07‘18
Das Magazin für die Region
Wohnen
Die Datenschutzgrundverordnung gilt auch für private Vermieter Aber: Für Panik besteht kein Anlass
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eit dem 25.05.2018 gilt die EU-Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“), die auch von privaten Vermietern beachtet werden muss. Kein Vermieter sollte deswegen jedoch in Panik verfallen! Voraussetzung für die Anwendung der DSGVO ist die zumindest geplante elektronische Verarbeitung von personenbezogenen Daten als nicht persönliche oder familiäre Tätigkeit. Diese Voraussetzung ist erfüllt, wenn der private Vermieter sich etwa den Namen, das Geburtsdatum und die Bankverbindung des Mieters in dem Mietvertrag handschriftlich aufnehmen lässt („Erhebung“), um diese Daten später auf seinem Computer zu speichern („Verarbeitung“).
der Betroffene bereits bei der Erhebung der Daten über die gesetzlichen Pflichtinformationen zu informieren; Während der Vertragsdurchführung werden beispielsweise personenbezogene Daten, wie etwa Verbrauchsdaten von Wasser, Heizung oder Strom, neu erhoben oder vorhandene Daten verarbeitet. Für die Abstimmung eines Handwerkertermins wird der Mieter üblicherweise gefragt, ob der Vermieter dessen Telefonnummer an den Handwerker weitergeben darf. Bei der Vertragsbeendigung kommt es häufig zur Weitergabe der Telefonnummer des Noch-Mieters an den Mietinteressenten zur Abstimmung eines Besichtigungstermins. All diese Handlungen sind datenschutzrechtlich relevant und unterfallen den gesetzlichen Verpflichtungen der DSGVO. Darüber hinaus hat der private Vermieter als Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, damit die Daten vertraulich behandelt und geschützt werden. Hierunter fallen zum einen Sicherungsmaßnahmen wie das regelmäßige Erstellen von Back-ups, Passwortsicherungen oder Verschlüsselungen der Daten sowie die Absicherung mit Antivirenprogrammen und einer Firewall als Schutz gegen den Zugriff unberechtigter Dritter. Für Mitglieder von Haus und Grund Koblenz hält die Geschäftsstelle eine Mustererklärung vor, die den Mieter über die DSGVO und die Speicherung sowie Weitergabe von bestimmten Daten an Dritte informiert. Diese Erklärung kann nach Unterzeichnung durch den Mieter als Anlage zu den Mietvertragsunterlagen genommen werden. Bei Einhaltung der sonstigen DSGVO-Anforderungen, wie etwa Erstellen eines Verarbeitungstätigkeitsverzeichnisses oder Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags, ist der Schutz vor Sanktionen gewährleistet. Der Autor ist Partner der Koblenzer Anwaltskanzlei SSBP und Vorsitzender der Eigentümerschutzgemeinschaft „Haus und Grund Koblenz“.
Der datenschutzrechtliche Grundsatz lautet, dass personenbezogene Daten nicht verarbeitet werden dürfen, es sei denn, es besteht eine der gesetzlichen Ausnahmen, wie z.B. die von der Datenverarbeitung betroffene Person („Betroffener“) willigt – jederzeit widerruflich – in die Verarbeitung ein, die Einwilligung erfolgt bei der Erfüllung eines Vertrags mit dem Betroffenen oder einer anderen rechtlichen Verpflichtung oder es besteht ein die Rechte des Betroffenen überwiegendes berechtigtes Interesse seitens des Verarbeitenden. Bei der Umsetzung ist zunächst der Betroffene über seine Rechte zu informieren. Die Pflicht betrifft jedoch nicht nur die in Zukunft neu geschlossenen Verträge, sondern auch die noch nicht informierten Mieter der Bestandsverträge. Die zu erbringenden Informationen umfassen insbesondere den Namen und die Kontaktdaten des Verarbeitenden (sog. „Verantwortlichen“), den Zweck und die Dauer der Datenverarbeitung, die jeweilige Rechtsgrundlage, etwaige Empfänger der Daten sowie die umfangreichen Betroffenenrechte z.B. das Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschungsrecht. Zu beachten sind sämtliche Verarbeitungsvorgänge, die von der Vertragsanbahnung bis zur Vertragsbeendigung anfallen. Beginnend mit der üblichen Mieterselbstauskunft ist 70