ADMINISTRACION DE BODEGAS e INVENTARIOS
1. ADMINISTRANDO UNA BODEGA Y SU ABASTECIMIENTO.
El proceso El objetivo del presente curso es entregar los criterios administrativos, técnicos y normativos de carácter práctico, para permitir una eficiente administración, almacenamiento y control del total de los materiales, materias primas, bienes e insumos de una empresa, con la finalidad de lograr un oportuno y sistemático abastecimiento a la totalidad de los departamentos de trabajo, línea de distribución, y clientes. Logrando un óptimo funcionamiento y manejo de reducción de costos. Las bodegas de una empresa constituyen un área de gran responsabilidad y de mucha actividad, lo que implica que dentro de la formación de un "Encargado de Bodega" la mayor cualidad de este debe ser su devoción por el "ORDEN" esta es la clave inicial del éxito en el desempeño de este cargo. El primer principio fundamental que debemos tener en cuenta para que este tema es reconocer que una bodega es dentro de la Empresa una instancia productiva y no meramente operativa administrativa, que tiene una incidencia directa en los costos de la Empresa, una bodega bien planificada, dirigida y administrada reduce costos muy importante dentro de la Empresa. Una bodega que está trabajando bajo un sistema adecuado entrega muchos resultados beneficiosos a la empresa, de lo que es responsable directo el jefe o encargado de bodega, siendo sus principales obligaciones las que analizaremos a continuación: • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Permitir tener un adecuado sistema de recepción y control en la recepción de mercadería. Permitir tener un buen y lógico ordenamiento en lo referido a la ubicación física de todos los artículos, en cuanto a niveles, pasillos, repisas, utilización de espacios en general. Definir la capacidad real de almacenamiento de la bodega o de las bodegas con que se cuente. Definir las diferentes posiciones y ubicación de almacenamiento para artículos comprados o fabricados en lo referido a su volumen y peso. Definir ubicaciones privilegiadas de alistamiento, especialmente con aquellos artículos que son requerido para la producción y/o que tengan mayor rotación de salida. En el caso de ser más de una bodega, su misión es seleccionar los artículos que se almacenarán en cada una de ellas. Generar en forma simultánea los requerimientos de reabastecimiento en función de la rotación de cada uno de ellos para no producir un quiebre de stock. Definición de niveles de stock: crítico, nivel mínimo y máximo de los productos. Elaboración de un proceso de reparación y mantención de bienes de la empresa. Cumplimiento a los diferentes planes de seguridad, contra incendio, antirrobo, evacuación e higiene de la o las bodegas a su cargo. Plan de mantención de la o las infraestructuras de las bodegas. Diseñar la forma de interrelación con las demás áreas de la empresa. Toma y procesamiento de inventario. Utilización y manutención de las maquinarias, elementos técnicos y computacionales con que se cuente. Sistemas computacionales y manejo de la información. Baja de materiales. Ajustes de inventario. Despacho de productos.
Los sistemas computaciones existentes en el mercado nos permiten almacenar, procesar, administrar el total de la información en forma detalla y actualizada. En definitiva, estas constituyen un potente aliado a la gestión.
1.- Sistema de recepción y control en la recepción de mercadería. •
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En este punto lo primero a determinar es el lugar físico a emplear en la recepción de mercadería, este debe ser amplio, limpio, despejado de otras mercaderías, muy claro y/o muy bien iluminado y contar con todas las comodidades necesarias para la revisión detallada de los artículos. Se debe tener previamente seleccionado el lugar de almacenamiento de estos, considerando la máxima de "Primero en entrar, Primero en salir" por lo que exige antes de la recepción de la nueva mercadería tener reordenada la o las bodegas receptoras, de tal forma que se produzca siempre la rotación de productos dentro de una misma línea, esto toma una gran importancia especialmente si trabajamos con productos que de alguna forma tengan algún tipo de vencimiento. La recepción de mercadería se debe realizar sobre la base de la documentación de Compras, Facturas o Guías, que debe acompañar al pedido, independiente de la que UD, previamente tenga en su poder. De no contar con dicha documentación, la recepción e ingreso no se puede realizar. Conforme a la documentación de compra se debe ir chequeando que la totalidad de los artículos detallados sean los ingresados a bodega, y que correspondan las cantidades indicadas. Estos artículos deben ser revisados minuciosamente uno a uno comprobando su estado operacional, estado físico, etc. El administrador de bodega es responsable directo de emitir y/o solicitar la emisión del documento " Devolución de compra" o "Egreso de compra" que se origina por el rechazo y no-aceptación de algún artículo defectuoso, con detalles, no solicitado, etc., detectado en la revisión de estos en la recepción y de la tramitación de este documento al departamento correspondiente dentro de la empresa.
2.- Permitir tener un buen y lógico ordenamiento. Después del proceso de recepción y tramitación de la documentación correspondiente, se procede a ejecutar esta segunda actividad, en donde se debe ingresar toda la mercadería en completo orden y en los espacios previamente dispuestos para ellos, observando todas las reglas de almacenamiento que más adelante detallaremos, y tomando todas las medidas de seguridad ya dispuestas para el acarreo de mercadería. 3.- Definir la capacidad real de almacenamiento de la bodega. Es muy importante tener estipulado y calculado la capacidad física total de las bodegas, sin perder el orden y espacio lógicos para poder funcionar, esta información siempre le será muy útil Hay que saber de ante mano y en forma exacta cuanto espacio más se puede ocupar, hablando en términos más técnicos, determinar la "Capacidad máxima de Almacenamiento." 4.- Definir las diferentes posiciones y ubicación de almacenamiento. Se debe definir en forma clara, incluso debiera estar señalizado, la ubicación de los artículos, fundamentalmente por volumen y peso. Existen ciertos estándares lógicos de almacenamiento como por ejemplo, siempre las cosas de mayor volumen y peso en el primer nivel y sobre ellas o en un segundo nivel las cosas de menor volumen y peso, se deben dejar espacios especiales o repisas de fácil acceso para las cosas menores, ubicadas siempre en el mismo sector. Lo importante es que independiente al almacenamiento que se adopte siempre se deben mantener los accesos, vías de evacuación y pasillos libres, para así permitir un tránsito normal entre ellos, tanto del personal como de los artículos con comodidad y seguridad.
5.- Definir ubicaciones privilegiadas de ordenamiento. Dentro de cada bodega se deben seleccionar todos aquellos productos, especialmente, materias primas, que tengan una salida diaria o de gran rotación y a esta se le debe dar un lugar privilegiado dentro de la bodega, todo esto para permitir en forma expedita la salida de estos, sin producir ningún movimiento adicional de artículos, debe quedar en forma cómoda y de muy fácil acceso. 6.- Requerimientos de reabastecimiento. •
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El plan de reabastecimiento tiene como objetivo principal evitar los quiebre de stock. , vale decir, que una bodega no debe producir espacios de tiempo entre que se agotó una partida de mercadería y se recepcione la siguiente. Esta situación puede traer pérdidas económicas a la empresa ya que normalmente esto produce perdidas de venta o retrasos en la línea de producción, de ahí su vital importancia.
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Se debe tener diseñado un sistema en donde se pueda ir efectuando un control y cálculo de salida del producto, su salida diaria, semanal, mensual y se debe tener calculado el tiempo que demora en la entrega cada proveedor, considerando desde el momento que se genera la solicitud de compra al departamento correspondiente de la empresa hasta la recepción física de esta.
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Básicamente el objetivo final del reabastecimiento es mantener un canal fluido y expedito en el tránsito de los materiales entre el proveedor, bodega y producción, o cliente final de tal forma que este nunca falte.
2.- STOCK, MANTENCION, SEGURIDAD, COMUNICACIÓN, INVENTARIO, INFORMATICA, AJUSTES. 7.- Definición de niveles de stock critico. Relacionado con lo anterior tenemos que como consecuencia del estudio y planificación del reabastecimiento, se produce la fijación del stock mínimo y máximo que debe tener la bodega en sus diferentes líneas de productos para que el ciclo este completo y funcione finalmente como se requiere. Stock Mínimo: Es aquella cantidad de mercadería que debe existir en bodega para que abastezca normalmente los pedidos entre el tiempo de demora que existe entre la solicitud de reabastecimiento y la recepción final efectiva de este pedido. Es muy valido que independiente al cálculo exacto del stock mínimo que requiero para operar en forma continuada sin producir un desabastecimiento de algún material, se debe calcular un 10% más adicional, para así poder cubrir retrasos imprevistos producidos en la entrega del proveedor. (Margen de Seguridad).
Stock máximo: Esta cantidad de stock, entre otras, puede ser fijado por tres criterios básicos:
1.-Por capacidad de almacenamiento. 2.-Por durabilidad del artículo, vale decir, si tiene algún tipo de vencimiento. 3.-Por políticas económicas de la empresa, referente a su presupuesto designado con relación al monto de dinero que está dispuesta a mantener invertido en Mercadería. Muchas empresas han aprendido a optimizar esta parte ya que mantener grandes sumas de dinero detenido en mercadería, no es absolutamente rentable, ya que les afecta directamente en sus costos, de ahí la gran importancia de fijar técnicamente muy bien el stock mínimo y máximo. 8.- Elaboración de un proceso de mantención y reparación de bienes de la empresa. El área de bodega también tiene a su cargo la administración todos aquellos bienes de la empresa es decir la mantención y reparación. Bienes: Son todos aquellos artículos y/o elementos que son parte del uso de todos los miembros y áreas de la empresa, como por ejemplo: Todos los muebles (escritorios, cajoneras, repisas), equipos y maquinaria, elementos de computación, vehículos, repuestos, y toda clase de insumos eléctricos, de oficina. También en algunas empresas al conjunto de todos estos elementos los denominan "Activo Fijo". Se bebe tener confeccionado un plan de mantención de todos estos elementos para asegurar su óptimo funcionamiento como así prever o evitar posibles fallas, especialmente en el caso de los vehículos, maquinaria en general, que cuenten con todas las mantenciones que corresponda. También se debe tener planificado y registrado, los diferentes canales y servicios técnicos para que en caso de que estos presenten fallas puedan ser atendidos y recuperados técnicamente en el menor plazo posible. Además se debe mantener registrado todos estos elementos en un acta, la cual se debe ir actualizando cada vez que ingresa un nuevo elemento para uso de la empresa, esta acta origina un "Inventario de activo fijo" en cual como todo inventario está sujeto a todas las revisiones e instancia de control que disponga la gerencia de la empresa. 9.- Elaboraciones de planes de seguridad. Dentro de las funciones que debe desarrollar el encargado de bodega es tener y mantener actualizados todos los planes de seguridad correspondientes a las instalaciones de bodega, como por ejemplo: • • • •
Plan contra-incendio Plan anti-robo. Plan de evacuación de materiales y documentación. Plan de enlace o llamado de su personal.
Obviamente todos estos planes deberían ser confeccionados por personal especializado, sin embargo tenerlos siempre vigentes, al día y en conocimiento de todo su personal, velando permanentemente por que se cumplan todas aquellas medidas de seguridad internas, es su responsabilidad como así también tiene la responsabilidad de mantener operacional y en perfecto estado de conservación todos aquellos elementos y materiales que estén designados para la ejecución de estos planes. 10.- Plan de mantención de la o las infraestructuras de las bodegas. Es muy importante que las diferentes dependencias o lugares que estén designadas como bodega se mantengan siempre en perfecto estado de conservación y seguridad, tanto interne como externamente. Esto evita posibles deterioros de la infraestructura como asegurar la protección y buen almacenamiento de todos los artículos que se encuentran en cada bodega. 11.- Diseñar la forma de interrelación con las demás áreas de la empresa. En coordinación con todas las otras áreas de la empresa, debe desarrollar los distintos procedimientos a seguir para asegurar una adecuada respuesta a todas las solicitudes que como bodega reciba para
que cada una de estas áreas pueda cumplir con sus objetivos en forma óptima. Por otro lado, también fijar todos los requisitos administrativos que el resto de las áreas deben cumplir para asegurar un adecuado control sobre los materiales solicitados, en lo referente a documentos que se deben confeccionar y que dan origen y respaldo al movimiento interno de mercadería. 12.- Toma y procesamiento de inventario. Esta constituye una actividad muy importante dentro del proceso de administración de bodegas, que representa la comprobación real del funcionamiento general de la bodega como así el control físico de todos los artículos almacenados en ella. La toma de inventario la puede realizar cualquier persona que designe la empresa, esto dependerá de la normativa vigente de esta, normalmente la deberá realizar personal del departamento de auditoria interna (si existe), auditores externos (si es el caso), personal de contabilidad y finanzas, algún gerente designado, o cualquier otra persona que sea designada por la Gerencia General e incluso el propio Gerente General o dueño de la empresa. Lo que nunca va a ser recomendable efectuar es que se le solicite al mismo jefe de bodega que realice esta toma de inventario ya que la finalidad principal de la toma de inventario es efectuar un detallado control y registro de las cantidades de artículos que realmente deben estar. En su parte practica, este proceso debe constar de los siguientes pasos: Paso Nº 1 Toma de inventario: • • • • •
Descripción y cantidad exacta de todos los artículos existentes en bodega, conforme al día de corte de movimiento de mercadería. Comprobación del estado físico y operacional de cada uno de ellos. Condiciones de almacenamiento, si es la adecuada o no. Revisión del total de la documentación administrativa de bodega y que esta este conforme a todas las disposiciones de la empresa. Revisión de todos los artículos que estén en reparación y que estos efectivamente estén en los lugares indicados para su reparación.
Los periodos entre las tomas de inventario van a depender a las normativas administrativas que tenga cada empresa, sin perjuicio que en cualquier momento o día del año administrativo de una empresa, la autoridad de esta pueda ordenar una toma de inventario fuera de toda planificación, estas normalmente pueden ser, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, y van a corresponder, independiente a los periodos con que se tomen, al cierre contable del mes. (30 o 31 del mes según corresponda). Paso Nº 2: Cuadratura de inventario: En este paso la persona encargada de la toma de inventario deberá realizar la cuadratura de este, esto consiste en unir la información de la empresa que nos indica, que mercadería y en que cantidad conforme al corte administrativo debe haber en bodega versus que mercadería y en que cantidad real fue la contada. Se produce la comparación entre estos dos listados los cuales deben coincidir en forma exacta, de existir diferencia entre sus cantidades, están van a producir "diferencias de Inventario" las cuales pueden ser, a favor (sobrante de algún determinado producto) o en contra, (faltante de algún producto). Conforme a esto, el encargado de la toma de inventario deberá determinar las diferentes responsabilidades, no solo sobre las diferencias de inventario, sino sobre todas las novedades en general que se detecten. Paso Nº 3 Informe de Gestión: En esta parte la persona a cargo de la revisión y toma de inventario deberá evacuar un informe a la Gerencia General o a la autoridad dentro de la empresa que solicitó dicho trabajo, en el cual deben contar todos los pormenores de estas en forma detallada y completa y en el caso de haberse detectado algún tipo de anormalidad, cualquiera esta sea desde ya debe estar determinada las responsabilidades correspondientes.
También este informe debe el grado de cumplimiento del personal de bodega sobre todas las disposiciones vigente de la empresa como todas aquellas observaciones que él considere pertinente hacer, para mejorar el funcionamiento normal de la bodega bajo un tenor de "recomendaciones". 13.- Utilización y mantención de las maquinarias, elementos técnicos y computacionales. Será también obligación del jefe de bodega velar por la correcta utilización y que se efectúe la manutención adecuada a toda la maquinaria, elementos técnicos, computadores que estén en uso y servicio de las funciones inherentes a la bodega. 14.- Sistemas computacionales y manejo de la información. El jefe de bodega debe mantener su sistema automatizado para que administre la base de datos de las existencias, materiales y equipos que estén bajo su custodia de manera actualizada y confiable, la información total contenida en todos y cada uno de los movimientos debe encontrarse al día y con sus respaldos correspondientes. Es muy importante destacar que cuando se origina cualquier movimiento en bodega, este debe quedar de inmediato ingresado al sistema computacional, para así mantener un perfecto orden de información. Deberá mantener ingresada y al día toda la información relativa al total de movimientos de documentación y/o materiales que tenga la bodega, esto se debe ir registrando en el sistema en forma diaria y fundamentalmente en el momento en que se origina este. Esto entre otras cosas mantendrá absolutamente actualizado el stock de su bodega y permitirá un adecuado funcionamiento de todos los procesos que debe realizar. El encargado de bodega deberá, sobre la base de sus controles permanentes de los artículos y/o materiales, determinar, clasificar y seleccionar todos aquellos susceptibles de obsolescencia, dañados o fuera de uso, mantenidos en bodega o reingresados durante largo tiempo, informar en detalle de estos y solicitar su baja respectiva. De esta forma los podrá rebajar del stock normal de bodega. Procederá a eliminarlo cuando reciba de la gerencia correspondiente la autorización de baja por medio de un documento, este es el que en definitiva provoca la baja del artículo y lo elimina del stock en forma definitiva. 15.- Ajustes de Inventario: Como consecuencia de cualquier toma de inventario, controles esporádicos o por simple inspección que se efectué, puede ocurrir que se detecten faltantes o sobrantes de mercadería o materiales, estos se deben informar detalladamente y simultáneamente solicitar el "ajuste de inventario" correspondiente, para que administrativamente se aumente el artículo faltante y/o se descuente el artículo sobrante del stock general. De esta forma se mantiene siempre el stock cuadrado y en sus cantidades físicas reales. Esto sin perjuicio que la autoridad correspondiente dentro de la empresa disponga que se investiguen las responsabilidades correspondientes que dieron origen a cualquiera de las situaciones antes mencionadas. 16.- Despacho de productos entre bodegas internas (sucursales): En caso que una bodega realice también el despacho de productos hacia otras bodegas de la misma empresa, que queden fuera de la instalación central, como por ejemplo a sucursales de otras ciudades o regiones, se deberá confeccionar una guía de salida y transporte de artículos, la cual será la que dé origen a la rebaja de todo el stock contemplado en esta; de la bodega despachadora y por ende será la que ingrese administrativamente todos esos artículos en la bodega receptora.