Étapes d’inscription en tant qu’étudiant international lors d’un séjour à Bruxelles
avril 2023
Introduction
Le groupe d’étudiants étrangers dans les universités et écoles supérieures néerlandophones de Bruxelles ne cesse d’augmenter, notamment grâce au nombre croissant de programmes d’études en anglais. L’accueil et l’inscription de ces étudiants ne se passent pas toujours sans peine. Cela s’explique en partie par la complexité de la procédure d’inscription auprès des 19 communes bruxelloises. Notre étude montre que cette procédure s’accompagne souvent de longs délais d’attente, de différences déroutantes entre les procédures dans les différentes communes bruxelloises et d’une barrière linguistique.
Ces résultats constituent non seulement une source de frustration pour les étudiants, mais ils affectent également leur bien-être. Les étudiants qui ne sont pas originaires de l’Espace économique européen (EEE)1 sont souvent confrontés à des difficultés supplémentaires lorsqu’ils n’obtiennent pas de carte de séjour belge à temps. Ce carte est essentielle, notamment pour ouvrir un compte bancaire et pour décrocher un job d’étudiant.
Brik identifie ces problèmes, en collaboration avec les services d’internationalisation des institutions partenaires VUB, EhB, Odisee, LUCA et KU Leuven campussen Brussel.
Dans le présent rapport, nous analysons les résultats de notre étude, proposons des solutions et formulons des recommandations avec des actions concrètes afin d’améliorer la procédure de candidature des étudiants internationaux à Bruxelles et d’optimiser leur expérience.
Contexte
Le nombre total d’étudiants à Bruxelles s’élève actuellement à plus de 110 000. Dont 20 % d’étudiants internationaux. Ce groupe ne cesse de croître et est devenu un groupe cible important pour les écoles supérieures et les universités bruxelloises. De plus, les étudiants internationaux peuvent jouer un rôle économique important dans la ville d’accueil. Certains d’entre eux rejoignent en effet le marché du travail pendant et après leurs études. Un bon accueil des étudiants peut contribuer à ce que ces jeunes diplômés internationaux aient envie de continuer à travailler et à vivre à Bruxelles après leurs études.
BRIO, mandaté par Brik, a étudié le groupe croissant d’étudiants internationaux et leurs besoins en 2019 et 2020. Le rapport « Les étudiants internationaux à Bruxelles » met en lumière les nouveaux défis accompagnant cette croissance. Il souligne également le manque d’informations sur les besoins et les expériences des étudiants internationaux à Bruxelles.
I wish it was more reasonable and international-studentfriendly, because from this long unnecessary process I already feel like I am not welcomed in this country.
Étudiant à la KU Leuven Campussen Brussel, originaire de Mongolie, inscription à BruxellesVille.
Brik étant proche des étudiants internationaux à Bruxelles, nous les entendons parfois se plaindre de la lourdeur de la procédure de demande auprès des communes bruxelloises. Ces plaintes, combinées aux conclusions du rapport de BRIO, nous ont encouragés à mener une étude plus approfondie sur les expériences des étudiants au cours de leur processus d’inscription dans les différentes communes de Bruxelles.
1. L’EEE comprend tous les États membres de l’Union européenne, y compris le Liechtenstein, la Norvège et l’Islande. Le présent rapport fait la distinction entre les étudiants originaires de pays hors EEE et ceux originaires de pays de l’EEE et de la Suisse. Lorsque nous parlons d’étudiants originaires de l’EEE, nous parlons d’étudiants provenant de l’EEE et de la Suisse.
L’étude
Qui sont les personnes interrogées ?
Dans cette étude, nous nous concentrons sur les étudiants internationaux en bachelier ou master qui séjournent en Belgique pendant plus de 90 jours. Les étudiants en échange qui séjournent ici pour une période plus courte ne représentent qu’une faible proportion dans cette enquête (6 %). 401 enquêtes valides ont été collectées. 76 % des personnes interrogées sont originaires d’un pays hors EEE, la Chine (8 %) et la Turquie (8 % également) étant les pays d’origine les plus fréquents. 24 % sont originaires d’un pays de l’EEE, l’Italie (15 %) et l’Espagne (11 %) étant les principaux pays d’origine.
Les étudiants internationaux interrogés vivent le plus souvent à Bruxelles-Ville (42,4 %), à Ixelles (16,1 %), à Etterbeek (8 %) et à Schaerbeek (6,7 %). Ces communes abritent de nombreux campus d’établissements d’enseignement néerlandophones (VUB, EhB, Odisee, LUCA et KU Leuven Campussen Brussel).
1. VUB - VUB Main Campus
2. EhB - Campus Bloemenhof
3. Ehb - Campus Kanal
4. Odisee - Campus Brussels
5. KU Leuven - Brussels Campus
6. EhB- Campus Kaai
7. VUB - VUB Health Campus
8. EhB - Campus Jette
9. LUCA - Campus Sint-Lukas
10. Odisee - Campus Brussels - Terranova
11. EhB - RITCS - Campus Dansaert
12. LUCA - Campus Narafi
13. KU Leuven - Sint-Lucas Brussels Campus
14. EhB - Koninklijk Conservatorium Brussel
15. Odisee - Campus Dilbeek
16. Odisee - Campus Schaarbeek
17. EhB - RITCS - Campus Bottelarij
La procédure et les temps d’attente
Comment se déroule la procédure d’inscription ?
Pour les étudiants internationaux qui souhaitent s’inscrire dans l’une des 19 communes bruxelloises, la procédure comprend trois visites à la maison communale*.
1. L’étudiant prend un premier rendez-vous à la commune pour s’inscrire au registre des étrangers. L’étudiant doit alors présenter plusieurs documents. Dans certaines communes, ces documents peuvent être remis d’avance en format numérique.
Étudiants hors EEE : Si l’étudiant a déposé une demande d’inscription ou dispose d’un droit de séjour de plus de trois mois, il a droit à un permis de séjour. Si la commune ne peut pas délivrer le permis de séjour immédiatement, l’étudiant recevra dans l’intervalle une « annexe 15 ». La commune peut remettre cette « annexe 15 » soit après un contrôle de domicile, soit en attente du contrôle de domicile.
Étudiants EEE :
L’étudiant ne reçoit pas d’« annexe 15 », mais une « annexe 19 ». (De plus amples informations sur l’« annexe 15 » et l’« annexe 19 » sont données ultérieurement (p.6).)
Après le premier rendez-vous, un officier de police vérifie si l’étudiant réside effectivement à l’adresse indiquée.
2. L’étudiant recevra ensuite une invitation à commander une carte d’identité auprès de la commune. Pour ce faire, il doit se rendre une deuxième fois à la commune.
3. Enfin, il doit se rendre une troisième fois à la commune pour aller retirer sa carte d’identité.
* sur la base des démarches visant à « faciliter l’accueil des étudiants internationaux en Région bruxelloise » de perspective.brussels et sur les informations de vreemdelingenrecht.be du gouvernement flamand.
Quels documents sont nécessaires ?
Près de 90 % des personnes interrogées résidant dans la Région de Bruxelles-Capitale ont entamé ou déjà achevé la procédure d’inscription. Elles ont dû remettre de nombreux documents à la commune :
Une preuve d’inscription à l’université ou à l’école supérieure (95,2 %)
Un passeport en cours de validité (79,9 %)
Un contrat de location (73,7 %)
Une preuve d’assurance maladie (63,8 %)
Une preuve de moyens de subsistance suffisants (56,9 %)
Une preuve du paiement des frais administratifs (29,9 %)
Une carte d’identité européenne en cours de validité (27,2 %)
Un plan d’études (18,9 %)
Un certificat médical (15,3 %)
Un extrait de casier judiciaire (12,3 %)
Autres (résumé des crédits ; acte de naissance ; photos d’identité…) (5,7 %)
Difficult to know exactly what was needed for the visit. Did not know an appointment had to be made so there were additional delays. Might help to standardise the process between the municipalities.
Étudiant à la KU Leuven Campussen Brussel, originaire d’Australie, inscription à Berchem-Sainte-Agathe
Première visite à la maison communale
Sur l’ensemble des personnes interrogées, 40 % soumettent d’avance les documents numériques, tandis que les autres le font lors de leur premier rendez-vous à la commune.
Parmi celles qui soumettent leurs documents par voie électronique, près d’une sur trois (32%) attend plus d’un mois avant d’obtenir un premier rendez-vous. Un peu plus de la moitié obtient ce rendez-vous dans le mois (54 %). Les 14 % restants attendaient toujours leur rendez-vous lors de la réalisation de cette enquête.
Submitting the documents online and getting an appointment was very easy on the commune website. The ID card also arrived quickly.
Étudiant à VUB, originaire de Syrie, inscription à Etterbeek
Pour les étudiants interrogés qui ne soumettent pas leurs documents en ligne, 44 % attendent plus d’un mois pour le premier rendez-vous, tandis que les autres obtiennent ce rendezvous dans le mois.
Deuxième et troisième visites à la maison communale
L’obtention des documents de séjour après le dépôt des documents originaux prend encore plus de temps pour de nombreuses personnes. Près de 40 % des personnes interrogées attendent leurs documents de séjour pendant plus de 60 jours. Presque 20 % d’entre elles attendent même plus de 90 jours.
Combien de temps faut-il pour obtenir un (renouvellement du) permis de séjour après avoir remis les documents originaux ?
Moins de 14 jours (9,8 %)
Entre 14 et 30 jours (17,2 %)
Entre 30 et 45 jours (11,9 %)
Entre 45 et 60 jours (10,2 %)
Entre 60 et 75 jours (11,5 %)
Entre 75 et 90 jours (8,2 %)
Meer dan 90 jours (18,9 %)
Je n’ai pas encore reçu le (nouveau) permis de séjour (12,3 %)
Many bureaucratic procedures and a lot of time needed. I couldn’t travel abroad without a residence permit and it took the city hall more than three months to issue the permit, even though I had submitted all the required documents weeks before the deadline.
Étudiant à la KU Leuven campussen Brussel, originaire d’Albanie, inscription à Saint-Josse-ten-Noode
Annexes 15 et 19
Nous avons demandé aux étudiants s’ils avaient reçu « l’annexe 15 » ou « l’annexe 19 » lors de leur premier rendez-vous à la commune.
Description des autorités flamandes2 :
Annexe 15 : (« Demande d’inscription ou attente de l’émission d’un titre de séjour » / « Demande de renouvellement du permis de séjour ») couvre provisoirement le séjour de l’intéressé(e)3. Cette annexe vaut certificat d’inscription au registre des étrangers. Elle mentionne le numéro de registre national, est valable 45 jours et peut être renouvelée deux fois maximum.
Annexe 19 : (« Demande d’attestation d’enregistrement [citoyen de l’Union])4 » est délivrée aux citoyens de l’Union qui souhaitent séjourner plus de trois mois en Belgique, par exemple en qualité d’étudiant, et qui présentent une demande d’inscription. Le document ne mentionne pas le numéro de registre national ni de période de validité et il ne peut pas être renouvelé.
« L’annexe 15 » est importante pour les étudiants originaires de pays hors EEE. Elle atteste de leur présence légale dans le pays et est souvent demandée, par exemple lors de l’ouverture d’un compte bancaire. « L’annexe 19 » pour les citoyens originaires de pays membres de l’EEE est davantage une formalité. Il s’agit d’une confirmation de la demande d’inscription.
Près de 70 % des personnes interrogées originaires de pays hors EEE obtiennent « l’annexe 15 » lors du premier rendezvous, et près de 30 % ne l’obtiennent pas. Parmi les 70 % qui reçoivent l’« annexe 15 », plus d’un sur cinq (23 %) a indiqué qu’elle ne comportait pas de numéro de registre national.
50 % des personnes interrogées originaires de pays de l’EEE reçoivent « l’annexe 19 ». 12,5 % ne la reçoivent pas et près de 40 % des personnes interrogées ne connaissent pas ce document ou ne sont pas sûres de l’avoir reçu.
2 https://www.vreemdelingenrecht.be/verblijfsdocumenten/papieren-verblijfsdocumenten-en
3 Les personnes ayant une nationalité autre que celle des États membres de l’Union européenne, de la Norvège, de l’Islande, du Liechtenstein ou de la Suisse.
4 Ressortissants d’un État membre de l’Union européenne.
I started my application in October. It has been six months and I still haven’t received my card. I have to renew the annex frequently which is a big inconvenience, and it is difficult to open bank accounts and travel back to my home country without an ID card.
Étudiant à Odisee, originaire d’Albanie, inscription à Ixelles
I have anxiety of being undocumented. The commune also never offered any sort of annex.
Étudiant à la KU Leuven campussen Brussel, originaire des États-Unis, inscription à Ixelles
“
Barrière linguistique
Dans quelle langue les étudiants internationaux sont-ils aidés ? 40 % des personnes interrogées sont aidées en anglais et à peu près le même pourcentage en français. 15 % déclarent être aidés dans un mélange de deux langues ou plus. Le néerlandais arrive en queue de peloton (4 %).
Si l’on examine l’utilisation de la langue dans les cinq communes où vivent la plupart des personnes interrogées, on constate qu’Ixelles, Etterbeek et Auderghem utilisent plus souvent l’anglais pour accueillir les étudiants, tandis qu’à Bruxelles-Ville et à Schaerbeek, c’est le français qui domine.
Nombreuses sont celles qui déclarent trouver l’ensemble du processus d’inscription compliqué. Nous constatons que les étudiants aidés en anglais retiennent une expérience plus positive que ceux aidés en français. La plupart des étudiants viennent de régions où l’on ne parle pas le français.
The registration process is easy.
The only difficulty is that no one at the commune speaks English.
Étudiant à la KU Leuven campussen Brussel, originaire du Pakistan, inscription à Bruxelles-Ville
Conclusion
Ce rapport relate le témoignage d’étudiants ayant suivi le processus d’inscription dans différentes communes. Certains ont eu une expérience positive, mais la majorité a déclaré avoir trouvé la procédure (très) compliquée. L’exemple suivant illustre une fois encore les conséquences de ce processus d’inscription complexe.
I hope someone really reads this because it will be a huge help to other students in the future. Firstly, the earliest available appointment was two months after my arrival. This is very inconvenient for a non-EEA citizen because without a Belgian ID I was not able to get a student job, a student transportation card and an official rental contract because owners do not let to people without documents. Keep in mind that the expenses of temporary accommodation are too high. Without rental contract on the appointment date, my application was denied, so I had to ask for another appointment. The first available appointment was after three months. By this time my visa would have expired. A request for an urgent appointment was denied, so I had to find an owner who agreed to have an unofficial rental contract and refer to another municipality with earlier appointments available (lots of stress and pressure for someone who just arrived to a whole new world). Also, I had to pay the administration fee twice in two municipalities. Although I speak French, the staff at the municipality 1000 Brussels were impolite and not helping. However, municipality of Boitsfort was amazing and the procedure was done in only a few minutes. The staff were very professional and helpful.
Étudiant à VUB, originaire d’Iran, inscription à Bruxelles-Ville et à Watermael-Boitsfort
Cette étude consacrée à la procédure d’inscription des étudiants internationaux à Bruxelles fournit des informations importantes sur les difficultés administratives rencontrées par ces étudiants et sur les améliorations nécessaires.
Tout d’abord, les résultats montrent que la procédure d’inscription actuelle est souvent complexe et chronophage pour les étudiants internationaux. Les différences entre les procédures des différentes communes de Bruxelles et la barrière linguistique contribuent au stress et à la frustration des étudiants pendant le processus d’inscription.
Il est évident qu’une approche standardisée pour les étudiants internationaux est nécessaire. Une procédure uniforme dans toutes les communes, avec l’anglais comme langue véhiculaire pour les étudiants qui ne parlent pas le néerlandais ou le français, améliorerait considérablement l’accessibilité et l’efficacité des démarches.
Par ailleurs, il est urgent d’accélérer la numérisation du processus d’inscription. Les temps d’attente et la charge administrative pourraient être réduits si les étudiants pouvaient soumettre et demander des documents en ligne.
Brik et les établissements d’enseignement supérieur demandent à collaborer avec les 19 autorités communales pour mettre en œuvre ces améliorations et veiller à ce que les étudiants internationaux se sentent bien accueillis et soutenus lors de leur séjour à Bruxelles. En simplifiant et en uniformisant la procédure, nous réduirons les obstacles et rendrons Bruxelles plus attrayante en tant que ville de destination pour les étudiants internationaux.
Recommandations aux décideurs politiques
• Veillez à ce que la procédure d’inscription complète puisse être effectuée en français, en néerlandais ou en anglais auprès de chacune des 19 communes bruxelloises.
• Utilisez des moyens numériques pour numériser partiellement ou totalement le processus d’inscription.
• Uniformisez les procédures d’inscription de toutes les administrations communales bruxelloises.
• Prévoyez sur le site web communal propre un lien multilingue et convivial vers les procédures pertinentes à l’attention des étudiants.
• Remettez toujours aux étudiants les documents corrects lors de leurs visites à la commune. « L’annexe 19 » pour les étudiants de l’EEE et « l’annexe 15 » avec numéro de registre national pour les étudiants hors EEE.
• Respectez les délais légaux. L’« annexe 15 » est valable pendant 45 jours et peut être renouvelée deux fois maximum. L’étudiant doit ensuite recevoir une carte de séjour valide.
Le présent rapport est le fruit d’une collaboration entre Brik et les services d’internationalisation des établissements VUB, EhB, Odisee, LUCA et KU Leuven campussen Brussel.
Pour plus d’informations sur cette étude ou sur les études à Bruxelles, n’hésitez pas à contacter Brik à brik.be
L’engagement des établissements d’enseignement supérieur
• Informer à temps les étudiants des documents nécessaires, prendre les dispositions nécessaires et soumettre les documents à l’avance.
• Utiliser les organigrammes pratiques de perspective.brussels. Ces derniers fournissent une description par étape claire du processus d’inscription des étudiants.
Brik
Brik est le point de contact pour les étudiants à Bruxelles. Nous les aidons à trouver un kot, leur fournissons des informations sur la vie à Bruxelles et organisons des événements sur mesure. Nous collaborons avec la VUB, l’EhB, l’Odisee, la LUCA et la KU Leuven campussen Brussel.
Colophon
Contenu : © Brik – Student in Brussel vzw, 2024 Conception et illustrations : Elke Broothaers Merci aux étudiants qui nous ont aidés à réaliser cette enquête.
