DESTEQUE
PLANO DE CRISE
ASSOCIAÇÃO PARA O DESENVOLVIMENTO DA TERRA QUENTE
1. INTRODUÇÃO O objectivo que preside à elaboração de um Plano de Crise para uma organização é manter esta em actividade, em face dos possíveis efeitos de uma crise. O alerta para os efeitos de uma possível pandemia do vírus H1N1vulgo GRIPE A pode ser um exemplo de crise. Qualquer situação de crise é nova e os gestores devem estar preparados antecipadamente para lidar com ela, e se possível evitando-a, agindo de forma preventiva, ou gerindo a situação com o objectivo de reduzir ao mínimo os seus efeitos. O primeiro aspecto a considerar é a origem da crise. Pode ter origem interna, relacionada com colaboradores, equipamentos ou desacatos. E pode ter origem externa relacionada com situações de agressão, catástrofes naturais. Nem sempre uma crise é um acidente, uma explosão ou um incêndio. As situações podem ser diversas, de pequena escala ou de grandes proporções.
Classificação de crises
Crises previsiveis
Crises imprevisiveis Ex. catástrofes naturais, acidentes, sabotagens, etc.
Ex: falências, despedimentos, guerras, pandemias, etc.
E como não é possível prever quando as situações vão ocorrer, deve partir-se do princípio que podem acontecer em qualquer altura. Ao plano de crise pode também
chamar-se
plano
de
comunicação
preventiva
ou
plano
de
contingência e não é mais do que um plano estratégico de actuação numa
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situação irregular. A situação de crise divide-se normalmente em cinco graus,
GRAU DE RISCO
conforme o âmbito, importância e consequências.
Grau 1
pequena crise, sem envolver o responsável da organização, de resolução rápida, utilização poucos meios
Grau 2
pequena crise, com orientação da equipa de gestão de crises
Grau 3
deve activar-se o programa de gestão de crise, com repercussões na estrutura da organização
Grau 4
de grandes proporções, pode colocar em risco a sobrevivência da organização, com repercurssões exteriores
Grau 5
de enormes proporções, com repercurssões mundiais (ex. pandemia gripe suína)
Planear as formas de actuação e instrumentos de gestão de situações de crise será o mesmo que prevenir o absentismo da DESTEQUE. O plano consiste num conjunto de medidas e acções que deverão ser aplicadas oportunamente, de modo articulado, em cada fase da evolução da crise.
2. OPERACIONALIZAÇÃO DO PLANO DE CONTINGÊNCIA A elaboração do Plano de Contingência é uma das recomendações da Direcção-Geral de Saúde, sendo uma responsabilidade de cada entidade pública ou privada, e inicia-se com a análise das possíveis consequências no seu funcionamento, em particular nas áreas críticas de actividade, perante diferentes cenários de absentismo e disfunção social. As medidas necessárias, a sua calendarização, bem como as responsabilidades de cada pessoa dentro da hierarquia da associação, devem ser ajustadas aos diferentes cenários de evolução da pandemia, a fim de assegurar que cada um saiba o que fazer em situação de crise e o que esperar das acções desenvolvidas por si e pelos outros. Elaborar um Plano de Contingência permite que a DESTEQUE se prepare para enfrentar, de modo adequado, as possíveis consequências de uma pandemia
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de gripe, em estreita articulação com os parceiros, os serviços de saúde e outras estruturas da comunidade.
A coordenação global do Plano é da responsabilidade do Presidente da Direcção da DESTEQUE, apoiada por uma equipa operativa, que deve articular-se de forma estreita com a Unidade de Saúde Pública do Agrupamento de Centros de Saúde da Administração Regional de Saúde de Bragança. Esta equipa é composta por: Função
Responsável
Substituto
Chefe de Equipa
Directora
Técnica da área administrativa e financeira
Sub-chefe equipa
Técnica ADF
Técnico da área de projectos
Segurança
Técnico ADF
Técnico de segurança, higiene e saúde
Jurista
Directora
Técnica ADF
Relações públicas
Directora
Técnico de comunicação e imagem
Secretária
Técnica ADF
Administrativa
A equipa é activada sob ordens expressas do Presidente da Direcção e desactivada apenas com ordem do mesmo. O plano é organizado por fases e activado pelo Presidente da Direcção sob proposta da Directora e desactivado sob proposta desta com orientações da Direcção-Geral de Saúde e por decisão do Presidente da Direcção. É composto por três fases: monitorização, alerta e recuperação. O encerramento da entidade é uma medida que apenas deve ser adoptada se determinada pelo Delegado de Saúde, após avaliação epidemiológica da situação. Em caso de encerramento, devem estar previstas as actividades que necessitam de ser mantidas, como por exemplo determinadas tarefas administrativas.
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A fase de monitorização inicia-se com a aprovação e difusão do presente Plano que estará em vigor até que novas decisões sejam tomadas. Até ao momento não se verificou qualquer manifestação de Gripe A/H1N1 na equipa técnica da Desteque. Nesta fase, as funções da equipa operativa são: •
manter-se informada sobre a evolução da pandemia com a DirecçãoGeral de Saúde;
•
divulgar o plano a toda a estrutura hierárquica da Desteque;
•
identificar grupos de risco;
•
registar casos de funcionários que se deslocaram para fora do país;
•
informar os funcionários acerca das medidas de auto-protecção e preventivas;
•
definir quais são as actividades prioritárias face ao evoluir da situação;
•
definir um plano para distribuição de equipamentos para assegurar o teletrabalho e para a distribuição de equipamentos de protecção individual;
•
instalar nas casas de banho dispositivos de distribuição de sabão ou solução alcoólica e toalhas descartáveis;
•
assegurar que a limpeza dos aparelhos de ar condicionado se faz semanalmente;
•
reduzir as deslocações em serviço, bem como as participações em grupos de trabalho externos.
A fase de alerta é iniciada quando se registar o primeiro caso de Gripe A/H1N1 na Desteque. Nesta fase, as funções da equipa operativa são: •
registar o número de casos assinalados em articulação com a Unidade de Saúde Pública;
•
distribuir aos funcionários, equipamento que permita o teletrabalho;
•
implementar medidas de limpeza acrescidas;
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•
mandar desligar os aparelhos de ar condicionado e utilizar fontes de calor/ frio alternativas;
•
informar os funcionários acerca das medidas de auto-protecção e preventivas;
•
acompanhar a situação clínica dos funcionários doentes e/ou que tenham tido contacto com o vírus;
•
reduzir as participações em grupos de trabalho, reuniões ou formações;
•
reduzir o número de visitantes;
•
recomendar aos funcionários a redução de permanência em locais públicos onde há concentração de muitas pessoas;
•
disponibilizar um kit individual de limpeza a cada funcionário para limpar diariamente a sua secretária, computador, telefone ou qualquer outro equipamento de uso regular no seu local restrito de trabalho;
•
mandar arejar diariamente as salas dos gabinetes.
A fase de recuperação inicia-se quando não se verifiquem novos casos com Gripe A/H1N1 e quando aqueles que contraíram a doença já se encontram em recuperação e regressam gradualmente às suas actividades profissionais. Nesta fase, as funções da equipa operativa são: •
articular com a Direcção-Geral da Saúde o regresso aos locais de trabalho;
•
ajustar o plano de limpeza das instalações;
•
reavaliar
os
procedimentos
implementados
nas
duas
fases
anteriores.
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FASE
PROCEDIMENTOS Todos os colaboradores devem conhecer a doença, modo de transmissão e medidas de auto-protecção A Directora deve preparar uma lista reservada de todos os contactos de cada colaborador
M O N I T O R I Z A Ç Ã O
Colaboradores não doentes, Podem utilizar normalmente as instalações da DESTEQUE; sem familiares doentes e que desconhecem ter estado Devem tomar precauções e adoptar comportamentos recomendados em contacto com o vírus em matéria de auto-protecção. Colaboradores que tenham efectuado deslocações ao estrangeiro
Cadeia de substituição
Comunicar à Desteque essas deslocações para efeitos de acompanhamento; Devem adoptar cuidados especiais nos sete dias seguintes ao seu regresso A Directora deve indicar ao Presidente da Direcção o nome do colaborador que a vai substituir na sua ausência, e subsequentes nomes. Esta cadeia de substituição deve ser do conhecimento geral.
Cada área funcional para garantir o normal funcionamento da associação, deverá elaborar uma listagem das actividades críticas, quais os funcionários que as executam, quais os substitutos, eventuais necessidades de formação adicional para que estes possam
A L E R T A
Colaboradores que não estão doentes, mas que têm familiares doentes ou que estiveram em contacto com pessoas que adoeceram
Não podem deslocar-se para as instalações onde trabalham e se a sua actividade for imprescindível poderá providenciar-se o recurso a infraestruturas tecnológicas de comunicação e informação a fim de possibilitar o teletrabalho.
Colaboradores doentes
Não podem deslocar-se para as instalações onde trabalham podendo apenas regressar após cura clínica ou alta médica. Devem adoptar medidas de etiqueta respiratória e isolamento, de modo a limitar a propagação da doença.
Poderá ser aconselhável suspender as actividades que não sejam absolutamente necessárias. Esta medida pode ser tomada como medida de prevenção para diminuir riscos de contágio ou face à necessidade de colocar elementos em quarentena. Os funcionários poderão ficar temporariamente dispensados de se apresentarem no local de trabalho, por indicação da Directora, com o objectivo de diminuir o risco de contágio e consequente propagação da Gripe A/H1N1. Poderão ser adoptados procedimentos de flexibilização de horário de trabalho Com o objectivo de diminuir o risco de contágio, e sendo a prestação de serviço imprescindível pode o funcionário ser incentivado a desenvolver o seu trabalho em casa, com acesso ao e-mail ou em regime de teletrabalho.
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3. AVALIAÇÃO DA SITUAÇÃO O plano deve ser reavaliado e actualizado sempre que necessário. Terminada a fase pandémica, sugere-se que a equipa de operativa proceda à elaboração de um pequeno relatório que evidencie os aspectos que correram bem e os que devam merecer algum ajustamento. Esta análise permitirá melhorar o plano de crise e a capacidade de resposta a situações de crise que possam vir a ocorrer no futuro.
Fontes Direcção-Geral da Saúde. Garcia AC, Freitas MG (Coords). Pandemia de Gripe. Plano de contingência nacional do sector da saúde para a pandemia de gripe, DGS, Lisboa, 2.ª edição, 2008 disponível em www.dgs.pt, acedido em 9 de Julho de 2009.
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