Diseño de un sistema de control de pagos de escolaridad, complejo educativo católico “san josé”, que

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA DE EL SALVADOR “Dr. LUIS ALONSO APARICIO” FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE PAGOS DE ESCOLARIDAD, COMPLEJO EDUCATIVO CATÓLICO “SAN JOSÉ”, QUEZALTEPEQUE, 2013”

TRABAJO DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL TÍTULO DE TÉCNICO EN SISTEMAS DE COMPUTACIÓN

PRESENTADO POR:

KAREN BEATRIZ ALVARADO LÓPEZ WILMER ADONAY MARTÍNEZ MEDRANO EVELIN LISSETH QUEVEDO CARPIO

SAN SALVADOR, NOVIEMBRE 2013

Contenido l.Datos de identificación.................................................................................................................... i 1.1

Tema: ..................................................................................................................................... ii

1.2

Objetivos ................................................................................................................................iii

1.2.1 General: ...............................................................................................................................iii 1.2.2 Específicos: ........................................................................................................................iii 1.3 Introducción ................................................................................................................................iv 1.4 Justificación ................................................................................................................................ 1 1.5 Definición del problema ............................................................................................................ 2 1.6 Fundamentación teórica ........................................................................................................... 3 1.6.1 ¿Qué es un sistema? .............................................................................................................. 3 1.6.2 Sistemas de información ........................................................................................................ 3 1.6.3 Sistema de administración de base de datos ......................................................................... 4 1.6.4 Trabajar con una base de datos. ............................................................................................ 4 1.6.5 Microsoft SQL Server 2008 .................................................................................................... 5 1.6.6 Comparación entre SQL Server y su rival MySQL .................................................................. 6 1.6.7 Visual Studio 2008: ................................................................................................................. 6 1.6.8 StarUML.................................................................................................................................. 9 1.6.9 Diagrama de Casos de Uso ................................................................................................... 10 1.6.10 Diagramas E-R ("Diagrama de Entidad Relación") ............................................................. 11 II. Marco empírico ........................................................................................................................... 14 2.1 Metodología (descriptiva) ....................................................................................................... 15 2.2 Antecedentes de la empresa ................................................................................................. 16 2.2.1 Visión: ................................................................................................................................... 16 2.2.2 Misión:.................................................................................................................................. 16 2.3 Procedimientos para la obtención de datos ........................................................................ 17 2.3.1 Determinación de la metodología a utilizar. ........................................................................ 17 2.3.2 Procedimientos para la obtención de datos. ....................................................................... 17 2.3.3 Análisis de entrevista ........................................................................................................... 18 2.4 Factibilidades ............................................................................................................................ 19 2.4.1 Factibilidad operacional ....................................................................................................... 19 2.4.2 Factibilidad Técnica .............................................................................................................. 20

2.4.3 Factibilidad económica......................................................................................................... 22 2.5 Marco Operativo....................................................................................................................... 26 2.5.1 Diagramas de caso de uso .................................................................................................... 26 2.5.2 Diagrama E-R ....................................................................................................................... 27 2.5.3 Diccionario de Datos ............................................................................................................ 28 2.6 Nuevas formulaciones Teóricas ............................................................................................ 31 2.6.1Sistema diseñado .................................................................................................................. 32 2.7 Bibliografía ................................................................................................................................ 34 2.8 Anexos ....................................................................................................................................... 35

l.Datos de identificaciรณn

i

1.1 Tema:

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE PAGOS DE ESCOLARIDAD, COMPLEJO EDUCATIVO CATÓLICO “SAN JOSÉ”, QUEZALTEPEQUE, 2013.

ii

1.2 Objetivos 1.2.1 General:



Diseñar un sistema de control de pagos de escolaridad que brinde

información de la solvencia de los alumnos del Complejo Educativo Católico San José.

1.2.2 Específicos:



Aplicar las herramientas necesarias para el diseño del sistema de

escolaridad del Complejo Educativo Católico San José, que brinde al usuario una interfaz intuitiva y amigable.



Elaborar un prototipo que permita hacer las consultas de pago de

escolaridad para tener un mejor control de las cuotas de los alumnos del Complejo Educativo Católico San José.

iii

1.3 Introducción

En la actualidad se requiere de sistemas automatizados para la realización de las actividades de cada organización o empresa, para mejorar la calidad y posicionarse en un mundo cada vez más competitivo.

En la elaboración de este Sistema de Pagos, se investigó los antecedentes de la Institución Educativa, al mismo tiempo se realizaron observaciones de los procesos que ahí se ejecutan en lo que se refiere a pagos de escolaridades.

Proponiendo así el uso de nuevas herramientas tecnológicas que puedan agilizar y automatizar estos procesos manuales que se volvían engorrosos y tardíos para el personal de colecturía de la Institución.

Dentro de esta investigación, se plantearon objetivos a los cuales se les dará cumplimiento al finalizar el proyecto, este estudio de casos cuenta con una fundamentación teórica en la cual se refleja la importancia que tiene el automatizar procesos que se hacen manualmente, así como la descripción de las herramientas de investigación utilizadas.

El sistema desarrollado realizara procesos como: agregar nuevos alumnos, se podrá buscar registros, además se procederá a realizar los cobros de escolaridad a través de este sistema, se podrán modificar o eliminar los registros guardados en la base de datos.

iv

1.4Justificación Los sistemas de información mediante la computadora, en la actualidad constituyen una necesidad esencial, es por ello que las instituciones están implementando sistemas automatizados para mantener un mejor control sobre la información.

El uso de los procesos manuales se vuelve tediosos, de aquí la necesidad que el Complejo Educativo Católico “San José”, automatice los procesos, con el propósito de facilitar las actividades que se realizan en colecturía, en el registro de pagos de escolaridad de dicho centro educativo brindando así un mejor servicio a la población estudiantil.

Este sistema de pagos de escolaridad, facilitara los procesos de cobro y ayudaría a proporcionar un mejor control de cada pago registrado. Es necesario por lo tanto un sistema confiable y eficaz.

1

1.5 Definición del problema

Actualmente en el Complejo Educativo Católico “San José” se lleva un registro de pagos de “Forma Manual”. En dicha Institución las personas encargadas de registrar los pagos, tienen nóminas donde manualmente indican los pagos realizados.

Estas nóminas se encuentran

en folder, los cuales están clasificados en:

parvularia, primer ciclo, segundo ciclo, tercer ciclo y bachillerato. Además están ordenadas según grado y sección a la que pertenecen los alumnos. Dichas nóminas tienen los siguientes datos: nombre del alumno, grado, sección, nº de lista, matrícula y nombre de cada uno de los meses que deben cancelar.

Al efectuar un pago la persona que lo realiza lleva un talonario donde están los datos del alumno1. La encargada de realizar el cobro coloca el sello de la institución, guarda una parte del recibo y busca la nómina que se mencionó anteriormente, donde debe indicar escribiendo la cuota recibida, que dicho pago ya fue realizado.

Al terminar la jornada de trabajo debe entregar un reporte de todos los pagos registrados durante el día2.

Por lo consiguiente cuando un docente o cualquier persona a quien interese solicitar una lista de alumnos que ya cancelaron, de igual forma se realiza manualmente, revisando cada registró que se ha efectuado y posteriormente haciendo un nuevo listado de todos los alumnos solventes.

Con el mecanismo actual se dificulta el proceso de pago, ya que el personal encargado de efectuar dicho cobro tiene trabajo adicional al registrar los pagos “manualmente”.

1 2

Anexo1:imagen del talonario Anexo3. Reporte de la jornada

2

1.6 Fundamentación teórica 1.6.1 ¿Qué es un sistema?

Es un conjunto de elementos relacionados entre sí, de forma tal que un cambio en un elemento afecta al conjunto de todos ellos. Los elementos relacionados directa o indirectamente con el problema.

1.6.2 Sistemas de información Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una institución, empresa o negocio.

Un sistema de información en una Institución Educativa, es una serie de componentes que se interrelacionan con el objetivo de recopilar, procesar, almacenar y transmitir información. Auxiliando en la toma de decisiones, el control, el análisis y la coordinación. Con ello, la administración se agiliza y permite brindar una rápida atención a los clientes.

Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominados archivos.  Procesamiento de información: Es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente de información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.  Entrada de información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.

3

 Almacenamiento de Información: El almacenamiento es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en lo posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos.  Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, memorias USB, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo.

1.6.3 Sistema de administración de base de datos Un sistema de administración de base de datos es un programa o conjunto de programas que permite que cualquier cantidad de usuarios acceda y modifique los datos de una base de datos. Un sistema de administración de base de datos (DBMS) también proporciona herramientas que permiten a los usuarios crear solicitudes especiales (llamadas consultas) para encontrar registros específicos en la base de datos.

1.6.4 Trabajar con una base de datos.

La interfaz del sistema de administración de base de datos (DBMS) presenta al usuario los datos y herramientas que se requieren para trabajar con los datos. Debe utilizar las herramientas de la interfaz para realizar las funciones de administración de datos siguientes: crear tablas, ver registros, ordenar registros, crear consultas y generar informes.

 ¿Qué son las bases de datos?

La base de datos es un conjunto de información relacionada con el asunto o con la finalidad. Una base de datos es un archivo que puede contener tablas donde se encuentra toda la información sobre un tema específico,

4

consultas, formularios, informes entre otros. Tal como una colección de música, el control de alumnos en un colegio o un directorio telefónico.

1.6.5 Microsoft SQL Server 2008 Es un sistema para la gestión de bases de datos producido por Microsoft basado en el modelo relacional. Sus lenguajes para consultas son T-SQL y ANSI SQL. Microsoft SQL Server constituye la alternativa de Microsoft a otros potentes sistemas gestores de bases de datos como son Oracle, Postgre SQL o MySQL. Microsoft ha desarrollado este gestor de base de datos que soporta y es compatible con casi todo. La plataforma de SQL Server es Windows3.

 Ventajas de SQL Server  Soporte de transacciones.  Soporta procedimientos almacenados.  Incluye también un entorno gráfico de administración, que permite el uso de comandos DDL y DML (Comandos que se utilizan en la gestión de las bases de datos) gráficamente.  Permite trabajar en modo cliente-servidor, donde la información y datos

se

alojan

en

el servidor y

los terminales o clientes de

la red sólo acceden a la información.

Además permite administrar información de otros servidores de datos.

 Desventajas de SQL Server  No es un software libre.  No es fácil de instalar.  No es compatible en todos los equipos.

3

García A.(2009) Manual Práctico de SQL: http://www.microsoft.com/es- xl/sqlserver/default.aspx

5

1.6.6 Comparación entre SQL Server y su rival MySQL

SQL Server y MySQL, una de las razones por la que MySQL es permanentemente comparado frente a SQL Server es porque ambos son populares en la misma plataforma (Windows), MySQL tiene herramientas mejoradas principalmente para Windows, muchas están disponibles también para Linux pero no siempre están actualizadas o tienen las mismas prestaciones. SQL Server no tiene mucho en contra es decir que es muy parecido. ¿Por qué utilizar SQL Server 2008?

SQL Server 2008 por sus características plantadas se posiciona como un gestor de base de datos confiable. Así como también cuenta con una interfaz amigable e intuitiva para los usuarios, entre otras cosas ofrece una versión gratuita. En cuanto a programación se refiere el lenguaje que utiliza es estandarizado lo cual permite que se haga fácil su manejo, teniendo además otra característica que lo hace diferenciarse de otros gestores de BD es que SQL Server se integra con el correo electrónico, internet y Windows permitiendo una comunicación local.

1.6.7 Visual Studio 2008: Visual Studio es un entorno de desarrollo integrado (IDE, por sus siglas en inglés) para sistemas Windows. Soporta varios lenguajes de programación tales como Visual C++, Visual C#, Visual J#, ASP.NET y Visual Basic .NET, aunque actualmente se han desarrollado las extensiones necesarias para muchos otros.

6

Visual Studio permite a los desarrolladores crear aplicaciones, sitios y aplicaciones web, así como servicios web en cualquier entorno que soporte la plataforma .NET. Además Visual Studio 2008 ahora permite la creación de soluciones multiplataforma adaptadas para funcionar con las diferentes versiones de .Net Framework: 2.0. (Incluido con Visual Studio 2005), 3.0 (incluido en Windows Vista) y 3.5 (incluido con Visual Studio 2008)4.

 Ventajas de Visual Studio2008:  Soporta diversidad de lenguajes de programación (C/C++, C#, VB.net, XAML, HTML/CSS, Javascript, LINQ (LanguageINtegratedQuery), ASP.net, XML/XSLT).  Ofrece una interfaz intuitiva y amigable para el usuario.

 Desventajas de Visual Studio2008:  Es de uso exclusivo para Windows  Es un software que utiliza una cantidad significativa de espacio en el disco duro. 

¿Por qué usar Visual Studio 2008?

Por su rapidez y eficacia hacen de esta plataforma una de las más usadas a nivel mundial, cuenta con varias herramientas y lenguajes de desarrollo.

Haciendo de este un software de desarrollo muy completo, esta herramienta está en constante actualización y renovación de su característica posicionándola como un software a la vanguardia y en constante evolución.

4

Programación orientada a objetos: http://msdn.microsoft.com/es-es/vstudio/aa718325.aspx

7

El sistema será desarrollado en Visual Basic.net: Visual Basic es un lenguaje de programación dirigido por eventos, desarrollado

por

Alan

Cooper

para

Microsoft.

Este

lenguaje

de

programación es un dialecto de BASIC, con importantes agregados. Su primera versión fue presentada en 1991, con la intención de simplificar la programación utilizando un ambiente de desarrollo completamente gráfico que facilitara la creación de interfaces gráficas y, en cierta medida, también la programación misma.

Aunque Visual Basic es de propósito general, también provee facilidades para el desarrollo de aplicaciones de bases de datos usando Data Access Objects, Remote Data Objects o ActiveX Data Objects. Visual Basic contiene un entorno de desarrollo integrado o IDE que integra editor de textos para edición del código fuente, un depurador, un compilador (y enlazador) y un editor de interfaces gráficas o GUI.  Características: Dentro del mismo Entorno de desarrollo integrado (IDE) de Visual Basic se puede ejecutar el programa que esté desarrollándose, es decir en modo intérprete (en realidad pseudo-compila el programa muy rápidamente y luego lo ejecuta, simulando la función de un intérprete puro). Desde ese entorno también se puede generar el archivo en código ejecutable (exe); ese programa así generado en disco puede luego ser ejecutado sin requerir del ambiente de programación (incluso en modo stand alone), aunque sí será necesario que las librerías DLL requeridas por la aplicación desarrollada se encuentren también instaladas en el sistema para posibilitar su ejecución.

El propio Visual Basic provee soporte para empaquetado y distribución; es decir, permite generar un módulo instalador que contiene al programa ejecutable y las bibliotecas DLL necesarias para su ejecución. Con ese 8

módulo la aplicación desarrollada se distribuye y puede ser instalada en cualquier equipo (que tenga un sistema operativo compatible).

1.6.8 StarUML Es una herramienta para el modelamiento de software basado en los estándares

UML

(UnifiedModelingLanguage)

y

MDA

(ModelDrivenArquitecture), que en un principio era un producto comercial y que hace cerca de un año paso de ser un proyecto comercial a uno de licencia abierta GNU/GPL. StarUML es una herramienta de programación escrita en código abierto y de distribución libre que genera los diagramas UML para las aplicaciones o páginas Web. Estos diagramas tienen como función explicar cada proceso que hace cada objeto y elemento de la aplicación, de modo que convierte el diseño gráfico en una serie de esquemas y códigos necesarios para el buen funcionamiento de los programas.

Dispone de más de 21 Megas para la edición gráfica con el que se puede trabajar en diagramas de clases, estructuras, componentes, paquetes, objetos,

actividades,

módulos,

comunicación,

estados,

actividades,

secuencias, etc. Es totalmente compatible con programación en C++ o en java. El software heredó todas las características de la versión comercial y poco a poco ha ido mejorando sus características5.



¿Por qué utilizar StarUML?

Porque definitivamente es una de las mejores alternativas que hay para el modelamiento de software. Ordena un conjunto de notaciones y diagramas estándar para modelar sistemas orientados a objetos, y describe la semántica esencial de lo que estos diagramas y

símbolos significan.

Además es una herramienta UML de licencia gratuita comercial, permite hacer el diseño de software a través del diagrama de casos de uso.

5

StarUML http://staruml.sourceforge.net/en/

9

1.6.9 Diagrama de Casos de Uso Un diagrama de casos de uso es una especie de diagrama de comportamiento UML mejorado. El Lenguaje de Modelado Unificado (UML), define una notación gráfica para representar casos de uso llamada modelo de casos de uso. UML no define estándares para que el formato escrito describa los casos de uso, y así mucha gente no entiende que esta notación gráfica define la naturaleza de un caso de uso; sin embargo una notación gráfica puede solo dar una vista general simple de un caso de uso o un conjunto de casos de uso.

Los diagramas de casos de uso son a menudo confundidos con los casos de uso. Mientras los dos conceptos están relacionados, los casos de uso son mucho más detallados que los diagramas de casos de uso6.

Las tres relaciones principales entre los casos de uso son soportadas por el estándar UML, el cual describe notación gráfica para esas relaciones son:

Inclusión.

Es una forma de interacción o creación, un caso de uso dado puede "incluir" otro caso de uso. El primer caso de uso a menudo depende del resultado del caso de uso incluido. Esto es útil para extraer comportamientos verdaderamente comunes desde múltiples casos de uso a una descripción individual, desde el caso de uso.

Extensión.

Es otra forma de interacción, un caso de uso dado (la extensión) puede extender a otro. Esta relación indica que el comportamiento del caso 6

Diagramas de casos de uso: http://staruml.sourceforge.net/en/

10

de la extensión se utiliza en casos de uso, un caso de uso a otro caso siempre debe tener extensión o inclusión. El caso de uso extensión puede ser insertado en el caso de uso extendido bajo ciertas condiciones. La notación, es una flecha de punta abierta con línea discontinua, desde el caso de uso extensión al caso de uso extendido, con la etiqueta «extend».

Generalización.

La Generalización es la actividad de identificar elementos en común entre conceptos y definir las relaciones de una superclase (concepto general) y subclase (concepto especializado).

1.6.10 Diagramas E-R ("Diagrama de Entidad Relación") Un diagrama

o

modelo

entidad-relación es

una

herramienta

para

el modelado de datos que permite representar las entidades relevantes de un sistema de información así como sus interrelaciones y propiedades.

Formalmente, los diagramas ER son un lenguaje gráfico para describir conceptos. Informalmente, son simples dibujos o gráficos que describen información que trata un sistema de información y el software que lo automatiza.

El Modelo Entidad-Relación:  Se elabora el diagrama (o diagramas) entidad-relación.  Se completa el modelo con listas de atributos y una descripción de otras restricciones que no se pueden reflejar en el diagrama.

El modelo de datos entidad-relación está basado en una percepción del mundo real que consta de una colección de objetos básicos, llamados entidades, y de relaciones entre esos objetos.

11

Entidad: Representa una “cosa” u "objeto" del mundo real con existencia independiente, es decir, se diferencia unívocamente de otro objeto o cosa, incluso siendo del mismo tipo, o una misma entidad. Una entidad está descrita y se representa por sus características o atributos.

Atributo: Los atributos son las características que definen o identifican a una entidad.

Estas pueden ser muchas, y el diseñador solo utiliza o implementa las que considere más relevantes. Los atributos son las propiedades que describen a cada entidad en un conjunto de entidades.

Relación: Describe cierta dependencia entre entidades o permite la asociación de las mismas.

Correspondencia de cardinalidades Dado un conjunto de relaciones en el que participan dos o más conjuntos de entidades, la correspondencia de cardinalidad indica el número de entidades con las que puede estar relacionada una entidad dada. La correspondencia de cardinalidades puede ser:

Uno a uno: En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos.

12

Uno a varios: La relación uno a varios en este tipo de relación, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.

Varios a Uno: Una entidad en A se relaciona exclusivamente con una entidad en B. Pero una entidad en B se puede relacionar con 0 o muchas entidades en A.

Muchos a muchos: En una relación mucho a mucho, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, y viceversa.

Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión).

13

II. Marco empĂ­rico

14

2.1 Metodología (descriptiva)

 Análisis de la situación actual de la institución.  Creación del Modelo Casos de Uso.  Hacer el Diagrama ER para la base de datos.  Creación de la BD.  Realización de pruebas y consultas.

15

2.2 Antecedentes de la empresa

El Complejo Educativo Católico “San José”, ubicado en la Avenida Independencia, Barrio nuevo

#34,

Quezaltepeque, La Libertad,

fue fundada en 1949 por

hermanas de la Congregación Dominicas de la Anunciata.

Al inicio el Centro Educativo brindaba sus enseñanzas solamente a niñas y señoritas, en la actualidad es una Institución mixta. Dicha institución proporciona enseñanzas educativas desde Parvularia hasta Bachillerato.

La Institución Educativa es dirigida por una directora y una subdirectora acompañadas por el personal docente y administrativo de la institución.

El Centro Educativo cuenta con una población estudiantil de 1,453 alumnos, distribuidos en 34 secciones, 24 de estas se presenta solo en la mañana y las 10 restantes correspondientes a Bachillerato se hacen presentes en los turnos de mañana y tarde.

Las cuotas establecidas en el año para: Kínder y Preparatoria son 10 y desde Primer Ciclo hasta Bachillerato son 11

2.2.1 Visión: Ser una Comunidad Educativa Católica Anunciatista, sustentada en valores que brindan con responsabilidad y calidad una formación integral a educandos, para que respondan con eficiencia a los desafíos, e integrarlos profesionalmente al desarrollo del país.

2.2.2 Misión: Atender a los educandos con responsabilidad y calidad, cumpliendo con los principios básicos constitucionales en materia educativa, sustentada evangélicamente; formarles profesional e integralmente aplicar una metodología

y

tecnología

actualizada,

adecuada

que

garanticen

desempeños satisfactorios en su vida.

16

2.3 Procedimientos para la obtención de datos 2.3.1 Determinación de la metodología a utilizar.  Entrevista Entrevistamos a la secretaria de colecturía Sandra Marina Hernández para saber sobre el actual sistema con que cuentan, con el objetivo de conocer sobre el proceso que realiza para registrar los pagos. Y así diseñar un sistema actualizado que facilite el proceso.

2.3.2 Procedimientos para la obtención de datos.

ENTREVISTA Dirigida a Sandra Marina Hernández, encargada de registrar pagos de escolaridad en el Complejo Educativo Católico San José, Quezaltepeque.

DISEÑO

DE

ESCOLARIDAD,

UN

SISTEMA

COMPLEJO

DE

CONTROL

EDUCATIVO

DE

CATÓLICO

PAGOS

DE

SAN JOSÉ,

QUEZALTEPEQUE, 2013 Objetivo: Conocer sobre el proceso que realiza para registrar los pagos de escolaridad.

Fecha: 16 – 04 - 2013 1. ¿Cómo es el sistema de registro de pagos de escolaridad en la Institución?

2. ¿Cuál es el proceso para registrar un pago?

3. ¿Se dificulta la realización de informes de los alumnos que ya cancelaron?

4. ¿Cuál es el proceso para realizar un informe de alumno solvente?

17

5. ¿Qué documentos se presentan para realizar el pago?

6. ¿Considera

eficaz

el

sistema

de

registro

de

pagos

utilizado

actualmente?

7. ¿Estaría dispuesto a utilizar un sistema de pagos computarizado?

2.3.3 Análisis de entrevista

Respuestas: R1/. Todos los pagos se registran manualmente.

R2/. La persona que realiza el pago, presenta un talonario, recibo el dinero,coloco el sello de la institución, guardo una parte del recibo (taco) busco la nómina correspondiente y escribo la cantidad recibida para Indicar que el pago ya fue realizado. Después al terminar la jornada de trabajo, entrego un informe de los pagos registrados.

R3/. Si se dificulta y es un proceso tardado R4/. Reviso cada una de las nóminas, busco los alumnos que ya cancelaron y posteriormente hago un nuevo listado de todos los alumnos solventes.

R5/. Sólo se presenta el talonario R6/. No porque además de ser tardado, es un proceso largo y tedioso.

R7/. Si, porque sería un sistema más práctico.

En la entrevista se destacó que registrar un pago es un proceso largo y tedioso, debido a que actualmente cuentan con un sistema desfasado en éste tienen nóminas que se guardan en folder, donde manualmente indican los pagos realizados, siendo esto una de las razones por las cuales surge la necesidad de diseñar un sistema actualizado. Con el actual registro de pagos no se hace uso de la tecnología, porque todo el proceso se realiza de forma manual.

18

2.4Factibilidades

2.4.1 Factibilidad operacional ¿Existe apoyo suficiente para el proyecto por parte de la administración?, ¿Y por parte de los usuarios?

El sistema está plenamente apoyado por la institución tanto por el director, como por el usuario el cual será la secretaria de ese lugar, esto se debe a que el desarrollo de este sistema será de mucha utilidad , así como le ahorrara tiempo en procesos que actualmente son muy tardados.

Los métodos que actualmente se usan en la institución, ¿son aceptados por los usuarios?

No, porque los métodos que se usan actualmente en la institución son muy tardados. ¿Los usuarios han participado en la planeación y desarrollo del proyecto?, ¿Cómo lo han hecho?

El usuario ha contribuido a la realización del proyecto, ya que por medio de él fue posible obtener información

sobre las necesidades que tiene de este

sistema a través de una entrevista. ¿El sistema propuesto causará prejuicios?

La implementación de este sistema, no traería ningún tipo de perjuicios para la institución, al contrario aumentaría la productividad de los empleados ya que al ahorrar tiempo en los procesos que hará automáticamente el sistema, los empleados pueden utilizar ese tiempo en realizar otras tareas que sean productivas para la institución.

Al implementar el sistema

se tendría un mejor acceso y control de la

información, ya que los datos almacenados en los libros pasarían a estar en una base de datos, generando un respaldo a dicha información.

19

¿Los clientes se verán afectados por la implantación?

En cuanto a cómo se verán afectados los usuarios será de una forma positiva ya que les será más fácil obtener la información que ellos necesitan.

2.4.2 Factibilidad Técnica ¿Existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para realizar lo que se pide?

Si, el Complejo Educativo cuenta con la tecnología necesaria para realizar el Sistema de Control de Pagos. El sistema no requiere de mayor capacidad de los equipos que se usaran ya que los equipos tienen lo necesario.

En el área de Colecturía se cuenta con 2 equipos informáticos los cuales se detallan a continuación: EQUIPO1

CARACTERÍSTICAS

Procesador

Pentium (R) Dual-Core 2.70 GHz

Memoria RAM

2.00 GB

Disco duro

320GB

TECLADO, MOUSE, MONITOR 17” Equipo 1 Colecturía del C.E.C. “San José”

EQUIPO2

CARACTERÍSTICAS

Procesador

Pentium (R) Dual-Core 2.70 GHz

Memoria RAM

2.00 GB

Disco duro

320GB

TECLADO, MOUSE, MONITOR 17” Equipo 2 Colecturía del C.E.C. “San José”

20

Además cuentan con: Una Impresora Canon PIXMA MP230 Un Servidor Proliant ML350 Un Switch3Com® Un RouterCiscoSystems UPS ORBITREC 500 VA ¿El equipo propuesto tiene la capacidad técnica para soportar todos los datos requeridos para usar el nuevo sistema?

Si, el equipo tiene la capacidad para soportar el sistema. ¿El sistema propuesto ofrecerá respuestas adecuadas a las peticiones sin importar el número y ubicación de los usuarios?

Si ofrecerá respuestas adecuadas ya que el sistema se hará de acuerdo a la necesidad de los usuarios.

Si se desarrolla el sistema, ¿se puede crecer con facilidad?

Si, ya que se tratara de solventar las dificultades que tienen al utilizar el sistema actual de control de pagos. ¿Existen garantías técnicas de exactitud, confiabilidad, facilidad de acceso y seguridad de los datos?

Si ya que se trabajará con Base de datos creada en SQL Server y si el sistema es implementado se contratará licencias de seguridad para que así el usuario ingrese por medio de contraseña para que este pueda agregar, modificar, eliminar en la base de datos. También la garantía se da ya que antes de que el sistema sea implementado se harán las pruebas para ver el funcionamiento de éste.

21

2.4.3 Factibilidad económica 

El costo de llevar a cabo la investigación completa del sistema.

El costo financiero total de la realización del proyecto será el siguiente:

CONCEPTO

COSTO $

COSTO DE INVESTIGACIÓN



Servicios y bienes de consumo

$360

Salario de los investigadores

$3,600

COSTO DE SOFTWARE PARA APLICACIÓN

$4,500

HARDWARE

$0

Total

$8,460

Salario del equipo de desarrollo.

En el desarrollo del proyecto se tomó en cuenta el siguiente personal con sus respectivos gastos y el tiempo correspondiente a su trabajo:

Cargo

Analistas y programadores

Salario

miembros

mensual

del equipo

$300.00

3

Número de meses del proyecto.

4

Costo total

$3,600

22



Servicios y bienes de consumo

Estos son costos indirectos que son necesarios para que el proyecto se desarrolle, se detallan a continuación los costos de transporte, local, electricidad, Agua, Teléfono y Acceso a Internet.

Costo

Cantidad de

Unitario

Meses

Electricidad

$15.00

4

$60.00

Teléfono

$10

4

$40.00

Transporte

$25.00

4

$100.00

$40.00

4

$160.00

Servicio

Acceso a Internet

Total

Costo por Servicio

$360

 El costo del hardware y software para la aplicación Costo de software Se detalla el software a utilizar en el desarrollo e implementación del proyecto.

COSTO DE SOFTWARE PARA APLICACIÓN

COSTO

Costos de software Microsoft SQL Server 2008

$4,500

Microsoft Visual Studio 2008

gratis

StarUML

gratis

23

Hardware A continuación se detalla el equipo necesario, para la propuesta de implantación del Sistema, este se ha construido tomando cada elemento que lo conformará, con el precio en base a la Cotización. Cabe aclarar que el instituto ya cuenta con el Hardware necesario para la implementación del sistema. No incurrirá en gastos adicionales.

CARACTERISTICAS Procesador Pentium Dual-Core de 2.70 GHZ

PRECIO Ya se cuenta

Disco duro de 320 GB

Ya se cuenta

Memoria RAM 2 GB

Ya se cuenta

UPS ORBITREC 500 VA

Ya se cuenta

Monitor, teclado y mouse

Ya se cuenta

 Beneficios en la forma de reducción de costos o de menos errores costosos.

Al optimizar tiempo a la secretaria con la ayudad del sistema ella puede realizar otras actividades que sean productivas para la institución haciéndole al mismo tiempo optimizar recursos en horas extras

que

representan gastos para la institución. 

El costo si nada sucede (si el proyecto no se lleva a cabo)

La secretaria invierte alrededor de una semana de trabajo en hacer las actividades de registrar los pagos y hacer un control ordenado de los datos lo que se traduce en términos monetarios a invertir $111.91 mensuales y aunque el desarrollo del sistema alcanza un monto alto al cabo de 6 años el valor del sistema será absorbido por e l ahorro que se tendrá gracias a su implementación.

24

Según lo planteado en cuanto a los gastos en que se incurrirían y la oportunidad que tiene el colegio de absorber los gastos el desarrollo e implementación del sistema se ve como una gran oportunidad para el colegio, por lo que si se considera factible.

2.4.4 Software a utilizar para el diseño del Sistema:  Microsoft SQL Server 2008  Visual Studio 2008  Star UML

25

2.5 Marco Operativo Trabajo de campo tĂŠcnica narrativa y descriptiva

2.5.1 Diagramas de caso de uso

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2.5.2 Diagrama E-R Este es el diagrama entidad relación de la base de datos que ha sido diseñada para el sistema, la cual está formada por tres tablas como se puede observar:

Diagrama ER1 Generado en SQL Server

Diagrama ER2 Hecho en el diseño y planeación dela BD en Cuanto a la Normalización

27

2.5.3 Diccionario de Datos Aquí se define cada campo que tienen lastablas de la base de datos.

Tabla Matricula CAMPO

DESCRIPCIÓN

Código asignado por el sistema Código_matricula para cada uno de las matriculas Código asignado al alumno NIE (Número de Identificación del Estudiante) Monto cancelado Pago_matricula por matricula Fecha en que se Fecha_pago realizó el pago

TIPO

LLAVE

Int

PK

RELACIONADO CON Alumno

Int

Money datetime

Tabla Alumno

CAMPO

NIE

Nombre_alumno Apellido_alumno Estado Beca

DESCRIPCIÓN Código asignado al alumno (Número de Identificación del Estudiante) Nombres del alumno Apellidos del alumno Se define si el alumno esta activo o inactivo Se define el monto de beca

TIPO

LLAVE

Int

PK

RELACIONADO CON

Matricula Pago

nchar(30) nchar(30) nchar(20) Money

28

Tabla Pago CAMPO

DESCRIPCIÓN

TIPO

LLAVE

RELACIONADO CON

Código_pago

Código asignado por el sistema para cada uno de los pagos

Int

PK

Alumno

NIE

Código asignado al alumno (Número de Identificación del Estudiante)

Int

TIPO

LLAVE

RELACIONADO CON

Int

PK

Alumno

Cuota establecida Fecha pago Mes cancelado

Cuota según nivel académico Fecha en que se realizó el pago

money datetime

Nombre de mes que ha sido cancelado

Nchar (10)

Tabla Curso

CAMPO

Código_curso

NIE

Sección Curso

DESCRIPCIÓN Código asignado por el sistema para cada uno de los cursos Código asignado al alumno (Número de Identificación del Estudiante) Sección a la que pertenece el alumno Grado que cursa el alumno

Int

Nchar(2) nchar(20)

29

Tabla Recibo

CAMPO

Código_recibo

NIE

Cuota_establecida Otros_cargos Monto_pagado

Comentario Fecha pago

DESCRIPCIÓN Código asignado por el sistema para cada uno de los recibos Código asignado al alumno (Número de Identificación del Estudiante) Cuota según nivel académico Cargos adicionales Total a pagar, cuotas mas otros cargos Observación o justificación por otros cargos Fecha en que se realizó el pago

TIPO

LLAVE

RELACIONADO CON

Int

PK

Alumno

Int

Money Money Money

Nchar(50) Datetime

30

2.6 Nuevas formulaciones Teóricas

El presente estudios de caso se enfocó en investigar y analizar las necesidades de la implementación de un sistema informático para controlar los pagos de las escolaridades de los alumnos del Complejo Educativo Católico San José para después proceder

a diseñar un sistema informático que satisficiera las

necesidades de esta institución.

Los objetivos fueron alcanzados se utilizaron todas las herramientas para la creación de un prototipo de sistema que cumpliera con las necesidades de esta institución. Por otro lado, antes de esta investigación, se estuvo cerca de este problema ya que fuimos estudiantes de este Complejo Educativo, fue así como se pudo detectar que la misma no contaba con las herramientas necesarias para darle un mejor manejo a los registro de pagos.

El diseño de este prototipo informático le permitirá a la institución evolucionar en cuanto al manejo de datos y la realización de procesos que cambiaran de ser manuales automáticos.

Con la implementación de este sistema se ahorra tiempo y dinero que a la larga vienen a ser de mucha utilidad para la institución, esta aplicación será usada por el sector de colecturía haciendo que sus empleados tengan una mayor eficiencia en el proceso de cobro de las escolaridades de sus estudiantes.

31

2.6.1Sistema diseñado El sistema de control de pagos que fue diseñado luego del estudio de casos que se llevó acabo está formado por diez pantallas desde las cuales el usuario tendrá acceso a las distintas funcionalidades del sistema para ello cuenta con una pantalla principal de la cual se tendrá acceso a cualquiera de los procesos:

Se realizaran procesos como:  Inscribir o registra nuevos alumnos.

Este proceso se realizara atreves de tres formularios que sirven para registrar o matricular

a un nuevo alumno7.

Estos registros serán

guardados en la base de datos que fue diseñada en SQL Server 8.  Consultar la base de datos por medio de la aplicación.

7

Ver anexos 7,8,9 Ver Diagrama ER generado desde SQL Server

8

32

Esta interfaz que se puede seleccionar al dar clic en la opción Consultar, el cual desplegara un formulario en el cual el usuario puede buscar los registros alumno por alumno o también tiene la opción de generar un reporte de las cuotas canceladas por los alumnos ordenadas por grado9.

 Cobrar una nueva escolaridad.

Al elegir esta opción el usuario puede cobra una nueva mensualidad a los alumnos donde primeramente debe ingresar el Nie del estudiante sobre el cual se ara la transacción luego se elige el mes o meses que desee pagar, los registros se guardaran en la tabla Pago de la BD, al mismo tiempo se imprimirá un recibo que se le otorgara a la persona que realiza el pago 10.  Actualizar sistema.

Como última función del sistema tenemos una pantalla desde la cual se permitirá la manipulación de los datos alojados en la base de datos, se puede modificar los datos he inclusa cambiar el estado de los alumnos de Activos a inactivos o viceversa11.

Con los procesos que realiza al sistema se pretende mejorar el manejo de las escolaridades de los alumnos, haciéndolos eficientemente con el uso de esta herramienta y así mismo asegurar la integridad de los datos.

9

Ver anexo 10

10

Ver anexo 11 Ver Anexo 12

11

33

2.7 Bibliografía

1. García A.(2009) Manual Práctico de SQL: http://www.microsoft.com/esxl/sqlserver/default.aspx 2. Programación orientada es/vstudio/aa718325.aspx

a

objetos:http://msdn.microsoft.com/es-

3. Diagramas Entidad relación: http://staruml.sourceforge.net/en/ 4. Programación intuitivo y gráfico, Disponible en la web: http:///www.visualbasic-2008-express-edition.waxoo.com 5. DIMATE. L, (2009). Tutorial del Curso Bases De Datos 1. Disponible en la web: http://atena.udustrital.edu.co/profesoresJ/dimaite/basedaos1/ 6. Programación con Visual Basic 2008 Autores: Tim Patrick; Fecha 2010; Pagina: 152 p, Editorial: Mc Graw Hill, Lugar de publicación: México 7. Características y conceptos de http://staruml.sourceforge.net/en/

StarUML,

disponible

en

la

web

34

2.8 Anexos Anexo 1.

Nรณmina donde se indica que el pago ya fue realizado.

35

Anexo 2.

Formato de talonario.

36

Anexo 3.

Reporte de pagos registrados

37

Anexo 4 Croquis de ubicación del Complejo Educativo Católico “San José”

38

Anexo 5 Pantalla de logueo En esta pantalla el usuario digita su nombre y contraseña para ingresar el sistema y tener acceso a todos sus recursos.

Anexo 6 Pantalla Menú Inicio En esta pantalla se encuentra el menú de los distintos procesos que el sistema realiza, esta sería la pantalla principal de la aplicación ya que desde aquí se da acceso a todas las funciones.

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Anexo 7 Pantalla Alumno.

Esta pantalla es la primera de tres que sirve para agregar en un nuevo alumno.

Aquí se ingresa el NIE que es la llave primaria y este dato se tendrá presente en cualquier proceso que realiza la aplicación. El NIE estará presente en los formularios de Matricula y Pago, como referencia del alumno que se registra.

Anexo 8 Pantalla Matricula.

Esta pantalla sirve al momento de ingresar un nuevo alumno, aquí se define la cuota de la matrícula y en la base de datos se genera un Id que sirve como código de cada matricula.

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Anexo 9 Pantalla Pago.

Aquí se define cual es la cuota establecida, que el alumno deberá pagar mensualmente durante todo el año escolar. Con esta pantalla se finalizará el proceso de ingresar un nuevo alumno.

Anexo 10 Pantalla Buscar.

Esta pantalla sirve para buscar un alumno ingresando el NIE y así mostrar sus datos y saber cuál fue el último mes pagado y en qué fecha lo hizo. Además se puede generar un reporte por grados para saber cuantos alumnos son deudores.

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Anexo 11 Pantalla Cobrar Aquí se digita el NIE que es buscado en la base de datos específicamente en la tabla de pagos para ver cuál fue la última cuota y proceder a cobrar la siguiente.

Asi mismo en este formulario se puede pagar mas cuotas o pagar las que tenga atrasadas de una sola ves, también pagar otros cargos y que estos sean registrados en la tabla Pagos de la Base de Datos.

Anexo 12 Pantalla Actualizar.

Esta pantalla sirve para depurar la base de datos escolar, modificar los datos de un alumno en específico y modificar su estado, a través del NIE que se ingresa.

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