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MARIA IZABEL MOREIRA DE ARAÚJO

SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL APLICADO PELA EMPRESA HAMILTON NOGUEIRA E EDVALDO PAULO SERVIÇOS CONTÁBEIS LTDA.

VITÓRIA DA CONQUISTA-BA JUNHO/2011


FACULDADE INDEPENDENTE DO NORDESTE MARIA IZABEL MOREIRA DE ARAÚJO

SISTEMA DE INFORMAÇÃO APLICADO PELA EMPRESA HAMILTON NOGUEIRA E EDVALDO PAULO SERVIÇOS CONTÁBEIS LTDA.

Artigo apresentado a Faculdade Independente do Nordeste – FAINOR, como requisito para conclusão do curso de Ciências Contábeis. Ilmo. Prof. Orientador Luciano Doria.

VITÓRIA DA CONQUISTA- BA JUNHO/2011


RESUMO

O Sistema de Informação é encontrado em diversas atividades econômicas, nos mais variados processos da gestão administrativa e imprescindível para o gerenciamento das ações empreendedoras. Diante da importância atribuída ao Sistema de Informação Gerencial, a partir dos conceitos teóricos e da análise que foi realizada na empresa HAMILTON NOGUEIRA E EDVALDO PAULO SERVIÇOS CONTÁBEIS LTDA, visou analisar, estudar e detectar pontos positivos e negativos, para entender como é o Sistema de Informação Gerencial adotado por esta empresa. Palavra-Chave: Sistema de Informação, atividades econômicas, analisar, gestão administrativa.


ABSTRAT

The information system is found in various economic activities, in various administrative and management processes

essential to the management of

entrepreneurial activities. Given the importance attributed to the Management Information System, based on theoretical concepts and the analysis that was performed in the company HAMILTON NOGUEIRA E EDVALDO PAULO LTDA., aims to analyze, study and identify strengths and weaknesses, to understand how the system Management Information adopted by the company.

Keyword: information system, economic activities, analyze, administrative management


INTRODUÇÃO

A globalização está a cada dia mais presente em nossas vidas. O cenário econômico é permanentemente e rápido em suas transformações, nas quais as informações são tempestivas e acessíveis às empresas. A busca por um lugar no mercado traz uma concorrência acirrada, os clientes, mais do que nunca, privilegiam a qualidade. Com isso, as organizações necessitam adaptar-se continuamente, na busca por espaço e competitividade. Neste contexto a informação torna-se uma ferramenta imprescindível para gerenciamento das ações empreendedoras. Portanto, o grande desafio é organizar um Sistema de Informação eficiente. Um sistema de Informação (SI) pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações. (LAUDON, 1999, p.4)

Acompanhando a definição dada por Kenneth C. Laudon e Jane Price Laudon o Sistema de Informação é a união de partes integrantes, dependentes reciprocamente e a reunião dessas partes forma um todo complexo com objetivo e função pré-estabelecidos. Ou seja, uma empresa pode ser entendida como um Sistema de Informação, formado por um patrimônio manipulado por pessoas hierarquicamente organizadas, para gerar meios à manutenção da sua continuidade com o fito de cumprir sua missão. Portanto, esta pesquisa tem como objeto a definição e estudo do funcionamento do Sistema de Informação de uma entidade, a interação entre seus subsistemas e a sua aplicabilidade no auxílio da gestão empresarial. O local escolhido para a realização foi o escritório de contabilidade: “HAMILTON NOGUEIRA E EDVALDO PAULO SERVIÇOS CONTÁBEIS LTDA”. Encontra-se Sistema de Informação nas diversas atividades econômicas, nos mais variados processos da cadeia produtiva, na gestão administrativa, no relacionamento da empresa com o meio em que está inserida, entre outros setores do gerenciamento empresarial, com o fim 1


específico de gerar informações atuais, relevantes, consistentes, confiáveis, compreensivas, adequadas, oportunas e objetivas, para atender a um ciclo de atividades: entrada, processamento, saída, organização e realimentação (feedback), desenvolvidas pelo Sistema de Informação, as quais, são moldadas para corresponder às necessidades particulares ligadas às atividades de cada empresa. Gerenciar uma organização, diante de um nível de desenvolvimento econômico e tecnologicamente contínuo, não é tarefa fácil, é essencial que o empreendedor invista na organização, tecnologia e pessoal, que são componentes essenciais para formação de um Sistema de Informação eficiente. Diante da importância atribuída ao Sistema de Informação Gerencial, a partir dos conceitos teóricos e da análise que foi realizada na empresa HAMILTON NOGUEIRA E EDVALDO PAULO SERVIÇOS CONTÁBEIS LTDA, visou analisar, estudar e detectar pontos positivos e negativos, para entender como é o Sistema de Informação Gerencial adotado por esta empresa. Com esta análise foi possível perceber a realidade da empresa. Foi a oportunidade de unir o conhecimento teórico adquirido na universidade com a realidade, o que foi de suma importância para a formação acadêmica do pesquisador, já que, não basta conhecer isoladamente, mas, como se processa todo o ambiente, quais as oportunidades, quais os defeitos, quais as virtudes, as possibilidades, como serão os resultados e os possíveis problemas, estas perguntas e muitas outras foram respondidas durante o processo de análise do Sistema de Informação adotado pela empresa em questão. Disponibiliza aqui, os mais importantes aspectos do sistema de informação gerencial de um escritório de contabilidade; suas principais características e como deve ser utilizado pelos contadores.

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Nesta perspectiva, este estudo tem por objetivo geral: entender a dinâmica do Sistema de Informação Gerencial do escritório de contabilidade: HAMILTON NOGUEIRA E EDVALDO PAULO CONSULTORIA EMPRESARIAL LTDA.

METODOLOGIA

Considerando os objetivos do presente trabalho, este estudo caracterizou-se como exploratório e descritivo. A pesquisa exploratória visou à descoberta do campo de pesquisa, especificando questões e pontos críticos, estabelecendo os primeiros contatos para a pesquisa de campo e localizando as fontes necessárias para a realização do trabalho, apoiando-se em pesquisa bibliográfica e eletrônica. É descritiva no momento, em que a realidade foi descrita como verdadeiramente se apresenta, partindo do geral para o específico. Com relação ao método de procedimento aplicado considera-se que, neste caso, o melhor foi a pesquisa-ação, pois foi desenvolvida uma pesquisa exploratória em um escritório de contabilidade na cidade de Vitória da Conquista - Bahia, definido através de um plano de ação, quais as ações seriam desenvolvidas para alcançar os objetivos anteriormente propostos. Além do objetivo principal da pesquisa, também foram conhecidos todos os procedimentos utilizados dentro do escritório contábil. Desde a entrada dos dados contábeis, até o fornecimento de informações ao cliente, através dos relatórios contábeis e assessoria, percorrendo todos os subsistemas existentes dentro da contabilidade.

RESULTADOS

Os resultados deste estudo foram divididos em aspectos gerais e observações: 3


Aspectos Gerais

A pesquisa faz-se na cidade de Vitória da Conquista, um dos mais importantes municípios da Bahia que exerce considerável influencia sócio, econômica e cultural do estado. Esse estudo foi realizado com amostragem previamente definida, dentro do universo empresarial no ramo de prestação de serviço de contabilidade, mais especificamente na empresa HAMILTON NOGUEIRA E EDVALDO PAULO SERVIÇOS CONTÁBEIS LTDA, o objetivo é diagnosticar o estágio atual do Sistema de Informação Gerencial implantado neste tipo de atividade econômica em Vitória da Conquista. O estudo possibilitou uma visão geral de todos os subsistemas da organização. Foram anotadas as observações e impressões desses subsistemas, bem como o conhecimento empírico no desenvolvimento das atividades por setores da organização. Os setores disponíveis na contabilidade são: contábil, auditoria, pessoa física e fiscal.

Observações

Sabendo que organização de uma empresa é norteada pelos valores e crenças dos proprietários da empresa, através dos quais são constituídos a missão da entidade com o fito de direcionar seu ciclo operacional, conclui-se que sua divulgação é imprescindível. A análise não estabelecia que houvesse uma divulgação formal escrita do subsistema, já que, diante da realidade organizacional de um escritório de contabilidade do interior, dificilmente encontraremos uma empresa que tenha suas normas, diretrizes e missão formalizadas em um documento o que não a impede, de possuir esse subsistema divulgados verbalmente. 4


Foi constatado que a maioria, tem conhecimento dos objetivos da empresa, todavia, existe deficiência na sua divulgação, pois os colaboradores afirmaram não o conhecer. Assim, percebe-se que a empresa está utilizando um meio de comunicação adequado, para divulgação da sua missão aos funcionários, o que pode ocasionar ao funcionário o comprometimento com as diretrizes e normas da instituição no exercício de sua função. As observações evidenciam que o sistema organizacional está dividido de acordo com o funcionamento de cada departamento e que há uma inter-relação entre eles com a finalidade de atingir os objetivos da organização. Foi constatado que existe a inter-relação. Além disso, esta subdivisão está inserida no programa utilizado para a consecução das atividades desenvolvidas na empresa. Sabe-se que todas as empresas devem manter uma organização de recursos técnicos, materiais e humanos que possam proporcionar uma estrutura lógica compatível com o porte do empreendimento. Durante a pesquisa foi observado que existe o conjunto desses recursos na empresa, para a contemplação das necessidades da cadeia produtiva de prestação de serviços contábeis, adequados ao seu tamanho. Estes recursos, envolvem a captação de dados por setor, sua manipulação por funcionários com base na hierarquia de responsabilidade, e todo esse processo é auxiliado por um programa que está inerente ao fluxo das atividades de transformação de insumos (entradas) em produtos (saídas) agregando valor à prestação de serviço. Quando observada a Gestão, como meio de orientação para as atividades, ficou evidente que todos os funcionários são guiados por um gestor que norteia o andamento das atividades desenvolvidas. Constatou ainda, que estas atividades são desenvolvidas obedecendo a um planejamento operacional, através do qual se define o plano de ação de curto prazo para o alcance das metas e os objetivos estabelecidos para conduzir a empresa ao alcance da sua missão.

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O exame dessas observações revela que há a adoção de um subsistema de gestão na Hamilton Nogueira e Edvaldo Paulo Serviços Contábeis

é comprovado pela qualidade e

eficiência das atividades desenvolvidas e acompanhadas pelos gestores e chefes de cada setor. Porém, existe uma deficiência, por parte dos gestores, no que se refere às tomadas de decisões internas que é realizada sem a participação efetiva dos profissionais envolvidos direto e indiretamente com as atividades da empresa. De acordo com a análise de campo, constatou-se que o programa utilizado para a execução dos serviços contábeis é o Domínio. A observação e experiência apontaram que sua compreensão é fácil e seu manuseio é simples. Além desse software, verificou-se a utilização de outro, o SINRET: Sistema Inteligente de Retenção de Impostos e Contribuições, que tem a função de auxiliar o desenvolvimento das atividades do Domínio. Ao conjunto de elementos humanos e suas características (crenças, valores pessoais, criatividade, objetivos pessoais, motivação , liderança e etc.) dentro de uma organização, chamamos de Subsistema social. Este subsistema tem como base a convivência e o relacionamento entre pessoas. Seguindo esta linha de pensamento, foi observado, se na HNEP a tarefa de gerenciar possibilitava um retorno de seus subordinados aos chefes de setores e à administração e vice versa. Obteve-se resposta positiva para esta questão. Para descobrir as atividades de marketing desenvolvidas pela empresa Hamilton Nogueira e Edvaldo Paulo serviços Contábeis Ltda. na divulgação dos seus serviços, foi observado se a empresa patrocina eventos estudantis e profissionais, com o intuito de fortalecer a classe dos profissionais de contabilidade e divulgar seu nome, ou se sua contribuição é focada, apenas, para a divulgação de sua marca. A análise mostra que além do interesse de divulgar o seu nome, a empresa preocupasse também, em ajudar a sociedade. A preocupação de associar o nome da empresa às práticas sociais e humanitárias tornou-se ainda mais evidente com a participação da empresa em obras sociais, doações e qualquer outra forma de ajuda à sociedade. Verifica-se, que o empreendimento zela pela boa 6


imagem perante a sociedade, para fazer a diferenças entre os seus concorrentes e ganhar credibilidades diante dos clientes. A observação revelou que a empresa faz doações para creches e escolinhas infantis durante o Natal, além de incentivar seus clientes a fazer o mesmo. O subsistema contábil é responsável pela produção de informações de caráter econômico e financeiro que integrarão os relatórios bases para o planejamento orçamentário e gerencial. Suas atividades têm início com a captação de dados que serão analisados, manipulados e processados, para a produção de informação. Considerando a importância e a qualidade, do subsistema contábil, que será determinada pelo registro de todos os fatos modificativos do patrimônio em tempo real, foi observado que todas as operações produzidas pela empresa, que modificam o patrimônio, passam pela contabilidade, porém a contabilização muitas vezes não é realizada em tempo real, algumas operações levam até 15 dias para o devido registro. Pela observação, nota-se que não há a observância e entendimento do que seja o princípio da competência. Prejudicando a tempestividade das informações contábeis no auxílio da tomada de decisão. Por esse subsistema ser considerado um grande centro de produção de informações relevantes ao gerenciamento das atividades empresariais, foi observado se há uma integração entre as informações contábeis e a administração, para consolidar todas as informações relevantes e necessárias à organização da empresa, redução de custos, agilidade de operação, maximização de lucros e manutenção da qualidade dos serviços prestados. Observou-se, que existe sinergia entre as informações contábeis e a gestão do empreendimento, para a otimização dos resultados. As observações baseado na experiência, com relação ao aspecto geral e estrutural do sistema empresa, revelaram que esta está subdividida em quatro setores: contábil, auditoria, pessoa física e fiscal. Esta divisão tem como finalidade básica a concentração de tarefas e

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responsabilidades específicas, cujos cargos são preenchidos segundo alguns requisitos básicos: experiência e conhecimento prático. Após a elaboração e aplicação dos métodos de obtenção de dados, foi possível confeccionar informações de natureza estrutural e funcional da empresa, mediante a correlação, avaliação e interpretação dos dados coletados. A finalidade é estabelecer uma análise crítica das deficiências e qualidades do Sistema de Informação Gerencial adotado na empresa.

DISCUSSÃO Encontra-se Sistema de Informação nas diversas atividades econômicas, nos mais variados processos da cadeia produtiva, na gestão administrativa, no relacionamento da empresa com o meio em que está inserida, entre outros setores do gerenciamento empresarial, com o fim específico de gerar informações atuais, relevantes, consistentes, confiáveis, compreensivas, adequadas, oportunas e objetivas, para atender a um ciclo de atividades: entrada, processamento, saída, organização e realimentação ( feedback), desenvolvidas pelo Sistema de Informação, as quais, são moldadas para corresponder às necessidades particulares ligadas às atividades de cada empresa. Gerenciar uma organização, diante de um nível de desenvolvimento econômico e tecnologicamente contínuo, não é tarefa fácil, é essencial que o empreendedor invista na organização, tecnologia e pessoal, que são componentes essenciais para formação de um Sistema de Informação eficiente. A competitividade é fundamentada em duas grandes bases: a informação a velocidade de seu uso. Estes dois componentes são chave para o entendimento do sistema de informação gerencial, pela simples razão de que o uso de tipos e fontes diversas de informações em uma velocidade muito grande para monitorar

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desenvolvimentos de produtos, processos, serviços e posições de mercado, faz a diferença nas transações de negócio. Na realidade, a velocidade é o grande desafio, porque mais que o desenvolvimento tecnológico, o marco fundamental do século XX é a velocidade com que as mudanças acontecem, e Sistema de Informação Gerencial tem a função de monitorar estas mudanças para que as empresas mantenham seu posicionamento e se tornem cada vez mais competitivas no mercado global. No entanto, é necessário conhecer bem os tipos e fontes de informação, seus conceitos e onde são gerados e acima de tudo entender o que é um Sistema de informação: Sistema de informação é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, rede de comunicação e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina as informações em uma organização.(O’BRAIEN, 2001, p.06).Um sistema de informação é uma parte integrante de uma organização e é um produto de três componentes: tecnologia, organização e pessoas. ( LAUDON,1999, p.05).

A gestão de uma empresa significa uma filosofia administrativa, ou seja, um modo de gestão que defina uma organização para uso dos recursos de forma adequada, seja materiais, financeiros e materiais, visando a agregar valor ao produto. Qualidade representa um meio para as empresas atingirem seus objetivos e ajuda a prevê o aporte do conhecimento necessário para a empresa poder ofertar produtos de acordo com os requisitos do mercado. Esse conhecimento é adquirido por meio da informação que, como insumo principal da empresa, é utilizada para capacitar as pessoas e estabelecer um Sistema de Informação Gerencial que as orienta e instrua sobre como executar suas atividades.

Dados, processamento de dados, informação e comunicação O passo inicial para entender o processo empresarial e a informação gerada por este, está em entender as menores partes deste sistema e entender que, tudo parte da observação de 9


fatos e fenômenos que ocorrem nos negócios, ou seja, da coleta de dados que compreendem a classe mais baixa de informação e incluem os itens que representam fatos, gráficos e imagens estáticas e etc. Os dados são coletados, por meio de processos organizacionais, nos ambientes interno e externo. Em suma, dados são sinais que não foram processados, correlacionados, integrados, avaliados ou interpretados de qualquer forma. Esta classe representa a matéria-prima a ser utilizada na produção de informações. “Dados são fatos ou observações crus, normalmente sobre fenômenos físicos ou organizações de negócios”.(O’BRAIEN, 2001, p.23), isto significa que os dados podem ser totalmente descritos através de representações formais, estruturais pela observação. Sendo ainda quantificados ou quantificáveis, podendo obviamente ser armazenados em um computador e processados por ele. O processamento de dados em um computador limita-se exclusivamente a manipulações estruturais dos mesmos, e é feito por meio de programas. Estes são sempre funções matemáticas, e, portanto também são "dados". Exemplos dessas manipulações nos casos de Gerenciamento empresarial são os relatórios, planilhas , a ordenação, a comparação com outros relatórios, estatísticas de dados empregadas e seu entorno, etc. como caracteriza LAUDON: Durante o processamento, os dados são organizados, analisados e manipulados através de cálculo, comparações, resumos e classificações, objetivando uma forma de disposição mais significativa e útil. (LAUDON, 1999, p.04).

Não se pode considerar o simples processamento de dados mediante o uso de computadores, como provedor de conhecimento e orientações necessários a cada posto de trabalho, a cada processo, a cada função da empresa no momento certo e na precisão requerida. Assim as informações são dados coletados, organizados, ordenados, aos quais são atribuídos significados e contexto, significa dados em uso, e isso pressupõe a participação de

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usuários em manipular dados no seu contexto geral, sem se prender ao formato da apresentação dos mesmos, ou apenas no ponto de vista dos profissionais de informática.

Elementos essenciais do sistema

O atual pensamento sobre estruturação de empresas estabelece a organização das atividades em processos. Esses são entendidos como "conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas)". Promovem a transformação das entradas em saídas, agregando valor ao produto. A empresa pode ser entendida como um conjunto de processos inter-relacionados, constituindo uma cadeia de transformação da empresa. Para que um determinado processo possa ser executado conforme o nível de desempenho desejado, além do fluxo de transformação de entradas em saídas, deve ser definido o fluxo de informação em que são providas as informações necessárias ao processo. Um sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham juntos rumo a uma meta comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação. [...] Possui três competentes ou funções básicas em interação: entrada, [...], processamento [...] e saídas. (O’BRAIEN, 2001, p. 17).

As diversas atividades de uma empresa devem ser sincronizadas para que haja melhor aproveitamento dos recursos na transformação dos produtos. A cadeia de informação ao longo da empresa é que permite essa articulação entre as funções. Uma forma bastante adequada e simples de fazer essa interligação é usar o fluxo de informação dos processos. Como exemplo, considere as atividades de vendas, compras e produção de uma empresa. É comum a empresa vender o que não foi

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produzido, comprar em excesso ou menos do que é desejado, sem contar os problemas de compra e venda de produtos com especificações erradas. Se for definido o modo de interligação dos processos e estabelecidos os dados para informação, esses problemas serão minimizados. Basta que para cada processo sejam estabelecidos o que, quanto quando, quem, como, onde e por quê. No exemplo, compras identifica a quantidade e os prazos de entrega dos produtos vendidos (o que, quanto e quando). Essa mesma informação é desdobrada para a aquisição da quantidade de matérias-primas compatível com a produção prevista. A produção estabelece os procedimentos (como e por quê) e ainda o planejamento e controle da produção, conhecido como PCP, desdobrando as informações de prazos, quantidades e postos de serviços (onde). Naturalmente que essa cadeia de informação funciona, se a empresa estiver organizada de um modo em que os processos e funções possam ser estabelecidos e serem conhecidos os canais de comunicação da informação necessária. Para tanto, é preciso estabelecer uma forma de organização da empresa que permita analisar todo o seu funcionamento.Todas as funções devem ser vistas, devendo ainda ser definidos os processos que as compõem estabelecendo o controle e o feedback.

Sistema empresa

Uma empresa, sob um ponto de vista mais amplo e genérico, pode ser entendida como um conjunto de funções que, atuando de modo sincronizado, contribuem para a missão da mesma: Ofertar produtos e serviços de acordo com o mercado em que atua. Como a definição de O’BRAIEN sugere:

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Uma empresa é um sistema organizacional no qual os recursos econômicos (entradas) são transformados por vários processos organizacionais (processamento) em bens e serviços (saídas). (O’BRAIEN, 2001, p. 19)

Qualquer empresa pode ser entendida como um sistema, e suas funções seriam seus componentes. Entre as principais funções, destacam-se estratégia, marketing, desenvolvimento do produto, desenvolvimento do processo, gestão, operações, aquisição, mercado, tratamento. Seguindo uma determinada orientação para sua atuação em relação ao mercado definida pela estratégia, a função marketing identifica as necessidades e requisitos dos clientes, estabelecendo parâmetros para as especificações dos produtos que são feitas pelo desenvolvimento do produto. Os métodos e procedimentos para produção são estabelecidos no desenvolvimento do processo, que orienta a função gestão, na qual estão os processos que estabelecem os recursos necessários para a obtenção dos produtos. Destacam-se, nessa função, a gestão de Recursos Humanos , da Manutenção, de Finanças, Materiais, Meio Ambiente, Planejamento e Programação e Qualidade. Na função operações, estão os processos produtivos de transformação da matéria-prima adquirida de fornecedores pela função aquisição, obtendose, assim, os produtos com as características desejadas pelos clientes. Os rejeitos da produção, entendidos como os resíduos, efluentes e poluição, devem ser devidamente tratados antes de serem lançados ao meio ambiente, na importante função de tratamento. O produto final é distribuído aos clientes pela função mercado. Esta idéia é destacada por LAUDON: As organizações também podem ser vistas como coleções de processos empresariais inter-relacionados que cobrem diversas áreas funcionais. Os processo empresariais organizam, condenam e focalizam o trabalho necessário para produzir um produto ou serviço de valo. (LAUDON, 1999, p.37).

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Dentro da gestão é que se encontra o sistema da qualidade, representando um elemento ou componente do sistema empresa responsável por apoiar a função operações, proporcionando as devidas condições para garantir a qualidade dos produtos.

Como verificado, existe uma estreita relação da organização da empresa em suas funções e processos com a cadeia de informação de que a mesma precisa para atingir seus objetivos e uma empresa deve prover as devidas condições para que os seus processos possam atuar em conjunto, harmonicamente, obtendo produtos de acordo com as especificações. É necessário que seja estabelecido um sistema de informação com qualidade, que represente a estrutura organizacional, procedimentos e processos administrativos da empresa.

Subsistemas empresariais

Entender a dinâmica dos fatos, planejar alternativas de ação, sinergizar resultados são algumas das razões para o estudo dos subsistemas empresariais. Os subsistemas apresentam as interfaces representadas como elementos de entradas e saídas que esperam ser otimizadas, esta conjuntura unida e processa por um sistema maior (sistema de informação gerencial) se constitui o sistema empresa. De forma bastante sintética, serão apresentados algumas definições dos subsistemas: Subsistema institucional – constituído pelo conjunto de crenças, expectativas e valores da empresa e de seus empreendedores. Possui importância fundamental, pois além de influenciar todos os outros subsistemas da organização, é neste subsistema que se localiza a missão da empresa.

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Subsistema organizacional ou formal – diz respeito à estrutura organizacional da empresa; qual o tipo de estrutura utilizada (vertical ou horizontal) bem como a definição da amplitude da administração, ou seja, define os limites administrativos. Subsistema de gestão – compreende todo o processo de planejamento execução e controle da tomada de decisão pela empresa. Está intimamente ligado ao subsistema institucional e ao subsistema de informação, de onde retira as informações necessárias ao desenvolvimento de suas atividades. Subsistema de informação – responsável pela alimentação dos demais subsistemas. Neste os dados são captados filtrados e processados, transformando-se em informações úteis para a atividade operacional da organização. Devido ao grau de importância este subsistema é considerado essencial a empresa. Subsistema físico-operacional – constitui-se pelos elementos físicos que são necessários para o desenvolvimento das atividades operacionais da empresa. Neste subsistema estão localizadas as atividades propriamente ditas e a estrutura física da empresa (maquinas, equipamentos etc.). Subsistema psicológico-social – caracteriza-se pelo conjunto das pessoas que formam a empresa, desde os operários até a presidência. Estão inseridos neste subsistema os anseios, as necessidades vitais, a cultura, motivação, enfim todas as características inerentes aos seres humanos que constituem a organização.

Sistema de informação contábil Os sistemas de Informação Contábil são baseados nos conceito de contabilidade de partidas dobradas, que tem século de idade, e em outros conceitos contábeis mais recentes como a contabilidade por responsabilidade e custeio baseados nas atividades. Os sistemas contábeis computadorizados registram e informam o fluxo de fundos pela organização em uma base histórica e produzem importantes demonstrativos financeiros como os balancetes e declarações de rendas. (O’BRAIEN, 2001, p.185).

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O sistema contábil como se ver, produz informações de caráter financeiro e econômico que integrarão os relatórios, futuros componentes dos programas e da política de planejamento gerencial. É composto de relatórios operacionais que evidenciam saldos como o Lucro Líquido do Período, da Depreciação Acumulada, da Equivalência Patrimonial, das Aplicações no Realizável a Longo Prazo, Controle de Estoque, Contas a Pagar e a Receber, Aplicações no Ativo Permanente e Fluxo de Caixa, muitos deles oriundos do Balanço Patrimonial e da DRE. A contabilidade facilita as ações, fornecendo as coordenadas de acordo com o desempenho medido. Entretanto, ainda encontramos empresários que olham a contabilidade apenas como burocracia, não vendo nela nenhum benefício. Isso decorre da falta de informação, já que o empresário, de início, precisa saber comprar e vender, mas não é obrigado a conhecer contabilidade. Também há aqueles que, justamente por falta de um registro adequado e uma análise objetiva, confundem margem de contribuição com lucro. Pior, é muito comum a inexistência de um plano de contas adequado, que permita o registro sistemático das operações e a apuração dos custos em bases técnicas. Quando muito, existe um elenco de contas para o registro contábil e uma única conta – ou algumas poucas – para o registro dos custos como “produção em andamento”. Em geral acumulam-se os totais de mão-de-obra, de materiais e de gastos gerais, daí aplicando-se tudo pelo custo médio: hora trabalhada, materiais aplicados e gastos gerais rateados sem nenhum critério técnico. E quando se aplica a média de muitas coisas diferentes, o resultado poderá ser a ineficiência oculta de coisas diferentes. Assim, as empresas registram mal, apuram mal, calculam mal os seus preços, e, em conseqüência, vendem mal. Nessas condições, não podem mesmo produzir bons resultados. O ideal é que toda empresa possui um Subsistema Contábil capaz, eficiente e integrado com as atividades da empresa em tempo real.

Implantação do sistema Uma vez que o processo de desenvolver um importante sistema de informação pode ser dispendioso, a etapa de investigação de Sistemas

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freqüentemente exige um estudo preliminar chamado de estudo de viabilidade. O estudo de viabilidade é um estudo que investiga as necessidades de informação dos potenciais usuários e determina os requisitos de recursos, custos, benefícios e viabilidade de um projeto proposto. (O’BRAIEN, 2001, p.323).

Como é explicado, dada a alta complexidade do mercado, o aumento contínuo da concorrência e o recrudescimento da exigência do cliente, simultâneo ao desenvolvimento tecnológico, torna-se necessário e imprescindível que as empresas implantem um sistema de informação compatível com sua realidade e com o contexto político-econômico-social em que a mesma está inserida. Toda implantação de um Sistema de Informação exige a observação de algumas indagações e a seqüência de algumas etapas: quais os problemas e oportunidades empresariais? O novo sistema é viável para aprimorar uma solução adequada? Quais as necessidades de informação dos usuários finais (contador, administrador etc.) e do ambiente interno e externo? As respostas a essas perguntas evidenciam alguns cuidados básicos que devem ser considerados quando da implantação de um Sistema de Informação Gerencial afim de evitar disparidades entre o sistema e a atividade operacional da organização. Deve-se analisar algumas características fundamentais como a confiabilidade das informações a serem produzidas, a quantidade e o momento adequados para consecução das ações e o custo beneficio que precisa ser conciliável com o ciclo operacional do empreendimento. Estes fatores serão determinantes nas projeções das metas a serem alcançadas, tanto quanto, na execução eficiente dos subsistemas, com vistas a atingir a missão da empresa e maximização dos resultados: O sistema deve atender a determinados aspectos na sua operacionalização como: administração, geração e arquivamento, controle e avaliação, disseminação, utilização e, finalmente, retroalimentação. (OLIVEIRA, 2005, p. 81).

Assim, é de extrema importância o domínio dos principais conceitos de Sistema de Informação Gerencial e a visão panorâmica do dirigente executivo no que diz respeito ao conhecimento das ofertas do mercado tecnológico se torna um grande diferencial, haja vista que 17


o executivo deve está atento, também, que a implementação do sistema precisa está orientada para produzir a documentação informativa que servirá como guia e/ou manual para treinamento e adaptação de todos os usuários, acompanhamento do sistema como um todo para que haja possibilidade de correções de possíveis desvios decorrentes de fatores externos e internos que podem provocar a desorganização do sistema e inviabilidade na mensuração precisa dos resultados.

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CONSIDERAÇÕES FINAIS

O conhecimento humano atualmente é rico, abundante e bastante abrangente. A informação entendida como o meio de organização desse conhecimento, está dispersa em um enorme conjunto de fontes de informação, sejam pessoas, centros de pesquisas, bases

de

dados,

empresas,

bibliotecas,

entre

tantas

outras.

As

empresas,

independentemente de seu porte, ramo ou localização, precisam, a todo instante, da informação, sobre diversos assuntos e áreas do conhecimento. Pensando nisto, com base na pesquisa bibliografia e na experiência do estágio, a partir de uma metodologia exploratória e descritiva, conclui-se que a dinâmica do Sistema de Informação Gerencial do escritório de contabilidade: HAMILTON NOGUEIRA E EDVALDO PAULO SERVIÇOS CONTÁBEIS LTDA, satisfaz a organização em suas necessidades de: Acompanhar o desenvolvimento da prestação de serviços contábeis; subdividir a empresa em setores; facilitar o atendimento ao cliente; mapear processos de geração e comunicação de informações; cumprir sua missão; perceber a necessidade de modernização dos recursos de informática para a prestação de serviços contábeis; dinamizar o relacionamento com os clientes e colaboradores e avaliar sua prestação de serviços contábeis em sua totalidade (desenvolvimento, dinâmica, eficiência, atualização e eficácia). Um sistema da qualidade permite ordenar o conhecimento usado na empresa, sincronizando a atuação de pessoas, postos de trabalhos e fornecedores em busca de objetivos comuns, em direção ao sucesso da empresa. Foi percebido este requisito quando observado e vivenciado os procedimentos utilizados dentro do escritório. Desde a entrada dos dados contábeis até o fornecimento de informação ao cliente, através dos relatórios contábeis e assessoria, percorrendo todos os subsistemas existentes, nota-se, que a empresa tem a preocupação de aperfeiçoamento contínuo dos colaboradores, da estrutura física-operacional e do relacionamento com os clientes. 19


Estabelecer um sistema de organização de empresa com base na gestão da informação para ordenar o uso do conhecimento necessário à atividade empresarial visando o sucesso da mesma, não é tarefa fácil, por isto, durante a pesquisa foi percebida algumas dificuldades: a falta de conhecimento e por conseqüência, a falta de retorno para os colaboradores da produtividade individual, no intuito de estabelecer políticas de motivação.

Contudo, percebe-se que a empresa Hamilton Nogueira e Edvaldo Paulo Serviços Contábeis Ltda, é uma empresa organizada, comprometida com a atividade da empresa, possui uma estrutura adequada, tem preocupação com o bem-estar de seus colaboradores, dá oportunidade aos seus funcionários com políticas de capacitação técnica e intelectual, visando a atuação dos mesmos como contadores internos em alguns de seus clientes, no auxilio da assessoria contábil desenvolvida pela empresa, desenvolve trabalhos solidários na sociedade conquistense, patrocina eventos e etc; Isso permite concluir que é impossível implementar a qualidade e sucesso nas ação empresarias sem o devido uso do Sistema de informação Gerencial e a está no caminho certo.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

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