerdagen 10. september og bilfrisøndag 18. september målt forurening af ultrafine partikler i indre by og på Christianshavn, hvor dele byen har været afspærret for biltrafik. Målingerne er efterfølgende sammenlignet med målinger på dage med almindelig biltrafik. Resultaterne af undersøgelsen er offentliggjort i en rapport ”Målinger af ultrafine-partikler på udvalgte lokaliteter i Indre By og på Christianshavn”.

Målingerne er gennemført med et måleinstrument af typen P-Trak Ultrafine Particle Counter.

Miljøpunkt Indre Bys undersøgelse omfatter busser på linje 1A, 5A, 6A, 9A, 10, 14, 42 og 350S, samt udledning fra en række andre køretøjer. Miljøpunkts undersøgelse viser, at udledningen fra busserne på linje 5A overskrider 500.000 partikler/cm3, hvilket er den øvre grænse for antal partikler P-TRAK kan måle. Den laveste emission af alle målte køretøjer (8400 partikler/cm3) er en gasbus på linje 6A. Tabel 1. Måling af partikeludledning med P-Trak Ultrafine Partikel Counter på Movias busser Buslinje

Antal partikler/cm3

Emissionsstandard

5A

>500.000

Euro 4

42

277.000

EEV

9A

120.000

Euro 6

14

60.000

EEV

1A

53.000

Euro 6 - luftpakke

350

40.000

Euro 6 - luftpakke

10

28.000

Euro 6 - luftpakke

6A -gasbus

8.400

Euro 6

Kilde: Miljøpunkt Indre By, 2016

Busserne på linje 1A, 10, 350S og 6A (gasbusserne undtaget) er blandt de 299 busser omfattet af ”Luftpakken”, som har fået eller får eftermonteret efterbehandlingssystemer (CSRT og partikelfilter), og som dermed er opgraderet til et niveau svarende til Euro 6-emissionsstandarden. Euro 6 er de krav, som stilles til nye busser i dag. Busserne på linje 9A er Euro 6. Busserne på linje 10 og 14 er EEV-busser, hvortil gælder samme krav i relation til partikler som Euro 5. Euro 5 er den standard, som var gældende frem til Euro 6 trådte i kraft i januar 2014.

2/5

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3379616

Busserne på linje 5A er Euro 4 busser, som var den gældende standard i 2007-2008, da busserne blev indsat i driften.

Kravene til partikeludledning fra Euro 4 og Euro 5 busser er 0,2 g/kWh (kWh er udtryk for motoreffekten), hvor grænseværdierne til Euro 6 busser er 0,1 g/kWh – altså en halvering i massen. Med Euro 6 er der tillige indført et krav til partikelantallet.

Linje 5A-busser lever op til lovkrav og indgår efter fælles beslutning ikke i Luftpakken De nuværende busser, som kører på linje 5A er fra henholdsvis 2007 og 2008 og indfrier kravene til Euro 4-normen, som er lovkravet for busser anskaffet på dette tidspunkt. Nye busser skal i dag indfri Euro 6-normen, som stiller højere krav til reduktion af udledning af lokal luftforurening. Euro 4-busserne på 5A er ikke fra fabrik udstyret med filtre, men har en teknisk løsning for reduktion af lokal luftforurening, som er baseret på optimering af motoren.

Luftpakken er finansieret af Miljøstyrelsen (74 mio. kr.), Københavns Kommune (9 mio. kr.) og Frederiksberg Kommune (1,1 mio. kr.). I forbindelse med udmøntning af midlerne i Luftpakken, blev der foretaget en vurdering af, hvilke busser i Hovedstaden, der skulle prioriteres baseret på kriterierne: resterende kontraktlængde, ruteføring, køreplantimer per bus, euronorm og alder på busmateriel. Den resterende kontraktlængde blev tillagt størst vægt i vurdering med henblik på at sikre maksimal effekt af installationen af de eftermonterede filtre.

En fælles styregruppe bestående af Miljøstyrelsen, Københavns Kommune, Frederiksberg Kommune og Movia besluttede i enighed, at busserne på linje 5A ikke skulle prioriteres i Luftpakken, idet alle busser på linjen alligevel skulle udskiftes i april 2017 med Euro 6-gasbusser. De sidste filtre på busserne omfattet af Luftpakken bliver monteret i januar 2017.

Eftersom kontrakterne på linje 5A var meget tæt på ophør, ville andre buslinjer derfor formentlig også være blevet prioriteret fremfor linje 5A, såfremt der havde været flere midler i Luftpakken.

P-TRAK-målemetoden er ikke velegnet til måling af partikeludledning fra busser Det er kendt viden, at Euro 4 busser udleder flere partikler end Euro 6 busser – eller busser opgraderet med filtre via Luftpakken. Test af udledning af antal partikler fra en Euro 4-bus, som Teknologisk Institut gennemførte i forbindelse med Movias retrofit-forsøg, viste, at Euro 4-busser udleder et betydeligt højere antal partikler end grænseværdien for Euro 6-busser.

Som det fremgår af Movias Redegørelse om partikel- og støjudledning af 30. sept. 2016 til Københavns Kommune og de øvrige parter i Luftpakkesamarbejdet, vurderer Miljøstyrelsen, at P-TRAK ikke er velegnet til kontrolmåling af partikeludledning fra dieselkøretøjer, idet me-

3/5

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3379616

toden er for følsom over for fejlkilder. Som følge heraf benytter Movia ikke P-TRAK ved kontrolmålinger af busser, ligesom vi ikke anser målinger af partikeludledning fra busser foretaget med P-TRAK i gaderummet som valid dokumentation for et miljøproblem. Denne betragtning deles af Miljøstyrelsen.

Professor Ole John Nielsen, ekspert i luftforurening ved Københavns Universitet, og Kåre Press-Kristensen, civilingeniør, Ph.D. ved Det Økologiske Råd, har overfor metroXpress udtalt, at de ikke er enige i Movia og Miljøstyrelsens vurdering af P-TRAKs anvendelighed til kontrolmåling af udledning af partikelforurening fra busser.

Movias administration har ikke grundlag for at vurdere professor Ole John Nielsens udtalelser, men henviser til redegørelsen fra september.

Partikeludledning på busserne på linje 5A kan ikke reduceres inden april 2017 De eksisterende busser på linje 5A er omfattet af udbud A13. Som led i kontrakten overtog Arriva eksisterende busmateriel med henblik på, at disse efter cirka et års kørsel ville blive erstattet af nye +Way busser i drift. Dette sker til april 2017. Busserne kører i dag på diesel.

Der vil umiddelbart være to måder at reducere partikeludledningen frem til april 2017: eftermontering af efterbehandlingssystemer eller anvendelse af alternative drivmidler.

Movia har ikke mulighed for at installere eftermonterede efterbehandlingssystemer (CSR og partikelfilter) i de eksisterende 5A-busser inden april 2017. En sådan opgave ville alene kunne gennemføres ved udbud, og dette er ikke muligt at gennemføre inden busserne ophører med at være i drift i april 2017. Hertil kommer produktionstid på filtre m.v.

Movias administration har undersøgt mulighederne for at anvende alternative drivmidler i busserne frem mod april 2017. Teknologisk Institut vurderer, at anvendelse af 100 pct. syntetisk diesel vil kunne nedbringe partikeludledningen for Euro 4-busser med i gennemsnit 31 pct. Den reelle effekt vil dog kræve yderligere, omfattende test.

Operatøren for 5A er imidlertid ikke kontraktligt forpligtet til at anvende andre drivmidler end almindelig diesel. Skal der anvendes syntestisk diesel frem til april 2017 vil det således forudsætte, at der kan opnås enighed med operatøren herom, herunder også enighed for så vidt angår eventuelle meromkostninger.

Meromkostninger til syntetisk biodiesel varierer fra 0,25 pr. liter for brændstof baseret på naturgas (GTL) eller 4 kr. pr. liter for et bæredygtigt 2. generation brændstof (HVO).

Benyttes GTL vil det reducere partikeludledningen, men CO2 udledningen øges, idet der heri også indgår den CO2-påvirkning, som produktion og transport af drivmidlet genererer. Teknologisk Institut oplyser over for Movias administration, at GTL således vil medføre en øget

4/5

Sagsnummer ThecaSag-107178 Movit-3379616

udledning af CO2 på ca. 7-21 pct. i forhold til diesel. Anvendes HVO vil dette reducere partikeludledningen fra busserne på samme niveau som GTL, men giver en reduktion af CO2udledningen på ca. 83 pct. indregnet den CO2-belastning, som produktion og transport indebærer. Anvendelse af GTL vil dermed udgøre en øget belastning af Københavns Kommunes CO2-regnskab.

Movias administration vurderer, at meromkostningen ved anvendelse af syntetisk diesel i forhold til almindelig diesel fra nu og frem til busserne tages ud af drift vil være i niveau 0,2 mio. kr. for GTL, og i niveau 3 mio. kr. for HVO. Det må påregnes, at Arriva vil kræve kompensation for meromkostninger. Hvorvidt operatøren vil indgå en aftale om 100 pct. iblanding af syntetisk diesel er ikke undersøgt, men Movias administration er bekendt med, at det frarådes af busproducenten for de busser, der aktuelt kører på linje 5A. Administrationen vurderer ikke, at det vil være muligt at nå en aftale om eventuel kompensation med Arriva inden busserne på linje 5A tages ud af drift i april 2017.

Økonomiske konsekvenser: Ingen.

Kundemæssige konsekvenser: Ingen.

Miljømæssige konsekvenser: Se ovenfor.

Åbent/lukket punkt: Åbent.

Kommunikation: Ingen kommunikation.

5/5