Sistema de administración de inventarios para optimizar la distribución en planta en la librería y p

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS PARA OPTIMIZAR LA DISTRIBUCIÓN EN PLANTA EN LA LIBRERÍA Y PAPELERÍA ARANDA, S.A. DE C.V. SAN SALVADOR, 2009-2010 TRABAJO DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRESENTADA POR: JOSÉ ÁNGEL VIDES CASTILLO NANCY IVONNE HERNÁNDEZ FUENTES YANIRA ANTONIA CORTEZ MOLINA

SAN SALVADOR, 2010

ÍNDICE 1. Marco Conceptual 1.1 Introducción

5

1.2 Objetivos

7

1.3 Antecedentes del problema

8

1.4 Justificación de la investigación

17

1.5 Planteamiento del Problema

19

1.6 Alcances y Limitaciones

20

1.7 Recuento de Categorías y Conceptos 2. Marco teórico 2.1.

Fundamentación teórica – metodológica 2.1.1.

Inventarios

24 26 26

2.1.1.1. Puntos de vista sobre los inventarios

26

2.1.1.2. Definición inventario

26

2.1.2.1 Administraciones de Inventarios

27

2.1.2.2. Técnicas de Administración de Inventarios

28

2.1.2.3. Clases de inventarios

29

2.1.2.4. Control de inventario

31

2.1.2.5. Costos de inventarios

33

2.1.2.6. Métodos de costeo de inventarios

35

2.1.2.7. Sistemas de Administración Inventarios

36

2.1.2.8. Demanda independiente versus demanda dependiente

37

2.1.3.

Base legal (código tributario)

38

2.1.4.

Distribución en Planta

41

2.1.4.1. Principios básicos de Distribución en Planta

41

2.1.4.2. Naturalezas de los problemas de Distribución en Planta

42

2

2.1.4.3. Condiciones del ambiente

43

2.1.4.4. Sistemas de Distribución en Planta

44

2.1.4.5. Tipos de distribución

44

2.1.4.6. Modelos de distribución física orientada al producto

45

2.1.5. Construcción del Marco Empírico

47

2.1.5.1 Monografía

49

2.1.5.2 Instrumentos utilizados

56

2.1.5.2.1 Guía de observación

56

2.1.5.2.2 Entrevista

56

2.1.5.2.3 Encuesta

75

2.1.6. Formulación teórico metodológica de lo investigado

93

2.1.7. Desarrollo y definición teórica (posterior a Contraposición de Autores)

94

2.1.8. Consideraciones

95

2.1.8.1. Introducción

95

2.1.8.2. Objetivos

96

2.1.8.2.1. Objetivo general.

96

2.1.8.2.2 Objetivos Específicos.

96

2.1.8.3. Justificación

96

2.1.8.4. Componentes organizacionales

97

2.1.8.4.1 Departamentos de compras

97

2.1.8.4.2 Departamento de bodega

102

2.1.8.4.3 Departamentos de ventas

108

3.0 Marco Operativo 3.1 Descripción de los sujetos de investigación

122

3.2 Procedimiento para recopilación de datos

123

3

3.3 Especificación de la técnica para el análisis de los datos

123

3.4 Cronograma

124

3.5 Recursos

126

3.6 Índice preliminar sobre el informe final

126

Bibliografía

128

Anexo

130

4

CAPÍTULO I 1.1. INTRODUCCIÓN Los inventarios nacen juntamente con la humanidad; y que hoy se conocen como todos los elementos que intervienen en el proceso de producción de bienes y servicios; es por ello que se debe realizar una buena administración, con el propósito de mantener una buena relación en las actividades que llevan a cabo las organizaciones.

A partir de la revolución industrial nace la Distribución en Planta, que es el proceso de ordenación física de los elementos, que constituyen un sistema productivo capaz de alcanzar los objetivos de la forma más adecuada y eficiente posible. En la actualidad todas las organizaciones están dispuestas a implementar sistemas, tanto administrativos como estructurales para enfrentar con éxito los retos generados por las nuevas tecnologías y la globalización, para entrar en un entorno dinámico de ideas positivas y negativas que puedan o no afectar directamente su funcionamiento por los movimientos en la economía de un sector y de la competencia misma.

El presente trabajo está relacionado con la evaluación de la forma de Administración de Inventarios, existente en la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.; y su efecto en la Distribución en Planta de la misma. Dicha evaluación permitirá verificar la efectividad o necesidad de cambiar, implementar una nueva forma de administrar estos activos, que son una inversión importante de la empresa en estudio, la cual se dedica a la compra y venta de productos terminados nacionales e internacionales, en El Salvador. Lo anterior hace necesario que existan controles idóneos que se apeguen a la actividad económica que realiza, con la finalidad de modernizar sus procesos y maximizar su espacio disponible, con el ordenamiento de sus recursos.

En la presente etapa, se da a conocer el capítulo I; en donde se detallan el objetivo general, que servirá de guía para la investigación, y los específicos que se pretenden alcanzar; conociendo, diagnosticando y proponiendo un Sistema

de Administración de Inventarios. Posteriormente, se dan a conocer los antecedentes, tanto de la empresa estudiada como de las generalidades que comprende el sujeto en estudio, justificando la importancia, los beneficios, y del porque de la propuesta, además se describe cada una las problemáticas existentes a solucionar. Así mismo, se presentan los alcances y limitaciones que se observan en los diferentes puntos de vista de los autores relacionados con Gestión de Inventarios y Distribución en Planta, finalizando esta etapa con el recuento de conceptos y categorías que definen los términos a utilizar en la investigación.

El segundo capítulo; se detalla la fundamentación teórica-metodológica, que comprende, un conjunto de conceptos que se relacionan en el Sistema de Administración de Inventarios y la Distribución en Planta, además se presenta la construcción del marco empírico, en donde, se enmarca la investigación de campo, las formas técnicas-metodológicas, así como los instrumentos utilizados y el contrapeso, con la fundamentación teórica, partiendo de lo anterior, se describe la formulación teórica-metodológica de lo investigado, el desarrollo y definición teórica ( posterior a contraposición de autores), que presenta la construcción de definiciones propias, generando una respuesta al tema en estudio, en base a las corrientes de pensamientos estudiadas.

El tercer capítulo; se describen los sujetos de la investigación, para establecer la situación actual de la Librería, además se presenta el cronograma de actividades, donde se muestra el tiempo que se llevó a cabo cada una de ellas, también se detallan los recursos utilizados durante el proceso de la investigación, para finalizar se muestra el índice preliminar, en donde se describe parte de la tesis.

2

1.2. OBJETIVOS 1.2.1. Objetivo general Conocer el Sistema actual de Administración de Inventarios de la Librería y Papelería Aranda, S.A de C.V, y su incidencia en la Distribución en Planta.

1.2.2. Objetivos específicos •

Diagnosticar el Sistema actual de Administración de Inventarios y su efecto en la Distribución en Planta de la Librería y Papelería Aranda, S.A de C.V.

•

Formular consideraciones para el Sistema de Administración de Inventarios, que estén acorde a la Distribución en Planta y a los requerimientos de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V

3

1.3. ANTECEDENTES DEL PROBLEMA Administración de Inventarios En los albores de la humanidad solo existían las tribus, que eran pequeños grupos consistentes en unas pocas familias. Donde algunas eran nómadas, es decir, iban por grandes áreas buscando su sustento y otras se establecieron en forma sedentaria, a la orilla de arroyos o ríos, con el fin de obtener agua para utilizarla en la agricultura, las primeras tribus fueron autosuficientes por que comían lo que producían y se hilaban sus propias telas con las que se hacían su ropas; y ellos mismos curtían pieles y hacían su calzado; pero con el correr del tiempo aumentaron sus necesidades tales como: contar con armas para la cacería y para la defensa, por lo que comenzó a hacerse un intercambio (trueque) de mercaderías fue así como evolucionó el comercio; también, este fue efecto de la evolución de otras como el lenguaje, la aritmética, las leyes, el transporte, etc. Para conocer el nacimiento del comercio es necesario destacar las diferentes edades: Edad antigua: 500 a. c. hasta 474 d. c. se da el origen de las primeras civilizaciones como son los imperios (romano, hebreo, griego, egipcio, chino) El imperio judío fue el primero en escribir leyes sobre el comercio.

Luego la popularización de los territorios conquistados, incluyendo España que fue la nación que introdujo el comercio en Latinoamérica. Otro aspecto relevante fue la división del trabajo (cada una de las personas se debe desempeñar en un área específica).

Edad media: establecimiento del sistema feudal, en el que se pagaban impuestos por vivir y trabajar.

Edad moderna: nace el capitalísmo, la Banca moderna y las primeras empresas en Norte América Edad contemporánea: se caracterizó por el auge del capitalismo, por el desarrollo de tecnologías, producción industrial, progresos científicos, expansión

4

comercial y financiera de los países industrializados sobre los sub.desarrollados.

La primera mitad del siglo XX: período de depresión económica de Estados Unidos y economías desarrolladas de esa época. La industria y el comercio tenían ingresos provenientes de salarios quincenales, la mediana y la gran empresa contaban con plantas generadoras de energía. Al igual que Carretas tiradas por bueyes, que era el sistema de transporte de mercancías entre las bodegas del ferrocarril y los medianos y pequeños comercios en los siglo XX.1 Para poder llevar a cabo las actividades derivadas del comercio fue necesario implementar los principios generales de la administración, que fueron postulados por: Frederick W. Taylor (1856-1915) y por Henry Fayol (1841-1925), ambos llamados padres de la administración científica y tuvieron sus diferentes puntos de vista. Frederick W. Taylor, decía que para administrar es necesario que el personal se seleccione, capacite, para asignar las labores a las personas idóneas. También pensaba que la relación entre patrono y trabajador debía armonizarse debido a que es una de las partes más importantes del arte de administrar; por otra parte, Henry Fayol, aplicaba la doctrina que consistía en: facilitar funciones que ayudaran a solucionar problemas en las áreas de compras, producción, ventas, en la empresa. Es de esta forma que toma importancia la administración porque: -

Se aplica a toda la actividad de la vida humana, pero el objeto principal de la función administrativa es la empresa.

-

El administrador debe de estar consciente de lo importante que resulta el hecho de administrar una empresa, porque de él depende el futuro de la misma.

1

Verónica Yesenia Ramos Martínez, Luisa Guadalupe Rivera Flores, Norma Carolina Cruz Mercadillo (2007), “Propuesta de un Sistema de Administración de Inventarios en la Mediana Empresa del Sector Comercio”, municipio de San Salvador con base a las NIC; 2. UPED. El Salvador.

5

-

Es de reconocer que el desarrollo social y económico solo pueden producirse por medio de una buena administración.

La administración de una empresa requiere el constante ejercicio de ciertas responsabilidades directivas. A tales se les denomina colectivamente como funciones administrativas, la cual es aplicada a las empresas para el manejo eficiente de los recursos.

La administración es el proceso por el cual se lleva a cabo la planeación, organización, dirección, control y busca el logro de los objetivos organizacionales establecidos.

Planeación implica que los administradores piensen a través de sus objetivos, acciones y con anticipación que sus acciones se basan en un método, plan o lógica, más que una mera suposición, aquí se fija misión, visión, objetivos, metas y que se deben cumplir eficaz mente.

Organización: es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de la empresa en una forma tal que se pueda lograr los objetivos eficientes. (Diseño Organizacional).

Integración: consiste en los procedimientos para dotar a las entidades de todos aquellos elementos tanto humanos como materiales necesarios para su funcionamiento.

Dirección: es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de una empresa, con el fin que todas realicen de modo más eficaz los planes señalados.

Control: consiste en el establecimiento de sistemas que permiten medir los resultados actuales y pasados con lo proyectado, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. Siendo estas funciones la base fundamental para el funcionamiento adecuado de las distintas áreas, en donde se debe hacer uso de

6

los lineamientos antes mencionados en la Administración de Inventarios.2 En donde conoceremos su historia partiendo del libro de Génesis en el capítulo 41:15:36 relata la interpretación que hizo José hijo de Israel, del sueño que tuvo el Faraón de Egipto, dijo el Faraón a José: en mi sueño me parecía que estaba en la orilla del río; y que del río subían siete vacas gordas y hermosas; y que otras siete vacas flacas y feas subían después. Y las vacas flacas devoraban a las siete vacas gordas. José respondió al faraón: He aquí que vienen siete años de gran abundancia en Egipto. Y tras ellos seguirán siete años de hambre; y toda abundancia será olvidada en Egipto y el hambre consumirá la tierra;…Haga esto Faraón: Junten toda la provisión de estos buenos años que vienen y recojan el trigo bajo la mano del Faraón para mantenimiento de las ciudades; y guárdenlo. Y este aquella provisión en depósito para el país, para los siete años de hambre que habrá en Egipto; y el país no perecerá de hambre.

La interpretación de José denota que la necesidad humana de almacenar bienes y materiales, es tan antigua como el hombre mismo y que dada la repercusión económica de la acumulación de existencias no es de extrañar la importancia que ha tenido y tiene en la actualidad la gestión de los inventarios.

Generalmente se define un inventario, como una cantidad almacenada de materiales utilizados para facilitar la producción o satisfacer la demanda del consumidor. Su valor siempre se muestra al lado de los activos en el balance general3. Para identificar la existencia de mercadería es necesario, la aplicación de un Sistema de Administración de Inventarios, que comprende un conjunto de decisiones, reglas y lineamientos para diversas situaciones que se presentan.

Para conocer cómo ha evolucionado la gestión de los inventarios es necesario, consultar investigaciones realizadas. En el año 2000, se realizó una investigación por: Figueroa Iraheta Katy Lisete, Rendon Wendy Margarita.

Estudiantes de la universidad José Simeón Cañas (UCA), titulada “Manejo y 2

Koontz, Harold y Heinz Weihrich (1998), ”Administración; una Perspectiva Global”(11 edición) Mc Gran- Hill, México 3

Rigoberto Huezo Álvarez, (2001), “Administración de Inventarios” Universidad Tecnológica, El Salvador.

7

Control de Inventarios en las Librerías Salvadoreñas”. Donde llegaron a la conclusión que las librerías, realizan los procedimientos de manejo y control de inventario según la experiencia, basándose solamente en los conocimientos empíricos y no poseen ningún manual o procedimiento que explique cada uno de los pasos que se realizan para la toma física y registro. Además, concluían que de la totalidad de librerías entrevistadas la mayoría de ellas realizan procesos manuales y que solamente una minoría posee un sistema de control completamente computarizado, incluyendo el proceso de facturación, donde se debe tener una actualización del mismo en una forma automática. En este estudio, se puede conocer la necesidad que existe en las empresas, de tener un sistema capaz de solucionar los problemas de registro y control de mercadería.

Fue hasta el 2003, que se realizó un trabajo de grado por: Alberto Iraheta Gutiérrez, César Eduardo Valle Pino, Erwin Roberto Medina Salazar, donde se “Desarrolló un software para el Control de Inventarios de productos elaborados en la Escuela Nacional de Agronomía” Roberto Quiñónez (E.N.A), para optar al título de Ingeniero en Sistemas y Computación en la Universidad Tecnológica.

El cual proporciona información para la toma de decisiones, en cuanto a caducidad de productos, registro de los movimientos de los productos, para determinar la necesidad de Reabastecimiento, ingresos obtenidos a través de las ventas de los productos elaborados en la E. N. A. (Escuela Nacional de Agronomía) Para la captura de información, el sistema contará con las herramientas siguientes: Módulo de reabastecimiento: Permitirá ingresar al inventario de la tienda “Doña ENA” los productos elaborados y que serán puestos a la Venta.

Módulo de facturación: Permitirá la elaboración de facturas mecanizadas agilizando el servicio prestado al cliente, registrando los montos de venta y el movimiento en el inventario de la tienda, descargando automáticamente los productos facturados.

Módulo de ajustes: ayudará a la descarga de productos averiados, en mal estado o caducados del inventario.

8

Módulo de requisición: elaborar requisición de productos e insumos a la bodega general.

Módulo de mantenimiento: Permitirá la actualización del catálogo de productos, usuarios del sistema, y parámetros generales, el cual servirá de soporte para la introducción al sistema de nuevos usuarios. Manual de instalación, el manual de procedimientos y políticas del Sistema de Control de Inventarios, cumpliendo así con las normas de control interno de la Corte de Cuentas de la República de El Salvador. Se propondrá un plan de implantación con la finalidad de que la institución logre los beneficios del sistema desarrollado, poniéndolo en marcha.

Al implementar nuevas herramientas que faciliten la realización de las actividades, se tendrá eficiencia en el manejo de los productos, así el beneficio será, tanto para los que reciben el servicio como para la empresa. Para el 2005, se realizó una investigación por: Jiménez Pérez, Carlos Joaquín, Urbina Iraheta, Elsy Noemy, el cual consistió en un “Diseño de un Sistema de Administración de Inventario para la bodega de mercancías en abandono de la Dirección General de la Renta de aduanas del Ministerio de Hacienda”, para optar al grado de Licenciatura en Administración de Empresas, en la UES. En donde explica que el propósito de este; consistía en equilibrar los objetivos de cada área funcional de la organización y manejar los niveles de inventario, con base a los intereses de la empresa como un todo. Utilizaron la metodología, de encuestas dirigidas al personal administrativo y operativo del departamento de subastas, encargados de administración de la bodega de mercancías, cuya herramienta fue el cuestionario, complementando con entrevistas personales a los administradores de aduanas, permitiendo con ello el conocimiento y evaluación de la problemática existente en la bodega. En esta investigación, llegaron a la conclusión que el personal del departamento de subasta, no cuenta con un manual de inventario que le guíe a la realización de sus actividades y el manual de procedimientos existente está obsoleto,

ya que la información

contenida no es completa. Además constataron que el registro se procesa de forma manual en una hoja de Excel, que consiste en detallar los ingresos y egresos de mercancías para generar un listado, que en la actualidad no cumple

9

con las necesidades que surgen, debido al crecimiento de operaciones de la bodega. Por otra parte, la ubicación física de la bodega carece de un orden ya que las mercancías son almacenadas en el piso, y no son clasificadas, son movilizadas manualmente. Causando pérdidas por deterioro, volviéndose un gasto para esta institución. Para el 2007, se habla de los Sistemas de Administración de Inventarios continuo y periódico, además técnicas como: lote económico de pedido y sistema ABC, que son los más comunes en el medio, al igual que las diferentes métodos de conteo físico como son: PEPS, UEPS, costo promedio ponderado y costo unitario, con el que se busca lograr minimizar los costos y maximizar utilidades, teniendo un mejor control de la rotación de los inventarios, con la realización de compras justo a tiempo y la aplicación de sistemas computarizados4.Las investigaciones anteriores están enfocadas a la Administración de Inventarios, al igual que el presente estudio, en donde se pretende conocer el registro y control de mercadería, porque se consideran una parte muy importante de los activos totales de las empresas. Para la aplicación de un Sistema de Administración de Inventarios, siempre se debe tomar como base las instalaciones, buscando realizar una adecuada, Distribución en Planta, que es el proceso de selección, ordenación y ubicación de todos los elementos necesarios para conformar un sistema productivo, con el objetivo de: minimizar tiempos muertos de manejo, transporte y operación, optimización del espacio, mano de obra, mantener flexibilidad de operación, facilitar el mantenimiento y estimular el ánimo del empleado. Para conocer más de su historia se dice que, la ordenación de las áreas de trabajo se ha desarrollado, desde hace muchos años. Las primeras distribuciones las desarrollaba el hombre que llevaba a cabo el trabajo, o el arquitecto que proyectaba el edificio.5 Con la llegada de la revolución industrial, surge la necesidad de crear espacios adecuados para el desarrollo de actividades productivas. Esto trae como 4

Horngren/Harrison/Robinsón,(1997) “Contabilidad”, Tercera edición, Capítulo 9, Prentice Hall Hispanoamérica, México.

5 Chase Aquilano Jacobs, (2000). “Administración de Producción y Operaciones”, octava edición, editorial Irvin Mc Graw Hill, México.

10

consecuencia la creación de toda una especialidad profesional enfocada al diseño de instalaciones especiales que funcionalmente proveen todos los elementos necesarios para la ejecución de los procesos.

Los primeros procesos productivos de gran escala fueron desarrollados dentro del campo agrícola, sin embargo no requería de instalaciones especializadas para su ejecución en esa época. Para el siglo XIX, la primera industria que enfoco el problema de instalaciones orientadas a un proceso definido y específico fue la extracción de minerías. Pero, la tecnología es sin duda uno de los principales factores a considerar, la maquinaria y equipo requerido para los procesos productivos son parte de la estrategia del diseño y desarrollo de la Distribución en Planta, para la extracción de metales en esa época. Donde nacieron cuatro teorías clásicas, que fueron postuladas por: Johann Heinrich Von Thune (1783-1850) planteo la teoría del (uso de la tierra); que tenia como objetivo, maximizar la rentabilidad por unidad de área, el modelo fue: Rentabilidad=cantidad. (Precio-costo-flete*distancia), consideraciones lineales en el costo del transporte, en la producción de un solo producto en un mercado centralizado. Esta teoría es necesaria cuando se tiene muy poco espacio, por lo cual debe ser bien utilizado.

A demás la teoría de (localización industrial) de Alfred Weber (1868-1958), que tomo como objetivo, la minimización de costos de transporte, utilizando el modelo gráfico unidimensional (una fuente un mercado) en distancias de transportes, que se esperaba lograr en una localización óptima en fuentes de materia prima comprada con su desplazamiento al mercado receptor, demanda fija y centrada haciendo consideraciones lineales en costo de transporte, principios de agregado y pérdidas de peso. El traslado de mercadería es un factor que se debe tomar en cuenta, por la relación de las actividades, en un proceso de producción de bienes y servicios.

Otra teoría fue la de Walter Chris Taller (1893-1969), que era el (lugar central), considerando como objetivo optimización entre las distancias de centros de población y la proporción de habitantes en cada una de ellas. Orientada principalmente al mercadeo. El modelo utilizado fue; distancia (1) = distancia (2)\

11

(1+Raíz cuadrada de (Población (1) \ Población (2), consideraciones de población distribuida uniformemente en superficies planas, y se tomo como referencia el poder de compra de la población. Este autor, dice, que una buena Distribución siempre debe estar enfocado en la demanda.

Años después la teoría de la (competencia en espacio) de Harold Hotelling (1895-1973), con el objetivo, de la optimización en espacios de competitividad, basándose en el modelo: Localización= mercado * precio \ transporte consumo homogéneo, para que se cumpla esta teoría se tienen que tomar al menos dos compañías,6 y de esta forma se puede conocer los avances en Distribución en Planta, para 1970, se realizó un estudio por: Cuellar Arévalo Carlos Francisco, llamado ”Proyecto para Redistribución de Equipo en Planta” ,para optar al título de, Ingeniero Industrial, UES, El Salvador. En donde se describen: los principios, objetivos, tipos y los factores que intervienen en los procedimientos para el establecimiento del mismo, en la investigación se dieron a conocer las desventajas en la distribución existente de la empresa en estudio, según la observación, el producto terminado no pasa directamente a la bodega, se acumula al final de las líneas de ensamble. Esto hace más complicaciones para el supervisor del control de producción y además ocasiona grandes problemas en el

transporte, las condiciones de trabajo para los operarios no son las

ideales, por tanto, ocupan envases averiados para sentarse y mesas de trabajo no convenientes, por otra parte la distancia de las máquinas que se necesitan en el proceso están a una distancia larga, esto

hace que los tiempos de los

procesos aumenten. Para el 1991, se hizo un estudio en la empresa, la Greenwich Suppy

Company, el

cual consistía en el ordenamiento de los

diferentes departamentos de producción para reducir los movimiento de las cargas, además se aplicó el modelo de computo GRAFT (Técnicas de Asignación Relativo de Instalaciones asistida por Computadoras)7, Por otra parte, en el 2009, se hizo una investigación por: Linares Varela, Laura Ileana;

6

http:aut,gustavoleon.com.me/unidad%20Iintroduccion.pdf

7

Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert (1999) “Administración de la Producción y las (peraciones “ (Cuarta edición)(capítulo 7) Editorial Prentice Hall, México.

12

Mendoza Díaz, Patricia Lorena; Menjívar Alvarado, Alba Yossibeth. El cual consistía en una” Propuesta de Distribución en Planta para la mejora continúa de procesos en las medianas empresas dedicadas a la industria de la confección”, para optar al título de Licenciatura en Administración de Empresas de la Universidad de El Salvador. El cual hacía énfasis en lo importante de una Distribución en Planta, ya que para ellos proporciona condiciones de trabajo aceptable y permite la operación más económica; además, debe mantener las condiciones óptimas de seguridad y bienestar para los trabajadores. En esta investigacion llegaron a la conclusión que al realizar el análisis de los factores que influyen en la Distribución en Planta, se afirma que dichos factores sirven para minimizar los costos de producción y elevar la productividad de la empresa, en el estudio de campo, se comprobó que la empresa no cumple con la mayoría de principios y objetivos requeridos, por lo tanto, no proporciona condiciones de trabajo aceptables y bienestar para los trabajadores, por otra parte en el análisis de las encuestas realizadas a los empleados se manifestó su insatisfacción con el espacio físico donde realizan las actividades.

Según las investigaciones citadas, las condiciones de los elementos que intervienen en el proceso productivo, son un factor importante para el manejo de la mercadería y la satisfacción de la demanda. Podría decirse que la Administración de Inventarios, está relacionado con la ordenación física de las instalaciones.

1.4 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN Los inventarios se han tenido en tiempos de hambre y crisis, desde los Génesis hasta la fecha, en donde han sufrido cambios en la administración y almacenamiento, volviéndose retos presentes y futuros para las organizaciones en El Salvador, con el origen de nuevas tecnología y procesos, para la comercialización

de

productos,

obligando

a

estos

sectores

a

buscar

herramientas que les permitan minimizar costos y maximizar recursos.

13

Es así que las organizaciones realizan los cambios pertinentes para la obtención de beneficios, resolviendo los problemas que se le presentan, a través de la innovación continua. El autor Abraham Perdomo Moreno, en el libro “Administración Financiera de Inventarios Tradicionales y Justo a Tiempo”, describe varios elementos para la Administración de Inventarios: el plan de la organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener información segura, salvaguardar la mercancía, materia prima, productos en proceso, productos terminados propios, en existencia y disponibilidad inmediata que en curso normal de operaciones están destinados a la venta ya sea en su estado original de compra o después de transformar.8 De acuerdo a la actividad económica de toda empresa podría adoptar cambios en el Sistema de Administración de Inventarios que le permita, de manera eficiente y a bajo costo, determinar con facilidad la existencia y control de la mercadería. Así mismo, dependiendo de la cantidad y diferencia o variedad de los productos, deberá de realizar o diseñar sus espacios disponibles para mantener un orden y la clasificación de los mismos.

Este estudio servirá como una base bibliográfica para los diferentes lectores, tanto de la Universidad Pedagógica de El Salvador como personas que estén interesadas en el conocimiento de Administración de Inventarios y el efecto que causa en la Distribución en Planta. Al igual que reducirá las construcciones de instalaciones innecesarias, que solo contaminan y deforestan al medio ambiente.

De acuerdo con la pre-observación realizada se considera importante en empresas como Librería y Papelería Aranda, S.A de C.V., el contar con un Sistema de Administración de Inventarios por: •

Ordenamiento, fácil, rápida identificación y ubicación de los diferentes productos optimizando así el tiempo de despacho de los clientes de la empresa.

8

Abraham Perdomo Moreno (2003), “Administración Financiera de Inventarios Tradicionales y Justo a Tiempo”, capítulo 11, Editorial Thomson Editores S.A de C.V, México.

14

•

Optimizar el espacio de las instalaciones de la bodega y de la empresa con una adecuada distribución de los productos dentro de la misma.

•

Conocer el Valor monetario aproximado invertido y existente de todos los artículos y productos de la empresa.

•

Conocer y reducir considerablemente las pérdidas monetarias por robo o deterioro de las existencias de los productos.

•

Reducir los costos de pedidos innecesarios de existencias de productos y costos incurridos por almacenamiento, manteniendo un mejor sistema de control de las existencias.

1.5 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La mayoría de empresas actualmente, ya cuenta con sistemas computarizados que le permiten llevar a cabo el manejo de sus productos, con el objetivo de minimizar costos y maximizar utilidades a través del uso adecuado de sus recursos. Para ello siempre se debe velar que todas las actividades a realizar en la empresa se relacionen para el buen funcionamiento.

Es por ello, que las empresas deben buscar los medios que le permita ser competitivas, a través de la mejora continua en los bienes y servicios que ofrecen. Debido a esto es de suma importancia, la ubicación y traslado de sus productos desde que ingresan a la organización hasta que es entregado satisfactoriamente al cliente.

La Librería y Papelería Aranda, S.A de C.V dedicada a la compra y venta de productos terminados por mayor y al detalle, con una generación de demanda por temporadas que comprenden los periodos de: Enero, y Febrero, por inicio de año escolar, Mayo mes de la madre, Junio inicio ciclo académico, Septiembre independencia, incrementando la rotación de sus artículos. Es por lo mismo que se debe mantener un nivel y control adecuado para cubrir las necesidades de los clientes. Mediante una entrevista, realizada a los empleados dicen que: el problema comienza desde la asignación de funciones en la empresa, la cual no cuenta con una sola persona o un departamento de Administración de 15

Inventarios, además de la duplicidad de funciones o procedimientos, por lo que la responsabilidad del control real de las existencias se diluye entre todo el recurso humano, que desempeña actividades similares, las que afectan el funcionamiento, por que no cuenta con procedimientos de compra idóneo, provocando pedidos innecesarios, donde incurren en altos costos. Además, al momento de entrada de mercadería importada intervienen dos socios, el contador y la encargada de compras, se demora el proceso de asignación de precios, por diferencias personales y falta de comunicación entre los involucrados.

El proceso de control de inventarios real se hace en base al sistema de tarjetas de kardex, el cual no es actualizado día a día sino hasta cuando hay compra de mercadería, y no todos los productos existentes en la empresa están controlados.

El proceso de las compras realizadas para abastecer la bodega no permite identificar cual producto entro primero y cual por último, lo que hace diferencia a la hora de los precios de venta en la mercadería valorándolos con el mismo o diferentes precios.

Los bodegueros en ocasiones bajan la mercadería de bodega a la sala de ventas sin revisión por parte del personal de compras para determinar las salidas contra las existencias controladas por kardex.

No existe un control de pérdidas por deterioro de la mercadería que sale con averías o que es robada de las existencias, lo cual hace que fluctúe o no se conozca con certeza el valor contable de las mismas en un momento determinado.

La situación problemática, a estudiar es que se desconoce ¿Cuál es el Sistema de Administración de Inventarios y su efecto en la Distribución en Planta de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.?

16

1.6 ALCANCES Y LIMITACIONES 1.6.1 Alcances Para la elaboración de este documento “Sistema de Administración de Inventarios para optimizar la Distribución en Planta en la Librería y Papelería Aranda, S.A. DE C.V. San Salvador 2009”. Es necesario, contemplar los antecedentes, luego buscar y analizar diferentes autores, de los cuales se observan a continuación los puntos de vista de cada uno.

Administración de Inventarios Roger G. Schroeder, (México, 1988), se refiere a la Administración de Inventarios como una responsabilidad básica del área de operaciones debido que afectan en forma importante los requerimientos de capital, los costos y el servicio que presta al cliente. Al mismo tiempo menciona los tipos de inventario tales como: materias primas, productos en proceso y artículos terminados.

Dentro de su teoría habla sobre los problemas de decisión en la Gestión de Inventarios de los cuales se mencionan; qué artículos mantener en el inventario, cuándo pedir, cuánto se debe ordenar y qué tipo de control debe usar. Por tanto hace relación a los costos existente: costos de los artículos, de ordenar, por almacenamiento y por faltantes.

También, el autor consideró dos técnicas: Lote Económico de Pedidos y ABC. Además mencionó el Sistema de Revisión Periódico y Continuo, para realizar mejores pronósticos y prestar un mejor nivel de servicio, habla de los tipos de sistemas de control: sistema de un solo dispositivo, sistema de dos dispositivos, sistemas de archivo de tarjetas, sistema computarizado. A diferencia, R.W. Johnson R.W Melicher (1995), se basó sobre 3 razones importantes: La primera es que los inventarios comprenden un importante segmento de los activos totales, segundo, que es el menos líquido de los activos circulantes, tercero, los cambios en los niveles de inventarios afectan económicamente a la empresa.

Además plantea los métodos de costeo: PEPS, UEPS, Costo Promedio.

También se enfoca en las operaciones de temporada; en cuanto a Rigoberto Huezo Álvarez (El Salvador, 2001) hace un profundo análisis de la relación de la

17

Administración de Inventarios y la demanda, para, Charles T. Horngren, Gerge Ferter, Srikant M. Datar. (2007) expone su base, en los beneficios que trae al realizar las compras en base a la demanda, a esto le llamó sistema justo a tiempo con el cual se logrará maximizar las utilidades y reducir los costos.

Distribución en Planta Para conocer más a profundidad que es Distribución en Planta, después de saber que su importancia esta en el arreglo físico de los elementos que intervienen en el proceso de producción, se deben citar algunos autores.

Joseph G. Monks (México, 1991), lo describe, como el arreglo de las instalaciones de producción de bienes y servicios, soporte, servicio al cliente.

Las distribuciones pueden ser inversiones costosas, por que afectan el manejo de materiales, la utilización de equipo, los niveles de inventarios o almacén, la productividad del trabajador e inclusive, la comunicación del grupo y la moral de los empleados. Cualquier cambio significativo que se haga en las operaciones (producto, proceso nuevo, cambio en la mezcla de productos), puede ser necesario que se revise la distribución existente y el tiempo de ésta es en gran parte determinado por los siguientes factores: tipo de producto, tipo de proceso, volumen de producción. También menciona los tipos básicos que son: de producto, por proceso y componente fijo y a la vez siempre se deben evitar los cuellos de botella.

Otro enfoque es el de Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert (México, 1999), dice que siempre se debe

planear la Distribución en Planta, para el equilibrio

productivo de la maquinaria, empleados y materiales, esto se hace en la actualidad de manera opcional empleando paquetes de software para determinar relaciones de costo total, (movimiento y almacenamiento), con operaciones intermitentes y continuas, esto depende de la estandarización en la producción y se representan en modelos básicos como gráfico o esquemático, dependiendo de la naturaleza y los principios. Otro aporte es el de, Chase Aquilano, Jacobs, (2000), que habla de la distribución por tecnología de grupo TG, al igual que por servicio al detalle y la técnica CRAFT para una mejor planeación sistemática

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de la distribución para equilibrar las líneas de ensamble. A diferencia, Mark M Davis, Nicholas J. Aquilano, Richard B. Chase (2001 España) dice que la decisiones siempre deben estar orientadas a largo plazo, tomando en cuenta la capacidad de la planta, tiempo de ciclo, el costo y la demanda que genera el bien o servicio.

1.6.2 Limitaciones Administración de Inventarios Para identificar los aportes en cuanto a Administración de Inventarios y reconocer lo significativo y las limitaciones generadas en los diferentes años citaremos a

Roger G. Schroeder, dice que es una parte correspondiente a

operaciones, donde se aplican técnicas, métodos, sistemas y toma de decisiones para la gestión de los inventarios, sin embargo no hablo sobre el aporte de R.W. Johnson R.W Melicher, que plantea la importancia tanto en las empresas como en el mercado, que generan la necesidad de realizar controles idóneos y analizar las operaciones por temporadas, pero este autor no menciona la parte retomada por Rigoberto Huezo Álvarez, en el cual dice que se deben conocer las ventas y la participación en el mercado, para mantener una buena rotación de los inventarios. Otro enfoque fue el de T. Horngren, Gerge Ferter, Srikant M. Datar, que habla de la demanda y el análisis que se debe realizar para las compras en el momento que sea solicitado y su entrega oportuna (justo a tiempo), el cual no fue considerado por el autor Rigoberto Huezo Álvarez.

Distribución en Planta Para el arreglo físico de las instalaciones se consideran autores como Joseph G. Monks, donde menciona la integración y relación de las actividades que son de importancia, considerando espacios, tiempos coordinados para no generar demoras al momento de realizar cambios, este autor no tomo la perspectiva de Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert , el cual consideró que en una empresa se deben tomar los avances tecnológicos siempre y cuando sean de beneficio, y se deben aplicar

según el giro económico dentro de las operaciones. Pero no

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concluyó el estudio hasta años mas tarde Chase Aquilano, Jacobs, escribió su aporte basado en que los arreglos no se hacen espontáneamente, ya que se debe planificar y conocer que tan factible es realizar un ordenamiento, verificando la relación costo beneficio, pero no se enfoco en la teoría de Mark M Davis, Nicholas J. Aquilano, Richard B. Chase, donde hablaron que las distribuciones deben ser funcionales y estables para que tenga credibilidad en cuanto a servicio, tanto interno como externo.

1.7. RECUENTO DE CATEGORÍAS Y CONCEPTOS Las empresas siempre buscan minimizar costos y maximizar utilidades por los cambios económicos y en la tecnología, implementando nuevos sistemas, que le permitan la interacción dinámica de los elementos, y que proveen mecanismos que ayuden optimizar la manera de hacer cosas mediante una serie de funciones y procesos que requiere de la interrelación con las diferentes áreas de trabajo, pero todo esto no puede funcionar si no existe una buena administración, donde se realiza el proceso de la planificación, organización, dirección y control, para el logro de los objetivos establecidos,9 aplicándola de manera especial a los inventarios que son las existencias de cualquier artículo o recurso utilizado en la organización,10 y que constituyen una parte importante en las activos totales, desde esa perspectiva es que se le debe dar una mejor rotación en donde se pueda saber el número de veces en que es realizado en un periodo determinado.

Para que una empresa pueda satisfacer la demanda según la base de mercadeo es necesario comprar suficiente mercadería, por otro lado finanzas dice que solo se busque cubrir la demanda para no incurrir en inversiones innecesarias, pero muchos autores creen que siempre es necesario un inventario de seguridad, siendo utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un 9

Américo Alexis Serrano Ramírez,(2003) “Administración I y II”(primera edición) editorial UCA, El Salvador.

10 Chase Aquilano, Jacobs, (2000). “Administración de Producción y Operación “, (Octava edición), Editorial Irvin Mc Graw-Hill. México.

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periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, en la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega, de manera que siempre las empresas deben ser previsoras al momento de realizar un pedido en donde se detalla la cantidad de la mercancía que se necesita y descripción de la misma y así evitar hacer re pedidos volver a realizarlo, pero tampoco se debe tener mucha mercadería en almacenamiento, o disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), todo esto ayudará a no tener obsolescencia, para no contribuir a la pérdida del valor que tiene un bien o propiedad, por motivos intrínsecos (tecnológicos o funcionales), o externos (económicos), distintos al uso o deterioro físico.11 De esta forma pueda mantener la calidad y el prestigio de ser una empresa que siempre da un servicio con valor agregado.

Para las organizaciones hoy en día es de suma importancia la satisfacción del cliente contando con una buena distribución en planta, en donde se vea la ordenación física y clasificación de los recursos que intervienen en el proceso de producción de bienes y servicios, pretendiendo que las operaciones busquen la secuencia, reduciendo la distancia de recorrido entre las actividades ya sean máquinas, hombre y materiales considerando el tiempo de ejecución de las mismas hasta brindar el producto o servicio solicitado por el cliente, para ello es de suma importancia contar con el espacio en donde pueda ser fluida la operación y de esta forma evitar costos innecesarios para obtener mayores utilidades.12 Para una empresa que su giro económico esta orientado a la compraventa de mercadería siempre debe considerar al realizar un arreglo físico, las condiciones del ambiente o las características del medio, tales como el nivel del ruido, la música, la iluminación, la temperatura y el olor, que pueden afectar el comportamiento y la moral de los empleados, al igual que la percepción de los clientes con respecto al servicio, cuanto tiempo van a estar allí 11

Rigoberto Huezo Álvarez, (2001), “Administración de Inventarios” Universidad Tecnológica, El Salvador.

12

Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert (1999) “Administración de la Producción y las Operaciones” (cuarta edición) (capítulo 7) editorial Prentice Hall México.

21

y cuanto dinero van a gastar. Aún que algunas de estas características se ven influenciadas por el diseño del edificio y el entorno del servicio que también se refiere a la disposición espacial, funcionalidad y a los símbolos y signos en el recorrido13 al realizar una distribución física siempre se le debe dar mayor prioridad

al

recurso

humano

buscando

que

se

pueda

desempeñar

eficientemente.

13

Drovetta Guadagnini, (2001) “Diccionario de Administración y Ciencias a fines”, Limusa, S.A de C.V., México DF.

22

CAPÍTULO II 2. MARCO TEÓRICO 2.1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA – METODOLÓGICA 2.1.1. Inventarios Desde los tiempos inmemorables los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o calamidades es así como surge o nace el problema de los inventarios como una forma de hacerle frente a los periodos de escasez. Que le aseguran la subsistencia de la vida y el desarrollo de las actividades normales, esta forma de almacenamiento de todos los bienes y de alimentos necesarios motivó la existencia de los inventarios.

2.1.1.1. Puntos de vista sobre los Inventarios La mercadotecnia: Se inclina por tener niveles altos de inventario para reforzar las ventas y para brindar un buen servicio al cliente.

La función financiera: Usualmente prefiere mantener los inventarios en un nivel bajo para conservar el capital. El dinero que se invierte en inventarios, también es necesario para otras necesidades de la empresa. 1 2.1.1.2. Definición Inventario El inventario son las existencias de cualquier artículo o recurso utilizado en la organización.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece en el Balance General, a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías

1

Rigoberto Huezo Álvarez, (2001), “Administración de Inventarios” Universidad Tecnológica, El Salvador.

disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un período determinado.2 2.1.2.1 Administración de Inventarios Es el plan de la organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener información segura, salvaguardar la mercancía, materia prima, productos en proceso, productos terminados propios, en existencia y disponibilidad inmediata que en curso normal de operaciones están destinados a la venta ya sea en su estado original de compra o después de transformar. 3 Objetivo: Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos

y pérdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer

correctamente las necesidades reales de la empresa,

las cuales debe

permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la Gestión de Inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.

La Finalidad: Implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y la cantidad de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que son: 1. Minimización de la inversión El inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y pedirán en base a demanda, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresas, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben

2

Chase Aquilano, Jacobs, (2000). “Administración de Producción y Operación “, (octava edición) editorial Irvin Mc Graw-Hill, México.

3

Abraham Perdomo Moreno (2003), “Administración Financiera de Inventarios Tradicionales y

Justo a Tiempo”, capítulo 11, Editorial Thomson Editores S.A. de C.V., México.

2

contar con inventarios para asegurar la venta. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso.

2. Afrontando la demanda Si la finalidad fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incurría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la pérdida de un cliente etc. Sin embargo, resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho.

La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.

Importancia En general, se centra en cuatro aspectos básicos: 1. Cuántas unidades deberían ordenarse.

2. En qué momento deberían ordenarse.

3. Qué artículos del inventario merecen una atención especial.

4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.4 En conclusión la meta de la Administración de Inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en el más bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel óptimo, son los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en qué punto se podrían minimizar el mismo.

4

Rigoberto Huezo Álvarez, (2001), “Administración de Inventarios” Universidad Tecnológica, El Salvador.

3

2.1.2.2. Técnicas de Administración de Inventarios Los métodos comúnmente empleados en el manejo de inventarios son: El Sistema ABC Una empresa que emplea esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C. en los productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El grupo "B" está formado por los artículos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la inversión. Al grupo "C" lo componen en su mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequeña inversión.

La división de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario necesarios.

El control de los productos "A" debe ser el más cuidadoso dada la magnitud de la inversión comprendida, en tanto los productos "B" y "C" estarían sujetos a procedimientos de control menos estrictos.

Modelo de Cantidad Económica de Pedidos.

Uno de los instrumentos más elaborados para determinar la cantidad de pedido óptimo de un artículo de inventario es el modelo básico de cantidad económica de pedido CEP. Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos "A" de las empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total.5 2.1.2.3. Clases de inventarios La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos: Inventarios de Materia Prima

5

Chase Aquilano, Jacobs, (2000), “Administración de Producción y Operación “, (octava edición) editorial Irvin Mc Graw-Hill. México.

4

Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto.

Inventarios de Productos en Proceso: Consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado.

Una de las características del inventario de productos en proceso es que aumenta el valor a medida que

se transforma de materia prima a producto

terminado, como consecuencia del proceso de producción.

Inventarios de Productos Terminados Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos, por haber alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos.

Inventarios de Materiales y Suministros En el inventario de materiales y suministros se incluye: -Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.

-Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.

5

-Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades.

Inventario de Seguridad Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega por el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega.

2.1.2.4. Control de Inventario Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y compras hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción,

almacenaje, producción, embarques y

contabilidad.

Planeamiento La base para planear los pedidos y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas.

6

Compra u Obtención En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.

Recepción Debe ser responsable de lo siguiente: a. La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra. b. La relación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación. c. La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.

Almacenaje Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente: a. Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta. b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas. c. Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque.

7

Control interno Los materiales que se encuentran, generalmente bajo control físico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente: a. La información adecuada sobre el movimiento de los inventarios. b. Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros. c. La información rápida y precisa, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de inventarios.

Embarques Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente.

Contabilidad Con respecto al control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos, producción y venta. Es decir la Administración del Inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.6

6

Horngren/Harrison/Robinsón, (1997), “Contabilidad”, Tercera edición, capítulo 9, Prentice Hall Hispanoamérica, México.

8

2.1.2.5. Costos de Inventarios Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos unitarios. La gestión de inventario es una actividad en la que coexisten tres tipos de costos: Costos Asociados a los Flujos Son los necesarios para la operación normal en la consecución del fin. Que son aquellos relacionados con depreciación y amortización. Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en cuenta los costos de los flujos de aprovisionamiento (transporte), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor, y en otros casos estarán incluidos en el propio precio de mercancía adquirida. Será necesario tener en cuenta tanto los costos de operación como los asociados a la inversión.

Costos Asociados a los Stock: En este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con inventarios. Estos serian entre otros costos de almacenamiento, deterioros y degradación de mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de stocks, en este caso cuentan con un componente fundamental los costos financieros de las existencias.

Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de los inventarios habrá que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo para decidir el tamaño óptimo del pedido), ya que los costos no evitables, por propia definición permanecerán fuera sea cual fuere la decisión tomada.

Costos Asociados a los Procesos Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse de esta manera destacando los costos de las existencias que se clasificarían en: Costos de compras, de lanzamientos de pedidos y gestión de actividad. Un caso paradigmático es el siguiente. En

9

general, los costos de transporte se incorporan al precio de compras. ¿Por qué no incorporan también los costos de almacenamiento, o de la gestión de los pedidos?, como consecuencia de que en la mayoría de los casos se trata de transporte por cuenta del proveedor incluidos de manera más o menos táctica o explicita en el precio de adquisición.

Pero incluso cuando el transporte está gestionado directamente por el comprador se mantiene esta práctica, aunque muchas veces el precio del transporte no es directamente proporcional al volumen de mercancías adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte también en parte del costo de lanzamiento del pedido.

2.1.2.6. Métodos de Costeo de Inventarios Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos unitarios para determinar el costo de los inventarios. Los métodos de costeo de inventarios son: Costo Unitario Específico: Algunas empresas tratan con artículos de inventario que pueden identificarse de manera individual, Costo Promedio Ponderado: Llamado a menudo método del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el período.

Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: dividiendo el costo de las mercancías disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el número de unidades disponibles.

Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS):

10

Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros que salen al costo de las mercancías vendidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes.

Costo de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS): El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al inventario son los primeros que salen al costo de mercancías vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final.7 2.1.2.7. Sistemas de Administración Inventarios Sistema perpetuo El sistema de inventario perpetuo mantiene un saldo actualizado de la cantidad de mercancías en existencias y del costo de la mercancía vendida. Cuando se compra mercancía, aumenta la cuenta de almacén; cuando se vende, disminuye y se registra el costo de la mercancía vendida. En cualquier momento se puede conocer la cantidad de mercancías en existencias y el costo total de las ventas del periodo. En este sistema no se utilizan las cuentas de compras, fletes sobre compras, devoluciones y bonificaciones sobre compras o descuentos sobre compras. Cualquier operación que represente cargos o abonos a estas cuentas se registrara en la cuenta de inventarios de almacén.

Sistema periódico

7

Roger G. Schroeder, (1998), “Administración de Operaciones”, Capítulo 13, Tipografía Barsa S.A., México.

11

El Sistema de Inventario periódico no necesita mantener un saldo actualizado de las mercancías en existencias. Siempre que se compran mercancías para revenderse se hace un cargo a la cuenta compra. Las cuentas devoluciones y bonificaciones sobre compras, descuentos sobre compras y fletes en que incurre al transportar mercancías. Por lo tanto, es necesario hacer un conteo físico para determinar las existencias de mercancías al finalizar el periodo. Cuando se aplica sistema periódico no se registra el costo de la mercancía vendida cada vez que se efectué una venta, sino recién al fin del periodo. 8.

2.1.2.8. Demanda independiente versus demanda dependiente.

Es sumamente importante para la Administración de Inventario tomar en cuenta que tipo de demanda posee la organización que se analicé. La demanda independiente es aquella que se ve influenciada por condiciones de mercado que se encuentran fuera del control de las operaciones; por lo tanto es independiente de las operaciones. Los inventarios de productos terminados y las partes de repuesto tienen una demanda independiente.

La demanda dependiente es aquella que se relaciona con la demanda de otro artículo y que no se determina en forma independiente por el mercado. Cuando los productos se construyen a partir de partes y ensambles, la demanda de estos componentes depende de la demanda que haya del producto final. 9 Por tanto, el Control Interno Sobre Inventarios: Es la parte más importante de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Debido lo anterior incluye los siguientes elementos:

8

Gerardo Guardo Cantu (2002), “Contabilidad Financiera”, (tercera edición) (Pág. 155) Editorial,

McGraw-Hillaha México.

9

Roger G. Schroeder, (1988),”Administración de Operaciones”, capítulo 13, Tipografía Barsa S.A, México.

12

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.

2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo y deterioro.

4. Ninguna persona que interviene en inventarios deberá tener acceso a los registros contables que controlen su actividad.

5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.

6. Comprar el inventario en cantidades económicas.

7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.

8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y técnicas contables han evolucionado. Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla (computarizada), con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial. En muchas empresas realizan las compras de productos y materiales de manera que su entrega procede inmediatamente a su demanda o uso, a esto se le llama, Sistema Justo a Tiempo.

2.1.3. Base legal (Código Tributario) Art.142.- los sujetos pasivos cuyas operaciones consistan en transferencias de bienes muebles corporales están obligados a llevar registros de control de inventarios que reflejen clara y verazmente su real movimiento, su valuación,

13

resultado de las operaciones, el valor efectivo y actual de los bienes inventariados así como la descripción detallada de las características de los bienes que permiten individualizarlos e identificarlos plenamente.

“Todo sujeto pasivo que obtenga ingresos gravables de la manufacturación o elaboración, transformación, ganadería, producción, extracción, adquisición o enajenación de materias primas, mercancías, productos o frutos naturales, o cualquiera otros bienes, nacionales o extranjeros de los cuales mantenga normalmente existencias al final de ejercicio, esta obligado a practicar inventario físico al comienzo del negocio y al final de cada ejercicio impositivo”.10 Del inventario físico practicado se elaborará un detalle, consignando y agrupando los bienes conforme a su naturaleza, con la especificación necesaria dentro de cada grupo, indicándose claramente la cantidad, la unidad que se toma como medida, la denominación del bien y sus referencias o descripción; el precio unitario neto de IVA, y el valor total de las unidades. Deben expresarse las referencias del libro de “costos”, de “retaceos”, o de “compras locales” de donde se ha tomado el precio correspondiente. El detalle elaborado deberá constar en acta que contenga los requisitos referidos y que será firmado por el sujeto pasivo, su representante o apoderado y el contador del mismo, la cual servirá como soporte del comprobante y registro contable, asimismo deberá registrarse un resumen del inventario practicado en el libro de estados financieros legalizado o en el libro en el que asientan las compras, ventas y gastos, cuando se trate comerciantes no obligados a llevar contabilidad formal.

El inventario de cierre de un ejercicio regirá para el próximo venidero para el efecto de establecer la comparación entre el monto de las existencia al principio y al final de cada ejercicio o periodo impositivo. Por medio de: Métodos de valuación de inventarios.

10

Luís Vásquez López, (2002),”Código Tributario”, (Pág. 47), Editorial, Imprenta Offset Cuscatlán, El Salvador.

14

Art. 143.- El valor para efectos tributarios de los bienes se consignara en el inventario, utilizando cualquiera de los siguientes métodos a opción de contribuyente, siempre que técnicamente fuere apropiado al negocio de que se trate, aplicando en forma constante y de fácil fiscalización: Costo de adquisición: O sea el valor principal aumentado en todos los gastos necesarios hasta que los géneros estén en el dominio del comprador, tales como fletes, seguros, derechos de importación y todos los desembolsos que técnicamente son imputados al costo de las mercancías; a) Costo según última compra: Es decir, que si se hubieran hecho compras de un

mismo artículo en distintas fechas y a distintos precios, la

existencia total de estos bienes se consignará con el costo que hallan tenido la última vez que se compraron; b) Costo promedio por obligación directa: El cual se determinará dividiendo la suma del valor total de las cinco últimas compras o de las efectuadas si es menor, entre la suma de unidades que en ellas se hayan obtenido; c) Costo promedio: Bajo este método el valor del costo de los inventarios de cada uno de sus diferentes tipos o clases es determinado a partir del promedio ponderado del costo de las unidades en existencia al principio de un periodo y el costo de las unidades compradas o producidas durante el periodo. El promedio puede ser calculado en una base periódica, o al ser recibido cada compra, embarque o lote de unidades producidas, dependiendo de las circunstancias de la actividad que desarrolla el sujeto pasivo; d) Primera Entradas Primeras Salidas: bajo este método se asume que las unidades del inventario que fueron compradas o producidas son vendidas primero, respetando el orden de ingreso a la contabilidad de acuerdo a la fecha de la operación, consecuentemente el valor de las unidades en existencia del inventario final del periodo corresponde a las que fueron compradas o producidas más recientemente;

15

El método de valuación adoptado podrá ser impugnado por la administración tributaria, al ejercer sus facultades de fiscalización, por considerar que no se ajuste a la realidad de las operaciones del sujeto pasivo, adoptando en dicho caso el método que considere más adecuado a la naturaleza del negocio. 11 2.1.4. Distribución en Planta La ordenación de las áreas de trabajo se ha desarrollado, desde hace muchos años. Las primeras distribuciones las desarrollaba el hombre que llevaba a cabo el trabajo, o el arquitecto que proyectaba el edificio.

Con la llegada de la

revolución industrial, se transformó el pensamiento referente que se tenía hacia estar buscando entonces los propietarios un objetivo económico al estudiar las transformaciones de sus fábricas. 12 Distribución en Planta: “Consiste en la disposición o configuración de los departamentos, estaciones de trabajo y equipos que conforman el proceso de producción de bienes y servicios, es la distribución espacial de los recursos físicos prevista para producir bienes y servicios”.13 El objetivo primordial que persigue la Distribución en Planta es hallar una ordenación de las áreas de trabajo y del equipo, que sea la más económica para el trabajo, al mismo tiempo que la más segura y satisfactoria para los empleados.

La Distribución en Planta tiene dos intereses claros que son: 

Interés Económico: con el que persigue aumentar la producción, reducir los costos, satisfacer al cliente mejorando el servicio y mejorar el funcionamiento de las empresas.

11

Ídem

12

Chase Aquilano Jacobs, (2000). “Administración de Producción y Operaciones”, octava edición, editorial Irvin Mc Graw Hill. México.

13

Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert (1999) “Administración de la Producción y las

Operaciones” cuarta edición, capítulo 7, editorial Prentice Hall, México.

16



Interés Social: Con el que persigue darle seguridad al trabajador y satisfacer al cliente.

2.1.4.1. Principios básicos de Distribución en Planta Una buena Distribución en Planta debe cumplir con seis principios, los que se listan a continuación: 

Principio de la Integración en conjunto. La mejor distribución es la que integra las actividades auxiliares, así como cualquier otro factor, de modo que resulte el compromiso mejor entre todas las partes.



Principio de la mínima distancia recorrida a igual de condiciones, es siempre mejor la distribución que permite que la distancia a recorrer por el material entre operaciones sea más corta.



Principio de la circulación o flujo de materiales. En igualdad de condiciones, es mejor aquella distribución o proceso que este en el mismo orden a secuencia en que se transforma, tratan o montan los materiales.



Principio de espacio cúbico. La economía se obtiene utilizando de un modo efectivo todo el espacio disponible, tanto vertical como horizontal.



Principio de la satisfacción y de la seguridad. A igual de condiciones, será siempre más efectiva la distribución que haga el trabajo más satisfactorio y seguro para los productores.



Principio de la flexibilidad. A igual de condiciones, siempre será más efectiva la distribución que pueda ser ajustada o reordenada con menos costo o inconvenientes.

14

2.1.4.2. Naturalezas de los problemas de Distribución en Planta

14

Monografias.com

17

Los problemas que se pueden tener al realizar una Distribución en Planta son cuatro, estos son: 

Proyecto de una planta totalmente nueva. Aquí se trata de ordenar todos los medios de producción e instalación para que trabajen como conjunto integrado.



Expansión o traslado de una planta ya existente. En este caso los edificios ya están allí, limitando la acción del ingeniero de distribución.



Reordenación de una planta ya existente. La forma y particularidad del edificio limitan la acción del ingeniero.



Ajustes en distribución ya existente. Se presenta principalmente, cuando varían las condiciones de operación.

2.1.4.3. Condiciones del ambiente.

Se refiere a las características del medio, tales como el nivel de ruido, la música, la iluminación, la temperatura, el olor, que pueden afectar el comportamiento y la moral de los empleados, al igual que la percepción de los clientes con respecto al servicio, cuánto tiempo van a permanecer allí y cuanto dinero van a gastar. Aun cuando muchas de estas características se ven influenciadas principalmente por el diseño del edificio, la distribución dentro de un edificio puede también tener un efecto.

Distribución espacial y funcionalidad. Dos aspectos de la distribución espacial y la funcionalidad son especialmente importantes: la planeación del camino de circulación de los clientes y la agrupación de las mercancías, el objetivo de planear la circulación es proveer un camino para los clientes que los exponga a tantas mercancías que sea posible, colocando a la vez, los servicios que sean necesarios a lo largo de este camino en la secuencia en que estos se necesiten.

Además las características son de particular importancia. A parte de determinar el número de pasillos que debe haber, se deben tomar decisiones en cuanto al

18

ancho de los pasillos porque esta es una función directa del trafico esperado o deseado.15 2.1.4.4. Sistemas de Distribución en Planta 

Movimiento de material. En esta el material se mueva de un lugar de trabajo a otro, de una operación a la siguiente.



Movimiento del Hombre. Los operarios se mueven de un lugar de trabajo al siguiente, llevando a cabo las operaciones necesarias sobre cada pieza de material.



Movimiento de Maquinaria. El trabajador mueva diversas herramientas o maquinas dentro de un área de trabajo para actuar sobre una pieza grande.



Movimiento de Material y Hombres. Los materiales y la maquinaria van hacia los hombres que llevan a cabo la operación.



Movimientos de Hombres y Maquinaria. Los trabajadores se mueven con las herramientas y equipo generalmente alrededor de una gran pieza fija.



Movimiento de Materiales, Hombres y Maquinaria. Generalmente es demasiado caro e innecesario el moverlos a los tres.

2.1.4.5. Los tipos de distribución son tres.

Distribución por posición fija Se trata de una distribución en la que el material o el componente permanecen en lugar fijo. Todas las herramientas, maquinaria, hombres y otras piezas del material concurren a ella.

Distribución por proceso o por Fusión En ella todas las operaciones del mismo proceso están agrupadas.

15

Chase Aquilano, Jacobs, (2000). “Administración de Producción y Operación “, (capítulo 10) (octava edición) editorial Irvin Mc Graw-Hill, México.

19

Distribución por producción en cadena, en línea o por producto. Se adoptan cuando se fabrica o almacena un producto estandarizado, por lo común en gran volumen. Cada una de las unidades en producción requiere de la misma secuencia de operaciones de principio a fin en la Distribución de Planta orientada al producto, los centros de trabajo y los equipos respectivos quedan, por tanto, alineados idealmente para ofrecer una secuencia de operaciones especializada que habrá de originar la fabricación progresiva del producto. Cada centro de trabajo puede proporcionar una parte sumamente especializada de la secuencia total de elaboración.

2.1.4.6. Los modelos de distribución física orientada al producto son tres:

Análisis, gráfico y esquemático, desde el punto de vista histórico han utilizado técnicas manuales basadas en el ensayo, error, plantillas, planos y procedimientos gráficos para sus diseños iniciales y luego mejorarlos.

Heurística en la distribución, los modelos matemáticos y basados en computadoras de carácter heurístico pueden proporcionar ayuda para obtener un diseño de calidad. Los modelos pueden, de una manera rápida, identificar y evaluar diferentes alternativas de diseño, mucho más de todo lo que se pueda llevar a cabo en forma manual o intuitiva.16 Definición del problema de diseño, el problema fundamental de la planeación de la distribución física para las líneas de ensamble o servicio es encontrar el número de estaciones de trabajo (trabajadores) y las actividades a ser realizadas en cada estación, de manera que se pueda alcanzar el nivel deseado de producción.

CONTRAPOSICIÓN DE AUTORES

16

Ídem

20

Existen muchos autores que se han dedicado a escribir acerca de Administración de Inventarios y Distribución en Planta a nivel general. En esta oportunidad se ha considerado la postura de ocho autores: Administración de Inventarios Roger G. Schroeder, (México, 1988), es una de las funciones más importantes de la administración de operaciones porque el inventario requiere gran cantidad de recursos de capital y que afectan la entrega de productos al cliente, donde tiene gran impacto sobre las funciones de finanzas y mercadeo. Por otra parte el autor, R.W. Johnson R.W Melicher (1995), se basó sobre 3 razones importantes: La primera es que los inventarios comprenden un importante segmento de los activos totales, segundo, que es el menos líquido de los activos circulantes, tercero, los cambios en los niveles de inventarios afectan económicamente a la empresa. Además Abraham Perdomo Moreno (México, 2003), es el plan de la organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener información segura, salvaguardar la mercancía, materia prima, productos en proceso, productos terminados propios, en existencia y disponibilidad inmediata que en curso normal de operaciones están destinados a la venta ya sea en su estado original de compra o después de transformar. Para los autores, Charles T. Horngren, Gerge Ferter, Srikant M. Datar. (2007), es la planeación, organización y actividades de control enfocadas al flujo de inventario hacia dentro y hacia fuera.

Distribución en Planta.

Joseph G. Monks (México, 1991), es el arreglo de las instalaciones de producción de bienes y servicios, soporte y servicio al cliente, además Everet E. Adam, Jr. Ronald J. Ebert (México, 1999), dice que siempre se debe planear la distribución en planta para el equilibrio productivo de la maquinaria, empleados y materiales, para Chase Aquilano, Jacobs, (2000), es la planeación sistemática de la distribución para equilibrar las líneas de ensamble, por medio de tecnología de grupo TG, por otra parte los autores Mark M Davis, Nicholas J. Aquilano, Richard B. Chase (2001 España) opinan que es el flujo continuo de

21

materiales, o desarrollo de un modelo de desplazamiento de clientes y trabajadores en una organización de servicio.

Según los autores estudiados se puede definir las categorías como: (Administración de Inventario, Distribución en Planta) , es el conjunto de elementos relacionados que buscan mejorar la liquidez y calidad de los servicios, ya que se consideran la base financiera para las organizaciones, mejorando así la relación de todas las actividades involucradas, en el manejo de la mercadería adecuándola a la distribución física de la planta de acuerdo al tamaño y giro de la empresa, contando con la mejor relación de los elementos que intervienen en la producción de bienes y servicios.

2.1.5. CONSTRUCCIÓN DEL MARCO EMPÍRICO En esta investigación se ha recolectado información a través de distintas fuentes, que permitan obtener un conocimiento aproximado de la situación actual de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V., en relación al Control de Inventarios y su incidencia en el ordenamiento de los elementos existentes en la empresa en estudio.

Inicialmente se efectuaron visitas a las instalaciones de la empresa, con el fin de obtener algún elemento de juicio para la realización de este trabajo de investigación. En donde se utilizó la técnica de la entrevista a una de las socias, la cual expreso que es de suma importancia mejorar los procesos y políticas de Administración de Inventarios para el mejor funcionamiento, por tal razón nos permitió conocer los procedimientos y sus tiempos aproximados que llevan a cabo en la actualidad, con el fin de mejorar el ordenamiento de las áreas y los productos de la empresa, para obtener mayores utilidades. Continuando con el proceso de recolección de la información se utilizó la técnica de la observación partiendo del instrumento previamente elaborado (guía de observación) para obtener los insumos necesarios que permita hacer un análisis de los movimiento de productos, de los cuales algunos de ellos son registrados en: tarjetas kardex, fólder de existencias, además no poseen políticas de ordenamiento físico por lo que se hizo necesario utilizar las técnicas de: diagrama de flujos, plantillas,

22

diagrama de recorrido, diagrama de actividades relacionados

con el fin de

estudiar la Distribución en Planta actual.

Lo

expuesto

anteriormente

será

de

gran

utilidad

para

poder

hacer

comparaciones con las diferentes fuentes consultas.

Para la investigación se utilizó el método bibliográfico y documental, la cual está respaldada por libros, diccionarios, consultas a documentos relacionados con el contenido de la investigación, seguido de las entrevistas realizadas a la socia, para verificar el Control de los Inventarios, por ser ellos los involucrados en el proceso.

Además se aplicó un cuestionario previamente elaborado, dirigido al personal de los diferentes departamentos de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V., haciendo un total de treinta y cinco personas, esta muestra se determinó de acuerdo al Método Estadístico de Gildaberto Bonilla.

n=

Z2 P Q N (N-1) E2+Z2 P Q

Donde: n=Tamaño de la muestra Z= Valor de la variable tipificada P= Probabilidad de éxito Q= Probabilidad de fracaso E= Error máximo permitido N= Población.

Sustituyendo datos de la investigación: Z= 1.65 P= 0.5 Q= 0.5 E= 10% N= 69 empleados Sustituyendo formula: n= (1.65)2*0.5*0.5*69__________

23

(69-1) (10%)2 (1.65)2 * 0.5*0.5 n= 46.96 1.36 n= 35 empleados El objetivo de la aplicación de este instrumento fue obtener la información conveniente que permita, mejorar el control de los inventarios. El cuestionario elaborado para recopilar la investigación consta de 26 preguntas, las cuales están orientadas a explorar la situación actual de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V., departamento de San Salvador, relacionada con la Administración de Inventario y su efecto en la Distribución en Planta, por lo que permitió hacer un diagnostico que

servirá de base para la elaboración de consideraciones

oportunas.

2.1.5.1 MONOGRAFÍA I.

II.

Identificación geográfica espacial.

1. Departamento: San Salvador 2. Municipio: San Salvador 3. Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. 4. Razón Social: Aranda S.A. de C.V. 5. Años de labor de la empresa:76 años 6. Clasificación de la empresa: Gran contribuyente.

Datos de reconocimiento.

1. Mapa de ubicación.

24

2. Descripción general de espacios físicos: Área total= 32.40cm de lago, 9 mts de ancho (entrada) 12.60mts (final) Mobiliario: estantes, vitrinas, escritorios, computadoras, registradoras, sillas.

Número de oficinas: 1 Departamentos internos: 12 de sala de ventas y 1 de bodega

cajas

3. Infraestructura básica: La construcción del inmueble es de material mixto

4. Antecedentes históricos El estudio se realizara en la empresa Librería y Papelería Aranda, S.A. de C.V. dicha empresa nació en el año de 1933 bajo el nombre de Librería La Ibérica.

Sus fundadores fueron Trinidad Díaz de Pascual y su esposo Anzobino Pascual.

Estaba ubicada sobre la primera calle Ote. #124 San Salvador, con un aproximado de 20 artículos a la venta, además iniciaron con 11 empleados y once departamentos. 1972 compraron y se trasladaron al nuevo edificio ubicado en la Primera Calle Ote #127, en el que esta hasta la fecha, en ese entonces se incluyó el departamento de arte. Siempre en los años 70 los hijos de los fundadores dividieron la empresa y nació Librería y Papelería La Nueva Ibérica S.A. de C.V., que años después siempre en la misma década le cambiaron el nombre actual que es Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.

III.

Servicios o actividad a la que se dedica: a) Servicios que presta: comercialización de productos terminados. b) Descripción del servicio o productos que oferta: productos para oficina, escolares nacionales e internacionales.

25

LISTA DE PRODUCTOS DEPARTAMENTOS Plumas Papelería bolígrafos Agendas Bolígrafos

Cuadernos Acuarela Agujas capoteras Borradores Colores Compás

y Arte Caballetes

Almohadillas Astas p/papel Cajas de seguridad Cintas p/ maquina

Calculadoras CDS Contómetros Credenciales

Crayolas

Cintas scotch

Cuadernos Diamantina Est. geometría

Engrapadoras Fastener

Diskette Escuadras y reglas T Óleo Lápices graduados Pinceles

p/

De Fechadores

Flautas

Grapas

Bollos de lana

Hojas carta Organizadores/ escritorio Perforadores

Lápiz Libretas Palanca p/perforar

Cromos Estiletes Huevera Lamina Masa esculpir

Resmas de papel

Minas p/bolígrafos Pintura de dedo Papel especial Poster p/tarjeta educativo Silueta de Plantilla madera Porta CD Portaminas

Pizarras Plastilina Plumones

Saca grapa Art. De escritorio Archivadores

Reglas Sacapuntas

Aros Bolsa Manila

Rapidograf Papeles extendidos Papeleras Pliegos de cartón Pliegos de cartulina Pliegos de papel

Silicón

Bolsas globos

Rompecabezas

Talonarios Bomba p/globos Yeso Cartapacios Libros contabilidad Esferas durapac Libros de contabilidad Fólder Guillotinas Maquetas para armar Mochilas Ojitos movibles Paletas de colores Pastas

Tempera Trípode Utensilios p/esculpir Yeso pastes Libros de texto Diccionarios Libro de superación Libros de texto Libros de cuentos Libros p/colorear Obras Postales

26

c) Población meta: centros escolares nacionales y privados, centros de desarrollo infantil, iglesias, empresas, asociaciones, trabajadores, etc.

d) Requisitos de funcionamiento o estándares de calidad: Llevan registros contables conforme a ley Política de marcación de productos dispuesto por Cuentan con los permisos de OPAN, CNR, Alcaldía municipal.

IV.

Organización y funcionamiento.

1. Niveles jerárquicos

2. Procesos administrativos Se realizan empíricamente.

3. Distribución y funciones del personal.

Socios: 

Autorizan documentaciones de compras internas, externas, legales, contrataciones de personal.



Negociación con proveedores y compras de mercadería internacional

27

Gerente general: 

Autoriza salidas de efectivo



Hace cortes de caja.



Trámites aduanales y monitoreo de la mercadería del exterior.



Autoriza documentos,

firma cheques, control de horas de trabajo de

planilla.

Gerente de recursos humanos: 

Recluta y selecciona el personal



Monitorea el personal del área de ventas



Compra de materiales varios.

Jefe de sala de ventas: 

Atención de solicitudes, situaciones o problemas de productos con los clientes en pre venta y post venta.



Supervisión de ubicación de los productos



Revisa los retaceos.

Departamento de compras: 

Realiza las cotizaciones de productos locales



Negocia con los proveedores locales



Negocia los préstamos o compra de productos



Recibe e inspecciona la mercadería contra orden de compras



Refuerzo en las compras internacionales



Actualiza la lista de precios



Actualiza los créditos de los empleados



Registra las existencias para luego realizar las compras



Hace inventario de productos



Elabora kardex

Departamento de créditos: 

Se encarga del análisis y recuperación de los créditos.

28



Revisa los créditos fiscales ya cobrados.



Revisa el despacho de mercadería a domicilio.

Departamento de sala de ventas: 

Realizan facturación y ventas de productos



Revisan existencia de productos



Aseo en las instalaciones y ordenamiento de los productos



Hacen eventos promociónales (manualidades)

Call center: 

Hacen cotizaciones de los clientes



Reciben pedidos y Facturan



Registran las ventas al crédito de los empleados



Revisan existencia de productos



Registra las compras internas (para uso de la misma empresa).

Departamento de administración: 

Maneja la contabilidad



Elaboran la planilla



Gestiona la Compra de bolígrafos



Emite cheques



Se encarga de importaciones (transporte, aduana, entre otros)



Elaboran los retaceos.(refleja la cantidad de mercadería y el costo de la misma)

Encargado de bodega: 

Compara facturas contra pedidos extranjeros.



Realiza control de calidad, reporte de faltantes y sobrantes de productos del extranjero.

4. Condiciones y medio ambiente en el que se trabaja (seguridad e higiene)

29

-

Cuenta con un extinguidor para toda la empresa.

Posee una planta generadora de energía, Aire acondicionado en el área de ventas y ventiladores en las bodegas.

-

Tienen una cisterna.

5. Análisis del personal: a) Número de empleados: 69 b) Clasificación por género: Masculino 16 Femenino 53 c) Rangos de edades Masculino -menos de 18 a 25: 4 empleados -de 26 a 35: 4 empleados -de 36 a 45: 5 empleados -de 46 a 55:___________ -más de 56 años: 3 empleados Rangos de edades Femenino -menos de 18 a 25: 12 empleados -de 26 a 35: 21 empleados -de 36 a 45: 9 empleados -de 46 a 55: 7 empleados -más de 56 años: 4 empleados d) Beneficios de los empleados: Prestaciones de ley (ISSS, AFP, vacaciones, aguinaldo) Bonificaciones al final del año.

Préstamos sin intereses.

30

2.1.5.2 Instrumentos utilizados

2.1.5.2.1 Guía de observación ¿Cuál es el flujo de la mercadería? ¿Quiénes son las personas involucradas en el flujo de la mercadería? ¿Cómo se encuentra la infraestructura? ¿Cuáles son las condiciones del ambiente? ¿Cuáles son los productos de menor, media y mayor demanda? ¿Dónde están ubicados los productos baratos, los de precio medio y los más caros?

2.1.5.2.2 Entrevista Objetivo: Diagnosticar el Sistema actual de Administración de Inventarios y su efecto en la Distribución en Planta de la Librería y Papelería Aranda, S.A de C.V.

PREGUNTA ABIERTA

PREGUNTA CERRADA

Obtener la información sobre el criterio de Obtener la información sobre el criterio de la gerencia ante el estudio.

la gerencia ante el estudio.

“La experiencia le ha proporcionado una

“Algunos empleados han sugerido que la mejor

forma

para

hacer

eficiente

el

procesamiento de tener mayor orden en los productos

es realizar un Sistema de

Administración

de

Inventarios

que

contenga políticas, funciones y procesos

amplia visión en cuanto a la forma en la que la empresa maneja la Administración de los Inventarios y el flujo de los mismos..."

Me

gustaría

que

usted

contestara algunas preguntas específicas en relación a lo anterior:

para minimizar los problemas de orden de -¿En donde se presenta la mayor parte del los productos ..."

problema?

Bajo estas circunstancias ¿Apoyaría usted -¿Usted conoce, el tiempo por actividad y el desarrollo de un sistema de este tipo?

quien la realiza?

-¿Conoce usted, si existe mano de obra

31

ociosa o procesos innecesario?

-¿Puede usted, describir el proceso de compra, recepción, almacenaje y venta con sus tiempos y quien la realiza? ¿Conoce usted cual es la incidencia del sistema de Administración de inventarios en el ordenamiento físico?.

-¿En que año se construyo

el edificio

actual?

-¿Conoce usted, si el edificio tiene algún daño?

-¿Usted, alguna vez a considerado cambiar la sala de ventas o las bodegas, a otro nivel?

Análisis de la entrevista y diagramas El año aproximado que se construyo el edificio de la librería fue en 1963, hasta la fecha ha sufrido terremotos, que lo han dejado muy deteriorado, para especificar el nivel tres y dos, es por ello que surge la necesidad, según la gerencia de realizar algunos cambios, en el Sistema de Administración de Inventario, con el objetivo de evitar daños posteriores con el flujo de los productos, clientes y empleados etc., en la librería la mercadería, la mano de obra y otros relacionados con los siguientes procesos, representados por técnicas de diagramas:

32

Proceso de compra del exterior Personal involucrado: Administración (3 socios): compras Compras (1): recibe mercadería Bodega

(3): almacenan mercadería, de pendiendo de la magnitud del pedido se

involucran (3 motoristas), a veces contratan personal externo para dicha actividad.

Número

Actividad

Tiempo

De acuerdo a las necesidades y/o requerimientos que se tienen, se hace una 1

2

3

compra, con la información siguiente: -

Nombre de la empresa

-

Código y cantidad del artículo

-

Condiciones de pago

Luego de haber trabajado el pedido se envía al proveedor vía fax o Internet.

Proveedor envía factura pro forma.

1 día

5 minutos 5 días

Administración recibe la factura pro forma 4

de la cual se toma en consideración, que las

2 horas

cantidades y códigos coincidan en lo detallado con el pedido original.

Administración revisa si las cantidades o

5

códigos coinciden con el pedido, si no es así se solicita una factura pro forma

2 días

modificada.

Administración revisa las cantidades, códigos, precios y descripciones que estén 6

de acuerdo al pedido, si coinciden se da por aceptada las respectivas facturas proformas

2 horas

y se envía firmada y sellada por fax o Internet a proveedores.

7

Proveedor revisa y envía mercadería a la

15 días

33

almacenadora de acuerdo al país de procedencia al que se le solicito el pedido así será su fecha de despacho y la manera por la que vendrá, llámese esta terrestre o marítimo (son las más utilizadas).

Luego de un tiempo prudencial (de 2 o 3 semanas) el proveedor o ellos (la librería), piden información acerca de la fecha de despacho y llegada de la mercadería.

8

Además se solicita toda la documentación

12 días

necesaria que ampara la mercadería (facturas originales, Tratados de Libre Comercio si los hay, certificados de origen y listas de empaque) por Courier.

Almacenadora Finalmente, envía los documentos que de acuerdo a lo negociado con el proveedor se pagara en un plazo pactado. Llega la mercadería a la

20 día

almacenadora de la cual se libera, con la ayuda de un agente aduanal de por lo siguiente: 9

- Si la mercadería presenta alguna anormalidad; llamase este faltante, sobrante o diferencia de lo real con lo descrito en la factura, se paga una multa para liberar la carga de lo contrario, si todo resulta exacto se procede a liberar la carga.

Recibe y confirma la recepción de mercadería. A proveedor y /o librería.

Se traslada la mercadería de la

1 día 1 día

34

almacenadora hacia la librería, en donde se recibe. De acuerdo a toda la documentación recibida, se efectúa el retaceo, que encierra un conjunto de costos; transporte, seguro, flete, consolidación y otros.

A la suma de los gastos y costos entre la cantidad del producto y precio, da como resultado los costos que trabajan y gracias a los cuales tienen la venta, toda la gama de productos.

Total

57 días, 4 horas, 5 minutos.

35

DIAGRAMA DE FLUJO DE COMPRAS DEL EXTERIOR Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. Fecha: 27/04/10

Elaborado por: José Ángel Vides Castillo

Administración

Proveedor

Almacenadora

Compras

Bodega

Recibe mercaderia

Recibe mercaderia

Inicio 1

Elabora pedido

Recibe pedido Recibe mercaderia y comfirma Envia factura proforma

Envia pedido

Fin Envia documentos y mercaderia a la libreria

Recibe factura proforma

Recibe factura proforma modificada

Revisa factura proforma esta bien

No

Si

Envia factura a modificar

Envia factura modificada

Firma factura, sella y envia

Recibe factura proforma y envia mercaderia

Pide informacion de recibido mercaderia y documentos

Pide informacion de recibido mercaderia y documentos

1

36

CURSOGRAMA ANALÍTICO COMPRAS LOCALES Cursograma Analítico: Trabajador/Materiales LIBRERÍA Y PAPELERÍA ARANDA Diagrama Nº___Hoja:_1_ Objeto:

Inicia en: Actividad

Termina en:

Fecha:22/04/2010

Resumen Actual

Proceso: Compras Actual Unidades partícipes: Administración, Compras, Bodega

Operación Transporte Demora

D

Inspección Almacenamiento Distancia (mts): Tiempo (horas-hombre)

Propuesta

Economía

8 4 0 0 0 22 mts 5 hrs, 35 min. 30 seg.

Costo: Actividad

Responsable

Distancia

Tiempo

Símbolo

Observación

D Determinan existencia de productos Entregan existencia al encargado de compras Realiza pedido compras vía teléfono Lleva pedido a administración para autorización Autoriza y lleva pedido autorizado a compras Elige el proveedor que usualmente le suministra la mercadería, si la tiene no se cotiza, de no tenerla se realizan dos o tres cotizaciones como máximo Cuando se ha hecho el pedido se detalla en una orden de compra Lleva la orden de compra para ser autorizada por administración Autoriza y lleva orden autorizada a compras Recibe la orden autorizada y envía a proveedor.

Recibe orden de compra.

Despacha mercadería Total

Bodega

2 horas

3 empleados

Bodega

30 min.

-----

Compras

15 min.

2 compras

Compras

5. 5 mts

3 min.

------

Admón

5. 5 mts

2 min.

------

Compras

2 horas

-----

Compras

20 min.

----

Compras

5. 5 mts

5 min.

-----

Admón

5. 5 mts

2 min.

----

Compras

1 min.

----

Proveedor Proveedor

30 seg.

20 min.

5 hrs, 35 min. 30 seg.

------5 empleados

22 mts

8

4

37

DIAGRAMA DE FLUJO DE COMPRAS LOCALES Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. Fecha: 27/04/10

Bodega

Elaborado por: José Ángel Vides Castillo

Compras

Adminitracíon

Proveedor

Inicio

Recibe existencia

Recibe pedido

1

Determina existencia

Realiza pedido

Autoriza pedido

Recibe orden de compra

Entrega existencia

Envia pedido

Despacha mercadería

Fin Recibe pedido autorizado Recibe orden de compra El proveedor tiene mercaderia

Si

Autoriza orden de compra No

Cotiza dos o tres veces

No cotiza

Envía orden de compra

Realza orden de compra y envia

Recibe orden de compra autorizada y envia

1

38

CURSOGRAMA ANALÍTICO DE BODEGA Cursograma Analítico: Trabajador/Materiales LIBRERÍA Y PAPELERÍA ARANDA Diagrama Nº___Hoja:_1_ Objeto:

Inicia en: Actividad

Termina en:

Fecha:22/04/2010

Resumen Actual

Proceso: Recepción/Bodega Actual Unidades partícipes: Compras Bodega

Operación Transporte Demora

D

Inspección Almacenamiento Distancia (mts): Tiempo (horas-hombre) Costo:

Actividad

Responsable

Economía

5 0 0 1 1 1hota, 30 min, 30 seg

--Distancia

Propuesta

---

Tiempo

Símbolo

Observación

D Entrega factura o comprobante crédito fiscal Recibe y compara la orden de compra con la factura o comprobante de crédito fiscal Recibe mercadería, esta lo hace con la orden de compra y triplicado de comprobante de créditos fiscales Introduce el producto al montacargas, para ser llevado a las bodegas Elabora y entrega quedan al proveedor Descargan la mercadería del montacargas Almacenan los productos y algunos se registran en tarjetas kardex Total

Proveedor

__

30 seg.

Compras

__

115 min.

Reciben dos empleados.

Compras

__

20 min.

----

Proveedor

__

20 min.

----

Compras

__

5 min.

----

Bodega

__

30 min.

Bodega

__

20 min.

Tres Bodegueros.

---

-----

----

1hota, 30 min, 30 seg

5

1

1

5 empleados

39

DIAGRAMA DE FLUJO DE RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. Fecha: 27/04/10

Elaborado por: José Ángel Vides Castillo

Proveedor

Compras

Entrega CCF

Recibe CCF

Recibe y revisa mercadería

Introduce la mercadería al montacarga

Bodega

1

Registra mercadería en kardex

Almacena mercadería

Elabora quedan Fin

Entrega de quedan

Recibe quedan

1

40

CURSOGRAMA ANALÍTICO DE VENTAS Cursograma Analítico: Cliente/Trabajador/Mercadería LIBRERÍA Y PAPELERÍA ARANDA Diagrama Nº___Hoja:_1_ Objeto:

Proceso: Ventas Actual/Propuesto Unidades partícipes: Caja, Dependiente, Paquetes, Entrega de mercadería

Inicia en: Actividad

Termina en:

Resumen

Operación Transporte Demora

D

Inspección Almacenamiento Distancia (mts): Tiempo (horas-hombre) Costo:

Actividad Entra Deposita sus pertenencias en paquetería Se dirige donde la dependiente Le muestra el producto, las diferentes marcas y precios.

Elige los productos.

Si son varios productos los pide a bodega vía teléfono, sino toma del mostrador.

Recibe mercadería y factura Entrega la factura al cliente Pasa a Cancelar productos Cobra, sella factura Le entrega factura al cliente Pasa al departamento de entrega de mercadería Revisa y entrega el producto Retira sus paquetes, sale Total

Responsable

Fecha:22/04/2010

---Distancia

Cliente Cliente

----1. 5 mts

Cliente Dependiente

19 mts

Tiempo 10 seg.

2 min.

15 min.

Actual

Propuesta

Economía

8 5 0 1 0

8 5 0 1 0

0 0 0 0 0

62.5 mts

44.5 mts

18 mts

41 min.

33 min, 1seg.

7 min. 59

---

---

---

Símbolo D

seg.

Observación ---1 empleado ---1 dependiente.

-------

Cliente Dependiente

5 min.

30 seg.

Dependiente Dependiente Cliente Caja Caja Cliente

5 min.

10 seg.

1 min.

1 min.

10 seg.

1 min.

--------

8 min.

1 empleado

2 minutos 41 min.

----4 empleados.

Entrega de mercadería Cliente

21.5 mts

1m

1. 5 mts 44.5

1 cajero -------

41

DIAGRAMA DE FLUJO DE VENTAS Nombre de la empresa: Librerﾃｭa y Papelerﾃｭa Aranda S.A. de C.V. Fecha: 27/04/10

Elaborado por: Josﾃｩ ﾃ］gel Vides Castillo

Cliente

Paquetes

Inicio

Recibe paquetes

Dependiente Muestra el producto

1

Entra a la libreria

Deposita paquetes

Bodega

Cajero

3

4

Recibe pedido

Recibe factura

Lleva producto a dependiente

Cobra factura

Entrega de mercaderia Entrega de mercaderia

2 Entrega factura

Cantidad solicitada de mercaderia

Pasa donde la dependiente

Si

5

Son bastantes No 1

Elige productos

Son pocas

Solicita a bodega

Las toma del mostrador

3

Recibe mercaderia

2

Factura producto Recibe factura Envia factura Pasa a caja a cancelar

4

5

Recibe factura cobrada Pasa a retirar mercaderia

Recibe mercaderia y solicita paquete Entrega paquete Recibe mercaderia

Fin

42

Distribución y diagrama de recorrido de la mercadería general.

Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. Fecha: 27/04/10

Elaborado por: José Ángel Vides Castillo

Venta de mercadería general.

Compra y recepción almacenaje de mercadería general.

Nota: cada dos cuadro es un metro, se simplifican algunas actividades que realizan el mismo departamento. (ver pag. 62,64,66)

43

Diagrama de relación de proximidad de las diferentes áreas/cliente en la sala de ventas Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. Fecha: 27/04/10

Elaborado por: José Ángel Vides Castillo

1 Cliente A 1

2 Paquetes

3 Dependiente

U

2

5

U

O 8

4 Caja

X

A 3

A

6

U

E

7

9

10

5 Entrega de Mercadería

CÓDIGO

A

RELACIÓN DE PROXIMIDAD

A

Absolutamente necesario

E

Especialmente importante

I

Importante

O

Importancia ordinaria

U

No importante

X

Indeseable

44

N°

Motivos (porque) 1

Deposita sus pertenencias

2

Le muestra y factura los productos

3

Cancela los productos

4

Revisa los productos facturados

5

Muestra y factura los productos

6

Caja cobra, no cuida los paquetes

7

Revisa y entrega productos

8

Entrega de créditos fiscales de algunas ventas

9

Lleva mercadería con triplicado de factura para su revisión

10 Caja no tiene contacto con los productos solo con facturas

Nota: se realiza un análisis de relación de cercanía del cliente y los diferentes departamentos, al igual que se presenta la distribución actual de la sala de ventas, bodega 1,2 y el recorrido del cliente, con el propósito de conocer mejor la situación actual de la librería.

45

Distribuci贸n en planta del segundo nivel

Nota: cada 2 cuadros es un metro

46

Distribuci贸n en planta del tercer nivel

Nota: cada 2 cuadros es un metro

47

Diagrama de relación de proximidad de actividades ( departamentos) para la Administración de Inventarios.

Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. Fecha: 27/04/10

1

Elaborado por: José Ángel Vides Castillo

Administración A X

2 Compras A

X 5

3 Recepción

E A

4

8

Bodega

E

5

X 9

U E 7

10

Ventas

CÓDIGO

6

RELACIÓN DE PROXIMIDAD

A

Absolutamente necesario

E

Especialmente importante

I

Importante

O

Importancia ordinaria

U

No importante

X

Indeseable

48

N°

Motivos (porque) 1 Autoriza las compras de pedidos 2 Recibe los productos 3 No se acercan a las áreas de almacenamiento 4 Revisa documentación 5 Aprueba el estado de productos para emitir quedan 6 Le informa de reserva de algunos productos 7 Notifica precios 8 Recibe y almacena productos 9 Se dedica solo a las ventas 10 Proporciona mercadería para clientes

Análisis: se realizo el diagnóstico, al sistema actual de Administración de Inventarios, con el propósito de optimizar la Distribución en Planta, Por medio de cursogramas analítico, diagrama de flujos de los departamento (compras, bodega) y para la sala de ventas lo mismo pero incluye el recorrido del cliente, y un diagrama de relación de actividades, y para finalizar, se realiza un análisis general de los departamentos involucrados con el sujeto de investigación, por medio de un diagrama de relación de actividades enfocado al flujo de mercadería/departamentos. En donde se pudo conocer que la incidencia de la Administración de Inventarios en la Distribución en Planta, se manifiesta en la disponibilidad de los espacios para su almacenamiento, circulación, y la relación de cercanía para el control de los mismos.

49

2.1.5.2.3 Encuesta

Universidad Pedagógica de El Salvador Facultad de Ciencias Económicas

Tema: Sistema de Administración de Inventarios para optimizar la Distribución en Planta en la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. San Salvador, 2009.

Estimado Sr., (a) o (Srta.).

Con todo respeto solicitamos su valiosa colaboración de responder el presente cuestionario. El cual tiene como propósito obtener información necesaria para conocer el Sistema de Administración de Inventario y su efecto en Distribución en Planta de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. Indicaciones: A continuación se le presentan una serie de interrogantes las cuales contienen varias alternativas, donde usted deberá seleccionar la respuesta que ha su criterio considere conveniente.

1-¿En que área se desempeña usted? a) Administración b) Ventas c) Compras d) Bodega. e) Otras ________________ 2-¿Quién o quiénes son los responsable del control de los inventarios en la empresa? a) Administración b) compras c) Bodeguero d) Otros _______ 3-¿Quién o quiénes son los encargados de comprar la mercadería en la empresa?

50

a) Administración b) Ventas c) Compras d) Bodega. e) Otros _____________ 4-¿Cada cuánto tiempo compra mercadería la empresa? a) A diario b) Semanal c) Mensual d) Trimestral e) Cada 6 meses f) Más de 6 meses 5-¿Considera usted que se debe

revisar previamente la cantidad de

existencia de mercadería antes de realizar las compras?

SI______

NO______ POR QUE

6-Al momento de realizar la compra de mercadería ¿Qué considera usted que se debe tomar como base? a) El historial de ventas b) Los presupuestos c) Otros ____________ 7-¿Quién aprueba las compras de mercadería? a) Administración b) Ventas c) Compras d) Bodega. e) Otros _____________ 8-¿Tiene la empresa un área para recibir la mercadería?

SI_____ NO_____

9-¿Quién es el encargado de recibir la mercadería? a) Administración

51

b) Ventas c) Compras d) Bodega. e) Otros _____________ 10-¿Quién es el encargado de ordenar la mercadería existente y entrante? a) Administración b) Ventas c) Compras d) Bodega. e) Otros _____________ 11-¿Tiene la empresa una política de ubicación y almacenamiento de la mercadería?

SI_____

NO_____ POR QUE

12-¿Considera usted que el orden de la mercadería es el adecuado en las bodegas?

SI_____

NO______ POR QUE

13-¿Considera usted que el orden de la mercadería es el adecuado en la sala de venta para ser registrada y contabilizada?

SI _____

NO_____POR QUE

14-¿De que forma considera usted que seria mejor el ordenamiento de la mercadería? a) En forma alfabética b) Por vida útil c) Por rotación d) Por marca e) Otros ________________ 15-¿Conoce usted los factores que afectan el control y registro de la mercadería? a) Espacio b) La iluminación c) las instalaciones

52

d) Las condiciones del ambiente e) Otros ______________ 16-¿Quién es el encargado de asignar los precios de los productos? a) Administración b) Ventas c) Compras d) Bodega. e) Otros _____________ 17-¿Qué se toma en cuenta para la asignación de precios? a) Los retaceos b) precio sugerido por el proveedor c) precio de mercado d) otros ______________ 18-¿Cuáles son los documentos que se utilizan para solicitar la mercadería de la sala de venta a bodega? a) Nota de requisición de materiales b) por correo electrónico c) otros ______________ 19- ¿Cuál es el proceso para realizar las entradas y salidas de mercadería? a) Primeras que entran son las primeras en salir b) Últimas que Entran son las Primeras en Salir c) Sumando los costos de las existencias y promediando d) Tomando como base el costo por unidad 20-¿Cómo se registra y controla la mercadería en la empresa? a) Tarjetas de control (KARDEX) b) Sistema computarizado c) Técnica ABC d) Lote Económico de Pedido e) Otros _______________ 21 ¿Cada cuánto tiempo realizan inventario físico? a) A diario

53

b) Al mes c) Cada 6 meses d) Cada año e) Cuando sea necesario 22-¿Se comparan las existencias físicas con el registro de la mercadería?

SI_____

NO_____ POR QUE

23-¿Conoce usted si existen pérdidas por deterioro o hurto?

SI _____

NO _____ POR QUE

24-¿Cuál es la política para los excedentes y faltantes de mercadería? a) se considera un gasto b) se cobra o atribuye la responsabilidad al encargado de la mercadería c) otras _______________ 25- ¿Existen reservas de productos para satisfacer la demanda?

SI_____

NO_____ POR QUE

26-¿Considera usted que un nuevo sistema

de control de inventarios

ayudaría al ordenamiento físico?

SI_____

NO_____POR QUE

54

Tabulación y análisis de información 1-¿En qué área se desempeña usted?

12 %

5 %

Dato s Administración

7 %

Ventas

7 %

Compras Bodega

69 %

Otros

Análisis: de los 35 empleados de la librería, el 69% de ellos están en la área de ventas, por que es donde se genera la mayor actividad y la participación de la mano de obra 2-¿Quién o quiénes son los responsable del control de los Inventarios en la empresa?

28%

56% 12%

Datos Administración Compras Bodeguero Otro

4%

Análisis: se conoció de parte de los empleados de la librería, en donde, el 56% eligieron la opción de otros, donde la respuesta fue que; todo el personal tienen participación en el control de los inventarios. Debido a que no existen, políticas y funciones establecidas

55

3-¿Quién o quiénes son los encargados de comprar la mercadería en la empresa?

Datos

2%

4%

Administración

17%

Ventas

2%

Compras Bodega

75%

Otro

Análisis: los empleados encuestados no cuentan con la seguridad de la información, de quien es el encargado de comprar la mercadería, pero con un 75% eligieron la opción compra, aunque según la entrevista previa, en ocasiones lo hace recursos humanos y los socios.

4-¿Cada cuánto tiempo compra mercadería la empresa?

10%

Datos A diario

16%

41%

Semanal Mensual

6%

Trimestral Cada 6 meses

14%

13%

Más 6 mese

Análisis: los empleados consultados, explicaron que la mayoría (41%) de las compras se realizan a diario, por lo tanto se puede interpretar que no existe una planificación, de las actividades relacionadas con la compra, por tal razón, se realizan pedidos innecesarios, según la entrevista previa a la gerencia, los pedidos los realizan cada seis meses o al año, dependiendo de la necesidad.

56

5-¿Considera usted que se debe revisar previamente la cantidad de existencia de mercadería antes de realizar las compras?

0%

Datos Si No

100%

Análisis: los empleados consultados describieron, que siempre se debe hacer una revisión de la existencia de mercadería, para realizar una compra, evitando excedentes de los productos y manteniendo así, un equilibrio de los mismos.

6-Al momento de realizar la compra de mercadería ¿Qué considera usted que se debe tomar como base?

10%

Datos Historial de Ventas

19%

Los Presupuestos

71%

Otros

Análisis: se conoció por parte de los empleados, que para realizar las compras, se analiza las ventas (71%) del periodo, también manifestaron en la entrevista previa, que no todos los productos están registrado en el historial de las ventas, es por ello que no tienen conocimiento de la existencia real de mercadería.

57

7-¿Quién aprueba las compras de mercadería?

Datos Administración

12% 2%

Ventas

12%

Compras

2%

Bodega 72% Otro

Análisis: de los 35 empleados el 72% expusieron que administración es quien aprueba las compras y que sin la aprobación de los socios no se puede girar un pedido de mercadería.

8-¿Tiene la empresa un área para recibir la mercadería?

19%

Datos Si No

81%

Análisis: el (81%) de la población entrevistada comento, que cuenta con un área de recepción de la mercadería solicitada, según

la observación

previa, no

existe un área especifica, lo hacen donde hay espacio al momento que entra la mercadería.

58

9-¿Quién es el encargado de recibir la mercadería?

Datos

2% 2%

Administración

28% Ventas Compras

46% Bodega

22%

Otros

Análisis: según la información brindada por los empleados, los involucrados en recibir la mercadería son: compras (46%), otros (personas que realiza la función de ventas y recepción de productos) (28%), por otra parte el (22%) manifestaron que bodega es el encargado de recibir la mercadería del exterior, no quedando claro a quien corresponde la actividad de recepción, según la observación previa se constato que coinciden con la información obtenida.

10-¿Quién es el encargado de ordenar la mercadería existente y entrante?

Datos

2% 2%

9%

1%

Administración Ventas Compras Bodega

86%

Otro

Análisis: un 86% de los empleados consultados manifestaron que bodega es el encargado, de ordenar su área y el 9% revelo que el personal de sala de venta, decide la ubicación de sus productos, según la entrevista previa, esto se debe a que no existen políticas para esta actividad.

59

11-¿Tiene la empresa una política de ubicación y almacenamiento de la mercadería?

31% Datos Si No

69%

Análisis: los empleados expresaron (69%), que si existe una política, no obstante un 31% contradice la respuesta, porque se basan; en ubicar y almacenar según el criterio de los encargados de bodega, de acuerdo a la entrevista previa se puede decir que no existen políticas escritas.

12-¿Considera usted que el orden de la mercadería es el adecuado en las bodegas?

39%

Datos Si No

61%

Análisis: según los empleados consultados especificaron que si (61%) los productos están bien ordenados en la bodega, pero el 39% muestran que no se identifican con facilidad los productos. Según lo observado previamente existe una contradicción, ya que los productos son almacenados de acuerdo a su criterio, por la falta de políticas de apilamiento y distribución física.

60

13-¿Considera usted que el orden de la mercadería es el adecuado en la sala de venta para ser registrada y contabilizada?

30% Datos Si No

70%

Análisis: de las respuestas obtenidas por los empleados de la librería, dicen que si (70%) están ordenada, y un 30% no está de acuerdo con esta afirmación, ya que según la observación previa, en más de un lugar existe el mismo producto. haciendo difícil el conteo físico y la venta del producto.

14-¿De que forma considera usted que seria mejor el ordenamiento de la mercadería?

Datos

10%

2%

En forma

alfabética

17% Por vida útil Por rotación

17% Por marca

54% Otros

Análisis: según respuesta por parte de los empleados consultados, dice que seria mejor un ordenamiento por marca, porque así se realiza el conteo físico de la mercadería existente, esta afirmación contradice las preguntas anteriores, en donde, expresan que si existe un orden de la mercadería.

61

15-¿Conoce ústed los factores que afectan el control y registro de la mercadería?

Datos Espacio

8% 16%

La

46% 14%

iluminación

Las instalaciones Las condiciones del ambiente Otros

16%

Análisis: según los encuestados el espacio (46%), es el factor que afecta en el control y registro de la mercadería, porque no existe una buena distribución con respecto a la cantidad de los productos de acuerdo a lo observado previamente.

16-¿Quién es el encargado de asignar los precios de los productos?

Datos

2%

7%

Administración

18%

Ventas

Compras 2% Bodega

71% Otros

Análisis: los encargados de asignar los precios según lo escrito por los empleados es administración, por que consideran que solo ellos pueden asignar los precios.

62

17-¿Qué se toma en cuenta para la asignación de precios?

Datos

9%

Retaceos

13%

Precio sugerido por el proveedor

Precio de mercado

13%

65% Otros

Análisis: según el criterio de los empleados los retaceos, son los que se toman como base, para asignar los precios de la mercadería, siendo ellos los que reflejan los costos y gasto, coincidiendo con la entrevista previa.

18-¿Cuáles son los documentos que se utilizan para solicitar la mercadería de la sala de venta a bodega?

29%

3% 68%

Datos Nota de requisicion de materiales Por correo electronica Otros

Análisis: la información obtenida por parte de los empleados, es la opción de otros (68%), en donde especificaron que la mercadería se solicita por medio de listados y medios tales como: radios y teléfonos. Por lo que es evidente que no manejan documentos de control interno como: nota de requisición de mercadería.

63

19- ¿Cuál es el proceso para realizar las entradas y salidas de mercadería?

Datos Primeras que entran son las primeras en salir

15%

Ultimas que entran son las primeras en salir

5% 8%

72%

Sumando los costos de las existencias y promediando Tomando como base el costo por unidad

Análisis: la repuesta obtenida por los empleados fue el: PEPS (72%), en vista que es el permitido por la ley, aunque algunas veces existen anomalías en el proceso de entradas y salidas de mercadería según la entrevista previa realiza a a

gerencia.

20-¿Cómo se registra y controla la mercadería en la empresa?

Datos 1% 3%3%

Tajetas de control ( kardex) Sistema computarizado

6%

Tecnica ABC Lote Económico de pedidos

87%

Otros

Análisis: el método para registrar y controlar la mercadería, según los empleados es el kardex (87%), pero no han incluido todos los productos, además manifestaron la alternativa otros (6%) en donde la mercadería se registra por medio de fólder mensuales, según la entrevista previa estos registros en muchas ocasiones no concuerdan con lo físico.

64

21 ¿Cada cuánto tiempo realizan inventario físico?

Datos A diario

2%

16%

Al mes Cada 6 meses

21% 59%

Cada año

2% Cuando sea

necesario

Análisis: según la consulta realizada a los empleados, el 59% dicen que se efectúa mensualmente, pero no todos los productos son contabilizados, además el 21% manifestó que efectúan inventario al finalizar el año, generando incertidumbre al momento de realizar los pedidos.

22-¿Se comparan las existencias físicas con el registro de la mercadería?

17%

Datos Si No

83%

Análisis: según los entrevistados si (83%) comparan los registro de mercadería con lo físico, para conocer la existencia real de los productos, y así no realizar pedidos innecesarios, según la entrevista previa no siempre se hace este proceso.

65

23-¿Conoce usted si existen pérdidas por deterioro o hurto?

27% Datos Si No

73%

Análisis: según los empleados consultados el (73%) si conocen las existencias de perdidas por deterioro, pero según la entrevista estos se venden como averías, no obstante un margen del 27% dice que no conoce. Aunque ninguno de los empleados manifestó tener conocimiento de hurto.

24-¿Cuál es la política para los excedentes y faltantes de mercadería?

Datos Se considera un gasto

37%

40%

Se cobra o atribuye la responsabilidad al encargado de la mercaderia

23%

Otras

Análisis: se conoció por parte de los empleados de la librería que si existe una política para los excedentes y faltantes, aunque la aplican empíricamente.

66

25- ¿Existen reservas de productos para satisfacer la demanda?

14%

Datos Si No

86%

Análisis: si (86%) existe una reserva de productos,

pero no de toda la

mercadería que maneja la empresa, además se pudo constatar en la entrevista previa que no se respeta

por parte de los bodegueros las reservas de

mercadería.

26-¿Considera usted que un nuevo Sistema de Control de Inventarios ayudaría al Ordenamiento Físico?

17%

Datos Si No

83%

Análisis: La necesidad que existe de la aplicación de un Sistema de Control de Inventario, según la entrevista previa a librería

los empleados y la gerencia de la

consideran que les ayudaría al registro de los productos y al

ordenamiento físico de los mismos.

67

Por otra parte, las preguntas 11, 12 y 13 contradicen la pregunta anterior (26) por que según los encuestados y entrevistados la librería tiene un buen funcionamiento en cuanto a las políticas y orden de la mercadería.

2.1.6.

FORMULACIÓN

TEÓRICO

METODOLÓGICA

DE

LO

INVESTIGADO. Después de estudiar ampliamente el concepto de Administración de Inventarios el cual incluye: los sistemas, los tipos, las técnicas, que están íntimamente relacionadas con el manejo de mercadería en las empresas comerciales; además, se profundizó

en la categoría de Distribución en Planta, con el que

se conoció: su naturaleza, los principios, las clases, que deben realizar en una organización de acuerdo a sus necesidades.

El trabajo de campo se llevo a cabo, en la empresa Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. San Salvador, donde se recolectó información a través de las diferentes técnicas, para el diagnóstico de la Gestión de Inventarios y su efecto en la Distribución física, con el que se encontraron algunos aspectos que son de importancia y que afectan al funcionamiento tales como: -Es una empresa eminentemente familiar, que ha estado funcionando bajo un sistema y régimen empírico, en donde el pensamiento predominante, para que todo funcione, es que todos deben de administrar por igual, los pocos procesos establecidos, situación que lleva al desorden y pérdida de dinero.

-La estructura organizacional es una debilidad de la empresa, la familia ha delegado en varias personas las mismas responsabilidades, y errores administrativos como delegar a la encargada de recursos humanos, tareas de compras, todo esto refleja la falta de conocimiento de políticas y funciones de la administración en general.

-El control de las existencias es administrado en parte por kardex, es por la razón que la empresa, realiza compras diarias y mensuales de productos, además carecen de documentación, para solicitar la mercadería de sala de venta a bodega.

68

-La disposición de los productos existentes en el edificio de la empresa, reflejan la falta de conocimientos elementales, de principios y sistemas para la Distribución en Planta de los elementos pesados, los cuales en Librería Aranda, están colocados en pisos superiores, que se encuentran dañadas, tiene grietas, humedad, etc., al igual que existe una mala distribución de la áreas que intervienen en el proceso de venta, por que el cliente tiene que pasar por toda la sala para poder recibir la mercadería y no cuenta con el espacio adecuado, que permita el flujo idóneo de la mercadería. Además la iluminación en las bodegas es un factor que limita, realizar un mejor conteo físico de la mercadería.

Estos aspectos que fueron observados en el trabajo de campo, comparados con la posición teórica de los autores que estudiaron: tanto la Administración de Inventarios como la Distribución en Planta, podrían influir en el funcionamiento inadecuado de las organizaciones, por contar con procesos empíricos.

2.1.7. DESARROLLO Y DEFINICIÓN TEÓRICA (POSTERIOR A CONTRAPOSICIÓN DE AUTORES) DEFINICIÓN PROPIA DEL ESTUDIO En base a los conocimientos que se han adquirido durante la carrera profesional, documental y de campo se puede definir Administración de Inventarios como: conjunto de elementos que interactúan, en base a la adquisición, almacenaje y comercialización de los productos terminados, con el propósito de satisfacer a los clientes.

DEFINICIÓN PROPIA DEL ESTUDIO Al igual que en la categoría anterior, se ha llegado a una definición de Distribución en Planta, que es el arreglo físico de los elementos que intervienen en el proceso de gestionar la mercadería, en relación al espacio y ubicación disponible, logrando una mejor identificación de los productos.

69

2.1.8 CONSIDERACIONES 2.1.8.1. Introducción El mejoramiento del Control de los Inventarios en las empresas siempre tiene como objetivo principal, incrementar al máximo la eficiencia y competitividad sobre la base que le otorga las facultades de un adecuado funcionamiento, por la cual se establecen políticas, funciones y procedimientos que ayuden a mejorar la administración y mantener el orden de los departamentos involucrados.

En la Administración de los Inventarios algunos empresarios se dejan llevar por un criterio, que a veces funciona perfectamente, pero otras veces los lleva a cometer grandes errores en la administración de los mismo, existen actividades que no se deben omitir tales como la selección, el tamaño, el control, las compras y el almacenaje de los productos, al igual que la fuerza de trabajo ya que permite al administrador diseñar el trabajo, medir el trabajo y controlar el funcionamiento integral de la empresa .

En las consideraciones siguientes, lo que se busca es proporcionar mecanismos que permitan tomar mejores decisiones, al diseñar el flujo de compras, recepción/almacenamiento, los tiempos y la mano de obra

con el cual

se

complementa un Sistema de Administración de Inventarios, que busca mantener el orden en las instalaciones de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V.

Sobre los inventarios, se han escrito muchos libros, enciclopedia, revistas y tesis que describen cuan importante es, por lo mismo que será difícil representarlo en pocas páginas, pero se tomara la parte que mejor aporte al control interno de la empresa.

Estas consideraciones se realizarán tomando en cuenta

los principios y la

naturaleza de Distribución en Planta, con el propósito de mejorar los procesos y maximizar las utilidades.

70

2.1.8.2. Objetivos 2.1.8.2.1. Objetivo general.

Formular consideraciones para el Sistema de Administración de Inventarios, que estén acorde a la Distribución en Planta y a los requerimientos de la Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V 2.1.8.2.2 Objetivos Específicos.

Proponer políticas, funciones y procedimientos para el mejor funcionamiento en las actividades que corresponden a algunos de los departamentos involucrados en el control y manejo de los inventarios.

Ilustrar los flujo de los inventarios para los departamentos compras, recepción/almacén y mejorar la relacion de los mismos, para lograr el mejor control y disposición física.

2.1.8.3. Justificación.

Las consideraciones que se realizarán, es para que la empresa Librería y Papelería Aranda S.A de C.V., tenga un mejor funcionamiento, basándose en las teorías de Administración de Inventario y Distribución Física.

En el trabajo de campo realizado se encontraron deficiencias en el control de inventarios y disposición física, por la falta de implementación de políticas y procedimientos en las áreas de: compras y bodega, debido a que lo realizan empiricamente, a la vez se elaborará un diseño de sala de venta para mejorar el recorrido del cliente.

Para la formulación de las consideraciones se ha tomado como base; las debilidades encontradas en la empresa referente al tema de estudio.

La importancia de estas consideraciones que le permitirá a la empresa en estudio, conocer con facilidad la información oportuna y confiable para realizar

71

pedidos, utilizar documentos de control interno como: nota de requisición de productos, incluir todos los productos en kardex.

Además para los empleados involucrados en el proceso de control, será de gran ayuda conocer y realizar sus funciones de la mejor manera, conociendo cada uno de los pasos que debe hacer al momento de pedir, recibir, ordenar y evitar dañar la mercadería y saturar las bodegas.

De este modo se espera que la librería al implementar estas consideraciones, contribuya al mejoramiento de las deficiencias que tienen los departamentos en el control de inventario y en el ordenamiento físico de los mismos.

2.1.8.4. Componentes organizacionales 2.1.8.4.1 Departamentos de compras El departamento de compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, se encarga de las requisiciones de mercadería, ordenes de compra, condiciones comerciales y trámites de pago adecuados para contribuir al logro de las metas establecidas.

Los contratos y acuerdos de compras de cualquier producto, sólo podrán ser firmados por el personal autorizado de compras.

Es responsabilidad del departamento de compras documentar todas las operaciones, para satisfacer las necesidades fiscales y de auditoria y llevar un control de las operaciones realizadas.

Funciones Gestionar de una manera eficiente y eficaz las adquisiciones de los diferentes bienes y servicios que requiere la empresa, obteniendo la mayor rentabilidad del dinero invertido.

72

Buscar y adquirir al mejor precio, la mercadería y de calidad, el producto controlado, dentro del mayor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva y con cumplimiento honesto.

Desarrollar y administrar las compras necesarias en las diferentes épocas Determinar los proveedores con los que la empresa negociará y en que políticas o condiciones se hará la compra.

Objetivos Generales Lograr la mejor negociación del mercado con los proveedores para que ofrezcan un financiamiento adecuado.

Establecer políticas de adquisición y limitación de los artículos a comprar.

Incrementar el control de calidad en las compras.

Actualizar constantemente la cartera de proveedores.

Objetivos Específicos Gestionar y cotizar precios con los proveedores mediante negociaciones para establecer los precios de los productos con los ofertantes.

Establecer las normas y políticas para realizar las compras, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la librería.

Políticas administrativas -Investigar y analizar entre los proveedores en plaza, el tipo, cantidad, precio y calidad de los productos que de acuerdo a la demanda histórica existente, se necesitan comprar. Así como la cercanía, accesibilidad y confiabilidad a pedidos emergentes.

-Administrar una base de datos actualizada de proveedores por línea de producto, en formato digital con facilidad de acceso a través de internet, con todas las especificaciones necesarias para las compras locales y del exterior.

73

-Implementar un método adecuado y actualizado, en formato digital, para realizar valuaciones de los inventarios (Costo Promedio), por línea de producto, de manera que este acorde a los porcentajes de ganancia que la librería planifique.

-Realizar dos o más cotizaciones para la adquisición de productos, cuando existan proveedores nuevos en el sistema, y una cotización al proveedor recurrente para evaluar cualquier diferencia que pudiera existir.

-Los productos de alto valor serán adquiridos con los proveedores con los que se haya convenido otorgar crédito a la librería, a un plazo no menor de 30 días.

-Rechazar en recepción, todos los pedidos de productos y mercadería a los proveedores, que no cumplan con fecha de entrega acordada previamente.

-Rechazar en recepción, todo pedido de productos y mercadería a los proveedores, cuyos documentos (orden de compra con el documento de entrega, triplicado de comprobante de crédito fiscal o nota de remisión), y que las especificaciones que la empresa necesita, no estén de acuerdo con el producto y mercadería física que se recibe.

-Mantener stock de cada artículo, realizar pagos de mercadería en transito.

-No recibir mercadería que no esta facturada excepto los envíos parciales que deberán acompañarse de su nota de remisión respectiva.

-Verificar la calidad de productos recibidos y que la nota de remisión o comprobante de crédito fiscal que ampara la entrega corresponda a la orden de compra autorizada.

-Entregar los quedan a los proveedores contra entrega del comprobante de crédito fiscal, factura, y que la copia entregada en bodega corresponda al mismo.

74

CURSOGRAMA ANALÍTICO DE COMPRAS Cursograma Analítico: Trabajador/Materiales LIBRERÍA Y PAPELERÍA ARANDA Diagrama Nº___Hoja:_1_ Objeto:

Proceso: Compras Actual/Propuesto Unidades partícipes: Bodega, Administración, Compras

Inicia en: Actividad

Termina en:

Resumen

Operación Transporte Demora

D

Inspección Almacenamiento Distancia (mts): Tiempo (horas-hombre) Costo:

Actividad

Fecha:22/04/2010

---

Responsable

Distancia

Actual

Propuesta

Economía

8 4 0 0 0

12 2 0 1 0

-4 2 0 -1 0

22 mts

5 mts

17 mts

5 hrs, 35 min, 30seg.

4 hrs. 47 min. 30 seg.

48 min.

---

---

---

Tiempo

Símbolo D

Observación

Determina la necesidad Elabora hoja de requerimiento Lleva hoja de requisición al encargado de compras Solicita cotización al proveedor

Bodega Bodega Bodega

-----4 mts

40 min.

30 min.

6 min.

3 empleados ---------

Compras

---

10 min.

Recibe solicitud de cotización Elabora cotización para el cliente Envía cotización al encargado de compras Recibe y lleva a gerencia para verificarlo y que sea aprobado o lo rechace Evalúa cotización

Proveedor Proveedor

------

30 seg.

30 min.

1 de encargado de compras ---------

Proveedor

---

4 min.

------

Compras

1m

3 min.

-----

Administració n Administració n Administració n

---

2 horas

1 Socia

---

5 min.

-----

----

4 min.

-----

Compras

---

15 min.

----

-----

----

2 min.

----

Proveedor

----

15 min.

----

Proveedor

---

3 min.

----

5 mts

4 hrs. 47 min. 30 seg.

Aprueba (continua) o Reprueba Aprueba envía cotización aprobada al departamento de compras Elabora nota de pedido (tres copias).

Envía nota de pedido al proveedor Recibe elabora comprobante legal (crédito fiscal o nota de remisión) Envía crédito fiscal o nota de remisión a bodega (2 copias) (3 minutos) Total

12

2

1

5 empleados

Nota: se aumentaron las operaciones, pero el tiempo y la distancia han disminuido.

75

DIAGRAMA DE FLUJO DE COMPRA Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. Fecha: 27/04/10

Elaborado por: José Ángel Vides Castillo

Diagrama de compra de mercaderia, Aranda, S.A de C.V Compras Bodega

Inicio

Necesidad de compra

Encargado de compras

Gerencia

Proveedor

Hoja de requerimientos

Recibe solicitud

Solicita cotización

Elabora cotización

Envía copia Elabora hoja de requerimiento

Recibe cotización y envia 1 copia Hoja de requerimiento 1

recibe cotizacion y evalúa

Envia de requerimiento

Si

Aprueba

Recibe cotización aprabada

No

Se rechaza

Envia cotización aprobada

copia copia Elabora nota de pedido y envia

Recibe nota de pedido y elabora C.C.F

Envia C.C.F o nota de remisión

Recibe nota de remisión

Fin

76

2.1.8.4.2 Departamento de bodega Las bodegas son aquellas donde se almacenan los diferentes tipos de productos que sirven para satisfacer la demanda, donde las condiciones del ambiente serán los adecuados.

El departamento de bodega tiene las siguientes responsabilidades: - Recibir y revisar el estado de los productos tanto locales como internacionales.

- Buscar la mejor ubicación de los productos para que no sufran daños.

- Entregar los artículos almacenados con mayor agilidad para las dependientes.

Objetivos Generales Establecer formas de mejoramiento del ambiente.

Formular políticas para el manejo de los inventarios.

Objetivos Específicos Realizar actividades que mejoren el flujo de mercadería, y seguridad de los empleados (iluminación, espacio, orden, temperatura).

Aplicar políticas de ordenamiento de la bodega por marcas, apilamiento y control de los productos.

Funciones Llevar de una forma adecuada el control de las entradas y salidas de los artículos almacenados.

Mantener una constante comunicación sobre la información de bodega al departamento de compras y al departamento de ventas de las existencias reales de los productos.

Atender los pedidos de mercadería que realice el departamento de ventas y entregarlo en el orden que lo recibe por medio de una nota de requisición.

77

Emitir reportes de los movimientos de los artículos o nulos y proponer medidas necesarios para dejar de adquirirlo.

Realizar el mantenimiento de las condiciones del ambiente.

Garantizar el buen estado de los productos.

Planificar los espacios necesarios.

Políticas.

-La bodega es la responsable de recibir y ubicar los artículos adquiridos por el departamento de compras, mantener la seguridad y salida de los mismos.

-El departamento de bodega debe recibir una copia de pedidos que realiza el departamento de compras con el fin de que éste genere con anticipación los tiempos de entrega, cantidades y especificaciones del artículo a recibir.

-Ordenar la mercadería por marca, y a la vez estivar los productos tomando en cuenta las especificaciones de los mismos, también codificar lo estantes de acuerdo al orden, cantidad de estantes y mercadería, considerando la capacidad del edificio.

-El horario para recepción de artículos debe ser de las 8:30 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m.

-La bodega debe asegurarse que la mercadería cumpla con la calidad requerida por la empresa.

-Si la mercadería recibida no cumple con la calidad requerida deberá notificársele al departamento de compra y devolverse al proveedor.

-El Sistema de Administración de Inventario debe ser perpetuo y el método de evaluación primeras entradas primeras salidas para todos los productos.

-Los inventarios físicos deben realizarse preferiblemente cada seis meses para conciliar existencias físicas con valores en el sistema.

78

-La bodega esta obligada a llevar un registro de cada uno de los artículos, señalando descripción de artículos y su código respectivo.

-La entrada y salida de artículos estará bajo la responsabilidad del personal asignado para tal fin, bajo la supervisión del jefe de bodega.

-Para la aceptación del ingreso de la mercadería devuelta por los clientes, estos deberán presentar por escrito una autorización del departamento de ventas.

-La bodega debe tener un equipo de seguridad para evitar accidentes y notificar a la gerencia de la carencia u obsolescencia del equipo.

-Únicamente se proporcionara el artículo solicitado a la persona designada para recibirlo, con previa autorización por el departamento de ventas, compras, etc.

-Presentar información actualizada al departamento de compras sobre las existencias.

-El inventario es determinado mediante un recuento físico cada seis meses mediante la supervisión del jefe de bodega.

79

CURSOGRAMA ANALÍTICO DE BODEGA Cursograma Analítico: Trabajador/Materiales LIBRERÍA Y PAPELERÍA ARANDA Diagrama Nº___Hoja:_1_ Objeto:

Proceso: Bodega Actual/Propuesto Unidades partícipes:

Inicia en: Actividad

Termina en:

Resumen

Operación Transporte Demora

D

Inspección Almacenamiento Distancia (mts): Tiempo (horas-hombre) Costo:

Actividad

Fecha:22/04/2010

---

Responsable

Distancia

Actual

Propuesta

Economía

5 1 0 0 1

9 1 0 2 1

0

4 mts

-4 0 0 -2 0 -4 mts

1 hr, 30 min, 30seg

1 hrs ,25 min, 10seg

5min.

---

---

---

Tiempo

20seg.

Símbolo

Observación

D Recibe factura o comprobante de crédito fiscal.

Recibe copia de orden de compra, factura o comprobante de crédito fiscal Compara orden de compra con factura para verificar que coincidan los datos de los artículos. ¿Coinciden los datos?

No. lleva informe al departamento de compras detallando las inconsistencias.

Recibe informe y evalúa las inconsistencias.

Elabora confirmación de devolución.

Recibe confirmación de devolución.

Devuelve el producto y la factura u orden de compra al proveedor explicando las inconsistencias.

Si. Registra los datos de los productos según factura Recibe el producto Entrega la factura original.

Almacena los productos de acuerdo a marcas en orden alfabético.

Archiva documentos que amparan la entrada de los productos.

Total

Compras

-----

1 min.

2 empleados

Bodega

----

1 min.

3 empleados

Bodega

---

10 min.

----

----Bodega

---4 mts

----5 min.

------

Compras

----

5 min.

----

Compras

---

5 min.

----

Bodega

---

15 min.

----

Bodega

---

8 min.

----

Bodega

---

10 min.

----

Bodega Bodega Bodega

--------

10 min.

10 seg.

20 min.

----

Bodega

---

5 min.

----

----

4 mts

1 hrs ,25 min, 10seg

----

9

1

2

1

5 emplados

Nota: se mejoró el proceso y en menos tiempo (basado en la observación)

80

DIAGRAMA DE FLUJO DE BODEGA Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. Fecha: 27/04/10

Elaborado por: José Ángel Vides Castillo

compras

Bodega

Proveedores

Inicio

i

Recibe C.C.F para devolución

Recibe C.C.F

Recibe devolucion

Recibe C.C F. Fin del procesode devolución

Compara con orden de compra Elabora comfirmacion de devolución

No

Envia C.C.F

Recibe confirmacion de devolución

Coinciden

Si

Registra los datos

Recibe mercadería

Entrega factura original Envia devolución

1

Alma cena los produ ctos

Archiva doc.

Fin

81

Salida de productos de la bodega.

Personal involucrado: dependiente (1) elabora nota de 3 personas requisición, bodega (1) descarga y envía mercadería al área de entrega de mercadería(1) Numero Actividad Tiempo Inicio 1 El departamento de venta elabora factura o C.C.F. 2 5 minutos El cliente recibe factura o C.C.F 3 5 segundos ¿Existe el producto demandado en sala de venta?

4 Si. El cliente recibe la mercadería.

5 2 minutos No. Extienden nota de requisición de mercadería a 6 3 minutos bodega, firmada por el encargado de la sala de ventas Identifica el producto requerido por el cliente y 7 10 minutos descarga del inventario.

Envía la mercadería a la sala de venta.

8 5 minutos Entregan la mercadería al cliente.

9 2 minutos 10 Fin del proceso Total 27 minutos, 30 segundos

DIAGRAMA DE FLUJO DE SALIDA DE MERCADERÍA DE BODEGA Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. Fecha: 27/04/10

Elaborado por: José Ángel Vides Castillo

Ventas

Bodega

Cliente

Recibe nota de requision Inicio

1 Indentifca el producto solicitado y descarga del inventarios

Recibe mercadería

Elabora factura o C.C.F. Envia mercadería Fin

Existe el producto

Si

No

Elabora nota de requision

Toma o recibe la mercadería

Entrega mercaderia

1

82

2.1.8.4.3 Departamentos de ventas El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con los artículos que se venden.

Objetivo general Lograr un alto nivel de especialización y profesionalismo en la comercialización de los productos, contribuyendo así al incremento de las utilidades de la empresa.

Objetivos específicos -Establecer funciones y políticas de ventas de acuerdo a las condiciones de la empresa.

-Mejorar el recorrido del cliente por las diferentes áreas involucradas en la venta de mercadería.

Funciones -Formular normas comerciales, planear, organizar, controlar, coordinar, valorar la actuación de los vendedores, señalar estrategias en las ventas y elaborar los programas.

-Mostrar los pasos que deberán seguir para el mejor desarrollo de las actividades establecidas en el departamento y el mejor orden de la mercadería eficiente atención al derechohabiente,

-Manejar documentación como (nota de requisición de mercadería) para solicitar los productos, de la sala de ventas a bodega.

-Mejorar la distribución de las áreas (caja, entrega de mercadería y departamento de cuadernos).

83

Políticas administrativas -Si se realiza una venta a un contribuyente, para emitir el CCF debe presentar tarjeta de contribuyente, de lo contrario no se extenderá.

-Para el despacho de la mercadería, la orden de pedido debe ser verificada y confirmada con el cliente para que sea autorizada por el encargado de ventas.

-Cuando el cliente desea que se le envié el producto generalmente se realiza al día siguiente de haber recibido la orden de pedido.

-Los envíos de mercadería se realizarán de lunes a viernes.

-Todos los descuentos, promoción o rebajas sobre ventas se realizarán de acuerdo a la forma de pago de cada cliente y que sea autorizado por la gerencia administrativa.

-Si la venta es con tarjeta de crédito debe presentar un documento de identificación y no tendrá derecho a ningún descuento o promoción.

-Cuando el producto se entrega directamente al cliente en la librería, el uso o manejo de los mismos son de entera responsabilidad del cliente.

-El cliente debe revisar el producto antes de salir de la librería o al momento de la entrega, de lo contrario no se aceptan reclamos.

-Si el cliente no cumple con la forma de pago establecida por la gerencia se denegara la venta al solicitar otro pedido al crédito.

-Las devoluciones deben ser notificadas máximo

5 días después de haber

realizado la compra, siempre y cuando el producto se encuentra en perfectas condiciones.

84

-La empresa no debe responsabilizarse por malos tratos, mal uso o daños ocasionados por el transporte, por parte del cliente sobre la mercadería.

-Las devoluciones o cambios no deben ser en ningún caso por dinero en efectivo.

-En caso de devolución por cualquier característica de la mercadería cuyo motivo sea un cambio de opinión del cliente o una mala selección al momento de realizar el pedido, queda a criterio de la empresa de realizarse el cambio al cliente debe abonar los costos adicionales que surjan, por la devolución y/o cancelación de mercadería.

85

CURSOGRAMA ANALÍTICO DE VENTAS Cursograma Analítico: Cliente/Trabajador/Mercadería LIBRERÍA Y PAPELERÍA ARANDA Diagrama Nº___Hoja:_111_ Inicia en: Objeto:

Termina en:

Fecha:22/04/2010

Actividad

Proceso: Ventas Actual/Propuesto Unidades partícipes: Caja, Dependiente, Paquetes, Entrega de mercadería

Resumen

Operación Transporte Demora

D

Inspección Almacenamiento Distancia (mts): Tiempo (horas-hombre) Costo:

Actividad Entra Deposita sus pertenencias en paquetería Se dirige donde la dependiente Muestra el producto, las diferentes marcas y precios.

Elige los productos.

Si son varios productos los pide a bodega (nota de requisición), sino los toma del mostrador.

Recibe mercadería y factura Entrega la factura al cliente Pasa a Cancelar productos Cobra, sella factura Entrega factura al cliente Pasa al departamento de entrega de mercadería Revisa y entrega el producto Retira sus paquetes, sale Total

Responsable

---Distancia

Cliente Cliente

----1. 5 mts

Cliente Dependiente

19 mts

Tiempo

Actual

Propuesta

Economía

8 5 0 1 0

8 5 0 1 0

0 0 0 0 0

62.5 mts

44.5 mts

18 mts

41 min.

33 min, 1seg.

7 min. 59

---

---

---

Símbolo D

10 seg.

2 min.

15 min.

seg.

Observación ---1 empleado ---1 dependiente.

-------

cliente Dependiente

5 min.

30 seg.

Dependiente Dependiente Cliente Caja Caja Cliente

5 min.

10 seg.

1 min.

1 min.

10 seg.

1 min.

--------

8 min.

1 empleado

2 minutos 41 min.

----4 empleados.

Entrega de mercadería Cliente

21.5 mts

1m

1. 5 mts 44.5

1 cajero -------

Nota: el proceso se mantiene, pero se reduce el tiempo y la distancia.

86

DIAGRAMA DE FLUJO DE VENTA Nombre de la empresa: Librerﾃｭa y Papelerﾃｭa Aranda S.A. de C.V. Fecha: 27/04/10

Elaborado por: Josﾃｩ ﾃ］gel Vides Castillo

Cliente

Paquetes

Inicio

Recibe paquetes

Dependiente Muestra el producto

1

Entra a la libreria

Deposita paquetes

Bodega

cajero

3

4

Recibe pedido

Recibe factura

Lleva producto a dependiente

Cobra factura

Entrega de mercaderia Entrega de mercaderia

2 Entrega factura

Cantidad solicitada de mercaderia

Pasa donde la dependiente

Si

5

Son bastantes No 1

Elige productos

Son pocas

Solicita a bodega

Las toma del mostrador

3

Recibe mercaderia

2

Factura producto Recibe factura Envia factura Pasa a caja a cancelar

4

5

Recibe factura cobrada Pasa a retirar mercaderia

Recibe mercaderia y solicita paquete Entrega paquete Recibe mercaderia

Fin

87

Distribución y diagrama de recorrido por las diferentes áreas de la Librería y Papelería Aranda, S.A. de C.V. (consideración) Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. Fecha: 27/04/10

Elaborado por: José Ángel Vides Castillo

Venta de mercadería general.

Compra y recepción almacenaje de mercadería general.

Nota: dos cuadros es un metro, se han simplificado algunas actividades por que las realiza el mismo departamento y con el fin de mejorar la plantilla, y el recorrido. (Ver. Pag. 100, 104,111)

88

Carta de relación de actividades entre los departamentos Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. Fecha: 27/04/10

Elaborado por: José Ángel Vides Castillo

89

CÓDIGO

Numero 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

RELACIÓN DE PROXIMIDAD

A

Absolutamente necesario

E

Especialmente importante

I

Importante

O

Importancia ordinaria

U

No importante

X

Indeseable

Motivo (porque) Por que no ofrece productos y tiene contacto con el cliente.

Por que es peligros por las cajas pesadas.

Por que es encargado de autorizar pedidos.

Autoriza pedidos no tiene contacto con el cliente.

Revisa efectivo al terminar el día.

Supervisa los créditos otorgados.

No ofertan productos.

No revisa productos facturados.

No entrega facturas a dependientes.

No ofrece productos.

No recibe paquetes de clientes.

Son diferentes clientes los que se atienden.

No existe mercadería se pide, pero son muy pesados no pueden estar cerca.

Ofrece productos, pero si no hay existencias, se notifica a compras.

No ofrece productos vía teléfono.

No se encarga de cobrar mercadería, solo de ofrecer los productos.

No se encarga de estudiar los clientes al crédito, solo al contado.

Se complementa lo que se le ofrece al cliente.

No se encarga de revisar mercadería, solo de ofrecer y facturar productos.

No realiza la función de entregar comprobante a los dependientes.

Ofrece productos a los clientes, a diferentes clientes.

No son similares ni complementarios los productos que ofertan.

Son complementarios los productos.

Por que los productos son para diferente utilidad.

En ocasiones son complementarios los productos.

En paquetes no se ofertan productos.

Es un área de venta y en bodega se almacena la mercadería.

No es el encargado de suministrar la mercadería.

90

29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64

65

No ofrece productos por teléfono.

Revisa y cobra facturas que extiende el dep. de arte.

No otorga créditos ni cobros.

La minoría de productos son complementarios.

No revisa mercadería, solo se encarga de facturar.

Recibe facturas.

Se complementan los artículos.

Ofrece productos de cultura general.(diversidad de cromos).

Sugiere a cliente comprar material para utilizar la pintura.

Son pocos los productos que se relacionan.

Usualmente no se consideran complementarios los productos.

Para tener mayor control de los productos.

Es necesario tener una comunicación en relación a los pedidos.

Provee mercadería requerida por call center.

No realiza movimientos de efectivo.

Almacena productos, no negocia las condiciones de pago del cliente.

Aunque provee el producto al dep. Directamente, pero no lo oferta.

Se encarga de bajar la mercadería, no de entregarla directamente al cliente.

Se encarga de bajar y almacenar productos, no de entregar facturas a las dependientes.

No ofrece productos Almacena productos, paquetes almacena artículos de los clientes.

Existe comunicación con respecto a la venta.

Negocia con proveedores, no maneja efectivo.

No negocia con clientes.

No ofrece productos.

No se involucra en el proceso de entrega de mercadería.

Negocia con los diferentes proveedores, no entrega Comprobantes de Créditos Fiscales y facturas a dependientes.

No realiza actividades de ventas de productos.

No almacena pertenencias de clientes.

No maneja efectivo, solo realiza negociaciones vía teléfono.

Se comunican vía teléfono, acerca de las condiciones de pago de las ventas que se efectuaron.

No tienen un contacto directo con el cliente.

Tiene comunicación a la hora de vender la mercadería.

Recibe facturas para la venta de productos.

Tiene contacto directo solo con los documentos necesarios para la venta, no con productos y clientes.

Existe una estrecha relación con el cliente, a pesar de no tener contacto directo con este, en cambio en paquetes es solo un momento la vinculación.

Manejan efectivo, pero solo caja se relaciona directamente con clientes de contado.

91

66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97

Se encarga de cobrar, no de ofrecer productos.

Después de cobrar el siguiente paso es entregar mercadería.

No distribuye facturas a los dependientes, solo cobra.

Cobra mercadería vendida por los diferentes departamentos.

Cobra mercadería, para agilizar la salida del cliente.

No oferta productos.

No realiza comparación de mercadería con factura vendida.

No realiza la función de entregar facturas a los dependientes.

No ofrece productos a los clientes.

No almacena pertenencias de los clientes.

Lleva mercadería para ser entregada a los clientes.

Ofrece productos, no entrega facturas a las dependientes.

La minoría de productos, son complementos.

Son complemento, para suplir una lista escolar.

Se complementan los productos si el cliente lo desea.

No entrega facturas si no mercadería, Pero recibe facturas.

Solo revisa y contabiliza la factura ya cobradas y al crédito.

Recibe en su área mercadería ya facturada y lista para revisar y entregar al cliente.

Su ubicación busca agilizar el flujo de cliente/mercadería.

Entrega comprobantes C.C.F. y facturas para realizar la venta.

No almacena las pertenencias de los clientes.

No se relacionan lo productos, pero son de gran valor monetario.

Algunos de los productos se complementan.

No hay productos complementarios.

Clientes utilizan plumas y lapiceros para trabajos de Arquitectura.

No ofrece productos.

No son complementarios los productos Ofrecen productos no cuidan las pertenencias de los clientes.

No son complementarios los productos 0frece los productos, no cuida pertenencias de los clientes En ocasiones son complemento.

Ofrecen productos no cuidan las pertenencias de los clientes.

92

Diagrama de relación de cercanía actual entre las departamentos Nombre de la empresa: Librería y Papelería Aranda S.A. de C.V. Fecha: 27/04/10

Elaborado por: José Ángel Vides Castillo

CÓDIGO

RELACIÓN DE PROXIMIDAD

A

Absolutamente necesario

E

Especialmente importante

I

Importante

O

Importancia ordinaria

U

No importante

X

Indeseable

Nota: la mercadería se recibe en el sótano y las bodegas se encuentran en el segundo y tercer nivel.

Análisis: después de realizar el diagnóstico, se procedió a formular las consideraciones pertinentes, para el Sistema actual de Administración de Inventarios, con el propósito de optimizar la Distribución en Planta. Presentando cursogramas analítico, diagrama de flujos de los departamentos (compras, bodega) al igual para la sala de ventas, incluyendo el recorrido del cliente, y un 93

diagrama de relación de actividades con el cual

se redujeron los tiempos,

distancias y se muestra la cercania entre los diferentes departamentos.

De la aplicación de estas consideraciones de Administración de Inventarios, dependerá el orden físico de la planta y la utilidad en la planificación de las actividades de la empresa, la cual decidirá si las incluye en sus planes o no, tomando en cuenta que solo son consideraciones al Sistema de Administración de Inventarios para optimizar la Distribución en Planta.

Simbología general utilizada en los Flujogramas

Documento

Proceso

Decisión

inicio

archivar

Flujo y dirección Flujo sin movimiento Simbología general utilizada en los Cursogramas

Operación

Inspección

Transporte Almacenaje Demora

2.1.9.5. Cuadro comparativo (Sistema de Administración de Inventarios, Distribución en Planta) Librería y Papelería Aranda, S.A de C.V Actual

Consideraciones

-Posee una Administración de Inventarios

-Realizar mejoras en el Sistema de

empírica

Administración de Inventarios, en donde todos los productos sean incluidos en tarjetas kardex, para contribuir a las finanzas de la empresa y al orden físico de los mismos. Asi mismo, es necesario rediseñar la distribución del espacio físico, tomando como base el diagrama de relación de cercanía, presentado en la página 118 de este documento.

94

-Cuentan con políticas, funciones y

-Diseñar políticas, funciones y

procedimientos de compra,

procedimientos de compra,

almacenamiento y venta empíricos, por

recepción/bodega (apilamiento, ubicación

que hasta recursos humanos realiza la

por marca, reservas según capacidad de

función de compra.

bodegas.)

-Almacenan la mercadería en un ambiente

- Mejorar las condiciones del ambiente de

inadecuado. (Existen grietas, humedad,

acuerdo a la necesidad, la ubicación y

mala iluminación en las bodegas, la

espacio, sin obstáculos, tiempo, distancia

temperatura para los productos no es la

en las bodegas y en las áreas

idónea al igual que para los empleados), el

involucradas en recorrido del cliente y la

recorrido del cliente no es el adecuado,

mercadería

por que la ubicación de las áreas involucradas en la venta, están demasiadas dispersas -Realizan procedimiento de salida de

Diseñar el proceso de salida de

mercadería empírico de la bodega a la

mercadería, de la bodega a la sala de

sala de venta en donde no poseen un

ventas, por medio de una nota de

documento de registro interno. (nota de

requisición, donde se detalle el producto

requisición)

solicitado y autorizada por el encargado de ventas.

-Tienen tres cajas de las cuales solo dos

Se recomienda la eliminación de una caja,

son las que permanecen activas, según la

considerando que no se utiliza sino hasta

observación previa, existe un espacio que

en temporada escolar y este espacio

se puede aprovechar en exhibir

utilizarlo para colocar más productos, por

mercadería.

lo que también se sugiere tener un cajero de intermedio para cubrir la hora de almuerzo, de los dos cajeros.

Plan de acción, control, inversión estimada.

N° 1

Actividades

Responsable

Entrega de un ejemplar del estudio a Estudiantes

Tiempo

Costo

2 de Agosto, 0

95

la gerencia de la librería 2

2010.

Estudio y aprobación.

La gerencia

Del

2

de

$300

Agosto al 20, 2010.

3

Reunión de la gerencia con las La gerencia

Del

diferentes

agosto al 23,

jefaturas

de

los

departamentos involucrados con el

al

Sistema

de $ 400

2010.

estudio, para explicar las nuevas disposiciones,

21

(2

de

horas

diario)

Administración de Inventarios y la Distribución en Planta.

4

Entrega

de

documentos

de

las La gerencia

24 de agosto, $ 120

nuevas disposiciones a los jefes de

2010.

ventas, compras, bodega, recursos humanos y a quien lo considere necesario.

5

Capacitación librería,

con

al

personal

el

de

propósito

la

La gerencia y

que recursos

6

Ejecución

de

las

mejoras

de La

Distribución en Planta consideradas.

de $800

Septiembre, de 2010.

manteniendo el mejor orden físico de capacitación) los elementos involucrados.

25

Agosto a 2 de

conozcan las nuevas disposiciones, humanos para administrar mejor los bienes equipo

Del

(Permanente)

gerencia, Del

3

de $4,000

de la mano de Septiembre al una empresa 30, 2010. de logística

Total

2 meses

$5,620

96

CAPÍTULO III 3. MARCO OPERATIVO 3.1 DESCRIPCIÓN DE LOS SUJETOS DE INVESTIGACIÓN Al inicio del trabajo, se estableció que el sujeto de investigación sería Sistema Administración de Inventarios para optimizar la Distribución en Planta, a medida que el estudio se ha venido desarrollando con las diferentes etapas de investigación, se han conocido diversos trabajos de grado que aportaron mejoras al sujeto, partiendo de lo anterior, se analizaron los diferentes puntos de vistas de los autores bibliográficos, en donde se elaboró una revisión exhaustiva que fundamentara teóricamente la investigación, por lo que se formulo la siguiente definición: es el conjunto de elementos relacionados que buscan mejorar la liquidez y calidad de los servicios (productos), mejorando así la interacción de todas las actividades involucradas, en el manejo de la mercadería, ya que se consideran la base financiera para las organizaciones, adecuándola a la Distribución física

de la Planta de acuerdo al tamaño y giro de la empresa,

contando con la mejor relación de

los elementos que intervienen en la

producción de bienes y servicios. A la vez se realizó la investigación de campo, donde se obtuvo información por parte de los empleados y una socia, de la empresa en estudio, el cual amplió el conocimiento del sujeto, por medio del diagnóstico realizado para la elaboración de las consideraciones pertinentes, que servirán de ayuda para la solución de las problemáticas encontradas, orientadas al sujeto en estudio, obteniendo como resultado la nueva definición creada por el equipo de investigación en donde se expresa de la siguiente manera: conjunto de elementos que interactúan, en base a la adquisición, almacenaje y comercialización de los productos terminados, con el propósito de satisfacer a los clientes, estableciendo el arreglo físico de los elementos que intervienen en el proceso de gestionar la mercadería, en relación al espacio y ubicación disponible, logrando una mejor identificación de los productos.

Al finalizar la investigación, se pretende entregar un ejemplar a la librería para que pueda ser tomado en cuenta como una herramienta y así poder establecer

en buena medida el uso de sus fondos e instalaciones, para saber administrarlos de una manera técnica, si así lo estiman conveniente.

3.2

PROCEDIMIENTO

PARA

RECOPILACIÓN

DE

DATOS

El desarrollo del diagnóstico de la presente investigación, se realizó mediante una guía de observación preelaborada, donde

se visualizó en términos

generales, no cuenta con un buen control y orden de los inventarios, lo que significa que al momento de tomar decisiones por parte de la gerencia se le dificulta, por no tener políticas, funciones y procedimientos para la ejecución de las mismas y por tal razón se siguen cometiendo errores administrativos. Esta información ha sido posible ya que se tuvo acceso a datos primarios, o sea aquellos que se obtuvieron de fuentes originales, para el cual en este caso es la gerencia y sus empleados de la librería que se les paso una guía de entrevista y un cuestionario, dicha información fue vaciada y analizada a través de gráficos, diagramas y cursogramas así como los datos secundarios que se obtuvieron de libros, tesis y una pequeña parte de Internet.

3.3 ESPECIFICACIÓN DE LA TÉCNICA PARA EL ANÁLISIS DE LOS DATOS. Luego de haber capturado los datos que proporcionaron las personas entrevistadas y encuestadas, se procedió a representarla por medio de diagramas y gráficas, considerando la aplicación de las técnicas, descriptiva y analítica,

donde se asigno un porcentaje a cada una de las respuestas

obtenidas del cuestionario, todo esto permitió realizar un análisis y poder hacer una comparación con los hechos prácticos encontrados en la gestión de la librería.

2

3.4 CRONOGRAMA Dirección de Investigación Científica y T. T.

Especialidad: Lic. Administración de Empresas Año: 2010 Asesor (a) Ing. José Mario Bautista Escobar Tema: sistema de Administración de Inventarios, para optimizar la Distribución en Planta en la Librería y Papelería Aranda S.A de C.V., San salvador, 2010 Alumnos: José Ángel, Vides Castillo Nancy Ivonne, Hernández Fuentes Yanira Antonia, Cortez Molina Fecha:

Agosto/Sep Actividades: Investigación Documental / Investigación de Campo 1.0

Investigación documental

1.1

Selección de bibliografía a utilizar

1.2

Lectura y selección de citas bibliográficas

1.3

Fichas bibliográficas y de resumen(fichas

tiembre 1

Octubre

Noviembre

Diciembre

2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1

2

Enero

Febrero

3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Marzo 1 2 3 4

elaboradas en SI y actualizadas) 1.4

Fichas de conceptos / categorías

2.0

Marco Conceptual

2.1

Introducción

2.2

Antecedentes del problema

2.3

Justificación

2.4

Planteamiento del problema

2.5

Alcances y limitaciones

2.6

Recuento de conceptos y categorías a utilizar

2.7

Reuniones con Asesor

2.8

Entrega Primer Avance

2.9

Corrección Primer Avance

2.10

Entrega Primer Avance Corregido

3.0

Marco Teórico

3

3.1

Fundamentación teórico-metodológica

3.2

Construcción Marco Empírico

3.2.1

Diseño de instrumentos de investigación

3.2.2

Levantamiento de información

3.2.3

Procesamiento de la Información

3.2.4

Análisis de la información

3.2.5

Elaboración de informe

3.2.6

Formulación

teórico-metodológica

de

lo

investigado.

3.3

Desarrollo y definición teórica ( posterior a contraposición de autores)

3.4

Reuniones con asesor

3.5

Entrega 2o. Avance

3.6

Corrección 2º. Avance

3.7

Entrega 2o. Avance Corregido

3.8 3.9

Marco Operativo

4.0

Descripción de los sujetos de la investigación

4.1

Procedimientos para recopilación de datos

4.2

Desarrollo de prueba piloto

4.3

Especificación de la técnica para el análisis de los datos

4.4

Cronograma

4.5

Recursos

4.6

Índice preliminar sobre informe final

4.7

Reuniones con asesor

4.8

Entrega 3er. Avance

4.9

Defensa Trabajo de Graduación Entrega Trabajo de Graduación a DICTT

4

3.5 RECURSOS Para el desarrollo del presente trabajo de investigación se utilizó una serie de recursos para la obtención y ordenamiento de la información, las cuales son: recursos humanos tales como: una socia y empleados de la Librería y Papelería Aranda, S.A de C.V, equipo de investigación, asesor de tesis, también se utilizó recursos documentales entre los que se tienen, organigrama, kardex, entre otros, además se utilizaron recursos bibliográficos como: libros, tesis, revistas, folletos.

3.6 ÍNDICE PRELIMINAR SOBRE EL INFORME FINAL Marco conceptual Para poder enfocar la investigación, el trabajo se inicia narrando los antecedentes sobre los aportes de algunos autores lo cuales postularon, lo que hasta la actualidad se ha propuesto al tema, se detallan los inicios del sujeto y sus enfoques desde lo más general a lo especifico, para poder respaldar y fortalecer la investigación se estipularon los beneficios que se obtendrán, así mismo se plasmo los alcances y limitaciones que destacaron los diferentes autores, iniciando con la toma de decisiones en base a técnicas; ABC, lote económico de pedido, y la relación de los inventarios con la demanda, por tal razón es que nace el ordenamiento físico de las plantas, al igual que se detallan los objetivos metas al final de la investigación y la definición de los diferentes conceptos y categorías.

Marco teórico Contiene la fundamentación teórica metodológica de diferentes autores en lo relacionado con la aplicación de un Sistema de Administración de Inventarios y su incidencia en el Ordenamiento Físico.

Así también el trabajo de campo que se realizó con la colaboración de una socia y los empleados de la librería, para tener un mejor conocimiento acerca del tema a investigar, luego dar a conocer la contraposición de autores y establecer el aporte de cada uno de ellos.

5

A la vez se determinaron las definiciones propias en relación al tema de investigación. Además se establecieron algunas consideraciones para mejorar el Control de los Inventarios y el Orden Físico, para la aplicación de las mismas en base a sus requerimientos.

Marco operativo Esta parte contiene la descripción de los sujetos que se investigan para luego establecer cuales son algunos de los problemas que aquejan a la librería en lo referente a lo administrativo y disposición física de las instalaciones, además se presentan las técnicas utilizadas en el proceso de investigación, luego se elaboró el cronograma de actividades donde se plasma el tiempo que se llevó a cabo cada una de las acciones realizadas en el desarrollo de la tesis y a la vez se describen los recursos utilizados.

6

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8

2

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