Instructivo Liquidacion Financiera de Becas

PROCEDIMIENTO DE

LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE BECAS Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Gerencia Nacional de Becas Unidad de Procesos, Calidad y Servicios

INSTRUCTIVO PASO A PASO Definiciones Generales Marco Legal Productos Generados y Políticas del proceso Procedimiento Indicadores Controles, Documentos y Registros Anexos Quito, Octubre 2015

1. OBJETIVO: Estandarizar el proceso de liquidación financiera de la beca mediante la verificación de la coherencia y consistencia de la documentación presentada por el becario durante el periodo de financiamiento para confirmar el cumplimiento de las obligaciones financieras y académicas tanto del becario como del IFTH.

2. ALCANCE: Inicio: Desde la entrega-recepción (becario/a-analista de becas) documentos habilitantes para la liquidación financiera de la beca.

de

Fin: En caso de programa de becas internacionales y becas de complemento a la cooperación internacional: Hasta que el analista de becas recepta el certificado de no adeudamiento emitido por la Gerencia Financiera del IFTH, con el fin de que se notifique por correo electrónico al becario/a el retiro del documento. Y el analista de becas entrega dicho certificado al becario, mediante el cual se indica que el becario no mantiene deudas con esta cartera de estado, ó; Hasta que la Gerencia Regional del IFTH presente ante el Comité Institucional de Becas y Ayudas Económicas (de aquí en adelante CIBAE) o el comité de becas IFTH el informe técnico de incumplimiento de obligaciones contraídas con dicha institución por parte del becario.

En el caso de programas becas nacionales: Hasta que la Gerencia Regional del IFTH entregue el acta de finiquito al becario.

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3. RESPONSABLE DEL PROCESO: Gerente Regional IFTH

4. PARTICIPANTES:

• Becario

• Analista de Becas

• Coordinador - Control Previo Becas

• Gerente Regional

• Gestión Financiera (Control Previo)

• Gestión de Asesoría Jurídica

5. DEFINICIONES GENERALES: Beca: “Es el financiamiento total o parcial que otorga la SENESCYT, en los porcentajes definidos por la naturaleza de la entidad auspiciante, para la realización de programas de estudios de cuarto nivel en el exterior, en instituciones de excelencia académica debidamente reconocidas.”1 Becario/a: Persona natural en goce de los derechos de ciudadanía ecuatoriana que, en calidad de postulante, ha superado los procesos de postulación, precalificación, evaluación y selección, es declarada como adjudicataria de la beca otorgada por la SENESCYT para realizar sus estudios de postgrado o pregrado, una vez que haya suscrito el Contrato de Financiamiento correspondiente.2 Desembolso: Pago o entrega de una cantidad de dinero al becario según un presupuesto de beca.

Tasa de cambio: es un indicador que expresa cuántas unidades

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de una divisa se necesitan para obtener una unidad de la otra.

Para realizar la conversión de moneda, se utilizará la fecha en la cual se llevó a cabo la transacción comercial, la tasa de cambio oficial a utilizarse será la que se obtenga de la fuente del Banco Central del Ecuador.

Esta medida está amparada en las Normas de Información Financiera (NIF), bajo el principio contable de Realización, el mismo señala que las operaciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se consideran por ella realizados cuando ha efectuado transacciones con otros entes económicos.

Definiciones de documentación del proceso.

Acta de finiquito: (En caso de programa de becas internacionales y complemento a la cooperación internacional) Es un Documento legal mediante el cual las partes dejan constancia de la terminación de relaciones contractuales previas a la cancelación de haberes y al cumplimiento del periodo de compensación.

(En caso de programa de becas nacionales) Documento legal mediante el cual las partes dejan constancia de la terminación de relaciones contractuales previas a la cancelación de haberes.

Bases de postulación: Es el documento aprobado por el Comité Ejecutivo de Becas ó Comité Institucional de Becas y Ayudas Económicas de la SENESCYT, en el cual se especifican el objeto, características, modalidades y condiciones del financiamiento de los programas de estudios de cuarto nivel de formación académica en el exterior. 3 Contrato de financiamiento de beca: Documento legal en el cual se definen los derechos y obligaciones de las partes establecidos

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según las bases de postulación de cada programa de becas. e-SIGEF: Sistema informático gubernamental de registro de transacciones financieras.

Expediente: Conjunto ordenado de documentos habilitantes que forman parte del proceso contractual, del seguimiento académico, financiero y ocupacional del becario según el programa de becas del que fue beneficiario.

Matriz de manutención: Documento mediante el cual se detallan los días justificados y no justificados correspondientes al periodo académico y que son validados según la documentación habilitante que señala el Anexo 14.

Matriz de liquidación financiera: Documento mediante el cual se detallan los valores desembolsados con la documentación justificada por el becario durante su período de financiamiento de la beca que se señala el Anexo 14.

Pagaré: es un título de valor, que contiene la promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero a una persona natural o jurídica.

Tabla de costos de vida: Es el documento en el cual se establece el monto de manutención en función al cálculo realizado por la Subsecretaría de Fortalecimiento del Conocimiento y Becas en el cual se toma en cuenta el costo de vida del país y ciudad de destino.

1 CODIFICACION AL REGLAMENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE BECAS PARA PROGRAMAS DE ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL DE FORMACION ACADEMICA EN EL EXTERIOR Acuerdo 2011-066 2 CODIFICACION AL REGLAMENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE BECAS PARA PROGRAMAS DE ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL DE FORMACION ACADEMICA EN EL EXTERIOR Acuerdo 2011-066 3 CODIFICACION AL REGLAMENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE BECAS PARA PROGRAMAS DE ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL DE FORMACION ACADEMICA EN EL EXTERIOR Acuerdo 2011-066

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6. MARCO LEGAL: 1. Contrato de Financiamiento de Beca y su presupuesto.

2. Reglamento para el otorgamiento de becas para programas de estudios de cuarto nivel de Formación Académica en el Exterior (Acuerdo 2011-066) 3. Reglamento para el financiamiento de Ayudas Económicas de la Secretaria de Educación Superior Ciencia Tecnología e innovación (Acuerdo 2014-029) 4. Bases de Postulación y Reformas 5. Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado 6. Resoluciones emitidas por la Máxima Autoridad de la SENESCYT.

7. PRODUCTOS GENERADOS: Productos

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Responsable de elaboración

Matriz de manutención

Analista de becas

Matriz de liquidación financiera

Analista de becas

Memorando de solicitud de certificado de no adeudamiento

Gerencia Regional

Certificado de no adeudamiento al IFTH

Dirección Financiera

Elaborar Acta de finiquito

Analista de becas

Revisar Acta de Finiquito

Dirección Jurídica o su delegado en regionales

8. POLÍTICAS DEL PROCESO: Becario • El tiempo máximo que el becario/a tiene para entregar la documentación al IFTH para realizar su liquidación financiera de beca es de hasta 60 días plazo una vez que haya culminado estudios. (Ver Anexo 14 y 15) IFTH - Becario • El proceso de liquidación financiera tiene un plazo máximo de 60 días adicionales, dividido de la siguiente manera: o Las partes involucradas: IFTH y Becario dispondrán de 45 días plazo para realizar la liquidación financiera en la cual se aceptará por una sola vez documentación adicional por parte del becario. o Los 15 días plazo restantes serán contados como parte de la 1era notificación formal enviada mediante oficio “Quipux”, notificando el valor final validado con los documentos habilitantes entregados a ser pagado por el becario/a al IFTH. o Si el becario no realiza el pago, luego de la primera notificación, el analista debe realizar dos notificaciones adicionales mediante oficio “Quipux” con el lapso de 15 días plazo cada una para que el becario realice el pago. o Si el becario/a no realiza el pago trascurridos los 15 días plazo posteriores a la tercera notificación, el Analista de Becas dispone de 48 horas adicionales para elaborar el informe técnico y elevar el caso a CIBAE, a fin de que este resuelva sobre el mismo.

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Analista de becas • Debe utilizar los formatos de registros pre-establecidos en el presente documento en el acápite de anexos.

• Cuando se dan observaciones por parte de Coordinador Control Previo se estipula un máximo de 1 día plazo para rectificar el error.

• Es preciso indicar que, toda la documentación a ser recibida por el analista debe ser receptada a través de un acta entrega – recepción (Ver Anexo 13) de documentos en la cual tanto el becario como el analista asuman la responsabilidad de dicha información a satisfacción de la bases de postulación.

Coordinador - control previo • Debe revisar las matrices de manutención, matriz de liquidación financiera, informe técnico de liquidación y documentación habilitante que justifiquen los gastos incurridos, en el plazo máximo de 1 día.

• Debe verificar que se lleve a cabo el correcto cumplimiento del procedimiento en el presente documento.

• Debe tomar acciones preventivas o correctivas en conjunto con la unidad de procesos y mejora continua por los reprocesos detectados.

Dirección Financiera • Emitir dentro del plazo de 2 días el certificado de no adeudamiento a la Gerencia Regional de Becas, una vez que la Regional ha entregado todos los documentos habilitantes y se haya verificado el depósito en la cuenta bancaria del IFTH (en el caso de existan saldos a favor de la institución).

8

Dirección Jurídica o su delegado/a en regionales • Revisar las actas de Finiquito elaboradas por el Analista de becas previo a ser entregado al Becario en un plazo máximo de 1 día.

GRÁFICA DE TIEMPOS DE LIQUIDACIÓN FINANCIERA (Cuando el Becario SI cancela el valor de su liquidación)

9. PROCEDIMIENTO: TIEMPOS MAXIMOS DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN FINANCIERA Tiempo máximo para que el becario presente la documentación, una vez que haya terminado sus estudios.

3ra notificación formal dada al becario vía QUIPUX, notificando el valor a pagar.

15 días plazo

60 días plazo

15 días plazo

Tiempo máximo que de la gestión financiera dispone para emitir el certificado de no adeudamiento a la gerencia regional de becas.

Tiempo para realizar la liquidación financiera en la cual se aceptara por una sola vez documentación adicional por parte del becario.

2da notificación formal dada al becario vía QUIPUX, notificando el valor a pagar.

1 día laboral

45 días plazo

15 días plazo

Tiempo máximo que la Gestión de Asesoría Jurídica dispone para revisar el Acta de Finiquito elaborada por el analista de becas previo a ser entregado al Becario.

1era notificación formal dada al becario dada al becario por medio de QUIPUX, notificando el valor final a pagar validado con los documentos habilitantes entregados.

2 día laborables

9

GRÁFICA DE TIEMPOS DE LIQUIDACIÓN FINANCIERA (Cuando el Becario NO cancela el valor de su liquidación)

TIEMPOS MAXIMOS DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN FINANCIERA

Tiempo máximo para que el becario presente la documentación una vez que alla terminado sus estudios.

60 días plazo

2da. Notificación formal dada al becario vía QUIPUX, notificando el valor a pagar.

15 días plazo

45 días plazo

1ra. Notificación formal dada al becario vía QUIPUX notificará el valor final a pagar validado con los documentos habilitantes entregados.

15 días plazo

3ra. Notificación formal dada al becario vía QUIPUX, notificando el valor a pagar.

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Tiempo para realizar la liquidación financiera en la cual se aceptará por una sola vez documentación adicional por parte del becario.

El analista de becas dispone de 48 horas adicionales para elaborar el informe técnico y elevar el caso a CIBAE

48 horas

Actividad 1 Esta actividad inicia: • Por cumplimiento de obligaciones académicas: trascurridos 60 días plazo otorgado para la entrega de documentación que justifican los gastos incurridos por el becario una vez que haya culminado estudios.

• Por terminación Unilateral de Contrato mediante resolución otorgada por CIBAE. El becario y el analista de becas deberán revisar los documentos justificativos de cada rubro según estipula la base de postulación correspondiente y su respectivo contrato firmado de financiamiento de beca, conforme se muestra en la siguiente matriz:

Matriz de Control documental

1. Documentación Académica. (Anexo 15)

1. Documentación Financieros. (Anexo 15)

Nota importante: Para verificar a detalle los rubros y documentos por programa (Ver anexo 14: Control de Rubros para Liquidación por

Programa de Beca. Resumen bases postulación.xlsx) y Anexo 15: Matriz de Control documental.

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El analista de becas debe constatar que los documentos que se encuentren en el expediente sean originales y/o notariados y que todos sean referentes a los estudios realizados por el becario.

Documentos que deben estar notariados: 1.

El título o certificado de haber culminado las obligaciones académicas (obligatorio).

2. Declaraciones Juramentadas (obligatorio).

Si el expediente se encuentra incompleto ir a la actividad 1.1 Si el expediente se encuentra completo ir a la actividad 2 Actividad 1.1 El analista de becas debe notificar al becario mediante correo electrónico hasta 3 veces (en periodos de 15 días plazo cada una) la documentación habilitante que debe entregar para el proceso de liquidación por medio del sistema PUSAK, y notificar de forma manual a las siguientes partes: Apoderado, Responsable Solidario y al Coordinador de Control Previo del IFTH (Ver Anexo 12). El becario tiene un tiempo máximo de 60 días plazo para entregar la documentación que justifique los gastos incurridos de la beca, dicho tiempo empieza desde que el becario culmina sus estudios. Cabe señalar que el becario dispondrá de 45 días plazo aparte de los 60 días plazo para “presentar documentación adicional (por una sola vez)”.

El analista de becas es el responsable de llevar el control de las notificaciones realizadas a las personas anteriormente mencionadas usando una bitácora de notificaciones de liquidación en un archivo Excel, el cual le indique por medio de semaforización los tiempos por vencer o vencidos de cada becario por liquidarse.

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Actividad 2 El analista de becas procede a realizar la matriz de manutención (Ver anexo 1) con todos los documentos habilitantes. (Nota: Esta actividad únicamente se realiza en programas de becas internacionales y complemento a la cooperación internacional) debe liquidar considerando la fecha de fin de estudios (información proporcionada por la Universidad o Centro de Estudios especificado en el formato dd/mm/aaaa) más el tiempo de gracia establecido en el presupuesto y sujeto a las bases de postulación del programa de becas al que pertenece. (Ver Anexo 14) Actividad 3 El analista de becas debe realizar la matriz de liquidación financiera (Ver anexo 2/ 2.1) utilizando los sistemas informáticos PUSAK, DELTA 21 y e-SIGEF: para la verificación de los pagos realizados al becario cotejando con la documentación de justificación de gastos entregados por el becario.

(Nota. Para mayor comprensión del cálculo del valor a pagar o devolver al becario Ver anexo 8) Actividad 4 El analista de becas procede a sacar copias de los documentos originales que sustentan a la matriz de manutención y liquidación financiera (estos son tomados del expediente): (Ver Anexo 14 y Anexo 15 y verificar el programa de beca según sea el caso) • Copia de título o certificado de haber culminado las obligaciones académicas (debidamente notariados)

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• Certificado de fin de estudios en el que se señale la fecha de culminación de obligaciones académicas que contenga el día el mes y el año.

• Copia Simple de reporte de notas consolidado emitido por la IES. • Documentos originales de: o Facturas de matrícula o certificado de gasto emitido por la Universidad o Centro de Estudios. o Factura de pasajes o ticket electrónico acompañado de los pases abordo o copia de pasaporte. o Factura de seguro de salud y vida, acompañada de sus pólizas, comprobante de retención o estado de cuenta bancaria o tarjeta de crédito que justifique impuesto de salida de divisas, según sea el caso. o Facturas que justifiquen los gastos incurridos en el rubro de Investigación y tesis.

• Copia del Contrato de Financiamiento de Beca.

• Copia del Presupuesto.

• Memorandos de cada solicitud de pago.

• Data screen del DELTA firmado por el Coordinador.

• Copia de los OPIS de pago (DELTA), solicitud de desembolso (PUSAK) o reporte de pagos (e- SIGEF).

Nota: El Certificado de movimiento migratorio NO se solicitará al becario.

Solamente se solicitará el certificado migratorio en el caso de que la información del portal web Dato Seguro se encuentre desactualizado.

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Actividad 5 El analista de becas con las copias de los documentos originales que sustentan a la matriz de manutención y liquidación financiera procede a generar el informe técnico de liquidación financiera y enviará al Coordinador de Control previo para la respectiva revisión de la matriz de manutención, matriz de liquidación financiera e informe técnico de liquidación financiera (Ver Anexo 3 y 3.1, según sea el caso).

Actividad 6 El Coordinador - control previo revisará la matriz de manutención, liquidación financiera, las copias de los documentos habilitantes y el informe técnico de liquidación financiera en la cual debe asegurar que los cálculos matemáticos y la consistencia de saldos sean coherentes versus los documentos de soporte.

Si el informe técnico y las matrices son correctas el Coordinador – control previo sumilla los productos e ir a la actividad 7.

Si la documentación justificativa no es correcta, se debe registrar las observaciones de corrección en la matriz de control (Ver anexo 7), información que debe ser notificada al analista de becas para las correcciones respectivas, además debe reportar al finalizar el mes la matriz de control consolidada a la unidad de procesos y mejora continua. Y regresar a la actividad 2.

Actividad 7 El analista de becas debe revisar si existen saldos pendientes en la liquidación financiera. Si no existen valores o saldos pendientes en la liquidación financiera ir a actividad 9.

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Si existen saldos pendientes en la liquidación financiera a favor del becario/a, se debe enviar el Informe Técnico de Liquidación con las matrices respectivas y documentos habilitantes como insumo, para realizar el proceso de Desembolso y termina el proceso hasta que se cancele los saldos pendientes al becario.

Si el valor o saldo es a favor del IFTH ir a la actividad 8.

Actividad 8 El analista de becas es el encargado de realizar la notificación por oficio especificando monto y cuenta bancaria institucional. (Cuenta corriente # 7623437 del Banco del Pacífico a nombre del Instituto de fomento al Talento Humano con número de RUC 1768181740001) Las partes involucradas: IFTH y Becario dispondrán de 45 días plazo para realizar la liquidación financiera en la cual se aceptará por una sola vez documentación adicional por parte del becario.

En caso de recibir documentación adicional por parte del becario regresar a la actividad 2.

En caso de no tener documentos adicionales y si no se cuenta con respuesta del becario se debe realizar dos notificaciones formales adicionales mediante oficio “Quipux”, cada una con un tiempo de espera de 15 días plazo cada uno (Ver anexo 9).

Si el becario realiza el depósito ir a la actividad 9.

Si el becario no realiza el depósito a favor del IFTH ir a la actividad 8.1.

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Actividad 8.1 Si después de la tercera notificación enviada y transcurridos 15 días plazo, el becario no cumple con el depósito, el analista de becas procede a realizar el informe técnico de incumplimiento mediante el cual se expone ante el CIBAE ó Comité de Becas del IFTH el incumplimiento de obligaciones financieras, para realizar este informe técnico el Analista dispone de 48 horas, posterior a su pronunciamiento si el becario aún no paga el valor notificado finalizar el proceso e inicia el proceso de COACTIVAS. Actividad 9 El analista de becas archiva las copias de matriz de manutención, liquidación financiera e informe técnico de liquidación financiera en el expediente para tenerlo actualizado.

El analista de becas elabora el borrador de memorando, mediante el cual se solicita la emisión del Certificado de no adeudamiento (Ver anexo 4), documento que es generado por la Gerencia Regional y dirigido a la Gerencia Financiera, una vez que los valores de financiamiento de la beca se encuentren liquidados.

Al memorando se debe adjuntar todas las copias de los documentos habilitantes, como el data screen (print de pantalla) obtenidos del sistema DELTA o PUSAK sumillado por el Coordinador de Control Previo. El certificado se lo solicitará mediante Quipux.

Actividad 10 El gerente regional firma el memorando de forma digital dentro del sistema Quipux, para ser enviado a Gerencia Financiera

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Gerencia Financiera procede con el análisis de liquidación financiera y emisión de certificado de no adeudamiento al IFTH, este último a través de Quipux en un plazo no mayor a 2 días laborables (Ver anexo 5) Actividad 11 El analista de becas recepta el certificado de no adeudamiento emitido por Gerencia Financiera del IFTH, con el fin de que se notifique por correo electrónico al becario el retiro del documento.

El analista de becas debe entregar el certificado de no adeudamiento del IFTH al becario, mediante el cual se indica que el becario no mantiene deudas con dicha Institución.

Si el programa de beca es internacional finaliza el proceso de liquidación financiera.

Si el programa de beca tiene destino nacional o complemento a la cooperación internacional: ir a la actividad 12 Actividad 12 (Nota importante: El procedimiento que se describe en el presente documento a partir de la actividad 12 aplica solo a programas de becas nacionales o de cooperación internacional, el proceso para programas de becas internacionales se detalla en el proceso de Compensación y Acta de finiquito) El analista de becas realiza el acta de finiquito (Ver anexo 6) según el formato emitido por Gerencia de Asesoría Jurídica para que se finalice la beca.

El acta de finiquito debe contener todos los datos del becario y rubros cancelados a lo largo de su período de estudios. Y se envía por correo

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electrónico a la Gerencia de Asesoría Jurídica o al Delegado de la misma en regional para su revisión en un plazo no mayor a un día laborable, y envía mediante correo electrónico al gerente de la regional.

Actividad 13 El gerente de la regional recepta el Acta de finiquito sumillada por la Gerencia de Asesoría Jurídica y procede a firmarla para enviarla al Analista de becas.

Actividad 14 El analista de becas notifica mediante correo electrónico institucional el retiro del acta de finiquito de forma inmediata por parte del Becario.

(Ver Anexo 11).

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10. Indicadores

(analistas):

11. Controles: • Diagrama de flujo • Indicadores de gestión • Reportes de monitoreo del Coordinador de Control Previo • Informes de Gerencia Financiera

12. Documentos N° Código

1

20

Versión

Nombre del Documento

Responsable del Documento

Tipo de documento

Disposición

0

Procedimiento de liquidación financiera de becas

Gerente Regional

Físico y Digital

Unidad de Procesos y Mejora Continua del IFTH

13. Registros N° Código

1

2

3

4

5

6

Versión

Versión Nombre del Registro

0

Formato de matriz de manutención

0

Formato de matriz de liquidación financiera

0

Formato de informe técnico de liquidación ºfinanciera

0

Texto de memorando de solicitud de certificado de no adeudamiento

0

Formato de certificado de no adeudamiento

0

Formato de acta de finiquito

Tipo de Registro

Retención

Disposición

Digital

Analista de becas

Unidad de Procesos y Mejora Continua del IFTH

Digital

Analista de becas

Unidad de Procesos y Mejora Continua del IFTH

Digital

Analista de becas

Unidad de Procesos y Mejora Continua del IFTH

Digital

Analista de becas

Unidad de Procesos y Mejora Continua del IFTH

Digital

Analista de becas

Unidad de Procesos y Mejora Continua del IFTH

Digital

Analista de becas

Unidad de Procesos y Mejora Continua del IFTH

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14. Anexos:

(links)

1.

Formato de matriz de manutención (programa internacional).

2.

Formato de liquidación financiera (programa nacional).

3.

2.1. Formato de liquidación financiera (programa Internacional).

Formato de informe técnico (programa nacional).

3.1. Formato de informe técnico (programa internacional).

4. Texto de memorando de solicitud de certificado de no adeudamiento.

5.

Formato de certificado de no adeudamiento.

6.

Formato de acta de finiquito.

7.

Ejemplo de matriz de control.

8.

Ejemplo de cálculo de montos a devolver o pagar al becario.

9.

Textos de Notificación del valor del cálculo de la liquidación de la beca.

10. Texto de notificación de retiro de acta de finiquito.

11. Notificación acta de finiquito.

12. Notificación de documentación faltante.

13. Texto de memorando de recepción de documentos habilitantes para el proceso de Liquidación Financiera.

14. Control de Rubros para Liquidación por Programa de Beca.

15. Matriz documental de Liquidación.

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