Buenas Prácticas en Gestión Documental

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ Archivo General Siempre sirviendo

BUENAS PRÁCTICAS EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Octubre 2012

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Manual de Procedimientos Archivísticos - MANPA PUCP

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ÍNDICE

Pág.

INTRODUCCIÓN

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GESTIÓN DOCUMENTAL Los archivos de gestión Documentos que producen La organización de documentos Organización de documentos electrónicos Descripción Conservación Acceso y servicios

5 5 6 7 10 11 12 13

GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS PASIVOS Definición de valoración o evaluación Identificación de las series Evaluación propiamente dicha Valor primario Valor secundario La selección Comité Asesor Programa de Control de Documentos Tabla General de Retención de Documentos Selección natural o depuración Transferencia de documentos Eliminación de documentos

15 15 16 17 17 18 19 20 21 21 21 23 25

FORMULARIOS

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TERMINOLOGÍA

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BIBLIOGRAFÍA

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BUENAS PRÁCTICAS EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Introducción Bajo el título de Buenas prácticas en la gestión de documentos, los objetivos del presente curso son reforzar la importancia de la organización y de la evaluación o valoración de los documentos en las unidades que los producen, por ser componentes fundamentales de la gestión documental y dar las pautas para el buen manejo de los documentos que ya no son solo tradicionales o en papel sino electrónicos, por lo que es más preciso hablar de e-gestión documental.

El presente texto es un complemento de la primera y segunda parte del Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos de la PUCP (MANPA-PUCP) que fue presentado entre noviembre de 2009 y octubre de 2011 en el marco de la implementación del Sistema Institucional de Archivos.

Comprende la actualización de lo que hoy en día entendemos por gestión de documentos y e-gestión documental, así como la versión más completa del Cuadro de Clasificación del Fondo de la Universidad. La experiencia de las capacitaciones anteriores fue muy valiosa porque nos ha permitido modificar, enriquecer y ampliar el mencionado cuadro, así como también completar la Tabla de Retención de Documentos, dos instrumentos básicos de la gestión documental.

También se han precisado mejor los pasos a seguir en los procesos de organización y evaluación de documentos desde su producción hasta que sean eliminados o transferidos al Archivo General. Pretende ser una guía para organizar, evaluar, seleccionar, eliminar y transferir los documentos.

Está dirigido al personal PUCP que maneja documentos y que solo asistió a uno de los dos cursos de capacitación impartidos sobre organización y valoración con la finalidad de que tengan la secuencia completa y ampliada.

Este nuevo módulo se ha preparado en el contexto de Mejoremos PUCP porque el Archivo General, en lo que le compete, quiere contribuir en la modernización de la gestión administrativa que la Universidad se ha propuesto alcanzar. Recordemos que las gestiones de infraestructura, mantenimiento, recursos humanos, servicios universitarios y cualquier otra función, se expresan en documentos y todo documento que se produce como resultado de las funciones, es documento de archivo. Una buena gestión documental asegura que las cosas se hagan bien y si es así nuestro trabajo siempre tendrá el sello de la calidad.

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GESTIÓN DOCUMENTAL La gestión de documentos tradicionales es el proceso integral que cubre el ciclo vital de los documentos, desde su diseño y producción hasta su destino final, garantizando la adecuada marcha del Sistema Institucional de Archivos de la Universidad, la economía de los recursos disponibles, el control del uso y circulación de documentos, la eficacia del servicio y la oportuna toma de decisiones.

La gestión de documentos electrónicos es definida por la norma ISO 15489 como “campo de la gestión responsable del control eficiente y responsable de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, incluyendo procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia e información sobre las actividades de gestión y operaciones en forma de documentos”.

“Este concepto incluye ideas de responsabilidad y rendición de cuentas, valor de la evidencia y el alineamiento de la gestión de documentos con la gestión de la información”. Por lo tanto es un sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.

La gestión documental, como parte de la e-administración también es e-gestión documental y abarca funciones de los gestores administrativos por lo que la e-gestión documental no es responsabilidad única de los archiveros sino es compartida con los primeros.

Considerando estas dos definiciones, la gestión documental afecta a cualquier documento de archivo, incluido el electrónico y comprende todas las funciones, actividades y procesos que se aplican a los documentos en el transcurso de su vida para garantizar su producción, su autenticidad, su integridad, su conservación, su fiabilidad y su disponibilidad, para un mayor uso y mejor servicio.

Los instrumentos fundamentales en la e-gestión documental son: el Cuadro de Clasificación del fondo y el Programa de Control de Documentos con la Tabla de Retención de Documentos. El primero va adquiriendo mayor importancia con los documentos digitales.

Por todo lo expuesto, en el presente curso, nuestras herramientas de trabajo en las buenas prácticas de la gestión documental serán el cuadro de clasificación y las tablas de retención de documentos con sus respectivos instrumentos de control.

Los archivos de gestión Los archivos de gestión constituyen el primer nivel en la cadena de archivos que existen en la Universidad y hay tantos archivos de Manual de Procedimientos Archivísticos - MANPA PUCP

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gestión como oficinas funcionan en ella. Por eso también se les denomina archivos secretariales o de oficina.

Las oficinas son las unidades productoras que generan por primera vez el proceso de concentración de documentos y expedientes en tramitación hasta su resolución. La correcta gestión de los documentos en esta primera edad es muy importante para el desarrollo de la calidad institucional porque cuando se cuenta con una información completa se facilita, de manera rápida y oportuna, la toma de decisiones. Su responsabilidad es mantener identificadas las series y les corresponde completar los expedientes.

No suelen tener adscritos ni archiveros, ni espacios asignados pero sí deben estar asesorados o tutelados por el Archivo General de la PUCP. Los objetivos de todo archivo de gestión son: - Mantener organizados los documentos de manera integral como producto de las actividades de la Universidad.

- Seguir criterios uniformes para la organización de los documentos.

- Facilitar la rápida recuperación de la información.

Documentos que producen Normalmente, en todo archivo de gestión encontramos los siguientes grupos documentales: expedientes, carpetas de asuntos y libros de registro.

El expediente es la unidad documental que está formada por un conjunto de documentos generados por un productor para la resolución de un mismo asunto. Estos se van añadiendo de acuerdo al trámite que siguen: solicitudes, pruebas, dictámenes, acuerdos, notificaciones, resoluciones, etc. Todos los documentos que lo conforman tienen una relación causa-efecto.

Las carpetas de asuntos no se inscriben en ninguna fase de tramitación, salvo la más simple de solicitud–respuesta. Están formadas comúnmente por la correspondencia general y a través de ella se establecen relaciones internas y externas.

Los libros de registro de grados y títulos existen en las unidades académicas pero los que se encuentran en las oficinas son los que llevan un control administrativo de los documentos que entran y salen de las mismas. Su existencia es cada vez menor porque actualmente se hace a través de medios informáticos.

Los tipos de documentos que forman series y que se pueden encontrar en las oficinas son los que reflejan - decisiones: acuerdos (actas de sesiones), resoluciones (del Consejo Universitario, del rector y de los decanos) - constancias: actas (actas de notas) y certificados - Denuncias y reclamos: Quejas, solicitudes, denuncias, apelaciones - Comunicaciones: cartas, memorándums, informes, invitaciones, saludos Todos estos documentos deben ser organizados de acuerdo a las siguientes pautas:

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La organización de documentos La organización es un proceso que consiste en el desarrollo de un conjunto de operaciones y actividades orientadas a identificar, clasificar, ordenar, signar y describir los documentos emitidos y recibidos por cada unidad u oficina de la Universidad en el ejercicio de sus funciones.

Etapas La organización se deberá realizar en base a las siguientes etapas: Identificación.- Es una operación intelectual previa a la clasificación que consiste en reconocer todo lo concerniente a la unidad productora o a la oficina (archivo de gestión) donde se trabaja. Abarca su normativa, sus competencias, atribuciones o potestades, sus funciones y actividades con la finalidad de poder identificar con precisión los documentos que recibe y genera para determinar las agrupaciones o series documentales que les son propias. Por ejemplo, si trabajamos en la Dirección de Recursos Humanos, la identificación nos obliga a reconocer en primer lugar, cuáles son sus atribuciones, funciones, actividades y tareas que realiza; con este conocimiento podemos precisar los documentos que emite y recibe, lo que nos servirá para especificar que las series de esta unidad son los legajos de personal, las planillas de haberes, los convenios de prácticas preprofesionales, las boletas de pago, los cursos de capacitación, etc.

Primero se reconoce, después se clasifica. Primero se reconocen las series, después se ordenan y se representan. Sin la identificación no es posible la clasificación, la descripción, la valoración y la consulta.

Clasificación.- Es una función archivística que forma parte de la gestión documental y de la e-gestión documental.

A través de la clasificación se establecen las categorías o grupos documentales basadas en las funciones y en la estructura orgánica de la Universidad y se manifiesta en el Cuadro de Clasificación del fondo.

Es una operación intelectual que consiste en separar los grupos de documentos que tengan similares características o que sean el resultado de una misma actividad. También separa los documentos que son de apoyo a la gestión o a la información.

“La clasificación supone jerarquía, requiere la identificación, determina la descripción y facilita la localización. Siempre se basa en el principio de procedencia y exige el reconocimiento del productor, así como las relaciones entre este y sus funciones para determinar las series”.

La clasificación nos permitirá decidir si una carta debe ir en el conjunto documental llamado correspondencia o en el expediente de un alumno, si las copias de las resoluciones del Consejo Universitario deben agruparse en la subserie Resoluciones del Consejo Universitario o simplemente en los documentos de apoyo a la gestión.

En la e-gestión documental la clasificación no se hace en el Archivo. Esta se hace antes de producirse los documentos, cuando se reconocen las funciones y se diseñan los procedimientos administrativos.

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La identificación y clasificación de funciones corresponde a los gestores administrativos y la clasificación de series le compete a los archiveros.

Ordenamiento.- Se realiza inmediatamente después de la clasificación y consiste en relacionar unos documentos con otros de acuerdo a las características de la serie y a un criterio establecido, puede ser la fecha (cronológico), los números (numérico), las letras del alfabeto (alfabético) o en su defecto una combinación de los sistemas indicados. Los documentos se ordenan en los expedientes siguiendo la secuencia lógica de su tramitación que mayormente coincide con su secuencia cronológica.

Instalación y signatura.- La instalación consiste en colocar los documentos en las carpetas, cajas, bolsas colgantes u otros contenedores acondicionados para tal fin. Cada unidad de instalación debe tener una signatura, es decir, los datos que permitirán su pronta y exacta ubicación. La signatura incluye información relativa a su ubicación física.

Procedimiento 1.

Identificar la unidad productora con la finalidad de asegurar que los documentos generados o recibidos por una sección u oficina no se mezclen con los de otra sección u oficina. Por ejemplo los documentos de la Facultad de Derecho no deben mezclarse con los documentos de la Facultad de Letras y Ciencias Humanas. Aquí se aplica el principio de procedencia.

2.

Clasificar los documentos que son de archivo significa agrupar los documentos teniendo presente las funciones y actividades que realiza la unidad u oficina productora, así como los tipos documentales que se han generado. Luego se procederá a identificar las series de acuerdo con el Cuadro de Clasificación (CC) del fondo de la Universidad. Ejemplos: En las Facultades podemos encontrar las siguientes series documentales: “Actas de sesiones del Consejo de Facultad”, “Expedientes de alumnos”, “Actas de exámenes”, etc. En los Departamentos Académicos tenemos las series: “Actas de concursos de docentes”, “Legajos o expedientes de docentes”, “Provisión de docentes”, “Planes de trabajo”, etc.

3.

Separar los documentos de apoyo a la gestión. Generalmente son copias, circulares, boletines, catálogos, etc. Su objetivo es solo informativo, por ello, su conservación siempre será temporal y no deben transferirse al Archivo General. Los documentos de apoyo informativo deben separarse de los documentos propiamente dichos. Se pueden colocar en un mueble aparte y conservarse el tiempo que se considere necesario. Cuando este haya prescrito se puede proceder a su eliminación. No constituyen series.

4.

Ordenamiento de los documentos Los expedientes Ordenar los documentos en cada expediente significa seguir la secuencia de su tramitación. En primer lugar irá el documento que inició el trámite, luego se añadirán los que le siguen respetando el orden de su producción a lo largo del procedimiento. Por ejemplo, en un expediente de un proceso

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disciplinario, los documentos deben seguir el siguiente orden: denuncia, apertura de la investigación, documentos probatorios, descargos, dispositivos, apelaciones, sentencia o resolución definitiva y podemos inferir que la secuencia del trámite de estos documentos es cronológica. Un expediente de sesión del Consejo de Facultad, por ejemplo, debe constar de la convocatoria o citación y anexos que desarrollan los puntos del orden del día, el acta de la sesión celebrada y anexos o documentación sustentatoria de la misma.

Los documentos se ordenarán cronológicamente.

Es necesario numerar los documentos que lo conforman para evitar su desorden al momento de realizar las consultas y para facilitar su reintegración con mayor rapidez.

También es mejor describir los documentos a medida que van ingresando al expediente indicando su número de orden, la fecha y un breve resumen. Se puede hacer en el reverso o en el anverso de cada carpeta.

En caso se solicite prestado algún documento del expediente, se debe dejar un testigo con la información de quien lo solicitó, por cuanto tiempo y para qué. Pasado un tiempo prudencial, se ha de contactar con la persona para su devolución inmediata.

El expediente híbrido es aquel que tiene documentos electrónicos y documentos en papel. Estos últimos deben ordenarse de acuerdo a como vayan surgiendo.

Las carpetas de correspondencia El ordenamiento de la correspondencia se realizará respetando las unidades e instituciones de procedencia tanto interna como externa. Primero las carpetas en orden alfabético y al interior de cada una de ellas en forma cronológica.

En definitiva, el ordenamiento de cada serie se debe hacer utilizando el sistema más conveniente: numérico, cronológico, alfabético, alfanumérico o una combinación de estos. En todos los casos no olvidarse de indicar el código que tiene de acuerdo al cuadro de clasificación.

5. Cada unidad de archivamiento (carpeta, archivador de palanca) debe reseñar el nombre de la oficina que lo ha tramitado (Facultad, Departamento, Oficina, Dirección), el código de la serie a la que pertenece según el cuadro de clasificación, las fechas extremas (inicio/fin), un resumen o el asunto (si se trata de un expediente) y el número de documentos que lo conforman.

Por ejemplo: Unidad Orgánica Serie Fechas Resumen o asunto

Secretaría General A3 CONVENIOS A3.1 Universidad Autónoma de México 1997-2000 Convenio marco de cooperación interinstitucional

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6.

Instalar los folders o las cajas en los espacios disponibles o asignados y agregarle su signatura topográfica. Normalmente es el número de unidad de instalación y dentro de ella, el número de la carpeta. Ejemplo: 10/4 indica bolsa colgante Nº 10 y dentro de ésta la carpeta o folder Nº 4.

Organización de documentos electrónicos Mientras no se haya elaborado una directiva para la organización de los documentos que tenemos en nuestras computadoras, provisionalmente todas las unidades podrán organizar archivísticamente sus documentos siguiendo las pautas de clasificación y ordenamiento establecidos para los documentos en soporte papel.

En ese sentido, se creará una carpeta o directorio denominado Cuadro de Clasificación. Dentro de ella se crearán cuatro subcarpetas que representarán a cada sección y dentro de cada sección se abrirán tantas sub carpetas como series se hayan identificado. En cada subcarpeta se pondrá el nombre de la serie de conformidad con el Cuadro de Clasificación del fondo establecido, y luego otras tantas carpetas que reflejen su ordenamiento como por ejemplo una por cada año en curso.

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Debemos recordar que nunca se debe considerar como series documentales las siguientes denominaciones: • • • • • • • • •

Documentos enviados Documentos recibidos Los nombres de las unidades orgánicas. Ejemplo: Oficina de Logística, Administración Los nombres propios. Ejemplo: Marita, Doralisa, Chombo Otros Varios Miscelánea Las fechas extremas: 2001-2003 Los nombres de lugares: Lima, Bogotá, etc.

Descripción Hay una relación indisoluble entre la clasificación y la descripción. La descripción es la representación de la clasificación. Es difícil describir sin clasificar (A. Heredia, 2011). Por eso en los archivos de gestión, el instrumento descriptivo fundamental es el Cuadro de Clasificación del fondo y le sigue la Base de Datos donde se registra los documentos que las oficinas reciben o envían diariamente. De esta manera se puede controlar la entrada y salida de cada uno de los documentos en cada unidad u oficina de la Universidad, así como, realizar el seguimiento, verificar el estado de tramitación en que se encuentran o reconocer a quién se derivó para su atención.

Objetivos • Facilitar la localización de los documentos.

• Garantizar el control del Patrimonio Documental de la Universidad.

• Brindar un eficaz y eficiente servicio de información.

Requisitos Los instrumentos descriptivos en los archivos de gestión están constituidos por el Cuadro de Clasificación, el Registro de Ingreso y Salida de documentos, y la descripción del contenido de cada expediente.

Procedimientos Registro de ingreso a. b. c.

Recibir el documento.

Llenar el formulario respectivo.

Derivar para su tramitación.

Registro de salida

a. b. c.

Ubicar el documento que se va a enviar.

Llenar el formulario correspondiente.

Disponer su despacho.

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Conservación La conservación de los documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad del soporte y del contenido de los documentos a través del desarrollo de programas de preservación en cada unidad.

La preservación comprende todas las actividades económicas y administrativas, los métodos y técnicas preventivas para proteger los materiales de archivo y la información contenida en los mismos.

Objetivos • •

Asegurar la integridad física de los documentos.

Garantizar la conservación del Patrimonio Documental de la Universidad.

Pautas a tener en cuenta a.

Colocar los expedientes y unidades de archivamiento preferentemente en mobiliario metálico.

b.

Distribuir los expedientes de manera proporcional en cada unidad de archivamiento, dejando un pequeño espacio para la ventilación. No forzar la capacidad de los folders o cajas archiveras.

c.

Evitar el uso de archivadores de palanca. De preferencia utilizar folders sin fasteners.

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d.

Al momento de archivar, sacar de los documentos cintas adhesivas, ligas, clips de metal y grapas. Si usa fasteners para sujetarlos estos que sean de plástico y no de metal.

e.

Limpiar diariamente la oficina, el mobiliario y las unidades de archivamiento, a fin de evitar la acumulación de polvo y la aparición de agentes biológicos (insectos, hongos, bacterias, etc.) que ocasionarían daño a los documentos.

Manipular adecuadamente los documentos. “No arrugue, pliegue ni doble nunca los documentos”. (Formación del personal y los usuarios en el manejo adecuado del material de archivo: un estudio del RAMP con instrucciones: 1991, p. 16-17) Asimismo, los documentos deben colocarse en la carpeta con cuidado y guardar el folder sin tratar de forzar para que quepa en la caja. Si el folder o la caja se han deteriorado, deben cambiarse inmediatamente para proteger los documentos.

f.

No empastar los documentos de archivo, ya que no solo los documentos se colocan en forma arbitraria sino que también los elementos utilizados para realizar el empaste (cola sintética, cartón, forro, etc.) favorecen la aparición de microrganismos e insectos que contribuyen al deterioro de los documentos.

Acceso y servicios El acceso a los documentos y a su información está normado por las disposiciones de la Universidad, teniendo en cuenta su calidad informativa o probatoria (confidenciales, personales, públicos). En principio, los documentos se conservan, organizan y administran para servir tanto a la propia PUCP y a sus miembros como a cualquier otro usuario que lo requiera legítimamente. Pero hay restricciones en el acceso por razones concretas que deben respetarse, como son, por ejemplo, la privacidad de las personas o los asuntos confidenciales de la institución.

La discreción es una cualidad inherente al manejo de los documentos.

Guardarla es una obligación de la persona responsable en el cumplimiento de sus funciones.

Pero el acceso es una consecuencia de la acertada organización de los archivos. Si no se sabe dónde está lo que hay en un archivo no se puede ofrecer el servicio requerido de modo eficaz y oportuno.

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El servicio se puede brindar a través de diferentes medios: solicitud verbal, personal o vía correo electrónico especificando los documentos o el expediente y el motivo de la consulta. Asimismo se debe indicar el tipo de servicio: préstamo, consulta, fotocopia o documento digitalizado. Así como registrar todos los datos para llevar el control respectivo.

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GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS PASIVOS

Cuando los expedientes y otros documentos ya fueron atendidos en las unidades de origen o en los archivos de gestión significa que ya terminó la primera edad en el ciclo de vida de los documentos. Un rasgo característico de ellos es la poca o nula frecuencia de ser consultados.

Por eso se dice que son documentos inactivos o pasivos que ya no ameritan seguir conservándose en las unidades de origen. En esta fase y mientras permanezcan en sus unidades productivas, se debe realizar la valoración o evaluación de los documentos Definición de la valoración o evaluación La valoración, hoy conocida como evaluación, es una función archivística que forma parte de la gestión documental.

Consiste en reconocer los valores de los documentos que integran las series, a partir del estudio integral de la Universidad como ente productor de la documentación. Su finalidad es determinar el tiempo que éstos deben permanecer en el Archivo de gestión y en los Archivos periféricos y decidir los que pueden ser eliminados y los que deberán pasar al Archivo General de la PUCP para su conservación definitiva.

Comprende los siguientes procesos: La identificación de las series que testimonian actividades, el análisis de sus valores documentales, la determinación del período de conservación de los documentos y la selección mediante la decisión de conservar o eliminar.

Importancia La evaluación es una tarea fundamental porque a través de ella podemos establecer los juicios o criterios de valor de las series documentales y fijar tanto el tiempo de vida que tendrán, como el período de permanencia en cada nivel de archivo, conservándose sólo los documentos que aun son necesarios en mérito a su vigencia administrativa.

Es una de las actividades más delicadas de la gestión documental porque de su decisión dependerá reconocer qué series documentales deben ser conservadas de por vida y qué otras pueden ser eliminadas.

Uno de sus objetivos es el control y servicio de los documentos eliminando sistemáticamente lo innecesario y evitando la acumulación irracional para conservar sólo lo que merezca permanecer a lo largo del tiempo.

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ESQUEMA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Identificación de las series La valoración empieza con la identificación de las series.

La identificación consiste en reconocer todo lo concerniente a la unidad productora o a la oficina donde se trabaja para entender mejor el contexto en el que fueron creados los documentos. Abarca la normativa, competencias, funciones y actividades de cada unidad dentro de la Universidad. Esto hace posible reconocer las series con sus respectivas subseries y tipos documentales que genera o recibe; también permite establecer el tiempo adicional que deberá permanecer en sus archivos para atender posibles consultas o reclamos.

Mención especial merecen los documentos esenciales, por lo que cada unidad debe tener cuidado en identificarlos y protegerlos sabiendo que están integrados por aquellos que son indispensables para su funcionamiento y que aseguran la continuidad de sus actividades luego de ocurrido un desastre natural u ocasionado por un error humano. Por ejemplo, en la oficina de Relaciones Laborales, una serie documental esencial vendría a ser las planillas de haberes del personal.

También hay que identificar y proteger los documentos confidenciales o aquellos que resguardan los derechos de la institución y de las personas que pertenecen a ella.

En esta etapa, es de mucha utilidad el Cuadro de Clasificación elaborado previamente, ya que expresa de manera detallada la jerarquía y la estructura de la documentación institucional.

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Una vez que tenemos bien identificados los documentos en sus respectivas series, el siguiente paso es reconocer el valor que tienen o realizar la valoración propiamente dicha.

Evaluación propiamente dicha Entendemos por evaluación al acto de juzgar los valores de los documentos y decidir los plazos de su aplicación considerando la relación indisoluble que se da entre la Universidad, la unidad u oficina y los documentos que generan en el marco de sus funciones y actividades.

En el proceso de valoración debemos tener en cuenta: a) la jerarquía administrativa y funcional, ya que el valor del documento depende en buena medida del lugar que la oficina productora ocupe en la pirámide organizativa. Por ejemplo, las actas de sesiones de las instancias que gobiernan la Universidad se sitúan en primer lugar frente a la correspondencia. b) los valores primarios para el productor y usuario inmediato o titular de la documentación.

Por ejemplo el expediente de un alumno tendrá vigencia administrativa mientras permanezca en la Universidad. c) los valores secundarios de cada serie documental, para la investigación, donde el plazo es indefinido. Es el caso de los primeros libros de matrícula, los libros contables, las resoluciones del rector y actas de notas, entre otros.

Valor primario ¿Qué es el valor primario?

Es aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido.

Interesa exclusivamente a la gestión de la institución y va ligado a la primera fase del ciclo vital de los documentos. Sus aspectos o facetas son: administrativo, fiscal, contable, legal e informativo.

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Valor secundario Obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento y que se va acrecentando a través del tiempo. Aparece cuando ya concluyeron los valores primarios. Se concreta en el valor testimonial e histórico. No tienen valor testimonial los que reflejan funciones ordinarias y repetitivas en todas las administraciones, como por ejemplo, memos, papeletas de salida, autorizaciones de visitas personales, etc.

Los valores primarios y secundarios no son excluyentes. Simultáneamente pueden perdurar en el tiempo, por eso es difícil deslindarlos y saber exactamente dónde termina el uno y dónde empieza el otro, puesto que ambos conviven desde el momento mismo del surgimiento de los documentos.

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La determinación del valor secundario hay que hacerla desde varios puntos de vista considerando al productor, al usuario o ciudadano sujeto de derechos y obligaciones y al investigador. ¿Qué debemos tener presente para definir los diferentes valores de los documentos de archivo?

-

Que los valores son inherentes a los documentos. Por lo tanto, el personal encargado de su gestión y manejo solo puede y debe reconocerlos, reseñarlos y expresarlos.

-

Que el reconocimiento de los valores documentales debe hacerse de los documentos originales, incluyendo los originales múltiples.

-

Que en el caso de los documentos digitales, la autenticidad será el principal elemento para el reconocimiento de su valor.

-

Que en caso de pérdida de los originales, las copias suplirán a aquellos para su conservación.

-

Que se deben analizar los valores de las unidades documentales repetitivas que integran una serie. Ejemplo: Todas las que forman parte de los comprobantes de pago.

-

Que es mejor realizar la valoración simultánea de series relacionadas con una misma actividad. Ejemplo: todas las que tienen que ver con el proceso de matrícula de los alumnos.

Concluida la valoración, se procede a la selección.

La selección Es la función archivística que a partir de la valoración permite decidir qué series o qué documentos de valor primario pueden ser eliminados y qué otros tienen valor secundario o permanente para que sean conservados sobre la base de los plazos establecidos. También determina la permanencia de los documentos en los diferentes archivos y la circulación fluida de los mismos de un archivo a otro, mediante transferencias documentales regulares En este proceso se presentan las siguientes opciones de decisión: -

Conservación permanente y total de los documentos. Para ello hay que tener en cuenta que todo documento debe conservarse mientras subsista su vigencia administrativa y en el caso de soportes de sustitución de originales, tiene que estar garantizada la duración del soporte y la inalterabilidad de la información. Ejemplo, actas de exámenes de ingreso a la PUCP en formato digital.

-

Eliminación total: Se aplicará si al final del trámite y luego de un plazo prudencial se comprueba que los documentos carecen de valor primario y secundario. Como por ejemplo recibos, facturas, rendiciones de caja chica, conformidad de servicios, control de asistencia del personal, etc.

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-

Conservación parcial. Significaría eliminar parte de los documentos que ya no tiene valor primario conservando muestras representativas de los mismos.

Objetivos • • • • •

Garantizar la eliminación de los documentos innecesarios en los diferentes niveles de Archivo.

Aprovechar el espacio físico y los equipos disponibles.

Asegurar la conservación de los documentos de valor permanente.

Optimizar la recuperación de la información y la gestión administrativa.

Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de los documentos archivísticos.

Requisitos • • • • •

Comité Asesor Programa de Control de Documentos Tabla de Retención de Documentos Registro de Transferencia Registro de Eliminación

Comité Asesor Es el encargado de prestar consejo y orientación al Archivo General de la PUCP en los asuntos de su competencia. El Comité, en el marco de sus funciones, debe evaluar y decidir el destino de los documentos universitarios, así como absolver cualquier consulta en materia archivística que se someta a su consideración. Sus integrantes son nombrados por el Rector a propuesta de la Archivera de la Universidad.

El Comité Asesor está integrado por: •

Un profesor abogado para evaluar e identificar el valor legal y jurídico de los documentos.

•

Un profesor historiador para fundamentar el valor testimonial e informativo de los documentos.

•

Un académico-administrativo, para sostener el valor administrativo y evidencial de los documentos.

•

La archivera de la Universidad para orientar técnica y archivísticamente las decisiones del Comité. Tiene voto dirimente.

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Programa de Control de Documentos Es el instrumento de gestión archivística que establece las series documentales que produce o recibe la Universidad en sus respectivas unidades como resultado de sus funciones y actividades, precisando el número de años que deben conservarse y los períodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo General de la PUCP o su eliminación definitiva.

Es el instrumento que permite la aplicación de la selección en los plazos previstos y aprueba el estudio de identificación y valoración. Se expresa a través de la Tabla de Retención de Documentos. En su formulación es necesario considerar la vigencia, la prescripción y los plazos adicionales de conservación de los documentos.

Tabla General de Retención de Documentos Es la lista codificada de las series y sus correspondientes subseries producto del desarrollo de las funciones y actividades de cada oficina o unidad administrativa. Se elabora a partir del Cuadro de Clasificación.

A cada serie y subserie se le asigna el tiempo (años) que deberá permanecer en cada uno de los niveles de archivo (gestión, periférico, general). El Archivo General, tomando la información propuesta por las diversas unidades, ha elaborado una de Tabla de Retención de Documentos.

Selección natural o depuración Se realiza en los archivos de gestión o secretariales antes de remitirlos al archivo periférico o al de la Universidad. Consiste en analizar cada una de las carpetas o documentos con el objetivo de eliminar cualquier elemento ajeno al expediente o que no amerite la calificación de documento de archivo. Esta actividad también es conocida como depuración o selección natural.

Esta selección exige mucha atención, ya que cada pieza deberá examinarse detenidamente, incluso se revisará folio por folio para no cometer el error de eliminar un documento que pueda ser importante o de valor. Por ello, esta tarea debe realizarse bajo la supervisión del Archivo General de la PUCP. Procedimiento a. b. c. d. e. f. g. h.

Retirar los documentos de los archivadores de palanca.

Separar folletos publicitarios, periódicos y otros documentos que no son de archivo.

Retirar clips, fasteners, cinta adhesiva, post it y cualquier otro material que cause deterioro al documento.

Investigar el origen de las copias en cualquier soporte (papel, electrónico o magnético).

Eliminar los duplicados de documentos, siempre y cuando se ubique el original.

Retirar las hojas en blanco y/o borradores que sean innecesarios.

Eliminar documentos sin firmar, registros de llamadas telefónicas, tarjetas, cartas de recomendación, vales, contraseñas caducas.

Colocar los documentos y rotular las carpetas.

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i.

Signar las cajas archiveras e ir colocando las carpetas de acuerdo a las series documentales definidas en la unidad.

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Transferencia de documentos Es la remisión ordenada de los documentos del archivo de gestión a los archivos periféricos o al Archivo General de la PUCP, de conformidad con las Tablas de Retención de Documentos establecidas para cada serie y respetando el cronograma anual previamente elaborado.

La transferencia implica únicamente traspaso físico de documentos (responsabilidad de custodia), más no el traslado de la pertenencia y la responsabilidad que impliquen estos en la gestión administrativa, que estará a cargo de la unidad productora.

Requisitos • •

Seleccionar o depurar previamente los expedientes.

Registro de Transferencia de Documentos.

Procedimiento a. b. c. d. e.

f. g. h.

Revisar el calendario de transferencias.

Identificar las series y subseries que deben transferirse según la Tabla de Retención de Documentos.

Coordinar con el Archivo General de la PUCP y solicitar autorización para realizar la transferencia de los documentos.

Preparar la documentación una vez autorizada la transferencia.

Foliar consecutivamente los documentos con lápiz en la parte superior derecha. La foliación evitará la pérdida de documentos y remplazará el uso de las grapas o de cualquier otro material. Los planos o documentos que por su gran tamaño deban doblarse, se enumeran como un solo folio.

Numerar las carpetas o cajas y consignar los datos que faciliten la identificación de su contenido.

Llenar el Registro de Transferencia.

Efectuar la transferencia presentando dos ejemplares del inventario y una carta dirigida a la Jefa del Archivo General.

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Eliminación de documentos Consiste en la destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, fiscal, contable, legal y que no tengan valor histórico. Se eliminan las series de valor primario al término de sus plazos de retención.

Los documentos se pueden eliminar teniendo en cuenta los siguientes criterios de valoración: • • • •

Las copias y los duplicados siempre que se constate la existencia de los originales.

Las series originales carentes de valores informativo e histórico que hayan sido desestimados o no sean de interés para la investigación.

Las series originales cuya información está recogida en series recopilatorias de manera suficiente.

Los documentos de apoyo a la gestión y a la información.

Requisitos • • •

Tabla de Retención de Documentos Registro de Eliminación de Documentos Resolución Rectoral de autorización de eliminación de documentos

Procedimiento a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k.

Revisar la Tabla de Retención de Documentos para identificar los documentos de valor temporal que hayan cumplido su periodo de retención.

Verificar la documentación y preparar una muestra.

Llenar dos ejemplares del Registro de Eliminación de Documentos.

El director o jefe de la oficina o unidad remite al Archivo General de la PUCP una carta solicitando la eliminación de documentos, adjuntando una muestra representativa de los mismos y el Registro de Eliminación.

El Archivo General de la PUCP convoca a reunión al Comité Asesor para evaluar la propuesta.

En la reunión también asiste el funcionario o representante de la unidad solicitante porque la aprobación o la negación supone una responsabilidad asumida y compartida por ambas instancias universitarias.

Luego de un análisis detallado y de un intercambio de opiniones, el Comité Asesor toma la decisión y elabora el acta con los acuerdos respectivos.

La Archivera de la Universidad eleva una carta al Rector solicitando la resolución de autorización de eliminación de documentos.

El Rector expide la resolución autorizando la eliminación y la remite al AU. El AU coordina con la unidad la eliminación de documentos.

Se procede a la eliminación in situ con la intervención de un representante del Archivo General de la PUCP.

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¿Y qué hacer con los documentos electrónicos?

Se les debe dar el mismo tratamiento porque son documentos, lo único que los diferencia es el soporte. Por ejemplo, se tiene que reconocer si el documento es de archivo o no es de archivo, o en el caso de los correos electrónicos, es necesario saber si por su contenido se relacionan con la actividad que se desempeña en la oficina o si son cartas personales o privadas.

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FORMULARIOS REGISTRO DE ENTRADA DE DOCUMENTOS

Instrucciones N° de orden de entrada: Anotar el número correlativo de los documentos según el orden de llegada.

Fecha: Indicar la fecha completa de la entrada o llegada del documento (día, mes, año).

Hora: Indicar la hora que ingresa el documento.

Recibido por: Anotar el nombre de la persona que recibe el documento.

Tipo documental: Precisar qué documento o pieza documental es el que se recibe: carta, solicitud, convenio, resolución, etc.

Código: Señalar el código de la serie a la que pertenece de acuerdo con el Cuadro de Clasificación. Es un primer acto de identificación del documento.

Contenido: Describir con precisión de qué trata el documento.

Remitente. Indicar qué oficina envía el documento.

Cantidad de páginas: Especificar el número de páginas.

Nota: Consignar cualquier otra información que amerite ser registrada.

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REGISTRO DE SALIDA DE DOCUMENTOS

Instrucciones N° de orden de salida: Poner el número correlativo de los documentos según el orden de salida.

Fecha: Indicar la fecha completa de la salida del documento (día, mes, año).

Hora: Señalar la hora de salida o remisión de los documentos.

Remitido por: Anotar el nombre de la persona que envía el documento.

Tipo documental: Precisar qué documento o pieza documental es el que se envía: carta, solicitud, convenio, resolución, expediente, etc.

Código: Código según el Cuadro de Clasificación. También es un acto de identificación del documento.

Contenido: Describir con precisión de qué trata el documento.

Destinatario: Indicar a quién va dirigido el documento o a qué unidad se está remitiendo.

Nota: Consignar cualquier otra información que merezca ser señalada.

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REGISTRO DE CONSULTA Y/O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

Instrucciones N° de solicitud: Anotar el número correlativo de solicitud.

Fecha: Registrar la fecha en que se realiza la solicitud.

Nombre del solicitante: Escribir el nombre de la persona que solicita el servicio.

Unidad: Indicar el nombre de la unidad u oficina del solicitante.

Serie y/o tipo documental: Señalar la serie o tipo documental que se solicita consultar.

Asunto: Registrar el motivo o asunto por el que solicita los documentos.

Tipo de servicio: Marcar el tipo de servicio que se va a solicitar.

Fecha de devolución: Anotar la fecha de devolución, en caso de préstamo.

Nombre de la persona que atiende: Escribir el nombre de la persona que atiende el servicio.

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TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS Sección: Unidad:

Código

Nombre de la serie o subserie

Original o copia

Fecha y firma del Funcionario de la Unidad:

Valor T

P

Periodo de retención Archivo gestión

Archivo periférico

Archivo General

Total años de retención

Unidad de conservación

V°B° del Archivo General de la PUCP:

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Instrucciones Sección: Indicar la sección a la que corresponde la Unidad, de acuerdo al Cuadro de Clasificación. Ejemplo: Gestión Directiva, Gestión Académica, Gestión Administrativa.

Unidad: Señalar la oficina de origen. Por ejemplo: Secretaría General, Estudios Generales Letras, Departamento de Psicología, etc.

Código: Anotar el código de identificación de la serie o subserie tal como se indica en el Cuadro de Clasificación. Ejemplo: A2.1 A8 B3.11 C8.8.1 Original o copia: Señalar si los documentos son originales o si son copias.

Nombre de la serie o subserie: Registrar el nombre de la serie o subserie en base al Cuadro de Clasificación establecido. Por ejemplo: A2.1 Resoluciones del Consejo Universitario A8 Discursos B3.11 Expedientes de revalidación de grados y títulos C8.8.1 Liquidaciones de Caja Chica Valor: Indicar con un aspa si el valor de los documentos es temporal (T) porque ya prescribieron sus valores primarios o si es permanente (P) por el valor secundario que siempre tendrá.

Periodo de retención: Indicar el plazo de permanencia fijado para cada serie o subserie documental en cada nivel de archivo (gestión, periférico o Archivo General). Este plazo incluye un tiempo adicional como medida de precaución y debe establecerse por la oficina de origen en coordinación con el Archivo General.

Total años de retención: Registrar el total de años de retención.

Unidad de conservación: Indicar la unidad de conservación, puede ser: folders, cajas, archivadores de palanca, tomos, paquetes, etc.

Fecha y firma: Anotar la fecha de presentación de la Tabla de Retención de Documentos y registrar la firma del funcionario de la Unidad.

V°B° del Archivo General de la PUCP: Una vez revisado el AG dará la conformidad respectiva.

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REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS Unidad: Remisión N°:

N° de Orden

Código

Total

Nombre de la Serie

Fecha de transferencia:

Fechas Extremas

Cantidad

Unidad de Conservación

Signatura Topográfica AG

Jefe o Encargado del Archivo remitente: Jefa del Archivo receptor:

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Instrucciones Unidad: Señalar la oficina de origen. Por ejemplo: Oficina de Presupuesto, Secretaría General, Estudios Generales Letras.

Datos de la remisión: Registrar el año del envío y el número secuencial según la primera remisión de documentos efectuada por la Unidad al Archivo.

Cantidad de unidades de conservación: Apuntar el número total de unidades de conservación a transferirse.

Fecha de la transferencia: Indicar la fecha en que se realiza la transferencia.

Número de orden: Indicar, para control, el número correlativo que le corresponde a cada una de las series que se van a transferir al Archivo General.

Código: Anotar el código de identificación de la serie o subserie tal como se indica en el Cuadro de Clasificación. Ejemplo: B3.11 C6.1 C8.8.1 Nombre de la serie o subserie: Registrar el nombre de la serie o subserie en base al Cuadro de Clasificación establecido. Por ejemplo: B3.11 Expedientes de revalidación de grados y títulos C6.1 Catálogos de partidas presupuestales con sus respectivas cuentas C8.8.1 Liquidaciones de Caja chica Fechas extremas: Indicar los años extremos de la serie o subserie, tomando en cuenta la fecha de inicio y de término. Ejemplo: 1962-1975 Cantidad: Señalar la cantidad de unidades de instalación o de conservación a transferirse por cada serie o subserie documental.

Unidad de conservación: Anotar el tipo de unidad de conservación (folders, cajas, archivadores, paquetes).

Signatura topográfica: Será llenado por el Archivo General.

Jefe o Encargado del Archivo u oficina remitente: Firma del responsable del Archivo que remite la documentación.

Jefa del Archivo receptor: Previo cotejo, la Jefa del Archivo General de la PUCP firmará en señal de conformidad.

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REGISTRO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ Sección: Unidad: Jefe o Encargado del Archivo de la Unidad: Documento que eliminación: N° de Orden

Fecha:

autoriza

la

Comité Asesor:

Descripción de las series o subseries

Fechas extremas

Cantidad

Firma del Jefe o Encargado del Archivo de la Unidad:

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Instrucciones Unidad: Señalar la oficina de origen. Por ejemplo: Secretaría General, Estudios Generales Letras Jefe o Encargado del Archivo de la Unidad: Indicar el nombre del Jefe o Encargado del Archivo de la Unidad cuya documentación se va a eliminar.

Documento que autoriza la eliminación y Comité Asesor: Dejar en blanco. Será llenado por el Archivo General.

Número de orden: Registrar el número correlativo de las unidades de conservación de los documentos a eliminarse.

Descripción de las series o subseries: Anotar detalladamente la serie o las series que están contenidas en cada unidad de conservación.

Fechas extremas: Indicar la fecha más antigua y la más reciente de la serie que se va a eliminar.

Cantidad: Colocar la cantidad de documentos y la unidad de conservación.

Fecha y firma: Fecha de la eliminación y firma del Jefe o Encargado del Archivo de la Unidad.

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TERMINOLOGÍA

Acceso Es la facilidad de usar los documentos archivísticos en razón de objetivos concretos, de acuerdo con las normas pertinentes y mediante el servicio de los archiveros o de quienes manejan los documentos.

Archivador de palanca Es una unidad de archivamiento a modo de carpeta con ganchos de metal que reúne los documentos previamente perforados. No es recomendable su empleo por razones de adecuada conservación de los documentos. Su uso es frecuente en la PUCP por los archivos de gestión. Véase unidades de instalación.

Archivo • Institución o sistema responsable de las funciones integradas en la gestión de documentos y en la administración de Archivos de una institución.

• Conjunto organizado de documentos producidos por la PUCP en el cumplimiento de sus fines y funciones.

• Local o espacio donde se conservan los documentos.

Archivo universitario Es la unidad que conserva y gestiona el conjunto organizado de documentos de valor permanente que la Universidad ha producido o recibido en el cumplimiento de sus fines y funciones. Esta valiosa e irreemplazable documentación es un subproducto de las actividades académicas y administrativas que se custodia con miras a una adecuada marcha institucional, al conocimiento de su historia y al afianzamiento de su identidad. Ejemplo: Archivo General de la PUCP. Archivo privado Es el que reúne, conserva y sirve los documentos propios que no tienen naturaleza pública ni pertenecen al Estado. Ejemplo: Archivo de Guillermo Durand Flórez y Archivo de Percy Cayo Córdova, conservados en el Archivo General de la PUCP Archivero Es el profesional responsable del trabajo archivístico que la gestión documental supone. No todos los que manejan documentos en la PUCP son archiveros, pero comparten algunas de sus características y actividades.

Autenticación Es el trámite por el cual se deja constancia de que un documento universitario es legítimo. La Archivera de la Universidad da fe de los documentos que se encuentran bajo su custodia, de acuerdo con el Reglamento del Archivo General de la PUCP. Autenticidad Cualidad del documento al haberse certificado la veracidad de su contenido.

Ciclo vital de los documentos Es el proceso que siguen los documentos desde su origen hasta su destino final en su gestión y resultado. Está constituido por tres edades: Manual de Procedimientos Archivísticos - MANPA PUCP

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1. Inicio y trámite cumplido del documento. (Archivos de gestión) 2. Conservación temporal de los documentos tramitados por razones administrativas y dentro del plazo previamente establecido. (En la propia unidad) 3. Conservación permanente de los documentos por su valor probatorio, informativo y cultural.

(Archivo General de la PUCP) Código Es la identificación numérica o alfanumérica de la serie tal como se indica en el cuadro de clasificación. Ejemplo, A1.3 (Actas de sesiones del Consejo Universitario).

Colección Es el conjunto de documentos de origen archivístico pero agrupado artificialmente por un criterio subjetivo previamente establecido. Ejemplos: Colección Las Limeñitas, Colección Víctor Villanueva (documentos para la historia del APRA), donadas al Archivo General de la PUCP. Conservación parcial Significa eliminar parte de los documentos de valor primerio porque han perdido su vigencia y de la cual se decide conservar una muestra representativa.

Copia Reproducción, simultánea o no, del texto de un documento, generalmente calificada por la función o por el procedimiento de realización.

Copia fotostática o fotocopia Reproducción de un original producida por una fotocopiadora.

Cuadro de Clasificación Es el instrumento que señala los rubros bajo los cuales se distribuyen, ordenan, y describen los documentos. Ejemplo: Cuadro de clasificación de la PUCP. Documento archivístico universitario Es todo medio que expresa una función o actividad de la Universidad que lo crea o recibe, independientemente de su singularidad y soporte. Por su naturaleza, es auténtico, fiable, íntegro, accesible, único e irreemplazable. Puede ser textual, cartográfico, fotográfico, sonoro, audiovisual, electrónico y cualquier otro distinto que se produzca.

Documento de valor permanente Es el que por su valor informativo, testimonial o probatorio siempre debe conservarse. Véase documento esencial Documento de valor temporal Es todo aquel que una vez finalizado el trámite por el que surgió, tiene corta vida por carecer de cualquier valor para la unidad productora.

Documento de apoyo a la gestión o a la información Es todo aquel que ayuda circunstancialmente a conseguir la información pertinente para la realización de un trámite o una actividad. Su conservación siempre es temporal.

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Documento electrónico Es aquel documento creado, transmitido y mantenido por medios electrónicos, y cuyo mensaje es grabado en un sistema binario (bits) de unos y ceros (1-0). Para acceder a los datos debemos tener una computadora con el software y el hardware adecuados.

Documento informativo Ilustra acerca de algo que sucedió. Nace después de la acción. Ejemplo: Las memorias del rector y las memorias de los decanos, informes de actividades, rendiciones de caja chica, etc.

Documento facilitativo o común Existe en todas las instituciones públicas y privadas. Expresa las funciones de apoyo como son las administrativas y económicas. Ejemplos: correspondencia, comprobantes de pago, órdenes de suministro, etc.

Documento probatorio Acredita fehacientemente un derecho y surge durante la acción. Ejemplo: actas de notas, partidas de nacimiento, constancias, diplomas, etc.

Documento sustantivo o propio Es la reunión de los documentos producidos en razón de la función principal de la Institución.

En el caso de la PUCP serían los documentos académicos que comprende a los alumnos (expedientes de graduados y titulados), los docentes (legajos de profesores) e investigaciones (proyectos).

Documento testimonial Se caracteriza por tener valor jurídico y surge en forma simultánea a la acción. Reconoce un hecho, una actividad o un ente pre existente. Ejemplos: actas de exámenes, registros de grados y títulos, escrituras públicas de compra-venta de inmuebles, etc.

Documento textual Es el que se expresa mediante la escritura en papel o en otro soporte similar. Pueden ser manuscritos, impresos y mixtos. En casos concretos, la Universidad usa el pergamino para la entrega a los profesores que son distinguidos como profesores eméritos, honorarios, doctores honoris causa, etc.

Documento confidencial Está conformado por los documentos que por la información que contienen no pueden ser consultados y por aquellos que resguardan los derechos de la institución y de las personas que pertenecen a ella.

Documento esencial Es aquel documento indispensable que garantiza la existencia y la continuidad de la Universidad. Será difícil prescindir de él en el caso de una catástrofe por eso se deben adoptar medidas de seguridad mediante reproducción y ubicación diferente. Ejemplos: los originales de resoluciones rectorales, las actas de las sesiones del Consejo de Facultad, los expedientes y las notas de los alumnos, los legajos del personal, las planillas de haberes del personal, etc.

Evaluación documental Consiste en analizar y establecer los juicios o criterios de valor primario o secundario de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.

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Expediente Es la agrupación documental menor creada para reunir en ella todos los documentos simples que se relacionan con una determinada gestión o trámite. Ejemplo: Expedientes de graduados y titulados.

Fondo Es el conjunto de documentos generados o recibidos por la PUCP en el desarrollo o ejercicio de sus funciones o actividades.

Gestión de gobierno o directiva Es la sección donde se reúnen los documentos que reflejan las funciones relativas al gobierno de la Universidad. En general, Alta Dirección: Rectorado, Vicerrectorados, Secretaría General, Direcciones Académicas; en particular, unidades académicas y administrativas: decanos, jefes de departamento, directores de centros, de institutos, de direcciones y de oficinas administrativas.

Gestión académica Esta sección concentra las series documentales que representan las funciones desarrolladas por las unidades que se encargan de la formación profesional (departamentos, facultades, centros e institutos) y por aquellas que apoyan dichas funciones. Presenta tres subsecciones: Subgestión de la docencia (documentos de los profesores), Subgestión del alumnado (documentos de los alumnos) y Subgestión académico-administrativa (Oficina Central de Registro, DIRINFO, DIA, etc.)

Gestión administrativa La sección incluye los conjuntos documentales relacionados con las actividades administrativas y económicas que sirven de apoyo a las funciones principales de la Universidad (Dirección de Administración, Dirección de Recursos Humanos, Bibliotecas, Dirección de Comunicación Institucional, Oficina Legal, Archivo, etc.)

Gestión de servicios a terceros Sección integrada por series de documentos derivados de la función de servicios dirigidos al público externo y ejecutados por las unidades, centros e institutos de la Universidad (asesorías, capacitación in house, consultorías, certificaciones, etc.).

Identificación de series documentales Consiste en reconocer todo lo concerniente a la unidad productora para entender mejor el contexto en que fueron creados los documentos. Abarca normativa, competencias, funciones y actividades de cada una de las unidades de la Universidad.

Inventario Es la descripción de las series documentales. Ejemplo, el inventario de la serie de graduados y titulados describe el contenido de cada una de las cajas de archivo.

Original Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma en que se emitió. La originalidad lleva implícita la autenticidad diplomática o administrativa y la autenticidad jurídica, pero no la veracidad del contenido.

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Original múltiple Ejemplares de un mismo documento emitidos simultáneamente para ser entregados a todas las partes interesadas.

Patrimonio Documental El Patrimonio Documental (PD) de la Universidad está constituido por los documentos de valor permanente producidos por la institución, -especialmente por los documentos esenciales- en el ejercicio de sus funciones. Por principio son los de valor permanente, pero excepcionalmente se pueden conservar otros bajo presunción fundamentada de que son útiles en determinado momento o circunstancia.

Pieza documental Es la unidad documental menor e indivisible que define un tipo documental. Ejemplo: un memorándum, un recibo por honorarios profesionales, una solicitud de servicio.

Plazo prudencial Período durante el cual se mantiene en suspenso la decisión de eliminar una serie documental, a pesar de que hayan prescrito sus valores primarios, para atender eventuales reclamos o consultas de índole administrativa. Se le conoce también como plazo precaucional o plazo preventivo de conservación.

Prescripción Momento en el que se extinguen los valores primarios de los documentos administrativos fijados por una disposición legal.

Principio de Procedencia Principio archivístico por el que cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede y en este fondo en su lugar de origen. El cuadro de clasificación de un fondo es la representación del principio de procedencia.

Procedimiento administrativo Cauce formal de la serie de actos por el que discurre la actividad administrativa para la realización de un fin. “Sucesión de trámites que concluyen en una resolución”.

Registro Es toda descripción que se realiza con fines de control. En los archivos de gestión son los registros de entrada y salida de documentos y los cuadernos de cargo. En el proceso de valoración son los registros de transferencia y eliminación.

Reproducción de documentos También se le llama Reprografía. Es la copia de los documentos mediante cualquier sistema con el fin de conservarlos, difundirlos y servirlos (fotocopias, escaneo de documentos, microfilmaciones, etc.)

Restauración Es el tratamiento que busca restablecer la integridad documental deteriorada. Véase Conservación, Preservación.

Sección Es una de las partes en que está dividido el fondo documental y expresado en el cuadro de clasificación. Ejemplo Sección Académica, Sección Administrativa.

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Serie Es el conjunto de documentos que por tener el mismo tipo documental o asunto constituye una unidad. Ejemplos: actas de sesiones del Consejo de Facultad, discursos del rector, convenios, actas de notas, comprobantes de pago, presupuestos, etc.

Signatura topográfica Es la numeración de las unidades de archivamiento o de instalación para su ubicación física en los depósitos de archivo Soporte Es el material en el que se asienta la información documentada. Ejemplo: el papel para los documentos textuales, papel fotográfico, cds y dvs para documentos audiovisuales, etc.

Subserie Es una subdivisión de la serie que reúne documentos que tengan que ver con un mismo asunto o contenido. Ejemplo, la serie Planillas de la Oficina de Relaciones Laborales, puede tener las siguientes subseries: planillas de pensionistas, planillas de nombrados, planillas de contratados, etc.

Tipo documental Es la definición de un documento por sus características físicas y por su función expresada en el asunto que contiene. “Es la forma de manifestarse la información”. Ejemplo: informe, recibo, constancia, etc.

Trámite Forma y actuación concreta del procedimiento administrativo.

Unidad de instalación Es el medio que reúne y conserva la documentación archivística. Puede ser carpeta, fólder o file, caja, bolsa colgante, archivador de palanca, tomo, mapoteca, USB, discos compactos, disco duro fijo y portátil, etc.

Valor primario Es aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido.

Interesa exclusivamente a la gestión de la institución y va ligado a la primera fase del ciclo vital de los documentos. Sus facetas son: Administrativa.- Expedientes de inmuebles, actas de notas, contratos de personal, expedientes de alumnos, solicitudes de servicios, etc.

Fiscal.- Declaraciones juradas, formularios de pago de impuestos, etc.

Contable.- Expedientes de presupuestos, comprobantes de pago, transferencias contables, etc.

Legal.- Dispositivos legales del Estado, estatuto y reglamentos internos, actas de sesiones y resoluciones, registros de grados y títulos, documentos de identidad, escrituras públicas de propiedad, partidas de nacimiento, matrimonio y defunción, etc.

Informativo.- Diarios, informes, memorias anuales, planes estratégicos, proyectos de inversión, etc.

Valor secundario Es aquel que existe en el documento desde su producción, pero que se potencia con el tiempo.

Se concreta en los valores testimonial e histórico.

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Testimonial.- Proporciona información sobre los orígenes, estructura, objetivos, decisiones y operaciones del productor. Por ejemplo: Estatuto de la Universidad, actas de sesiones de la Asamblea Universitaria, del Consejo de Facultad, resoluciones, convenios, contratos, reglamentos, libros contables, etc.

Histórico.- Es el que sirve para reconstruir la historia de una institución, de una persona, de una actuación, de un tema. Los documentos son de interés no sólo para la institución productora sino también para otras instituciones y para la sociedad en general. Por ejemplo: expedientes de graduados y titulados, legajos de profesores, proyectos de investigación, planes y programas, etc.

Valor probatorio Aquel que posee un documento que prueba o confirma la certeza o verdad de la información que presenta.

Vigencia Cualidad de validez de un documento, indicando que no está obsoleto. Se encuentra cumpliendo lo que expresa su texto, sustentando un derecho u obligación. La vigencia se inicia con la firma de la autoridad competente o con la promulgación del documento.

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