t hema schoonmaak
12 tips voor inkoop schoonmaak Het inkopen van schoonmaakonderhoud is geen sinecure. Als het niet zorgvuldig gebeurt kan dat lang doorwerken in de contractuitvoering. Twaalf tips voor het inkopen van schoonmaakonderhoud. BRIGITTA SCHOONWATER *
H
et inkopen van schoonmaakonderhoud lijkt voor een gemiddelde buitenstaander een niet al te moeilijke opdracht. Je zoekt op internet wat werkprogramma’s bij elkaar, zet een kort verhaaltje over de organisatie en de verwachtingen op papier en vraagt een prijs aan een aantal schoonmaakbedrijven. Voor een gemiddelde inkoper moet dat toch kunnen, zou je denken. De
praktijk blijkt echter weerbarstiger, want het scherp definiëren van wensen en eisen blijkt lastiger dan in eerste instantie gedacht. Tijd voor een nadere analyse en twaalf tips om zelf aan de slag te gaan.
Marktanalyse De schoonmaakbranche heeft het al vele jaren zwaar te verduren. Het gaat om een markt die te maken heeft met krimp als gevolg van toenemende leegstand van kantoren, een keiharde concurrentiestrijd met als inzet behoud van marktaandeel en contracten die steeds korter duren als gevolg van de aanbestedingswetgeving. Daarbij komen nog een matig tot slecht imago door recente arbeidsconflicten en onvoldoende kwaliteit (mede als gevolg van concurrentiestrijd). Mede hierdoor is steeds minder geld beschikbaar voor het organiseren en verbeteren van de dienstverlening. In een branche die zo onder druk staat met weinig onderscheidende aanbieders, is een op kosten gedreven aanbesteding voor veel opdrachtgevers een logische stap. Zeker voor grotere opdrachtgevers en organisaties die via Europese procedures moeten aanbesteden, is dit een veel gekozen oplossing. Met vaak niet-voorzienbare consequenties. Niet zozeer het inkoopproces, maar vooral het uiteindelijke resultaat van een aanbesteding leidt in veel gevallen tot ontevredenheid bij alle partijen:
26
Facto Magazine nummer 7/8 juli/augustus 2012
» bij eindgebruikers, omdat onder druk van kostenbesparing de kwaliteit van dienstverlening verslechtert; » bij de opdrachtgever, omdat hij een ontevreden klant heeft en veel tijd moet besteden aan het contractbeheer; » bij het schoonmaakbedrijf, omdat de opdrachtgever dit bedrijf steeds vaker onder (financiële) druk zet; » en last but not least bij de schoonmaker, omdat die ondanks zijn inspanningen te maken heeft met een ontevreden baas. Een route gebaseerd op de laatste trends (focus op kernactiviteiten, besteed niet-kernactiviteiten uit) wordt vaker gevolgd. Maar als het uitbesteden niet goed gebeurt, wordt de aansluiting met de kernactiviteiten gemist. Nu betekent een niet-schoon gebouw niet direct het einde van een organisatie, maar het kan in de gehele organisatie wel voor (over)last zorgen c.q. het primaire proces nadelig beïnvloeden. Contracten worden steeds vaker op basis van ‘output’ afgesloten, waarbij de leverancier zijn kennis en kunde moet inbrengen en de klant slechts het gewenste eindresultaat formuleert. Dat laatste is de grootste uitdaging, want de klant moet de ‘wat’-vraag loslaten en zich storten op het definiëren van de wensen en verwachtingen.
Proces Het inkoopproces bestaat uit een aantal logische, opeenvolgende stap-