PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL
GESTIÓN DOCUMENTAL La gestión de documentos tradicionales es el proceso integral que cubre el ciclo vital de los documentos, desde su diseño y producción hasta su destino final, garantizando la adecuada marcha del Sistema Institucional de Archivos de la Universidad, la economía de los recursos disponibles, el control del uso y circulación de documentos, la eficacia del servicio y la oportuna toma de decisiones. La gestión de documentos electrónicos es definida por la norma ISO 15489 como “campo de la gestión responsable del control eficiente y responsable de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, incluyendo procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia e información sobre las actividades de gestión y operaciones en forma de documentos”. “Este concepto incluye ideas de responsabilidad y rendición de cuentas, valor de la evidencia y el alineamiento de la gestión de documentos con la gestión de la información”. Por lo tanto es un sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. La gestión documental, como parte de la e-administración también es e-gestión documental y abarca funciones de los gestores administrativos por lo que la e-gestión documental no es responsabilidad única de los archiveros sino es compartida con los primeros. Considerando estas dos definiciones, la gestión documental afecta a cualquier documento de archivo, incluido el electrónico y comprende todas las funciones, actividades y procesos que se aplican a los documentos en el transcurso de su vida para garantizar su producción, su autenticidad, su integridad, su conservación, su fiabilidad y su disponibilidad, para un mayor uso y mejor servicio. Los instrumentos fundamentales en la e-gestión documental son: el Cuadro de Clasificación del fondo y el Programa de Control de Documentos con la Tabla de Retención de Documentos. El primero va adquiriendo mayor importancia con los documentos digitales. Por todo lo expuesto, en el presente curso, nuestras herramientas de trabajo en las buenas prácticas de la gestión documental serán el cuadro de clasificación y las tablas de retención de documentos con sus respectivos instrumentos de control. Los archivos de gestión Los archivos de gestión constituyen el primer nivel en la cadena de archivos que existen en la Universidad y hay tantos archivos de Manual de Procedimientos Archivísticos - MANPA PUCP
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