A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO NA JUSTIÇA FEDERAL DA BAHIA. Vespasiano Oliveira Coqueiro1
Resumo
O Controle Interno tem como principal característica ser composto de um sistema bem estruturado e atuante no que diz respeito à fiscalização dos atos da administração. Esse controle, na Justiça Federal da Bahia, visa ao fornecimento de informações, relatórios e demonstrações, as quais propiciam a diminuição dos riscos da ocorrência de falhas e/ou irregularidades que venham a macular os objetivos e metas da administração. Além disso, auxilia o desempenho das funções exercidas pelo Controle Externo, objetivando o cumprimento do que determina a Lei de Responsabilidade Fiscal. Tais controles, quando aplicados à administração pública, traduzem um conjunto de ações que devem ser postas em prática, respectivamente, pela Justiça Federal na Bahia e pelo Tribunal de Contas da União. O objetivo é executar e fiscalizar o cumprimento das metas previstas nos planos e execução dos programas e orçamentos, bem como avaliar o resultado da gestão pública.
Palavras-chave: Controle Interno. Controle Externo. Lei de Responsabilidade Fiscal.
___________________ 1 Graduando do Curso de Ciências Contábeis, na Faculdade Independente do Nordeste – FAINOR, Vitória da Conquista – Bahia. Artigo apresentado como pré-requisito para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis. Data do depósito: 08/07/2008
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1 Introdução
Atualmente, vem-se buscando dotar o Estado de mecanismos que permitam ao gestor público desempenhar suas funções dentro dos princípios que regem a administração pública. Com isso, objetiva-se evitar o desvio da sua finalidade principal, qual seja, prestar uma assistência digna aos cidadãos.
Dentre esses mecanismos, o que funciona com maior eficiência é o Controle Interno, implantado na administração pública direta e indireta, inclusive nas três esferas de poderes, Executivo, Legislativo e Judiciário. Esse controle foi regulamentado por meio do Art. 74 da Constituição Federal de 1988, com a finalidade de assegurar o cumprimento das metas e diretrizes de cada poder.
O Controle Interno na Seção Judiciária da Bahia foi regulamentado pela Resolução nº 18, de 19 de dezembro de 1991, sendo essa alterada posteriormente pela Resolução nº 08, de 21 de maio de 1997, ambas do Tribunal Regional Federal da 1ª Região. Quanto à implantação, ocorreu no primeiro trimestre de 1992 com o propósito de exercer - antes, durante e após a ocorrência dos atos e fatos - a fiscalização da execução orçamentária, financeira, patrimonial e da contabilidade do órgão, no que concerne à legalidade, legitimidade e economicidade, zelando, assim, pela boa e regular aplicação dos recursos públicos.
Este trabalho tem por objetivo identificar a importância do Controle Interno na Justiça Federal na Bahia, visando à comprovação da legalidade e avaliação dos resultados obtidos pela administração. Também procura comprovar a eficácia e eficiência da aplicação de recursos públicos, enfatizando a importância desse Controle como instrumento de fiscalização contábil dos atos de gestão administrativa da Justiça Federal na Bahia. Naturalmente, serão abordados os principais impactos de tal Controle no cumprimento às normas relativas à Lei de Responsabilidade Fiscal, bem como às normas estabelecidas pelo Tribunal de Contas da União.
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2 Metodologia
Na elaboração desta pesquisa, tendo como objeto de análise o Controle Interno na Justiça Federal na Bahia, foram utilizados, além de uma abordagem teórica da funcionalidade do Controle Interno nas mais diversas organizações, um levantamento de dados bibliográficos do assunto abordado, bem como a aplicação de um questionário, caracterizando assim uma pesquisa quantitativa.
Segundo Silva (2003a, p.65) “Quantitativo - descritivo: pesquisas empíricas cuja principal finalidade é o delineamento ou análise das características de fatos ou fenômenos, a avaliação de programas ou o isolamento de variáveis principais ou chave”.
Para isso, foram verificados os procedimentos de controle, objetivando a análise da Gestão Administrativa por meio de procedimentos e ações, como a execução orçamentária e financeira e a avaliação das metas e objetivos, evidenciando o cumprimento dos princípios que regem os órgão e entidades da Administração Pública.
Para tanto, fez-se necessário uma pesquisa de campo. Silva (2003b, p.65) tem a seguinte definição “pesquisa de campo é a forma de coleta que permite a obtenção de dados sobre o fenômeno de interesse”. Então, foi elaborado o estudo de caso na Justiça Federal na Bahia, com a aplicação de um questionário com 15 perguntas respondidas pelo Diretor do Núcleo de Controle Interno daquele órgão.
O conhecimento teórico foi utilizado juntamente com questionário aplicado, comparando a teoria e prática. O escopo da pesquisa foram os controles interno e externo da administração pública dentro da Justiça Federal na Bahia.
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3 CONTROLE
O controle pode ser entendido como uma ferramenta colocada à disposição da esfera administrativa, voltada para a verificação dos resultados obtidos pela organização, averiguando, portanto, os objetivos traçados. Procura-se, com isso, promover a correção das possíveis distorções que ocorreram durante todos os processos dentro da empresa.
Na concepção de Oliveira (apud MOSSIMANN,1999, p. 71) define o Controle como:
A função do processo administrativo que, mediante a comparação com padrões previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das ações, com a finalidade de realimentar os tomadores de decisões, de forma que possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir em funções do processo administrativo, para assegurar que os resultados satisfaçam aos desafios e aos objetivos estabelecidos.
Assim sendo, o controle poderá transformar-se num instrumento administrativo que poderá ser desenvolvido na organização, tendo com escopo a busca da eficiência e da eficácia organizacional, a qual, dependendo dos resultados alcançados, poderá buscar medidas corretivas.
Nessa mesma linha de pensamento, Bastos (2002, p. 470), ao tratar o conceito de Controle, traz a seguinte definição:
O Controle nada mais é do o conjunto de meios de que dispõe a administração para cumprir a atribuição de reposição da ordem jurídica e da eficácia administrativa. Trata-se do conjunto de meios destinados a rever os atos praticados pela administração, e que colaboram na erradicação dos mesmos, quando se mostram contrários, cujo efeito é nitidamente fiscalizador e reparador.
A função gerencial de planejamento já foi estabelecida como um processo de definir os objetivos e recursos necessários para atingi-los. Uma vez que esteja em andamento a atividade que procura atingir os objetivos, é necessário acompanhá-la e comparar os resultados
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alcançados. A comparação pode mostrar se o desempenho real apresenta diferenças em relação ao que se pretendia alcançar ou, ainda, que as duas coisas são iguais.
Não havendo diferenças, ou sendo o desempenho melhor que o esperado, a atividade está no rumo certo e os objetivos se confirmam. Se ocorrerem as diferenças, é necessário alterar os objetivos ou a aplicação de recursos, tanto no caso em que o desempenho real supere o desempenho esperado, quanto na situação inversa.
3.1 Controle Interno
O Controle Interno pode ser conceituado como um procedimento adotado nas organizações que tem como fim fornecer informações seguras para o alcance dos objetivos e metas traçados pela administração. Outras finalidades são buscar, conseqüentemente, a eficiência e eficácia operacional, a mensuração e divulgação financeira, a proteção dos ativos, bem como o cumprimento das leis e regulamentações.
Ao adotar os procedimentos de controle Interno dentro das organizações, o administrador deverá buscar, dessa forma, medidas que controlem e regulem as atividades desenvolvidas pela entidade, sejam elas empresas privadas ou instituições públicas, sendo que essas últimas estão obrigadas, por lei, a manter o sistema de controle e planejamento da gestão pública.
A Constituição Federal de 1988, em seu Art. 37, estabelece que “A administração pública direta e indireta de qualquer dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência”.
A mesma Constituição Federal de 1988, em seu art. 74, inciso II, estabelece que:
Os Poderes legislativos, Executivos e Judiciários manterão, de forma integrada, sistema de controle interno com a finalidade de: [...]
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II – comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades de administração federal, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado.
O órgão central e os órgãos setoriais medem a eficiência do administrador e da organização que a dirigem, com o fim de saber se prestaram, efetivamente, os serviços que lhes competem. E, quando não se produzem resultados satisfatórios, é por meio desses órgãos que se identificam as razões e procuram-se os meios para correção.
Silva (2003c, p. 210), ao observar as obrigações dos administradores de recursos públicos, ressalta:
Ao tratar do controle interno, as normas constitucionais ainda obrigam que deverá prestar contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie, ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária.
Por sua vez, a Lei definiu, em primeiro lugar, a universalidade do controle, ou seja, sua abrangência sobre todos os atos da Administração, sem exceção, quer se trate da receita, quer da despesa. Em seguida, fez o controle recair sobre cada agente da Administração, individualmente, desde que responsável por bens e valores públicos. A grande inovação reside no estabelecimento da verificação do cumprimento do programa de trabalho, expresso em termos físico-financeiros. Pela primeira vez, pensava-se em controle de resultados na Administração Pública, além do controle meramente legalístico.
A definição de Controle Interno na visão do Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), citada por Attie (1998a, p. 110), é assim apresentada:
O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotadas pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a política traçada pela administração.
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Dessa forma, o Controle Interno consegue englobar os mais variados procedimentos adotados dentro de uma organização, com o propósito de fornecer, ao administrador, subsídios necessários ao bom andamento da organização como um todo. Por conseguinte, assegura confiabilidade no processo de tomada de decisão. Logo, os autores Cruz e Glok (2003, p.14) definem:
O controle interno caracteriza-se, portanto, por qualquer atividade de verificação sistemática de um registro, exercida de forma permanente ou periódica, consubstanciado em documento ou outro meio, que expressa uma ação, uma situação, um resultado etc., com o objetivo de se verificar se existe conformidade com o padrão estabelecido, ou com o resultado esperado, ou, ainda, com o que determina a legislação e as normas.
Nessa visão, o Controle Interno compreende um conjunto de vários subsistemas ou unidades atuando de forma integrada e harmônica. Dessa forma, esse não se confunde com o sistema contábil e financeiro, que representam apenas um dos instrumentos do Controle Interno. Assim, esse Controle representa a base de sustentação para toda a atividade de controle na Administração Pública.
Nesse sentido, Attie (1998b, p. 112) ainda complementa: “o Controle Interno compreende todos os meios planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar e conferir suas várias atividades com o propósito de fazer cumprir os seus objetivos”.
O processo de controle consiste em fazer a comparação e tomar a decisão de confirmar ou modificar os objetivos e os recursos empregados em sua realização. Acompanhar e verificar se o objetivo vai ser atingido são papéis da função administrativa de controle.
Assim sendo, podemos perceber que uma das funções do Controle Interno na administração consiste em avaliar de que forma estão sendo direcionados os objetivos e metas da entidade. Para tanto, busca-se realizar procedimentos de adequação para, com isso, atingir a eficiência e a eficácia nas atividades desenvolvidas e no cumprimento das políticas traçadas pela organização.
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Nessa mesma linha de pensamento, Almeida (2003, p.63), para explicar a função do Controle Interno, traz a seguinte definição:
O controle interno representa, em uma organização, o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.
Tendo em vista que o Controle Interno abrange uma enorme gama de métodos e planos desenvolvidos para o cumprimento das metas da organização, é importante lembrar que todos esses procedimentos e políticas desenvolvidas para um controle eficiente e eficaz são elaborados e realizados por pessoas que têm suas necessidades e dependem de fatores interpessoais para o cumprimento de suas atividades. Dessa forma, a falta de incentivo e de motivação poderá interferir no desempenho desses indivíduos.
Vale ressaltar que o Controle Interno também poderá estar sujeito a certas limitações. Por exemplo, poderá haver desinteresse dos funcionários, falta de capacitação dos mesmos, bem como negligência no desenvolvimento das atribuições inerentes ao cargo que ocupam.
O Controle Interno, na definição de Rocha (2001, p.125), compreende:
Todo aquele realizado pela entidade ou órgão responsável pela atividade controlada, no âmbito da própria Administração. Assim, qualquer controle efetivado pelo Executivo sobre seus serviços ou agentes é considerado interno, como interno será também o controle do Legislativo ou Judiciário, por seus órgãos de administração, sobre o seu pessoal e os atos administrativos que pratiquem.
Para o entendimento do autor, o Controle Interno representa toda e qualquer atividade desenvolvida no âmbito da própria administração de uma entidade, como o objetivo de controlar os atos praticados pelos administradores no desempenho de suas funções.
Ainda, Attie (1986a, p. 200), ao descrever a importância do Controle Interno, ressalta que:
A importância do controle interno fica patente a partir do momento em que se torna impossível conceber uma empresa que não disponha de controles
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que possam garantir a continuidade do fluxo de operações e informações propostos.
Uma das ferramentas do Controle Interno é a elaboração de informações gerenciais confiáveis dentro da instituição. Dessa forma, tais informações serão imprescindíveis ao gestor público no processo de tomada de decisão, funcionando, também, como um mecanismo de controle dos atos praticados dentro da organização em desacordo com as normas estabelecidas. Evitase, com isso, a má aplicação dos recursos públicos. Nota-se, portanto, a importância de se ter um bom Controle Interno dentro das organizações.
Ainda Attie (1986b, p. 200) salienta que “o controle interno é parte integrante de cada segmento da organização e cada procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controle interno”.
Desse modo, podemos perceber o quanto o Controle Interno está inserido em todos os procedimentos administrativos da organização. Esses poderão ser considerados sob a ótica de fatos contábeis, portanto, concebido como um conjunto de metodologias para efeito de um sistema de controle interno.
3.2 Controle Externo
O Controle Externo configura como uma importante ferramenta de controle. Essa é bastante utilizada como instrumento que propicia o combate à corrupção e à diminuição dos gastos dentro dos órgãos da administração pública.
O Controle Externo foi instituído pela Constituição Federal de 1988, em seu art. 70, sendo criado com o objetivo de realizar fiscalização de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial na esfera da administração pública.
A Constituição Federal de 1988, em seu art. 70, estabelece que:
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A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à legalidade, legitimicidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder.
Por sua vez, a Instrução Normativa TCU Nº 47, de 27 de outubro de 2004 - Título I, Disposições Gerais -, estabelece que o processo de prestação de contas, que deverá ser apresentado pelos Administradores e demais responsáveis por recursos públicos, será organizado e apresentado ao Tribunal de Contas da União de acordo com as disposições contidas nessa Instrução Normativa. Para tanto, deve-se levar em conta a Relevância, o Exame e Conformidade, o Exame do Desempenho, os Controles Internos e os Órgãos de Controles Internos. A existência de um adequado sistema de Controle Interno é de extrema importância para a administração pública e, em particular, para o controle externo. Dessa maneira, para o órgão público, representa uma ferramenta que servirá preventivamente para a investigação de falhas operacionais dos procedimentos adotados e na manutenção da integridade da entidade. Assim, para o Controle Externo, ele é importante na medida em que possibilita um exame prévio da situação do órgão auditado.
3.3 O Controle Interno na Justiça Federal da Bahia
A Justiça Federal foi criada com a Lei nº 5.010, de 30 de maio de 1966, a qual instituiu e organizou a Justiça Federal de 1ª Instância no Brasil. Porém, somente em março de 1967, foram instaladas as primeiras Varas da Justiça Federal na Bahia.
De acordo com essa Lei, a Justiça Federal é o órgão do Poder Judiciário competente para julgar as
causas em que a
União, autarquias e
empresas públicas federais sejam
interessadas, na condição de autoras, rés, assistentes ou oponentes. Excetuam-se de seu
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âmbito de atuação as questões relativas a falências, acidentes de trabalho e aquelas sujeitas às competências da Justiça Eleitoral e da Justiça do Trabalho.
Também cabe à Justiça Federal julgar os crimes praticados em detrimento de bens, serviços ou interesses da União e suas entidades autárquicas ou empresas públicas, além dos previstos em tratados ou convenções internacionais, crimes contra a organização do trabalho ou contra o sistema financeiro e a ordem econômico-financeira e aqueles cometidos navios ou aeronaves. É ainda
a bordo de
da sua alçada o julgamento da disputa sobre direitos
indígenas, entre outras competências detalhadas no Art.
109 e incisos da nossa
Constituição Federal.
A atividade de Controle Interno tem por finalidade analisar e aferir a gestão administrativa por meio de procedimentos e ações executadas no âmbito da própria administração, como a execução orçamentária e financeira e a avaliação de metas e objetivos. Tem fundamento legal originário na Constituição Federal de 1988 e é norteado pelos princípios que regem a Administração Pública, em especial, o princípio da legalidade.
O Controle Interno da Seção Judiciária da Bahia era, até o exercício de 1991, atribuição da Secretaria de Controle Interno do Tribunal Regional Federal da Primeira Região, com sede em Brasília, no Distrito Federal. Os processos de pagamento e demais documentos comprobatórios dos atos e fatos da gestão eram encaminhados à referida Secretaria para análise e arquivamento provisório naquele órgão.
Com a edição da Resolução nº 18, de 19 de dezembro de 1991, que aprovou a estrutura organizacional e de pessoal da Justiça Federal de Primeira Instância, a qual foi implantada no primeiro trimestre de 1992, foi criada, de forma subordinada à Secretaria Administrativa, o Núcleo de Controle Interno da Seção Judiciária da Bahia. Tal Núcleo tem, na sua composição, as Seções de Verificação e Análise e de Contabilidade, tendo como alvo o exercício das atividades de controle que anteriormente eram centralizadas no Tribunal Regional Federal da Primeira Região.
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Após a criação dos órgãos seccionais de Controle Interno, foi composta a estrutura do Sistema de Controle interno no âmbito da Justiça Federal da Primeira Região. A Secretaria de Controle Interno do Conselho da Justiça Federal funciona como o órgão central, e a Secretaria de Controle Interno do Tribunal, como o órgão setorial.
Em seguida, veio a reestruturação organizacional introduzida pela Resolução nº 08, de 21 de maio de 1997, que alterou a subordinação hierárquica do Núcleo de Controle Interno, passando de subordinado da Secretaria Administrativa à Direção do Foro da Seção Judiciária da Bahia. Em conseqüência, foram criados mais dois setores na Seção de Verificação e Análise: a) análise de Contratos e Licitações; b) Análise de Folha de Pagamento; e mais dois setores na Seção de Contabilidade: a) Acompanhamento Orçamentário e Financeiro; b) Análise e Escrituração Contábil. Com a criação desses novos setores, foi permitido um melhor equacionamento das atividades desenvolvidas no Núcleo de Controle Interno da Seção Judiciária da Bahia.
Com a Resolução nº 10, de 10 de agosto de 1998, que promoveu uma nova reestruturação organizacional, foi criado o setor de Análise de Programas e Benefícios Sociais. Esse setor é subordinado à Seção de Verificação e Análise, tendo como objetivo principal proceder à análise das aplicações de recursos em programas de benefícios sociais, referente à assistência médica e odontológica dos servidores da Justiça Federal.
Na figura abaixo, é possível visualizar o Organograma do Núcleo de Controle Interno da Justiça Federal na Bahia.
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Figura 1 – Organograma do Núcleo de Controle Interno da Justiça Federal da Bahia Fonte: site da Seção Judiciária da Bahia
Ao analisarmos a estrutura organizacional de uma entidade, podemos perceber que o órgão de Controle Interno está subordinado à administração, tendo em vista que é aquele órgão que irá fornecer as mais diversas informações ao administrador. Essas são elaboradas levando-se em conta os mais variados setores dentro da organização.
4 Transparência da Gestão Fiscal
A Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000, elaborada e promulgada com a finalidade de disciplinar os atos da administração pública brasileira, bem como coibir os atos de improbidade reinante no País -popularmente conhecida como Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) - foi elaborada pelo poder executivo e encontra respaldo no Artigo 165, §9º da Constituição Federal. No texto da referida LRF, que trata da Transparência e Controle e Fiscalização, é estabelecido que: Art. 48. São instrumentos de transparência da gestão fiscal, aos quais será dada ampla divulgação, inclusive em meios eletrônicos de acesso público: os planos, orçamentos e leis de diretrizes orçamentárias; as prestações de contas e o respectivo parecer prévio; o Relatório Resumido da Execução Orçamentária e o Relatório de Gestão Fiscal; e as versões simplificadas desses documentos. Parágrafo único. A transparência será assegurada também mediante incentivo à participação popular e realização de audiências públicas, durante os processos de elaboração e de discussão dos planos, lei de diretrizes orçamentárias e orçamentos.
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A implementação dessa Lei serviu para disciplinar e regulamentar os rumos da administração pública, sejam elas das esferas Estaduais, Municipais ou da própria União. Seu objetivo foi viabilizar a aplicação das receitas bem como da limitação dos gastos da administração pública, mediante adoção das técnicas de planejamento governamental, organização, controles interno e externo, bem como demonstrar a transparência das ações de Governo perante os cidadãos.
Ainda na LRF, no Art. 56, ao tratar sobre Prestações de Contas, encontramos: As contas prestadas pelos Chefes do Poder Executivo incluirão, além das suas próprias, as dos Presidentes dos órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário e do Chefe do Ministério Público, referidos no art. 20, as quais receberão parecer prévio, separadamente, do respectivo Tribunal de Contas. § 1o As contas do Poder Judiciário serão apresentadas no âmbito: I - da União, pelos Presidentes do Supremo Tribunal Federal e dos Tribunais Superiores, consolidando as dos respectivos tribunais;
Com base nos termos dessa Lei, fica estabelecido que os administradores públicos são expressamente responsáveis por ações implementadas no exercício de suas funções. Em decorrência disso, esses se sujeitam às penalidades definidas em legislação específica e reforçadas pela promulgação dessa nova Lei. Assim, os administradores ficam responsáveis por seus atos e obrigações assumidas, não podendo repassá-los ao próximo administrador. O Art. 58 dessa Lei diz: A prestação de contas evidenciará o desempenho da arrecadação em relação à previsão, destacando as providências adotadas no âmbito da fiscalização das receitas e combate à sonegação, as ações de recuperação de créditos nas instâncias administrativa e judicial, bem como as demais medidas para incremento das receitas tributárias e de contribuições.
O texto dessa Legislação tem o propósito de corrigir os rumos da administração pública, seja no âmbito dos Estados-membros, dos municípios, ou da própria União, limitando os gastos às receitas, mediante adoção das técnicas de Planejamento, Organização, Controle Interno e Externo e Transparência das Ações.
5 Considerações Finais
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Ao analisarmos a função do controle, primeiro nos vem à idéia de que se trata de um ato meramente fiscalizador. No entanto, o controle engloba mais que isso, pois ele traz como essência central o ato de verificação e disciplina do exercício das mais variadas atividades.
Desse modo, fica evidente a compreensão de que, quando o agente controlador integra a própria administração, está diante de um controle interno, exercido por ela mesma sobre seus órgãos e suas entidades da administração indireta. Contudo, se o controle é efetuado por órgão, ente ou instituição exterior à estrutura da Administração, qualifica-se como controle externo, situando-se nessa espécie o controle realizado por instituições políticas (Poder Legislativo), por instituições técnicas (Tribunais de Contas) e por instituições precipuamente jurídicas (Judiciário).
A implantação de Controle Interno nas instituições públicas é uma obrigação prevista em lei. Para tanto, discorre sobre a necessidade de criação e aperfeiçoamento de Controles Internos como condição indispensável para a diminuição dos riscos e confiabilidade das informações trocadas com os meios internos e externos, especialmente aquelas contendo os resultados da execução das políticas públicas, bem como ações a serem desempenhadas com vistas ao atendimento da legislação.
Pelo que foi verificado com base no estudo realizado, é de grande importância a criação de mecanismos de controle, planejamento e fiscalização que possam coibir as ações ilícitas dentro de uma organização pública, criando sistemas de controles para que o gestor possa utilizar-se dessa ferramenta como suporte de sua administração no cumprimento dos planos orçamentários estabelecidos pelas leis que regem a administração pública. Na pesquisa de campo foi possível confirmar, pelo diretor de Núcleo de Controle Interno da Justiça Federal na Bahia, que esse sistema de controle no referido órgão é eficiente e eficaz. O Núcleo de Controle Interno da Justiça Federal na Bahia, visando atender às necessidades da administração, está subordinado ao Diretor do Fórum, exercendo, internamente, as atividades de: fiscalização do cumprimento das metas estabelecidas no plano plurianual e na Lei
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Orçamentária Anual; avaliação prévia - concomitante e posterior da conformidade dos atos e fatos com os objetivos e metas traçados pela administração -; auxílio ao gestor no processo de tomada de decisão; avaliação do funcionamento e adequabilidade dos controles internos implantados, apresentando recomendações quanto à prevenção de riscos que possam vir a causar prejuízos ao erário.
Essa pesquisa de campo realizada na Justiça Federal na Bahia foi efetuada por meio da aplicação de um questionário respondido pelo diretor do Núcleo de Controle Interno daquele órgão. Dessa forma, foi possível comprovar a importância desse controle para a administração, bem como a eficiência e eficácia do mesmo. Para que haja o correto funcionamento desse controle, são realizadas ações que buscam capacitar os servidores para o desempenho das suas funções.
O estudo comprovou, ainda, que o controle auxilia o gestor a diminuir os riscos de irregularidades nos atos e fatos administrativos, orientando-o nos relatórios, para que as obrigações inerentes ao cargo ocorram conforme exigência da LRF.
A unidade de Controle Interno na Justiça Federal na Bahia, para melhor servir aos fins aos quais se destina, deve atuar próximo ao gestor, auxiliando no processo de tomada de decisão, para a preservação da sua independência e na indicação de medidas para a diminuição de riscos. Assim, todas as falhas e irregularidades detectadas pelos atos e fatos serão objeto de comunicação à Administração, para que sejam adotadas providências corretivas e preventivas. Assim, o órgão de controle interno na Justiça Federal na Bahia, por sua vez, na limitação da sua competência de fiscalização orçamentária, financeira e patrimonial - pois não lhe cabe exercer a fiscalização operacional, atribuição esta da Secretaria de Controle Interno do TRF 1ª Região - assegura a funcionalidade do Controle Interno implantado e a necessidade de alterações para o seu fortalecimento, sendo um instrumento do gestor para avaliação da execução das metas previstas no planejamento anual.
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A principal mudança nos procedimentos de Controle Interno na Justiça Federal da Bahia, apontada pelo diretor daquele núcleo, seria a criação de uma Seção de Auditoria, com ao intuito de um melhor planejamento das verificações in loco dos controles efetuados no órgão.
Externamente, no desempenho da função de auxiliar do Tribunal de Contas da União, cabe ao Controle Interno informar à Corte de Contas eventuais irregularidades observadas no relatório de auditoria de gestão - peça integrante do processo de tomada de contas (prestação de contas) - a ser julgado, inicialmente, pelo Conselho da Justiça Federal e, posteriormente, pelo TCU.
Diante do exposto, fica evidente que o trabalho realizado foi bastante enriquecedor para os estudantes do curso de Ciências Contábeis que têm interesse na área pública, além de contribuir com papel social de cidadão e participação popular na transparência da administração pública. Tais práticas poderão provocar a diminuição do risco de falhas e erros, bem como estimular a máxima eficiência na realização de tarefas. A grande importância do Controle Interno e Externo é exatamente estar muito próximo da realidade do órgão público.
The importance of internal control at Bahia Federal Justice
Abstract Internal Control has, as a main feature, to be composed through a well structured and active system which relates to the surveillance of administration acts. This control, at the Justiça Federal the Bahia, aims the supply of information, reports and demonstrations, which provide the shortening of failure risks and/or irregularities that may stain the objectives and goals of the administration. Furthermore, it helps the performance of functions carried on by the External Control, in conformity to what the Lei de Responsabilidade Fiscal determines. Such controls, when applied to the public administration, translate as a set of actions which must be put into practical use, respectively, by the Federal Justice in Bahia and by the Union's Account Court. The objective is to execute and monitor the accomplishment of the projected goals in the plans and execution of programs and budgets, as well as the evaluation of the public management's result. Keywords: Internal Control. External Control. Fiscal Responsibility Law.
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APÊNDICE A - QUESTIONÁRIO
1- O sistema de controle interno fornece as informações necessárias ao Administrador, possibilitando que o mesmo tome decisões corretas? ( ) Sim ( ) Não ( ) Às vezes Justifique:
2- Os mecanismos de controles dentro da Justiça Federal na Bahia funcionam eficientemente? ( ) Sim ( ) Não ( ) Ás vezes Justifique:
3- O controle ajuda na diminuição das despesas públicas ou é mais um sistema burocrático da Administração? ( ) Sim ( ) Não ( ) Às vezes Justifique:
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4- Um controle interno funcionando corretamente facilita o cumprimento das exigências da Lei de Responsabilidade Fiscal? ( ) Sim ( ) Não ( ) Às vezes Justifique:
5- Os servidores que trabalham no controle interno da Justiça Federal na Bahia possuem treinamento adequado para exercerem suas funções? ( ) Sim ( ) Não ( ) Às vezes Justifique:
6- A administração do órgão acompanha as informações e funcionamento do seu sistema de Controle Interno? ( ) Sim ( ) Não ( ) Às vezes Justifique:
7- É possível afirmar que há uma integração entre o Controle Interno da Justiça Federal na Bahia e o controle externo? ( ) Sim ( ) Não ( ) Às vezes Justifique:
8- A implantação do controle interno na Justiça Federal na Bahia trouxe benefícios para o órgão? ( ) Sim ( ) Não ( ) Às vezes Justifique:
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9- Qual a estrutura organizacional e funcional do Controle Interno na Justiça Federal na Bahia?
10- Como você identificaria as principais qualidades e deficiências do Controle Interno na Justiça Federal na Bahia?
11- Quais os principais instrumentos de controle utilizados pelo Controle Interno na Justiça Federal na Bahia para emissão de seus relatórios?
12- Quais as mudanças nos procedimentos de controle interno na Justiça Federal da Bahia você apontaria?