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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ Archivo de la Universidad Siempre sirviendo

Curso sobre el establecimiento del Sistema Institucional de Archivos PUCP (I) I . DATOS GENERALES Título: Curso sobre el establecimiento del Sistema Institucional de Archivos PUCP (I) Unidad: Archivo de la Universidad Coordinador: César Gutiérrez Muñoz, Archivero de la Universidad Duración:   Cada grupo en tres sesiones  (nueve horas lectivas) durante el mes de  noviembre II. PRESENTACIÓN  Este   primer   curso   de   capacitación   responde   a   la   necesidad   de   uniformar   el   trabajo  archivístico en la PUCP.

III. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS CLAVE

En este sentido consideramos importante definir algunos conceptos básicos que orientarán  nuestra capacitación….: 1. Archivo La palabra “archivo” en castellano tiene varias acepciones, todas vinculadas entre sí: 1) local o  espacio   donde   se   conservan   los   documentos.   2)   Conjunto   organizado   de   documentos  producidos o recibidos por la PUCP por cada una de sus unidades u oficinas en el cumplimiento  de   sus   fines   y   funciones.   3)   Unidad   u   oficina   encargada   de   la   Administración   de   los  documentos. 4) Archivo Histórico Riva­Agüero con colecciones documentales adquiridas por la  PUCP, pero sin vínculo directo con ella. Ejemplo: Archivo de la Facultad de Letras y Ciencias   Humanas.

2. Sistema Institucional de Archivos


El Sistema Institucional de Archivos es la integración de todos los archivos de la Universidad,  sea cual fuere su origen, su edad en el ciclo vital y su fin, con el propósito de uniformar el  trabajo archivístico y facilitar el acceso a los documentos. Está conformado por los archivos de  gestión, los archivos periféricos, los archivos permanentes, el Archivo Histórico Riva­Agüero y  cualquier otro que se cree o adhiera. 3. Documento archivístico universitario Es  todo medio que  expresa  una  función  o  actividad  de  la  institución  que  lo  crea  o  recibe,  independientemente de su singularidad y soporte. Por su naturaleza, es auténtico, fiable, íntegro,  accesible,   único   e   irreemplazable.   Puede   ser   textual,   cartográfico,   fotográfico,   sonoro,  audiovisual, electrónico y cualquier otro distinto que se produzca. 4.     Gestión documental        Es el proceso integral que cubre el ciclo vital de los documentos, desde su diseño y producción  hasta el destino final, garantizando la adecuada marcha del Sistema Institucional de Archivos de  la Universidad, la economía de los recursos disponibles, la eficacia del servicio archivístico y la  oportuna toma de decisiones. 5. Organización              La organización es el proceso mediante el cual los documentos producidos o recibidos se  identifican, se clasifican y se ordenan en el lugar que les corresponde con el objeto de usarlos y  servirlos oportunamente.

IV. JUSTIFICACIÓN  La generación de documentos (producidos o recibidos) en la PUCP ha crecido al ritmo de  la propia Universidad. Sin embargo, pese a la gran masa documental, todavía no hay un  sistema   uniforme  de archivamiento,  carencia  que dificulta  y encarece  la administración  acertada de dichos testimonios. V. PÚBLICO OBJETIVO La capacitación está dirigida al personal que maneja los documentos producidos o recibidos  en cada unidad de la PUCP VI. OBJETIVOS Introducir  y familiarizar al personal PUCP en el adecuado y normalizado manejo de los  documentos producidos o recibidos por la Universidad en el ejercicio de sus funciones y  actividades. Destacar  la  calidad  del  Manual de normas y procedimientos  archivísticos  de la PUCP  como instrumento fundamental para establecer el trabajo archivístico normalizado. Ofrecer los lineamientos básicos de la organización archivística en la PUCP en todas las  etapas del ciclo vital de los documentos, insistiendo en el valor del cuadro de clasificación,  de la tabla de retención y de la descripción de dichos documentos.


Conseguir la integración de las diversas unidades PUCP con el Archivo de la Universidad,  ente rector del Sistema Institucional de Archivos.

Capacitación Archivística  

Manual de Capacitación Archivística

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