Deutscher Mittelstand

Sabine Erlebach, Geschäftsführerin, datac Kommunikationssysteme

Neue Arbeitswelt – aber sicher!

Die aktuelle Situation hat viele Unternehmen zum Umdenken gezwungen: Wo Homeoffice und Konferenzen virtuell scheinbar unmöglich schienen, mussten schnelle Lösungen gefunden werden. Immer mehr Unternehmen bekommen damit einen Einblick, wie die Arbeitswelt der Zukunft aussehen kann.

Sabine Erlebach, Geschäftsführerin von datac Kommunikationssysteme, spricht über die größten Veränderungen und Herausforderungen in der neuen Arbeitswelt.

Was bedeuten die neuen Formen der Zusammenarbeit im Homeoffice und Büro für Unternehmen?

Sabine Erlebach: Der Zwang zum Homeoffice hat viele Unternehmen an die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit geführt: Die Voraussetzungen in der IT für remote Zusammenarbeit und Telefonie waren nicht auf eine so hohe Anzahl von externen Arbeitsplätzen ausgerichtet. Für datac als Microsoft Partner mit Fokus auf Microsoft Teams ist die virtuelle Zusammenarbeit über alle Standorte hinweg und mit externen Partnern schon seit Jahren selbstverständlich. Für eine Vielzahl mittelständischer Unternehmen mussten jedoch Plattformen wie Microsoft Teams erst einmal für alle Mitarbeiter ausgerollt werden, wobei die Priorität auf schneller Bereitstellung lag. Microsoft hat hier schnell und unbürokratisch reagiert, E1-Lizenzen inkl. Microsoft Teams wurden für ein halbes Jahr kostenfrei zur Verfügung gestellt. Das war für viele Unternehmen äußerst hilfreich. Doch jetzt muss bei den zurückgestellten Themen wie Security, Governance und Compliance dringend nachgearbeitet werden, denn das mobile, ortsunabhängige Arbeiten auf neuen Plattformen, unterschiedlichen Endgeräten und teilweise außerhalb des Firmennetzwerks bietet mehr Angriffspunkte. Hier sind unsere Technologiespezialisten gefragt, die bei der Definition der Regeln und Richtlinien unterstützen, um diese Lücken zu schließen.

Worauf müssen Unternehmen jetzt achten?

S.E.: Der Drive der Einführung dieser neuen Services sollte für Veränderungsprozesse und Digitalisierungsprozesse genutzt werden. Das ist eine große Chance. Neben den bereits genannten Bereichen sollten Unternehmen die Bereitstellung aller relevanten Features angehen. Microsoft Teams ist weit mehr als nur eine Kommunikationsplattform, es ist eine Plattform für effektive Zusammenarbeit. Die bereits eingebrachten Technologien müssen zudem an die Anforderungen der Abteilungen und Teams angepasst werden, sonst bekommen wir demotivierte Anwender anstatt überzeugter Nutzer. datac ist auf die Begleitung solcher Change-Prozesse spezialisiert: Beispielsweise haben wir ein komplettes Kompendium für den Teams-Client erstellt, in dem alle Funktionen und deren Bedienung im Sinne eines User-Guides ausführlich erklärt werden.

Mittlerweile scheint das Schlimmste überstanden. Werden die Unternehmen wieder zu den gewohnten Abläufen zurückkehren?

S.E.: Das glaube ich nicht. Geschäftsleitungen wie auch Mitarbeiter haben gemerkt, dass reale Anwesenheit im Büro nicht immer erforderlich ist. Auch an anderen Orten kann sehr effizient und konzentriert gearbeitet werden. Allerdings ist oftmals die Doppelbelastung von Job und Familie im Homeoffice eine Spannungsquelle – die Kernarbeitszeit braucht hier mehr Flexibilität. Zukünftig werden virtuelle Teambesprechungen weiter ausgebaut und verfeinert, die Reisetätigkeit insgesamt wird sich verringern. Da niemand weiß, wie die Pandemie sich weiterentwickelt, bietet gute Technik den Unternehmen eine große Sicherheit, Arbeitsabläufe nicht nur neu zu denken, sondern auch neu zu gestalten.

Wie wird „hybrides“ Arbeiten in Zukunft aussehen und was brauchen Unternehmen dafür?

S.E.: Immer mehr Unternehmen diskutieren derzeit einen ausgewogenen „hybriden“ Mix, bei dem die Mitarbeiter teils im Büro und teils an anderen Orten mobil arbeiten können. Zukünftig könnten auch virtuelle Teilnehmer bei sämtlichen Inhouse-Meetings die Regel sein. Das wiederum erfordert eine Umgestaltung und technische Ausstattung der Meetingräume, um diese Anforderungen mit geeigneten Raumsystemen erfüllen zu können.

Die neue Arbeitswelt ist eine große Herausforderung und Chance für alle – insbesondere traditionell ausgerichtete Betriebe. Wenn Teams hier nicht mehr an einem Ort zusammenarbeiten, müssen viele Prozesse und Verfahren neu gestaltet werden. Cloud-Strategien können dabei eine Lösung sein, schnell, sicher und ohne eigene Infrastruktur Tools und Ressourcen bereitzustellen.

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