Praktische Informatie
Hierbij een samenvatting van de belangrijkste informatie voor u als ouder.
Datum en tijd Zondag2juli2023 van9:15tot +/-16.30.Alsueerderwiltvertrekken dankandittot15:15bijde evenementencoördinator,Saskia. Graaghorenweperemailvooraf ofdit nodigis.
Prijs inschrijving
De kosten bedragen €25,50 per kind, €12,00 per figurant. Zie de website voormeerinformatie.
Lunch
Voor lunch, tussendoortjes en drinken wordt gezorgd. U hoeft uw kind niets mee te geven tenzij wij als organisatie hier specifiek om vragen (denk hierbij aanallergieën).
Tot en met 14 jaar
Artago is vanaf dit jaar officieel ook voor kinderen tot en met14 jaar. Dus het evenement voordat je 15 jaar wordt, is het laatste evenement dat je kunt spelen! Voorheen was dat tot het evenement dat je 14 jaar werd. Wij merken dat de oudere spelers de jongere spelers meer mee nemen in het verhaal waardoor het voor iedereenleukeris!
Routeplanner
Het terrein is wat afgelegen, vandaar deze aanvullende uitgeschreven routeplanner.
1. Zetuwnavigatiesysteemop:
Woudenbergseweg 70 3711 AB, Austerlitz
2. Dit is het restaurant schuin tegenover de ingang naar het scoutingterrein.
3. Steek de weg over en sla linksaf bij de eerste mogelijkheid (rechtdoor is verboden).
4. Sla de eerst mogelijkheid rechtsaf. U rijdt nu het scoutingterrei n op.
Er zal bij de laatste informatie een extra bijlage worden meegestuurd met hierin een extra uitgebreide variant.
Reizen met het OV
Het terrein is wat lastig te bereiken met het openbaarvervoer. Om die reden bieden wij een lift aan vanaf Station Driebergen-Zeist. De “taxi” zal klaar staan bij de hoofdingang. De tijd wordt te zijner tijd afgesproken, in verband met aankomst vantreinen.Gaongeveeruitvan9.30u - 9.45u. Graag vooraf per mail aangeven of je hiervan gebruik maakt via artagolarp@gmail.com. Dan weten wij hoeveel mensen wij kunnen verwachten. De verantwoordelijke die de deelnemer op komt halen zal duidelijk herkenbaar zijn aan zijn/haar LARP-kleding.
Programma in vogelvlucht:
09.15 Aankomstenincheckspelers
10.00Starthetspel – Tijdinpraatje
12:00Lunch
16:00Dagsluiting – tijduit+Opruimen
16:30Uitcheckennaarhuis
Verderop in deze evenementgids staat uitgebreid omschreven wat de dag
inhoudt. Lees dit goed door zodat u nietvoorverassingenkomttestaan.
Zie ook onze Facebook pagina voor alle updates en laatste nieuwtjes!
Voor het evenement
Spelersaantal
Het spelersaantal staat momenteel op maximaal 60 spelers. De plekkenindelingisalsvolgt:
45plekkenvoorbestaandespelers
15plekkenvoornieuwespelers
Dit verschil is noodzakelijk om het doorlopende spel door te kunnen laten gaan met voldoende bestaande spelers.
De inschrijving zit vol en nu?
Wanneer de inschrijving vol zit komt de deelnemer op een wachtlijst te staan. Dit houdt in dat wanneer een ingeschreven deelnemer zich afmeldt, de eerstvolgende op de wachtlijst zijn plaats inneemt. Uiteraard informeren wij u wanneer dit het geval is en wat dit betekend voor uw kind. Betalingen zullen worden geregeld wanneer uw kind daadwerkelijk kan meedoen. Heeft u al betaald? Dan krijgt u het geld bij het niet kunnen deelnemen terug.
Annulering deelname & teruggave kosten
Het kan natuurlijk altijd voorkomen dat je door ziekte of andere redenen verhinderd bent. Graag worden wij hiervan op de hoogte gesteld via artagolarp@gmail.com (of als het op de dag zelf pas bekend is bellen of appen naar 06-15021819) Houdt er rekening mee dat vlak voor een evenement slechts
beperkt kunnen teruggeven. Wij gebruiken hier het volgende stappen schemavoor:
1 week voor het evenement: Geen restitutie
2 weken voor het evenement: halverestitutie
Langer dan 2 weken voor het evenement:volledigerestitutie.
Medische verklaring, allergieën of andere bijzonderheden
Het is voor ons als organisatie van belang dat belangrijke medische of andere bijzonderheden bij ons bekend zijn, welke van invloed kunnen zijn tijdens het spel. Hierdoor kunnen wij uw kind beter in de gaten houden en het spel hierop aanpassen of eventueelingrijpenwanneernodig.
EHBO
Op het evenement zijn er meerdere personen aanwezig met een (kinder-) EHBO-diploma.
LARP-wapens en veiligheid
Alle LARP-wapens dienen bij de start van het evenement gekeurd te worden door de wapenkeurder. Wanneer de wapenkeurder bepaald dat dat het wapen niet veilig genoeg is om mee te vechten mag het wapen niet gebruikt worden. Zelfgemaakte wapens moeten aan strenge eisen voldoen en zullen dan ook zelden goedgekeurd worden. Er zal dan gekeken worden of er vanuit de vereniging alternatieve wapens beschikbaar zijn. We hebben echter een beperkt aantal wapens dat gehuurd kan worden en deze zijn bijna altijd al voor aanvang van het evenement vergeven. Houdt er daarom rekening mee dat uw kind mogelijk geen vervangend wapen kan krijgen. Bij voorkeur geven we het afgekeurde wapen gelijk mee terug aandeouders.
Huur wapens & kleding
Zwaarden: Vanuit de organisatie hebben wij 5 kortzwaarden ter beschikking. Wij rekenen hier een huurbedrag van € 5,- per zwaard. Wanneer het wapen onbehoorlijk gebruikt wordt en daarbij schade ondervindt vragen wij een vergoeding voor het stuk maken van eigendommen van Artago. Houdt er rekening mee dat nieuwe spelers voorrang krijgen op de huur van spullen.
Kleding: Wij hebben 5 kledingsets te huur. Dit is een simpele outfit namelijk een: tabberd en een riem. Het past binnen de setting, maar misschien niet geheel bij het personage of de smaak vanuwkind.
Bij de eerste deelname aan Artago is het huren van kleding gratis vanaf de tweede deelname vragen wij € 5,- per kledingset. Houdt er rekening mee dat nieuwe spelers voorrang krijgen op de huur van spullen. Het loont dus om als bestaande speler te investeren in een kostuum, want houdt er rekening mee dat wij 15 nieuwe spelers per evenementtoelaten.
Personages en vaardigheden
Komjevoorheteerstspelen?
Tijdens het inschrijven wordt er gevraagd je personage en bijbehorende vaardigheden door te geven. Op de Artago website bij Praktische informatie Spelen bij Artago staat stapsgewijs beschreven hoe je een tof personage kan maken. Hoe de inschrijving werkt staat aan het einde van deze gids uitgebreid uitgelegd. Zie ook bijlage 1 voor een stappenplan zodat het proces iets duidelijkeris
Benjealvakergeweest?
Perevenement datjekomtspelenkrijg je 2 vaardigheidspunten erbij. Je kunt
ervoor kiezen om deze punten op te sparen of uit te geven aan een nieuwe vaardigheid. Het laatste evenement dat je bent geweest heb je je personageformulier opgestuurd gekregen. Gebruik dit formulier om te kijken hoeveel punten je nog over had enwelkevaardighedenjehebt.
Kostuum en onderkleding
Wij verwachten van elke deelnemer dat zij een kostuum aanhebben conform de setting (dit is verplicht). Dit hoeft uiteraard niet perdirect perfect te zijn maar wel voldoende om moderne kleding zoveel mogelijk te bedekken. Kijkopdewebsite voorkostuumtipsen hoejezelf kostuumskuntmaken.
Onderkleding
Onder je kostuum heb je uiteraard je normalekledingaan.
Bij kou raden we thermo ondergoedenhandschoenenaan.
Wij adviseren een lange, donkere broek. Gelieve geen spijkerbroek of fellekleur.
Wij adviseren geen felgekleurde of bedrukte trui onder je kostuum aan te hebben. Kies eerder voor een truiwelkeeennatuurlijketintheeft. Het is makkelijker om je in te leven in je rol en de setting als iedereen ernaar gekleed is. Naast een mooi kostuum, is ook het rekening houden met het weerbelangrijk.
Weersverwachtingen
Houdt te allen tijde de weersverwachtingen voor het evenement in de gaten en pas de kledinghieropaan.
Hitte/regen/sneeuw: Artago gaat door bij hitte of wanneer er een regenbui of sneeuw valt. Bij een weeralarm zijn wij genoodzaakt het evenement (deels) te annuleren. Indien dit aan de orde is zult u hiervan op de hoogte gesteld worden. U kunt uw kind op de
volgende manieren voorbereiden op hetweer:
Warmte:
Lange luchtige broek (i.v.m. met teken)
T-shirt
Een in het spel verantwoorde waterdrager om een flesje/beker in te doen om bijvoorbeeld aan een riem te hangen. Kinderen kunnen echter ook te allen tijde in het spel drinkenhalen.
Kou/regen:
Thermo-ondergoed
Handschoenen
Geefeenextrasetkledingmee.
Zorg dat uw kind bijvoorbeeld een cape heeft en behandel deze met impregneermiddel zodat de regen nietindecapetrekt.
Eventueel een dunne regenjas onder het kostuum en over de onderkleding.
Goede waterdichte schoenen en warme sokken (de kinderen zullen veellopen!)
Hoewel een mooi kostuum belangrijk is, vinden wij gezondheid boven alles gaan. Een winterjas of andere warme kleding is toegestaan als dit noodzakelijk is. Probeer dit echter te vermijden wanneer het ook met andere warme IC(in charakter)kleding isoptelossen.
Onweer: Bij onweer wordt het spel direct gestopt en wordt er geschuild in het figurantenpaleis. Dit is een schuilgebouw op het terrein dat voor onsterbeschikkingisgesteld.
Vrijwilligers
Het evenement draait naast figuranten ook op vrijwilligers. Vrijwilligers zijn verantwoordelijk voor alle dingen waar spelleiders of de figuranten geen tijd voor hebben. Het is één van de belangrijkste taken om het evenement
draaiende te houden. Momenteel hebben wij een goed team aan vrijwilligers, maar wij bouwen graag een lijst op met contactgegevens voor het geval één van de vaste vrijwilligers verhinderd is. U kunt een mailtje sturen naar de artago mail (artagolarp@gmail.com) als u hier interessein heeft.
Dagindeling Evenement
Voordat je vertrekt
Trek thuis alvast je kostuum aan. Wij hebben het figurantenpaleis tot onze beschikking maar het is niet mogelijk om 60 kinderen zich hier te laten omkleden.
Routeplanner & OV-gebruik
Zie de eerste pagina + het hoofdstuk routeplanner om op het terrein te komen.
Aankomsttijd
Wij verwachten u om 9:15 uur op het terrein. U als ouder kunt blijven tot het spel begint. Wij staan niet toe dat ouders/verzorgers gedurende het spel blijven kijken omdat dit het spel van de deelnemers zou kunnen belemmeren. Het spel is om 16.00 uur afgelopen, maar de kinderen helpen nog mee met opruimen. Ongeveer om 16.30 uur kunnen de kinderen uitchecken en daarnanaarhuis.
Vroegkomers:
Bent u te vroeg, wacht u dan even bij de ingang van het terrein. Wij zijn op dat moment nog aan het opbouwen en kunnen u pas om 09:15 uur te woord staan.
Terreinindeling
Het scoutingterrein is duidelijk afgebakend met een lint/staalkabel. Hier mag je dan ook niet buiten. Op het terrein hebben wij meerdere
speelvelden tot onze beschikking en zijn er WC’s voor ons geopend zoals opdekaartaangegeven.
Als je kleine vragen kun je die nu stellen, voor alle vragen over je personage kun je in het dorp terecht bij Saskia, de evenementencoördinator.
Ben je klaar met de incheck?
Dan kan je (met je ouders) naar het speelveld lopen. Het spel begint nog niet, maar je kunt vast oefenen met zwaardvechten of de tenten bekijken en kennismaken met de andere kinderen. Daarna is het tijd-in praatje, waarbij we de laatste dingen gezamenlijk uitleggen voor we beginnen. Hierna zullen de ouders verzocht worden het terrein te verlaten.
Vragen tijdens de incheck
Gedurende de incheck is er helaas weinig ruimte voor vragen door ouders over het spel of opmerkingen over de ophaaltijd Er staat iemand van het team die u te woord kan staan, dit zijn niet de mensen die de spelers inchecken. Wel kunt u uw vragen natuurlijk van te voren via de mail sturennaar:artagolarp@gmail.com
De incheck
De complete Incheck zal plaatsvinden bij de ingang van het terrein (u kunt het niet missen). Gedurende de incheck worden de volgende stappen doorlopen:
Als eerst controleren wij natuurlijk jeaanwezigheid
Daarna krijg je je personagekaart enalleswatdaarbijhoort.
Je wapen wordt gekeurd op veiligheid. (Wordt het afgekeurd geef het wapen dan direct aan je ouders/verzorgers)
Heb je wapens of kleding gehuurd dan kan je dit hier ook ophalen en aantrekken.
Jekuntjepersoonlijkespulleninde kar achterlaten. Neem zo min mogelijk dingen mee die je niet nodighebt!
Persoonlijke spullen
Als uw kind nog losse spullen heeft welke hij/zij niet meeneemt het spel in, verzoekenwijuomditmeetegevenin een afgesloten tas met de naam van uw kind erop. Op het evenement zal er een kar aanwezig zijn waarin de spullen kunnen worden bewaard. Deze kar zal aanwezig zijn bij de in- & uitcheck en tussendoor kan uw kind deze pakken naastdeinfobalie. Artago is niet aansprakelijk voor kwijtraken of diefstal.
Tijd-in praatje
Het tijd-in praatje is een introductie voordat het spel begint. Hier worden de mededelingen en belangrijke personen bekend gemaakt. Het veilig
vechten en de spelregels worden nogmaalsbesproken.
Het spel: LARP is meer dan vechten Wat er gaat gebeuren zien de spelers zelf op het evenement. Toch zullen we vast wat meer vertellen om je voor te kunnenbereiden.
Een onderdeel van LARP is vechten, maar daar hoef je niet aan mee te doen. Sommige kinderen vinden dit juist het leukste, maar bedenk dat LARP ook toneel is. Figuranten komen niet alleen in het spel om te vechten. Voor jonge spelers is dit soms lastig, daarom is er een arena waar zij kunnen trainen. Wij vragen de ouders om hun kind erop voor te bereiden dat vechten niet het enige onderdeel van LARP is. Denk samen met uw kind na over wat er nog meer leuk is om te doen. Componenten zoeken, dranken maken, voorwerpen maken, ontdekken hoe magie werkt. Bij het kiezen van vaardigheden kan dit helpen. De kinderen kunnen dit in het spel uitspelen met behulp van de spelleiders.
Lunch & Tussendoortjes
De lunch wordt vanuit de organisatie verzorgd en bestaat uit boterhammen met diverse soorten zoet beleg en krentenbollen. Ook tussendoortjes zoals fruit, ontbijtkoek en limonade zijn aanwezig. Wij hebben meer dan genoeg om alle hongerige monden te voeden. Uw kind mag altijd naar meer komen vragen als het nog trek heeft. Het is niet de bedoeling dat u uw kind eigen eten meegeeft, tenzij dit overlegdismetdeorganisatie.
Heeft uw kind een allergie, vergeet dit dan niet door te geven bij de inschrijving. Ook als hij/zij meerdere kerenisgeweest.
Tijd-Uit praatje & Afbouwen
Om 16:00uurwordtiedereenbijelkaar geroepen om de dag af te sluiten.
Daarna helpt iedereen nog even 30 minuten mee met opruimen. Ouders zijn natuurlijk ook van harte welkom ommeetehelpen!
Tot slot, lever je je buidel in bij de uitcheck enmeldtje,jeaf (op dezelfdeplekalsindeochtend)en magjenaarhuis.
Na het evenement
Enquête
Na het evenement ontvangt u per email een enquête. Dit is zowel voor u als ouder als voor het kind. Wij vragen u vriendelijk 15 minuten tijd te nemen om met uw kind deze enquête in te vullen.
Deze enquête is niet alleen bedoeld als evaluatie op het afgelopen evenement, maar ook om de behoeften over verandering in de toekomsttetoetsen.
Wapenonderhoud
HetisaltijdhandigjeLARP-wapensna het evenement in te sprayen met siliconenspray. Hiermee voorkom je dat het wapen uitdroogt en het latex gaat scheuren. Siliconenspray is te koop bij de Hema of Action. Wij bevelen aan je wapen eenmaal in drie á vier maanden in te sprayen. Het liefst niet de dag voor het evenement, dan heeft onze wapenkeurder minder plakkerigehandennadewapencheck.
Spreekbeurten
Wij krijgen steeds meer verzoeken voor foto’s in verband met spreekbeurten. Wij hanteren geen deadlines voor wanneer foto’s online worden gezet. Mocht u foto’s nodig hebben geef dit dan minimaal 3 weken van tevoren aan. Anders kunnen wij niet garanderen dat wij deze foto’s op tijdkunnenleveren.
Teken!
Wij verzoeken u om te allen tijde rekening met teken te houden en uw kind na afloop van het evenement goed te controleren. Teken kunnen zich overal nestelen, echter hebben ook zij een aantal lievelingsplekjes, controleer deze plekken goed! Wij zullen ervoor zorgen dat wij alle benodigde spullen in huis hebben om een eventuele ongewenste gast te kunnen verwijderen. Maar thuis is het uiteraardaanu.
Uwkindheefteenteekennu?
1. Pakdevolgendespullen:
a. Tekentang
b. Alcohol(70%ofmeer)
c. Makeuppad(ofdoekje)
d. Bakjewater(voordeteek)
2. Pak de tekentang en verwijder de teekzoalsuitgelegdindeinstructie
3. Gooi de teek in het bakje met water! (de teek is namelijk niet dood als je het verwijderd, waardoor het op zoek zal gaan naareenanderslachtoffer)
4. Behandel de wond na met de make-up pad (of doekje) met alcohol.
5. Noteer het tijdstip van besmetting enverwijderen.
Let op: Ontstaat er een rode kring rondom de tekenbeet, neem dan direct contact op met uw huisarts en neem het tijdsstip van besmetting en verwijdering mee. Dit kan tot 30 dagennadebeetvoorkomen.
