GGWEB MAGAZINE - julho / agosto de 2022

Nº 04 / JULHO/AGOSTO / 2022

NOVIDADE V . V E N U S 6.7

GESTÃO DA MUDANÇA

O GRANDE FATOR DE SUCESSO NA IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS DE GESTÃO 9

À CONVERSA COM...

KARTONTEK 10.11

DESTAQUES V . M A R T E No decorrer deste último ano, desenvolveu-se a versão Marte, cujo ciclo terminará já em agosto de 2022.

Ao longo desta versão foram asseguradas melhorias, bem como desenvolvidas novas opções em quase todos os menus, destacando, todavia, duas grandes mudanças que marcam esta versão Marte.

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Conheça as aplicações móveis integradas com o seu ERP GGWEB Print Permitem assegurar uma gestão eficaz, a partir de qualquer dispositivo e de acordo com cada área de atuação:

GGMOB 4 Sales

O aliado perfeito da sua equipa comercial, acompanhando-a em tempo real, na visita a um potencial contacto, permitindo, para além de registar informações, enviar um orçamento diretamente a partir do terreno.

GGMOB 4 Production

A aplicação móvel que permite monitorizar as equipas que asseguram produções externas, possibilitando gerir a agenda de entregas e de produção, anexar imagens, sons e assinaturas digitais às obras, assim como registar os tempos de produção.

GGMOB 4 Delivery

O auxílio ideal para as equipas de entrega, ajudando-as no que têm para entregar, por que ordem, para além de outras funcionalidades úteis para o desempenho das suas funções.

GGMOB 4 Status

A aplicação que monitoriza o processo de produção, permitindo que o ponto de situação da produção de um trabalho seja consultado por cliente ou por comercial.

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GGWEB

BEM-VINDOS!

Vasco Lima Moreira BeanStalk

Os últimos anos têm sido para todos, e, em particular, para a indústria gráfica, tempos extremamente desafiantes.

Primeiro, foi a crise económica que levou a uma redução nas encomendas e à drástica quebra na faturação das empresas. Sendo esta indústria um verdadeiro barómetro da economia, é das primeiras a sentir quando a economia está a retrair.

Por um lado, o que a indústria gráfica produz não é, defendem alguns, essencial para a continuação da atividade. Participa-se em menos feiras, imprime-se menos folhetos, reduzse à qualidade dos cartões de visita, faz-se menos catálogos, mas a empresa continua a laborar.

Por outro lado, não é o fornecedor que tenha prioridade na liquidação das faturas. Tendo as matérias-primas um peso significativo nos custos e estas terem, muitas vezes, de ser pagas antecipadamente, pode levar a graves problemas de tesouraria.

Mas o lado bom de ser barómetro é que, quando a economia começa a melhorar, é a indústria gráfica que beneficia primeiro dessa melhoria. Assim foi, as empresas que conseguiram sobreviver, começaram novamente a crescer e até beneficiaram de alguma regulação do mercado.

Mas eis que fomos surpreendidos com uma pandemia, com a interrupção das atividades e nova quebra da produção, voltando ao mesmo ciclo. Apesar disso, senti que as empresas estiveram melhor preparadas. Apesar das circunstâncias serem francamente piores, estavam a conseguir ultrapassar melhor este desafio.

E antes que a pandemia ficasse para trás, mas quando todos pensávamos que os tempos mais difíceis já tinham passado, eis que somos “presenteados” com a escassez de matériasprimas e com uma guerra na Europa!

Não sei quando este ciclo vai acabar, nem qual vai ser a próxima surpresa que teremos, mas tenho a certeza que a indústria gráfica vai ultrapassar mais este desafio.

Com perseverança, inovação e criatividade, somos praticamente invencíveis!

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DESTAQUES V E R S Ã O

M A R T E

No decorrer deste último ano, desenvolveu-se a versão Marte, cujo ciclo terminará já em agosto de 2022. Ao longo desta versão foram asseguradas melhorias, bem como desenvolvidas novas opções em quase todos os menus, destacando, todavia, duas grandes mudanças que marcam esta versão Marte.

acordo com cada sector: Pré-impressão, Impressão e Acabamento. Para além disso, os parâmetros das Outras Tarefas, Serviços e as Subcontratações encontram-se inseridos nas secções: seja produzido interna ou externamente; As pesquisas também estão muitos mais intuitivas, sendo apenas necessário escrever o que procuramos e os resultados aparecem de imediato numa lista dropdown; Liberdade total em alterar orçamentos individualmente: sejam tarefas, componentes preços ou

NOVO FORMULÁRIO DE ORÇAMENTOS

tempos. É possível adicionar tarefas a cada sector, componentes novos num orçamento espe-

O módulo de orçamentos é, inquestionavelmen- cífico ou simplesmente editar informações, não te, o ponto diferenciador do software, sendo o

influenciando orçamentos futuros e sem necessi-

módulo que reflete o know-how adquirido no

dade de sair do formulário.

decorrer destes anos de atuação no mercado.

Este ano, o formulário foi alvo de vários pontos de melhoria nomeadamente:

NOVAS OPÇÕES NO PLANEAMENTO

O formulário passa a ter um conceito “global”

Nas mais recentes atualizações do GGWEB Mar-

onde deixa de ser necessário escolher o módulo

te, o planeamento tem sido um dos módulos com

de orçamento de acordo com o tipo de impres-

vários novos desenvolvimentos, sendo de des-

são, evitando navegar entre módulos, uma vez

tacar as opções de drag-and-drop e o respetivo

que, com o avançar do mercado, é habitual que

reagendar planeamento.

uma empresa tenha vários tipos de impressões.

Assim, todos os tipos de trabalho que a empresa produz encontram-se concentrados num só formulário;

Um bom planeamento de produção é fundamental para assegurar o desenvolvimento e cumprimento de qualquer projeto, contribuindo, claramente, para a competitividade da empresa. É

Separadores individuais: Escolhendo o tipo de

nele que são definidas todas as etapas de pro-

trabalho, o formulário segue para os parâmetros

dução, responsáveis por assegurar a realização

que se encontram divididos por separadores de

atempada dos trabalhos, reduzindo os gastos e

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os desperdícios, e aumentando, simultaneamen-

sultados mais eficientes, uma vez que permite,

te, a capacidade de resposta da organização.

de forma mais célere, editar o planeamento pre-

Na versão mais recente do GGWEB, foi desenvolvida uma nova opção no módulo do planea-

viamente agendado, sem necessidade de analisar equipamento a equipamento.

mento que permite, a partir da seleção do equi-

Para além disso, foi igualmente introduzida a fun-

pamento, alterar a ordem de execução, trocar o

cionalidade de drag-and-drop que permite alte-

equipamento e ainda eliminar a respetiva tarefa

rar, por exemplo, o horário de uma obra de uma

a planear. Esta nova opção possibilita agilizar o

forma mais rápida, influenciando, naturalmente,

processo de produção e ainda se traduz em re-

todo o futuro planeamento.

INDÚSTRIA TÊXTIL UMA NOVA APOSTA Em 1993 nasceu o Gestão Gráfica, tendo como objetivo desenvolver um software de gestão pensado de raiz para a indústria gráfica.

Esta indústria inclui diversos tipos de impressão

das Creaciones Japy, em Espanha, permitiu-nos

e tecnologias, obrigando-nos, ao longo dos anos,

alargar o nosso espectro a outros mercados.

a adaptar os seus módulos às diversas realidades existentes.

Incluindo os tecidos, os tamanhos, a etiquetagem individual, bem como outros pormenores, prova-

Algumas dessas realidades até não eram, à parti-

mos, na prática, que o GGWEB também se en-

da, diretamente identificadas com a indústria grá-

quadra perfeitamente nesta área de negócio.

fica, apesar de partilharem grande parte do ciclo produtivo.

Assim, depois do GGWEB PRINT, nascerá também o GGWEB TÊXTIL, alargando, assim, o hori-

É o caso da indústria têxtil. Ao merecermos ser

zonte de utilizadores do GGWEB, enriquecendo,

aposta de algumas empresas, nomeadamente

ainda mais, esta já vasta comunidade.

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NOVIDADES V E R S Ã O

V E N U S

GGMOB 4 BOSS Alargando a possibilidade de acesso ao GGWEB a partir de um smartphone, chegou agora a vez dos administradores.

Sejam os orçamentos ou a evolução da produção, sejam as compras ou as vendas, com o GGMOB 4 Boss poderemos monitorizar todo o funcionamento da empresa.

CHAT GGWEB Numa preocupação constante em prestar a melhor assistência aos utilizadores do GGWEB, teremos uma nova forma de comunicação com a BeanStalk: O Chat GGWEB. Através deste novo meio, poderemos colocar questões ao Suporte da BeanStalk, em tempo real, sem sair da plataforma e sem necessidade de recorrer a outros sistemas.

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INTERAÇÃO COM SMARTWATCHES Os Relógios Inteligentes são, cada vez mais, um meio complementar de interagir com as aplicações.

Nas tarefas em que nem sequer um smartphone é prático para nos acompanhar, ganharemos um novo meio de receber notificações ou enviar informações sobre o estado da produção.

GGWEB NETWORK Neste mundo em que a troca de informações é crucial, para um melhor desempenho das atividades, torna-se essencial termos um sistema que permita partilhar textos, ficheiros ou imagens pelos vários utilizadores. Estes poderão responder pelo mesmo meio, centralizando e organizando a informação trocada, criando, assim, uma verdadeira “Rede Social”, dentro dos utilizadores do GGWEB de cada empresa.

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T E S T E M U N H O S Ligrate O GGWEB é uma ferramenta eficaz para nós como gráfica com todas as opções que disponibiliza para o dia-a-dia da empresa. É um programa que tem sabido atualizar-se e ultrapassar contrariedades, aproveitando todas as alterações da melhor forma a colocá-las intuitivas e produtivas. É visualmente apelativo, de fácil utilização, desde que bem implementado, e que apoia fortemente a gestão produtiva da empresa. A BeanStalk tem sido um apoio constante na resolução de casos particulares que vão surgindo, não obstante as dificuldades muitas vezes apresentadas, não vacilam na resolução ou acompanhamento dos mesmos.

Alda Chambel | Ligrate, Atelier Gráfico

Casa dos Reclamos A aposta em trabalhar com a ferramenta GGWEB tem-se revelado uma enorme mais-valia para nós. Tanto mais que ao longo dos tempos temos contado com um suporte técnico capaz de atender às nossas exigências e fazer do programa um verdadeiro “fato à medida”.

Aprovamos a escolha!

Telmo Ferreira | Casa dos Reclamos

Publigraff (…) O GGWEB, ao contrário de outras aplicações que vemos no mercado, não é um simples programa de faturação. (…) Aos poucos e com a ajuda da BeanStalk, conseguimos implementar o programa em todos os setores, fomentando, sem dúvida, uma maior capacidade de organização e gestão.

Manuel Matias | Publigraff

Sextacor Com o GGWEB conseguimos num só software juntar o que até aí era feito em vários softwares e em papel. Passámos a conseguir organizar stocks e tempos de produção. Fazer orçamentos, abrir obras, faturar, gerir contas correntes e muito mais. Tudo feito de uma forma integrada, partilhada e fiável. O GGWEB organizou a nossa empresa e informatizou tarefas agilizando-nos no mercado. O acesso à informação tornou-se rápido e os tempos de resposta diminuíram. A parametrização, feita por nós, é um trabalho contí­nuo e se não estiver bem feita, de quase nada servirá este muito bem construído software nacional.

Pedro Dias | Sextacor, Soluções Gráficas, Lda.

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GESTÃO DA MUDANÇA O GRANDE FATOR DE SUCESSO NA IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS DE GESTÃO A Gestão da Mudança é um desafio para algumas organizações, seja pela pressão do ambiente externo devido à rápida evolução, seja pelos recursos humanos que sustentam a empresa. Todavia, é na mudança que habita a base para aprimorar os processos, sendo, nos dias que correm, um paradigma inevitável e que representa a capacidade da empresa de se adaptar com sucesso aos desafios impostos pela evolução do mercado.

Naturalmente que a entrada de mecanismos que pressupõem uma alteração nos processos terá uma reação interna, não sendo a introdução de um sistema de gestão, uma exceção. Deste modo, torna-se fundamental delinear vários métodos que permitam uma implementação positiva e de acordo com as expectativas da organização. Assim sendo, existem vários pontos que contribuem significativamente para o sucesso deste paradigma, nomeadamente: 1. O QUE PRETENDEMOS MUDAR? É neste ponto que a empresa identifica as lacunas que pretende ver resolvidas, sendo a base que sustentará as ações das próximas etapas. Neste sentido, é indispensável a empresa recolher o que pretende mudar / solucionar: Por exemplo, é comum os gestores procurarem soluções de gestão que os ajude a aumentar a capacidade de resposta, bem como potenciar a melhoria dos seus processos produtivos que dificultam o crescimento da empresa. Assim, este ponto tem essencialmente como objetivo identificar as circunstâncias a mudar, a fim de assegurar as etapas seguintes.

2. DE QUE FORMA PRETENDEMOS MUDAR? Este é o plano tático da mudança: é neste ponto que será planeada a forma como se pretende que a mesma seja realizada e o que é ambicionado com a mesma. Por exemplo, se uma empresa deseja obter estatísticas mais precisas de produção, a solução passará por introduzir um programa que permita a recolha de dados relevantes no terreno produtivo, capazes de serem analisados posteriormente. Ou seja, a

forma da mudança assentará na introdução de um sistema e na respetiva formação dos intervenientes. Mas como comunicar esta mudança aos recursos internos?

3. QUAIS SERÃO OS IMPACTOS? O ponto três é o principal alvo que ditará o sucesso da mudança. Habitualmente, é comum registar alguma resistência por parte de alguns recursos internos, seja pelo automatismo que a mudança implicará, seja pelo próprio pensamento: “Sempre fiz assim, por que mudar?” Torna-se, deste modo, imprescindível estudar bem cada ação com antecedência e elaborar um plano de atuação, para delinear de que forma serão comunicadas as ações para este objetivo. Importa referir que o intuito é mostrar as vantagens que advirão desta mudança, motivando as equipas a trabalhar para o objetivo, evitando resistências por parte dos recursos internos.

4. MEDIR A MUDANÇA Medir se os mecanismos introduzidos para alcançar a mudança pretendida estão a surtir efeito, é uma etapa contínua, da qual dependerá o sucesso ou não da implementação. Por exemplo, considerando novamente o exemplo mencionado, torna-se imprescindível avaliar se a empresa já conseguiu obter as estatísticas que pretendia. Assim, a equipa produtiva está a registar os dados que são definidos? Se sim, é importante manter o trabalho e aplicar mecanismos de acompanhamento. Em caso de resposta negativa, cabe avaliar novamente o processo e detetar a causa, pela qual os mecanismos não estão a surtir efeito e repensar estratégias alternativas. Deste modo, torna-se essencial introduzir instrumentos de mediação que ajudarão a medir o sucesso da implementação.

Sabendo que a cultura organizacional ditará o sucesso da gestão da mudança, é importante envolver todos os departamentos, de modo que a informação flua e seja interligada com todas as áreas da empresa.

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À CONVERSA COM...

KARTONTEK A Kartontek é uma empresa especiali-

Iniciamos esta entrevista com um dos temas que, inevitavelmente, hoje em dia, se encontra em destaque e que se refere aos preços das matérias-primas. Como é que este aumento significativo e a possibilidade de se registar rutu-

zada no fabrico de embalagem, sacos

ra de stock tem influenciado o vosso trabalho? Como têm

de papel e PLV’s com mais de 35 anos

orientado esta incerteza?

de existência. Deve as suas origens à Gráfica do Neiva, onde os desafios diários e a crescente necessidade de ir ao encontro das novas exigências do mercado, nacional e internacional, motivaram a Kartontek.

Apostando numa modernização e atualização estrutural, com a aquisição de novos equipamentos e instalações, a Kartontek garantiu e melhorou a qualidade dos serviços prestados.

Com uma equipa altamente motivada

Este último ano tem sido de uma instabilidade enorme. O aumento sucessivo do preço das matérias primas obriga-nos a trabalhar com orçamentos com validades mais curtas do que era habitual. Em termos de stock de matéria prima, até à data, sempre demos resposta aos nossos clientes, também devido ao elevado stock que possuímos.

Sendo as vossas instalações relativamente próximas do nosso país vizinho – Espanha – esta localização geográfica tem-vos ajudado na expansão para outro mercado?

Sim. A nossa localização em proximidade com Espanha facilita a nossa expansão e além do mercado espanhol, a

e experiente, a Kartontek tem como

Kartontek tem crescido no mercado europeu. Por isso, tem

princípio ser um parceiro fiável.

tentado sempre trabalhar com empresas de logística que

Para esta edição, convidamos o administrador da empresa, Carlos Barbosa, para dar a conhecer melhor a origem da Kartontek, seu percurso e

detenham a capacidade de, atempadamente, corresponder aos requisitos desses clientes.

Ainda referente à vossa localização, uma curiosidade é que as vossas atuais instalações pertenceram a uma antiga ce-

parecer da respetiva implementação

râmica. Decidiram ficar por aqui porque já tinham inten-

do GGWEB, em 2021.

ções de ocupar o espaço ou foi alguma oportunidade que surgiu?

A Kartontek é a continuidade de uma empresa já no mercado, mas com o sentido de alargar a sua resposta no mercado da embalagem e dos sacos. Com base nesse alargamento, a mudança de instalações tornou-se imprescindível. A opção pelas novas instalações deveu-se à localização, pois trata-se de uma zona com acessos muito diretos à A28, estrada que nos liga ao norte de Espanha, ao Porto e daí ao resto do país. Além de que se trata de um edifício histórico o que também nos agradou.

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Atuando a KARTONTEK no mercado de embalagens, sen-

Sendo a vossa área mais específica, sentiu que o GGWEB

te que este nicho vos ajuda na consolidação do mercado,

corresponde às expectativas e respondeu concretamente

quando comparado a uma gráfica tradicional?

às vossas necessidades?

O mercado das embalagens já não pode ser considerado

Foi uma alegre surpresa, pois logo de início correspon-

um nicho, pois já representa uma parte significativa da in-

deu a muitas das nossas solicitações. A par disso, a equipa

dústria gráfica nacional. Além das embalagens, a Kartontek

GGWEB esteve e está sempre disponível para dotar o sis-

também está equipada para o mercado dos sacos de papel.

tema de novas funcionalidades, sempre que estas surgem.

Mercado esse, que tem vindo a crescer.

Esta constante ligação entre as duas empresas, sempre focadas no mesmo objetivo, que é o programa responder com

Apostaram no software GGWEB Print, em 2021. De que

eficácia, é muito importante, e isso tem acontecido com

forma a introdução do ERP auxiliou os processos de orga-

efetividade.

nização do trabalho?

Após uma péssima experiência com outro software fomos forçados a procurar um software integrado e que respondesse às especificidades pretendidas. A aposta no GGWEB foi feita em 2021 e, desde então, foi conseguida uma integração de toda a organização, o que possibilitou o acesso a informação de uma forma multidisciplinar e centralizada e, claro, com a rapidez necessária.

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