Projektredovisning - Så här gjorde vi by Monica Ehrenstråle

NYA I SVERIGE Projektredovisning—Så här gjorde vi Helsingborgs bibliotek 2016-2017 Sammanställt av Monica Ehrenstråle

Så här började det ...

Anna Hannervik, Ann-Kristin Olsson Flodin, Iptisam Hassan, och även till att börja med Sonja Kolesar samt Monica Ehrenstråle (sammankallande)

Under våren tillsattes en tjänst som mångspråksbibliotekarie. Detta har inneburit att förutom medieförstärkning av lättläst litteratur och ordböcker också skett en genomgripande omarbetning på hyllavdelningen med tydliga markeringar som underlättar för målgruppen att hitta rätt. Under hösten 2016 tillsattes ytterligare en mångspråksbibliotekarie med ansvar barn & unga.

Gemensamt för projekten har varit uppdraget att planera för och genomföra aktiviteter som skulle prova och utforska hur biblioteket kan utveckla sin roll som aktör för integration. I gruppen har idéerna frodats. I arbetsgruppen har vi brainstormat aktiviteter, upplägg och struktur.

Rapporten är sammanställd av Monica Ehrenstråle våren 2017

lanering och samlad dokumentation För att säkerställa informationen kring projektet har allt arbetsmaterial samlats på G:\ I aktiviteten Språka på tema har vi också haft en gemensam Google

plattform

nyastad@gmail.com

Upplevelser av projektarbetet Biblioteket är en mötesplats och en länk till det svenska samhället. Biblioteket har i projekten visat på den styrka som finns att stärka sociala kopplingar. Biblioteket har medverkat till att vara ett stöd för att utveckla färdigheter i det svenska språket. Biblioteket har stora förutsättningar att arrangera mötesplatser av olika slag där det finns en kontinuitet, enligt Språka på tema modellen.

Projekten har upplevts positivt av både deltagare och involverade samarbetspartners. Deltagarna har uttryckt önskemål om fortsättning.

Tidsaspekt och behov av flexibilitet Att samverka både externt och internt kräver mycket kommunikation. Att boka arrangemang och aktiviteter tar tid. Det behövs strategier för att nå avsedda deltagare och få dem till att kontinuerligt delta i en sammanhängande serie av aktiviteter. Vid genomförandet av aktiviteterna är det viktigt att ha tydlig planering och struktur men också utrymme för flexibilitet och beredskap för omkullkastade förutsättningar. Det är också viktigt med tid för rapportering och reflektion. Planeringsarbetet har fortlöpt utan större problem, men vi konstaterar dock svårigheter för arbetsgruppen att hitta tid för projektarbetet utöver ordinarie arbetsuppgifter. Vikariekostnader har funnits med i den ekonomiska planen. Det behövs flexibilitet i organisationen; möjliga tider för samarbete och tid för utförande av aktiviteter.

medling som är sammankopplad med byggnaden biblioteket. Betydelsen av samarbetspartners och nätverk Samverkan med våra samarbetspartners har varit mycket god. Nätverksarbetet har varit en stor och viktig del i projektet – i synnerhet i starten vid varje aktivitet. Genom att hitta olika samarbetspartners har vi kunnat blanda idéer och kunskaper utanför vår traditionella bibliotekstänkande. Idéer som i sin tur lett vidare till förslag på nya aktiviteter. IT-gymnasiet med sin entusiastiska ledning och duktiga elever gjorde det möj-

ligt att genomföra aktiviteter som vi inte själva skulle kunnat genomföra på egen hand. Liksom studieförbunden i Tillsammans som varit en mycket viktig samarbetspartner för oss. Deras engagemang och även finansiella stöd hade stor betydelse för lyckat resultat. Biblioteket bör ta initiativet till återkommande idéträffar så att samarbetet kan

Biblioteksverksamheten är hårt passfortsätta—samt knyta nya samarbetsstyrd. Bibliotekarier har en lång tradition partners till verksamheten. Vi ser fram av referensservice vid disktjänstgöring. emot nya möjligheter och nya möten Traditionellt har yrkesrollen varit knuten till litteratur, referens- och kulturför-

Marknadsföring Vi har marknadsfört vår aktiviteter via posters och Facebook. Men viktigast har varit den riktade marknadsföringen som gått ut via olika nätverk.

för att nå de ensamkommande. Direkt och upprepad kommunikation mellan alla inblandade parter är avgörande för att skapa engagemang och förståelse. Marknadsföring och personliga kontakter är viktiga för att skapa intresse för aktiviteter.

Vid Språka på tema tipsade deltagarna sina vänner om aktiviteten. Det fick till följd att det vid varje träff anslöt sig nya deltagare. En Facebook har också varit viktigt kärngrupp kom återkommande. redskap i marknadsföringen. Det krävdes strategier och metoder

Övergripande mål för projekten har varit att tillgängliggöra Helsingborgs bibliotek som arena och mötesplats för nya svenskar och förstärka, utveckla och samordna det arbete som görs inom biblioteket för att minska klyftor och bryta utanförskapet för målgruppen. Genom att vi vänt oss till flera olika samarbetspartners tror vi att verksamheten har utvecklats. Vi har fått möjligheten att prova nya aktiviteter och vi har få ett öppnare perspektiv än om vi valt att endast arbeta inom vår egen organisation. IT-gymnasiet, studieförbunden Tillsammans, Volontärcenter, Frälsningsarmén, Pedagogisk center m fl har varit stort stöd i vårt arbete. Ett stort tack till dessa! Projekten är nu avslutade men arbetet fortsätter. I nästa avsnitt finns reflektioner och förslag på hur arbetet kan fortsätta. 9

Slutsats Arbetsgruppens slutsats är att avskaffa arbetsgruppen som vi jobbat i. Nya i Sverige är en målgrupp som vi alla möter. Integrationsarbete är något som berör a l l a. Alla avdelningar och verksamheter har som prioriterad målgrupp nya i Sverige. Detta bör ständigt vara närvarande i all vår verksamhetsplanering. Gruppen föreslår därför att arbetsgruppen avvecklas och ansvaret fördelas på alla – Kanske med grundansvar i avdelning Möt där språkcaféerna organiseras ifrån. Ledningsgruppen sammanfattar det framtida arbetet med aktiviteter riktade till nya i Sverige: Målgruppen, personer med annat modersmål än svenska, är en prioriterad målgrupp enligt bibliotekslagen. Biblioteket har en arbetsgrupp och pågående projekt på Helsingborgs-bibliotek och framöver handlar det om att få in arbetet i ordinarie verk-samhet. Arbetsgruppen behöver inte vara utf-rande utan samordna och få ut arbetet mer i verksamheten. Under hösten är målet att förankra och involvera avdelningarna i arbetet för att få arbetet att bli en del av det dagliga arbetet. Syftet är integration och målgruppen ska kunna ta del av kultur tillsammans med andra och vi ska inte bara sysselsätta den en-skilda gruppen nyanlända. Fokus ligger på att mötas och biblioteket kan ha mer utövande verksamhet på plats i lokalerna. Det finns möjligheter för en mer "öppen scen" för att ge fler möjligheten att visa upp sig och berätta om sig och olika kulturformer. Pro10

gramverksamheten kan inrikta sig mot en bredare målgrupp som ger utbyte, även i det mindre formatet (t.ex. pyssel med syriska barn och svenska barn). Arbetet som redan gjorts kanske kan leda till att använda dem vi redan träffat och låta dem bli ambassadörer och medskapande i fortsatt arbete. Det finns tankar på att kunna timan-ställda nyanlända i projekt eller med bokplockarupp-gifter. För att kunna göra aktiviteter tillsammans med andra verksamheter inom förvaltningen, med andra förvaltningar och med externa samarbetspartners behöver vi speciellt öka vårt samarbete med Helsingborgs museer och Dunkers i detta arbete. Vi behöver i detta samarbete hitta en gemensam finansieringsgrund för hur vi använder oss av varandra. Vi behöver även modeller för hur vi gemensamt söker extern finansiering för projekt. IdéA har länge arbetat inom området och vi bör fundera över vad förvaltningen kan lära av IdéA

B B

ibliotekens utmaning inför framtiden med förändrade arbetssätt framkommer i arbetet med projekten. Krocken mellan det gamla och det nya blir tydligt. romsklotsar finns som hindrar utveckling. Bristen på flexibilitet är en. Oavsett om den finns i tankarna eller i ett schemamässigt styrt system försvårar detta möjligheten att utveckla aktiviteter. Bibliotekariernas passbokning gör att verksamheten får svårt att hitta andra former än inom den strikta tidsstyrda och rumsliga biblioteksinstitutionen. tterligare bromsklots är hur vi som medarbetarare och ledning betraktar funktionen av dagens och framtidens folkbiblioteksverksamhet.

På Svensk biblioteksförenings webbsida står följande: Bibliotek är en resurs som ger alla fri tillgång till information, kunskap och kultur. Därmed ges människor möjlighet att använda sin demokratiska rättighet att utvecklas, tänka, tala och skriva fritt.

väsendet ska främja litteraturens ställning och intresset för bildning, upplysning, utbildning och forskning samt kulturell verksamhet i övrigt. Biblioteksverksamhet ska finnas tillgänglig för alla.

olkbildning har länge följt i bibliotekens spår. Men folkbildning idag och i går ser annorlunda ut. iblioteket har en viktig roll att handleda våra nya svenskar att ”läsa” och få tillgång till informationsresurserna. Vad kan vi mer göra för att tillgängliggöra information, kunskap och kultur för denna grupp? Iptisam gav i sitt tal till ensamkommande unga vid vår fotbollsmatch tänkvärda ord:

Ni har varit mycket modiga. Ni har haft en lång och tuff resa— det vet jag. Och det som gäller för er nu och er nya framtid i Sverige, är att lära er språket. Språket är nyckeln som kan öppna många dörrar för er. … Och era drömmar. Låt ingen trycka ner era dröm-

I bibliotekslagen 2 § kan vi läsa: Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till mar kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Biblioteken i det allmänna biblioteks

HUR GÅR VI DÅ VIDARE? Viktiga delar i det fortsatta arbetet är verksamhetsplanering och uppföljning i samverkan inom vår egen förvaltning, mellan andra förvaltningar och externa partners. För att få ett hållbart och kontinuerligt utvecklingsarbete riktat till målgruppen krävs en stabil och långsiktig samarbetsstruktur inom förvaltningen där informationsdelning och nätverksorganisation tydliggörs och förstärks.

Bestämma vilka mål vi tillsammans ska jobba med utifrån de nämndspecifika målen

Formulera förväntat resultat utifrån målen med fokus på målgruppen

Beskriva hur vi arbetar för att målen ska uppnås samt hur de ska följas upp

Verksamhetsuppföljningen bör utgå från ett lärande förhållningsätt, dvs att vi följer upp och reflekterar på resultat och utfall tillsammans med våra besökare samt utvecklar utifrån detta.

MODULER Vi behöver satsa på att intensifiera det fortsatta arbetet i att se helheten. För att kunna se helheten behöver vi fokusera på delarna. Förslagen nedan har delats in i moduler där varje del är en förutsättning för helheten.

MODUL 1 ANSVAR

Det är allas ansvar Integrationsarbete är något som berör a l l a. Alla avdelningar och verksamheter har som prioriterad målgrupp nya i Sverige. Detta bör ständigt vara närvarande i all vår verksamhetsplanering. Det är allas ansvar. Utmaning: Få in ”tänket” i organisationen

MODUL 2 FLEXIBILITET Skapa fler möjligheter till flexibilitet i arbetstider och lokalplacering För att samarbeta och arbeta tvärsektoriellt - ofta projektorienterat - behöver vi bemanna på nya sätt - samtidigt som personalen måste bemanna och ge traditionell service. Samverkan är beroende av hur stor plats flexibilitet kan ta inom organisationen. Verksamhetens inriktning till målgruppen ska ses som en ständigt föränderlig process som innebär att flexibilitet och brett fokus bör råda i planering av verksamheten. Utmaning: Schemaläggning

Erbjud utvecklande och kreativa mötesplatser Våra kulturinstitutioner är viktiga mötesplatser som i samverkan med våra besökare kan bli än mer flexibla och anpassade efter olika behov och sammanhang. Våra lokaler kan bli än mer inbjudande till samtal, upplevelser och olika kreativa uttryck och konstarter. Samarbetet med förenings- och näringslivet bör utökas så att fler mötesplatser kan växa fram. Utmaning: Att tänka utanför boxen 13

MODUL 3 SAMVERKAN Samverka och lär av goda exempel inom olika verksamheter Inför nya projekt - involvera personer som jobbat med liknade. Involvera personer i väletablerade nätverk t ex hos IDEA. Utmaning: Jantelagen

Nätverken är ekrarna i verksamhetshjulet Väl fungerande nätverk har avgörande betydelse för samverkan. Utmaning: Bristande prioritering och gamla vanor

Öka samverkan med externa partners genom utökning av nätverken Vårda och stärka den redan goda samverkan förvaltningen har med studieförbunden ,föreningsliv och externa partners. Hitta nya och spännande samverkanspartners genom att aktivt söka samverkan. Utmaning: Bristande rutiner

Förstärk samverkan inom förvaltningen och med andra förvaltningar Samordna befintliga samordningsmodeller så att det sektorövergripande samverkansarbetet utvecklas ytterligare. Den nya samarbetsgruppen för förvaltningen är viktig. Utmaning: Bristande nätverksstrukturer

Öka samverkan och deltagande med nyanlända Betydelsefullt att sätta fokus på medverka i stället för deltagande. Bjud in kunskap och erfarenhet från många olika håll, underlätta möten och skapa flexibla mötesplatser. Vi bör kontinuerligt verka för att få medverkan och input från målgruppen Utmaning: Gruppen är inte en homogen grupp

Gör nätverken synliga för alla Nätverkskanalerna ska vara tydliga och lätta att få överblick över även utanför nätverken. Gör en skiss på hur dina nätverkskanaler ser ut så att de blir lättare att visa. Utmaning: Bristande prioritet

Kontinuiteten i nätverken Oavsett om personerna som ingår i nätverken slutar sina anställningar ska nätverksarbetet kunna fortsätta. Nätverksarbetet ska kunna ske kontinuerligt och baseras på befattning med tydlighet i roller och ansvar. Utmaning: Faller mellan stolarna

Vårda din egen kunskap och erfarenheter – Samla och sprid Dokumentera dina erfarenheter och sprid. Berätta om vad du gjort! Det måste vara klart och tydligt att det är viktigt med dokumentation. En digital ”minnesresurs” är bra att kunna återvända till. Utmaning: Tidsbrist, Jantelagen och avsaknad av verktyg

Nuvarande filstruktur för interndokument försvårar samarbete Filsystem och struktur indelad i olika avdelningsmappar med underavdelningar gör det svårt att samarbeta och överföra lärande. För dokument som ska vara lätt åtkomliga bör webbverkyg som blogg eller wiki kunna passa bättre genom möjlighet till taggning och olika flikar med undersidor. Utmaning: Svårt att välja system – både urval och teknik

MODUL 4 MARKNADSFÖRING Gör informationsmaterial lättläst Vi behöver göra våra texter mer lättlästa, d v s både när det gäller ordval, uppbyggnad och innehåll. Gör samhällsinformation lätttillgänglig på webben och hela tiden utveckla bibliotekens webbportaler som riktar sig till nya i Sverige. Marknadsföra. Utmaning: Lätt att glömma bort

Ökat fokus på marknadsföringsstrategier Använd nätverk för att sprida information. SFI är ett av många andra. Utmaning: Ouppdaterade nätverksadresser

MODUL 5 KVALITETSKONTROLL Årlig kvalitetskontroll För att kontrollera funktionen på vår verksamhet som rör nya i Sverige bör en årlig utvärdering göras kring aktiviteter, samverkan och medskapande. Utmaning: Sätta bestämda tider för utvärdering med ansvarsområde

Lärande utvärdering Det måste finnas en kultur att förvalta erfarenheter och kunskaper. Viljan att lära och att dela sitt lärande måste uppmuntras. Det måste vara tydligt vem som ansvarar för att förvalta kunskapen och att denne i sin tur beslutar om hur erfarenheten/ kunskapen tas vidare. Utmaning: Bristande prioritet

Omvärldsorientering 1.Bibliotekets personal använder Facebook för att sprida omvärldsorientering. Fungerar det bra? Kan man utveckla? Utmaning: Tidsbrist 2.Vilka har överblick på bidragsgivare till utvecklingsprojekt? Vem ansvarar för att söka ekonomiskt stöd i projekt? Skall det ingå i en tjänst eller ska personal anställas på timmar? Utmaning: Tidsbrist—faller mellan stolarna 16