PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL
gestión como oficinas funcionan en ella. Por eso también se les denomina archivos secretariales o de oficina. Las oficinas son las unidades productoras que generan por primera vez el proceso de concentración de documentos y expedientes en tramitación hasta su resolución. La correcta gestión de los documentos en esta primera edad es muy importante para el desarrollo de la calidad institucional porque cuando se cuenta con una información completa se facilita, de manera rápida y oportuna, la toma de decisiones. Su responsabilidad es mantener identificadas las series y les corresponde completar los expedientes. No suelen tener adscritos ni archiveros, ni espacios asignados pero sí deben estar asesorados o tutelados por el Archivo General de la PUCP. Los objetivos de todo archivo de gestión son: - Mantener organizados los documentos de manera integral como producto de las actividades de la Universidad. - Seguir criterios uniformes para la organización de los documentos. - Facilitar la rápida recuperación de la información. Documentos que producen Normalmente, en todo archivo de gestión encontramos los siguientes grupos documentales: expedientes, carpetas de asuntos y libros de registro. El expediente es la unidad documental que está formada por un conjunto de documentos generados por un productor para la resolución de un mismo asunto. Estos se van añadiendo de acuerdo al trámite que siguen: solicitudes, pruebas, dictámenes, acuerdos, notificaciones, resoluciones, etc. Todos los documentos que lo conforman tienen una relación causa-efecto. Las carpetas de asuntos no se inscriben en ninguna fase de tramitación, salvo la más simple de solicitud–respuesta. Están formadas comúnmente por la correspondencia general y a través de ella se establecen relaciones internas y externas. Los libros de registro de grados y títulos existen en las unidades académicas pero los que se encuentran en las oficinas son los que llevan un control administrativo de los documentos que entran y salen de las mismas. Su existencia es cada vez menor porque actualmente se hace a través de medios informáticos. Los tipos de documentos que forman series y que se pueden encontrar en las oficinas son los que reflejan - decisiones: acuerdos (actas de sesiones), resoluciones (del Consejo Universitario, del rector y de los decanos) - constancias: actas (actas de notas) y certificados - Denuncias y reclamos: Quejas, solicitudes, denuncias, apelaciones - Comunicaciones: cartas, memorándums, informes, invitaciones, saludos Todos estos documentos deben ser organizados de acuerdo a las siguientes pautas:
Manual de Procedimientos Archivísticos - MANPA PUCP
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