Meerjarenbeleidsplan 2014-2016
Stichting Openbare Bibliotheekvoorzieningen Langedijk april 2014
2
Inhoudsopgave
Meerjarenbeleidsplan Stichting Openbare Bibliotheekvoorzieningen Langedijk v0.1 200214
3
1 Evaluatie beleidsperiode 2009 - 2012 De vorige beleidsperiode liep van 2009 tot 2012 en is uiteindelijk, vanwege vooral veel onduidelijkheid ten aanzien van lokale ontwikkelingen en de daaruit voortvloeiende keuzes in de strategie en richting van de bibliotheek, verlengd tot eind 2013. In het Meerjarenbeleidsplan 2009 – 2012 heeft de bibliotheek een aantal speerpunten benoemd waar in de betreffende jaren extra aandacht naar toe is gegaan: - Benoemen, vastleggen, differentiëren en segmenteren van doelgroepen - Verbeteren, opzetten en / of continueren van een aantal dienstverleningen voor kinderdagverblijven, peuterspeelzalen, basisscholen, het voortgezet onderwijs en ten aanzien van lokale en cultuurhistorische informatie - Uitbreiden van het jaarlijks activiteitenprogramma voor individuele gebruikers - Verbeteren van het collectiebeleid - Mogelijkheden voor kunstuitleen onderzoeken Het resultaat hiervan was dat er een grotere tevredenheid bij de diverse stakeholders van de bibliotheek is gekomen, zoals bij klanten, medewerkers, het bestuur en financiers. In de afgelopen jaren heeft de bibliotheek hier aan gewerkt door: - Het opstellen en uitvoeren van een Strategisch Marketingplan; - Het opstellen van een regionaal collectieplan met bibliotheek Heiloo - Inzet op personeelsbeleid - Goed financieel beleid en beheer
2 Externe en lokale ontwikkelingen De afgelopen jaren verkeert de bibliotheekbranche in zwaar weer. Mede door flinke gemeentelijke bezuinigingen moeten bibliotheken zich opnieuw positioneren en bepalen waar zij zich op gaan richten. Het maken van keuzes is daarbij van groot belang. Ook het gemeentelijk beleid en haar visie op het bibliotheekwerk is vanzelfsprekend essentieel. De toekomst van het bibliotheekwerk in de gemeente Langedijk is enige tijd onduidelijk geweest. Buiten kijf stond dat er bezuinigd moest gaan worden op veel sociale en culturele voorzieningen, maar wat dit concreet voor de bibliotheek betekent is pas vanaf eind 2013 langzaam aan zichtbaar aan het worden. In december 2013 is tijdens een raadsvergadering het rapport “Langedijker Kracht” aangenomen, waarin een toelichting gegeven is op het subsidie- en accommodatiebeleid van de gemeente Langedijk. Mede door het overdragen van een aantal landelijke taken naar de gemeente (decentralisaties Werk, Jeugdzorg en AWBZ) waar landelijk al veel bezuinigingen op door zijn gevoerd, in combinatie met de bezuinigingen die de gemeente al moet realiseren moet er meer gedaan worden met minder geld. Daarbij is het noodzakelijk om meer te gaan verbinden en samenwerken binnen de thema’s: Beter Gezond, Kansrijk Jong, Meedoen en Wonen en Welzijn en Zorg. Een middel om deze bezuinigingen en kosten tevens op te vangen is door kritisch te kijken naar het accommodatiebeleid van de gemeente en daar waar mogelijk kosten te besparen door efficiënter ruimtegebruik van gemeentelijke voorzieningen. Dit rapport heeft ook consequenties voor het bibliotheekwerk in Langedijk. Concreet betekent het rapport het volgende voor de bibliotheek: - De gemeente heeft de bibliotheek een bezuiniging opgelegd van € 93.000 tot 2016. Dit moet worden behaald met besparingen in de bedrijfsvoering (personeel, collectie, huisvesting, automatisering en overhead); - De bibliotheek zal binnen de gestelde maatschappelijke thema’s specifieke subsidies aan moeten vragen voor activiteiten;
Meerjarenbeleidsplan Stichting Openbare Bibliotheekvoorzieningen Langedijk v0.1 200214
4 - De bibliotheek moet bepalen binnen welke onderdelen van de maatschappelijke thema’s zij voor zichzelf een taak ziet en in welke vorm; - De bibliotheek heeft als instelling de taak om een bijdrage te leveren aan het streven naar een maximale bezettingsgraad van de gebouwen en het formuleren van het accommodatiebeleid. Ook de demografische cijfers van de gemeente Langedijk zijn een belangrijke indicator voor de bibliotheek om rekening mee te houden bij het formuleren van het beleid voor de komende jaren. Deze cijfers laten zien dat er een afname van de bevolkingsgroei tot 0 ontstaat in 2040. Er zal een toename van het aantal huishoudens van mobiele senioren, naar 27% in 2020 waardoor dit de grootste groep huishoudens wordt. Vanaf 2010 stabiliseert de omvang van de bevolkingsgroei en vindt er een afname plaats van het aandeel jongeren. De bibliotheek heeft deze informatie verwerkt in de vertaling naar haar beleid voor de toekomst.
3 Missie en visie 3.1 Missie Bibliotheek Langedijk is het lokale en digitale centrum voor informatie, educatie en cultuur voor de gehele Langedijker bevolking. De bibliotheek Langedijk is een ontmoetingsplek waar mensen graag komen om kennis te vergaren en uit te wisselen. Zij is een aantrekkelijke en uitdagende samenwerkingspartner voor instellingen en bedrijven in de gemeente en neemt daarbij het voortouw. De bibliotheek Langedijk is het maatschappelijke centrum in de gemeente voor zelfredzaamheid. In de bibliotheek werken mensen aan hun persoonlijke ontwikkeling.
3.2 Visie De bibliotheek in De Binding is een sociale ontmoetingsplek die centraal in de gemeente ligt en waar een flink deel van de bevolking gebruik van maakt. De bibliotheek is een plek waar mensen komen voor taalondersteuning, om media te raadplegen en te lenen, om betrouwbare informatie te zoeken en te vinden, om lezingen en workshops te bezoeken, om te leren en te ontdekken dat lezen belangrijk en leuk is en om andere mensen te ontmoeten. De bibliotheek richt zich met haar activiteiten met name op jongeren tot 15 jaar en op niet (of minder) zelfredzame volwassenen. Informatie is niet meer alleen in boeken vindbaar. De bibliotheek speelt een belangrijke rol bij het kunnen beoordelen van de betrouwbaarheid van digitale informatie door inwoners van Langedijk. De digitale bibliotheek is een belangrijke toegangspoort tot betrouwbare informatie en is, waar mogelijk, 24 uur per dag bereikbaar. Om de zelfredzaamheid en de mediawijsheid te vergroten organiseert de bibliotheek cursussen en mediawijsheidlessen. Lezen gebeurt niet alleen meer in papieren boeken. De bibliotheek neemt daarom actief deel aan landelijke projecten rond digitaal lezen en lenen. De Bibliotheek Langedijk zoekt bij de uitvoering van haar dienstverlening voortdurend naar andere organisaties op sociaal, educatief en cultureel gebied om mee samen te werken. De bibliotheek neemt daarbij als professionele organisatie het voortouw. Op deze manier wordt een sterk netwerk gecreëerd waarin de voorwaarden aanwezig zijn voor een groot bereik en een efficiënte besteding van de (publieke) middelen. Samen met andere organisaties werkt de bibliotheek zo aan een sterkere samenleving. De bibliotheek is hierbij een professionele partner voor de gemeente en lokale organisaties bij het realiseren van hun doelstellingen. De bibliotheek ontwikkelt zich tot een ondernemende organisatie die op de klant/bezoeker, als individu maar ook als groep, en samenleving is gericht. De wensen, voorkeuren en verwachtingen van de klant geven richting aan de dienstverlening en bedrijfsvoering. De dienstverlening is transparant, dat wil zeggen dat de klant weet welke service men kan
Meerjarenbeleidsplan Stichting Openbare Bibliotheekvoorzieningen Langedijk v0.1 200214
5 verwachten en tegen welke prijs. Dien dienstverlening van de bibliotheek kenmerkt zich naast klantgerichtheid door enthousiasme, bereikbaarheid en samenwerking.
4
Succesbepalende factoren
Om de missie en visie die de bibliotheek voor zichzelf heeft gesteld te bereiken heeft zij een aantal succesbepalende factoren voor zichzelf gesteld die moeten bijdragen aan het succes van de toekomstvisie van de bibliotheek: 1. Professionele medewerkers die betrokken zijn en gerichte competenties beschikken 2. Bewustwording bij medewerkers ten aanzien van (strategische) keuzes die de bibliotheek maakt 3. Binnen meer samenwerkingsverbanden coรถrdinator zijn 4. Sterker netwerk 5. Vergroten zelfredzaamheid van de bevolking 6. Verhoogde maatschappelijke waarde en rendement van de bibliotheek 7. Financieel gezonde organisatie
5
Doelgroepen
De bibliotheek heeft voor de uitvoering van het bibliotheekwerk in de komende jaren de keuze voor een tweetal doelgroepen gemaakt: - Jeugd tot 15 jaar - Niet/minder zelfredzame volwassenen Onder deze groepen vallen die mensen die niet of minder op eigen kracht kunnen participeren. De bibliotheek biedt hen mogelijkheden tot (zelf)ontplooiing, ontwikkeling en ontmoeting zodat deze groepen beter kunnen participeren in de samenleving. De bibliotheek ontwikkelt hiervoor producten en diensten die deels preventief zullen zijn. Het doel is om mee te werken aan het kleiner maken van de groep niet/minder zelfredzamen. Bij de ontwikkeling en het aanbieden van producten en diensten met subsidiegelden zal de bibliotheek zich specifiek op deze groepen richten. De overige doelgroepen blijven bediend worden, de bibliotheek blijft de laagdrempelige organisatie die het altijd is geweest, de nadruk zal echter liggen op de twee eerder genoemde groepen.
Resultaten Op basis van de vastgestelde missie, visie en succesbepalende factoren heeft de bibliotheek voor een aantal aandachtsgebieden specifieke resultaten gesteld die in 2016 moeten zijn behaald. Deze resultaten dragen omgedraaid weer bij aan het succesvol realiseren van de missie, visie en succesbepalende factoren.
6
Medewerkers
Het belangrijkste focus rondom de medewerkers is gericht op het anders en meer optimaal inzetten van het personeel. Door (een aantal van) hen te laten specialiseren is het mogelijk om in te blijven spelen op de veranderende rol van de bibliotheek, zowel richting de klanten als richting mogelijke partners en de gemeente. (dragen bij aan succesbepalende factoren 1 en 2)
Meerjarenbeleidsplan Stichting Openbare Bibliotheekvoorzieningen Langedijk v0.1 200214
6 1A. Voldoende scoren op vooraf benoemde competenties in functioneringsgesprekken zodat alle medewerkers in staat zijn om toekomstige taken goed uit te voeren 1B. Anders en meer optimaal inzetten van personeel en taken zodat er meer wordt toegegaan naar specialisaties 1C. Medewerkers met gespecialiseerde functies hebben de voor hun relevante opleidingen gevolgd 2A. Medewerkers zijn op de hoogte van de ontwikkelingen en keuzes met betrekking tot de bibliotheek en hun functie
Meerjarenbeleidsplan Stichting Openbare Bibliotheekvoorzieningen Langedijk v0.1 200214
7
7
Klanten en partners
Bibliotheek Langedijk wil zich in de gemeente de komende jaren profileren als een professionele organisatie die intensief samenwerkt met lokale partners en daar waar mogelijk de rol van coĂśrdinator op zich neemt. (dragen bij aan succesbepalende factoren 3 en 4) 3A. 5 nieuwe activiteiten met rol als coĂśrdinator 4A. met 50% van lokale partners samenwerken 4B. initiĂŤren van minimaal 15 aantal bijeenkomsten met partners 4C. vaker betrokken zijn als volwaardige partner binnen projecten en activiteiten 4D. verhoging van 15% op het fysiek en digitaal binnenhalen van specifieke doelgroepen 4E. verhoging van 5 instellingen die gebruik maken van de diensten en de fysieke ruimte van de bibliotheek 4F. subsidieaanvragen voor projecten in samenwerking met partners
8
Maatschappij
Belangrijk bij het vergroten van de zelfredzaamheid van de bevolking en het aantonen van de maatschappelijke meerwaarde en rendement van de bibliotheek is dat de bezoekers van de bibliotheek een afspiegeling zijn van de bevolking van Langedijk en dat er een toename plaats vindt van het aantal deelnemers en het gebruik van de collectie voor de specifiek vastgestelde doelgroepen. (dragen bij aan succesbepalende factoren 5 en 6) 5A. bibliotheekbezoekers zijn afspiegeling van de Langedijker bevolking 5B. toename deelnemers met 18% aan doelgroep specifieke projecten en activiteiten 6A. evaluatie met partners is uitgevoerd en minimaal voldoende 6B. handhaven van 100% score aanbod scholen, peuterspeelzalen, kinderdagverblijven en buitenschoolse opvang 6C. 5% toename van het gebruik van die delen van de collectie die zijn toegewezen aan maatschappelijke doelen 6D. 80% van de instellingen bedienen die gerelateerd is aan de specifieke doelgroepen
9
Bestuur en financiers
Om het bestaansrecht van de organisatie te kunnen waarborgen is het van belang dat de bibliotheek jaarlijks binnen het vastgestelde budget blijft en er bepaald wordt met welke andere organisatie nauw samengewerkt gaat worden. (dragen bij aan succesbepalende factor 7) 7A. binnen de nieuwe subsidiesystematiek blijft de subsidieomvang stabiel 7B. stijging van 10% eigen inkomsten via derde geldstromen en eigen inkomsten 7C. eind 2014 is bepaald met wie er zeer nauw samengewerkt gaat worden om het bestaansrecht te waarborgen, welke in 2015 wordt vormgegeven 7D. 0% overschrijding van jaarlijks budget
Organisatie De bibliotheek heeft vervolgens vastgesteld welke activiteiten moeten worden uitgevoerd om de resultaten en daarmee de succesbepalende factoren, missie en visie te behalen. Aan deze activiteiten wordt een meerjarenplanning en meer specifiek een jaarplanning gehangen waarin bepaald wordt welke activiteiten prioriteit hebben en welke activiteiten op welk moment worden uitgevoerd. Meerjarenbeleidsplan Stichting Openbare Bibliotheekvoorzieningen Langedijk v0.1 200214
8
10
Leiderschap / strategie en beleid
De belangrijkste activiteiten rondom leiderschap en strategie en beleid zijn gericht op bewustwording en overtuiging van medewerkers, klanten, partners en het bestuur en financiers over de toekomstige koers van de bibliotheek. - Medewerkers bewust maken van klantgericht denken en werken (1B) - Informeren en betrekken medewerkers over en bij ontwikkelingen van de bibliotheek (2A, 7C) - Lobbyen en netwerken bij gemeente met betrekking tot maatschappelijke waarde van de bibliotheek (continu proces) (6) - Actieve houding / profileren richting andere partners en gemeente (3A) - Bepalen met welke partners nauw samengewerkt kan worden, wat de bibliotheek bereid is in te leveren, wat randvoorwaardelijk is en wat er in de toekomst mee bereikt moet worden (7C) - Overtuigen van de subsidiënt en bestuur (Cultural Governance) over noodzaak nauwe samenwerking (7C) -
Periodiek een functioneringsgesprek houden (1A) Benodigde competenties vaststellen voor bij toekomstige werving en selectie (1A) Keuzes maken in specialisaties (1B) Vrijwilligersbeleid, inzetten van meer vrijwilligers (1B) Sterrenprogramma stopzetten, alleen nog inzetten op functie specifieke opleidingen (1C) Jaarlijks keuzes maken in welke en hoeveelheid activiteiten waarin je de rol als coördinator wilt vervullen (3A) - Collectiebeleid aanpassen op specifieke doelgroepen (4D) - Beleid opstellen ten aanzien van werving eigen inkomsten en derde geldstromen (7B)
10
Medewerkers
Om medewerkers in de organisatie hun meer gespecialiseerde taken goed uit te laten voeren, zodat de bibliotheek de koers kan varen die hierboven is beschreven, is het belang dat de benodigde competenties inzichtelijk en toegewezen zijn en dat medewerkers, daar waar nodig, de juiste scholing hebben gevolgd. - Benoemde / benodigde competenties behorende bij de functie zijn duidelijk en toegewezen (1A, 3A) - Alle medewerkers dienen actief en regelmatig feedback te geven op benodigde competenties - Scholen van medewerkers ten behoeve van specialisaties (1B) - Doorlichten van kwaliteiten van huidige vrijwilligers en op specifieke activiteiten inzetten (1B) - Medewerkers brengen de voor hun functie relevante opleidingen in kaart welke in functioneringsgesprek worden besproken (1C) - 2 aantal verplichte bijeenkomsten organiseren voor medewerkers over nieuw beleid (2A) - indien nodig individuele gesprekken voeren met medewerkers over gevolgen nieuw beleid (2A)
11
Middelen
Tevens moeten er activiteiten worden uitgevoerd die er aan bijdragen dat de bibliotheek volwaardig partner wordt binnen lokale projecten, de rol van coördinator daar waar wenselijk, op zich kan nemen, de benoemde doelgroepen op effectieve wijze kan bereiken en daar waar mogelijk extra inkomsten kan genereren door verhuur van ruimtes. - Inzet van financiële middelen voor scholing (1A) - In kaart brengen en houden van lokale partners (3A, 4C, 6D) Meerjarenbeleidsplan Stichting Openbare Bibliotheekvoorzieningen Langedijk v0.1 200214
9 - Proactief aansluiten bij lokale overlegstructuren (3A, 4A+B+C, 6D) - Bepalen wat de bibliotheek de lokale partners te bieden heeft en dit overbrengen (4A+B+C, 6D) - Beter in kaart hebben wat de partners over de middellange termijn willen bereiken (4A+B+C) - Fysieke ruimtes aanpassen (indien nodig) voor nieuwe doelgroepen en doelgroep specifieke activiteiten (4D, 6C) - Bepalen hoe je digitaal specifieke doelgroepen benadert en binnenhaalt (4D, 6C) - Specifieke content aanbieden voor doelgroepen op website (4D, 6C) - Computertrainingen voor specifieke doelgroepen meer zichtbaar maken op publiekspc’s (4D, 6C) - In kaart brengen mogelijke verhuurruimtes, wensen van huurders, ruimtes aanpassen, verhuurprijs vaststellen en promoten van verhuur (4E, 7B) - Samenwerking met partners in De Binding opzoeken (4E, 7B) - Analyse van woonplek bezoekers en doelgroepen en streven naar inzicht waar doelgroepen zich bevinden (5A+B) - Op basis van analyse gericht marketingacties uitvoeren (zie tevens Strategisch Marketingplan) (5A, 6D) - Afspraken maken met partnerinstellingen over toeleiding naar de bibliotheek (5A, 6D) - Via andere instanties je boodschap bij de gekozen doelgroep terecht laten komen (5B) - Vaststellen van activiteiten en projecten voor specifieke doelgroepen (5B) - Toegankelijk aanbod scholen bieden (6B) - Samen met partners bepalen wat er in de collectie moet worden aangepast (6C) - Samen met partners bepalen welke samenwerkingsprojecten opgepakt kunnen worden (7A) - Binnen eigen organisatie proactief bepalen bij welke activiteiten je een rol speelt en welke (7A)
12
Processen
Het doorlichten, bijhouden en optimaliseren van processen blijft noodzakelijk om op een effectieve en efficiĂŤnte wijze de bedrijfsvoering van de bibliotheek te voeren. -
13
Doorlichten of de juiste (aantallen) mensen op de juiste plekken zit (1B) Optimaliseren van de werkprocessen t.b.v. meer vraaggericht / klantgericht werken (1B) Goede intake houden bij werving vrijwilligers (1B) Standaard evalueren van gevolgde opleiding op nut en toepassing binnen de functie (1C) Op de hoogte zijn hoe de nieuwe subsidiesystematiek werkt (4F, 7A) Vorm van evaluatie onder partners bepalen inclusief normering (6A) Plannen, opstellen, uitvoeren, analyseren evaluatie onder partners (6A) Bij nieuwe partners de eerste keer intake / evaluatieformulier bespreken om te bepalen wat nu de stand is omtrent de samenwerking (6A) Opvolging op basis van evaluatie (6A) Regelmatig doorlichten van de collectie (6B) Evaluatie met scholen blijven houden (6B) Budget bewaken en tijdig bijstellen (7D)
FinanciĂŤn
Zie hiervoor de begroting van Stichting Openbare Bibliotheekvoorziening Langedijk 2014-2015.
Meerjarenbeleidsplan Stichting Openbare Bibliotheekvoorzieningen Langedijk v0.1 200214