TERMES DE REFERENCE
Consultance : Révision et adaptation des politiques de ressources humaines
Profil Consultant·e externe (H/F/X)
Sujet de la consultance Avocats Sans Frontières souhaite réviser et adapter ses politiques en matière de gestion des ressources humaines.
Zones d’intervention Belgique
Date et durée de l’évaluation
I. Contexte
D’avril à août 2024
Avocats Sans Frontières ASBL (ci-après « ASF ») existe depuis 1992 et elle est une ONG internationale spécialisée dans le domaine de la promotion des droits humains et à l’accès à la justice. Elle met en œuvre des projets dans une douzaine de pays en Afrique et en Europe.
Le modèle organisationnel a été développé autour des principes de décentralisation et de collaboration.
ASF occupe aujourd’hui environ 125 employé.e.s, répartis dans 10 bureaux : Belgique, Italie, Niger, RDC, Tunisie, Maroc, Ouganda, République Centre Africaine et Kenya.
ASF a entamé en 2020 un processus de décentralisation et régionalisation de ses bureaux, donnant lieu aujourd’hui à la structure organisationnelle suivante : un bureau de coordination internationale (Bruxelles), des bureaux régionaux (3) et des bureaux pays (7).
Ses employé.e.s ont différents statuts légaux : statuts expatriés, contrats belges pour le personnel du siège social de l’organisation et des contrats nationaux locaux pour la majorité des employé.e.s dans les pays.
La multiplicité des statuts et les lois du travail différentes dans chaque pays complexifient l’harmonisation des politiques RH et salariales. Cela peut également mener à des incompréhensions de la politique salariale ou à des différences de traitement entre les collègues jugées comme inéquitables.
La volonté de l’association à questionner son organisation sous le prisme de la décolonisation de la coopération internationale renforce également le besoin de revoir les politiques RH de l’organisation de manière à assurer davantage d’équité, d’efficience organisationnelle et de cohérence entre la mission de l’organisation et ses pratiques RH.
Certaines questions ont été identifiées (le statut d’expatriation vs. national, la mobilité interne, l’opérationnalisation de la décentralisation, …). Cependant, un état des lieux plus complet doit être réalisé, partant des pratiques et politiques existantes mais surtout, de la perception et des réalités vécues par les différentes équipes.
II. Objectifs de la consultance
ASF est à la recherche d’un.e consultant.e afin de l’accompagner dans un processus de révision et d’amélioration de ses pratiques et politiques en matière de gestion des ressources humaines.
Les objectifs recherchés par l’organisation sont les suivants :
- Améliorer la transparence, la diffusion, la compréhension et la connaissance des politiques RH par tout le personnel
- Faire évoluer les pratiques et politiques pour mieux refléter les principes affichés de collaboration, décentralisation et décolonisation interne
- Entendre les perceptions des équipes relatives à notre culture RH
- Répondre aux besoins partagés par les équipes et promouvoir une culture RH commune
Cette révision se fera de manière concertée avec les membres du personnel. Le processus impliquera donc des étapes de concertation, d’analyse, de proposition de solutions et d’information.
Ce processus de révision requière une expertise des enjeux RH et un fort intérêt pour les enjeux sociaux et anthropologiques, ainsi qu’une compréhension transculturelle, d’où l’intérêt pour l’organisation de se faire accompagner par un.e expert.e externe. Les rôles principaux du ou de la consultant.e seront :
a) Consulter le personnel sur leurs perceptions et attentes en matière de GRH
b) Etablir l’analyse des besoins exprimés par les différentes équipes
c) Proposer un plan d’action pour la révision des politiques identifiées
d) Formuler des recommandations à l’organisation pour l’amélioration de ses pratiques
III. Approche méthodologique
La méthodologie proposée par la.le consultant.e devra impérativement inclure les étapes décrites ci-dessous. Pour certaines étapes, l’appui de l’équipe d’ASF ou de facilitateurs dans les pays d’intervention peut être envisagée.
ETAPES #
DESCRIPTION DES ETAPES METHODOLOGIQUES
1 Etat des lieux des politiques et pratiques RH actuelles : identification des forces et des faiblesses, identification des politiques manquantes ou incomplètes.
2 Phase d’information du personnel sur le bilan de l’état des lieux et les étapes suivantes
3 Consultation des employé.e.s quant à leur perception des pratiques actuelles et les éléments des politiques RH qui nécessitent d’être revues.
Cette étape doit inclure des table-rondes avec le personnel dans 6 pays (Belgique, Tunisie, Maroc, RDC, RCA et Ouganda), menées selon une méthodologie développée en intégrant les considérations décoloniales. Cette étape permettra l’identification des priorités transversales et des spécificités régionales et nationales
4 Sur base des priorités identifiées à la phase 3, un plan d’action est élaboré pour adresser les priorités de révision et d’amélioration des pratiques et politiques RH
5 Formulation de recommandations et propositions de révision des pratiques identifiées comme prioritaires et implémentation du plan d’action
IV. Durée de la consultance
La consultance se déroulera sur 15 à 20 jours ouvrables sur la période mars – août 2024
V. Déroulement de la collaboration
a) Après la signature du contrat
ASF et le/la consultant.e échangeront afin de:
Affiner la proposition de méthodologie
Convenir d’une liste des données/documents disponibles et nécessaires à la bonne exécution de la mission
Affiner l’agenda et le chronogramme proposé
b) Au début de la mission
ASF et le.la consultant.e tiendront un briefing de démarrage visant à :
Valider le chronogramme et plan de travail détaillé proposé
Identifier les potentiels besoins en appui pour l’exécution de la mission.
c) Pendant la mission
Lors de la mission, le/la consultant.e sera en communication régulière avec ASF pour toute appui et/ou demande et partage d’information, ainsi que dans le cadre de la communication des potentiels obstacles rencontrés. En coordination avec ASF.
d) Résultats/livrables attendus
Le. La consultant.e remettra les livrables suivants:
1) Une analyse de l’état des lieux des politiques actuelles et des besoins qui en émergent
2) Une méthodologie pour la consultation des équipes dans les différents pays par ex. des questionnaires pour guider les tables-rondes, démontrant clairement comment celle-ci intègre les considérations décoloniales
3) Un rapport des conclusions des différentes tables-rondes, y incluent les conclusions importantes qui se dégagent de l’analyse
4) Un plan d’action décrivant les priorités à aborder
5) Des recommandations et propositions de contenu pour les priorités identifiées
e) Supervision
Le/la consultant.e sera supervisée directement par la direction générale
f) Budget
Les offres financières devront préciser :
Le montant des honoraires (hors taxe), par jour et par personne.
g) Profil recherché
Un diplôme universitaire en gestion des ressources humaines, sociologie, anthropologie ou autres domaines pertinents ;
Une expérience solide et diversifiée d’au moins 5 ans dans le domaine spécifique requis, notamment une expérience en stratégie et gestion de ressources humaines ;
Une expérience en méthodologie de consultations participatives ;
Une connaissance du secteur de la coopération internationale ;
Une compréhension des enjeux et considérations décoloniales ;
Une expérience préalable en ONG est fortement souhaitée ;
Une bonne maitrise du Français et de l’Anglais
h) Principes éthiques
La consultance doit être réalisée selon les principes éthiques suivants :
Anonymat et confidentialité.
La consultance doit respecter les droits des personnes qui fournissent des informations, en garantissant leur anonymat et la confidentialité.
Responsabilité.
Le rapport doit faire état de tous les conflits ou divergences d'opinion ayant pu se manifester entre le/la consultant.e et les staffs.
Intégrité.
Le/la consultant.e se devra de mettre en évidence les questions qui ne sont pas expressément mentionnées dans les TdR, afin d'obtenir une analyse plus complète de la situation.
Indépendance.
Le/la consultant.e doit veiller à rester indépendant.e vis‐à vis de l’organisation, et il ne devra pas être associé à sa gestion ou à quelque élément de celle-ci.
Incidents.
Si des problèmes surviennent à tout moment de la consultance, ils doivent être immédiatement signalés à ASF, à défaut l'existence de tels problèmes ne pourra en aucun cas être utilisée pour justifier l'impossibilité d'obtenir les résultats prévus par ASF dans les présents termes de référence.
Validité de l'information.
Le/la consultant.e se doit de garantir l'exactitude des informations recueillies lors de la préparation des rapports et sera responsable de l'information présentée dans ses rapports
i) Comment postuler
Pour postuler, veuillez envoyer votre dossier de candidature avec la mention « Consultance RH » par courriel avant le 5 avril 2024, à 23h00 (heure de Bruxelles) à l’adresse mail : job@asf.be
Votre dossier doit inclure les documents suivants :
CV (résumé en 3 pages maximum) ;
Lettre de motivation (1 page) ;
Au moins 2 références professionnelles (idéalement dans le cadre des expériences similaires) ;
Proposition technique, financière et méthodologique complète ; Les dossiers incomplets ne seront pas pris en considération.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Pour des raisons de ressources humaines limitées, seuls les candidats présélectionnés seront contactés par ASF. Merci pour votre compréhension.
ASF ne sollicite aucun frais lors du processus de recrutement. Si vous êtes invité à payer des frais à n’importe quelle étape du recrutement, veuillez contacter : ethics@asf.be