De vereniging / soos heeft een collectief bestuur.
. Intern kan je een bestuurder aanspreken op de uitvoering van de taken.
Extern is het hele bestuur aansprakelijk als collectief.
Alle bestuurders hebben samen tot taak om het verenigingsbeleid uit te voeren en nieuw beleid voor te bereiden.
Alle bestuurders zijn verantwoordelijk voor het voorbereiden van de bestuursvergaderingen.
Het bestuur zorgt ook voor de voorbereiding van de algemene vergadering(en).
In een bestuur moeten in ieder geval de volgende basisfuncties vertegenwoordigd zijn: Voorzitter Secretartis Penningmeester Kascommissie (verplicht conform Art 2:48 BW)
Het bestuur: Ria Boon (vrz.), Ria Broer (secr.), Adriaan Draaisma (penningm.) en Riet Reijn.
De voorzitter is het gezicht van de organisatie, naar buiten en naar binnen. Zijn of haar taken zijn:
Leiden van de algemene vergadering en de vergaderingen van het bestuur;
Leiden van het bestuur (initiatieven nemen, coördineren en doen uitvoeren van bestuurswerkzaamheden);
Vertegenwoordiging van de organisatie naar binnen en buiten.
De voorzitter heeft veel taken.
De vereniging vertegenwoordigen. Zoals binnen de vereniging als naar buiten toe
Leiding geven aan de algemene vergadering van het bestuur.
De vergadering van de vereniging voorzitten.
Hieronder valt het voorbereiden van de vergadering, maar ook tijdens de vergadering alle agendapunten doorlopen.
Na de vergadering moet de voorzitter ook zorgen dat de genomen besluiten worden uitgevoerd. Moet een bepaald besluit door iemand anders worden uitgevoerd, dat moet de voorzitter controleren of dat ook daadwerkelijk wordt gedaan
Leiding geven aan het bestuur. Denk hierbij aan het beleidsplan van de vereniging uitvoeren, het coördineren van de verschillende taken binnen de vereniging en initiatieven nemen.
Het bestuur: Ria Boon (vrz.), Ria Broer (secr.), Adriaan Draaisma (penningm.) en Riet Reijn.
Een secretaris is onlosmakelijk verbonden met de voorzitter van de vereniging. Samen leiden ze de vergadering. De voorzitter zit de vergadering voor en de secretaris zorgt dat de agenda van tevoren wordt verstuurd en de besluiten worden genotuleerd. De secretaris heeft meerdere taken:
De agenda van de vereniging opstellen en aan de leden versturen.
Erop toezien dat de algemene vergadering tijdig bijeen wordt geroepen.
Het notuleren tijdens de vergadering, en na de vergadering het verslag opstellen.
Het in de gaten houden van de procedures en het vastleggen van actiepunten.
De administratie in de gaten houden. Dit behoort grotendeels ook tot de taken van de penningmeester.
De inschrijven bij de Kamer van Koophandel in de gaten houden. Als er bijvoorbeeld een bestuurswissel plaatsvindt, moet de secretaris dit aan de Kamer van Koophandel doorgeven.
De bestuursleden kunnen ook onderling bepalen wie welke specifieke bestuurstaken krijgt toebedeeld.
Het notuleren van de vergadering (zie verder secretaris 004)
Het bestuur: Ria Boon (vrz.), Ria Broer (secr.), Adriaan Draaisma (penningm.) en Riet Reijn.
Het notuleren van de vergadering (vervolg van secretaris 003)
Het bestuur van de vereniging moet minimaal één keer per jaar vergaderen. In de statuten kan zijn bepaald dat dit vaker moet gebeuren. De secretaris moet in de gaten houden dat de vereniging op tijd vergaderd.
In de notulen van de vereniging moeten alle afspraken komen te staan die tijdens de vergadering zijn besproken. Aan de hand van die afspraken zijn vaak actiepunten gekoppeld. In de volgende vergadering wordt dan weer gekeken of al deze actiepunten zijn afgewerkt.
In art 2:38 B W is bepaald dat de secretaris van het bestuur ook optreedt als secretaris tijdens de algemene vergadering, tenzij de statuten anders bepalen.
Het bestuur: Ria Boon (vrz.), Ria Broer (secr.), Adriaan Draaisma (penningm.) en Riet Reijn.
De penningmeester gaat over de penningen. Dat is een oudhollandse benaming voor geld.
Beheert de geldmiddelen;
Verzorgt de administratie van de inkomsten en uitgaven;
Stuurt rekeningen uit voor contributies, opleidingsbijdragen en boetes;
Begeleidt en beheert de financiën van de commissies;
Zorgt voor informatie voor de kascontrolecommissie;
Onderhoudt contact met de ledenadministratie;
Doet de betalingen namens de vereniging;
Maakt facturen op;
Maant leveranciers aan;
Onderhoud eventueel contact met een incassobureau;
Verzorgt de contacten met een eventueel administratiekantoor t.a.v. de begroting en de salarisadministratie;
Vraagt subsidies aan;
Stelt jaarlijks een begroting op;
Maakt jaarlijks de jaarrekening op. Bij de taken moet je goed bedenken dat een jaarrekening is voorbereid door de penningmeester.
Het is het verenigingsbestuur dat dit document aanbiedt aan de leden. Dat is dus een collectieve actie.
Het bestuur: Ria Boon (vrz.), Ria Broer (secr.), Adriaan Draaisma (penningm.) en Riet Reijn.
De kascommissie is de enige commissie binnen een vereniging die wettelijk verplicht is. In de wet staat in Art 2:48 BW dat een dergelijke commissie verplicht is.
Dat is het geval als de boeken van de vereniging niet door een externe accountant worden gecontroleerd. De algemene vergadering benoemt minimaal twee personen die de cijfers controleren.
De commissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten met toelichting en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit.
Verder vermeldt de wet: “Het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar te stellen.”
Elke ‘kascommissie’ heeft zeer verantwoordelijke taken. Het is daarom van groot belang dat de commissie deskundig genoeg is om een goede controle uit te voeren. Fouten die niet ontdekt worden, kunnen leiden tot verkeerde besluitvorming in de algemene vergadering. In het ergste geval kunnen deze fouten zelfs het voortbestaan van de vereniging bedreigen. Het is daarom van belang dat de kascontrolecommissie zijn taken goed uitvoert.
Financieel verslag van de kascommissie (zie vervolg penningmeester 007)
Het bestuur: Ria Boon (vrz.), Ria Broer (secr.), Adriaan Draaisma (penningm.) en Riet Reijn.
Financieel verslag van de kascommissie (vervolg van penningmeester 006)
De commissie moet vaststellen dat de informatie in het financieel verslag toereikend en correct is. Er moet dus voldoende informatie in staan en deze informatie moet juist, volledig en zo actueel mogelijk zijn. Het financieel verslag moet een zodanige vorm en inhoud hebben, dat de leden adequaat geïnformeerd worden over het in het afgelopen boekjaar gevoerde financiële beleid. Zij moeten daar een oordeel over kunnen geven.
Naleving wettelijke en andere bepalingen Als de vereniging wettelijke bepalingen niet heeft nageleefd, zal het financieel verslag ook vaak niet volledig zijn. Denk bijvoorbeeld aan de naleving van belastingverplichtingen. Zoals het afdragen van omzetbelasting over ontvangen sponsorgelden. Als de vereniging dergelijke verplichtingen niet of niet goed naleeft, is het financieel verslag dus ook niet correct. Risico’s voor de vereniging Doordat de commissie inzicht heeft in de gehele administratie van de vereniging, kan zij ook risico’s signaleren. Denk aan de aanwezigheid van (te) grote hoeveelheden contant geld. In dat geval zal het minder snel worden ontdekt als de penningmeester gelden aan de verenigingskas onttrekt voor eigen gebruik. Bovendien loopt de vereniging het risico van diefstal en verlies bij brand.
Het bestuur: Ria Boon (vrz.), Ria Broer (secr.), Adriaan Draaisma (penningm.) en Riet Reijn.