Comment créer by Bénévolat-Vaud

Comment crĂŠer et animer une association

L’Association Bénévolat-Vaud, centre de compétences pour la vie associative, créée en décembre 2010, est le fruit de la fusion de l’Association des services bénévoles vaudois (ASBV) et de l’Association AVEC, centre d’appui à la vie associative créées respectivement en 1972 et 1988. Avec l’accord de Marie-Chantal Collaud, auteure de l’ouvrage “Comment créer et animer une association”, édité en 1993 aux Editions Réalités sociales, Bénévolat-Vaud a souhaité mettre en ligne l’intégralité du document pour faciliter son accessibilité. à toute association intéressée. Nous souhaitons remercier vivement Mme Collaud pour son soutien et pour son travail de relecture. Cette édition se veut interactive et participative. Des liens sur le site de Bénévolat-Vaud ou des sites externes ainsi que des documents à télécharger vous sont proposés tout au long de l’ouvrage. Si vous avez des suggestions d’ajouts, des remarques ou toute autre proposition, n’hésitez pas à nous en faire part à info@benevolat-vaud.ch. Bonne lecture !

Marie-Chantal COLLAUD

Comment créer et animer une association Nouvelle édition revue et augmentée

Collection «Travail social»

Réalités sociales Collection «travail social»

Les Éditions «Réalités sociales» publient des études et des travaux portant sur les divers aspects de l’activité sociale en Suisse. Leur but est de stimuler les échanges et les débats entre les personnes engagées dans ce champ d’action. Pierre Gilliand, Jean-Pierre Fragnière Responsable d’édition : Madeleine Rouiller Gilliand

La collection «Travail social» est publiée sous les auspices de la Conférence suisse des Hautes écoles spécialisées et des écoles supérieures de travail social (SASSA). Elle se propose d’assurer la diffusion de travaux et d’études concernant le secteur du travail social, en particulier en vue de stimuler la formation des professionnels qui, de près ou de loin, lui sont rattachés.

Le Comité d’édition: Jean-Pierre Fragnière, Maurice Jecker-Parvex, Sabine Voelin, Regula Villari

1re édition 1993 2e édition 2002 3e édition 2009

Sommaire Avant-propos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Réponses à quelques questions avant de créer votre association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comment constituer votre association . . . . . . . . . . . . . . . . . . Animer votre association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Des comptes pour quoi faire? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rechercher un soutien financier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Maîtriser la fiscalité de votre association . . . . . . . . . . . . . . . . . Faire connaître votre association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quelques ouvrages de référence sur les associations et la mise en place de projets. . . . . . . Annexes . . . . . .

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Ouvrages publiés par Marie-Chantal Collaud L’enfant, un roi sans royaume, Éditions Réalités sociales, Lausanne, 1984. Pour la collaboration entre professionnels et bénévoles dans l’action sociale, Éditions EESP, Lausanne, (Avec Claire-Lise Gerber), 1991. Vie associative et solidarités sociales, Éditions Réalités sociales, Lausanne, (Avec Claire-Lise Gerber), 1993. Contre le chômage et l’exclusion. Les ressources de la vie associative, Éditions Réalités sociales, Lausanne, (Avec Claire-Lise Gerber), 1997. Comment créer et animer une association, (1re édition), Éditions Réalités sociales, Lausanne, 1993.

Avant-propos La réédition de cet ouvrage m'a été suggérée par les demandes, en constante augmentation, qui parviennent quotidiennement à l’Association AVEC, centre d’appui à la vie associative (www.associationavec.ch).Il se trouve que l’Association est de plus en plus sollicité par des personnes, venant d’horizons très divers, souhaitant développer un projet, créer un réseau d’entraide, etc. Ces groupes savent que pour «aller de l’avant» dans la réalisation de leur initiative, la création d’une association est, la plupart du temps, incontournable. C'est pour eux que ce guide a été construit et, aujourd’hui, développé. Cette nouvelle édition est non seulement une mise à jour tenant compte des changements d’ordre légal et administratif. Elle est considérablement enrichie. Nombre de questions liées à l’élaboration des statuts (compétences du comité, responsabilité civile et pénale des membres du comité, exclusion des membres, etc.), à l’organisation de l’assemblée constitutive, à l’engagement des collaborateurs bénévoles et salariés, etc. sont prises en considération. Un nouveau chapitre traite des obligations fiscales des associations. Il aborde plusieurs questions concernant l’assujettissement aux impôts fédéraux, cantonaux et communaux et des situations permettant une exonération de ceux-ci, y compris en ce qui concerne la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA). Un autre est réservé à la recherche de fonds. Des canevas, devant faciliter l’élaboration de toute une série de démarches (statuts-type, contrat de travail, communiqué de presse), sont présentés. Pour que cet ouvrage soit le plus concret possible, plusieurs exemples liés au canton de Vaud ont été retenus. Les lecteurs sont

Avant-propos

invités à tenir compte de la situation cantonale et communale dans laquelle ils se trouvent. Nous leur suggérons de rechercher les informations auprès de l’administration cantonale de leurs cantons respectifs. Pour trouver facilement ces coordonnées, il est possible de consulter le site www.socialinfo.ch Les exemples pouvant présenter une forme masculine et féminine sont utilisés au masculin pour ne pas alourdir le texte. M.-C.C

M.-C. C.

Association AVEC , Centre d’appui à la vie associative L’Association AVEC (anciennement ACTION BÉNÉVOLE) s’est constituée à Lausanne, en 1988, avec le soutien des Pouvoirs publics et de nombreux organismes privés. Ses principaux buts sont: – de promouvoir la vie associative; – d’informer la population, les pouvoirs publics, les médias sur l’importance et la nécessité de l’action bénévole dans notre société; – d’encourager le travail bénévole et l’engagement associatif; – de renforcer les liens entre les milieux institutionnels et les milieux bénévoles de l’action sociale; – d’organiser des colloques, conférences, débats sur l’action bénévole et publier des documents sur cette question; – de diffuser auprès des associations des informations ayant une incidence sur la vie associative; – de mettre en commun des échanges périodiques avec des centres d’études, des organisations suisses et étrangères (organismes, revues spécialisées, liées au bénévolat).

Pour en savoir plus: Association AVEC, centre d’appui à la vie associative Ruchonnet 1, CH-1003 Lausanne Tél. 021 646 21 96 / Fax 021 646 18 97 info@association-avec.ch www.association-avec.ch

«Pour que les hommes restent civilisés ou le deviennent, il faut que parmi eux l'art de s'associer se développe et se perfectionne.» Alexis de Tocqueville

Table des matières (Cette table est suffisamment détaillée pour permettre une recherche plus aisée des thèmes traités dans l’ouvrage) Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Réponses à quelques questions avant de créer votre association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Qu'est-ce qu'une association? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quel est le statut juridique d’une association? . . . . . . . . . . Comment l’association existe-t-elle juridiquement? . . . . . . Qui peut être membre d'une association? . . . . . . . . . . . . . . Qui est responsable dans une association? . . . . . . . . . . . . . La responsabilité civile de l’association . . . . . . . . . . . . . . . . La responsabilité civile et pénale des membres du comité La responsabilité financière des membres . . . . . . . . . . . . . Pour aller plus loin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De exceptions existent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Doit-elle contracter des assurances? . . . . . . . . . . . . . . . . . . Peut-elle engager du personnel salarié? . . . . . . . . . . . . . . . Quelles activités peut-elle développer? . . . . . . . . . . . . . . . . Peut-elle exercer une activité commerciale? . . . . . . . . . . . Peut-elle réaliser des bénéfices? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Doit-elle payer des impôts? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Votre association doit-elle être déclarée au Registre du commerce? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quelles sont les conséquences de l'inscription au Registre du commerce? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Table des matières

Comment est dissoute une association? . . . . . . . . . . . . . . . Fondation ou association? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comment constituer votre association? . . . . . . . . . . . . . La rédaction des statuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les éléments pris en considération par les statuts . . . . . . . Un préambule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le nom de l’association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le but idéal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La durée de l’association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le siège . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les organes de votre association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les membres de l’association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Plusieurs catégories de membres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les «faîtières» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les membres «de droit» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les membres «passifs» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les membres «d’honneur» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les membres «associés» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’exclusion des membres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La libre sortie des membres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pour aller plus loin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La représentation de l’association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les modalités de réunion des assemblées générales ordinaires et extraordinaires . . L’assemblée générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’assemblée générale extraordinaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le comité de l’association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le bureau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Droit de vote, votations et élections . . . . . . . . . . . . . . . . . . La dissolution de l’association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pour aller plus loin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’utilisation de «statuts-type» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’adoption des statuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’assemblée constitutive «discrète» . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Table des matières

L’assemblée constitutive «large audience» . . . . . . . . . . . . . Aide-mémoire pour le déroulement de l’assemblée constitutive . . . . . . . . .53 Canevas de statuts-type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’inscription au Registre du commerce . . . . . . . . . . . . . . . Où s'adresser? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Qui doit procéder aux formalités? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comme la réquisition d'inscription doit-elle être présentée? Que doit comprendre la réquisition d'inscription? . . . . . . . Le rôle de l'Office fédéral du Registre du commerce . . . . . La publication dans la Feuille officielle suisse du commerce . Les modifications ultérieures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Canevas pour réquisition d’inscription au Registre suisse du commerce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aide-mémoire pour la création d'une association . . . . . . . . Rappel des différents organes de l’association . . . . . . . . . .

Animer votre association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’assemblée générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La convocation à l’assemblée générale . . . . . . . . . . . . . . . . Les documents à adresser aux membres . . . . . . . . . . . . . . Canevas de convocation à l’assemblée générale . . . . . . . . . Canevas de l'ordre du jour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’animation de l’assemblée générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les élections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les votations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Après l’assemblée générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’assemblée générale extraordinaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le comité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les compétences des membres du comité . . . . . . . . . . . . . La réunion du comité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les principaux dicastères du comité . . . . . . . . . . . . . . . . . L’animation des séances du comité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Débattre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comment s’y prendre concrètement? . . . . . . . . . . . . . . . .

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Décider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le programme d’activités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comment passer du projet aux objectifs? . . . . . . . . . . . . . Quelques questions que l’on peut se poser pour vérifier la faisabilité du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La planification des activités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les caractéristiques d’une bonne planification . . . . . . . . . . L’évaluation des résultats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Stimuler et valoriser l’engagement bénévole . . . . . . . . . . . . Accueillir et présenter l’association . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Solliciter l’engagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Négocier une convention d’activité bénévole . . . . . . . . . . . Valoriser et développer les compétences . . . . . . . . . . . . . . . Canevas d’une convention de collaboration entre une association et un collaborateur bénévole . . . . . . . Engager du personnel salarié . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quelques règles indicatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’affiliation aux régimes de protection sociale . . . . . . . . . . Les obligations liées au droit du travail . . . . . . . . . . . . . . . . Canevas d’un contrat de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Des comptes pour quoi faire? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conditions à remplir pour qu’une association devienne titulaire d’un compte postal . . . . . . . . . . . . . . . . . La tenue des comptes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les comptes sont-ils nécessaires? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les comptes sont-ils utiles? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La responsabilité de la tenue des comptes incombe au comité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quels documents établir? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le livre comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le compte d’exploitation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quelques principes à retenir (livre comptable) . . . . . . . . . . Quelques principes à retenir (compte d’exploitation) . . . .

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Quelques principes à retenir (bilan) . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quelques principes à retenir (budget) . . . . . . . . . . . . . . . . Contrôler l’exécution du budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La trésorerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Rechercher un soutien financier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Des choix éthiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La «commission de financement» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les différentes sources de financement externes . . . . . . . . Les fonds publics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les fonds octroyés par les entreprises . . . . . . . . . . . . . . . . Les fonds privés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les collectes de fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les dons et les legs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . D’autres formes plus «récentes» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Communication et crédibilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Un exemple concret . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le dossier de présentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le contenu d’un dossier de présentation . . . . . . . . . . . . . . La lettre d’introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Canevas d’une lettre d’introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . La page de couverture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les objectifs visés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La présentation des porteurs du projet . . . . . . . . . . . . . . . . Canevas de présentation du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Canevas de présentation des objectifs visés . . . . . . . . . . . . Le budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le plan de financement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Canevas d’un budget détaillé et d’un plan de financement . La contrepartie proposée aux sponsors . . . . . . . . . . . . . . . Les relations publiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quelques conseils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La recherche de sponsors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La sélection des adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La prise de contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Quelques conseils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Et pour le projet de moindre envergure? . . . . . . . . . . . . . . Quelques lieux ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Maîtriser la fiscalité de votre association . . . . . . . . . . . . L’assujettissement aux impôts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le principe de non lucrativité n’évite pas l’assujettissement L’exonération d’impôt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les conditions liées à l’octroi du statut «exonération de l’impôt» . . . Démarches à effectuer pour solliciter le statut «exonération de l’impôt» Déductibilité des versements bénévoles . . . . . . . . . . . . . . . Pour en savoir plus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Canevas d’une requête d’exonération de l’impôt . . . . . . . . Les impôts liés aux manifestations . . . . . . . . . . . . . . . . L’impôt sur les divertissements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’impôt sur les droits d’auteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Faire connaître votre association . . . . . . . . . . . . Dynamiser la vie démocratique de votre association . . Entretenir les contacts avec les membres . . . . . . . . . . . . Informer les membres de votre association . . . . . . . . . . . . Entretenir les contacts avec l’extérieur . . . . . . . . . . . . . . Un budget communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Construire une image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quelques conseils pour améliorer l’image de votre association . . . . . . . . . . . . Organiser les relations publiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le dossier de présentation de votre association . . . . . . . . . Le bulletin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les mentions légales obligatoires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La lettre personnalisée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les supports écrits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’affiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Réaliser une affiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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129 129 . 130 . 130 . .131 . 131. 131 . 132 133 133 133 135 136 136 136 137

Table des matières

Quelques conseils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Si vous habitez Lausanne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le tract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sa distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les outils audio-visuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les autres moyens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le site internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les relations avec les médias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utiliser la presse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le communiqué de presse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Canevas d’un communiqué de presse . . . . . . . Le dossier de presse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La conférence de presse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La radio et la télévision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . À la radio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . À la télévision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quelques exemples de création d’événements . . . . . . . . . . Promouvoir une activité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pour bien formuler votre message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Un exemple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les manifestations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quelques conseils généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Un spectacle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Une exposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Un défilé, une manifestation de rue . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Conclusions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Quelques ouvrages de référence sur les associations et la mise en place de projets . . . . .

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Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Code civil suisse et code des obligations . . . . . . . . . . . . . . . Charte des associations d’utilité sociale qui œuvrent pour l’intérêt général . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Introduction Vous formez, avec quelques amis, un groupe passionné de musique slave. Vous avez un objectif: mettre sur pied un concert dans les mois qui viennent. Avec une dizaine de familles, vous vous êtes organisés pour garder vos enfants. Aujourd'hui, vous songez à donner un autre objectif à ce groupe d'entraide: améliorer la sécurité de vos enfants lorsqu'ils se trouvent sur le chemin de l'école. Vous êtes atteint dans votre santé et êtes obligé de modifier votre rythme de vie. Vous avez réuni d'autres personnes qui éprouvent les mêmes difficultés que vous. Ensemble, vous vous sentez plus forts pour faire face à votre handicap et vous envisagez de conduire différentes actions pour sensibiliser l'opinion publique aux problèmes qui sont les vôtres. Vous venez d'arriver en Suisse. Avec quelques compatriotes vous vous retrouvez régulièrement. Votre souhait? Mettre en place un lieu de rencontre pour occuper vos loisirs. Le théâtre pour enfants vous intéresse depuis longtemps. Dans votre ville (village), il n'existe rien dans ce domaine. Avec quelques personnes vous étudiez la possibilité de créer une troupe de théâtre enfantine. Vous collectionnez les vieux illustrés, vous êtes un adepte des randonnées pédestres. Vous êtes… Comment regrouper ceux qui partagent votre intérêt? Comment s'organiser? Comment se faire connaître? Le moment est peutêtre venu d'envisager la création d'une association. Comme dans les

Introduction

pays voisins, il existe, en Suisse, un grand nombre d'associations1. Ce cadre juridique est retenu par des organismes qui recouvrent des champs d'action très diversifiés: action politique, action sociale, arts, religion, sciences, loisirs, sports, éducation, vie professionnelle, etc.2. C'est ainsi que des clubs du troisième âge, des sociétés culturelles, des groupements qui organisent des voyages, qui gèrent des établissements pour handicapés, des centres d'accueil pour jeunes enfants, des camps de vacances, ont créé une association pour atteindre leurs objectifs dans les meilleures conditions possibles. La simplicité, la souplesse, la liberté de manœuvre, les possibilités du statut associatif sont telles que nombreux sont les groupes qui ont adopté cette formule. Pourquoi pas vous? Les associations disposent d'une grande liberté en ce qui concerne leur organisation. Seules quelques règles sont imposées par la loi. Mais attention: avant de fonder votre association, vous vous demandez peut-être si ce statut correspond bien aux objectifs que vous vous êtes fixés ainsi qu'aux moyens dont vous entendez vous doter pour les atteindre. Est-il dans votre intérêt de créer une association? Vaut-il mieux en rester au stade d'un groupe informel? Est-il plus opportun d’opter pour la création d'une fondation? Qu'est-ce qu'une association? Cette structure est-elle contraignante ? Quels sont les avantages de la forme associative? Comment l’association existe-t-elle juridiquement? Qui est responsable dans une association si un accident survient, si un membre du comité «part avec la caisse»? Quel type d'activité une association peut-elle exercer? Peut-elle réaliser des bénéfices? Bref, à quoi sert une association? Lisez ce guide. Il vous aidera à faire le choix de créer ou non une association. Et puis, si vous retenez ce projet, il vous sera utile. Vous y trouverez des réponses à toute une série de questions que vous ne pourrez éviter de vous poser. Par exemple : comment rédiger des statuts? Comment animer votre association? Comment préparer une assemblée générale? Comment concevoir un programme d’activités?

1. Jean Kellerhals, en 1974, avançait déjà le chiffre d’une association pour cent habitants. Voir à ce sujet Jean Kellerhals, Les associations dans l’enjeu démocratique. Étude sur la participation aux groupements organisés, Payot, Lausanne, 1974. 2. Le principe de la liberté d’association est garanti par l’article 56 de la Constitution fédérale suisse. L’association est régie par les articles 60 à 79 du Code civil suisse (CCS) du 10 décembre 1907. Cf. annexes.

Introduction

Comment faire connaître votre association? Quel système de comptabilité adopter? Quelles relations établir avec les médias? Comment chercher des soutiens financiers? Les associations sont-elles soumises à l'impôt? Qu'en est-il en ce qui concerne la TVA? Quel type d'association peut solliciter une exonération de l’impôt? Comment procéder? Quelles sont les taxes applicables à certaines activités spécifiques ? L'octroi d’un don entraîne-t-il des obligations fiscales particulières? Au-delà de la rémunération, quelles sont les conséquences sociales (affiliation aux différents régimes de protection sociale) qu'implique l'engagement de personnes salariées? Comment élaborer une convention de collaboration pour stimuler et valoriser l’engagement bénévole au sein de votre association? Un mot encore: ce guide n'a pas la prétention d'être exhaustif. Il ne s'adresse pas aux grandes associations qui emploient plusieurs salariés et dont les mouvements de fonds sont importants. Il a pour seule ambition de rendre service aux groupes de personnes qui, la plupart du temps de façon totalement bénévole, s’unissent pour créer une association et la faire vivre pour donner plus de poids à leur projet et garantir son succès. Cet ouvrage s’adresse donc prioritairement aux associations poursuivant un but d’utilité sociale et exerçant une activité désintéressée. Il s’appuie sur une série de situations concrètes, de préoccupations caractéristiques de la vie associative. Ce guide aura atteint son objectif s’il peut rendre service aux lecteurs qui y trouveront de façon concrète matière à résoudre les principaux problèmes auxquels ils sont confrontés en qualité d’acteurs associatifs.

Réponses à quelques questions avant de créer votre association* * La plupart de ces points sont développés dans les différents chapitres de ce guide.

Qu'est-ce qu'une association? Au sens juridique, on considère comme association les groupements de toute nature (sociétés, unions, groupes, etc.) qui, sans poursuivre un but économique, disposent de statuts écrits et se consacrent à des tâches sociales, artistiques, récréatives, culturelles, scientifiques, sociales, etc. Si les objectifs que vous poursuivez sont d’ordre commercial et si vous envisagez de réaliser des bénéfices ou de vous créer un «nouveau job», l’association ne convient pas. Étudiez d’autres formules telles que la société anonyme, la société à responsabilité limitée, la coopérative, etc.1. L'importance numérique minimale des membres fondateurs n'est pas imposée par la loi, mais l'usage veut qu'une association ne se mette pas en place à moins que trois personnes ne le décident.

Quel est le statut juridique d'une association? L’association est considérée par la loi comme une personne morale disposant d'une personnalité propre ainsi que d'une

1. Par exemple, les permanences juridiques mises en place par les centres patronaux sont à même de vous renseigner. Pour le canton de Vaud, s’adresser au Centre patronal, Route du Lac 2, 1094 Paudex, case postale 1215, 1001 Lausanne, tél. 021796 33 00. www.centrepatronal.ch

Réponses à quelques questions

capacité juridique. Ses organes, en d'autres termes l’assemblée générale, le comité, le cas échéant le bureau, les vérificateurs des comptes, lui permettent de manifester une volonté. L’association forme une entité que la loi traite comme si elle avait une propre personnalité. Autrement dit, le groupe peut agir en tant que tel (en son nom propre) sur la base des règles qu'il s'est données. A contrario, un groupement qui n'a aucune capacité juridique, ne dispose d'aucune existence légale vis-à-vis des tiers. Cela signifie que les fonds qu'il peut rassembler, les locaux qu'il utilise, etc. ne sont pas la propriété du groupe en tant que tel, mais celle de ses membres. De plus, il lui est impossible d'intervenir en justice. Pour s'engager par contrat ou pour réaliser une opération financière, le groupement doit donc se faire représenter par une ou plusieurs personnes. En cas de litige, il faut savoir que celles-ci, intervenant au nom du groupement, peuvent être mises en cause personnellement.

Comment l’association existe-t-elle juridiquement? L’association acquiert l’existence juridique, c’est-à-dire devient une personne morale, dès que ses membres, dans le cadre d'une assemblée constitutive, adoptent des statuts écrits conformes à la loi et qui expriment la volonté d'un certain nombre de personnes d'être organisées corporativement dans la perspective de poursuivre un but idéal. L'objectif doit être non lucratif. «Non lucratif» ne signifie pas que l’association doive renoncer à réaliser des bénéfices, mais que celle-ci a l’obligation de les «réinvestir» dans l’association pour lui permettre d’atteindre plus facilement le but qu’elle s’est fixé.

Qui peut être membre d'une association? Toute personne possédant l'exercice des droits civils peut devenir membre d'une association. On dit de quelqu'un qu'il a l'exercice des droits civils, dès lors qu'il est majeur et capable de discernement. Cette capacité civile, dite «active», indique que la personne est apte à faire produire des conséquences

Réponses à quelques questions

juridiques à un comportement déterminé (comme, par exemple, signer un contrat, se marier, etc.). Une personne qui s'est vue retirer l'exercice des droits civils, en d'autres termes une personne mise sous tutelle, peut adhérer à une association si son tuteur lui donne son accord. Un mineur peut être membre d’une association et exercer son droit de vote sans le concours de son représentant légal. Toutefois, cette possibilité ne concerne pas les décisions qui impliquent un engagement personnel financier qui va audelà du montant que le représentant légal laisse à la libre disposition du mineur capable de discernement. Des mineurs peuvent également créer une association et siéger au comité. Toutefois, si l’association souhaite devenir titulaire d’un compte de chèques postaux, en ce qui concerne la carte des signatures (les personnes autorisées à utiliser le compte par la suite), la Poste exige également la signature de leurs parents ou de leurs représentants légaux. Dans les faits, il est indéniable qu’une association constituée uniquement de mineurs (surtout de jeunes mineurs) rencontrera un certain nombre de difficultés dès lors qu’elle souhaitera louer un local, acheter du matériel, etc. Nous leur suggérons donc d’ouvrir leur association à quelques adultes. Cela leur facilitera grandement la tâche.

Entrer dans une association est un acte libre mais celui qui devient membre de celle-ci est tenu d'en accepter les statuts et de reconnaître les décisions qui ont été prises avant son adhésion. Ajoutons qu'une personne physique (un individu) ou une personne morale (groupement ou organisme disposant de la personnalité juridique) ne peuvent être contraintes à faire partie d'une association.

Qui est responsable dans une association? En qualité de personne morale, l’association a des droits. Elle peut être propriétaire de locaux et de matériel, employer du personnel, organiser des activités et des manifestations, etc. Mais elle est soumise à des obligations.

Réponses à quelques questions

La responsabilité civile de l’association

Lorsque l’association, par l’intermédiaire des membres du comité, de ses membres, des bénévoles, le cas échéant de ses salariés, s’est rendue négligente ou imprudente, occasionnant ainsi un dommage à autrui, elle met en jeu sa responsabilité et elle répond civilement des dommages qu’elle a causés à un tiers. C’est pourquoi elle doit contracter des assurances. Cf. ci-dessous. La responsabilité civile et pénale des membres du comité

La responsabilité civile personnelle des membres du comité ne peut être invoquée pour les fautes commises par l’association s’ils ont agi en son nom. En revanche, leur responsabilité pénale peut être retenue s’ils ont sciemment commis certaines imprudences ou violé la loi (vol, abus de biens, abus sexuels, etc.). La responsabilité financière des membres

Sur le plan financier, la loi a déterminé la prestation qui est susceptible d’être exigée de la part des membres. Concrètement, elle limite leur responsabilité personnelle au montant de la cotisation. Cela signifie que les membres ne sont pas tenus de verser un montant supérieur à la cotisation même si la somme fixée se révèle insuffisante. Les créanciers ne peuvent donc pas poursuivre les membres d’une association. Ils peuvent toutefois faire saisir, selon les règles de la Loi sur la poursuite pour dettes et la faillite, les créances dont l’association est titulaire, donc les cotisations dues. La responsabilité de ceux-ci à l’égard des tiers, par exemple pour une dette impayée par l’association, se limite donc au montant de leurs cotisations dues à l’association.

Le fait que, sur le plan financier, la responsabilité des membres n’est pas engagée est un avantage de la forme associative.

Réponses à quelques questions

Pour aller plus loin Lorsqu’une personne adhère à une association ou participe à sa création, ou lorsqu’elle décide de prendre des responsabilités dans un comité, elle se demande parfois ce qu’elle risque personnellement dans une telle opération. Est-elle responsable des dettes de l’association ? Qu’advient-il si l’association n’est plus en mesure de faire face à ses engagements, notamment financiers ? Une activité organisée par l’association (garde d’enfants, loisirs destinés à des personnes handicapées, fête, etc.) tourne à la catastrophe : un enfant se blesse, une personne âgée tombe faute d’avoir été surveillée de façon adéquate, la salle de fête prend feu, etc. Qui est responsable du dommage ? Les membres de l’association peuvent-ils être tenus à le réparer ? Cette réparation n’incomberait-elle qu’aux responsables de l’association, soit aux membres du comité? En règle générale, les membres de l’association, de même que les membres du comité ne sont pas responsables personnellement des dettes et obligations contractées par l’association, ni non plus des dommages causés dans le cadre des activités conduites par celle-ci. Selon la loi, dans les cas évoqués plus haut, les dettes et obligations de l’association sont assumées par la personne morale sur son propre patrimoine et non sur celui des sociétaires, même si ce patrimoine est insuffisant pour couvrir les dettes ou pour réparer le dommage en question. La personne morale, c’est-à-dire ici l’association, agit par l’intermédiaire de son comité, qui la représente vis-à-vis de l’extérieur. Cette représentation est nécessaire pour que l’association soit engagée juridiquement. Ainsi, la conclusion d’un contrat (de vente, de bail, de travail) doit être ratifiée (par écrit, par oral ou tacitement), au nom de l’association, par ses représentants agréés (généralement le président et un deuxième membre du comité). Il en résulte que ce ne sont pas les représentants, au plan personnel, (et encore moins les membres de l’association), mais bien l’association elle-même qui est tenue d’exécuter le contrat (payer le prix des marchandises, verser le loyer ou le salaire) .

Réponses à quelques questions

Ce fonctionnement est décrit à l’art. 55 al. 2 (Code civil), qui précise que l’association est engagée par les actes juridiques et par tous autres faits qui sont accomplis par ses organes.

Des exceptions existent Cette règle générale connaît cependant quelques exceptions. Trois cas de figure doivent être envisagés. Premièrement, les statuts peuvent prévoir une responsabilité financière des membres de l’association. Ce cas est rare et cette responsabilité doit être explicite. À défaut, les membres de l’association ne peuvent être astreints à des paiements supérieurs au montant de leur cotisation. Deuxièmement, il peut se produire des vices dans la représentation de l’association par les membres du comité vis-àvis de l’extérieur. Ainsi, par exemple, les représentants assurent à tort le bailleur ou le vendeur de la solvabilité de l’association. Ils garantissent sans fondement les qualifications des personnes chargées d’encadrer des enfants dans une activité mise en place par l’association. Dans de telles situations, l’article 55 al. 3 prévoit que les membres du comité sont responsables personnellement envers les tiers des fautes commises dans l’exercice de leur fonction ayant entraîné un dommage à autrui. Le lésé dispose ainsi d’une action en réparation à la fois auprès de l’association et auprès de l’auteur de la faute. On parle dans ce cas de responsabilité solidaire de l’association et de l’auteur de la faute, pour peu, bien entendu, que cette faute soit prouvée. Troisièmement, d’un point de vue interne à l’association, le membre du comité qui aurait violé ses obligations envers l’association peut être tenu à réparation. On parle alors de devoir de diligence des membres du comité envers la personne morale dans l’exercice de leur fonction. Imaginons par exemple que le caissier de l’association vole dans la caisse, ou que le président excède les directives de l’assemblée générale en engageant l’association dans des opérations hasardeuses. Dans de tels cas, la personne morale peut exiger la réparation personnelle du dommage qu’elle aurait pu subir. L’assemblée générale peut toutefois décider de ne pas poursuivre la personne en question.

Réponses à quelques questions

La décharge donnée au comité pour le travail accompli est l’acte par lequel l’assemblée générale, au vu des informations à disposition, accepte la gestion des représentants de l’association.

Doit-elle contracter des assurances? Oui! Lors de la création de l’association, il convient d’inventorier l’ensemble des risques entraînés par l’activité associative et de souscrire une assurance «responsabilité civile type entreprise » afin que ceux-ci soient couverts par des contrats d’assurance. Selon le type d’activités développées par l’association, les risques encourus par celles-ci, la masse salariale engagée, le chiffre d’affaires réalisé, etc., le montant des cotisations peut sensiblement varier (entre Fr. 200.– à Fr. 30000.– par année)! D'autres assurances, notamment contre l’incendie et les éléments naturels, sont à contracter. Cette assurance, obligatoire dans le canton de Vaud,1 est plus que conseillée. Il peut s’avérer également très utile de s’assurer contre le vol! Nous vous invitons donc à solliciter les conseils d’un assureur privé (par exemple «La Suisse assurances»; «La Zurich assurances», etc.) pour établir un inventaire complet de vos besoins en la matière en vérifiant que tous les risques de l’activité associative sont correctement garantis par des contrats d’assurance. Et n’oubliez pas d’effectuer une révision périodique de ceux-ci.

Peut-elle engager du personnel salarié? Oui. Dans ce cas, l’association doit se conformer aux obligations imposées aux employeurs en matière de droit du travail (Code des obligations 319 ss.) et de protection sociale.

1. S’adresser à l’Établissement cantonal d’assurance, Av. du Général-Guisan 56, 1009 Pully, tél. 021721 21 21. L’organisme est également à même de vous donner des indications sur la situation des autres cantons. www.eca-vaud.ch

Réponses à quelques questions

Quelles activités peut-elle développer? Une association peut exercer n'importe quelle activité pourvu que celle-ci soit licite et que son but soit non lucratif (on dit aussi «idéal»). Mais, dans tous les cas, elle est soumise aux lois et aux règlements qui régissent les diverses activités qu'elle souhaite entreprendre. Par exemple, pour la mise en place d'un lieu de rencontre, d'une structure d'accueil, il est nécessaire d'obtenir l'autorisation de différents services communaux, voire cantonaux (Service de la police du commerce, Service d'hygiène, Service d'architecture, Service du feu, Service de la protection de la jeunesse, etc.) qui doivent donner leur assentiment pour toute installation de ce type. Ces autorisations se fondent sur la législation et les règlements en vigueur. Ainsi, dans le canton de Vaud, si vous souhaitez mettre sur pied une structure d'accueil pour jeunes enfants (garderie, halte-jeux, jardin d'enfants, etc.) une autorisation d'exploiter de tels lieux doit être demandée auprès du Service de protection de la jeunesse1. Cette requête doit être motivée et accompagnée de plusieurs documents (plan des locaux ou croquis schématique, curriculum vitae, diplômes, certificat médical des personnes qui vont avoir la charge des enfants, etc.). L'autorisation dépend également du respect des normes imposées par l'État en matière de sécurité et de personnel2.

1. Cet agrément se fonde sur la législation en vigueur c'est-à-dire l'Ordonnance fédérale du 19 octobre 1977 réglant le placement d'enfant et la Loi cantonale vaudoise du

4 mai 2004 sur la protection des mineurs. www.vd.ch/spj 2. Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès des conseillères éducatives de la petite enfance (Service de protection de la jeunesse), tél. 021/316 53 06.

Si vous habitez le canton de Vaud et que vous souhaitez mettre en place une halte-jeux, un jardin d’enfants, vous pouvez solliciter Petite Enfance Pool (PEP), Pré-Fleuri 6, 1006 Lausanne, tél. 021 617 04 00. Le service offre un appui pédagogique et logistique (itinérant) www.petitenfancepool.ch

Réponses à quelques questions

Peut-elle exercer une activité commerciale? Oui, lorsqu'il s'agit d'actes de commerce occasionnels comme l'organisation d'un spectacle ou d'une manifestation culturelle. Oui, également, lorsqu'il s'agit d'une activité suivie. Mais, dans tous les cas, vous devez vous plier aux règles du droit commercial applicables à votre activité. Vous pouvez, par exemple, éditer une revue, gérer un vestiaire, etc. De nombreuses associations mettent en place des activités de production et commercialisent des objets, en vue, par exemple, d'assurer la réinsertion sociale de marginaux ou de fournir du travail à des personnes handicapées.

Peut-elle réaliser des bénéfices? Une association peut tout à fait réaliser des bénéfices. Toutefois, nous l’avons dit, la loi interdit que les membres se les répartissent. Le principe de non lucrativité, caractéristique de la structure associative, implique que ceux-ci soient gérés pour atteindre le but principal de l’association.

Doit-elle payer des impôts? Si votre association exerce une activité économique en vue de réaliser des recettes, elle est considérée comme une société commerciale et en principe imposée comme celle-ci. Elle peut donc être assujettie: – à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA); – aux impôts cantonaux et communaux.

Si votre association vise l’intérêt général et exerce une activité désintéressée, elle pourra être exonérée de la plupart de ces impôts pour autant que vous en fassiez la demande auprès des autorités concernées. Pour obtenir le statut « exonération de l’impôt », les critères de « gestion désintéressée» et «d’intérêt général» sont déterminants. Cela signifie: – que l’association est administrée à titre bénévole par des personnes n'ayant aucun intérêt direct ou indirect sur le plan financier. En d’autres termes, cela veut dire que les

Réponses à quelques questions

membres du comité ne peuvent retirer aucun avantage financier découlant de leur engagement bénévole à l’exclusion, évidemment, du remboursement d’éventuels «faux frais» liés à leur engagement, tels frais de transports, parking, repas, etc. – qu’elle ne doit procéder à aucune distribution directe ou indirecte de bénéfices à ses membres, sous quelque forme que ce soit; – que les membres ne peuvent en aucun cas recevoir une part quelconque des biens de l’association.

«Activité désintéressée» ne signifie pas, pour autant, que l’association se prive du concours d’éventuels salariés mais que ceux-ci ne peuvent pas diriger l’association. S’ils siègent au comité c’est avec voix consultative et non délibérative.

Votre association doit-elle être déclarée au Registre du commerce? Si une association exerce une activité économique (selon la loi une «industrie en la forme commerciale») en vue d'accroître ses moyens d'action, l'inscription au Registre du commerce est obligatoire. Toutefois, les associations sont dispensées de l’obligation de s’inscrire lorsqu’elles n’atteignent pas une recette (l’ensemble des produits perçus par l’association) annuelle brute de Fr. 100000.– obtenue pendant les douze mois qui précèdent le moment où se pose la question de l’inscription. Insistons sur le fait que, même dans ces situations, les deux éléments qui fondent l’association sont l'existence de statuts écrits et la poursuite d'un but idéal. L'inscription au Registre du commerce, même obligatoire, ne joue aucun rôle dans l'acquisition de la personnalité juridique. Cette acquisition est pleine et entière dès l'adoption des statuts et la constitution du comité. Cette inscription peut toutefois s'effectuer quand bien même l’association n'y est pas tenue légalement. Si tel est le cas, nous vous déconseillons cette démarche qui est relativement onéreuse et qui n’a, de fait, aucune incidence sur l’existence juridique de votre association.

Réponses à quelques questions

Quelles sont les conséquences de l'inscription au Registre du commerce? Par l'inscription au Registre du commerce, l’association se manifeste clairement à l'égard des tiers et elle se conforme aux dispositions qui régissent les industries exploitées en la forme commerciale. L’inscription comporte, pour l’association, l’avantage de rendre publique son existence, de même que sa raison sociale. Dans certains cas, elle peut faciliter diverses démarches (relations avec les banques, les entreprises, les milieux patronaux, etc.). Précisons que l’association inscrite au Registre du commerce est soumise à la poursuite par voie de faillite. Elle a donc l’obligation de tenir des livres de comptabilité qui doivent être conservés au minimum pendant dix ans.

Comment est dissoute une association? L’association est automatiquement dissoute, en tant que personne juridique, lorsqu'elle est insolvable (hors d'état de payer ses dettes) ou lorsqu'elle ne peut plus constituer un comité conforme à ses statuts. Le juge (Tribunal de district) peut également dissoudre une association à but illicite ou immoral. L’association est libre d'envisager sa dissolution si elle estime qu'elle a rempli sa tâche ou qu'elle est devenue inutile. La décision est prise dans le cadre d'une assemblée générale à la majorité absolue des membres présents, si les statuts n'exigent pas une majorité spéciale.

Fondation ou association? Dans une fondation (contrairement à une association) il n’y a pas de membres (et donc pas d’assemblée générale). C’est le conseil de fondation qui prend seul les décisions concernant la gestion de la fondation. La fondation n’a, de fait, que des bénéficiaires qui n’ont pas la possibilité de participer à la vie de la structure. La constitution d’une fondation s’effectue par un acte authentique (devant notaire) ou par testament. Les fondations sont

Réponses à quelques questions

soumises au contrôle de l’autorité étatique dont elles relèvent de par leur but. Celles qui ont une importance nationale ou internationale dépendent du Département fédéral de l’Intérieur. Les autres sont liées aux autorités désignées par les cantons ou les autorités communales. La tâche de l’autorité de surveillance est de s’assurer de l’affectation du patrimoine de la fondation conformément à son but. Chaque année, elle vérifie les comptes. De plus, les statuts ne peuvent être modifiés qu’avec l’aval de l’autorité de surveillance1. La fondation dispose souvent de fonds plus conséquents qu’une association. Dans une fondation, la dynamique collective et participative fait souvent défaut.

En résumé, les avantages de la forme associative sont : – l'acquisition de la personnalité juridique ; – la possibilité de faire appel à la justice ; – la responsabilité des membres limitée au montant de la cotisation; – la protection du but (la modification de celui-ci ne peut en aucun cas être imposée aux membres de l’association) ; – une plus grande clarté dans les relations avec les tiers ; – la souplesse de la formule, y compris dans son fonctionnement. Cela signifie aussi: – que les ressources (fonds, subventions, cotisations) sont propriété de l’association en tant que telle ; – qu'elle peut ouvrir un compte de chèques postaux, un compte bancaire, recevoir des subventions, acheter, vendre, louer, prêter, hypothéquer en son nom propre.

Vous avez bien réfléchi. Il vous semble que la formule de l’association correspond bien à votre projet? Vous pouvez passer au stade suivant, la rédaction des statuts, première étape pour constituer votre association.

1. Dans le canton de Vaud, Autorité de surveillance des fondations,

Valentin 10, 1014 Lausanne, tél. 021 314 40 82. www.vd.ch

Comment constituer votre association? Votre projet prend corps. Vous êtes de plus en plus convaincus de la pertinence de votre action. Vous avez fixé le but de votre future association et évalué les moyens dont vous pouvez disposer pour tenter de l'atteindre. Vous avez des idées sur la façon de vous organiser. C'est le moment de passer à la rédaction des statuts de votre future association.

La rédaction des statuts Cette étape est obligatoire et fondamentale étant donné que ce sont les statuts qui confèrent la personnalité juridique à votre association. Les statuts constituent une sorte de charte qui permet aux membres fondateurs, comme aux futurs membres, de s'accorder sur un objectif commun. Ils règlent également les rapports au sein de l’association et définissent son fonctionnement (qui décide quoi et comment?) selon les dispositions librement établies. La loi laisse une grande liberté aux associations pour l'établissement du contenu des statuts formulés sur la base des articles 60 ss du CCS. Elle se limite à exiger: – que l'organe exécutif (le comité) soit nommé et révoqué par un organe délibérant (assemblée générale) (art. 65); – que l’assemblée générale soit seule habilitée à modifier les statuts (art. 66). (En règle générale, les statuts ne sont modifiés qu'à la majorité des deux tiers des membres présents à l’assemblée générale);

Comment constituer votre association?

– qu'un droit de sortie soit garanti aux membres (art. 70); – que les membres ne se voient pas imposer un changement de but social (art. 74); – qu'enfin un cinquième des membres de l’association aient le droit d'exiger la convocation d'une assemblée générale (art. 64). En dehors de ces règles minimales, l’association peut, en fonction de sa spécificité, définir plus précisément son fonctionnement. Le plus grand soin doit être apporté à la rédaction ou à la modification des statuts. Leur caractère formel les rend souvent rébarbatifs mais ils sont déterminants. Soyez donc concis et clairs. Évitez de donner trop de détails et de précisions dans la mesure où un règlement interne ou d’autres documents ad hoc (par exemple cahier des charges des membres du comité) pourront toujours compléter les statuts. Ne vous «jetez» pas trop rapidement sur des «statuts-type» ou sur un «copier/coller» des statuts de l’association voisine. Votre projet est particulier et il vaut vraiment la peine de vous dire que les statuts vont baliser toute l’activité de votre association et vont permettre de vous y référer à n’importe quel moment, surtout lorsque les difficultés surgissent. Pour mesurer les enjeux qui marquent cette étape et dépasser plus facilement certains obstacles, nous allons, pas à pas, traiter des principaux points qui sont à débattre puis à inscrire dans les statuts.

Les éléments pris en considération par les statuts Un préambule

Il est souhaitable de faire précéder le texte des statuts d'un préambule contenant les déclarations d'intention des fondateurs. Celui-ci renseigne sur l'esprit dans lequel est fondée l’association. Les articles initiaux définissent: le nom de l’association, son but, son siège (domicile), ses ressources et ses organes.

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Le nom de l’association Une association peut se nommer «amicale», «cercle», «ligue», «syndicat», etc. Souvenez-vous que «l'image» de l’association est souvent étroitement liée à son nom. Une dénomination claire, courte et explicite est un gage d'attractivité. Il est opportun de faire preuve d’originalité et de veiller à ce que le nom prévu ne soit pas déjà pris par une autre association. Pour ce faire, vous pouvez consulter l’annuaire téléphonique informatisé (CD-Rom), le cas échéant, consulter la banque de données en voie d’élaboration, rassemblant l’ensemble des entreprises et associations inscrites au Registre du commerce1.

Le but idéal

C'est l'un des articles dont la rédaction doit être la plus précise. En effet, cet article des statuts délimite le champ d'activité de l’association et garantit une légitimité aux différentes actions qui vont être entreprises. Le but doit être précis, mais non limitatif, pour laisser toute souplesse à la poursuite des objectifs de votre association et des moyens mis en œuvre pour les atteindre. Il vaut mieux retenir une formulation générale comme «l'aide aux femmes en danger ou en détresse» qu'un énoncé restrictif comme «la gestion d'une maison d'accueil pour femmes battues » qui n'est, en fait, qu'un des moyens d'action que peut retenir une association poursuivant ce but défini de manière générale.

La durée de l’association

Si la durée de votre association est limitée dans le temps par son but propre (par exemple: la célébration du bicentenaire de tel ou tel grand homme, ou de la Mob), il convient de le faire figurer dans les statuts.

1. Pour plus d’information, s’adresser à l’Office fédéral du Registre du commerce, Taubenstrasse 16, 3003 Berne, tél. 031322 41 96. Voir aussi: www.zefix.admin.ch Si vous habitez le canton de Vaud, vous pouvez également vous adresser à l’Association AVEC, centre d’appui à la vie associative qui a une bonne vue d’ensemble des associations existantes dans le canton.

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Le siège

La loi ne contient aucune prescription concernant le siège de l’association. En l’absence de toute indication des statuts, il est admis que le siège est itinérant et suivra les changements de présidence. Si l’association dispose d’un secrétariat, son siège est situé à cet endroit. En vertu de la Loi fédérale sur le droit international privé (LDIP), en vigueur depuis 1989, il est même possible que des associations, tout en étant de fait administrées à l’étranger, décident leur rattachement à l’ordre juridique suisse. Inversement, il est également possible de choisir la forme de l’association du droit civil suisse et d’indiquer dans les statuts que le siège se trouve à l’étranger.

Les ressources

Dans cet article, il convient d’indiquer l'origine des ressources de l’association (cotisations, subventions, dons, legs, etc.). La question des cotisations doit être précisée. Les statuts peuvent prévoir une contribution, soit en nature (activités périodiques, heures de travail, etc.) soit en espèces. C’est ce dernier type de prestations qui est le plus fréquemment demandé. Toutefois, le montant des cotisations n’a pas besoin d’être fixé par les statuts. Le plus souvent ceuxci posent le principe d’une contribution périodique et délèguent à l’assemblée générale la compétence de déterminer l’importance du montant dû en fonction de la prévision des dépenses. Les statuts peuvent préciser une cotisation équivalente pour tous les membres ou des montants différents selon la qualité des membres en opérant, par exemple, une distinction entre les membres individuels et les membres collectifs (organismes ou collectivités publiques). Ils peuvent indiquer à quel moment de l'année les cotisations doivent être versées.

Les organes de votre association

Les statuts doivent indiquer quels sont les organes de votre association : Assemblée générale, Comité, Bureau, Vérificateurs des comptes, etc. Il est opportun qu'ils précisent

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également la durée du mandat des responsables (renouvelable plusieurs fois ou non). La loi n'imposant aucun organe de contrôle pour l’association, ce sont les statuts qui doivent le prévoir. Rappelez-vous que si vous envisagez d'inscrire votre association au Registre du commerce, ou si la loi vous y astreint, la tenue d'une comptabilité est obligatoire. En règle générale, l’assemblée générale élit deux vérificateurs des comptes qui sont chargés de lui faire un rapport sur la tenue des comptes. Ces vérificateurs sont nommés indépendamment du comité. Ils peuvent aussi être extérieurs à l’association. Dans tous les cas, nous vous conseillons de prévoir cet organe et de tenir une comptabilité. Nous y reviendrons.

Les membres de l’association

Dans cet article, il est opportun que les statuts précisent les conditions d'adhésion à l’association. Qui peut adhérer à votre association? Est-elle ouverte à tous? Quelle est la procédure d'adhésion prévue? Une façon simple de procéder est l’utilisation d’un talon d’inscription à compléter et à retourner au comité. Les conditions d'admission peuvent être libres ou restrictives. Plusieurs catégories de membres

Vous avez la possibilité d'envisager plusieurs catégories de membres: des membres fondateurs, des membres bienfaiteurs, des membres individuels, des membres collectifs, des membres de droit, des membres associés. Les membres collectifs peuvent, par exemple, être assimilés aux membres individuels ou disposer d’un nombre de voix supérieur calculé en fonction de critères tels que leur taille, leur légitimité, etc. Les «faîtières»

L’expérience nous montre que la situation des « faîtières » mérite une attention toute particulière. Ainsi, il est indispensable que les statuts précisent si l’ensemble des sections vont être mises sur pied d’égalité ou vont disposer d’un nombre de voix différencié fixé en fonction de la dimension

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de la section. Cf. ci-dessous le point «droit de vote, votations élections». Les membres «de droit»

Les membres «de droit» sont en quelque sorte imposés à l’association. Ce sont souvent les représentants d’organismes qui accordent des subventions (publiques ou privées) à l’association. Il faut savoir que ce choix est quelque peu en décalage avec les valeurs associatives étant donné que l’adhésion à une association repose sur un acte volontaire. S’il est légitime que des lieux externes de contrôle soient prévus lorsqu'un partenaire finance une action, il vaut mieux, à notre avis, que ceux-ci s'exercent en dehors du fonctionnement du comité. Il en va de même s’il est question de consolider un partenariat avec un organisme qui développe des activités dans un secteur identique ou voisin du vôtre. Et il faut aussi savoir que la coopération avec d’autres associations n’est pas non plus garantie (loin s’en faut) par la présence de membres de «droit» au sein du comité.

Les membres «passifs»

Les membres dits «passifs» sont celles et ceux qui vont soutenir votre projet sans nécessairement beaucoup s’y impliquer. Ce sont eux, par exemple qui vont limiter leur soutien au versement de la cotisation demandée aux membres. Faut-il pour autant les considérer comme des membres « passifs » et leur attribuer cette caractéristique dans les statuts? Quant à nous, nous pensons, que cette distinction n’est pas très heureuse et qu’il vaut mieux laisser « tout ouvert». Qui peut dire qu’un membre «passif» ne sera pas disposé, à un moment donné, à mettre ses compétences et du temps à disposition de l’association dont il est membre?

Les membres «d’honneur»

Ce sont les personnes qui ont marqué l’association (par exemple ancien président, personnes ayant siégé au comité). Ce sont aussi des personnes «emblématiques» qui soutiennent de loin l’association.

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Les membres «associés»

Les membres associés sont proches de l’association. Ce sont des membres individuels ou collectifs qui manifestent un intérêt marqué pour l’association. Les membres associés, en règle générale, ne jouissent pas d’un droit de vote. Dans certaines associations, ils paient des cotisations. Dans d’autres non. L’exclusion des membres

Un soin tout particulier doit être apporté à cette question. La rédaction d’un article statutaire prévoyant l’exclusion d’un membre pour « de justes motifs » peut, en quelque sorte, protéger l’association de l’ingérence d’un regard externe, à savoir d’un contrôle judiciaire. Toutefois, il faut savoir que le Juge (Tribunal civil) pourra tout de même intervenir en cas d’exclusions abusives. Nous vous suggérons de rédiger ainsi cet article «L’exclusion d’un membre peut être demandée pour « de justes motifs» ou «L’exclusion peut être demandée sans indication de motifs». Dans ce dernier cas, il faut cependant être attentif au fait que cela ne veut pas dire «sans motifs» mais que cette disposition statutaire dispense de fournir à l’intéressé une motivation de la décision d’exclusion. Ces deux façons de procéder nécessitent, au sein de l’association, une réflexion de fond dont le résultat figurera dans un document ad hoc précisant les comportements d’un membre susceptible de porter préjudice à l’association et, par là même, entraînant une décision d’exclusion. Il vaut mieux le faire avant que l’association ne se trouve dans cette situation. Les statuts doivent aussi préciser si l’exclusion est de la compétence du comité ou de l’assemblée générale, voire du comité avec la possibilité de recours à l’assemblée générale.

La libre sortie des membres

La loi vous impose de garantir un droit de libre sortie des membres. En effet, au sens de la loi, tout membre est autorisé à quitter l’association pour autant qu'il annonce sa sortie

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six mois avant la fin de l'année civile. Il est nécessaire que les statuts le rappellent. La loi présume que le membre sortant perd ses droits à l'actif social (l'ensemble des biens et des droits qui constituent le patrimoine de l’association) et reste débiteur (redevable) de ses obligations financières. En d’autres termes, cela veut dire que le membre qui quitte l’association n’a pas le droit d’exiger une part du patrimoine social. Ce dernier appartient au projet idéal, au but défini par les statuts et non au membre. Afin d'éviter des contestations, il est préférable que les statuts règlent le sort des droits pécuniaires et des engagements financiers du membre qui quitte l’association. En d'autres termes, il est utile que les statuts indiquent, par exemple, que la cotisation de l'année courante est exigible quelle que soit la date à laquelle la démission parvient au comité. Cela dit, il n’est pas toujours possible d’exiger de la part d’un membre «récalcitrant» le paiement de sa cotisation. Les statuts peuvent aussi prévoir d’autres modalités, par exemple le remboursement d’une partie ou de la totalité d’une contribution, à condition que cette réglementation ne mette pas en péril «l’autonomie patrimoniale» de l’association. Ce type de situation peut, par exemple, se rencontrer lorsque des membres mettent à disposition de l’association du mobilier, du matériel informatique, une contribution financière initiale, un prêt, etc. Les statuts peuvent également préciser que sera considéré comme démissionnaire un membre qui n'a pas réglé sa cotisation durant un certain laps de temps (par exemple trois ans).

Pour aller plus loin Si un membre (exclu ou non de l’association) pose un problème difficile à résoudre (utilisation abusive de documents, détention de matériel, distribution de tracts, etc.), l’association peut solliciter le Juge de paix. Le Juge convoquera alors la personne pour l’entendre et lui demander de restituer les biens en question en lui fixant un délai. Passé ce

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laps de temps, si l’accusé ne «bouge pas», une «saisie» au domicile de la personne pourra être envisagée. Dans le cas présent, il s’agit d’un litige ordinaire entre une personne morale et une personne physique. Cela se passe de la même manière qu’entre deux personnes (physiques), pour autant que le litige ne dépasse pas Fr. 8000.–. Une audience (procès ordinaire) peut être demandée. Avant de procéder à cette démarche, le comité peut tenter d’adresser des courriers recommandés à la personne créant des difficultés.

La représentation de l’association

Si rien n'est précisé dans les statuts, seul l'ensemble du comité peut engager l’association à l'égard des tiers. Il convient donc de préciser dans les statuts le mode de représentation de l’association. En règle générale, l’association est engagée par la signature du président et d'un autre membre du comité. Les modalités de réunion des assemblées générales ordinaires et extraordinaires

La loi n'impose aucune disposition à cet égard. Il est donc indiqué que les statuts précisent les modalités de réunion des assemblées: convocation, périodicité, ordre du jour statutaire, éventuellement conditions de quorum (c'est-à-dire le nombre minimum de membres présents pour que l’assemblée générale puisse délibérer) et de majorité. Concrètement, il est opportun que les statuts définissent: – l'organe qui convoque l’assemblée générale (souvent le comité); – les délais pour l'envoi de la convocation (par exemple trois semaines avant l’assemblée générale); – la question des propositions individuelles (par exemple si celles-ci sont à remettre par écrit au comité un certain nombre de jours avant l’assemblée générale (préciser alors le nombre de jours) ou bien si elles peuvent être déposées au moment de l’assemblée générale). En règle générale, les statuts stipulent que les membres qui souhaitent, dans le

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cadre de l’assemblée générale, traiter de propositions individuelles fassent parvenir celles-ci au comité dans les dix jours qui précèdent l'assemblée. Si cette façon de procéder permet de préparer ces échanges, elle peut également être un frein à la dynamique même de l’assemblée générale qui a, rappelons-le, pour principale fonction de donner la parole aux membres; – la périodicité des assemblées générales (en règle générale une fois par année); – les personnes habilitées à présider les assemblées (en règle générale le président ou un membre du comité).

L’assemblée générale

Les statuts doivent rappeler que l’assemblée générale contrôle le fonctionnement de l’association, entend les différents rapports élaborés par le comité, le cas échéant par les deux vérificateurs des comptes, approuve les comptes, donne décharge aux membres du comité pour leur gestion de l'année, etc. Concrètement, vous allez indiquer dans cet article que l’assemblée générale prend les décisions sur les points suivants: – l'élection du comité (également du président si le comité ne se constitue pas lui-même); – la durée des mandats des responsables; – le mode d'élection (main levée ou bulletin secret); – l'approbation du rapport annuel du comité; – l'approbation des comptes annuels; – l’adoption du budget; – la modification des statuts; – la fixation du montant des cotisations (sauf autres dispositions statutaires); – la dissolution de l’association; – la tenue ou non d'un procès-verbal et son contenu (par exemple: procès-verbal ne comportant que les décisions).

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La loi ne prévoit pas l’obligation de convoquer une assemblée générale annuelle mais l’usage annuel est très répandu et nous vous recommandons cette périodicité.

L’assemblée générale extraordinaire

Les statuts doivent rappeler le droit reconnu à un cinquième des membres de l’association de demander la convocation de l’assemblée générale. Il n'est pas possible d'augmenter cette proportion de membres requise, mais les statuts peuvent être plus larges et se contenter d'une moindre proportion, par exemple un dixième. Les statuts peuvent préciser si ce pourcentage concerne de façon distincte les membres collectifs et les membres individuels. Le comité de l’association

Les statuts peuvent régler l'organisation du comité ou le laisser s'organiser librement. Il est important que les statuts précisent le nombre de personnes qui vont siéger au comité et la durée de leur mandat (par exemple deux ans) et combien de fois il va être renouvelable. Vous pouvez prévoir que les membres du comité ne sont éligibles que deux ou trois fois afin de ne pas «calcifier» celui-ci. Nous vous suggérons fortement de laisser libre la constitution du comité. Notre expérience nous montre qu’il est parfois difficile de trouver une personne disposée à reprendre de manière formelle la présidence. En revanche, si les membres du comité décident euxmêmes d’assurer par tournus certaines tâches et fonctions, il s’avère souvent plus facile de «trouver» un président! Si les statuts sont muets concernant la prise de décision au sein du comité, le principe de majorité s’impose.

Le bureau

Si l'association est importante, une partie des pouvoirs du comité peut être déléguée à un bureau. Si cet organe est constitué de manière formelle, il est nécessaire que les statuts définissent précisément ses compétences.

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Cette instance, sorte d’exécutif restreint du comité, peut être chargée de préparer les décisions du plénum ou de traiter les affaires urgentes par délégation. Il sera, par exemple, composé du président, du secrétaire et du trésorier. Droit de vote, votations et élections

Si les statuts ne prévoient pas le contraire, chaque membre dispose d'une voix. Nous l’avons vu, les statuts peuvent toutefois conférer un droit de vote privilégié à certains membres, surtout si l’association se compose de personnes physiques et de personnes morales (membres collectifs). Les procédures de votation et d'élection n'étant pas réglées par la loi, il est utile qu'elles soient définies dans les statuts. Lorsqu’il s'agit d'élire des personnes pour une fonction déterminée, surtout dans le cadre d'une association où, le plus souvent, les membres se connaissent, il peut être utile de retenir l’idée que les élections se font à bulletin secret. On peut avoir beaucoup d'amitié pour quelqu'un et estimer que telle fonction sera mieux remplie par un autre! En règle générale, les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents. Les statuts peuvent toutefois prévoir, pour certains objets, une majorité qualifiée, par exemple une majorité absolue (elle est acquise lorsqu’une proposition est souscrite par la moitié des voix plus une) ou un quorum (deux tiers, trois quarts, etc.). Ils peuvent également admettre ou exclure, le vote par procuration. Pour éviter un certain nombre d’ambiguïtés, il vaut la peine que les statuts précisent finement cette question. En effet, c’est au moment où les difficultés surviennent, que l’on se rend compte du manque de rigueur des statuts.

Si votre association est une « faîtière », rassemblant des membres collectifs de taille différente, il est important que les statuts précisent le nombre de voix dont vont disposer ces membres collectifs.

Par exemple il est possible d’envisager que chaque membre collectif détienne un nombre de voix identique ou par exemple

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10 voix jusqu’à 50 membres; 20 voix jusqu’à 100 membres, etc. La dissolution de l’association

Bien que la loi n'impose pas de majorité spéciale pour le cas de dissolution de l’association, il est d'usage que les statuts traitent cette question. Par exemple, ils peuvent indiquer que la dissolution de l’association doit être acceptée à la majorité des deux tiers de l'ensemble des membres présents à l’assemblée générale. Il est opportun que les statuts fixent la dévolution (le sort) des biens en cas de dissolution de l’association. Ils peuvent préciser que ceux-ci seront versés à une autre association qui poursuit des buts analogues. Sauf dispositions statutaires, c'est la dernière assemblée générale qui est chargée de le décider. Si elle ne le fait pas et que les statuts n'ont pas traité cette question, les biens restants sont attribués à l'État.

Pour aller plus loin L’association est également dissoute de plein droit lorsqu’elle est insolvable ou lorsque le comité ne peut plus être constitué statutairement. Une difficulté de trésorerie, un manque de liquidité ne suffisent pas à définir l’insolvabilité. Celle-ci correspond à un état durable qui s’installe progressivement. Si l’association est inscrite au Registre du commerce, la poursuite doit se continuer par la voie de la faillite. La constatation réside alors dans le jugement de faillite. Si l’association n’est pas inscrite au Registre du commerce, la poursuite se prolongera par la voie de la saisie. La constatation officielle opérant l’effet dissolutoire est la délivrance du procès-verbal de saisie qui vaut comme acte de défaut de biens. En ce qui concerne l’impossibilité de constituer statutairement le comité, si le nombre de personnes tombe en dessous de ce qui est nécessaire pour former le comité, l’opération du renouvellement du mandat de la direction est logiquement impossible et l’association cesse d’exister. Si personne au sein de l’association n’est disposé à assumer la direction, la loi tire la conséquence : l’association cesse

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d’exister avec l’échec de la procédure de renouvellement des mandats. Une association qui s’est créée pour l’organisation ponctuelle d’une manifestation cesse d’exister même si elle ne décide pas sa dissolution en application de l’art. 76 du CCS. Sa dissolution est consécutive à la disparition du but social. Rappelons qu’une association peut être dissoute par le Juge civil (Tribunal civil) lorsque son but est illicite ou contraire aux mœurs. Il faut comprendre l’illicité comme la contravention à une règle de droit impératif en vigueur, quelle que soit sa nature. Il peut donc s’agir de droit fédéral ou cantonal (voir communal), pénal, public, privé. Pour garantir l'exhaustivité de vos statuts et leur conformité à la loi, il est indiqué d'ajouter une clause finale: «Au surplus, font règle les articles 60 et suivants du Code civil suisse».

L'utilisation de «statuts-type» Des «statuts-type» peuvent être utiles pour la rédaction de vos statuts lorsque vous aurez traité un certain nombre de questions spécifiques à votre situation: – est-il opportun d'écrire un préambule aux statuts? – Comment caractériser de manière pertinente le but de l’association? – A-t-on réussi à définir le but avec précision mais de manière non restrictive pour laisser de la souplesse à la poursuite des objectifs et des moyens mis en œuvre pour l’atteindre? – La dénomination de l’association est-elle un élément dynamique dans la constitution de «l'image» de l’association? – Quelles sont les conditions requises pour adhérer à l’association? – Y a-t-il des membres de droit? Si oui, lesquels? – L’association sera-t-elle composée uniquement de membres individuels? – Des membres collectifs sont-ils prévus?

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– Envisagez-vous de leur attribuer un nombre de voix différencié ? Si oui, quel mode de calcul allez-vous arrêter? Selon quels critères? – Pensez-vous utile de retenir d’autres catégories de membres (par exemple membres fondateurs, membres d’honneur, etc.)? – Quels sont les comportements susceptibles d’entraîner l’exclusion d’un membre? – Où sera le siège de l’association? – Est-il prévu que le comité se constitue lui-même? – Pour quelle durée les membres du comité vont-ils être élus? – Combien de personnes siégeront au comité? – Quels sont les «profils» souhaités? – Votre association est-elle soumise à l’obligation de s’inscrire au Registre du commerce? – Etc.

En résumé, lorsque vous rédigez les statuts de votre association, il convient d'être particulièrement attentif: – à la définition du but de votre association. Ce sont les articles qui renvoient au préambule, aux objectifs ainsi qu'à la dénomination de votre association ; – aux moyens dont vous allez vous doter pour atteindre le but. Ce sont les articles qui traitent des ressources, des cotisations, du type d'activité que vous allez entreprendre, etc.; – aux dispositions imposées par la loi; – aux spécificités de votre association qui vont impliquer des dispositions statutaires particulières: a) sur le plan de son organisation (compétences de l’assemblée générale, étendue des pouvoirs du comité, rapports entre ces deux organes, etc.); b) sur le plan de son fonctionnement (droits et devoirs des membres).

Voici donc vos statuts rédigés avec précision. Clairs et cohérents, ils vont servir de référence légale pour les tiers et permettre de trancher les éventuels conflits en cas de litige au sein de votre association.

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L’adoption des statuts Le moment est venu de préparer l'assemblée constitutive. Deux façons de procéder s’offrent à vous et chacune a ses avantages et ses inconvénients. La première entend organiser l’assemblée constitutive dans la discrétion (sans rassembler trop de monde). La seconde vise plutôt à ouvrir cette assemblée à un large public. Dans les deux cas, il s’agit d’un moment clef étant donné qu’au terme de cette étape, les statuts seront adoptés et donc l’association formellement créée.

L’assemblée constitutive «discrète» Dans ce type de situation, les choses sont très simples. Les membres fondateurs se rencontrent de manière informelle et adoptent les statuts (rédigés la plupart du temps ensemble). Souvent, les membres des deux organes (l’assemblée générale et le comité) se superposent. L’association va alors chercher, peu à peu, à trouver de nouveaux membres. Cette façon de procéder est intéressante parce qu’elle permet une constitution accélérée de l’association. Toutefois, il est évident que, dans ce type de situation, la légitimité de l’association peut se révéler des plus précaire. Ainsi, lorsqu’il sera question de rechercher un soutien financier, les partenaires risquent d’être moins enclins à soutenir l’association en observant qu’elle fonctionne en «vase clos». Si vous retenez cette formule, n’oubliez pas de trouver rapidement de nouveaux membres!

L’Assemblée constitutive «large audience» Cette formule permet de faire connaître largement votre future association, le but poursuivi ainsi que les activités envisagées. Vous allez alors convier à cette assemblée constitutive non seulement celles et ceux qui sont partie prenante de l’initiative, mais également d’autres personnes et organismes susceptibles d’être intéressés par le projet.

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Vous joindrez à l’invitation un projet des statuts ainsi qu’un « talon-réponse » à compléter et à vous retourner. Il vous donnera des informations sur le nombre de personnes intéressées à participer à cette assemblée constitutive ou à adhérer à votre association. Du même coup, vous serez aussi en mesure de réserver la salle adéquate et organiser le petit buffet qui suivra l'assemblée! Ce mode de faire est peut-être plus contraignant mais il garantit d’emblée un certain nombre de membres et donnera lieu à un débat intéressant sur le sens même de votre association, les objectifs visés et les moyens envisagés pour les atteindre.

Aide-mémoire pour le déroulement de l’assemblée constitutive – Accueil des personnes; – présentation du projet; – adoption des statuts. Évidemment, seules les personnes souhaitant devenir membres de l’association sont habilitées à adopter les articles. En règle générale, ils sont mis en discussion, complétés, modifiés et adoptés «bloc après bloc»; – élection des membres du comité ; – fixation du montant des cotisations ; – échange de points de vue sur le programme d’activité de l’association; – adoption du budget.

Ne pas oublier: – de faire circuler une liste de présence (construite de manière à identifier les personnes qui souhaitent adhérer à l’association); – d’établir un procès-verbal de la séance (il n’est nécessaire que si l’inscription au Registre du commerce est prévue ou obligatoire mais il est toutefois recommandé de rédiger un compte rendu de la séance et de l’adresser aux membres);

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– d’adresser aux membres un exemplaire des statuts définitifs signés par les représentants de l’association (avec un bulletin de versement pour verser la cotisation).

Canevas de statuts-type Préambule Nous l’avons dit, le préambule contient les déclarations d’intention des membres fondateurs. Exemple: « La Déclaration universelle des droits de l’Homme de 1948, est le cadre de référence de notre Association. C’est, tout particulièrement, sur la base de l’article 11 que le but de notre Association a été fixé et que nous allons développer nos activités « Toute personne accusée d’un acte délictueux est présumée innocente jusqu’à ce que sa culpabilité ait été légalement établie au cours d’un procès public où toutes les garanties nécessaires à sa défense lui auront été assurées».

Forme juridique, but et siège Art. 1 Sous le nom de… il est créé une association à but non lucratif régie par les présents statuts et par les articles 60 et suivants du Code civil suisse. Elle est politiquement neutre et confessionnellement indépendante. Art. 2 L’Association a pour but de : – – – – Définissez les buts de l’association avec précision mais de manière non restrictive pour laisser de la souplesse à la poursuite des objectifs et des moyens mis en œuvre pour les atteindre.

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Art. 3 Le siège de l’Association est à… Sa durée est illimitée

Organisation Art. 4 Les organes de l’Association sont : – l’Assemblée générale; – le Comité; – l’Organe de contrôle des comptes. Art. 5 Les ressources de l’Association sont constituées par les cotisations ordinaires ou extraordinaires de ses membres, des dons, ou legs, par des produits de manifestations organisées par l’Association et, le cas échéant, par des subventions des pouvoirs publics. L’exercice social commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année. La gestion des comptes de l’Association est confiée au trésorier de l’Association et contrôlée par les Vérificateurs des comptes nommés par l’Assemblée générale qui doit approuver leur rapport avant de donner décharge au Comité. Ses engagements sont garantis par ses biens, à l’exclusion de toute responsabilité personnelle de ses membres.

Membres Art. 6 Peuvent être membres toutes les personnes ou organismes intéressés à la réalisation des objectifs fixés par l’art. 2. Dans la mesure de ses moyens, l’Association envisage la production d’un bulletin d’information à l’intention des membres et des personnes proches de l’Association. Indiquez cette possibilité dans la perspective d’obtenir des tarifs postaux préférentiels. Cf. chapitre « Faire connaître votre association»

Art. 7 L’Association est composée de : membres individuels; membres collectifs; membres d’honneur; membres associés.

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Art. 8 Les demandes d’admission sont adressées au Comité. Le Comité admet les nouveaux membres et en informe l’Assemblée générale. Art. 9 La qualité de membre se perd : a) par la démission. Dans tous les cas la cotisation de l’année reste due. Les membres démissionnaires ou exclus n'ont aucun droit à l'avoir social ; b) par l’exclusion pour «de justes motifs». L'intéressé peut recourir contre cette décision devant l’Assemblée générale. Le non paiement répété des cotisations (trois ans) entraîne l’exclusion de l’Association. Rappelez-vous que l’exclusion pour « de justes motifs » nécessite que l’Association, via le Comité, précise dans un document ad hoc les comportements susceptibles de porter préjudice à l’Association et conduisant à l’exclusion.

Assemblée générale

Art. 10 L’Assemblée générale est le pouvoir suprême de l’Association. Elle comprend tous les membres de celle-ci. Art. 11 Les compétences de l’Assemblée générale sont les suivantes. Elle: – adopte et modifie les statuts; – élit les membres du Comité et de l’organe de contrôle des comptes; – approuve les rapports, adopte les comptes et vote le budget; – donne décharge de leur mandat au Comité et à l’organe de contrôle des comptes ; – fixe la cotisation annuelle des membres individuels et des membres collectifs; – prend position sur les autres projets portés à l’ordre du jour; – prononce la dissolution de l’Association à la majorité des 2/3 des membres présents. Il n’y a pas de vote par procuration.

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Art. 12 Les assemblées sont convoquées au moins 20 jours à l’avance par le Comité. Le Comité peut convoquer des assemblées générales extraordinaires aussi souvent que le besoin s'en fait sentir. Art. 13 L’assemblée est présidée par le président ou un autre membre du Comité. Art. 14 Les décisions de l’Assemblée générale sont prises à la majorité simple des membres présents. En cas d’égalité des voix, celles du président est prépondérante. Si votre association est une faîtière, indiquez le nombre de voix qui va être accordé aux sections. Par exemple, vous pouvez écrire « Les sections locales disposent de 10 voix jusqu’à 50 membres ; 20 voix jusqu’à 100 membres».

Art. 15 Les votations ont lieu à main levée. À la demande de 5 membres au moins, elles auront lieu au scrutin secret. Art. 16 L’Assemblée se réunit au moins une fois par an, sur convocation du Comité. Art. 17 L’ordre du jour de cette assemblée annuelle (dite ordinaire) comprend nécessairement : – le rapport du Comité sur l’activité de l’Association pendant l’année écoulée; – les rapports de trésorerie et de l’organe de contrôle des comptes; – la fixation des cotisations et l’adoption du budget ; – l’approbation des rapports et des comptes; – l’élection des membres du Comité et de l’organe de contrôle des comptes; – les propositions individuelles. Art. 18 Le Comité est tenu de porter à l’ordre du jour de l’Assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) toute proposition d’un membre présentée par écrit au moins 10 jours à l’avance.

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Art. 19 L’Assemblée générale extraordinaire se réunit sur convocation du Comité ou à la demande du dixième au moins des membres de l’Association.

Comité Art. 20 Le Comité dirige l’activité de l’Association et prend toutes les mesures utiles pour atteindre les objectifs qu’elle s’est fixés. Art. 21 Le Comité se compose au minimum de cinq membres, nommés pour deux ans par l’Assemblée générale. Ils sont rééligibles deux fois. Le Comité se constitue lui-même. Il se réunit autant de fois que les affaires de l’Association l’exige. Le chiffre idéal se situe entre 5 et 9 membres. Cela dépend des caractéristiques de votre association. Lorsque des salariés sont engagés, il est recommandé qu’au moins l’un d’entre eux soit membre du Comité avec voix consultative. Rappelez-vous que le fait de permettre au Comité de se constituer lui-même signifie que les membres de cet organe vont décider eux-mêmes de la façon dont ils vont se répartir les différentes fonctions (présidence, secrétariat, comptabilité, etc.). Cette manière de procéder facilite souvent la prise de responsabilités des membres du comité et évite de nombreux problèmes lorsqu’il n’est pas possible d’élire un président lors de l’assemblée générale, faute de candidats disposés à assumer cette fonction.

Art. 22 L’Association est valablement engagée par la signature collective de deux membres du Comité.

Art. 23 Le Comité est chargé: – de prendre les mesures utiles pour atteindre le but fixé; – de convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires; – de prendre les décisions relatives à l'admission et à la démission des membres ainsi qu'à leur exclusion éventuelle; – de veiller à l'application des statuts, de rédiger les règlements et d'administrer les biens de l’Association.

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Art. 24 Le Comité tient les comptes de l’Association qui sont soumis à chaque exercice à deux Vérificateurs des comptes élus par l’Assemblée générale, qui feront rappor t à l’Assemblée générale. Art. 25 Le Comité peut confier à toute personne de l’Association ou extérieure à celle-ci un mandat limité dans le temps. Il engage et, le cas échéant, licencie les collaborateurs salariés et bénévoles de l’Association.

Organe de contrôle Art. 26 L’organe de contrôle des comptes vérifie la gestion financière de l’Association et présente un rapport à l’Assemblée générale. Il se compose de deux vérificateurs et d’un suppléant membre ou non membre de l’Association. Dissolution Art. 27 En cas de dissolution de l’Association, la liquidation est assurée par le Comité. Le bénéfice éventuel sera attribué à un organisme se proposant d’atteindre des buts analogues.

«Au surplus, font règle les articles 60 et suivants du Code civil suisse». Les présents statuts ont été adoptés par l'assemblée constitutive du… à… Au nom de l’Association: Président:

Secrétaire:

Les représentants de l’Association (en règle générale le président et un autre membre du Comité).

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L'inscription au Registre du commerce Rappelez-vous que l’inscription au Registre du commerce n’a aucun impact sur l’acquisition de la personnalité juridique de votre association et qu’elle n’est exigée que si vous avez réalisé une recette supérieure à Fr. 100000.– lors de l’exercice précédent. Où s'adresser? Au registre du commerce du canton1. Qui doit procéder aux formalités?

Les représentants de l’association (en général le président et un autre membre du Comité). Comment la réquisition d'inscription doit-elle être présentée?

Si la demande est requise par écrit, les signatures doivent être légalisées par une instance judiciaire autorisée2. Si vous vous déplacez au Registre du commerce, la réquisition d'inscription est signée devant le préposé par les requérants qui doivent justifier leur identité. Que doit comprendre la réquisition d'inscription?

Elle doit mentionner: – la date de l'adoption des statuts (la date de la création de l’association); – la dénomination exacte et complète de l’association (le sigle est insuffisant); – l'objet (le but) de l’association; – l'adresse du siège social (lieu où se trouve concentrée la vie juridique de l’association);

1. Pour le canton de Vaud, s’adresser au Registre du commerce du canton de Vaud, Rue Grenade 38, 1510 Moudon, tél. 021 557 81 21, fax 021 557 81 11, www.rc.vd.ch Pour les autres cantons, s’adresser aux autorités cantonales. L’Office fédéral du registre du commerce peut vous donner les adresses des offices cantonaux. Voir aussi: www.ofj.admin.ch 2. Dans le canton de Vaud, les Juges de Paix et les notaires sont habilités à légaliser les signatures. www.zefix.admin.ch Si vous habitez Lausanne, le bureau de la Justice de Paix, Côtes de Montbenon 8, 1002 Lausanne, légalise les signatures qui peuvent être authentifiées sur place, sur présentation d'une pièce d'identité.

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– les ressources de l’association, par exemple: les cotisations, les dons, les bénéfices réalisés dans le cadre d'activités diverses, etc.; – les organes de l’association (assemblée générale, comité, vérificateurs des comptes); – l'organisation du comité et sa représentation; – la liste des membres du comité comprenant leur nom, leur prénom, leur commune d'origine et leur domicile; – la liste des personnes autorisées à signer et le mode de signature. Cette réquisition d'inscription doit être accompagnée: – d'un extrait légalisé du procès-verbal de l’assemblée générale qui a adopté les statuts et désigné les organes de l’association. Ce sont les signatures de la personne qui a tenu le procès-verbal de l’assemblée générale et celle du président. Elles doivent être légalisées; – d'un exemplaire des statuts signés par les représentants de l’association. Lorsque ceux-ci prévoient que les membres sont personnellement responsables des engagements de l’association ou peuvent être tenus à des versements supplémentaires, les dispositions en question doivent être mentionnées dans l'inscription. Dans une telle situation, une liste des membres de l’association doit être remise au Registre du commerce.

Le rôle de l'Office fédéral du Registre du commerce Le préposé au registre du commerce transmet à l'Office fédéral du registre du commerce une copie de l'inscription munie de sa signature. L'inscription au Registre du commerce n'est valable qu'à la condition d'être approuvée par l'Office fédéral du registre du commerce. Ainsi, aucun extrait du registre du commerce ne peut être délivré avant cette approbation. Il vous en coûtera globalement quelque Fr. 700.– (Fr. 400.– de frais fédéraux fixes auxquels viennent s’ajouter les frais cantonaux qui varient en fonction des démarches à effectuer, des émoluments perçus par l’Office cantonal, des changements de signatures au sein de l’association, etc.).

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La publication dans la Feuille officielle suisse du commerce

L’Office fédéral du Registre du commerce se charge de publier, dans la Feuille officielle suisse du commerce, l'inscription de l’association au Registre du commerce. En règle générale, il faut compter une quinzaine de jours pour cette parution1. Les modifications ultérieures

Les modifications de statuts, les changements de personnes siégeant au comité, doivent être déclarés au Registre du commerce, selon les mêmes modalités que la réquisition initiale.

Canevas pour réquisition d'inscription au Registre suisse du commerce Mézières, le 15 mai 2009 Registre du commerce du canton de Vaud Rue Grenade 38 1510 Moudon Concerne: réquisition d'inscription au Registre suisse du commerce Madame, Monsieur, En date du 15 novembre 2008, s'est constituée à Mézières, (adresse du siège social), l’Association « Trait d'Union» qui a pour objectif de mieux faire connaître la « folk musique» aux adolescents de Suisse romande. Nos diverses activités : organisation de concerts, édition et promotion d'ouvrages, etc. ont procuré à notre Association, cette dernière année, des recettes de l’ordre de Fr. 100000.–

1. La Feuille des Avis officiels du canton de Vaud, paraissant le mardi et le vendredi, donne les informations concernant le canton. Le délai jusqu’à la parution de l’information peut être long (plusieurs mois).

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Nous sollicitons donc, par la présente, une inscription au Registre suisse du commerce. Nous vous donnons, ci-dessous, quelques informations au sujet de notre Association.

Organes de l’Association Les organes de «Trait d'Union» sont l’Assemblée générale, le Comité et les Vérificateurs des comptes. Représentation L’Association est représentée par son Président et sa Caissière. Ressources Les ressources de « Trait d'Union » sont, pour l'essentiel, constituées par les cotisations des membres, une subvention cantonale, ainsi que par les bénéfices qui sont réalisés dans le cadre des activités conduites par l’Association. Composition du Comité Le Comité se compose de cinq membres, nommés pour deux ans par l’Assemblée générale. Ils sont rééligibles deux fois. Ces personnes sont les suivantes COSSY Yves, originaire d'Orbe, domicilié à : 1059 Peney-le-Jorat (Président). BOLOMEY Cosette, originaire d'Oron, domiciliée à: 1088 Ropraz (Caissière). PAUCHARD Paul, originaire de Fribourg, domicilié à: 1076 Ferlens (Secrétaire). – etc.

Engagement de l’Association «Trait d'Union» est engagée par la signature collective du Président et d'un autre membre du Comité. À ce jour, les personnes autorisées à signer sont Yves Cossy, Paul Pauchard et Cosette Bolomey. D'avance nous vous remercions pour l'attention que vous porterez à ces lignes et restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

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Veuillez agréer, Messieurs, l'assurance de notre meilleure considération. La Caissière: Cosette Bolomey

Le Président: Yves Cossy

Les signatures doivent être légalisées. Annexes: – Un procès-verbal de l'Assemblée constitutive du 15 novembre 2008. Ce document doit être signé par le Président et la personne qui a dressé le procès-verbal, en l'occurrence le Secrétaire. Les signatures doivent être légalisées. – Un exemplaire des statuts avec indication de la date à laquelle ils ont été adoptés. Attention, ce document doit être signé par les personnes qui représentent l’Association, en l'occurrence le Président et la Caissière.

Ces signatures doivent également être légalisées .

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Aide-mémoire pour la création d'une association Phase préparatoire Les personnes concernées se réunissent pour se concerter: – sur l'utilité et l'opportunité de fonder une nouvelle association; – sur le rôle et le caractère spécifique de celle-ci; – sur les chances d'atteindre le but (personnes disponibles, moyens d'action, ressources, etc.).

Rédaction des statuts Quelques personnes se chargent de la rédaction d'un projet de statuts. Des schémas de statuts-type peuvent être adaptés en fonction des spécificités de l’association. L'assemblée constitutive Elle crée l’association en adoptant les statuts. Elle désigne les responsables chargés de l'administration de l’association. L'inscription au Registre du commerce Lorsqu’il est prévu que l’association exerce une activité économique et engrange des recettes supérieures à Fr. 100 000.– par année, l'inscription au Registre du commerce est obligatoire. Celle-ci s'effectue au Registre du commerce du canton.

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Rappel des différents organes de l’association L’assemblée générale C’est le pouvoir suprême de l’association. C’est la réunion des membres associés qui font le point sur leur action collective. L’assemblée générale (les membres) vont : – s’exprimer sur les activités réalisées, sur la situation financière; – déterminer les orientations de travail ; – voter le budget; – élire les responsables (le comité) qui vont agir en leur nom jusqu’à la prochaine assemblée générale ; – donner décharge de leur mandat au comité et à l’organe de contrôle des comptes.

Le comité C’est l’exécutif de l’association. Il va s’agir, pour cet organe: – d’exécuter les mandats donnés par l’assemblée générale ; – de stimuler la vie démocratique de l’association ; – d’entretenir les contacts avec l’extérieur et d’organiser les relations publiques; – de prendre toutes les initiatives pour que le but de l’association soit connu et réalisé ; – d’assurer la gestion financière de l’association; – d’engager (et de licencier) les collaborateurs salariés et bénévoles.

Le bureau C’est l’instance (tout particulièrement dans les grandes associations) à qui est déléguée une partie des pouvoirs du comité. Le bureau est généralement composé de quelques membres du comité. L’organe de contrôle des comptes (non imposé par la loi mais fortement conseillé). Il va examiner la situation financière de l’association et faire rapport à l’assemblée générale.

Animer votre association Votre association est constituée. Ses objectifs ont été définis et adoptés ; ses responsables élus. Il vous reste à animer votre association. C'est la faire vivre au quotidien afin qu'elle atteigne les objectifs qu'elle s'est fixés. Pour ce faire, divers organes ont été mis en place, dont les principaux sont : l’assemblée générale et le comité.

L’assemblée générale Animer une association, en premier lieu, c'est faire en sorte que l'autorité de l’assemblée générale soit respectée. L’assemblée générale est un temps fort de l’association. C'est la réunion périodique, en règle générale annuelle, de tous les membres associés qui font le point sur leur action collective. Les membres (l’assemblée générale), nous l'avons dit, vont s'exprimer sur les activités réalisées par l’association, ils vont déterminer les orientations de travail, voter le budget, élire les responsables qui constitueront l'exécutif et qui vont agir en leur nom jusqu'à la prochaine assemblée générale. C'est dire son importance. Pour qu'une assemblée générale fonctionne de façon adéquate, il convient de prendre en considération plusieurs points.

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La convocation à l’assemblée générale

Soyez attentifs à la rédaction de l'ordre du jour. Évitez une convocation trop formelle mais rappelez que l’assemblée générale va effectuer le bilan des activités de l’association, décider des actions à poursuivre et à entreprendre, examiner la situation financière, se prononcer sur l'engagement éventuel de collaborateurs salariés, etc. Les documents à adresser aux membres

Demandez-vous quels documents il convient d'adresser aux membres qui sont invités à l’assemblée générale. Lesquels sont indispensables? Lesquels sont utiles? Rappelez-vous qu'il n'est guère possible d'imaginer échanger, débattre et décider sur des documents remis à la dernière minute dans le cadre de l'assemblée. Si vous êtes en mesure de le faire, envoyez avec la convocation: – le rapport d'activités; – le rapport financier (y compris le budget); – le rapport qui traite des actions à poursuivre et à engager; – tout autre document susceptible d'informer les membres et de faciliter leur prise de position sur les objets qui vont être examinés lors de l’assemblée générale. Vous pouvez rappeler les règles de fonctionnement de l’assemblée générale (procédure d'élection, mode de scrutin, etc.) ; adresser les bulletins de vote (notamment aux membres collectifs disposant de voix plurielles pour faciliter l’organisation de l’assemblée); rappeler les délais de dépôt des propositions individuelles, etc.

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Canevas de convocation à l’assemblée générale Lausanne, le 17 avril 2009

Madame Monsieur, Nous avons le plaisir de vous inviter à l’assemblée générale de notre Association «Trait d'Union» qui aura lieu: le lundi 13 mai 2009, à 17 heures, au Café de la Navigation à Lausanne (Ouchy). Nous espérons que vous pourrez être des nôtres pour effectuer le bilan des activités que notre Association a conduites au cours de cette dernière année et pour décider des actions que nous allons poursuivre et entreprendre au cours de ces prochains mois. Nous aurons également à envisager l'engagement d'un collaborateur salarié à temps partiel (cf. annexe). Nous nous réjouissons de vous rencontrer et vous prions de croire, Madame, Monsieur, à nos sentiments les meilleurs.

Le Secrétaire: Paul Pauchard

Le Président: Yves Cossy

Annexes: –Ordre du jour de l’Assemblée générale du 13 mai 2009. –Rapport d'activité 2008. –Comptes 2008. –Budget 2010. –Document «engagement d'un collaborateur salarié ». –Proposition de modification de l'article 7 des statuts. (Ce document doit indiquer la teneur actuelle de l'article et la proposition de nouvelle formulation).

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Canevas de l’ordre du jour Ordre du jour de l’Association « Trait d'Union» du lundi 13 mai 2009 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Accueil des membres et ordre du jour. Désignation des scrutateurs et d'un secrétaire de séance. Procès-verbal de l’Assemblée générale du 15 mars 2008. Rapport d'activités du Comité (exercice 2008). Comptes de l'exercice 2008. Rapport des Vérificateurs des comptes. Décharge au Comité. Programme d'activités pour 2010. Engagement d'un collaborateur salarié. Budget 2010. Modification de l'article 7 des statuts (cf. annexes). Élection du Comité. Élection des Vérificateurs des comptes. Propositions individuelles. Divers. Apéritif.

Notre Assemblée générale sera suivie d'une conférence de Monsieur Germain Béroud sur le thème : « La musique adoucit les mœurs». Le Secrétaire: Paul Pauchard

Le Président: Yves Cossy

L'animation de l’assemblée générale

Il est souhaitable que la personne qui préside l’assemblée générale (en règle générale le président de l’association ou un autre membre du comité), adopte un comportement permettant de garantir un fonctionnement démocratique de l’association. En premier lieu, cette personne doit être attentive au fait que l’assemblée générale réunit deux catégories de membres:

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– des membres de base qui manifestent un intérêt pour l’association en participant à cette assemblée, mais dont c'est peut-être la seule occasion dans l'année de retrouver leurs collègues; – les membres du comité qui, eux, se connaissent bien étant donné qu'ils se rencontrent régulièrement pour diriger l’association et qui disposent, de ce fait, d'un niveau d'information nettement supérieur. Le président doit être bien conscient des difficultés qui résultent de ces différents éléments pour animer de façon adéquate l’assemblée générale. Il est, en effet, à la fois le président du petit groupe et du grand groupe. Il va être conduit à adopter des attitudes différenciées selon les phases de l'ordre du jour ou selon les membres, plus ou moins informés et plus ou moins actifs, qui s'expriment. L'esprit de synthèse, l'aptitude à résumer des positions avancées dans la discussion (surtout si celle-ci est longue et ardue), sont généralement garants d'une bonne tenue du débat. En principe, le président anime les discussions et s'abstient de prendre trop ouvertement position. Il peut alors déléguer à un autre membre du comité la charge de défendre un rapport élaboré par cet organe. Il convient que le président garde à l'esprit le fait que la discussion doit toujours se conclure par une décision. À cette fin, il peut stimuler les échanges, créer des groupes de travail. Il a la possibilité de prévoir des compromis lors du vote. Il est nécessaire qu'il soit en mesure de proposer des conclusions claires sur les décisions soumises à l'appréciation de l’assemblée générale.

Les élections

Les élections ne s'improvisent pas. En règle générale, elles sont réussies si elles constituent une des préoccupations habituelles du comité qui, idéalement, doit refléter la composition de l’association. Régulièrement, ayez soin de lancer des appels publics de candidature en indiquant les tâches et les responsabilités qui attendent les personnes intéressées.

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Et puis, il ne suffit pas de faire un appel de candidatures, il faut accueillir celles qui se présentent… Dans le cadre de l’assemblée générale, il est souhaitable que le président présente les candidats ou qu'il délègue cette tâche à un autre membre. Le mode de scrutin arrêté par les statuts (main levée, bulletin secret) et la procédure de vote en cas de propositions opposées ou complémentaires doivent être rappelés. Les résultats du vote proclamés, il appartient au président de féliciter les élus au nom de tous. Si le nombre des candidats est plus important que le nombre de postes à repourvoir, veillez à remercier toutes les personnes qui ont manifesté leur disponibilité à servir l’association.

Les votations

Cet exercice n'est pas si simple qu'il y paraît à première vue. Basez-vous sur ce que disent les statuts en la matière (majorité simple/majorité absolue/quorum) et rappelez-les. Soyez clair et concis lorsque vous énoncez la proposition soumise au vote. Rappelez-vous des séquences: acceptation, refus, abstention. Faites-vous aider par des scrutateurs. Et, surtout, au terme de la procédure, rappelez le résultat du vote et formulez clairement la décision retenue.

Après l’assemblée générale Dans les jours qui suivent l’assemblée générale, le comité se réunit. Il examine les dispositions à prendre afin d'exécuter les décisions qui ont été adoptées lors de l’assemblée générale. N'omettez pas d'envoyer aux membres de l’association un procès-verbal de l’assemblée générale. D'aucuns le font parvenir avec la convocation pour l’assemblée générale suivante. À notre sens, il vaut mieux l'adresser dans les semaines qui suivent la réunion. Ainsi, les membres de l’association (tout particulièrement ceux qui n'ont pas participé à l’assemblée générale) peuvent bénéficier de nouvelles « fraîches » sur l’association.

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L’assemblée générale extraordinaire Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à n'importe quel moment de l'année pour statuer sur des questions urgentes ou essentielles. Pour ce faire, il faut qu'un cinquième des membres, au minimum, la demandent, le cas échéant la proportion inférieure retenue par les statuts. Il est tout à fait possible qu'une telle séance remplace une assemblée générale ordinaire s'il apparaît peu adéquat de multiplier de telles assemblées.

Le comité Animer une association, c'est évidemment faire fonctionner le comité à qui l’assemblée générale a délégué ses compétences. Quels types de tâches attendent le comité? Il va s'agir, pour cet organe: – d'exécuter les mandats donnés par l’assemblée générale; – de stimuler la vie démocratique de l’association; – d'entretenir les contacts avec l'extérieur et d'organiser les relations publiques; – de prendre toutes les initiatives opportunes pour que le but de l’association soit connu et réalisé.

Les compétences des membres du comité

Ce que nous avons dit jusqu'ici du fonctionnement de l’association postule, idéalement, que l’assemblée générale élise des personnes: – manifestant un sens aigu des objectifs de l’association afin de pouvoir les approfondir et de ne pas les confondre avec les moyens, en d'autres termes, qui disposent de qualités pour proposer des actions, ouvrir de nouvelles voies, etc.; – capables de favoriser la cohésion des membres; – connaissant bien différents milieux (associatifs, institutionnels, politiques, entreprises, médias, usagers, etc.); – ouvertes à une certaine disponibilité.

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Il n'est pas indispensable que les membres du comité disposent de compétences techniques particulières. Il ne faut pas confondre les fonctions de responsabilité et celles d'exécution. La réunion du comité

Les séances du comité (comme toute autre séance) ne sont efficaces que si elles sont soigneusement préparées. Elles doivent l'être sur deux plans: – le fond, c'est-à-dire l'objet même de la réunion; – la forme, c'est-à-dire la manière d'animer la réunion; Bannissez les convocations qui ne rappellent que le jour, l'endroit et l'heure de la séance. Même brièvement, indiquez les points qui vont être traités. Si vous êtes en mesure de le faire, joignez à la convocation les documents susceptibles de favoriser une réflexion préalable et d'alimenter les débats (notes de travail, articles de presse, programme d'activités, etc.). Ce que nous suggérons, c’est que les membres du comité se répartissent les tâches en différents dicastères et les assument à deux.

Les principaux dicastères du comité La stimulation de la vie de l’association a) Les liens avec les membres (par exemple à travers la production d’une lettre aux membres, d’une revue, l’organisation de rencontres, de formations) ; le recrutement des nouveaux membres ; b) la préparation et l’animation de l’assemblée générale c) annuelle d) l'organisation de rencontres pour stimuler la concertation.

La définition du programme d’activités de l’association et sa mise en œuvre a)

Le choix des actions à mettre en place, à poursuivre, à interrompre;

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la liste et la répartition (délégation) des tâches à effectuer pour réaliser les objectifs poursuivis ; l’établissement des plannings.

La gestion des ressources humaines et financières de l’association a) b)

La recherche de fonds privés et publics ; la gestion financière de l’association (établissement du budget, tenue des comptes). Cette tâche peut être déléguée mais le comité en porte la responsabilité finale; l’engagement des collaborateurs salariés et des collaborateurs bénévoles et l’établissement de leurs contrats de travail ainsi que de leurs cahiers des charges ; plan de formation, etc.

Les relations publiques a) La réalisation de documents de présentation de l’association et la mise en place d’initiatives pour que le but de l’association soit connu et reconnu ; les liens avec les médias (présentation de l’association dans différents milieux); b) les liens avec les partenaires de l’association (autres associations, pouvoirs publics) et établissement de c) conventions de collaboration.

L’animation des séances du comité Concrètement, il souhaitable que la personne qui anime la séance, veille à séparer les trois phases qui caractérisent une telle réunion, à savoir les moments qui renvoient à l'information, au débat et à la prise de décision. Un tournus de l’animation des séances peut également s’avérer très productif pour consolider l’implication de chacun. Informer

Pour que l'information soit correctement reçue par les personnes à qui elle s'adresse, elle doit être traitée de telle manière que les points importants ressortent clairement. Il peut s'agir, par exemple:

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– de résumer un texte ou de souligner ce qui est important; – de visualiser l'information chiffrée (graphiques); – d'utiliser un support visuel (tableau transparent). Débattre

Débattre, c'est échanger des opinions, interpréter un événement, analyser une situation, préparer une décision. Étant donné que la richesse d'un débat dépend de la multiplicité des points de vue exprimés, il est essentiel de privilégier, voire même, dans certains cas, de provoquer la prise de parole par le plus grand nombre possible de participants et de stimuler la créativité du groupe. Comment s'y prendre concrètement?

– Invitez les participants à argumenter leurs points de vue. (Qu'est-ce qui vous fait penser que…? etc.); – évitez les dérapages en rappelant le cadre précis de la discussion; – synthétisez les arguments. Insistez sur les points que le débat a clarifiés. Mettez en évidence les points de divergences; – remerciez les collaborateurs et éventuellement les intervenants extérieurs. Décider

Les décisions ne s'imposent pas toujours de façon évidente. C'est pourquoi le vote permet de «lier» l'ensemble des participants à la décision prise. Si les avis divergent trop, il peut être souhaitable de laisser «mûrir» (mais non «pourrir») les choses. Il vaut mieux surseoir à une décision dont on pressent que certains se désolidariseront. Et puis… méfiez-vous des décisions obtenues en fin de séance, lorsque chacun a hâte de s'en aller!

Le programme d'activités Peut-être avez-vous d'emblée les idées très claires sur les actions que vous allez entreprendre et les stratégies que vous allez adopter pour atteindre le but que vous vous êtes fixé. C'est tant mieux.

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Peut-être que tel n'est pas le cas. Vous hésitez, vous ne savez pas très bien où commencer. Les quelques paragraphes qui suivent vous sont destinés. Les indications qu'ils contiennent sont à alléger, à nuancer, voire à approfondir en fonction de la taille de votre association, des objectifs que vous poursuivez et des moyens dont vous disposez. Insistons sur le fait qu'une association, qui a le souci de se développer, doit porter une attention particulière à la définition de ses activités. Mais, pour que celles-ci deviennent opératoires, qu'elles dépassent un simple souhait, il faut que ce dessein se traduise par des objectifs concrets.

Comment passer du projet aux objectifs?

Pour qu'une association parvienne à ses fins, elle doit, le plus souvent, exercer une action sur son environnement. Pour réaliser ses projets, votre association va devoir convaincre. Elle devra faire face à un certain nombre de résistances. Il est fort possible qu'elle se heurte à des obstacles de toutes sortes (par exemple, parce qu'elle va à l'encontre de projets poursuivis par d'autres). Comment trouver la meilleure stratégie à adopter pour atteindre ces objectifs? Il va s'agir, pour vous, d'étudier: – l'environnement concurrentiel dans lequel se situe votre association. En d'autres termes, de repérer les organismes dont l'activité risque de faire concurrence à la vôtre; – les facteurs externes de nature sociologique, économique, culturelle, sur lesquels vous pouvez vous appuyer pour développer votre action ou qui sont, au contraire, des obstacles à surmonter; – les points forts et les points faibles de votre association en tant que telle. Parmi les points forts, on peut trouver sa notoriété, la personnalité de ses dirigeants, etc. Parmi les points faibles, c'est-à-dire les facteurs qui vont s'opposer à la réalisation des objectifs, on peut retenir l'absence de motivation des membres, le manque de dynamisme des dirigeants, l'inorganisation chronique, etc.;

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– les alternatives (il convient d'envisager plusieurs combinaisons d'actions possibles).

Quelques questions que l'on peut se poser pour vérifier la faisabilité du projet L'activité prévue est-elle «encadrée» par des textes législatifs ou/et réglementaires? Y a-t-il des normes à respecter? Y a-t-il des réalisations similaires dont l’association pourrait s'inspirer? Quels sont les financeurs potentiels ? La continuité du financement est-elle assurée? Les activités qui sont envisagées sont-elles «portées» par l'opinion publique? Par quels courants? De quels appuis dispose l’association pour faire aboutir le projet? Y a-t-il une demande actuelle? Une demande potentielle? Qui adressera la «clientèle»? Les services proposés interviennent-ils en complémentarité d'autres services ou d'autres équipements? Les ressources en personnel pour conduire ces activités sont-elles suffisantes?

Si nécessaire, n'hésitez pas à prendre l'avis d'experts ou de professionnels pour vous aider dans la réalisation de cette phase. Les alternatives ayant été mises à jour, discutées et évaluées, le choix ayant été arrêté, il vous reste à planifier la mise en œuvre, à dégager les moyens nécessaires et à mobiliser les «forces» disponibles.

La planification des activités Planifier, c'est déterminer rationnellement les objectifs que l'on s'est fixés et les moyens à mettre en œuvre pour les atteindre. En d'autres termes, le but de la planification est de déterminer ce qu'il faut faire cette semaine, ce mois-ci ou cette année pour se trouver dans une situation favorable le mois prochain, l'année prochaine ou dans cinq ans. La planification se fait à rebours, en partant des décisions: elle fixe les actions à entreprendre aujourd'hui si l'on veut atteindre l'objectif fixé à un moment déterminé.

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Ce programme nécessite un travail de rédaction car, pour être utile, il doit être écrit. C'est, en effet, la seule façon de pouvoir s'y référer périodiquement et d'avoir la possibilité de le modifier de manière systématique. Les caractéristiques d'une bonne planification

Une bonne planification prend en considération tout ce qui par nature est planifiable. Elle découpe le programme général en plusieurs programmes particuliers, concrètement en diverses activités.

Exemple d’un segment d’un programme d’activités Souvent il peut être utile de le concevoir de manière plus explicite et d’y apporter plus de détails Tâches

Priorité

Qui?

Coûts?

Délais

Achat de la documentation

Fr. 500.–

31.8. 2009

Demander l'avis de…

Campagne d'information

Fr. 2000.–

30.9.2009

Organiser la répartition des tâches

– presse spécialisée

Fr. 500.–

31.10. 2009

Concevoir un dossier de base

– écoles

Fr. 200.–

31.11.2009

Prendre contact avec…

– médias

Fr. 500.–

31.11. 2009

Demander l'avis de…

Fr. 2000.–

31.10.2009

Organiser la répartition des tâches

– groupe de travail

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– recherche de locaux

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Colloque

Remarques

L'évaluation des résultats

Pour les entreprises, l'évaluation des résultats est claire. Elle passe par le résultat financier: profit ou perte.

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Pour les associations, il existe également un résultat budgétaire équilibré ou non. Mais lorsque l'on dit qu'une association «marche» ou «ne marche pas», le critère financier est rarement le seul point de référence pour porter ce jugement. Que faut-il évaluer? Quels critères retenir? S'agit-il d'examiner la qualité d'un service offert à la population ? S'agit-il d'évaluer le fonctionnement des personnes qui ont conduit l'action? etc.

On peut imaginer (sans être exhaustif) que vous vous posiez les questions suivantes: quelle est l'utilité de l'action qui a été conduite ? L'attente des utilisateurs a-t-elle été comblée ? Quelle a été la qualité des services offerts? Qu’est-il possible de dire sur la participation des membres? Comment ont été réparties les tâches entre les collaborateurs salariés et les bénévoles ? Comment ont été gérés les divergences d’opinion? Les conflits?

Stimuler et valoriser l’engagement bénévole Vous le savez, le concours des membres (des bénévoles) est la plupart du temps indispensable au bon fonctionnement de votre association et à la réalisation de ses activités. Pour stimuler l’engagement bénévole et fidéliser les personnes, il est opportun de respecter quelques principes. Quels sont-ils? Accueillir et présenter l’association

– Offrir un accueil et un cadre de travail chaleureux. – Rappeler la mission et les objectifs de l’association, ainsi que son cadre de fonctionnement. – Faciliter l’adhésion au projet de l’association. Solliciter l’engagement

– Clarifier les besoins de l’association. – Concilier les intérêts des personnes avec les tâches à réaliser. – Vérifier l’adéquation des capacités des personnes et des compétences requises pour l’accomplissement du travail.

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– Offrir un encadrement ainsi qu’une évaluation du travail fourni. Négocier une convention d’activité bénévole

– Établir une convention d’activité bénévole qui précise: le contexte de la collaboration, les droits et les devoirs de l’association et des personnes concernés, les limites de l’engagement, la manière dont il pourra y être mis fin, etc. Vous pouvez, par exemple rédiger une lettre au nom du bénévole qui précise ces points. – Offrir une couverture au plan des assurances. – Rembourser les frais occasionnés par l’activité.

Valoriser et développer les compétences

– Offrir une formation pour garantir la qualité du travail, stimuler l’intérêt et reconnaître l’engagement. – Faire connaître l’offre de formation en général (les formations ouvertes à un large public). – Délivrer des attestations indiquant les tâches effectuées, les compétences acquises, le degré d’implication et de responsabilité qu’a exigé le travail effectué.

Canevas d’une convention de collaboration entre une association et un collaborateur bénévole Mme/M L’association… vous remercie d’offrir vos services de bénévole au sein de notre Association et vous souhaite la bienvenue. La présente convention a pour objectif de clarifier la collaboration envisagée et de vous apporter les informations utiles à l’accomplissement de votre activité. Nous notons que vous offrez vos services à raison d’environ… heures hebdomadaires.

Votre activité consistera à: ............................. Votre lieu d’activité est situé : .............................

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Vous rencontrerez régulièrement, M./Mme… personne à laquelle vous pourrez vous référer pour les décisions importantes et qui est en mesure de vous apporter un appui si vous le jugez utile. Vous aurez également la possibilité de suivre diverses formations. De plus, nous vous informons que notre association assure les bénévoles: –en responsabilité civile; –pour les accidents survenant sur le chemin entre le domicile et le lieu de l’activité bénévole et le retour. Chacune des parties peut rompre la collaboration bénévole par simple lettre prévoyant un préavis d’un mois, sauf raison majeure. Nous vous rendons attentif au fait que vous êtes tenu à la plus stricte confidentialité dans le cadre de votre activité. Nous vous souhaitons beaucoup de satisfaction au sein de notre Association. Vous le savez, votre concours est précieux et, une fois encore, nous vous remercions pour votre engagement. Nous vous saurions gré de bien vouloir dater et signer en double exemplaire la présente convention pour accord et de nous renvoyer un exemplaire à votre plus proche convenance.

Le bénévole:

La personne référente:

Fait à… en deux exemplaires, le…

Engager du personnel salarié Au moment de sa création, l’association compte, le plus souvent, sur le seul soutien des bénévoles. C’est après un certain temps que la question d’engager du personnel salarié se pose pour répondre à des besoins que le comité et les bénévoles ne sont plus en mesure d’assurer (volume de travail, pérennité des prestations/activités proposées, etc.). Dans ce type d’associations, l’engagement d’un salarié, appelé souvent

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«permanent», «secrétaire exécutif», vise prioritairement le soutien des forces bénévoles. Ainsi, la personne va devoir: – être au service des collaborateurs bénévoles; – coopérer de manière étroite avec le comité; – être le garant de la mission de l’association; – proposer des objectifs et leurs priorités; – les quantifier et les planifier (calendrier, ressources humaines et matérielles); – stimuler la communication interne et externe.

Quelques règles indicatives Dans la mesure où l’engagement bénévole est un acte libre, si un « temps bénévole » est attendu d’un salarié, il est important que cette question soit clarifiée dès l’engagement. Il vaut mieux préciser que l’association cherche une personne pour un poste à 50 %, dont 30 % pourra être salarié, que confondre «heures supplémentaires» et «bénévolat attendu». Pour fixer les salaires, nous vous suggérons de vous baser sur le statut de la fonction publique. Si cela n’est pas possible, garantissez aux personnes un statut ayant fait l’objet d’un débat au sein de l’association. Tout particulièrement si votre association vise l’intérêt général et exerce une activité désintéressée, il est nécessaire qu’elle soit administrée bénévolement. Dès lors, si des salariés participent aux travaux du comité, il est important qu’ils disposent d’une voix consultative et non délibérative. Rappelez-vous que c’est le comité qui engage et licencie les salariés et que si ces derniers disposent de voix délibératives, ils sont «juges et parties». Cela dit, il faut savoir qu’une personne est en mesure de donner un point de vue affirmé tout en ne disposant que d’une voix consultative. Toutefois, si votre association emploie plusieurs salariés, il est adéquat que l’un d’entre eux les représente et siège au comité avec une voix délibérative. Veillez aussi à définir les tâches respectives des salariés et des bénévoles et à les inscrire dans des documents ad hoc.

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L’affiliation aux régimes de protection sociale

Au-delà du simple paiement de la rémunération, vous devez tenir compte des conséquences sociales (affiliation aux régimes de protection sociale) qu’implique le recours à des collaborateurs professionnels. Les cotisations sont obligatoires pour l’assurance-vieillesse et survivants (AVS), l’assurance-invalidité (AI), l’assurance perte de gain (APG), l’assurance-chômage et indemnités en cas d'insolvabilité (LACI), l’Assurance-accidents (LAA). Il est aussi exigé l’affiliation à une institution de prévoyance (LPP), ainsi qu'à une caisse d'allocations familiales (AF). Prenons un exemple. Pour un revenu annuel inférieur ou égal à Fr. 126 000.–, l’ensemble des cotisations dues à l’assurance-vieillesse et survivants (AVS), à l’assurance-invalidité (AI), à l’assurance perte de gain (APG) et à l’assurancechômage (AC), sur la somme annuelle des salaires, s’élèvera à environ 14,5 % (charges employeur/employé cumulées). Toutes les personnes salariées qui travaillent en Suisse sont obligatoirement assurées contre les accidents. Les employeurs doivent assurer leurs employés selon les domaines d’activités auprès de la CNA soit SUVA ou auprès des autres assureurs autorisés (compagnies d’assurances privées, caisses-maladie ou caisses d’assurances-accidents publiques). Les assurés ont droit aux prestations d’assurance en cas: – d’accident professionnel; – d’accident non professionnel et de maladie professionnelle1. Les employeurs prennent en charge les primes de l’assurance obligatoire contre les accidents et les maladies professionnelles. Les salariés assument les primes d’assurance obligatoire contre les accidents non professionnels (sauf si des conventions plus favorables aux salariés ont été conclues). Cependant, les employeurs doivent verser la totalité des primes. Ils déduisent du salaire la part de l’employé.

1. Les travailleurs dont le temps de travail hebdomadaire chez le même employeur est inférieur à 8 heures ne sont toutefois assurés obligatoirement que contre les accidents professionnels et les maladies professionnelles.

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De plus, en vertu de la loi sur la prévoyance professionnelle (LPP) les salariés dont le salaire annuel est supérieur à Fr. 20'520.- sont obligatoirement assurés jusqu’à un plafond de Fr. 82'080.- (année 2009). Il est évident qu’il est possible d’assurer les employés à partir d’un seuil plus bas ou jusqu’à une limite supérieure plus élevée. Les caisses de compensation AVS contrôlent si tous les employeurs occupant des salariés soumis à la prévoyance professionnelle sont affiliés à une institution de prévoyance inscrite au registre. L’employeur prendra également à sa charge les allocations familiales.

Pour obtenir les renseignements sur l'ensemble de ces questions, vous pouvez vous adresser à l'Agence communale d'assurances sociales de votre localité.

Les obligations liées au droit du travail

Les associations qui engagent du personnel salarié doivent, bien évidemment, se conformer au droit du travail (Code des obligations 319 ss). L’établissement de contrat de travail des salariés, que la durée de l’engagement soit indéterminée, déterminée ou occasionnelle, est nécessaire. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez vous baser sur ce canevas à adapter à votre situation.

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Canevas d’un contrat de travail Contrat de travail Entre M./Mme… à (adresse complète)… Désigné ci-après par le collaborateur Et M./Mme… à (adresse complète)… Désigné ci-après par l’Association… Il est convenu ce qui suit:

Article premier Travail M./Mme… 1. Entre au service de l’Association à partir du… En qualité de… 2. Le collaborateur est chargé des travaux suivants : ……………………………… ……………………………… ………………………………

Article 2 Durée du contrat – Délai de congé Le contrat est conclu pour une durée indéterminée ; les … semaines/mois (au maximum trois mois) suivant le début de l’emploi sont considéré(e)s comme temps d’essai durant lequel chaque partie peut dénoncer le contrat par simple avis reçu … jour(s) … semaine(s) à l’avance (éventuellement pour la fin d’une semaine). Dès l’expiration du temps d’essai et jusqu’à la fin de la lère année de service, le présent contrat peut être résilié de part et d’autre un mois à l’avance pour la fin d’un mois/un mois à l’avance (30 jours nets). Dès la 2e année de service, et quel que soit le nombre d’années de service, le délai de congé et de 1/2/mois nets/pour la fin d’un mois. Sont réservés les cas de résiliation avec effet immédiat, pour de justes motifs (article 337 Code des obligations). Sont notamment considérées comme de justes motifs toutes les circonstances qui, selon les règles de la bonne foi,

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ne permettent pas d’exiger de celui qui a donné le congé la continuation des rapports de service. Le congé doit être donné par écrit. La partie qui a reçu le congé peut en demander la motivation écrite.

Article 3 Durée du travail La durée normale du travail est de … heures par semaine, réparties sur … jours Le travail supplémentaire est en principe compensé par un congé compensatoire de même durée au cours de l’été ou du «pont de fin d’année».

Article 4 Vacances Le droit aux vacances est de 4 semaines. Il est calculé sur la base de l’année civile. L’année de l’engagement et l’année de départ, il est accordé en proportion de la durée effective de l’emploi. La date des vacances est fixée par l’Association. Elle tiendra compte, dans la mesure du possible, des vœux que le collaborateur aura exprimés suffisamment à l’avance.

Article 5 Congés divers Le collaborateur a droit à un congé payé de : –2-3 jours à son mariage; –1 jour à la naissance d’un enfant ; –1-3 jours au décès d’un membre de sa famille (conjoint, enfant, parents, beaux-parents, frère, sœur ou parent faisant ménage commun avec l’employé) ; –1 jour lors de son déménagement (au plus une fois par année).

Article 6 Rémunération Le collaborateur reçoit un salaire brut de Fr … par année; versement en 13 mensualités.

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Allocations familiales, en sus, selon les dispositions cantonales en la matière. Il sera retenu sur chaque salaire : a) AVS/AI/APG/la cotisation légale. b) Fonds de prévoyance: la cotisation légale. c) Assurance-maladie (perte de gain): d) Assurance-accidents (non professionnels) : e) Assurance-accidents complémentaire : Ces montants pourront être modifiés en fonction de nouvelles dispositions légales. Le paiement se fait par virement bancaire au plus tard le… de chaque mois.

Article 7 Maladie (perte de gain) Si le collaborateur tombe malade, il doit en aviser immédiatement l’Association et lui fournir un certificat médical si la maladie dure plus de 3 jours. Durant la maladie, le salaire est payé dans la mesure prévue à l’article 10.

Article 8 Maladie (frais de guérison) Le collaborateur doit s’assurer contre le risque maladie (frais de guérison) conformément à la Loi fédérale sur l’assurance-maladie du 18 mars 1994 (LaMal).

Article 9 Accidents L’Association assure le collaborateur contre les accidents professionnels, non professionnels et maladies professionnelles conformément aux dispositions légales. La prime d’assurance pour les accidents non professionnels est à la charge du collaborateur. Le collaborateur avise sans délai l’Association ou l’assureur de tout accident qui nécessite un traitement médical ou entraîne une incapacité de travail.

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Article 10 Salaire en cas d’absences non indemnisées Pour l’ensemble des cas où le collaborateur est empêché de travailler sans faute de sa part pour des causes inhérentes à sa personne (maladie, accident, grossesse, et accouchement, service militaire, protection civile, fonction publique non rémunérée, etc.) et où l’Association n’est pas libérée de son obligation de payer le salaire selon les articles ci-dessus, le collaborateur a droit, pour autant qu’il y ait toujours contrat de travail, à son salaire complet durant: 3 semaines pendant la première année de service, si les rapports de travail ont duré plus de trois mois ou ont été conclus pour plus de trois mois ; ensuite: Années de serviceSalaire dû pendant: 2e année1 mois de la 3e à la 4e2 mois de la 5e à la 6e3 mois de la 6e à la 7e4 mois etc.

Article 11 Prévoyance vieillesse, décès et invalidité L’Association affilie le collaborateur soumis à l’assurance obligatoire à un fonds de prévoyance professionnelle conformément aux dispositions légales. L’Association contribue à la prévoyance professionnelle en prenant à sa charge au moins la moitié de la cotisation globale. Il déduit du salaire les cotisations que les dispositions légales et réglementaires mettent à la charge du salarié.

Article 12 Devoirs généraux Le collaborateur prend l’engagement d’accomplir au plus près de sa conscience les tâches qui lui sont confiées et de se conformer aux instructions données par l’Association. Le collaborateur est tenu d’observer une entière discrétion sur tout ce dont il aura connaissance dans l’exercice de ses fonctions. Il sera lié à cette obligation, même après la fin du contrat.

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Article 13 Responsabilité Le collaborateur répond du dommage qu’il cause à l’Association intentionnellement ou par négligence. Il en doit réparation conformément aux dispositions du Code des obligations.

Art. 14 Droit supplétif Pour tout ce qui n’est pas prévu dans le présent contrat, les parties s’en remettent aux prescriptions légales applicables en la matière. Fait à…le… En deux exemplaires Les représentants de l’Association : (signé) L’employé: (signé)

Des comptes pour quoi faire? Animer une association, c'est aussi la gérer. Peut-être les questions portant sur les comptes, les budgets, n'ont-elles plus de secret pour vous. Peut-être, au contraire, gérer financièrement une association est pour vous une pratique nouvelle. Dans ce cas, vous vous posez plusieurs questions : quelle est aujourd'hui la situation financière de l’association? Comment la présenter aux membres? Quels documents établir pour demander une subvention? Sans avoir la prétention de se substituer aux manuels spécialisés ou traitant de situations plus complexes, les indications qui suivent veulent être concrètes et accessibles pour la grande majorité des associations de taille modeste. Notre objectif? Permettre une approche de l'ensemble de ces problèmes et éviter, dans plusieurs situations, peut-être la délégation de ce type de tâches à un professionnel de la question (comptable, fiduciaire, etc.). Rappelons brièvement quelques informations très pratiques dans ce domaine.

Pour notre exemple, nous allons garder à l'esprit le cas d'une association, créée il y a deux ans, avec une cinquantaine de membres. Elle a obtenu une subvention communale de Fr. 25000.–; elle a organisé une manifestation qui lui a procuré quelques recettes; elle a vendu quelques produits. Les cotisations s'élèvent à Fr. 30.– pour les membres individuels et à Fr. 100.– pour les membres collectifs. L’association dispose d'un compte de chèques postaux (CCP).

Des comptes pour quoi faire?

Conditions à remplir pour qu'une association devienne titulaire d'un compte postal – Avoir son siège social en Suisse. – Présenter la demande à un office postal. – Remplir et rapporter la déclaration d'adhésion délivrée par l’office postal. – Joindre un exemplaire des statuts (signés) de l’association. – Renvoyer la carte des signatures avec spécimen des signatures des personnes autorisées à utiliser le compte par la suite. Seules les personnes dont les noms et la signature figurent sur la carte de signatures peuvent disposer de l'avoir en compte et donner des ordres de paiement et de virement par l'entremise de l’office postal. Précisons que si les personnes concernées sont mineures, leurs parents ou représentants légaux doivent également signer. – Présenter une copie de l’extrait du Registre du commerce si l’association y est inscrite. – Communiquer au centre de traitement tout changement d'adresse ainsi que toute modification survenue dans la désignation du compte ou la liste des personnes autorisées à signer, faute de quoi l'entreprise des PTT ne répondra pas de dommages éventuels. Il est important de veiller à la transmission de ces informations !

Les associations peuvent bénéficier, par année, de 900 bulletins de versement imprimés gratuitement par la Poste ainsi que de 24 ordres de paiement.

La tenue des comptes Les comptes, nous l'avons dit, sont obligatoires lorsqu'une association est inscrite au Registre du commerce. Les livres, ainsi que les pièces justificatives, doivent être conservés au moins dix ans. Les associations, qui ne sont pas inscrites au Registre du commerce, n'ont pas d'obligation légale ou formelle en matière de comptabilité. C'est à l’association qu'il

Des comptes pour quoi faire?

revient de décider, statutairement ou en assemblée générale, de la tenue d'une comptabilité. Les comptes sont-ils nécessaires?

Oui, pour: – rendre des comptes à l’assemblée générale, lorsque les statuts le prévoient; – justifier du caractère non lucratif des activités de l’association auprès des services fiscaux; – solliciter des subventions. Les comptes sont-ils utiles?

Oui pour: – connaître en permanence les disponibilités financières de l’association; – décider de la façon d'équilibrer un budget, de développer une activité, de financer un achat; – contrôler les résultats, évaluer le coût réel d'une activité; – informer les membres, etc.

La comptabilité reste donc, en pratique, un moyen de gestion quasi indispensable au bon fonctionnement de toute association.

La responsabilité de la tenue des comptes incombe au comité

C'est au comité que revient la responsabilité d'assurer la gestion financière de l’association. Dans le cadre de l'exécution de ce mandat donné par l’assemblée générale, il va devoir prendre position sur l'ensemble des questions financières se rapportant à l’association. L'exécution de plusieurs de ces tâches (la gestion du système de comptabilité) peut être déléguée à une personne (caissier), voire à une fiduciaire. Mais, répétons-le, c'est le comité qui en porte la responsabilité finale. L’organe de contrôle des comptes va examiner la situation financière adoptée par le comité.

Des comptes pour quoi faire?

Quels documents établir? Souvenez-vous du cas pratique que nous avons retenu. Vous avez décidé d'adopter un système comptable qui se lit et s'utilise facilement : une comptabilité en partie simple, appelée aussi «comptabilité recettes-dépenses». Dans une situation de ce type il convient d'établir: – un livre comptable; – un compte d'exploitation; – un bilan; – un budget.

Le livre comptable

C'est le document de base de votre comptabilité, souvent appelé «Livre Recettes-Dépenses», ou «Livre de Caisse». Quels que soient les outils utilisés (support informatique ou «papier») ce document va vous permettre de calculer à tout moment le solde disponible par la différence entre les recettes et les dépenses. Le compte d'exploitation Le Compte d'exploitation regroupe les charges (les dépenses) et les produits (les recettes) liés au fonctionnement de l’association au cours de l'exercice (en règle générale annuel).

Plus adapté que le livre comptable, qui présente un enregistrement de toutes les opérations au jour le jour, le compte d'exploitation regroupe les dettes de l’association, les créances, les opérations de fonctionnement, d'équipement, etc. Si par exemple votre comptabilité est effectuée avec un logiciel tel que Mac compta, vous allez retenir tous les postes que vous souhaitez voir figurer dans le compte d’exploitation. Cet outil informatique vous facilitera grandement la tâche pour établir le solde disponible, le bilan, etc. Ne sousestimez pas la phase « établissement de postes ». Elle demande une réflexion approfondie!

Des comptes pour quoi faire?

Le bilan

Le bilan fait ressortir à une date précise (en règle générale à la fin de l'année civile), la situation de fortune de l’association par comparaison entre le total de l'ACTIF et celui du PASSIF. Le budget

Le budget exprime, sous la forme de comptes prévisionnels, les objectifs chiffrés de votre association.

Exemple d’une page d’un livre comptable Dans le cas retenu ici, l’association dispose d’un compte de chèques postaux. L’exemple ci-dessous correspond à l’activité d’un seul mois de l’année

Date

Libellé

Chèque

Montant

Recettes

Dépenses

Solde

5.1.09

Report à nouveau

4940.85

5.3.09

Subventions 2002

25000.–

29940.85

5.4.09

Location de la salle Y

101

50.–

5.4.09

Papeterie Dupont

101

85.–

5.5.09

Frais envois du 8.3.02

5.5.09

Don de l’association Z

200.–

29964.–

5.17.09

Cotisations

150.–

30114.–

5.25.09

Salaires

102

1016.50

5.25.09

Charges sociales

102

234.30

5.25.09

Librairie U

102

504.50

5.25.09

Matériel informatique

102

315.50

135.–

29805.85

41.85

29764.–

2070.80

Quelques principes à retenir (livre comptable)

Prévoyez de conserver et de classer tous vos documents comptables. Utilisez plusieurs dossiers: – un dossier «cotisations», pour suivre la rentrée des cotisations et classer les reçus; – un dossier «factures d'achats acquittées»;

28043.20

Des comptes pour quoi faire?

– un dossier «notes de frais», numérotées, sans oublier leurs justificatifs; – un dossier contenant les relevés de comptes. Prenez l'habitude d'enregistrer immédiatement toutes les dépenses et les recettes. À la fin de chaque mois et en fin d'année, arrêtez le solde et inscrivez-le sur la ligne « report à nouveau », au début du mois ou de l'exercice suivant (en recettes si c'est un excédent, en dépenses si c'est un déficit). Si vous réalisez beaucoup d'opérations de caisse, vous avez intérêt à distinguer deux livres comptables: un livre postal et un livre de caisse. Vérifier chaque mois l'exactitude de votre «état de compte». À la suite de chaque opération, le centre de traitement (La Poste) adresse à chaque titulaire d'un compte une formule blanche appelée «Extrait de compte» indiquant le solde en compte à cette date. Ceci permet au titulaire de vérifier la concordance des sommes comptabilisées chez lui et à la Poste. Vous pouvez vous contenter d'un simple enregistrement des opérations sur deux colonnes, «recettes» et «dépenses», surtout si elles sont très peu nombreuses. Vous avez toutefois intérêt à ventiler vos recettes et vos dépenses, dès le départ, en fonction de leur nature ou des activités concernées. Ainsi, vous vous facilitez le travail de présentation des comptes en fin d'année et vous avez la possibilité de mieux suivre la gestion de chaque activité.

Des comptes pour quoi faire?

Un exemple de compte d’exploitation Charges

Produits

Salaires et charges sociales

7654.60

Solde de subventions 2008

4990.85 23000.–

Charges sociales à payer

402.85

Subventions 2009

Loyer

2600.–

Cotisations

3500.–

Dons

1100.–

Frais de gestion Matériel informatique Frais postaux

2040.50

Frais de bureau à payer

Recettes des manifestations

250.– 1200.05

820.50

Frais liés aux prestations Documentation

2500.50

Production de documents

3250.75

Déplacements

1220.50

Résultat d’exploitation (excédent)

6550.70

Total

30540.90

Total

Quelques principes à retenir (compte d’exploitation)

Pour déterminer la situation financière de l’association à un moment donné (en règle générale à la fin de l'année civile), il est nécessaire de connaître en particulier: – l'ensemble des biens matériels (argent, biens mobiliers, matériel, etc.); composant le patrimoine de l’association; – l'ensemble des montants dus par des tiers (débiteurs, etc.); – l'ensemble des montants dus à des tiers (créanciers, fournisseurs, etc.). Pour ce faire, il est nécessaire de procéder à des opérations d'inventaire, en d'autres termes d'établir la liste détaillée des charges et des produits liés à l’association. Pour le classement des produits, on trouve souvent les éléments suivants: – dons et subventions; – cotisations;

30540.90

Des comptes pour quoi faire?

– recettes d'activités; – ventes de produits; – etc. Pour le classement des charges, on trouve, en règle générale, les éléments suivants: – personnel (salaires et charges sociales); – loyer; – frais divers de gestion (matériel de bureau, frais postaux, etc.); – frais liés aux prestations et aux tâches de l’association; – etc.

Exemple d’un bilan Actifs

Passifs Capital

1933.55

CCP

5073.55

Charges à payer

Caisse

1550.50

Frais de bureau à payer

820.50

Fonds documentation

1000.–

Fonds informatique

3000.–

Exploitation

1550.–

Cotisations dues Mobilier-Matériel

Total

200.– 2000.–

8824.05

Total

Quelques principes à retenir (bilan)

Le bilan est un tableau récapitulatif des divers inventaires à une date précise. Il comprend deux colonnes distinctes pour les sommes: – celle de gauche, appelée ACTIF, groupe tous les éléments représentant ce que l’association possède, y compris les droits financiers que l’association a sur les débiteurs; – celle de droite, appelée PASSIF, groupe les dettes et les engagements financiers que l’association a pris envers les créanciers. Le bilan fait apparaître un capital propre ou un découvert. 1. Lorsque le total de l'ACTIF est plus élevé que celui du PASSIF, il apparaît un excédent d'ACTIF appelé capital.

520.–

8824.05

Des comptes pour quoi faire?

2. Le capital figure au bilan au-dessous du PASSIF. 3. Un bilan présente deux totaux égaux. 4. Lorsque le total du PASSIF est supérieur à celui de l'ACTIF un découvert apparaît au bilan. 5. Le découvert s'inscrit alors au-dessous de l'ACTIF. Il représente un excédent des dettes, c'est-à-dire un excédent du PASSIF. 6. Il y a situation de fortune nulle au bilan lorsque le total de l'ACTIF est égal à celui du PASSIF.

Exemple de la structure d’un budget annuel Charges

Produits

Salaires des collaborateurs

8000.–

Frais de gestion

Subventions

Matériel informatique

4000.–

Matériel de bureau

3000.–

Matériel divers

2000.–

Loyer

3000.–

Documentation

2000.–

Élaboration de documents

3000.–

Déplacements

1500.–

Organisation d’un colloque

2000.–

Feuille d’information

2300.–

Total

Cotisations

30800.–

1300.– 25000.–

Vente de produits

3000.–

Excédent de dépenses

1500.–

Total

Quelques principes à retenir (budget)

Un budget est normalement établi pour une année, mais il peut tenir compte des objectifs à long terme de l’association (doubler le nombre des membres en cinq ans, résorber un déficit antérieur en deux ans, etc.). Ces objectifs sont alors répartis sur plusieurs années.

30800.–

100

Des comptes pour quoi faire?

Il convient de prendre en considération chaque activité prévue en retenant, si possible, plusieurs hypothèses de travail. Faites de même avec les autres postes: loyer, frais de gestion, salaires, etc. Si l’association n'est pas nouvelle, le travail s'en trouvera facilité puisque vous vous baserez sur les budgets antérieurs. Dans un deuxième temps, vous allez établir la synthèse des objectifs et des besoins chiffrés pour les différents secteurs, puis examiner la situation. L'établissement du budget va vous aider à répondre à des questions telles que: de quels financements extérieurs, de quelles activités, de quel nombre de membres dépend l'équilibre financier de l’association? Quels doivent être les prix des prestations proposées par l’association? À combien fixer les cotisations? Le cas échéant, vous allez devoir étudier la possibilité d'améliorer la situation financière de l’association (ajustements des cotisations, recherche de subventions, économies possibles, etc.).

Contrôler l'exécution du budget Des prévisions aux réalités, il peut y avoir des écarts. Ces décalages risquent de se traduire par des objectifs non atteints, un compte d'exploitation, voire une trésorerie déséquilibrée. Vérifiez régulièrement la réalisation de vos prévisions de façon à prendre à temps les mesures de corrections qui s'imposent. Si l’association conduit plusieurs activités, il est souhaitable d'établir un budget propre à chacune d'elles.

La trésorerie Et puis, il convient de suivre systématiquement l'état de votre trésorerie. Il est difficile de payer les factures lorsqu'il n'y a plus rien dans la caisse. Quelques précautions s'imposent: – organisez l'appel des cotisations suffisamment tôt dans l'année;

Des comptes pour quoi faire?

– n'attendez pas trop longtemps pour effectuer un «aimable» rappel des cotisations; – si l'on vous a promis des subventions, informez-vous et tenez compte de la période à laquelle elles vous seront versées; – le prêt bancaire existe mais il est souvent onéreux. Vous pouvez également tenter de négocier un délai de paiement pour certaines de vos factures.

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Rechercher un soutien financier La question du financement des associations se pose avec plus ou moins d'acuité selon les situations. Vous allez donc devoir vous interroger sur la meilleure façon d'aborder les donateurs potentiels et de conduire une campagne de recherche de fonds privés ou publics. Les revenus des associations proviennent de plusieurs sources: – les sources internes alimentées par les cotisations et les dons des membres, les contributions des bénéficiaires, les produits des prestations offertes, etc; – les sources externes constituées par les fonds provenant des pouvoirs publics, des fondations, des entreprises privées, des particuliers, des crédits bancaires, etc.

Des choix éthiques Les diverses sources de financement renvoient à des choix éthiques. Certaines «collent» mieux que d’autres à l'image de l'association, aux actions qu’elle conduit, aux prestations qu'elle offre ou encore aux usagers avec lesquels elle est en contact. C'est le dosage approprié de ces multiples sources qui va permettre la viabilité de l'association.

La «commission de financement» Toute campagne financière implique un long travail et la formation d’une équipe est quasi indispensable pour conduire

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une action de cette envergure. Pour une telle opération, prévoyez un minimum d’un an entre le début de votre prospection et les premiers résultats. Cette équipe va se charger de: – définir les objectifs de la campagne financière; – décider de la forme que prendra la recherche de fonds; – de repérer les partenaires (membres, pouvoirs publics, organismes privés, entreprises) susceptibles d’être sollicités; – des relations avec les donateurs. Il convient de se poser des questions telles que: allons-nous tenter une recherche unique de dons importants? Solliciter des subventions pour une activité ponctuelle? Trouver de nouveaux membres pour «engranger» de nouvelles cotisations? Vendre des produits? Facturer certaines prestations? Partager des locaux? Mettre à disposition notre infrastructure (par exemple matériel informatique)? Organiser une manifestation (exposition, gala, kermesse, loto)? Allons-nous nous adresser à des donateurs particuliers qui offrent de l’argent et/ ou du matériel ? Aux pouvoirs publics ? À des entreprises privées? À des fondations? À des clubs services?

Les différentes sources de financement externes Les fonds publics

Les aides financières octroyées par les fonds publics varient considérablement tant au niveau de leur forme que de leur volume. Elles peuvent être: – une subvention générale (une enveloppe budgétaire); – un financement du déficit de fonctionnement; – un subside calculé en fonction des prestations offertes à la population; – un subside destiné à des projets spéciaux; – un subside d’urgence; – un subside symbolique (les pouvoirs publics attribuent une subvention modeste qui veut marquer son intérêt pour l’initiative en cours). L'octroi de fonds publics peut placer l'association dans une situation relativement contraignante. Le plus souvent, ces

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subventions sont assurées sous certaines conditions (présentation des projets d’action, communication du budget et des comptes d’exploitation, participation à une évaluation périodique des résultats, alignement des salaires, etc.). Les subventions accordées s'inscrivent dans un souci de complémentarité entre action associative et action des pouvoirs publics. Dans le meilleur des cas, des conventions de collaboration sont établies entre les partenaires. Le plus souvent, des contrats de prestations indiquent les services/activités qui seront financés par l'État et les conditions à respecter pour y avoir droit1. Si vous vous engagez dans cette voie, nous vous suggérons de vous adresser en premier lieu à la commune. En effet, il est rare qu'un canton subventionne une association qui n'est pas soutenue au plan local (commune).

Les fonds octroyés par les entreprises

Les aides financières octroyées par les entreprises renvoient aux notions de « mécénat » et de « sponsoring ». Dans les deux cas, il s’agit d’une forme de parrainage. Le «parrain», à savoir l'entreprise, souhaite en tirer un bénéfice directement ou indirectement, à court ou à long terme, que cela soit au plan de son chiffre d'affaires ou de sa notoriété. La logique du mécénat diffère de celle du sponsoring. Il est possible de dire que le mécénat implique l’entreprise en tant qu’«institution», le sponsoring implique surtout la marque ou le produit. Le sponsoring prévoit et exige l’exploitation commerciale directe et systématique de l’événement avant, pendant et après son apparition. Le mécénat d’entreprise est caractérisé par une exploitation sociale de l’événement dont les effets commerciaux se manifesteront éventuellement à moyen et à long terme. Si votre association recherche des fonds de manière très ponctuelle pour réaliser un voyage, une fête, une vidéo ou

1. Pour en savoir plus sur la question des relations entre associations et pouvoirs publics, voir Marie-Chantal Collaud, Claire-Lise Gerber, (éds) Vie associative et solidarités sociales, Réalités sociales, Lausanne, 1993.

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un spectacle, etc., vous vous adresserez à des sponsors. Si vous souhaitez établir un partenariat à long terme pour conduire un projet de A à Z, vous chercherez plutôt à vous associer à un mécène. Une entreprise peut vous aider financièrement ou matériellement. Son soutien peut se matérialiser sous forme de don, de prêt ou de rabais, par exemple sur différents produits ou prestations. Exemples: – imprimerie proposant l’impression des affiches pour une manifestation; – magasin d’alimentation fournissant des boissons (gratuites ou rabais) à vendre au bar; – entreprise du bâtiment effectuant des travaux dans un local.

Les fonds privés

Il s’agit d’organismes (fondations, clubs services) dont le but est d’aider financièrement des projets précis qui correspondent à leurs objectifs. Plusieurs critères peuvent entrer en ligne de compte (domaine d’intervention, public visé, zone géographique, etc.). Dans ce cas-là, il s’agira d’un don et non pas de sponsoring (bien que certains organismes souhaitent que leur geste soit connu des membres et des partenaires de l’association). Les collectes de fonds

Les formes traditionnelles des collectes de fond sont connues. Ce sont: les quêtes sur la voie publique, les fêtes, les expositions, les kermesses et les galas. Ces formes de financement privé sont intéressantes. On oublie, fréquemment que les quêtes sur la voie publique offrent la possibilité d'établir un contact direct avec un large public. Ce contexte permet de présenter l'association, d'expliquer l'objectif qu'elle poursuit, de remettre aux personnes de la documentation, etc. Les fêtes et les kermesses sont aussi l'occasion de mieux se faire connaître localement, de stimuler les échanges entre les habitants d'un quartier, etc.

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Les dons et les legs

Ce sont des sources de financement qui peuvent être significatives. Les legs proviennent, le plus souvent, de donateurs fidèles. Ils peuvent être suggérés par des notaires avec lesquels, d'ailleurs, certaines associations entretiennent des contacts réguliers.

D’autres formes plus «récentes» D’autres techniques, plus ou moins performantes existent: – le «mailing» c’est-à-dire le publipostage (courrier personnalisé adressé à domicile pour prospecter les donateurs); – l’imprimé sans adresse (message distribué dans les boîtes aux lettres); – le contact par téléphone avec des donateurs potentiels; – les émissions radiophoniques ou télévisées de jeu ou de variétés où l’on incite l'auditeur ou le téléspectateur à effectuer un don au profit d’une cause ou d’une association; – etc. Il faut savoir que ces démarches peuvent entraîner des frais non négligeables. Un «tout ménage» est coûteux et, comme «le mailing» isolé, rarement rentable. Ces démarches peuvent même représenter plus de dépenses que de recettes. Il vaut donc mieux cibler un public en achetant ou en se procurant des fichiers (lecteurs de journaux, entreprises locales, leaders politiques, catégories socioprofessionnelles déterminées, etc.) pour obtenir un taux moyen de réponses de 1 à 8 %. C'est dans la durée que le publipostage permet peu à peu de construire un réseau de donateurs fidèles. Ainsi, le publipostage personnalisé sur un fichier de donateurs peut donner un taux de réponses compris entre 5 % et 40 %1. Il s'avère que les rendements financiers d'une action de relance auprès des donateurs de l'association sont très nettement supérieurs à ceux des campagnes de prospection. Mais, pour obtenir ce renouvellement, il faut informer,

1. Voir à ce sujet Barbara Crole, Christiane Fine, Erfolgreiches Fundraising – auch für kleine organisationen,

Orel Füssli, Zürich, 2003.

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remercier, récompenser, relancer, c'est-à-dire fidéliser. A contrario, l'association qui n'informe pas ses donateurs est suspectée d'une mauvaise utilisation des fonds qui lui sont confiés.

Communication et crédibilité Dans toute campagne financière, que le public visé soit des membres de l’association, des particuliers, des représentants des pouvoirs publics ou encore des chefs d’entreprises, il est indispensable d’expliquer les objectifs que votre association poursuit, les activités qu’elle conduit et de donner des indications sur la population avec laquelle elle est en contact.

Un exemple concret

Pour illustrer nos propos, nous allons prendre un exemple concret1. Votre association est à la recherche de sponsors pour financer la réalisation d’un film d’une trentaine de minutes sur «la vie associative et l’action bénévole». Vous envisagez, dans un premier temps, de solliciter un certain nombre d’entreprises. Comment procéder?

Le dossier de présentation Le dossier constitue votre principal outil de communication avec vos futurs sponsors ou donateurs. Il est donc indispensable et doit être préparé minutieusement. Vous ne pouvez pas vous permettre d'envoyer un dossier mal présenté au risque qu'il finisse au fond d'un tiroir. C'est à vous de présenter un projet de façon attractive, d'en dégager clairement les axes et les points forts, de faire comprendre à vos partenaires pourquoi ils ont intérêt à répondre à votre demande. L'objectif d'un tel dossier est avant tout d'intéresser le lecteur à soutenir votre travail, voire l'activité

1. Nous adoptons une démarche que l’Association AVEC, centre d’appui à la vie associative a effectuée il y a quelques années pour trouver des fonds en vue de la production du film «Des bénévoles dans la foule». Cette cassette vidéo peut être obtenue à l’Association au prix de Fr. 27.–.

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que vous souhaitez entreprendre. Il va contenir plusieurs documents. Le contenu d’un dossier de présentation – la lettre d’introduction; – la page de couverture; – la présentation du projet; – les objectifs visés; – une brève présentation des porteurs du projet; – le budget détaillé; – le plan de financement; – la contrepartie proposée aux sponsors ; – les relations publiques; – les annexes.

Selon la taille du dossier, il vaut la peine d’ajouter une page de synthèse qui reprend tous les éléments résumés sur une seule page. Elle peut figurer après la page titre ou alors au dos du dossier. La lettre d’introduction

Elle résume en quelques lignes votre projet. Elle doit être nominative. Dans la mesure du possible, elle doit être adressée à la personne (responsable du secteur sponsoring ou communication pour les grosses entreprises, directeur pour les PME). Il vaut donc la peine de se renseigner sur le nom du destinataire, plutôt que de l’envoyer uniquement libellée au nom de l’entreprise. Cette lettre est un trait d'union entre le destinataire et le dossier. Après en avoir pris connaissance, le lecteur saura de quoi il s'agit, ce qu'il va lire dans le dossier. Le plan d'une telle lettre prendra en considération: – le motif de l'envoi; – une proposition claire; – des éléments de justification; – la suite à donner.

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Canevas d’une lettre d’introduction Lausanne, le 14 mai 2009

Sources minérales Henniez S.A. 1525 Henniez à l’attention de Monsieur…

Monsieur, Notre association, déjà connue de votre entreprise, se permet de solliciter votre aide. En effet, pour marquer son 15e anniversaire, notre association souhaite réaliser un document vidéo présentant la richesse de la vie associative et la diversité des engagements bénévoles. Disposer d’un tel outil serait un avantage considérable pour atteindre avec efficacité notre objectif de soutien au développement de la vie associative. Le financement de ce projet n’entre cependant pas dans le budget de notre association. De ce fait nous nous permettons de nous adresser à vous pour solliciter un soutien financier de Fr. 10000.– Vous trouverez, ci-joint, un dossier de présentation de notre projet accompagné de plusieurs annexes.

D’emblée nous vous remercions pour l’attention que vous porterez à notre demande et vous prions de croire, Monsieur, à l’expression de nos sentiments distingués. Le Président Annexes: – un dossier de présentation du projet ; nos statuts avec une plaquette de présentation de l’Association; – la liste des membres du Comité ; – le dernier rapport d’activité et les documents comptables.

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La page de couverture

Évitez d’être trop sobre, ajoutez une illustration, un logo… si possible en couleur. C’est souvent sur la base de la lettre d’introduction et de la page de couverture, que votre interlocuteur décidera du temps consacré à la lecture de votre dossier. Les objectifs visés

Parlez des objectifs poursuivis par votre association. Donnez des informations sur les bénéficiaires de votre projet. Montrez ses objectifs spécifiques (sociaux, humanitaires, etc.). La présentation des porteurs du projet

En quelques lignes, il s’agit de donner quelques informations sur les personnes qui, au sein de l’association, vont se charger de développer le projet.

Canevas de présentation du projet Genre:

film de sensibilisation et d’information sur la vie associative et l’action bénévole

Durée:

30 minutes

Tournage:

printemps 2010

Devis:

Fr. 30000.– (voir en annexe)

Conception et production: Réalisateurs:

Association AVEC, centre d’appui à la vie associative André Jaccoud Fulvio Bernasconi

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Canevas de présentation des objectifs visés Depuis plusieurs années, notre Association s’attache à promouvoir l’importance et la nécessité de la vie associative et du bénévolat dans notre société. En Suisse, il existe une association pour 100 habitants. Le moteur de toutes ces associations : l’engagement bénévole de milliers de personnes auprès des personnes âgées, des familles, dans les prisons, les clubs sportifs, les bibliothèques. Leurs activités sont aussi diverses que les besoins et les centres d’intérêt de notre société : aide aux plus faibles et aux plus démunis bien entendu, mais aussi animation d’associations sportives, familiales, culturelles, artistiques, de défense du consommateur ou de protection de l’environnement. Et, depuis ces dernières années, de nouveaux champs d’action se sont développés : lutte contre l’échec scolaire, entraide de chômeurs, préparation à la retraite, aide au tiers-monde, etc. Qu’est-ce qui fait courir tous ces bénévoles ? Qu’est-ce qui les pousse à travailler sans perspective d’être rémunérés, quelques heures par semaine ou parfois l’équivalent d’un bon mi-temps au service des autres? La réponse est quasi unanime «nous avons besoin de nous sentir utiles ». C’està-dire que les bénévoles qui s’occupent des autres n’ont pas plus la vocation au martyre que le goût du sacrifice: ils y trouvent leur compte. Il s’agit aujourd’hui le plus souvent d’un échange. Dans un monde où tout s’achète et tout se vend, «même la sainteté» disait Jacques Brel, la solidarité est une chance à saisir. Le fait que l’acte bénévole est un acte facultatif, non contraint, donne une grande liberté aux personnes qui s’engagent. Le bénévolat fait partie du paysage social, des questions et des discours. L’État social met en place des politiques pour garantir l’égalité des droits : droit au travail, à la santé, à la dignité humaine. Les associations ont beaucoup à faire pour inciter l’ensemble de la population « à sortir d’ellemême » et à s’engager bénévolement. De la lutte contre l’illettrisme à l’accompagnement de personnes migrantes ou en fin de vie il y a place pour les compétences et la générosité de chacun. Reste à capter ce fabuleux potentiel !

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Aujourd’hui, dans un monde où la valeur « travail» à la fois recule et prend de l’importance, le bénévolat est peut-être une chance de survie, un espoir de mieux vivre, de retrouver des vraies valeurs humaines: l’échange, le don et le troc. Nous voulons croire à un monde où le «travail» sera mieux partagé et où chacun disposera d’un temps libre plus vaste qu’il conviendra dès lors d’exploiter le mieux possible. Enfin, nous voulons montrer que même si l’argent coulait à flot l’apport des associations est unique et original parce qu’il propose un plus que les pouvoirs publics ne peuvent guère offrir. L’exercice du bénévolat au sein des associations peut être considéré comme le fondement d’une nouvelle culture, d’une forme de participation des citoyens à la vie de la cité.

Le budget

Le budget prévisionnel consiste simplement à présenter un tableau à deux colonnes: dépenses et recettes. La difficulté réside dans le fait qu’il ne faut rien oublier, qu’il faut pouvoir justifier les montants indiqués et qu’il faut être le plus réaliste possible. Pour s’assurer d’avoir pensé à toutes les dépenses que votre projet implique, il peut être utile de le soumettre à une personne ayant déjà réalisé un projet similaire. Le plan de financement

Comment vous y prendre pour trouver le financement de votre projet? C’est à cette question que le plan de financement doit répondre. Combien espérez-vous recevoir de l’ensemble des sponsors, donateurs, des pouvoirs publics, de recettes diverses. Il s’agit de détailler le mieux possible les recettes escomptées.

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Canevas d’un budget détaillé/plan de financement Dépenses

Recettes

Écriture scénario (préparation témoignages)

Fr. 3600.– Migros (déjà accordé)

Fr. 5000.–

Pré-production

Fondation Bourgeois Fr. 1000.– (déjà accordé)

Fr. 5000.–

Repérage

Fr. 1000.– Fonds propres

Réalisation

Fr. 4000.–

Images

Fr. 5000.– Total

Son

Fr. 2000.–

Matériel de tournage et d’éclairage

Fr. 2000.–

Studio de montage

Fr. 1900.–

Mixage

Fr. 3000.–

Bandes magnétiques

Fr. 1000.–

Accessoires

Fr. 1500.–

Frais administratifs

Fr. 1000.–

Frais de promotion

Fr. 3000.–

Total

Fr. 30000.– Finances à trouver

Ce budget n’a pour but que de vous montrer à quoi cela ressemble, les chiffres sont totalement fictifs et il ne faut pas s’y baser pour élaborer son propre budget.

La contrepartie proposée aux sponsors

Qu’êtes-vous prêts à offrir à un sponsor potentiel? Son logo sur votre affiche? De le citer dans les médias? Tout est possible. À vous de décidez mais soyez réalistes. Vous ne pouvez pas demander Fr. 10000.– à un sponsor si vous envisagez placer son logo sur une centaine d’affiches! Les relations publiques

C’est souvent ce qui intéressera le plus des sponsors. Recenser les médias susceptibles de parler de votre projet. Vous pouvez aussi essayer de trouver un moyen d’associer votre sponsor à la couverture médiatique. Intégrez également dans cette partie les retombées liées à des conférences, des stands de promotion ou d’information.

Fr. 10000.–

Fr. 20000.–

Fr. 10000.–

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Les annexes

Il s’agit, ici d’inclure: – une brève présentation de l’association (maximum une page A4) traitant de la date de sa création, du nombre de membres, des buts poursuivis, des activités et services proposés, de ses ressources humaines et financières. En résumé : une association pour qui ? Pour quoi ? Pour satisfaire quels besoins? – Les statuts de l’association; – la liste des membres du comité de l’association (comprenant, par exemple, des indications sur leur situation professionnelle). Et, le cas échéant, en fonction de vos interlocuteurs: – le dernier rapport d’activités de l’association; – les comptes adoptés par la dernière assemblée générale; – le budget global de l’association.

Quelques conseils Votre dossier doit être agréable à lire. Pour intéresser les sponsors faites preuve d’originalité. Cherchez des milieux qui « coïncident» avec votre projet. Rappelez-vous que l’originalité réside autant dans le contenu de votre projet que dans la forme du dossier. Privilégiez le petit nombre afin de pouvoir l’adapter en fonction de l’avancée du projet.

Retenez quatre mots tout au long de l’élaboration de votre dossier: précision, pertinence, sérieux et concision. Tenez compte du mode de pensée de votre interlocuteur (évitez un langage spécialisé et toute forme de jargon).

La recherche de sponsors Rappelez-vous que vous allez solliciter les partenaires en fonction des caractéristiques de votre association, de sa légitimité, du type de projet à financer, etc. Trois phases sont à prendre en considération:

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– la sélection des adresses; – la prise de contact; – le rendez-vous. La sélection des adresses

Si l’on se réfère à l’exemple retenu (film), il va s’agir de repérer les entreprises et les organisations à qui vous allez vous adresser. Mieux vaut sélectionner un petit nombre d’organismes susceptibles d’être intéressés par votre projet que de l’envoyer largement sans réfléchir. Vous pouvez vous intéresser à des projets similaires aux vôtres et vous renseigner sur leurs sponsors. Par exemple, la meilleure manière de mettre un maximum de chances de votre côté est de vous adresser à des entreprises, (assurances, banques) qui vous sont recommandées parce que vous connaissez quelqu’un qui y travaille et qui peut parler en votre faveur. Faites donc connaître votre projet autour de vous!

La prise de contact

Nous l’avons vu, il est essentiel d’adresser nominalement votre dossier à la personne chargée du sponsoring dans l’entreprise. Pour l’obtenir, il vous suffit de téléphoner à celle-ci et de poser la question. Si personne n’est chargé de ce poste, demandez le nom du directeur. Il est important d’avoir le nom de cette personne afin d’éviter que votre dossier ne se perde au fond d’un tiroir ou sur une autre pile de documents! Une fois votre dossier expédié, la phase de relance peut commencer. Quelques jours après votre envoi, comme indiqué dans la lettre d’introduction, n’hésitez pas à téléphoner pour vous assurer que votre dossier lui est bien parvenu. Demandez à la personne en question si elle a eu le temps d’en prendre connaissance et si vous pouvez obtenir un rendez-vous pour expliquer votre projet dans les détails. Si cet entretien ne vous est pas accordé, demandez-lui quand estce que vous pouvez espérer une réponse de sa part. Si cette réponse tarde, n’hésitez pas à le recontacter.

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Le rendez-vous

Obtenir un rendez-vous est une première victoire mais il est indispensable de bien se préparer afin de ne pas tout gâcher. Soyez prêts (connaissez parfaitement votre projet) et surtout soyez concis. N’adoptez pas une attitude de demandeur, mais faites ressortir les avantages que votre partenaire aurait à soutenir votre initiative. Rappelez-vous que vous serez jugés sur votre projet, mais aussi sur vos capacités à le réaliser.

Quelques conseils Les grandes entreprises ne sont pas forcément les plus généreuses. Elles reçoivent quantité de demandes ! Les entreprises locales sont souvent des partenaires plus intéressants parce que correspondant plus à un projet de proximité. Adressez-vous aux entreprises, commerces, banques, assurances, garages, gérances de votre région, commune, quartier. Montrez-leur en quoi il est important pour eux d’être visibles.

Et pour le projet de moindre envergure? Le principe reste le même, simplement les démarches sont simplifiées. Le dossier peut être fortement réduit (une à trois pages peuvent largement suffire). Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de solliciter un rendez-vous. Envoyez simplement votre dossier en y joignant un bulletin de versement.

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Quelques lieux ressources Loterie romande. Sté vaudoise d’aide sociale et culturelle. Organe vaudois de répartition. Rue Mathurin Cordier 12, 1005 Lausanne, Tél. 021 351 00 65. Plus d’informations sur www.entraide.ch Autorité de surveillance des fondations, Valentin 10, 1014 Lausanne, tél. 021 314 40 82, www.vd.ch. On peut y obtenir le répertoire des fondations actives dans le canton de Vaud. Artos, www.artos-net.ch, dispose «online» d’un répertoire des fondations soutenant des projets culturels. Trock, Borde 16, 1018 Lausanne, Tél.021 648 08 48, www.trock, ch Association de promotion de la scène musicale suisse, dispose de nombreuses ressources (conseils, matériel… pour aider des projets liés à la musique). Pensez aussi aux clubs services tels que Kiwanis, Lion’s Club, Zonta club, etc. La meilleure porte d’entrée est de connaître des personnes qui en font partie. Voir aussi le site www.zefix.admin.ch qui contient toutes es raisons individuelles, les sociétés en nom collectif etc. (donc les fondations) qui sont actives ou qui ont été radiées après le 1 janvier 2000. er

Dans le canton de Vaud, si vous êtes jeunes (13-25 ans) et que vous développez un projet collectif, vous pouvez trouver un soutien financier auprès du Groupe d’intérêt jeunesse. Un promoteur «projets jeunesse» est aussi à votre disposition pour vous soutenir tout au long de l’élaboration de votre projet. Pour plus d’informations s’adresser au Groupe d’intérêt jeunesse, Pré-Fleuri 6, 1006 Lausanne, Tél. 021 624 30 43, Tél. promoteur «projets jeunesse» 079 256 15 28, www.groupeinteretjeunesse.ch

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Maîtriser la fiscalité de votre association L’assujettissement aux impôts Les associations sont des personnes morales et donc soumises à plusieurs impôts. Ce sont les impôts fédéraux, cantonaux, communaux, y compris la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) dès lors qu’il apparaît que les bénéfices réalisés, le montant du chiffre d’affaires, les recettes et le capital dépassent un certain seuil.

Par exemple, dans le canton de Vaud, les associations vont payer un impôt sur le bénéfice lorsqu’il est supérieur à CHF 12'500.- et un impôt sur le capital lorsqu’il est supérieur à CHF 50'000.Pour l’impôt fédéral direct, les associations vont payer un impôt sur le bénéfice lorsqu’il est supérieur à CHF 5'000.www.vd.ch/impots

En ce qui concerne la TVA, l’assujettissement à cet impôt interviendra dès lors que le chiffre d’affaires annuel est supérieur à Fr. 75000.– En règle générale, les associations sont connues des autorités fiscales via le Registre du commerce, voire les municipalités qui tiennent à jour «les rôles des contribuables» et signalent aux autorités de taxation les arrivées, les départs et les changements de situation des contribuables. Toutefois, dans la mesure où les associations sans but économique n’ont pas l’obligation de s’inscrire au Registre du

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Maîtriser la fiscalité de votre association

commerce, c’est à l’association, par le biais de son comité, qu’appartient l’obligation de s’annoncer auprès de l’Office d’impôt des personnes morales des cantons concernés. Ainsi, de plus en plus souvent, les autorités de taxation adressent un courrier (par exemple aux associations avec lesquelles nous sommes en contact) pour connaître le but qu’elles poursuivent, les activités qu’elles exercent ; pour solliciter leurs statuts, leurs documents comptables (des cinq dernières années), la liste des membres du comité, etc.

Le principe de non lucrativité n’évite pas l’assujettissement Il est trop facilement admis que le principe de non lucrativité évite l’assujettissement à l’impôt. C’est une erreur. La non lucrativité, nous le rappelons, valeur qui caractérise la structure associative, signifie que les membres n’ont pas le droit de se répartir les éventuels bénéfices réalisés par l’association. Ceux-ci vont être «réinvestis dans l’association» pour lui permettre d’atteindre plus facilement les objectifs visés. Profitons de cette mise au point pour balayer encore une fois une idée erronée, à savoir que «non lucrativité» signifierait «non activité commerciale». Une association qui exerce des activités commerciales, qui réalise des bénéfices, qui engage des salariés est toujours «non lucrative».

L’exonération d’impôt L’exonération fiscale peut porter sur les impôts suivants : - l’impôt cantonal et communal sur le bénéfice et le capital ; - l’impôt fédéral direct sur le bénéfice ; - l’impôt sur les successions et donations (art. 21 al. 1 lettre d LMS; - le droit de mutation sur les transferts immobiliers (dans les limites art. 3 lettre c LMSD; - la TVA; - la déductibilité des versements bénévoles Les avantages procurés par ce statut ne sont pas négligeables! Ainsi, dans le canton de Vaud, en ce qui concerne l’impôt sur les successions et donations, une association,

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non exonérée de l’impôt, payera un impôt de l’ordre de quelque 50 % sur toutes les donations dépassant Fr. 10000.–

Toutefois, l’imposition d’un gain immobilier (revente d’un immeuble, d’un terrain) demeure réservée pour les associations exonérées de l’impôt. Cet impôt peut varier entre 7 % et 30 % en fonction de différents critères, tels, notamment, celui concernant la durée de l’occupation du logement. Il en va de même pour les autres taxes et impôts communaux.

Les conditions liées à l’octroi du statut «exonération de l’impôt» L’accès au statut «exonération de l’impôt» ne va pas de soi et il devra toujours être sollicité. Les conditions requises par la loi renvoient, pour l’essentiel: – à la poursuite d’un but d’intérêt général; – à la notion de «désintéressement». Ainsi, l’association qui vise une exonération de l’impôt doit être à même de faire valoir ces deux caractéristiques. Si l’on devine facilement que les activités à caractère caritatif, humanitaire, sanitaire, écologique, éducatif, scientifique et culturel sont considérées comme étant d’intérêt général, on connaît moins bien ce que représente cette notion de «désintéressement» au plan fiscal. Ainsi, une activité n’est désintéressée, au sens du droit fiscal, que si elle sert l’intérêt public et se fonde sur l’altruisme, dans le sens d’un dévouement à la collectivité. Elle doit exiger de la part des membres un «sacrifice» en faveur de l’intérêt général primant sur leurs propres intérêts. L’article 18 al. 1.1.6. de la Loi sur la TVA du 1er janvier 2001 précise: «Sont exclues du champ de l’impôt les prestations que des organismes sans but lucratif, poursuivant des objectifs de nature politique, syndicale, économique, religieuse, patriotique, philosophique, philanthropique, culturelle ou civique, fournissent à leurs membres, moyennant une cotisation fixée statutairement.»

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Ainsi, au plan fiscal, une association qui rend différents services à ses membres (par exemple un centre de loisirs ou de rencontres) ne sera pas considérée comme exerçant des activités désintéressées. Pourquoi ? Parce que les membres y trouveront trop « leur compte» (leurs propres intérêts).

Démarches à effectuer pour solliciter le statut «exonération de l’impôt» Pour obtenir ce statut, l’association en mesure de faire valoir son but de service public ou de pure utilité publique ainsi que son activité désintéressée, doit déposer une demande d’exonération d’impôts auprès de l’Administration cantonale des impôts. Il en va de même pour solliciter l’exonération de la TVA1. La demande d’exonération doit être motivée. Les statuts, documents comptables, etc. sont à joindre à la requête. Il faut également savoir que l’exonération n’est pas octroyée «une fois pour toutes». Les autorités concernées se réservent la possibilité de contrôler régulièrement l’évolution de l’activité de l’association quant au maintien de son but. Ainsi, annuellement, l’association est priée de faire parvenir, avec sa déclaration d’impôt, les comptes et un bref rapport concernant les activités de l’exercice courant.

La décision «exonération de l’impôt» est limitée au canton qui l’accorde. Ainsi, par exemple, ce « statut » accordé à une association (section) faisant partie d’une association romande ne «joue» pas pour l’ensemble des sections. Chacune devra solliciter ce statut auprès des autorités fiscales de son canton respectif. Toutefois, il est probable que la

1. Pour en savoir plus www.estv.admin.ch

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décision «exonération de l’impôt» accordée par un canton facilite son octroi par les autres.

Déductibilité des versements bénévoles Les personnes qui octroient des dons aux associations « exonérées de l’impôt » ont également la possibilité de déduire de leurs impôts les versements réalisés. Ainsi, dans le cadre de la nouvelle Loi vaudoise sur les impôts directs cantonaux (LI), du 4 juillet 2000, il est prévu que le contribuable puisse déduire de ses impôts les versements effectués aux organismes exonérés de l’impôt en raison de leur but de service public ou de pure utilité publique à hauteur de 10 % du revenu net, à condition que les prestations versées pendant l’année fiscale s’élèvent au moins à Fr. 100.– (art. 37 al.1 lettre I). A parti de 2006, la déduction a été augmentée à 20%

Pour en savoir plus La loi fédérale du 14.12.1990 sur l’harmonisation des impôts cantonaux et communaux (LHID), refusée par le peuple en mars 1997, prévoyait une déduction générale pour toute la Suisse à hauteur de 10 % du revenu net. Si ce taux n’a pas été accepté, le principe reste acquis. Il découle de cela que les dispositions concernant les dons varient quelque peu selon les cantons. Certains possèdent des listes d’associations reconnues d’utilité publique et s’y réfèrent lorsqu’un contribuable déduit un don versé à une association. D’autres demandent que le contribuable joigne une attestation du don. Celle-ci peut se présenter sous la forme de quittance (c’est ainsi que procède le WWF), d’une attestation bancaire ou d’une lettre de remerciement de l’association. Dans les cantons de Berne et de Vaud, la totalité des dons versés est déductible à partir de Fr. 100.– jusqu’à hauteur de 10 % du revenu net du contribuable. Dans les cantons du Jura, de Neuchâtel et du Valais, tout don est déductible jusqu’à hauteur de 10 % du revenu net du contribuable. Dans le canton de Fribourg, la totalité des

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dons (à l’exception d’une franchise de Fr. 500.–) est déductible, mais ceux-ci ne peuvent dépasser le 5 % du revenu net du contribuable. Dans le canton de Genève, les dons sont déductibles s’ils représentent au minimum 2 % et au maximum 7 % du revenu net du contribuable.

Nous vous suggérons, dès la création de votre association, de vous annoncer auprès de l’administration cantonale des impôts de votre canton. Bien évidemment, si vous réunissez les conditions requises, il vaut la peine de solliciter d’emblée une demande d’exonération de l’impôt. Faites de même en ce qui concerne la TVA. Si votre association existe déjà depuis quelque temps, n’hésitez pas non plus à effectuer cette démarche. Cela vous évitera des tracasseries administratives et surtout vous permettra de bénéficier des avantages qu’offre la clause «exonération de l’impôt».

Canevas d’une requête d’exonération de l’impôt Lausanne, le 13 mai 2009 Administration cantonale des impôts Office d’impôt des personnes morales Route de Chavannes 37 1 014 Lausanne

Concerne: demande d’exonération de l’impôt Madame, Monsieur En date du 15 novembre 2005, s'est constituée à Lausanne, (adresse du siège social), l’Association « Demain est un nouveau jour» qui a pour objectif de venir en aide aux jeunes mères mineures en difficulté. Les services que nous proposons sont largement connus du public et, aujourd’hui, notre Association est de plus en plus sollicitée.

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Notre dernier rapport d’activités, que vous trouverez en annexe, illustre bien le volume de demande auxquelles nous faisons face et, plus concrètement, les services que nous rendons. Si nous nous permettons de vous adresser cette demande d’exonération de l’impôt, c’est parce que nous pensons que notre Association remplit les conditions d’accès à ce statut. En effet, nos activités, qui sont d’ordre caritatif et éducatif, visent totalement l’intérêt général. De plus, l’action de nos membres est totalement désintéressée étant donné que leur engagement au sein de l’Association ne vise aucunement leurs propres intérêts. Si nous sollicitons cette exonération de l’impôt, c’est aussi pour permettre à nos donateurs de plus en plus nombreux, de pouvoir déduire de leur revenu imposable les dons versés à notre Association. En effet, il a été porté à notre connaissance que cette possibilité existe, dans le canton de Vaud, depuis l’introduction de la nouvelle loi sur les impôts cantonaux (4 juillet 2000). Pour vous permettre d’examiner notre requête, nous vous remettons, en annexe, plusieurs documents qui vous donneront toute une série d’informations au sujet de notre Association et sur les initiatives que nous avons réalisées ces dernières années. Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire que vous pourriez souhaiter. Dans l’attente d’une réponse de votre part, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

Pour l’Association «Demain est un autre jour» Le Président…

Annexes: – une plaquette de présentation de l’Association ; – nos statuts avec la liste des membres du Comité ;

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– dernier rapport d’activité (y compris les comptes d’exploitation 2008 et budget 2010) adoptés par l’Assemblée générale du 15 janvier 2009; – documents comptables des années précédentes (depuis l’existence de l’Association).

N.B. Nous vous informons que notre Association est également signataire de la Charte des associations d’utilité sociale qui œuvrent pour l’intérêt général. Cf. annexe.

Les impôts liés aux manifestations L’impôt sur les divertissements

Les associations (y compris celles qui sont exonérées de l’impôt) sont assujetties à l’impôt sur les divertissements, boissons alcoolisées, lotos, etc. Les cantons et les communes prélèvent cet impôt sur les recettes des manifestations pour lesquelles un prix d’entrée est exigé de la part des participants. Par exemple, à Lausanne, conformément à l’arrêté d’imposition de la Commune (2006-2007), un impôt est perçu sur: – le prix des entrées, places payantes, majorations de consommation, etc. (14 %); – la vente de boissons alcoolisées (Fr. 50.– par manifestation). À ce montant vient s’ajouter la taxe cantonale qui s’élève également à Fr. 50.– par jour; – la vente de tabac (taxe uniquement cantonale Fr. 10.– par jour); – les lotos (12 % de la recette); – les loteries, tombolas, roues (12 % sur les billets vendus); – les étalages (forfait de Fr. 60.- pour 100 m2 ; Fr. 30.pour 100 m2 supplémentaires. Pour toutes ces démarches, il s’agit de compléter un formulaire. www.lausanne.ch/polcom La Police du commerce, Port-Franc 18, 1002 Lausanne, 021 315 32 55 est à disposition pour donner toutes les informations souhaitées.

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Dans certaines situations (si par exemple, le but de l’association est désintéressé) certaines taxes peuvent être réduites (en particulier à celles qui concernent l’étalage). Plusieurs de ces taxes fiscales sont payables par avance et un remboursement est accordé sur les billets invendus (impôts sur les divertissements). L’impôt sur les droits d’auteur

La diffusion de musique en public (c’est-à-dire en dehors du cercle de famille) implique une redevance. C’est la Société suisse pour les droits des auteurs des œuvres musicales qui la fixe et la calcule soit au pourcentage, si la musique est indispensable à la manifestation (bal, gala), soit au forfait lorsque la diffusion musicale n’est qu’accessoire (musique d’ambiance). Cette redevance n’est pas une taxe fiscale, mais correspond à la rémunération des auteurs. Pour obtenir des informations individualisées, l’ensemble des associations de Suisse romande peuvent prendre contact avec Suisa (Société suisse pour les droits des auteurs d’œuvres musicales), av. du Grammont 11 bis, case postale, l000 Lausanne 13, Tél. 021 614 32 32. www.suisa.ch Pour les pièces de théâtre, opéras, danse, etc. s’adresser à la Société suisse des auteurs, Rue centrale 12-14, case postale 7463, 1002 Lausanne, Tél. 021 313 44 55. www.ssa.ch

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Faire connaître votre association Dynamiser la vie démocratique de votre association Une association est une petite démocratie. Établir, maintenir, développer des conditions telles que la participation puisse s'exercer, sont des activités indispensables. Les associations rassemblent des personnes qui s'unissent volontairement pour soutenir une cause ou promouvoir une action. Cependant, il est possible qu'elles se trouvent confrontées à plusieurs types de questions. Ainsi, votre association peut être constituée: – de membres qui reconnaissent la nécessité d'une action commune mais qui sont pris par d'autres tâches, d'autres centres d'intérêt ; ils ont donc tendance à oublier leur engagement et même leur adhésion; – de membres nombreux, mais disséminés au plan géographique; – de personnes qui n'envisagent pas de prendre une part active au travail de l’association et qui considèrent que la chose essentielle qui leur est demandée, c'est une cotisation; – de membres qui sont à la fois «paresseux» et intéressés. Ils adhèrent pour bénéficier d'un certain nombre de prestations, sans manifester un esprit de service. Si nobles et si beaux que soient les objectifs fixés par votre association, vous pouvez donc vous retrouver devant une certaine masse de membres qui obéissent à la « loi de la pesanteur». Pour animer ce public, que faut-il faire?

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Entretenir les contacts avec les membres Gardez à l'esprit le fait que les membres de votre association sont toujours à conquérir. Qui sont-ils ? Vous le saurez si vous établissez un fichier comportant: – leur nom, leur prénom; – leur adresse, leur numéro de téléphone personnel/professionnel, leur e-mail; – leur profession; – leur âge; – leur date d'adhésion; – les soutiens qu'ils peuvent vous apporter, les personnalités qu'ils connaissent, etc. Insistez, notamment, sur les compétences qu’ils sont à même de mettre au service de l’association. Est-il nécessaire de préciser qu'un tel fichier n'est utile que s'il est tenu à jour?

Informer les membres de votre association Pour cela, songez à divers moyens: – des rencontres; – l'envoi de circulaires, de lettres d'informations, d'un bulletin, etc. Leur présentation doit être attractive et concise pour éviter la corbeille à papier. Utilisez, si vous êtes en mesure de le faire, le courrier électronique. Il est possible que des membres se comportent, vis-à-vis de l’association, comme de simples utilisateurs. Mais, bien informés et motivés, ils font connaître l’association autour d'eux et recrutent de nouveaux membres. Soignez donc le contact avec eux, procédez à des sondages afin, notamment, de vérifier que les activités que vous conduisez correspondent bien à leurs attentes, etc.

Entretenir les contacts avec l'extérieur Votre association ne peut faire l'économie d'une communication concertée, au risque de se couper de la «vraie vie».

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Vous voulez développer les activités de votre association. Vous désirez conduire une campagne de recrutement de nouveaux membres. Vous souhaitez promouvoir vos prestations, etc. Comme pour les autres activités organisées par votre association, établissez une planification des différentes tâches qui vous attendent. C'est le contraire d'une succession d'actions menées au «coup par coup». Ce travail est indispensable pour que vos efforts de communication aient une certaine cohérence et assurent la continuité de vos messages. Entourez-vous, idéalement, des conseils d'un professionnel (journaliste, publiciste, graphiste). Trouvez, au sein du comité, une, voire deux personnes disposées à se charger des relations publiques. Elles auront la tâche de: – réaliser les documents (plaquette d’information, dossiers, etc.); – prendre en charge leur diffusion; – être le relais entre l’association et les médias (presse, radio, télévision); – rassembler une documentation sur des domaines proches des préoccupations de l’association; – élaborer une «revue de presse» sur l’association; – etc.

Un budget communication Vos actions de communication, si réduites soient-elles, ont toujours un coût. Même si votre budget global est modeste, prévoyez une rubrique « communication » pour ne pas devoir abandonner en cours de route une action, faute de moyens pour en assurer la promotion.

Construire une image Il ne suffit pas, pour l’association, de faire connaître son existence. Elle doit aussi soigner son image. Construire une bonne image est un travail de longue haleine mais qui, à

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moyen terme, va vous permettre de bénéficier de la confiance du public et d'attirer de nouveaux membres. Quand une personne hésite entre deux activités, elle choisit l'organisme qui lui inspire le plus confiance ou dont elle a déjà entendu parler. Il est plus motivant pour un membre d'appartenir à une association connue et dynamique. Développer la notoriété de votre association va vous permettre, également, d'obtenir plus facilement un soutien: – des pouvoirs publics, si vous demandez une subvention; – de toutes les personnes qui peuvent faire connaître votre association autour d'elles; – de celles et ceux qui, par leur position ou leur influence, vont vous envoyer des membres et des utilisateurs (écoles, organismes divers, médecins, etc.).

Quelques conseils pour améliorer l'image de votre association

Cette préoccupation doit être la vôtre dès la création de votre association. Choisissez un nom significatif pour présenter explicitement l’association et un sigle facile à mémoriser. Vous pouvez aussi concevoir un «logo» symbolisant le «nom» de l’association et qui va figurer sur le courrier, les affiches, le cas échéant le bulletin. Méfiez-vous des sigles qui se ressemblent souvent et entre lesquels tout le monde se perd. Sauf s'il est très connu, rappelez sa signification. Soyez concis. Et puis, le sigle ou le logo choisis, évitez d'en changer. La première condition d'une bonne image est liée à la pertinence et à la valeur des services proposés. La seconde renvoie à la qualité des relations entretenues par votre association. Pour agir sur votre image, il convient de faire régulièrement le point de la situation. Interrogez les membres de l’association et vos relations. Demandez à d'autres personnes extérieures à l’association, si elles la connaissent. Si oui, quel est leur point de vue sur celle-ci, etc.

Si votre association a son siège dans le canton de Vaud et si elle exerce des activités d’utilité sociale et œuvre pour l’intérêt général, sa légitimité peut se trouver grandement

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renforcée si elle est en mesure de signer la « Charte des associations d’utilité sociale qui œuvrent pour l’intérêt général». Cf. annexe.

Organiser les relations publiques La plupart du temps, dès la constitution de l’association, vous allez être conduits à entrer en relation avec différents partenaires que ce soit pour mettre sur pied certaines activités, organiser une manifestation publique, demander un soutien financier, chercher un local, etc.

Le dossier de présentation de votre association Pour tous ces contacts, le dossier de présentation de votre association est indispensable. Si vous ne souhaitez pas ou ne pouvez pas, pour des raisons d'ordre financier, réaliser un dossier, style « plaquette » ou brochure, prévoyez des pochettes cartonnées en couleur. Elles peuvent inclure: une fiche de présentation de l’association traitant de l'historique de votre association, du nombre de membres, de ses objectifs généraux, ainsi que des fiches présentant les activités que vous proposez. D'autres informations peuvent être fournies à propos des modalités de fonctionnement, des horaires des permanences, etc. Une formule pratique peut être la réalisation de documents indépendants, plus faciles à mettre à jour et pouvant être distribués séparément selon les circonstances (le publiccible). Veillez à harmoniser leur présentation pour pouvoir les réunir dans un même dossier. Si vos moyens vous le permettent, il peut s'avérer utile de diffuser ce dossier et de le faire parvenir à divers organismes et à vos partenaires. Il est également souhaitable de le remettre à la presse, y compris la presse spécialisée.

Le bulletin Le bulletin permet de diffuser largement des informations, à la fois aux membres de l’association et au public. Il est

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aussi, en lui-même, un moyen de promotion de votre association. Pour rendre le bulletin plus attractif, à côté d'articles de fond et d'informations concernant l’association, vous pouvez prévoir des rubriques du genre « services aux lecteurs» (la rédaction a lu…, la recette du mois, les petites annonces, à voir…, à faire…, etc.). Toutefois, avant de vous lancer dans sa réalisation, demandez-vous si vous êtes en mesure de soutenir le rythme de parution et la qualité de sa présentation. Commencez plutôt modestement. Ainsi, vos lecteurs seront agréablement surpris des progrès réalisés. Dans le cas inverse, votre image pourrait en souffrir. Si vous manquez de forces, il faut vous méfier de la tendance à vouloir faire de ce bulletin de liaison un véritable journal comprenant différentes rubriques que l'on retrouve dans un organe de presse. L'expérience montre que la rédaction d'un journal est une entreprise très lourde pour des amateurs. Souvent, le projet échoue après deux ou trois numéros, ou la «sortie du journal» devient la grande et unique préoccupation de l’association, au détriment des autres activités. Veillez à ce que le contenu de ce journal ne répète pas systématiquement d'autres publications. Il en va de même des thèmes que vous allez choisir. Trop souvent, il arrive que ce type de publication traite de questions intéressantes en elles-mêmes, mais complètement étrangères aux objectifs de l’association. Pensez peut-être à une formule plus modeste qui prenne en considération, de façon plus approfondie, des sujets qui sont particulièrement proches des préoccupations de votre association. En outre, le nombre de bulletins d'associations est déjà considérable. Étudiez d'autres possibilités, par exemple: utiliser les revues des autres associations pour faire paraître vos articles. N’oubliez pas la communication par courrier électronique. Si vous retenez l'idée de créer un bulletin qui vous est propre, prévoyez d'y consacrer du temps. Pensez tout particulièrement à celui des rédacteurs mais aussi à celui de la personne qui va se charger de réunir les articles, de faire respecter les délais, etc.

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Faites aussi l'inventaire des moyens financiers et matériels à votre disposition. Étudiez les possibilités éventuelles de composition, de tirage, de diffusion au meilleur coût. Définissez les caractéristiques techniques de ce bulletin en fonction du mode de diffusion prévu. Les mentions légales obligatoires

En Suisse, les journaux et périodiques suisses peuvent bénéficier des prix préférentiels de la Poste ainsi que d’une offre de prestations spéciales s’ils remplissent les conditions fixées par la loi. Les livraisons des journaux et des périodiques en abonnement doivent paraître à intervalles réguliers, fixés d'avance. Pour que ceux-ci puissent bénéficier de la taxe des journaux et périodiques, il est indispensable que la parution soit au moins trimestrielle. D'autres règles sont à respecter, par exemple: – Le périodique doit concerner au minimum 1000 abonnés payant ou l’Association en question doit être compose au minimum de 1000 membres. – la partie rédactionnelle doit représenter au minimum 30 % de la publication; – dans tout journal ou périodique en abonnement, doivent être imprimés, sur la page titre: le titre, le numéro et la date, l’éditeur, la périodicité et le prix de l’abonnement ou le cercle des membres de la collectivité (par exemple «Bulletin adressé aux membres de la Société…»). Les journaux et périodiques doivent être pliés de façon à ce que leurs dimensions ne dépassent pas le format B5 (176 x 250 mm). Par exemple pour un journal de 100 g., distribué une fois par trimestre, il vous en coûtera Fr. 0,24. Pour obtenir ces tarifs préférentiels, il est toutefois nécessaire de fournir une légalisation qui sert à vérifier l’existence des abonnés ou des membres requis par la loi pour bénéficier de l’aide à la presse et à l’attester de manière transparente vis-à-vis de la Poste. Cette légalisation est à reconduire chaque année.

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Pour faciliter cette démarche, il est utile que les statuts indiquent que l’association édite un bulletin à l’attention des membres et des proches de l’association. La légalisation peut être effectuée par la société REMP à Zurich (Recherches et études des médias publicitaires1) ou rédigée par un notaire. Dans les deux cas cette légalisation vous coûtera quelque La lettre personnalisée centaines de francs annuellement (Fr. 700.- Société REMP 2 C'est une formule intermédiaire entre le tract et le bulletin pour 5'000 exemplaires) . d'information. Moins contraignante, elle attire davantage l'attention que le tract. La personnalisée Unelettre idée économique et facile à retenir ! L’utilisation du C'est une formule intermédiaire entre le tract et le bulletin courrier électronique! d'information. Moins contraignante, elle attire davantage l'attention que le tract. Une idée économique et facile à retenir ! L’utilisation du courrier électronique!

Les supports écrits Tout le monde ne lit pas le journal! Vous voulez être présents dans la rue, chez les commerçants, dans les boîtes à lettres. Les supports écrits (affiches, tracts, lettres, bulletins, etc.) sont un bon moyen pour y parvenir. La plupart du temps, vous pouvez réaliser vous-mêmes vos tracts et vos affiches. Pour leur tirage, il peut être utile de solliciter les conseils d'un professionnel.

L'affiche Ne cherchez pas à tout dire dans une affiche. Prévoyez des tracts ou des articles complémentaires. L'affiche doit pouvoir être vue par quelqu'un qui passe à pied ou en voiture. Il faut d'abord attirer son regard (d'où l'importance des dessins et des couleurs).

1. WEMF AG, Bachmattstrasse 53, 8048 Zurich, tél. 01 431 63 42, email: wemf@wemf.ch, www.wemf.ch 2. Pour en savoir plus, s’adresser à La Poste Suisse, Courrier Région Ouest, Centre Service Journaux, case postale, 1001 Lausanne, tél. 021344 36 34.

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Réaliser une affiche Conservez sur l'affiche les trois informations suivantes : – la nature des activités; la date et le lieu de l'activité (de la manifestation) en question; – le nom et l'adresse de l’association. Si l’association dispose du téléphone, inscrivez le numéro sur l'affiche. Certains préfèrent prendre un premier contact par téléphone. Classer les informations par ordre d'importance: – ce qui est essentiel figure en gros caractères sur l'affiche (pas plus de deux ou trois mots clés) ; – ce qui est important apparaît en caractères moyens ; – les informations complémentaires sont écrites en petits caractères.

Quelques conseils Essayer de supprimer les verbes, le message aura plus de force. Par exemple, écrivez: «Inscriptions jeudi à la patinoire…».

Choisissez un format courant et adapté au support de l'affiche ou à l'endroit prévu pour la faire figurer (par exemple pour les vitrines des commerçants : 40 x 60 cm au maximum). Utilisez deux à trois couleurs au plus, en gardant la plus foncée pour les textes à mettre en valeur. Si possible, répétez les couleurs choisies dans les différents tracts, affiches, logos, etc. Ne multipliez pas les caractères d'écriture. Deux suffisent. Pour le papier, pensez aux fonds d'affiches que des grandes entreprises fournissent gratuitement. Vous allez les faire réaliser au sigle de l’association si vous en avez un usage répétitif (vous n'aurez plus qu'à ajouter par la suite les informations d'actualité). Il vous reste maintenant à diffuser votre affiche. Immédiatement, des idées vous viennent à l'esprit. Vous avez des amis, des collègues. Votre coiffeur est aimable et n'oubliez pas votre marchand de disques.

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Pensez aux réseaux internes de l’association. Les membres peuvent recevoir un certain nombre d'affiches qu'ils se chargeront de placer eux-mêmes. Si vous annoncez une manifestation, il est souhaitable que l'affiche soit en place deux à trois semaines avant son déroulement. Souvenez-vous que l'affichage public n'est autorisé que selon certaines modalités. Elles sont généralement différentes dans les localités de Suisse romande. Nous proposons quelques suggestions: – panneaux d’affichage commercial; panneaux d'affichage culturel; – panneaux d'affichage libre et gratuit; – devantures des magasins et des établissements publics avec l'accord des commerçants. Pensez aussi: – aux transports publics; – aux locaux des communes, aux institutions, aux hôpitaux, aux écoles, etc. N'oubliez pas d'en mettre une dans les locaux de l’association et d'en conserver quelques exemplaires qui vous serviront de modèle pour la suite de vos activités.

Si vous habitez Lausanne Pour vous aider dans cette entreprise, consulter la brochure «Une manifestation à organiser». Éditée par le bureau des manifestations, elle vous donne une vue d'ensemble des démarches à accomplir pour organiser une manifestation, des renseignements de base, une liste des principales salles à disposition, etc. Il faut savoir, qu’à Lausanne, toutes les manifestations publiques (soirées de sociétés, bals, cortèges, etc.) quel que soit le lieu où elles se déroulent, ainsi que les manifestations privées dans un établissement public, doivent avoir été préalablement autorisées par la Direction de la sécurité publique et des Affaires sportives. Pour en savoir plus, s’adresser au Bureau des manifestations, Beau-Séjour 8, 1003 Lausanne, Tél. 021 315 32 48, polcom@lausanne.ch Tout particulièrement dans le cas de manifestations sur la voie publique, il est recommandé de ne prendre aucune décision définitive (date, parcours, affiches, etc.), avant d’avoir pris contact avec la Direction des travaux, Service des routes et de la mobilité. Rue du Port-Franc 18, 1002

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Lausanne, tél. 021 315 54 12. www.lausanne.ch/circulation N’oubliez pas qu’en cas de pose de banderoles en travers des rues, de manifestations sous chapiteau, etc., il est obligatoire de contracter une assurance responsabilité civile vous dégageant, ainsi que la commune, de toute obligation en cas d’accident ou de dégât. Si vous envisagez placer des affiches, vous pouvez vous adresser à la Société Générale d'Affichage, Entrebois 25, 1004 Lausanne, Tél. 021 644 24 49. Concrètement, il convient de prendre contact trois semaines avant la pose de vos affiches. La parution s'étendra sur 14 jours. Il vous en coûtera, Fr. 40.– pour des affiches R4 (95/128 cm). Il faut compter 100 affiches pour l'espace commercial et 30 à 40 affiches pour l'espace culturel. www.sga.ch Pour connaître les emplacements des panneaux d'affichage libres et gratuits (ils ne peuvent être utilisés que par des groupements ou personnes ne poursuivant aucun but lucratif ou ne recourant pas simultanément à l'affichage culturel ou commercial) vous pouvez vous adresser à l’Office de signalétique urbaine, Beau-Séjour 8, 1002 Lausanne, Tél. 021315 52 55. À ce jour, il en existe 129. Si vous envisagez un affichage dans dans les transports publics, prenez contact avec la Société Générale d'Affichage, EntreBois 23, 1018 Lausanne, Tél. 021 644 24 44. www.sgatraffic.ch La location d’un carton suspendu dans les transports publics vous coûtera Fr. 13.20 pour 7 jours La location d’un carton suspendu dans les transports publics vous coûtera Fr. 9.50.– pour 7 jours. À cela, il convient d’ajouter la production du carton (50 pièces Fr. 460.–/100 pièces Fr. 530.–). L’entreprise est à même de vous donner les coordonnées de différents fournisseurs susceptibles de réaliser l’affiche.

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Le tract C'est un outil classique pour toucher un grand nombre de personnes. Pour qu'il soit bien perçu, retenez quelques principes de base. Si votre tract veut informer, il doit être court, avec des phrases du type slogan: «Halte au gaspillage», «Vivez autrement vos vacances», etc. Attention à ne pas donner une image trop «commerciale» ou «activiste», c'est-à-dire «faire pour faire» en cherchant l'efficacité à tout prix, sans respecter le rythme et la culture des gens auxquels vous vous adressez. Pour annoncer une manifestation, présentez-la sous la forme d'une invitation en indiquant le nom de l'organisateur, la nature, le but, le lieu et l'heure de la manifestation. Le format le plus pratique est celui d'une page (A4).

Sa distribution

La distribution du tract peut s'effectuer dans les boîtes à lettres. Veillez à vous répartir les secteurs géographiques en pensant qu'une zone de villas prend trois fois plus de temps que des immeubles. Préparez pour chaque distributeur un plan du quartier qu'il doit couvrir. Distribuez vos tracts aux entrées des cinémas, des gares, des parkings, des institutions, etc.

Les outils audio-visuels D'autres moyens sont venus compléter le montage diapositives classique. Le diaporama avec images numériques, ordinateur, projecteur, écran, etc. Le montage «didactique» est bien adapté pour une réunion d'information ou lorsque le public est installé dans un endroit calme, à l'écart de la foule. En revanche, sur un stand d'exposition, de congrès…, en raison du bruit, le son est soit inexistant, soit réduit à une musique de fond. Rappelez-vous que l'impact de votre montage dépend de sa qualité technique, mais aussi du confort des spectateurs.

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Les autres moyens Vous pouvez également acheter un « espace publicitaire » dans un ou plusieurs supports (par exemple, un quart de page dans la presse locale). À vous de voir si le coût d'un tel moyen est avantageux par rapport à d'autres moins onéreux. Pour financer votre insertion publicitaire et si votre activité intéresse des entreprises ou commerçants de la région, vous pouvez également leur proposer d'apparaître sur votre annonce, en échange de leur soutien. Tout en formulant votre texte avec force et simplicité, veillez à conserver un style «associatif» pour ne pas être mal perçu du public. En d'autres termes, évitez le langage par trop publicitaire qui serait en contradiction avec le but désintéressé de votre association, comme de tomber dans les pièges d'une publicité trop agressive.

Le site internet Bien évidemment, n’oubliez pas cette possibilité de plus en plus incontournable. Vous pensez, peut-être, qu’être « présent» sur la toile coûte cher. Pas si sûr! Il ne faut pas confondre les aspects techniques qui sont à déléguer à un professionnel (webmaster) avec la conception du site qui vous appartient! Quelques suggestions pour aller de l’avant dans cette réalisation. Retenez, par exemple, les axes suivants : – qui sommes-nous? – Quelles sont nos activités? – Quelles prestations proposons-nous ? – Quelle est notre cadre de référence ? – Quels sont les documents que nous produisons et diffusons? – Quels sont nos partenaires privilégiés? – Quels sont nos projets en cours ? – Etc. Outre, les frais concernant le nom du domaine retenu (quelque Fr. 20.- ) l’hébergement du site (entre Fr. 100.- et Fr. 500.- par année), vous pouvez facilement trouver, sur le

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marché, des professionnels qui vous réaliseront le site au prix de quelque Fr. 60.– à Fr. 80.– l’heure. Vous pouvez aussi trouver des amis, des proches, des membres de l’association disposés à réaliser ce travail bénévolement ou à un prix modique. À cela, s’ajoutent évidemment les frais de communication. Pensez également à la possibilité de faire héberger votre site gratuitement. D’autres solutions existent. Par exemple, l’hébergement de votre site dans un site portail. Ou encore des formules qui vous permettent de gagner en autonomie et de gérer votre site sans l’aide d’un webmaster. Voir www.kameleo.ch N’oubliez pas que réaliser un site est une étape et l’animer une autre! Établissez des liens, insérez-vous dans différents moteurs de recherche, etc.

Les relations avec les médias Les médias peuvent être des partenaires utiles à la promotion et au développement des activités de votre association. Ils permettent de donner un relais à l'information et de toucher le grand public.

Utiliser la presse La presse quotidienne régionale publie des informations relatives aux activités des associations lorsque celles-ci présentent un intérêt pour la vie locale. Vous pouvez donc adresser aux différents quotidiens de votre région des communiqués de presse, assortis éventuellement de photos en noir et blanc, pour faire passer une information relative aux activités réalisées ou envisagées.

Le communiqué de presse Les journalistes reçoivent tous les jours des centaines d'informations, toutes plus «intéressantes» les unes que les autres.

Pour avoir une chance de voir votre communiqué retenu, respectez quelques règles simples dans sa rédaction. – Soyez brefs. En général, ne dépassez pas une demi-page dactylographiée; – soyez simples mais bannissez le style télégraphique;

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– employez la troisième personne: «l’Association X organise…»; – donnez un titre court et accrocheur à votre communiqué. Par exemple, dites plutôt: «Bambula hier soir à…» au lieu de «Le spectacle organisé par… a bien eu lieu hier soir…»; – accompagnez votre communiqué d'un petit mot rappelant les coordonnées de la personne responsable des relations avec la presse. Le journaliste peut, en effet, avoir besoin de précisions ou souhaiter vérifier les informations; – respectez les délais nécessaires entre l'envoi du communiqué et la date de parution souhaitée (un à deux jours pour un quotidien, une semaine pour un hebdomadaire, un mois pour un mensuel). Plus vous respectez ces règles, plus votre communiqué a des chances de paraître sans correction. Si l'information est d'un intérêt plus large que simplement local, pensez à l'Agence Télégraphique Suisse, ainsi qu'à d'autres agences de presse.

Canevas d’un communiqué de presse Deux camions de médicaments pour le Val d'Aoste Deux camions de médicaments sont arrivés mardi 11 mai 2009 dans le Val d'Aoste. À la suite du grave glissement de terrain qui a fait plusieurs centaines de victimes, l’Association « Trait d'Union» a organisé, samedi dernier, un concert qui a connu un plein succès. Plus de Fr. 50000.– ont pu être récoltés en quelques heures. Des centaines de personnes se sont spontanément offertes pour recueillir le matériel sanitaire et préparer son acheminement dans le Val d'Aoste. L'opération continue, les dons en espèces peuvent être envoyés à l’Association « Trait d'Union », CCP 10-848 -15-7 avec la mention «Val d'Aoste». Le Président: Yves Cossy

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Le dossier de presse Vous désirez donner une ampleur particulière à votre manifestation (journée «portes ouvertes», colloque, etc.). Le dossier de presse peut vous y aider. Il est souhaitable qu'il comporte: – une présentation succincte de la manifestation sous forme d'un communiqué de presse qui la mette bien en valeur; – une notice d'une ou deux pages traitant du programme détaillé, des principales interventions, etc.; – une fiche de présentation de votre association.

La conférence de presse

Organiser une conférence de presse est une tâche délicate. Réservez-la pour les grandes occasions. Un «bon sujet» est essentiel pour attirer les journalistes, mais leur présence n'en n'est pas pour autant assurée car on «invite» les journalistes à une conférence de presse, on ne les «convoque» pas. Une conférence de presse ne doit pas excéder trois quarts d'heure. Elle comprend: – une présentation du ou des thèmes traités (10 minutes au maximum); – un examen des documents figurant dans le dossier de presse; – les réponses aux questions des journalistes; – éventuellement un apéritif.

La radio et la télévision Le développement des radios locales (qui d'ailleurs, au début, étaient souvent elles-mêmes des associations) est une opportunité à saisir dans la recherche d'une promotion de votre association. En prenant contact avec les stations qui émettent sur votre région, il est probable que vous soyez invités à participer à une émission portant sur votre association en tant que telle ou sur un sujet voisin du but que vous poursuivez.

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À la radio Le respect de quelques règles va faciliter la réussite de l'émission: – soyez clairs, en vous limitant au développement de deux ou trois idées; – essayez de ne pas lire votre intervention (elle n'est pas assez vivante, ni acceptée par le journaliste). Si vous êtes en liaison directe avec les auditeurs, ne donnez pas de réponses trop techniques ou trop longues, et surtout ne vous énervez pas si votre interlocuteur a du mal à s'exprimer ou vous met en cause.

À la télévision Le téléspectateur ne va retenir de ce que vous dites qu'une ou deux idées. Essayez d'être naturels. Évitez un ton «agressif» ou trop didactique.

Quelques exemples de création d'événements Promouvoir une activité

Votre objectif est de provoquer chez le public une réponse concrète. Vous souhaitez qu'un nombre accru de personnes viennent à vos réunions et à vos manifestations, que les services que vous proposez soient mieux connus et mieux utilisés. Sachez que votre action est d'autant plus efficace que: – vous savez précisément à quel (s) public (s) vous adressez votre message; – vous avez choisi les meilleurs arguments pour provoquer une réaction positive. Votre activité peut intéresser des publics très différents. Votre premier travail est donc de les identifier aussi précisément que possible. Qui sont-ils? Combien sont-ils? Où les toucher? Ces renseignements vont vous permettre de prévoir les moyens à mettre en œuvre pour prendre contact avec eux, c'est-à-dire: – le nombre de lettres à adresser; – le modèle de base à adapter en fonction du public visé; – le nombre d'affiches et de tracts que vous allez réaliser;

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– les lieux de diffusion; – etc. Il se peut que, dans un premier temps, vous ne puissiez pas vous adresser à tous vos publics potentiels. Vous devrez alors établir des priorités.

Pour bien formuler votre message Pour réussir votre communication, il est opportun de respecter quelques règles simples dans la formulation de votre message. – Allez à l'essentiel. – Sélectionnez ce qui est important. Les «idées-forces», les «mots clés» doivent être mis en relief en laissant de côté tout ce qui est accessoire. – Hiérarchisez les informations. – Allez du plus motivant au moins motivant pour le public visé. – Traitez un seul sujet à la fois. – Concentrez-vous sur un seul objectif, par exemple la promotion d'une activité, l'image de l’association, la diffusion d'une information ou l'expression d'une opinion. – Ne mélangez pas les genres. – Exprimez une seule idée par message. Celui-ci est mieux retenu car mieux compris. Par exemple, si vous prenez position sur un fait divers, n'en profitez pas pour annoncer votre prochain spectacle.

Un exemple Votre association propose aux mères de famille un système de garde pendant les vacances scolaires. « Mères de famille (À QUI), à 10 jours des vacances de Pâques (QUAND), vous n'avez pas encore trouvé de solution pour la garde de vos enfants. L’association X (QUI) vous propose une garderie (QUOI) dans les locaux de la Maison de paroisse (OÙ), à des conditions intéressantes (COMMENT) ».

En conservant les mêmes termes, le même graphisme, les mêmes arguments, vous aidez votre public à mieux retenir le message et à reconnaître votre association.

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Les manifestations Vous voulez, par exemple, organiser une table ronde, une journée «portes ouvertes» ou une exposition. Vous souhaitez lancer une animation de rue, organiser un défilé ou encore un spectacle pour récolter des fonds. Quel que soit votre objectif, de telles actions ne s'improvisent pas. Leur réussite, et donc la qualité du message diffusé, dépend du soin et de la rigueur apportés à leur préparation. En effet, organiser une manifestation n'est pas nécessairement chose facile. Cela implique des soucis de tout genre auxquels s'ajoute le problème de savoir ce que l'on doit faire, et comment le faire, pour être «en règle» avec les autorités locales.

Quelques conseils généraux

Veillez à constituer une équipe de quelques personnes pour couvrir tous les aspects de la préparation et du déroulement de la manifestation. Répartissez les tâches en désignant par exemple: – un coordinateur responsable de la manifestation. Il s'assure en permanence que chaque tâche est réalisée dans les conditions prévues et acceptées par chaque membre de l'équipe. Il veille au bon déroulement de la manifestation dans le respect des horaires et règle les détails de dernière minute; – un responsable de l'information. Ce dernier prend en charge la conception et la réalisation des instruments retenus (affiches, tracts, communiqués de presse…); – un responsable des lieux où se déroule la manifestation qui prévient les autorités locales, s'occupe de la location, de l'aménagement, de la décoration et du balisage des lieux; – un responsable des relations chargé de demander un soutien aux membres de l’association, voire à d'autres personnes ou organismes. De plus, n'oubliez pas de diffuser aux participants les indications pratiques nécessaires concernant les moyens de transport, les horaires, le plan des lieux, le matériel et l'équipement à prévoir…

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Le choix de la date est également essentiel. Attention aux «bons films» à la télévision, aux émissions à grande écoute et aux manifestations concurrentes. Après la manifestation, pensez à remercier celles et ceux qui vous ont apporté leur aide ou leur concours.

Un spectacle L'organisation d'un gala, d'un bal, d'une kermesse, et de façon plus générale d'une manifestation accueillant des artistes et diffusant de la musique, nécessite les démarches suivantes. Vous devez: – prévenir votre compagnie d'assurance pour vérifier que vous êtes couverts; sinon, il convient de contracter une police d'assurance pour l'occasion; – déposer une «demande d'autorisation pour manifestation», au plus tard 15 jours avant la manifestation à la Direction de police de votre commune. Si votre future manifestation nécessite l'intervention de plusieurs services communaux, voire cantonaux, ou encore fédéraux, prenez contact avec ces instances plus rapidement. Nous l’avons vu, si vous voulez vendre du tabac et de l'alcool, vous devez solliciter une autorisation auprès de l'administration communale du lieu où le débit va être installé, au plus tard quinze jours avant la manifestation. Il en va de même pour la vente de nourriture autre que des sandwichs. Idem si vous souhaitez organiser une tombola, un loto, etc. Si vous organisez un concert, jouez une pièce de théâtre, n’oubliez pas les autorisations relatives aux droits d’auteur. Si vous habitez Lausanne, le Bureau des Manifestations est à votre disposition pour vous donner toutes les explications nécessaires sur les formalités à accomplir en fonction de la législation en vigueur. Cet organisme coordonne les relations avec les services communaux et vous évitera le plus souvent de courir d’un bureau à l’autre en transmettant vos demandes selon leur nature (et sous réserve des démarches qu’il est plus opportun que vous fassiez vous-mêmes).

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Une exposition Si vous organisez une exposition dans vos propres locaux ou dans des locaux mis à votre disposition, si vous participez à un forum des associations, veillez à: – adapter l'aménagement de votre stand à la configuration des lieux, (visitez, si possible, les lieux auparavant); – soigner la réalisation des panneaux qui pourront vous servir par la suite. Ne surchargez pas les textes et harmonisez les couleurs; – assurer une permanence active au stand; prévoir une animation, un montage audiovisuel, la venue d'une personnalité connue, etc.; – apporter au stand un matériel de présentation de l’association (dossier, brochure, tracts…), des gadgets (porteclés, stylos, tee-shirts au sigle de l’association); – prévoir des boissons pour désaltérer les visiteurs.

Un défilé, une manifestation de rue Ces actions peuvent être plus délicates à conduire. Cependant, si vous vous entourez de toutes les précautions nécessaires, cette formule est efficace pour sensibiliser ou mobiliser l'opinion. Avant de «descendre dans la rue»: – prenez contact avec les autorités de police; – étudiez soigneusement les slogans qui vont être scandés; – pensez aussi aux calicots, aux pancartes, aux badges; essayez d'harmoniser graphismes et couleurs pour éviter de «faire désordre»; – envisagez éventuellement un service d'ordre; – etc. Naturellement cette liste n'est pas exhaustive. À vous de trouver des idées originales, d'imaginer des opérations novatrices, de nouveaux espaces susceptibles d'aider à la réalisation des objectifs de votre association.

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Conclusions Aujourd'hui, la vie associative joue un rôle indispensable parce qu'elle participe de manière déterminante à l'amélioration de la qualité de la vie. L'adhésion à une association exprime des intérêts fort divers. Le cadre associatif offre toujours à des individus la possibilité d'entrer dans une démarche collective, sociale et conviviale. L’association est ouverte sur l'environnement, elle favorise des contacts, elle devient un espace de liberté pour celles et ceux qui souhaitent devenir acteurs de leur propre vie et non seulement usagers ou consommateurs. Toutes ces personnes, en contact étroit avec d'autres, cherchent des solutions, expérimentent des projets dans des domaines les plus variés de la vie sociale. D'une dominante conviviale à une dominante de contestation, le monde des associations est très vaste, il exprime la richesse de la vie en société. Nous avons besoin de ces lieux où nous pouvons chanter, réfléchir, échanger ; de ces lieux où des personnes et des groupes s'organisent et s'engagent dans des actions de solidarité pour pallier les limites des institutions et ouvrir des voies à l'innovation sociale. Des instruments au service de nos libertés.

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Quelques ouvrages de référence sur les associations et la mise en place de projets AFCHIM J., Les associations d’action sociale, Dunod, Paris 1997. ARCHAMBAULT E., Le secteur sans but lucratif. Associations et fondations en France, Economica, Paris, 1996. ARRIVETS A., Bénévoles et salariés : de nouvelles coopérations à inventter, Associations Mode d’emploi, Voiron, Paris, 2001. ASSOCIATIONS Mode d’emploi. Mensuel édité par Territorial, Bp 215, 38506 Voiron. BAGLIONI S., Société civile et capital social en Suisse, l’Harmattan, Paris, 2004. BARDOUT J-C., Communiquer les solidarités, UNIOPPS, Paris, 1989. BARTHELEMY, M. Un nouvel âge de la participation ? Presses de sciences politiques, Paris, 2000. BELLENGER L., COUCHAERE M.-J., Animer et gérer un projet, ESF, Paris, 1992. BLOCH-LAINÉ F. (sous la direction), Faire société, les associations au cœur du social, La Découverte/Syros, Paris, 1999. BOUTINET J.-P., Psychologie des conduites à projet, PUF, Paris, 1996. CHEROUTRE M.-T., Exercice et développement de la vie associative (…), Journal officiel de la République, Paris, 1993. COLLAUD M.-C., GERBER C.-L., (éds) Vie associative et solidarités sociales, Réalités sociales, Lausanne, 1993.

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Bibliographie

CROLE B., FINE C. Erfolgreiches Fundraising – auch für kleine organisationen, Orel Füssli, Zürich, 2003. DACHEUX E., Associations et communications, CNRS Communication Edit., Paris, 1998. DEFRASNE J., La vie associative en France, PUF, (Que sais-je ?), Paris, 1995. DUTHEIL Ph.-H., Créer et gérer son association, Lamy, Paris, 1993. FONDATION DE FRANCE, Les associations, l’éthique et la transparence, Paris, 1992. HAERING A.-L. Traits d’union. La communication associative en pratique, IES, Genève, 1995. HAVARD DUCLOS B., NICOURS S., Pourquoi s’engager, Payot & Rivages, Paris, 2005. KALTENBACH P., Associations lucratives sans but, Denoël, Paris, 1995. KELLERHALS J., Les associations dans l'enjeu démocratique. Étude sur la participation aux groupements organisés, Payot, Lausanne, 1974. LAVILLE, CAILLE, CHANIAL, Recherches: Association, démocratie et société civile, La Découverte, M.A.U.S.S/C.R.I.D.A., Paris, 2001. PERRIN J.-F., Droit civil. Droit de l’association (art. 60-79), Éditions universitaires, Fribourg, 1992. RAILLON L., Comment animer une association? Le Centurion, Paris, 1981. SAHOUN P., DOUKY N. Comment chercher un sponsor? Chotard et assoc., Paris, Lyon, Genève 1988. SIMONIN A., Retrouver en soi l’agir collectif, IES, Genève, 2001. SUE R., Renouer le lien social, liberté, égalité, association, Odile Jacob, Paris, 2001.

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Annexes Code civil suisse et code des obligations (10 décembre 1907) Chapitre II: Des associations Art. 60 Les associations politiques, religieuses, scientifiques, artistiques, de bienfaisance, de récréation ou autres qui n'ont pas un but économique acquièrent la personnalité dès qu'elles expriment dans leurs statuts la volonté d'être organisées corporativement. Les statuts sont rédigés par écrit et contiennent les dispositions nécessaires sur le but, les ressources et l'organisation de l’association. Art. 61 L’association dont les statuts ont été adoptés et qui a constitué sa direction peut se faire inscrire au registre du commerce. Est tenue de se faire inscrire toute association qui, pour atteindre son but, exerce une industrie en la forme commerciale. Les statuts et l'état des membres de la direction sont joints à la demande d'inscription. Art. 62 Les associations qui ne peuvent acquérir la personnalité ou qui ne l'ont pas encore acquise sont assimilées aux sociétés simples.

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Annexes

Art. 63 Les articles suivants sont applicables, si les statuts ne renferment pas de règles concernant l'organisation de l’association et ses rapports avec les sociétaires. Les statuts ne peuvent déroger aux règles dont l'application a lieu en vertu d'une disposition impérative de la loi. Art. 64 L’Assemblée générale est le pouvoir suprême de l’association. Elle est convoquée par la direction. La convocation a lieu dans les cas prévus par les statuts et en outre, de par la loi, lorsque le cinquième des sociétaires en fait la demande. Art. 65 L’Assemblée générale se prononce sur l'admission et l'exclusion des membres, nomme la direction et règle les affaires qui ne sont pas du ressort d'autres organes sociaux. Elle contrôle l'activité des organes sociaux et peut les révoquer en tout temps, sans préjudice de leurs droits reconnus conventionnellement. Le pouvoir de révoquer existe de par la loi lorsqu'il est exercé pour de justes motifs. Art. 66 Les décisions de l’association sont prises en Assemblée générale. La proposition à laquelle tous les sociétaires ont adhéré par écrit équivaut à une décision de l’Assemblée générale. Art. 67 Tous les sociétaires ont un droit de vote égal dans l’Assemblée générale. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents. Elles ne peuvent être prises en dehors de l'ordre du jour que si les statuts le permettent expressément.

Annexes

Art. 68 Tout sociétaire est de par la loi privé de son droit de vote dans les décisions relatives à une affaire ou un procès de l’association, lorsque lui-même, son conjoint ou ses parents ou alliés en ligne directe sont parties en cause. Art. 69 La direction a le droit et le devoir de gérer les affaires de l’association et de la représenter en conformité des statuts. Art. 70 L’association peut en tout temps recevoir de nouveaux membres. Chaque sociétaire est autorisé de par la loi à sortir de l’association, pourvu qu'il annonce sa sortie six mois avant la fin de l'année civile ou, lorsqu'un exercice administratif est prévu, six mois avant la fin de celui-ci. La qualité de sociétaire est inaliénable et ne passe point aux héritiers. Art. 71 Les cotisations sont fixées par les statuts. À défaut de disposition statutaire, les membres de l’association contribuent dans une mesure égale aux dépenses que rendent nécessaires le but social et l'acquittement des dettes. Art. 72 Les statuts peuvent déterminer les motifs d'exclusion d'un sociétaire; ils peuvent aussi permettre l'exclusion sans indication de motifs. Dans ces cas, les motifs pour lesquels l'exclusion a été prononcée ne peuvent donner lieu à une action en justice. Si les statuts ne disposent rien à cet égard, l'exclusion n'est prononcée que par décision de la société et pour de justes motifs. Art. 73 Les membres sortants ou exclus perdent tout droit à l'avoir social. Ils doivent leur part de cotisations pour le temps pendant lequel ils ont été sociétaires.

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Annexes

Art. 74 La transformation du but social ne peut être imposée à aucun sociétaire. Art. 75 Tout sociétaire est autorisé de par la loi à attaquer en justice, dans le mois à compter du jour ou il en a eu connaissance, les décisions auxquelles il n'a pas adhéré et qui violent des dispositions légales ou statutaires. Art. 76 L’association peut décider sa dissolution en tout temps. Art. 77 L’association est dissoute de plein droit lorsqu'elle est insolvable ou lorsque la direction ne peut plus être constituée statutairement. Art. 78 La dissolution est prononcée par le juge, à la demande de l'autorité compétente ou d'un intéressé, lorsque le but de l’association est illicite ou contraire aux mœurs. Art. 79 Si l’association est inscrite au registre du commerce, la dissolution est déclarée par la direction ou par le juge au préposé chargé de radier.

Annexes

Charte des associations d’utilité sociale qui œuvrent pour l’intérêt général Cette Charte constitue un code de déontologie pour les associations d’utilité sociale qui œuvrent pour l’intérêt général et sont soucieuses de respecter des règles éthiques communes. Elle a été rédigée en 2001 sous l’initiative de l’Association AVEC, centre d’appui à la vie associative avec plusieurs associations vaudoises actives dans le domaine de la solidarité. Aujourd’hui, le canton de Vaud encourage la promotion et la signature de cette charte.

La présente charte a les objectifs suivants: – rappeler les caractéristiques des associations qui œuvrent pour l’intérêt général et qui sont centrées sur l’expression et la promotion des personnes avec le concours de forces bénévoles; – fixer les règles d’un mode de fonctionnement éthique; – clarifier les relations entre ces associations et leurs interlocuteurs, notamment les pouvoirs publics.

Dans le respect des valeurs énoncées par la Déclaration universelle des droits de l’Homme du 10.12.1948 et du droit des associations (articles 60 et suivants du Code civil suisse et Code des obligations, 1907, Chap. II: Des associations), les associations signataires veulent contribuer à construire une société fraternelle et pluraliste. En conséquence, elles s’engagent à:

Développer une action associative porteuse de sens Participation et promotion sociale des personnes et des groupes

Les associations sont des espaces où des personnes s’unissent pour réaliser un objectif commun. Ainsi, leur but premier est de favoriser la participation et la promotion sociale du plus grand nombre.

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Annexes

Dans cette perspective, elles ont pour priorité la qualité sociale et relationnelle et s’engagent à: – être à l’écoute des besoins et des aspirations de la population; – mettre en contact les personnes concernées; – donner à chacun la possibilité d’agir sur sa vie quotidienne tout en participant à une action collective. Innovation associative

L’action associative consiste aussi à révéler des besoins nouveaux liés aux transformations de la société, à agir de façon souple et inventive, à développer une communication constructive avec les partenaires présents sur le «terrain». Garantir un fonctionnement interne conforme à leur idéal Fonctionnement interne des associations

Le fonctionnement associatif exige que la mission de chaque association soit régulièrement vérifiée et que ses membres se la réapproprient en permanence. Dans cette perspective et dans le respect des statuts, règlements et autres documents ad hoc, les associations s’engagent à: – privilégier l’acquisition de l’autonomie, le partage des responsabilités et la reconnaissance du rôle de chacun; – respecter un juste équilibre entre les pouvoirs et valoriser au mieux les compétences des partenaires concernés (membres, usagers, bénévoles et salariés); – être attentives au rôle et aux modes de fonctionnement du comité (durée et nombre autorisé de mandats successifs, répartition des rôles et des fonctions, rigueur dans l’exécution des tâches, etc.). Finances

Dans la perspective de la transparence et de l’intérêt général, les associations s’engagent à: – répondre aux critères de gestion désintéressée (associations gérées et administrées à titre bénévole par des personnes n’ayant aucun intérêt direct ou indirect dans les résultats de l’exploitation);

Annexes

– établir des documents comptables annuels (comptes d’exploitation, bilan) faisant apparaître l’ensemble de leurs ressources et leur affectation; – rendre ces documents accessibles à tous, notamment aux membres et aux donateurs publics et privés. Évaluation

Les associations s’engagent à se donner les moyens d’évaluer régulièrement leurs activités pour vérifier si elles correspondent toujours à leurs objectifs. Engagement bénévole Les associations considèrent l’engagement bénévole comme un acte librement consenti. Elles mobilisent et fidélisent les forces bénévoles en leur garantissant un environnement de qualité, au moyen de conventions de collaboration. Ces conventions précisent le contexte de la collaboration, les droits et les devoirs de l’association et des bénévoles, les limites de l’engagement, la couverture au plan des assurances, les questions de remboursement des frais occasionnés par l’activité, les attestations. Elles assurent une information, une formation et un suivi en rapport avec l’activité réalisée. Engagement salarié

Au sein des associations à dominante bénévole Dans ce type d’associations, l’engagement salarié vise prioritairement le soutien des forces bénévoles. Dans la mesure où l’engagement bénévole est un acte libre, si un « temps bénévole » est attendu d’un salarié, ceci fera l’objet d’une clarification dès l’engagement (ainsi, il vaut mieux préciser que l’association cherche une personne pour un poste à 50 %, dont 30 % pourra être salarié, que confondre «heures supplémentaires» et «bénévolat attendu»). Les associations garantissent à leurs salariés un statut ayant fait l’objet d’un débat au sein de l’association. Les associations visent à clarifier la représentativité des salariés au sein de leurs organes décisionnels (voix consultative, voix délibérative).

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Annexes

Au sein des associations à dominante salariée Les salariés sont partie prenante des buts de l’association. Les tâches respectives des salariés et des bénévoles sont clairement définies. Les associations visent à clarifier la représentativité des salariés au sein de leurs organes décisionnels (voix consultative, voix délibérative).

Établir des relations avec d’autres partenaires Coopération inter associative

Les associations signataires affirment leur volonté de coopération inter associative et cherchent à développer des réflexions et des actions communes. Elles facilitent la circulation des informations, le partage de locaux et d’équipements ou d’autres services. Elles évitent la concurrence et recherchent une coordination qui peut se traduire par le regroupement de certaines de leurs forces. Coopération avec les pouvoirs publics

Lorsqu’elles collaborent avec les pouvoirs publics, elles s’engagent à rester fidèles à leur mission, leur éthique et leurs pratiques. Elles considèrent qu’un partenariat de qualité dépend d’une volonté réciproque de: – reconnaître que personne n’a le monopole de l’intérêt général; – mettre en commun les compétences complémentaires des partenaires; – respecter les identités respectives. Tout partenariat avec les pouvoirs publics fera l’objet d’un contrat négocié qui permettra notamment de: – fixer des objectifs clairs; – définir les moyens techniques et financiers; – établir les règles du contrôle financier et de l’appréciation – des résultats; – indiquer les possibilités de recours contre des décisions – arbitraires.

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Signature de la «Charte» Cette charte a été signée par l’Association: (nom et coordonnées, signatures, lieu et date)

Cette charte a été acceptée par l’Association faîtière qui s’engage à la proposer à ses sections/groupes: (nom et coordonnées, signature-s, lieu et date)

Chaque association signataire s’engage à débattre dans le cadre de son assemblée générale du respect ou non des engagements pris. Le procès-verbal donnera un résumé de ce point de l’ordre du jour.

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Dans les mêmes collections aux éditions Réalités Sociales

Jean-Pierre Fragnière et Roger Girod (Éds) DICTIONNAIRE SUISSE DE POLITIQUE SOCIALE avec la collaboration de Sophie Barras Duc, Béatrice Despland et Michelle Sabatini 16 x 24 cm, 2e édition 2002, 380 pages, Fr. 48.– ISBN 2-88146- 117-4

La politique sociale concerne directement tous les habitants de ce pays à quelque titre qu’ils y séjournent. C’est une dimension majeure de l’organisation publique du pays. C’est aussi un système complexe pour les usagers et pour les professionnels engagés dans ce domaine. Ce dictionnaire qui traite de la politique sociale, mais aussi de l’action sociale peut intéresser les milieux les plus larges mais, en particulier, les élus, les professionnels de l’action sociale et sanitaire, les journalistes, les étudiants du secteur social et les responsables d’institutions. 380 pages, 850 termes analysés, 250 auteurs

Jean-Pierre Fragnière POLITIQUES SOCIALES POUR LE XXIE SIÈCLE A5, 146 pages, 2001, Fr. 26.– ISBN 2-88146-115-8

Ce petit livre vous invite à une réflexion sur ce que peut devenir la politique sociale en Suisse, cette petite île montagneuse au cœur de l'Europe, pays du chocolat, des bisses, des fiches, de l'EXPO 2002, de Jean Piaget et de Friedrich Dürrenmatt.

Pasqualina Perrig-Chiello et Frédéric Darbellay (Éds)

QU’EST-CE QUE L’INTERDISCIPLINARITÉ ? Les nouveaux défis de l’enseignement A5, 165 pages, 2001, Fr. 29.– ISBN 2-88146- 120-4

L'interdisciplinarité apparaît de plus en plus clairement comme une voie prometteuse dans la science, dans la recherche et dans l'enseignement. Qu’est-ce que l’interdisciplinarité? En quoi est-elle susceptible de répondre aux attentes sociales et aux défis de plus en plus vivement formulés à l’intention des systèmes éducatifs? Quelles compétences sont aujourd’hui nécessaires pour comprendre et agir dans notre société de communication? Autant de questions abordées de front dans cet ouvrage, qui dégage les possibilités et les limites de l’interdisciplinarité dans l’enseignement et dans la communication.

Margrith Bigler-Eggenberger et Claudia Kaufmann COMMENTAIRE DE LA LOI SUR L’ÉGALITÉ 16 x 24 cm, 544 pages, 2000, Fr. 86.– ISBN 2-88146-103-9

La nouvelle loi sur l’égalité entre femmes et hommes, entrée en vigueur le 1er juillet 1996, doit permettre de concrétiser l’égalité effective des sexes, tant dans les rapports de travail de droit public que dans ceux de droit privé. Ce commentaire s’adresse aux juristes, praticiens et théoriciens, de même qu’aux collaboratrices et collaborateurs des associations professionnelles, des syndicats, des associations patronales et des services de formation professionnelle.

Marie-Dominique Perrot, Jean-Noël DuPasquier, Dominique Joye, Jean-Philippe Leresche, Gilbert Rist (Éds) ORDRES ET DÉSORDRES DE L’ESPRIT GESTIONNAIRE ?

Oû vont les métiers de la recherche , du social et de la santé ? 16 x 24 cm, 178 pages, 2006, Fr. 38.- /Euro 25.ISBN 978-2-88146-134-7 La nouvelle gestion publique – le néomanagérialisme – a suscité de Nombreuses controverses théoriques durant les dernières années. Pourquoi les institutions subventionnées par l’Etat devraient-elles réformer leur mode de gestion dans le sens de la logique néolibérale ? Quels sont les changements que cette situation entraîne sur la pratique des métiers de la recherche, du social et de la santé, c’est-à-dire sur le vécu professionnel et les prestations offertes dans ces trois champs ?

Marie-Thérèse Sautebin DÉPLOYER LES COMPÉTENCES ET POUVOIR AGIR Ou l’envol du cerf-volant É

16 x 24 cm, 424 pages, 2007, Fr. 42.- /Euro 27.ISBN 978-2-8290-0345-5 Après « Bilan-porfolio » de compétences (en bas, 1998, Déploer les compétences et pouvoirs d’agir est le fruit de 15 ans d’expériences et d’activités dans le champ de la formation alternative menée par l’équipe pluriculturelle et plurilingue qui anime l’association biennoise effe, espace de formation-formation d’espaces. « Déployer ses compétences », tel est le but central des démarches vécues par des centaines de personnes : se connaître, se reconnaître et se faire reconnaître à sa juste valeur. « Développer le pouvoir d’agir » , telle est l’intention pédagogique des accompagnateurs et des accompagnatrices de la démarche effe :permettre à toute personne de développer ses capacités d’agir sur le parcours de sa vie.

Achevé d’imprimer sur les presses de Tipografia la Vallée Aosta 2009

« Pour que les hommes restent civilisés et le deviennent, il faut que parmi eux l’art de s’associer se développe et se perfectionne » écrivait Alexis de Tocqueville. Avec quelques amis, vous rêvez de réaliser un projet, d’organiser des concerts ou la garde de vos enfants, de former un groupe d’entraide ou de développer une activité de loisirs dans votre quartier. Pourquoi ne pas constituer une association ? Difficile ? Compliqué ? Non ! Cet ouvrage répond aux questions que vous vous posez. Comment rédiger des statuts ? Comme préparer une assemblée générale ? Comment faire connaître et animer votre Association ?

L’AUTEUR Marie-Chantal Collaud Assistant sociale diplômée de l’Ecole d’Etudes Sociales et Pédagogiques de Lausanne. Etudes de politique sociale à l’Université de Genève. Animatrice de l’Association AVEC, centre d’appui à la vie Associative, auteure de plusieurs ouvrages dont : L’enfant…un roi sans royaume, Vie associative et solidarités sociales, Contre le chômage et l’exclusion. Les ressources de la vie associative (Ed. Réalités Sociales) et Pour la collaboration entre bénévoles et Professionnels dans l’action sociale (Ed. Cahiers de l’EESP).