BAB V LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

from Optimalisasi Penataan Arsip Internal Di Substansi Pengembangan Teknologi Dan Laboratorium BBTKLPP

by Repositori Perpustakaan Bapelkes Cikarang

1.3 Ruang Lingkup Aktualisasi

BAB V LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

I. Laporan Pencapaian Aktualisasi

Selama kegiatan aktualisasi, nilai-nilai dasar profesi ASN telah diaktualisasikan pada setiap tahapan kegiatan yang dimulai dari tanggal 20 Mei sampai dengan 18 Juni 2021. Berikut laporan hasil capaian pelaksanaan aktualisasi yang disajikan pada Tabel 6.

Tabel 6. Laporan Pencapaian Aktualisasi No Kegiatan Tahapan Tanggal Rancangan Tanggal Pelaksanaan

1 Penataan arsip fisik berdasarkan masing-masing kegiatan, urutan nomor surat dokumen internal 1.Menyiapkan gagasan 2. Meminta izin waktu bertemu dengan Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium 3. Melakukan konsultasi dan meminta izin pelaksanaan implementasi gagasan 20 – 28 Mei 2021 20 – 28 Mei 2021 Kendala Keterangan

Tahapan kegiatan Meminta izin kepada Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk Terlaksana

kepada Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium 4.Meminta izin kepada Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk penggunaan fasilitas dalam merapihkan arsip fisik 5.Melakukan pencarian materi terkait tentang cara pengarsipan dokumen 6.Mempersiapkan ATK yang diperlukan seperti box file, map gantung, binder clips, trigonal clips 7.Merapihkan arsip fisik dokumen internal berdasarkan masing-masing kegiatan, urutan nomor surat dokumen penggunaan fasilitas dalam merapihkan arsip fisik dilaksanakan dengan permohonan izin berjenjang melalui Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium

2 Pembuatan wadah penempatan sementara dokumen yang akan diarsipkan

3 Pembuatan buku bukti penyerahan dokumen yang akan diarsipkan

4 Pengarsipan secara digital dengan memfolderkan hasil scan dokumen 1.Menentukan wadah 2.Membuat dan mencetak label keterangan untuk wadah 3.Menempelkan label keterangan pada wadah

1.Menentukan buku 2.Membuat dan mencetak judul buku 3.Menempelkan label keterangan pada buku

1.Meminta izin penggunaan alat scanneryang berada di ruangan tata usaha 2.Melakukan scandokumen fisik 3. Menyimpan dan merapihkan filehasil scan 24 – 28 Mei 2021 24 Mei 2021 - Terlaksana

24 Mei – 4 Juni 2021 24 Mei 2021 - Terlaksana

2 – 4 Juni 2021 2 – 6 Juni 2021 1.Permintaan izin kepada Kasubag ADUM dalam penggunaan alat scannerdi ruangan tata usaha dilakukan Terlaksana

dokumen ke dalam folder komputer

5 Pendataan secara digital 1. Membuat ringkasan beberapa poin penting 7 – 11 Juni 2021 7 – 11 Juni 2021 melalui pesan singkat atau whatsappkarena terkendala jadwal WFO, WFH di BBTKLPP Jakarta

2.Tahapan scan dokumen fisik dilanjutkan pada hari libur (sabtuminggu) agar tidak

mengganggu dalam pelaksanaan pekerjaan penulis.

- Terlaksana

dengan membuat spreadsheetdan disimpan dalam googledrive

6 Sosialisasi penyimpanan arsip internal secara digital di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium kepada staf Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium 1.Meminta izin dan persetujuan Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk melakukan sosialisasi penyimpanan arsip internal secara digital di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium 2.Membuat nota dinas internal undangan sosialisasi penyimpanan arsip internal secara digital di Substansi 14 – 18 Juni 2021 17 Juni 2021 1.Pada tahapan kegiatan sosialisasi tidak semua staf Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium hadir dalam sosialisasi karena penerapan jadwal WFO, WFH di BBTKLPP Jakarta Terlaksana

dokumen yang akan dimasukkan ke dalam spreadsheet 2.Membuat spreadsheetdan memasukkan ringkasan data dari setiap dokumen 3. Membuat duplikasi file kedalam google drive

BBTKLPP Jakarta Pengembangan Teknologi dan Laboratorium 3.Melaksanakan sosialisasi kepada staf Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium 4. Pembuatan Laporan hasil kegiatan sosialisasi

Adapun deskripsi capaian masing-masing kegiatan aktualisasi nilai dasar profesi ASN yang telah dilaksanakan di unit kerja substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium BBTKLPP Jakarta diuraikan sebagai berikut:

Tabel 7. Rincian Pelaksanaan dan Analisis Dampak Kegiatan 1 Kegiatan 1 Penataan arsip fisik berdasarkan masing-masing kegiatan, urutan nomor surat dokumen internal Waktu Pelaksanaan : 20 – 28 Mei 2021

Tahapan Kegiatan 1. Menyiapkan gagasan 2. Meminta izin waktu bertemu dengan Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium 3. Melakukan konsultasi dan meminta izin pelaksanaan implementasi gagasan kepada Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium 4. Meminta izin kepada Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium untuk penggunaan fasilitas dalam merapihkan arsip fisik 5. Melakukan pencarian materi terkait tentang cara pengarsipan dokumen 6. Mempersiapkan ATK yang diperlukan seperti box file, map gantung, binder clips, trigonal clips 7. Merapihkan arsip fisik dokumen internal berdasarkan masing-masing kegiatan, urutan nomor surat dokumen

Dokumentasi (Terlampir)

: 1. Dokumentasi kegiatan konsultasi dengan Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium 2. Catatan kegiatan konsultasi

3. Dokumentasi pencarian materi terkait tentang cara pengarsipan dokumen dengan staf arsiparis 4. Materi pemberkasan arsip aktif oleh Biro Umum, Setjen Kemenkes 5. Dokumentasi hasil kegiatan merapihkan arsip fisik dokumen

Pemaknaan Nilai-Nilai Dasar PNS

Dalam proses penataan arsip fisik berdasarkan masing-masing kegiatan, urutan nomor surat dokumen internal, penulis melakukan konsultasi dan meminta izin pelaksanaan kegiatan kepada Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium. Penyampaian rencana kegiatan dilakukan secara sopan dan santun (Etika Publik) serta dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme) dan mencatat hal-hal penting dari konsultasi tersebut (Komitmen Mutu). Penulis juga meminta izin dalam penggunaan fasilitas instansi secara sopan dan santun (Etika Publik) dan bertanggung jawab dalam penggunaan fasilitas (ATK) dengan menerapkan nilai efektif dan efisien sehingga tidak terjadi pemborosan (Anti Korupsi). Penulis melakukan pencarian materi dari sumber yang dapat dipercaya dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya (Akuntabilitas), yaitu dari staf arsiparis BBTKLPP Jakarta. Permintaan masukan terkait materi cara pengarsipan dokumen dilakukan penulis secara sopan dan santun (Etika Publik) serta dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (Nasionalisme). Dengan adanya petunjuk cara pengarsipan yang baik dan benar, tujuan dari rencana penataan arsip fisik dokumen internal dapat tercapai (Komitmen Mutu). Berdasarkan materi pemberkasan arsip aktif dari biro umum Setjen Kemenkes, kegiatan merapihkan arsip fisik dokumen internal dilakukan berdasarkan masing-masing kegiatan dan urutan nomor surat dokumen, penataan dibuat se-efektif mungkin sehingga mudah dicari kembali saat diperlukan (Komitmen Mutu).

Analisis Dampak

Kegiatan ini merupakan bentuk tanggung jawab yang dilakukan penulis mengacu pada salah satu sasaran kinerja pegawai (skp) yaitu bertanggung jawab terhadap arsip internal Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium. Dalam pelaksanaan kegiatan, nilai Aneka menjadi sangat penting untuk membantu menjalankan kegiatan dengan lancar dan menghasilkan output yang tepat.

Jika tidak diterapkannya nilai Etika Publik dan Nasionalisme dalam kegiatan penyampaian gagasan dan permohonan izin kepada Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium, akan berdampak menimbulkan ketidakpuasan atasan terhadap tutur kata dan perilaku penulis, sehingga dimungkinkan atasan enggan memberikan masukan bahkan tidak menyetujui rencana kegiatan penulis dan tidak membantu melaksanakan izin berjenjang kepada Koordinator Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium. Begitu pula saat penulis melaksanakan kegiatan pencarian materi terkait tentang cara pengarsipan dokumen kepada staf arsiparis, jika tidak diterapkannya nilai Etika Publik dan Nasionalisme akan berdampak menimbulkan ketidakpuasan staf arsiparis terhadap tutur kata dan perilaku penulis, sehingga dimungkinkan staf arsiparis tidak mau membantu memberikan materi yang dibutuhkan oleh penulis.

Selanjutnya ketiadaan nilai Anti Korupsi pada kegiatan penggunaan fasilitas instansi (ATK) yang tidak bertanggung jawab dan tidak menerapkan efisiensi, tentunya dapat menimbulkan kerugian secara finansial dan secara tidak langsung dapat memberikan contoh sikap yang negatif kepada rekan kerja. Begitu pula jika ketiadaan nilai Komitmen Mutu dalam kegiatan merapihkan arsip fisik dokumen internal akan menyebabkan ketidak tercapaian pengarsipan yang baik dan benar.

Kontribusi Unit Kerja Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium

Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap kerapihan dokumen internal di Substansi Pengembangan Teknologi dan Laboratorium dengan

memberikan kemudahan staf dalam mencari kembali dokumen yang di perlukan.

Kontribusi Visi Misi dan Penguatan Nilai Budaya dan/atau Kode Etik Organisasi

Kegiatan ini diharapkan dapat berkontribusi terhadap salah satu misi BBTKLPP Jakarta yaitu “Mengembangkan Laboratorium yang handal dan prima”.

Kegiatan ini juga merupakan implementasi beberapa nilai kode etik organisasi BBTKLPP Jakarta yaitu “bertingkah laku sopan terhadap semua pegawai dan mitra kerja” dan “menjaga data dan/atau informasi milik BBTKLPP Jakarta dengan baik”. Dalam pelaksanannnya mengutamakan prinsip akuntabilitas, nasionalisme, etika publik, komitmen mutu dan anti korupsi.

Foto-1. Dokumentasi kegiatan konsultasi dengan Subkoordinator Sub Substansi Teknologi Laboratorium

Foto-2. Catatan kegiatan konsultasi

Foto-3. Dokumentasi pencarian materi terkait tentang cara pengarsipan dokumen dengan staf arsiparis. Foto-4. Materi pemberkasan arsip aktif oleh Biro Umum, Setjen Kemenkes.

Foto-3 Foto-4

Sebelum

Sesudah

Foto-5. Dokumentasi hasil kegiatan merapihkan arsip fisik dokumen

Tabel 7. Rincian Pelaksanaan dan Analisis Dampak Kegiatan 2 Kegiatan 2 Pembuatan wadah penempatan sementara dokumen yang akan diarsipkan Waktu Pelaksanaan : 24 Mei 2021

Tahapan Kegiatan 1. Menentukan wadah 2. Membuat dan mencetak label keterangan untuk wadah 3. Menempelkan label keterangan pada wadah