УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ МОДУЛЬ МЕНЕДЖМЕНТ4
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ В жизни менеджера бывают такие ситуации, когда времени мало, а нужно успеть сделать очень много дел. Важно научиться правильно распределять свое время, для этого нам на помощь придет тайм–менеджмент.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Тайм–менеджмент , иными словами, — это управление временем. Это умение разбирать свои задачи и выставлять приоритеты. Самое важное в тайм–менеджменте — это четко понимать, что вы должны сделать в первую очередь, а что можно перенести на несколько часов позже. Как только вы определитесь с приоритетными задачами, у вас сразу появится план действий и четкое понимание тайминга* . *Тайминг — определение времени для чего-либо.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Для того чтобы эффективно использовать тайм–менеджмент, необходимо: • каждый день писать список дел и задач; • указывать приоритетность; • рассчитывать необходимое время для выполнения задания. Тот, кто умеет эффективно распределять свое рабочее время, как бонус получает свободное время для личной жизни.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Что нам даст тайм–менеджмент? • быстрее достигать поставленных целей; • развиваться в разных сферах — когда у вас появляется свободное время, вы можете потратить его на другие интересные сферы; • тратить минимальное количество времени на выполнение задания. Если вы хотите стать успешным, с пустой тратой времени придется расстаться !
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Итак, вы определились с тем, что у вас не так уж много времени, и чтобы не потерять и его, нужно поставить цель. Это уровень, на который вы хотите попасть. Без тайм–менеджмента ваш проект не сможет обойтись. Если у вас много целей, стоит расставить приоритеты; если перед вами глобальная цель, разбейте ее на частички и также поставьте приоритеты.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Теперь у вас есть цель: маленькая, большая — не важно. Чтобы ничего не упустить в процессе, используйте планировщик (смотри страницу 21). Планировщики могут быть как бумажные, так и Такжеэлектронные.важновваше рабочее время закладывать несколько часов на форс–мажорные обстоятельства.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Приемы тайм–менеджмента Самый простой тайм–менеджмента — этоинструмент To Do List. В начале рабочего дня вы прописываете список задач, которые необходимо выполнить, после чего выписываете их на отдельном листке и крепите, к примеру, на экран монитора. Выглядит он вот так:
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Второй интересный прием — техника помидора. Работать по этой методике не сложно, а главное — продуктивно. В чем его суть? Для начала представим, что у нас есть 4 помидора. Каждый помидор — это 30 минут (25 минут — работа, а 5 минут — отдых). Берем наш список To Do и выбираем задачу. Засекаем 25 минут на таймере и принимаемся за работу (важно не отвлекаться на мелочи — за 25 минут вам нужно выполнить задачу! ). После звонка, 5 минут отдыхаем и ставим галочку напротив таска * . Если у вас слишком большая задача, вы можете разбить ее на несколько помидор. *Таск — с английского, задача.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Важно в этой технике не прерывать помидор (30 минут).
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Третьим приемом тайм–менеджмента будет Принцип Парето, или Принцип 80/20. КакВидео:с20% усилий получить 80% результата. Как повысить эффективность. Тайм–менеджмент
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Этот принцип говорит нам о том, что за 20% наших усилий мы получаем 80% результата, а остальные 80% усилий дают лишь 20% Сутьрезультата.принципа в том, что нужно правильно выбирать минимум действий, которые принесут нам 80% результата. Чтобы использовать этот метод в работе, надо ответить на несколько вопросов: • какие 20% работы могут дать максимальный результат? • что из вашего окружения делает вас более счастливым? • на что вы тратите 20% своего времени? • какие 20% одежды вы носите 80% своего времени? • какие 20% ваших продуктов и блюд входят в 80% вашего рациона?
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Если вы 80% тратите на общение с не интересными для вас людьми, то вы получаете всего 20% удовольствия. Если вы 80% своего времени тратите на просмотр сериалов, а удовольствия получаете всего 20%, то пора заняться чем-то другим. Если 80% вещей используете всего на 20%, то пора менять гардероб. И так далее. Это принцип направлен больше на помощь при расставлении приоритетов в Используйтезадачах.его, когда не можете определиться, какая задача сейчас важнее.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Четвертым инструментом будет матрица Эйзенхауэра. Прежде чем приступать к работе с матрицей, нужно понимать наши приоритеты, уметь отличать важное от срочного и не срочное от не важного.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Матрица делится на 4 квадрата и выглядит вот так: По одной оси у нас есть срочные и не срочные дела, а по другой — важные и не важные дела. Давайте познакомимся с каждым квадратом отдельно.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Важные и срочные (квадрат А) Сюда мы пишем самые-самые важные дела, которые не будут ждать, выполнить которые надо уже сейчас. Но квадрат А должен быть заполнен только иногда, так как если он всегда будет полный, это признак того, что вы неправильно организовываете свое время. Этот квадрат должен использоваться только в редких случаях — в таких, от которых зависит выполнение дел, которые ведут к достижению цели; задач, которые возникли не запланировано и не могут ждать; задач, которые могут повлечь затруднения в дальнейшей работе. НаВажно!данном этапе нужно вспомнить про делегирование полномочий.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Важно, но не срочно (квадрат В) Самые важные и приоритетные задачи размещаются именно в этом секторе. Тут находятся задачи, связанные с повседневными заботами, срочность которых не так высока, но приоритет — 10. Так как в этом квадрате нет срочности и в принципе отсутствует паника, все задачи выполняются без суеты и точно в срок, что дает нам положительный Врезультат.этузону мы вписываем все текущие и не срочные таски.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Срочно, но не важно (квадрат С) В этом квадрате обычно помещаются дела, которые отвлекают от важных задач. Выполнение этих дел обычно не несет никакой пользы и часто отнимает много вреНомени.это не означает, что не нужно обращать на них внимание, — часто такие задания могут быстро перейти в квадрат В или А. Не допустите этого!
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Не срочно и не важно (квадрат D) Дела, которые находятся в этом квадрате, вовсе не несут никакой пользы. Этими задачами лучше заниматься в последнюю очередь. Однако о них также не стоит забывать, потому что они могут забрать полезное время. Что интересно, дела из квадрата D самые привлекательные и простые, поэтому мы стараемся поскорее сделать их. Этот инструмент расстановки задач значительно облегчит вам порядок действий.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Советы по тайм–менеджменту 1. Вначале делайте только важные дела. Мелкие и не важные дела, как правило отнимают слишком много времени. 2. Работайте меньше, но в правильное время. Вы должны понимать свой организм, и знать, в какое время суток у вас получается наиболее продуктивная работа. 3. Фильтруйте информацию. Научитесь распознавать только нужную информацию. 4. Во время работы не отвлекайтесь на социальные сети. Отключите все уведомления и полностью погрузитесь в работу. 5. Сосредотачивайтесь на одной задаче. Считается, что, когда вы мультизадачны, вы очень круты, но это не так. Такая загруженность зачастую снижает вашу продуктивность. 6. Планируйте. Не бойтесь потратить 20 минут в начале дня для того, чтобы спланировать его. 7. Говорите «нет». В жизни нужно научиться говорить «нет» не интересным для вас людям и задачам. 8. Отдыхайте.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ Планировщики, которые упрощают жизнь 1. https://todoist.com/ Позволяет управлять задачами где угодно. Но на этом сайте вы можете вести не более 200 проектов. Есть и платная, и бесплатная версии. Что интересного: • деление задач на личные, рабочие и другие; • нет календаря, а только задачи на сегодня и на ближайшие 7 дней; • функция «карма» — за выполнение задач вы можете получать баллы и уровни: новичок, любитель, эксперт, мастер и гуру; • совместный доступ; • есть напоминания.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ 2. https://www.wunderlist.com/ru/ Практически аналог todoist, но немного от него отличается. Что интересного: • есть подсказки — после регистрации вас сразу встретят подсказки, которые в первое время упростят использование сайта; • голосовые команды — сайт предлагает вам не писать задачу, а просто наговорить ее; • можно оставлять заметки к задачам, прикреплять файлы и комментировать; • дедлайны — вы можете установить сроки выполнения задания.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ 3. http://to-round.com/ Интересный планировщик, который визуализирует ваши задачи на день. У него: • приятный дизайн; • геймификация; • задания по приоритетам. Но можно использовать только в личных целях.
Junior Business Academy МОДУЛЬ 4. МЕНЕДЖМЕНТ | УРОК 2. ТАЙМ–МЕНЕДЖМЕНТ 4. https://www.any.do/ Это приложение: • поможет вам создавать подзадачи; • предложит вам создать задачу, если вы пропустили важный звонок; • работает в офлайн–режиме; • вы можете настроить повтор задач и работать совместно.
