Sistema de facturación y control de inventario aplicado a la tienda mayorista

Universidad Pedagógica de El Salvador

Facultad de Ciencias Económicas

Trabajo de graduación para optar al título de Técnico en Sistemas de Computación

Tema: Sistema de facturación y control de inventario aplicada a la Tienda Mayorista “FLOR”, San Salvador, Apopa; 2012

Presentado por Erika Cecibel González González Blanca Flor Rodríguez Rivas Beatriz del Carmen valle Hernández

1

INDICE

I.

DATOS DE IDENTIFICACION

1.1 TEMA………………………………………………………………………

3

1.2 OBJETIVOS………………………………………………………………. 4 1.3 INTRODUCCION…………………………………………………………

5

1.4 DEFINICION DEL PROBLEMA……………………………….………..

6

1.5 JUSTIFICACION…………………………………………………………

7

1.6 FUNDAMENTACION TEORICA………………………………………… 8 II.

MARCO EMPIRICO

2.1 METODOLOGIA DESCRIPTIVA…………………………………….… 17 2.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA OBTENCION DE DATOS (TECNICAS , INSTRUMENTOS)………………………………………………………

19

2.3 MARCO OPERATIVO………………………………………………….

25

2.4 NUEVAS FORMULACIONES TEORICAS…………………………..

31

2.5 CONCLUSIONES………………………………………………………..

37

2.6 BIBLIOGRAFIA……………………………………….………………….

38

2.7 ANEXOS…………………………………………………………………..

39

2

I.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN

1.1 TEMA:

SISTEMA DE FACTURACION Y CONTROL DE INVENTARIO APLICADA A LA TIENDA MAYORISTA “FLOR”, SAN SALVADOR APOPA; 2012

3

1.2 OBJETIVOS.

Objetivo general



Determinar las bases para el sistema electrónico de facturación y control de inventario, elaborando un prototipo que nos permita simplificar dichas actividades en la Tienda Mayorista Flor.

Objetivos específicos



Analizar la situación actual del sistema de facturación e inventario para poder llevar un control en sus adquisiciones en ventas, proveedores, clientes, inventario de producto de bodega.



Desarrollar un sistema de gestión computarizado de facturación y control de inventario para realizar diferentes tareas y que permita agilizar los procesos.

4

1.3 INTRODUCCIÓN

El presente trabajo de investigación consiste en analizar el sistema actual de facturación e inventario de mercancía de la Tienda Mayorista Flor y hacerles una propuesta que automatice el sistema manual que llevan actualmente para conocer los

beneficios

del

sistema

mercancía, atención al cliente y

y

las

mejoras

mayor eficiencia en

el la

surtido

de

obtención

de

los productos o artículos que están por agotarse.

Los sistemas de gestión para

empresas apoyan, y a veces automatizan,

las operaciones diarias. Los sistemas de información generan la información que ayuda a los directivos a resolver problemas y a tomar decisiones inteligentes. Los sistemas de empresa y de información evolucionan rápidamente para convertirse hoy día en un mismo sistema.

5

1.4 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

¿Qué beneficios se podrían obtener si contáramos con un sistema electrónico de facturación e inventario?

La situación actual de la empresa tiene bastantes deficiencias, ya que el proceso de la elaboración y entrega del producto es muy buena, pero se cuenta con una deficiencia en el aspecto administrativo, ya que es muy complicado hacer el inventario, así como llevar un control exacto de los productos vendidos, cantidades de elementos que se encuentran aún en inventario así como perdidas de dinero en bastantes ocasiones, ya sea por faltantes de este o porque el tiempo de espera del cliente es muy largo y este se va sin comprar así que lo que se intenta es lograr una automatización en el proceso de venta y de inventario para prevenir quedarse sin producto, tener un excelente control de inventario y con esto aumentar la eficiencia de la empresa así como eliminar el problema de las fugas de dinero o de los faltantes al llevar un conteo exacto de los productos vendidos.

La importancia de implementar un sistema de facturación e inventario de manera automatizada permita operar y llevar un mejor control de la mercancía existente en el negocio, con la ayuda de nuestro sistema la empresa pasa a un peldaño más a ser una empresa con un sistema automatizado que lleve el conteo y anuncie un punto de reorden ayudando al dueño a hacer los pedidos de su mercancía a tiempo y pueda dar un mejor servicio a sus clientes.

En nuestro estudio nos centraremos en aplicaciones orientadas a las gestiones empresariales y de alguna manera la vincularemos con las ventajas que ofrecen las redes (LAM, WAN, MOBILES, ESTATICAS, ALAMBRICAS, INALAMBRICAS) hoy en día.

6

1.5 JUSTIFICACIÓN.

En los últimos años es observable un mundo globalizado, por lo que existe una demanda en las empresas e instituciones, de involucrarse en un mundo de comunicación tecnológica.

Es importante desarrollar un sistema eficaz y eficiente para que el propietario pueda optimizar los recursos e incrementar la productividad implementando nuevas estrategias que mejore el desempeño de facturación e inventario facilitando el manejo de información de los datos.

Este sistema de facturación e inventario permitirá solventar cada uno de los problemas que a diario se presentan en este tipo de negocios, mejorando los niveles de información, de atención a empleados, proveedores clientes y además mejorando su flujo de procesos.

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1.6 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA.

Tienda Mayorista Flor

Breve historia.

La empresa inicio operaciones desde 1995 en su inicio contaba con un local pequeño y desarrollaba sus operaciones con José Luis Rivera (propietario) no contaba con empleados en su actividad laboral. Al inicio solo tenia a la venta golosinas y muy pocas bebidas, a través de los años con el fin de satisfacer las necesidades de sus clientes se amplió con nuevas líneas de productos.

En 2000 la Tienda Mayorista Flor ya contaba con productos nuevos y una mejor atención al cliente. Se caracteriza por ser una Tienda Mayorista que distribuye a la venta de granos básicos, bebidas. Para los clientes mayoristas que requieren hacer compras de volumen la Tienda ofrece precios competitivos.

Actualmente la Tienda Mayorista Flor posee cuatro bodegas cuenta con once empleados y una extensa gama de productos.

Factura y inventario.

La factura es un comprobante de venta que se entrega al consumidor final por la venta de algún bien o servicio que este afectado o exento de impuesto agregado IVA. Características de una factura:

8



Tiene el número de factura.



Tiene el nombre del propietario.



Tiene el número de teléfono.



Tiene la dirección de la empresa.



Posee la fecha de emisión de la factura.



Precio del producto.



Cantidad del total de unos determinados productos.



Total de ventas gravadas.

Los tipos de facturas más comunes son:  Factura comercial.  Factura de consumidor final.

Las facturas de consumidor final se pueden hacer con crédito fiscal o sin crédito fiscal.

El inventario es aquel que refleja el control profundo sobre los diferentes bienes que se están produciendo y sobre los bienes que se están vendiendo.

Los tipos de inventario son los siguientes:  Inventario perpetuo.  Inventario periódico.

El inventario perpetuo es aquel que evalúa el inventario final para cada artículo a través de un auxiliar llamado “tarjeta kardex”.

El inventario periódico determina dos situaciones que son: la determinación de la cantidad de existencia de la mercadería, y la determinación del valor de cada producto.1

1

Serrano, J. (2009) Gestión de aprovisionamiento administración y finanzas. ( 3ª edición) Madrid, España.

9

Sistema Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías: 

Personas



Datos



Actividades o técnicas de trabajo



Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.

Administración Sin pretender hacer un análisis exhaustivo de las teorías de administración (materia propia de otros ramos), es necesario observar algunos hitos importantes que han influido en el acercamiento al término: "informática" y su importante relación con las organizaciones.

Es fácil imaginar que en las primeras empresas, aquellas llevadas a cabo por nuestros ancestros prehistóricos, simplemente se lanzaban en pos de un objetivo (posiblemente una pieza de cacería que les diera de comer) de la misma manera que funcionan las manadas de animales salvajes: todos al ataque en forma instintiva. En esos muy primitivos tiempos, el éxito o fracaso de las empresas se medían directamente según la sobrevivencia o muerte de la tribu.

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Con los primeros atisbos de inteligencia, ellos deben haber descubierto que era una muy buena idea seleccionar a los mejores cazadores y enviarlos a ellos a cazar, mientras que los miembros restantes de la tribu se dedicaban a otras labores. Se descubrió entonces que era necesario tomar algunas decisiones (¿cuánto cazar?; ¿dónde hacerlo?) y que para ello se necesitaba información (a cuántos debemos alimentar, dónde está la tribu); sin embargo, en una tribu de tamaño reducido, era relativamente fácil poder manejar esos datos. Al igual que con los ancestros menos iluminados, la medición del éxito o fracaso en la gestión tribal, se hacía en función de la sobrevivencia.

Un importante problema surgió cuando la tribu alcanzó un tamaño tal, que ya no era tan claro, para quienes tomaban las decisiones, cuántos eran los miembros, a quiénes se les dio de comer (y quiénes faltan). En ese momento, la necesidad, actuó como madre de la inventiva y generó los medios necesarios para poder mantener actualizada esta información. Desde los "nudos" incáicos hasta los papiros egipcios, cumplieron la misma función. La idea era contar y si se llevaba bien la cuenta, entonces se tenía cierta certeza respecto del éxito de la empresa que se emprendiera... Desde cuidar ovejas hasta construir pirámides o imperios.

Dependiendo de la empresa, se necesitaría de más o menos "contadores" que asegurarán que todo estaba bien.

Esto debe haber funcionado bien por varios siglos, hasta que las empresas crecieron tanto que ya no bastaba con los medios antes indicadas. La segunda guerra mundial marcó el inicio de la era de las empresas multinacionales (los "aliados" son la primera gran empresa multinacional), donde la distribución de los recursos la mayoría de las veces escasos- a distintas partes del mundo, era la clave fundamental para presumir el éxito o fracaso de la misión. En este estado de las cosas, fue necesario sistematizar a fondo el proceso de control de recursos y con ello se definieron una serie de tareas repetitivas que eran necesarias para mantener este control.

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Es en este momento en que queda claro que una empresa no sobrevive sólo en función de su producto o servicio, sino que tanto la supervivencia como el éxito de la empresa dependen en buena parte del soporte administrativo de la organización. Surge entonces la sección "Administración y Finanzas", que en muchas organizaciones consume casi el 60% de los recursos que se han invertido en la empresa. Y no es raro que a la hora de aumentar la inversión, sea esta área la que obtiene los mayores recursos.

Computación y Empresa

No obstante lo anterior, no se debe perder de vista el objetivo principal de las organizaciones, que es "vender" su producto o servicio.

Para ello, las empresas buscan otorgar un soporte adecuado al proceso productivo, el cual se caracteriza (en la mayoría de los casos) por la repetición de tareas específicas y muy bien especificadas. Es decir, no sólo con pocos objetivos muy bien definidos, sino que con una definición muy precisa de la metodología a seguir para alcanzar el objetivo.

Desde esta perspectiva, fue claro que ciertas empresas de gran volumen, consideraron la inclusión de mecanismos computarizados, para que tomaran el control de algunas de estas tareas altamente repetitivas y de mínimo nivel de necesidad de usar "intelecto". Otras, consideraron el uso de elementos computarizados para el control y registro de volúmenes de producción.

La aparición de estos elementos, que en su mayoría eran simples contadores mecanizados, trajo consigo un efecto que no se puede olvidar. Hasta antes que llegara la "máquina", había un ser humano haciendo ese trabajo (que por muy embrutecedor que fuera, igual era una fuente de trabajo).

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Esta situación generó el primer antecedente histórico que se debe tener en cuenta: El

miedo

a

perder

el

empleo

luego

de

la

incorporación

tecnológica (situación muchas veces utilizada por jefaturas mediocres, para justificar ciertos despidos que la empresa requiere por otras razones, pero que no se atreven a enfrentar). Lo anterior, se debe analizar con cuidado y, al momento de analizar la incorporación de tecnología en los Sistemas de Información (fundamentalmente computacional), se debe recordar que el efecto de pérdida de empleos, se produce principalmente entre los "blue collar" ("cuellos azules" que es la forma en la que se denomina al trabajador de producción, debido al uso de overoles de ese color), que debido a la naturaleza repetitva de su trabajo son "reemplazables" por la máquina; Muy diferente es la situación de los "white collar", ("cuellos blancos", que es la forma en que se denomina al personal de administración y finanzas, así como a los gerentes, pues usan camisas, habitualmente blancas), quienes tienen un trabajo dual, por una parte la repetitiva recopilación y actualización de información ("reemplazable" computacionalmente) y por otra de análisis e interpretación de la información para la toma de decisiones (que no es tan "reemplazable", al menos no sólo con Sistemas de Información, ni siquiera con Sistemas Expertos) Los avances tecnológicos han obligado al hombre no solo a desarrollar sino a incrementar la calidad de las diferentes formas de producción de bienes, la potencia y las posibilidades de este aparato (Computador) han cambiado profundamente tanto en su concepción como en su uso, sin olvidar o dejar de lado, que la función de un computador se reduce a tratar la información que le sea suministrada y proveer los resultados requeridos. Como sucede en la mayoría de los

campos

técnicos,

los medios colectivos para motivación para

la tecnología de

la

información

refiere

a

para procesar,

la

disminuir costos y funciones especializadas

y

reunir, y luego almacenar

conseguirlo,

se

enfocada a la eficiencia operacional, asimismo es un gran apoyo en las investigaciones que abarque la gestión de la organización, ó sea transformado en un instrumento arma estratégica que tiene un carácter de cambio en forma

13

sustancial que redefina la naturaleza del objetivo, creando uno nuevo donde antes no existía, o cambiar el objetivo de modo radical con ventajas competitivas.

Las empresas empiezan a darse cuenta que, ante la globalización, puede decirse que el uso de tecnología ya no es un lujo, y pasa a formar parte integral del modelo de negocio de las empresas. Ante ello surgen necesidades que para satisfacerlas necesitan el desarrollo e implantación de proyectos que involucran a las tecnologías de información. Las tecnologías de información dentro de las empresas juegan un papel muy importante (en aquéllas que las tienen). Permiten desde la interacción más directa y eficiente con el proveedor, pasando por la mejora de los procesos internos de la empresa hasta poder conocer al cliente y sus preferencias. Pero esto muchas veces no lo ven o no lo saben los administradores de este tipo de empresas y oponen una gran resistencia al cambio.

Los sistemas de facturación resultan ser un medio fundamental para el control tributario, tanto de las empresas como de los clientes, por ello es preciso que ninguna empresa emprenda sus actividades sin contar con alguno de estos sistemas previamente planificados. Además, el llevar un mejor control sobre los movimientos comerciales, da a pie a poder realizar una mejor planificación de todos los recursos mediante los cuales la empresa intentara alcanzar sus objetivos. En algunas ocasiones, de empresas que se dedican únicamente a la compra-venta de productos determinados, los sistemas de facturación que empleen determinarán el grado de posibilidad de avance en el sector en el cual de desenvuelve.

Esto quiere decir que según los sistemas de facturación, la misma podrá desarrollar todas las planificaciones correspondientes a la utilización de los recursos con los que cuenta. Como bien dijimos anteriormente, los sistemas de facturación representan un orden en las finanzas que es muy importante de poseer, y este servicio se optimizara aun más si utilizan diferentes programas informáticos como sistemas de facturación.

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Los mismos nos pueden garantizar un mejoramiento en cuanto a la gestión impositiva ya que nos facilitan la disposición de dicha información en los momentos propicios de las auditorias correspondientes. De todos modos es importante tener en cuenta que los mismos deben gozar de una revisión de sus sistema para asegurarse que no reposa ningún tipo de error que pueda afectar la base de datos central. Lo más aconsejable es realizarla cada seis o siete meses, y estos sistemas de facturación deben estar siempre protegidos contra el posible espionaje por parte de las empresas que representan a la competencia.

El sistema de facturación funciona integrado al sistema de control de inventarios y cuentas por cobrar. Este sistema está diseñado para aceptar

el registro de

pedidos y producir la factura que se entregara al cliente. El sistema de cuentas por cobrar proporciona la información correspondiente al cliente a quien se le está emitiendo la factura.

La administración

de inventario comprende

la terminación de los procesos

óptimos de adquisición de existencias de artículos para establecer la demanda futura.

Razones principales para mantener un inventario los inventarios agregan al producto utilidad de tiempo, lugar y cantidad. Aquel producto que no está en un lugar determinado, en tiempo requerido y en las cantidades solicitadas, tiene pocas posibilidades de consumo.

Otras razones para mantener un inventario a. Razón operativa o de transacciones Debido a que la Tienda mayorista FLOR distribuye productos para su venta al mayoreo o al detalle, es imprescindible que exista disponibilidad inmediata de esta. Por lo tanto, se debe mantener un stock adecuado de producto que funcione como una fuente constante de abastecimiento. El inventario que cumple con esta función se conoce como inventario básico o de transacción.

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b. Razón especulativa Cuando se espera un alza en el precio de un producto en el futuro, se deben mantener cantidades mayores a las usuales, para aprovechar la resultante ventaja en costos. Esta ventaja se puede usar para promover el producto a un precio de venta menor que su precio en el mercado, y obtener así un mayor nivel de ventas y utilidades. Este tipo de inventario se conoce como inventario de especulación.

A corto plazo, los inventarios permiten comercializar, vender sus productos con una rapidez mayor que a la que se compra. Al mantener un inventario se logra mantener una fuente directa y continua de abastecimiento en cualquier época, con lo que se presta un servicio constante y eficiente al cliente.2



2

Rob, P. y Coronel C. (2004) Sistema de bases de datos diseño, implementación, y

administración. (5ª. Edición) México D.F.

16

II. MARCO EMPÍRICO

2.1 METODOLOGÍA (DESCRIPTIVA)

Aplicamos metodología descriptiva a esta investigación ya que consiste en conocer la situación actual de la Tienda Mayorista Flor como costumbres, y actitudes predominantes a través de una descripción exacta de las actividades, objetos, y personas.

El presente trabajo se realizo primero con la elección de tema el cual fue presentado a la Universidad Pedagógica de El Salvador para su evaluación y así posteriormente su aceptación. Luego de la aceptación del tema nos dedicamos a buscar una empresa para poderle mostrar una opción más de sistemas de facturación la cual nos dieron la oportunidad en Tienda Mayorista Flor.

Luego nos brindaron el asesor y partimos desde reuniones consecutivas para la elaboración del proyecto.

Dentro de las reuniones con el asesor comenzamos a realizar los pasos que lleva la investigación partiendo de los datos de identificación donde se crearon objetivos tanto específicos como generales.

Después procedimos con la definición del problema en la cual consideramos los beneficios que traería el sistema para la Tienda.

Luego elaboramos la fundamentación teórica la cual esta basada en conceptos relacionados con el sistema.

Luego procedimos a elaborar una entrevista. Elaboramos preguntas claves al propietario de la Tienda la cual fue de mucha ayuda porque así conoció un poco más sobre la Tienda Flor y el manejo de la empresa y el método que utilizan para elaborar una factura y el inventario que elaboran. Ya con los resultados de la entrevista elaboramos un análisis del FODA este nos permiten conocer datos

17

tanto internos como externos de la empresa y para conocer la situación real en que se encuentra la empresa, así como las amenazas que afectan directamente el funcionamiento de la empresa.

La parte final del documento se elaboro las nuevas formulaciones teóricas estas son posibles alternativas para realizar este proyecto de sistema de facturación e inventario. Para elaborar el sistema optamos con una aplicación que ya estaba desarrollada la cual es Open SourcePoint of Sale luego desarrollamos la prueba de los módulos como: Clientes, Artículos, Kits de artículos, Proveedores, etc.

Al finalizar esta prueba ingresamos datos al sistemas e hicimos una prueba piloto del sistema elaborando una factura y un pequeño inventario lo cual dimos por concluida la investigación.

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PROCEDIMIENTOS

2.2

PARA

LAOBTENCIÓN

DE

DATOS

(TÉCNICAS, INSTRUMENTOS).

José Luis Rodríguez Rivera Propietario Agosto 20 de 2012

Entrevista Para esta investigación se tomo como instrumento la entrevista ya que es una técnica en la que una persona (entrevistador) solicita información de otra o de un grupo (entrevistados, informantes), para obtener datos sobre un problema determinado. Presupone, pues, la existencia al menos de dos personas y la posibilidad de interacción verbal. Conforme el propósito profesional con que se utiliza la entrevista, esta puede cumplir con algunas de estas funciones: 

Obtener información de individuos o grupos.



Influir sobre ciertos aspectos de la conducta (opiniones, sentimientos, comportamientos.3

Al final de la entrevista obtuvimos resultados valiosos ya que se conoció el ambiente y problemas de la Tienda Mayorista Flor.

3

Montero, E. (2007) Practicas organizacionales y técnicas de entrevista en la gestión del potencial

humano. (Editorial Daniel Villalobos Gamboa), Costa Rica.

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 Empresa

¿Cuántas personas integran su empresa?

La tienda está integrada principalmente por familiares los cuales son cinco y seis trabajadores.

¿Cuál es su cargo en la empresa y que funciones desempeña dentro de la misma?

A mi disposición tengo varios cargos uno de ellos es la administración del dinero además hago pedidos a diferente proveedores y también estoy como despachador.

¿Qué ha hecho para mejorar su conocimiento o estrategias en el último año?

Principalmente llevar un buen control de capital, tener precios bajos, y estar a la vanguardia de productos nuevos.

 Publicidad

Realiza algún tipo de promoción u oferta a sus clientes. Cuales?

La promoción u oferta me la proporcionan los proveedores como por ejemplo días sábados el proveedor BocaDeli trae su música y regala boquitas cuadernos por la compra del mismo producto.

20

¿Qué estrategias tiene para atraer compradores potenciales?

Una de las estrategias hoy por hoy es el precio de los productos. La mayoría de personas por cinco centavos menos compran y

no se van para la

competencia.

 Productos

¿Cuáles son los productos que comercializan?

Son muchísimos entre los cuales están productos de primera necesidad: arroz, frijol, papel, maíz, maicillo, bebidas, pasta dental, focos, cal, shampoo, consomés etc.

Almacena los productos en lugares apropiados

Creo que un 50% por ejemplo la harina tiene que estar en un lugar seco lo cual no es así.

 Proveedores

¿Cuántos proveedores tienen para abastecerse de producto?

Aproximadamente unos 50

¿Con que frecuencia realizan los pedidos?

En el caso de las bebidas como cerveza, coca cola litro es de dos veces a la semana

21

 Facturación

En compras pequeñas ¿cuánto tiempo se tarda para realizar una factura?

Aproximadamente unos ocho minutos

En compras grandes cuanto tiempo se tarda para realizar una factura Aproximadamente unos 20 minutos

Sabemos que posee un sistema de facturación según su criterio se puede mejorar Si se puede mejorar serio un beneficio para mí y para los clientes. En el caso de algunos clientes que vienen bien rápido les beneficiaria  Inventario

¿Tiene un buen control de inventario o sobre los productos que entran y salen además de qué forma podrimos mejorar su inventario?

Creo que no tengo un buen control ya que algunos productos se vencen es allí perdidas en ocasiones los proveedores no hacen cambios de ellos. La mejor forma de mejorar seria lista de los productos que están a disposición

¿Cuántos empleados utilizan para realizar el inventario?

4 personas

¿Qué aspectos consideras en el inventario?

Fecha, cantidad de productos que existen la bodega

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¿Con que regularidad revisan inventario?

Aproximadamente 10 veces al mes

¿Cuánto tiempo le lleva realizar un inventario?

6 horas aproximadamente

Le gustaría simplificar su sistema de inventario Si ya no hubiera mucho producto vencido

Le gustaría simplificar su sistema de facturizacion Si me gustaría. Se ahorraría tiempo, utensilios como lápiz papel carbón

¿Considera que sería bueno utilizar un control de inventario electrónico?

Si los procesos fueran más rápidos

¿Sabía que

algunas empresas poseen y utiliza un sistema

de inventario

electrónico, que facilitan sus operaciones? ¿Le gustaría poseer uno?

No sabía. Creo que a todos las tienda les gustaría porque realmente trajera un beneficio.

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 Tecnología

¿Posee usted un sitio web donde brinda información de su empresa?

La tienda no lo posee. Pero me gustaría ya que la información sobre la tienda, productos y servicios estarían disponible para cualquier visitante, a cualquier hora del día y puede ser accedida desde cualquier parte del mundo.

Le gustaría tener presencia publicitaria en internet

Si me gustaría además con un sitio web, no tendríamos muchos costos en publicidad y anuncios en medios de comunicación

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2.3 MARCO OPERATIVO

FODA

Fortalezas



Experiencia en el mercado.

Más de 20 años en el mercado demuestra un alto conocimiento en ventas así también en necesidades primordiales de los clientes.



Precios competitivos.

Los precios son más bajos en la zona por la cual se vuelve más competitivos.



Ubicación estratégica de la tienda

La Tienda Mayorista Flor está ubicada en una zona altamente comerciante, presenta considerables ventajas competitivas en el sector de productos de primera necesidad.



Disposición de una amplia gama de productos.

Con criterios específicos y rigurosos se tiene disponible una extensa selección de productos.

25



Buena relación con la mayoría de los clientes.

Se observo que los dueños de la Tienda tienen una muy buena relación con los clientes a tal grado se ha visto un crecimiento de los mismos dentro de la empresa.

26

Oportunidades



Acceso a nuevastecnologías.

Incursionar en nuevos mercados utilizando las herramientas de la web.

La Tienda Mayorista Flor cuenta con una computadora y una impresa Epson LQ 2190.

Características del equipo en el cual se va a instalar el sistema Pentium Dual Core 3.0ghz LCD de 20 Samsung Disco duro de 120 Gb 1 Gb de RAM Video integrado de 256 Mb Windows 7



Globalización.

Aprovechar el tratado de transacciones de productos.



libre

comercio

anivel

centroamericano,

para

Acceso a nuevosmercados.

El comercio fuera de la zona es un área de interés para la Tienda Mayorista Flor.La cual considera seriamente el hecho de iniciar, con un proceso de expansión. Lo importante es poseer las herramientas necesarias para interpretar 27

debidamente la realidad en la que se opera y establecer los límites estructurales con los que se opera al momento de acceder a estos mercados.



TLC

Es una nueva oportunidad para crecer potencialmente así también para la venta de nuevos productos.

Debilidades



No existe una organización formal.

Al igual que muchas de las PYMES (pequeña y mediana empresa) en nuestro país, este negocio carece de un modelo formal y se apega a un modelo funcional.



Productos vencidos.

En la tienda existen productos perecederos, por lo cual estos podrían convertirse sin el debido control en pérdida irrecuperable, ya que por lo general los proveedores no cambian ni reponen productos.

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

Lugar inadecuado de almacenaje del producto.

El almacenaje de los productos no está bien organizado ya que el área es pequeña y algunos productos necesitan estar ubicados en lugares secos.



Falta de capacitación del recurso humano.

Todo recurso humano necesita estar al día con los cambios de conducta del mercado. Por tanto necesita mayor capacitación en esa área.

No existe por el momento desarrollo en áreas de tecnología de información.

Se tiene menor acceso a la información y procesos más engorrosos.



Publicidad en menor escala.

Es una herramienta muy importante ya que consiste en incentivos de corto plazo, a los consumidores, estos buscan incrementar la compra o la venta de un producto.

29

Amenazas



Apertura de una nueva tienda cerca.

Una de las preocupaciones de la Tienda Flor es el hecho de enfrentarse a la competencia, la cual se ha visto fortalecida por el fenómeno de la globalización y las exigencias cada vez más fuertes por parte de los consumidores por comprar productos de mayor calidad y precio competitivo.



Delincuencia.

Estees un problema que se está dando en todo el país. Se detecto que la Tienda Flor ya que se ve amenazada por la famosa renta.



La inflación.

Es un problema para la tienda Flor ya que los precios no permanecen siempre con el mismo valor por ocasiones suben y bajan.

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2.4 NUEVAS FORMULACIONES TEÓRICAS.

El análisis de nuestra investigación, nos proporciona con claridad las alternativas de solución requeridas. Por tanto proponemos realizar un modelo sistemático que incluya diseños y desarrollos adecuados a las necesidades actuales.

El sistema propuesto incluye soluciones de ambientes basados en tecnología web.

Por tanto se vuelve necesario lo siguiente:

 Un servidor web  Un lenguaje de scripts del lado del servidor  Un manejador de bases de datos  Un navegador

Existen muchas alternativas para estos programas; sin embargo para el presente proyecto se trabajo con los siguientes:



Appserv

Es una herramienta OpenSource para Windows que facilita la instalación de Apache, MySQL y PHP en la cual estas aplicaciones se configuran en forma automática. Como extra incorpora phpMyAdmin para el manejo de MySQL.



Apache Web Server, como servidor web.

El servidor HTTP Apache es un servidor webHTTP de código abierto.

31



PHP (HypertextPreProcesor) como lenguaje de scripts del lado del servidor.

PHP es una programación interpretada, diseñada originalmente para la creación de web dinámicas.



PhpMyAdmin

Es una herramienta escrita en PHP con la intención de manejar la administración de MySQL a través de páginas web, utilizando Internet. Actualmente puede crear y eliminar Bases de Datos, crear, eliminar y alterar tablas, borrar, editar y añadir campos, ejecutar cualquier sentencia SQL, administrar claves en campos, administrar privilegios, exportar datos en varios formatos y está disponible en 62 idiomas. Se encuentradisponiblebajo la licenciaGPL.



MySQL

Es un sistema de gestión de bases de datosrelacional, multihilo y multiusuario con más de seis millones de instalaciones.MySQLABdesde enero de 2008 una subsidiaria de Sun Microsystems y ésta a su vez de Oracle Corporation desde abril de 2009 desarrolla MySQL como software libre en un esquema de licenciamiento dual.

A pesar de que estos programas son nativos de sistemas operativos Linux, existen versiones que pueden instalarse en sistemas operativos Windows. Una de las ventajas de estos programas es que son libre de distribución y por lo tanto los costos de desarrollo cuando se pretende construir sitios para empresas o instituciones.

32

Se puede optar por descargar individualmente cada uno de los programas anteriores en este caso se descargo e instalo Appserv el cual contiene cada una de las aplicaciones.

Instalaci贸n y configuraci贸n.

1. Creaci贸n de una base de datos en mysql.

2. Ejecutar el archivo database/database.sql para crear las tablas en la base de datos.

3. Descargar y desencriptar el archivo que proviene del sitio web.

4. Copiar la aplicaci贸n dentro de la carpeta appserv/www.

33

5. Modificar el archivo application/config/database.php para conectar a la base de datos.

6. Modificar el archivo application/config/config.php con su propia llave de encriptaciรณn.

7. Entrar a su navegar favorita y ejecutarlo.

8. LOGIN using Username: admin password:pointofsale

34

Carga inicial de datos

Para la carga inicial se tomaron datos reales de la tienda a una fecha determinada, con un 40% de los datos reales para ser efectiva la prueba.

35

Prueba de módulos.

Luego de la carga de datos se realizaron la prueba de módulos:

 Clientes

 Receivings

 Artículos

 Ventas

 Kits de artículos

 Empleados

 Proveedores

 Tarjetas de regalo

 Reportes

 Configuración de la tienda

Obteniendo resultados satisfactorios y convenientes para que dispongan los dueños de la tienda del mismo en el momento en que se decidan en su implementación.

36

2.5 CONCLUSIONES Debido a la gran competencia que existe en el mercado, la Tienda Mayorista Flor debe de buscar la manera de poder mantenerse a la altura de los demás y con una posición en el mercado. De esta manera se beneficia la propia Tienda como también sus clientes y los que están por venir.

La implantación de un nuevo sistema de facturación e inventarioes una buena decisión para que la Tienda Mayorista Flor se mantenga luchando en el mercado con mayor fuerza. Este sistema va a reforzar la estructura de trabajo que tiene haciéndola más rápida y confiable. De esta manera puede llegar a ser más atractiva para el mercado.

Al finalizar este proyecto hemos concluido que para la realización del sistema no se necesitan grandes inversiones económicas ni tecnología de punta, ya que en la utilización de software utilizado para desarrollar el sistema son de usos libres y no se tiene que invertir en la compra de licencia ya que la aplicación es multiplataforma.

37

2.6 BIBLIOGRAFÍA

 Rob, P. y Coronel C. (2004) Sistema de bases de datos diseño, implementación, y administración. (5ª. Edición) México D.F.



Moya, M. (1990) Investigación de operaciones. (Primera edición), San José Costa Rica. Editorial Universidad Estatal a Distancia.



THIBAUD, C. (2006) MySQL 5 Instalación, Implementación, Administración Programación. (Ediciones Eni).Barcelona.



Joublanc, J. (1994) Sistemas y Procedimientos Administrativos (4ª. Edición) Santa fe cuidad de México.

38



Poblet, E. (2006). Manual del IVA (3ª. Edición) España. (Editorial Cesar Abella Fernández).



Ibáñez A. (2010) El proceso de la entrevista conceptos y modelos. ( Editorial Limusa) Colombia.



Ramos, M. (2010) Sistemas operativos monopuestos ( 1ª edición) Madrid España.

ANEXOS

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2.7 Anexos

Manual del Administrador

Instalación de Appserv Primero que todo necesitamos el programa de instalación lo podemos descargar de su página oficial (http://www.appservnetwork.com http://www.appservnetwork.com).

Luego de tener el software, lo ejecutamos, esperamos la precarga y aparece la ventana de bienvenida:

Hacemos clic en Next y nos aparece la ventana en donde escogemos la ruta de instalación, la que aparece por defecto es: C: C:\Appserv, Appserv, esta ruta se recomienda dejarla así:

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Hacemos clic en Next, y ahora me pide escoger el tipo de instalaciรณn, por defecto la dejaremos en Typical, ademรกs de esto me muestra la cantidad de espacio en disco que necesito y la cantidad de espacio que poseo realmente, si el espacio requerido es mayor que el que se tiene, se puede cambiar la ruta de instalaciรณn o liberar espacio en disco:

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Luego hacemos clic en Next y me aparece a continuación la pantalla de configuración del servidor: En “Server Name” colocamos como vamos a llamar al Appserv desde nuestro estro explorador de Internet, comúnmente se coloca localhost, pero si ustedes quieres pueden colocar el nombre de una página web, pero no lo recomiendo. El “Administrator’s Email” se deja así como aparece o colocan una dirección de email. El campo “HTTP Po Port” no se molesta para nada:

Hacemos clic en Next y ahora necesitamos configurar la segunda parte del servidor que es el acceso:

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En el campo “UserName” debemos colocar un nombre de usuario cualquiera, personalmente siempre uso: root. En el campo “Passw “Password” ord” va una contraseña que no es obligatoria.

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Luego dejamos que el proceso de instalación termine, dejamos las 2 opciones que se muestran activas, damos clic en Close, esperamos, y ya tenemos nuestro Appserv montado en nuestro PC.

Creación de bases de datos MySQL Ahora como ya tenemos instalado el Appserv, voy a explicar uno de sus usos, que es la creación de Bases de Datos MySQL. El procedimiento que se debe seguir es el siguiente: Primero que todo abrimos el explorador de Internet y en la barra de direcciones escribimos: localhost, y presionamos Enter.

Para

empezar

hacemos

clic

en

el

link

que

dice:

“phpMyAdminDatabase Manager Versión 2.5.4” A continuación me muestra una ventana como la que se presenta a continuación:

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Para crear nuestra base de datos hacemos lo siguiente: En el campo: “Crear una nueva base de datos” escribimos el nombre cualquiera que le vayamos a dar a nuestra BD, y hacemos clic en el botón Crear. Y aparece la siguienteventana:

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Lo que se hace aquí es colocar el nombre de la tabla y el número de campos que queremos que lleve la misma, al hacerlo hacemos clic en el botón continúe:

Aquí creamos los campos de la tabla colocándole el tipo de campo, si tiene atributos, si es un campo Nulo, si tiene un valor predeterminado, determinamos el campo llave primaria, etc. Al terminar solo hacemos clic en el botón Grabar y aparece la siguiente ventana:

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Al momento de hacerlo y queremos crear otra tabla, debemos buscar donde me muestran dos campos de texto, que son el nombre de la tabla y la cantidad de campos que lleva, al escribirlos y finalmente oprimir el botón continúe.

Todo lo anterior sirve como base para nuestro producto principal, el cual debería ser un sistema de tienda online, que incluyera gestión de clientes, inventario, productos, vendedores, proveedores, etc.

Para ello contábamos con dos alternativas, desarrollarlo o investigar si existiese un producto en el medio, libre de licenciamiento y de fácil operación.

Optamos por la segunda opción y encontramos “phppoint of sale”.

Un interesante punto de ventas, que además de poseer todo lo que andábamos buscando, cuenta adicionalmente con la compatibilidad de lectores de códigos de barra.

En su sitio web phppointofsale.com, se encuentra el instalador de servidor local con este script para Windows, Mac y Linux.

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Ventana principal Para poder tener acceso al sistema de facturación el usuario tendrá que digitar nombre y contraseña luego dar clic en go.

Modulo cliente Al dar clic en esta opción podrá agregar, actualizar, borrar y buscar clientes

Modulo artículos Esta opción permite agregar, actualizar, borrar y buscar artículos en existencia.

Modulo kit de artículos Esta opción permite agregar, actualizar, borrar y buscar nuestro kit de artículos las promociones que se tendrán en existencia.

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Modulo proveedores Esta opción permite agregar, actualizar, borrar y buscar nombre de proveedores.

Modulo reportes Esta opción permite ver las ventas que se hicieron durante el día, el inventario realizado y los cliente que realizaron las compras.

Modulo Ventas Esta opción permite agregar, actualizar, borrar y buscar. También muestra todas las ventas realizadas durante el día, mes, años.

Modulo Empleados Esta opción permite agregar, actualizar, borrar y buscar. También muestra los datos personales de los empleados.

Modulo Tarjetas de regalo Esta opción permite agregar, actualizar, borrar y buscar. Los clientes frecuentes de la tienda podrán obtener una tarjeta de regalos el cual contara con los beneficios de descuentos.

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